Как работать с ккт инструкция по применению

Все расчёты с покупателями регулирует закон № 54-ФЗ о кассовой технике. Он позволяет налоговой видеть в режиме
онлайн выручку магазинов и защищает интересы покупателя. Достигается это с помощью современных касс, которыми
пользуются продавцы.

Работа с онлайн-кассой очень ответственная и предполагает внимательный учёт денег, а также соблюдение строгого порядка.
Поэтому и кассиру, и самому предпринимателю необходимо знать, какие требования закон предъявляет к эксплуатации кассовой
техники.

В статье расскажем, как правильно работать с кассой без нарушений и штрафов.

Требования к современным кассам

Согласно закону № 54-ФЗ используемая касса должна числиться в реестре ФНС России и соответствовать определённым техническим
характеристикам:

• содержать фискальный накопитель (ФН) – специальный чип, который накапливает фискальные данные о продажах и
  передаёт их в онлайн-режиме через оператора фискальных данных (ОФД) в ФНС России;
• иметь бесперебойное подключение к интернету (провод, сим-карта, Wi-Fi);
• обеспечивать шифрование данных о расчётах;
• печатать чеки с основными реквизитами и отправлять покупателю электронную версию документа на телефон или почту;
• обеспечивать работу с маркированными товарами в соответствии с законодательными требованиями.

Что должен знать новый сотрудник, чтобы получить допуск к онлайн-кассе

Прежде чем начать работать на кассе, кассир-новичок должен выполнить несколько моментов.

1. Ознакомиться с нормативными требованиями закона № 54-ФЗ к онлайн-кассам как техническим устройствам, к
   работе на онлайн-кассе (то есть знать кассовую дисциплину, информацию о корректном закрытии смены и т. д.).
2. Ознакомиться с локальным регламентом работы на современных кассах.
3. Перед оформлением на должность подписать составленный работодателем договор о материальной ответственности за
   нарушение порядка действий на онлайн-кассе. Это означает, что если вина кассира будет установлена, штраф будет
   взыскиваться с него, а не с владельца бизнеса, даже если ущерб магазину нанесён по неосторожности. Все наказуемые
   случаи перечислены в статье 243 ТК РФ.
4. Прослушать инструктаж по технике безопасности и охране труда.
5. Изучить технические характеристики и правила эксплуатации конкретной модели онлайн-кассы, то есть инструкцию к
   применяемой на рабочем месте кассовой технике.
   Хоть кассы и похожи друг на друга, каждая модель имеет свою специфику работы.
   Также кассир обязан понимать, как работает терминал эквайринга.
6. Узнать, как отличать фальшивые купюры от настоящих. В соответствии с КоАП размеры штрафов, налагаемых на кассиров,
   могут быть довольно крупными, а в некоторых случаях применяются нормы Уголовного кодекса РФ.

Некомпетентность в перечисленных выше вопросах приводит к рискам, связанным с поломкой дорогостоящей кассы.
Также кассир может некорректно оформлять кассовые операции, что привлечёт внимание налоговой службы и приведёт к штрафам.

После того, как инструктаж пройден, знания получены, можно начинать эксплуатировать онлайн-кассу.

Как пользоваться онлайн-кассой новому сотруднику

Универсальная инструкция, которая описывает работу на любых кассах, состоит из нескольких шагов и выглядит следующим
образом.

Шаг 1. Подготовка к работе.

В начале рабочего дня кассир получает доступ к денежному ящику (ключи) онлайн-кассы, разменные деньги (для выдачи
сдачи покупателям), чековую ленту, а также принимает остаток денежных средств. Получение размена фиксируется в кассовой книге.

Проверяет, надо ли менять ленту. Если да, то корректно устанавливает ленту и включает технику. Кассовым аппаратом
печатается чек диагностики.

Включает и проверяет работу дополнительного оборудования: принтера чеков, банковского терминала, дисплея покупателя,
весов, сканера, детектора банкнот и т.д.

Шаг 2. Открытие смены

После включения ККТ нужно открыть смену – нажать соответствующую кнопку, войти в систему под своим паролем. Касса
напечатает отчёт об открытии смены.

Если неизвестно, будут ли покупатели, смену можно открыть с первым клиентом. Тогда ККТ сформирует отчёт автоматически
в момент пробития первого документа о продаже.

Отчёт с данными о кассовом аппарате, смене, месте расчётов и кассире отправляется ОФД.

Шаг 3. Продажи на онлайн-кассе

Начинается фаза активной деятельности, во время которой кассир должен соблюдать некоторые правила, чтобы не нарушить
закон № 54-ФЗ и внутренний режим функционирования торговой точки. Они прописываются в локальных актах и включают в себя
следующие пункты:

• Обеспечить сохранность денежных средств во вверенной ему онлайн-кассе. Как материально-ответственному лицу,
  кассиру нельзя покидать место работы с включённой техникой и допускать к кассе посторонних.
• Не открывать корпус и не чистить детали кассы агрессивными химическими веществами.
• Соблюдать правила расчёта с покупателями (чётко называть общую стоимость покупки, сумму полученных от покупателя
  денег и сумму сдачи).
• Проверять принятые от покупателей купюры на подлинность.
• Не отпускать алкогольные напитки и табачные изделия лицам младше 18 лет.
• В затруднительных ситуациях пользоваться памяткой кассира. Например, когда товар не определяется в базе данных
  кассы, действовать согласно инструкции оформления такого товара из памятки.
• После сканирования всех позиций спрашивать у покупателя карту лояльности.

Примерная схема работы на кассах при продажах:

Кассир нажимает кнопку «продажа», сканирует с товара штрих-код или вводит код вручную. Если нужно, указывает
количество позиций или взвешивает товар. Далее последовательно нажимает «в чек», «к оплате», выбирает способ оплаты,
вводит сумму, полученную от покупателя, нажимает «оплатить». Касса печатает чек, а данные о покупке уходят в ФНС России
через ОФД.

Современные кассы принимают наличную, безналичную и смешанную оплату. При продаже по свободной цене продавец сам указывает
цену товара.

При продаже маркированных товаров кассир должен сканировать код маркировки, чтобы в чеке отразились необходимые по закону
реквизиты, и использовать
разрешительный режим продаж на кассах.

Какие фискальные документы оформляются на онлайн-кассе во время продаж

На каждый приобретённый товар или оказанную услугу кассир должен оформить
чек с признаком расчёта Приход и предоставить его покупателю в бумажном или электронном виде
(электронный документ предоставляется, если клиент сказал свой номер телефона или адрес электронной почты).

Также фискальный документ Приход оформляется:

• Когда покупатель (физлицо) переводит средства на расчётный счёт продавца. Документ формируется не позже, чем
  на следующий день после поступления денег.
• Когда заказ оплачен через форму на сайте. Но чеки в этом случае кассиры не выдают, они направляются в электронном
  виде через онлайн-кассу.

В течение рабочей смены кассир может выбивать и другие фискальные документы.

Если при оформлении чека кассир допустил ошибку или забыл пробить чек
и в конце смены в онлайн-кассе оказались неучтённые деньги, формируется чек коррекции.
Рекомендации ФНС России:

• неправильная сумма расчёта должна прописываться в чеке коррекции отдельной строкой;
• чек коррекции должен содержать обязательные реквизиты с учётом используемого на онлайн-кассе ФФД;
• желательно указать фискальный признак ошибочного документа,
• чек коррекции можно создать только в течение кассовой смены и не обязательно на том аппарате, где была допущена
  ошибка,
• корректирующий документ лучше создать сразу после выявления правонарушения, чтобы не получить административных
  взысканий.

Подробно о правилах оформления чека коррекции мы писали
в статье.

Покупатель возвращает товар или кассир пробил лишнюю позицию
– формируется чек Возврат прихода. Для этого кассир пробивает на ККМ новый чек с реквизитами,
идентичными чеку продажи, но в признаке расчёта указывает Возврат прихода.

Некоторые магазины закупают у физлиц, например, фермерские товары или металлолом – здесь
оформляется документ с признаком Расход.

Если покупатель внёс аванс, в поле Признак расчёта чека указывается
Аванс или Предоплата.

Иногда локальными актами организации устанавливается требование для кассира составить пояснительную записку к документу
коррекции или попросить клиента заполнить заявление на возврат.

Шаг 4. Закрытие смены

В конце рабочего дня формируется отчёт о закрытии смены (старое название – Z-отчёт). Он должен содержать информацию о
количестве выданных чеков за смену, количестве непереданных ОФД фискальных документов, суммы по всем чекам (с любыми
признаками расчёта).

Если по какой-то причине кассир через сутки смену на онлайн-кассе не закрыл (забыл, не успел), при этом чеки не пробивались,
ему нужно сразу после обнаружения данного факта создать отчёт о закрытии. Тогда, возможно, ему будет предупреждение,
а не штраф.

Отчёт (разъяснение) о пробитых чеках после незакрытой смены необходимо предоставить налоговой раньше, чем ОФД. Если ФНС
сочтёт оправдания убедительными, денежное взыскание будет минимальным.

В магазине, который открыт круглосуточно, кассир должен закрыть текущую смену через 24 часа после её начала и сразу же
открыть новую.

Наличные деньги подсчитываются и сдаются – на них оформляется приходный кассовый ордер (ПКО), итоговые суммы заносятся
в кассовую книгу.

Лимит кассы – это максимальное количество оставшейся наличности в ККТ в конце смены после того, как создан отчёт о
закрытии. Его устанавливает владелец бизнеса. Если лимит кассы не установлен, средства в онлайн-кассе хранить нельзя.
За это штрафуют по статье 15.1 КоАП РФ.

Особенности кассовой дисциплины для ИП

Индивидуальные предприниматели, как правило, сами работают с кассами. Нормативных требований, в отличие от организаций,
к ИП меньше. Ведение кассовой книги, оформление ПКО и РКО (расчётного ордера), соблюдение лимита остатка
наличности в онлайн-кассе – необязательные процедуры для ИП, но они могут выполняться для удобства. После закрытия
смены предпринимателю достаточно просто убрать заработанные деньги в сейф или распорядиться ими на своё усмотрение
без оформления какой-либо отчётности.

Но для ИП установлен лимит расчётов наличными с другими ИП и компаниями – до 100 тысяч рублей. Если сумма больше,
требуется безналичный расчёт.

Основное требование к ИП по работе с кассовым аппаратом – правильно оформлять и вовремя выдавать чеки, не допускать
ошибок в отчёте после закрытия смены.

Как работать с онлайн-кассой, если возникли проблемы

Рассмотрим несколько случаев.

Произошла поломка кассы или ФН, прекратилась подача электричества

Торговлю нужно остановить и доложить о проблеме руководству. Иначе вы станете продавцом, который работает без
онлайн-кассы. А это уже серьёзное нарушение закона, и штрафы тоже серьёзные (КоАП РФ статья 14.5 пункт 2):

• для ИП – от 25 до 50% от суммы расчёта без ККТ, но не менее 10 тысяч рублей;
• для юрлиц – от 75 до 100% от суммы, но не менее 30 тысяч рублей.

Если касса отказалась работать (или питание пропало) в момент расчёта, то после разрешения ситуации кассир должен
сразу сформировать на выручку чек коррекции. Важно, чтобы налоговики не обнаружили ошибку первыми.

Возможна ситуация, когда электричество отключили надолго, а покупатели просят продать, например, товары первой необходимости.
Можно, конечно, пойти клиентам навстречу и вместо кассового чека выписывать БСО или товарный чек. Но не факт, что
взысканий не будет, даже если вы представите налоговикам официальную справку о сбоях в электроснабжении. Всё на
усмотрение местного филиала ФНС.

Отключили интернет

Если сеть временно недоступна, можно продолжать работать. Современные кассы готовы к такой ситуации. Пробитые чеки
сохраняются в памяти фискального накопителя, после восстановления связи накопленную информацию ФН сразу отправляет
в налоговую. По закону передача фискальных данных должна происходить не реже, чем раз в 30 дней. Если нарушить срок,
ФН заблокируется. Поэтому кассиру нужно сразу сообщить о проблеме с интернетом руководству.

Увидеть, что связь восстановлена и чеки уходят в ФНС, можно в уведомлениях кассы, в ЛК ОФД, в отчёте о завершении смены.
Если непереданные документы всё равно есть, следует обратиться в техническую поддержку онлайн-кассы.

Случился форс-мажор

Обстоятельства непреодолимой силы (пожар, наводнение, землетрясение и иные события) маловероятны, но могут и случиться.
Тут уже никто не будет требовать соблюдать закон в продажах.

Онлайн-касса — это аппарат с фискальным накопителем, который сначала записывает, а затем передает данные о доходах бизнеса напрямую в ФНС. Согласно Федеральному закону 54-ФЗ, через онлайн-кассу обязан работать фактически любой бизнес.

Если касса будет работать с ошибками, для налоговой это будет значить, что вы умышленно искажаете информацию о доходах. Есть риск получить предупреждение или штраф. Какие требования нужно учесть и как избежать ошибок, разбираемся в статье вместе с налоговым консультантом Анной Кожевниковой.

Коротко об эксперте:

• Анна более 15 лет является юристом, предпринимателем и налоговым консультантом. Оборот клиентов — от 5 до 700 млн рублей в год.
• Ведет телеграм-канал более чем с 2 000 подписчиков, где доступным языком рассказывает о налогах, изменениях в праве, минимизации рисков для бизнеса.
• Автор и ведущая курсов и онлайн-тренингов для предпринимателей.

Какие есть требования к онлайн-кассам

Требования к кассам указаны в Федеральном законе № 54-ФЗ (Ст. 4):

• у кассы должен быть обозначен заводской номер на корпусе;
• необходимо устройство для печати чеков и точные электронные часы;
• касса должна поддерживать работу с фискальным накопителем, формировать электронные чеки.

Если бизнес продает в интернете, печать бумажных чеков не требуется — их отправляют в электронном формате.

Чтобы предпринимателю было проще купить кассу, которая соответствует всем требованиям, ФНС разработала Реестр контрольно-кассовой техники. В нем есть сведения о каждой модели.

Что такое фискальные документы: какие формирует онлайн-касса

Это чеки и отчеты, которые после формирования хранятся в фискальном накопителе. А также у ОФД — посредника, через которого документы попадают в налоговую.

Как пользоваться онлайн-кассой

Открыть смену

Прежде чем начать торговлю в магазине, продавец запускает формирование отчета об открытии смены. Для этого выбирает нужный раздел в меню кассы.

После касса сформирует отчет об открытии смены и направит оператору фискальных данных. Если с отчетом все в порядке, на кассу придет уведомление, и она автоматически распечатает отчет на чековой ленте. Сразу после этого кассир может начать торговлю и выдавать покупателям чеки.

Картинка с сайта: www.calltouch.ru

Пример отчета об открытии смены

Выдать чек покупателю

Обычно кассир берет за товар деньги, пробивает чек прихода и отдает клиенту. Но покупатели могут платить по-разному. От этого зависит, как и кто формирует чеки. 

Распространенные ситуации:

• При расчете наличными или картой чек формирует продавец, причем сразу после оплаты.
• При переводе денег по реквизитам продавец формирует чек на следующий рабочий день после того, как деньги пришли на банковский счет компании.
• Если оплата происходит через сайт, продавец чек не формирует, — это делает касса в фоновом режиме.

Кассир может выбивать разные чеки. Например, покупатель возвращает товар — кассир выбьет чек на возврат. А если продавец неверно указал количество товара или пробил не тот артикул, то он обязан выдать чек коррекции.

Закрыть рабочую смену

Кассир обязан сформировать отчет о закрытии смены в конце рабочего дня. В отчет попадают все кассовые операции за смену, а конкретно — количество:

• пробитых чеков;
• фискальных документов, которые не передали ОФД;
• суммы по разным чекам.

Важно помнить, что по закону рабочая смена не привязана к суткам и длится 24 часа. Это значит, если кассир начал работать во вторник вечером, а закончил вечером в среду, смену надо закрывать.

Плохо, если кассир не успел или забыл закрыть смену. О нарушении обязательно узнает налоговая служба и назначит штраф. Но есть нюансы:

• Если смену не закрыли вовремя, но при этом не успели пробить чеки, как можно скорее формируйте отчет о закрытии. Тогда претензий от налоговой не будет.
• Если смену не закрыли, но при этом пробили чеки, скорее сообщайте в ИФНС. Не тяните, вам надо опередить ОФД. Приводите аргументы, например, что произошла авария или ЧП. Если доводы покажутся убедительными, штраф все равно назначат, но минимальный.

Провести инкассацию

Деньги из кассы продавец сдает после того, как сформирован отчет о закрытии смены. Без отчета инкассацию провести нельзя.

Ошибки в работе с онлайн-кассами: как их не допустить и исправить

Большое количество ошибок связано с неверными настройками кассы. Помимо стандартных реквизитов, в кассовом чеке должны быть место, признак расчета, информация о товаре, ставка НДС (ст. 4.7 закона 54-ФЗ).

Еще в документе должны быть особые сведения: сайт для проверки подлинности, номер мобильного телефона или email, если покупатель хочет получить документы в электронном виде, QR-код.

Какие еще бывают ошибки:

• неверная сумма чека;
• неправильный способ расчета: наличный или безналичный;
• чек не учтен в ФНС из-за сбоев;
• не совпадают даты формирования чека и фактического поступления денег.

Важно: если компания или ИП самостоятельно обнаружит ошибку в чеке, исправит ее, а затем предоставит данные о нарушении в ФНС, штрафа по ст. 14.5 КоАП не будет.

Как исправить ошибку в чеке

В фискальных документах есть отдельные операции, чтобы внести корректировки. Ошибку можно исправить с помощью чека коррекции или чека возврата — это зависит от формата фискальных документов (ФФД), который вы используете.

Версию ФФД можно посмотреть в отчете об открытии смены. В поле ФФД прописаны цифры 2, 3 или 4. Они обозначают форматы фискальных документов 1.05, 1.1 или 1.2 соответственно. Другой вариант — в личном кабинете ОФД, если оператор дает такую возможность. Например, на Платформе ОФД.

Проблемы с онлайн-кассой: что делать

В магазине могут произойти различные ЧП. Например, сломается фискальный накопитель или коммунальные службы отключат электричество. Вот инструкции, что делать, чтобы все было по закону. 

Отключилось электричество. Если выбило пробки и в магазине нет электричества, задача кассира — остановить торговлю и не выдавать товарные чеки, так как это нарушает закон.

Может случиться, что электричество отключилось, когда продавец рассчитывался с покупателем. Тогда в кассовой операции могут быть ошибки. Надо дождаться, когда электричество дадут, и провести чек коррекции.

Отключился интернет. Это не так страшно. Чеки попадут ОФД, когда интернет снова появится. Рекомендуем проверить, что чеки ушли. Это можно сделать в личном кабинете оператора, через отчет о текущем состоянии расчетов или закрытии смены.

Фискальный накопитель не работает. Отнесите его в сервисный центр. Если в сервисном центре сообщат, что накопитель сломан, его надо заменить, а старую кассу перерегистрировать. После необходимо проверить, как работает онлайн-касса. Если все в порядке, можете снова на ней работать.

Что будет, если не использовать онлайн-кассу

Есть некоторые исключения, кому все-таки разрешили торговать без онлайн-кассы. Например, если бизнес продает печатные издания в киосках, ценные бумаги, торгует на рынках и ярмарках. Полный список есть в законе № 54-ФЗ (ч. 2). Всем остальным торговать без онлайн-кассы нельзя.

«Если ФНС обнаружит нарушение, передаст дело налоговому инспектору, а тот пойдет разбираться в суд. В итоге суд может назначить штраф, размер которого зависит от того, кто нарушитель:

• индивидуальный предприниматель или должностное лицо заплатит от ¼ до ½ величины расчета, который осуществили без кассы. При этом меньше 10 тысяч рублей штраф быть не может.
• юридическое лицо заплатит от ¾ до одного размера суммы расчета без использования кассы, но никак не меньше 30 тысяч рублей.

Если бизнес нарушит закон еще раз, сумма произведенных без кассы расчетов достигнет 1 миллиона рублей или больше, наказание уже будет по ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ:

• должностных лиц дисквалифицируют на год или два;
• деятельность индивидуального предпринимателя и юрлица приостановят на срок до 90 дней.

Если бизнес использует кассу, которая не соответствует стандартам, компания может получить предупреждение от надзорных органов либо сразу административный штраф: от 5 до 10 тысяч рублей».

Анна Кожевникова

Самое главное: как работать с онлайн-кассами

• Онлайн-касса — это специальный девайс для торговли. Он формирует чеки и отчеты и передает их в ФНС. Предпринимателю не надо ходить в отделение и заносить бумажные копии.
• По законам РФ без кассы торговать нельзя, иначе — штраф. Если бизнес нарушает закон все время, суд может приостановить деятельность компании.
• В законодательстве прописаны требования к онлайн-кассам, но проще не вникать в них, а выбрать кассу из реестра ФНС — они соответствуют всем необходимым стандартам.
• Кассир должен не забывать открывать смену — иначе касса не будет выдавать чеки. Не менее важно вовремя закрывать смену, чтобы бизнесу не назначили административный штраф.

По закону 54-ФЗ при расчетах за товары и услуги почти все предприниматели и организации должны использовать онлайн-кассы. Но мало выбрать и установить подходящую технику. Кассу еще необходимо «узаконить», а также научиться с ней работать. Подготовили для вас пошаговую инструкцию: как предпринимателю пользоваться кассовым аппаратом, чтобы не было проблем с законом и штрафов.

Этапы подготовки кассы к работе и организация работы

• Предварительный — выбор техники.

• Первый — получение квалифицированной электронной подписи (КЭП).

• Второй — выбор оператора фискальных данных (ОФД) и регистрация ККТ в налоговой.

• Третий — настройка под ваш бизнес.

• Четвертый — организация ежедневной работы.

На каждом шаге есть свои нюансы, о которых дальше расскажем подробнее.

Предварительный шаг — с чего начать, когда кассы нет

Если у вас уже есть ККТ, переходите к следующему шагу. Остальным рекомендуем выполнить такие действия:

• Проверьте, нужна ли вашему бизнесу онлайн-касса. В 54-ФЗ достаточно «льготников» — тех, кто может работать без ККТ.

• Выберите подходящую технику. Обратите внимание, что несмотря на большое количество разных касс на рынке, все они делятся на четыре типа: автономные, смарт-терминалы, фискальные регистраторы и облачные кассы. У каждого типа есть свои плюсы и минусы. Об отличиях автономных касс от смарт-терминалов можно прочитать в этой статье. Про остальные виды кассового оборудования и в целом про выбор техники рассказывали здесь.

• Перед тем как купить кассу, присмотритесь к аренде. Возможно, этот вариант будет для вас более подходящим. Аренду и покупку сравнили в этой статье.

Для работы по 54-ФЗ, кроме кассы, вам также необходимо выбрать фискальный накопитель (ФН). Модель ККТ, на которой вы остановились, а также ФН проверьте в соответствующем реестре ФНС —
кассовой техники и
фискальных накопителей.

Шаг 1 — получение КЭП

КЭП нужна для заключения договора с ОФД, регистрации кассы, а в будущем для ее перерегистрации.

Электронные подписи получить бесплатно в налоговой могут:

• индивидуальные предприниматели;

• сотрудники юрлиц, который представляют свою организацию без доверенности, обычно это руководитель (генеральный директор, директор и т.п.).

Для получения КЭП нужно:

• оставить заявку в личном кабинете ИП или организации ,

• записаться на прием в ФНС и прийти в назначенное время с паспортом и СНИЛСом. Также предварительно нужно приобрести и взять с собой  специальную флешку — токен, сертифицированный ФСТЭК (Федеральной службой по техническому и экспортному контролю). Подойдет например, Рутокен или JaCarta.

Выданная в налоговой КЭП будет действительна в течение 15 месяцев. До окончания этого срока подпись можно продлить онлайн через личный кабинет, после — только посетив инспекцию. 

Шаг 2 — выбор ОФД и регистрация кассы в налоговой

Работать на незарегистрированной ККТ нельзя — это будет считаться применением кассы с несоблюдением законодательства. Согласно
ст. 14.5 КоАП за такое нарушение владельцу бизнеса грозят штрафы:

• до 3000 руб. на должностное лицо и ИП;

• до 10 000 руб. на организацию.

Перед регистрацией кассы необходимо заключить договор с оператором фискальных данных. Список ОФД, аккредитованных налоговой, находится на
сайте службы. Выбирайте любую организацию из списка и заключайте с ней договор.

Если вы планируете продавать маркированные товары, обратите внимание, чтобы в договоре с ОФД были условия о передачи реализованных кодов маркировки в «Честный знак».

Дальше владельцу кассы необходимо поставить ее на учет в налоговой. Для этого нужно записаться на прием в ФНС и лично обратиться за услугой к сотруднику налоговой.

Или зарегистрировать кассу в режиме онлайн:

• в личном кабинете на сайте ФНС;

• на Госуслугах;

• в кабинете ОФД, с которым заключен договор.

Для регистрации кассы заполните заявление, в котором укажите:

• Полное название организации или ФИО индивидуального предпринимателя + ИНН.

• Место установки кассы (например, магазин, кафе и т.п.) + адрес, который должен совпадать с адресом в документах на собственность (аренду) помещения. Если ККТ будет использоваться для онлайн-продаж, тогда в заявлении указывают адрес сайта.

• Название и заводской номер модели ККТ.

• Модель ФН и его заводской номер.

• Особенности применения ККТ (если есть) — к ним, например, относятся оказание услуг, интернет-продажи, торговля лотерейными билетами и выплата выигрышей, продажа маркированных товаров, агентская деятельность. В заявлении перечислены все особенности, вам достаточно поставить «галочки» напротив соответствующих пунктов.

• Информацию об ОФД (название и ИНН оператора).

Готовое заявление отправьте в налоговую. Там  проверят информацию и присвоят кассе регистрационный номер, который появится в вашем личном кабинете.

После этого проведите процедуру фискализации. Для этого на вашей кассе введите параметры регистрации (название или ФИО и ИНН владельца, сведения о кассе и ФН и др.), а также регистрационный номер, полученный из налоговой. Затем сформируйте и распечатайте Отчет о регистрации ККТ. На фискализацию у вас есть 24 часа с момента получения номера от налоговой и 20 попыток ввода.

Важно! При фискализации кассы будьте внимательны с номером ККТ и ФН. В случае ошибки фискальный накопитель будет заблокирован, и придется покупать новый.

В Отчете о регистрации будет номер, который надо ввести в личном кабинете на сайте ФНС. В налоговой для учета ККТ внесут данные в журнал учета и регистрационную карточку, которую разместят в вашем личном кабинете. Только после этого можно считать, что регистрация завершена и можно переходить к настройке кассы.

Шаг 3 — настройка ККТ

Настройка кассы — это ввод в программу ККТ информации, необходимой для формирования фискальных документов с правильными реквизитами. Добавьте в кассу:

• ФИО сотрудников, которые будут работать на кассе.

• Товары (услуги) с единицами измерений, ценами и ставкой НДС.

• Налоговый режим, по которому работает магазин.     

Сложность настройки зависит от кассы. Например, автономные кассы подключают к компьютеру, через который и выполняется процедура. Причем товары не просто заводят, но еще присваивают им определенные коды, которые кассир должен вводить на кассе для формирования чека.

Смарт-терминалы настраиваются проще — как планшет или смартфон: чтобы добавить данные на экране выбирают соответствующий раздел меню и вводят информацию. При желании смарт-терминал можно настроить в личном кабинете на компьютере.

После настройки касса готова к работе — теперь вы можете рассчитываться с клиентами, соблюдая требования 54-ФЗ.

Как проще подготовить онлайн-кассу к работе

Чтобы не вникать в процессы регистрации, фискализации и настройку кассы, воспользуйтесь услугой Лайтбокс. Наши специалисты:

• Заключат договор с ОФД на 1 или 3 года. Зарегистрируют кассу на сайте ОФД и в налоговой.

• Помогут подключить онлайн-кассу и настроить ее под ваш бизнес.

• При необходимости подключат вас к ЕГАИС и «Честному знаку».

• Проведут обучение ваших сотрудников по работе с кассой

Кстати, в арендную плату за кассы Лайтбокс включен договор с ОФД, а также услуги по регистрации и настройке, поэтому вам не придется платить за них отдельно. 

Шаг 4 — как работать на кассе

В ежедневные обязанности кассира или другого сотрудника, который рассчитывается с покупателями, входят:

• Открытие смены на кассе.

• Формирование и выдача бумажных чеков покупателю или отправка электронных чеков по требованию клиента на его телефон или email.

• При необходимости оформление возврата товаров и проведение корректировочных операций.

• Закрытие смены на кассе.

Открытие смены

Перед тем как начать работу, кассир должен проверить:

• Качество интернет-связи, в том числе при использовании мобильного интернета.

• Наличие кассовой ленты.

• Работоспособность терминала эквайринга, сканера, весов и другой техники.

Если всё в порядке, сформировать и распечатать отчет об открытии смены. Это фискальный документ, который касса отправляет ОФД. Без открытия смены не получится распечатывать чеки и принимать оплату.

В некоторых кассовых программах открытие смены автоматизировано, например, в решении Лайтбокс перед распечаткой первого чека сначала сформируется необходимый отчет и только после этого кассир сможет вести расчеты с покупателями.

Кассовые чеки

Если ваша касса есть в реестре налоговой, и кассовая программа своевременно обновляется, чеки должны содержать все реквизиты, установленные
ст.4.7 закона 54-ФЗ. Подробно о правилах формирования кассового чека рассказали в статье.

Удобство же проведения кассовых операций и количество ошибок зависят от технических характеристик ККТ, а также от программы, которая установлена на кассе. Например:

• Неудобно, когда для добавления товара в чек надо вводить код на клавиатуре, гораздо комфортнее сканировать штрихкод на упаковке.

• Ошибок больше, если кассир рассчитывает сумму скидки на калькуляторе, а когда это делает касса, расчеты точно будут верными.

• Гораздо удобнее просматривать чек перед распечаткой на сенсорном экране диагональю 5—7 дюймов, и практически невозможно это сделать на экране высотой до 5 сантиметров.

Например, в кассах Лайтбокс есть все необходимые функции, которые автоматизируют кассовые операции и значительно упрощают работу кассира.

Возврат товаров и корректировочные операции

Покупатель может вернуть некачественный товар, а также качественный, но только в
случаях, определенных Законом о защите прав потребителей. Каждый кассир должен уметь оформить возврат. О том, как правильно это сделать мы рассказывали в этой статье.

Корректировочные операции проводятся, чтобы исправить ошибки, которые налоговая может расценить как нарушение 54-ФЗ. Например, покупателю не выдали чек из-за поломки кассы, или в чеке «пробили» неправильную ставку НДС. Исправления обязательно надо проводить через кассу, чтобы информация была передана ОФД. Подробно о корректировках читайте здесь.

Закрытие смены

Закрытие смены — это процедура, во время которой формируется фискальный документ — Отчет о закрытии смены. Иногда его называют Z-отчетом. Созданный документ необязательно распечатывать и визировать подписью сотрудника — документ можно хранить в памяти ФН.  

В отличие от открытия смены, которую сложно пропустить, так как не получится пробивать чеки, о закрытии смены важно помнить. Дело в том, что по 54-ФЗ максимально смена может быть открыта 24 часа. После этого ФН перестает формировать фискальные признаки для чеков, поэтому ОФД не сможет проверить такие документы и отправить подтверждение о приемке. Значит, даже если вы сможете пробивать чеки, они будут противоречить законодательству.

Если вы или сотрудники забыли закрыть смену, ваши действия зависят от того, сколько прошло времени:

• Меньше 24 часов, например, в 9.00 вы увидели, что смена не закрыта, а накануне её открыли в 10.00, прошло только 23 часа — просто формируйте отчет о закрытии смены. Тут же можете открыть новую и проводить продажу товаров или услуг обычным порядком.

• Больше 24 часов — действия на кассе должны быть такими же, как и в предыдущем пункте. Отличие только в том, что вам необходимо подготовить заявление в налоговую, в котором нужно описать ситуацию. Такой документ позволит отделаться предупреждением вместо штрафов за нарушение порядка работы с кассой (до 10 тыс. руб. на организацию и до 3 тыс. руб. на должностное лицо).

Процедура закрытия смены зависит от кассы. В некоторых программах, например, в Лайтбокс есть «защита» от забывчивости сотрудников — при выключении кассы появится предложение закрыть смену.

Чтобы ваши сотрудники соблюдали кассовую дисциплину, подготовьте понятные инструкции, проведите обучение и проверьте знания персонала. Клиентам Лайтбокс не надо тратить время на подготовку инструкций — вы можете скачать «Памятку кассиру» в формате pdf и использовать её в работе.

Дата публикации: 24.10.2023

Онлайн-касса — вид контрольно-кассовой техники (ККТ), который передаёт все данные о продажах напрямую в налоговую службу через интернет. Это устройство обеспечивает автоматическую регистрацию и учёт всех операций, связанных с продажей товаров или услуг. Онлайн-кассы обеспечивают высокий уровень безопасности данных, так как вся информация зашифровывается и хранится на удалённых серверах. 

Использование онлайн-касс упрощает процесс возврата товара и позволяет быстро находить необходимую информацию о продажах. Однако, чтобы в полной мере воспользоваться всеми преимуществами онлайн-касс, необходимо знать, как правильно их использовать. 

В этой статье вы узнаете, что такое онлайн-касса, как её настроить, каким ИП она нужна, сколько стоит обслуживание. Дочитайте статью до конца — и вы получите инструкцию по работе с онлайн-кассой. Также расскажем про особенности работы с онлайн-кассой для ИП с разными режимами налогообложения. 

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса для ИП — это устройство, которое применяется при осуществлении денежных расчётов с покупателями или клиентами. ККТ выдаёт чеки покупателям, хранит данные о выручке и обеспечивает автоматическую передачу информации о проведённых операциях в налоговые органы через интернет в режиме реального времени. Использование онлайн-касс для индивидуальных предпринимателей является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации. Это позволяет контролировать легальность и законность бизнеса, а также обеспечивает защиту прав потребителей.

Онлайн-кассы для ИП обладают рядом преимуществ. Это сокращение затрат на обслуживание, упрощение учёта и контроля продаж, а также возможность анализа данных о продажах и принятие обоснованных управленческих решений. 

Существует несколько видов онлайн-касс, которые различаются по функциональности, стоимости и возможностям:

Автономные кассы. Это простые и недорогие устройства, которые не требуют подключения к компьютеру или смартфону. Внешне похожи на калькулятор и являются устаревающим прибором. Обычно имеют ограниченный набор функций и подходят для малого бизнеса с небольшим количеством продаж.

Фискальные регистраторы. Это более продвинутые устройства, которые подключаются к компьютеру или POS-системе и позволяют проводить более сложные операции, такие как продажа товаров с учётом скидок или налогов. У них нет экрана и часто они выполняют роль принтера.

POS-системы или смарт-терминалы. Это комплексные решения для автоматизации торговли, которые включают в себя не только кассу, но и сканер штрих-кодов, терминал для приёма платежей, систему учёта товаров и другие функции. У устройств есть дисплей и своё программное обеспечение. Такие системы подходят для магазинов с большим количеством товаров и высоким оборотом продаж.

Облачные кассы. Это виртуальные кассы, которые работают через интернет и не требуют физического устройства. Они идеально подходят для малого и среднего бизнеса, который не имеет постоянного офиса или торговой точки, а также для интернет-магазинов. Используются только для онлайн-продаж.
Каждый вид онлайн-касс имеет свои преимущества и недостатки. Выбор устройства зависит от специфики бизнеса и потребностей предпринимателя.

Каким ИП нужно покупать онлайн кассу

В соответствии с Федеральным законом № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации», все индивидуальные предприниматели, независимо от системы налогообложения и вида деятельности, обязаны использовать онлайн-кассы при расчетах с физическими лицами. Однако есть некоторые исключения. 

Без онлайн-кассы могут работать:

1. ИП на НПД и самозанятые.

2. Организации, оказывающие услуги ИП и ООО только по безналичному расчёту. Например, при  реализации с рук или лотка  входных  билетов  и  абонементов  на  посещение   театров, являющихся   государственными  или  муниципальными  учреждениями.

3. ИП на патенте при определённых условиях. Например, если они продают товары, не подлежащие обязательной маркировке. Занимаются ремонтом мебели, сварочными работами, оказывают услуги в сфере дошкольного и дополнительного образования.

4. ИП, торгующие товарами собственного производства на рынках, ярмарках и в специально отведённых местах, кроме магазинов, павильонов и автофургонов. 

5. ИП, осуществляющие торговлю с привлечением агентов или комиссионеров.

6. Предприниматели, занимающиеся продажей бумажных газет и журналов, ценных бумаг, бахил, изготовлением и ремонтом металлической галантереи, ключей, ремонтом и окраской обуви.

7. ИП на УСН, занимающиеся сдачей квартир в аренду.

8. Предприниматели, работающие в отдалённых от сетей связи и труднодоступных местностях. 

Во всех остальных случаях ИП обязаны использовать ККТ.

Сколько стоит обслуживание онлайн-кассы

Перед тем как купить онлайн-кассу, необходимо сравнить цены и функции различных моделей, выбрать программу учёта и программное обеспечение. Стоимость обслуживания онлайн-кассы зависит от ряда таких факторов, как модель ККТ, производитель, наличие дополнительных функций, и складывается из следующих параметров: 

• Стоимость контрольно-кассового аппарата либо арендная плата. Обычно стоимость начинается от нескольких тысяч рублей и может достигать нескольких десятков тысяч рублей. В некоторых случаях взять ККТ в аренду для предпринимателей выходит дешевле, чем купить.

• Услуги оператора фискальных данных (ОФД). Некоторые модели требуют ежемесячной или ежегодной подписки на услуги ОФД. Стоимость варьируется от 1 500 до 5 000 рублей в год. 

• Фискальный накопитель. Цена варьируется в зависимости от срока действия, производителя и региона покупки. В среднем, стоимость фискального накопителя составляет от 6 000 до 12 000 рублей.

• Обслуживание электронной цифровой подписи.

• Оплата интернета.

• Оплата услуг центра технического обслуживания ККТ (по желанию). 

Что делать ИП после покупки онлайн-кассы. Пошаговая инструкция  

После покупки онлайн-кассы ИП необходимо убедиться, что ККТ есть в реестре онлайн-касс на официальном сайте налоговой службы. Далее нужно выполнить следующие шаги:

1. Получить в региональной ФНС квалифицированную электронную подпись (КЭП). Для этого в личном кабинете ИП или на сайте ФНС подать заявление. Оно сформируется автоматически. Далее лично прийти в любое удобное отделение ФНС по месту регистрации ИП с электронным носителем, получить КЭП и сертификат подлинности.

2. Купить фискальный накопитель. Это чип, который находится внутри ККТ. На него записываются все данные о совершаемых операциях. Фискальный накопитель бывает сроком службы на 15 и 36 месяцев. 

3. Заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД). Для этого нужно зарегистрироваться на сайте ОФД и подать заявку на подключение. ОФД будет обрабатывать и передавать данные с кассы в налоговую инспекцию.

4. Зарегистрировать кассу в налоговой инспекции. Для этого нужно подать заявление, паспорт ККТ и договор с оператором фискальных данных. С помощью КЭП сделать это можно онлайн. Либо зарегистрировать кассу на сайте ОФД. Вам понадобится указать фактический адрес кассы, место установки ККТ, субъект РФ, код налогового органа, 

5. Получить регистрационный номер ККТ на сайте ОФД. Для этого ввести номер ККТ, полученный при регистрации в ФНС.

6. Подключить кассу к интернету, соединить с сервером ОФД, зарегистрировать её в личном кабинете ОФД и распечатать отчёт о регистрации ККТ. 

7. Отправить отчёт в ФНС и получить карточку регистрации кассы. 

8. Настроить параметры кассы. Купить и заправить в ККМ чековую ленту, подключить учётный сервис, установить программу для работы с кассой и выполнить тестовую продажу.

9. Начать работу с кассой, соблюдая законодательство РФ и правила использования ККТ.

Какие фискальные документы формирует онлайн-касса

Фискальные документы (ФД) подтверждают факт оплаты товаров или услуг и содержат информацию, связанную с этой операцией. Фискальные документы формируются по шаблону, определённому Федеральной налоговой службой и заложенному в ПО ККТ. 

ФД выдаются кассовыми аппаратами, которые соответствуют законодательству о применении контрольно-кассовой техники (ККТ) в стране и зарегистрированы в реестре Федеральной налоговой службы. Информация, содержащаяся в фискальных документах, хранится в фискальном накопителе, базе ОФД и передаётся в налоговые органы. Это позволяет контролировать законность и правильность осуществления коммерческой деятельности, а также собирать статистические данные о потреблении товаров и услуг.

К фискальным документам, формируемым онлайн-кассой, относятся документы, подтверждающие совершение кассовой операции:

– фискальный чек;
– запрос о коде маркировки;
– уведомление о продаже маркированного товара;
– кассовый чек коррекции;
– кассовый чек возврата;
– отчёт об открытии смены;
– отчёт о закрытии смены.

Фискальный чек отличается от товарного чека статусом и назначением. На фискальном чеке обязательно должен быть указан признак работы ККМ в фискальном режиме, регистрационный номер онлайн-кассы, название ОФД, штрихкод с закодированной информацией об онлайн-кассе и иные данные с фискального накопителя. Онлайн-касса должна уметь печатать бумажные чеки и отправлять электронные чеки на телефон или электронную почту покупателя.

Инструкция по работе с онлайн-кассой

При первом запуске онлайн-кассы необходимо ввести в ККМ все данные об ИП: ИНН, название организации, адрес и номер телефона. Далее с ККТ может работать сам предприниматель или наёмный сотрудник-кассир. С кассиром необходимо провести предварительное обучение, включающее в себя инструктаж по работе с ККМ и изучение требований законодательства РФ.

В первую очередь при работе с ККМ нужно включить онлайн-кассу и открыть смену. Смена открывается при первой покупке. На модели ККТ нужно включить кассовый режим согласно инструкции к кассе, ввести пароль, фамилию и имя кассира, открыть смену и напечатать отчёт об открытии смены. Отчёт передать оператору фискальных данных. 

После каждой совершённой покупки необходимо формировать чек и передавать его покупателю. В течение рабочего дня в магазине возможны перебои в работе интернета и отключение электричества. В этом случае кассир формирует отчёт о текущем состоянии расчётов. Количество неотправленных документов в этом отчёте равно нулю. 

В конце рабочего дня в кассе может быть денежных средств больше, чем было по чекам. В этом случае кассиру необходимо сформировать чек-коррекцию на неучтённые продажи. В случае возврата товара кассиру необходимо сформировать чек-возврат прихода.   

Смена закрывается в конце рабочего дня. Закрытие смены также фиксируется отчётом о закрытии смены. После печати отчёта нужно выключить ККТ.

Виды штрафов при неправильной работе с онлайн-кассой

Правильность работы онлайн-касс контролируют налоговые органы. За нарушения правил применения ККТ для индивидуальных предпринимателей предусмотрены следующие санкции.

1. За неприменение и неиспользование кассовой техники.  Размер штрафа — от 25% до 50% от суммы продажи, но не менее 10 000 рублей.

2. За несвоевременную отправку или невыдачу чека покупателю. От 1 000 до 3 000 рублей или предупреждение. Предупреждение выносится, если нарушение было совершено впервые.

3. За использование неисправной ККТ. От 1 500 до 3 000 рублей или предупреждение. 

4. За нарушение правил работы с кассой. Штраф от 5 000 до 10 000 рублей.

Штрафы можно оспорить. Или избежать их, если самостоятельно сообщить в ФНС об обнаруженных нарушениях. 

Особенности работы с онлайн-кассой для ИП на патенте

Не все предприниматели, работающие на патенте, должны применять контрольно-кассовую технику. Из 63 видов деятельности, применяющих ПСН, только 10 обязаны использовать ККТ.

Согласно подпункту 2.1 статьи 2 Федерального закона 54-ФЗ, ИП на ПСН могут осуществлять расчёты без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи покупателю документа, подтверждающего факт осуществления расчёта между ИП и покупателем. Документ должен содержать наименование,  порядковый номер, реквизиты.

К видам деятельности, при которых ККТ на патенте обязательна к применению относятся:

• парикмахерские и косметические услуги;

• ремонт и обслуживание бытовой аппаратуры, техники и приборов;

• ТО и ремонт автотранспортных и мототранспортных средств;

• оказание автотранспортных услуг по перевозке грузов и пассажиров;

• реконструкция и ремонт зданий и сооружений;

• услуги ветеринара;

• проведение занятий по физической культуре и спорту;

• оказание услуг по перевозке пассажиров и грузов водным транспортом;

• услуги по прокату;

• услуги по общественному питанию. 

Также ИП на ПСН не применяет ККТ, если он работает без наёмных работников. 

Особенности работы с онлайн-кассой для ИП на УСН

Предприниматели, применяющие упрощённую систему налогообложения (УСН), могут работать без онлайн-кассы в следующих случаях:

• если они работают без наемных сотрудников;

• если ИП осуществляют расчёты с организациями и ИП через расчётный счёт;

• если ИП на УСН занимаются видами деятельности, освобождёнными от применения ККТ;

• если магазин предпринимателя расположен в труднодоступном и удалённом от сетей связи месте. 

Онлайн-касса для ПВЗ

При работе с маркетплейсами онлайн-касса нужна не на всех пунктах выдачи заказов (ПВЗ). Так, в Wildberries и Ozon клиенты оплачивают покупки онлайн банковской картой. Следовательно, этим ПВЗ ККТ не нужна. В «Яндекс.Маркете» покупатели могут оплатить товар при получении. Поэтому для ПВЗ «Яндекс.Маркета» нужна онлайн-касса.

Wildberries и Ozon отправляют электронные чеки на email или в личный кабинет на маркетплейсе. При приёме денежных средств от покупателя в ПВЗ клиенту выдаётся бумажный чек.

В чеке кассы ПВЗ должны быть указаны следующие данные: 

• индекс и адрес пункта выдачи заказа;

• название ИП;

• ИНН продавца;

• дата и время продажи;

• номер смены и фамилия кассира;

• номер чека, 

• наименование товара, количество, цена за единицу, сумма покупки; 

• email покупателя; 

• телефон, ИНН и наименование поставщика;

• ссылка на сайт продавца или маркетплейса;

• номер фискального накопителя и ККТ.

Помимо онлайн-кассы для ПВЗ потребуются:

– POS-терминал для приема оплаты картами;
– программа для учёта товаров и управления складом;
– сканер штрих-кодов для считывания товаров;
– принтер этикеток для маркировки товаров;
– терминал сбора данных для инвентаризации товаров на складе;
– кассовый ящик для хранения наличных денег;
– компьютер или планшет для работы с кассовой программой и учета товаров;
– программное обеспечение для интеграции с маркетплейсом и обмена данными о продажах.

Заключение

Использование онлайн-касс индивидуальными предпринимателями является обязательным требованием законодательства РФ. Они обеспечивают автоматическую передачу данных о продажах в налоговые органы, что позволяет контролировать легальность бизнеса и защищать права потребителей. 

Существует несколько видов онлайн-касс с разными функциями и стоимостью. После покупки онлайн-кассы предпринимателю необходимо зарегистрировать её в налоговой, заключить договор с ОФД, установить кассовую программу, настроить параметры кассы и начать работу, соблюдая законодательство. Неправильная работа с онлайн-кассой может привести к штрафам.

Картинка с сайта: online-kassa.ru

Пример отчета об открытии смены

Картинка с сайта: online-kassa.ru

Тарифы оператора «Платформа ОФД» на отправку чеков клиентам

Окажем техническое сопровождение кассы. На связи 24/7

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Картинка с сайта: online-kassa.ru

Пример отчета о закрытии смены

Оцените, насколько полезна была информация в статье?