Главная
→
Бухгалтерские консультации
→
Кадровое делопроизводство с нуля: …
Бухгалтерская консультация:
актуально на 29 ноября 2017 г.
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2017
3
О том, что такое делопроизводство в организации, мы рассказывали в нашей консультации и приводили пример инструкции по делопроизводству. При этом в составе общего делопроизводства в организации могут выделяться самостоятельные разделы, одним из которых является кадровое делопроизводство.
Под кадровым делопроизводством можно понимать деятельность, которая обеспечивает документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов по кадровым вопросам. В зависимости от масштабов и особенностей деятельности организации ответственными за кадровое делопроизводство могут назначаться как работники бухгалтерии (к примеру, заместитель главного бухгалтера), так и специально принимаемые для этих целей сотрудники (например, специалист по кадрам).
Нужна ли инструкция по кадровому делопроизводству?
Инструкция по кадровому делопроизводству не является обязательным документом в организации. В то же время ее наличие позволит обеспечить должный контроль за полнотой, своевременностью и правильностью оформления и ведения кадровых документов. Пошаговую инструкцию по кадровому делопроизводству организация разрабатывает самостоятельно с учетом своей специфики, объема кадровых документов и количества работников, ответственных за ведение данного раздела делопроизводства.
Кадровое делопроизводство обычно предусматривает ведение документации по следующим основным разделам:
- заключение трудового договора и прием на работу;
- изменение трудового договора и перевод на другую работу;
- прекращение трудового договора и увольнение работников;
- предоставление отпусков работникам;
- поощрения и дисциплинарные взыскания;
- защита персональных данных работников.
Порядок работы с кадровыми документами можно предусмотреть в должностной инструкции с работником, назначенным ответственным за этот раздел делопроизводства.
Используемые формы документов по учету кадров организация также может прописать в своем положении о кадровом делопроизводстве. При этом если для учета кадров будут использоваться унифицированные формы, достаточно указать об этом и сами формы не приводить. Использование унифицированных форм кадровых документов там, где это возможно, является удобным не только потому, что не потребует самостоятельной разработки аналогичных форм документов, но и потому, что по таким формам обычно приводятся указания по их заполнению, являющиеся по сути пошаговой инструкцией. Так, например, для оформления отдельных документов по учету кадров (к примеру, приказа о приеме на работу, личной карточки работника или штатного расписания) можно обратиться к Постановлению Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
А в некоторых случаях использование утвержденных форм и применение единого порядка их оформления являются обязательными. К примеру, пошаговую инструкцию по ведению трудовых книжек в организации, а также саму форму трудовой книжки можно найти в утвердившим форму Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225.
Материалы по теме
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Реклама. ООО НПО «ВМИ — Координационный Центр Сети КонсультантПлюс»
Опрос
Признавались ли сделки между вашей фирмой (ИП) и контрагентом недействительными через суд?
Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство. В статье расскажем, как это сделать.
Что такое кадровое делопроизводство?
Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.
Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.
Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?
Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:
- на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
- на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
- на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».
Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.
Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция
Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.
Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.
После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.
Обязательные внутренние документы
Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.
Документы, которые должны быть в организации:
- штатное расписание;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о персональных данных;
- график отпусков;
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- табель учета рабочего времени.
Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:
- должностные инструкции;
- Положение об оплате труда и премировании;
- инструкция по кадровому делопроизводству;
- Положение о коммерческой тайне;
- Положение об аттестации;
- коллективный договор;
- Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
- Положение о командировках;
- личные дела сотрудников и т.д.
Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).
Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.
Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.
Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству
Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.
Скачать образец Инструкции по кадровому делопроизводству
Документы, которые должны быть на каждого сотрудника
Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.
На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.
По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.
На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.
По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.
По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.
Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- приказы по личному составу;
- трудовая книжка (кроме совместителей);
- личная карточка;
- согласие на обработку персональных данных.
Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice.
Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.
Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства
Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.
Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.
Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Оказание услуг по кадровому делопроизводству – наш профиль.
По мере роста организации количество кадровых документов в ней увеличивается, а маршруты становятся более сложными. Часть обязанностей по оформлению кадровых процедур постепенно переходит к руководителям подразделений, и появляется необходимость ввести единые правила кадрового делопроизводства. Для этих целей разрабатывают инструкцию по кадровому делопроизводству (далее – Инструкция по КД).
В цикле статей расскажем, чем полезна эта инструкция, как ее составить и оформить, приведем пример самого документа.
Какие проблемы может решить Инструкция по КД
Когда организация вырастает, появляются трудности не только с корректным оформлением кадровых документов[1], но и с документированием кадровых процедур. Инструкция по КД может помочь, если в вашей организации есть такие проблемы.
1. Кадровые документы приходится переделывать, на их составление уходит много времени
В Инструкции по КД нужно установить единые правила оформления различных видов документов. Для типовых заявлений (на предоставление отпуска, прием на работу и пр.) и приказов, не имеющих унифицированной формы, целесообразно утвердить бланки. Для других документов можно определить набор обязательных реквизитов и правила их оформления. Если какой-либо документ оформляется часто, поможет рекомендуемый в Инструкции по КД образец.
2. Руководители подразделений не знают порядок оформления документов в сложной ситуации
В Инструкции по КД можно прописать порядок оформления типовых кадровых процедур. Например, при необходимости отстранить работника от работы целесообразно установить, кто, в каких случаях (на основании чего) и в какой срок издает распоряжение об отстранении. А при появлении работника в состоянии алкогольного опьянения – кто, в какой срок составляет акт, кого можно привлекать как свидетелей.
3. Не знаете, нужно ли согласовывать документ и кто должен это делать
В средних и крупных компаниях некоторые кадровые документы проходят стадию согласования. Инструкция по КД позволяет точно зафиксировать, в каких случаях какой документ требует согласования, какое должностное лицо и в какой срок визирует документ, какой аспект документа проверяет. Например, главный бухгалтер согласовывает финансовую сторону вопроса при издании приказа о выплате материальной помощи работнику.
4. Ознакомлением с кадровыми документами под подпись не налажено
Инструкция по КД позволяет четко установить, кого и с какими документами нужно ознакамливать, в какой форме фиксируется факт ознакомления, кто именно доводит до работника содержание документа.
5. В компании нет понятной системы регистрации документов
Ни один нормативный правовой акт (далее – НПА) не устанавливает необходимость и правила регистрации кадровых документов. Поэтому в Инструкции по КД очень важно определить, какие документы имеет смысл регистрировать (например, приказы по личному составу, трудовые договоры, заявления работников), а какие нет, а также правила присвоения регистрационных номеров. Один из разделов инструкции можно посвятить вопросам регистрации различных документов: кто и в какой срок обязан регистрировать изданный или полученный документ, в какой регистрационной форме (возможно, привести бланк этой формы).
6. Не можете определить сроки хранения кадровых документов, испытываете затруднения при оформлении дел на длительное хранение
Если в компании нет локального нормативного акта (далее – ЛНА), в котором установлены правила работы архива, то в Инструкции по КД целесообразно подробно расписать процесс оформления дел на архивное хранение (долгосрочное и краткосрочное). Имеет смысл указать сроки хранения дел, которые образуются в кадровой службе, правила пользования архивными делами.
7. Нет системы обучения новичков вопросам кадрового делопроизводства
Инструкция по КД позволяет новичкам быстрее разобраться с правилами ведения документации. И речь не только о работниках службы кадров, для которых Инструкция по КД станет и обучающим инструментом, и руководством в работе. Этот документ поможет также руководителям структурных подразделений, их замам, другим должностным лицам быстрее адаптироваться к локальным требованиям кадрового делопроизводства.
Кто разрабатывает Инструкцию по КД
Кадровая служба в первую очередь заинтересована в появлении Инструкции по КД. Ведь именно это подразделение ответственно за правильное и своевременное документирование кадровых процедур. Однако и все другие подразделения выигрывают от того, что в компании налажен четкий и понятный кадровый документооборот:
- руководители структурных подразделений в этом случае знают, когда и какие документы требовать от работников, как им оформить или инициировать какую-либо кадровую процедуру, ориентируются в сроках и способах передачи документов в кадровую службу;
- специалист, который ведет табель учета рабочего времени, имеет возможность без ошибок и своевременно вносить данные об отработанном времени;
- бухгалтерия вовремя получает табель и документы, на основании которых можно корректно рассчитать заработную плату;
- работники не волнуются, что их заявления не будут рассмотрены вовремя или они не узнают о решении работодателя.
Инициировать разработку Инструкции по КД можно на любом этапе развития компании. Не обязательно ждать, когда проблемы кадрового документооборота приобретут размах. Как правило, инициатива исходит от кадровой службы, работники которой и занимаются составлением этого документа. На этапе разработки очень полезно привлекать к обсуждению проекта руководителей или должностных лиц, которые будут участвовать в проведении кадровых процедур или оформлении (получении, передаче) кадровых документов. Важно учесть все высказанные ими пожелания и обсудить возражения, чтобы исполнение уже принятого документа никто не саботировал.
Оформление Инструкции по КД
При оформлении любого документа используется определенный набор реквизитов. Поскольку Инструкция по КД относится к ЛНА, набор реквизитов может быть следующий (Таблица).
[1] К кадровым документам мы относим не только документы, которые оформляет кадровая служба (приказы, уведомления, предложения другой работы, справки, выписки и т.д.), но и документы, которые являются основаниями для проведения различных кадровых процедур (заявления, акты, служебные записки и т.д.), а также документы, содержащие требования трудового законодательства (локальные нормативные акты, должностные инструкции). – Прим. автора.
[2] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2023.
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Несмотря на то что инструкция по кадровому делопроизводству не относится к документам, которые обязательно должны быть в организации, ее существование очень помогает кадровикам и работникам службы делопроизводства. Новые сотрудники намного быстрее втягиваются в регламентированные процессы, «старые» – не тратят время на объяснения. Автоматически снимаются вопросы о том, нужно или не нужно согласовывать или визировать документ у того или иного руководителя. И, наконец, установленные в инструкции сроки для каждой конкретной операции не дают принесенным на согласование или подпись документам целыми днями ждать рассмотрения на столах руководителей.
Какой кадровик не знает правил кадрового делопроизводства? А много ли таких, кто сможет с легкостью изложить их в локальном нормативном акте – инструкции по кадровому делопроизводству? С этим сталкивается, пожалуй, каждый, кому поручено написать инструкцию, положение или любой другой внутренний регламент: человек прекрасно знает правила, а написать их становится настоящей проблемой. Мы рассмотрим инструкцию по кадровому делопроизводству как организационно-правовой документ, определим цель ее составления и основные этапы работы над ней.
Инструкция как организационно-правовой документ
Инструкция в организации – это локальный (внутренний) нормативный акт, регламентирующий порядок выполнения какого-либо производственного или бизнес-процесса. В теории делопроизводства инструкции делятся на организационные и технические. Инструкция по кадровому делопроизводству (будем называть ее ИКД) – представитель организационной группы, так же как и инструкции по охране труда, конфиденциальному делопроизводству и др. К техническим можно отнести, например, инструкцию по производству переключений в электроустановках.
Существует определение инструкции по общему делопроизводству. В полной мере его можно отнести и к ИКД. Так, инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) – это нормативный правовой акт, устанавливающий требования к созданию, обработке, хранению и использованию документов в организации 1.
Таким образом, цель инструкции, во-первых, пошагово передать ход выполнения какого-либо процесса, во-вторых, закрепить именно этот ход выполнения процесса как единственно правильный. Цель ИКД – изложить и регламентировать порядок работы с документами кадрового делопроизводства.
Для чего составляется инструкция по кадровому делопроизводству
О том, как оформить отпуск или принять человека на работу, думается, знает каждый кадровик, и нет смысла переписывать в отдельный локальный нормативный акт очевидные вещи. Ценность инструкции по кадровому делопроизводству в том, что в ней отражаются «местные» особенности движения кадровых документов. Приведем пример о том, как может быть описан в ИКД реальный путь всего одного заявления о приеме на работу от сотрудника и до кабинета генерального директора.
Пример 1
На заявлении о приеме на работу специалист отдела кадров ставит отметку о наличии в компании соответствующей вакансии, форме оплаты труда, размере оклада. Заявление о приеме на работу визируется руководителем структурного подразделения, в которое устраивается работник, и директором по направлению деятельности, после чего передается на рассмотрение генеральному директору.
Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа
Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение
действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои
рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей
помощью!
Рекомендовано для вас
- Свежие
- Посещаемые
Корректируем записи в трудовых книжках и сведениях о трудовой деятельности
Рассказываем, как правильно исправить
неверную информацию, какие записи могут быть небезопасными, в т. ч. вызвать вопросы у госорганов, а также как внести изменения и дополнения в правильные, но ставшие неактуальными записи. Приводим примеры признания недействительной записи, ошибочно внесенной в трудовую книжку, когда нужно одновременно внести правильную запись, когда такая необходимость отсутствует (например, если внесли запись в трудовую книжку не того сотрудника) исправления записей об увольнении отмены записи об увольнении, когда работник передумал и отозвал свое заявление внесения исправлений в бумажную трудовую книжку в принудительном порядке, когда контролирующий орган или суд обязывают это сделать признания недействительными записей в ЕФС-1 о переходе на электронную трудовую книжку, кадровом событии и виде договора. Узнаете среди прочего, в чем разница между корректировкой записей в трудовой книжке по относительно старым (действовавшим до сентября 2021 г.) и новым правилам, как можно обратить в свою пользу имеющиеся в действующем порядке ведения и хранения трудовых книжек пробелы.
Светлана Зимина
консультант по кадровому делу и трудовому
праву
Перенос отпуска по инициативе работника: оформление документов
Работник и работодатель обязаны соблюдать
утвержденный график отпусков. В исключительных случаях отпуск может быть предоставлен не по графику. Рассматриваем ситуации, когда работник просит перенести отпуск на другие даты, в том числе и по вине работодателя. Рассказываем об основаниях для переноса отпуска по инициативе работника, в том числе в связи с нарушением работодателем сроков уведомления об отпуске или выплаты отпускных, а также по личным обстоятельствам. Выясняем, достаточно ли для переноса отпуска по инициативе работника только его заявления с резолюцией работодателя или необходимо издать приказ. Приводим четыре образца заявлений работника о переносе отпуска по привычной форме и приближенной к общим правилам составления организационно-распорядительных документов.
Валентина Андреева
профессор кафедры трудового права и права
социального обеспечения Российского государственного университета правосудия, к.и.н.
Каких ошибок нужно избегать при составлении служебных писем
Рассказываем, на что обращать внимание
при оформлении бланка письма, обязательных и желательных реквизитов. В частности, как правильно прописать адресата, указать реквизиты подписи, отметку об исполнителе и о приложении, оформить заголовок и сам текста письма, указать должность, ученую степень, звание, фамилию и инициалы, наименование организации. Выясняем, какой текст нельзя разбивать на разные строки, как писать даты и календарные сроки, когда и где в тексте письма стоит проявлять уважение, когда делать наращение, как использовать отдельные знаки (процент, параграф), «встречу» внутренних и внешних кавычек, где ставить оттиск печати. Для наглядности приводим правильный и неправильный примеры письма.
Денис Семериков
начальник управления делопроизводства
университета
Внесение изменений приказом в другой приказ и ЛНА
Показываем, каким образом можно изменить
состав комиссии, утвержденной приказом: какое наименование дать приказу, в каком порядке вносить изменения, исключая старых участников и добавляя новых, когда лучше сделать точечные изменения, а когда утвердить полностью новый состав. Приводим образцы приказов (с пояснениями, когда и что лучше выбрать), вносящих изменения в локальные нормативные акты, с изложением раздела / пункта в новой редакции, отменой некоторых пунктов ЛНА, введением в действие новой версии.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Внутренние переводы: оформляем правильно
Любое предприятие время от времени сталкивается
с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.
Марина Косульникова
главный бухгалтер ООО «Галан»
Как вносить изменения в приказы и приложения к ним: инструкция для кадровика
На практике нередко возникает необходимость
внести изменения в действующий документ организации – приказ или утвержденный им документ. На примерах покажем, как это лучше сделать, какие формулировки использовать, когда целесообразнее утвердить правки, а когда документ в новой редакции.
Аминов Владимир
генеральный директор ООО «АБС-Консалт»
Как оформить приказ по новому ГОСТ
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал
правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Лариса Доронина
к.э.н., эксперт Национальной ассоциации
офисных специалистов и административных работников при Президенте Российской Федерации, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления
Заполняем вкладыш к трудовой книжке
В случае если в трудовой книжке заполнены
все страницы одного из разделов, в нее следует вшить вкладыш. Между тем, несмотря на то, что вкладыш оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка, при его заполнении возникает множество вопросов, которые автор и рассмотрела в статье. По наиболее интересным моментам мы представляем вам комментарии специалиста Роструда.
Егоркина Ольга
бухгалтер-консультант аудиторской компании
«Визавис»
Все организации, даже если у них нет наёмного персонала, обязаны вести кадровое делопроизводство. В статье расскажем, зачем вести кадровый учёт, какие документы являются обязательными, какую ответственность несёт организация в случае нарушений и почему уже сейчас необходимо перевести кадровый учёт в электронный формат.
Почему организации должны вести кадровый учёт
Кадровый учёт необходим, поскольку законодательство требует ведения кадровых документов. В их число входят различные приказы (например, о приёме на работу или увольнении), заявления, должностные инструкции и многие другие документы. Ведение кадрового делопроизводства — обязанность всех организаций. Компании без сотрудников должны вести кадровые документы по учредителю.
На организациях-работодателях лежит ответственность по регулированию трудовых отношений с наёмным персоналом. Этого требует трудовое законодательство. Ведение кадрового делопроизводства приводит к обороту большого объёма документов. При этом кадровые документы подлежат строгому учёту и регистрации.
Все организации, за исключением микропредприятий, должны иметь локальные нормативные акты (ЛНА), регулирующие специфику взаимодействия с сотрудниками. Помимо обязательной кадровой документации, есть документы, которые нужно вести только при определённых условиях. Например, при работе в опасных условиях труда.
Ведение кадрового учёта необходимо, поскольку:
- этого требует трудовое законодательство;
- отношения между наёмным персоналом и работодателем должны быть упорядочены;
- это позволяет установить двухстороннюю связь между сторонами трудовых отношений;
- при правильном ведении документов можно избежать спорных и конфликтных ситуаций, а также штрафов.
Документы кадрового учёта
Единого перечня кадровых документов, обязательных для всех компаний, законодательством не предусмотрено. Существуют только отдельные документы, ведения которых требует Трудовой кодекс РФ. Кроме того, есть кадровые документы, которые могут запросить контролирующие ведомства: трудовая инспекция, налоговая, прокуратура и другие госорганы. Поэтому их ведение тоже является обязательным
Перечень обязательных документов зависит от размеров бизнеса. Например, микропредприятия могут вести упрощённый кадровый учёт. Это значит, что организации микробизнеса освобождены от необходимости оформления ряда локальных нормативных актов.
В общий список обязательных кадровых документов входят:
- трудовые договоры и допсоглашения к ним;
- трудовые книжки;
- личные дела;
- личные карточки;
- приказы (о приёме на работу и об увольнении, о предоставлении ежегодного отпуска или отпуска за свой счёт, о премировании или применении дисциплинарного взыскания и другие);
- штатное расписание и ЛНА о внесении в него изменений;
- графики отпусков и уведомления персонала об отпусках;
- командировочные документы;
- табели по учёту рабочего времени работников;
- должностные инструкции;
- положение об оплате труда;
- расчётный лист;
- согласие на обработку персональных данных и др.
Более подробно о документах, которые необходимы при ведении кадрового делопроизводства, мы рассказывали в нашей статье об обязательных документах кадровой службы.
Ответственность за отсутствие или неправильное ведение кадрового учёта
Если организация не будет нести кадровый учёт или в обязательной кадровой документации будут выявлены ошибки, нарушитель понесёт административную ответственность, предусмотренную пунктом 1 ст. 5.27 КоАП РФ:
- для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
- для организаций — штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей.
Кроме того, деятельность ИП и юрлиц может быть приостановлена на срок до 90 суток.
Согласно ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ, в случае повторного нарушения правил ведения кадрового делопроизводства, за которое уже было назначено наказание, должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет.
Такие наказание назначает судья. В случае дисквалификации должностное лицо не имеет права занимать руководящие должности организации, входить в состав совета директоров, заниматься предпринимательской деятельностью в рамках управления организацией (ст. 3.11 КоАП РФ).
Помимо отсутствия или неправильного ведения кадрового делопроизводства, существуют и другие нарушения, за которые предусмотрены штрафы и другие виды ответственности:
- нарушение порядка ведения, хранения, учёта и выдачи трудовых книжек;
- несвоевременное предоставление сведений в отчётности, которая сдаётся в ПФР, либо предоставление недостоверных сведений в отчётных документах;
- нарушение правил обработки и защиты персональных данных сотрудников;
- нарушение порядка хранения кадровых документов, а также сроков их хранения.
Почему следует перевести кадровое делопроизводство в электронный формат
Сейчас любая организация с работниками может перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Основное преимущество кадрового ЭДО — возможность оптимизации делопроизводства за счёт экономии средств, автоматизации процессов и практически полной цифровизации кадровых документов (Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ).
Работодатель может заключить трудовой договор с соискателем, который проживает в другом городе. Для обмена документами с удалённым работником потребуется организовать ЭДО, обеспечить сотрудника электронной подписью.
Пока что кадровый электронный документооборот необязателен для работодателей, однако власти планируют перевести всех на КЭДО до 2024 года. Срок не точный и может быть перенесён, однако переход на обязательный КЭДО неизбежен. Поэтому с учётом преимуществ ЭДО перевести кадровое делопроизводство в электронный формат стоит уже сейчас.
Чтобы быстро перейти на КЭДО, воспользуйтесь облачным сервисом Астрал iКЭДО, который обеспечит массовый выпуск электронных подписей для персонала, позволит организовать для сотрудников кадровой службы общий доступ к кабинету организации в разрезе своих прав на работу с подразделениями и типами документов, а также обеспечит сохранность электронной кадровой документации.