В рамках оказания консультационной и методической поддержки по вопросам архивной деятельности и документационного обеспечения управления организациям-источникам комплектования краевого государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Хабаровского края» 26 апреля прошел семинар по теме: «Инструкция по делопроизводству организации – один из основных локальных нормативных актов».
Деятельность любой организации, независимо от формы собственности и подчинённости, отражается в документах. Документ является одним из важнейших инструментов управления, т.к. от качества содержащейся в документе информации, грамотной организации документопотоков как внутри организации, так и за ее пределами, в значительной степени зависит эффективность управления.
Основным нормативным документом организации, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов независимо от вида носителя и работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации, является инструкция по делопроизводству.
На семинаре слушатели узнали, что за период 2018‑2020 гг. введены в действие сразу несколько нормативных документов Росархива, являющихся основой для разработки инструкции по делопроизводству организации, и соответственно, отменены прежние аналогичные нормативные документы. Это – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71), Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 119) и др. Данные нормативные документы рекомендуют структуру инструкции, определяют требованиях к её тексту и приложениям в ней; разъясняют порядок её согласования и утверждения. Ведущий методист сектора научно-методической и образовательной работы Путилова Н.В. проанализировала, дала сравнительную характеристику некоторым из введенных в действие нормативным документам и пояснила, как применять тот или иной нормативный документ при составлении индивидуальных инструкций по делопроизводству.
Наталья Викторовна обратила внимание слушателей на наиболее часто встречающиеся ошибки, допускаемые организациями-источниками комплектования архива в индивидуальных инструкциях, дала рекомендации по структуре документа, осветила отдельные вопросы работы с документами в организации. При разработке документа каждая организация самостоятельно в зависимости от направления деятельности, объема документооборота, наличия технических средств и т.п. определяет структуру и содержание инструкции, т.е. количество и наименование разделов, их последовательность, наличие и объем приложений. Требования индивидуальной инструкции по делопроизводству к составлению документов и организации работы с ними носят обязательный характер для всех специалистов организации, т.к. её использование способствует грамотной организации делопроизводства, что, в конечном счёте, обеспечивает поступление в архивы полноценных, качественных и юридически значимых документов.
Ответ на вопрос №93791: Почему инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна? в каждой организации разрабатывается разными людьми она учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки в разных организациях по-разному называется служба делопроизводства Почему инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда — Ответ на вопрос №93791Почему инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда — Ответ на вопрос №93791
2024-06-202024-06-20СтудИзба
Вопрос
Почему инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна?
- в каждой организации разрабатывается разными людьми
- она учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки
- в разных организациях по-разному называется служба делопроизводства
Ответ
Этот вопрос в коллекциях
Ответы на все тесты ВГАПС, НИИДПО, НСПК, помощь с закрытием сессий, а также другие работы и услуги — у меня в профиле, переходите 
Ответы на популярные вопросы
То есть уже всё готово?
Да! Наши авторы собирают и выкладывают те работы, которые сдаются в Вашем учебном заведении ежегодно и уже проверены преподавателями.
А я могу что-то выложить?
Да! У нас любой человек может выложить любую учебную работу и зарабатывать на её продажах! Но каждый учебный материал публикуется только после тщательной проверки администрацией.
А если в купленном файле ошибка?
Вернём деньги! А если быть более точными, то автору даётся немного времени на исправление, а если не исправит или выйдет время, то вернём деньги в полном объёме!
Добавляйте материалы
и зарабатывайте!
Продажи идут автоматически
315
Средний доход
с одного платного файла
Обучение Подробнее
1 июля 2018 года введен в действие новый государственный стандарт по оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» [1](далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Это отличный повод создать в организации локальный нормативный акт (ЛНА) по оформлению документов.В статье рассмотрим источники информации для создания инструкции, какие разделы можно в нее включить, а также как можно ее адаптировать для удобства использования.
Инструкция по делопроизводству – ЛНА, который не входит в список обязательных внутренних нормативных документов организации (исключение – государственные организации), но его значимость переоценить трудно. Если, конечно, организация следит за своим имиджем.
ИСТОЧНИКИ ДЛЯ СОЗДАНИЯ ИНСТРУКЦИИ
При создании инструкции по делопроизводству целесообразно руководствоваться следующими документами:
• Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[2] (далее – МР для ФОИВ);
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013);
• ГОСТ Р 7.0.97-2016.
В качестве образца рекомендуем использовать ведомственные инструкции. Например, Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации[3]. Этот документ можно использовать как основу и по содержанию, и по способу изложения информации.
РАЗДЕЛЫ ИНСТРУКЦИИ
При создании инструкции многое зависит от того, по каким принципам организация ведет делопроизводство. Инструкции небольшой и крупной организации с широкой филиальной сетью и разработанной по специальному заказу системой электронного документооборота будут очень разными.
Перечислим разделы инструкции, которые можно включить в универсальную инструкцию (исходить будем из того, что электронные документы и их оборот условной организации не чужды):
1. Общие положения.
2. Термины и определения.
3. Требования к оформлению документов.
4. Организация работы с документами.
5. Особенности работы с электронными документами.
6. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции.
7. Оформление и отправка исходящих документов.
8. Организация выполнения документов и поручений.
9. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.
Список можно дополнить, например, разделами «Система электронного документооборота», «Особенности работы с обращениями граждан», «Протоколирование и выполнение решений собраний» и др. Что касается архивного дела, то для него лучше разработать собственный ЛНА, ведь, как правило, архивом в организациях занимаются только делопроизводители.
Приведем основные рекомендации к содержанию разделов в соответствии с МР для ФОИВ (Таблица).
ТЕКСТ ИНСТРУКЦИИ
Конечно, воспользоваться комбинацией «копировать – вставить» проще всего. Можно брать целые куски из ГОСТ, ведомственных ЛНА или даже из инструкций дружественных организаций. Только делать этого не нужно. Кто-кто, а разработчик документа должен знать текст своего творения до последней буквы. Мы рекомендуем пойти по длинному пути и набирать инструкцию вручную, раздел за разделом.
Попутно текст инструкции нужно снабжать примерами, объясняя, допустим, как оформлять реквизит «Наименование организации» – с наименованием именно своей организации, а не какой-то другой. В примерах к реквизитам «Подпись» или «Виза» надо показать фамилии тех должностных лиц, которые работают в организации.
Кроме того, набор инструкции вручную поможет избежать таких недоразумений, как слова «в государственном органе исполнительной власти» вместо слов «в Обществе», названий и фамилий явно из другого, неизвестно чьего, документа.
АЛГОРИТМ РАБОТЫ НАД ИНСТРУКЦИЕЙ
Приведем алгоритм работы над инструкцией по делопроизводству (Схема).
Проект инструкции – это ее текст, который секретарь представляет на согласование должностным лицам организации. Конечно, в каждой организации свой состав согласующих лиц для разных видов документов, но инструкцию по делопроизводству, скорее всего, будут изучать все: это ЛНА, которым предстоит пользоваться в каждом структурном подразделении без исключения.
Согласованный текст инструкции по делопроизводству передается на утверждение генеральному директору.
Введение инструкции в действие – это не просто ее утверждение и даже не рассылка по структурным подразделениям. Важно сделать так, чтобы инструкцией пользовались ежедневно, чтобы она стала для коллег полезным справочником.
КАК АДАПТИРОВАТЬ ИНСТРУКЦИЮ ДЛЯ УДОБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ
Утвержденная директором инструкция по делопроизводству – результат огромной работы, но это еще не все. Теперь нужно адаптировать инструкцию для пользования. Для этого файл инструкции нужно доработать средствами MS Word.
Создаем навигацию
Если заголовки в тексте инструкции отмечать именно как заголовки (см. меню Стиль в MS Word), а не просто выделять жирным шрифтом или курсивом, то документом будет удобнее пользоваться. При нажатии сочетания клавиш Ctrl+F слева откроется меню Навигация, и пользователю достаточно одного клика по заголовку, чтобы перейти в нужный раздел.
Добавляем гиперссылки
Гиперссылки в тексте, особенно на термины и на приложения к пунктам, существенно упростят пользователю работу над инструкцией. Насколько проще кликнуть, например, по ссылке «Приложение № 4» и попасть в приложение № 4 (и обратно – тоже с помощью гиперссылки), чем искать его по всему тексту.
Вводим полнотекстовый поиск
Готовую и утвержденную инструкцию по делопроизводству нужно сохранить в неизменяемом формате. Например, файл MS Word сохранить как PDF. Тогда в нем будет доступен полнотекстовый поиск, будут работать гиперссылки и заголовки.
«ПИАР» БУДУЩЕЙ ИНСТРУКЦИИ
Впервые вводимую инструкцию по делопроизводству почти наверняка работники воспримут в штыки: еще бы, ведь раньше не было никаких правил, а теперь целый том, который еще нужно изучить каждому. Что ж, это совершенно нормальное явление: на языке менеджмента принятие любого нового корпоративного закона называется организационным изменением. Организационное изменение не проходит в организации без сопротивления со стороны работников. Главное – сохранять терпение, и спустя некоторое время к инструкции привыкнут и начнут ею пользоваться. А чтобы это «некоторое время» наступило побыстрее, можно пойти на небольшие хитрости, например:
• не скрывать ни от кого, что разрабатывается такой ЛНА, при любом удобном случае подчеркивать его необходимость;
• акцентировать внимание коллег на случаях, когда отсутствие утвержденных правил оформления документов привело к негативным последствиям: директор не подписал документ, письмо не приняли на регистрацию в канцелярии госучреждения, из-за неправильного учета потерялся важный договор;
• интересоваться мнением коллег об оформлении документов. Если у кого-то есть предложения – отлично, их нужно выслушать с особым вниманием. Воплощать идею необязательно, главное, чтобы автор ощутил, что он тоже участник работы над инструкцией – о своей работе плохо не говорят. Кстати, часто работники подбрасывают «со стороны» очень дельные мысли.
РЕЗЮМЕ
1. За основу при разработке инструкции лучше взять МР для ФОИВ, опираясь также на государственные стандарты по делопроизводству и ведомственные инструкции.
2. Сначала проект инструкции согласовывают во всех структурных подразделениях, потом его утверждает генеральный директор.
3. Файл с инструкцией необходимо адаптировать для удобства использования: в нем создаются навигация и гиперссылки, благодаря формату PDF возможен полнотекстовый поиск.
[1] Утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.
[2] Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.
[3] Утв. приказом ФТС России от 09.07.2014 № 1331.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2018.
Тесты для оценки степени усвоения дисциплины
1. Продолжите «Делопроизводство» — это..
Ответ 1 Система хранения документов
Ответ 2 Составление документов
Ответ 3 Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
2. Укажите термин, имеющий такой же смысл, как и термин «делопроизводство».
Ответ 1 Документирование
Ответ 2 Система документации
Ответ 3 Документационное обеспечение управления
Ответ 4 Документированная информация
3. К какому документу относится следующая характеристика «является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации»?
Ответ 1 Инструкция по делопроизводству
Ответ 2 Номенклатура дел
Ответ 3 Регламент работы
4. Обязательно ли должна быть инструкция по делопроизводству в каждом учреждении, организации?
Ответ 1 Да
Ответ 2 Нет
5. Почему инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна?
Ответ 1 Потому что она учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки
Ответ 2 Так как она в каждой организации разрабатывается разными людьми.
Ответ 3 Потому что в разных организациях по-разному называется служба делопроизводства
6. Что обычно дается в приложениях к инструкции по делопроизводству?
Ответ 1 Образцы документов, формы документов, различные списки
или перечни.
Ответ 2 Образцы подписей руководителей, формуляры документов,
списки должностных лиц, имеющих право подписи документов.
7. Назовите виды письменных документов, которые входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации?
Ответ 1 Организационные и распорядительные документы
Ответ 2 Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы
Ответ 3 Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы и документы по трудовым отношениям
8. Зачем документ нужно правильно оформлять?
Ответ 1 Чтобы придать юридическую силу
Ответ 2 Чтобы подготовить к размножению
Ответ 3 Чтобы подготовить к согласованию
9. Какой ГОСТ регламентирует правила размещения и оформления реквизитов организационно-распорядительных документов?
Ответ 1 ГОСТ 6.37-98
Ответ 2 ГОСТ Р 6.30-2003
Ответ 3 ГОСТ Р 6.30-97
Ответ 4 ЕГС ДОУ
10. На какие документы распространяется ГОСТ Р 6.30-2003?
Ответ 1 На организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к унифицированной системе ОРД
Ответ 2 На все документы, сопровождающие деятельность любой организации, учреждения или предприятия
Ответ 3 На управленческие и экономические документы
11. Восстановите пропущенное слово: «Реквизит — это обязательный элемент оформления … документа».
Ответ 1 Официального
Ответ 2 Служебного
Ответ 3 Любого
12. Сколько реквизитов используются при оформлении документов?
Ответ 1 29
Ответ 2 30
Ответ 3 31
13. Что такое формуляр документа?
Ответ 1 Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности
Ответ 2 Описание порядка оформления реквизитов для конкретного вида документа
Ответ 3 Форма конкретного документа, подготовленная в виде текста трафарета
14. От чего зависит конкретный набор необходимых реквизитов на
документе?
Ответ 1 От способа подготовки документа, выбранного формата бумаги и технологии работы с документами, принятой в организации
Ответ 2 От вида документа, этапа его подготовки и работы с ним
Ответ 3 От решения автора документа и от квалификации исполнителя
15. Сколько вариантов бланков установлено в зависимости от способа расположения реквизитов?
Ответ 1 Один
Ответ 2 Два
Ответ 3 Четыре
16. Какие три вида бланков установлены для организации, ее структурного подразделения и должностного лица?
Ответ 1 Общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа
Ответ 2 Бланк внутренний, внешний и для факсов
Ответ 3 Бланк для распорядительных документов, для писем и для справок
17. В соответствии с какими документами помещают на бланках организации ее эмблему?
Ответ 1 В соответствии с уставом (положением об организации)
Ответ 2 В соответствии с приказом руководителя, закрепляющим определенный способ изображения эмблемы
Ответ 3 В соответствии с лицензией, выданной на тот или иной вид деятельности организации
18. Когда на документах приводят сокращенное наименование организации?
Ответ 1 Когда оно закреплено в учредительных документах организации
Ответ 2 Когда документ большой, и необходимо сэкономить место на поле документа
Ответ 3 Когда приказом руководителя разрешено его использование
19. Какие сведения приводят в справочных данных об организации?
Ответ 1 Форма собственности, название должности и фамилия руководителя, наименование вышестоящей организации
Ответ 2 Почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации
20. Выберите правильный вариант оформления почтового адреса в «Справочных данных об организации-авторе».
Ответ 1 ОАО «Пилот»
ул. Золотаревская, 3, офис 112,
г. Ульяновск, 212109
Ответ 2 ОАО «Пилот»
212109, г. Ульяновск,
ул. Золотаревская, 3, офис 112
21. «Дата» — обязательный реквизит в любом документе?
Ответ 1 Нет
Ответ 2 Да
22. Какой момент может считаться основной датой документа?
Ответ 1 Всегда — это дата подписания документа
Ответ 2 Это может быть дата подписания, утверждения документа или
дата события, зафиксированного в нем
Ответ 3 Это дата утверждения или согласования документа
23. Выберите правильный способ оформления даты при регистрации письма или приказа?
Ответ 1 14.12.2010
Ответ 2 14.12.10
Ответ 3 14.12.2010 г
24. Регистрационный номер документа — это… (выберите правильный вариант продолжения определения).
Ответ 1 Его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации
Ответ 2 Порядковый номер документа в организации-отправителе
Ответ 3 Порядковый номер документа в организации-получателе
24. В каких случаях используется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?
Ответ 1 Когда документ готовится в ответ на какой-то запрос, или подготавливаемое письмо является ответом на другое письмо
Ответ 2 Когда в тексте документа нужно сделать ссылку на другой документ (нормативный акт, положение, инструкцию)
26. Когда оформляется реквизит «Место составления или издания документа»?
Ответ 1 Всегда, на каждом документе
Ответ 2 В тех случаях, если затруднено определение места составления
или издания документа по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об организации»
Ответ 3 Во всех случаях, когда документы отправляются из организации
27. Выберите правильный вариант оформления реквизита «Гриф утверждения», когда утверждение происходит должностным лицом.
Ответ 1 УТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО «Пилот»
Подпись А.В. Петров
23.09.2009
Ответ 2 Утверждаю
Директор ЗАО «Пилот»
Подпись А.В. Петров
23.09.2009
Ответ 3 «Утверждаю»
Директор ЗАО «Пилот»
Подпись А.В. Петров
23.09.2009
28. В каком месте документа располагают гриф утверждения документа?
Ответ 1 В левом верхнем углу
Ответ 2 По центру верхнего поля
Ответ 3 В правом верхнем углу
29. Где указываются инициалы при адресовании документа должностному лицу?
Ответ 1 Перед фамилией
Ответ 2 После фамилии
30. Где указываются инициалы при адресовании документа физическому лицу?
Ответ 1 Перед фамилией
Ответ 2 После фамилии
31. Что включает в себя резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом?
Ответ 1 Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату
Ответ 2 Инициалы исполнителей, фамилию, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату
Ответ 3 Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения
(при необходимости), срок исполнения, подпись
32. Что должен включать реквизит «Заголовок к тексту»?
Ответ 1 Краткое содержание документа
Ответ 2 Аннотацию
Ответ 3 Краткое название документа
33. На какие вопросы может отвечать реквизит «Заголовок к тексту»?
Ответ 1 О чем (о ком)? Чего (кого)?
Ответ 2 Кому? Чему?
Ответ 3 Что? Кто?
34. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. Что указывают в первой части?
Ответ 1 Причины, основания, цели составления документа
Ответ 2 Решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации
35. К письму прикладывается положение о кредитовании. Как оформить отметку о наличии приложения, если оно названо в тексте письма?
Ответ 1 Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Ответ 2 Приложение: 1. Положение о кредитовании на 5 л. в 2 экз.
36. Каким реквизитом оформляется внутреннее согласование (внутри учреждения)?
Ответ 1 Визой согласования
Ответ 2 Грифом согласования
37. Каким реквизитом оформляется внешнее согласование (с другими учреждениями)?
Ответ 1 Визой согласования
Ответ 2 Грифом согласования
38. Выберите правильный вариант оформления «Грифа согласования» с должностным лицом.
Ответ 1 «Согласовано_______»
Директор ОАО «Пилот»
Подпись В.В. Петров
08.04.2010
Ответ 2 СОГЛАСОВАНО
Директор ОАО «Пилот»
Подпись В.В. Петров
08.04.2010
Ответ 3 «СОГЛАСОВАНО»
Директор ОАО «Пилот»
Подпись В.В. Петров
08.04.2010
39. Выберите правильный вариант оформления «Грифа согласова-
ния» при согласовании другим документом.
Ответ 1 СОГЛАСОВАНО
Письмо Минздрава России
от 05.09.2000 № 65-17/184
Ответ 2 СОГЛАСОВАНО
Письмом Минздрава России
от 05.09.2000 № 65-17/184
Ответ 3 «СОГЛАСОВАНО»
Письмо Минздрава России
от 05.09.2000 № 65-17/184
40. Что включает в себя виза согласования документа?
Ответ 1 Подпись и должность визирующего документ, расшифровку
подписи и дату подписания
Ответ 2 Подпись и должность визирующего документ, его номер телефона
Ответ 3 Подпись визирующего документ и дату подписания
41. Перечислите элементы реквизита «Подпись».
Ответ 1 Обозначение должности лица, подписавшего документ; рукописная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Ответ 2 Рукописная подпись лица, подписавшего документ; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Ответ 3 Рукописная подпись лица, подписавшего документ
42. Если документ подготовлен на бланке организации, нужно ли при обозначении должности лица, подписавшего документ, указывать
название организации?
Ответ 1 Да
Ответ 2 Нет
43. В каком случае при оформлении документа должность лица в подписи не указывают?
Ответ 1 Должность лица в подписи обязательно должна быть указана
всегда
Ответ 2 При оформлении на бланке должностного лица
Ответ 3 При оформлении на общем бланке
44. Как оформляется должность в реквизите «Подпись» при подписании документа, составленного комиссией?
Ответ 1 Указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их
обязанности в составе комиссии
Ответ 2 Указывают должности лиц и их место работы
45. Для чего на документах проставляют оттиск печати?
Ответ 1 Для заверения подлинности подписи должностного лица
Ответ 2 Для подтверждения достоверности текста документа
Ответ 3 Для обеспечения гарантии исполнения документа
46. Нужно ли письмо, подготовленное на бланке, удостоверять печатью?
Ответ 1 Да, всегда
Ответ 2 Нет, никогда
Ответ 3 Нужно только гарантийное письмо
47. Что включает в себя отметка об исполнителе?
Ответ 1 Инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона
Ответ 2 Фамилию, имя и отчество исполнителя полностью
Ответ 3 Номер телефона исполнителя
48. С какой целью на служебном письме указывают инициалы, фамилию и телефон исполнителя:
Ответ 1 Для оперативной связи с исполнителем
Ответ 2 Для придания документу юридической силы.
49. Выберите правильный вариант оформления «Отметки о заверении копии».
Ответ 1 Заверяю:
Инспектор отдела кадров Личная подпись Ф.Р. Круль 17.07.2010
Ответ 2 Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись Ф.Р. Круль 17.07.2010
50. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то кто отвечает за выполнение поручения руководителя?
Ответ 1 Лицо, указанное в списке исполнителей первым
Ответ 2 Лицо, определенное соответствующим дополнительным указанием руководителя
Ответ 3 Лицо, которому первому будет передан документ на исполнение
51. Когда на документе проставляется реквизит «Отметка о контроле»?
Ответ 1 Если документ важен, и необходимо предотвратить его потерю
Ответ 2 Если документ требует исполнения и берется на контроль
Ответ 3 Когда секретарь боится забыть срок исполнения документа
52. Каким образом делают отметку о контроле за исполнением документа?
Ответ 1 Обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль»
Ответ 2 Обозначают буквой «И», словом или штампом «Исполнено»
Ответ 3 Обозначают буквой «В», словом или штампом «Выполнено»
53. Кто подписывает и датирует реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»?
Ответ 1 Руководитель организации
Ответ 2 Руководитель службы ДОУ
Ответ 3 Исполнитель, работавший с документом, или руководитель его
структурного подразделения
54. Выберите правильно указанные минимально допустимые размеры полей, которые устанавливает для управленческих документов
ГОСТ.
Ответ 1 Левое =20 мм, верхнее =15 мм, правое =10 мм, нижнее =20 мм
Ответ 2 Левое =20 мм, верхнее =10 мм, правое =15 мм, нижнее =20 мм
Ответ 3 Левое =25 мм, верхнее =10 мм, правое =10 мм, нижнее =10 мм
Ответ 4 Левое =30 мм, верхнее =20 мм, правое =10 мм, нижнее =20 мм
Преподаватель Н.В. Коренева
Конкретные рекомендации по превращению Инструкции по делопроизводству в удобный справочник для сотрудников: как организовать навигацию, оптимальная структура текста, что можно вынести в приложения и памятки, как отразить правила оформления разных видов документов и процессы работы с ними в удобной табличной форме, что включать в альбом (бланки, формы, шаблоны заполнения документов).
Примеры оформления 1-й страницы Инструкции с титульным листом и без него.
Проблема и способы ее решения
«У меня нет времени на ознакомление с таким большим документом», «Столько текста, что глаза разбегаются» – и это только маленькая часть недовольных высказываний сотрудников при виде многостраничной Инструкции по делопроизводству, которая должна помогать в работе, а не создавать барьеры.
Что же делать, если объем текста сократить проблематично, а помочь коллегам интегрировать требования Инструкции в их процессы очень нужно?
При разработке своей Инструкции по делопроизводству многие компании берут за основу текст Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), который со временем обрастает дополнительной информацией об опыте и практике компании в области делопроизводства с учетом применения конкретной системы электронного документооборота (СЭД) и других информационных систем. В результате Инструкция увеличивается до таких размеров, что подавляет любое желание у сотрудников ею пользоваться.
Что можно сделать? Логическим решением для улучшения восприятия Инструкции могут стать 2 варианта (см. Схему 1).
Первый вариант чаще всего используется крупными компаниями с большим штатом сотрудников и не менее большим количеством производственных процессов – разработка нескольких самостоятельных локальных нормативных актов, каждый из которых регламентирует определенный участок работы:
- сама Инструкция при этом тоже может существовать, но будет скорее связующим документом, содержащим только общие сведения об организации делопроизводства,
- а всю практику документирования информации и работы с конкретными видами документов обычно вписывают в систему стандартов и регламентов по различным направлениям деятельности, которая будет результатом совместного труда нескольких подразделений. Большое количество нормативных документов вызвано производственной необходимостью и обусловлено выстроенной процессной моделью и наличием достаточных трудовых ресурсов для разработки нормативных документов.
Средние и малые компании не обладают такими производственными мощностями и трудовыми возможностями, поэтому им подойдет второй вариант – оптимизация структуры Инструкции по делопроизводству. Его мы и разберем в этой статье.
Практика использования СЭД показывает, что пользователю довольно сложно быстро ее освоить. Как правило, к любой системе прилагается расширенная справка и общая Инструкция по применению (Инструкция пользователя), но в действительности они используются редко по той же причине, что Инструкция по делопроизводству (нужно много читать, усваивая большой объем информации). А пользователи хотят быстро освоить работу с системой по часто выполняемым ими операциям, поэтому для них в некоторых компаниях разрабатываются краткие пошаговые памятки или методические инструкции с практическими советами, представленные в виде таблиц и (или) картинок.
В Инструкции по делопроизводству можно использовать такой же подход, но она должна сохранить свою репутацию нормативного документа.
Схема 1. Варианты оптимизации Инструкции по делопроизводству
Оптимизация структуры Инструкции
Все то, что дает представление о самой Инструкции, об организации делопроизводства в компании, но малоприменимо в практической деятельности подготовки документов, рекомендуем оставить в основном тексте документа. Это будет назначение, цели, принципы, общие требования к оформлению документов, информация о документообороте и его потоках, о принципах применения СЭД, о теории и назначении документов и т.п. Итоговый список разделов можно подглядеть в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, в наиболее удачных примерах инструкций различных компаний, выложенных в открытом доступе в сети Internet, а также добавить собственный практический опыт (см. Пример 5).
Работу с конкретными видами документов от зарождения их проектов до архивирования переносим в приложения, здесь мы имеем больше свободы в изложении материала. Но лучше не уходить слишком далеко от официального стиля, используйте таблицы (они эффективнее структурируют текст) и реальные примеры из практики работы компании. Также из основного текста Инструкции в приложение отправляем:
- список используемых терминов и сокращений, если он слишком большой;
- разъяснения по оформлению реквизитов;
- различные списки (например, перечень регистрируемых и не регистрируемых документов, перечень утверждаемых документов и т.п.).
Не стоит забывать и о навигации в документе: чем понятнее будет, что и где находится, тем удобнее она будет для применения сотрудниками.
Нужно ли оформлять титульный лист?
Решение о наличии или отсутствии титульного листа зависит от требований, установленных в Регламенте по созданию внутренних нормативных документов (ВНД) компании (или локальных нормативных актов (ЛНА)). Если этот регламент отсутствует, то работу с ЛНА можно описать в самой Инструкции по делопроизводству. В любом случае, титульный лист – это всегда дополнительный лист в объеме, а если вы стремитесь к экономии, то тогда его лучше не делать.
Обычно 1-й лист документа размещают на общем бланке (см. Примеры 1 и 2) компании, в который дополнительно добавляют реквизиты:
- заголовок, включающий наименование вида документа;
- гриф утверждения;
- регистрационный номер и дата (если в компании нормативные документы регистрируются, а дата регистрации может отличаться от даты утверждения).
Если бланк не используется (см. Примеры 3 и 4), то в наименование документа добавляют название компании (т.к. должна быть указана его принадлежность к конкретной организации).
Отражение структуры в разделе «Содержание»
Удобная навигация в документе становится инструментом быстрого поиска нужной информации. Рекомендуем располагать ее в виде содержания в начале Инструкции (см. Пример 5). Навигация должна работать как на бумажном носителе, так и на электронном. Поэтому:
- напротив каждого пункта указываем страницу,
- а на сами пункты настраиваем гиперссылки на соответствующие места в тексте документа.
Многие СЭД после подписания документа с помощью квалифицированной ЭП преобразуют документ в формат pdf, в котором гиперссылки остаются активными. Если ваша СЭД не умеет это делать, пересохраните текстовый формат в формат pdf самостоятельно и разместите на внутреннем корпоративном электроном ресурсе, чтобы любой сотрудник мог воспользоваться удобной Инструкцией по делопроизводству.
Отражение процессов работы с документами в приложении
В деятельности компании используются различные виды документов, каждый имеет свою особенность, поэтому сотрудникам нужны готовые решения по работе с ними:
- в каких случаях используем тот или иной документ,
- как оформляем,
- какие словесные конструкции можно использовать в тексте,
- как осуществляем согласование и подписание,
- кто и как отправляет документ (если отправка нужна) и т.п.
По каждому виду документа формируем отдельные правила (можно также их назвать инструкциями, памятками):
- для удобства собираем их в сборник правил с собственным содержанием (см. Пример 6) или
- добавляем отдельными приложениями.
Правила внутри рекомендуем разделить на 2 раздела:
- требования к оформлению документа (использование бланков и шаблонов, перечень обязательных реквизитов, заголовок к тексту, текст, оформление приложений, подпись, отметка об исполнителе и т.п.);
- этапы работы с документом (подготовка проекта, согласование, регистрация, подписание/утверждение, ознакомление, поручения и их контроль, хранение, доступ, отправка и т.п.).
Текст лучше излагать в форме таблиц. В каждой нужно постараться максимально раскрыть тему главы (подглавы), чтобы у сотрудников не возникало вопросов при ее использовании (см. Пример 7).
Пример 1. Титульный лист инструкции на бланке
Пример 2. Инструкция без титульного листа на бланке
Пример 3. Титульный лист инструкции не на бланке
Пример 4. Инструкция без титульного листа и не на бланке
Пример 5. Отображение содержания Инструкции по делопроизводству
Пример 6. Содержание сборника правил работы с документами
Пример 7. Табличная форма изложения правил оформления и этапов работы с приказом
1. Оформление и этапы работы с приказом
1.1. Требования к оформлению приказа
|
№ п/п |
Параметр требования |
Требование |
|
1 |
Бланк и шаблон приказа |
Приказы оформляются на бланке приказа (приложение № 8.2. к Инструкции), используя электронные шаблоны (примеры в приложениях № 8.8 – 8.16 к Инструкции) |
|
2 |
Реквизиты |
Приказ должен включать в себя следующие обязательные реквизиты: |
|
3 |
Заголовок к тексту |
Заголовок приказа указывается в форме предложного падежа и отвечает на вопрос «О чем?». |
|
4 |
Текст |
В тексте не допускаются выделения полужирным шрифтом, курсивом, подчеркивание. |
1.2. Этапы работы с приказом
1.2.1. Проекты приказов создаются в СЭД.
|
Название этапа |
Описание этапа |
Исполнитель (ответ- |
|
11.2.1.1. Подготовка проекта приказа |
При подготовке проекта приказа необходимо: |
Автор (инициатор) приказа |
Нужно ли электронные шаблоны документов добавлять в Инструкцию?
Большинство СЭД для экономии времени предоставляет возможность создания электронных шаблонов документов с типовыми текстами и автозаполняемыми реквизитами (например, адресат, содержание, дата, подписант, исполнитель), содержимое которых подтягивается из регистрационной карточки документа. Типовые тексты меняются в процессе использования, а количество шаблонов, как правило, увеличивается или уменьшается в зависимости от потребностей. И тут возникают вопросы:
- нужно ли их размещать в Инструкции?
- если добавить шаблоны, значит ли это, что при их изменении (а это случается часто), нужно вносить изменения и в Инструкцию?
Если нет явного обоснования для добавления шаблонов в Инструкцию, то в ней будет достаточно утвержденных бланков и используемых форм. Но иногда необходимо акцентировать внимание сотрудников на обязательном использовании шаблонов документов в СЭД, тогда несколько примеров шаблонов не помешает.
В реальности в СЭД автополя в шаблонах бесцветные, но для визуализации в Инструкции можно их выделить серым цветом (см. Пример 8).
А чтобы не вносить постоянно изменения в Инструкцию по делопроизводству сделайте в ее тексте отметку о том, что добавленные шаблоны являются только примерами и могут со временем изменяться.
Шаблоны можно добавить самостоятельными приложениями или в составе альбома бланков и форм с собственным содержанием (Пример 9).
Пример 8. Вид шаблона исходящего письма в Инструкции
Пример 9. Содержание альбома бланков, форм и электронных шаблонов документов
Обращаем внимание, что описанные выше предложения по оптимизации Инструкции по делопроизводству являются рекомендациями, основанными на личном опыте автора. Какой будет итоговый документ, решение принимает служба делопроизводства компании, руководствуясь ЛНА своей организации и пониманием потребностей коллег и руководства.