У заказного письма, в отличие от простого, есть трек-номер для отслеживания. На территории РФ заказное письмо вручается адресату под подпись лично или представителю адресата по доверенности.
Вы можете заранее рассчитать срок и стоимость доставки вашего заказного письма, оформить его в любое удобное время. Заказные письма оплачиваются только марками. После этого просто принесите письмо и заполненный бланк в отделение Почты.
Чтобы рассчитать срок и стоимость доставки, воспользуйтесь почтовым калькулятором.
Ограничения
| Минимальный размер | Максимальный размер | Максимальный вес |
|---|---|---|
| 110 × 220 мм (евроконверт) или 114 × 162 мм (формат C6) | 229 × 324 мм (формат C4) | По РФ — 100 г За границу — 2 кг |
Как отправить
-
Купите любой конверт подходящего размера, вложите письмо и напишите адрес. Конверт можно купить в почтовом отделении.
- Отдайте конверт с письмом сотруднику Почты, указав, что вам нужно отправить заказное письмо.
Список временно труднодоступных отделений
Дополнительные услуги:
-
Уведомление о вручении. Вы получите подписанное адресатом уведомление о вручении. Узнать больше
-
СМС-уведомление о прибытии отправления в отделение и вручении адресату.
-
Авиапересылка. быстрее всего доставлять письмо воздушным транспортом.
Найти отделение
Как отправить заказное письмо по Почте России, как отправить с уведомлением
Достаточно часто в жизни людей возникают ситуации, вынуждающие их срочно отправлять заказные письма. Поэтому неудивительно, что люди хотят получить исчерпывающую информацию в отношении того, как происходит отправка их заказных писем по Почте России.
Ввиду такой ситуации нужно разобраться во всех нюансах оформления такого письма, а также в том, какие документы нужно предъявить почтовому оператору отправителю и адресату. Все это поможет исключить вероятность возникновения проблем при отправке и получении заказных отправлений.
Заказное письмо: определение и суть
Заказным письмом является такое почтовое отправление, которое имеет присвоенный идентификационный номер. Используя его, клиенты почты могут самостоятельно отслеживать местонахождение отправления через главный веб-сайт Почты России. На всех этапах перемещения подобной корреспонденции система оператора связи проводит идентификацию писем с внесением актуальной информации о месте их нахождения в единую электронную информационную базу, что дает возможность знать, когда послание прибудет по адресу конечного отделения.
Такая заказная почтовая корреспонденция доставляется получателю с вручением лично в руки. При этом получатель должен предъявить сотруднику оператора связи паспорт для идентификации своей личности, а также заполнить ведомость для подтверждения факта получения конверта с пересылаемым известием или документацией. Если же получателя не будет дома, то сотрудник почтовой организации оставит в ящике для почты официальное уведомление о том, что адресованное ему и оформленное на его имя письмо прибыло в отделение почты. В случае развития событий по такому направлению, получателю придется самостоятельно отправиться в отделение почтового оператора с паспортом или другим подтверждающим личность документом для получения отправления. Необходимость в удостоверении личности адресата обоснована действующим порядком на Почте России.
Также нужно отметить, что перед тем, как отослать заказное известие, нужно помнить о том, что существует два вида таких писем: простые и первого класса. Отправления, принадлежащие к первому классу, пересылаются по территории РФ с помощью авиационных перевозок, поэтому они приходят по адресу адресата в течение нескольких дней. При этом для того, чтобы отправить письмо с уведомлением о вручении первым классом, придется хорошенько переплатить.
Правила отправки заказных писем Почтой России
Важно понимать, что посылать такие письма можно только при соблюдении определенных правил и ограничений, действующих в отношении такой корреспонденции. Поэтому отправления, которые не соответствуют действующим требованиям почты, отправляться не будут.
На сегодняшний день в отношении писем с извещением действуют следующие правила:
- минимальные габариты: 110×220 миллиметров (формат евроконверта) или 114×162 миллиметра (формат C6);
- максимальные габариты: 229×324 миллиметра (формат C4);
- предельный вес: по территории России – 100 г, а для посылок за границу – 2 кг.
Важно! Всегда нужно правильно заполнять сопроводительную документацию, а также вписываться в действующие ограничения, ведь в противном случае, сотрудник почты откажет клиенту в возможности пересылки.
Алгоритм действий для отправки заказного письма по России
Желающие написать и отправить заказное послание должны действовать согласно следующему алгоритму:
- для начала нужно купить конверт подходящего формата с указанием на нем адреса отправителя и лица, выступающего в качестве адресата такой корреспонденции. Конверт нужного формата можно без проблем приобрести в любом отделении Почты России;
- после этого конверт с вложенным письмом нужно передать сотруднику почтовой службы с уведомлением его о необходимости отправки такого письма с уведомлением получателя.
При этом оформляться такое отправление будет при заполнении сопроводительной документации. Для того чтобы правильно составить такие документы, можно использовать образец, который всегда есть в отделении почтовой службы.
При этом клиенты могут выбрать ряд дополнительных услуг, применяемых в отношении писем с уведомлением:
- пересылка отправителю извещения о вручении. В этом случае отправитель получит документ, подтверждающий факт вручения письма получателю;
- извещение о факте прибытия письменного послания в почтовое отделение в виде SMS-сообщения;
- направлять получателю послания с помощью авиапересылки, что существенно ускорит процесс его доставки.
Писать письма и отправлять их с уведомлением адресату очень удобно, так как это почти полностью исключает вероятность утери отправления.
Как отправить заказное письмо за границу
Для отправки за границу письма с извещением рекомендуется следовать следующей инструкции:
- для начала нужно собрать все бумаги, которые необходимо отправить. При этом рекомендуется написать сопроводительное письмо для того, чтобы получатель смог самостоятельно перепроверить то, что все документы остались на месте;
- после этого нужно заклеить конверт. При отсутствии конверта нужного формата его можно приобрести непосредственно в почтовом отделении;
- дальше необходимо на конверте написать адрес отправителя и получателя. При этом за малую плату сотрудник почты может самостоятельно правильно заполнить адреса латинскими буквами, что регламентировано правилами международных пересылок. Важно помнить, что в некоторых странах правила заполнения информации на конвертах могут отличаться;
- далее нужно отдать сотруднику почтовой службы заклеенный конверт с указанными адресами, и обязательно указав при этом, что отправка конверта должна осуществляться с уведомлением адресата;
- после этого нужно заплатить почтовый сбор и забрать чек, в котором будет указан трек-номер для отслеживания местонахождения корреспонденции.
Перед посещением почтового отделения рекомендуется ознакомиться с его рабочим временем, так как в выходные и праздничные дни Почта России может не работать.
Отправка заказного письма от юридического лица
Процесс отправки юридическим лицом почтовой корреспонденции с извещением для получателя ничем не отличается от аналогичной процедуры, проводимой физ. лицами.
Фактически единственным отличием является необходимость предоставления заверенной доверенности представителем юр. лица. Также в строке адреса отправителя нужно указывать фактическое место регистрации юридического лица.
Стоимость отправки
Итоговая стоимость отправки заказной корреспонденции будет зависеть от типа отправления и вида используемой пересылки. Получить более подробную информацию о действующих тарифах можно на официальном веб-сайте Почты Россия.
Также существует возможность использования универсального тарифного калькулятора, расположенного на одной из страниц официального сайта отечественного почтового оператора.
Срок доставки письма
Длительность осуществления доставки прямо зависит от дальности расположения конечного адресата. По этой причине сложно самостоятельно подсчитать сроки прибытия письма. Для того чтобы уточнить приблизительные сроки прибытия письма с уведомлением по адресу адресата, рекомендуется обратиться к работнику почтового отделения, который сможет подсчитать длительность осуществления доставки, исходя из всех имеющихся сопутствующих факторов.
Получение уведомления о доставке письма
Получать подобные отправления можно только при условии предоставления документа, подтверждающего личность получателя (паспорт или водительское удостоверение), а также при условии заполнения бланка уведомления о вручении заказной корреспонденции.
В этот бланк нужно вписать следующую информацию:
- тип отправления, а также категорию, к которой оно относится;
- адрес получателя, а также ФИО получателя уведомления о факте вручения письма.
С обратной стороны такого бланка нужно указать следующую информацию:
- тип отправления, а также категорию, к которой оно относится;
- адрес и ФИО лица, выступающего в качестве конечного адресата.
Пересылка корреспонденции заказным посланием с последующей отправкой уведомления отправителю о факте передачи отправления является гарантией того, что подобное письмо не будет утеряно почтой, а также того, что оно попадет в руки нужному человеку.
Фактически единственным недостатком такого способа пересылки писем является то, что он не бесплатный, но за удобство нужно платить.
источник
Рассказываем, что можно пересылать Почтой России, как отслеживать свои отправления, сэкономить время на очередях и услугах почтового отделения и что делать, если забыли паспорт.
Что можно отправлять Почтой России
Простое письмо
Чтобы отправить простое письмо, достаточно купить на почте или маркетплейсе конверт с марками, написать данные адресата и отправителя и бросить конверт в любой почтовый ящик. Почта России доставит письмо до адресата.
На почте стоимость одного конверта с литерой «А» составит в среднем от 33 рублей. Однако уточнить конечную стоимость лучше непосредственно в почтовом отделении. Еще маркированные конверты можно купить на маркетплейсах. Стоимость одного может составить в среднем от 28 до 60 рублей.
Заказные письма
Для отправки документов лучше воспользоваться услугой заказного письма. Почтальон вручит его адресату лично или его доверенному лицу. Такому письму присваивают индивидуальный номер, по которому можно отследить его перемещения.
Для заказных писем подойдет конверт С4, в него помещаются листы формата А4. Если отправляете документы по почте часто, можно купить упаковку конвертов на почте или маркетплейсе. Стоимость упаковки из 50 штук составит в среднем до 600 рублей.
На почте также можно купить марки номиналом от одного до 100 рублей и наклеить их на конверт самостоятельно. В этом случае тариф составит от 67 до 70,5 рубля. Если маркировкой заказного письма занимается сотрудник почты, отправление обойдется уже в сумму от 85 до 110 рублей — зависит от веса почтовой документации, дополнительных услуг и расстояния.
Адресату придет уведомление о том, что письмо пришло на почту и готово к выдаче. Также отправление можно отслеживать по номеру на сайте Почты России. Такой трекер указывают в чеке об оказании услуг.
Чтобы документы доставили быстрее, их можно отправить письмом первого класса. Стоимость услуги зависит от региона и составит от 168 до 210 рублей за каждые 20 граммов отправления. Марки на письма первого класса наклеивают бесплатно, отправления обрабатываются в приоритетном порядке, а доставку могут осуществлять даже самолетами.
Ценные письма
Для отправки важных документов в госструктуры, банки или клиентам необходимо ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.
Такое отправление можно сделать только в отделении почты. Но чтобы ускорить процесс, можно заполнить опись заранее на сайте Почты России. Чем выше стоимость вложения по вашей оценке, тем дороже тариф за пересылку. Если документы легко восстановить, можно оценить стоимость вложения ниже, даже в 1 рубль.
Распечатайте опись, вложите ее в конверт с документами и передайте оператору. Запечатывать конверт не нужно — сотрудник почты должен сверить документы в конверте с описью. После этого вам выдадут копию описи с печатью. Когда письмо вручат адресату, вам вышлют уведомление об этом. Стоимость отправления такого письма может составить от 139 рублей — итоговая стоимость зависит от веса отправления и объявленной стоимости.
Опись документов в конверте и уведомление о вручении имеют юридическую силу. С помощью них можно доказать, что именно вы отправляли в конверте. Такие документы можно использовать в качестве доказательства в суде. Обычно такие отправления используют для досудебных претензий.
Бандероль
Бумажную продукцию и печатные издания, которые крупнее и тяжелее письма, можно отправить бандеролью. С помощью такого отправления часто пересылают книги, журналы, монографии, брошюры, авторефераты диссертаций и другое. Стоимость бандероли зависит от веса и расстояния.
Бандероль можно отправить в отделении, там же можно купить специальный пакет.
После оплаты оператор выдаст чек с трек-номером, по которому можно отследить отправление.
Посылка с наложенным платежом
Если отправляете вещь, за которую хотите получить деньги, можно выбрать бандероль или посылку с наложенным платежом. Заполните данные для отправки на сайте Почты России и укажите реквизиты банковского счета для перевода суммы.
С помощью такого отправления можно обезопасить себя от мошенничества. Покупателю не выдадут посылку, пока он ее не оплатит. Если же получатель передумает, отправление вернут вам, и чтобы его получить, придется доплатить.
Обычные посылки
Если хотите отправить тяжелую или большую вещь, отправьте их посылкой. Заполните данные для отправления на сайте почты и распечатайте.
Можно заранее купить на почте коробку, чтобы, не торопясь, надежно упаковать посылку дома.
В среднем стоимость посылки может составить от 400 до 600 рублей.
Что не стоит отправлять почтой
- Отправлять деньги и драгоценности запрещено законом. В сортировочном центре отправление проверят рентгеном и могут изъять содержимое. Нельзя также отправлять оружие и запрещенные к употреблению вещества.
- Редкие и дорогостоящие вещи, например, технику. Иногда отправления могут пропасть бесследно. Почта может выплатить вам компенсацию, однако восстановить вещь вряд ли получится.
- Срочные документы — могут не дойти до адресата в нужный срок.
Как отправить посылку Почтой России
Посылки можно отправить по России, а также за границу. По данным Почты России, отправления осуществляются в 120 иностранных государств. Кроме того, посылки можно отправить экспресс-почтой EMS.
Срок доставки обычной почтой зависит от расстояния. Чем оно больше, тем дольше идет отправление. Узнать примерные сроки доставки можно с помощью специального калькулятора на сайте Почты России.
Пример расчета стоимости отправления на калькуляторе
Оформить посылку перед отправлением можно онлайн или офлайн. Первый подойдет тем, кто хочет сэкономить время и имеет опыт отправки посылок. Личный визит полезен отправителям, которым требуется помощь сотрудников почты.
Как оформить посылку онлайн
Для этого необходимо:
- Зарегистрироваться на сайте Почты России.
- Заполнить бланк с данными отправителя и получателя.
- Выбрать способ оплаты отправления.
- Указать условия для отправки и хранения посылки.
- Оплатить отправление и распечатать заполненный бланк.
- Упаковать посылку и приклеить к ней адресный бланк.
- Передать посылку сотруднику почты.
Оплатить отправление также можно в отделении почты. Если нет возможности распечатать заполненный бланк, его можно сохранить на телефоне и показать оператору перед оформлением посылки.
Так выглядит форма для оформления посылки онлайн
Как оформить посылку в почтовом отделении
Для этого нужно:
- Упаковать посылку по требованиям Почты России.
- Передать ее в почтовое отделение.
- Заполнить необходимые документы.
- При необходимости оформить опись вложения.
- Оплатить отправку.
- Получить трек-номер для отслеживания посылки.
Требования к упаковке посылки
Содержимое посылки не должно передвигаться внутри коробки. Для этого свободное пространство можно заполнить пенопластом, бумажными наполнителями, пупырчатой пленкой и т. д.
Посылку можно упаковать в коробку или пакет по размеру. При этом на коробке не должно быть скотча или следов от него. Также необходимо сохранить на упаковке место для наклеивания адресного ярлыка.
Проверьте, чтобы упаковка плотно закрывалась и никто не мог получить свободный доступ к вложению.
Максимальный размер почтовой коробки — 42,5 × 26,5 × 38 см. Для более крупных посылок можно купить мешок. Если его нет, посылку можно упаковать самостоятельно.
По России отправляются посылки весом до 20 кг.
| Вид отправления | Максимальный размер | Где можно отправить | Есть ли наценка |
| Посылка до 10 кг |
сумма длины, ширины и высоты должна быть не более 120 см. любая из сторон — не более 60 см |
В любом отделении | Без наценки |
| Посылка до 20 кг | Cумма длин трех сторон должна быть до 300 см | В любом отделении | С наценкой 40% |
Размер адресной строки на посылке должен быть не менее 24 × 16 см. Стоимость пересылки тяжелых и крупногабаритных посылок увеличивается на 40%. При возможности одну большую посылку можно разделить на несколько небольших. В этом случае можно сэкономить на пересылке.
Как вести себя в отделении почты
Из-за очереди на почте можно потерять минимум полчаса. Если перед вами в очереди человек со стопкой одинаковых конвертов, скорее всего, это сотрудник организации, который будет отправлять письма с описью вложения и уведомлением. В этом случае стоит перейти в другую очередь, поскольку на его обслуживание уйдет минимум 30 минут.
Кроме того, с 1 по 10 число каждого месяца на почте часто можно встретить очереди граждан, которые оплачивают коммунальные услуги. В другое время, особенно до 16:00, когда многие на работе, на почте может быть не так многолюдно, и отправить письмо или посылку получится быстрее.
Чтобы сэкономить время, можно заранее заполнить данные об отправке и оплатить услуги почты на ее официальном сайте.
Если вы ждете несколько отправлений, для экономии времени можно получить все сразу. Отследить посылки можно по трек-номеру. Когда все посылки и письма прибудут в отделение, можно забрать их за один визит.
Кроме того, вы можете заранее записаться на прием в отделение Почты России на конкретное время.
Как получать посылки без паспорта
Чтобы получить посылку, бандероль или заказное письмо, потребуется паспорт. Однако вы можете оформить возможность упрощенного получения. По СМС или в мобильном приложении вам придет код, который нужно назвать оператору. В этом случае необязательно даже получать отправление лично — достаточно просто продиктовать код по телефону вашему доверенному лицу.
Чтобы получать посылки без паспорта, нужно оформить электронную подпись. Заполнить бумажную анкету можно в отделении или на сайте Почты России. Также это можно сделать в личном кабинете на «Госуслугах».
Как отправлять посылки и письма Почтой России: главное
- Можно сразу купить упаковку конвертов и марок, чтобы отправлять письма самостоятельно. Заранее сравните цены в отделении почты и на маркетплейсах.
- Небольшие вещи можно пересылать бандеролью, большие и тяжелые — посылкой.
- Документы для госучреждений лучше отправлять ценным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении.
- Не стоит отправлять почтой деньги и ценные вещи.
- Чтобы сэкономить время, заполните бланки на сайте Почты России, распечатайте их и возьмите с собой.
- Избежать очередей можно, если заранее записаться на прием.
- Если отправляете крупногабаритные и тяжелые вещи, по возможности разделите их на несколько посылок. Так вы избежите наценки за услуги в 40%.
- Сэкономить на услугах почты также можно, если упаковать посылку и наклеить марки самостоятельно.
- За оплату некоторых услуг можно получить кэшбэк, если оформить специальную карту.
Оформить карту с кэшбэком
Заказные письма относятся к важной корреспонденции. В отличие от простых писем, их не оставляют в почтовом ящике, а передают получателю лично в руки. При оформлении услуги доставки с уведомлением отправитель получит подтверждение о вручении. Отправить письмо можно почтой или курьером. Второй вариант чаще выбирают компании и юридические лица, для которых важно соблюдение сроков и безопасность пересылки. Выясним, как отправить заказное письмо с уведомлением, чтобы отправление не затерялось и прибыло вовремя.
Как правильно отправить заказное письмо с уведомлением
Уведомление подтверждает факт получения письма адресатом, что важно для судебной, юридической, бухгалтерской и иной корреспонденции повышенной значимости. При отправке письма заполняется специальный бланк — на нем впоследствии получатель ставит подпись, подтверждающую вручение. Подобным образом можно отправлять договоры и соглашения.
Курьерская доставка превосходит почтовую по надежности и оперативности, однако обходится дороже по стоимости. Иногда сложности возникают при отправке заказных писем в отдаленные регионы. Как правило, у курьерских служб нет представительств на всей территории России, поэтому письма отправляют почтой первым классом.
Независимо от выбранного способа доставки, при оформлении отправления придерживаются правил:
- конверт подписывают с указанием данных отправителя и адресата;
- при необходимости составляют опись вложения;
- заполняют уведомление и прикладывают к письму.
Отослать заказное письмо можно в обычном конверте подходящего формата, важно только приложить бланк, который вернется обратно. Других особенностей при оформлении заказных писем с уведомлением нет. Отправлению присваивается уникальный номер, по которому можно отследить его местоположение вплоть до момента передачи получателю. Заказное письмо будет стоить дороже обычного, что обусловлено повышенной важностью пересылаемой корреспонденции.
Отправление вручается адресату либо выдается по доверенности уполномоченному лицу. В случае отказа от получения адресат оставляет сообщение в письменном виде на отправлении и ставит личную подпись.
Оформить доставку письма в курьерской службе «Контакт»
Курьерская служба «Контакт» выполняет доставку грузов и бандеролей, а также заказных писем с уведомлением. Для срочных отправлений действует экспресс-доставка между Москвой и Санкт-Петербургом, а также внутригородская перевозка документов день в день.
Клиенты компании могут быть уверены в сохранности отправлений и оперативности доставки. Среди прочих преимуществ сотрудничества:
- соблюдение юридических аспектов при перевозке судебной и бухгалтерской документации;
- разнообразие дополнительных сервисов и услуг;
- гибкие тарифные планы, бонусы и специальные предложения для постоянных и новых клиентов;
- индивидуальный подход в решении бизнес-задач.
Закажите отправку письма с уведомлением по тел.: 8 (812) 313-27-00 или 8 (495) 215-56-15. Сотрудник рассчитает стоимость доставки, подскажет, как правильно оформить отправление, и вышлет курьера на место.
Сервис «Электронные письма» Почты России: зачем нужен и стоит ли использовать
- B2B
- Бизнес
Настя Богусловская
Редактор журнала «Конверт»
Бывает, необходимо отправить документы именно по почте — например, заявление в суд или подписанный договор контрагенту. Для этого нужно потратить время: доехать до почтового отделения, дождаться своей очереди, оформить отправление. Долго и неудобно.
Сервис электронных писем Почты России решает эту проблему. Разобрались, как он устроен, что нужно для регистрации, кому можно отправлять письма, как это сделать и сколько стоит. Выделили плюсы и минусы сервиса и ответили на частые вопросы в конце.
Что такое сервис электронных заказных писем и как он работает
Сервис электронных заказных писем (ЭЗП) — та же Почта России, только в онлайн-формате без очередей и бумажек.
С помощью сервиса можно получать уведомления и письма от госорганов, контрагентов, отправлять заказные и простые письма от своего имени контрагентам, в суд. Можно получать уведомления о штрафах и сразу их оплачивать.
При этом юридическая сила электронных писем сохраняется, например, электронное заказное письмо будет юридически равно бумажному.
Как работает сервис. Допустим, предприниматель хочет отправить договор об оказании услуг контрагенту через сервис электронных заказных писем. Для этого он:
- Авторизуется в ЭЗП через профиль на Госуслугах.
- Прикрепляет договор или составляет по одному из шаблонов, которые предоставляет сервис.
- Находит контрагента, заполняет название и адрес организации, либо ФИО и адрес получателя для физлица.
- Оплачивает письмо.
- Получает трек-код для отслеживания статуса доставки и чек об оплате.
- Ставит галочку и получает уведомление о вручении.
Если адресат тоже пользуется сервисом, он увидит в личном кабинете, что ему отправили письмо, и сможет отслеживать его статус. Если не пользуется — тогда Почта распечатает письмо и отправит в бумажном варианте по адресу.
Как подписывать документ. Так как сервис работает через Госуслуги, документ автоматически подписывается простой электронной подписью.
Если адресат не пользуется сервисом и получит распечатанный документ без живой подписи, письмо всё равно сохраняет юридическую силу. Если хотите перестраховаться, можно отправлять сканы документов, подписанные собственноручно.
Также можно подписывать документы усиленной квалифицированной подписью.
Письма подтверждаются простой электронной подписью, которая приравнивается к собственноручной
Где пользоваться сервисом. Отправлять и получать письма можно с помощью сайта или мобильного приложения в App Store, Google Play, RuStore. В статье рассказываем, как работать в сервисе с сайта.
Как подключить и что для этого нужно
Регистрация. Бесплатная и происходит через Госуслуги, для этого нужен подтвержденный аккаунт. Завести аккаунт в ЭЗП можно за пару минут:
- Перейти на сайт «Электронные письма».
- Нажать «Подключиться через Госуслуги».
- Выбрать «Себя», если вы ИП или физлицо, либо «Организацию» для ООО.
ИП и организацию регистрируют через Госуслуги
Организация должна быть зарегистрирована на Госуслугах, а к ЭЗП ее может подключить только руководитель компании. Инструкция по регистрации компании есть в сервисе электронных писем.
В конце подтверждаем, что переходим на электронные письма и бумажные аналоги получать не будем.
Настройка профиля. Здесь указаны адреса пользователя, номер телефона и адрес электронной почты. Можно добавить и удалить адреса, подключить оповещения на телефон или почту.
Можно указать адрес регистрации, проживания или работы
Настройка прав доступа сотрудникам. Руководитель может назначить ответственных лиц в личном кабинете. Для этого в меню профиля нужно выбрать «Пользователи» → «Добавить сотрудника» → заполнить его данные и при необходимости дать доступ администратора → подписать доверенность.
Настройка машиночитаемой доверенности. Она нужна для работы сотрудников в сервисе от лица компании. Чтобы добавить доверенность, нужно зайти в раздел «Настройки доверенностей» → указать ее номер, название и информацию о месте хранения, обычно в ФНС.
Как отправить письмо и сколько это стоит
В сервисе можно загрузить готовое письмо или составить по шаблонам, которые предлагает сервис. Письма можно отправлять в формате DOC, DOCX, XLS, XLSX, PDF, JPEG, PNG.
Отправить готовое письмо. Сразу после регистрации открывается главное меню. Нужно нажать на кнопку «Новое письмо», чтобы начать работу.
Напортачить или заблудиться в сервисе сложно — всё очень минималистично и понятно
Дальше нужно выбрать, кому и какое отправить письмо. Сервис предлагает два варианта: физлицу или в организацию, простое или заказное письмо.
Выбрать из выпадающего списка тип письма и получателя
Для примера мы выбрали заказное письмо в организацию. Дальше заполняем поля: находим организацию, вводим адрес получателя и отправителя. Можно поставить галочку, чтобы получить электронное уведомление о вручении за дополнительную цену.
Если организация не пользуется сервисом, под адресом получателя будет подпись, что письмо доставят в бумажном виде
Переходим ниже и выбираем вариант «Загрузить письмо». Сервис подсказывает формат документа, количество страниц и размер файла.
Размер файла — до 10 Мб, для отправки в бумажном виде — до 19 страниц, формат документа А4
Хотя в подсказках пишут, что готовое письмо должно быть в формате А4, сервис загрузил даже обрезанный скриншот, просто разместил его на листе формата А4.
После того, как загрузили документ, его можно увидеть в режиме предпросмотра. Загруженный файл можно удалить, если по ошибке выбрали не тот, или добавить еще один. Когда все готово, оплачиваем картой и отправляем документ. Стоимость рассчитывается автоматически.
Если все условия соблюдены, рядом с ними будут стоять зеленые галочки
Отправить письмо по шаблону. Начало такое же, как с готовым письмом: нажимаем на кнопку «Новое письмо» → сразу выбираем поле «Создать письмо».
Можно создать письмо по шаблону и добавить к нему вложение
Откроется обычный шаблон письма с полями для заполнения: кому направляется, заголовок и текст. Такой шаблон подойдет, например, для искового заявления в суд, жалоб, заявлений, уведомлений.
Поля заполняются как в обычном письме: адресат, заголовок и текст письма. Можно посмотреть, как будет выглядеть письмо в PDF
Дальше переходим к отправке: выбираем кому адресуется письмо, адрес получателя и отправителя, как при отправке готового письма. Потом переходим к оплате.
Можно добавить несколько получателей и заказать электронное уведомление о вручении
Все отправленные письма сохраняются в личном кабинете в папке «Исходящие». В ней можно:
- посмотреть отчет о доставке и уведомление о вручении;
- скачать и поделиться ссылкой третьим лицам, например, сотрудникам;
- скачать чек об оплате.
Уведомление о вручении получают либо в электронном виде, либо в виде скана. В первом случае — если получатель пользуется сервисом, а во втором — если письмо доставили в бумажном виде. Сотрудники почты распечатают, отсканируют бумажное уведомление и приложат скан в программе.
Тарифы на отправку и получение. Получение простых и заказных писем в сервисе — бесплатно. Цены на отправления зависят от типа письма. В таблице ниже — стоимость за 1 письмо до 19 страниц.
| Тип отправления | Стоимость |
| Заказное письмо | 80,40 ₽ + 13,40 ₽ НДС |
| Простое письмо | 34,80 ₽ + 5,80 ₽ НДС |
| Заказное и простое письмо на бумаге (если адресат не пользуется ЭЗП) | Увеличивается на 4,20 ₽ за каждые 6 страниц |
| Электронное уведомление о вручении | 30 ₽ + 5 ₽ НДС |
Плюсы и минусы сервиса
Сервис решает проблемы бизнеса с корреспонденцией — траты на бумагу, картриджи, конверты, время на распечатывание, сортировку и отправку бумажных писем в отделении Почты России. Сюда же плюсуется износ принтеров и расходы на курьера или личное время на отправку бумажных писем.
Идеальных сервисов нет, поэтому собрали в таблице не только плюсы, но и минусы ЭЗП.
| Плюсы | Минусы |
| Электронные документы в ЭЗП по юридической силе равны бумажным | Нужен подтвержденный аккаунт на Госуслугах для регистрации |
| Можно отправлять важные заказные письма онлайн — например, в суд, ФСС, управляющую компанию, контрагенту | Через мобильное приложение сервис работает хуже, бывают сбои в составлении документов |
| Получать письма и уведомления от госорганов и юрлиц | За раз можно отправить только 30 писем 30 получателям |
| Отправка письма на 15 ₽ дешевле бумажного | Размер всех файлов — до 10 МБ, а общий объем страниц для бумажной отправки — до 19 |
| Отправитель и адресат могут давать доступ к заказному письму с помощью кода | Не всегда можно найти нужный адрес для отправления |
| Даже если получатель не подключен к ЭЗП, он всё равно получит письмо | Сервис действует не во всех регионах. Полный список — на сайте сервиса |
| Можно добавить электронную доверенность, филиалы компании и настроить права сотрудникам | |
| Всегда есть доступ к входящим и исходящим сообщениям |
Логистическим компаниям или бизнесу со своим автопарком удобнее и выгоднее получать письма о штрафах от ГИБДД в сервисе, вот почему:
- Не нужно вносить данные о штрафах в систему компании, печатать письма.
- Письмо о штрафе придёт быстрее и его можно оплатить с 50%-й скидкой.
- Можно своевременно обжаловать нарушения.
- Не нужно хранить копии заказных писем.
Общие впечатления о сервисе. Он предельно простой, в интерфейсе ничего лишнего — разобраться легко. Работает быстро, даже 10 документов загружает за 30−40 секунд и не тормозит. Возможно, для этого нужен стабильный быстрый интернет.
Есть сомнения насчет доставки бумажного письма, если адресат не пользуется сервисом. С одной стороны, не нужно заниматься отправкой лично, платишь меньше. С другой — подмешивается человеческий фактор: сотрудник может ошибиться, загрузить не тот скан о вручении. Но это может произойти при любом бумажном отправлении. Плюс сервис работает не во всех регионах и не со всеми госорганами.
Эксклюзивы
Читайте только в Конверте
Ответы на частые вопросы
-
Сколько стоит отправить письмо нескольким адресатам?
Стоимость в сервисе электронных заказных писем рассчитывается за каждое отправленное письмо. Например, отправили простое письмо 10 адресатам, итоговая сумма будет 40,6х10 = 406 ₽.
-
Можно отправить несколько писем за раз?
В онлайн-сервисе Почты России можно отправить до 30 заказных и простых писем разным получателям. Каждому получателю придет его экземпляр письма, о других письмах он не узнает.
-
Для всех писем Почты России можно получить уведомление о вручении письма?
Нет, только для заказных электронных и бумажных писем. Также нельзя получить уведомление о вручении писем, которые отправили в Республику Крым и Севастополь.
-
Можно ли отказаться от получения заказных и простых электронных писем?
Можно. Для этого нужно зайти в настройки и снять ползунок рядом с опциями «Доставка электронных писем» и «Доставка извещений о штрафах».
Если передумаете, можно вернуть получение электронных писем в личном кабинете
Свежие статьи
«Честно» — рассылка о том, что волнует и бесит
Искренние письма о работе и жизни, эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.