Инструкция по закупке тмц - Kompot.top - полезные статьи обо всем

Если бизнес работает в сфере производства или продаж, ему необходима бесперебойная система закупок. Рассказываем, как менеджеру или предпринимателю наладить организацию закупок на предприятии — сделать так, чтобы поставки приходили без задержек и не создавали переизбытка на складе, а еще были оплачены по лучшей цене.

Содержание:

— Процесс закупки

— Основные методы закупок

— На что обращать внимание при выборе поставщика

Процесс закупки

Условно весь процесс можно разделить на несколько этапов.

Аналитика и согласование закупки. В зависимости от структуры организации, менеджер по закупке может самостоятельно анализировать наличие необходимого сырья в информационно-складкой системе. Или собирать заявки на товары и материалы от руководителей отделов компании.

На этапе аналитики нужно понять, какой материал понадобится, в какой срок, есть ли нужда в постоянной закупке или это разовая потребность. Обычно оформляют заявку на материал, в которой указывают все возможные характеристики товара, нужное количество, возможные отклонения.

Решение о закупке принимает руководитель бизнеса или исполнительное лицо, которому даны такие полномочия. Менеджеру нужно согласовать заявку на закупку, прежде чем он отправится на поиск поставщиков.

Важно наладить процесс управления закупками на предприятии так, чтобы у менеджера была страховка по времени на случай задержек — все участники процесса должны понимать, сколько у них времени на решение своей задачи: формирования заявки, ее оформление, согласование документов.

Поиск поставщиков. Есть два формата в выборе поставщиков — когда инициатива исходит от закупщика и наоборот, бизнес собирает заявки на поставки.

В первом случае менеджер сам отбирает подходящих поставщиков, направляет им оформленные заявки или технические задания, собирает в ответ коммерческие предложения и презентации с ценой.

Исходящая система закупок может быть направлена как на конкретное количество поставщиков, так и на неограниченное, когда менеджер делает массовую рассылку.

Проблем в исходящем формате несколько:

Тратится много времени на поиск и отбор. Конечно, можно сделать рассылку по купленной базе, но это потребует денег на отправку писем, а в ответ придется разбирать большое количество КП.
Есть риск упустить выгодное предложение. Например, в базе поставщиков может не быть контактов новых предпринимателей, которые готовы сделать поставку со скидкой.
Ответы поставщиков не формализованы. Структуры коммерческих предложений у всех разные, кто-то будет предлагать встретиться для уточнения запроса, другие не работают с электронным документооборотом.

Входящая система поиска подразумевает публикацию тендера с обозначенным техническим заданием. Преимущества такого подхода: площадок для таких конкурсов не много, как правило, инициативные поставщики о них знают. Все заявки на участие формализованы, а в большинстве площадок конкурс и вовсе практически автоматизирован — менеджер получает заявки, а сервис оформляет все предложения и документы в удобном наглядном виде.

Однако работа с тендерами не застрахует от недобросовестного поставщика: если не прописать максимально подробно условия закупки и характеристики товара, можно получить не то что нужно.

Проверка поставщиков. Как правило, этот этап нужно включать в закупку любого уровня, иначе можно получить некачественную продукцию или вовсе сорвать поставку.

В проверку контрагента входит:

Анализ учредительной документации — нужно посмотреть, долго ли работает компания, какой у нее уставной капитал, кто учредители и с какими компаниями они связаны, изучить аффилированность учредителей.
Изучить репутацию компании и ее участников. Проверяют сам бизнес, учредителей, директора, топ-менеджмент, дочерние компании. Важно узнать, не входят ли компания или связанные с ней организации в реестр недобросовестных поставщиков.
Проанализировать финансовое состояние компании: есть ли у бизнеса задолженности или судебные разбирательства, посмотреть на рентабельность активов и инвестиций.

Кроме того, нужно посмотреть, есть ли у компании опыт работы с рынком закупщика, нет ли проблем с публикацией отчетности, проверить, не зарегистрирован ли бизнес по адресу массовой регистрации. Если закупщика смущает какой-то фактор, стоит отказаться от отношений с закупщиком или пересмотреть условия работы. Например, предложить оплату по факту и предусмотреть большие штрафы за несоблюдение сроков.

Переговоры и согласование условий договора. В организацию закупки входит не только создание самого процесса поставки, но и коммуникации. Менеджер должен уметь готовиться и проводить деловые переговоры, аргументировать свою позицию, обсуждать результаты взаимодействия с контрагентом и возможные изменения.

Основные методы закупок

Условно методы закупок на предприятии разделяют на четыре вида, в зависимости от объемов и регулярности.

Разовая закупка или закупка по мере необходимости. Обычно такой подход используют для поставки сразу на сборочную линию либо с целью перепродажи, то есть без долгого хранения на складе. Ее стоит использовать, если других вариантов нет: на разовые закупки тратится столько же времени, сколько на оформление долгосрочных отношений, поставщики не делают скидки, сложно договориться на работу по постоплате.

Регулярные небольшие закупки. С точки зрения поставщика такие отношения безопаснее, чем разовая большая закупка — он может планировать свою работу, учитывая постоянный спрос. Поэтому при долгосрочных отношениях можно договориться на скидку или другие преференции, например, бесплатную доставку до филиалов. Для поставщика такой формат хорош отсутствием расходов на большой склад. Но есть риски остановки процессов, если поставщик не справится с задачей. Решается проблема договоренностью сразу с несколькими контрагентами.

Большие оптовые закупки. Подходят для крупных компаний с регулярным спросом. Как правило, корпорации договариваются с поставщиками о постоплате через несколько месяцев после получения товара или сырья. Так снижаются риски и повышается оборачиваемость капитала: к моменту оплаты закупки бизнес может уже продать товар. Недостаток подхода — как правило, требуются складские помещения, чтобы накопить необходимый запас на случай проблем с контрагентами.

Получение товара по мере необходимости. С поставщиками можно договориться на поставку по запросу:

Контрагент берет обязанность привезти товар в течение конкретного срока после получения заявки.
Точно количество товара не устанавливается, вместо нее есть «вилка» от и до, в зависимости от потребности заказчика.
Иногда прописывается необходимый минимум товара в какой-то срок, который нужно заказать для пролонгации таких отношений.

Такой формат удобен для закупщика, не всегда комфортен для поставщика, которому сложно планировать производство или свои закупки. Поэтому на формат закупок по мере необходимости согласится не каждый контрагент.

На что обращать внимание при выборе поставщика

Ключевые факторы выбора поставщика: соответствие товара заявленным требованиям в документации к закупке, стоимость договора и сервисные нюансы, то есть насколько удобно заказчику работать и получать товар. В долгосрочных отношениях обращают внимание на количество и качество ошибок контрагента — если есть нерегулярные просрочки на 1—2 дня, скорее всего, это не критично. Но если поставщик постоянно задерживает товар или привозит много брака, лучше найти нового.

Кроме этого, следует обращать внимание и на другие аспекты:

Как быстро поставщик может доставить товар в случае необходимости.
Может ли он увеличить количество товара.
Насколько комфортно организованы процессы оформления документации и взаимодействия с закупщиками.
Оперативно ли контрагент решает проблемы.
Финансовое состояние поставщика.
Наличие сервисного обслуживания.

По совокупности этих факторов и стоит принимать решение о сотрудничестве.

Процесс закупки на предприятии, даже если оно небольшое — сложная и многоступенчатая система. Ее желательно выстраивать сразу без ошибок: проанализировать потребности, найти надежных поставщиков, добиться лучшей цены и управлять закупками эффективно.

Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения

редакции.

Источник

Компенсация расходов по закупке товарно-материальных ценностей (ТМЦ) за наличный расчет

Закупка ТМЦ за наличный расчет (через авансовый отчет) используется в случае крайней необходимости (устранение аварий, чрезвычайных ситуаций и т.п.)
Право на закупку имеют лица, включенные в список подотчетных лиц, утвержденный приказом НИУ ВШЭ – Нижний Новгород на текущий год
Оформление, согласование и подписание документов осуществляется на бумажном носителе (без использования системы СЭД)

Вариант 1. Получение аванса на хозяйственные и иные нужды с последующим приобретением ТМЦ и подготовкой авансового отчета на возмещение расходов

Документы, оформляемые до закупки:

Заявление о выделении денежных средств под отчет Заявление о выдаче денежных средств под отчет

— пишется на имя заместителя директора НИУ ВШЭ — Нижний Новгород, курирующего финансовую деятельность, аналитику и организационное развитие;

— подписывает – подотчетное лицо;

— согласовывает – руководитель структурного подразделения.

Документы, оформляемые после закупки:

Авансовый отчет Бланк авансового отчета (форма 0504505)

Авансовый отчет оформляется по фактическим расходам на закупку с обязательным приложением первичных документов.
После оформления, авансовый отчет:

— подписывают – работник, руководитель структурного подразделения, бухгалтер, главный бухгалтер;

— согласовывает – работник ПФО с указанием источника финансирования, КВР, КОСГУ;

— в реквизите «Утверждаю» – заместитель директора НИУ ВШЭ — Нижний Новгород, курирующий финансовую деятельность, аналитику и организационное развитие.

В случае перерасхода или остатка денежных средств – расчеты с подотчетным лицом осуществляются через кассу, требуется обратиться в Бухгалтерию.

Вариант 2. Возмещение расходов на хозяйственные и иные нужды по фактически произведенной закупке ТМЦ

Пакет документов, оформляемых после закупки:

Заявление о возмещении денежных средств Заявление о возмещении денежных средств (DOCX, 14 Кб)

— пишется на имя заместителя директора НИУ ВШЭ — Нижний Новгород курирующего финансовую деятельность, аналитику и организационное развитие;

— подписывает – подотчетное лицо.

Авансовый отчет Бланк авансового отчета (форма 0504505)

Оформляется по фактическим расходам на закупку с обязательным приложением первичных документов.

— подписывают – работник, руководитель структурного подразделения, бухгалтер, главный бухгалтер;

— согласовывает – работник ПФО с указанием источника финансирования, КВР, КОСГУ;

— в реквизите «Утверждаю» – заместитель директора НИУ ВШЭ — Нижний Новгород, курирующего финансовую деятельность, аналитику и организационное развитие.

Источник

Учет закупок в строительной компании является одним из важнейших составляющих всего процесса строительства. От оперативности поставок и качества материалов зависит функционирование строительного производства и, соответственно, самой компании в целом. Поэтому в течение автоматизации данной отрасли особое внимание уделяется участкам закупок и учета ТМЦ, как одним из наиболее важных в работе отдела бухгалтерии, снабжения и строительных участков. В данной статье специалистов компании «Катран ПСК» приведен подробный анализ возникающих в учете строительной организации проблем и путей их решения на примере реализованного на реальном предприятии порядка.

Содержание

Учет закупок и ТМЦ в строительной организации: как навести порядок?

Строительная компания «СибЛидер» в 2002 году первой из застройщиков осознала необходимость формирования марки жилья. Создание и выведение на рынок торговой марки «Кленовый ДВОРИК» является демонстрацией ответственности компании «СибЛидер».

За время своей деятельности компания заработала себе доброе имя и хорошую репутацию. Новаторский подход к такому традиционному виду деятельности, как строительство, в сочетании с социальной ориентированностью делают компанию одним из лидеров строительного рынка.

Начав свою деятельность с возведения домов в обжитых районах города Красноярска, компания значительно расширила масштабы строительства, предложив городу беспрецедентный проект — проект комплексной реконструкции целого района.
Сейчас компания продолжает строительство социально ориентированного жилья, совершенствуя качество застройки и выводя на рынок недвижимости Красноярска новые объекты под торговой маркой «Кленовый ДВОРИК».

Для автоматизации учета крупной строительной компании лучше всего подходит специально разработанный программный продукт «1С:Управление строительной организацией 8».

Эта программа позволяет организовать единое информационное пространство внутри предприятия и вести полноценный учет всех отраслей деятельности, включая строительное производство, учет закупок и запасов, бухгалтерский и налоговый учет, кадровый учет и учет заработной платы, бюджетирование.

В процессе автоматизации на предприятии обычно происходит переоценка работы всех отраслей, оптимизация взаимодействия отделов и выявление давно существующих проблем, которые негативно сказываются на работе компании.

Как правило, на этапе внедрения программы выявляются и устраняются причины проблем и, соответственно, негативные факторы, мешающие эффективной работе компании/отдела.

В данной статье мы опишем, какие проблемы строительной компании «СибЛидер» решила автоматизация с помощью «1С:Управления строительной организацией 8» на примере.

Проблема № 1:
«пересортица» материалов
и единиц измерения
при списании в производство

Проблемы в организации учета могут возникнуть в ситуации, когда бухгалтер обнаруживает, что материал, который, судя по документам, был использован в производстве, не числится в учете.

Пример 1

Списание материалов в производство происходит в бухгалтерском учете следующим образом: начальник участка (прораб) ежемесячно подает в бухгалтерию собственноручно оформленные формы на списание материалов (форма М-19). В форме М-19 у прораба числится материал «Теплоизоляция» в количестве 20 кв. м.

Бухгалтер, анализируя оборотно-сальдовую ведомость по 10 счету по участку прораба, не видит там материала «Теплоизоляция», но зато там присутствуют материалы «Технолайт» в количестве 10 куб. м. и «Техноплекс» в количестве 5 кв. м.

По своему опыту, бухгалтер понимает, что эти два материала можно списать взамен материала «Теплоизоляция», заявленного прорабом, и начинает считать, сколько нужно списать кубических метров «Технолайта» и квадратных метров «Техноплекса», чтобы получилось нужное для списания количество материала «Теплоизоляция».

Причин подобной ситуации может быть несколько:

1. Поставщиков материалов, как правило, немало. А сколько поставщиков — столько и наименований одного и того же материала. Поэтому при оприходовании материалов на склад один и тот же материал можно назвать по-разному в зависимости от того, как он будет называться в документах на поступление.

2. Начальники участков, составляя формы на списание, используют наименования материалов, взятые из планово-проектной документации, которая порой содержит устаревшие наименования, не встречающиеся в реальной жизни.

3. При поступлении и списании использованы разные единицы измерения, которые также зависят от поставщика и норм, заложенных в проектную документацию, на которую ориентируется прораб.

Решениями данной проблемы в учете до автоматизации являлось заведение новых наименований материалов в справочнике Номенклатура, скрупулезное сравнение бухгалтером остатков по бухгалтерскому учету в программе и форм на списание, подготовленных прорабом.

Исходя из наличия и способа решения данной проблемы в учете, мы получаем следующие факторы, негативно влияющие на состояние учета организации и работу бухгалтера в целом:

неэффективное расходование времени сотрудников бухгалтерии при списании материалов на перевод одних материалов в другие, подсчет разницы между единицами измерения и пр.;
некорректные остатки на складе, на котором находятся разные наименования одного и того же материала;
разросшийся справочник Номенклатура, который содержит несколько наименований одного и то же материала, что к тому же затрудняет выбор нужных материалов при оприходовании их на склад.

Выделяются следующие методы устранения причин проблемы.

1. Методическая проработка справочника Номенклатура. Целью этой проработки является уточнение наименований материалов, расширение ассортимента номенклатуры в тех случаях, где это необходимо. В результате при поступлении материалов экономится время на подбор нужного материала в документ, не приходится выбирать одно наименование, подразумевая при этом другое.

2. Разработка единой для всех отделов схемы учета закупок. Данная схема, объединяющая в единую работу все заинтересованные отделы (строительные участки, отдел снабжения, бухгалтерию), исключает возникновение «пересортицы» материалов и единиц измерения. Ведь еще на этапе заказа строительных материалов поставщикам все отделы, во-первых, работают с общим справочником материалов, во-вторых, пользуются одним блоком документов, по цепочке связанными один с другим.

Приведем описание решения в программе.

В справочнике Номенклатура был расширен ассортимент номенклатурных позиций, а для ряда материалов добавлены дополнительные характеристики (размеры, диаметры, состав материалов, давление), которые позволили уточнить сущность материалов, не добавляя при этом новых позиций номенклатуры в справочник.

Исходя из возможностей программы «1С:Управление строительной организацией» и особенностей предприятия была предложена единая схема закупки и документооборота, объединяющая все заинтересованные отделы (см. рис. 1):

начальник участка (прораб) сам формирует в программе заявку на материалы при помощи документа Внутренний заказ, пользуясь общим для всех отделов справочником Номенклатура;
руководитель отдела снабжения анализирует заявки прорабов при помощи отчета Анализ внутренних заказов; на основании внутренних заявок в программе автоматически формируются заказы поставщикам на поставку материалов;
на бухгалтерских документах на поставку материалов, которые предоставили поставщики, инженеры отдела снабжения проставляют номер заказа поставщику и передают документы в бухгалтерию. Бухгалтер, в свою очередь, на основании указанного заказа вводит документ Поступление товаров и услуг, изменяя при необходимости только количество и стоимость этих материалов.

Рис. 1

Таким образом, начиная с заказа материалов и заканчивая их поступлением на участок, в программе обеспечивается единство наименований материалов и единиц измерения, что сводит проблему «пересортицы» к желаемому минимуму.

Проблема № 2:
«красные» остатки в учете
после списания
материалов производство

Еще одной существенной учетной проблемой являются отрицательные остатки после списания материалов в производство.

Пример 2

В форме на списание материалов (форма М-19) прораб заявляет на списание 20 000 шт. кирпича. На остатках по бухгалтерскому учету в программе числится всего 18 000 шт. кирпича. Прораб не ошибся в количестве, просто документы в бухгалтерию на остальные кирпичи еще не подошли, а подойдут только в следующем месяце.

Причиной возникновения данной проблемы является неоперативное оформление в бухгалтерском учете поступления материалов на участки из-за отсутствия документов от поставщиков. Проблема очень часто встречающаяся практически на всех предприятиях. Ведь согласно пункту 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» мы не имеем права оприходовать в бухгалтерском учете материалы без оформленных должным образом сопроводительных документов.

Одним из вариантов решения проблемы для бухгалтера является фиксирование подобных фактов в отдельном месте (например, в специальной «красной» тетради), для того чтобы «досписать» эти материалы в следующем месяце после поступления документов. Данная проблема «красных» остатков порождает следующие тенденции, негативно влияющие на работу компании:

невозможность получения оперативной информации о состоянии складских запасов для отделов бухгалтерии, снабжения и строительных участков;
невозможность быстрого получения достоверной информации о закупках материалов для отделов компании, прежде всего для отдела снабжения, который проводит план-фактный анализ закупок;
трения между отделом снабжения, ответственным за своевременный подвоз документов, и бухгалтерией, ответственной за списание материалов.

Вариантом решения этой проблемы является разделение поступления и списания материалов в программе на два вида учета: управленческий и бухгалтерский. Программа «1С:Управление строительной организацией 8» дает такую возможность: поступление материалов по разным видам учета оформляется разными документами, информация о складских остатках всегда актуальна и доступна в управленческих отчетах по складу, поступление по бухгалтерскому учету оформляется только при поступлении надлежащих документов, и только после этого информация о поступивших материалах отражается в оборотно-сальдовой ведомости по 10-му счету и других стандартных бухгалтерских отчетах. Списание материалов также оформляется разными документами: чтобы списать нужное количество материалов по управленческому учету, не нужно дожидаться поступления бухгалтерских документов от поставщика.

Такое решение дает возможность оперативно контролировать поступление и списание материалов, отслеживать разницу при списании материалов при помощи программы, а не вручную, получать информацию о реальных складских остатках.

В программе было реализовано следующее решение. Начальник участка (прораб) оформляет приход материалов на свой склад при помощи документа Приходный ордер на товары. Информация о поступлении и текущих складских запасах сразу же отражается в отчетах Ведомость по товарам организаций (см. рис. 2). Таким образом, у заинтересованных сотрудников всегда есть возможность оперативного получения информации о текущих складских запасах. Эта информация отражается только в управленческом учете, в бухгалтерском учете данные о поступивших материалах появятся только после оформления документов поступления в бухгалтерии.

Рис. 2

Списание материалов по управленческому учету прораб также оформляет отдельно при помощи документа Требование-накладная.

После формирования и утверждения документа он передается в бухгалтерию, и бухгалтер на его основании вводит свой документ Требование-накладная, который проводится только по бухгалтерскому учету (см. рис. 3).

Рис. 3

В результате разделения поступления и списания материалов на управленческий и бухгалтерский учет мы получаем возможность вести оперативный учет товарно-материальных ценностей, соблюдая законодательство и получая всю необходимую информацию о состоянии складских запасов.

Проблема № 3:
задержка документов
от поставщиков

Причиной возникновения данной проблемы является отсутствие контроля за документооборотом, возникшее по причине того, что бухгалтер не имеет представления, когда, в каком количестве и от кого материалы поступили на участок. Соответственно, он не знает, какие документы ему требовать от отдела снабжения и поставщиков.

Пример 3

Бывает, что бухгалтер, составляя акт сверки для того или иного поставщика, не находит у себя в программе какого-либо документа на поступление материалов, причем на серьезную сумму.

При этом отдел снабжения, ответственный за сбор документов с поставщиков, может утверждать, что все документы уже сданы, и никаких претензий к нему быть не должно.

Из-за подобной ситуации в документообороте бухгалтерия и руководство компании получают следующие неприятные результаты:

проблемы при списании материалов, на которые еще не подошли документы;
неадекватную информацию о кредиторской задолженности компании перед поставщиками;
проблемы при составлении актов сверок и управленческих отчетов.

При помощи типового отчета в программе «1С:Управление строительной организацией» Ведомость по товарам к получению мы всегда можем получить информацию о том, по каким материалам, поставщикам и первичным накладным произошла задержка документов от поставщиков (см. рис. 4):

Рис. 4

В отчете Ведомость по товарам к получению графа «Приход» обозначает количество поступивших материалов по управленческому учету, графа «Расход» — поступление материалов по бухгалтерскому учету, а «Конечный остаток» соответственно остаток материалов, по которому в бухгалтерию еще не поступили документы от поставщиков. Отчет можно расшифровать по поставщикам и конкретным документам поступления.

Из отзыва генерального
директора ООО «СибЛидер»
И.В. Шиманского:

«В результате внедрения нового программного продукта в строительной компании «СибЛидер» все ключевые участки учета были объединены в одном информационном пространстве для наиболее эффективного решения поставленных перед ними задач, сотрудники отделов получили удобный и действенный инструмент для выполнения своих должностных обязанностей, а руководство предприятия — возможность оперативного получения необходимой информации об оперативной, производственной и финансовой деятельности компании.»

Результаты внедрения

Кратко подытожим результаты автоматизации учета закупок и ТМЦ для компании и ее отделов.

Для отдела бухгалтерии удалось добиться:

избавления от пересортицы в материалах и единицах измерения при поступлении и списании — теперь все отделы, благодаря единой схеме учета закупок работают с одними и теми же наименованиями материалов и единицами измерения;
упрощения ввода информации о поступлении материаловдля бухгалтера — теперь документ Поступление товаров и услуг заполняется автоматически на основании указанного заказа поставщику;
возможность оперативного получения информации о состоянии складских запасов;
автоматизированный контроль «красных» остатков при списании материалов благодаря разделению поступления и списания материалов на два вида учета;
эффективный инструмент для контроля документооборота — теперь бухгалтер точно знает, по каким материалам в бухгалтерию еще не поступили документы от поставщиков.

У отдела снабжения появилась:

возможность быстрого получения достоверной информации о поступлении материалов на участки;
возможность оперативного получения информации о состоянии складских запасов.

На строительных участках обеспечены:

контроль поступления и списания материалов на строительных участках;
возможность оперативного получения информации о состоянии складских запасов.

Итак, автоматизация учета закупок и запасов при помощи программы «1С:Управление строительной организацией 8» позволила ряду отделов строительной компании оптимизировать выполнение своих повседневных обязанностей, облегчила получение необходимой аналитической информации по деятельности компании, которая ранее была недоступной или труднодостижимой, открыла пути дальнейшего развития компании в части минимизации затрат, эффективного управления строительным производством, управления кредиторской задолженностью и развития отношений с поставщиками.

Учет закупок и ТМЦ в строительной организации: как навести порядок?

Источник

Главная
/
Образцы
/
Как используют регламенты в закупочной деятельности

Как используют регламенты в закупочной деятельности

Регламент по закупочной деятельности регулирует торговые процедуры организации. Чаще всего его используют как аналог положения о контрактной службе, но есть и не менее важные ситуации, когда его составляют.

Как используют по 44-ФЗ

Госзаказчики по 44-ФЗ разрабатывают регламент взаимодействия в сфере закупок, чтобы урегулировать работу контрактной службы, закупочную деятельность, порядок взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц при проведении закупок товаров, работ, услуг. По Приказу Минфина № 158н от 31.07.2020, который утверждает типовое положение о контрактной службе, указано, что допустимо использовать название для этого документа — регламент.

Эти документы регулируют закупки как отдельных товаров, так и всех госзакупок. Например, по приказу об утверждении регламента осуществления закупок Росрыболовства № 832 от 05.12.2017 закупают только машины, оборудование и другие материально-технические средства в рамках реализации российско-японских соглашений.

А Федеральная служба по аккредитации (Росаккредитация) Приказом № 374 от 15.12.2017 утвердила порядок взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц Росаккредитации при планировании и осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд этого ведомства.

Регламент взаимодействия структурных подразделений

Еще по контрактному законодательству эти документы регулируют работу единого агрегатора торговли для закупок «Березка» по п. 4, 5, 28 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ.

Эта форма документа используется и для регулирования работы электронных площадок. Например, порядок проведения электронных процедур на платформе «Сбербанк-АСТ» утвержден 10.11.2021.

Как используют по 223-ФЗ

Применение по Закону о закупках отдельными видами юридических лиц по 223-ФЗ отличается тем, что не допускается использовать название «Регламент» в качестве альтернативы положению о закупках.

Есть заказчики, которые утверждают отдельно регламент закупок по 223-ФЗ наряду с положением. К примеру, ФГАОУ ВО «Северо-Кавказский федеральный университет».

В остальном применение этого документа аналогично контрактному законодательству. Есть заказчики, которые утверждают одновременно порядок взаимодействия структурных подразделений по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Законом это не запрещено.

Как используют в коммерческих закупках

Для снабжения и обеспечения внутренних нужд компании и предприниматели вправе утверждать внутренние документы — к примеру, регламент участия коммерческих организаций в тендерах закупок товаров, работ, услуг — или другие нормативы, регулирующие закупочный процесс.

Например, в ОАО «Архангельский морской торговый порт» утвердили порядок планирования закупочной деятельности, участия в закупках, лимиты ответственности при принятии решения и другие положения.

Образец регламента по закупкам коммерческого предприятия

Примерный образец

Бюджетные организации тоже утверждают внутренние правила получения товарно-материальных ценностей. Вот для примера образец регламента закупок канцелярских товаров, демонстрационного оборудования, хозяйственных товаров, бытовой химии, мебели и др. в НИУ ВШЭ — Санкт-Петербург.

УТВЕРЖДЕН

приказом НИУ ВШЭ — Санкт-Петербург

от ___________ № ___________

Регламент

1. Настоящий Регламент определяет форму заявок и порядок их подачи структурными подразделениями НИУ ВШЭ — Санкт-Петербург в отдел материально-технического обеспечения НИУ ВШЭ — Санкт-Петербург (далее — ОМТО) на получение товарных материальных ценностей (канцелярские товары, демонстрационное оборудование, хозяйственные товары, бытовая химия, мебель и предметы интерьера, бытовая техника, мягкий инвентарь, строительный инструмент и др.) (далее — ТМЦ) и заявок на оказание услуг по комплексному обслуживанию зданий (уборка помещений, вывоз мусора, дезинфекция (дератизация, дезинсекция), ремонт бытовой техники и др.).

2. Заявки заполняются сотрудниками структурных подразделений по установленной форме согласно приложениям № 1–7 к настоящему Регламенту и подлежат согласованию с руководителем структурного подразделения.

3. Заявки направляются сотрудниками структурных подразделений посредством корпоративной электронной почты ОМТО по адресу: omto-sp@hse.ru. Заявки в устной форме или по телефону не принимаются.

4. Заявки на канцелярские товары (приложение № 1 к настоящему Регламенту) и на хозяйственные товары (приложение № 2 к настоящему Регламенту) заполняются в соответствии с перечнем товаров, размещенным на интернет-странице ОМТО корпоративного портала НИУ ВШЭ — Санкт-Петербург, и подаются в ОМТО с 1 по 15-е число каждого месяца.

5. При невозможности выполнить заявку частично или в полном объеме сотрудник ОМТО информирует об этом структурное подразделение, направившее заявку, посредством корпоративной электронной почты.

6. Выдача ТМЦ согласно поданным заявкам осуществляется заведующим хозяйством административно-хозяйственного отдела корпуса с 25-го по последнее число каждого месяца.

7. Заявки на ТМЦ, помимо заявок, указанных в п. 3 настоящего Регламента, поступающие в ОМТО (на предоставление предметов интерьера, демонстрационного оборудования, бытовой техники, мягкого инвентаря, строительного инструмента и др.), должны содержать следующую информацию: наименование товара или его аналог, технические характеристики, количество или объем. При невозможности указать вышеперечисленные данные предоставляется образец. В этом случае к данной заявке прилагается служебная записка руководителя структурного подразделения на имя начальника ОМТО.

8. Все заявки, направленные в ОМТО, выполняются в соответствии с годовым планом закупок в зависимости от наличия текущего финансового обеспечения и сроков поставки товара с учетом осуществления процедур закупок.

8.1. Заявки, не включенные в годовой план закупок, и заявки вне предложенного перечня, размещенного на интернет-странице ОМТО корпоративного портала НИУ ВШЭ — Санкт-Петербург, после поступления в ОМТО подлежат согласованию с заместителем директора, координирующим деятельность ОМТО. Срок рассмотрения заявок составляет 5 (пять) рабочих дней. Ответ на заявку направляется по корпоративной электронной почте на адрес руководителя структурного подразделения, направившего заявку.

9. После получения ТМЦ отчетные документы (товарная накладная, счет, счет-фактура, акт сдачи-приемки Товара) передаются в ОМТО с подписью материально ответственного сотрудника структурного подразделения, принимающего ТМЦ, и печатью (при наличии).

10. Заявки на оказание услуг по комплексному обслуживанию зданий заполняются по установленным формам (приложения № 3–7 к настоящему Регламенту).

11. После оказания услуг по комплексному обслуживанию зданий отчетные документы (счет, счет-фактура, акт сдачи-приемки услуг/акт сдачи-приемки работ) передаются в ОМТО с подписью ответственного сотрудника административно-хозяйственного отдела корпуса и отметкой на акте сдачи-приемки услуг/акте сдачи-приемки работ об оказании услуг/выполнении работ в полном объеме.

Еще по теме:

образцы приказов по плану-графику по 44-ФЗ и плану закупок по 223-ФЗ;

составляем приказ о назначении контрактного управляющего;

составляем приказы о назначении ответственного и работе с электронной подписью;

оформляем приказ о приемке ТРУ по 44-ФЗ.

Об авторе этой статьи

Дмитрий Сидаев

Высшее и специальное образование по закупкам: ХГУЭП, диплом с отличием по специальности «Юриспруденция» и ГАПМ им. Н.П. Пастухова, диплом с отличием по программе «Управление закупочной деятельностью».
Автор и идейный вдохновитель проектов «GoodWin Project: Тендеры по-простому» и «Антидот 44-ФЗ: лекарство от головной боли в закупках».
Обучает закупкам по 44-ФЗ, консультирует поставщиков и заказчиков, работает как приглашенный руководитель тендерного отдела.

Другие публикации автора

Источник

Закупка товаров в УТ

Для того, чтобы отразить приход товара требуется иметь, как минимум одного поставщика (закупки-НСИ закупки-Поставщики):

Далее, требуется определиться, будете ли Вы использовать заказы поставщикам (НСИ и администрирование-НСИ и настройка разделов-Закупки-Галочка Заказы поставщикам):

Чтобы отразить поступление товаров, вам требуется создать документ Приобретение товаров и услуг, который находится в Закупки-Документы закупки(все)-Создать-Приобретение товаров и услуг (Закупки у поставщика или Закупки через подотчетное лицо):