Инструкция как работать в мсэд московской области инструкция

Государственные структуры используют цифровые инструменты для передачи данных внутри ведомства, между собой или сторонним организациям. Для обмена сведениями используются федеральные и региональные системы электронного документооборота (СЭД).

В статье рассмотрим такие понятия, как МЭДО, СЭД, МСЭД, что это за системы, в каких случаях применяются и особенности их подключения.

Что такое СЭД

СЭД — это автоматизированная система документооборота и делопроизводства, включающая прикладное программное и системное обеспечение. Осуществляет передачу внутренних и внешних электронных документов в государственных организациях. Взаимодействие с помощью СЭД подразумевает передачу уведомлений, файлов, документов и их реквизитов.

СЭД создана для того, чтобы:

• автоматизировать процессы регистрации, хранения и обмена документов;
• выдавать и контролировать исполнение поручений по связанным с системой решениями;
• создавать электронный архив документации.

МСЭД: расшифровка и как начать с ней работу

МСЭД — это межведомственная система электронного документооборота, реализованная для государственных структур и исполнительных органов Московской области.

Инструкция по подключению к МСЭД включает в себя три шага:

1. Отправить официальное письмо с просьбой о подключении в МИТС Московской области. В сообщении указать контактные данные ответственного должностного лица, который выдаёт пароли пользователям в организации.
2. Вместе с письмом отправить заявку на подключение.
3. Отсканировать копию зарегистрированного письма вместе с заявкой и отправить в службу технической поддержки на адрес: msed_support@mosreg.ru

Организацию подключают в течение двух рабочих дней. Задержка регистрации может быть связана с некорректным заполнением заявки, в связи с чем срок увеличивается на время уточнения сведений.

С помощью специального VPN-клиента выполняется настройка МСЭД. Вход в систему тоже осуществляется через VPN-подключение. Для уточнения информации по заявкам или установке системы можно обратиться в службу технической поддержки по телефону: 8 (498) 602-83-29.

Что такое система МЭДО и для чего она нужна

Система МЭДО — это единая система межведомственного электронного документооборота, которая осуществляет взаимодействие между государственными органами. Иными словами, это межведомственная СЭД федерального уровня.

Межведомственный электронный документооборот используется:

• администрацией Президента РФ;
• федеральными органами исполнительной власти;
• органами исполнительной власти субъектов РФ;
• в иных государственных органах и организациях.

Цель создания и использования МЭДО — повышение эффективности управления в органах государственной власти за счёт сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга хода рассмотрения и исполнения документов.

Организатором межведомственного электронного документооборота (МЭДО) является Федеральная служба охраны Российской Федерации (ФСО России). В этом качестве ФСО России реализует:

• организационное и методическое обеспечение МЭДО;
• ведение адресных справочников МЭДО;
• создание и эксплуатацию технико-технологической инфраструктуры и обеспечивает информационную безопасность МЭДО.

Основной целью МЭДО является увеличение качественных показателей управления в госорганах, достигаемое благодаря снижению временных затрат на обмен, обработку и контроль документооборота среди госструктур, отделов и организаций.

Главенствующую роль в реализации, внедрении и исполнении МСЭД в России играет Федеральная служба охраны Российской Федерации. Базисные задачи по организации, внедрению и обеспечению работы МСЭД:

• формирование и применение всех технических и технологических баз;
• актуальная защита хранимой и передаваемой информации;
• ведение адресных информационных баз данных;
• координационная и организационная поддержка;
• методическая помощь пользователям.

Картинка с сайта: astral.ru

Взаимодействие между СЭД государственных органов происходит с помощью специализированных шлюзов. Благодаря им участники межведомственного электронного документооборота передают информацию между госструктурами. Каждая СЭД имеет свой адаптер, который приводит отправленные сведения в единый XML-формат.

Данный формат утверждён Постановлением Правительства от 16 марта 2019 №754 года и Распоряжением от 2 октября 2009 года №1403-р.

Технико-организационные решения и основы при реализации

Основной принцип МЭДО — связка СЭД-аккаунта с почтой с целью обмена информацией.

На что обратить внимание при разворачивании МЭДО:

• соответствие параметров между разными МЭДО-аккаунтами;
• их согласование с Минкомсвязи и ФСО;
• проведение документооборота через специальные адаптеры (шлюзы), сохраняющие данные на время передачи.

Все аккаунты МЭДО имеют персонифицированные комплексы СЭД, входящие в общую сеть. Они:

• принимают и меняют формат МЭДО в формат СЭД;
• обрабатывают формат СЭД в формат МЭДО.

Технические и организационные возможности

Основным функциональным базисом МЭДО является информационная поддержка и взаимодействие, обеспечивающие непрерывный электронный документооборот, защищённый усиленными индивидуальными цифровыми подписями. Официальным форматом обмена является PDF/A.

На практике документооборот через МЭДО происходит следующим образом:

1. Отдельная система электронного документооборота федерального органа формирует информационный пакет, заверенный одной либо большим количеством электронных подписей.
2. Данный пакет, обладающий собственными регистрационными данными, отправляется адресату в формате сообщения для МЭДО.
3. Полученный информационный пакет проверяется на соответствие электронной подписи и документа гостребованиям, после чего производится регистрация в собственной СЭД.

Для обмена официальной документацией необходимо:

• обзавестись личным идентификатором и индивидуальным адресом через заявление в ФСО РФ;
• иметь в наличии индивидуальную СЭД с сопутствующей технической инфраструктурой для дальнейшего подключения к МЭДО;
• обладать специальным адаптером для подключения к МЭДО.

В связи с ростом популярности электронного документооборота, многие организации начинают производить документооборот между ведомствами через интернет.
МЭДО является федеральной информационной системой, разработанной специально для обмена документами между различными госструктурами и их подразделениями (участниками СЭД).

Чтобы подключиться к МЭДО, необходимо оцифровать и интегрировать в общую систему документооборот организации. Все оцифрованные документы СЭД должны подтверждаться квалифицированными или усиленными цифровыми подписями (ЭЦП).
На первоначальном этапе объём работ достаточно значительный, но дальнейшее применение электронного документооборота значительно снижает трудоёмкость.

Подключение и базовое использование МЭДО

Организационно-технический этап подключения

Для входа в число участников МЭДО необходимо обратиться в ФСО. Организация попадает в базу системы, а подключение происходит через специальные каналы связи. Становясь частью единого информационного пространства, у организации появляются возможности для цифрового документооборота между всеми федеральными органами власти.

Также необходимо закупить необходимое оборудование, с помощью которого можно подключить СЭД к шлюзу МЭДО по специальному каналу с защитой.
Работу обычно выполняет технический руководитель или уполномоченный сотрудник организации, отвечающий за подключение. Возникновение трудностей на данном этапе практически невозможно.

Создание модуля и адаптация к его работе

Модуль (адаптер) предназначен для автоматизации и ускорения процесса обмена документами с участниками, подключёнными к единой системе оборота документов с использованием СЭД.

При взаимодействии с МЭДО можно использовать простой интерфейс, а также обеспечить безопасность и надёжность документооборота. Основная задача — сохранить автоматизированные процессы, используемые в компании до введения электронного документооборота.

При интеграции и адаптации могут возникнуть определённые трудности. С ними столкнулись многие организации при начале работы на платформе Docsvision.
Оказалось, что не так просто получить готовый пакет документации по внедрению МЭДО, xml-описание и использовать их для дальнейшей работы в СЭД. Подготовка файлов, создание стандартного описания и отправка документы в МЭДО также не должна была вызывать трудностей, однако выяснилось много тонкостей при работе с полученными документами и их дальнейшей отправкой.

Особенности отправляемых документов

Как понять, можно ли отправить документ по МЭДО? Если в вашей организации есть специалист или отдел, занимающийся интеграцией, стоит обратиться туда.

Специалисты знакомы с нюансами оформления документации и подключения контрагентов к МЭДО, а также заранее проходят обучение и инструктаж.
При отсутствии в организации таких специалистов стоит обратить внимание на рекомендации для выбора вида доставки документации в МЭДО.

Специальный код участника обмена также определяет возможность отправки документации по МЭДО. Данные коды должны быть внесены в справочник контрагентов СЭД организации

Если адресат является участником обмена по МЭДО, в диалоговом окне отобразится оптимальный вид доставки документации.

Преимущества использования МЭДО

• Полная автоматизация взаимодействия по единым государственным правилам.
• Возможность проводить работу с СЭД удалённо, через интернет.
• Возможность сохранения документации в архиве в электронном виде.

Оформление документов при работе в МЭДО

Для успешной отправки документов через системы электронного документооборота необходимо соблюсти ряд обязательных к исполнению правил. Они отображаются в информационном блоке и представляют собой пошаговое руководство к действию:

1. Согласовать документ. Для этого все отдельные правки требуется собрать в одном файле.
2. Не использовать в названии кириллицу и специальные символы. Разрешается использование букв от А до Z (строчные и прописные), цифр и нижнего подчёркивания.
3. Конвертировать файл в формат PDF/A-1.
4. Это одно из важнейших условий. Если файл будет изначально отправлен утверждающему лицу и подписан, к примеру, в формате DOCX, а после конвертирован в формат PDF, электронная подпись станет недействительной из-за смены структуры файла. Поэтому заранее установите на ваше рабочее место быстрый конвертер формата файлов. Проверить главный файл при его отправке на соответствие формата. Методические рекомендации советуют для этого воспользоваться предустановленной утилитой veraPDF.
5. Нанести регистрационный штамп и отметки ЭП.

После того как документ подписан и утверждён руководителем, его необходимо зарегистрировать. Для этого специальный мастер нанесения штампов наносит на файл отметки о подписи и регистрирует файл в системе. По этому номеру документ можно будет легко идентифицировать в базе.

Штамп регистрации наносится на документ таким образом, чтобы не вносить изменения в главный файл. Система создаёт дополнительные PNG файлы с информацией и файлы визуализации электронного штампа. СЭД сохраняет место их размещения для дальнейшей идентификации.

После регистрации главного файла в системе и нанесения штампа на документ оформление считается законченным, файл готов к отправке.

Вышеперечисленные требования к оформлению документов регламентируются последней версией МЭДО 2.7. Это, во-первых, приводит к единообразию оформленных и отправляемых файлов, а во-вторых, со временем форматы ранних версий устаревают и могут быть не приняты к работе: при попытке отправить документ система попросит вас обновить программное обеспечение до более поздней версии.

Проверка УКЭП

Основное условие отправки документов через МЭДО 2.7 — наличие на главном файле действующей усиленной квалифицированной электронной подписи актуальной версии.

Существует три степени проверки легитимности подписи в СЭД:

1. Проверка у утверждающего документ лица наличия и актуальности УКЭП. Если УКЭП не существует или она просрочена, система предупредит об этом и оставит решение за вами: отправлять документ настоящему получателю или выбрать другое утверждающее лицо.
2. Проверка наличия и актуальности УКЭП у утверждающего лица. Если при подписании файла выяснится, что электронная подпись неквалифицированная, то процедура подписи будет отклонена, а утверждающему лицу СЭД предложит оформить требуемый формат сертификата электронной подписи.
3. Проверка УКЭП перед окончательной отправкой документа. Если во время процедуры отправки системой будет выяснено, что файл подписан неквалифицированной версией электронной подписи, то СЭД уведомит пользователя, что отправить такой файл через МЭДО не представляется возможным. Документ необходимо переподписать УКЭП.

Если все три ступени проверки УКЭП успешно пройдены, СЭД уведомит вас об отправке документа.

Как получить ЭЦП для МСЭД

Для системы МСЭД подходит квалифицированная электронная подпись. ИП и юрлица могут оформить УКЭП на своё имя в удостоверяющем центре ФНС или у доверенных лиц налоговой службы. Если необходимо выпустить УКЭП на имя ответственного сотрудника, который будет подписывать документы от имени организации, необходимо обратиться аккредитованный удостоверяющем центр. Однако для подписания документов от имени организации также потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД).

По работе с программным сервисом межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело». «Мобильный кабинет руководителя». Основные положения.. Инструкция по работе с внутренними и исходящими документами в Web. Настоящая инструкция определяет порядок работы с внутренними и исходящими документами в электронном виде в Web интерфейсе системы. Руководство пользователя клиентской части приложения ООО «Бизнес ит» В данном документе приведены сведения о порядке работе в клиентской части приложения «Мобильный кабинет руководителя». ЭЦП для МСЭД. У Вас под рукой всегда есть инструкции по работе с системой.

• Инструкция По Работе Мсэд
• Инструкция По Работе Сэд

Обучение МСЭД Обучение МСЭД Проблемы с МСЭД? Пройдите обучение или закажите техническую поддержку! С декабря 2013 года на территории Московской области запущена единая межведомственная система электронного документооборота (МСЭД). Система проста в применении для тех, кто освоил ее в совершенстве. Однако, если вы столкнулись с МСЭД впервые, то потратите несколько недель, а то и месяцев, на разбор всех технических тонкостей. Мы предлагаем сэкономить время и воспользоваться услугами наших специалистов в области обучения и консультирования по работе с данной системой. Наши услуги по МСЭД Обучение работе с МСЭД Удаленная тех.поддержка Обучение работе с МСЭД Семинар “Практика применения МСЭД” Продолжительность: 1 день (8 ак.

Часов с 10 до 17.00).Трехчасовая лекция по теме (с 10.00 до 13.00) и практическая часть с выполнением тестовых заданий (с 14.00 до 17.00). Формат семинара: демонстрация работы системы с отработкой практических навыков на тестовых заданиях. Семинар выездной проводится на территории заказчика.

После прохождения семинара:. Вы имеете общее представление о системе, понимаете ее функции и возможности.

Инструкция По Работе Мсэд

Вы знаете, как попасть в систему и в каких браузерах она работает;. Вы разбираетесь в системе как “Исполнитель” и “Руководитель”. Вы хорошо ориентируетесь во всех блоках документов и их подуровнях “Входящие”, “Исходящие”, “Входящие обращения граждан”, “Внутренние документы”, “Сводные поручения” и др.;. Вы создаете документы в МСЭД (“РК”, исполнение документа: резолюции, образ документа, согласование проекта, направления);. Вы разбираетесь в способах поступления документов в организацию (по полю кому, по резолюции, по повторной резолюции).

Вы знаете, какие действия совершить в зависимости от способа получения документов. Вы разбираетесь в типовых схемах хождения документов (отрабатываем на примерах министерств и администрации);. Вы знаете, как работать с документами, поступившими в МСЭД, потому что на семинаре мы рассмотрим все поля “РК” в целом;.

Вы работаете с исходящими письмами. Разбираетесь в подуровнях блока, умеете создавать исходящие документы с бумаги, смотрите обзоры полей “РК”, особенности исходящих документов и т.д.;. Вы умеете работать с блоком “Согласование”.

Производите обзор статусов в блоке, создаете новые проекты ответа, регистрируете исходящие документы “Без номеров”;. Вы разбираетесь в блоке “Статусы документов у пользователей” и создаете отчеты. У Вас под рукой всегда есть инструкции по работе с системой.

Картинка с сайта: weegoodru.netlify.app

Преимущества семинара: проходит на вашем рабочем месте программа меняется с учетом вашей специфики прохождение индивидуально или в группе все знания отрабатываются на практике Стоимость семинара:. группа до 2 слушателей — 9 900 рублей.

группа до 5 слушателей — 19 800 рублей. группа до 10 слушателей — 25 000 рублей. группа до 15 слушателей — 32 000 рублей Внимание! Всем прошедшим обучение предоставляется скидка 10% на услугу “Удаленное консультирование”. Скидка действительна в течение 30 дней после семинара.

Наши фирменные гарантии: №1 Мы гарантируем, что вы приобретете все перечисленные навыки или мы проведем повторный семинар бесплатно. №2 Мы гарантируем, что ответим на все вопросы по МСЭД. В том числе, подробно остановимся на особенностях системы, которые связаны со спецификой вашей работы. №3 Мы гарантируем, что после семинара вы будете разбираться в системе как опытный пользователь. Если этого не произойдет мы проведем повторный семинар за наш счет.

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА И РЕГЛАМЕНТА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА (с изменениями на: ) Название документа: ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА И РЕГЛАМЕНТА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА (с изменениями на: ) Номер документа: 70-р Принявший орган: Администрация г. Южно-Сахалинска Статус: Действующий Опубликован: Официальный сайт Администрации города Южно-Сахалинска Дата принятия: 09 февраля 2017 Дата редакции: 30 июня 2017.

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА И РЕГЛАМЕНТА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА (с изменениями на: ) АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА РАСПОРЯЖЕНИЕ от 9 февраля 2017 года N 70-р ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА И РЕГЛАМЕНТА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА (в редакции Распоряжений Администрации города Южно-Сахалинска, ) В соответствии со ст. 37, в целях совершенствования системы делопроизводства в администрации города Южно-Сахалинска: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска (прилагается).

Утвердить Регламент электронного документооборота в администрации города Южно-Сахалинска (прилагается). Признать утратившими силу распоряжения администрации города Южно-Сахалинска: -; -; -; -; -; -.

Настоящее распоряжение разместить на официальном сайте администрации города Южно-Сахалинска. Контроль исполнения распоряжения администрации города возложить на вице-мэра, руководителя аппарата. Южно-Сахалинска С.А.Надсадин ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА Утверждена распоряжением администрации г. Южно-Сахалинска от N 70-р (в редакции Распоряжений Администрации города Южно-Сахалинска, ) I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1.

Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска (далее — Инструкция по делопроизводству) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации города Южно-Сахалинска (далее — Администрация) документов, совершенствования делопроизводства в Администрации и повышения его эффективности. Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 ‘Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов’, ГОСТ Р 7.0.8-2013 ‘Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело, Термины и определения’, законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, субъекта Российской Федерации, органов местного самоуправления городского округа ‘Город Южно-Сахалинск’ в сфере информации, документации и архивного дела, а также утвержденные Федеральным архивным агентством Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Инструкция По Работе Сэд

Распоряжения Администрации города Южно-Сахалинска ) Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Администрации, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству. Работа с секретными документами, документами ограниченного доступа осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Организация и ведение секретного делопроизводства возложены на Управление мобилизационной подготовки и защиты информации администрации города Южно-Сахалинска (далее — Управление мобилизационной подготовки). Распоряжения администрации города Южно-Сахалинска по кадровым вопросам, в том числе об утверждении и внесении изменений в структуру и штатное расписание администрации города Южно-Сахалинска, оформляются в порядке, установленном Инструкцией по кадровому делопроизводству, утвержденной распоряжением администрации города Южно-Сахалинска. Требования настоящей Инструкции по делопроизводству обязательны для исполнения органами местного самоуправления городского округа ‘Город Южно-Сахалинск, сотрудниками структурных подразделений аппарата и отраслевых (функциональных) органов Администрации, муниципальными учреждениями, предприятиями и иными организациями, расположенными на территории городского округа ‘Город Южно-Сахалинск’.

Структурные подразделения аппарата Администрации, отраслевые (функциональные) органы Администрации, муниципальные учреждения, функции и полномочия учредителя которых осуществляются администрацией города Южно-Сахалинска, далее по тексту читать как Подразделения. Основные понятия.

Инструкция подключения к МСЭД

1. Необходимо включить Cisco AnyConnect Secure Mobility Client

2. Указать адрес сервера mosreg либо ip 185.120.190.2 (после первого подключения этот адрес сохраняется и повторного ввода не требуется)

Если появляется ошибка «Untrusted Server Blocked» обратитесь в отдел технического сопровождения, либо можно самостоятельно отключить проверку сертификата по инструкции «Решение проблемы подключения к МСЭД».

3. Ввести логин и пароль для доступа к VPN.

4. Запустить интернет браузер и ввести адрес msed.mosreg.ru

5. В поле организация ввести название нашей организации Автономная некоммерческая организация «Институт цифровой трансформации образования». В выпадающем списке появится строка с выбором нашей организации. Далее необходимо в поле «Сотрудник» найти свою фамилию, и в поле «Пароль» ввести полученный пароль

6. Произойдет вход в систему МСЭД, где отобразятся назначенные документы

Картинка с сайта: wiki.idte.ru

7. Подробнее о работе с системой, можно почитать по ссылке помощь

Картинка с сайта: wiki.idte.ru