Должностная инструкция техника отдела сбыта

1. Общие положения
1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера по сбыту.
2. Менеджер по сбыту относится к категории руководителей.
3. Менеджер по сбыту назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия по представлению коммерческого директора и по соглдасованию с начальником отдела сбыта.
4. Взаимоотношения по должности:

1. Квалификационные требования менеджера по сбыту:

1. Документы, регламентирующие деятельность менеджера по сбыту    

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты,  касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (коммерческого директора, начальника отдела сбыта); Положение об отделе сбыта, Должностная инструкция менеджера по сбыту, Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Должностные обязанности менеджера по сбыту    

Менеджер по сбыту:

4.1. Организует сбыт продукции предприятия, ее поставку потребителям.

4.2. Принимает участие в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства.

4.3. На основе планов производства продукции разрабатывает планы (перспективные и текущие) сбыта продукции, обеспечивает увязку производственных и сбытовых планов.

4.4. Разрабатывает и обеспечивает выполнение мероприятий по организации и созданию сети сбыта продукции (разработка и построение каналов движения продукции к потребителям; формирование коммерческих связей с потребителями).

4.5. Выявляет потенциальных потребителей продукции (оптовые и розничные торговые предприятия, иных посредников, пр.) и устанавливает деловые контакты.

4.6. Организует подготовку договоров и иной документации на поставку продукции потребителям.

4.7. Определяет формы и способы оплаты продукции в зависимости от типа потребителей.

4.8. Принимает участие в разработке схем скидок в зависимости от различных факторов.

4.9. Ведет переговоры с потребителями, согласовывает условия поставки, заключает договоры поставки.

4.10. Организует подготовку партий продукции к отправке потребителям в установленные сроки и в полном объеме.

4.11. Контролирует состояние запасов продукции на складах.

4.12. Принимает меры по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию.

4.13. Проводит анализ покупательского спроса, степени удовлетворения требований и запросов потребителей по предлагаемой продукции и оказываемых дополнительных услугах.

4.14. Принимает участие в:

— проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта;

— организации выставок, ярмарок, выставок-продаж и других мероприятий по рекламе продукции;

— рассмотрении поступающих на предприятие претензий потребителей и подготовке ответов на предъявленные иски, а также претензий потребителям при нарушении ими условий договоров (просрочка приемки, оплаты, пр.).

4.15. Обеспечивает:

— учет выполнения заказов и договоров, объемов отгрузки, остатков нереализованной продукции;

— своевременное оформление сбытовой документации;

— составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), а также отчетов о выполнении планов реализации.

4.16. Организует составление заявок, сводных ведомостей заказов и номенклатурных планов поставок.

4.17. Организует учет нарядов, заказов и спецификаций, представляемых потребителями, проверяет соответствие объемов и номенклатуры заказываемой продукции планам производства, а также договорам, действующим стандартам, техническим условиям и другим нормативным документам.

4.18. Осуществляет руководство подчиненными работниками.

1. Права менеджера по сбыту    

Менеджер по сбыту имеет право:

5.1. Самостоятельно определять формы сбыта продукции и установления деловых связей с потребителями.

5.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5.3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

5.4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

5.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

5.6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

1. Ответственность менеджера по сбыту    

Менеджер по сбыту   несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

1. Условия работы менеджера по сбыту  

7.1. Режим работы менеджера по сбыту   определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в предприятии.

1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда менеджера по сбыту   определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

1. Заключительные положения
1. Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.
2. Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.
3. Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.

Должностные обязанности. Осуществляет рациональную организацию сбыта продукции предприятия, ее поставку потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами. Обеспечивает участие отдела в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта. Организует подготовку и заключение договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок. Возглавляет работу по составлению планов поставок и их увязку с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплектности и качеству в соответствии с заказами и заключенными договорами. Принимает меры по выполнению плана реализации продукции, своевременному получению нарядов, спецификаций и других документов на поставку. Обеспечивает контроль выполнения подразделениями предприятия заказов, договорных обязательств, состояние запасов готовой продукции на складах. Организует приемку готовой продукции от производственных подразделений на склады, рациональное хранение и подготовку к отправке потребителям, определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки готовой продукции. Осуществляет разработку и внедрение стандартов предприятия по организации хранения, сбыта и транспортировки готовой продукции, а также мероприятий по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции потребителям, сокращению транспортных затрат, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции и ускорению сбытовых операций. Принимает участие в организации выставок, ярмарок, выставок-продаж и других мероприятиях по рекламе продукции. Организует оптовую торговлю выпускаемой предприятием продукции. Принимает меры по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию. Участвует в рассмотрении поступающих на предприятие претензий потребителей и подготовке ответов на предъявленные иски, а также претензий потребителям при нарушении ими условий договоров. Обеспечивает учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции, своевременное оформление сбытовой документации, составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), о выполнении плана реализации. Координирует деятельность складов готовой продукции, руководит работниками отдела.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации сбыта и поставки готовой продукции; методы и порядок разработки прогнозов, перспективных и текущих планов производства и реализации продукции; перспективы развития предприятия; перспективы развития рынков сбыта; методы изучения спроса на продукцию предприятия; оптовые и розничные цены на продукцию, выпускаемую предприятием; методы и порядок разработки нормативов запасов готовой продукции; порядок заключения договоров на поставку продукции, определения потребности в погрузочных и транспортных средствах; правила оформления сбытовой документации; стандарты хранения и транспортировки продукции; порядок подготовки претензий к потребителям и ответов на поступающие претензии; стандарты и технические условия на выпускаемую предприятием продукцию; организацию складского хозяйства; основы технологии, организации производства, труда и управления; организацию учета сбытовых операций и составление отчетности о выполнении плана реализации; основы трудового законодательства; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по специальности в области сбыта не менее 5 лет.

Основные функции отдела продаж

Чем занимается отдел продаж? Кажется, что ответ лежит на поверхности — он продает товары и услуги. Но простые задачи по выполнению планов реализации и получению определенной суммы прибыли в месяц являются обобщенными целями. В современных рыночных реалиях компании должны не просто продавать, а делать это профессионально, так чтобы клиенты оставались лояльными и довольными. 

Основные функции отдела продаж включают:

1. Формирование и актуализация клиентской базы.

Картинка с сайта: delomatika.ru

Известно, что привлечение новых покупателей обходится компании в 5 раз дороже, чем получить повторную покупку от постоянного клиента. Обязанности менеджеров по продажам не ограничиваются механическим приемом заказов. Они также работают над постоянным расширением и увеличением клиентский базы данных. Стремятся сделать так, чтобы случайный пользователь, зашедший на сайт, пополнил ряды постоянных покупателей. Для этого каждому клиенту продажники готовы предоставить высокий уровень сервиса и индивидуальный подход к решению его вопроса. Совместно с маркетологами они разрабатывают программы лояльности и системы скидок, возвращают “потерянных” покупателей через рассылки, звонки или встречи. 

2. Проведение переговоров и заключение сделок. 

Картинка с сайта: delomatika.ru

Работа отдела продаж направлена на то, чтобы продавать как можно больше и с минимальными затратами для компании. Для этого его специалисты обзванивают потенциальных клиентов, знакомятся с ними на профессиональных конференциях и отраслевых мероприятиях, встречают их в офисах и магазинах. Тех, кто заинтересовался продуктом они доводят до покупки. 

Застую успех переговоров зависит не столько от характеристик и конкурентных преимуществ самого продукта, сколько от возможностей его использования для закрытия болей покупателей. Поэтому чтобы заключить сделку недостаточно просто установить контакт. Коллективу отдела продаж приходится тратить немало времени и сил на сбор информации о клиенте для лучшего понимания его потребностей и проблем. 

3. Подготовка и реализация коммерческих предложений. 

Картинка с сайта: delomatika.ru

Компетентный продажник должен “с закрытыми глазами” ориентироваться в ассортименте реализуемой продукции. Только в этом случае он сможет представить покупателю идеальное коммерческое предложение, которое непременно приведет к закрытию сделки. 

Представьте, что ваша компания продает пластиковые окна. Вам позвонил владелец загородного дома и сказал, что ему нужны новые окна. Вряд ли вы сразу же броситесь оформлять заказ. Для начала выясните особенности остекления, которое требуется заказчику: размеры, количество конструкций. цвет, материал. Возможно, у покупателя есть маленький ребенок и ему нужен “детский замок”. Или же дом находится рядом с дорогой, поэтому без дополнительной шумоизоляции не обойтись. Уточнением всех этих деталей и подготовкой оптимального коммерческого предложения занимается отдел продаж. 

4. Ведение отчетности и выполнение планов продаж. 

Картинка с сайта: delomatika.ru

Планирование, анализ и отчетность — три кита, на которых должна выстраиваться работа отдела продаж. Его руководитель на постоянной основе мониторит и оценивает показатели, отслеживает ситуацию на рынке для быстрой адаптации к меняющимся условиям внешней среды. Для этого он использует такие инструменты, как отчеты по закрытым сделкам и продажам, SWOT-анализ, опросы ключевых клиентов и т.д. Качество работы подразделения также измеряют в росте прибыли, индексе приверженности целевой аудитории товару или бренду, уровне удовлетворенности покупателей товарами, услугами, обслуживанием. 

Задачи отдела продаж в компании 

Задачи и функции отдела продаж включают:

• Достижение плановых показателей. Прежде всего, здесь идет речь о плане продаж — основном документе, в котором закреплены ожидаемые финансовые результаты (объем оборотов, прибыль, количество лидов, сделок) компании, структурного подразделения и каждого менеджера по отдельности. Его составляют на день, неделю, месяц. квартал, полугодие или год. Выполнение плана продаж обеспечивает устойчивость бизнеса, позволяему ему двигатьсся вперед. 
• Повышение лояльности целевой аудитории и повторные продажи. Высокий уровень сервиса и положительный клиентский опыт являются позитивного отношения к бренду и продукту. Потребитель, который удовлетворен покупкой, возвращается вновь и вновь, рекомендует продавца друзьям и знакомым. 
• Увеличение доли рынка компании. В задачи отдела продаж также входит анализ рынка и конкурентов, поиск новых регионов для сбыта, выявление актуальных тенденций, разработка эффективных стратегий развития бизнес. 
• Оптимизация процесса продаж. Общаясь с целевой аудиторией, продажники составляют максимально близкий к реальности портрет клиента (пол, возраст, образование, профессия, боли, география). В соответствии с этой информацией подбирается стратегия продвижения, определяются наиболее удачные каналы продвижения, коммуникации, получения заказов, создаются коммерческие предложения. 

Обязанности сотрудников отдела продаж

Картинка с сайта: delomatika.ru

Структура отдел продаж и обязанности его сотрудников определяются исходя из специфики работы и бизнес-процессов, реализуемых компанией. Сегодня попросту не существует единого и универсального шаблона деятельности отдела продаж, который можно было бы внедрить в любую компанию. Обязательно потребуется его доработка, оптимизация, корректировка регламентов, чек-листов и инструкций под особенности конкретной организации. 

В общем виде, обязанности специалистов отдела продаж определяются их ролями в общей команде:

• Руководитель. Ставит цели, распределяет задачи, контролирует результаты команды, KPI менеджеров, разрабатывает и утверждает планы продаж и просто ведет за собой подчиненных, осуществляет управление их работой. 
• “Разведчик”. Отвечает за поиск информации о потенциальных и действующих клиентах. Его обязанность — сбор данных, чтобы коллеги могли успешно продавать. Иногда на роль разведчика нанимают отдельного сотрудника, но чаще всего этим занимаются стажеры. 
• “Охотник”. Занимается привлечением новых покупателей. Налаживает контакты, работает с возражениями, ведет переговоры по телефону, в мессенджерах, на личных встречах. 
• “Фермер”. Осуществляет выстраивание отношений с действующими клиентами. Создает условия для заключения будущих сделок. Его главная обязанность — сделать так, чтобы перспективный покупатель не ушел к конкурентам. 
• Клоузер. Квалифицированный специалист, который знает, как заключить сделку с любым клиентом. Эту роль обычно вводят в структуру отдела, который занимается реализацией сложных продуктов, заключает многомиллионные сделки. Клоузеры подключаются к работе с покупателями на последних этапах и помогают подписать контракт. 
• Оператор. Человек, который ведет бумажную работу, оформляет первичную документацию, договора, обрабатывает текущие заказы. 
• Бизнес-тренер. Обучает клиентов — например, предоставляет консультации по вопросам использования продуктов.

На практике, человек на одной должности часто совмещает несколько ролей: разведчика, охотника, бизнес-тренера. Все специалисты отдела продаж тесно взаимодействуют между собой. Например, один оператор может обслуживать несколько фермеров и охотников. Также подразделение может обращаться за помощью, реализовывать совместными проекты с другими отделами: бухгалетерией, отделом маркетинга, отделом клиентского сервиса и т.д. 

Функции управления отделом продаж

Картинка с сайта: delomatika.ru

Отдел продаж работает эффективно, если в нем трудится оптимальное количество сотрудников, действуют отлаженные бизнес-процессы и система работы с клиентами. Грамотное управление подразделением — это настоящее искусство, которое требуем внимания к деталям, стратегического мышления, эмпатии к клиентам. 

Основные функции управления отделом продаж:

1. Постановка достижимых целей и планирование работы. В 99% случаях руководителю отдела следует сконцентрироваться на трех универсальных направлениях. Во-первых, обеспечить компании гарантированный сбыт, в противном случае она столкнется с убытками и погрязнет в финансовых проблемах. Во-вторых, достигнуть независимости от кадров — “выпадение” из процесса одного или нескольких сотрудников не должно приводит к сбоям в цепочке продаж. В-третьих, планировать увеличение продаж, развиваться и увеличивать отрыв от конкурентов. 
2. Поиск и привлечение клиентов. Для этого нужно обеспечить качественную и оперативную коммуникацию с целевой аудиторией. Помочь в этом может помочь CRM — мощный инструмент взаимодействия с новыми и текущими покупателями. 
3. Анализ продаж и прогнозирование. Руководители на постоянной основе работают с большими массивами данных о клиентах и совершаемых ими покупках, прибыли и убытках, заключенных сделках, работе подчиненных и т.д. Использование возможностей Bi-аналитики позволяет на основании полученной информации составлять планы и прогнозы, корректировать стратегические цели развития бизнеса. 
4. Мотивация и обучение сотрудников. Эффективная система стимулирования менеджеров по продажам имеет большое значение для достижения компанией желаемых финансовых результатов. Материальные и нематериальные методы поощрения мотивируют сотрудников на более активную работу, саморазвитие, выполнение планов продаж. Кроме того, необходимо регулярно проводить обучение — мастер-классы, стратсессии, тренинги, семинары от ведущих специалистов. 
5. Составление регламентов и инструкций. Руководители отдела продаж разрабатываю стандарты и регламенты. чек-листы, скрипты продаж, гайды по общению с клиентами и иные материалы, которые помогают в обучении новых менеджеров, позволяют быстрее и эффективнее заключать сделки. 
6. Внедрение новых технологий и автоматизация процессов. В решении этой задачи поможет внедрение современной CRM-системы (AmoCRM, Битрикс24), которая позволит контролировать продажи, следить за KPI, выстраивать общение с клиентами, формировать отчеты, вести аналитику, собирать и хранить в одном месте информацию о покупателях. 

Автоматизируйте Ваш бизнес с компанией Деломатика

Без продаж невозможен ни один бизнес. Независимо от того, продает компания услуги по очистке бассейнов, высокотехнологичные системы мониторинга зданий и сооружений или продукты питания для получения максимальной прибыли ей необходимо сформировать отдел продаж, продумать его работу и управление командой продажников. Для достижения высоких финансовых показателей все основные бизнес-процессы и задачи, решаемые подразделением должны быть автоматизированы. Для этого используются CRM-системы: Bitrix24, AmoCRM. Получить помощь в подборе, внедрении, настройке и доработке CRM в соответствии со спецификой деятельности и потребности организации можно у специалистов Деломатики.