Что входит в обязанности у специалиста по договорной работе
Для уменьшения правовых рисков и возможных убытков необходимо иметь в штате специалиста по договорной работе. Разбираемся, что входит в основные обязанности такого сотрудника.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Специалист по договорной работе нужен для работы с контрагентами фирмы.
- Он помогает организации избегать ошибок и финансовых потерь.
- Специалист разрабатывает и заключает договора, проверяет контрагентов и проводит внутренние расчеты.
- Также он занимается претензионной работой и консультирует сотрудников по юридическим вопросам.
- Квалификационные требования к такому специалисту могут быть разными и зависят от работодателя.
Кто такой специалист по договорной работе
В любой организации ведется договорная работа с контрагентами. Для грамотного ведения такой деятельности нужен сотрудник, который сможет вовремя предотвратить ошибки и поможет избежать финансовых потерь.
В некоторых организациях формируется целый отдел. Вы вправе сами определять, к какой службе относится договорный отдел: к юридической или экономической. Это зависит от специфики деятельности вашей компании. Предприятие определяет и обязанности менеджера по договорам. Он занимается:
- проверкой контрагентов и заключением соглашений, сопровождением соглашений;
- исполнением — проведением внутренних расчетов, сверок и пр.;
- претензионной работой.
Квалификационные требования к менеджеру работодатели формируют самостоятельно.
Для сведения: кто отвечает за договорную работу на предприятии
Что входит в его обязанности
Основные функциональные обязанности менеджера по договорной работе находят отражение в должностной инструкции, обязательной к исполнению сотрудником.
Организация вправе включать туда любые обязанности менеджера при сопровождении договоров на свое усмотрение. Наиболее распространенные примеры:
- разрабатывает типовые формы хозяйственных договоров и дополнительных соглашений к ним, соглашений о расторжении;
- принимает участие в заключении хозяйственных договоров, дополнительных соглашений к ним, проведении их правовой экспертизы, разработке условий хозяйственных договоров и соглашений;
- готовит, участвует в подготовке, согласовывает контракты, дополнительные соглашения и приложения к ним;
- консультирует работников по правовым вопросам текущей договорно-правовой деятельности организации;
- принимает участие в разработке предложений по улучшению контроля за соблюдением дисциплины.
Помимо обязанностей, ведущий специалист по учету договоров имеет право запрашивать лично или по поручению руководителя от работников отчеты, документы и информацию, необходимые для выполнения должностных обязанностей; подписывать (визировать) документы в пределах своей компетенции.
Для сведения: как заключить договор ГПХ с физическим лицом
Требования к специалисту по договорной работе
Обязательных требований к такому работнику нет. Условия об образовании устанавливаются самостоятельно, с минимальным опытом или даже без такового, в зависимости от размеров ответственности работника. Например, менеджер имеет высшее или среднее профессиональное образование (юридическое или экономическое) и стаж работы по специальности от одного года. В инструкции укажите, что должен знать сотрудник, отвечающий за договоры:
- методические и нормативные материалы по правовой деятельности;
- гражданское, трудовое, финансовое, административное право;
- налоговое законодательство;
- порядок заключения и оформления хозяйственных договоров;
- порядок систематизации, учета и ведения правовой документации.
Должностная инструкция
В Едином квалификационном справочнике должностей руководителей и служащих, утв. Постановлением Минтруда России № 37 от 21.08.1998, нет должностей с похожим названием. Функционал сотрудника зависит от целей и задач организации и отражается в инструкции.
Соответственно, должностная инструкция специалиста по сопровождению контрактов разрабатывается, исходя из потребностей компании. Сотрудник может выполнять как общие организационные функции, так и конкретные экономические или юридические. В инструкции определяется трудовая функция специалиста по договорной и правовой работе как сопровождение процесса заключения и исполнения договоров.
Вот пример оформления должностной инструкции специалиста:
Пример должностной инструкции специалиста по договорной работе
Отдельный профстандарт специалиста по договорной работе на законодательном уровне не принят. Поэтому при определении трудовых обязанностей, требований к образованию и опыту, вариантов наименования должности менеджера вы можете пользоваться квалификационными справочниками, адаптируя их положения под свои цели.
Богачева Алла
Юрист
В 2002 г. окончила Оренбургский институт (филиал) МГЮА им. О.Е. Кутафина по специальности Юриспруденция.
Юридический стаж более 20 лет.
Лауреат Всероссийского конкурса «Правовая Россия» в номинации «Корпоративный юрист».
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Должностная инструкция специалиста по договорной работе
Должностная инструкция специалиста по договорной работе помогает работодателю контролировать выполнение обязанностей работником, а сотруднику сориентироваться в кругу обязанностей, исполнения которых от него ожидает работодатель, и объеме прав, которыми он для этого наделяется. О том, какую структуру имеет должностная инструкция специалиста по договорной работе, и какие сведения в нее включаются, читайте в статье.
Вам помогут документы и бланки:
- О должности специалиста по договорной работе
- Структура должностной инструкции для специалиста по договорной работе
О должности специалиста по договорной работе
В компаниях со множеством контрагентов и масштабной договорной работой, есть необходимость в сотрудниках, занимающихся составлением договоров и ведением договорной деятельности (например, в торговых организациях, которые занимаются поставками). Как будет называться должность, решает руководитель, но одним из самых распространенных является вариант «специалист по договорной работе».
На сотрудника, занимающего эту должность, возлагаются обязанности, связанные с заключением контрактов и последующим контролем исполнения достигнутых договоренностей. При этом специалист по договорной работе сам не подписывает договоры и зачастую даже не участвует в обсуждении условий соглашения — он просто занимается подготовкой технических моментов заключения соглашения, например составлением текста договора и актов приемки к нему. Кроме того, в дальнейшем этот специалист следит, чтобы стороны неуклонно выполняли взятые на себя обязательства.
В различных компаниях на специалиста по договорной работе возлагается неодинаковый объем обязанностей. Где-то он просто ведет учет договоров, а где-то ему вменяется начинать претензионную работу по неисполненным контрагентами обязательствам — все эти моменты должны быть учтены в должностной инструкции, чтобы сотрудник четко знал, какие задачи перед ним поставлены. То же самое касается и прав специалиста по договорной работе.
Структура должностной инструкции для специалиста по договорной работе
При разработке должностной инструкции специалиста по договорной работе за основу можно взять следующую структуру подобного документа.
- Общие положения
Это раздел для отражения общей информации о должности, такой как:
- название (специалист по договорной работе);
- определение подчиненности, порядка приема и увольнения с работы;
- требования к квалификации;
- порядок замещения;
- перечень нормативных актов, которые сотрудник должен использовать в своей работе.
- Права
Здесь указывается перечень прав, которыми специалист по договорной работе наделяется для выполнения своей трудовой функции. Например, сотруднику могут быть предоставлены следующие права:
- запрашивать информацию и документы у всех подразделений компании в рамках своей компетенции (или же здесь могут быть перечислены конкретные подразделения);
- знакомиться с решениями руководителя;
- передавать руководителю свои предложения по модернизации рабочего процесса;
- вести переговоры с контрагентами по вопросам представления документов, необходимых для заключения или продления договора;
- обращаться непосредственно к контрагенту с требованием исполнить обязательство по договору.
- Должностные обязанности
Этот раздел служит для детализации обязанностей, которые должен исполнять специалист по договорной работе. Например, может быть сказано, что он обязан:
- подготавливать текст соглашений на основании достигнутых с контрагентом договоренностей;
- вести учет заключенных договоров;
- отслеживать сроки действия договоров, заблаговременно сообщать руководителю о соглашениях, требующих решения вопроса о продлении;
- анализировать ход исполнения сторонами обязательств по договорам;
- выявлять текущие задолженности контрагентов и принимать меры по их погашению в рамках своей компетенции;
- организовывать обмен с контрагентами документами первичного учета, подтверждающими исполнение обязательств по договору;
- подготавливать дополнительные соглашения о продлении договоров и внесении в них изменений.
- Ответственность
Здесь описывают неблагоприятные для сотрудника последствия нарушения норм и правил. За действия, которые осуществил специалист по договорной работе, или за принятые им решения его могут привлечь к следующим видам ответственности:
- к дисциплинарной — за нарушение трудовой дисциплины;
- административной или уголовной — за совершение проступков или преступлений;
- материальной — за нанесение имущественного вреда.
Образец должностной инструкции специалиста по договорной работе можно скачать в разделе «Документы и бланки» в начале статьи.
Таким образом, должностная инструкция должна конкретизировать вопросы исполнения трудовой функции сотрудником. Например, если руководитель решил, что специалист по договорной работе должен отвечать еще и за ведение претензионной работы, это прописывается в разделе должностных обязанностей.
Еще больше материалов по теме в рубрике: «Должностные инструкции (обязанности)».
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Должностная инструкция специалиста по договорной работе
Должностная инструкция специалиста по договорной работе
Подборка наиболее важных документов по запросу Должностная инструкция специалиста по договорной работе (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы документов
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2023 год: Статья 151 «Оплата труда при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором» Трудового кодекса РФ«Отказывая в удовлетворении требований о взыскании доплаты за увеличение объема работ, суд первой инстанции, руководствуясь положениями статей 60.2, 151 Трудового кодекса Российской Федерации, исходил из того, что дополнительная оплата по той же или иной должности производится при условия выполнения дополнительного объема работ, при этом объем такой работы и размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора, тогда как, истцом не доказан факт совмещения, то есть выполнения дополнительной работы, не определенной условиями трудового договора и должностной инструкцией, напротив, выполняемая истцом работа соответствует условиям трудового договора и должностной инструкции истца, а статистические данные свидетельствуют о разумной нагрузке на каждого из сотрудников отдела закупок, при этом должностные обязанности заместителя начальника отдела дублируются как в должностных обязанностях истца, так и специалистов отдела, что следует из должностных инструкций и отражено в таблице, приведенной стороной ответчика в письменном отзыве, указанные данные соответствуют представленным в материалы дела должностным инструкция.»
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Допуск сотрудника на предприятие еще не значит, что он трудоустроен
(«Практическая бухгалтерия», 2024, N 
Действительно, для специалиста, который целый день провел в компании, отказ на следующий день в трудоустройстве был внезапным. Придя в офис, специалист поговорил с представителем кадровой службы. Последний сообщил, что не предоставит приказ о приеме на работу, не выдаст трудовой договор и должностную инструкцию. Более того, специалисту отказано в трудоустройстве. О причинах отказа представитель предприятия сообщил: после изучения всех документов кандидата оказалось, что его стаж работы не соответствует ожидаемому компанией.
Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель "___________"
___________ (____________)
"__"__________ _____ г.
М.П.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
главного специалиста сметно-договорного отдела
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность главного специалиста сметно-договорного отдела»___________» (далее — «Организация»).
1.2. Главный специалист сметно-договорного отдела назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.
1.3. Главный специалист сметно-договорного отдела подчиняется непосредственно _________.
1.4. На должность главного специалиста сметно-договорного отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы в должности ________ специалиста сметно-договорного отдела не менее __ лет.
1.5. Главный специалист сметно-договорного отдела должен знать:
а) законодательство Российской Федерации, постановления и решения Правительства Российской Федерации по вопросам ценообразования в строительстве; основы рыночной экономики;
б) систему бухгалтерского учета, методы и порядок составления отчетности, приемы анализа хозяйственной деятельности, финансовых показателей предприятий и организаций; законодательство и нормативные документы по налогообложению, таможенной деятельности в Российской Федерации;
в) методические рекомендации по форме, содержанию и правилам составления всех видов сметной документации на строительство новых, реконструкцию и капитальный ремонт действующих объектов;
г) сметно-нормативную базу в ценах на ресурсы;
д) правила производства строительно-монтажных работ, а также правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности;
е) цены на ресурсы и тенденции их изменения, а также методы прогнозирования этих изменений с учетом двух видов удорожания строительства объектов, обусловленных:
— научно-техническим и социальным прогрессом и мерами по охране окружающей среды;
— инфляционными процессами;
ж) технические, экономические, экологические и социальные требования, предъявляемые к проектируемым объектам; методы проектирования и проведение технико-экономических расчетов;
з) передовой отечественный и зарубежный опыт проектирования и строительства в части вопросов определения стоимости строительства новых, реконструкции и капитального ремонта действующих объектов, а также стоимости выполненных работ и расчетов за них;
и) требования научной организации труда;
к) средства коммуникации и автоматизированной обработки информации для выполнения своих обязанностей и реализации прав.
1.6. В своей деятельности главный специалист сметно-договорного отдела руководствуется:
— нормативными актами по вопросам выполняемой работы;
— правилами внутреннего трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями руководителя Организации, непосредственного руководителя;
— настоящей должностной инструкцией;
— правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.
1.7. В период временного отсутствия главного специалиста сметно-договорного отдела его обязанности возлагаются на __________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Главный специалист сметно-договорного отдела:
а) определяет и обеспечивает проведение единых методических подходов по составлению сметной документации в отделе; координирует и контролирует работу по сокращению объема сметной документации на основе унификации и типизации ее по форме и содержанию; осуществляет техническое и методическое руководство составлением сметной документации в закрепленных за ним производственных группах или по направлениям, соответствующим его специализации, в целях обеспечения высокого уровня достоверности стоимости строительства объекта и намечаемых работ и затрат, определяемых в сметах;
б) внедряет в практику передовые, эффективные методы разработки сметной документации, способствует внедрению методов автоматизированной разработки сметной документации с использованием вычислительной техники;
в) обеспечивает экономичность проектных решений и их соответствие заданию на проектирование, действующим стандартам (в т.ч. по формам и содержанию сметной документации), нормам и правилам по технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, а также защиты окружающей среды;
г) участвует в предпроектных проработках, сборе исходных данных для составления сметной документации, подготовке заданий на проектирование и определение стоимости строительства объекта и намечаемых работ и затрат;
д) принимает участие в разработке и согласовании заданий на проектирование и определении стоимости строительства объекта и намечаемых работ и затрат, в определении договорных цен на выполнение проектно-изыскательских работ (разработку проектно-сметной документации на строительство объекта);
е) проверяет, принимает и подписывает законченную сметную документацию в установленном порядке);
ж) подготавливает отзывы и заключения по диссертационным работам, рационализаторским предложениям и изобретениям, проектам стандартов по сметной документации, другим нормативным и методическим документам, связанным с проектированием и строительством;
з) участвует в разработке плана повышения технического и экономического уровня проектных решений организации и обеспечивает его выполнение;
и) организовывает и проводит в отделе информационную работу по новшествам в ценообразовании и сметном деле в строительстве в закрепленных за ним производственных группах или по направлениям, соответствующим его специализации;
к) принимает участие в экспертизе проектов, подготовке публикаций и составлении заявок на изобретения, работе семинаров и конференций по своей специализации;
л) участвует в рассмотрении, согласовании и защите проектов сметной документации, выпущенной в отделе, на техническом совете организации, в органах экспертизы, в вышестоящих организациях;
м) участвует в авторском надзоре за строительством запроектированных организацией объектов, анализирует и обобщает опыт проектирования и строительства таких объектов, подготавливает на этой основе предложения по совершенствованию технического и экономического уровня проектных решений и повышению, а также по обеспечению необходимой достоверности сметной документации;
н) организовывает и лично проводит сложные технико-экономические расчеты по своей специализации;
о) своевременно выявляет проблемные вопросы, требующие предварительной проработки научно-исследовательскими, специализированными и другими организациями, и принимает участие в их решении;
п) проводит работу по повышению профессионального и творческого роста работников отдела;
р) обеспечивает контроль и отвечает за принятие принципиальных решений субподрядными проектными организациями в сметной документации по своей специализации;
с) осуществляет постоянные деловые связи по вопросам ценообразования в строительстве по своей специализации с проектными и другими организациями, предприятиями стройиндустрии и промышленности строительных материалов;
т) знает и руководствуется действующими в организации и в строительной отрасли обязательными и рекомендательными нормативно-техническими документами по своему профилю; внимательно следит за пополнением фонда и за поступающей информацией об утверждении, отмене и изменении этой документации, своевременно сообщает об этом работникам отдела;
у) выполняет и требует выполнения от закрепленных за ним работников производственных групп правил внутреннего трудового распорядка.
3. ПРАВА
Главный специалист сметно-договорного отдела имеет право:
3.1. Требовать от руководства Организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.
3.2. Знакомиться с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности.
3.3. Вносить предложения руководителю Организации и непосредственному руководителю по вопросам своей деятельности.
3.4. Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих обязанностей.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Главный специалист сметно-договорного отдела несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы главного специалиста сметно-договорного отдела определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью главный специалист сметно-договорного отдела обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
6. ПРАВО ПОДПИСИ
6.1. Главному специалисту сметно-договорного отдела для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
_______________________________ ___________ _____________________
(должность лица, разработавшего (подпись) (Ф.И.О.)
инструкцию)
"__"__________ ___ г.
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(юрисконсульт) ___________ _____________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"__"__________ ___ г.
С инструкцией ознакомлен: ___________ _____________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"___"__________ ___ г.
Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.