Хотите сократить сотрудника и думаете, что это всего-то предупредить за два месяца да выплатить выходное пособие? Как бы не так. Подводных камней столько, что юристы вместо сокращения советуют договориться с работником о его уходе по соглашению сторон. Но если договориться не получается, тогда читайте нашу статью. Рассказали об этапах сокращения и об ошибках, из-за которых суд восстановит сотрудника.
Сокращение сотрудника – 2024: какие этапы включает
Сокращение работников – строго формализованный процесс. Не пропускайте ни один из этапов, прописанных в Трудовом кодексе (ТК РФ), иначе суд признает сокращение незаконным. Работодателю это светит восстановлением работника в должности и выплатой ему компенсации в счет вынужденного прогула.
А еще важно оглядываться на судебную практику, в которой иногда выдумываются новые правила. И хотя их нет в ТК РФ, но они становятся самодельным законом для судей.
На схеме показали двенадцать этапов сокращения, а дальше подробно расскажем про каждый.
.png "image001 (1).png")
Рисунок 1. Каков порядок сокращения сотрудников
Этап 1. Выберите вариант сокращения и проверьте документы по персоналу
Какие варианты сокращения бывают
Сокращают или штат, или численность. Когда штат, то увольняют всех работников конкретной должности – например, бухгалтеров, чтобы передать учет на аутсорс. Когда численность, то уменьшают число сотрудников конкретной должности – например, из трех дизайнеров оставляют одного, потому что с помощью нейросетей он справляется в одиночку.
Определитесь с тем, какое сокращение будет у вас, потому что это влияет на этапы. Например, при сокращении штата не проверяют, у кого из работников есть преимущественное право, чтобы остаться. Значит, третий этап не понадобится.
Какие документы изменить или оформить до начала сокращения
После того, как определитесь с вариантом сокращения, сделайте вот что.
Первое. При сокращении штата перепишите должностные инструкции для разных должностей, но с одинаковым функционалом. Вообще таких совпадений быть не должно, но вдруг. Например, у главбуха и финдира в должностных инструкциях прописано одно и то же. Если сократите финдира, не сравнив его квалификацию с аналогичным по функционалу главбухом, суд его восстановит. Потому что по факту это сокращение численности, а не штата, а значит, нарушение требований ТК РФ.
Второе. Исключите из штатного расписания «пустые» должности – те, которые не заняты и не планируются к замещению, иначе придется предлагать их сокращаемым. Например, есть ставка кассира, но она не занята, потому что все платежи идут по безналу и кассы в компании фактически нет. Для сокращаемого бухгалтера должность кассира – подходящая вакансия. Не уберете ее – сокращенный бухгалтер превратится в ненужного кассира.
Третье. Обоснуйте сокращение расчетами. Например, планируете сократить водителей. Тогда в аналитической записке подсчитайте, сколько тратите на свой автопарк – зарплату водителям, ГСМ, амортизацию машин – и сравните это со стоимостью услуг транспортной компании. Должно получиться, что свой автопарк дороже. Этим докажете, что водители не нужны.
Такое обоснование – это «привет» из судов. В ТК РФ про него ничего нет, зато судьи запрашивают, когда рассматривают жалобы обиженных на сокращение работников.
Четвертое. Проверьте, можно ли сократить работников. Если все ваши водители или бухгалтеры из тех, кого нельзя сократить по закону, тогда с увольнением ничего не выйдет.
Про тех, кто защищен от сокращения, написано в:
- ст. 261 и 351.7 ТК РФ;
- п. 19 ст. 29 Закона от 12.06.2002 г. № 67-ФЗ.
Учтите два момента:
- чтобы не ошибиться, отправьте предполагаемым к сокращению работникам запрос. В нем перечислите защищенные категории и попросите сотрудников отметить, к какой они относятся и поставить дату заполнения опросника;
- оформляйте все в письменном виде, чтобы, если что, предъявить в суде. Есть примеры, когда на дату принятия решения о сокращении работник был самым обычным, а потом вдруг беременел или становился членом избиркома. То есть прятался от грядущей участи «в домик» и заодно бежал в суд. Запрос с датой и подписью работника станет вашим оправданием в судебных тяжбах.
На схеме показали, кого нельзя сократить.
.png "image002 (1).png")
Рисунок 2. Кого нельзя сокращать на работе
Этап 2. Издайте приказ о сокращении и составьте новое штатное расписание
На втором этапе составьте два приказа:
- о сокращении;
- о внесении изменений в штатное расписание.
Как оформить приказ о сокращении
Укажите в нем сокращаемые должности, количество штатных единиц и дату сокращения.
Познакомьте с приказом под подпись ответственных за процедуру – руководителя отдела кадров и, возможно, бухгалтера по зарплате. А вот сотрудников с этим документом можете не знакомить – работодатель не обязан это делать по ТК РФ.
Если сотрудник, чья должность сокращается, все же попросит копию приказа, выдайте ему (ст. 62 ТК РФ). Замените копию выпиской, если по приказу сокращаются и другие должности, чтобы работник не увидел лишнего.
Образцы документа можете скачать у нас:
- приказ о сокращении штата;
- приказ о сокращении численности.
Как изменить штатное расписание
Издайте приказ о внесении изменений. В нем укажите, что исключаете из штатного расписания такие-то должности в таком-то количестве единиц. Заодно пропишите причину изменений, например, оптимизация структуры компании. В основании приказа можете сослаться на экономическое обоснование, которое подготовили на первом этапе, или на решение учредителей.
Вот образец документа для скачивания: Приказ об изменении штатного расписания при сокращении.
Также учтите два момента.
- На этом этапе вы готовите только проект штатного расписания. Новую редакцию документа введете на следующий день после того, как уволите сокращенных сотрудников. Если поторопитесь и введете раньше, то, по сути, исключите должности тех, кто еще трудится в компании.
- Если кто-то из сокращаемых на больничном или в отпуске, уволить их нельзя. Можно лишь в первый рабочий день (ч. 6 ст. 81 ТК РФ). Поэтому сохраняйте в штатке их места работы по день увольнения. Возможно, будет несколько редакций штатного расписания: первая – после увольнения основного количества сокращенных; вторая, третья и т.д. – после увольнения находившихся на больничном и в отпуске.
Этап 3. Определите, у кого из сотрудников есть преимущественное право остаться в должности
Если сокращаете численность, подготовьте обоснование, почему этого сотрудника увольняете, а другого – оставляете. Ваша задача – доказать, что в компании остается работник с более высокой производительностью труда и квалификацией (ч. 1 ст. 179 ТК РФ). Если доказательства будут неубедительными, сокращенный сотрудник восстановится через суд. Таких примеров много.
Вот четыре шага, которые помогут все сделать правильно:
- Создайте комиссию, которая сравнит сотрудников.
- Определите адекватные критерии для оценки производительности и квалификации.
- Учтите требования нормативки для сотрудников, производительность и квалификация которых одинаковы.
- Оформите решение комиссии протоколом.
Расскажем об этом подробнее.
Кого включить в комиссию для сравнения сотрудников
Комиссию можно не создавать, потому что в ТК РФ нет такого требования. Руководитель может единолично решить, кто из сотрудников эффективнее и поэтому останется в штате. Но это будет мнение одного человека, значит, в суде будет легче его оспорить – сослаться на предвзятость к сокращенному, на кумовство или иные неформальные отношения с оставленным. Чтобы такого не произошло, создавайте комиссию для определения преимущественного права при сокращении сотрудников.
Включайте в комиссию тех, кто сможет оценить квалификацию коллег. Например, если сокращаете продажников, пусть их оценивают коммерческий директор, эйчар и, возможно, приглашенный тренер по эффективным продажам или психолог. А если уменьшаете количество водителей, то зовите в комиссию заведующего транспортным хозяйством и главного механика. Еще всегда приглашайте члена профсоюза, если в вашей компании есть такое объединение.
Созданную комиссию утвердите приказом. Образец документа скачивайте у нас: Приказ о комиссии для сравнения сотрудников. А еще знайте, что текст про комиссию можно включить в приказ о сокращении.
Какие критерии использовать для оценки производительности и квалификации
Критерии и методы оценки выбирайте сами, потому что в нормативке про это ничего нет. Но учтите четыре момента.
- Исключите критерии, которые не завязаны на уровень знаний, умений, профессиональных навыков и опыта работы. Например, стаж в вашей компании не подойдет, потому что сотрудник может до вас трудиться про профессии 20 лет.
- Не ориентируйтесь только на производительность труда и обязательно берите во внимание образование и общий стаж работы. Есть примеры восстановлений в должности по суду из-за того, что работодатель смотрел исключительно на выработку подчиненных.
- Будьте осторожны с применением профессиональных тестов. Их можно использовать лишь как дополнительный инструмент. Если же всю оценку сотрудников сведете к тестированию, то готовьтесь к обвинениям в субъективизме. Ответы на тесты можно подсмотреть в гугле; сотрудник во время тестирования может разволноваться и показать знания хуже, чем есть на самом деле; а еще тест не показывает способность к труду и опыт работы в должности.
- Подкрепляйте оценку работников документами. Это могут быть: служебная записка от прямого руководителя с подтверждением уровня навыков, диплом об образовании, свидетельство о повышении квалификации, результаты аттестации.
Кого сохранить в должности, если различий в производительности и квалификации нет
Если сотрудники равны по производительности и квалификации, тогда оставляйте в штате тех, про кого написано в нормативке. На схеме показали, кто это.
.png "image003 (1).png")
Рисунок 3. Кого из претендентов на сокращение оставить в должности
Как оформить решение комиссии
Составьте протокол о том:
- по каким критериям оценивали сотрудников;
- какие получили результаты по уровням производительности и квалификации;
- кто будет сокращен.
Вот пример такого документа: Протокол заседания комиссии по оценке сотрудников.
Этап 4. Предупредите работников о сокращении
Выдайте сокращаемым письменные уведомления о сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Сделайте это за два месяца до даты сокращения – например, если уведомляете 1-го апреля, то сокращаете 2-го июня. Работник должен подписать свой экземпляр и поставить на нем дату, когда ознакомился. Это стандартный подход, к которому есть куча нюансов. Расскажем про них.
Что делать, если работник не хочет подписывать уведомление
Позовите двух коллег и в их присутствии составьте акт об отказе от подписи. Пусть коллеги распишутся в акте. Сохраните этот документ как доказательство того, что уведомили сотрудника.
Как передать уведомление сотруднику, который работает удаленно, болеет или находится в отпуске
Вот четыре варианта для отправки уведомления о сокращении.
Таблица 1. Как уведомить сотрудника о сокращении
|
Как отправить |
Какие особенности |
|
По почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении |
Сохраните документы-доказательства: · опись вложения или копию телеграммы – подтвердят, что отправили именно уведомления о сокращении, а не что-то другое; · уведомление о вручении письма, квитанцию курьера с подписью получателя, уведомление телеграфом – подтвердят, что работник получил предупреждение |
|
Курьерской доставкой |
|
|
Телеграммой с уведомлением о вручении |
|
|
По электронной почте |
Возможно при двух условиях: · в компании применяется электронный кадровый документооборот; · работник согласился на него |
Заодно пóмните: болезнь или отпуск сотрудника не препятствуют вручению ему уведомления о сокращении. А еще знайте: сотрудник может хитрить и специально не получать уведомление, к примеру, не пойти за письмом на почту, и через месяц оно вернется вам назад.
Всегда ли нужно предупреждать о сокращении за два месяца
Есть особые работники и работодатели, для которых свои сроки предупреждения. Уведомляйте о сокращении не менее, чем за:
- три календарных дня – сотрудников, работающих по срочному договору на период до двух месяцев;
- семь календарных дней – сотрудников на сезонных работах;
- период, прописанный в трудовом договоре – сотрудников ИП.
Можно ли уволить позже, чем написано в уведомлении
Если дата сокращения сдвигается, тогда заново уведомьте о ней сотрудников, причем минимум за два месяца до нее. Придется опять возиться с уведомлениями, но лучше сделать так, чем просто уволить работников позже запланированного. Иначе рискуете заполучить судебные разборки с бывшими коллегами.
Дело в том, что суды по-разному смотрят на перенос даты сокращения. Одни не видят в этом нарушения ТК РФ – главное, чтобы сотрудников не уволили раньше времени без их согласия. Другие считают: о новой дате нужно уведомлять заново и опять за два месяца. Чтобы снизить риск беготни по судам, идите путем наибольшего формализма и перестраховки.
Этап 5. Предложите сокращаемым вакансии в компании
Предлагайте вакантные должности, которые никем не заняты и под которые подходит сокращаемый. Подходит, то есть соответствует по квалификации и состоянию здоровья (ч. 3 ст. 81, ч. 1 ст. 180 ТК РФ).
Вроде все просто, но на этом этапе можно много где споткнуться, потому что, кроме требований из ТК РФ, есть меняющаяся судебная практика со своими прибавками к нормативке. Расскажем, где основные подвохи с предложением вакантных мест.
Какие вакансии сокращаемому работнику предлагать, а какие – нет
Обязательно предлагайте должности:
- равные прежней работе по уровню квалификации и заработку, а также нижестоящие и нижеоплачиваемые. Про это говорится в ч. 3 ст. 81 ТК РФ;
- подходящие ввиду опыта работника, в том числе вышестоящие должности, даже если по формальным критериям он не соответствует – например, вместо профильного высшего у него непрофильное образование. Это судебная практика последних лет, опирающаяся на п. 29 постановления Пленума ВС от 17.03.2004 г. № 2. Если не готовы предлагать вышестоящее место работы, подготовьте обоснование, почему сокращаемый не подходит – например, у него нет нужного навыка, а у компании нет времени и денег на обучение до требуемых компетенций;
- по фактическому месту работы и по месту нахождения компании или филиала, за которыми закреплен сотрудник. К примеру, работник приписан к рязанскому филиалу, а фактически трудится в Туле. При сокращении предлагайте вакансии из подразделений в Туле и Рязани. Это тоже из решений судов, которые дополняют ч. 3 ст. 81 ТК РФ;
- занятые по совмещению. При совмещении трудовой договор не оформляется, поэтому должность считается вакантной. Если она подходит сокращаемому, за три рабочих дня отменяйте совмещение с прежним работником и оформляйте перевод на эту должность для сокращаемого (ч. 1, 4 ст. 60.2 ТК РФ);
- не полностью занятые при совместительстве. При совместительстве трудовой договор заключается (ст. 60.1 ТК РФ). Но бывает, что часть ставки остается свободной – например, бухгалтер по зарплате на полставки ведет учет материалов. Выходит, 0,5 ставки бухгалтера по материалам свободны. Предлагайте их сокращаемому, если он тоже бухгалтер.
Не предлагайте должности, занятые работниками в декрете. На время отпуска по беременности и родам рабочее место сохраняется за сотрудницей. Значит, это временная вакансия, а не вакантная. Если же предложите такую пока не занятую должность сокращаемому, то в уведомлении напишите о том, что она временная.
Будьте осмотрительны с должностями, которые вводите в штат незадолго до начала сокращения и сразу по его окончании. В таких ситуациях сокращаемый запросто решит, что работодатель специально «поиграл» со сроками, чтобы уволить сотрудника без предложения вакансии. И суды с таким соглашаются – например, признают сокращение фиктивным, если введенная по его завершении должность по названию и функционалу аналогична или очень близка сокращенной.
И еще момент: пóмните, что раз в год и вилы стреляют. Это мы к тому, что иногда пути судебные неисповедимы. К примеру, есть весьма оригинальные и пока что единичные решения судей про то, чтобы предложить сокращаемому:
- ставку декретницы, то есть не вакантное место (определение Второго КСОЮ от 21.09.2021 г. по делу № 88-21411/2021);
- должность, для которой нужна профпереподготовка, то есть не соответствующую текущей квалификации работника (определение Первого КСОЮ от 05.06.2023 г. по делу № 88-14614/2023).
Как и когда уведомлять о вакансиях
Уведомляйте в произвольной форме, но в письменном виде. У вас должно остаться доказательство, что вакансии предлагались. Поэтому предусмотрите поля, в которых работник напишет, подходит ли ему предлагаемая должность, распишется и поставит дату. В файле для скачивания – пример того, как это сделать: Уведомление о вакансиях (Fail-Uvedomlenie-o-vakansijah).
Предлагайте вакансии по мере их появления (ст. 180 ТК РФ). Суды требуют, чтобы последний раз вакансия предлагалась в последний рабочий день. Это судебная отсебятина без нормативного обоснования, но она есть и с нею надо считаться.
Если вакансий нет, письменно уведомьте и об этом, причем два раза – в начале процедуры сокращения и в последний рабочий день сотрудника.
Когда вакансия одна, а сокращаете нескольких сотрудников, предлагайте ее всем подходящим кандидатам. Если согласятся сразу несколько, оставляйте ее за тем, у кого есть преимущественное право по ст. 179 ТК РФ.
Ничего не предлагайте тем, кто согласился на досрочное сокращение. Главное – обеспечьте письменное доказательство: пусть работник напишет, что готов уволиться раньше срока.
А вот несколько советов про оформление и отправку уведомлений:
- пропишите срок, в течение которого нужно дать ответ. В ТК РФ он не определен, теоретически сокращаемый может думать хоть сколько. Но зачем вам зависшие незакрытые должности? Поэтому укажите, чтобы коллега ответил, к примеру, в течение трех рабочих дней, а если не ответит, то это считается отказом от предложения;
- укажите оклад по вакантной должности, условия труда и требования к соискателю. Нормативка не обязывает это делать, но так поможете коллеге быстрее определиться – соглашаться на вакансию или нет;
- если сокращаемый болеет или в отпуске, отправьте ему уведомление с вакансиями по почте, курьером или по email, если используете электронный кадровый документооборот;
- если сотрудник не станет подписывать уведомление о вакансиях, прочитайте его вслух при нем и свидетелях – других работниках. А потом составьте акт, что вы предлагали, он слушал, расписываться не стал, но такие-то все видели и могут подтвердить.
Этап 6. Оформите перевод тех, кто согласен перейти на новую должность
Начинайте процедуру перевода после того, как работник напишет в уведомлении о вакансии, что новая должность ему подходит.
Чтобы оформить перевод сделайте следующее.
- Внесите изменения в трудовой договор. Обычно их оформляют в дополнительном соглашении. Составьте его в двух экземплярах – для компании и для работника (ст. 72 ТК РФ, письмо Роструда от 20.11.2006 № 1904-6-1).
- Издайте приказ о переводе по форме Т-5 или по какой-то другой, которую применяете в организации.
- Запишите о переводе в трудовую книжку в течение пяти рабочих дней со дня издания приказа. Написать можно так: «Переведена на должность кассира» (п. 9 приказа Минтруда России от 19.05.2021 г. № 320н).
- Запишите о переводе в личную карточку. С этой отметкой ознакомьте сотрудника под подпись.
Этап 7. Предупредите о сокращении службу занятости и профсоюз
Как уведомить службу занятости
В службу занятости отправьте отчет о сокращении по форме из приложения 1 к приказу Минтруда от 26.01.2022 г. № 24. В отчете укажите:
- сколько у вас работников на день подачи отчета;
- скольких хотите уволить;
- кого именно планируете сократить – ФИО, дату рождения, профессию, образование и прочие личные сведения.
Передайте отчет через сайт «Работа в России» (п. 2, 9 ст. 53 Закона от 12.12.2023 г. № 565-ФЗ).
Как уведомить профсоюз
Если в вашей компании есть профсоюз, сообщите о сокращении и туда. Специальной формы для уведомления нет, поэтому составьте его сами или скачайте у нас: Уведомление профсоюза о сокращении.
Вот что нужно написать:
- ФИО и должности сокращаемых;
- дату сокращения;
- дату и номер приказа о сокращении.
Копию приказа о сокращении отправьте профсоюзникам вместе с уведомлением.
В какие сроки уложиться
С отчетами-уведомлениями уложитесь в такие сроки до начала увольнений (п. 2 ст. 25 Закона от 19.04.1991 г. № 1032-1, ст. 82 ТК РФ):
- минимум за два месяца – для немассового сокращения;
- минимум за три месяца – для массового сокращения.
Массовое сокращение – это когда увольняют:
- 50+ человек за 30 дней;
- 200+ человек за 60 дней;
- 500+ человек за 90 дней;
- 1% от числа сотрудников за 30 дней в регио
нах с численностью занятых менее 5 000 человек.
Заметьте: это общие критерии из п. 1 Постановления Совмина РФ от 05.02.1993 г. № 99. Они применяются, если в соглашениях по конкретной отрасли или территории не обозначены другие цифры (ч. 1 ст. 82 ТК РФ).
Этап 8. Запросите мнение или согласие профсоюза, если увольняемый состоит в нем
Этот этап появится только при сокращении профсоюзника. Причем порядок действий зависит от того, кого сокращаете – рядового члена или руководителя профкома и его зама.
Что сделать, если сокращаете члена профсоюза
Запросите мотивированное мнение профсоюза насчет увольнения. Для этого отправьте туда проект приказа об увольнении и копии документов-оснований для сокращения работника (ч. 1 ст. 373 ТК РФ).
В течение семи рабочих дней со дня получения документов профсоюз решит, давать ли добро на сокращение или нет, и пришлет работодателю документ с мотивированным мнением. Если в этот срок профсоюз не уложится, тогда его мнение не учитывайте (ч. 2 ст. 373 ТК РФ).
Если профсоюз не против сокращения, увольняйте сотрудника в течение месяца со дня получения мнения (ч. 5 ст. 373 ТК РФ). Если против, тогда начнется череда консультаций с профкомом, а еще возможны обжалования сокращения в трудовой инспекции и в суде (ч. 3, 4 ст. 373 ТК РФ).
Что сделать, если сокращаете руководителя профкома или его зама
Запросите согласие на увольнение от вышестоящего выборного профсоюзного органа – профсоюзного комитета. Если такого нет, обращайтесь за согласием в местный профсоюз (ч. 1 ст. 374 ТК РФ).
Отправляемые документы, сроки их рассмотрения и действия, когда профком против сокращения, – те же, что описали в предыдущем пункте для мотивированного мнения. Про них написано в ст. 374 ТК РФ.
За сколько дней отправлять документы в профсоюз
Специалисты советуют отправить документы в профсоюз минимум за 12 рабочих дней до сокращения. Семь дней есть у профсоюзников на рассмотрение; еще три дня они будут консультироваться с работодателем, если не согласны; плюс два дня закладывайте на отправку документов к ним и на получение ответа от них.
А еще пóмните: если профсоюз выскажется против сокращения, работник или сам профсоюз пойдут за обжалованием предстоящего увольнения в трудовую инспекцию или в суд (ч. 3, 4 ст. 373, ч. 9–11 ст. 374 ТК РФ). Поэтому увольнение может затянуться.
Этап 9. Рассчитайтесь с сокращенными перед увольнением
Сокращенным сотрудникам заплатите выходное пособие, равное среднемесячному заработку. Плюсом пойдут зарплата за отработанные дни и компенсация за неиспользованный отпуск. Все это нужно выплатить в день увольнения – последний рабочий день сокращаемых.
Ответим на частые вопросы про выходное пособие.
Каким документом оформить
Приказом в произвольной форме. Причем заявления от сокращаемых не нужны, ведь выплата пособия – это безусловная обязанность работодателя (ч. 1 ст. 178 ТК РФ).
Как посчитать
Считайте по такой формуле:
.png "image004 (1).png")
Заметьте: в оплату попадут нерабочие праздничные дни, которые придутся на месяц после увольнения (постановление Конституционного суда от 13.11.2019 г. № 34-П). Если сократите работника, к примеру, 22 апреля, то оплачивайте все майские праздники.
Как платить тому, кто уволился досрочно
Сотрудник по предложению начальства может уволиться до назначенной даты сокращения. В таком случае заплатите ему дополнительную компенсацию (ч. 3 ст. 180 ТК РФ). Считайте ее так:
.png "image005 (1).png")
Этап 10. Оформите увольнение сокращенных
Оформляйте увольнение сокращенных так:
- Издайте приказ об увольнении по форме Т-8 или по той, какую разработали и применяете в компании.
- Запишите об увольнении в трудовую книжку. Формулируйте запись исходя из вида сокращения. Варианты будут такими: «Уволен по сокращению численности работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации» (п. 19 приказа Минтруда от 19.05.2021 г. № 320н).
- Запишите об увольнении в личную карточку. Пусть работник и кадровик поставят подпись напротив этой записи. Так закроете карточку сокращенного.
Работнику в день увольнения отдайте трудовую книжку и еще несколько документов. В таблице показали каких.
Таблица 2. Какие документы выдать сотруднику при сокращении
|
Какой документ |
Когда выдавать |
|
Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р |
Всегда |
|
Выписка из подраздела 1.2 формы ЕФС-1 |
|
|
Выписка из персонифицированных сведений о физлицах |
|
|
Выписка из раздела 3 расчета по страховым взносам |
|
|
Выписка из подраздела 2 формы ЕФС-1 |
Если сотрудник выполнял работы с правом на досрочную пенсию |
|
Выписка из подраздела 3 формы ЕФС-1 |
Если компания перечисляла страховые взносы на накопительную пенсию сотрудника |
Если сокращаемый не пришел на работу в день сокращения, тогда обождите с оформлением приказа, трудовой книжки и прочих бумаг. Сначала составьте акт на случай прогула, если сотрудник не выходит на связь и не ясно, что с ним (ст. 193 ТК РФ).
В случае действительного прогула, увольняйте по сокращению или за прогул. В случае болезни – тоже увольняйте, но после выхода работника с больничного.
Этап 11. Уведомьте об уволенных Социальный фонд, военкомат и приставов
По сокращенным сотрудникам надо еще кое-куда отчитаться. Если сократили состоящих на воинском учете и должников по исполнительным листам, отчетов будет больше. В таблице показали, каким чиновникам про что сообщать.
Таблица 3. Куда и как отчитаться по сокращенным сотрудникам
|
Кому сообщить |
Про кого |
В течение скольки дней с даты увольнения |
Как сообщить |
Где про это в нормативке |
|
Социальный фонд |
Про всех сокращенных |
В течение одного рабочего |
По форме ЕФС-1 |
Приказ Социального фонда от 17.11.2023 г. № 2281 |
|
Военкомат |
Про военнобязанных |
В течение пяти календарных |
По форме «Сведения о гражданине, подлежащем воинскому учету» |
Постановление Правительства от 27.11.2006 г. № 719 |
|
Приставу и взыскателю |
Про должников по исполнительным документам |
В течение одного календарного |
Взыскателю верните исполнительный документ, а приставу – его копию. На копии и оригинале напишите основание окончания исполнения и взысканную сумму. На оригинале укажите, сколько времени документ был в компании |
Ч. 4.1 ст. 98 Закона от 02.10.2007 г. № 229-ФЗ |
Этап 12. Выплатите сокращенным среднюю зарплату за время трудоустройства и оплатите больничные
Если сокращенный не может трудоустроиться дольше месяца, он вправе получить от бывшей компании дополнительные деньги. Это будет средняя зарплата за второй месяц поиска работы. А иногда и за третий, но для такого нужно, чтобы выполнялись два условия (ст. 178 ТК РФ):
- сотрудник встал на учет в центре занятости в течение двух недель после увольнения и два месяца не может найти работу;
- центр занятости решил, что бывший работодатель обязан заплатить.
Чтобы получить деньги, сокращенный должен:
- написать заявление;
- взять паспорт;
- взять оригинал трудовой книжки без записи о трудоустройстве. Если книжки нет, подойдут сведения о трудовой деятельности. А если сотрудник удаленный – сделать копии паспорта и книжки и заверить их у нотариуса на дату окончания второго и третьего месяца после увольнения;
- получить решение от центра занятости, если претендует на оплату третьего «безработного» месяца;
- отдать все это бывшему работодателю в течение 15 рабочих дней – отсчитываются с даты окончания второго и третьего месяца после увольнения.
И еще момент: если сокращенный заболел или получил травму в течение 30 календарных дней после увольнения, выплатите ему больничные. Расчет для них особый – 60% от среднего заработка независимо от стажа (ч. 5 ст. 13, ч. 2 ст. 7 Закона от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ).
Сами видите: сокращение – это долгая история с не всегда предсказуемой развязкой. Нередко работник цепляется за что-то – к примеру, за то, что на вакантное место взяли кого-то со стороны, а не его. Или скрывает беременность, членство в профсоюзе или избиркоме. А потом со всеми претензиями и «тайными» статусами идет в суд за восстановлением в должности. Поэтому при сокращении или скрупулезно соблюдайте букву закона, или старайтесь договориться с сотрудником об увольнении по соглашению сторон. О таком варианте расторжения трудового договора расскажем в одной из следующих статей.
*Данный материал старше трёх лет. Вы можете уточнить у автора степень его актуальности.
Алгоритм сокращения штата, образцы документов
Пошаговый разбор процедуры сокращения численности или штата: разъяснения и шаблоны документов.
«Компания N приостанавливает деятельность в России», — такие заголовки нам приходится каждый день видеть в новостной ленте в последние пару недель.
Консультируя иностранный бизнес, мы понимаем, что многие компании не готовы поступиться интересами российских работников: приостанавливая деятельность, они вводят режим простоя с оплатой в размере заработной платы.
Но что делать, если приостановка вынужденно продолжится?
Ответ один: договариваться с работниками об увольнении или сокращать.
То же относится к российским компаниям, по разным причинам вынужденным сворачивать производство или оказание услуг.
Эта статья поможет вам провести сокращение правильно. Следует помнить, что сокращение штата — сложная процедура; суды буквально до запятой будут проверять правильность ваших шагов — даже тех, о которых не написано в Трудовом кодексе.
В идеале стоит обратиться за помощью к юристам. Если же такой возможности нет, рекомендую использовать предлагаемые формы документов и не пренебрегать изучением судебной практики вашего региона по отдельным моментам.
Итак, поехали. Обсуждаем шаги.
В таблице кратко поименованы этапы процедуры сокращения численности или штата, а под таблицей содержится описание каждого из них.
| Сокращение штата | Сокращение численности | Примечания | |
| 1. | Проведение «закадровой» работы. | ||
| 2. | Оформление решения работодателя о сокращении. | Порядок действий в этих пунктах может быть изменен: сначала определение преимущественного права, после — оформление решения. | |
| 3. | Создание кадровой комиссии, отвечающей за выполнение мероприятий по определению преимущественного права для оставления на работе. | ||
| 4. |
Определение кадровой комиссией преимущественного права для оставления на работе. |
||
| 5. | Извещение службы занятости о предстоящем сокращении работников. | Действия по пунктам 5, 6, 7 проводятся одновременно. | |
| 6. | Извещение профсоюза о предстоящем сокращении работников. | ||
| 7. | Письменное предупреждение каждого сокращаемого работника о предстоящем увольнении. | ||
| 8. | Предложение работнику имеющихся вакансий. | ||
| 9. | Издание приказа об увольнении. | ||
| 10. | Оформление и выдача работнику трудовой книжки, расчеты с работником. |
1. Проведение «закадровой» работы
Странно звучит, но этот этап очень важный. Сначала следует определиться, проводите вы процедуру сокращения штата или численности.
Разница в следующем:
- При сокращении штата из штатного расписания исключается должность и увольняются все работники, занимающие данную должность. Например, свернули деятельность по продажам — и все менеджеры по продажам, которых в штате может быть несколько человек, подпадают под сокращение.
- При сокращении численности должность в штатном расписании остается, но уменьшается число работников на ней. В нашем примере сокращаются объемы продаж, вместо пяти менеджеров оставляете трех, двое идут под сокращение.
Помимо понятийной, имеется и процедурная разница между сокращением численности и штата. Сокращение численности — процедура более сложная, поскольку подразумевает сравнение работников (остающихся и увольняемых) по квалификации для определения тех из них, кто должен будет остаться.
Кроме того, на данном этапе важно проверить трудовые договоры и должностные инструкции работников. Не должно возникнуть ситуации, когда вы сокращаете должность А, оставляя в штатном расписании должность В, хотя должностные инструкции для должностей А и В одинаковы. Это приведет к признанию сокращения незаконным: суд установит, что фактически вы сократили численность, а не штат, однако сравнения работников по квалификации не проводили.
Также в порядке подготовки к процедуре следует проанализировать состав штата, исключив из числа подпадающих под сокращение лиц, которых невозможно уволить по данному основанию:
- беременных женщин,
- женщин, имеющих ребенка в возрасте до трех лет,
- одиноких матерей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или малолетнего ребенка в возрасте до 14 лет,
- мужчин, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или малолетнего ребенка в возрасте до 14 лет без матери,
- родителя (иного законного представителя ребенка) — единственного кормильца ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет,
- родителя (иного законного представителя ребенка) — единственного кормильца ребенка в возрасте до 3 лет в семье, воспитывающей трех и более малолетних детей (до 14 лет), если другой родитель (иной законный представитель ребенка) не состоит в трудовых отношениях.
Эти категории работников нельзя включать в состав сокращаемых лиц до изменения их статуса.
2. Оформление решения работодателя о сокращении
Решение о проведении работодателем сокращения штата работников закрепляется соответствующим приказом о внесении изменений в штатное расписание. В приказе именуются должности, подлежащие сокращению, или число работников, подлежащих сокращению, а также дата, с которой такие изменения вводятся в действие. Планируемый формат штатного расписания является приложением к приказу.
С приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть под роспись ознакомлены работники, назначенные приказом ответственными за проведение мероприятий по сокращению. Как правило, это руководитель отдела кадров и/или бухгалтер.
| проект приказа | ||||||||||
| ПРИКАЗ №___ О внесении изменений в структуру предприятия и сокращении штата работников ООО «___________» <город> <дата> В целях повышения эффективности деятельности ООО «______________», учитывая результаты анализа хозяйственной и финансовой деятельности Общества, а также экономическую составляющую и необходимость в оптимизации и минимизации расходной части бюджета Общества, учитывая фактический и прогнозируемый уровни объема продаж, руководствуясь Трудовым кодексом РФ, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Исключить из штатного расписания ООО «____________», утвержденного «___» ___________ 20__ г., должность ________________________ — ___ штатных единиц.
2. Обеспечить проведение процедуры сокращения штатных единиц и осуществления всех необходимых мероприятий по сокращению штата в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ. 3. Направить сообщение о предстоящем высвобождении в связи с сокращением штата в центр занятости населения. 4. Выполнить все мероприятия, связанные с сокращением штата, предусмотренные действующим законодательством, в том числе обеспечить уведомление о принятом решении работников, замещающих исключаемую должность. 5. За работниками, подлежащими увольнению в связи с сокращением штата, полностью сохранить гарантии и компенсации, предусмотренные статьей 178 ТК РФ. 6. Изменения в штатное расписание в редакции приложения к настоящему приказу вступают в силу не ранее, чем через 2 (Два) месяца с даты уведомления сотрудников о предстоящих изменениях. 7. Ответственность за надлежащее и своевременное исполнение настоящего приказа возлагаю на _______________. Приложение: <дата> <подпись> <ФИО подписавшего> Скачать проект приказа в формате DOC >> |
3. Сокращение численности: создание кадровой комиссии, отвечающей за выполнение мероприятий по определению преимущественного права для оставления на работе
Трудовым кодексом РФ установлено следующее правило: при сокращении преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией. При равной производительности труда и квалификации предпочтение в оставлении на работе отдается:
- семейным — при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию);
- лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;
- работникам, получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание;
- инвалидам ВОВ и инвалидам боевых действий по защите Отечества;
- работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.
Если вам предстоит сократить численность (помните, из пяти менеджеров оставляем только три), то до момента выбора сокращаемых лиц необходимо издать приказ о создании кадровой комиссии, чьей задачей и станет выбор лиц с наиболее высокой квалификацией и производительностью труда.
С приказом о создании комиссии знакомятся члены этой комиссии.
| проект приказа |
| ПРИКАЗ №___ О создании кадровой комиссии в целях проведения процедуры сокращения численности работников ООО «___________» <город> <дата> В целях проведения процедуры сокращения численности работников ООО «___________», а именно реализации комплекса мероприятий, предусмотренных ст.179 ТК РФ, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать кадровую комиссию. 2. Членами кадровой комиссии определить: ________________________ (ФИО, должность), 3. Обязать членов кадровой комиссии провести не позднее «___» ________ 20__ г. рабочее совещание для определения работников, имеющих преимущественное право для оставления на работе. Результаты отразить в протоколе. С приказом ознакомлены: <дата> <подпись> <ФИО подписавшего> Скачать проект приказа в формате DOC >> |
4. Сокращение численности: определение кадровой комиссией преимущественного права для оставления на работе
После создания комиссия проводит собрание, на котором определяются критерии для сравнения работников, что отражается в протоколе.
Закон не содержит критериев для сравнения. Поэтому члены комиссии должны сами определить, как полагается сравнивать работников, чтобы выбрать лиц с наиболее высокой квалификацией. Например, при сравнении менеджеров по продажам критериями могут быть стаж работы в сфере продаж, степень выполнения плана продаж за анализируемый период, качество ведения договорной работы, отсутствие нарушений трудовой дисциплины.
После выбора критериев производится сравнение работников, выбираются лучшие из них. Оставшиеся становятся кандидатами для сокращения. Результат выбора отражается в протоколе.
| проект протокола |
|
<город> <дата> Протокол заседания кадровой комиссии Комиссия в составе: в целях проведения процедуры сокращения численности работников ООО «___________» и реализации комплекса мероприятий, предусмотренных ст. 179 ТК РФ, заслушав _________________________ <ФИО >, который доложил, что перед комиссией поставлена задача определить преимущественное право оставления на работе работников, замещающих должность ________________, определила: 1. В качестве критериев, достаточных для выбора работников, отличающихся наиболее высокой квалификацией и производительностью труда, установить: 2. По результатам изучения личных дел сотрудников (ФИО, ФИО, ФИО) установлено следующее: 3. Преимущественным правом для оставления на работе обладают следующие работники: ФИО, ФИО, ФИО. 4. ФИО, ФИО, ФИО подлежат сокращению. <Подписи членов комиссии> Скачать проект протокола в формате DOC >> |
5. Извещение службы занятости о предстоящем сокращении работников
В соответствии с п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. №1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации», при принятии решения о сокращении численности или штата работников организации / индивидуального предпринимателя и возможном расторжении трудовых договоров работодатель обязан в письменной форме сообщить об этом в органы службы занятости не позднее чем за два месяца до начала соответствующих мероприятий, указав должность, профессию, специальность и квалификационные требования к ним, условия оплаты труда каждого работника. Если же решение о сокращении может привести к массовому увольнению, сделать это нужно не позднее чем за три месяца.
Под «соответствующими мероприятиями» здесь подразумевается увольнение работников. Т.е. уведомить центр занятости полагается в то же время, когда о сокращении будут уведомляться работники.
Уведомление составляется в произвольной форме на бланке организации. В отдельных центрах занятости разработаны типовые формы для уведомления о планируемом увольнении работников в связи с сокращением штата организации.
Уведомление также может быть сделано через сервис «Работа в России».
6. Извещение профсоюза о предстоящем сокращении работников
Не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий работодатель обязан направить уведомление о предстоящем сокращении в выборный орган первичной профсоюзной организации (при его наличии!).
Если же решение о сокращении может привести к массовому увольнению работников — не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий.
Сокращение работников-членов профсоюза производится с учетом мотивированного мнения профсоюзной организации; порядок его получения описан в ст. 373 ТК РФ.
7. Письменное предупреждение о предстоящем увольнении каждого сокращаемого работника
Такое предупреждение должно быть сделано не позднее чем за два месяца до увольнения.
Уведомление составляется в произвольной форме и содержит информацию о предполагаемой дате прекращения трудового договора, которую целесообразно указывать с оговоркой о том, что при нахождении работника в эту дату на больничном или в отпуске увольнение будет производиться после окончания отпуска или периода временной нетрудоспособности.
Очень важно: с уведомлением о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. Если работник работает удаленно, в другой местности, уведомление можно направить в его адрес почтой с описью вложения.
Однако при таком способе уведомления работодатель несет неблагоприятные последствия неполучения работником уведомления.
Задачей работодателя на данном этапе является получение уведомления с поставленной на нем подписью работника и датой вручения.
| проект уведомления |
| Кому__________________
УВЕДОМЛЕНИЕ Уважаемый _________________! Руководством компании принято решение о сокращении (исключении из штатного расписания) занимаемой Вами должности ____________ (Приказ №___ от «___» _______ 20__ г.). На основании вышеизложенного Вы предупреждаетесь о том, что занимаемая Вами штатная должность подлежит сокращению. По истечении двух месяцев со дня получения настоящего уведомления трудовой договор с Вами будет расторгнут на основании п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ с выплатой выходного пособия в размере среднемесячного заработка. В соответствии со ст. 178 ТК РФ, при расторжении трудового договора в связи с сокращением штата работников организации увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным работником в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения при условии, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен. Вы вправе предложить расторжение трудового договора и до истечения двухмесячного срока со дня вручения настоящего уведомления. В этом случае Вам будет выплачена дополнительная денежная компенсация в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении (ч. 3 ст. 180 ТК РФ). В случае Вашего согласия на увольнение до истечения срока уведомления просим сделать письменное заявление. В течение всего срока действия предупреждения Вы обязаны исполнять функциональные обязанности по занимаемой должности и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. <дата> <подпись> <ФИО подписавшего> Скачать проект уведомления в формате DOC >> |
8. Предложение работнику имеющихся вакансий
По общему правилу, работодатель обязан предлагать работнику перевод на вакантные должности в той местности, где работник выполняет трудовые обязанности. Предлагать следует только те должности, которые работник может занять с учетом своей квалификации и состояния здоровья.
В предложении о переводе на другую работу рекомендуется перечислить не только предлагаемые должности, но и основные условия труда, квалификационные характеристики, размер оплаты труда на предлагаемой работе.
С предложением о переводе на другую работу работник должен быть ознакомлен под роспись. В случае если работник отказывается получить экземпляр предложения и/или ознакомиться с ним под роспись, предложение следует зачитать работнику вслух, а об отказе от ознакомления с предложением составить соответствующий акт.
Если сотрудник работает удаленно, в другой местности, предложение вакансий можно направить в его адрес почтой с описью вложения. Неполучение таких предложений работником по его вине суд не будет считать нарушением процедуры.
Сколько раз предлагать вакансии? Это решает работодатель. Важно запомнить правило: ни одна вакансия, которую может заместить сокращаемый работник, не должна быть замещена кем-то другим, пока она не предложена сокращаемому лицу.
| проект предложения | ||||||
| Кому__________________
Предложение вакантных должностей Уважаемый _________________! В соответствии с ч. 3 ст. 81 Трудового кодекса РФ, увольнение по основанию, предусмотренному пунктом 2 или 3 части 1 настоящей статьи, допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. Согласно Трудовому договору №___ от «___» ________ г., местом Вашей работы является город _______________. Соответственно, работодатель обязан предлагать работнику вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Настоящим информируем Вас о том, что на «___» _________ 2022 г. в г. ____________ у работодателя имеются следующие вакантные должности, на которые Вы можете быть переведены:
В случае Вашего согласия на перевод просим Вас представить работодателю заявление в течение трех рабочих дней с момента получения настоящего уведомления. Если в течение трех рабочих дней с момента получения настоящего уведомления заявление от Вас не будет получено, работодатель считает Вас отказавшимся от занятия предложенной вакантной должности и оставляет за собой право на замещение вакансии третьими лицами. <подпись> <ФИО подписавшего> Настоящее уведомление получено _____________________ /_____________________/ Дата вручения уведомления: «___» ____________________ 2022 г. Скачать проект предложения в формате DOC >> |
Что предлагать, если вакансий нет? В таком случае в начале и в конце процедуры работнику вручается уведомление об отсутствии вакантных должностей.
Информирование об отсутствии вакантных должностей
Уважаемый _________________!
В соответствии с ч. 3 ст. 81 Трудового кодекса РФ, увольнение по основанию, предусмотренному пунктом 2 или 3 части 1 настоящей статьи, допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности.
Настоящим информируем Вас о том, что на ____________ 2022 г. в ООО «_______________» вакантных должностей не имеется.
_______________ /_________________/
Настоящее уведомление получено _____________________ /_____________________/
Дата вручения уведомления: «___» ____________________ 2022 г.
Скачать проект уведомления в формате DOC >>
9. Издание приказа об увольнении
По истечении двухмесячного срока с момента получения работником уведомления о сокращении производится его увольнение. В соответствии с ч. 1 ст. 84.1. ТК РФ, прекращение трудового договора по любому основанию оформляется приказом работодателя. Основание и причина прекращения трудового договора указываются в точном соответствии с формулировками ТК РФ и со ссылками на соответствующие пункт, часть, статью ТК РФ. С приказом работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись.
В нашем случае в качестве основания увольнения будет указан п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Важно: нельзя уволить работника, если к моменту увольнения он находится в отпуске (любом, в т.ч. в отпуске без сохранения заработной платы) или на больничном. Следует дождаться окончания времени отсутствия и уволить в первый день выхода на работу.
10. Оформление и выдача работнику трудовой книжки, расчеты с работником
В соответствии со ст. 84.1. ТК РФ, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя и произвести с ним расчет.
В последний день работы сотруднику выдается трудовая книжка, справки формы 2-НДФЛ, выплачивается зарплата, заработанная к моменту увольнения, компенсация за неиспользованный отпуск (при наличии), а также первое выходное пособие в связи с сокращением штата в размере одного среднего заработка.
Если в последний день работы выдать работнику трудовую книжку не представляется возможным (в нашем случае будет именно так), в адрес работника направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать распоряжение направить ее почтой.
Следует иметь в виду, что выходные пособия в связи с сокращением штата выплачиваются работнику постепенно: первое — в последний день работы; второе — через два месяца с момента увольнения на основании заявления работника, который к заявлению прилагает копию трудовой книжки в подтверждение нетрудоустройства; третье — по истечении трех месяцев с момента увольнения на основании заявления работника, который к заявлению прилагает копию трудовой книжки в подтверждение нетрудоустройства и решение службы занятости о необходимости выплатить выходное пособие.
Однако у работодателя есть право выбрать другой порядок выплаты выходных пособий: в последний день работы произвести выплату сразу двух средних заработков. В этом случае работодатель будет освобожден от обязанности выплачивать третий средний заработок по решению службы занятости.
Материал подготовлен специально для сайта INTELLECT
Статьи экспертов юридической фирмы INTELLECT >>
кадровое делопроизводство, санкции, сокращение персонала, трудовое право, трудовые споры
Похожие материалы
Новости
Статьи
Комментарии
Мероприятия
Увольнение работника по инициативе работодателя в связи с сокращением численности или штата работников
Увольнение работника по инициативе работодателя
в связи с сокращением численности или штата работников
Важно! При сокращении численности или штата работников необходимо соблюдение процедуры. В случае невыполнения одного из перечисленных ниже действий сокращение может быть признано незаконным.
Процедура сокращения численности или штата работников:
24) работодатель обязан сообщить в службу занятости о предстоящем сокращении:
— за 2 месяца — работодатель-организация;
— за 2 недели — работодатель — индивидуальный предприниматель;
— работодатель обязан в письменной форме сообщить об этом выборному органу первичной профсоюзной организации не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий, а в случае, если решение о сокращении численности или штата работников может привести к массовому увольнению работников — не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий;
25) работодатель обязан выявить лиц, которых запрещено увольнять в связи с сокращением численности или штата:
Важно! Запрещается увольнять в связи с сокращением численности или штата следующих работников:
— беременная женщина;
— женщина, имеющая ребенка (детей) в возрасте до 3 лет;
— одинокая мать, воспитывающая ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или малолетнего ребенка (до 14 лет);
— работник, воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или малолетнего ребенка (до 14 лет) без матери;
— работник (родитель или законный представитель), являющийся единственным кормильцем ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
— работник (родитель или законный представитель), являющийся единственным кормильцем ребенка в возрасте до трех лет в семье, воспитывающей трех и более малолетних детей, если другой родитель (законный представитель) не состоит в трудовых отношениях;
26) работодатель обязан определить круг лиц, имеющих преимущественное право на оставление на работе.
Важно! Преимущественное право на оставление на работе имеют работники с более высокой производительностью труда и квалификацией.
При равной квалификации и производительности труда предпочтение отдается следующим категориям работников:
— работникам, пострадавшим в результате радиационных катастроф <*>;
———————————
<*> Федеральный закон от 10.01.2002 N 2-ФЗ (п. 10 ч. 1 ст. 2).
Закон Российской Федерации от 15.05.1991 N 1244-1 (п. 7 ч. 1 ст. 14).
Постановление ВС РФ от 27.12.1991 N 2123-1.
Федеральный закон от 26.11.1998 N 175-ФЗ.
— инвалидам;
— изобретателям;
— работникам, допущенным к государственной тайне;
— работникам, удостоенным высшего звания (награжденным государственными наградами высшей степени);
— работникам — при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию);
— работникам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;
— работникам, получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание;
— инвалидам Великой Отечественной войны или инвалидам боевых действий по защите Отечества;
— работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.
Важно! При сокращении работника, не достигшего возраста 18 лет, необходимо получить согласие государственной инспекции труда, при сокращении работника — члена профсоюза — согласие выборной профсоюзной организации;
27) работодатель обязан письменно и персонально уведомить каждого работника, подлежащего увольнению в связи с сокращением, под роспись:
— не позднее чем за 2 месяца до увольнения — для работников, работающих у работодателя-организации;
— не позднее чем за 7 календарных дней — работника, принятого на сезонные работы;
— не позднее чем за 3 календарных дня — работника, заключившего трудовой договор сроком до 2 месяцев;
— в срок, указанный в трудовом договоре — для работников, работающих у работодателя — индивидуального предпринимателя.
Важно! При отказе работника ознакомиться с уведомлением под роспись работодатель должен составить об этом акт;
28) работодатель обязан письменно предложить работнику вакантную должность (при ее наличии), соответствующую его квалификации и состоянию здоровья, или другую работу (в том числе ниже оплачиваемую);
29) при отказе работника от другой работы данный факт должен быть удостоверен работодателем письменно (проставлена отметка в уведомлении об отказе от другой работы или составлен акт об отказе работника проставить свою подпись в предложении другой работы);
30) при отсутствии у работодателя другой работы или отказе работника от предложенной работы по истечении срока предупреждения производится увольнение работника с выплатой выходного пособия:
— в размере среднего месячного заработка — работникам, работающим у работодателя-организации;
— в размере двухнедельного заработка — сезонным работникам;
— в размере, указанном в трудовом договоре, — работникам, работающим у работодателя — индивидуального предпринимателя.
Важно! Работодатель может расторгнуть трудовой договор до истечения срока предупреждения о сокращении при согласии на это работника. В этом случае работодатель обязан выплатить работнику дополнительную компенсацию в размере среднего заработка работника, исчисленном пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении;
31) работодатель-организация обязан выплатить работнику средний заработок за период трудоустройства:
— не более чем за 2 месяца со дня увольнения, кроме работодателей, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
— не более чем за 3 месяца со дня увольнения — работодатель, расположенный в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Работодатель взамен выплат среднего месячного заработка за второй и третий месяцы (для работников Крайнего Севера и приравненных местностей — за четвертый, пятый и шестой месяцы) за период трудоустройства вправе выплатить работнику единовременную компенсацию в размере двукратного среднего месячного заработка (для работников Крайнего Севера и приравненных местностей — в размере пятикратного среднего месячного заработка). Если работнику уже была произведена выплата среднего месячного заработка за второй месяц (для работников Крайнего Севера и приравненных местностей — за третий, четвертый или пятый месяц) со дня увольнения, единовременная компенсация выплачивается ему с зачетом указанной выплаты.
Важно! Выплачивать работнику средний заработок на период трудоустройства работодатель — индивидуальный предприниматель не обязан!
Сроки предупреждения об увольнении, а также случаи и размеры выплачиваемых при прекращении трудового договора с индивидуальным предпринимателем выходного пособия и других компенсационных выплат определяются трудовым договором (часть 2 статьи 307 ТК РФ).
32) при увольнении работодатель обязан:
— издать приказ о прекращении трудовых отношений;
— ознакомить работника с приказом под роспись (при отказе работника с ним ознакомиться — составить акт);
— внести в трудовую книжку запись об увольнении или внести соответствующую информацию об увольнении в сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ);
— ознакомить работника с записями за период его работы у данного работодателя, подтвердив это подписью работника и подписью лица, уполномоченного на ведение трудовых книжек;
— в последний день работы произвести с работником полный расчет, выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск.
Важно! Компенсация выплачивается в размере полного ежегодного оплачиваемого отпуска, если рабочий год работника составляет от 5,5 до 11 месяцев. Компенсация выплачивается пропорционально отработанному времени, если рабочий год работника составляет менее 5,5 месяцев;
— в последний день работы выдать работнику на руки трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) у данного работодателя, справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и сведения по начисленным и уплаченным страховым взносам обязательного пенсионного страхования.
Опубликовано: 28.02.2024
Бывают ситуации, когда работодатель вынужден сократить штат:
- изменился рынок;
- задач мало, а сотрудников слишком много;
- нет столько бюджета на удержание большой команды.
Суть процедуры в том, чтобы компания осталась на плаву. А потому важно сделать всё грамотно: предупредить сотрудников, собрать документы и выплатить компенсации.
Отличие сокращения от обычного увольнения
В законе сокращение разделяют на: численности и штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ). Оба сокращения происходят только по решению руководства.
При сокращении штата компания упраздняет отдельную должность или целое структурное подразделение:
Компания пересмотрела бизнес-процессы и отдала бухгалтерию на аутсорс → провели сокращение бухгалтерского отдела
При сокращении численности компания увольняет сотрудников:
Магазин купил три стойки самообслуживания клиентов → уволили трёх продавцов
При этом должность сокращённого остаётся в штатном расписании.
Увольнение — это когда работодатель и сотрудник прекращают трудовые отношения по определённой причине.
Например:
- сотрудник не пришёл на работу, и работодатель его уволил;
- работник ушёл, потому что нашёл место с зарплатой повыше.
Инициатором увольнения может быть любая сторона: работодатель или сотрудник. При этом на освободившееся место компания может нанять другого специалиста.
Кого нельзя увольнять по сокращению
У некоторых сотрудников есть «иммунитет» к сокращению:
- женщины с детьми до трёх лет;
- женщины, которые одни воспитывают ребёнка до 14 лет или ребёнка-инвалида до 18 лет;
- многодетные семьи, если младшему ребёнку не исполнилось три года;
- сотрудники, которые на момент сокращения находятся на больничном или в отпуске;
- работники, которым осталось менее пяти лет до пенсии;
- беременные женщины.
У кого есть преимущественное право при сокращении
Статья 170 ТК РФ гласит, что при равных условиях сотрудники с более высокой квалификацией и эффективностью имеют больше шансов на сохранение рабочего места.
Если Марк выполняет план продаж на 100%, а Ева — на 120%, работодатель уволит Марка.
У отдельных категорий работников тоже есть преимущественное право сохранения должности при сокращении:
- работники с двумя иждивенцами на попечении;
- сотрудники, которые получили производственные травмы;
- инвалиды ВОВ;
- лица, которые проходят повышение квалификации за счёт компании, не отрываясь от исполнения рабочих обязанностей;
- единственные кормильцы в семье.
Порядок сокращения штата работников
Последовательность действий такая:
Пройдёмся по каждому шагу.
Шаг 1: Составить приказ о сокращении штата
Закон не предусматривает единой формы документа. Работодатель составляет приказ по своему усмотрению.
Что указать в документе:
- должности и число штатных единиц, которые попадают под сокращение;
- ответственных за выполнение приказа;
- порядок сокращения.
Компании выпускают приказ не позднее двух месяцев до увольнения. ИП — не позднее двух недель.
Шаг 2: Отправить работникам уведомление о сокращении штата
По закону сократить сотрудников просто так нельзя. Сначала нужно предложить вакансию в компании, даже если она будет ниже по статусу.
Сроки уведомления о сокращении: для организаций — максимум два месяца, для ИП — две недели.
Отдельные категории работников уведомляют в другие сроки. Так, если с сотрудником заключали договор на два месяца, его можно уведомить о сокращении за три дня. Если занят в сезонных работах — за неделю.
Договор составляют в свободной форме и печатают в двух экземплярах. Один для работника, другой — для компании.
Если сотрудник не хочет подписывать уведомление, работодатель составляет документ об отказе.
Шаг 3: Отправить извещение в службу занятости
Отправить извещение можно через портал «Работа в России». Там есть и форма для составления документа.
Сроки уведомления: два месяца для компаний и две недели для индивидуальных предпринимателей. Исключение: массовые сокращения.
Так, если компания уволила 50 человек за месяц — это массовое сокращение. Срок отправки извещения в таком случае три месяца.
Шаг 4: Оформить и подписать приказ о сокращении
Шаблона приказа в законе нет. Как правило, документ составляют по форме Т-8.
В документе указывают: дату увольнения, ФИО, должность и причину увольнения сотрудника.
Приказ готовят ко дню сокращения, чтобы работник успел прочитать и подписать его.
Шаг 5: Сделать запись в трудовой книжке или в форме СТД-Р
Если у сотрудника трудовая бумажная, пропишите причину увольнения — «сокращение штата (численности)». Рядом укажите дату увольнения, номер приказа и ссылку на статью Трудового кодекса, на основании которой уволили специалиста.
Принцип заполнения электронной трудовой аналогичный. Только запись делают не в книжке, а в форме СТД-Р (справке о трудовой деятельности).
Шаг 6: Провести расчёты при сокращении штата: выплаты и компенсации
После оформления приказа и заполнения трудовой, нужно выплатить работнику все задолженности:
Остаток зарплаты. Сумму, которую работник не получил до увольнения. Это относится ко всем выплатам, которые указаны в трудовом договоре.
Выплату за неиспользованный отпуск. Если работник не успел использовать все отпускные дни, компания обязана их компенсировать (ст. 127 ТК РФ). Если же сотрудник отгулял отпуск авансом, оплату за эти дни отнимут из остатка зарплаты (ст. 137 ТК РФ).
Больничные в течение месяца после увольнения. Если в течение месяца после увольнения сотрудник оформил больничный лист, бывший работодатель должен выплатить пособие по нетрудоспособности. Об этом сказано в Федеральном законе N 255-ФЗ.
Компенсацию на время поиска работы. Как правило, работнику выплачивают два средних заработка, пока человек не нашёл новую работу. В некоторых случаях компенсацию можно получить за полгода. Для этого нужно обратиться в службу занятости.
За задержку выплат и компенсаций работодатель получит штраф. Для ИП и малых организаций — до 5 тысяч рублей. Для средних и крупных предприятий — до 50 тысяч.
Если ситуация с задержкой не изменится — компанию или предпринимателя повторно оштрафуют. Только суммы будут уже другие:
- 10-20 тысяч — для малых предприятий и ИП;
- 50-70 тысяч — для средних и крупных компаний.
Так что рекомендуем проводить все расчёты вовремя.
Вывод
Теперь Вы знаете, как сократить штат работников правильно и по закону.
Сокращение — неприятная и стрессовая процедура. Особенно для сотрудников. Чтобы сделать процесс не таким болезненным, поддержите бывших коллег.
- Проявите сочувствие. Людям важно знать, что Вам не всё равно.
- Скажите пару приятных слов. Сделайте это не потому, что так «правильно», а потому, что искренне хотите поддержать коллег.
Не бойтесь показать свою уязвимость и эмпатию во время массовых сокращений. Так Вы сохраните хорошие отношения с коллегами и облегчите непростой период для сотрудников.
Снижение количества персонала или сокращение штата — одна из причин, по которым работодатель может разорвать трудовые отношения со своими подчинёнными. Процедура увольнения персонала при таких условиях имеет свои нюансы.
В статье пошагово разберём, как при сокращении сотрудника работодатель обязан поступить, подробно рассмотрим этот процесс и расскажем о правах сотрудников, которые столкнулись с подобными обстоятельствами.
Понятие «сокращения»?
Сокращение сотрудников — вынужденная мера расторжения соглашения между работодателем и работником. Данный вид обстоятельств прописан в трудовом законодательстве в статье 81.
Понятия сокращения численности сотрудников и штата различаются. В первом случае речь идет об уменьшении численности сотрудников, занимающих одну должность (например, сокращение численности юристов в компании), во втором случае имеется в виду упразднение конкретной должности (или должностей).
Отметим, что на законодательном уровне данные понятия не определены.
В чём разница между «сокращением» и «увольнением»?
Различие между обычным увольнением и сокращением заключается в том, что при увольнении освободившееся место может занять новый специалист, а при сокращении данное рабочее место (или должность) просто упраздняется.
Особенности увольнения по сокращению
Решение о сокращении штата — скорее, вынужденная мера и зависит от успешности бизнеса и эффективности работы предприятия. Поэтому законодательство не требует от работодателя каких-то обязательных обоснований и доказательств такого решения. Сама компания вправе провести сокращение конкретных должностей или штата в любое время.
При этом руководство предприятия не нуждается в согласовании своего решения с персоналом или профсоюзными организациями. Несмотря на данные факторы, процесс увольнения при сокращении имеет ряд обязательных условий и свои нюансы, которые отмечены в законе.
Cокращение — пошаговая процедура
Процесс увольнения по сокращению схож со стандартным порядком расторжения трудовых отношений с нанятым персоналом по инициативе работодателя. Алгоритм увольнения сотрудников при таких обстоятельствах выглядит так:
Сокращение — пошаговая инструкция
Издание приказа о сокращении
Законодательство не установило требований к составлению документа о сокращении, поэтому составляется данный приказ в свободном формате, однако обязательным условием является прописывание в нём формулировки о причинах сокращения количества сотрудников или штата, а также должности и фамилии ответственных за уведомление персонала сотрудников.
Кроме того, важно отметить в документе крайние даты проведения мероприятий по уведомлению работников, профсоюзных организаций и центра занятости о грядущем сокращении, по увольнению и предложению подходящих вакансий.
Особенности составления приказа:
- Уведомление должно быть подготовлено таким образом, чтобы работники успели ознакомиться с ним за 2 месяца до исполнения. То есть, в приказе нужно прописать сроки, не превышающие разницу между датой выхода приказа и датой увольнения со сроками предупреждения сотрудников о расторжении трудового соглашения. При нарушении сроков будет считаться, что сокращение произведено неправомерно.
- В приказе также следует прописать сроки, когда отдел кадров должен уведомить о предстоящих кадровых изменениях центр занятости. Важно, чтобы извещение состоялось не позднее 2-х месяцев до увольнения. Если же после выхода приказа существует риск массового увольнения — не позднее 3-х месяцев.
- Если в компании имеется профсоюз, в приказе следует прописать пункт с датами извещения профсоюза. Сроки извещения здесь аналогичны представленным в предыдущем пункте.
Пример соответствующего приказа
Кого сокращать нельзя?
Перед началом процедуры сокращения работников руководство предприятия должно обозначить специалистов, которые обладают преимуществом на продолжение работы на предприятии, а также лиц, которые защищены от сокращения законом.
Исходя из данных статьи 179 ТК РФ, при равноценных профессиональных успехах работодатель должен выделить лиц, обладающих преимуществом перед своими коллегами:
- семейные работники (если у них на попечении от двух и более иждивенцев);
- сотрудники, получившие на предприятии травмы;
- инвалиды боевых действий по защите Отечества, включая ВОВ;
- лица, работающие над повышением квалификации по направлению компании, которые продолжают исполнять свои должностные обязанности;
- единственные кормильцы.
Закон защищает от сокращения следующие категории граждан:
- беременных работниц;
- женщин с детьми до трёх лет;
- матерей, в одиночку воспитывающих детей до 14 лет или детей-инвалидов до 18 лет;
- сотрудников с незакрытым больничным листом;
- сотрудников в отпуске;
- сотрудников, которым до пенсии осталось менее 5 лет.
Как определить лиц, важных для работы компании?
Не существует какого-то определённого перечня, на который следует ориентироваться при определении сотрудников, необходимых для функционирования организации. Для того чтобы обозначить такой круг людей, руководство компании должно собрать комиссию, которая определит преимущества ряда работников.
При определении лиц, квалификация и навыки которых нужны предприятию, комиссии следует опираться:
- на уровень производительности и квалификации труда;
- показатель выполнения задач работодателя;
- профессионализм и опыт.
Основаниями для проведения данной оценки могут служить:
- диплом или другие документы об образовании;
- отсутствие дисциплинарных взыскание;
- документы о выплате премиальных;
- сведения о трудовой деятельности.
Уведомление о сокращении
Повторимся, что по закону компания обязана донести информацию до работника о том, что его ожидает сокращение не менее, чем за два месяца.
Крайние сроки уведомления сокращаются до 7 дней при сезонном характере работы сокращаемого сотрудника и до трёх дней при ограничении сроков трудового соглашения с сокращаемым сотрудником до 2-х месяцев.
Документ с информацией о сокращении сотрудника составляется в свободной форме, но есть один важный нюанс: лицо, получившее уведомление, должно поставить свою подпись в документе в знак подтверждения ознакомления с информацией.
Если сотрудник отказывается подписывать документ, то нужно составить акт о его уведомлении в присутствии двух свидетелей.
Пример уведомления
Предложение вакантных мест
Помимо того, что компания обязана заблаговременно сообщить сотруднику о происходящих кадровых мероприятиях, работодатель также должен предложить человеку имеющиеся свободные должности, подходящие для него. Перечислить их можно либо в уведомлении о сокращении, либо представить отдельно.
Важно отметить, что отдел кадров должен уведомлять сокращаемого сотрудника о появляющихся свободных рабочих местах вплоть до крайнего дня работы. Увольняемому сотруднику следует предлагать все возможные варианты перевода, включая рабочие места с более низкой оплатой и более низкими должностями, а также место человека, отбывающего отпуск по уходу за ребёнком.
Если сотрудник, попавший под увольнение при сокращении, соглашается на предлагаемые условия, оформляется не увольнение, а перевод.
В уведомлении с перечнем свободных мест важно указать:
- Дату, когда должность предложена сокращаемому сотруднику.
- Наименование должности и структурное подразделение.
- Рабочий график.
- Размер зарплаты.
- Срок, за который работник должен принять решение о принятии или отказе от предложения.
Уведомление с перечнем вакансий должно быть подписано сотрудником. Если вакантные места отсутствуют, работодатель прописывает это условие в уведомлении.
Уведомление профсоюза и центра занятости
Крайние сроки подачи уведомления в профсоюз и центр занятости определяются двумя месяцами до даты официального разрыва трудовых отношений с сотрудником(-ами). Крайний срок уведомления организаций увеличивается до трёх месяцев, если сокращение предусматривает массовое увольнение персонала.
Документ, уведомляющий профсоюз и центр занятости о сокращении работников, подаётся в свободной форме, однако в нём важно прописать личные данные, должности и специальности всех, кто попал под сокращение, а также прописать условия оплаты их труда.
Важно! Информацию в службу занятости и профсоюз следует отправлять отдельно на каждого сотрудника, попавшего под сокращение.
Уведомление состоит из:
- Проекта приказа об увольнении;
- Копии приказа о сокращении;
- Проекта штатного расписания организации.
Документы в день увольнения
Управление персоналом и бухгалтерия должны подготовить ряд документов в день увольнения для сотрудника, попавшего под сокращение. Для удобства перечень бумаг и правила их заполнения приведены в таблице:
Перечень бумаг и правила их заполнения
По заявлению работника в письменном виде управление компании также обязано предоставить ему:
Список документов
В документах внутри предприятия данные кадровые изменения отмечаются следующим образом:
Кадровые изменения
Итоговый расчёт с работником
Выплаты, которые должно получить увольняемое лицо:
- Оставшуюся зарплату;
- Выплату за неиспользованный отпуск, либо отправить в него перед увольнением;
- Выходное пособие в размере среднего месячного заработка.
Дополнительное необходимо содержать сотрудника, пока он не нашел работу. То есть, в течение 2-х (3-х если организация на Крайнем Севере) месяцев с момента увольнения выплачивать компенсацию, равную его среднемесячному заработку. Однако это необходимо, если работник сразу же обратится в центр занятости и не найдет себе новую работу в течение двух ближайших месяцев.
Также стоит отметить, что работникам, с которыми трудовой договор расторгнут раньше срока, необходимо выплатить компенсацию на сумму среднего заработка, которое они были обязаны получить вплоть до увольнения.
Все вышеприведённые суммы выплачиваются персоналу в последний рабочий день.
Что делать при сокращении работнику?
К сожалению, при увольнении по причине сокращения работнику, на которого не распространяется преимущественное право и запрет на сокращение, остается только смириться с обстоятельствами и следовать алгоритму:
- Расстаньтесь с работодателем без претензий с его стороны. Сдайте весь рабочий инвентарь в надлежащем виде и сложите свои полномочия как положено.
- Получите от компании все необходимые документы.
- В течение двух недель после увольнения встаньте на учёт в центре занятости, чтобы можно было претендовать на компенсацию от работодателя на период поиска работы.
- Соблюдайте правила центра и займитесь поисками нового места работы.
При сокращении на работе права работника должны быть соблюдены. Если уволенный или увольняемый сотрудник обнаруживает явное нарушение законодательства, он вправе подать жалобу на работодателя в прокуратуру или трудовую инспекцию.