ДОКУМЕНТЫ ПО ОХРАНЕ ТРУДА
Второй экземпляр утвержденного работодателем акта о несчастном случае на производстве вместе с материалами расследования
Работодатель (его представитель), осуществляющий по решению комиссии учет данного несчастного случая на производстве
В течение 45 лет
ч. 6 ст. 230 и ч. 2 ст. 230.1 Трудового кодекса РФ
Второй экземпляр акта о расследовании группового несчастного случая на производстве, тяжелого несчастного случая на производстве, несчастного случая на производстве со смертельным исходом вместе с материалами расследования
Работодатель (его представителем), осуществляющий по решению комиссии учет данного несчастного случая на производстве
В течение 45 лет
Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда)
Организации
По месту проведения — 45 лет (при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет <2>);
в других организациях — 5 лет
п. 407 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности)
Организации
5 лет после истечения срока действия сертификата
п. 408 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда
Организации
5 лет
п. 409 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин
Организации
По месту утверждения — постоянно <1>;
в других организациях — до замены новыми
п. 410 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования)
Организации
По месту утверждения — постоянно <1>;
в других организациях — до замены новыми
п. 411 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников
Организации
По месту утверждения — постоянно <1>;
в других организациях — до замены новыми
п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников
Организации
50/75 лет <2>
п. 413 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда
Организации
50/75 лет <2>
п. 414 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ
Организации
1 год после закрытия наряда-допуска (при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет)
п. 415 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ
Организации
1 год после закрытия нарядов-допусков (при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет)
п. 416 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Гигиенические требования к условиям труда инвалидов
Организации
По месту утверждения — постоянно <1>;
в других организациях — до замены новыми
п. 417 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций
Организации
5 лет ЭПК <3>
п. 418 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний
Организации
50/75 лет <2>
п. 419 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
Организации
5 лет после истечения срока действия договора (после прекращения обязательств по договору)
п. 420 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда
Организации
5 лет
п. 421 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Протоколы результатов обучения по охране труда
Организации
5 лет
п. 422 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)
Организации
45 лет
п. 423 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Журналы, книги учета профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда
5 лет
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий
Организации
45 лет
п. 424 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве
Организации
По месту составления — 45 лет (документы о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно <1>);
в других организациях — 5 лет
п. 425 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием
Организации
По месту утверждения — постоянно <1>;
в других организациях — 3 года после замены новыми
п. 426 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием
Организации
3 года (акты, заключения при отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет — <2>)
п. 427 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием
Организации
1 год
п. 428 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств
Организации
5 лет ЭПК <3>
п. 429 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Переписка по вопросам охраны труда
Организации
5 лет
п. 430 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Акты о расследовании несчастных случаев, в том числе происшедших в отдельных отраслях и организациях, квалифицированных по результатам расследования как не связанные с производством
Работодатели
В течение 45 лет (хранятся вместе с материалами расследования)
п. 32 Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях, утв. Приказом Минтруда России от 20.04.2022 N 223н <19>
Наряды-допуски на выполнение работ в ограниченных и замкнутых пространствах, работы по которым полностью закончены
Работодатели
В течение 1 года
п. 71 Правил по охране труда при работе в ограниченных и замкнутых пространствах, утв. Приказом Минтруда России от 15.12.2020 N 902н <11>
Закрытые по завершении работ наряды-допуски на производство работ повышенной опасности в процессе технического обслуживания и ремонта оборудования, использующегося при производстве цемента
Работодатели
30 дней (если имели место несчастные случаи на производстве, то должны храниться вместе с материалами расследования)
п. 45, п. 46 Правил по охране труда при производстве цемента, утв. Приказом Минтруда России от 16.11.2020 N 781н <11>
Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ с повышенной опасностью в процессе технического обслуживания и ремонта оборудования, использующегося при производстве цемента
6 месяцев после внесения последней записи
Наряды-допуски на производство работ на высоте, работы по которым полностью закончены
Работодатели
В течение 30 суток (если имели место несчастные случаи на производстве, то должны храниться в архиве организации вместе с материалами расследования)
п. 66 Правил по охране труда при работе на высоте, утв. Приказом Минтруда России от 16.11.2020 N 782н <11>
Наряды-допуски на выполнение водолазных работ, работы по которым полностью закончены
Работодатели
В течение 30 суток
п. 37 Правил по охране труда при проведении водолазных работ, утв. Приказом Минтруда России от 17.12.2020 N 922н
Справка о рассмотрении обстоятельств и причин, приведших к возникновению микроповреждения (микротравмы) работника, и журнал учета микроповреждений (микротравм) работников
Работодатели
Рекомендованный срок — не менее 1 года
п. 3 Рекомендаций по учету микроповреждений (микротравм) работников, утв. Приказом Минтруда России от 15.09.2021 N 632н
Новые требования к срокам хранения документов по охране труда
| #Охрана #труда
В прошлом году Росархив выпустил Приказ №236 от 20.12.2019 “Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения”.
Вроде бы, этот приказ не имеет никакого отношения к вопросам охраны труда. Но, на самом деле, он устанавливает новые правила к сроку хранения документов по охране труда. Сделал выдержку из приказа, чтобы не заглядывать в него каждый раз. Выдержка отражает состояние приказа на июль 2020 года и может оказаться неактуальной в любой момент после.
| Вид документа | Новый срок хранения | Старый срок хранения | Пункт перечня типовых документов |
|---|---|---|---|
| Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ |
1 год – после закрытия наряда-допуска; 45 лет – при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве |
До 5 лет в зависимости от отрасли (см. например п. 294 Федеральных норм и правил, утв. Приказом Ростехнадзора от 21.11.2013 N 558). | Пункт 416 |
| Журналы, книги учета инструктажа вводного и на рабочем месте по охране труда | 45 лет | 10 лет | Подпункт «а» пункта 423 |
| Журналы, книги учета профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда | 5 лет | 10 лет | Подпункт «б» пункта 423 |
| Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий | 45 лет | Постоянно | Пункт 424 |
| Отчеты по проведению СОУТ и документы к ним 45 лет |
При вредных и опасных условиях труда:
|
45 лет При вредных и опасных условиях труда – 75 лет |
Подпункт «а» пункта 407 |
| Сертификаты соответствия работ по охране труда | 5 лет после истечения срока действия сертификата | Нет | Пункт 408 |
| Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда | 5 лет | Постоянно | Пункт 409 |
| Протоколы, заключения психофизических обследований работников |
50 лет – если документы окончены после 01.01.2003; 75 лет – если документы окончены до 01.01.2003 |
Нет | Пункт 413 |
| Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда |
50 лет – если документы окончены после 01.01.2003; 75 лет – если документы окончены до 01.01.2003 |
75 лет | Пункт 414 |
| Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ |
1 год – после закрытия наряда-допуска; 45 лет – при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве |
В зависимости от вида работ | Пункт 415 |
About
Mikhail Kiselev
Приветствую в моём блоге! 😄 Меня зовут Михаил. Я инженер и программист. Живу в Израиле. Но мой блог связан с работой в Сибири и на Сахалине, путешествую где придётся. Я предпочитаю пост в блог посту в твиттер. Описание полезной технологии или гаджета предпочитаю описанию заката или посиделок в кафе.
Новые сроки хранения документов по охране труда
|
Вид документа |
Срок хранения |
Основание по Перечню № 236 |
|
Общие документы |
||
|
Коллективные договоры |
Постоянно |
Пункт 386 |
|
Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения |
Постоянно |
Пункт 385 |
|
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информация, доклады) к ним: |
Пункт 19 |
|
|
по основной (профильной) деятельности |
Постоянно |
|
|
по административно-хозяйственным вопросам |
5 лет |
|
|
Документы (справки, доклады, отчеты, переписка) о выполнении приказов, распоряжений |
5 лет |
Пункт 21 |
|
Документы по специальной оценке условий труда (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, отчет о проведении спецоценки, карты специальной оценки условий труда): |
Пункт 407 |
|
|
по месту проведения |
45 лет |
|
|
в других организациях |
5 лет после истечения срока действия сертификата |
|
|
Правила, инструкции, регламенты: |
Пункт 8 |
|
|
по месту утверждения |
Постоянно |
|
|
в других организациях |
1 год после замены новыми |
|
|
Первичные статистические данные (отчеты) о деятельности респондента, представляемые субъекту официального статистического учета: |
Пункт 335 |
|
|
годовые и с большей периодичностью, единовременные |
Постоянно |
|
|
полугодовые, квартальные |
5 лет, при отсутствии годовых — постоянно |
|
|
месячные |
3 года, при отсутствии годовых, полугодовых и квартальных — постоянно |
|
|
декадные, еженедельные |
1 год |
|
|
Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) |
5 лет |
Пункт 408 |
|
Переписка по вопросам охраны труда |
5 лет |
Пункт 430 |
|
Улучшение условий труда |
||
|
Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда |
5 лет |
Пункт 409 |
|
Вредные условия труда |
||
|
Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин: |
Пункт 410 |
|
|
по месту утверждения |
Постоянно |
|
|
в других организациях |
До замены новыми |
|
|
Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда |
75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет — если после 1 января 2003 года |
Пункт 414 |
|
Табели (графики), журналы учета рабочего времени |
5 лет |
Пункт 402 |
|
Документы (заявления, докладные записки, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю |
5 лет |
Пункт 392 |
|
Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ |
1 год после закрытия наряда-допуска |
Пункт 415 |
|
Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ |
1 год после закрытия нарядов-допусков |
Пункт 416 |
|
Обучение по охране труда |
||
|
Документы (программы, списки, переписка) по обучению работников охране труда |
5 лет |
Пункт 421 |
|
Протоколы результатов обучения по охране труда |
5 лет |
Пункт 422 |
|
Журналы, книги учета: |
Пункт 423 |
|
|
инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) |
45 лет |
|
|
профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда |
5 лет |
|
|
Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов |
1 год |
Пункт 490 |
|
Медосмотр |
||
|
Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования): |
Пункт 411 |
|
|
по месту разработки и утверждения |
Постоянно |
|
|
в других организациях |
До замены новыми |
|
|
Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников: |
Пункт 412 |
|
|
по месту утверждения |
Постоянно |
|
|
в других организациях |
До замены новыми |
|
|
Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников |
5 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет — если после 1 января 2003 года |
Пункт 413 |
|
Выдача СИЗ и молока |
||
|
Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием: |
Пункт 426 |
|
|
по месту составления и утверждения |
Постоянно |
|
|
в других организациях |
3 года после замены новыми |
|
|
Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием |
3 года |
Пункт 427 |
|
Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием |
1 год |
Пункт 428 |
|
Травматизм и профзаболевания |
||
|
Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций |
5 лет |
Пункт 418 |
|
Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний |
75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет — если после 1 января 2003 года |
Пункт 419 |
|
Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний |
5 лет после истечения срока действия договора; |
Пункт 420 |
|
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве: |
Пункт 425 |
|
|
по месту составления |
45 лет |
|
|
в других организациях |
5 лет |
|
|
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий |
45 лет |
Пункт 424 |
|
Документы по результатам надзорных проверок |
||
|
Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах |
5 лет |
Пункт 288 |
|
Пожарная безопасность |
||
|
Документы (планы, отчеты, инструкции, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации |
5 лет |
Пункт 611 |
|
Документы (акты, заключения, переписка) о пожарах |
5 лет |
Пункт 612 |
|
Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности |
3 года |
Пункт 613 |
|
Списки противопожарного оборудования и инвентаря |
5 лет после замены новыми |
Пункт 614 |
|
Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря |
3 года |
Пункт 615 |
|
Планы и схемы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации |
До замены новыми |
Пункт 616 |
|
Гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций |
||
|
Паспорта безопасности объектов (территорий) с массовым пребыванием людей |
5 лет после актуализации паспорта безопасности |
Пункт 594 |
|
Паспорта безопасности объектов топливно- энергетического комплекса |
25 лет после актуализации паспорта безопасности |
Пункт 595 |
|
Документы (протоколы, планы, отчеты, информации, справки, акты, переписка) о повышении антитеррористической защищенности организации |
5 лет |
Пункт 597 |
|
Журналы инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне |
3 года |
Пункт 598 |
|
Документы (планы, акты, отчеты, справки, списки, переписка) об организации работы по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций |
5 лет |
Пункт 601 |
|
Планы подготовки и приведения в готовность нештатных формирований гражданской обороны |
5 лет после замены новыми |
Пункт 602 |
|
Планы действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций |
5 лет после замены новыми |
Пункт 603 |
|
Переписка о мерах по предупреждению чрезвычайных ситуаций |
5 лет |
Пункт 604 |
|
Планы-схемы эвакуации из здания при чрезвычайных ситуациях |
До замены новыми |
Пункт 606 |
|
Журнал вводного инструктажа по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций |
3 года |
Пункт 608 |
|
Журналы учета занятий по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций |
3 года |
Пункт 609 |
|
Санитарные требования |
||
|
Документы (заявки, акты, переписка) о содержании зданий, строений, сооружений, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии |
3 года |
Пункт 539 |
|
Гигиенические требования к условиям труда инвалидов: |
Пункт 417 |
|
|
по месту утверждения |
Постоянно |
|
|
в других организациях |
До замены новыми |
|
|
Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств |
5 лет |
Пункт 429 |
Таблица подготовлена на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Приказ зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449; вступил в силу 18 февраля 2020 года.
© Материал из Справочной системы «Охрана труда».
Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
Раздел 7.3 Перечня включает документы по охране труда, включая документы по специальной оценке условий труда, по медицинским осмотрам, по инструктажам по охране труда, по несчастным случаям и профзаболеваниям, по средствам индивидуальной защиты и другие.
Например:
— отчеты по проведению специальной оценки условий труда и документы к ним по месту проведения хранятся 45 лет, но при вредных и (или) опасных условиях труда документы хранятся: 50 лет, если закончены делопроизводством после 01.01.2003 г. и 75 лет, если закончены делопроизводством до 01.01.2003 г. (вместо 75 лет – при вредных и (или) опасных условиях труда);
— документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда хранятся 5 лет (вместо постоянного хранения);
— журналы вводного инструктажа и инструктажей на рабочем месте по охране труда хранятся 45 лет (вместо 10 лет);
— журнал регистрации несчастных случаев на производстве хранится
45 лет (вместо постоянного хранения);
— наряды-допуски на работы с повышенной опасностью хранятся 1 год после закрытия наряда-допуска и 45 лет – при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве (вместо хранения от 1 месяца до 1 года в зависимости от вида работ);
Также стоит отметить, что хранению подлежит и переписка по охране труда, например докладные записки, срок хранения которых составляет 5 лет.
Существует Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда. Данный журнал ведется постоянно, и с течением времени у него будут появляться новые тома. В какой момент том № 1 такого журнала, в котором закончились свободные листы, будет считаться завершенным в делопроизводстве и должен быть включен в годовой раздел описи и передан в архив? Вопрос обусловлен тем, что, по информации от отдела охраны труда, в данном журнале сотрудник расписывается только 1 раз в день трудоустройства, и его подпись актуальна до момента увольнения (выхода на пенсию).
Продолжение вопроса: «В одной статье читали, что применительно к другому журналу по охране труда (журналу противопожарных инструктажей) есть такое правило: «Сведения о прохождении инструктажей в старом журнале абсолютно всеми работающими сотрудниками утратят актуальность, когда в новом журнале будут зафиксированы факты и сроки проведения их новых инструктажей. Тогда старый журнал учета инструктажей по пожарной безопасности можно оставить на текущем хранении». Таким образом, т.к. в журнале регистрации вводного инструктажа по охране труда подпись ставится 1 раз при приеме на работу и считается актуальной весь период работы сотрудника, то том № 1 журнала считается завершенным в делопроизводстве и может быть сдан в архив только после того, как все сотрудники, чьи подписи есть в томе № 1, будут уволены либо выйдут на пенсию? Или все-таки по завершении заполнения тома № 1 он должен быть сдан в архив не позднее 3 лет после года внесения последней записи?»
Все виды инструктажей по охране труда организуются работодателями и проводятся на основании постановления Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, которым утверждены Правила обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда (далее – Правила).
В соответствии с Правилами на каждый вид инструктажа разрабатываются программа, а дополнительно – и инструкция по его проведению, в которой обычно фиксируются все организационные аспекты: полномочия (ответственный / заместитель), сроки, время и место проведения, форма журнала и его оформление (нумерация листов, прошивка, удостоверение и т.п.).
Когда отдел охраны труда вашей организации будет актуализировать программу вводного инструктажа по охране труда в соответствии с Правилами или разрабатывать соответствующую инструкцию, постарайтесь во взаимодействии со специалистами по охране труда регламентировать и архивную технологию работы с журналом, о которой вы задаете вопрос.
Покажите коллегам п. 4.28 действующих пока Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015 года).
В ведении журнала, который представляет собой дело, важное значение имеет точная датировка записей, на основании которой оформляется заголовок журнала и даты начала и окончания его ведения.
Методические рекомендации по применению Правил 2015 года (Росархив/ВНИИДАД. М., 2018; п. 1.2) прямо устанавливают, что «если делом является журнал, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале».
Таким образом, год внесения последней записи в журнал будет годом его исполнения как документа журнальной формы (и одновременно соответствующего дела).
Срок хранения журнала будет исчисляться с 1 января года, следующего за годом внесения в него последней записи. Таким образом, вы совершенно правильно предполагаете, что соответствующий журнал может быть подготовлен для передачи на архивное хранение.
Обратите внимание
Только имейте в виду, что каждый журнал вводного инструктажа ведется как «переходящее» дело до тех пор, пока не закончится (а не по томам), что необходимо отразить в номенклатуре дел и в соответствующих годовых разделах описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, которые составляются в отделе охраны труда.
Срок хранения журнала вводного инструктажа по охране труда – 45 лет по ст. 423 а) Перечня типовых управленческих архивных документов: «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
А в статье, которую вы упоминаете в вопросе, речь шла о совершенно иной ситуации, когда необходимо вводить утвержденную новую форму журнала инструктажей по пожарной безопасности, а записи в старой форме журнала будут актуальными / действительными до проведения новых периодических инструктажей, которые будут документироваться в журнале новой формы.