Смена директора в еис инструкция

Регистрация в ЕИС и настройка рабочего места

Картинка с сайта: azbukatenderov.ru

Эксперт по госзакупкам, соавтор онлайн-академии «Азбука тендеров»

Смена руководителя – это ответственный момент для любой организации. Необходимо не только подготовить соответствующие документы о назначении нового директора, но и внести изменения в различные системы – ЕГРЮЛ, ЕИС, ЕСИА. Не забываем и про уведомления в налоговую инспекцию и контрагентам. Подробнее о каждом этапе читайте в статье-инструкции для поставщиков.

Как быстро оформить нового директора?

Сразу отметим, что «быстро» — это не совсем корректное слово в данных обстоятельствах. За 1 день поменять руководителя не получится. Решение принимается на совете учредителей или с помощью голосования.

О назначении нового директора следует в 3-хдневный срок сообщить в ФНС.

Краткое руководство к действию:

1. Заполните заявление по форме 14001 о внесении корректировок в сведения о юрлице (документ подается в налоговую службу). Руководствуясь этими данными, ФНС изменит информацию в реестре юрлиц.
2. Закажите новую электронную подпись на нового директора. Сделайте это как можно быстрее, если активно участвуете в тендерах.
3. Добавьте сведения на «Госуслуги». Для этого новоиспеченный руководитель заходит как физлицо в свой ЛК на сайте и добавляет информацию об организации, во главе которой он встает.
4. Аннулируйте полномочия прошлого директора: отзовите его электронную подпись, направив заявление в УЦ.
5. Добавьте нового директора в ЕИС: зайдите в ЛК и внесите информацию в разделе «Регистрация представителя юридического лица».

После успешного выполнения названных действий новый руководитель законно сможет выполнять все возложенные на него обязанности.

Картинка с сайта: azbukatenderov.ru

А теперь рассмотрим подробнее каждый пункт.

Какие документы готовить?

При перестановках в руководстве заниматься госзакупками можно только после того, как соответствующая информация отражена в ЕИС, реестре юрлиц и на «Госуслугах».

Основанием для внесения корректировок служат:

• приказ о назначении нового директора;
• решение учредителя;
• протокол заседания.

Как поменять руководителя в ЕГРЮЛ:

• подготовить заявление по форме Р13014 о внесении изменений;
• приложить документальное подтверждение о вступлении в должность нового лица;
• обратиться в ФНС для обновления данных в реестре юрлиц.

На сайте ФНС есть специальный сервис, с помощью которого по ИНН, ОГРН или наименованию компании можно запросить сведения из реестра ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Информирование контрагентов

Если в компании меняется руководство, то необходимо поставить в известность своих партнеров, с которыми заключены договора.

Даже если в договоре не содержится пункт об этой обязанности сторон, уведомление о смене директора все равно нужно отправлять, чтобы:

• документы о приемке ТРУ были подписаны уже новым директором;
• новое лицо было уполномочено на совершение действий;
• действия нового директора носили законный характер.

Если имеются договора, заверенные старым управленцем, то:

1. Сделайте копии документов (приказ, выписка из реестра), которые подтвердят замену руководителя.
2. Напишите письмо с предложением заключить допсоглашение к договору, подписанному старым директором.
3. Представьте контрагенту документы и письмо, подтверждающие полномочия лица, пришедшего на смену (в бумажном виде, а также продублируйте через сервис ЭДО).

Бывает так, что директор на больничном, а контракт нужно срочно подписать в ЕИС. В этом случае действовать должен сотрудник, компании, наделенный всеми необходимыми полномочиями. Он может подписывать не только контракт в ЕИС, но и допсоглашения, закрывающие документы.

Перевыпуск электронной подписи

После обновления сведений в реестре юрлиц, направьте заявление на выпуск нового ключа электронной подписи.

Замена ЭЦП при смене руководителя:

1. Определитесь, какие функции будет выполнять владелец ЭП: только заверять отчетность или заниматься госзакупками и подписывать договора?
2. Выберите УЦ, который предлагает вам хорошие условия по оформлению сертификата подписи и стоимости. (Примечание: с 1 января 2022 года руководители и ИП могут получать ЭП в отделениях налоговой службы, в том числе и для участия в торгах на электронных площадках. Только при личном посещении налоговой, а не через своих представителей. С собой нужно иметь отформатированный накопитель для записи сертификата ЭП).
3. Соберите комплект документов для получения ЭП:

— оригинал или заверенную копию паспорта назначенного управленца;

— копии бумаг, подтверждающие полномочия нового директора (выписка из реестра, приказ, решение);

— оригинал или заверенную копию СНИЛС директора, или выписку из ПФР, которую можно получить в личном кабинете пользователя.

Добавление руководителя в ЕИС и на «Госуслуги»

Получили электронную подпись, теперь переходим на следующий этап – обновление сведений на портале для заказчиков и поставщиков и добавление организации на «Госуслугах».

Добавление руководителя в ЕИС и на «Госуслугах»:

Шаг 1. Аннулируем сведения о прошлом управленце в онлайн-системах. Подаем заявление на отзыв электронной подписи в УЦ. Для смены руководителя в ЕИС направляем заявление оператору ЕАСУЗ на блокирование учетной записи:

Картинка с сайта: azbukatenderov.ru

Учетная запись меняется также на основании заявления, а оператор ЕАСУЗ направляет новому владельцу измененный пароль для входа:

Картинка с сайта: azbukatenderov.ru

Шаг 2. Проверяем настройки программного обеспечения для работы с информационной системой: обновить браузер до новой версии, снять блокировку всплывающих окон, добавить сайт в перечень доверенных узлов.

Шаг 3. Новый директор заходит на «Госуслуги» (в учетную запись физлица) и добавляет свою организацию. Для этого нужно:
— перейти по кнопке «Добавить организацию»;
— указать тип организации;
— добавить ЭП и указать данные о себе:

Картинка с сайта: azbukatenderov.ru

Шаг 4. Проверяем права доступа или добавляем необходимые полномочия:
— на личной странице пользователя «Госуслуг» открываем раздел «Организации»;
— переходим в раздел «Доступы к системам». Для возможности участия в торгах необходимо включить функцию «для закупок – ЕИС».

Шаг 5. Регистрируем руководителя на сайте zakupki.gov.ru
— заходим в ЛК пользователя на портале закупок;
— в разделе «Регистрация представителя юридического лица» проверяем достоверность указанных сведений, далее нажимаем «Зарегистрировать».

Шаг 6. Направляем заявление на добавление сведений в ЕАСУЗ (документ аналогичен заявке на внесение изменений). Примечание: доступы и информация о пользователе автоматически подтягиваются с «Госуслуг».

Шаг 7. Чтобы изменить тип компании в ЕИС необходимо скорректировать данные сведения на «Госуслугах». Если необходимые данные не продублировались в ЕИС, то можно внести сведения вручную (если тип данных разрешает ручную правку). Для корректировок учетных данных пользователь должен зайти в ЛК на сайт ЕИС от имени администратора.

Для ручного изменения регистрационной информации пользователю следует авторизоваться в личном кабинете ЕИС. Открыть раздел «Администрирование», далее во вкладку «Управление организациями» — «Регистрационные данные организации». Появится окошко для просмотра и внесения данных. Указываем и сохраняем нужную информацию.

С какими трудностями можно столкнуться?

В некоторых случаях при корректировке сведений в ЕИС пользователи сталкиваются с трудностями:

1. Если при создании учетной записи нового пользователя возникает системная ошибка, то проверьте настройки ПО и соответствие требованиям сайта ЕИС.
2. Если не осуществляется переход по кнопкам «Зарегистрировать» или «Продолжить», то проверьте настройки безопасности и отключите блокировку всплывающих окон. Система должна начать работать корректно.
3. Новый директор зарегистрировался на сайте «Госуслуг», добавил организацию, но его учетная запись не появилась на портале закупок. В этом случае зарегистрируйте пользователя напрямую на сайте ЕИС и проверьте наличие у него администраторского доступа.

Что делать, если руководитель поменялся в процессе участия в закупке (заявку уже подали)?

В этом случае нужно как можно быстрее оформить полномочия нового руководителя. Нельзя подписывать документы подписью старого владельца, т.к. заказчик признает ваши сведения недостоверными.

Чтобы этого не произошло, заранее выпустите ЭП на уполномоченное лицо компании, которое сможет подписывать документы от имени компании. Пока вы будете оформлять нового директора, ответственный сотрудник будет подписывать документацию своей подписью. Назначить можно, например, главного бухгалтера или заместителя.

Данная позиция изложена в Постановлении АС Восточно-Сибирского округа по делу № А19-21253/2017 от 16.07.2018 г. Арбитражный суд вынес решение, что организация, имея одну электронную подпись, должна позаботиться о выпуске второй ЭП для ответственного сотрудника, который сможет выполнять необходимые действия в отсутствие директора.

Картинка с сайта: azbukatenderov.ru

Развиваю вместе с топовыми экспертами soft и hard skills специалистов в тендерном клубе

Телеграм-чат

Друзья, теперь вы знаете, как поменять руководителя в ЕИС. А если у вас остались вопросы, то задавайте их в комментариях к статье или в нашем Телеграм-чате. Кстати, в чате ответ можно получить гораздо быстрее, потому что здесь на связи опытные специалисты, руководители компаний, поставщики, представители банков и различных онлайн-сервисов. Каждую среду проводим живые эфиры, на которых обсуждаем последние новости из сферы госзакупок.

Смена руководства — это всегда стресс, как для сотрудников организации и деловых партнеров, так и для новоиспеченного директора. А если организация принимает участие в госзакупках, система которых сама по себе является достаточно запутанной и не конца отработанной, то вопросов возникает еще больше. На главный из них: что делать участнику госзакупок при смене руководителя, чтобы не нарваться на проблемы и санкции, — мы отвечаем в статье.

Картинка с сайта: ppt.ru

Навигация

Что актуально для любой организации

Независимо от того, в какой организации и по какой причине произошла смена власти — в результате выборов или решения учредителей, в 3-дневный срок со дня вступления в должность новому руководителю нужно подать в налоговую инспекцию нотариально удостоверенное заявление о внесении изменений в сведения о юридическом лице по форме Р14001. На основании этого заявления регистрирующий орган внесет соответствующие изменения в Единый государственный реестр юридических лиц — ЕГРЮЛ. После этого можно со всеми документами отправляться в банк для оформления карточки с образцом подписи нового руководителя и получения электронного ключа доступа к расчетному счету (при необходимости).

Образец приказа о вступлении в должность

Картинка с сайта: ppt.ru

Как уведомить контрагентов

Законодательством РФ не установлена обязанность организации уведомлять контрагентов об изменении руководства либо составлять дополнительные соглашения к заключенным договорам в связи со сменой власти. Однако на практике многие серьезные компании считают необходимым информировать своих деловых партнеров о таких изменениях. Сделать это можно, направив информационное письмо произвольной формы с приложением копии выписки из ЕГРЮЛ с новыми данными. Либо заключить дополнительное соглашение к действующим долгосрочным контрактам.

Может пригодиться: как получить выписку из ЕГРЮЛ

Обратите внимание, что в тексте договора иногда имеется пункт о том, что стороны правоотношений обязаны уведомлять друг друга об изменении любых данных, содержащихся в контракте, в т. ч. о смене руководителя, в течение определенного времени. В этом случае такое уведомление контрагента становится уже договорной обязанностью стороны, причем делать это нужно в той форме, которая предусмотрена договором.

Образец допсоглашения о смене руководителя

Картинка с сайта: ppt.ru

Если организация участвует в госзакупках

Электронные аукционы предусматривают заключение контракта в электронной форме и, соответственно, подписание его электронной подписью. Поэтому при смене руководителя заказчика или поставщика, принимающих участие в госзакупках, алгоритм действий после внесения изменений в ЕГРЮЛ следующий:

1. Получение сертификата ЭЦП на нового руководителя (электронной цифровой подписи).
2. Прикрепление нового шефа к организации на сайте «Госуслуги».
3. Добавление нового пользователя со всеми правами на ЕИС (сайт госзакупок).

Может быть полезно: как получить электронную подпись для торгов

На что обратить внимание

Имейте в виду, что все описанные выше действия занимают определенное время. А иногда случается так, что руководитель меняется во время проведения аукциона, когда заявка на участие уже подана и подписана ЭЦП старого директора, а новая ЭЦП еще не готова. В этой ситуации победитель может попасть в непростую ситуацию. В соответствии с п. 13 ст. 83.2 44-ФЗ, в случае если победитель аукциона в установленные указанной статьей сроки не направит заказчику проект контракта, подписанный лицом, имеющим право действовать от имени победителя такого аукциона, он считается уклонившимся от заключения контракта. И может быть включен в реестр недобросовестных поставщиков. Подписать контракт ЭЦП старого директора нельзя — ЭЦП не подлежит передаче третьему лицу, а бывший руководитель уже сложил свои полномочия. Выход из ситуации подсказал Арбитражный суд. По его мнению, увольнение является предсказуемым событием, и имея в наличии единственную ЭЦП, предприятие может и должно предвидеть наступление необходимости ее использования в отсутствие генерального директора (отпуск, болезнь, командировка, увольнение и т. п.) (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 16.07.2018 по делу № А19-21253/2017).

Может пригодиться: как работать с реестром недобросовестных поставщиков

Поэтому, опираясь на сложившуюся судебную практику, участникам госзакупок, как заказчикам, так и поставщикам, целесообразно заранее предоставить право подписи документов не только руководителю, но и иному лицу (например, первому заместителю), а также предусмотреть наличие не менее двух ЭЦП. Кстати, доверенность, выданная руководством от имени юридического лица, не прекращает своего действия после его увольнения, что также позволит вашему предприятию наиболее безболезненно пережить возможную смену власти.

На заметку: как составить доверенность для участия в госзакупках

Если директор юрлица изменился, то ключевое действие для участника закупок — смена руководителя в ЕИС и актуализация данных. Рассказываем, как внести изменения и какие документы оформить.

Оформляем документы

Как сменить директора на портале поставщиков и заказчиков:

1. Оформить документы.
2. Получить ЭЦП.
3. Отобразить изменения в ЕСИА.
4. Добавить нового пользователя в Единую информационную систему.

По правилам участие в тендерах при смене директора допускается только после обновления информации в ЕГРЮЛ, ЕСИА и ЕИС. Изменения оформляются одним из документов:

• приказом о назначении нового директора;
• протоколом собрания;
• решением учредителя.

Чтобы подтвердить полномочия нового руководителя, внесите изменения в ЕГРЮЛ. Для этого:

1. Заполните форму Р13014 — заявление о внесении изменений.
2. Приложите документ, который подтверждает факт назначения директора.
3. Обратитесь в налоговую для корректировки ЕГРЮЛ.

В нормативах ИФНС разъясняется, как проверить смену директора в ПАО — перейти в специальный сервис ФНС «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП в электронном виде», ввести ИНН общества и ознакомиться с актуальными реестровыми сведениями.

Картинка с сайта: gozakaz.ru

Уведомляем партнеров

Компании, с которыми сотрудничает организация, следует уведомить о смене руководства, даже если этот пункт не прописан в договоре, для того чтобы:

• закрывающие документы за новый период (акты и т. п.) содержали ФИО нового руководителя;
• полномочия нового подписанта не вызвали сомнений;
• юридически значимые действия были правомочны.

Если есть действующие контракты, которые подписаны прежним руководителем:

1. Подготовьте копии документов, которые подтвердят тот факт, что сменилось руководство, — копию приказа о назначении и копию выписки из ЕГРЮЛ.
2. Составьте письмо, которое содержит предложение заключить дополнительное соглашение к договору, подписанному предыдущим управленцем.
3. Направьте деловому партнеру письмо и документы, которые подтвердят полномочия в бумажном виде (с отметкой о вручении) и с помощью электронного документооборота, чтобы ускорить процесс внесения изменений.

А вот что делать, если нужно подписать контракт в ЕИС, а руководитель на больничном, — доверить права подписи второму лицу в учреждении. В каждой организации назначают ответственного сотрудника, обладающего правом второй подписи на время отсутствия (отпуска, болезни, командировки) руководителя. Этот работник и подпишет контракт, допсоглашение или акт.

Переоформляем ЭЦП

Когда изменения в ЕГРЮЛ внесены, незамедлительно подайте заявление на изготовление нового сертификата ЭЦП.

Пошагово, что делать с электронной подписью для нового руководителя:

Шаг 1. Определитесь со спектром функций новой подписи — только для утверждения отчетности, которая поступает в официальные ведомства с помощью электронного документооборота, оформления онлайн-касс или участия в тендерах и заключения госконтрактов.

Шаг 2. Обратитесь в любую налоговую инспекцию. Ключ на имя директора оформляют только в ФНС, удостоверяющие центры вправе оформить ЭЦП на сотрудников. В налоговой доступна предварительная запись для получения электронной подписи. Если записаться не получилось, то услугу оказывают по живой очереди.

Шаг 3. Подготовьте пакет документов и получите новый ключ:

1. Оригинал паспорта нового директора.
2. Копии документов, которые подтверждают полномочия нового руководителя (выписка ЕГРЮЛ, приказ и т. п.).
3. Оригинал СНИЛС руководителя или выписку из личного кабинета Социального фонда.

Регистрируем директора в ЕИС и на Госуслугах

Следующий этап после получения ЭЦП — обновление информации в Единой системе идентификации и аутентификации и в Единой информационной системе. Данные в ЕИС и на Госуслугах связаны: из Госуслуг информация подтянется в ЕИС.

Пошаговая инструкция, как поменять директора на Госуслугах и в ЕИС:

Шаг 1. Обнулите полномочия прежнего руководителя в информационных системах:

1. Обновите ЭЦП в личном кабинете. Для этого выполните вход в личный кабинет с новой электронной подписью. Новый руководитель как физическое лицо заходит в личный кабинет на сайте Госуслуг и добавляет в информацию о себе данные компании, в которой назначен руководителем.
2. Подайте заявку на прекращение полномочий пользователя Единой информационной системы управления закупками. Вот как сменить руководителя организации на Госуслугах и в ЕИС для участия в закупках — подать заявление на блокировку, отправив его на электронную почту оператора ЕАСУЗ.

Картинка с сайта: gozakaz.ru

Изменение пароля — функция оператора ЕАСУЗ. Основание — заявка, которая поступила от организации.

Картинка с сайта: gozakaz.ru

Шаг 2. Проверьте актуальность настроек вашего рабочего места требованиям информационной системы:

• версия браузера;
• отсутствие блокировки всплывающих окон;
• включение сайта системы в список доверенных IP-адресов и т. п.

Шаг 3. Алгоритм, как сменить руководителя на сайте Госуслуги, обязывает проводить процедуру присоединения организации. После входа в личный кабинет от лица нового руководителя, данные обновятся автоматически.

Общие правила, как в Госуслугах поменять директора организации в личном кабинете:

• в верхнем правом углу страницы нажмите на кнопку «Добавить организацию»;
• выберите тип организации;
• подгрузите ЭЦП и внесите данные.

Картинка с сайта: gozakaz.ru

Шаг 4. Проверить наличие или внести коррективы в права доступа:

1. В личном кабинете Госуслуг зайдите на вкладку «Организации».
2. Проверьте данные в блоке «Доступы к системам». Порядок, как добавить полномочия в Госуслугах на участие в торгах, таков: при отсутствии прав «Единая система идентификации и аутентификации», что означает права на доступ в ЕИС, внесите коррективы и выберите необходимые информационные системы (для закупок — ЕИС).

Шаг 5. Регистрируем нового пользователя в Единой информационной системе. Вот как в ЕИС поменять руководителя организации:

• зайти в личный кабинет ЕИС;
• перейти на вкладку «Регистрация представителя юридического лица», проверить правильность данных руководителя и нажать кнопку «Зарегистрировать».

Картинка с сайта: gozakaz.ru

Шаг 6. Подайте заявку на создание новой учетной записи в ЕАСУЗ (форма этого документа полностью совпадает с формой заявки на внесение изменений).

Шаг 7. В пользовательской инструкции ЕИС указано, как поменять тип организации в ЕИС — изменить все необходимые сведения об учреждении в ЕСИА. После этого информация сразу же отобразится в ЕИС. Если нужная информация не изменилась, то допускается корректировка параметров вручную (если тип сведений позволяет ручную корректировку).

Для ручного изменения регистрационной информации пользователю следует авторизоваться в личном кабинете ЕИС.

Картинка с сайта: gozakaz.ru

Войдите в личный кабинет с полномочиями администратора или дополнительного администратора организации. Затем необходимо перейти в раздел «Администрирование», затем в блок «Управление организациями» — «Регистрационные данные организации». Отобразится форма для просмотра и изменения сведений. Пользователь вносит и сохраняет необходимые изменения.

Возможные трудности

Иногда внесение изменений в ЕИС не проходит гладко. Разбираем возможные проблемы:

1. Директор оставил пост во время участия компании в тендере, полномочия нового управленца в налоговой еще не подтверждены, ЭЦП не оформлена. Что делать в этом случае: воспользуйтесь цифровым сертификатом второго лица организации — сотрудника, который правомочен подписывать документы во время отсутствия главы компании. Утверждение документов подписью прежнего руководителя неправомочно. Уклонение от заключения контракта — наказуемо. Организация попадет в перечень недобросовестных поставщиков.
2. При проведении процедуры регистрации нового пользователя, система выдает ошибку. В этом случае целесообразно проверить совместимость версии интернет-браузера требованиям Единой информационной системы.
3. После нажатия кнопки действия (например, «Зарегистрировать» или «Продолжить») новая страница не отображается. Внесите коррективы в настройки безопасности, и браузер перестанет блокировать всплывающие окна.
4. Новый руководитель прошел процедуру регистрации на сайте Госуслуг, осуществил присоединение к организации, но пользователь с его данными не добавился в ЕИС. Зарегистрируйте нового пользователя непосредственно в информационной системе и проверьте наличие у руководителя прав администратора организации.

Еще по теме:

• какие из условий госконтракта можно менять, и как это сделать;
• как составить письмо о смене названия организации;
• как составить дополнительное соглашение о смене реквизитов по 44-ФЗ;
• как составить письмо о смене реквизитов для госзакупок.