Вопрос: На основании какого нормативного документа введена обязанность отправлять письма в СМДО только в формате PDF?
Ответ: Обязанность отправлять письма СМДО только в формате PDF предусмотрена Инструкцией N 4 и Инструкцией N 19.
Обоснование: Используемые в организации форматы файлов документов в электронном виде должны обеспечивать их целостность, возможность воспроизведения формы внешнего представления на всех этапах обработки и хранения (ч. 1 п. 199 Инструкции N 4).
Должны быть представлены в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2) (ч. 2 и 3 п. 199 Инструкции N 4):
1. Внутренние документы организации в электронном виде (файлы общей части электронных документов (далее — ЭД)), в том числе электронные копии и электронные отображения документов на бумажном носителе, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения или с отметкой «ЭПК», включая приложения.
2. Документы в электронном виде (файлы общей части ЭД), в том числе электронные копии и электронные отображения документов на бумажном носителе, включая приложения, направляемые в сторонние организации.
Одним из условий хранения документов в электронном виде постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения без бумажных аналогов является то, что документы в электронном виде должны быть созданы или получены в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2) (абз. 1 и 2 п. 227 Инструкции N 4).
Форматы файлов, в которых сохраняется общая часть ЭД, должны обеспечивать воспроизведение формы внешнего представления ЭД на всех этапах их обработки и хранения (ч. 1 п. 27 Инструкции N 19).
Должны быть представлены в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2) (ч. 2 и 3 п. 27 Инструкции N 19):
1. Файлы общей части внутренних ЭД организации постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или с отметкой «ЭПК», включая приложения.
2. Файлы общей части ЭД, включая приложения, направляемые в сторонние организации.
В том числе перед удостоверением электронной копии электронные отображения всех страниц оригинала должны быть преобразованы в один файл в формате PDF/A1 или PDF/A2, если изначально они были созданы в ином графическом формате. В один файл могут быть включены основной документ и приложения, а также электронное отображение резолюции, выполненной на отдельном листе (п. 61 Инструкции N 19).
При подготовке электронного дела к передаче в архив организации в его состав включаются ЭД, файлы РКК и при необходимости файлы листов согласования или ознакомления. На каждый ЭД и электронное дело формируются метаданные, предусмотренные Правилами N 20. Файлы РКК, листов согласования и ознакомления должны быть в формате PDF/A1 или PDF/A2 (п. 85 Инструкции N 19).
В связи с вышеперечисленным ответом на вопрос выступают два НПА: постановление Минюста N 4 и постановление Минюста N 19.
Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
УСТАНОВКА ИНТЕГРАЦИОННОГО ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ «ЭЛЕКТРОННОЕ ДЕЛО-СМДО» (ИПО_СМДО) ВЕРСИИ 20
ВНИМАНИЕ: Для установки ИПО_СМДО необходимо наличие настроечных реквизитов для подключения Абонента СМДО к продуктивной среде модернизированной СМДО (далее — мСМДО), предоставленных РУП «Национальный центр электронных услуг» (далее – НЦЭУ).
Для эксплуатации ИПО_СМДО на ПК пользователя должны быть установлены Windows 10, пакеты Microsoft .NET Framework 3,5 sp1, 4.0 и 4,6, СКЗИ, работающие с ключами ЭЦП, выданными РУЦ ГосСУОК (программное обеспечение для абонентов РУП «Национальный центр электронных услуг», версия 5.0.3 и выше), «толстый» клиент СЭД ДЕЛО версии 12.2.1 и выше, с ПК всех пользователей, работающих c ИПО_СМДО обеспечена защита канала связи при помощи приложения «G-SecTLS», предоставляемого НЦЭУ.
Перед установкой или обновлением интеграционного программного обеспечения «Электронное ДЕЛО-СМДО» (ИПО_СМДО) до версии 20.0 и выше внимательно ознакомьтесь со следующей информацией:
Работа ИПО_СМДО обеспечивается только при наличии лицензионного ключа и сведений для привязки ИПО_СМДО, которые необходимо получить в отделе технической поддержки ООО «Электронное ДЕЛО» (тел. (8017) 396-68-91) после заключения договора на приобретение имущественного права на использование ИПО_СМДО.
Без наличия ключа и сведений о привязке установку или обновление ИПО_СМДО до версии 20.0 и выше выполнять НЕ СЛЕДУЕТ!!!
В связи с полной переработкой структуры базы данных ИПО_СМДО, реализованной в СУБД MS SQL Server, связанной с переходом на взаимодействие с модернизированной СМДО (далее – мСМДО) переход на ИПО_СМДО версии 20.0 и выше осуществляется путем новой установки ИПО_СМДО.
Перед установкой ИПО_СМДО:
Выполните действия, рекомендованные НЦЭУ:
1. Удостоверьтесь, что VPN-канал для доступа к услугам НЦЭУ настроен. В случае необходимости обратитесь к провайдеру, предоставляющему VPN-канал.
2. Скачайте серверное и/или клиентское приложение «G-SecTLS», размещенное в Облачном хранилище. Данные для входа в Облачное хранилище содержатся в бланке настроечных реквизитов, предоставляемых НЦЭУ.
Определите вариант организации защиты соединения при взаимодействии с мСМДО: с использованием сервера «G-SecTLS» или с использованием клиента «G-SecTLS».
Согласно выбранному варианту выполните установку и настройку приложения «G-SecTLS» в соответствии с инструкциями НЦЭУ по установке приложения и с учетом данных о продуктивной среде мСМДО, указанных в бланке настроечных реквизитов в табличной зоне с заголовком «Вызов сервисов, доменные имена мСМДО посредством GSecTLS».
Успешным выполнением данного этапа считается:
*для варианта организации защиты соединения с использованием сервера «G-SecTLS» – выполнение всех проверок п.7 «Проверка работоспособности» документа «Инструкция по установке и настройке доступа к мСМДО «G-SecTLS» сервер», предоставляемого НЦЭУ вместе с ПО серверного приложения «G-SecTLS»;
*для варианта организации защиты соединения с использованием клиента «G-SecTLS» – выполнение всех проверок п.6 «Проверка доступа» документа «Инструкция по установке и настройке доступа к мСМДО», предоставляемого НЦЭУ вместе с ПО клиентского приложения «G-SecTLS».
ДЛЯ СВЕДЕНИЯ: Шифрованию подлежит канал связи, обеспечивающий доступ к мСМДО с ПК всех пользователей, работающих c ИПО_СМДО.
В случае возникновения вопросов при выполнении действий данного этапа обращайтесь в НЦЭУ посредством Автоматизированной системы поддержки пользователей: https://support.nces.by/
Установка ИПО_СМДО версии 20 (первое подключение организации как Абонента мСМДО):
По ссылкам, размещенным внизу раздела под заголовком «Ссылки для скачивания ИПО_СМДО версии 20», из п.1 скачайте архив с файлами для установки ИПО_СМДО, а также из п.3 скачайте документацию к ИПО_СМДО, разархивируйте архивы в отдельные каталоги.
Ознакомьтесь с документацией к ИПО_СМДО и обратите внимание на технические требования к установке ИПО_СМДО версии 20 в п.2 Руководства администратора (файл «02.Руководство администратора_ИПО_20.pdf» из комплекта документации к ИПО_СМДО).
Определите сервер (ПК) для создания базы данных ИПО_СМДО версии 20 (требуется MS SQL Server):
— в случае эксплуатации СЭД «Электронное ДЕЛО» под СУБД MS SQL Server создать базу данных для ИПО_СМДО можно на том же экземпляре MS SQL Server, на котором развернута база данных СЭД;
— в случае эксплуатации СЭД «Электронное ДЕЛО» под СУБД Oracle выполните установку нового экземпляра MS SQL Server согласно п.9. Руководства администратора к ИПО_СМДО (перейти на сайт Microsoft для скачивания Microsoft SQL Server 2012 Service Pack 3 (SP3) Express).
Выполните действия согласно п.3.1. Руководства администратора к ИПО_СМДО.
Выполните настройку справочников, прав пользователей СЭД «Электронное ДЕЛО» и настройку ИПО_СМДО в соответствии с Руководством технолога к ИПО_СМДО.
Если приобретена опция ИПО (КЛ), то действия по установке и настройке ИПО_СМДО выполните с учетом положений руководства пользователя ИПО (КЛ) (файл «06.Руководство пользователя_опция ИПО (КЛ)_20.pdf» из комплекта документации к ИПО_СМДО).
Обновление ИПО_СМДО с версии 16.0207 и ниже до версии 20:
Последовательность действий аналогична действиям, описанным в пункте «Первая установка ИПО_СМДО версии 20» текущего раздела.
Обновление ИПО_СМДО версии 16.0.403 на ИПО_СМДО версии 20:
По ссылкам, размещенным внизу раздела под заголовком «Ссылки для скачивания ИПО_СМДО версии 20», из п.1 скачайте архив с файлами для установки ИПО_СМДО, а также из п.3 скачайте документацию к ИПО_СМДО, разархивируйте архивы в отдельные каталоги.
Ознакомьтесь с документацией к ИПО_СМДО и обратите внимание на технические требования к установке ИПО_СМДО версии 20 в п.2 Руководства администратора (файл «02.Руководство администратора_ИПО_20.pdf» из комплекта документации к ИПО_СМДО).
Определите сервер (ПК) для создания базы данных ИПО_СМДО версии 20 (требуется MS SQL Server). Создать базу данных для ИПО_СМДО версии 20 можно на том же экземпляре MS SQL Server, на котором развернута база данных для ИПО_СМДО версии 16.0.403.
Выполните действия, указанные в инструкции по переходу:
*если ИПО_СМДО эксплуатируется без опции ИПО (КЛ), то порядок действий по переходу содержится в файле «08.Инструкция по переходу с ИПО_16.0.403 на ИПО_20.pdf»;
*если ИПО_СМДО эксплуатируется с опцией ИПО (КЛ), то необходимо выполнить действия, изложенные в файле «09.Инструкция по переходу с ИПО(КЛ)_16.0.403 на ИПО(КЛ)_20.pdf».
Обновление ИПО_СМДО версии 20 на ИПО_СМДО версии 20 более высокого релиза:
На рабочем месте пользователя, эксплуатирующего ИПО_СМДО версии 20, выполните действия в следующем порядке:
1. Закройте ИПО_СМДО и/или выгрузите ИПО_СМДО из панели задач (вызовите контекстное меню, щелкнув правой клавишей мыши по иконке ИПО_СМДО на панели задач, выберите пункт меню Выход).
2. Сделайте резервную копию каталога с установленным экземпляром ИПО_СМДО.
3. Скопируйте содержимое архива, скачанного по ссылке из п.2 внизу раздела под заголовком «Ссылки для скачивания ИПО_СМДО версии 20», в каталог установки экземпляра ИПО_СМДО с заменой имеющихся файлов.
4. При эксплуатации ИПО_СМДО с опцией ИПО (КЛ) повторите вышеуказанные действия на рабочих местах всех пользователей, работающих с ИПО_СМДО.
Обновление справочника организаций – абонентов мСМДО в ИПО_СМДО версии 20:
На рабочем месте пользователя, эксплуатирующего ИПО_СМДО версии 20, выполните действия в следующем порядке:
1. Закройте ИПО_СМДО и/или выгрузите ИПО_СМДО из панели задач (вызовите контекстное меню, щелкнув правой клавишей мыши по иконке ИПО_СМДО на панели задач, выберите пункт меню Выход).
2. Скопируйте содержимое архива, скачанного по ссылке из п.4 внизу раздела под заголовком «Ссылки для скачивания ИПО_СМДО версии 20», в подкаталог «Dictionary» каталога установки экземпляра ИПО_СМДО с заменой имеющегося файла.
3. При эксплуатации ИПО_СМДО с опцией ИПО (КЛ) повторите вышеуказанные действия на рабочих местах всех пользователей, работающих с ИПО_СМДО.
Загрузка видов документов в рубрикатор СЭД «Электронное ДЕЛО»
В соответствии с требованиями Формата СМДО (актуальная версия Формата 3.0) при отправке документа по мСМДО передается вид документа. Для корректной обработки пакетов с документами значения видов документов должны быть добавлены в вершину «СМДО_Виды документов» справочника Рубрикатор СЭД «Электронное ДЕЛО».
Для первой загрузки видов документов в рубрикатор СЭД и создания вершины «СМДО_Виды документов» используйте файл «Первая загрузка видов документов с выбором корня рубрикатора.xlsx» (скачать — обновлено 04.01.2023).
Для последующего обновления видов документов в рубрикаторе СЭД «Электронное ДЕЛО» в вершине «СМДО_Виды документов» можно использовать файл «Обновление с выбором вершины СМДО_Виды документов.xlsx» (скачать — обновлено 04.01.2023). Работа с рубрикатором СЭД в ручном режиме доступна в клиентском ПО СЭД пользователям с абсолютным правом Системный технолог.
Ссылки для скачивания ИПО_СМДО версии 20
(с ПК всех пользователей, работающих c ИПО_СМДО, необходима защита канала связи при помощи приложения «G-SecTLS», предоставляемого НЦЭУ):
1. Файлы для первой установки ИПО_СМДО версии 20 (скачать — обновлено 17.03.2025).
2. Файлы для обновления ИПО_СМДО версии 20 (скачать — обновлено 17.03.2025).
3. Руководства по работе с ИПО_СМДО версии 20 (скачать — обновлено 14.03.2025).
4. Файл для обновления справочника организаций – абонентов мСМДО для ИПО_СМДО версии 20 (скачать — обновлено 17.03.2025).
5. Файл для создания вершины СМДО_Виды документов и первой загрузки видов документов в рубрикатор СЭД ДЕЛО (скачать — обновлено 04.01.2023).
6. Файл для обновления видов документов в вершине СМДО_Виды документов рубрикатора СЭД ДЕЛО (скачать — обновлено 04.01.2023).
7. Файлы для обновления ИПО_СМДО версии 20 в рамках корпоративной сети организации (скачать — обновлено 17.03.2025).
Файлы, необходимые для работы приложения GsecTLS (предоставляется НЦЭУ и используется для обеспечения защищенного соединения с маршрутизатором мСМДО при работе ИПО_СМДО):
Для клиента GsecTLS:
Доверенный сертификат УЦ для GsecTLS client trusted.crt.pem
Необходимо скачать файл и скопировать его с заменой существующего в каталог установки клиента GsecTLS:
<Полный путь установки>\gsectls\certs\
Для перехода в каталог установки клиента GsecTLS на рабочем столе ОС Windows 10 щелкните правой клавишей мыши по ярлыку клиента GsecTLS и в контекстном меню выберите пункт «Расположение файла». Перейдите в нужный каталог certs.
После замены файла необходимо перезагрузить клиент GsecTLS и запустить ИПО_СМДО.
Для сервера GsecTLS:
Доверенный сертификат УЦ trusted.cer.pem
Cписки отозванных сертификатов РУЦ в PEM формате ruc_pem.crl
Необходимо скачать файлы и скопировать их с заменой существующих в каталог установки сервера GsecTLS:
/usr/local/etc/GSecTLS/certs/
После замены файлов необходимо перезагрузить сервер GsecTLS и на рабочих местах пользователей запустить ИПО_СМДО.
система внешнего документооборота
Система межведомственного документооборота государственных органов РБ — СМДО
1С:Документооборот обеспечивает автоматический обмен электронными документами между различными предприятиями и учреждениями. Такое взаимодействие называется системой внешнего документооборота или СВД.
Кроме того, 1С:Документооборот обеспечивает взаимодействие с СМДО — Системой межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь — государственной межведомственной информационной системой, обеспечивающей межведомственное взаимодействие государственных органов и иных организаций посредством обмена электронными документами.
При использовании СВД (СМДО) программа автоматически выполняет многие операции, которые обычно сотрудники делают вручную, например:
- обмен входящими и исходящими документами,
- учет поступающих документов в журналах,
- увязывание входящих и исходящих документов в цепочки,
- отслеживание состояния отправленных документов.
Цели СВД:
- сократить время прохождения документов между организациями;
- свести к минимуму трудозатраты на обработку, отправку, отслеживание состояния документов и контроль цепочек переписки вручную.
обмен юридически значимыми документами (эдо)
В 1С:Документооборот возможно настроить обмен с контрагентами юридически значимыми документами (накладные, акты, договоры и т.д.) без бумаги, только в цифровом виде. Для этого необходимо использовать EDI-провайдеров доступных в Республике Беларусь.
*Данная возможность не входит в базовую поставку, и устанавливается отдельно специалистами ООО «Электронная экономика».
Как подключится к СМДО (системе межведомственного документооборота) в Беларуси.
admin
05.05.2022
Как подключиться к СМДО в Беларуси
ОБРАЩАЕМ ВАШЕ ВНИМАНИЕ:
С 2023 года в Республике Беларусь перестает работать СМДО (система межведомственного документооборота) и на ее замену приходит новая систем АИС МВ для пересылки официальных документов между министерствами, ведомствами и компаниями.
Чтобы полноценно использовать в 2023 и последующих годах электронный документооборот и бесшовную интеграцию с системой АИС МВ (автоматизированная информационная система межведомственного взаимодействия) воспользуйтесь нашими рекомендациями:
С целью обеспечения стабильного формирования информационного сообщества и выполнения Общегосударственной программы информатизации, с 2013 года в Республике Беларусь работает Система межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь. СМДО – это защищенная межведомственная информационная система, обеспечивающая связь государственных организаций и иных организаций используя обмен электронными документами, достоверность и целостность которых удостоверяется с использованием специальных средств выработки и проверки электронной цифровой подписи. Кроме государственных органов и организаций к системе по своему усмотрению также могут подключаться любые негосударственные организации.
Цели функционирования СМДО включают:
- переход от бумажного документооборота к электронному;
- повышение оперативности принятия управленческих решений;
- дебюрократизация государственного аппарата.
Взаимодействие происходит в единой технологической среде обмена информацией в виде электронных сообщений c применением унифицированных информационных технологий, форматов и протоколов обмена данных.
Скачать список всех организаций подключенных к СМДО для оценки целесообразности подключения к СМДО
Содержание:
Закупка программного обеспечения для системы межведомственного документооборота (СМДО).
На сайте Национального центра электронных услуг (НЦЭУ) выбираем компанию разработчика и систему электронного документооборота (СЭД), которая будет использоваться для взаимодействия в рамках межведомственного документооборота.
Наиболее востребованными компаниями-разработчиками и проверенными программными комплексами, в которых используется импортонезависимое ПО, среди наших клиентов являются:
— ООО «Новаком Системс»
— DIRECTUM Bel (СЭД)
Выбирая другие решения представленные на рынке, убедитесь что при их работе используется импортонезависимое программное обеспечение.
Скачать чек-лист для проверки ПО на импортонезависимость можно по ссылке.
Организация VPN-канала для подключения к системе межведомственного документооборота (СМДО)
- Чтобы продолжить подключение к СМДО вам нужно написать заявление на организацию VPN-канала обратившись в НЦЭУ
- Получить настройки для организации VPN-канала
Получение сертификата электронной цифровой подписи (ЭЦП) и подключение к СМДО.
Возможности коннектора СМДО для работы со входящими и исходящими документами.
Коннектор предназначен для обеспечения обмена документами в системе межведомственного документооборота в автоматическом режиме с ядром СМДО – программно-техническим комплексом, обеспечивающим прием, маршрутизацию и отправку электронных документов (в виде XML-пакетов).
DIRECTUM Bel позволит обеспечить бесшовный электронный документооборот для заказчиков, использующих АСЭД, с иными контрагентами, подключенными к СМДО. В настоящее время абонентами СМДО являются как различные государственные органы и организации, так и ряд негосударственных коммерческих предприятий.
При разработке решения «Коннектор к СМДО» от компании Новаком Системс был выбран ориентир на использование технологий, обеспечивающих импортозамещение, а также реализующих принцип кроссплатформенности для такого решения. В частности, коннектор может функционировать как в среде Windows, так и в среде Linux, коннектор поддерживает работу со свободно распространяемой СУБД PostgreSQL.
Коннектор к СМДО позволяет осуществлять обмен официальными юридически значимыми документам в соответствии с действующим порядком функционирования, включая формат обмена посредством СМДО и регламент функционирования системы межведомственного документооборота.
Входящие сообщения
Разработанное решение позволяет автоматизировать прием и регистрацию входящих файлов, полученных от других абонентов, в том числе в автоматическом режиме.
Решение реализует требуемые, а также устоявшиеся в практике работы организаций варианты обработки входящих (регистрация, прием без регистрации, отказ в регистрации и др.).
Исходящие сообщения
Коннектор гарантирует удобную отправку исходящих (даже дополнительных материалов к исходящим документам) в адрес абонентов. Для пользователя (делопроизводителя) вся операция отправки забирает несколько лишних кликов.
Стоит отметить наличие возможности по повторной отправке исходящих документов, а также по проверке состояния ранее отправленных документов. Для удобства работы была доработана карточка исходящего письма, в которую добавлена информация о виде документа и статусе отправки документа в СМДО.
Результаты
Таким образом в системе DIRECTUM Bel удобно и эффективно организован процесс обмена электронными документами с контрагентами посредством СМДО, включая отслеживание статуса документа на каждом этапе его пересылки.
Благодаря реализации данного решения удалось интегрировать систему DIRECTUM Bel в единую общереспубликанскую сеть межведомственного взаимодействия государственных органов и иных организаций, позволив пользователям системы осуществлять оперативный межведомственный документооборот с более чем 14 000 абонентов СМДО.
Закажите презентацию
Нажмите на кнопку ниже и оставьте заявку, мы с вами свяжемся и определим оптимальное время для персональной демонстрации.
FAQ
Система межведомственного документооборота (СМДО) представляет собой информационную систему для автоматизированного обмена электронными документами в защищенном режиме между государственными и частными компаниями в Беларуси и правительственными организациями.
Сотрудник одной из компаний формирует, например заявление или официальное письмо. Затем подписывает его электронной подписью и посылает через систему межведомственного документооборота адресату. Работник компании-получателя читает полученное сообщение, а затем также проставляет свою электронную подпись.
- обеспечивает процесс создания и перемещения документации в электронном виде;
- обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные поручения;
- упрощает контроль над документопотоками;
СМДО — это государственная система, которую используют госорганы и иные организации для обмена ЭД, подлинность и целостность которых подтверждается использованием сертификата открытого ключа, изданного республиканским удостоверяющим центром Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь ( РУЦ ГосСУОК).
При помощи ЭД пересылают, относящиеся к системе организационно-распорядительной документации. Это связано, в частности, с тем, что ЭД, которые организация получает посредством СМДО, подлежат регистрации.