Скачать должностная инструкция администратора детского центра

УТВЕРЖДАЮ

(наименование должности)

(подпись) (инициалы, фамилия)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Администратора

1. Общие положения

1.1. Администратор относится к категории специалистов.

1.2. На должность администратора принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3. Администратор должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы организации;
• структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
• правила и методы организации обслуживания посетителей;
• виды оказываемых услуг;
• основы экономики, организации труда и управления;
• основы маркетинга и организации рекламы;
• планировку и порядок оформления помещений и витрин;
• основы эстетики и социальной психологии;
• основы трудового законодательства;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• правила охраны труда и пожарной безопасности;

1.4. Администратор в своей деятельности руководствуется:

• Уставом (Положением) ;
• настоящей должностной инструкцией;

1.5. Администратор подчиняется непосредственно .

1.6. В период отсутствия администратора (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Функции

2.1. Обеспечение эффективного и культурного обслуживания посетителей.

2.2. Контроль за сохранностью материальных ценностей.

3. Должностные обязанности

Администратор исполняет следующие обязанности:

3.1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

3.2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

3.3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

3.4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

3.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.

3.6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

3.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

3.8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

3.9. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

3.10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия.

4. Права

Администратор имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.

4.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.

4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

5. Ответственность

5.1. Администратор привлекается к ответственности:

• за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
• за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
• за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Заключительные положения

6.1.. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.

Трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы) в обязательном порядке должна быть прописана в трудовом договоре с работником (ст. 57 ТК РФ). Конкретизация же трудовой функции обычно производится в должностной инструкции. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) должностная инструкция, наряду с правилами внутреннего трудового распорядка, штатным расписанием и др., является частью документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации.

Приведем в нашей консультации должностную инструкцию администратора магазина.

Обязана ли организация составлять должностные инструкции?

ТК РФ не требует от работодателей составления должностных инструкций. Поэтому привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.

В то же время, конкретизируя трудовую функцию работника, инструкция определяет круг должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). Более того, в должностной инструкции часто не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).

Наличие должностных инструкций упрощает взаимодействие работника и работодателя по вопросам содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые часто возникают во взаимоотношениях как со «старыми» работниками, так и вновь принятыми, а также с претендентами на определенную должность.

Роструд считает, что должностная инструкция необходима как в интересах работодателя, так и работника. Ведь наличие должностной инструкции поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):

• объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
• обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
• распределить трудовые функции между работниками;
• временно перевести работника на другую работу;
• оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Именно поэтому составление должностных инструкций в организации является целесообразным.

Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Как составить должностную инструкцию

Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).

Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.

При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.

Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Образец должностной инструкции администратора магазина

Приведем примерный перечень должностных обязанностей администратора магазина в его должностной инструкции. По аналогии могут быть составлены инструкции, которые содержат, например, должностные обязанности администратора детского центра или должностные обязанности администратора салона красоты.

В зависимости от объема и характера таких обязанностей, инструкция может также использоваться при составлении перечня должностных обязанностей администратора ресторана, а также должностных обязанностей администратора кафе. При этом нужно учитывать, что предлагаемая должностная инструкция более характера для должности администратора, являющегося по сути руководителем подразделения. Для разработки инструкции администратора со значительно меньшим функционалом можно воспользоваться другой формой инструкции администратора.

Скачать бланк должностной инструкции администратора магазина можно

.

Обязанности администратора центр развития ребенка

Должностная инструкция администратора детского центра

Общее положения
1.1. Администратор детского центра назначается на основании приказа директора.
1.2. Администратор детского центра подчиняется непосредственно директору.
1.3. В своей деятельности администратор детского центра руководствуется Конституцией Российской Федерации, Кодексом законов о труде Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании» Типовым положением об общеобразовательном учреждении ,Гражданским кодексом Российской Федерации, Семейным кодексом Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, решениями Правительства Российской Федерации,, а так же Уставом и локальными правовыми детского центра.

Функции
Основными направлениями деятельности администратор детского центра являются :
2.1.Организация воспитательно-образовательного процесса и руководства им в соответствии с Уставом детского центра и законодательством Российской Федерации.

Должностные обязанности
Администратор детского центра выполняет следующие должностные обязанности:
3.1.Организует:
-выполнение всеми участниками воспитательно-образовательного процесса расписание, кружков секций и т.п.;
-деятельность сотрудников и учащихся детского центра в случае непредвиденных ситуаций;
-в случае необходимости, вызов и деятельность аварийных служб;
3.2.Координирует:
-совместную деятельность сотрудников и учащихся, аварийных и специальных служб в случае непредвиденных ситуаций;
3.3.Руководит в случае непредвиденных ситуаций:
-организацией работы аварийных и специальных групп;
-организацие6й деятельности сотрудников и учащихся;
-эвакуацией сотрудников и учащихся;
3.4.Контролирует:
-выполнение правил внутреннего трудового распорядка и режима работы сотрудниками;
-правил поведения для учащихся;
-соблюдение расписание кружков, секций и т.п. всеми участниками образовательного процесса4
3.5.Корректирует:
-расписание, кружков, секций, и т.п. в случае непредвиденных ситуаций;
3.6.Консультирует:
-сотрудников, учащихся, их родителей (законных представителей) по вопросам организации воспитательно-образовательного процесса;
3.7.Обеспечивает:
-эффективное взаимодействие с органами местного самоуправления, родителями (законными представителями), аварийными и специальными службами в случае непредвиденных ситуаций;
-получение письменного объяснения о причинах нарушения режима работы и расписания занятий у всех участников образовательного процесса;

Права
Администратор детского центра имеет право в пределах своей компетенции:
4.1.Принимать любые управленческие решения, касающиеся организации воспитательно – оразовательного процесса;
4.2.Требовать от сотрудников соблюдения режима работы, правил внутреннего трудового распорядка, расписания кружков, секций и т.п.
4.3.Давать обязательные распоряжения сотрудникам;
4.4.Привлекать к дисциплинарной ответственности обучающихся за проступки, дезорганизующие учебно-воспитательный процесс, в порядке, установленном правилами о поощрениях и взысканиях;
4.5.Представлять к дисциплинарной ответственности сотрудников;
4.6.Представлять сотрудников и учащихся к поощрению.

Ответственность.
5.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин устава и правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений директора и иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав.
5.2.За применение, в том числе однократное, методов воспитания, связанных с физическим и психическим насилием над личностью обучающегося, администратор детского центра может быть освобожден от занимаемой должности в соответствии с трудовым законодательством и законом РФ «Об образовании».
5.3.За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических правил организации образовательного, учебного и хозяйственного процессов администратор привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством.
5.4.За виновное причинение центру или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей администратор детского центра несет материальную ответственность в порядке и в пределах , установленных трудовым и гражданским законодательством.

Взаимоотношение. Связи по должности
Администратор детского центра:
6.1.Работает по графику,утвержденному директором;
6.2.Информирует директора и соответствующие службы о всех чрезвычайных происшествиях, связанных с жизнью и здоровьем детей.

Администратор – это зачастую правая рука учредителя, человек, который контролирует все процессы, пока руководителя нет на месте. Его основная функция – общение с родителями, педагогами и руководителем. Поэтому я считаю, что самое основное качество, которым должен обладать администратор, это эмоциональный интеллект. Это значит, он должен не просто быть милым, вежливым и предупредительным. Он должен чувствовать клиента тонко и попадать в самое «сердце» его основной потребности.

Функции администратора детского клуба

Чувствование с одной стороны, попадание с другой – это то, что подводит нас к важной задаче администратора – продать услугу, которая удовлетворяет клиента.

Как это выглядит на практике:

Администратор приветствует клиента, когда тот приходит в детский сад или клуб. Он – лицо детского заведения.
Он улыбается, знает и называет клиентов по имени, спрашивает, как у них дела, в курсе разных событий в жизни клиентов, сочувствует и поддерживает, рассказывает о том, как ребенок провел время в саду.
Администратор общается с текущими и потенциальными клиентами по телефону, назначает встречи, продает услуги и т. д.
Администратор контролирует время начала и окончания занятий, налаживает коммуникацию с педагогами.
Доброжелательно и мягко разрешает спорные вопросы и конфликты.
Администратор умеет уметь продавать, доносить ценность услуги каждому родителю и довести клиента до покупки абонемента.
Контактирует с руководителем бизнеса и является ключевым звеном между руководителем и сотрудниками команды.

Можно смело сказать, что администратор – это «человек с улыбкой». На эту должность подходит человек улыбчивый, счастливый, который рад жизни и тому, что он проснулся.

Чему нужно обучить администратора

Учить администратора можно и нужно. Но есть качества, которые должны быть присущи человеку на этой должности априори, и им невозможно научить. Самое главное – это эмоциональный интеллект и любовь к людям. Ответственность – тоже немаловажная черта, ведь родители доверяют сотрудникам дошкольного учреждения самое ценное – своих детей.

Еще обязательно в характере администратора должна присутствовать «хозяйственная жилка» и умеренная строгость, ведь порядок в саду – его забота.

Если чему-то и нужно учить администратора, обладающего этими двумя чертами, то клиентоориентированности, которая служит основополагающей силой для продвижения бизнеса. Люди выбирают товар двумя способами: рационально (какое месторасположение, какая цена, подходит-не подходит) или эмоционально. Эмоциональная составляющая при покупке товара или услуги зачастую является весомее, чем рациональная. То есть, независимо от социального статуса клиента, человек готов платить больше, если он помимо самой услуги получает еще и эмоцию.

От клиентоориентированности, глубокого понимание потребностей клиента, зависит, будет ли наше детское заведение успешным или нет. Ведь, по сути, именно клиент платит всем нам заработную плату, поэтому он – самый главный человек для нашего бизнеса.

Как помочь админу наладить эффективное общение с клиентами

Для того чтобы администратор умел наладить первичную связь с клиентами, необходимо разработать и внедрить скрипты.

Скрипт – это определенный алгоритм разговора, четкий, продуманный, спланированный, потому что у нас есть цель – продать. Это сценарий общения между администратором и клиентом.

Скрипты нужны для того чтобы администратору было легче продать услугу, чтобы он накопил опыт в общении с клиентами, чтобы был готовым ответить на любые их вопросы. Услугу сада, клуба очень сложно продать по телефону, поэтому важно сделать все возможное, чтобы после общения по телефону клиент пришел в гости, познакомился с педагогами, посмотрел на процесс обучения вживую.

«Как я могу к вам обращаться?» – первый вопрос, поскольку имя человека – это его ценность. Администратор выясняет имя клиента, возраст его ребенка. Задает вопросы о потребностях родителя (интересует ли его группа полного дня или на полдня). Нужно подготовить ответы на список самых популярных вопросов, чтобы отвечать на них оптимально. Если клиент задает какой-то необычный вопрос, администратор вносит его в список.

Если администратору неудобно разговаривать с клиентом, он может не взять трубку и перезвонить. Или взять трубку и сказать, что он сможет перезвонить через какое-то время. Разговаривать с клиентом нужно, посвящая ему все свое внимание.

Скрипт разговора предполагает то, как администратор должен отвечать на телефонный звонок. Какие вопросы он задает сначала, какие потом. Также должны быть предусмотрены ответы на спорные вопросы и четко сформулированные правила, чтобы в случае непредвиденной ситуации мы могли объясниться с клиентом, не задевая его чувств, ссылаясь на правила вашей компании.

Помните, что клиенты приходят в детский клуб в том числе и за общением. Для мамочки, которая на данном этапе живет своим ребенком, важно, чтобы это общение было источником вдохновения, радости жизни. Именно поэтому администратору необходимо быть эмоционально отзывчивым и общительным.

В связи с этим при выборе кандидата на должность администратора обращайте внимание и на его человеческие качества. Важно, чтобы на этой должности был по-настоящему «свой» человек.

Чек-лист того, что должен уметь и знать администратор

Знать все нюансы рабочего процесса сада.
Встречать и провожать гостей, обеспечивать им необходимую помощь и комфортное пребывание.
Отвечать на входящие звонки согласно скриптам.
Оформлять договора с родителями.
Получать деньги, выписывать абонементы.
Своевременно рассказывать клиентам о новых предложениях, акциях, мероприятиях, а также всех изменениях и нововведениях.
Вести клиентскую базу и учет посещаемости детей.
Организовывать обмен необходимой информацией внутри коллектива.
Контролировать сохранность документации, кассы и материальной базы.
Контролировать чистоту помещения.
Немедленно сообщать руководителю о возникновении непредвиденных ситуаций.

Это – перечень необходимых навыков и функций администратора детского дошкольного заведения. Зная его, можно составить портрет идеального администратора, и тогда поиск и обучение не будут столь долгими и непредсказуемыми.

Вопросы, которые нужно задать администратору при приеме на работу:

Образование, дополнительное образование
Опыт работы
Работает ли еще кандидат
Семейное положение и наличие детей. Какого возраста дети и есть ли кому позаботиться о них в случае болезни
Достижения на прошлой работе
Какими личными качествами и ценностями гордится
Что хотел бы усовершенствовать
Где видит себя через год, 5 лет и т. д.

Кроме этого, важно спросить у кандидата, кто принимает решения в семье. Вопросы о личном важны, т. к. работа администратора иногда предполагает выполнение задач не только в рабочее время, но и на выходных, нужно понимать, как семья отнесется к такому формату работы.

Наблюдение из нашей практики

Как правило из администраторов со временем вырастают отличные помощники руководителя, исполнительные директора, управляющие филиалов, проектные менеджеры, HR-специалисты.

В нашей сети детских учреждений «Тотоша» практически весь управленческий состав бэк-офиса состоит из наших бывших администраторов, которых мы затем обучали на более глубоких и профильных курсах. Поэтому при выборе администратора присмотритесь к кандидату с точки зрения перспективы дальнейшего его обучения и назначения на более ответственную управленческую должность.

Если для вас актуальна данная тема и вас интересуют и другие аспекты открытия и управления детского образовательного центра приходите на семинар “Як відкрити та ефективно керувати дитячим закладом”, который состоится 20 октября 2018 в Киеве.

Если очень коротко, то вся работа детского центра связана с тремя задачами:

1. Найти хороших педагогов
2. Найти клиентов
3. Связать первых и вторых

Как правило, первой и второй задачей занимаются руководители. Они могут годами собирать сильных преподавателей и выкладываться на сто процентов, рекламируя клуб.

А третья задача, как правило, «завязана» на администраторе. И все усилия и финансовые вложения руководителей и учредителей оказываются в хрупких ручках администратора. Именно от него (вернее, как правило, от неё) зависит, соединятся ли в вашем клубе эти две вселенные – хорошие преподаватели и хорошие ученики.

Роль администратора в детском клубе сложно недооценить. На самом деле, администратор – это не совсем верное название. В этом году, публикуя вакансии, мы писали, что нам нужен менеджер-администратор. Мне кажется, оно лучше отражает роль и функции этого ключевого человека в детском центре. Даже если в клубе очень активные учредители-руководители, есть хороший наёмный управляющий, всё равно роль администратора не сводится к ответам на звонки, механическому учету посещений и приёму денег.

Поэтому мы постоянно совершенствуем и оттачиваем бизнес-процессы и работу наших администраторов. Прошедший год не стал исключением – у нас появились новые администраторы, мы многое усовершенствовали, работа администраторов без преувеличения стала гораздо более прозрачной, эффективной и измеряемой. Нам есть чем похвастаться и чем поделиться с коллегами.

Поэтому мы с Юлией Белоцерковской создали обновлённую версию курса «Всё об администраторах детского клуба».

В новый курс мы добавили информацию о новых бизнес-процессах, введенных нами в этом году и показавших хорошие результаты.

Мы рассказываем о том, как в работе администратора и в оценке эффективности его труда могут помочь программы учета.

Помимо этого, мы даём буквально пошаговую инструкцию как искать, выбирать и обучать администраторов, как контролировать их работу, мотивировать и иногда расставаться.

Более подробная информация о курсе →

План обновлённого курса

• Модели сотрудничества с администраторами
• Функции администратора
• Возможные графики работы
• Описание вакансии
• Мотивация. Зарплата: фиксированная и переменная части
• Объявление о вакансии
• Типы людей, откликающихся на вакансию
• На какие резюме откликаемся
• Организация собеседования
• Деловые качества администратора
• Чек-лист собеседования

Работа

• Основной инструмент администратора. Программы учета (CRM)
• Функция 1. Продажи. Как максимально упростить процесс.
• Функция 2. Хозяйственная. Закупки, слежение за расходами, уборка. Как упростить работу.
• Функция 3. Контроль посещаемости учеников и работы педагогов
• Функция 4. Кассир
• Функция 5. Эмоциональная
• Рабочее место администратора
• Рабочие документы администратора в компьютере

Обучение

• Карта обучения администратора в течение 3-х дней. Каким навыкам обучаем в каждый из дней, как проверяем
• Экскурсия по клубу: маршрутный лист
• Шаблон списка контактов
• Местонахождение основных расходных материалов. Шаблон
• Тест для проверки компетентности администратора после трех дней обучения
• Скрипты для администратора
• Правила оказания первой медицинской помощи

Документы

• Трудовой договор с администратором
• Должностная инструкция администратора
• Приказ о приеме на работу
• Приказ о назначении кассиром
• Договор о материальной ответственности
• Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации
• Соглашение о неразглашении персональных данных субъекта

Риски, проблемы и их минимизация

• Увольнение, продажа базы
• Воровство
• Разобщение внутри коллектива
• Более мелкие: перекладывание задач друг на друга, опоздания, беспорядок, долгие обеды и пр.
• Расставание: в каких случаях, когда и как

Более подробная информация о курсе →

Отзывы о предыдущей версии курса

«Огромное спасибо за этот курс! Я получила все что хотела, многое, что было написано Вами в документах и сказано на аудиозаписи, — это все как будто мои мысли, которые я боялась осуществить, думала, а может так будет не правильно, а оказывается все очень просто. Все вопросы, которые были у меня в ожидании курса, нашли свой ответ. Многое, что я услышала и прочитала, — это то, о чем я бы никогда не догадалась сама 100%, только, если бы я сама не дошла до этого путем своих ошибок и проб, получив такой опыт».

Анастасия, г. Красноярск

«С удовольствием изучаю информацию о работе администраторов, все очень актуально!
Письмо от Вас с предложением приобрести знания о том, как организовать работу администраторов, пришло в тот критический момент, когда опустились руки, и я подумала, что проблема во мне!
Теперь понимаю, что не только я сталкиваюсь с решением подобных вопросов. И найти хорошего сотрудника не просто! Огромное спасибо Вам и Юле за проделанную работу, это очень ценно для меня!»

«Спасибо большое за курс «Все об администраторах детского клуба». Вся информация очень ценная и нужная. Благодарю за то, что вы делитесь своим опытом, даете много советов.

В ходе курса предоставлено много ценных документов, на составление и разработку которых ушла бы уйма времени, и до этого просто «руки не доходили». Все четко и грамотно составлено. Курс очень практичный.

Довольно часто не с кем посоветоваться по тому или иному вопросу, приходится идти по наитию. При прослушивании курса, создается впечатление, что общаешься с единомышленниками. Даны четкие рекомендации и пошаговые инструкции по всем вопросам, касающимся администраторов детских клубов.

Я уже не первый раз приобретаю ваши материалы. Каждый раз после их изучения, чувствую огромный прилив сил, энергии и вдохновения! Хочется развиваться дальше, появляется четкое понимание того, в каком направлении нужно двигаться для совершенствования и улучшения работы.

Успехов вам! С удовольствием буду и дальше изучать ваши ценные материалы».

Источник

Курс «Всё об администра­торах детского клуба»

Из всех моих когда-то приличных познаний в немецком языке в голове прочно осталась поговорка “ Selbs tstaendig arbeiten – selbst arbeiten und staendig arbeiten ” . В переводе теряется игра слов и остается совсем не игривый смысл. Он такой: «Работать самостоятельно (на себя, вести свой бизнес) – означает работать самому и работать постоянно».

Эту поговорку я вспоминаю, когда думаю о том, какой образ жизни я вести НЕ хочу.

Я не хочу по 12 часов в день находиться в детском клубе, чтобы самой общаться с клиентами, опасаясь, что мои сотрудники скажут что-то не то родителям, которые привели ребенка на пробное занятие, неправильно рассчитают стоимость абонемента, забудут выложить бахилы, сушки или заказать воду.

Я не хочу отменять тренировку в фитнес-клубе и мчаться на работу из-за того, что в клубе «внезапно» закончилась туалетная бумага, бумага для принтера или сломался принтер, и никто не знает, что делать.

Я не хочу постоянно нервно нащупывать в кармане телефон, потому что мне по любому поводу звонят сотрудники и дают мой номер телефона родителям, которые требуют перерасчета стоимости абонемента из-за болезни ребенка.

Я не хочу постоянно работать сама, как немецкие трудоголики, придумавшие эту поговорку.

Я хочу заниматься развитием бизнеса, а не затыкать бреши.

А когда в детском клубе нет хороших администраторов, вариантов развития событий всего два. Вариант 1. Хозяйка клуба в духе этой поговорки носится как электровеник сама без выходных и перерывов на обед, разрываясь между клиентами, звонками и «Ашанами», раз в пятилетку заглядывая в спортзал и только изредка проводя выходные с семьей. Вариант 2. Клуб становится нерентабельным и закрывается.

Очень часто события развиваются так…

Когда клуб открывается, хозяйка все время находится в нем и разруливает все организационные вопросы. Возможно, она с самого начала взяла себе в помощницы администратора, но та, конечно, делает все не так хорошо, как руководительница, и «косячит» — по-мелкому, но постоянно.

Администратора спрашивают, что дети делают на занятии – она бубнит что-то невнятное и выдвигает одну идею: «в игровой форме», а вообще приходите – увидите. Ребенка записали на пробное занятие, а телефон мамы остался записанным на маленьком листочке, который через два часа потеряется. Администратору нет дела до того, сколько денег на рекламу и своих усилий хозяйка тратит для того, чтобы люди позвонили, отсюда легкомысленное отношение к потенциальному клиенту.

Заболела преподавательница, а предупредили об отмене занятий не всех – родители с детьми потратили время, пришли, а перед ними даже не извинились. Педагогу проводить занятия – нет пластилина. А на рисовании уже полгруппы вторую неделю ходит без абонемента – никто не напомнил об оплате, а родители сами или не помнят, или молчат. Так что зарплату педагогу хозяйка будет платить из своего кармана.

Часто бывает так, что руководитель просто недооценивает роль администратора и берет априори неподходящего человека. Кажется, ну что там администратор? Сиди себе на стульчике, отвечай на звонки, ставь плюсики в журнале. И на должность назначается девочка чуть ли не со школьной скамьи, или чья-нибудь тетя, или соседка.

На самом деле функций у администратора много, и они очень важные.

Функции администратора

Менеджер по продажам

Надо ответить на вопросы потенциальных клиентов так, чтобы им захотелось прийти на пробное занятие. А после пробного занятия, если родители сомневаются, найти нужные слова, чтобы они остановились все-таки на вашем клубе. В его задачи входит обзвон пассивных клиентов – которые когда-то приходили на пробное или регулярные занятия, но сейчас по каким-то причинам не ходят.

Менеджер по работе с постоянными клиентами

Он должен установить с родителями доверительные отношения и ненавязчиво узнавать, что нравится, что не нравится, что еще хотелось бы видеть клиентам в детском клубе, и доносить эту информацию до руководителя.

Кассир, делопроизводитель

Администратор является и кассиром. Он отвечает за всю наличность в клубе – тоже, безусловно, очень ответственная функция. В дополнение к этому в его компетенции – заключение договоров, ведение документации об оплатах и посещениях.

Хозяйственная

Администратор должен следить за порядком в клубе, за наличием достаточного количества расходных материалов, учебных (чаще всего надо докупать акварельную и цветную бумагу, картон, пальчиковые и акварельные краски, гуашь, пластилин), бытовых (бахилы, одноразовые стаканчики, чашки и ложки, чай, сушки, мыло, туалетная бумага, бумажные полотенца, моющие средства), канцелярских (бумага и картриджи для принтера, ручки, карандаши, скобы для степлера).

Эмоциональная

Администраторы – связующее звено в клубе. Они очень сильно влияют на то, какая атмосфера в клубе. Могут сдружить коллектив или, наоборот, рассорить.

Если в роли администратора оказался более или менее адекватный человек, со временем он вживается в свою роль и начинает со многим справляться. Больших ляпов становится меньше, все друг к другу привыкают, как-то срабатываются. Вот варианты развития событий в зависимости от типа администратора, которого вы взяли.

Семь самых распространенных типов администраторов

Тип 1. Девочка-студентка. Она исполнительна и подвижна, нравится деткам, и у нее умеренные запросы по зарплате. Может быть не очень ответственной и аккуратной, теряется в конфликтных ситуациях, может быть неинициативной или, наоборот, чересчур инициативной не по делу. Приходится контролировать каждый шаг и ежедневно проверять работу.

Тип 2. Управляющая хорошо продаёт, нацелена на результат, контролирует дисциплину в коллективе и в клубе, идеально ведет отчётность, собственница освобождена от ежедневного погружения в мелкие проблемы клуба. Однако у такого специалиста высокие требования по зарплате, она не хочет заниматься рутиной, понадобятся дополнительные сотрудники. У нее хорошие отношения с сотрудниками и клиентами, и при уходе в соседний клуб она может увести за собой и сотрудников, и детей.

Тип 3. Хозяюшка создаёт доброжелательную атмосферу, искренне любит детей и заботится о посетителях. Клиентам будет жаль менять клуб, т.к. многие будут приходить не только ради развития детей, но и ради общения. В хозяйственных делах и в самом клубе порядок. Собственница клуба освобождена от ежедневного погружения в мелкие проблемы клуба, а запросы по зарплате у такого администратора адекватные. Не исключено, что она будет прикрывать недочеты в работе педагогов (она их тоже любит, как своих детей), плохо ведет отчётность (у нее очень многое в голове, а не в таблицах), средние продажи (техники продаж идут вразрез с ее душевным устройством). При штатном развитии событий все неплохо, однако если приходится расставаться (болезнь, переезд, конфликт) клуб рискует потерять часть клиентов и педагогов.

Тип 4. Директор школы всех «построит»: и родителей и педагогов. При ней будет чёткое соблюдение платёжной дисциплины и всех форм отчётностей, которые сама и придумает. С «директором школы» (как и с «управляющей», и с «хозяюшкой») очень приятно начинать работать – они сами берут инициативу в свои руки. Надо – спросит, считает необходимым – введет новый процесс.

Может быть не очень приветлива с посетителями, не станет «нежничать» с годовасиками. Она плохой менеджер по продажам, может не прислушиваться к мнению руководителя, т.к. у неё «опыт». И хозяйке сложновато контролировать происходящее в клубе.

Тип 5. Преподавательница по совместительству аккуратна и исполнительна, приветлива с детьми, грамотно отвечает по телефону и грамотно ориентирует в выборе направления. Она плохой менеджер по продажам, может прикрывать ошибки других педагогов (не будет «закладывать» коллег). В этом случае у вас все «яйца» в одной корзине: и контакты учеников и сами ученики. Если такой педагог-администратор уйдет из клуба, (особенно с конфликтом), можно потерять очень многое.

Тип 6. Бабушка из соседнего подъезда приветлива, готова работать за невысокую плату и приведет знакомых по подъезду. Плохой менеджер по продажам, некомпетентно консультирует родителей по услугам клуба. Придётся контролировать каждый шаг и ежедневно проверять работу. Если уйдёт «с конфликтом», то об этом узнает каждый второй посетитель ближайшей детской площадки.

Тип 7. Апатичная дама надрываться на работе не собирается, «здоровье важнее». Не забывает устроить перерыв на обед, во время работы слушает радио. Сделает то, что ей сказали, но не больше. Плохо запоминает имена детей и родителей, путает расписание. Разговаривая с родителями, может не услышать, что звонит телефон или домофон. Из плюсов: она неконфликтна, приятна в общении, благожелательна и исполнительна.

К сожалению, у каждого из этих типов есть очень и очень существенные недостатки

• Администратор недостаточно компетентный и не инициативный, руководительница должна быть все время «на подхвате», из-за чего сильно затрудняется развитие и движение вперед
• Клуб развивается не очень эффективно – деньги на рекламу тратятся впустую, потому что администратор не очень профессионально обрабатывает звонки и визиты потенциальных клиентов
• Либо администратор «перетягивает» на себя одеяло, на нем завязано слишком многое, он может диктовать свои условия. Уход такого администратора связан с риском потери части бизнеса или даже всего бизнеса.

Вопрос правильной организации работы в детском клубе – очень важный. Если не наладить механизмы работы администраторов, дальнейшее развитие клуба просто невозможно.

Прочувствовав на своем опыте огромную важность правильной организации работы администраторов, мы с Юлией Белоцерковской создали этот курс.

Источник

Должностная инструкция администратора медицинского центра

Основным назначением должностной инструкции работника администрации медцентра является сбор в одном документе всех полномочий администратора. В чем же заключается его работа? Чаще всего ему приходится организовывать документацию и управлять медрегистраторами. Последние записывают пациентов к докторам, ведут медицинские карточки и так далее. Если в учреждении такой должности нет, то этим должен заниматься администратор. В некоторых случаях он является также кассиром и имеет дело с оплатой медицинских процедур. Все эти тонкости содержит должностная инструкция администратора медицинского центра. Она составляется руководством учреждения, поэтому единого документа не существует. Но за много лет большинство пунктов инструкции все-таки устоялись. Именно о них мы и поговорим.

Образец должностной инструкции администратора медицинского центра

1. Общие положения

1.1. Данный документ содержит информацию о должности администратора медучреждения (название учреждения).
1.2. В должность вступает лицо, окончившее (название учебного заведения).
1.3. Назначение на данную должность и снятие с нее происходит согласно действующему законодательству.
1.4. Администратор должен быть ознакомлен со следующими документами:

• законы государства;
• документы о направлении деятельности учреждения;
• список специалистов больницы и медицинских процедур с ценами, а также список технологий и медицинского оборудования, которые применяются в конкретных процедурах;
• правила телефонного этикета и др.

В случае отсутствия администратора на рабочем месте по уважительным причинам (болезнь, отпуск и т.д.) его временно заменяет уполномоченный работник.

2. Обязанности

2.1. Принимает звонки и ведет диалог по правилам телефонного этикета.
2.2. Заводит медицинские карты новых пациентов.
2.3. Заключает договор с новым пациентом. Один экземпляр вкладывается в карту, а второй остается у пациента.
2.4. Предлагать пациенту присесть во время ожидания визита к доктору.
2.5. Оповещать доктора о приходе пациента.
2.6. Записывает пациентов на приемы к врачу.
2.7. Составляет максимально удобные графики записи к докторам.
2.8. Приглашает пациентов из базы данных на плановые осмотры.
2.9. Звонит пациентам за день до запланированного визита к врачу с целью подтверждения записи.
2.10. Оповещает пациентов из базы данных об изменениях в работе центра в режиме почтовой рассылки.
2.11. Ведет учет страховок пациентов в специальной программе на компьютере.
2.12. Подбирает карты пациентов за день до установленной даты записи.
2.13. Несет ответственность за сохранность документов и кассы.
2.14. Посещает собрания администраторов.
2.15. Контролирует сохранность порядка и чистоты в холле и коридорах.
2.16. Приходит в центр до начала его работы.

3. Права

Администратор имеет право:

3.1. Обращаться к руководству с предложениями улучшения работы клиники.
3.2. Требовать улучшения условий труда.
3.3. Регулярно получать актуальную информацию о деятельности учреждения.

4. Ответственность

Администратор медицинского центра ответствен за:

4.1. Качественное исполнение обязанностей.
4.2. Выполнение приказов руководства.
4.3. Организацию деятельности подчиненных.
4.4. Нарушение правил учреждения и техники безопасности.

Подробнее об инструкции

Общие положения

В этом разделе вы найдете всю информацию о требованиях к работнику администрации. К ним относятся образование, опыт работы, необходимые для администратора умения. Так как администратор не принимает непосредственного участия в лечении пациентов, чаще всего от него не требуется медицинское образование, но ему никак не обойтись без навыков работы с компьютером и документацией. Также в его кабинете может находиться офисная техника: ксерокс, принтер и другое. Администратор должен уметь ими пользоваться или быть склонным к подобной деятельности, чтобы быстро освоиться и приступить к продуктивной работе. Ему действительно придется постоянно иметь дело с бумагами и файловыми документами на компьютере. Сейчас все заявления, справки, графики, объявления и прочее печатаются на компьютере, поэтому для работника важны не только навыки владения программами (текстовые редакторы, таблицы и специализированные программы для различных случаев), но и скорость набора текста.

В этом же разделе потенциальный работник узнает о своем месте в иерархии медицинского учреждения.

Здесь же дается перечень важных правовых актов и документов, которые пригодятся будущему администратору для работы. Он должен быть с ними ознакомлен перед вступлением в должность.Также будут указаны особенности приема на работу, увольнения и замены работника в различных ситуациях.

Должностные обязанности

• Администратор должен отвечать на входящие звонки. Поскольку пациентам для связи с медучреждением дается номер администрации, этот пункт очень важен. Администратор выступает связывающим звеном между пациентами и докторами. Он не должен игнорировать звонки или каким-либо образом пропускать их. По телефону работник должен говорить в соответствии с правилами речевого этикета и предоставить пациенту всю необходимую информацию.
• Администратор осуществляет и исходящие звонки. Он должен сообщать актуальную информацию пациентам, которые уже обращались в медицинский центр, и напоминать им о профилактических осмотрах. Сюда же относятся звонки пациентам, которые не завершили свое лечение. Также нужно подтверждать запись к специалисту за день до установленной даты.
• В обязанности администратора входит также оповещение медицинского персонала о ходе работы учреждения и изменениях в нем. Помимо телефонного оповещения, администратор занимается почтовой рассылкой. Он также ведет учет страховок в программе на компьютере.
• Когда пациент обращается в клинику первый раз, администратор обязан завести на него медицинскую карточку и только после этого направлять на консультацию к специалистам. После этого администратор должен составить договор в двух экземплярах.
• В обязанности работника администрации медицинского учреждения входит направлять пациента. Он должен не только рассказать ему о деятельности больницы и записать на прием, но и обеспечить комфортное пребывание. Например, пригласить пациента присесть и подождать доктора.
• Администратор также имеет связь непосредственно с докторами. Он должен выстраивать график очередности пациентов и предупреждать специалистов об их приходе. Работая и с пациентами, и с докторами, администратор координирует работу всего заведения, делает ее более быстрой и результативной.
• После прохождения обследования и консультации у врача пациент приходит к администратору, чтобы записаться на дальнейшие приемы. Если он записывается к нескольким докторам, то администратор должен уточнить этот вопрос у лечащего врача.
• Запись пациентов осуществляется с помощью специальных программ на рабочем компьютере. Администратор должен подбирать карты пациентов, которым назначена запись на завтра. Это делается для более быстрой и качественной работы и комфорта больного.
• Работник несет ответственность за документы, а также порядок в здании. Он должен посещать специальные собрания и следовать правилам техники безопасности.

Должностные права

Так как администратор корректирует записи пациентов и их приемы у докторов, он как никто другой видит сильные и слабые стороны действующий системы. Поэтому он имеет право обращаться к руководству с просьбой внести изменения в функционирование учреждения. Это касается не только улучшения деятельности всей больницы, но и личной деятельности администратора.

Работник может требовать помощи и содействия от начальства. Если администратор не справляется со своими обязанностями один, он может попросить о помощнике или медрегистраторе.

Администратор имеет право получать актуальную информацию о работе учреждения и обо всем, что с ней связано. Эти данные позже распространяются среди пациентов и медицинского персонала.

Также работник администрации имеет все права, оговоренные в соответствующих законах государства.

Ответственность

Самым главным, за что администратор несет ответственность, является качественное и своевременное исполнение им своих обязанностей.

Он должен четко выполнять приказы, распоряжения и поручения руководства. Также работник администрации несет ответственность за приказы, отдаваемые своим подчиненным, и качество их выполнения.

В случае несоблюдения вышеизложенных правил администратор может быть привлечен к ответственности различной степени тяжести, включая уголовную.

Источник

Приложение 2 Пример должностной инструкции администратора детского клуба

ООО «Детский клуб»

Должностная инструкция администратора

ООО «Детский клуб»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность администратора.

Администратор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора ООО «Детский клуб» (далее – директор клуба).

Администратор должен знать:

? виды оказываемых услуг;

? правила внутреннего трудового распорядка;

? правила и нормы охраны труда.

Администратор подчиняется непосредственно директору клуба/управляющему клубом.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

соблюдать условия Трудового договора, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об охране конфиденциальности информации;

исполнять должностные обязанности по охране труда и обеспечению безопасности детей;

разделять интересы детского клуба;

нести полную материальную ответственность за вверенные денежные средства;

строго соблюдать кассовую дисциплину;

приходить на рабочее место своевременно до начала смены и быть полностью готовым к встрече детей;

проверять готовность центра к новому рабочему дню. Обо всех выявленных недостатках сообщать директору клуба;

не приходить на работу в нездоровом состоянии, предупреждая о своей болезни заранее;

на работе всегда носить бедж с именем и должностью;

приходить на работу в аккуратной, чистой одежде, предпочтительно делового стиля, не слишком открывающей части тела, с прической или аккуратно убранными волосами, не пользоваться парфюмерией с резким или сильным запахом;

прилагать усилия к эффективному и культурному обслуживанию посетителей, создавать для них комфортные условия;

встречать с улыбкой детей, клиентов, посетителей и сотрудников центра. Использовать в разговоре дружелюбную интонацию, говорить четко и внятно;

приветствовать входящего в центр в течение 20 секунд после его прихода;

не принимать расслабленные позы, не опираться на мебель и оборудование, не держать руки в замке, в карманах, скрещенными на груди в присутствии клиента и тем более при общении с ним;

не ставить детям какие-либо клинические или медико-педагогические диагнозы;

не вести личную беседу при клиентах и посетителях;

всегда благодарить за звонок и приглашать собеседника посетить детский клуб;

консультировать посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг;

хорошо ориентироваться в структуре, содержании и графике проведения занятий клуба. При изменении графика доводить новый график до сведения работников;

принимать меры по предотвращению и разрешению конфликтных ситуаций;

рассматривать претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, и докладывать о них руководителю. Вести журнал посещаемости детского клуба;

не рекомендовать специалистов, не работающих в детском клубе;

следить за днями рождения детей, поздравлять их с праздником в клубе или отправлять поздравительное сообщение. Отвечать за вручение подарка. Ненавязчиво предлагать родителям провести день рождения ребенка в клубе;

информировать руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации;

осуществлять выдачу информационных и рекламных материалов (визитки, буклеты, флажки, расписание и т. д.) посетителям;

обеспечивать контроль за сохранностью материальных ценностей;

обеспечивать выдачу материальных ценностей сотрудникам клуба и контроль за рациональным расходованием материалов и средств;

вести учет в рамках своей компетенции и представлять директору информацию в соответствии с установленными формами отчетности;

принимать звонки и вести их учет. Предупреждать телефонным звонком клиентов, записавшихся на пробное занятие;

в случае отмены занятий по какой-либо причине осуществлять корректировку расписания, немедленно предупреждая об этом руководителя и не менее чем за два часа до занятия – родителей;

осуществлять контроль за состоянием рекламы внутри помещения и на здании;

обеспечивать чистоту и порядок в помещении (при необходимости вытирать пол, стены, сиденье унитаза и т. д.) и на прилегающей к нему или зданию территории;

обеспечивать надлежащее содержание и эксплуатацию помещений в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты;

следить за хранением и наличием медикаментов в аптечке. При необходимости покупать лекарственные средства, согласовав перечень с директором клуба. Нести ответственность за отсутствие необходимых лекарственных средств и за сроки их годности;

проводить опрос родителей о состоянии здоровья детей, составляя списки детей-аллергиков, и доводить эту информацию до сведения сотрудников, которые работают с детьми;

участвовать в подготовке и проведении праздников;

не обсуждать детей и их семьи, не поддерживать подобные разговоры с нянями и водителями, доставляющими детей на занятия в клуб;

не разглашать размеры заработной платы и другие сведения, составляющие коммерческую тайну. Обсуждать вопрос заработной платы только с руководством компании;

способствовать поддержанию доброжелательных отношений между коллегами;

присутствовать на общих собраниях. Отсутствие разрешается только по уважительной причине и по предварительному согласованию с директором;

принимать участие в корпоративных тренингах и семинарах, днях открытых дверей, корпоративных праздниках и прочих запланированных мероприятиях, которые проходят в нерабочее время. Совместно с коллегами участвовать в подготовке мероприятий;

подготавливать офис к закрытию (отключать освещение и оргтехнику, активизировать системы охранной сигнализации и пр.);

составлять список и информировать руководство о днях рождения сотрудников;

в случае обращения представителей любой конкурирующей организации или государственных органов по каким бы то ни было вопросам проводить посетителей к директору клуба, не вступая с ними в разговор. На все вопросы следует отвечать: «Этот вопрос находится в компетенции директора клуба».

Должностные обязанности администратора определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности администратора и могут быть дополнены и уточнены исходя из конкретных обстоятельств.

3. ПРАВА

Администратор имеет право:

знакомиться с проектами решений директора клуба, касающихся деятельности администратора;

в пределах своей компетенции сообщать директору клуба/управляющему клубом обо всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению;

давать распоряжения и указания, осуществлять необходимые действия по устранению причин возникновения конфликтной ситуации;

вносить предложения директору клуба по улучшению работы, относящейся к его должностным обязанностям, предусмотренным настоящей должностной инструкцией;

получать от работников клуба информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;

требовать от директора клуба/управляющего клубом оказания содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Администратор несет ответственность за:

ненадлежащее выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией;

правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных законодательством РФ;

причинение материального ущерба в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством РФ;

представление недостоверной информации о состоянии выполнения полученных им заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения;

невыполнение приказов, распоряжений директора клуба/управляющего клубом;

нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в клубе.

ЛИСТ ознакомления с должностной инструкцией администратора ООО «Детский клуб»

Источник