Должностная инструкция по специальности «Секретарь-референт»
Вы можете скачать должностную инструкцию секретаря-референта бесплатно. Должностные обязанности секретаря-референта
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1.Настоящая должностная инструкция определяет права, должностные обязанности и ответственность секретаря-референта _____________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2.Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.
1.3.Секретарь-референт находится в подчинении у начальника административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.
1.4.В период отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности возлагаются на исполняющего обязанности секретаря-референта, назначаемого приказом Генерального директора.
1.5.На должность секретаря-референта принимается лицо с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет), или лицо со средним (полным) образованием и специальной подготовкой по установленной программе и стажем работы не менее 1 года.
1.6.Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:
-конституцией Российской Федерации;
-гражданским кодексом Российской Федерации;
федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»;
-трудовым кодексом Российской Федерации;
-ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;
-инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;
-постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
-ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);
-типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
-перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;
-ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;
-архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;
-правилами внутреннего трудового распорядка Общества;
-правилами и указаниями Росархива;
-уставом Общества;
-инструкцией по делопроизводству Общества;
-приказами, распоряжениями руководства Общества;
-настоящей должностной инструкцией;
-единой государственной системой делопроизводства.
2. Функции
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1.Контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору.
2.2.Контроль исполнения документов и поручений.
2.3.Прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
2.4.Подготовка проектов документов по указанию Генерального директора.
2.5.Организация работы приемной Генерального директора.
2.6.Организация документов в делопроизводстве.
2.7.Документирование деятельности совещательных органов Общества.
2.8.Разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества.
2.9.Организация бездокументного обслуживания Генерального директора.
3. Должностные обязанности
Секретарь-референт обязан:
3.1.Принимать и регистрировать поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение.
3.2.Отправлять исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты).
3.3.Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений.
3.4.Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
3.5.Получать для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению.
3.6.Следить за прохождением документов, осуществляет контроль их исполнения.
3.7.Выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.
3.8.Организовать телефонные переговоры Генерального директора.
3.9.Осуществлять работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), вести и оформлять протоколы.
3.10.Выполнять печатные и копировально-множительные работы.
3.11.Принимать и передавать телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения.
3.12.Следить за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя.
3.13.Контролировать исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.
3.14.Принимать документы на подпись Генеральному директору.
3.15.Контролировать качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору.
3.16.Организовать прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества.
3.17.Вести журнал опозданий сотрудников Общества на работу.
3.18.Участвовать в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив.
3.19.Шифровать дела в соответствии с действующими правилами.
3.20.Систематизировать и размещать дела, вести их учет.
3.21.Представлятьежемесячно Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников.
3.22.Вести график работы водителей.
3.23.Решать вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку.
3.24.Принимать на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством.
3.25.Подготавливать сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли.
3.26.Консультировать сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив. 3.27.Участвовать в работе по экспертизе ценности архивных документов.
3.28.Выдавать архивные копии и документы, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет.
4.Права
Секретарь-референт вправе:
4.1.Запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства, рассматривать документы и направлять их на исполнение специалистам и руководителям Общества.
4.2.Разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники.
4.3.Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.4.Предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора.
4.5.Организовывать прием и определять приоритет посетителей.
4.6.Работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».
4.7.Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации.
4.8.Работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования».
4.9.Осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков.
4.10.Давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе.
4.11.Разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов.
4.12.Требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества.
4.13.Принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции.
4.14.Вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами.
4.15.Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу.
4.16.Требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину.
5. Ответственность
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1.Своевременность отправки исходящей корреспонденции.
5.2.Своевременность передачи адресатам входящей информации.
5.3.Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
5.4.Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы.
5.5.Качество документов, представляемых на подпись руководству Общества.
5.6.Несвоевременную передачу информации Генеральному директору.
5.7.Сохранность исходящей, входящей и внутренней документации.
5.8.Сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций.
5.9.Невыполнение требований настоящей инструкции.
5.10.Нетактичное отношение к работникам Общества и другим, обратившимся к секретарю-референту гражданам.
6.Взаимоотношения по должности
6.1.С Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем.
6.2.Со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления.
6.3.С Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности.
7.Оцнка деятельности
7.1. Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.
8. Порядок пересмотра должностной инструкции
8.1. Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:
— изменение технологии документационного обеспечения;
— изменения функций Секретаря-референта;
— изменения структуры Общества.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Подборка наиболее важных документов по запросу Должностные обязанности секретаря референта (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня
Статья: Секретность в работе помощников руководителей: анализ законов и споров
(Гибадуллина З.)
(«Административное право», 2021, N 1)Все чаще и чаще руководители прибегают к услугам помощника руководителя. Наверное, нет такой должности, которая была бы настолько противоречива и неоднозначна по требованиям и функционалу. Должность «помощник руководителя» в разных компаниях называется по-разному: ассистент, советник, управляющий. Нередко помощника руководителя путают с секретарем, секретарем-референтом, хотя функции помощника во многом включают и обязанности секретаря.
Секретарь-референт – это зачастую лишь более солидное название должности секретаря, и должностные обязанности секретаря-референта похожи на обычные секретарские. Поэтому и образец должностной инструкции секретаря-референта может ничем не отличаться от стандартной должностной инструкции секретаря. В то же время, на секретаря-референта может возлагаться и более серьезный функционал, и соответственно, выдвигаться высокие квалификационные требования (обязательно высшее образование, знание делопроизводства, владение английским языком на приличном уровне). Должностная инструкция секретаря-референта должна отражать эти особенности.
Должностная инструкция секретаря-референта
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности секретаря-референта
Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
2.5. Ведет прием посетителей.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права секретаря-референта
Секретарь-референт имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4. Ответственность секретаря-референта
Секретарь-референт несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»
Должностная инструкция секретаря-референта
№ 19-ДИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Секретаря-референта ООО «Бета».
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «Бета» по представлению Офис-менеджера.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно Офис-менеджеру ООО «Бета».
1.4. На должность Секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы не менее одного года или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее двух лет.
1.5. Секретарь-референт должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности ООО «Бета» и ведения делопроизводства;
– структуру и руководящий состав ООО «Бета» и его структурных подразделений;
– организацию делопроизводства;
– методы оформления и обработки документов;
– архивное дело;
– машинопись;
– правила пользования приемно-переговорными устройствами и другой оргтехникой;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
– основы этики и эстетики;
– правила делового общения;
– основы организации труда и управления;
– основы трудового законодательства;
– английский язык на уровне свободного общения.
1.6. В своей деятельности Секретарь-референт руководствуется:
– методическими и нормативными материалами по вопросам ведения делопроизводства;
– локальными нормативными актами ООО «Бета», в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО «Бета» и непосредственного руководителя;
– настоящей Должностной инструкцией.
1.7. В период временного отсутствия Секретаря-референта его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО «Бета».
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Технически и организационно обеспечивает административно-распорядительную деятельность генерального директора.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов и контролирует их своевременную подготовку.
2.3. Принимает документы на подпись генерального директора.
2.4. Готовит документы и материалы, необходимые для работы генерального директора.
2.5. Организует проведение переговоров и встреч генерального директора.
2.6. Организует проведение телефонных переговоров генерального директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает, принимает и своевременно доводит до сведения генерального директора информацию, полученную по любым каналам связи.
2.7. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
2.8. Оформляет протоколы заседаний и совещаний, осуществляет рассылку выписок (копий) документов протокольных мероприятий заинтересованным сторонам.
2.9. Выполняет работу по организации командировок генерального директора (заказ и резервирование билетов, мест в гостиницах, подготовка документов для получения виз и т.д.).
2.10. Обеспечивает рабочее место генерального директора необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
2.11. Организует прием, регистрацию и необходимое обслуживание посетителей, гостей, делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки, создает им комфортные условия, способствующие благоприятному решению производственных вопросов.
2.12. При необходимости и по распоряжению генерального директора сопровождает его в служебных поездках.
2.13 При необходимости выполняет для генерального директора перевод деловой документации с английского на русский язык.
3. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
3.1. Требовать от генерального директора содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися деятельности Секретаря-референта.
3.5. Представлять на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО «Бета».
3.6. Получать от работников ООО «Бета» информацию, необходимую для ведения своей деятельности.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО «Бета»), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Секретаря-референта определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО «Бета».
5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Секретаря-референта в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО «Бета».
Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора ООО «Бета» № 1-Пр от 23.08.2011.
Должностную инструкцию составил:
Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева
С инструкцией ознакомлена:
________________ М.Е. Иванова
Юрист _________________________ Н.А. Павлов
Секретарь-референт играет важную роль в организации, обеспечивая эффективное функционирование офиса и поддерживая коммуникацию внутри компании. Должностная инструкция секретаря-референта определяет его ключевые обязанности и профессиональные навыки, необходимые для успешного выполнения своей работы.
Скачать образец должностной инструкции секретаря-референта
Скачать бланк должностной инструкции секретаря-референта
Должностная инструкция секретаря-референта — Образец
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее одного года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
1.3. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности приказом директора по представлению менеджера по персоналу.
1.4. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору.
1.5. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- действующими нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
- уставом организации, локальными нормативными актами организации;
- настоящей должностной инструкцией, трудовым договором;
- приказами (распоряжениями) руководства организации.
1.6. Секретарь-референт должен знать:
- структуру организации, направление ее деятельности;
- фамилии руководителей структурных подразделений, фамилии руководителей вышестоящей организации, основные организации-партнеры и их руководство;
- государственные стандарты по оформлению управленческих документов;
- положения, инструкции, иные нормативные документы и методические рекомендации по ведению делопроизводства;
- организацию труда руководителей;
- машинопись;
- правила эксплуатации компьютера и другой офисной техники;
- основы этики и эстетики, правила делового общения;
- основы трудового законодательства;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
- перспективы развития организации, ее финансово-хозяйственной деятельности.
1.6. Секретарь-референт должен уметь:
- составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы совещаний;
- пользоваться средствами связи и организационной техникой;
- работать в офисных компьютерных программах, пользоваться Интернетом и электронной почтой;
- вести деловые переговоры.
1.7. Во время отсутствия секретаря-референта (болезнь, отпуск и т. д.) его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом директора, которое приобретает права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.
2. ФУНКЦИИ
2.1. На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
- информационно-справочное обслуживание организации и документационное обеспечение ее деятельности;
- документирование деятельности совещательных органов организации;
- организационное обеспечение деятельности руководства;
- ведение кадровой документации и кадрового учета.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
3.1. Секретарь-референт обязан:
- принимать, учитывать, регистрировать документы, контролировать их исполнение, обеспечивать надлежащее хранение документов;
- контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, которые представляются на подпись руководству организации;
- контролировать исполнение документов и поручений руководства, принимать меры, направленные на своевременное и качественное исполнение документов и поручений;
- обеспечивать оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации;
- вести прием посетителей;
- по указанию директора вести подготовку совещаний, обеспечивать оформление и хранение протоколов;
- выполнять машинописные и копировально-множительные работы;
- проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение;
- выполнять поручения руководства в пределах своей компетенции
.
3.2. Вести кадровое делопроизводство, а именно:
- оформлять приказы по личному составу;
- вести личные карточки формы № Т-2;
- вести трудовые книжки сотрудников;
- оформлять трудовые договоры и изменения к ним;
- оформлять командировочные документы;
- заполнять листки нетрудоспособности;
- вести табель учета рабочего времени;
- выдавать справки о трудовом стаже и зарплате.
4. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
4.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.
4.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
4.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
4.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.5. Запрашивать через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность:
5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ и заключенным трудовым договором.
5.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ, заключенным трудовым договором.
5.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ, заключенным трудовым договором.
6. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
6.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.
6.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под подпись все сотрудники, на которых распространяется действие этой инструкции.
Основные обязанности секретаря-референта:
1. Организация приема и передачи информации: секретарь-референт отвечает за прием и регистрацию входящих звонков, а также организацию встреч и переговоров. Он должен обладать отличными коммуникативными навыками, быть вежливым и доброжелательным, чтобы эффективно общаться с руководителем, коллегами и клиентами.
2. Управление деловой перепиской: секретарь-референт должен уметь составлять и форматировать письма и документы, а также контролировать их своевременное исполнение. Он отвечает за организацию и ведение деловой переписки, обеспечивая точность и своевременность информации.
3. Управление документооборотом: секретарь-референт отвечает за организацию и ведение архива документов, их регистрацию и хранение в соответствии с установленными правилами. Он должен быть организованным и внимательным к деталям, чтобы эффективно управлять документами.
4. Подготовка материалов и докладов: секретарь-референт отвечает за подготовку и оформление докладов, презентаций и других материалов для руководителя и коллег. Он должен обладать навыками работы с офисными программами, такими как Microsoft Office, а также уметь оперативно и точно выполнять задания.
5. Организация командировок и деловых поездок: секретарь-референт должен быть организованным и внимательным к деталям, чтобы успешно планировать и координировать поездки. Он отвечает за бронирование билетов, отелей и организацию транспорта, а также за подготовку необходимых документов.
Профессиональные навыки секретаря-референта:
1. Коммуникативные навыки: секретарь-референт должен обладать отличными навыками устной и письменной коммуникации. Он должен быть вежливым, доброжелательным и уметь эффективно общаться с руководителем, коллегами и клиентами.
2. Организационные навыки: секретарь-референт должен быть организованным и уметь эффективно планировать свою работу. Он должен уметь управлять временем, приоритезировать задачи и быть внимательным к деталям.
3. Навыки работы с офисными программами: секретарь-референт должен обладать знаниями и умениями работы с офисными программами, такими как Microsoft Office. Он должен уметь создавать и форматировать документы, таблицы, презентации и другие материалы.
4. Межличностные навыки: секретарь-референт должен быть коммуникабельным и уметь работать в команде. Он должен уметь эффективно взаимодействовать с руководителем, коллегами и клиентами, а также уметь решать конфликтные ситуации.
Должностная инструкция секретаря-референта является важным руководством для успешного выполнения задач и обязанностей этой должности. Она помогает секретарю-референту развивать необходимые навыки и быть эффективным в своей работе.