Росстандарт инструкция по делопроизводству

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии (далее — Инструкция) разработана в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2005, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413), Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», Положением о Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. N 294, Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221, приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 января 2015 г. N 35 «Об утверждении Регламента ведения безбумажного документооборота Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии» (далее — Регламент) и с учетом специфики работы Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.

1.2. Инструкция разработана в целях организации в Росстандарте документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, установления единых технологий работы с ними, обеспечения контроля исполнительской дисциплины и ведения делопроизводства.

1.3. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию управлений и самостоятельных отделов Росстандарта (далее — структурные подразделения), документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Росстандарте (далее — делопроизводство и документооборот).

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота, установленной в Росстандарте (далее по тексту — СЭДО).

Регламент СЭДО и параметры применения СЭДО разрабатываются в соответствии с требованиями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Инструкции.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются соответствующими Федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми приказами Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.

1.6. Инструкция регламентирует весь комплекс вопросов работы с документами в делопроизводстве Росстандарта: от создания документа (или его поступления) до отправки корреспондентам, уничтожения или сдачи в Архив Росстандарта.

1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Росстандарте осуществляет структурное подразделение, на которое возложена функция по документационному обеспечению Росстандарта (далее — Отдел делопроизводства).

1.8. За организацию делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Росстандарта отвечают руководители структурных подразделений.

Делопроизводство в структурных подразделениях Росстандарта осуществляется сотрудниками, в чьи обязанности входит ведение делопроизводства (далее — сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства).

1.9. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех сотрудников Росстандарта.

Сотрудники несут персональную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.

Передача документов или их копий сторонним организациям допускается только с разрешения Руководителя Росстандарта или заместителей Руководителя Росстандарта.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства структурного подразделения, или другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения.

При увольнении или переводе по службе сотрудника передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи руководителю структурного подразделения или по его указанию вновь назначенному работнику.

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ
И МЕТРОЛОГИИ

ПРИКАЗ
от 8 июня 2016 г. N 742

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ
РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ

В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии приказываю:

1. Утвердить прилагаемую к настоящему приказу Инструкцию по делопроизводству в Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии (далее — Инструкция), согласованную с Федеральным архивным агентством.

2. Возложить ответственность за обеспечение организации работы с документами и соблюдение требований Инструкции на начальников структурных подразделений Росстандарта.

3. Признать приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29 августа 2012 г. N 710 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии» утратившим силу.

4. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя Руководителя Росстандарта Б.М. Потемкина.

Руководитель
А.В.АБРАМОВ

Утверждена
приказом Федерального
агентства по техническому
регулированию и метрологии
от 8 июня 2016 г. N 742

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ
ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии (далее — Инструкция) разработана в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2005, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413), Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», Положением о Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. N 294, Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221, приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 января 2015 г. N 35 «Об утверждении Регламента ведения безбумажного документооборота Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии» (далее — Регламент) и с учетом специфики работы Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.

1.2. Инструкция разработана в целях организации в Росстандарте документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, установления единых технологий работы с ними, обеспечения контроля исполнительской дисциплины и ведения делопроизводства.

1.3. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию управлений и самостоятельных отделов Росстандарта (далее — структурные подразделения), документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Росстандарте (далее — делопроизводство и документооборот).

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота, установленной в Росстандарте (далее по тексту — СЭДО).

Регламент СЭДО и параметры применения СЭДО разрабатываются в соответствии с требованиями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Инструкции.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются соответствующими Федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми приказами Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.

1.6. Инструкция регламентирует весь комплекс вопросов работы с документами в делопроизводстве Росстандарта: от создания документа (или его поступления) до отправки корреспондентам, уничтожения или сдачи в Архив Росстандарта.

1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Росстандарте осуществляет структурное подразделение, на которое возложена функция по документационному обеспечению Росстандарта (далее — Отдел делопроизводства).

1.8. За организацию делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Росстандарта отвечают руководители структурных подразделений.

Делопроизводство в структурных подразделениях Росстандарта осуществляется сотрудниками, в чьи обязанности входит ведение делопроизводства (далее — сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства).

1.9. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех сотрудников Росстандарта.

Сотрудники несут персональную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.

Передача документов или их копий сторонним организациям допускается только с разрешения Руководителя Росстандарта или заместителей Руководителя Росстандарта.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства структурного подразделения, или другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения.

При увольнении или переводе по службе сотрудника передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи руководителю структурного подразделения или по его указанию вновь назначенному работнику.

II. Система документации Росстандарта и оформление
служебных документов

2.1. Система документации Росстандарта

2.1.1. При работе с документами Росстандарт руководствуется Перечнем систем документации, входящих в общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

2.1.2. Система документации Росстандарта включает в себя:

проекты законодательных актов Российской Федерации, проекты актов Президента Российской Федерации, проекты актов Правительства Российской Федерации, проекты актов Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, а также нормативные правовые акты Росстандарта;

сопроводительные документы и приложения к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации, проектам актов Правительства Российской Федерации, проектам актов Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, а также нормативным правовым актам Росстандарта;

организационно-распорядительные и протокольные документы, изданные в Росстандарте: приказы Руководителя Росстандарта, протоколы заседания коллегий Росстандарта, протоколы совещаний у Руководителя Росстандарта, заместителей Руководителя Росстандарта и руководителей структурных подразделений Росстандарта, протоколы оперативных совещаний у Руководителя Росстандарта, поручения (перечни поручений) Руководителя Росстандарта и иные документы;

иные документы (включая служебную переписку), обусловленные необходимостью выполнения полномочий Росстандарта;

обращения граждан, а также документы, относящиеся к их рассмотрению;

документы Архива Росстандарта.

2.1.3. Порядок оформления документов в делопроизводстве Росстандарта (далее — порядок оформления документов) установлен в соответствии с государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта от 3 марта 2003 года N 65-ст.

2.1.4. Порядок оформления документов обязателен для применения в делопроизводстве всеми сотрудниками Росстандарта.

2.1.5. Порядок оформления документов распространяется на все организационно-распорядительные документы, образующиеся в делопроизводстве Росстандарта — приказы, поручения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (класс 0200000) 2 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

2.1.6. Регистрация документов, учет и контроль их исполнения, осуществляется с помощью СЭДО.

2.1.7. Обеспечение функционирования и развития СЭДО осуществляет Отдел делопроизводства совместно со структурным подразделением, ответственным за информационно-техническое обеспечение Росстандарта, (далее — Отдел ИТО).

2.1.8. СЭДО позволяет создать единую базу данных с информацией:

о всех входящих, внутренних и исходящих документах;

о движении подлинников и копий документов в Росстандарте;

о ходе исполнения документов и поручений по ним;

о подшивке документов в дело и передаче их в Архив Росстандарта.

2.1.9. СЭДО предоставляет возможность работать с электронными копиями документов, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов и поручений, оперативно получать статистические отчеты по документообороту в Росстандарте, а также получать информацию об архивном хранении документов, вышедших из делопроизводства.

2.1.10. Основной единицей хранения информации в СЭДО является регистрационная карточка документа (далее — РК СЭДО). Она содержит заранее определенный и неизменный набор реквизитов документа.

2.1.11. Работа в СЭДО основывается на принципе однократной регистрации документа. Единожды зарегистрированные в СЭДО документы при поступлении в структурные подразделения не регистрируется.

2.2. Бланки документов

2.2.1. Документы Росстандарта оформляются на бланках установленной формы с продольным или угловым расположением реквизитов.

2.2.2. В Росстандарте для документов утверждены следующие виды бланков:

угловой бланк Руководителя Росстандарта;

угловой бланк заместителя Руководителя Росстандарта;

угловой бланк Росстандарта;

продольный бланк международного письма Росстандарта;

продольный бланк приказа Росстандарта;

продольный бланк протокола Росстандарта;

продольный бланк поручения Руководителя Росстандарта;

продольный бланк перечня поручений Руководителя Росстандарта;

продольный бланк доверенности;

продольный бланк служебной записки;

продольный бланк телеграммы;

продольный бланк факсограммы;

продольный бланк (для справок, характеристик и иных видов документов).

2.2.3. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам Росстандарта.

2.2.4. Бланки документов Росстандарта подлежат учету.

На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

2.2.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам, не являющимся сотрудниками Росстандарта.

2.2.6. Документы Росстандарта, подготовленные на бланках установленной формы, подписываются Руководителем Росстандарта, заместителями Руководителя Росстандарта, руководителями структурных подразделений Росстандарта в соответствии с их полномочиями.

2.2.7. Документ, оформленный на бланке с инициалами и фамилией определенного должностного лица, не может быть подписан другим должностным лицом.

2.2.8. На бланках Росстандарта не печатаются:

письма, докладные записки, справки и документы, подготовленные совместно с другими организациями, являющиеся приложениями к проектам нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации и иным документам;

служебные записки структурных подразделений Росстандарта оформленные на официальных бланках в электронном виде и направляемые посредством СЭДО.

2.2.9. Не использованные и испорченные бланки уничтожаются строго по Акту уничтожения номерных бланков Росстандарта.

Акты об уничтожении бланков и акты об использовании бланков должны предоставляться ежемесячно в Отдел делопроизводства до 5 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

2.2.10. Введение в обращение новых бланков осуществляется по мере необходимости по разрешению Руководителя Росстандарта. Соответствующие предложения вносятся вместе с образцами предлагаемых бланков.

2.2.11. Контроль использования бланков в Росстандарте осуществляет Отдел делопроизводства.

2.3. Правила оформления и расположения реквизитов документов

2.3.1. Реквизит документа — обязательный информационный элемент оформления официального документа.

2.3.2. Наличие реквизитов необходимо для придания документу юридической силы, ускорения и облегчения процедуры подготовки документа, а также последующей работы исполнителя с документом.

2.3.3. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. наименование федерального органа исполнительной власти — Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, в том числе сокращенное — Росстандарт;

3. должность лица — автора документа;

4. подпись должностного лица;

5. вид документа;

6. место составления (издания) документа;

7. справочные данные о Росстандарте;

8. адресат;

9. дата документа;

10. регистрационный номер документа;

11. наименование либо аннотация документа;

12. текст документа;

13. ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14. отметка о наличии приложения;

15. гриф согласования;

16. гриф утверждения;

17. виза;

18. оттиск печати;

19. отметка о заверении копии;

20. отметка об исполнителе;

21. указания по исполнению документа;

22. отметка о контроле;

23. отметка об исполнении документа;

24. отметка о конфиденциальности;

25. отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

Эмблема Росстандарта помещается на бланках в соответствии с Положением о Росстандарте, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. N 294 (далее — Положение о Росстандарте).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование Росстандарта, как автора документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Положении о Росстандарте.

Полное наименование — Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии.

Сокращенное наименование — Росстандарт.

Сокращенное наименование Росстандарта (в скобках) помещается ниже полного наименования или за ним.

Справочные данные о Росстандарте включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению Росстандарта (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного Росстандартом, определяется в Положении о Росстандарте и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами, например: дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: «5 июня 2003 г.».

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может быть дополнен индексом дела по Номенклатуре дел Росстандарта, информацией о корреспонденте, исполнителях.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

На N ___________ от _________________

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения;

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, должность лица, указывают в дательном падеже, например:

Если документ отправляют нескольким однородным организациям или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Каждая строка реквизита «Адресат» центрируется по отношению к самой длинной строке, например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа, а после указания обобщенного наименования однородных адресатов в скобках указывают «по списку рассылки».

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес печатается шрифтом Times New Roman размер 10.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем полный почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем полный почтовый адрес (улица, дом, корпус (если есть), город, поселок, деревня и т.д., республика, край или область (если есть), индекс), например:

Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа,

Указания по исполнению документа оформляются на отдельном специальном листе для указаний по исполнению для документов, поступивших на бумажном носителе. Указания по исполнению документа соответствующего должностного лица, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

┌────────────────────────────────────────────┐
│                РУКОВОДИТЕЛЬ                │
│                                            │
│   Федерального агентства по техническому   │
│         регулированию и метрологии         │
│                                            │
│                   МОСКВА                   │
│ __________________________________________ │
│                                            │
│                                            │
│                                            │
│                                            │
│                                            │
│                                            │
│                                            │
└────────────────────────────────────────────┘

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»), например:

Приказ
о создании аттестационной комиссии

и на вопросы: «чего?» («кого?»), например:

Должностной регламент
ведущего специалиста 2 разряда.

Отметка о контроле устанавливается в РК СЭДО при регистрации документа. В РК — прописная буква «К» в правом верхнем углу выделенная красным цветом. Контрольные сроки исполнения документа указываются в РК СЭДО во вкладке «Резолюции». При этом:

на документе, поступившем на бумажном носителе, обозначается словом или штампом «Контроль» с указанием контрольного и планового сроков в правой верхней части документа или буквой «К» с указанием контрольного срока на отдельном специальном листе для указаний по исполнению документа. Отметка о контроле, как правило, проставляется красными цветом;

на документе, поступившем в электронном виде, не проставляется.

Текст документа составляют на русском языке — государственном языке Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации. Допускается составление текста на иностранном языке как перевода текста на русском языке в форме приложения.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах, основанных на принципах единоначалия (приказ, распоряжение и т.д.), а также документах, адресованных Руководителю Росстандарта или заместителю Руководителя Росстандарта (далее — руководство Росстандарта), текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («Совет постановляет», «Коллегия решила»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности Росстандарта, его структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («Росстандарт не возражает», «Комиссия считает возможным»).

Отметка о наличии приложения, указанного в тексте письма, отделяется от текста письма 1 (одним) межстрочным интервалом. Слово «Приложение» печатается без кавычек с красной строки. После слова «Приложение» ставится двоеточие.

Приложение оформляется в формате таблицы в одну строку, состоящей из 3-х столбцов, в которых:

В левой части указывается слово «Приложение:», которое выравнивается по абзацу 1,25, во втором столбце (при необходимости) указывается порядковый номер приложения, в третьем столбце указывается наименование документа, количество листов и экземпляров.

Образец оформления приложения:

Приложение: упомянутое на 5 л. в 2 экз.

Если в тексте названо несколько приложений или если приложения в тексте не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием их наименований, числа листов и числа экземпляров; и нумерации, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, а указывается слово «брошюра».

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Реквизит «Подпись» оформляется в формате таблицы в одну строку, состоящей из 3-х столбцов, в которых:

в левой части указывается должность, которая выравнивается левому краю столбца, в правой части указываются инициалы и фамилия подписанта, которые выравниваются по правому краю столбца. Средняя часть таблицы остается для собственноручной или электронной цифровой подписи.

В случае если документ оформляется на бланке, то реквизит «Подпись», инициалы и фамилия подписанта, выравнивается по правому краю без таблицы.

Например:

При подписании документа несколькими должностными лицами Росстандарта — документ оформляется на бумажном носителе и их собственноручные подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, при этом наименование должностей выравнивается по центру, а инициалы и фамилии по левому краю, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей Росстандарта — документ оформляется на бумажном носителе и их собственноручные подписи располагают на одном уровне, например:

При подписании совместного документа (несколькими ведомствами) первый лист оформляют на бумажном носителе без бланка. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем структурного подразделения, в котором готовился проект документа. Документы, содержащие поручения сотрудникам Росстандарта, должны быть завизированы.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой

Академии при

Правительстве

Российской Федерации

_____________ И.И.Иванов

«__» ________ 20__ г.

если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской

академии медицинских наук

от 05.06.2007 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Правления Российской

государственной

страховой компании

«Росгосстрах»

от 05.06.2007 N 10

если согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне визового документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны визовой копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, например:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к проекту постановления Правительства Российской Федерации
«Об утверждении ________________________________________»

Таблица виз печатается на визовом варианте документа, с лицевой или оборотной стороны на последнем листе документа или же таблица виз оформляется на отдельном листе согласования, который прикладывается к документу, составленному на бумажном носителе.

Допускается, по усмотрению руководства Росстандарта, полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Документы Росстандарта заверяются печатью с изображением Государственного герба.

Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Копия документа может заверяется штампами:

структурного подразделения, на которое возложены функции по документационному обеспечению Росстандарта (при наличии подлинника заверяет любую копию);

структурного подразделения, на которое возложены функции по вопросам кадров и государственной службы (кадровые документы и документы по личному составу);

структурного подразделения, в ведении которого находятся вопросы режимно-секретной работы. (документы ограниченного доступа и секретные документы);

структурного подразделения, на которое возложены функции ведения бухгалтерского учета и отчетности (финансовые и отчетные документы).

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, и печатается шрифтом Times New Roman размер 9, например:

Кравченко В.В.

Тел. 8 (499) 236-00-00

Расположение по левому краю листа можно установить путем нажатия кнопки «Выровнять по левому краю» на панели быстрого доступа вкладка «Главная» раздел «Абзац»

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения Росстандарта, в котором исполнен документ.

Отметка о регистрации документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Отметка о регистрации проставляется автоматически при регистрации документа в СЭДО. После регистрации отметка распечатывается на титульном листе (с лицевой или оборотной стороны) на принтере в автоматическом режиме.

Допускается отметку о поступлении документа в Росстандарт проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является машиночитаемый штрих-код, проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

Поля каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:

20 мм — левое;

20 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Реквизит «Адресат» печатается с отступлением в 4 см от верхнего края листа (для угловых бланков), 8 см от верхнего края листа (для продольных бланков) и 11 — 12 см от левого края листа (2, 4 и 9 — 10 на отметках верхней и боковой линеек текстового редактора Microsoft Word). Строки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке.

Расположение текста по центру листа можно установить путем нажатия кнопки «Выровнять по центру» на панели быстрого доступа вкладка «Главная» раздел «Абзац»

Краткое содержание (если есть) пишется с отступлением в 11 см от верхнего края листа (отметка 9,5 на боковой линейке текстового редактора Microsoft Word) шрифтом Times New Roman размер 10 в интервале от 2 см до 8 см от левого края листа (в интервале отметок от 0 до 8 на верхней линейке текстового редактора Microsoft Word) не более 4 — 5 строк.

Текст документа распределяется равномерно между левым и правым краями страницы путем нажатия кнопки «Выровнять по ширине» на панели быстрого доступа вкладка «Главная» раздел «Абзац».

В случае если по тексту документа требуется перенести данные на другую строку с сохранением выравнивания текста по ширине и в целях корректного отображения файла в формате Word на автоматизированных рабочих местах (APMax) Руководителя (Ipad) исполнителю документа необходимо использовать следующий набор клавиш клавиатуры «Shift + CtrI + пробел».

При этом курсор мыши должен находиться между словом/цифрой/знаком, который требуется перенести на другую строку, и следующим за ним словом, без пробела, например:

«набор|клавиш» после нажатия «Shift + Ctrl + пробел» в тексте будет отображаться следующим образом «набор°клавиш».

III. Требование к подготовке и оформлению нормативных
правовых актов и служебных документов Росстандарта

3.1. Подготовка и оформление нормативных правовых
актов Росстандарта

3.1.1. Нормативные правовые акты издаются Росстандартом в пределах его компетенции в соответствии с Положением о Росстандарте в виде приказов, правил, регламентов, инструкций и положений.

3.1.2. Порядок подготовки и оформления федеральными органами исполнительной власти нормативных правовых актов устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. N 1009 (изменениями от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г., 7 июля 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895), а также Разъяснениями о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. N 88 (приложение N 55).

3.1.3. Издание нормативных правовых актов в Росстандарте в виде писем и телеграмм не допускается.

3.2. Приказ

3.2.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Росстандарта.

Проекты приказов подготавливают на бумажном носителе и в форме электронного документа в СЭДО. Внесение проектов приказов на рассмотрение Руководителю Росстандарта или лицу, его замещающему, либо заместителю Руководителя Росстандарта, имеющему право подписи на приказах в соответствии с распределением обязанностей, осуществляют структурные подразделения на основании поручений Руководителя Росстандарта и заместителей Руководителя Росстандарта, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Отдел кадров на основании соответствующих представлений.

Приказы подписываются Руководителем Росстандарта или по его поручению заместителем Руководителя Росстандарта квалифицированной электронной подписью в СЭДО в соответствии с Регламентом либо собственноручно.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов, за исключением кадровых, возлагается на структурное подразделение, на который возложены функции правого обеспечения Росстандарта (далее — Юридический отдел).

3.2.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем Юридического отдела и руководителем структурного подразделения, в состав которого входит Юридический отдел. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые Руководителю Росстандарта на подпись, визируются заместителями Руководителя Росстандарта в соответствии с распределением обязанностей.

Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.

Проекты приказов, подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий Росстандарта и других органов или организаций и подписываются собственноручной подписью.

3.2.3. В случае если на проекте приказа Росстандарта (на бумажном носителе) требуется собственноручная подпись Руководителя Росстандарта или лица, его замещающего, либо заместителя Руководителя Росстандарта, имеющего право подписи на приказах в соответствии с распределением обязанностей проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

3.2.4. Копии приказов направляются адресатам в электронном виде через СЭДО в соответствии со списком рассылки, который составляется исполнителем, или их размноженные экземпляры, заверенные печатью Отдел делопроизводства, направляются адресатам в соответствии со списком рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия приказа обязательно направляется исполнителю. Оригиналы приказов, за исключением кадровых, хранятся в Отделе делопроизводства.

3.2.5. Проект приказа во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

3.2.6. Приказ печатается на бланке установленной формы со следующими реквизитами:

Герб Российской Федерации.

Указывается подчиненность Росстандарта — Министерство промышленности и торговли Российской Федерации.

Наименование Росстандарта — Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт).

Наименование вида документа — ПРИКАЗ.

Дата и номер — указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2000 г. N 21; 03.07.2000 г. N 44.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, например:

О командировании работников Росстандарта

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Содержание приказа отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами.

Текст приказа печатается шрифтом Times New Roman размером 14 через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения с указанием фамилии их руководителя в скобках или конкретные исполнители. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу …».

В приказ не включается пункт «Приказ довести до сведения …». Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в списке рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на указах (распоряжениях) Президента Российской Федерации.

Визирование и подписание проекта приказа за подписью Руководителя Росстандарта или лица его замещающего осуществляется в следующем порядке:

1. Начальник отдела исполнителя (или лицо, его замещающее);

2. Заместитель начальника структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя (при необходимости);

3. Начальник структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя (или лицо, его замещающее);

4. Начальник Режимно-секретного отдела Росстандарта (в случае необходимости);

5. Начальник структурного подразделения Росстандарта (соисполнитель в соответствии с указаниями по исполнению документа руководства Росстандарта на входящем документе или в соответствии с компетенцией).

При этом начальник структурного подразделения — соисполнитель имеет право передать указанный документ на рассмотрение в соответствии с компетенцией сотрудникам данного структурного подразделения;

6. Начальник Юридического отдела или лицо его замещающее;

7. Начальник структурного подразделения Росстандарта (либо соответствующие начальники отделов, входящих в состав данного структурного подразделения, за исключением начальника Юридического отдела), к сфере ведения которого относятся правовое обеспечение деятельности Росстандарта, ведение делопроизводства Росстандарта, кадрового обеспечения, международного сотрудничества (в случае необходимости);

8. Заместитель Руководителя, курирующий структурное подразделение — соисполнителя (в случае необходимости);

9. Заместитель Руководителя, курирующий структурное подразделение исполнителя;

10. Руководитель Росстандарта или лицо, его замещающее (подписание или утверждение документа на бумажном носителе или в электронном виде).

Визирование и подписание проекта приказа за подписью заместителя Руководителя Росстандарта, имеющего право подписи на приказах в соответствии с распределением обязанностей, осуществляется в следующем порядке:

1. Начальник отдела исполнителя (или лицо, его замещающее);

2. Заместитель начальника структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя (при необходимости);

3. Начальник структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя (или лицо, его замещающее);

4. Начальник Режимно-секретного отдела Росстандарта (в случае необходимости);

5. Начальник структурного подразделения Росстандарта (соисполнитель в соответствии с указаниями по исполнению документа руководства Росстандарта на входящем документе или в соответствии с компетенцией).

При этом начальник структурного подразделения — соисполнитель имеет право передать указанный документ на рассмотрение в соответствии с компетенцией сотрудникам данного структурного подразделения.

6. Начальник Юридического отдела или лицо его замещающее;

7. Начальник структурного подразделения Росстандарта (либо соответствующие начальники отделов, входящих в состав данного структурного подразделения, за исключением начальника Юридического отдела), к сфере ведения которого относятся правовое обеспечение деятельности Росстандарта, ведение делопроизводства Росстандарта, кадрового обеспечения, международного сотрудничества (в случае необходимости);

8. Заместитель Руководителя, курирующий структурное подразделение — соисполнителя (в случае необходимости);

9. Заместитель Руководителя Росстандарта, имеющий право подписи на приказах в соответствии с распределением обязанностей (подписание или утверждение документа на бумажном носителе или в электронном виде).

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Подпись ставится на лицевой стороне последнего листа приложения (приложения N 3 — 5).

3.2.7. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) без бланка.

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти — располагаются на одном уровне;

наименование вида документа — приказ; располагается по центру;

дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается по центру;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста одна под другой в порядке перечисления этих органов.

Оформление приказов в СЭДО.

Исполнитель заводит РК тип «Приказ» в группе «Внутренние», во вкладе «Версия файлов» добавляет файлы в следующем порядке:

1. Проект приказа

2. Приложение к приказу (если их несколько, необходимо добавлять отдельными файлами по порядку их нумерации, например: приложение N 1, приложение N 2 и т.д.)

3. Иные файлы, которые необходимы для принятия руководством Росстандарта решения о подписании приказа.

Во вкладке «Согласование» назначается маршрут согласования документа. Должностные лица, участвующие в согласовании добавляются в порядке, установленном пунктом 3.2.6 настоящей Инструкции.

3.3. Положение, правила, инструкция

3.3.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Росстандарта.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются Руководителем Росстандарта, или как акты, утверждаемые Руководителем Росстандарта; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Росстандарта (приложение N 6).

3.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

3.3.3. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата A4. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается без бланка.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты.

Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

3.4. Протокол

3.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или организационно-протокольный отдел и сотрудников структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 2 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку.

3.4.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании вместе с выпиской из протокола о принятых решениях, направляются в структурное подразделение — исполнитель для подшивки в дело.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов — по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

3.4.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Место и дата проведения мероприятия.

Фамилия и инициалы председательствовавшего (председателя) на заседании (совещании). Фамилия и инициалы председательствующего не указываются в протоколах, проводимых Руководителем и заместителями Руководителя Росстандарта.

Секретарь.

Присутствовали (подчеркивается) — указываются должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании или к протоколу прилагается список присутствовавших, если их количество превышает 15 человек, при этом в тексте указывается отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, например: Присутствовали: список лиц прилагается.

При этом, в случае если, Руководитель или заместитель Руководителя Росстандарта является председателем (руководителем) рабочей группы, комиссии, совета и т.д., то указывается фамилия и инициалы председательствующего с указанием его статуса в рабочей группе, комиссии, совете и т.д., и занимаемой должности в Росстандарте (например, председатель рабочей группы, Руководитель Росстандарта) (приложение N 7).

Список присутствующих на заседании (совещании) лиц может быть оформлен следующим образом:

Повестка дня — перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), который печатается от границы левого поля.

Докладчики по каждому пункту повестки дня (приложение N 8).

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

3.4.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации;

заместители Руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано шрифтом Times New Roman размером 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

3.4.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в Росстандарте (приложения N 9 — 14).

3.4.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Отдела делопроизводства.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке структурным подразделением-исполнителем и заверяются печатью Отдела делопроизводства.

3.4.1. Оформление протоколов в электронном виде

Протоколы создаются в электронном виде в СЭДО на стандартном бланке протокола шрифтом Times New Roman размером 14 и имеют следующие реквизиты:

Вводная часть:

Герб Российской Федерации.

Указывается подчиненность Росстандарта — Министерство промышленности и торговли Российской Федерации.

Наименование Росстандарта — Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт).

Наименование вида документа — ПРОТОКОЛ.

Если протокол печатается на общем бланке наименование вида документа — слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом Times New Roman размером 16 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания указывается (при необходимости, т.е. если оно происходило не на обычном месте) и печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Информация о том, у кого проводится совещание, выравнивается по центру, и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 1 межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N», порядкового номера протокола и соответствующего префикса или суффикса (например, 12-о, 03-15-пр и т.д.).

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) — печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1 межстрочный интервал и центруется по отношению к ним.

3.5. Служебные письма

3.5.1. К служебным письмам Росстандарта относятся:

ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства промышленности и торговли Российской Федерации;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

ответы на запросы органов государственной власти, организаций и граждан;

инициативные письма.

3.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются в соответствии с указаниями по исполнению документа Руководителя Росстандарта или заместителя Руководителя Росстандарта на основании имеющихся сроков, установленных в поручениях, запросах или по решению автора указания по исполнению документа, а также в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в указании по исполнению документа. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

3.5.3. Служебные письма печатаются на бланках установленного образца.

3.5.4. Краткое содержание (если есть) пишется с отступлением в 10 см от верхнего края листа (отметка 9,5 на боковой линейке текстового редактора Microsoft Word) шрифтом Times New Roman размер 10 в интервале от 2 см до 8 см от левого края листа (в интервале отметок от 0 до 8 на верхней линейке текстового редактора Microsoft Word) не более 4 — 5 строк.

3.5.5. Обращение «Уважаемый …» с указанием имени и отчества печатается шрифтом Times New Roman размер 14 и отделяется от краткого содержания (при его наличии) 1 межстрочным интервалом с выравниванием по центру.

3.5.6. Текст письма печатается шрифтом Times New Roman размер 14. При наличии краткого содержания и/или обращения текст отделяется от реквизитов 1 межстрочным интервалом. В случае их отсутствия текст пишется с отступлением в 11 см от верхнего края листа (отметка 9 на боковой линейке текстового редактора Microsoft Word). Отступ красной строки по всему тексту должен быть одинаковым и составлять 1,25 — 1,5 см.

3.5.7. В первом абзаце текста наименование Росстандарта пишется полностью — «Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии». Далее по тексту возможно использование сокращенного наименования — «Росстандарт».

Служебное письмо Росстандарта, направляемое внутри страны, составляется на русском языке.

Текст служебного письма, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации — адресата.

3.5.8. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: «Росстандарт считает…», «Росстандарт рассмотрел…».

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».

Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

3.5.9. При оформлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа, шрифтом Times New Roman размером 10.

3.5.10. При наличии приложения или приложений, делается соответствующая ссылка с пропуском одной строки от основного текста с красной строки, шрифтом Times New Roman размером 14.

3.5.11. Строка с указанием должности подписавшего, подписи и расшифровки подписи располагается от левого края страницы и отделяется от основного текста (приложения) двумя однострочными интервалами, при использовании бланка Росстандарта без указания названия Росстандарта; при использовании бланков Руководителя Росстандарта, заместителя Руководителя Росстандарта — должность не указывается.

3.5.12. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) располагаются у правого края страницы.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов государственной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании органов государственной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».

3.5.13. Указание на исполнителя и его телефон оформляется в 2 строки в нижней части страницы от левого края страницы шрифтом Times New Roman размером 9, либо в нижнем левом углу с обратной стороны бланка. (приложения N 15 — 19).

3.5.14. Для отправки Адресату служебного письма исполнителю необходимо предоставить в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Росстандарта, полный пакет документов исходящего служебного письма:

1. Официальный ответ (письмо) или сопроводительное письмо.

2. Приложение (если есть).

3. Список рассылки (если письмо направляется более чем в 4 адреса).

4. Визовой вариант письма.

5. Основание (например: письмо Аппарата Правительства Российской Федерации). Если письмо инициативное, то основание не требуется.

3.5.15. Датой письма является дата регистрации в СЭДО.

3.5.16. Право подписи устанавливается на:

а) служебные письма, подготовленные за подписью Руководителя, могут быть адресованы Президенту Российской Федерации, в Администрацию Президента Российской Федерации, Председателю/заместителю Председателя Правительства Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации; постоянным представителям Президента Российской Федерации в субъектах Российской Федерации, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, Министру промышленности и торговли Российской Федерации, руководителям/заместителям руководителей органов государственной власти, в органы государственной власти, в субъекты Российской Федерации и органы местного самоуправления, руководителям подведомственных Росстандарту организаций, а также физическим и юридическим лицам;

б) служебные письма, подготовленные за подписью заместителей Руководителя, могут быть адресованы в Управление Администрации Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации; в Департамент Правительства Российской Федерации, заместителю Министра, директору Департамента или в Департамент Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, в органы государственной власти, заместителю руководителя органа государственной власти, в субъекты Российской Федерации и органы местного самоуправления, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, руководителям подведомственных Росстандарту организаций, в подведомственные Росстандарту организации, а также физическим и юридическим лицам;

в) служебные письма, подготовленные за подписью руководителей структурных подразделений, могут быть адресованы директору Департамента, или в Департамент Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, органы местного самоуправления, высшим должностным лицам органов местного самоуправления, руководителям подведомственных Росстандарту организаций, в подведомственные Росстандарту организации, а также физическим и юридическим лицам;

г) служебные письма, подготовленные за подписью помощников/советников Руководителя, могут быть адресованы директору Департамента, заместителю директора Департамента или в Департамент Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, в иные органы государственной власти, органы местного самоуправления, высшим должностным лицам органов местного самоуправления, руководителям подведомственных Росстандарту организаций, в подведомственные Росстандарту организации, а также физическим и юридическим лицам;

По решению Руководителя Росстандарта право подписи может предоставляться отдельным должностным лицам Росстандарта, которое оформляется приказом Росстандарта.

3.5.17. Визирование исходящих документов, подготовленных на бумажном носителе, или в электронном виде в СЭДО проводится следующим порядком.

1. Если письмо за подписью:

а) Руководителя Росстандарта:

начальник отдела исполнителя (или лицо, его замещающее);

заместитель начальника структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя;

начальник структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя (или лицо, его замещающее);

начальник Режимно-секретного отдела Росстандарта (в случае необходимости);

начальник структурного подразделения Росстандарта — соисполнитель (или лицо, его замещающее) (в случае необходимости);

начальник структурного подразделения Росстандарта (либо соответствующие начальники отделов, входящих в состав данного структурного подразделения, за исключением начальника Юридического отдела), к сфере ведения которого относятся правовое обеспечение деятельности Росстандарта, ведение делопроизводства Росстандарта, кадрового обеспечения, международного сотрудничества (в случае необходимости);

начальник Юридического отдела, либо лицо, его замещающее (в случае необходимости);

заместитель Руководителя Росстандарта, курирующего соответствующее направление деятельности исполнителя;

заместитель Руководителя Росстандарта — соисполнитель (в случае необходимости);

помощник/советник Руководителя Росстандарта (в случае необходимости).

б) заместителя Руководителя Росстандарта:

начальник отдела исполнителя (или лицо, его замещающее);

заместитель начальника структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя;

начальник структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя (или лицо, его замещающее);

начальник Режимно-секретного отдела Росстандарта (в случае необходимости);

начальник структурного подразделения Росстандарта — соисполнитель (или лицо, его замещающее) (в случае необходимости);

начальник структурного подразделения Росстандарта (либо соответствующие начальники отделов, входящих в состав данного структурного подразделения, за исключением начальника Юридического отдела), к сфере ведения которого относятся правовое обеспечение деятельности Госстандарта, ведение делопроизводства Госстандарта, кадрового обеспечения, международного сотрудничества (в случае необходимости);

начальник Юридического отдела, либо лицо, его замещающее (в случае необходимости);

заместитель Руководителя Росстандарта — соисполнитель (в случае необходимости).

в) руководителя структурного подразделения Росстандарта:

соисполнитель (в случае необходимости);

заместитель начальника отдела исполнителя;

начальник отдела исполнителя (или лицо, его замещающее).

2. Во время визирования писем начальник структурного подразделения Росстандарта — соисполнитель (или лицо, его замещающее) имеет право передать указанный документ на рассмотрение в соответствии с компетенцией сотрудникам данного структурного подразделения.

3. На телеграммах обязательны визы, предусмотренные настоящим подпунктом, а также визы помощника/советника Руководителя Росстандарта в соответствии с полномочиями.

4. На приглашения в г. Москву представителей субъектов Российской Федерации и различных государств ставится виза начальника структурного подразделения, на которое возложены функции по международному сотрудничеству, или лица его замещающего, заместителя Руководителя Росстандарта, курирующего данное направление, или лица его замещающего.

На листе согласования все вышеуказанные визы должны быть расшифрованы: Ф.И.О. и должность визирующего, дата визирования документа.

3.5.18. Обеспечение качественной подготовки проектов писем и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят такие письма.

Обеспечение правильности (соответствию Инструкции) оформления проектов писем возлагается:

за подписью Руководителя Росстандарта и заместителя Руководителя Росстандарта — на структурное подразделение, выполняющее функции по документационному обеспечению Росстандарта;

за подписью начальника структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя или лица, его замещающего — на начальника отдела исполнителя или лица, его замещающего;

за подписью помощников/советников Руководителя — исполнитель соответствующих писем.

3.6. Особенности оформление писем, адресованных
зарубежным корреспондентам

3.6.1. В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.

Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги.

Проекты служебных писем печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размером 14 с 1,5 межстрочным интервалом.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.

При переписке без применения бланка в правом верхнем углу письма печатается название города и дата отправления, например: Москва, 31 декабря 2014 года. Длина максимальной строки не должна превышать 9 — 10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.

Адресат включает инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности, наименование организации (формы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть не более 6, а количество знаков в строке — не более 30. Если в строке более 30 знаков, то адресат можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон и т.д.), учреждения, осуществляющие доставку (в виде почтового кода, как правило), и страну назначения.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес, например:

Austrian standards institute

Heinestrasse 38

VIENNA, AT-1020

AUSTRIA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес, например:

Mr. John Anderson, Chairman

Australian Centre for Rail Innovation

111 Alinga Street

CANBERRA CITY ACT 2601

AUSTRALIA

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес, например:

Mr. Luis Serrano Corrcher

34 Calle Alcala 6a pl.

(servicio de prenca)

MADRID 28071

Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.

Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

«Уважаемые господа» — к организации в целом;

«Уважаемый господин Блэк» — к мужчине;

«Уважаемая госпожа Смит» — к женщине;

«Уважаемый господин Председатель (Директор)» — к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма и оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в п. 2.3.3 Инструкции.

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициал имени и фамилию.

Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно максимальной строки, длина которой не должна превышать 8 см.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать: «Господин Министр», «Ваше Превосходительство». В обращении иногда принято добавление слова «Уважаемый» (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово «господин» на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно

После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: «Имею честь…».

Письмо заканчивается комплиментом, т.е, выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел — Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении.

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями «… в весьма высоком уважении», то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: «С искренним уважением», «С глубоким уважением», «Искренне Ваш», «С уважением». В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.

Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия. При подписании письма Руководителем Росстандарта указываются только инициал имени и фамилия руководителя Росстандарта.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности-лица, которому направляется письмо, и название города, например:

Господину Б. Итопу

Председателю Правления

фонда «Призыв совести»

г. Вашингтон

Руководителю Администрации

по стандартизации

Китайской Народной Республики

господину Т.Шихуну

г. Пекин

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул, например:

Его Превосходительству

господину М. Андерсу

Чрезвычайному и

Полномочному Послу

(официальное название страны)

г. Москва

На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.

Допускается оформление писем в соответствии с правилами внутренней переписки.

При переписке с использованием бланков адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9 — 10 см и ограничивается правым полем.

Реквизит «Адресат» должен включать в себя следующие составные части: слова «Господину» («Госпоже») или титул (например, «Его (Ее) Превосходительству»), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.

Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 интервал. Составные части реквизита «Адресат» допускается печатать как строчными, так и прописными буквами.

Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки (приложения N 20 — 23).

3.6.2. Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо.

Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.

Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге, иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.

Обращение в таком письме обычно бывает следующим:

Уважаемый господин Министр,

Уважаемый господин Директор,

Уважаемый господин Сенатор и т.п.

Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Номер на письме не указывается, дата и личная подпись необходимы.

Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

В особых случаях при оформлении писем в адрес зарубежных корреспондентов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендует Министерство иностранных дел Российской Федерации.

Упомянутые виды писем являются официальными документами.

Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания.

Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника.

Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

3.7. Особенности оформления документов, передаваемых
по информационным системам общего пользования

3.7.1. Телеграмма

Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.

В состав телеграммы входят следующие реквизиты:

наименование документа — телеграмма;

отметка о категории телеграммы — «Правительственная», «Срочная» и т.д.;

адресат — подробный адрес с указанием номера отделения связи, позволяющего обеспечить доставку телеграммы адресату (кроме железнодорожных адресатов), и полное наименование адресата:

«115735, Москва, ул. Короленко, 8»

или условный телеграфный адрес организации, а также допускается указывать сокращенно железнодорожные адресаты:

«Санкт-Петербург 15 Восход».

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе республиканского, областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей республики, области или края, например:

Елец Липецкой

или

Ханты-Мансийск Тюменской

или

Анадырь Магаданской.

Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса через 1 межстрочный интервал:

Администрация Агинского Бурятского автономного округа

Администрация Вологодской области.

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

Губернатору Ямало-Ненецкого автономного округа

инициалы, фамилия

или

А.И.ИВАНОВУ.

Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщено, например:

Руководителям органов исполнительной власти субъектов
Российской Федерации.

Если телеграмма содержит более 4-х адресатов, то подписывается каждый экземпляр. При направлении телеграммы более чем в 4 адреса исполнитель прилагает к подписанной телеграмме необходимое количество копий со списком рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, в которые она направляется. Список рассылки, предоставляемый исполнителем, должен быть им завизирован и утвержден должностным лицом, подписавшим телеграмму. В таком случае в телеграмме на месте указания телеграфного или почтового адреса делается запись «Рассылка по списку».

Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

Уважаемый ……………………!

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка через 1 межстрочный интервал прописным шрифтом, излагается кратко, без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений. Заголовок на телеграммах не проставляется. Нельзя делать в тексте вставки.

Объем текста служебной телеграммы, не должен превышать 90 слов <1> (одна машинописная страница, включая реквизиты бланка).

———————————

<1> Приказ Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации от 11 сентября 2007 г. N 108 «Об утверждении требований к оказанию услуг телеграфной связи в части приема, передачи, обработки, хранения и доставки телеграмм».

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, личную подпись, инициал имени и фамилию.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Регистрационный номер и дата печатаются ниже реквизита «подпись» на 2 межстрочных интервала и состоят из порядкового номера по единой нумерации с начала года, буквы «Т», индекса подразделения и даты регистрации, например:

НР 72-Т/10 от 24 апреля 2014 г.

Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя наименование органа (Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии), фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы, ставится печать, удостоверяющая подпись.

Визы проставляются на оборотной стороне первого экземпляра (подлинника) телеграммы. Порядок согласования текста телеграммы, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку согласования документов, установленному для служебных писем.

При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

При оформлении международных телеграмм их адрес и текст должны быть напечатаны латинскими буквами.

Адрес международной телеграммы печатается в следующей последовательности:

наименование адресата (в именительном падеже);

наименование организации или местожительство адресата (улица, номер дома);

наименование пункта назначения (город, страна).

Телеграмма составляется и передается на отправку в 2 экземплярах.

Телеграммы, отправляемые через ФГУП «Почта России», оформляются на бланках установленной формы (приложения N 24 — 25).

Телеграммы, отправляемые с помощью специального программного обеспечения ПАО «Центральный телеграф», оформляются на бумаге формата A4 (приложения N 26).

Ответственность за своевременную и качественную подготовку телеграмм и соблюдение требований по их оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений, подготовивших телеграммы, а персональная ответственность — на непосредственных исполнителей.

Правительственные телеграммы подписываются Руководителем Росстандарта или лицом, исполняющим его обязанности.

Подписанные Руководителем Росстандарта или заместителями Руководителя Росстандарта телеграммы представляются исполнителем, подготовившим текст телеграммы, на регистрацию в Отдел делопроизводства, и отправляются через почтовое отделение ФГУП «Почта России» или с использованием специального программного обеспечения, предоставленного ПАО «Центральный телеграф».

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557).

3.7.2. Факсограмма

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.

Отправляемые документы (факсограммы) должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение.

Объем передаваемого документа (факсограммы), выполненного на бумаге формата A4, не должен превышать 5 листов (приложения N 27 — 28).

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Запрещается передавать через факсимильную связь текст документов с пометкой «Для служебного пользования».

На передаваемом документе (факсограмме) в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки».

В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа (факсограммы) ставится отметка об исполнителе.

Документ (факсограмма), подписанный Руководителем Росстандарта или заместителями Руководителя Росстандарта, регистрируется в Отделе делопроизводства; руководителями структурных подразделений — делопроизводителями структурных подразделений.

3.7.3. Телефонограмма

Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Текст телефонограммы должен содержать не более 50 слов.

Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается.

Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается адресатам на рассмотрение, второй подшивается в дело входящих телефонограмм.

После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

3.8. Порядок рассмотрения обращений граждан

3.8.1. Прием, регистрация и организация своевременного рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (в том числе на иностранных языках), поступивших по почте, в электронной форме и по средствам факсимильной связи, а также устных обращений граждан, адресованных в Росстандарт, Руководителю Росстандарта, заместителям Руководителя Росстандарта, регистрируются в течение 3-х (трех) рабочих дней со дня поступления Отделом делопроизводства в СЭДО.

3.8.2. Обращения граждан, адресованные в структурные подразделения Росстандарта или руководителю структурного подразделения Росстандарта, регистрируются в течение 3-х (трех) рабочих дней со дня поступления делопроизводителем структурного подразделения в СЭДО.

3.8.3. При создании РК в СЭДО в группе «Входящие» выбирается тип документа «Обращение гражданина».

3.8.4. При регистрации обращения гражданина, поступившего на бумажном носителе на первом листе проставляется штрих-код с номером и датой регистрации обращения.

4. В случае, если от гражданина ранее поступали обращения, то с ними необходимо в СЭДО устанавливать связи РК.

При нажатии диалогового окна «Связь с карточкой» нажать кнопку «По рег.номеру» и в пустое поле «Существующий» добавить соответствующий номер РК и нажать на клавиатуое клавишу «Enter».

Далее в поле «Имеет связь» путем нажатия кнопки выбрать из выпадающего списка вид связи РК, например: В дополнение.

Затем нажать кнопку «ОК».

Письма на иностранных языках передаются в структурное подразделение, на которое возложены функции по международному сотрудничеству (далее — Международный отдел), для перевода.

3.8.6. Зарегистрированные обращения граждан передаются исполнителям согласно дереву резолюций в РК СЭДО в течение 1-го (одного) рабочего дня.

3.8.7. Поступившие в структурное подразделение обращения граждан рассматриваются в течение 1-го (одного) рабочего дня и принимаются решения:

— о подготовке ответа заявителю самостоятельно;

— о передаче обращения гражданина в структурное подразделение Росстандарта, в ведении которого находится рассмотрение поставленных в обращении вопросов. Передача такого обращения осуществляет в течение 3-х (трех) рабочих дней со дня регистрации.

В случае если в 3-хдневный срок передача обращения структурным подразделением не произведена, то организация подготовки ответа заявителю осуществляется ответственным исполнителем. При этом контрольный срок рассмотрения обращения гражданина не переносится;

— о направлении обращения гражданина в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

Направление обращения гражданина по принадлежности вопроса в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, осуществляется ответственным исполнителем в течение 7-ми (семи) дней со дня регистрации.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению (часть 4 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»).

3.8.8. Поступившие обращения граждан рассматриваются в течение 30-ти (тридцати) дней со дня регистрации,

В случае поступления запроса от государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, срок рассмотрения, подготовки и направления ответа осуществляется ответственным исполнителем в течение 15 дней со дня регистрации такого запроса.

В исключительных случаях, а также в случае направления Росстандартом соответствующего запроса в иные государственные органы, органы местного самоуправления, в подведомственные Росстандарту организации, Руководитель Росстандарта вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 (тридцать) дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

3.8.9. Ответ гражданину подготавливается ответственным исполнителем с учетом документов и материалов, представленных соисполнителями,

3.8.10. Ответ на обращение гражданина оформляется в зависимости от подписанта на бланках Руководителя Росстандарта, заместителя Руководителя Росстандарта или на общем бланке Росстандарта.

3.8.11. Право подписи ответов на обращения граждан имеют: Руководитель Росстандарта, заместители Руководителя Росстандарта, руководители структурных подразделений и лица, их замещающие в установленном порядке.

3.8.12. В поле «Адресат» указывается фамилия и инициалы заявителя, затем через один интервал указывается его почтовый или электронный адрес размером шрифта Times New Roman10.

При этом почтовый адрес указывается в следующем порядке: улица, дом, квартира, корпус, квартира, город, республика/область/край, при отправке ответа заграницу — страну, индекс, например:

В случае если вопрос не относится к сфере ведения Росстандарта, при этом Росстандарт может предоставить справочную информацию без пересылки или направления запроса в государственный орган, орган местного самоуправления или в организацию, подведомственную Росстандарту, проект ответа необходимо подготавливать следующим образом:

1. Преамбула: «Федеральное агентство.. рассмотрело Ваше обращение… по вопросу…»

2. Дать ответ по существу… «Постановлением Правительства Российской Федерации… установлено…»

3. Дополнительно проинформировать заявителя, что в случае вопросов необходимо обращаться… ((приложения N 29 — 32).

3.8.13. Для подготовки ответа на обращение гражданина ответственными исполнителем в СЭДО формируется РК в группе «Исходящие» и выбирается тип документа «Ответ на обращение гражданина», прикрепляется файл проекта ответа, направляется на согласование в соответствии с указанием по исполнению на входящем документе. После подписания документ направляется на регистрацию.

В случае подготовки ответа за подписью Руководителя Росстандарта или заместителя Руководителя Росстандарта, регистрация и отправка документа осуществляется Отделом делопроизводства.

В случае подготовки ответа за подписью руководителя структурного подразделения, регистрация и, в случае необходимости, направление по электронной почте, осуществляется делопроизводителем структурного подразделения.

3.8.14. Обращения граждан, документы (справки, сведения и иная переписка) по их рассмотрению хранятся:

— предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции — постоянно;

— личного характера — 5 лет (ЭПК);

— оперативного характера — 5 лет, в случае неоднократного обращения — 5 лет после последнего поступившего обращения.

3.9. Порядок работы со служебными записками

3.9.1. Служебные записки подготавливаются ответственными исполнителями за подписью начальников управлений в ответ на поручения Руководителя Росстандарта, заместителя Руководителя Росстандарта в сроки установленные поручениями, соисполнителями поручений Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, поручений Министерства промышленности и торговли Российской Федерации и по иным контрольным документам, а также поручения Руководителя Росстандарта, заместителя Руководителя Росстандарта в половину срока исполнения, установленного для ответственного исполнения по поручению в Росстандарте (приложение N 33).

Служебные записки могут подготавливаться в инициативном порядке за подписью руководителя структурного подразделения или лица его замещающего на имя Руководителя Росстандарта, заместителя Руководителя Росстандарта.

3.9.2. Указание по исполнению документа Руководителя Росстандарта, заместителя Руководителя Росстандарта рассматривается руководителем структурного подразделения и, в случае необходимости, подготавливается ответ в сроки, установленные в указании по исполнению документа или в поручении.

В случае предоставления соисполнителем поручения ответа ответственному исполнителю поручения, ответственный исполнитель при подготовке ответа по поручению учитывает позицию соисполнителя.

3.9.3. В РК СЭДО при подготовке проекта ответа для согласования при создании «Маршрута согласования» в поле «Сопроводительные файлы» включается основание поручение, на которое дается ответ, служебные записки соисполнителей.

В поле «Сопроводительный текст» дополнительно можно проинформировать согласующих лиц о представленных/не представленных позициях соисполнителей.

3.9.4. При подготовке служебных записок руководствуются общими требованиями, установленными к исходящим письмам Росстандарта.

При этом необходимо учитывать следующее:

В поле «Адресат» указывается должность и наименование управления

В случае подготовки служебной записки в адрес нескольких управлений

Далее в первом случае текст начинается с:

Уважаемый Алексей Николаевич!

Информационно-аналитическое управление рассмотрело служебную записку Управления технического регулирования и стандартизации от 12 января 2016 г. N 03-55 по вопросу размещения на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии информации… и сообщает….

Во втором случае текст подготавливается следующим образом:

Уважаемые коллеги!

Информационно-аналитическое управление просит дать указание о подготовке в срок до 15 января 2016 г. отчетов за IV квартал 2016 года по Плану деятельности Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии по прилагаемой форме.

3.9.5. Право подписи на служебных записках, адресованных:

Руководителю Росстандарта, имеют заместители Руководителя Росстандарта, помощник Руководителя Росстандарта, советники Руководителя Росстандарта, начальники структурных подразделений, находящихся в непосредственном подчинении Руководителя Росстандарта, и лица, замещающие их в установленном порядке;

заместителю Руководителя Росстандарта — помощник Руководителя Росстандарта, советники Руководителя Росстандарта, начальники структурных подразделений, и лица, замещающие их в установленном порядке.

3.10. Порядок оформления и работы
с Поручениями Руководителя Росстандарта

Поручение Руководителя Росстандарта — это внутренний документ, подготовленный во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства промышленности и торговли Российской Федерации и писем органов государственной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, обращений граждан и организаций, а также по инициативе Руководителя Росстандарта.

В случае если Руководителем Росстандарта дается одно указание, то оно оформляется на бланке «Поручение Руководителя Росстандарта», в случае если Руководителем Росстандарта дается несколько поручений в целях решениях одного вопроса, то они оформляются на бланке «Перечень Поручений Руководителя Росстандарта» (приложения N 34 — 37).

Порядок исполнения поручений Руководителя Росстандарта осуществляется в соответствии с порядком, аналогичным порядку, установленному для иных контрольных документов.

3.11. Порядок оформления доверенностей

3.11.1. Порядок оформления доверенностей Росстандарта разработан в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (часть первая) и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и включает в себя подготовку, выдачу, учет и контроль использования доверенностей, выданных от имени Росстандарта.

3.11.2. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое Росстандартом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

3.11.3. Доверенность выдается сотрудникам Росстандарта, лицам, не являющимися сотрудниками Росстандарта, и юридическим лицам на совершение сделок и иных юридических действий от имени Росстандарта. Совершенные по доверенности сделки и иные юридические действия непосредственно создают, изменяют и прекращают гражданские права и обязанности Росстандарта.

3.11.4. При отсутствии доверенности действие от имени Росстандарта или превышение полномочий, указанных в доверенности, сделка или иное юридическое действие считается совершенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только Госстандарт впоследствии прямо не одобрит данную сделку или иное юридическое действие.

Доверенность оформляется на продольном бланке Росстандарта установленного образца и регистрируется в СЭДО после ее согласования и утверждения Руководителем Росстандарта либо лицом, исполняющим обязанности Руководителя Росстандарта в установленном порядке (приложение N 38).

Для оформления доверенности, требующей нотариального удостоверения, сотрудник Росстандарта, заинтересованный в оформлении такой доверенности направляет служебную записку на имя Руководителя Росстандарта с обоснованием необходимости подготовки такой доверенности.

3.11.5. Доверенность от имени Росстандарта, оформленная на официальном бланке Росстандарта, выдается за подписью Руководителя Росстандарта или лица исполняющего его обязанности, с проставлением оттиска гербовой печати Росстандарта.

3.11.6. Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

3.11.7. В случае отмены доверенности Росстандартом извещение об этом направляется лицу, которому была выдана доверенность, а также известным Росстандарту третьим лицам, для представительства перед которыми дана доверенность.

3.12. Порядок использования продольного бланка Росстандарта

3.12.1. Продольный бланк Росстандарта используется в случаях подготовки документов в виде характеристик на сотрудников Росстандарта, архивных справок, выдаваемых по обращениям заявителей для представления их в Пенсионный фонд Российской Федерации и иные организации, благодарственных писем (приложение N 39).

3.12.2. Оформление данных документов производится в соответствии с общими правилами, установленными настоящей Инструкцией.

IV. Организация документооборота
и исполнения документов

4.1. Общие положения

4.1.1. Движение документов в Росстандарте с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Росстандарте, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями сотрудников.

4.1.3. Отдел делопроизводства совместно с Отделом ИТО разрабатывают маршруты движения документов в СЭДО. Использование маршрутов должно позволять определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения на любом этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Росстандарт.

4.2. Прием, регистрация и прохождение поступающих
в Росстандарт документов

4.2.1. Доставка документов (далее — корреспонденция) в Росстандарт осуществляется, посредством почтовой, электрической, фельдъегерской связи, с помощью системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) или электронной почты, и курьером.

С помощью почтовой связи в Росстандарт доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

Корреспонденция, поступившая посредством почтовой связи, разделяется на простую, заказную и телеграммы.

Корреспонденция, поступившая посредством электрической связи, разделяется на телефонограммы, телефаксограммы и телетайпограммы.

Корреспонденция, поступившая по МЭДО или электронной почте, обрабатывается в соответствии с требованиями Регламента.

4.2.2. Прием корреспонденции, поступившей посредством почтовой и фельдъегерской связи и курьером, осуществляет экспедиция Росстандарта (далее — Экспедиция). Порядок работы экспедиции устанавливается Отделом делопроизводства.

4.2.3. При приеме документов проверяется правильность их адресования, оформления и доставки, целостность упаковки.

Ошибочно доставленные документы пересылаются Экспедицией по назначению или возвращаются отправителю с кратким изложением причин возврата.

При вскрытии конвертов проверяется комплектность документов, отсутствие их повреждений, наличие подписи, соответствие названий на конвертах названиям вложений.

В случаях отсутствия, повреждения указанных на конверте вложений или отдельных листов, выявления ошибочных вложений, других ошибок в оформлении составляется акт в двух экземплярах, один из которых хранится в Экспедиции, а второй вместе с самими документами возвращается отправителю документа. В случае если такой документ может быть рассмотрен по существу, Отдел делопроизводства по согласованию с адресатом передает его по назначению для дальнейшего прохождения, при этом составляется акт в трех экземплярах, первый из которых остается в Экспедиции, второй направляется отправителю, а третий передается в структурное подразделение, в которое направлен документ.

Конверты после регистрации документов уничтожаются.

Конверты не подлежат уничтожению в случаях, если они являются единственным источником установления адресата отправителя, даты отправки или поступления документа, а также если они содержат документы, которые поступили из-за границы, из судов, следственных органов либо содержат договоры или заявки на участие в конкурсах по государственным закупкам, претензиям, исковые заявления.

4.2.4. Конверты с документами, поступившие с пометкой «ЛИЧНО», в Экспедиции не вскрываются и передаются в Отдел делопроизводства, для последующей передачи адресатам.

Если документы, находящиеся в конвертах, поступивших с пометкой «ЛИЧНО», необходимы для работы в Росстандарте, то они возвращаются адресатами в Отдел делопроизводства для регистрации в СЭДО.

Если конверт ошибочно вскрыт, то документы, в нем находящиеся, подлежат регистрации в СЭДО без указания содержания. На конверте проставляется штамп и вместе с распечаткой карточки передается адресату. Лицо, получившие документ, расписывается в его получении в реестре передачи документа.

Конверты без пометки «ЛИЧНО», адресованные Руководителю Росстандарта, заместителям Руководителя Росстандарта, вскрываются в Отделе делопроизводства, регистрируются в СЭДО и передаются соответствующему адресату в установленном порядке.

4.2.5. Конверты с пометками «СРОЧНО», «ВЕСЬМА СРОЧНО», «ВРУЧИТЬ НЕМЕДЛЕННО» вскрываются, регистрируются вне очереди и оперативно передаются соответствующему адресату.

4.2.6. Документы на иностранных языках, направляются Отделом делопроизводства для или составления аннотации в Международный отдел, после чего документы возвращаются в Отдел делопроизводства, для регистрации.

4.2.7. При поступлении телеграммы экспедиция расписывается в получении телеграммы и передает телеграмму в Отдел делопроизводства для регистрации и/или последующей передачи адресатам.

4.2.8. При поступлении корреспонденции фельдъегерской связью Экспедиция расписывается в получении пакета, проставляет на расписке штамп о приеме корреспонденции Росстандартом и передает пакет в Отдел делопроизводства. Пакет, поступивший фельдъегерской связью, подлежит передаче в Отдел делопроизводства в невскрытом виде.

4.2.9. При доставке корреспонденции курьером экспедиция расписывается в получении корреспонденции и проставляет на копии поступившего документа (материала) или прилагаемой расписке штамп о приеме корреспонденции Росстандартом и передает документ (материал) в Отдел делопроизводства.

4.2.10. Документы, поступившие в Росстандарт в установленном порядке, имеющие стандартные реквизиты оформления, а также заверенные копии документов полежат регистрации в СЭДО.

4.2.11. Регистрация корреспонденции, поступающей через Экспедицию на имя Руководителя Росстандарта, заместителей Руководителей Госстандарта, непосредственно в Росстандарт без указания должностного лица (кому адресовано) структурного подразделения осуществляется Отделом делопроизводства. Регистрацию корреспонденции, поступающей на имя руководителей структурных подразделений Росстандарта, осуществляет делопроизводитель структурного подразделения.

Перечень входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в СЭДО, установлен в приложении N 40 к настоящей Инструкции.

Книги и периодические издания, приглашения, поздравления и личная корреспонденция, поступившие на бумажном носителе, либо по СЭДО доставляются конечным адресатам вместе с соответствующей почтой Секретариата Руководителя Росстандарта, почтой Секретариатов заместителей Руководителя Росстандарта, почтой структурных подразделений.

Счета и первичная бухгалтерская документация, поступившая на бумажном носителе, либо по СЭДО доставляются в структурное подразделение, ответственное за ведение бухгалтерского учета и отчетности.

4.2.12. Документы, не зарегистрированные в СЭДО, за исключением документов, указанных в перечне входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в СЭДО, к рассмотрению в структурных подразделениях не принимаются. При поступлении таких документов в структурные подразделения они передаются в Отдел делопроизводства, для централизованной регистрации.

4.2.13. Переданная из Экспедиции корреспонденция сортируется Отделом делопроизводства по принципу срочности (немедленная, весьма срочная, срочная и обычная), приоритетности (поручения Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, поручения Аппарата Правительства Российской Федерации, проекты нормативных актов, требующие согласования или визирования, обращения граждан, письма и запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, прочие документы) и доступа (простая, ограниченного доступа).

4.2.14. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или руководителям структурных подразделений Росстанадарта.

4.2.15. Отсортированные по принципу срочности, приоритетности и доступа документы (материалы) вносятся сотрудниками Отдела делопроизводства в СЭДО. На документах повышенной срочности проставляются также штампы о повышенной срочности («Вручить немедленно», «Весьма срочно», «Срочно»).

4.2.16. При регистрации входящего документа в СЭДО заполняются соответствующие графы РК СЭДО. Порядок заполнения определяется правилами работы с СЭДО.

Повторные документы, поступившие от одного и того же адресата по одному и тому же вопросу, также подлежит регистрации. При этом в новой регистрационной карточке указывается ссылка на регистрационный номер предыдущего документа.

4.2.17. После регистрации входящего документа на первом листе документа печатается регистрационный штамп и штрих код документа. Печать указанных реквизитов производится автоматически через принтер, с использованием соответствующей команды в СЭДО.

4.2.18. Регистрация входящих документов осуществляется, как правило, в день поступления.

Документы, поступившие в рабочие дни после 18 часов, могут быть зарегистрированы на следующий рабочий день.

4.2.19. С зарегистрированных документов, с помощью потокового сканера, снимается электронная копия документа, которая прикрепляется к РК СЭДО.

4.2.20. Документы, передаваемые адресатам, регистрируются Отделом делопроизводства в соответствующем журнале и передаются только под роспись.

Корреспонденция на имя Руководителя Росстандарта и заместителей Руководителя Росстандарта, поручения Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, письма Аппарата Правительства Российской Федерации, проекты нормативных актов, требующие согласования или визирования, обращения граждан, письма и запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации передаются (по мере необходимости) в оригинале Отделом делопроизводства в приемную Руководителя Росстандарта и приемные заместителей Руководителя Росстандарта в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным в установленном порядке приказом Росстандарта.

4.2.21. Передача корреспонденции в приемную Руководителя Росстандарта осуществляется каждый час, а с отметками о повышенной срочности — немедленно.

4.2.22. Корреспонденция на имя заместителей Руководителя Росстандарта передается в оригинале Отделом делопроизводства в приемные заместителей Руководителя Росстандарта каждые два часа, а с отметками о повышенной срочности — немедленно.

4.2.23. Рассмотренные документы возвращаются в Отдел делопроизводства, где в СЭДО вносится содержание указания по исполнению документа, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

4.2.24. При регистрации документа в СЭДО Отделом делопроизводства или делопроизводителем в структурном подразделении готовится проект указания по исполнению документа для утверждения руководителем.

К документам, направляемым к Руководителю Росстандарта на бумажном носителе, в Секретариат Руководителя Росстандарта и к заместителям Руководителя Росстандарта, Отделом делопроизводства, при необходимости прикрепляются уголки для указания по исполнению документа.

На документы, поступившие на бумажном носителе в структурные подразделения, от других адресатов делопроизводителями при необходимости прикрепляются уголки для указания по исполнению документа.

4.2.26. В указаниях по исполнению документа указываются инициалы и фамилия ответственного исполнителя и соисполнителей, при этом, если ответственный исполнитель не определен, им является первый исполнитель в указании по исполнению документа. В тексте указания по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения.

Указание по исполнению документа может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю отдельный порядок и срок исполнения документа.

4.2.27. Оформленные указания по исполнению документа делопроизводитель структурного подразделения вносит в РК СЭДО.

4.2.28. Оформленные указания по исполнению документа с соответствующими документами передаются исполнителям для работы.

4.2.29. Поступающие в Росстандарт телефонограммы регистрируются в соответствующих регистрационных журналах. Журналы регистрации телефонограмм ведутся в приемной Руководителя Росстандарта, приемных заместителей Руководителя Росстандарта, приемных руководителей структурных подразделений.

4.2.30. При поступлении телефонограммы подлежат обязательной фиксации (установлению) данные об отправителе и лице, передавшем телефонограмму, текст телефонограммы, дата и время приема, данные о лице, получившем телефонограмму. При отсутствии указанных данных телефонограмма считается не надлежаще принятой.

4.2.31. Содержание телефонограммы подлежит передаче адресату в течение трех часов с момента ее приема. Ответственность за передачу содержания телефонограммы лежит на лице, ее принявшем. О передаче содержания телефонограммы в журнале регистрации телефонограмм делается отметка с подписью адресата и указанием даты и времени передачи адресату.

4.2.32. Поступающие в Росстандарт телефаксограммы (факсограммы), как правило, регистрируются в Отделе делопроизводства.

4.2.33. Телефаксограммы (факсограммы), поступившие на имя Руководителя Росстандарта, заместителей Руководителя Росстандарта, в структурные подразделения и для конкретных сотрудников Росстандарта, передаются в Отдел делопроизводства.

4.2.34. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

подлежащий передаче документ предварительно регистрируется;

поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее структурное подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

4.2.35. Поступающие в Росстандарт телетайпограммы регистрируются Отделом делопроизводства в соответствующем реестре с последующей передачей копии телетайпограммы адресатам в порядке, установленном для поступающей корреспонденции Росстандарта.

4.3. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.3.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.

4.3.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами передаются в Юридический отдел для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в Отдел делопроизводства, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись Руководству Росстандарта в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

4.3.3. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

4.3.4. Регистрация внутренних документов осуществляется делопроизводителями структурных подразделений, подготовивших документ.

4.3.5. Регистрация внутренних документов, предполагающих согласование с вышестоящим руководством, осуществляется после визирования и принятия решения соответствующим руководителем.

4.3.6. Регистрационный номер внутреннего документа состоит из индекса структурного подразделения

и порядкового номера внутреннего документа в пределах календарного года, например: 05-238 (приложение N 41).

Внутренним документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

Если регистрируемый внутренний документ является ответом на ранее присланный входящий или внутренний документ, обязательным является заполнение поля связки в регистрационной карточке СЭДО.

4.3.7. Зарегистрированные внутренние документы, оформленные на бумажном носителе, подписанные заместителями руководителя Росстандарта, передаются адресату Отделом делопроизводства.

После рассмотрения Руководителем Росстандарта соответствующие указания по исполнению документа Отделом делопроизводства вносится в РК СЭДО, с последующим осуществлением пересылки адресату.

Неправильно оформленные внутренние документы возвращаются исполнителям для доработки.

Внесение указаний по исполнению документа и передача внутренних документов внутри структурных подразделений осуществляется сотрудниками структурных подразделений.

4.3.8. Внутренние документы информационного и справочного характера могут пересылаться адресатам в электронном виде с использованием технологии прикрепления копии документа к регистрационной карточке документа.

4.4. Регистрация и отправка исходящих документов

4.4.1. Исходящими документами Росстандарта является документы, направляемые из Росстандарта в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам Документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями настоящей Инструкции и Регламента.

4.4.2. Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления, их регистрацию и отправку.

4.4.3. Утвержденные и правильно оформленные документы, требующие собственноручной подписи, выводятся на бланк и передаются на рассмотрение и подпись Руководителю Росстандарта или лицу его замещающему, заместителю Руководителя Росстандарта, или лицу, его замещающему.

4.4.4. После подписания исходящих документов Руководителем Росстандарта или лицом его замещающим, заместителем Руководителя Росстандарта, или лицом, его замещающим, их регистрация в СЭДО осуществляется Отделом делопроизводства, а регистрация исходящих писем в СЭДО за подписью руководителя структурного подразделения или лица его замещающего осуществляется делопроизводителями структурных подразделений.

4.4.5. При регистрации исходящего документа на нем указываются присвоенный регистрационный номер и дата регистрации.

4.4.6. Регистрационный номер исходящего документа за подписью:

Руководителя Росстандарта, заместителя Росстандарта состоит из двух заглавных букв, с которых начинается имя и фамилия подписавшего документ, дефиса, порядкового номера исходящего документа в пределах календарного года, слэш (косой черты) и индекса структурного подразделения, подготовившего исходящий документ, например: АА-25/03.

руководителя структурного подразделения состоит из порядкового номера исходящего документа в пределах календарного года, дефиса, двух заглавных букв, с которых начинается имя и фамилия подписавшего документ, слэш (косой черты) и индекса структурного подразделения, подготовившего исходящий документ (приложение N 1), например: 2525-КМ/01.

Исходящим документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

4.4.7. Исходящие документы принимаются на отправку Отделом делопроизводства в открытом виде.

Исходящие документы, не содержащие полного почтового адреса, необходимого для отправки, принимаются только с сопроводительными письмами или утвержденными указателями рассылки, а также с приложениями и в необходимом количестве экземпляров.

4.4.8. К отправке принимаются исходящие документы, подписанные Руководителем Росстандарта, заместителями Руководителя Росстандарта и руководителями структурных подразделений.

В случае если исходящий документ направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый его экземпляр.

4.4.9. Исходящие документы отправляются только с собственноручной подписью или с квалифицированной электронной подписью. Копия зарегистрированного и переданного для отправки исходящего документа и приложений к нему со всеми необходимыми визами хранятся в Отделе делопроизводства.

4.4.10. Способ отправки документа определяется сотрудниками Отдела делопроизводства или делопроизводителями структурных подразделений.

Документы, оформленные в электронном виде в соответствии с требованиями Регламента, направляются в органы государственной власти по МЭДО, если указанные органы подключены к системе МЭДО, или по электронной почте, если не указан почтовый адрес для отправки.

В случае, если документ подготовленный в электронном виде невозможно передать вышеуказанным способом, а также отдельных случаях, установленных законодательством Российской Федерации, копия электронного документа, заверенная соответствующим образом, передается в Отдел делопроизводства для передачи почтовой или фельдъегерской связью.

4.4.11. При направлении исходящего документа более чем в четыре адреса необходимое количество экземпляров отправляемого документа передается для отправки вместе с указателем рассылки, завизированным исполнителем и утвержденным должностным лицом, подписавшим исходящий документ.

4.4.12. При направлении исходящих документов в органы государственной власти, законодательные (представительные) и исполнительные органы субъектов Российской Федерации полные почтовые адреса могут не указываться. При направлении исходящих документов другим адресатам указываются полные почтовые адреса (включая почтовый индекс).

4.4.13. Приложения, направляемые вместе с исходящим документом (кроме приложений, полученных от организаций, учреждений или граждан и возвращаемых с данным документом), должны быть подписаны или завизированы их составителями. Исходящий документ с приложениями, представляющими ценность (удостоверения, паспорта, дипломы, свидетельства, судебные повестки и т.п.), отправляется заказным письмом или бандеролью с объявленной ценностью

4.4.14. Ответственность за правильность указания в сопроводительном письме или указателе рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса возлагается на исполнителя документа и делопроизводителя структурного подразделения.

4.4.15. Для отправки документов используются специально оформленные конверты установленного образца. Если одному и тому же адресату направляется одновременно несколько документов, то они могут комплектоваться в один конверт, на котором после адреса получателя проставляется исходящие номера всех вложенных документов.

4.4.16. Документы, подготовленные к отправке, передаются в Отдел делопроизводства в день их регистрации. Отдел делопроизводства проверяет правильность их оформления (наличия полного адреса и его точность, а также наличие регистрационного номера, подлинности подписи, визы исполнителя, других необходимых элементов оформления указанных приложений).

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

4.4.17. Документы подлежат отправке, как правило, на следующий рабочий день после дня их приема, если они поступили в Отдел делопроизводства.

4.4.18. На отправленные документы в Экспедиции заполняются реестры отправленных документов.

4.4.19. Отправляемые из Росстандарта телеграммы оформляются на бланках установленной формы: «правительственные», «служебные».

4.4.20. По решению Отдела делопроизводства в зависимости от содержания и наименования адресата документы доставляются фельдъегерской связью, отправляются почтой или курьером.

4.5. Учет количества документов

4.5.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, квартал, месяц, неделю, сутки) проводится посредством формирования соответствующего отчета в СЭДО по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются Отделом делопроизводства и представляются Руководству.

4.5.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом копий, создаваемых при печатании и размножении.

Учет количества документов проводиться по Росстандарту в целом или по отдельным структурным подразделениям. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

V. Контроль исполнения документов

5.1. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование Руководителя о состоянии исполнения документов.

5.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается Руководителем Росстандарта.

При поступлении в Госстандарт поручений, находящихся на внешнем контроле, Отдел делопроизводства проставляет на таких поручениях штамп «КОНТРОЛЬ». Документы с такой пометкой подлежат рассмотрению в приоритетном порядке.

5.3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних — с даты подписания (утверждения) документа; поступивших из других органов государственной власти и иных организаций — с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного вышестоящим органом, направившим документ, или нормативных сроков.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте пометку «В.Срочно» — в 1 день;

имеющие в тексте пометку «Срочно» — в 3-дневный срок;

имеющие в тексте пометку «Оперативно» — в 10-дневный срок;

по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) и обращениям — не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса (обращения) срок;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным органам государственной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, — до 10 дней;

материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации, — не позднее чем за 15 дней до даты, определенной планом;

по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации: без согласования с другими организациями — в течение 15 дней, с согласованием — 30 дней;

представление Счетной палаты Российской Федерации должно быть рассмотрено в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 30 дней со дня его получения. О принятом по представлению решении и о мерах по его реализации Счетная палата Российской Федерации уведомляется незамедлительно;

указания по исполнению документа Руководителя Росстандарта либо его заместителей «Прошу доложить», «Прошу переговорить» — в 3-дневный срок, если Руководителем Росстандарта либо лицом, его замещающим не установлен иной срок;

информация Росстандарта, необходимая при подготовке к слушанию в Конституционном Суде Российской Федерации, подлежит предоставлению полномочному представителю Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации в сроки, указанные в поручении. При поступлении запроса из Конституционного Суда Российской Федерации срок представления проекта ответа полномочному представителю в Конституционном Суде Российской Федерации для согласования — 10 дней со дня получения запроса;

остальные — в срок не более месяца;

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

5.4. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Руководителя Росстандарта или заместителя Руководителя Росстандарта, исполняющего его обязанности, мотивированное ходатайство о продлении срока исполнения не позднее 3-х дней до истечения срока.

При изменении (продлении) срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Отдел делопроизводства. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы государственной власти, федеральный орган государственной власти либо организация — автор документа.

Сроки исполнения документов с пометками «Срочно», «Весьма срочно», «Оперативно» не продлеваются.

5.5. Контроль за своевременным и полным исполнением поручений осуществляют:

секретариат Руководителя Росстандарта — в части сроков и полноты выполнения поручений, данных Руководителем Росстандарта, а также находящихся на контроле в секретариате Руководителя Росстандарта;

секретариаты заместителей Руководителя Росстандарта — в части сроков и полноты выполнения поручений, данных Руководителем Росстандарта и заместителями Руководителя Росстандарта, а также находящихся на контроле в секретариатах заместителей Руководителя Росстандарта;

приемные руководителей структурных подразделений и делопроизводители этих структурных подразделений — в части сроков и полноты выполнения поручений, данных Руководителем Росстандарта, заместителями Руководителя Росстандарта, руководителями соответствующих структурных подразделений, а также находящихся на контроле в соответствующих структурных подразделениях;

Отдел делопроизводства — в части сроков выполнения поручений, данных Руководителем Росстандарта, заместителями Руководителя Росстандарта, а также поручений, находящихся на внешнем контроле.

5.6. В структурных подразделениях распоряжениями руководителей соответствующих структурных подразделений назначаются делопроизводители, на которых возлагаются обязанности по организации контроля за исполнением поручений в соответствии с Инструкцией.

5.7. Делопроизводители структурных подразделений при осуществлении контроля:

отслеживают сроки исполнения поручений, находящихся на исполнении в соответствующих подразделениях;

своевременно информируют отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Росстандарта, и приемные руководителей подразделений о выполнении или причинах невыполнения (неполного или ненадлежащего выполнения) поручений.

5.8. Приемные руководителей структурных подразделений при осуществлении контроля:

отслеживают сроки и полноту исполнения поручений, находящихся на исполнении в соответствующем структурном подразделении, информируют об этом руководителя структурного подразделения, секретариаты заместителей Руководителя Росстандарта и секретариат Руководителя Росстандарта;

еженедельно, ежемесячно и ежеквартально совместно с Отделом делопроизводства готовят сводные справки по поручениям, находящимся на исполнении в соответствующих структурных подразделениях;

оказывают содействие делопроизводителям структурных подразделений в осуществлении ими контроля за исполнением поручений, находящихся на исполнении в соответствующем структурном подразделении.

5.9. Секретариаты заместителей Руководителя Росстандарта:

отслеживают сроки и полноту исполнения поручений, находящихся на контроле, информируют об этом заместителей Руководителя Росстандарта;

еженедельно, ежемесячно и ежеквартально совместно с приемными руководителей структурных подразделений готовят сводные справки по поручениям, находящимся на контроле.

5.10. Секретариат Руководителя Росстандарта:

отслеживает сроки и полноту исполнения поручений, находящихся на контроле, информирует об этом Руководителя Росстандарта;

6.4. На делопроизводителя структурного подразделения возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

прием документов, поступающих в структурное подразделение;

своевременная передача полученных документов руководителю структурного подразделения, а после получения указаний руководителя структурного подразделения — исполнителю;

внесение указаний по исполнению документа в РК СЭДО;

передача в Отдел делопроизводства входящих документов, поступивших на имя Руководства Росстандарта напрямую в структурное подразделение, для регистрации;

передача в Отдел делопроизводства, исходящих документов, подготовленных и оформленных в структурных подразделениях, за подписью Руководства Росстандарта для проверки правильности оформления, регистрации и отправки;

передача в Отдел делопроизводства, исходящих документов, подготовленных и оформленных в структурных подразделениях, за подписью руководителя структурного подразделения для отправки;

ознакомление сотрудников с организационно-распорядительными и информационными документами, поступившими в структурное подразделение;

осуществление контроля прохождения документов в структурном подразделении и исполнением поручений;

систематическое информирование руководителя структурного подразделения об исполнении поручений в структурном подразделении;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения документов и исполнения поручений в структурном подразделении;

своевременная подготовка проекта номенклатуры дел структурного подразделения на очередной год;

формирование дел в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения;

организация хранения дел и документов, выдача дел и документов сотрудникам структурного подразделения, обеспечение их сохранности;

оформление дел для передачи на хранение в Архив Росстандарта;

получение во временное пользование дел, хранящихся в Архиве Росстандарта, возвращение их в Архив Росстандарта по истечении сроков пользования;

участие в проведении экспертизы ценности документов, оформление актов об уничтожении документов, не подлежащих хранению;

ознакомление вновь принятых сотрудников с настоящей Инструкцией и другими нормативными актами, касающимися работы с документами и ведения делопроизводства;

учет имеющейся оргтехники и канцелярских принадлежностей, подготовка заявок на их получение;

выполнение иных обязанностей, возложенных в соответствии с положением о структурном подразделении и должностным регламентом сотрудника.

6.5. При увольнении, перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя через делопроизводителя структурного подразделения, другим сотрудникам с соответствующей отметкой в СЭДО, а дела, взятые из Архива Росстандарта, сданы в Архив Росстандарта.

В случае увольнения делопроизводителя структурного подразделения, дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности, или принятому на эту должность.

6.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, для последующей передачи их в Архив Росстандарта, независимо от сроков их хранения.

6.7. Информация обо всех изменениях в статусе структурных подразделений, назначениях, сменах руководителей структурных подразделений и делопроизводителей в трехдневный срок представляется в Отдел делопроизводства.

6.8. Сотрудники структурного подразделения при работе с документами должны руководствоваться следующими требованиями:

сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах должностных обязанностей сотрудников;

не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо исправления, а также делать пометки, не предусмотренные настоящей Инструкцией;

передача документов или их копий сотрудникам других структурных подразделении может осуществляться с разрешения руководителя структурного подразделения;

передача документов или их копий сотрудникам сторонних организаций, а также документов или их копий, связанных с обращениями граждан допускается только с разрешения руководителя отдела, на который возложены функции по документационному обеспечению Росстандарта;

передача документов или их копий представителям средств массовой информации осуществляется через советника Руководителя Росстандарта, на которого возложены функции по работе со средствами массовой информации.

6.9. При поступлении документов, зарегистрированных в СЭДО, делопроизводитель проверяет соответствие количества поступивших документов количеству регистрационных карточек, а также правильность сведений о документах, внесенных в регистрационные карточки.

6.10. Делопроизводитель докладывает руководителю структурного подразделения о поступивших документах и в соответствии с его указанием по исполнению документа передает эти документы для исполнения или ознакомления сотрудникам структурного подразделения.

Фамилия исполнителя, текст поручения и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа в структурном подразделении вносятся в регистрационную карточку СЭДО этого документа.

6.11. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Росстандарта или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет, тиражирует необходимое количество экземпляров документа и передает их в Отдел делопроизводства, для регистрации и отправки. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.

6.12. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

6.13. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители несут ответственность за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

6.14. Исполнитель обязан выполнить поручение по документу в указанные сроки.

6.15. После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на оборотной стороне последнего листа документа или на отдельном листе результаты выполнения поручения, например: «Направлен ответ (исходящий номер и дата)», «Учтено при формировании замечаний к проекту федерального закона (название)», «Дан устный ответ (кому)», «Доложено (должность, инициалы, фамилия руководителя, которому предоставлен доклад, дата представления доклада)» и т.п.

6.16. Подшив исполненного документа в дело, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление и оформление описей дел, хранение дел и передача в Архив Росстандарта осуществляется делопроизводителем структурного подразделения в соответствии с требованиями, установленными в разделе 7 настоящей Инструкции.

6.17. Руководители и сотрудники Росстандарта несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, за своевременное выполнение поручении по документам, за сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.

VII. Организация оперативного
и архивного хранения документов

7.1. Составление номенклатуры дел

7.1.1. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве Росстандарта составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Росстандарте, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел закрепляет группировку исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Росстандарта.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.1.2. При составлении Номенклатуры дел проводится комплексное изучение документов, образующихся в деятельности Росстандарта, их вид, состав и содержание. В процессе работы следует руководствоваться Положением о Росстандарте, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел и описями дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) за предшествующие годы.

7.1.3. В Росстандарте составляется номенклатуры структурных подразделений и сводная номенклатура дел Росстандарта (далее — номенклатура дел Росстандарта).

Номенклатура дел Росстандарта (приложение N 42) составляется по установленной форме на основе номенклатур дел структурных подразделений (приложение N 43).

7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении с привлечением других сотрудников этого структурного подразделения, оформляется на бланке установленной формы, согласовывается с Архивом Росстандарта, подписывается руководителем структурного подразделения и сдается в Архив Росстандарта до 1 ноября.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в Архив Росстандарта.

7.1.5. Названиями разделов Номенклатуры дел Росстандарта являются названия структурных подразделений. В Номенклатуре дел Росстандарта разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Росстандарта.

7.1.6. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания и нерегистрируемые документы.

Книги и периодические издания, приглашения, поздравления и личная корреспонденция, поступившие на бумажном носителе, либо по СЭДО доставляются конечным адресатам вместе с соответствующей почтой Секретариата Руководителя Росстандарта, почтой Секретариатов заместителей Руководителя Росстандарта, почтой структурных подразделений.

Счета и первичная бухгалтерская документация, поступившая на бумажном носителе, либо по СЭДО доставляются в структурное подразделение, ответственное за ведение бухгалтерского учета и отчетности.

7.1.7. Графы номенклатур дел содержат следующую информацию.

В графе 1 указывается индекс дела. Индекс дела состоит из установленного в Росстандарте цифрового обозначения соответствующего структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах номенклатуры дел этого структурного подразделения, например:

01-02-7, где 01-02 — обозначение подразделения и отдела этого подразделения, 7 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений.

В графе 2 пишутся заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

— название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

— название организации или структурного подразделения (автор документа);

— название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

— краткое содержание документов дела;

— название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

— дата (период), к которой относятся документы дела.

Состав элементов заголовка дел определяется характером документов, помещенных в дело.

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например: «Отзывы и заключения на научно-исследовательские работы, присланные в …», «Протоколы и стенограммы заседаний Оперативного совета …».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: «Документы о проведении оперативных совещаний у Руководителя Росстандарта (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу. Пример: «Документы к протоколам заседания коллегии Росстандарта».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации документами Росстандарта». В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности». В заголовке дел, содержащих переписку с одним корреспондентом, указывается конкретный корреспондент, например: «Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по вопросам работы вневедомственной комиссии».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

— если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения»;

— если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: «Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Годовые отчеты отдела о работе за 2014 год».

При составлении номенклатуры дел, необходимо иметь в виду, что заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 по окончании календарного года указывается количество дел (томов, частей).

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством (Росархивом) срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

7.1.8. Если в течение года в структурных подразделениях появляются новые документированные участки работы и дела, не предусмотренные номенклатурой дел структурного подразделения, такие дела включаются дополнительно в номенклатуру дел структурного подразделения. Для дополнительно включаемых дел в номенклатуре дел структурного подразделения оставляются резервные номера.

Все изменения, вносимые в номенклатуру дел структурного подразделения, согласовываются сотрудником ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, с Отделом делопроизводства.

7.1.9. Номенклатура дел Росстандарта, подписывается начальником Отдела делопроизводства и сотрудником, ответственным за ведение Архива Росстандарта, согласовывается с центральной экспертной комиссией Росстандарта (далее — ЦЭК), и с экспертной проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (далее — ЭПК ГА РФ). Номенклатура дел согласовывается с ГА РФ один раз в 5 лет, если не было изменения функций и структуры Росстандарта.

7.1.10. Номенклатура дел Росстандарта в конце каждого года уточняется, утверждается приказом Росстандарта и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

После утверждения Номенклатуры дел Росстандарта структурные подразделения Росстандарта получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

7.1.11. Номенклатура дел Росстандарта печатается в необходимом количестве экземпляров, но не менее четырех. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и помещается в дело Отдела делопроизводства, второй используется в Отделе делопроизводства, в качестве рабочего, третий применяется в Архиве Росстандарта, четвертый — в ГА РФ.

7.1.12. По окончании календарного года в конце Номенклатуры дел структурного подразделения делопроизводителем структурного подразделения делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (приложение N 44), которая передается в Архив Росстандарта не позднее 15 января следующего года.

7.1.13. Архивом Росстандарта составляется итоговая запись Номенклатуры дел Росстандарта по всем структурным подразделениям для ее последующего представления в ГА РФ.

7.2. Организация оперативного хранения документов

7.2.1. С момента заведения и до передачи в Архив Росстандарта дела хранятся по месту их формирования.

После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности.

Начальники подразделений и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в Архив Росстандарта и подлежат оформлению и описанию.

7.2.2. Дела документального фонда Росстандарта, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей в Архив Росстандарта, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях фактического наличия дел и соответствия их количеству по номенклатуре дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

7.2.3. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 45), помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело подлежит возврату.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Росстандарта или его заместителя, курирующего данное подразделение.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Росстандарта, с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

7.3. Формирование дел

7.3.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела.

Дело — совокупность документов или отдельный документ, которые относятся к одному вопросу или участку деятельности Росстандарта.

7.3.2. Дела формируются в Росстандарте в структурных подразделениях сотрудниками, ответственными за документационное обеспечение и своевременное формирование дел.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, на дела по личному составу и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.3.2. Исполненные документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем делопроизводителю структурного подразделения. Номер дела, в который должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

7.3.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется сотрудником, ответственным за ведение Архива Росстандарта.

7.3.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

в дело следует помещать документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку. За основу заголовка дела берется формулировка, данная в номенклатуре дел структурного подразделения. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения.

в дело следует включать по одному экземпляру каждого документа, нельзя подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;

в дело следует подшивать только исполненные и правильно оформленные документы, то есть имеющие соответствующие реквизиты: подпись с расшифровкой, визы с расшифровкой, дату регистрации документа, регистрационный номер, отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

незарегистрированные, неисполненные и неправильно оформленные документы следует возвращать исполнителю для их регистрации, исполнения и оформления;

в дело следует подшивать документы одного календарного года (исключение составляют личные, переходящие дела);

заверенные ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

приложения к документам должны быть помещены в дело вместе с документами, к которым они относятся. В случае отсутствия приложения на документе необходимо сделать отметку о причине его отсутствия или указать его местонахождение. Приложения, объем которых превышает 250 листов, должны помещаться в отдельный том;

объем каждого дела не должен превышать 250 листов, при толщине не более 4 см. При большем объеме дела необходимо формировать несколько томов (частей).

7.3.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению законодательного акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Подшивка документов к ним возможна в отдельные дела, но прием этих документов в Архив Росстандарта осуществляется строго в объединенном виде.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 (двадцать пять) страниц.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы хранятся вместе с прилагаемыми к ним документами.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» от 01.06.1998 г. N 640. (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 23, ст. 2501).

Обращения (предложения, заявления жалобы) граждан по вопросам работы Росстандарта, его структурных подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; копия документа-ответа помещается за документом-запросом.

При формировании дел с перепиской необходимо учитывать то, что все они формируются, как правило, по корреспондентскому признаку.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы по личным делам располагаются по мере их поступления.

7.3.6. Электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел Росстандарта и Регламентом непосредственно в СЭДО.

7.3.7. Дела со дня их заведения до передачи в Архив Росстандарта хранятся по месту их формирования.

7.4. Экспертиза ценности документов

7.4.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертизе ценности подлежат все документы Росстандарта независимо от видов носителей и способов записи.

До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

7.4.2. Экспертиза ценности документов в Росстандарте проводится:

в делопроизводстве — при составлении номенклатуры дел Росстандарта и при подготовке дел к передаче в Архив Росстандарта;

в Архиве Росстандарта — в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

7.4.3. Для организация и проведение экспертизы ценности документов в Росстандарте осуществляется ЦЭК.

7.4.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается Руководителем Росстандарта Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Росархивом.

7.4.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства под методическим руководством сотрудника, ответственного за ведение Архива Росстандарта.

7.4.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив Росстандарта;

отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.4.7. Отбор. документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Росстандарта путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

7.4.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и описи дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и описи дел по личному составу, акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно, по результатам рассмотрения описи дел согласовываются и утверждаются протоколом ЦЭК, после чего представляются на рассмотрение ЭПК.

После утверждения и согласования ЭПК описей дел, описи и акт о выделении к уничтожению утверждаются руководителем Росстандарта, после чего выделенные к уничтожению документы могут быть уничтожены.

7.5. Оформление дел

7.5.1. Оформление дел, по завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности, проводится сотрудниками, отвечающими за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи и под контролем сотрудника, отвечающего за ведение Архива Росстандарта.

7.5.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа — заверителя дела (приложение N 46), составление внутренней описи документов дела оформление реквизитов обложки дела по установленной форме.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение дела в скоросшивателях, не проводится пересистематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, лист-заверитель дела не составляется.

7.5.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложения N 47 — 48):

наименование Росстандарта указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращения наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения — записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Росстандарта; номер тома (части);

заголовок дела — переносится из номенклатуры дел Росстандарта, согласованной с ЭПК ГА РФ и уточненный в процессе формирования дела;

дата дела — указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Если в дело включены документы (приложения), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … годы». Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протокола. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Для обозначения даты документа сначала указывается число, затем месяц и год (число и год обозначаются арабскими цифрами, а название месяца — словом);

срок хранения дела — на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»;

архивный шифр дела — состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи (на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы описей, утвержденных ЭПК ГА РФ. До этого поставляется карандашом).

7.5.4. В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дело и закрепления порядка их расположения все листы, кроме листа — заверителя дела и внутренней описи документов, нумеруются. Нумерация листов в деле производится черным графитовым карандашом или нумератором, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются в каждом томе (каждой части) отдельно.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Схемы, диаграммы, таблицы, фотографии и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала нумеруется конверт, затем очередным номером — каждый лист вложения.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

В случае появления ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле.

7.5.5. Для учета документов определенных категорий дел, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела. В нее включаются сведения о документах.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы о разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле.

Внутренняя опись документов составляется на отдельных листах по установленной форме (приложение N 49).

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела.

К внутренней описи документов дела прилагается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количество листов внутренней описи документов дела. Листы внутренней описи документов дела нумеруются самостоятельно и не входят в количество листов дела.

Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем с расшифровкой подписи, указываются его должность и дата составления внутренней описи документов дела.

7.5.6. В конце дела на листе-заверителе дела составляется заверительная надпись (приложение N 46).

В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, наличие листов с литерными номерами и пропущенных листов, особенности нумерации листов, физического состояния дела и его формирования, отдельно указывается количество листов внутренней описи.

Лист-заверитель дела подписывается с расшифровкой подписи лицом, оформившим дело, указываются его должность и дата оформления дела. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

7.5.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона таким образом, чтобы можно было свободно читать тексты всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. По согласованию с сотрудником, ответственным за ведение Архива Росстандарта документы дела могу, формироваться в архивной папке на завязках, без переплета.

7.6. Составление, оформление описей дел
и актов уничтожения документов

7.6.1. На все завершенные в делопроизводстве структурных подразделений дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями настоящей инструкции, составляются описи дел.

Опись дела — обязательный архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.6.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение N 50); дела временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 51); дела по личному составу (приложение N 52); на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

7.6.3. В Росстандарте в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством сотрудника, ответственного за ведение Архива Росстандарта. По этим описям документы сдаются в Архив Росстандарта.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Росстандарта, которую готовит сотрудник, ответственный за ведение Архива Росстандарта, и по которой он сдает дела на государственное хранение в ГА РФ.

7.6.4. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в Архив Росстандарта не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве (приложение N 53).

7.6.5. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

7.6.6. При составлении описи дел структурными подразделениями соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись под порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи — валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела (индекс каждого дела по номенклатуре дел, который должен соответствовать индексу, проставленному на обложке дела);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименование всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок повторить полностью. При внесении в опись последнего тома добавляется слово «Последний»;

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и для других отметок.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел описи (литерные номера и пропущенные номера).

Аналогичные описи составляются на электронные дела, документы.

7.6.8. Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и согласовывается с начальником Отдела делопроизводства.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один их которых передается вместе с делами в Архив Росстандарта, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

7.6.9. На основании описей дел структурных подразделений сотрудник, ответственный за ведение Архива Росстандарта, составляет опись дел Росстандарта.

К описи дел Росстандарта прилагается историческая справка, предисловие, указатели, оглавление, список сокращений.

7.6.10. Опись дел Росстандарта составляется в четырех экземплярах и рассматривается ЦЭК Росстандарта.

После согласования ЦЭК описи дел Росстандарта в конце ее ставится гриф «Согласовано» с указанием даты заседания ЦЭК, на котором она была одобрена, и номера протокола.

Согласованная ЦЭК опись дел Росстандарта направляется на утверждение в ЭПК ГА РФ.

После утверждения ЭПК опись дел Росстандарта утверждается Руководителем Росстандарта.

7.6.11. Росстандарт составляет также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (уничтожение документов, срок хранения которых определен как «До минования надобности» (ДМН), и копий документов, утративших практическое значение и не имеющих исторической и научной ценности), и уничтожает указанные документы по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел за соответствующий период и их утверждения руководителем Росстандарта.

Акт о выделении к уничтожению документов (приложение N 54), не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации на основе предложений структурных подразделений Росстандарта. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период.

Указанные акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно с описями дел постоянного хранения за этот же период. Согласованные акты утверждаются руководителем структурного подразделения только после утверждения описи дел постоянного хранения ЭПК ГА РФ После этого структурное подразделение передает в Отдел делопроизводства для организации уничтожения документы и дела, включенные в эти акты. Выделенные к уничтожению документы и дела уничтожаются путем измельчения, переработки или другими установленными способами.

В регистрационных карточках документов, других учетных формах делаются отметки об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

7.6.12. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если срок хранения для них истек к 1 января года, в котором составлен акт,

В регистрационных карточках документов, других учетных формах делаются отметки об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

7.7. Подготовка и передача документов в Архив Росстандарта

7.7.1. Структурные подразделения передают в Архив Росстандарта дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача производится только по описям дел.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив Росстандарта не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Документы по личному составу государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы, передаются в архив Росстандарта по истечении 10 лет со дня увольнения.

Дела с исполненными документами временного (до 10 лет включительно) хранения не подлежат передаче в Архив Росстандарта. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

7.7.2. Передача дел в Архив Росстандарта осуществляется по графику, подготовленному Архивом Росстандарта и утвержденному руководителя структурного подразделения, в состав которого входит Отдел делопроизводства.

7.7.3. В период подготовки дел подразделением к передаче в Архив Росстандарта проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.

Выявленные при приеме дел сотрудником, ответственным за ведение Архива Росстандарта, недостатки в формировании дел и их оформлении должны быть устранены делопроизводителями структурных подразделений, передающего документы в Архив Росстандарта.

На экземплярах описи дел поставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника, ответственного за ведение Архива Росстандарта, и сотрудника структурного подразделения.

7.7.4. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения делопроизводители структурного подразделения в период проведения ликвидационных или реорганизационных мероприятий группируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в Архив Росстандарта независимо от сроков хранения дел. Отбор документов к передаче в Архив Росстандарта или к уничтожению осуществляется совместно с членами ЦЭК. По результатам экспертизы ценности документов в структурном подразделении составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, а также акты о выделении дел с пометкой «До минования надобности» к уничтожению. Указанные описи дел и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Акты, согласованные ЦЭК, утверждаются председателем соответствующей ликвидационной комиссии.

7.7.5. Архив Росстандарта ведет учет дел, принятых на хранение. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются на государственное хранение в ГА РФ.

7.7.6. Дела из Архива Росстандарта могут быть выданы во временное пользование сотрудникам структурных подразделений, а также сотрудникам сторонних организаций.

Копии документов и выписки из документов, хранящихся в Архиве Росстандарта, а также архивные справки выдаются по письменным запросам с учетом требований подраздела «Порядок использования документов Архива Росстандарта» настоящей Инструкции.

7.8. Порядок использования документов Архива Росстандарта

7.8.1. Документы Архива Росстандарта используются сотрудниками Росстандарта в служебных целях, другими пользователями в учебных или научных целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

7.8.2. Основными формами использования документов Архива Росстандарта являются:

исполнение запросов сотрудников Росстандарта, путем предоставления информации о документах, выдачи копий документов и выписок из документов, а также выдачи дел во временное пользование;

исполнение запросов граждан социально-правового характера;

предоставление документов пользователям для изучения;

информирование сторонних организаций о наличии и содержании имеющихся в архиве документов;

предоставление документов для экспонирования на выставке, подготовки тематических подборок, публикаций использования средствами массовой информации.

Архив Росстандарта должен рассматривать и исполнять запросы, поступившие в письменной форме и интернет-обращения, содержащие необходимую информацию для получения ответа.

Запрос должен быть зарегистрирован в течение трех рабочих дней с момента его поступления.

Ответ на поступивший в архив Росстандарта запрос предоставляется в течение 30 дней со дня регистрации. Электронные архивные справки заверяются электронной подписью руководства Росстандарта.

7.8.3. Пользователи документов Архива Росстандарта несут ответственность за соблюдение правил работы с документами.

7.8.4. При введении документов Росстандарта в научный оборот пользователи документов Архива Росстандарта обязаны делать ссылки на место хранения документов.

7.8.5. Пользователи на основании письменной заявки могут работать с делами и документами Архива Росстандарта:

в Архиве Росстандарта — с делами;

на своих рабочих местах в помещениях Росстандарта, получив дела во временное пользование на срок не более 10 рабочих дней.

7.8.6. Для работы с документами Архива Росстандарта на бумажных носителях пользователям предоставляются:

дела и документы по теме исследования;

архивные справочники (описи, каталога, обзоры);

систему электронного документооборота (СЭДО).

В ходе работы с документами на бумажных носителях пользователь может делать выписки из документов и копии документов.

Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометки, исправления, подчеркивания.

7.8.7. Отдельные документы и дела из Архива Росстандарта пользователям не предоставляются, может быть отсрочена выдача некоторых документов и дел или ограничен доступ к ним.

7.8.8. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

их плохого физического состояния;

наличия ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

необходимости выполнения служебных заданий сотрудником, отвечающим за ведение Архива Росстандарта;

выдачи дел и документов во временное пользование другим пользователям;

экспонирования заказанных материалов на выставке.

7.8.9. Порядок доступа к документам ограниченного доступа регламентируется в «Инструкции о работе с документами, содержащими сведения ограниченного доступа».

VIII. Изготовление и использование печатей и штампов

8.1. Основные понятия

8.1.1. В настоящей Инструкции применяются следующие основные понятия:

«печать (штамп)» — устройство, содержащее клише печати (штампа) для нанесения оттисков на бумагу или другие материалы;

«факсимиле» — устройство, содержащее клише точного воспроизведения графического оригинала подписи конкретного лица для нанесения оттисков на бумажном носителе;

«оттиск печати (штампа)» — изображение клише печати (штампа) на бумаге или других материалах;

«клише печати (штампа)» — элемент печати (штампа), содержащий зеркальное отображение оттиска печати (штампа);

«мастичная печать (штамп)» — печать (штамп), изготовленная из каучука либо иного подобного материала, обеспечивающего качественное нанесение оттиска элементов печати (штампа) штемпельной краской на бумагу;

«металлическая печать» — печать, изготовленная из металла, обеспечивающего качественное нанесение на сургуче, пластилине или ином пластичном материале оттиска элементов печати;

«печать с изображением Государственного герба Российской Федерации» — печать, содержащая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.

8.1.2. Мастичные печати с изображением Государственного герба Российской Федерации используются для заверения подписи Руководителя Росстандарта, заместителей Руководителя Росстандарта и руководителей структурных подразделений Федерального агентства, заместителя руководителя структурного подразделения Федерального агентства, в ведении которого находятся вопросы делопроизводства, на документах в соответствии с подразделом 9.5 раздела IX настоящей Инструкции.

Металлические печати с изображением Государственного герба Российской Федерации используются для опечатывания международных договоров, упаковок с документами, содержащими сведения особой важности, и специальных помещений, предназначенных для их хранения.

Мастичные печати, имеющие наименования («Для финансовых документов», «Для пакетов», «Для пропусков», «Для путевок» и т.д.), разрешается использовать только по их прямому предназначению.

Мастичные штампы предназначены для оформления, регистрации, учета, списания и уничтожения отправляемых и поступающих документов и используются при ведении делопроизводства в структурных подразделениях Росстандарта.

Металлические номерные печати предназначены для опечатывания служебных помещений, сейфов и хранилищ с материальными и финансовыми средствами, документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, а также портфелей и папок, предназначенных для их хранения.

8.1.3. Структурные подразделения Росстандарта независимо от наличия печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации могут иметь и использовать необходимое количество иных печатей и штампов, которые предназначены для заверения справок, временных и разовых пропусков, описей к передаваемым (высылаемым) документам и материалам, выписок из приказов, распоряжений и других документов, а также опечатывания пакетов с корреспонденцией.

Порядок хранения и использования печатей, штампов определяется настоящей Инструкцией.

8.1.4. Проставление оттиска печати с изображением Государственного герба Российской Федерации осуществляется заместителем Руководителя Росстандарта, курирующего вопросы материально-технического обеспечения центрального аппарата Росстандарта.

8.1.5. Порядок хранения и использования печатей, штампов определяется настоящей Инструкцией.

8.2. Технические требования к изготовлению
клише печатей, штампов

8.2.1. Печати и штампы должны быть изготовлены таким образом, чтобы при их проверке и использовании на документе оставался четкий оттиск всех элементов изображения. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые несоответствия: выдавливание штемпельной краски за края печатных элементов, искажение элементов изображения на оттиске, а также смазывание и стирание и иные дефекты оттиска.

8.2.2. Размеры шрифтов, используемых при изготовлении печатей и штампов, не должны значительно отличаться друг от друга. Допускается выделение более крупным шрифтом в штампах наименования структурного подразделения Росстандарта.

8.2.3. В оттиске должны проявляться все обязательные и дополнительные элементы изображения и защиты.

8.2.4. Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации может изготавливаться в одном или нескольких экземплярах. При этом на клише экземпляра N 1 печати с изображением Государственного герба Российской Федерации номер экземпляра не проставляется, на других экземплярах печати последующий номер обозначается арабскими цифрами.

Допускается на клише экземпляров печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, за исключением экземпляра N 1, изображать дополнительный текст (например, «Для хозяйственных и денежных документов»).

При необходимости могут изготавливаться дубликаты экземпляров печати с изображением Государственного герба Российской Федерации. В этом случае на клише дубликата печати, кроме номера экземпляра, дополнительно воспроизводится буква «Д» и через дефис — порядковый номер дубликата, начиная с римской цифры I для первого дубликата печати (например: второй дубликат экземпляра N 2 печати с изображением Государственного герба Российской Федерации имеет номер «2Д-П»).

8.2.5. Печати изготавливаются, как правило, круглой формы. По окружности указывается полное или сокращенное наименование Росстандарта или структурного подразделения, а в середине — номер печати или ее предназначение (например: «N 2», или «Для пакетов»).

8.3. Порядок изготовления печатей и штампов

8.3.1. Печати и штампы изготавливаются в соответствии с требованиями постановления Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», ГОСТ Р 51511-2001 «Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденным постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. N 573-ст, предприятиями, имеющими соответствующие лицензии и сертификаты наличия технических и технологических возможностей.

8.3.2. Заявки на изготовление необходимых печатей и штампов готовятся структурными подразделениями Росстандарта, подписываются их руководителями и направляются в адрес руководителя структурного подразделения Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения.

8.3.3. Основаниями для оформления заявки на изготовление печатей и штампов являются:

— изменения в системе федеральных органов исполнительной власти;

— изменения структуры центрального аппарата Росстандарта;

— заключения по материалам служебной проверки по фактам утраты печатей и штампов;

— акты об износе или повреждении печатей и штампов;

— требования нормативных документов по ведению делопроизводства и хозяйственной деятельности.

8.3.4. Заявка оформляется на имя руководителя структурного подразделения Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения с указанием оснований, изложенных в пункте 3.3 настоящей Инструкции, сведений о сотруднике, который назначен ответственным за получение, хранение и использование печатей (штампов), и количества заказываемых печатей (штампов) с приложением схематичных изображений (образцов) печатей (штампов) и их описанием.

8.3.5. Образцы и количество печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации, а также иных печатей и штампов утверждаются Руководителем Росстандарта.

8.3.6. Заявки на изготовление печатей и штампов оформляются в виде служебной записки, регистрируются в системе электронного документооборота (СЭДО) и после их исполнения хранятся в структурном подразделении Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения.

8.3.7. Получение изготовленных печатей и штампов от полиграфических и штемпельно-граверных предприятий осуществляется структурным подразделением Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения, по доверенности, оформленной в установленном для получения материальных средств порядке.

8.4. Порядок учета, выдачи, использования
и хранения печатей и штампов

8.4.1. Изготовленные и полученные печати и штампы подлежат учету в структурном подразделении Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения, и дальнейшей передаче в структурные подразделения Росстандарта, где учитываются в Журнале учета печатей и штампов.

Учет изготовленных печатей и штампов, выдача их ответственным лицам структурных подразделений Федерального агентства, заказавших печать (штамп), производится на основании соответствующей заявки на их изготовление.

Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, а также иные печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах, опечатываемых номерной металлической печатью сотрудника, ответственного за их хранение.

8.4.2. Ответственность за организацию использования печати с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на заместителя Руководителя, курирующего вопросы материально-технического обеспечения центрального аппарата Росстандарта.

Ответственность за хранение и использование иных печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений Росстандарта.

Печати и штампы выдаются сотруднику Росстандарта, назначенному руководителем соответствующего структурного подразделения Росстандарта ответственным за их хранение и использование, под роспись в Журнале учета печатей и штампов структурным подразделением Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения, кроме металлических печатей, которые выдаются структурным подразделением Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы режимно-секретной работы.

8.4.3. В период временного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь) сотрудника, ответственного за хранение и использование печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации, а также иных печатей и штампов, они передаются сотруднику, временно исполняющему обязанности отсутствующего сотрудника.

8.4.4. При увольнении сотрудников или их перемещении по службе печати и штампы сдаются ими руководителю соответствующего структурного подразделения Росстандарта, а металлические печати сдаются лично в структурное подразделение Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы режимно-секретной работы.

8.4.5. Наличие печатей и штампов, правильность их хранения и использования проверяются не реже одного раза в год комиссией по проверке наличия документов с грифом «Для служебного пользования», назначаемой приказом Руководителя Росстандарта.

8.4.6. При обнаружении фактов утраты, хищения или порчи печатей (штампов), а также их незаконного использования на основании приказа Руководителя Росстандарта проводится служебная проверка, по итогам которой к виновным лицам применяются меры в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, а также принимается решение об изготовлении дубликатов, списании с учета или уничтожении печати (штампа).

8.4.7. В случае утраты печатей и штампов, в том числе с изображением Государственного герба Российской Федерации, заместителем Руководителя, курирующего вопросы материально-технического обеспечения центрального аппарата Росстандарта, или руководителями структурных подразделений Росстандарта, ответственными за их хранение и использование, немедленно представляется доклад руководству Росстандарта и принимаются меры к их замене.

8.4.8. При увольнении или перемещении по службе руководителя структурного подразделения Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы режимно-секретной работы, в актах приема-передачи дел указываются сведения о наличии и передаче печатей и штампов, находящихся на учете в данном структурном подразделении.

8.4.9. Отбор и уничтожение выведенных из действия, а также изношенных или пришедших в неработоспособное состояние печатей и штампов осуществляется комиссией, состоящей из сотрудников структурных подразделений Росстандарта, в ведении которых находятся вопросы режимно-секретной работы, материально-технического обеспечения и делопроизводства.

8.4.10. В акте на уничтожение печатей и штампов в обязательном порядке указываются их наименования, количество и номера экземпляров, регистрационные номера по Журналу учета печатей и штампов, способ их уничтожения, а также воспроизводятся оттиски уничтожаемых печатей и штампов.

На основании вышеуказанного акта структурным подразделением Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы режимно-секретной работы, или структурным подразделением Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения, оформляется акт о списании материальных средств, который после утверждения передается в структурное подразделение Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы бухгалтерского учета и отчетности.

8.4.11. Уничтожение металлических печатей производится путем полного списывания текста или расплавления клише печатей, а мастичных печатей и штампов путем сожжения или измельчения клише печатей и штампов с последующим сожжением.

8.4.12. Запрещается хранить печати и штампы в местах, не предназначенных и не оборудованных для хранения, передавать их другим сотрудникам Росстандарта без письменного оформления передачи или списания (уничтожения).

8.4.13. Передача печатей и штампов Росстандарта, в том числе с изображением Государственного герба Российской Федерации, иным лицам запрещена.

8.4.14. Вынос печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации из административного здания Росстандарта производится в порядке, установленном для доставки секретных документов.

8.4.15. При проведении организационно-штатных мероприятий в Росстандарте находящиеся на учете или в пользовании печати и штампы сдаются в структурное подразделение Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы режимно-секретной работы, или в структурное подразделение Федерального агентства, в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения.

8.5. Перечень документов, на которых проставляется мастичная
печать с изображением Государственного герба
Российской Федерации (гербовая)

8.5.1. Мастичная печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая) проставляется на следующие виды документов:

1) Доверенности на право получения финансовых средств и материальных ценностей, заключения финансовых сделок, подписания государственных контрактов, договоров, получения корреспонденции, материальных ценностей, представления интересов Росстандарта по техническому регулированию и метрологии в судах, Федеральной антимонопольной службе, иных органах государственной власти и организациях и на их копиях.

2) Банковские документы Росстандарта для кредитных организаций.

3) Карточки с образцами подписей сотрудников Росстандарта и оттисков печатей Росстандарта для кредитных организаций.

4) Справки о начислении заработной платы формы N 2-НДФЛ, для оформления и перерасчета пенсий, денежные аттестаты и иные финансовые документы, предоставляемые сотрудникам Росстандарта.

5) Финансовые документы и отчеты Росстандарта, представляемые в органы государственной власти, Федеральное казначейство, Счетную палату Российской Федерации, налоговые и статистические органы, внебюджетные фонды.

6) Извещения на осуществление расчетов между учреждениями, подведомственными Росстандарта.

7) Извещения на осуществление расчетов между учреждениями, подведомственными Росстандарта

Отчеты Росстандарта о выполнении технических заданий и финансовые отчеты к ним по предоставлению субсидий.

9) Бюджетная роспись центрального аппарата Росстандарта и его Межрегиональных территориальных управлений.

10) Лимиты бюджетных обязательств Росстандарта.

11) Бюджетные сметы Росстандарта.

12) Кассовый план Росстандарта.

13) Планы финансово-хозяйственной деятельности федеральных бюджетных учреждений государственных региональных центров стандартизации, метрологии и испытаний, подведомственных Росстандарту.

14) Исходные данные и результаты расчетов объема нормативных затрат на оказание федеральным бюджетным учреждениям государственным региональным центрам стандартизации, метрологии и испытаний государственных услуг и нормативных затрат на содержание имущества федеральных бюджетных учреждений, подведомственных Росстандарту.

15) Соглашения о порядке и условиях предоставления субсидии на финансовое обеспечение выполнения Росстандартом государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ).

16) Программы деятельности федеральных государственных унитарных предприятий, подведомственных Росстандарту.

17) Отчеты руководителей федеральных государственных унитарных предприятий, подведомственных Росстандарту.

18) Прейскуранты федеральных бюджетных учреждений государственных региональных центров стандартизации, метрологии и испытаний и федеральных государственных унитарных предприятий, подведомственных Росстандарту, на государственные услуги по регулируемым тарифам.

19) Заявления Росстандарта на получение в Удостоверяющем центре Федерального казначейства сертификата ключа проверки электронной подписи сотрудников Росстандарта.

20) Государственные задания федеральных государственных учреждений, подведомственных Росстандарту.

21) Положения о закупке товаров, работ и услуг федеральных бюджетных учреждений государственных региональных центров стандартизации, метрологии и испытаний, подведомственных Росстандарту.

22) Свидетельства об утверждении типа средств измерений или стандартных образцов, выдаваемые Росстандартом.

23) Акты (приема объектов, оборудования, выполнения работ, оказания услуг, списания материальных средств, аренды помещений, экспертизы и т.п.).

24) Государственные контракты, договора и дополнительные соглашения на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, для нужд Росстандарта, а также технические задания и спецификации к ним.

25) Договора о материальной ответственности сотрудников Росстандарта.

26) Гарантийные письма Росстандарта на выполнение работ, оказание услуг и поставку товаров.

27) Копии документов, подписанных Руководителем, заместителями Руководителя и руководителя структурных подразделений Росстандарта для подтверждения их подлинности.

28) Положение о Росстандарта.

29) Штатные расписания центрального аппарата Росстандарта и его территориальных органов.

30) Акты Росстандарта по делам об административных правонарушениях.

31) Почетная грамота, благодарность Руководителя Росстандарта.

32) Командировочные удостоверения сотрудников Росстандарта.

33) Наградные листы, протоколы вручения государственных наград сотрудникам Росстандарта.

34) Служебные контракты, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, заключенные с сотрудниками центрального аппарата Росстандарта, а также с руководителями федеральных бюджетных учреждений, подведомственных Росстандарту.

35) Телеграммы с уведомлением об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей в центральном аппарате Росстандарта.

36) Телеграммы о включении в кадровый резерв центрального аппарата Росстандарта.

37) Представления к назначению пенсии за выслугу лет сотрудников Росстандарта.

38) Карточки учета организации — Росстандарта.

39) Заявка на оформление виз сотрудникам Росстандарта для заграничных командировок.

40) Заявка на оформление заграничных служебных паспортов сотрудников Росстандарта.

41) Гарантийные письма для оформления ходатайства на въезд иностранных граждан в Российскую Федерацию по приглашению Росстандарта.

42) Анкеты, учетные карточки для оформления заграничных служебных паспортов сотрудников Росстандарта.

43) Акты об уничтожении заграничных служебных паспортов сотрудников Росстандарта.

44) Заявка на оформление, переоформление, продление пропусков сотрудников Росстандарта в Консульский департамент Министерства иностранных дел Российской Федерации.

45) Заявка на оформление, переоформление, продление обслуживания Росстандарта в Консульском департаменте Министерства иностранных дел Российской Федерации.

8.5.2. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовые) также проставляются и на других документах, где требуется заверение их подлинности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Согласовано

Руководитель
Федерального архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
6 июня 2016 г.

Приложения

Приложение N 1
к пп. 2.3.3. Инструкции

Образец расположения реквизитов на угловом бланке
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 2
к пп. 2.3.3. Инструкции

Образец расположения реквизитов на продольном бланке
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 3
к пп. 3.2.6. Инструкции

Формат бланка A4 (210 x 297 мм). Порядковый номер бланка проставляется на оборотной стороне листа.

Образец формы бланка приказа
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 4
к пп. 3.2.6. Инструкции

Образец оформления проекта приказа
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 5
к пп. 3.2.6. Инструкции

Образец оформления проекта приказа о командировании
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 6
к пп. 3.3.1. Инструкции

Образец положения о структурном подразделении
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 7
к пп. 3.4.3. Инструкции

СПИСОК
лиц, участвующих в совещания у заместителя Руководителя
Федерального агентства по техническому регулированию
и метрологии Б.М. Потемкина

Образец оформления списка участников совещания
в Федеральном агентстве по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 8
к пп. 3.4.3. Инструкции

ПОВЕСТКА
совещания у заместителя Руководителя Федерального агентства
по техническому регулированию и метрологии Б.М. Потемкина

О ходе подготовки к проведению
общероссийского дня приема граждан 14 декабря 2015 г.

I. О ходе подготовки к проведению общероссийского дня приема
граждан 14 декабря 2015 г.

Докладчик: Кожевникова Т.Я. — заместитель начальника Управления административной работы и внешних связей — начальник отдела делопроизводства, контроля исполнения и архива.

II. Об оборудовании места регистрации и ожидания заявителей
в холле на 1-м этаже.

Докладчики:

Прокунин М.В. — заместитель начальника Финансово-экономического управления — начальник отдела технического и социального обеспечения

Флигов Е.А. — директор ФГУЭП ДАЗ ГОССТАНДАРТА РОССИИ

III. О готовности межрегиональных территориальных управлений
к проведению общероссийского дня приема граждан
14 декабря 2015 г.

Докладчик: Макаренко С.С. — начальник Управления государственного надзора и контроля.

Образец оформления повестки совещания
в Федеральном агентстве по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 9
к пп. 3.4.5. Инструкции

Формат бланка A4 (210 x 297 мм). Порядковый номер бланка
проставляется на оборотной стороне листа.

Образец бланка протокола
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 10
к пп. 3.4.5. Инструкции

Образец оформления протокола
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 11
к пп. 3.4.5. Инструкции

Образец оформления проекта краткого протокола
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 12
к пп. 3.4.5. Инструкции

Образец оформления протокола совещания у Руководителя
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 13
к пп. 3.4.5. Инструкции

Образец оформления протокола
оперативного совещания у Руководителя
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 14
к пп. 3.4.5. Инструкции

Образец оформления протокола заседания рабочей группы
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 15
к пп. 3.5.4. — 3.5.15. Инструкции

Образец оформления служебного письма
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 16
к пп. 3.5.4. — 3.5.15. Инструкции

Образец расположения реквизитов служебного письма
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 17
к пп. 3.5.4. — 3.5.15. Инструкции

Формат бланка A4 (210 x 297 мм). Порядковый номер бланка
проставляется на оборотной стороне листа.

Образец формы бланка
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 18
к пп. 3.5.4. — 3.5.15. Инструкции

Формат бланка A4 (210 x 297 мм). Порядковый номер бланка
проставляется на оборотной стороне листа.

Образец формы бланка Руководителя
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 19
к пп. 3.5.4. — 3.5.15. Инструкции

Формат бланка A4 (210 x 297 мм). Порядковый номер бланка
проставляется на оборотной стороне листа.

Образец формы бланка заместителя Руководителя
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 20
к пп. 3.6.1. Инструкции

Формат бланка A4 (210 x 297 мм). Порядковый номер бланка
проставляется на оборотной стороне листа.

Образец формы международного бланка
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 21
к пп. 3.6.1. Инструкции

Образец оформления международного бланка
Федерального агентства по техническому регулированию
и метрологии на английском языке

Приложение N 22
к пп. 3.6.1. Инструкции

Образец оформления перевода текста письма
на международном бланке Федерального агентства
по техническому регулированию и метрологии
на английском языке

Приложение N 23
к пп. 3.6.1. Инструкции

Образец оформления международного бланка
Федерального агентства по техническому регулированию
и метрологии на русском языке

Приложение N 24
к пп. 3.7.1. Инструкции

Образец бланка телеграммы
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 25
к пп. 3.7.1. Инструкции

Образец оформления бланка и текста телеграммы
Федерального агентства по техническому регулированию
и метрологии, направляемой через ФГУП «Почта России»

Приложение N 26
к пп. 3.7.1. Инструкции

Образец оформления бланка и текста телеграммы
Федерального агентства по техническому регулированию
и метрологии, направляемой с помощью специального
программного обеспечения ПАО «Центральный телеграф»

Приложение N 27
к пп. 3.7.2. Инструкции

Образец бланка факсограммы
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 28
к пп. 3.7.2. Инструкции

Образец оформления бланка факсограммы
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 29
к пп. 3.8.12. Инструкции

Образец оформления ответа на обращение гражданина,
поступившее в Федеральное агентство по техническому
регулированию и метрологии в соответствии с письмом
иного органа государственной власти

Приложение N 30
к пп. 3.8.12. Инструкции

Образец оформления письма о перенаправлении
по принадлежности обращения гражданина, поступившего
в Федеральное агентство по техническому регулированию
и метрологии, в иной орган государственной власти
или организацию

Приложение N 31
к пп. 3.8.12. Инструкции

Образец оформления письма о направлении запроса
в иной орган государственной власти или организацию

Приложение N 32
к пп. 3.8.12. Инструкции

Образец оформления ответа на обращение гражданина,
поступившее в Федеральное агентство по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 33
к пп. 3.9.1. Инструкции

Формат бланка A4 (210 x 297 мм). Порядковый номер бланка
проставляется на оборотной стороне листа.

Образец бланка служебной записки
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 34
к п. 3.10. Инструкции

Образец бланка поручения Руководителя
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 35
к пп. 3.10. Инструкции

Образец бланка перечня поручений Руководителя
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 36
к пп. 3.10. Инструкции

В целях исполнения абзаца 2 письма Аппарата Правительства Российской Федерации от 19 ноября 2014 г. N П4-56171 о направлении в ФСБ России предложений о распространении или нераспространении проекта постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении требований к антитерростической защищенности объектов (территорий), находящихся в ведении федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных организаций, и формы паспорта безопасности таких объектов (территорий)» на объекты (территории), находящиеся в ведении федеральных органов исполнительной власти, их территориальных управлений и подведомственных организаций, прошу в срок до 24 декабря 2014 г. направить в адрес Управления административной работы и внешних связей информацию об объектах (территорий), находящихся в ведении Росстандарта, его территориальных органов и подведомственных организаций, и не относящихся к потенциально опасным и критически важным объектам (территориям), к местам массового пребывания людей и не подлежащих обязательной охране полицией.

А.В.АБРАМОВ

Образец оформления поручения Руководителя
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 37
к пп. 3.10. Инструкции

1. Обеспечить в 2015 году в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных Росстандарту, предоставление российским компаниям-разработчикам приоритетных национальных, межгосударственных и международных стандартов субсидий из федерального бюджета на возмещение части затрат, осуществленных в 2014 — 2015 годах на разработку таких стандартов, за исключением стандартов, разработанных по государственным контрактам (абзац 1 пункта 1 Перечня поручений).

Подготовить на имя Министра промышленности и торговли Российской Федерации Д.В. Мантурова итоговый доклад об исполнении настоящего пункта за подписью Руководителя Росстандарта.

О ходе исполнения настоящего пункта докладывать Руководителю Росстандарта ежеквартально до 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Первый доклад представить до 4 апреля 2015 г.

Ответственный исполнитель: Канищева Т.Д.

Срок исполнения — 30 ноября 2015 г.

2. Обеспечить необходимую корректировку подпрограммы N 12 «Развитие системы технического регулирования, стандартизации и обеспечение единства измерений» государственной программы Российской Федерации «Развитие промышленности и повышение ее конкурентоспособности», утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации N 328 (абзац 2 пункта 1 Перечня поручений).

Подготовить на имя Министра промышленности и торговли Российской Федерации Д.В. Мантурова итоговый доклад об исполнении настоящего пункта за подписью Руководителя Росстандарта.

О ходе исполнения настоящего пункта докладывать Руководителю Росстандарта еженедельно на оперативном совещании.

Ответственный исполнитель: Русс В.Г.

Срок исполнения — 31 марта 2015 г.

3. Обеспечить в 2015 — 2017 годах финансирование работ по стандартизации продукции, выпускаемой по государственному оборонному заказу, в частности предусмотрев соответствующие бюджетные ассигнования в объеме не менее 150,0 млн.рублеЙ в 2015 году в рамках ФЦП 1 и представить в Минпромторг России согласованные предложения. (абзац 1 пункта 2 Перечня поручений).

О ходе исполнения настоящего пункта докладывать Руководителю Росстандарта еженедельно на оперативном совещании.

Ответственный исполнитель: Зажигалкин А.В.

Срок исполнения — 27 февраля 2015 г.

4. Проработать вопрос о передаче в ведение Росстандарта ФГУП «Рособоронстандарт» и представить в Минпромторг России согласованные предложения (абзац 2 пункта 2 Перечня поручений).

О ходе исполнения настоящего пункта докладывать Руководителю Росстандарта в срок до 25 числа каждого месяца.

Ответственный исполнитель: Канищева Т.Д.

Срок исполнения — 31 марта 2015 г.

1. Проработать совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, государственными компаниями, институтами развития и бизнес-сообществом вопрос о введении обязательной оценки (экспертизы) технологических решений, предусматриваемых при планировании и реализации крупных инфраструктурных проектов, формировании и реализации государственных программ, разработке проектов нормативных правовых актов Российской Федерации, в частности на предмет применения стандартизованных технологий, обеспеченности метрологической инфраструктурой, потребности в ресурсном (материалах, оборудования, компонентов, техники и т.п.) и кадровом обеспечении (пункт 4 Перечня поручений) и представить в Минпромторг России согласованные предложения.

О ходе исполнения настоящего пункта доложить Руководителю Росстандарта 30 января 2015 г., 16 февраля 2015 г.

Ответственный исполнитель: Зажигалкин А.В.

Срок исполнения — 27 февраля 2015 г.

6. Рассмотреть возможность создания региональной инфраструктуры (сети консалтинговых компаний) развития промышленности на базе существующих в регионах центров компетенции (индустриальные парки, центры коллективного пользования, центры инноваций, центры поддержки экспорта, центры поддержки МСП, ЦСМ Росстандарта, территориальные управления Минпромторга России), оказывающих комплексные услуги по постановке на производство новой продукции, внедрению новых технологий, повышению качества производимой продукции, обеспечению доступа российской продукции на внутренние и внешние рынки и представить в Минпромторг России согласованные предложения (пункт 5 Перечня поручений).

О ходе исполнения настоящего пункта докладывать Руководителю Росстандарта в срок до 25 числа каждого месяца.

Ответственный исполнитель: Булыгин Ф.В.

Срок исполнения — 31 марта 2015 г.

7. Обеспечить в 2015 — 2016 годах финансирование мероприятий по совместному продвижению национальных проектов в области качества, прежде всего премии Правительства Российской Федерации в области качества и Знака качества российской продукции, предусмотрев соответствующие бюджетные ассигнования в объеме не менее 15 млн.рублей в 2015 году в рамках соответствующих подпрограмм государственной программы Российской Федерации «Развитие промышленности и повышение ее конкурентоспособности» (пункт 6 Перечня поручений).

Ответственный исполнитель: Русс В.Г.

Срок исполнения — 21 января 2015 г.

8. Проработать совместно с ОАО «Станкопром» (Макаров С.И.) вопрос метрологического обеспечения производства суперпрецизионных станков (пункт 7 Перечня поручений).

О ходе исполнения настоящего пункта доложить Руководителю Росстандарта 30 января 2015 г., 16 февраля 2015 г.

Срок исполнения — 27 февраля 2015 г.

А.В.АБРАМОВ

Образец оформления перечня поручений Руководителя
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 38
к пп. 3.11.4. Инструкции

Образец бланка доверенности
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 39
к пп. 3.12.1. Инструкции

Образец продольного бланка
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 40
к пп. 4.2.11. Инструкции

ПЕРЕЧЕНЬ
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, НЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ РЕГИСТРАЦИИ В ФЕДЕРАЛЬНОМ
АГЕНТСТВЕ ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ

1. Книги и периодические издания

2. Счета

3. Первичная бухгалтерская документация

4. Приглашения

5. Поздравления и личная корреспонденция

6. Рекламные материалы

Приложение N 41
к пп. 4.3.6. Инструкции

ПЕРЕЧЕНЬ
ЦИФРОВЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ (ИНДЕКСОВ), ПРИСВАИВАЕМЫХ СТРУКТУРНЫМ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ
РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ

1. Управление административной работы и внешних связей

2. Финансово-экономическое управление

3. Управление технического регулирования и стандартизации

4. Управление метрологии

5. Управление государственного надзора и контроля

6. Информационно-аналитическое управление

7. Режимно-секретный отдел

8. Отдел мобилизационной подготовки

9. Пресс-служба

10. Секретариат Руководства Росстандарта

11. Контрольно-ревизионное управление

Приложение N 42
к пп. 7.1.3. Инструкции

Образец номенклатуры дел
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Приложение N 43
к пп. 7.1.3. Инструкции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Образец номенклатуры дел
структурного подразделения Федерального агентства
по техническому регулированию и метрологии

———————————

<*> К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по соответствующей форме, указанной в приложении N 44, и делается отметка о передаче итоговых сведений в Отдел делопроизводств.

Приложение N 44
к пп. 7.1.12. Инструкции

Итоговая запись
о категориях и количестве дел,
заведенных в ____ году в Росстандарте

Образец итоговой записи о категориях и количестве дел,
заведенных в Федеральном агентстве по техническому
регулированию и метрологии за истекший год

Приложение N 45
к пп. 7.2.3. Инструкции

Выдано во временное пользование (читальный зал):

Формат A4 (210 x 297 мм)

Образец карты-заверителя дела

Приложение N 46
к пп. 7.5.2. Инструкции

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____________

В деле подшито и пронумеровано _____________________________________ листов
                                        (цифрами и прописью)
с N ______________________________ по N ____________________________, в том
числе:
литерные номера листов
___________________________________________________;
пропущенные номера листов
___________________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________

Наименование должности
работника                           Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Образец листа-заверителя дела

Приложение N 47
к пп. 7.5.3. Инструкции

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                  (наименование государственного архива)
    ___________________________________________________________________
    ___________________________________________________________________
                        (наименование организации)
    ___________________________________________________________________
    ___________________________________________________________________
                 (наименование структурного подразделения)

                           ДЕЛО N ___ ТОМ N ___

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

    ___________________________________________________________________
                             (заголовок дела)
    ___________________________________________________________________
                              (крайние даты)

                                                       На __________ листах
                                                       Хранить ____________

┌──────────────────┐
│Ф. N _____________│
│Оп. N ____________│
│Д. N _____________│
└──────────────────┘

Формат A4 (210 x 297 мм)

Образец обложки дела

Приложение N 48
к пп. 7.5.3. Инструкции

                                                         Ф. N _____________
                                                        ОП. N _____________
                                                         Д. N _____________

                ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                   ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ
                        РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ
                               (Росстандарт)

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
          (наименование структурного подразделения Росстандарта)

                  ДЕЛО N ____________ ТОМ N _____________

___________________________________________________________________________
                             (заголовок дела)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                              (крайние даты)

                                                       На __________ листах
                                                       Хранить ____________

Ф. N ____________
ОП. N ___________
Д N _____________

Образец оформления обложки дела

Приложение N 49
к пп. 7.5.5. Инструкции

                             ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                           документов дела N ___

Итого _________________________________________________________ документов.
                         (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________________.
                                             (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела                     Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Формат A4 (210 x 297 мм)

Образец внутренней описи документов дела

Приложение N 50
к пп. 7.6.2. Инструкции

Федеральное агентство
по техническому регулированию
и метрологии                                    УТВЕРЖДАЮ
                                                Руководитель Росстандарта
Фонд N _____                                    Подпись      Расшифровка
                                                             подписи
ОПИСЬ N __________                              Дата
дел постоянного хранения
за ________ год

    В данный раздел описи внесено ____________________________________ дел,
                                          (цифрами и прописью)
с N _________________________ по N __________________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности
составителя описи                      Подпись          Расшифровка подписи

Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив)        Подпись          Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО                            УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК Росстандарта              Протокол ЭПК ГА РФ
от ___________ N ____                  от ___________ N ____

Формат A4 (210 x 297 мм)

Образец описи дел, документов постоянного хранения

Приложение N 51
к пп. 7.6.2. Инструкции

Федеральное агентство по
техническому регулированию
и метрологии

Фонд N _____                                    УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N __________                              Руководитель Росстандарта
дел временных (свыше 10 лет)
сроков хранения                                 Подпись      Расшифровка
                                                             подписи
за ________ год                                 Дата

    В данный раздел описи внесено ____________________________________ дел,
                                          (цифрами и прописью)
с N _________________________ по N __________________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности
составителя описи                      Подпись          Расшифровка подписи

Наименование должности
сотрудника, ответственного
за ведение Архива Росстандарта         Подпись          Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Росстандарта
от ___________ N ____

Формат A4 (210 x 297 мм)

Образец описи дел, документов временных
(свыше 10 лет) сроков хранения

Приложение N 52
к пп. 7.6.2. Инструкции

Федеральное агентство по
техническому регулированию
и метрологии

Фонд N _____                                    УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N __________                              Руководитель Росстандарта
дел по личному составу
                                                Подпись      Расшифровка
за ________ год                                              подписи
                   Дата

    В данный раздел описи внесено ____________________________________ дел,
                                          (цифрами и прописью)
с N _________________________ по N __________________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности
составителя описи                      Подпись          Расшифровка подписи

Наименование должности
сотрудника, ответственного
за ведение Архива Росстандарта         Подпись          Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО                                      УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК Росстандарта              Протокол ЭПК ГА РФ
от ___________ N ____                  от ___________ N ____

Формат A4 (210 x 297 мм)

Образец описи дел, документов по личному составу

Приложение N 53
к пп. 7.6.4. Инструкции

Федеральное агентство по
техническому регулированию
и метрологии

Наименование структурного
подразделения

ОПИСЬ N __________
дел __________________

В данную опись внесено ________________________________________________ дел
                                     (цифрами и прописью)
с N _________________________ по N __________________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности
руководителя структурного
подразделения                          Подпись          Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО
Начальник Отдела делопроизводства

Подпись           Расшифровка           от _______________ N _____
                  Подписи

Дата

Передал _______________________________________________________________ дел
                              (цифрами и прописью)
и _______________________ регистрационно-контрольных картотек к документам.
    (цифрами и прописью)

Наименование должности работника
структурного подразделения             Подпись          Расшифровка подписи

Принял ________________________________________________________________ дел
                            (цифрами и прописью)
и ______________________________________________ регистрационно-контрольных
               (цифрами и прописью)
картотек к документам.

Наименование должности
сотрудника, ответственного
за ведение Архива Росстандарта          Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Формат A4 (210 x 297 мм)

Образец описи дел структурного подразделения (постоянного
срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения,
по личному составу

———————————

<*> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.

Приложение N 54
к пп. 7.6.11. Инструкции

Федеральное агентство по
техническому регулированию
и метрологии

             АКТ
                                                УТВЕРЖДАЮ
____________ N __________                       Руководитель Росстандарта

о выделении к уничтожению                       Подпись      Расшифровка
архивных документов,                                         подписи
не подлежащих хранению                          Дата

На основании ______________________________________________________________
             (название и выходные данные  перечня  документов  с  указанием
             сроков их хранения)
отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности и
утратившие практическое значение документа фонда N ________________________
                                                       (название фонда)

Итого ____________________ ед. хр. за _______________________________ годы.
      (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____________________ годы утверждены ЭПК
___________________________________________________________________________
                    (наименование архивного учреждения)
(протокол от _____________________ N _______________)

Наименование должности
сотрудника, ответственного
за ведение Архива Росстандарта           Подпись        Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Росстандарта
от _____________ N ______
_________________________

Документы в количестве ___________________________________________ ед. хр.:
- на бумажном носителе весом _____________________________________ кг сданы
на уничтожение;
- на электронном носителе сданы на уничтожение ____________________________
___________________________________________________________________________
                           (способ уничтожения)

Наименование должности работника,
сдавшего документы                          Подпись     Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности
сотрудника, ответственного
за ведение Архива Росстандарта              Подпись     Расшифровка подписи

Дата

Формат A4 (210 x 297 мм)

Образец акта о выделении к уничтожению
архивных документов, не подлежащих хранению

———————————

<*> При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации, графы 4, 5 не заполняются.

Приложение N 55
к пп. 3.1.2. Инструкции

I. Общепринятые требования к подготовке
проектов нормативных актов

1.1. Подготовка и оформление проектов
законодательных актов Российской Федерации

1.1.1. Разработка проектов федеральных законов (законопроектов) осуществляется Росстандартом на основании поручений Правительства Российской Федерации и Министерство промышленности и торговли Российской Федерации в соответствии с принимаемыми Правительством Российской Федерации программами и планами законопроектной деятельности.

Законопроект представляется в федеральный орган исполнительной власти (Министерство промышленности и торговли Российской Федерации) для последующего его внесения в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения законопроекта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании законопроекта или отсутствии согласования (с указанием причин). Сопроводительное письмо подписывается Руководителем Росстандарта или лицом, исполняющим его обязанности. Законопроект визируется лицом, вносящим законопроект, и согласовывается в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260.

1.1.2. Законопроекты, подготовленные Росстандартом для внесения в Правительство Российской Федерации, направляются в Министерство промышленности и торговли Российской Федерации с приложением следующих сопроводительных материалов:

пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта;

финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);

перечень актов федерального законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с данным законом;

заключение Министерства юстиции Российской Федерации о соответствии законопроекта законодательству Российской Федерации.

1.1.3. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Правительство Российской Федерации, печатается шрифтом Times New Roman размером 15 на стандартных листах бумаги формата A4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: «Вносится Правительством Российской Федерации». Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии 2 межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».

1.1.4. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование государства печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

Наименование вида акта отделяется от первого реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman размером не более 17 и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН

или

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал шрифтом Times New Roman размером 14, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса. Точка в конце заголовка не ставится.

Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется, например:

О внесении изменений в законодательные акты
Российской Федерации об административных правонарушениях
в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

или

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского
кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет
и во внебюджетные фонды

Текст отделяется от заголовка 3 — 4 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала. Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части), разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи. Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

ЧАСТЬ I
ГРАЖДАНСКОГО КОДЕКСА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком § имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Проекты федерального закона
Российской Федерации

Вносится Правительством
Российской Федерации

Проект

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

Об архивном деле в Российской Федерации

Глава 1. Общие положения

Глава 8. Международное сотрудничество

Статья 28. Международное сотрудничество в области архивного дела

Органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные.

1.1.5. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа — печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 2 интервала, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

К проекту федерального закона «О внесении изменений в статью
1 Закона Российской Федерации «О подоходном налоге
с физических лиц»

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 2 — 3 и печатается через интервал 1,5 на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

1.2. Подготовка и оформление проектов актов
Президента Российской Федерации

1.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (Указов и Распоряжений) Президента Российской Федерации производятся Росстандартом в соответствии с порядком, устанавливаемым Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, и настоящей Инструкцией.

1.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации представляются в федеральный орган исполнительной власти (Министерство промышленности и торговли Российской Федерации) для последующего их внесения в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования (с указанием причин). Сопроводительное письмо подписывается Руководителем Росстандарта или лицом, исполняющим его обязанности. Проект акта визируется лицом, вносящим проект, и согласовывается в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

1.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля их выполнения.

1.2.4. Согласование проектов актов Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части. Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

1.2.5. Руководителем Росстандарта или лицом, исполняющим его обязанности, визируются проекты актов Президента Российской Федерации, разработанные Росстандартом.

Руководителем Росстандарта или лицом, исполняющим его обязанности, либо заместителем Руководителя Росстандарта, по направлению деятельности, или лицом, исполняющим его обязанности, визируются проекты актов Президента Российской Федерации, разработанные другими федеральными органами исполнительной власти и направленные на согласование в Росстандарт.

1.2.6. Проекты актов Президента Российской Федерации, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в федеральной собственности, подлежат обязательному согласованию с Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, а находящихся на балансе Управления делами Президента Российской Федерации, — с Управлением делами Президента Российской Федерации.

Проекты актов Президента Российской Федерации, имеющие нормативный характер, подлежат обязательному согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

1.2.7. Проекты актов Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту акта Президента Российской Федерации соответствующих, связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.

1.2.8. Проекты актов Президента Российской Федерации, разработанные Росстандартом и содержащие задания или поручения другим федеральным органам исполнительной власти, необходимо согласовать или завизировать с их руководителями.

1.2.9. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним, подготавливаемые для последующего согласования, — визовые экземпляры печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman размером 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см.

При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

1.2.10. Проекты указов Президента Российской Федерации и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты:

Наименование вида акта —

Указ
Президента Российской Федерации

или

Распоряжение
Президента Российской Федерации

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российская Федерация», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи 4 межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется в день подписания документа словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 1,5. Печатается от левой границы текстового поля.

Индекс (номер) проставляется после подписания документа, отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 1,5 и печатается от левой границы текстового поля.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».

1.2.11. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» и «Место издания» при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

1.2.12. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются Руководителем Росстандарта.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 1,5 дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение N 1
к Указу Президента
Российской Федерации
___________ N _____

1.2.13. Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2 — 3 см.

1.2.14. При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
___________ N _____

1.2.15. Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

1.2.16. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

1.2.17. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 5,5, интервалами от текста приложения — дополнительным интервалом 2.

1.2.18. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

1.2.19. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

1.2.20. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

1.2.21. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

1.2.22. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

1.2.23. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

1.2.24. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

Образец оформления проекта указа
Президента Российской Федерации

Проект

УКАЗ

ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Об утверждении Положения об Управлении Президента
Российской Федерации по внутренней политике

1. Утвердить прилагаемые Положения ________________________________________

2. Признать утратившим силу _______________________________________________

3. Настоящий Указ вступает в силу со дня его подписания.

Москва, Кремль

Дата

Номер

1.3. Подготовка и оформление проектов актов
Правительства Российской Федерации

1.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (Постановлений и Распоряжений) Правительства Российской Федерации производится Росстандартом в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

1.3.2. Проекты актов Правительства Российской Федерации представляются в федеральный орган исполнительной власти (Министерство промышленности и торговли Российской Федерации) для последующего их внесения в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования (с указанием причин). Сопроводительное письмо подписывается Руководителем Росстандарта или лицом, исполняющим его обязанности. Проект акта визируется лицом, вносящим проект, и согласовывается в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260.

1.3.3. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указывается основание внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

1.3.4. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 5, ст. 615).

Если подготовляемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

1.3.5. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования (приложение N 6).

1.3.6. Постановления Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют.

1.3.7. Проекты актов Правительства Российской Федерации подлежат согласованию, которое оформляется визой.

Проекты актов Правительства Российской Федерации в обязательном порядке должны визироваться Министром промышленности и торговли Российской Федерации, который представил проект и которому в акте предусматриваются поручения, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.

Проекты актов Правительства Российской Федерации нормативного характера подлежат согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации после их согласования с заинтересованными органами и организациями.

Проекты актов Правительства Российской Федерации, предусматривающие расходы за счет средств федерального бюджета, подлежат согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.

При наличии у лица, визирующего проект акта Правительства Российской Федерации, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечания) визирующего по проекту акта, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта.

Если в ходе проработки или согласования проекта акта Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта Правительства Российской Федерации внесены уточнения, не меняющие его сущности (определяется руководителем структурного подразделения-исполнителя).

1.3.8. Проект акта Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman размером 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами, проставляется при подписании акта.

Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера документа, например, N 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляемся буква «р», например, N 153-р, или буква «п» — к порядковому номеру постановления.

Место издания — отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» 2 межстрочными интервалами и оформляется центрованным способом.

Заголовок — порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером 14 через 1,5 интервала.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет:», последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Образец оформления проекта
постановления Правительства
Российской Федерации

Проект

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от _________________ г. N ___

МОСКВА

О выкупе в 2007 году у владельцев — граждан
Российской Федерации имеющихся у них государственных
казначейских обязательств СССР и сертификатов
Сберегательного банка СССР, размещенных на территории
Российской Федерации до 1 января 1992 г.

В соответствии со статьей 137 Федерального закона «О федеральном бюджете на 2007 год» Правительство Российской Федерации постановляет:

Утвердить прилагаемые:

1. Правила выкупа ____________________________________________________

2. Размеры средств ___________________________________________________

1.3.9. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа — печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman размером 14 через 1,5 интервала.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилия).

Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подписи отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала.

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ
И МЕТРОЛОГИИ

ПРИКАЗ
от 8 июня 2016 г. N 742

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ
РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ

В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии приказываю:

1. Утвердить прилагаемую к настоящему приказу Инструкцию по делопроизводству в Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии (далее — Инструкция), согласованную с Федеральным архивным агентством.

2. Возложить ответственность за обеспечение организации работы с документами и соблюдение требований Инструкции на начальников структурных подразделений Росстандарта.

3. Признать приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29 августа 2012 г. N 710 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии» утратившим силу.

4. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя Руководителя Росстандарта Б.М. Потемкина.

Руководитель
А.В.АБРАМОВ

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии (далее — Инструкция) разработана в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2005, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413), Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», Положением о Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. N 294, Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221, приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 января 2015 г. N 35 «Об утверждении Регламента ведения безбумажного документооборота Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии» (далее — Регламент) и с учетом специфики работы Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.

1.2. Инструкция разработана в целях организации в Росстандарте документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, установления единых технологий работы с ними, обеспечения контроля исполнительской дисциплины и ведения делопроизводства.

1.3. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию управлений и самостоятельных отделов Росстандарта (далее — структурные подразделения), документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Росстандарте (далее — делопроизводство и документооборот).

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота, установленной в Росстандарте (далее по тексту — СЭДО).

Регламент СЭДО и параметры применения СЭДО разрабатываются в соответствии с требованиями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Инструкции.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются соответствующими Федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми приказами Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.

1.6. Инструкция регламентирует весь комплекс вопросов работы с документами в делопроизводстве Росстандарта: от создания документа (или его поступления) до отправки корреспондентам, уничтожения или сдачи в Архив Росстандарта.

1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Росстандарте осуществляет структурное подразделение, на которое возложена функция по документационному обеспечению Росстандарта (далее — Отдел делопроизводства).

1.8. За организацию делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Росстандарта отвечают руководители структурных подразделений.

Делопроизводство в структурных подразделениях Росстандарта осуществляется сотрудниками, в чьи обязанности входит ведение делопроизводства (далее — сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства).

1.9. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех сотрудников Росстандарта.

Сотрудники несут персональную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.

Передача документов или их копий сторонним организациям допускается только с разрешения Руководителя Росстандарта или заместителей Руководителя Росстандарта.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства структурного подразделения, или другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения.

При увольнении или переводе по службе сотрудника передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи руководителю структурного подразделения или по его указанию вновь назначенному работнику.

2.1. Система документации Росстандарта

2.1.1. При работе с документами Росстандарт руководствуется Перечнем систем документации, входящих в общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

2.1.2. Система документации Росстандарта включает в себя:

проекты законодательных актов Российской Федерации, проекты актов Президента Российской Федерации, проекты актов Правительства Российской Федерации, проекты актов Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, а также нормативные правовые акты Росстандарта;

сопроводительные документы и приложения к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации, проектам актов Правительства Российской Федерации, проектам актов Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, а также нормативным правовым актам Росстандарта;

организационно-распорядительные и протокольные документы, изданные в Росстандарте: приказы Руководителя Росстандарта, протоколы заседания коллегий Росстандарта, протоколы совещаний у Руководителя Росстандарта, заместителей Руководителя Росстандарта и руководителей структурных подразделений Росстандарта, протоколы оперативных совещаний у Руководителя Росстандарта, поручения (перечни поручений) Руководителя Росстандарта и иные документы;

иные документы (включая служебную переписку), обусловленные необходимостью выполнения полномочий Росстандарта;

обращения граждан, а также документы, относящиеся к их рассмотрению;

документы Архива Росстандарта.

2.1.3. Порядок оформления документов в делопроизводстве Росстандарта (далее — порядок оформления документов) установлен в соответствии с государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта от 3 марта 2003 года N 65-ст.

2.1.4. Порядок оформления документов обязателен для применения в делопроизводстве всеми сотрудниками Росстандарта.

2.1.5. Порядок оформления документов распространяется на все организационно-распорядительные документы, образующиеся в делопроизводстве Росстандарта — приказы, поручения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (класс 0200000) 2 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

2.1.6. Регистрация документов, учет и контроль их исполнения, осуществляется с помощью СЭДО.

2.1.7. Обеспечение функционирования и развития СЭДО осуществляет Отдел делопроизводства совместно со структурным подразделением, ответственным за информационно-техническое обеспечение Росстандарта, (далее — Отдел ИТО).

2.1.8. СЭДО позволяет создать единую базу данных с информацией:

о всех входящих, внутренних и исходящих документах;

о движении подлинников и копий документов в Росстандарте;

о ходе исполнения документов и поручений по ним;

о подшивке документов в дело и передаче их в Архив Росстандарта.

2.1.9. СЭДО предоставляет возможность работать с электронными копиями документов, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов и поручений, оперативно получать статистические отчеты по документообороту в Росстандарте, а также получать информацию об архивном хранении документов, вышедших из делопроизводства.

2.1.10. Основной единицей хранения информации в СЭДО является регистрационная карточка документа (далее — РК СЭДО). Она содержит заранее определенный и неизменный набор реквизитов документа.

2.1.11. Работа в СЭДО основывается на принципе однократной регистрации документа. Единожды зарегистрированные в СЭДО документы при поступлении в структурные подразделения не регистрируется.

2.2. Бланки документов

2.2.1. Документы Росстандарта оформляются на бланках установленной формы с продольным или угловым расположением реквизитов.

2.2.2. В Росстандарте для документов утверждены следующие виды бланков:

угловой бланк Руководителя Росстандарта;

угловой бланк заместителя Руководителя Росстандарта;

угловой бланк Росстандарта;

продольный бланк международного письма Росстандарта;

продольный бланк приказа Росстандарта;

продольный бланк протокола Росстандарта;

продольный бланк поручения Руководителя Росстандарта;

продольный бланк перечня поручений Руководителя Росстандарта;

продольный бланк доверенности;

продольный бланк служебной записки;

продольный бланк телеграммы;

продольный бланк факсограммы;

продольный бланк (для справок, характеристик и иных видов документов).

2.2.3. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам Росстандарта.

2.2.4. Бланки документов Росстандарта подлежат учету.

На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

2.2.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам, не являющимся сотрудниками Росстандарта.

2.2.6. Документы Росстандарта, подготовленные на бланках установленной формы, подписываются Руководителем Росстандарта, заместителями Руководителя Росстандарта, руководителями структурных подразделений Росстандарта в соответствии с их полномочиями.

2.2.7. Документ, оформленный на бланке с инициалами и фамилией определенного должностного лица, не может быть подписан другим должностным лицом.

2.2.8. На бланках Росстандарта не печатаются:

письма, докладные записки, справки и документы, подготовленные совместно с другими организациями, являющиеся приложениями к проектам нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации и иным документам;

служебные записки структурных подразделений Росстандарта оформленные на официальных бланках в электронном виде и направляемые посредством СЭДО.

2.2.9. Не использованные и испорченные бланки уничтожаются строго по Акту уничтожения номерных бланков Росстандарта.

Акты об уничтожении бланков и акты об использовании бланков должны предоставляться ежемесячно в Отдел делопроизводства до 5 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

2.2.10. Введение в обращение новых бланков осуществляется по мере необходимости по разрешению Руководителя Росстандарта. Соответствующие предложения вносятся вместе с образцами предлагаемых бланков.

2.2.11. Контроль использования бланков в Росстандарте осуществляет Отдел делопроизводства.

2.3. Правила оформления и расположения реквизитов документов

2.3.1. Реквизит документа — обязательный информационный элемент оформления официального документа.

2.3.2. Наличие реквизитов необходимо для придания документу юридической силы, ускорения и облегчения процедуры подготовки документа, а также последующей работы исполнителя с документом.

2.3.3. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. наименование федерального органа исполнительной власти — Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, в том числе сокращенное — Росстандарт;

3. должность лица — автора документа;

4. подпись должностного лица;

5. вид документа;

6. место составления (издания) документа;

7. справочные данные о Росстандарте;

8. адресат;

9. дата документа;

10. регистрационный номер документа;

11. наименование либо аннотация документа;

12. текст документа;

13. ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14. отметка о наличии приложения;

15. гриф согласования;

16. гриф утверждения;

17. виза;

18. оттиск печати;

19. отметка о заверении копии;

20. отметка об исполнителе;

21. указания по исполнению документа;

22. отметка о контроле;

23. отметка об исполнении документа;

24. отметка о конфиденциальности;

25. отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

Эмблема Росстандарта помещается на бланках в соответствии с Положением о Росстандарте, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. N 294 (далее — Положение о Росстандарте).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование Росстандарта, как автора документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Положении о Росстандарте.

Полное наименование — Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии.

Сокращенное наименование — Росстандарт.

Сокращенное наименование Росстандарта (в скобках) помещается ниже полного наименования или за ним.

Справочные данные о Росстандарте включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению Росстандарта (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного Росстандартом, определяется в Положении о Росстандарте и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами, например: дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: «5 июня 2003 г.».

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может быть дополнен индексом дела по Номенклатуре дел Росстандарта, информацией о корреспонденте, исполнителях.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

На N ___________ от _________________

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения;

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, должность лица, указывают в дательном падеже, например:

Если документ отправляют нескольким однородным организациям или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Каждая строка реквизита «Адресат» центрируется по отношению к самой длинной строке, например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа, а после указания обобщенного наименования однородных адресатов в скобках указывают «по списку рассылки».

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес печатается шрифтом Times New Roman размер 10.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем полный почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем полный почтовый адрес (улица, дом, корпус (если есть), город, поселок, деревня и т.д., республика, край или область (если есть), индекс), например:

Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа,

Указания по исполнению документа оформляются на отдельном специальном листе для указаний по исполнению для документов, поступивших на бумажном носителе. Указания по исполнению документа соответствующего должностного лица, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

┌────────────────────────────────────────────┐
│                РУКОВОДИТЕЛЬ                │
│                                            │
│   Федерального агентства по техническому   │
│         регулированию и метрологии         │
│                                            │
│                   МОСКВА                   │
│ __________________________________________ │
│                                            │
│                                            │
│                                            │
│                                            │
│                                            │
│                                            │
│                                            │
└────────────────────────────────────────────┘

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»), например:

Приказ
о создании аттестационной комиссии

и на вопросы: «чего?» («кого?»), например:

Должностной регламент
ведущего специалиста 2 разряда.

Отметка о контроле устанавливается в РК СЭДО при регистрации документа. В РК — прописная буква «К» в правом верхнем углу выделенная красным цветом. Контрольные сроки исполнения документа указываются в РК СЭДО во вкладке «Резолюции». При этом:

на документе, поступившем на бумажном носителе, обозначается словом или штампом «Контроль» с указанием контрольного и планового сроков в правой верхней части документа или буквой «К» с указанием контрольного срока на отдельном специальном листе для указаний по исполнению документа. Отметка о контроле, как правило, проставляется красными цветом;

на документе, поступившем в электронном виде, не проставляется.

Текст документа составляют на русском языке — государственном языке Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации. Допускается составление текста на иностранном языке как перевода текста на русском языке в форме приложения.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах, основанных на принципах единоначалия (приказ, распоряжение и т.д.), а также документах, адресованных Руководителю Росстандарта или заместителю Руководителя Росстандарта (далее — руководство Росстандарта), текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («Совет постановляет», «Коллегия решила»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности Росстандарта, его структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («Росстандарт не возражает», «Комиссия считает возможным»).

Отметка о наличии приложения, указанного в тексте письма, отделяется от текста письма 1 (одним) межстрочным интервалом. Слово «Приложение» печатается без кавычек с красной строки. После слова «Приложение» ставится двоеточие.

Приложение оформляется в формате таблицы в одну строку, состоящей из 3-х столбцов, в которых:

В левой части указывается слово «Приложение:», которое выравнивается по абзацу 1,25, во втором столбце (при необходимости) указывается порядковый номер приложения, в третьем столбце указывается наименование документа, количество листов и экземпляров.

Образец оформления приложения:

Приложение: упомянутое на 5 л. в 2 экз.

Если в тексте названо несколько приложений или если приложения в тексте не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием их наименований, числа листов и числа экземпляров; и нумерации, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, а указывается слово «брошюра».

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Реквизит «Подпись» оформляется в формате таблицы в одну строку, состоящей из 3-х столбцов, в которых:

в левой части указывается должность, которая выравнивается левому краю столбца, в правой части указываются инициалы и фамилия подписанта, которые выравниваются по правому краю столбца. Средняя часть таблицы остается для собственноручной или электронной цифровой подписи.

В случае если документ оформляется на бланке, то реквизит «Подпись», инициалы и фамилия подписанта, выравнивается по правому краю без таблицы.

Например:

При подписании документа несколькими должностными лицами Росстандарта — документ оформляется на бумажном носителе и их собственноручные подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, при этом наименование должностей выравнивается по центру, а инициалы и фамилии по левому краю, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей Росстандарта — документ оформляется на бумажном носителе и их собственноручные подписи располагают на одном уровне, например:

При подписании совместного документа (несколькими ведомствами) первый лист оформляют на бумажном носителе без бланка. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем структурного подразделения, в котором готовился проект документа. Документы, содержащие поручения сотрудникам Росстандарта, должны быть завизированы.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой

Академии при

Правительстве

Российской Федерации

_____________ И.И.Иванов

«__» ________ 20__ г.

если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской

академии медицинских наук

от 05.06.2007 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Правления Российской

государственной

страховой компании

«Росгосстрах»

от 05.06.2007 N 10

если согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне визового документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны визовой копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, например:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к проекту постановления Правительства Российской Федерации
«Об утверждении ________________________________________»

Таблица виз печатается на визовом варианте документа, с лицевой или оборотной стороны на последнем листе документа или же таблица виз оформляется на отдельном листе согласования, который прикладывается к документу, составленному на бумажном носителе.

Допускается, по усмотрению руководства Росстандарта, полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Документы Росстандарта заверяются печатью с изображением Государственного герба.

Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Копия документа может заверяется штампами:

структурного подразделения, на которое возложены функции по документационному обеспечению Росстандарта (при наличии подлинника заверяет любую копию);

структурного подразделения, на которое возложены функции по вопросам кадров и государственной службы (кадровые документы и документы по личному составу);

структурного подразделения, в ведении которого находятся вопросы режимно-секретной работы. (документы ограниченного доступа и секретные документы);

структурного подразделения, на которое возложены функции ведения бухгалтерского учета и отчетности (финансовые и отчетные документы).

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, и печатается шрифтом Times New Roman размер 9, например:

Кравченко В.В.

Тел. 8 (499) 236-00-00

Расположение по левому краю листа можно установить путем нажатия кнопки «Выровнять по левому краю» на панели быстрого доступа вкладка «Главная» раздел «Абзац»

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения Росстандарта, в котором исполнен документ.

Отметка о регистрации документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Отметка о регистрации проставляется автоматически при регистрации документа в СЭДО. После регистрации отметка распечатывается на титульном листе (с лицевой или оборотной стороны) на принтере в автоматическом режиме.

Допускается отметку о поступлении документа в Росстандарт проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является машиночитаемый штрих-код, проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

Поля каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:

20 мм — левое;

20 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Реквизит «Адресат» печатается с отступлением в 4 см от верхнего края листа (для угловых бланков), 8 см от верхнего края листа (для продольных бланков) и 11 — 12 см от левого края листа (2, 4 и 9 — 10 на отметках верхней и боковой линеек текстового редактора Microsoft Word). Строки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке.

Расположение текста по центру листа можно установить путем нажатия кнопки «Выровнять по центру» на панели быстрого доступа вкладка «Главная» раздел «Абзац»

Краткое содержание (если есть) пишется с отступлением в 11 см от верхнего края листа (отметка 9,5 на боковой линейке текстового редактора Microsoft Word) шрифтом Times New Roman размер 10 в интервале от 2 см до 8 см от левого края листа (в интервале отметок от 0 до 8 на верхней линейке текстового редактора Microsoft Word) не более 4 — 5 строк.

Текст документа распределяется равномерно между левым и правым краями страницы путем нажатия кнопки «Выровнять по ширине» на панели быстрого доступа вкладка «Главная» раздел «Абзац».

В случае если по тексту документа требуется перенести данные на другую строку с сохранением выравнивания текста по ширине и в целях корректного отображения файла в формате Word на автоматизированных рабочих местах (APMax) Руководителя (Ipad) исполнителю документа необходимо использовать следующий набор клавиш клавиатуры «Shift + CtrI + пробел».

При этом курсор мыши должен находиться между словом/цифрой/знаком, который требуется перенести на другую строку, и следующим за ним словом, без пробела, например:

«набор|клавиш» после нажатия «Shift + Ctrl + пробел» в тексте будет отображаться следующим образом «набор°клавиш».

3.1. Подготовка и оформление нормативных правовых
актов Росстандарта

3.1.1. Нормативные правовые акты издаются Росстандартом в пределах его компетенции в соответствии с Положением о Росстандарте в виде приказов, правил, регламентов, инструкций и положений.

3.1.2. Порядок подготовки и оформления федеральными органами исполнительной власти нормативных правовых актов устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. N 1009 (изменениями от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г., 7 июля 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895), а также Разъяснениями о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. N 88 (приложение N 55).

3.1.3. Издание нормативных правовых актов в Росстандарте в виде писем и телеграмм не допускается.

3.2. Приказ

3.2.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Росстандарта.

Проекты приказов подготавливают на бумажном носителе и в форме электронного документа в СЭДО. Внесение проектов приказов на рассмотрение Руководителю Росстандарта или лицу, его замещающему, либо заместителю Руководителя Росстандарта, имеющему право подписи на приказах в соответствии с распределением обязанностей, осуществляют структурные подразделения на основании поручений Руководителя Росстандарта и заместителей Руководителя Росстандарта, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Отдел кадров на основании соответствующих представлений.

Приказы подписываются Руководителем Росстандарта или по его поручению заместителем Руководителя Росстандарта квалифицированной электронной подписью в СЭДО в соответствии с Регламентом либо собственноручно.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов, за исключением кадровых, возлагается на структурное подразделение, на который возложены функции правого обеспечения Росстандарта (далее — Юридический отдел).

3.2.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем Юридического отдела и руководителем структурного подразделения, в состав которого входит Юридический отдел. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые Руководителю Росстандарта на подпись, визируются заместителями Руководителя Росстандарта в соответствии с распределением обязанностей.

Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.

Проекты приказов, подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий Росстандарта и других органов или организаций и подписываются собственноручной подписью.

3.2.3. В случае если на проекте приказа Росстандарта (на бумажном носителе) требуется собственноручная подпись Руководителя Росстандарта или лица, его замещающего, либо заместителя Руководителя Росстандарта, имеющего право подписи на приказах в соответствии с распределением обязанностей проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

3.2.4. Копии приказов направляются адресатам в электронном виде через СЭДО в соответствии со списком рассылки, который составляется исполнителем, или их размноженные экземпляры, заверенные печатью Отдел делопроизводства, направляются адресатам в соответствии со списком рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия приказа обязательно направляется исполнителю. Оригиналы приказов, за исключением кадровых, хранятся в Отделе делопроизводства.

3.2.5. Проект приказа во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

3.2.6. Приказ печатается на бланке установленной формы со следующими реквизитами:

Герб Российской Федерации.

Указывается подчиненность Росстандарта — Министерство промышленности и торговли Российской Федерации.

Наименование Росстандарта — Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт).

Наименование вида документа — ПРИКАЗ.

Дата и номер — указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2000 г. N 21; 03.07.2000 г. N 44.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, например:

О командировании работников Росстандарта

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Содержание приказа отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами.

Текст приказа печатается шрифтом Times New Roman размером 14 через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения с указанием фамилии их руководителя в скобках или конкретные исполнители. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу …».

В приказ не включается пункт «Приказ довести до сведения …». Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в списке рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на указах (распоряжениях) Президента Российской Федерации.

Визирование и подписание проекта приказа за подписью Руководителя Росстандарта или лица его замещающего осуществляется в следующем порядке:

1. Начальник отдела исполнителя (или лицо, его замещающее);

2. Заместитель начальника структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя (при необходимости);

3. Начальник структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя (или лицо, его замещающее);

4. Начальник Режимно-секретного отдела Росстандарта (в случае необходимости);

5. Начальник структурного подразделения Росстандарта (соисполнитель в соответствии с указаниями по исполнению документа руководства Росстандарта на входящем документе или в соответствии с компетенцией).

При этом начальник структурного подразделения — соисполнитель имеет право передать указанный документ на рассмотрение в соответствии с компетенцией сотрудникам данного структурного подразделения;

6. Начальник Юридического отдела или лицо его замещающее;

7. Начальник структурного подразделения Росстандарта (либо соответствующие начальники отделов, входящих в состав данного структурного подразделения, за исключением начальника Юридического отдела), к сфере ведения которого относятся правовое обеспечение деятельности Росстандарта, ведение делопроизводства Росстандарта, кадрового обеспечения, международного сотрудничества (в случае необходимости);

8. Заместитель Руководителя, курирующий структурное подразделение — соисполнителя (в случае необходимости);

9. Заместитель Руководителя, курирующий структурное подразделение исполнителя;

10. Руководитель Росстандарта или лицо, его замещающее (подписание или утверждение документа на бумажном носителе или в электронном виде).

Визирование и подписание проекта приказа за подписью заместителя Руководителя Росстандарта, имеющего право подписи на приказах в соответствии с распределением обязанностей, осуществляется в следующем порядке:

1. Начальник отдела исполнителя (или лицо, его замещающее);

2. Заместитель начальника структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя (при необходимости);

3. Начальник структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя (или лицо, его замещающее);

4. Начальник Режимно-секретного отдела Росстандарта (в случае необходимости);

5. Начальник структурного подразделения Росстандарта (соисполнитель в соответствии с указаниями по исполнению документа руководства Росстандарта на входящем документе или в соответствии с компетенцией).

При этом начальник структурного подразделения — соисполнитель имеет право передать указанный документ на рассмотрение в соответствии с компетенцией сотрудникам данного структурного подразделения.

6. Начальник Юридического отдела или лицо его замещающее;

7. Начальник структурного подразделения Росстандарта (либо соответствующие начальники отделов, входящих в состав данного структурного подразделения, за исключением начальника Юридического отдела), к сфере ведения которого относятся правовое обеспечение деятельности Росстандарта, ведение делопроизводства Росстандарта, кадрового обеспечения, международного сотрудничества (в случае необходимости);

8. Заместитель Руководителя, курирующий структурное подразделение — соисполнителя (в случае необходимости);

9. Заместитель Руководителя Росстандарта, имеющий право подписи на приказах в соответствии с распределением обязанностей (подписание или утверждение документа на бумажном носителе или в электронном виде).

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Подпись ставится на лицевой стороне последнего листа приложения (приложения N 3 — 5).

3.2.7. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) без бланка.

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти — располагаются на одном уровне;

наименование вида документа — приказ; располагается по центру;

дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается по центру;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста одна под другой в порядке перечисления этих органов.

Оформление приказов в СЭДО.

Исполнитель заводит РК тип «Приказ» в группе «Внутренние», во вкладе «Версия файлов» добавляет файлы в следующем порядке:

1. Проект приказа

2. Приложение к приказу (если их несколько, необходимо добавлять отдельными файлами по порядку их нумерации, например: приложение N 1, приложение N 2 и т.д.)

3. Иные файлы, которые необходимы для принятия руководством Росстандарта решения о подписании приказа.

Во вкладке «Согласование» назначается маршрут согласования документа. Должностные лица, участвующие в согласовании добавляются в порядке, установленном пунктом 3.2.6 настоящей Инструкции.

3.3. Положение, правила, инструкция

3.3.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Росстандарта.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются Руководителем Росстандарта, или как акты, утверждаемые Руководителем Росстандарта; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Росстандарта (приложение N 6).

3.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

3.3.3. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата A4. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается без бланка.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты.

Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

3.4. Протокол

3.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или организационно-протокольный отдел и сотрудников структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 2 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку.

3.4.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании вместе с выпиской из протокола о принятых решениях, направляются в структурное подразделение — исполнитель для подшивки в дело.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов — по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

3.4.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Место и дата проведения мероприятия.

Фамилия и инициалы председательствовавшего (председателя) на заседании (совещании). Фамилия и инициалы председательствующего не указываются в протоколах, проводимых Руководителем и заместителями Руководителя Росстандарта.

Секретарь.

Присутствовали (подчеркивается) — указываются должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании или к протоколу прилагается список присутствовавших, если их количество превышает 15 человек, при этом в тексте указывается отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, например: Присутствовали: список лиц прилагается.

При этом, в случае если, Руководитель или заместитель Руководителя Росстандарта является председателем (руководителем) рабочей группы, комиссии, совета и т.д., то указывается фамилия и инициалы председательствующего с указанием его статуса в рабочей группе, комиссии, совете и т.д., и занимаемой должности в Росстандарте (например, председатель рабочей группы, Руководитель Росстандарта) (приложение N 7).

Список присутствующих на заседании (совещании) лиц может быть оформлен следующим образом:

Повестка дня — перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), который печатается от границы левого поля.

Докладчики по каждому пункту повестки дня (приложение N 8).

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

3.4.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации;

заместители Руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано шрифтом Times New Roman размером 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

3.4.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в Росстандарте (приложения N 9 — 14).

3.4.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Отдела делопроизводства.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке структурным подразделением-исполнителем и заверяются печатью Отдела делопроизводства.

3.4.1. Оформление протоколов в электронном виде

Протоколы создаются в электронном виде в СЭДО на стандартном бланке протокола шрифтом Times New Roman размером 14 и имеют следующие реквизиты:

Вводная часть:

Герб Российской Федерации.

Указывается подчиненность Росстандарта — Министерство промышленности и торговли Российской Федерации.

Наименование Росстандарта — Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт).

Наименование вида документа — ПРОТОКОЛ.

Если протокол печатается на общем бланке наименование вида документа — слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом Times New Roman размером 16 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания указывается (при необходимости, т.е. если оно происходило не на обычном месте) и печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Информация о том, у кого проводится совещание, выравнивается по центру, и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 1 межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N», порядкового номера протокола и соответствующего префикса или суффикса (например, 12-о, 03-15-пр и т.д.).

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) — печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1 межстрочный интервал и центруется по отношению к ним.

3.5. Служебные письма

3.5.1. К служебным письмам Росстандарта относятся:

ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства промышленности и торговли Российской Федерации;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

ответы на запросы органов государственной власти, организаций и граждан;

инициативные письма.

3.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются в соответствии с указаниями по исполнению документа Руководителя Росстандарта или заместителя Руководителя Росстандарта на основании имеющихся сроков, установленных в поручениях, запросах или по решению автора указания по исполнению документа, а также в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в указании по исполнению документа. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

3.5.3. Служебные письма печатаются на бланках установленного образца.

3.5.4. Краткое содержание (если есть) пишется с отступлением в 10 см от верхнего края листа (отметка 9,5 на боковой линейке текстового редактора Microsoft Word) шрифтом Times New Roman размер 10 в интервале от 2 см до 8 см от левого края листа (в интервале отметок от 0 до 8 на верхней линейке текстового редактора Microsoft Word) не более 4 — 5 строк.

3.5.5. Обращение «Уважаемый …» с указанием имени и отчества печатается шрифтом Times New Roman размер 14 и отделяется от краткого содержания (при его наличии) 1 межстрочным интервалом с выравниванием по центру.

3.5.6. Текст письма печатается шрифтом Times New Roman размер 14. При наличии краткого содержания и/или обращения текст отделяется от реквизитов 1 межстрочным интервалом. В случае их отсутствия текст пишется с отступлением в 11 см от верхнего края листа (отметка 9 на боковой линейке текстового редактора Microsoft Word). Отступ красной строки по всему тексту должен быть одинаковым и составлять 1,25 — 1,5 см.

3.5.7. В первом абзаце текста наименование Росстандарта пишется полностью — «Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии». Далее по тексту возможно использование сокращенного наименования — «Росстандарт».

Служебное письмо Росстандарта, направляемое внутри страны, составляется на русском языке.

Текст служебного письма, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации — адресата.

3.5.8. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: «Росстандарт считает…», «Росстандарт рассмотрел…».

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».

Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

3.5.9. При оформлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа, шрифтом Times New Roman размером 10.

3.5.10. При наличии приложения или приложений, делается соответствующая ссылка с пропуском одной строки от основного текста с красной строки, шрифтом Times New Roman размером 14.

3.5.11. Строка с указанием должности подписавшего, подписи и расшифровки подписи располагается от левого края страницы и отделяется от основного текста (приложения) двумя однострочными интервалами, при использовании бланка Росстандарта без указания названия Росстандарта; при использовании бланков Руководителя Росстандарта, заместителя Руководителя Росстандарта — должность не указывается.

3.5.12. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) располагаются у правого края страницы.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов государственной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании органов государственной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».

3.5.13. Указание на исполнителя и его телефон оформляется в 2 строки в нижней части страницы от левого края страницы шрифтом Times New Roman размером 9, либо в нижнем левом углу с обратной стороны бланка. (приложения N 15 — 19).

3.5.14. Для отправки Адресату служебного письма исполнителю необходимо предоставить в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Росстандарта, полный пакет документов исходящего служебного письма:

1. Официальный ответ (письмо) или сопроводительное письмо.

2. Приложение (если есть).

3. Список рассылки (если письмо направляется более чем в 4 адреса).

4. Визовой вариант письма.

5. Основание (например: письмо Аппарата Правительства Российской Федерации). Если письмо инициативное, то основание не требуется.

3.5.15. Датой письма является дата регистрации в СЭДО.

3.5.16. Право подписи устанавливается на:

а) служебные письма, подготовленные за подписью Руководителя, могут быть адресованы Президенту Российской Федерации, в Администрацию Президента Российской Федерации, Председателю/заместителю Председателя Правительства Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации; постоянным представителям Президента Российской Федерации в субъектах Российской Федерации, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, Министру промышленности и торговли Российской Федерации, руководителям/заместителям руководителей органов государственной власти, в органы государственной власти, в субъекты Российской Федерации и органы местного самоуправления, руководителям подведомственных Росстандарту организаций, а также физическим и юридическим лицам;

б) служебные письма, подготовленные за подписью заместителей Руководителя, могут быть адресованы в Управление Администрации Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации; в Департамент Правительства Российской Федерации, заместителю Министра, директору Департамента или в Департамент Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, в органы государственной власти, заместителю руководителя органа государственной власти, в субъекты Российской Федерации и органы местного самоуправления, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, руководителям подведомственных Росстандарту организаций, в подведомственные Росстандарту организации, а также физическим и юридическим лицам;

в) служебные письма, подготовленные за подписью руководителей структурных подразделений, могут быть адресованы директору Департамента, или в Департамент Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, органы местного самоуправления, высшим должностным лицам органов местного самоуправления, руководителям подведомственных Росстандарту организаций, в подведомственные Росстандарту организации, а также физическим и юридическим лицам;

г) служебные письма, подготовленные за подписью помощников/советников Руководителя, могут быть адресованы директору Департамента, заместителю директора Департамента или в Департамент Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, в иные органы государственной власти, органы местного самоуправления, высшим должностным лицам органов местного самоуправления, руководителям подведомственных Росстандарту организаций, в подведомственные Росстандарту организации, а также физическим и юридическим лицам;

По решению Руководителя Росстандарта право подписи может предоставляться отдельным должностным лицам Росстандарта, которое оформляется приказом Росстандарта.

3.5.17. Визирование исходящих документов, подготовленных на бумажном носителе, или в электронном виде в СЭДО проводится следующим порядком.

1. Если письмо за подписью:

а) Руководителя Росстандарта:

начальник отдела исполнителя (или лицо, его замещающее);

заместитель начальника структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя;

начальник структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя (или лицо, его замещающее);

начальник Режимно-секретного отдела Росстандарта (в случае необходимости);

начальник структурного подразделения Росстандарта — соисполнитель (или лицо, его замещающее) (в случае необходимости);

начальник структурного подразделения Росстандарта (либо соответствующие начальники отделов, входящих в состав данного структурного подразделения, за исключением начальника Юридического отдела), к сфере ведения которого относятся правовое обеспечение деятельности Росстандарта, ведение делопроизводства Росстандарта, кадрового обеспечения, международного сотрудничества (в случае необходимости);

начальник Юридического отдела, либо лицо, его замещающее (в случае необходимости);

заместитель Руководителя Росстандарта, курирующего соответствующее направление деятельности исполнителя;

заместитель Руководителя Росстандарта — соисполнитель (в случае необходимости);

помощник/советник Руководителя Росстандарта (в случае необходимости).

б) заместителя Руководителя Росстандарта:

начальник отдела исполнителя (или лицо, его замещающее);

заместитель начальника структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя;

начальник структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя (или лицо, его замещающее);

начальник Режимно-секретного отдела Росстандарта (в случае необходимости);

начальник структурного подразделения Росстандарта — соисполнитель (или лицо, его замещающее) (в случае необходимости);

начальник структурного подразделения Росстандарта (либо соответствующие начальники отделов, входящих в состав данного структурного подразделения, за исключением начальника Юридического отдела), к сфере ведения которого относятся правовое обеспечение деятельности Госстандарта, ведение делопроизводства Госстандарта, кадрового обеспечения, международного сотрудничества (в случае необходимости);

начальник Юридического отдела, либо лицо, его замещающее (в случае необходимости);

заместитель Руководителя Росстандарта — соисполнитель (в случае необходимости).

в) руководителя структурного подразделения Росстандарта:

соисполнитель (в случае необходимости);

заместитель начальника отдела исполнителя;

начальник отдела исполнителя (или лицо, его замещающее).

2. Во время визирования писем начальник структурного подразделения Росстандарта — соисполнитель (или лицо, его замещающее) имеет право передать указанный документ на рассмотрение в соответствии с компетенцией сотрудникам данного структурного подразделения.

3. На телеграммах обязательны визы, предусмотренные настоящим подпунктом, а также визы помощника/советника Руководителя Росстандарта в соответствии с полномочиями.

4. На приглашения в г. Москву представителей субъектов Российской Федерации и различных государств ставится виза начальника структурного подразделения, на которое возложены функции по международному сотрудничеству, или лица его замещающего, заместителя Руководителя Росстандарта, курирующего данное направление, или лица его замещающего.

На листе согласования все вышеуказанные визы должны быть расшифрованы: Ф.И.О. и должность визирующего, дата визирования документа.

3.5.18. Обеспечение качественной подготовки проектов писем и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят такие письма.

Обеспечение правильности (соответствию Инструкции) оформления проектов писем возлагается:

за подписью Руководителя Росстандарта и заместителя Руководителя Росстандарта — на структурное подразделение, выполняющее функции по документационному обеспечению Росстандарта;

за подписью начальника структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя или лица, его замещающего — на начальника отдела исполнителя или лица, его замещающего;

за подписью помощников/советников Руководителя — исполнитель соответствующих писем.

3.6. Особенности оформление писем, адресованных
зарубежным корреспондентам

3.6.1. В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.

Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги.

Проекты служебных писем печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размером 14 с 1,5 межстрочным интервалом.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.

При переписке без применения бланка в правом верхнем углу письма печатается название города и дата отправления, например: Москва, 31 декабря 2014 года. Длина максимальной строки не должна превышать 9 — 10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.

Адресат включает инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности, наименование организации (формы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть не более 6, а количество знаков в строке — не более 30. Если в строке более 30 знаков, то адресат можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон и т.д.), учреждения, осуществляющие доставку (в виде почтового кода, как правило), и страну назначения.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес, например:

Austrian standards institute

Heinestrasse 38

VIENNA, AT-1020

AUSTRIA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес, например:

Mr. John Anderson, Chairman

Australian Centre for Rail Innovation

111 Alinga Street

CANBERRA CITY ACT 2601

AUSTRALIA

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес, например:

Mr. Luis Serrano Corrcher

34 Calle Alcala 6a pl.

(servicio de prenca)

MADRID 28071

Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.

Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

«Уважаемые господа» — к организации в целом;

«Уважаемый господин Блэк» — к мужчине;

«Уважаемая госпожа Смит» — к женщине;

«Уважаемый господин Председатель (Директор)» — к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма и оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в п. 2.3.3 Инструкции.

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициал имени и фамилию.

Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно максимальной строки, длина которой не должна превышать 8 см.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать: «Господин Министр», «Ваше Превосходительство». В обращении иногда принято добавление слова «Уважаемый» (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово «господин» на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно

После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: «Имею честь…».

Письмо заканчивается комплиментом, т.е, выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел — Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении.

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями «… в весьма высоком уважении», то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: «С искренним уважением», «С глубоким уважением», «Искренне Ваш», «С уважением». В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.

Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия. При подписании письма Руководителем Росстандарта указываются только инициал имени и фамилия руководителя Росстандарта.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности-лица, которому направляется письмо, и название города, например:

Господину Б. Итопу

Председателю Правления

фонда «Призыв совести»

г. Вашингтон

Руководителю Администрации

по стандартизации

Китайской Народной Республики

господину Т.Шихуну

г. Пекин

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул, например:

Его Превосходительству

господину М. Андерсу

Чрезвычайному и

Полномочному Послу

(официальное название страны)

г. Москва

На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.

Допускается оформление писем в соответствии с правилами внутренней переписки.

При переписке с использованием бланков адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9 — 10 см и ограничивается правым полем.

Реквизит «Адресат» должен включать в себя следующие составные части: слова «Господину» («Госпоже») или титул (например, «Его (Ее) Превосходительству»), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.

Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 интервал. Составные части реквизита «Адресат» допускается печатать как строчными, так и прописными буквами.

Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки (приложения N 20 — 23).

3.6.2. Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо.

Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.

Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге, иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.

Обращение в таком письме обычно бывает следующим:

Уважаемый господин Министр,

Уважаемый господин Директор,

Уважаемый господин Сенатор и т.п.

Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Номер на письме не указывается, дата и личная подпись необходимы.

Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

В особых случаях при оформлении писем в адрес зарубежных корреспондентов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендует Министерство иностранных дел Российской Федерации.

Упомянутые виды писем являются официальными документами.

Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания.

Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника.

Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

3.7. Особенности оформления документов, передаваемых
по информационным системам общего пользования

3.7.1. Телеграмма

Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.

В состав телеграммы входят следующие реквизиты:

наименование документа — телеграмма;

отметка о категории телеграммы — «Правительственная», «Срочная» и т.д.;

адресат — подробный адрес с указанием номера отделения связи, позволяющего обеспечить доставку телеграммы адресату (кроме железнодорожных адресатов), и полное наименование адресата:

«115735, Москва, ул. Короленко, 8»

или условный телеграфный адрес организации, а также допускается указывать сокращенно железнодорожные адресаты:

«Санкт-Петербург 15 Восход».

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе республиканского, областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей республики, области или края, например:

Елец Липецкой

или

Ханты-Мансийск Тюменской

или

Анадырь Магаданской.

Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса через 1 межстрочный интервал:

Администрация Агинского Бурятского автономного округа

Администрация Вологодской области.

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

Губернатору Ямало-Ненецкого автономного округа

инициалы, фамилия

или

А.И.ИВАНОВУ.

Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщено, например:

Руководителям органов исполнительной власти субъектов
Российской Федерации.

Если телеграмма содержит более 4-х адресатов, то подписывается каждый экземпляр. При направлении телеграммы более чем в 4 адреса исполнитель прилагает к подписанной телеграмме необходимое количество копий со списком рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, в которые она направляется. Список рассылки, предоставляемый исполнителем, должен быть им завизирован и утвержден должностным лицом, подписавшим телеграмму. В таком случае в телеграмме на месте указания телеграфного или почтового адреса делается запись «Рассылка по списку».

Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

Уважаемый ……………………!

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка через 1 межстрочный интервал прописным шрифтом, излагается кратко, без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений. Заголовок на телеграммах не проставляется. Нельзя делать в тексте вставки.

Объем текста служебной телеграммы, не должен превышать 90 слов <1> (одна машинописная страница, включая реквизиты бланка).

———————————

<1> Приказ Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации от 11 сентября 2007 г. N 108 «Об утверждении требований к оказанию услуг телеграфной связи в части приема, передачи, обработки, хранения и доставки телеграмм».

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, личную подпись, инициал имени и фамилию.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Регистрационный номер и дата печатаются ниже реквизита «подпись» на 2 межстрочных интервала и состоят из порядкового номера по единой нумерации с начала года, буквы «Т», индекса подразделения и даты регистрации, например:

НР 72-Т/10 от 24 апреля 2014 г.

Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя наименование органа (Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии), фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы, ставится печать, удостоверяющая подпись.

Визы проставляются на оборотной стороне первого экземпляра (подлинника) телеграммы. Порядок согласования текста телеграммы, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку согласования документов, установленному для служебных писем.

При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

При оформлении международных телеграмм их адрес и текст должны быть напечатаны латинскими буквами.

Адрес международной телеграммы печатается в следующей последовательности:

наименование адресата (в именительном падеже);

наименование организации или местожительство адресата (улица, номер дома);

наименование пункта назначения (город, страна).

Телеграмма составляется и передается на отправку в 2 экземплярах.

Телеграммы, отправляемые через ФГУП «Почта России», оформляются на бланках установленной формы (приложения N 24 — 25).

Телеграммы, отправляемые с помощью специального программного обеспечения ПАО «Центральный телеграф», оформляются на бумаге формата A4 (приложения N 26).

Ответственность за своевременную и качественную подготовку телеграмм и соблюдение требований по их оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений, подготовивших телеграммы, а персональная ответственность — на непосредственных исполнителей.

Правительственные телеграммы подписываются Руководителем Росстандарта или лицом, исполняющим его обязанности.

Подписанные Руководителем Росстандарта или заместителями Руководителя Росстандарта телеграммы представляются исполнителем, подготовившим текст телеграммы, на регистрацию в Отдел делопроизводства, и отправляются через почтовое отделение ФГУП «Почта России» или с использованием специального программного обеспечения, предоставленного ПАО «Центральный телеграф».

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557).

3.7.2. Факсограмма

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.

Отправляемые документы (факсограммы) должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение.

Объем передаваемого документа (факсограммы), выполненного на бумаге формата A4, не должен превышать 5 листов (приложения N 27 — 28).

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Запрещается передавать через факсимильную связь текст документов с пометкой «Для служебного пользования».

На передаваемом документе (факсограмме) в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки».

В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа (факсограммы) ставится отметка об исполнителе.

Документ (факсограмма), подписанный Руководителем Росстандарта или заместителями Руководителя Росстандарта, регистрируется в Отделе делопроизводства; руководителями структурных подразделений — делопроизводителями структурных подразделений.

3.7.3. Телефонограмма

Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Текст телефонограммы должен содержать не более 50 слов.

Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается.

Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается адресатам на рассмотрение, второй подшивается в дело входящих телефонограмм.

После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

3.8. Порядок рассмотрения обращений граждан

3.8.1. Прием, регистрация и организация своевременного рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (в том числе на иностранных языках), поступивших по почте, в электронной форме и по средствам факсимильной связи, а также устных обращений граждан, адресованных в Росстандарт, Руководителю Росстандарта, заместителям Руководителя Росстандарта, регистрируются в течение 3-х (трех) рабочих дней со дня поступления Отделом делопроизводства в СЭДО.

3.8.2. Обращения граждан, адресованные в структурные подразделения Росстандарта или руководителю структурного подразделения Росстандарта, регистрируются в течение 3-х (трех) рабочих дней со дня поступления делопроизводителем структурного подразделения в СЭДО.

3.8.3. При создании РК в СЭДО в группе «Входящие» выбирается тип документа «Обращение гражданина».

3.8.4. При регистрации обращения гражданина, поступившего на бумажном носителе на первом листе проставляется штрих-код с номером и датой регистрации обращения.

4. В случае, если от гражданина ранее поступали обращения, то с ними необходимо в СЭДО устанавливать связи РК.

При нажатии диалогового окна «Связь с карточкой» нажать кнопку «По рег.номеру» и в пустое поле «Существующий» добавить соответствующий номер РК и нажать на клавиатуое клавишу «Enter».

Картинка с сайта: rulaws.ru

Далее в поле «Имеет связь» путем нажатия кнопки выбрать из выпадающего списка вид связи РК, например: В дополнение.

Картинка с сайта: rulaws.ru

Картинка с сайта: rulaws.ru

Затем нажать кнопку «ОК».

Картинка с сайта: rulaws.ru

Письма на иностранных языках передаются в структурное подразделение, на которое возложены функции по международному сотрудничеству (далее — Международный отдел), для перевода.

3.8.6. Зарегистрированные обращения граждан передаются исполнителям согласно дереву резолюций в РК СЭДО в течение 1-го (одного) рабочего дня.

3.8.7. Поступившие в структурное подразделение обращения граждан рассматриваются в течение 1-го (одного) рабочего дня и принимаются решения:

— о подготовке ответа заявителю самостоятельно;

— о передаче обращения гражданина в структурное подразделение Росстандарта, в ведении которого находится рассмотрение поставленных в обращении вопросов. Передача такого обращения осуществляет в течение 3-х (трех) рабочих дней со дня регистрации.

В случае если в 3-хдневный срок передача обращения структурным подразделением не произведена, то организация подготовки ответа заявителю осуществляется ответственным исполнителем. При этом контрольный срок рассмотрения обращения гражданина не переносится;

— о направлении обращения гражданина в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

Направление обращения гражданина по принадлежности вопроса в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, осуществляется ответственным исполнителем в течение 7-ми (семи) дней со дня регистрации.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению (часть 4 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»).

3.8.8. Поступившие обращения граждан рассматриваются в течение 30-ти (тридцати) дней со дня регистрации,

В случае поступления запроса от государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, срок рассмотрения, подготовки и направления ответа осуществляется ответственным исполнителем в течение 15 дней со дня регистрации такого запроса.

В исключительных случаях, а также в случае направления Росстандартом соответствующего запроса в иные государственные органы, органы местного самоуправления, в подведомственные Росстандарту организации, Руководитель Росстандарта вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 (тридцать) дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

3.8.9. Ответ гражданину подготавливается ответственным исполнителем с учетом документов и материалов, представленных соисполнителями,

3.8.10. Ответ на обращение гражданина оформляется в зависимости от подписанта на бланках Руководителя Росстандарта, заместителя Руководителя Росстандарта или на общем бланке Росстандарта.

3.8.11. Право подписи ответов на обращения граждан имеют: Руководитель Росстандарта, заместители Руководителя Росстандарта, руководители структурных подразделений и лица, их замещающие в установленном порядке.

3.8.12. В поле «Адресат» указывается фамилия и инициалы заявителя, затем через один интервал указывается его почтовый или электронный адрес размером шрифта Times New Roman10.

При этом почтовый адрес указывается в следующем порядке: улица, дом, квартира, корпус, квартира, город, республика/область/край, при отправке ответа заграницу — страну, индекс, например:

В случае если вопрос не относится к сфере ведения Росстандарта, при этом Росстандарт может предоставить справочную информацию без пересылки или направления запроса в государственный орган, орган местного самоуправления или в организацию, подведомственную Росстандарту, проект ответа необходимо подготавливать следующим образом:

1. Преамбула: «Федеральное агентство.. рассмотрело Ваше обращение… по вопросу…»

2. Дать ответ по существу… «Постановлением Правительства Российской Федерации… установлено…»

3. Дополнительно проинформировать заявителя, что в случае вопросов необходимо обращаться… ((приложения N 29 — 32).

3.8.13. Для подготовки ответа на обращение гражданина ответственными исполнителем в СЭДО формируется РК в группе «Исходящие» и выбирается тип документа «Ответ на обращение гражданина», прикрепляется файл проекта ответа, направляется на согласование в соответствии с указанием по исполнению на входящем документе. После подписания документ направляется на регистрацию.

В случае подготовки ответа за подписью Руководителя Росстандарта или заместителя Руководителя Росстандарта, регистрация и отправка документа осуществляется Отделом делопроизводства.

В случае подготовки ответа за подписью руководителя структурного подразделения, регистрация и, в случае необходимости, направление по электронной почте, осуществляется делопроизводителем структурного подразделения.

3.8.14. Обращения граждан, документы (справки, сведения и иная переписка) по их рассмотрению хранятся:

— предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции — постоянно;

— личного характера — 5 лет (ЭПК);

— оперативного характера — 5 лет, в случае неоднократного обращения — 5 лет после последнего поступившего обращения.

3.9. Порядок работы со служебными записками

3.9.1. Служебные записки подготавливаются ответственными исполнителями за подписью начальников управлений в ответ на поручения Руководителя Росстандарта, заместителя Руководителя Росстандарта в сроки установленные поручениями, соисполнителями поручений Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, поручений Министерства промышленности и торговли Российской Федерации и по иным контрольным документам, а также поручения Руководителя Росстандарта, заместителя Руководителя Росстандарта в половину срока исполнения, установленного для ответственного исполнения по поручению в Росстандарте (приложение N 33).

Служебные записки могут подготавливаться в инициативном порядке за подписью руководителя структурного подразделения или лица его замещающего на имя Руководителя Росстандарта, заместителя Руководителя Росстандарта.

3.9.2. Указание по исполнению документа Руководителя Росстандарта, заместителя Руководителя Росстандарта рассматривается руководителем структурного подразделения и, в случае необходимости, подготавливается ответ в сроки, установленные в указании по исполнению документа или в поручении.

В случае предоставления соисполнителем поручения ответа ответственному исполнителю поручения, ответственный исполнитель при подготовке ответа по поручению учитывает позицию соисполнителя.

3.9.3. В РК СЭДО при подготовке проекта ответа для согласования при создании «Маршрута согласования» в поле «Сопроводительные файлы» включается основание поручение, на которое дается ответ, служебные записки соисполнителей.

Картинка с сайта: rulaws.ru

В поле «Сопроводительный текст» дополнительно можно проинформировать согласующих лиц о представленных/не представленных позициях соисполнителей.

Картинка с сайта: rulaws.ru

3.9.4. При подготовке служебных записок руководствуются общими требованиями, установленными к исходящим письмам Росстандарта.

При этом необходимо учитывать следующее:

В поле «Адресат» указывается должность и наименование управления

В случае подготовки служебной записки в адрес нескольких управлений

Далее в первом случае текст начинается с:

Уважаемый Алексей Николаевич!

Информационно-аналитическое управление рассмотрело служебную записку Управления технического регулирования и стандартизации от 12 января 2016 г. N 03-55 по вопросу размещения на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии информации… и сообщает….

Во втором случае текст подготавливается следующим образом:

Уважаемые коллеги!

Информационно-аналитическое управление просит дать указание о подготовке в срок до 15 января 2016 г. отчетов за IV квартал 2016 года по Плану деятельности Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии по прилагаемой форме.

3.9.5. Право подписи на служебных записках, адресованных:

Руководителю Росстандарта, имеют заместители Руководителя Росстандарта, помощник Руководителя Росстандарта, советники Руководителя Росстандарта, начальники структурных подразделений, находящихся в непосредственном подчинении Руководителя Росстандарта, и лица, замещающие их в установленном порядке;

заместителю Руководителя Росстандарта — помощник Руководителя Росстандарта, советники Руководителя Росстандарта, начальники структурных подразделений, и лица, замещающие их в установленном порядке.

3.10. Порядок оформления и работы
с Поручениями Руководителя Росстандарта

Поручение Руководителя Росстандарта — это внутренний документ, подготовленный во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства промышленности и торговли Российской Федерации и писем органов государственной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, обращений граждан и организаций, а также по инициативе Руководителя Росстандарта.

В случае если Руководителем Росстандарта дается одно указание, то оно оформляется на бланке «Поручение Руководителя Росстандарта», в случае если Руководителем Росстандарта дается несколько поручений в целях решениях одного вопроса, то они оформляются на бланке «Перечень Поручений Руководителя Росстандарта» (приложения N 34 — 37).

Порядок исполнения поручений Руководителя Росстандарта осуществляется в соответствии с порядком, аналогичным порядку, установленному для иных контрольных документов.

3.11. Порядок оформления доверенностей

3.11.1. Порядок оформления доверенностей Росстандарта разработан в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (часть первая) и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и включает в себя подготовку, выдачу, учет и контроль использования доверенностей, выданных от имени Росстандарта.

3.11.2. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое Росстандартом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

3.11.3. Доверенность выдается сотрудникам Росстандарта, лицам, не являющимися сотрудниками Росстандарта, и юридическим лицам на совершение сделок и иных юридических действий от имени Росстандарта. Совершенные по доверенности сделки и иные юридические действия непосредственно создают, изменяют и прекращают гражданские права и обязанности Росстандарта.

3.11.4. При отсутствии доверенности действие от имени Росстандарта или превышение полномочий, указанных в доверенности, сделка или иное юридическое действие считается совершенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только Госстандарт впоследствии прямо не одобрит данную сделку или иное юридическое действие.

Доверенность оформляется на продольном бланке Росстандарта установленного образца и регистрируется в СЭДО после ее согласования и утверждения Руководителем Росстандарта либо лицом, исполняющим обязанности Руководителя Росстандарта в установленном порядке (приложение N 38).

Для оформления доверенности, требующей нотариального удостоверения, сотрудник Росстандарта, заинтересованный в оформлении такой доверенности направляет служебную записку на имя Руководителя Росстандарта с обоснованием необходимости подготовки такой доверенности.

3.11.5. Доверенность от имени Росстандарта, оформленная на официальном бланке Росстандарта, выдается за подписью Руководителя Росстандарта или лица исполняющего его обязанности, с проставлением оттиска гербовой печати Росстандарта.

3.11.6. Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

3.11.7. В случае отмены доверенности Росстандартом извещение об этом направляется лицу, которому была выдана доверенность, а также известным Росстандарту третьим лицам, для представительства перед которыми дана доверенность.

3.12. Порядок использования продольного бланка Росстандарта

3.12.1. Продольный бланк Росстандарта используется в случаях подготовки документов в виде характеристик на сотрудников Росстандарта, архивных справок, выдаваемых по обращениям заявителей для представления их в Пенсионный фонд Российской Федерации и иные организации, благодарственных писем (приложение N 39).

3.12.2. Оформление данных документов производится в соответствии с общими правилами, установленными настоящей Инструкцией.

4.1. Общие положения

4.1.1. Движение документов в Росстандарте с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Росстандарте, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями сотрудников.

4.1.3. Отдел делопроизводства совместно с Отделом ИТО разрабатывают маршруты движения документов в СЭДО. Использование маршрутов должно позволять определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения на любом этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Росстандарт.

4.2. Прием, регистрация и прохождение поступающих
в Росстандарт документов

4.2.1. Доставка документов (далее — корреспонденция) в Росстандарт осуществляется, посредством почтовой, электрической, фельдъегерской связи, с помощью системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) или электронной почты, и курьером.

С помощью почтовой связи в Росстандарт доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

Корреспонденция, поступившая посредством почтовой связи, разделяется на простую, заказную и телеграммы.

Корреспонденция, поступившая посредством электрической связи, разделяется на телефонограммы, телефаксограммы и телетайпограммы.

Корреспонденция, поступившая по МЭДО или электронной почте, обрабатывается в соответствии с требованиями Регламента.

4.2.2. Прием корреспонденции, поступившей посредством почтовой и фельдъегерской связи и курьером, осуществляет экспедиция Росстандарта (далее — Экспедиция). Порядок работы экспедиции устанавливается Отделом делопроизводства.

4.2.3. При приеме документов проверяется правильность их адресования, оформления и доставки, целостность упаковки.

Ошибочно доставленные документы пересылаются Экспедицией по назначению или возвращаются отправителю с кратким изложением причин возврата.

При вскрытии конвертов проверяется комплектность документов, отсутствие их повреждений, наличие подписи, соответствие названий на конвертах названиям вложений.

В случаях отсутствия, повреждения указанных на конверте вложений или отдельных листов, выявления ошибочных вложений, других ошибок в оформлении составляется акт в двух экземплярах, один из которых хранится в Экспедиции, а второй вместе с самими документами возвращается отправителю документа. В случае если такой документ может быть рассмотрен по существу, Отдел делопроизводства по согласованию с адресатом передает его по назначению для дальнейшего прохождения, при этом составляется акт в трех экземплярах, первый из которых остается в Экспедиции, второй направляется отправителю, а третий передается в структурное подразделение, в которое направлен документ.

Конверты после регистрации документов уничтожаются.

Конверты не подлежат уничтожению в случаях, если они являются единственным источником установления адресата отправителя, даты отправки или поступления документа, а также если они содержат документы, которые поступили из-за границы, из судов, следственных органов либо содержат договоры или заявки на участие в конкурсах по государственным закупкам, претензиям, исковые заявления.

4.2.4. Конверты с документами, поступившие с пометкой «ЛИЧНО», в Экспедиции не вскрываются и передаются в Отдел делопроизводства, для последующей передачи адресатам.

Если документы, находящиеся в конвертах, поступивших с пометкой «ЛИЧНО», необходимы для работы в Росстандарте, то они возвращаются адресатами в Отдел делопроизводства для регистрации в СЭДО.

Если конверт ошибочно вскрыт, то документы, в нем находящиеся, подлежат регистрации в СЭДО без указания содержания. На конверте проставляется штамп и вместе с распечаткой карточки передается адресату. Лицо, получившие документ, расписывается в его получении в реестре передачи документа.

Конверты без пометки «ЛИЧНО», адресованные Руководителю Росстандарта, заместителям Руководителя Росстандарта, вскрываются в Отделе делопроизводства, регистрируются в СЭДО и передаются соответствующему адресату в установленном порядке.

4.2.5. Конверты с пометками «СРОЧНО», «ВЕСЬМА СРОЧНО», «ВРУЧИТЬ НЕМЕДЛЕННО» вскрываются, регистрируются вне очереди и оперативно передаются соответствующему адресату.

4.2.6. Документы на иностранных языках, направляются Отделом делопроизводства для или составления аннотации в Международный отдел, после чего документы возвращаются в Отдел делопроизводства, для регистрации.

4.2.7. При поступлении телеграммы экспедиция расписывается в получении телеграммы и передает телеграмму в Отдел делопроизводства для регистрации и/или последующей передачи адресатам.

4.2.8. При поступлении корреспонденции фельдъегерской связью Экспедиция расписывается в получении пакета, проставляет на расписке штамп о приеме корреспонденции Росстандартом и передает пакет в Отдел делопроизводства. Пакет, поступивший фельдъегерской связью, подлежит передаче в Отдел делопроизводства в невскрытом виде.

4.2.9. При доставке корреспонденции курьером экспедиция расписывается в получении корреспонденции и проставляет на копии поступившего документа (материала) или прилагаемой расписке штамп о приеме корреспонденции Росстандартом и передает документ (материал) в Отдел делопроизводства.

4.2.10. Документы, поступившие в Росстандарт в установленном порядке, имеющие стандартные реквизиты оформления, а также заверенные копии документов полежат регистрации в СЭДО.

4.2.11. Регистрация корреспонденции, поступающей через Экспедицию на имя Руководителя Росстандарта, заместителей Руководителей Госстандарта, непосредственно в Росстандарт без указания должностного лица (кому адресовано) структурного подразделения осуществляется Отделом делопроизводства. Регистрацию корреспонденции, поступающей на имя руководителей структурных подразделений Росстандарта, осуществляет делопроизводитель структурного подразделения.

Перечень входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в СЭДО, установлен в приложении N 40 к настоящей Инструкции.

Книги и периодические издания, приглашения, поздравления и личная корреспонденция, поступившие на бумажном носителе, либо по СЭДО доставляются конечным адресатам вместе с соответствующей почтой Секретариата Руководителя Росстандарта, почтой Секретариатов заместителей Руководителя Росстандарта, почтой структурных подразделений.

Счета и первичная бухгалтерская документация, поступившая на бумажном носителе, либо по СЭДО доставляются в структурное подразделение, ответственное за ведение бухгалтерского учета и отчетности.

4.2.12. Документы, не зарегистрированные в СЭДО, за исключением документов, указанных в перечне входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в СЭДО, к рассмотрению в структурных подразделениях не принимаются. При поступлении таких документов в структурные подразделения они передаются в Отдел делопроизводства, для централизованной регистрации.

4.2.13. Переданная из Экспедиции корреспонденция сортируется Отделом делопроизводства по принципу срочности (немедленная, весьма срочная, срочная и обычная), приоритетности (поручения Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, поручения Аппарата Правительства Российской Федерации, проекты нормативных актов, требующие согласования или визирования, обращения граждан, письма и запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, прочие документы) и доступа (простая, ограниченного доступа).

4.2.14. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или руководителям структурных подразделений Росстанадарта.

4.2.15. Отсортированные по принципу срочности, приоритетности и доступа документы (материалы) вносятся сотрудниками Отдела делопроизводства в СЭДО. На документах повышенной срочности проставляются также штампы о повышенной срочности («Вручить немедленно», «Весьма срочно», «Срочно»).

4.2.16. При регистрации входящего документа в СЭДО заполняются соответствующие графы РК СЭДО. Порядок заполнения определяется правилами работы с СЭДО.

Повторные документы, поступившие от одного и того же адресата по одному и тому же вопросу, также подлежит регистрации. При этом в новой регистрационной карточке указывается ссылка на регистрационный номер предыдущего документа.

4.2.17. После регистрации входящего документа на первом листе документа печатается регистрационный штамп и штрих код документа. Печать указанных реквизитов производится автоматически через принтер, с использованием соответствующей команды в СЭДО.

4.2.18. Регистрация входящих документов осуществляется, как правило, в день поступления.

Документы, поступившие в рабочие дни после 18 часов, могут быть зарегистрированы на следующий рабочий день.

4.2.19. С зарегистрированных документов, с помощью потокового сканера, снимается электронная копия документа, которая прикрепляется к РК СЭДО.

4.2.20. Документы, передаваемые адресатам, регистрируются Отделом делопроизводства в соответствующем журнале и передаются только под роспись.

Корреспонденция на имя Руководителя Росстандарта и заместителей Руководителя Росстандарта, поручения Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, письма Аппарата Правительства Российской Федерации, проекты нормативных актов, требующие согласования или визирования, обращения граждан, письма и запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации передаются (по мере необходимости) в оригинале Отделом делопроизводства в приемную Руководителя Росстандарта и приемные заместителей Руководителя Росстандарта в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным в установленном порядке приказом Росстандарта.

4.2.21. Передача корреспонденции в приемную Руководителя Росстандарта осуществляется каждый час, а с отметками о повышенной срочности — немедленно.

4.2.22. Корреспонденция на имя заместителей Руководителя Росстандарта передается в оригинале Отделом делопроизводства в приемные заместителей Руководителя Росстандарта каждые два часа, а с отметками о повышенной срочности — немедленно.

4.2.23. Рассмотренные документы возвращаются в Отдел делопроизводства, где в СЭДО вносится содержание указания по исполнению документа, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

4.2.24. При регистрации документа в СЭДО Отделом делопроизводства или делопроизводителем в структурном подразделении готовится проект указания по исполнению документа для утверждения руководителем.

К документам, направляемым к Руководителю Росстандарта на бумажном носителе, в Секретариат Руководителя Росстандарта и к заместителям Руководителя Росстандарта, Отделом делопроизводства, при необходимости прикрепляются уголки для указания по исполнению документа.

На документы, поступившие на бумажном носителе в структурные подразделения, от других адресатов делопроизводителями при необходимости прикрепляются уголки для указания по исполнению документа.

4.2.26. В указаниях по исполнению документа указываются инициалы и фамилия ответственного исполнителя и соисполнителей, при этом, если ответственный исполнитель не определен, им является первый исполнитель в указании по исполнению документа. В тексте указания по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения.

Указание по исполнению документа может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю отдельный порядок и срок исполнения документа.

4.2.27. Оформленные указания по исполнению документа делопроизводитель структурного подразделения вносит в РК СЭДО.

4.2.28. Оформленные указания по исполнению документа с соответствующими документами передаются исполнителям для работы.

4.2.29. Поступающие в Росстандарт телефонограммы регистрируются в соответствующих регистрационных журналах. Журналы регистрации телефонограмм ведутся в приемной Руководителя Росстандарта, приемных заместителей Руководителя Росстандарта, приемных руководителей структурных подразделений.

4.2.30. При поступлении телефонограммы подлежат обязательной фиксации (установлению) данные об отправителе и лице, передавшем телефонограмму, текст телефонограммы, дата и время приема, данные о лице, получившем телефонограмму. При отсутствии указанных данных телефонограмма считается не надлежаще принятой.

4.2.31. Содержание телефонограммы подлежит передаче адресату в течение трех часов с момента ее приема. Ответственность за передачу содержания телефонограммы лежит на лице, ее принявшем. О передаче содержания телефонограммы в журнале регистрации телефонограмм делается отметка с подписью адресата и указанием даты и времени передачи адресату.

4.2.32. Поступающие в Росстандарт телефаксограммы (факсограммы), как правило, регистрируются в Отделе делопроизводства.

4.2.33. Телефаксограммы (факсограммы), поступившие на имя Руководителя Росстандарта, заместителей Руководителя Росстандарта, в структурные подразделения и для конкретных сотрудников Росстандарта, передаются в Отдел делопроизводства.

4.2.34. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

подлежащий передаче документ предварительно регистрируется;

поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее структурное подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

4.2.35. Поступающие в Росстандарт телетайпограммы регистрируются Отделом делопроизводства в соответствующем реестре с последующей передачей копии телетайпограммы адресатам в порядке, установленном для поступающей корреспонденции Росстандарта.

4.3. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.3.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.

4.3.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами передаются в Юридический отдел для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в Отдел делопроизводства, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись Руководству Росстандарта в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

4.3.3. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

4.3.4. Регистрация внутренних документов осуществляется делопроизводителями структурных подразделений, подготовивших документ.

4.3.5. Регистрация внутренних документов, предполагающих согласование с вышестоящим руководством, осуществляется после визирования и принятия решения соответствующим руководителем.

4.3.6. Регистрационный номер внутреннего документа состоит из индекса структурного подразделения

и порядкового номера внутреннего документа в пределах календарного года, например: 05-238 (приложение N 41).

Внутренним документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

Если регистрируемый внутренний документ является ответом на ранее присланный входящий или внутренний документ, обязательным является заполнение поля связки в регистрационной карточке СЭДО.

4.3.7. Зарегистрированные внутренние документы, оформленные на бумажном носителе, подписанные заместителями руководителя Росстандарта, передаются адресату Отделом делопроизводства.

После рассмотрения Руководителем Росстандарта соответствующие указания по исполнению документа Отделом делопроизводства вносится в РК СЭДО, с последующим осуществлением пересылки адресату.

Неправильно оформленные внутренние документы возвращаются исполнителям для доработки.

Внесение указаний по исполнению документа и передача внутренних документов внутри структурных подразделений осуществляется сотрудниками структурных подразделений.

4.3.8. Внутренние документы информационного и справочного характера могут пересылаться адресатам в электронном виде с использованием технологии прикрепления копии документа к регистрационной карточке документа.

4.4. Регистрация и отправка исходящих документов

4.4.1. Исходящими документами Росстандарта является документы, направляемые из Росстандарта в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам Документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями настоящей Инструкции и Регламента.

4.4.2. Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления, их регистрацию и отправку.

4.4.3. Утвержденные и правильно оформленные документы, требующие собственноручной подписи, выводятся на бланк и передаются на рассмотрение и подпись Руководителю Росстандарта или лицу его замещающему, заместителю Руководителя Росстандарта, или лицу, его замещающему.

4.4.4. После подписания исходящих документов Руководителем Росстандарта или лицом его замещающим, заместителем Руководителя Росстандарта, или лицом, его замещающим, их регистрация в СЭДО осуществляется Отделом делопроизводства, а регистрация исходящих писем в СЭДО за подписью руководителя структурного подразделения или лица его замещающего осуществляется делопроизводителями структурных подразделений.

4.4.5. При регистрации исходящего документа на нем указываются присвоенный регистрационный номер и дата регистрации.

4.4.6. Регистрационный номер исходящего документа за подписью:

Руководителя Росстандарта, заместителя Росстандарта состоит из двух заглавных букв, с которых начинается имя и фамилия подписавшего документ, дефиса, порядкового номера исходящего документа в пределах календарного года, слэш (косой черты) и индекса структурного подразделения, подготовившего исходящий документ, например: АА-25/03.

руководителя структурного подразделения состоит из порядкового номера исходящего документа в пределах календарного года, дефиса, двух заглавных букв, с которых начинается имя и фамилия подписавшего документ, слэш (косой черты) и индекса структурного подразделения, подготовившего исходящий документ (приложение N 1), например: 2525-КМ/01.

Исходящим документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

4.4.7. Исходящие документы принимаются на отправку Отделом делопроизводства в открытом виде.

Исходящие документы, не содержащие полного почтового адреса, необходимого для отправки, принимаются только с сопроводительными письмами или утвержденными указателями рассылки, а также с приложениями и в необходимом количестве экземпляров.

4.4.8. К отправке принимаются исходящие документы, подписанные Руководителем Росстандарта, заместителями Руководителя Росстандарта и руководителями структурных подразделений.

В случае если исходящий документ направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый его экземпляр.

4.4.9. Исходящие документы отправляются только с собственноручной подписью или с квалифицированной электронной подписью. Копия зарегистрированного и переданного для отправки исходящего документа и приложений к нему со всеми необходимыми визами хранятся в Отделе делопроизводства.

4.4.10. Способ отправки документа определяется сотрудниками Отдела делопроизводства или делопроизводителями структурных подразделений.

Документы, оформленные в электронном виде в соответствии с требованиями Регламента, направляются в органы государственной власти по МЭДО, если указанные органы подключены к системе МЭДО, или по электронной почте, если не указан почтовый адрес для отправки.

В случае, если документ подготовленный в электронном виде невозможно передать вышеуказанным способом, а также отдельных случаях, установленных законодательством Российской Федерации, копия электронного документа, заверенная соответствующим образом, передается в Отдел делопроизводства для передачи почтовой или фельдъегерской связью.

4.4.11. При направлении исходящего документа более чем в четыре адреса необходимое количество экземпляров отправляемого документа передается для отправки вместе с указателем рассылки, завизированным исполнителем и утвержденным должностным лицом, подписавшим исходящий документ.

4.4.12. При направлении исходящих документов в органы государственной власти, законодательные (представительные) и исполнительные органы субъектов Российской Федерации полные почтовые адреса могут не указываться. При направлении исходящих документов другим адресатам указываются полные почтовые адреса (включая почтовый индекс).

4.4.13. Приложения, направляемые вместе с исходящим документом (кроме приложений, полученных от организаций, учреждений или граждан и возвращаемых с данным документом), должны быть подписаны или завизированы их составителями. Исходящий документ с приложениями, представляющими ценность (удостоверения, паспорта, дипломы, свидетельства, судебные повестки и т.п.), отправляется заказным письмом или бандеролью с объявленной ценностью

4.4.14. Ответственность за правильность указания в сопроводительном письме или указателе рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса возлагается на исполнителя документа и делопроизводителя структурного подразделения.

4.4.15. Для отправки документов используются специально оформленные конверты установленного образца. Если одному и тому же адресату направляется одновременно несколько документов, то они могут комплектоваться в один конверт, на котором после адреса получателя проставляется исходящие номера всех вложенных документов.

4.4.16. Документы, подготовленные к отправке, передаются в Отдел делопроизводства в день их регистрации. Отдел делопроизводства проверяет правильность их оформления (наличия полного адреса и его точность, а также наличие регистрационного номера, подлинности подписи, визы исполнителя, других необходимых элементов оформления указанных приложений).

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

4.4.17. Документы подлежат отправке, как правило, на следующий рабочий день после дня их приема, если они поступили в Отдел делопроизводства.

4.4.18. На отправленные документы в Экспедиции заполняются реестры отправленных документов.

4.4.19. Отправляемые из Росстандарта телеграммы оформляются на бланках установленной формы: «правительственные», «служебные».

4.4.20. По решению Отдела делопроизводства в зависимости от содержания и наименования адресата документы доставляются фельдъегерской связью, отправляются почтой или курьером.

4.5. Учет количества документов

4.5.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, квартал, месяц, неделю, сутки) проводится посредством формирования соответствующего отчета в СЭДО по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются Отделом делопроизводства и представляются Руководству.

4.5.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом копий, создаваемых при печатании и размножении.

Учет количества документов проводиться по Росстандарту в целом или по отдельным структурным подразделениям. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

5.1. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование Руководителя о состоянии исполнения документов.

5.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается Руководителем Росстандарта.

При поступлении в Госстандарт поручений, находящихся на внешнем контроле, Отдел делопроизводства проставляет на таких поручениях штамп «КОНТРОЛЬ». Документы с такой пометкой подлежат рассмотрению в приоритетном порядке.

5.3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних — с даты подписания (утверждения) документа; поступивших из других органов государственной власти и иных организаций — с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного вышестоящим органом, направившим документ, или нормативных сроков.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте пометку «В.Срочно» — в 1 день;

имеющие в тексте пометку «Срочно» — в 3-дневный срок;

имеющие в тексте пометку «Оперативно» — в 10-дневный срок;

по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) и обращениям — не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса (обращения) срок;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным органам государственной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, — до 10 дней;

материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации, — не позднее чем за 15 дней до даты, определенной планом;

по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации: без согласования с другими организациями — в течение 15 дней, с согласованием — 30 дней;

представление Счетной палаты Российской Федерации должно быть рассмотрено в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 30 дней со дня его получения. О принятом по представлению решении и о мерах по его реализации Счетная палата Российской Федерации уведомляется незамедлительно;

указания по исполнению документа Руководителя Росстандарта либо его заместителей «Прошу доложить», «Прошу переговорить» — в 3-дневный срок, если Руководителем Росстандарта либо лицом, его замещающим не установлен иной срок;

информация Росстандарта, необходимая при подготовке к слушанию в Конституционном Суде Российской Федерации, подлежит предоставлению полномочному представителю Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации в сроки, указанные в поручении. При поступлении запроса из Конституционного Суда Российской Федерации срок представления проекта ответа полномочному представителю в Конституционном Суде Российской Федерации для согласования — 10 дней со дня получения запроса;

остальные — в срок не более месяца;

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

5.4. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Руководителя Росстандарта или заместителя Руководителя Росстандарта, исполняющего его обязанности, мотивированное ходатайство о продлении срока исполнения не позднее 3-х дней до истечения срока.

При изменении (продлении) срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Отдел делопроизводства. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы государственной власти, федеральный орган государственной власти либо организация — автор документа.

Сроки исполнения документов с пометками «Срочно», «Весьма срочно», «Оперативно» не продлеваются.

5.5. Контроль за своевременным и полным исполнением поручений осуществляют:

секретариат Руководителя Росстандарта — в части сроков и полноты выполнения поручений, данных Руководителем Росстандарта, а также находящихся на контроле в секретариате Руководителя Росстандарта;

секретариаты заместителей Руководителя Росстандарта — в части сроков и полноты выполнения поручений, данных Руководителем Росстандарта и заместителями Руководителя Росстандарта, а также находящихся на контроле в секретариатах заместителей Руководителя Росстандарта;

приемные руководителей структурных подразделений и делопроизводители этих структурных подразделений — в части сроков и полноты выполнения поручений, данных Руководителем Росстандарта, заместителями Руководителя Росстандарта, руководителями соответствующих структурных подразделений, а также находящихся на контроле в соответствующих структурных подразделениях;

Отдел делопроизводства — в части сроков выполнения поручений, данных Руководителем Росстандарта, заместителями Руководителя Росстандарта, а также поручений, находящихся на внешнем контроле.

5.6. В структурных подразделениях распоряжениями руководителей соответствующих структурных подразделений назначаются делопроизводители, на которых возлагаются обязанности по организации контроля за исполнением поручений в соответствии с Инструкцией.

5.7. Делопроизводители структурных подразделений при осуществлении контроля:

отслеживают сроки исполнения поручений, находящихся на исполнении в соответствующих подразделениях;

своевременно информируют отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Росстандарта, и приемные руководителей подразделений о выполнении или причинах невыполнения (неполного или ненадлежащего выполнения) поручений.

5.8. Приемные руководителей структурных подразделений при осуществлении контроля:

отслеживают сроки и полноту исполнения поручений, находящихся на исполнении в соответствующем структурном подразделении, информируют об этом руководителя структурного подразделения, секретариаты заместителей Руководителя Росстандарта и секретариат Руководителя Росстандарта;

еженедельно, ежемесячно и ежеквартально совместно с Отделом делопроизводства готовят сводные справки по поручениям, находящимся на исполнении в соответствующих структурных подразделениях;

оказывают содействие делопроизводителям структурных подразделений в осуществлении ими контроля за исполнением поручений, находящихся на исполнении в соответствующем структурном подразделении.

5.9. Секретариаты заместителей Руководителя Росстандарта:

отслеживают сроки и полноту исполнения поручений, находящихся на контроле, информируют об этом заместителей Руководителя Росстандарта;

еженедельно, ежемесячно и ежеквартально совместно с приемными руководителей структурных подразделений готовят сводные справки по поручениям, находящимся на контроле.

5.10. Секретариат Руководителя Росстандарта:

отслеживает сроки и полноту исполнения поручений, находящихся на контроле, информирует об этом Руководителя Росстандарта;

6.4. На делопроизводителя структурного подразделения возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

прием документов, поступающих в структурное подразделение;

своевременная передача полученных документов руководителю структурного подразделения, а после получения указаний руководителя структурного подразделения — исполнителю;

внесение указаний по исполнению документа в РК СЭДО;

передача в Отдел делопроизводства входящих документов, поступивших на имя Руководства Росстандарта напрямую в структурное подразделение, для регистрации;

передача в Отдел делопроизводства, исходящих документов, подготовленных и оформленных в структурных подразделениях, за подписью Руководства Росстандарта для проверки правильности оформления, регистрации и отправки;

передача в Отдел делопроизводства, исходящих документов, подготовленных и оформленных в структурных подразделениях, за подписью руководителя структурного подразделения для отправки;

ознакомление сотрудников с организационно-распорядительными и информационными документами, поступившими в структурное подразделение;

осуществление контроля прохождения документов в структурном подразделении и исполнением поручений;

систематическое информирование руководителя структурного подразделения об исполнении поручений в структурном подразделении;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения документов и исполнения поручений в структурном подразделении;

своевременная подготовка проекта номенклатуры дел структурного подразделения на очередной год;

формирование дел в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения;

организация хранения дел и документов, выдача дел и документов сотрудникам структурного подразделения, обеспечение их сохранности;

оформление дел для передачи на хранение в Архив Росстандарта;

получение во временное пользование дел, хранящихся в Архиве Росстандарта, возвращение их в Архив Росстандарта по истечении сроков пользования;

участие в проведении экспертизы ценности документов, оформление актов об уничтожении документов, не подлежащих хранению;

ознакомление вновь принятых сотрудников с настоящей Инструкцией и другими нормативными актами, касающимися работы с документами и ведения делопроизводства;

учет имеющейся оргтехники и канцелярских принадлежностей, подготовка заявок на их получение;

выполнение иных обязанностей, возложенных в соответствии с положением о структурном подразделении и должностным регламентом сотрудника.

6.5. При увольнении, перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя через делопроизводителя структурного подразделения, другим сотрудникам с соответствующей отметкой в СЭДО, а дела, взятые из Архива Росстандарта, сданы в Архив Росстандарта.

В случае увольнения делопроизводителя структурного подразделения, дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности, или принятому на эту должность.

6.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, для последующей передачи их в Архив Росстандарта, независимо от сроков их хранения.

6.7. Информация обо всех изменениях в статусе структурных подразделений, назначениях, сменах руководителей структурных подразделений и делопроизводителей в трехдневный срок представляется в Отдел делопроизводства.

6.8. Сотрудники структурного подразделения при работе с документами должны руководствоваться следующими требованиями:

сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах должностных обязанностей сотрудников;

не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо исправления, а также делать пометки, не предусмотренные настоящей Инструкцией;

передача документов или их копий сотрудникам других структурных подразделении может осуществляться с разрешения руководителя структурного подразделения;

передача документов или их копий сотрудникам сторонних организаций, а также документов или их копий, связанных с обращениями граждан допускается только с разрешения руководителя отдела, на который возложены функции по документационному обеспечению Росстандарта;

передача документов или их копий представителям средств массовой информации осуществляется через советника Руководителя Росстандарта, на которого возложены функции по работе со средствами массовой информации.

6.9. При поступлении документов, зарегистрированных в СЭДО, делопроизводитель проверяет соответствие количества поступивших документов количеству регистрационных карточек, а также правильность сведений о документах, внесенных в регистрационные карточки.

6.10. Делопроизводитель докладывает руководителю структурного подразделения о поступивших документах и в соответствии с его указанием по исполнению документа передает эти документы для исполнения или ознакомления сотрудникам структурного подразделения.

Фамилия исполнителя, текст поручения и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа в структурном подразделении вносятся в регистрационную карточку СЭДО этого документа.

6.11. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Росстандарта или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет, тиражирует необходимое количество экземпляров документа и передает их в Отдел делопроизводства, для регистрации и отправки. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.

6.12. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

6.13. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители несут ответственность за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

6.14. Исполнитель обязан выполнить поручение по документу в указанные сроки.

6.15. После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на оборотной стороне последнего листа документа или на отдельном листе результаты выполнения поручения, например: «Направлен ответ (исходящий номер и дата)», «Учтено при формировании замечаний к проекту федерального закона (название)», «Дан устный ответ (кому)», «Доложено (должность, инициалы, фамилия руководителя, которому предоставлен доклад, дата представления доклада)» и т.п.

6.16. Подшив исполненного документа в дело, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление и оформление описей дел, хранение дел и передача в Архив Росстандарта осуществляется делопроизводителем структурного подразделения в соответствии с требованиями, установленными в разделе 7 настоящей Инструкции.

6.17. Руководители и сотрудники Росстандарта несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, за своевременное выполнение поручении по документам, за сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.

7.1. Составление номенклатуры дел

7.1.1. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве Росстандарта составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Росстандарте, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел закрепляет группировку исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Росстандарта.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.1.2. При составлении Номенклатуры дел проводится комплексное изучение документов, образующихся в деятельности Росстандарта, их вид, состав и содержание. В процессе работы следует руководствоваться Положением о Росстандарте, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел и описями дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) за предшествующие годы.

7.1.3. В Росстандарте составляется номенклатуры структурных подразделений и сводная номенклатура дел Росстандарта (далее — номенклатура дел Росстандарта).

Номенклатура дел Росстандарта (приложение N 42) составляется по установленной форме на основе номенклатур дел структурных подразделений (приложение N 43).

7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении с привлечением других сотрудников этого структурного подразделения, оформляется на бланке установленной формы, согласовывается с Архивом Росстандарта, подписывается руководителем структурного подразделения и сдается в Архив Росстандарта до 1 ноября.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в Архив Росстандарта.

7.1.5. Названиями разделов Номенклатуры дел Росстандарта являются названия структурных подразделений. В Номенклатуре дел Росстандарта разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Росстандарта.

7.1.6. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания и нерегистрируемые документы.

Книги и периодические издания, приглашения, поздравления и личная корреспонденция, поступившие на бумажном носителе, либо по СЭДО доставляются конечным адресатам вместе с соответствующей почтой Секретариата Руководителя Росстандарта, почтой Секретариатов заместителей Руководителя Росстандарта, почтой структурных подразделений.

Счета и первичная бухгалтерская документация, поступившая на бумажном носителе, либо по СЭДО доставляются в структурное подразделение, ответственное за ведение бухгалтерского учета и отчетности.

7.1.7. Графы номенклатур дел содержат следующую информацию.

В графе 1 указывается индекс дела. Индекс дела состоит из установленного в Росстандарте цифрового обозначения соответствующего структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах номенклатуры дел этого структурного подразделения, например:

01-02-7, где 01-02 — обозначение подразделения и отдела этого подразделения, 7 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений.

В графе 2 пишутся заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

— название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

— название организации или структурного подразделения (автор документа);

— название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

— краткое содержание документов дела;

— название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

— дата (период), к которой относятся документы дела.

Состав элементов заголовка дел определяется характером документов, помещенных в дело.

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например: «Отзывы и заключения на научно-исследовательские работы, присланные в …», «Протоколы и стенограммы заседаний Оперативного совета …».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: «Документы о проведении оперативных совещаний у Руководителя Росстандарта (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу. Пример: «Документы к протоколам заседания коллегии Росстандарта».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации документами Росстандарта». В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности». В заголовке дел, содержащих переписку с одним корреспондентом, указывается конкретный корреспондент, например: «Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по вопросам работы вневедомственной комиссии».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

— если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения»;

— если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: «Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Годовые отчеты отдела о работе за 2014 год».

При составлении номенклатуры дел, необходимо иметь в виду, что заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 по окончании календарного года указывается количество дел (томов, частей).

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством (Росархивом) срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

7.1.8. Если в течение года в структурных подразделениях появляются новые документированные участки работы и дела, не предусмотренные номенклатурой дел структурного подразделения, такие дела включаются дополнительно в номенклатуру дел структурного подразделения. Для дополнительно включаемых дел в номенклатуре дел структурного подразделения оставляются резервные номера.

Все изменения, вносимые в номенклатуру дел структурного подразделения, согласовываются сотрудником ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, с Отделом делопроизводства.

7.1.9. Номенклатура дел Росстандарта, подписывается начальником Отдела делопроизводства и сотрудником, ответственным за ведение Архива Росстандарта, согласовывается с центральной экспертной комиссией Росстандарта (далее — ЦЭК), и с экспертной проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (далее — ЭПК ГА РФ). Номенклатура дел согласовывается с ГА РФ один раз в 5 лет, если не было изменения функций и структуры Росстандарта.

7.1.10. Номенклатура дел Росстандарта в конце каждого года уточняется, утверждается приказом Росстандарта и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

После утверждения Номенклатуры дел Росстандарта структурные подразделения Росстандарта получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

7.1.11. Номенклатура дел Росстандарта печатается в необходимом количестве экземпляров, но не менее четырех. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и помещается в дело Отдела делопроизводства, второй используется в Отделе делопроизводства, в качестве рабочего, третий применяется в Архиве Росстандарта, четвертый — в ГА РФ.

7.1.12. По окончании календарного года в конце Номенклатуры дел структурного подразделения делопроизводителем структурного подразделения делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (приложение N 44), которая передается в Архив Росстандарта не позднее 15 января следующего года.

7.1.13. Архивом Росстандарта составляется итоговая запись Номенклатуры дел Росстандарта по всем структурным подразделениям для ее последующего представления в ГА РФ.

7.2. Организация оперативного хранения документов

7.2.1. С момента заведения и до передачи в Архив Росстандарта дела хранятся по месту их формирования.

После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности.

Начальники подразделений и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в Архив Росстандарта и подлежат оформлению и описанию.

7.2.2. Дела документального фонда Росстандарта, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей в Архив Росстандарта, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях фактического наличия дел и соответствия их количеству по номенклатуре дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

7.2.3. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 45), помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело подлежит возврату.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Росстандарта или его заместителя, курирующего данное подразделение.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Росстандарта, с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

7.3. Формирование дел

7.3.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела.

Дело — совокупность документов или отдельный документ, которые относятся к одному вопросу или участку деятельности Росстандарта.

7.3.2. Дела формируются в Росстандарте в структурных подразделениях сотрудниками, ответственными за документационное обеспечение и своевременное формирование дел.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, на дела по личному составу и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.3.2. Исполненные документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем делопроизводителю структурного подразделения. Номер дела, в который должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

7.3.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется сотрудником, ответственным за ведение Архива Росстандарта.

7.3.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

в дело следует помещать документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку. За основу заголовка дела берется формулировка, данная в номенклатуре дел структурного подразделения. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения.

в дело следует включать по одному экземпляру каждого документа, нельзя подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;

в дело следует подшивать только исполненные и правильно оформленные документы, то есть имеющие соответствующие реквизиты: подпись с расшифровкой, визы с расшифровкой, дату регистрации документа, регистрационный номер, отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

незарегистрированные, неисполненные и неправильно оформленные документы следует возвращать исполнителю для их регистрации, исполнения и оформления;

в дело следует подшивать документы одного календарного года (исключение составляют личные, переходящие дела);

заверенные ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

приложения к документам должны быть помещены в дело вместе с документами, к которым они относятся. В случае отсутствия приложения на документе необходимо сделать отметку о причине его отсутствия или указать его местонахождение. Приложения, объем которых превышает 250 листов, должны помещаться в отдельный том;

объем каждого дела не должен превышать 250 листов, при толщине не более 4 см. При большем объеме дела необходимо формировать несколько томов (частей).

7.3.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению законодательного акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Подшивка документов к ним возможна в отдельные дела, но прием этих документов в Архив Росстандарта осуществляется строго в объединенном виде.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 (двадцать пять) страниц.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы хранятся вместе с прилагаемыми к ним документами.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» от 01.06.1998 г. N 640. (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 23, ст. 2501).

Обращения (предложения, заявления жалобы) граждан по вопросам работы Росстандарта, его структурных подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; копия документа-ответа помещается за документом-запросом.

При формировании дел с перепиской необходимо учитывать то, что все они формируются, как правило, по корреспондентскому признаку.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы по личным делам располагаются по мере их поступления.

7.3.6. Электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел Росстандарта и Регламентом непосредственно в СЭДО.

7.3.7. Дела со дня их заведения до передачи в Архив Росстандарта хранятся по месту их формирования.

7.4. Экспертиза ценности документов

7.4.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертизе ценности подлежат все документы Росстандарта независимо от видов носителей и способов записи.

До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

7.4.2. Экспертиза ценности документов в Росстандарте проводится:

в делопроизводстве — при составлении номенклатуры дел Росстандарта и при подготовке дел к передаче в Архив Росстандарта;

в Архиве Росстандарта — в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

7.4.3. Для организация и проведение экспертизы ценности документов в Росстандарте осуществляется ЦЭК.

7.4.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается Руководителем Росстандарта Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Росархивом.

7.4.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства под методическим руководством сотрудника, ответственного за ведение Архива Росстандарта.

7.4.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив Росстандарта;

отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.4.7. Отбор. документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Росстандарта путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

7.4.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и описи дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и описи дел по личному составу, акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно, по результатам рассмотрения описи дел согласовываются и утверждаются протоколом ЦЭК, после чего представляются на рассмотрение ЭПК.

После утверждения и согласования ЭПК описей дел, описи и акт о выделении к уничтожению утверждаются руководителем Росстандарта, после чего выделенные к уничтожению документы могут быть уничтожены.

7.5. Оформление дел

7.5.1. Оформление дел, по завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности, проводится сотрудниками, отвечающими за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи и под контролем сотрудника, отвечающего за ведение Архива Росстандарта.

7.5.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа — заверителя дела (приложение N 46), составление внутренней описи документов дела оформление реквизитов обложки дела по установленной форме.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение дела в скоросшивателях, не проводится пересистематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, лист-заверитель дела не составляется.

7.5.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложения N 47 — 48):

наименование Росстандарта указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращения наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения — записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Росстандарта; номер тома (части);

заголовок дела — переносится из номенклатуры дел Росстандарта, согласованной с ЭПК ГА РФ и уточненный в процессе формирования дела;

дата дела — указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Если в дело включены документы (приложения), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … годы». Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протокола. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Для обозначения даты документа сначала указывается число, затем месяц и год (число и год обозначаются арабскими цифрами, а название месяца — словом);

срок хранения дела — на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»;

архивный шифр дела — состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи (на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы описей, утвержденных ЭПК ГА РФ. До этого поставляется карандашом).

7.5.4. В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дело и закрепления порядка их расположения все листы, кроме листа — заверителя дела и внутренней описи документов, нумеруются. Нумерация листов в деле производится черным графитовым карандашом или нумератором, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются в каждом томе (каждой части) отдельно.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Схемы, диаграммы, таблицы, фотографии и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала нумеруется конверт, затем очередным номером — каждый лист вложения.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

В случае появления ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле.

7.5.5. Для учета документов определенных категорий дел, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела. В нее включаются сведения о документах.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы о разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле.

Внутренняя опись документов составляется на отдельных листах по установленной форме (приложение N 49).

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела.

К внутренней описи документов дела прилагается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количество листов внутренней описи документов дела. Листы внутренней описи документов дела нумеруются самостоятельно и не входят в количество листов дела.

Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем с расшифровкой подписи, указываются его должность и дата составления внутренней описи документов дела.

7.5.6. В конце дела на листе-заверителе дела составляется заверительная надпись (приложение N 46).

В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, наличие листов с литерными номерами и пропущенных листов, особенности нумерации листов, физического состояния дела и его формирования, отдельно указывается количество листов внутренней описи.

Лист-заверитель дела подписывается с расшифровкой подписи лицом, оформившим дело, указываются его должность и дата оформления дела. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

7.5.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона таким образом, чтобы можно было свободно читать тексты всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. По согласованию с сотрудником, ответственным за ведение Архива Росстандарта документы дела могу, формироваться в архивной папке на завязках, без переплета.

7.6. Составление, оформление описей дел
и актов уничтожения документов

7.6.1. На все завершенные в делопроизводстве структурных подразделений дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями настоящей инструкции, составляются описи дел.

Опись дела — обязательный архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.6.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение N 50); дела временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 51); дела по личному составу (приложение N 52); на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

7.6.3. В Росстандарте в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством сотрудника, ответственного за ведение Архива Росстандарта. По этим описям документы сдаются в Архив Росстандарта.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Росстандарта, которую готовит сотрудник, ответственный за ведение Архива Росстандарта, и по которой он сдает дела на государственное хранение в ГА РФ.

7.6.4. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в Архив Росстандарта не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве (приложение N 53).

7.6.5. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

7.6.6. При составлении описи дел структурными подразделениями соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись под порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи — валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела (индекс каждого дела по номенклатуре дел, который должен соответствовать индексу, проставленному на обложке дела);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименование всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок повторить полностью. При внесении в опись последнего тома добавляется слово «Последний»;

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и для других отметок.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел описи (литерные номера и пропущенные номера).

Аналогичные описи составляются на электронные дела, документы.

7.6.8. Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и согласовывается с начальником Отдела делопроизводства.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один их которых передается вместе с делами в Архив Росстандарта, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

7.6.9. На основании описей дел структурных подразделений сотрудник, ответственный за ведение Архива Росстандарта, составляет опись дел Росстандарта.

К описи дел Росстандарта прилагается историческая справка, предисловие, указатели, оглавление, список сокращений.

7.6.10. Опись дел Росстандарта составляется в четырех экземплярах и рассматривается ЦЭК Росстандарта.

После согласования ЦЭК описи дел Росстандарта в конце ее ставится гриф «Согласовано» с указанием даты заседания ЦЭК, на котором она была одобрена, и номера протокола.

Согласованная ЦЭК опись дел Росстандарта направляется на утверждение в ЭПК ГА РФ.

После утверждения ЭПК опись дел Росстандарта утверждается Руководителем Росстандарта.

7.6.11. Росстандарт составляет также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (уничтожение документов, срок хранения которых определен как «До минования надобности» (ДМН), и копий документов, утративших практическое значение и не имеющих исторической и научной ценности), и уничтожает указанные документы по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел за соответствующий период и их утверждения руководителем Росстандарта.

Акт о выделении к уничтожению документов (приложение N 54), не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации на основе предложений структурных подразделений Росстандарта. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период.

Указанные акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно с описями дел постоянного хранения за этот же период. Согласованные акты утверждаются руководителем структурного подразделения только после утверждения описи дел постоянного хранения ЭПК ГА РФ После этого структурное подразделение передает в Отдел делопроизводства для организации уничтожения документы и дела, включенные в эти акты. Выделенные к уничтожению документы и дела уничтожаются путем измельчения, переработки или другими установленными способами.

В регистрационных карточках документов, других учетных формах делаются отметки об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

7.6.12. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если срок хранения для них истек к 1 января года, в котором составлен акт,

В регистрационных карточках документов, других учетных формах делаются отметки об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

7.7. Подготовка и передача документов в Архив Росстандарта

7.7.1. Структурные подразделения передают в Архив Росстандарта дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача производится только по описям дел.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив Росстандарта не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Документы по личному составу государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы, передаются в архив Росстандарта по истечении 10 лет со дня увольнения.

Дела с исполненными документами временного (до 10 лет включительно) хранения не подлежат передаче в Архив Росстандарта. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

7.7.2. Передача дел в Архив Росстандарта осуществляется по графику, подготовленному Архивом Росстандарта и утвержденному руководителя структурного подразделения, в состав которого входит Отдел делопроизводства.

7.7.3. В период подготовки дел подразделением к передаче в Архив Росстандарта проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.

Выявленные при приеме дел сотрудником, ответственным за ведение Архива Росстандарта, недостатки в формировании дел и их оформлении должны быть устранены делопроизводителями структурных подразделений, передающего документы в Архив Росстандарта.

На экземплярах описи дел поставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника, ответственного за ведение Архива Росстандарта, и сотрудника структурного подразделения.

7.7.4. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения делопроизводители структурного подразделения в период проведения ликвидационных или реорганизационных мероприятий группируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в Архив Росстандарта независимо от сроков хранения дел. Отбор документов к передаче в Архив Росстандарта или к уничтожению осуществляется совместно с членами ЦЭК. По результатам экспертизы ценности документов в структурном подразделении составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, а также акты о выделении дел с пометкой «До минования надобности» к уничтожению. Указанные описи дел и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Акты, согласованные ЦЭК, утверждаются председателем соответствующей ликвидационной комиссии.

7.7.5. Архив Росстандарта ведет учет дел, принятых на хранение. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются на государственное хранение в ГА РФ.

7.7.6. Дела из Архива Росстандарта могут быть выданы во временное пользование сотрудникам структурных подразделений, а также сотрудникам сторонних организаций.

Копии документов и выписки из документов, хранящихся в Архиве Росстандарта, а также архивные справки выдаются по письменным запросам с учетом требований подраздела «Порядок использования документов Архива Росстандарта» настоящей Инструкции.

7.8. Порядок использования документов Архива Росстандарта

7.8.1. Документы Архива Росстандарта используются сотрудниками Росстандарта в служебных целях, другими пользователями в учебных или научных целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

7.8.2. Основными формами использования документов Архива Росстандарта являются:

исполнение запросов сотрудников Росстандарта, путем предоставления информации о документах, выдачи копий документов и выписок из документов, а также выдачи дел во временное пользование;

исполнение запросов граждан социально-правового характера;

предоставление документов пользователям для изучения;

информирование сторонних организаций о наличии и содержании имеющихся в архиве документов;

предоставление документов для экспонирования на выставке, подготовки тематических подборок, публикаций использования средствами массовой информации.

Архив Росстандарта должен рассматривать и исполнять запросы, поступившие в письменной форме и интернет-обращения, содержащие необходимую информацию для получения ответа.

Запрос должен быть зарегистрирован в течение трех рабочих дней с момента его поступления.

Ответ на поступивший в архив Росстандарта запрос предоставляется в течение 30 дней со дня регистрации. Электронные архивные справки заверяются электронной подписью руководства Росстандарта.

7.8.3. Пользователи документов Архива Росстандарта несут ответственность за соблюдение правил работы с документами.

7.8.4. При введении документов Росстандарта в научный оборот пользователи документов Архива Росстандарта обязаны делать ссылки на место хранения документов.

7.8.5. Пользователи на основании письменной заявки могут работать с делами и документами Архива Росстандарта:

в Архиве Росстандарта — с делами;

на своих рабочих местах в помещениях Росстандарта, получив дела во временное пользование на срок не более 10 рабочих дней.

7.8.6. Для работы с документами Архива Росстандарта на бумажных носителях пользователям предоставляются:

дела и документы по теме исследования;

архивные справочники (описи, каталога, обзоры);

систему электронного документооборота (СЭДО).

В ходе работы с документами на бумажных носителях пользователь может делать выписки из документов и копии документов.

Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометки, исправления, подчеркивания.

7.8.7. Отдельные документы и дела из Архива Росстандарта пользователям не предоставляются, может быть отсрочена выдача некоторых документов и дел или ограничен доступ к ним.

7.8.8. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

их плохого физического состояния;

наличия ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

необходимости выполнения служебных заданий сотрудником, отвечающим за ведение Архива Росстандарта;

выдачи дел и документов во временное пользование другим пользователям;

экспонирования заказанных материалов на выставке.

7.8.9. Порядок доступа к документам ограниченного доступа регламентируется в «Инструкции о работе с документами, содержащими сведения ограниченного доступа».

8.1. Основные понятия

8.1.1. В настоящей Инструкции применяются следующие основные понятия:

«печать (штамп)» — устройство, содержащее клише печати (штампа) для нанесения оттисков на бумагу или другие материалы;

«факсимиле» — устройство, содержащее клише точного воспроизведения графического оригинала подписи конкретного лица для нанесения оттисков на бумажном носителе;

«оттиск печати (штампа)» — изображение клише печати (штампа) на бумаге или других материалах;

«клише печати (штампа)» — элемент печати (штампа), содержащий зеркальное отображение оттиска печати (штампа);

«мастичная печать (штамп)» — печать (штамп), изготовленная из каучука либо иного подобного материала, обеспечивающего качественное нанесение оттиска элементов печати (штампа) штемпельной краской на бумагу;

«металлическая печать» — печать, изготовленная из металла, обеспечивающего качественное нанесение на сургуче, пластилине или ином пластичном материале оттиска элементов печати;

«печать с изображением Государственного герба Российской Федерации» — печать, содержащая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.

8.1.2. Мастичные печати с изображением Государственного герба Российской Федерации используются для заверения подписи Руководителя Росстандарта, заместителей Руководителя Росстандарта и руководителей структурных подразделений Федерального агентства, заместителя руководителя структурного подразделения Федерального агентства, в ведении которого находятся вопросы делопроизводства, на документах в соответствии с подразделом 9.5 раздела IX настоящей Инструкции.

Металлические печати с изображением Государственного герба Российской Федерации используются для опечатывания международных договоров, упаковок с документами, содержащими сведения особой важности, и специальных помещений, предназначенных для их хранения.

Мастичные печати, имеющие наименования («Для финансовых документов», «Для пакетов», «Для пропусков», «Для путевок» и т.д.), разрешается использовать только по их прямому предназначению.

Мастичные штампы предназначены для оформления, регистрации, учета, списания и уничтожения отправляемых и поступающих документов и используются при ведении делопроизводства в структурных подразделениях Росстандарта.

Металлические номерные печати предназначены для опечатывания служебных помещений, сейфов и хранилищ с материальными и финансовыми средствами, документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, а также портфелей и папок, предназначенных для их хранения.

8.1.3. Структурные подразделения Росстандарта независимо от наличия печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации могут иметь и использовать необходимое количество иных печатей и штампов, которые предназначены для заверения справок, временных и разовых пропусков, описей к передаваемым (высылаемым) документам и материалам, выписок из приказов, распоряжений и других документов, а также опечатывания пакетов с корреспонденцией.

Порядок хранения и использования печатей, штампов определяется настоящей Инструкцией.

8.1.4. Проставление оттиска печати с изображением Государственного герба Российской Федерации осуществляется заместителем Руководителя Росстандарта, курирующего вопросы материально-технического обеспечения центрального аппарата Росстандарта.

8.1.5. Порядок хранения и использования печатей, штампов определяется настоящей Инструкцией.

8.2. Технические требования к изготовлению
клише печатей, штампов

8.2.1. Печати и штампы должны быть изготовлены таким образом, чтобы при их проверке и использовании на документе оставался четкий оттиск всех элементов изображения. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые несоответствия: выдавливание штемпельной краски за края печатных элементов, искажение элементов изображения на оттиске, а также смазывание и стирание и иные дефекты оттиска.

8.2.2. Размеры шрифтов, используемых при изготовлении печатей и штампов, не должны значительно отличаться друг от друга. Допускается выделение более крупным шрифтом в штампах наименования структурного подразделения Росстандарта.

8.2.3. В оттиске должны проявляться все обязательные и дополнительные элементы изображения и защиты.

8.2.4. Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации может изготавливаться в одном или нескольких экземплярах. При этом на клише экземпляра N 1 печати с изображением Государственного герба Российской Федерации номер экземпляра не проставляется, на других экземплярах печати последующий номер обозначается арабскими цифрами.

Допускается на клише экземпляров печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, за исключением экземпляра N 1, изображать дополнительный текст (например, «Для хозяйственных и денежных документов»).

При необходимости могут изготавливаться дубликаты экземпляров печати с изображением Государственного герба Российской Федерации. В этом случае на клише дубликата печати, кроме номера экземпляра, дополнительно воспроизводится буква «Д» и через дефис — порядковый номер дубликата, начиная с римской цифры I для первого дубликата печати (например: второй дубликат экземпляра N 2 печати с изображением Государственного герба Российской Федерации имеет номер «2Д-П»).

8.2.5. Печати изготавливаются, как правило, круглой формы. По окружности указывается полное или сокращенное наименование Росстандарта или структурного подразделения, а в середине — номер печати или ее предназначение (например: «N 2», или «Для пакетов»).

8.3. Порядок изготовления печатей и штампов

8.3.1. Печати и штампы изготавливаются в соответствии с требованиями постановления Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», ГОСТ Р 51511-2001 «Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденным постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. N 573-ст, предприятиями, имеющими соответствующие лицензии и сертификаты наличия технических и технологических возможностей.

8.3.2. Заявки на изготовление необходимых печатей и штампов готовятся структурными подразделениями Росстандарта, подписываются их руководителями и направляются в адрес руководителя структурного подразделения Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения.

8.3.3. Основаниями для оформления заявки на изготовление печатей и штампов являются:

— изменения в системе федеральных органов исполнительной власти;

— изменения структуры центрального аппарата Росстандарта;

— заключения по материалам служебной проверки по фактам утраты печатей и штампов;

— акты об износе или повреждении печатей и штампов;

— требования нормативных документов по ведению делопроизводства и хозяйственной деятельности.

8.3.4. Заявка оформляется на имя руководителя структурного подразделения Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения с указанием оснований, изложенных в пункте 3.3 настоящей Инструкции, сведений о сотруднике, который назначен ответственным за получение, хранение и использование печатей (штампов), и количества заказываемых печатей (штампов) с приложением схематичных изображений (образцов) печатей (штампов) и их описанием.

8.3.5. Образцы и количество печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации, а также иных печатей и штампов утверждаются Руководителем Росстандарта.

8.3.6. Заявки на изготовление печатей и штампов оформляются в виде служебной записки, регистрируются в системе электронного документооборота (СЭДО) и после их исполнения хранятся в структурном подразделении Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения.

8.3.7. Получение изготовленных печатей и штампов от полиграфических и штемпельно-граверных предприятий осуществляется структурным подразделением Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения, по доверенности, оформленной в установленном для получения материальных средств порядке.

8.4. Порядок учета, выдачи, использования
и хранения печатей и штампов

8.4.1. Изготовленные и полученные печати и штампы подлежат учету в структурном подразделении Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения, и дальнейшей передаче в структурные подразделения Росстандарта, где учитываются в Журнале учета печатей и штампов.

Учет изготовленных печатей и штампов, выдача их ответственным лицам структурных подразделений Федерального агентства, заказавших печать (штамп), производится на основании соответствующей заявки на их изготовление.

Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, а также иные печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах, опечатываемых номерной металлической печатью сотрудника, ответственного за их хранение.

8.4.2. Ответственность за организацию использования печати с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на заместителя Руководителя, курирующего вопросы материально-технического обеспечения центрального аппарата Росстандарта.

Ответственность за хранение и использование иных печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений Росстандарта.

Печати и штампы выдаются сотруднику Росстандарта, назначенному руководителем соответствующего структурного подразделения Росстандарта ответственным за их хранение и использование, под роспись в Журнале учета печатей и штампов структурным подразделением Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения, кроме металлических печатей, которые выдаются структурным подразделением Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы режимно-секретной работы.

8.4.3. В период временного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь) сотрудника, ответственного за хранение и использование печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации, а также иных печатей и штампов, они передаются сотруднику, временно исполняющему обязанности отсутствующего сотрудника.

8.4.4. При увольнении сотрудников или их перемещении по службе печати и штампы сдаются ими руководителю соответствующего структурного подразделения Росстандарта, а металлические печати сдаются лично в структурное подразделение Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы режимно-секретной работы.

8.4.5. Наличие печатей и штампов, правильность их хранения и использования проверяются не реже одного раза в год комиссией по проверке наличия документов с грифом «Для служебного пользования», назначаемой приказом Руководителя Росстандарта.

8.4.6. При обнаружении фактов утраты, хищения или порчи печатей (штампов), а также их незаконного использования на основании приказа Руководителя Росстандарта проводится служебная проверка, по итогам которой к виновным лицам применяются меры в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, а также принимается решение об изготовлении дубликатов, списании с учета или уничтожении печати (штампа).

8.4.7. В случае утраты печатей и штампов, в том числе с изображением Государственного герба Российской Федерации, заместителем Руководителя, курирующего вопросы материально-технического обеспечения центрального аппарата Росстандарта, или руководителями структурных подразделений Росстандарта, ответственными за их хранение и использование, немедленно представляется доклад руководству Росстандарта и принимаются меры к их замене.

8.4.8. При увольнении или перемещении по службе руководителя структурного подразделения Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы режимно-секретной работы, в актах приема-передачи дел указываются сведения о наличии и передаче печатей и штампов, находящихся на учете в данном структурном подразделении.

8.4.9. Отбор и уничтожение выведенных из действия, а также изношенных или пришедших в неработоспособное состояние печатей и штампов осуществляется комиссией, состоящей из сотрудников структурных подразделений Росстандарта, в ведении которых находятся вопросы режимно-секретной работы, материально-технического обеспечения и делопроизводства.

8.4.10. В акте на уничтожение печатей и штампов в обязательном порядке указываются их наименования, количество и номера экземпляров, регистрационные номера по Журналу учета печатей и штампов, способ их уничтожения, а также воспроизводятся оттиски уничтожаемых печатей и штампов.

На основании вышеуказанного акта структурным подразделением Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы режимно-секретной работы, или структурным подразделением Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения, оформляется акт о списании материальных средств, который после утверждения передается в структурное подразделение Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы бухгалтерского учета и отчетности.

8.4.11. Уничтожение металлических печатей производится путем полного списывания текста или расплавления клише печатей, а мастичных печатей и штампов путем сожжения или измельчения клише печатей и штампов с последующим сожжением.

8.4.12. Запрещается хранить печати и штампы в местах, не предназначенных и не оборудованных для хранения, передавать их другим сотрудникам Росстандарта без письменного оформления передачи или списания (уничтожения).

8.4.13. Передача печатей и штампов Росстандарта, в том числе с изображением Государственного герба Российской Федерации, иным лицам запрещена.

8.4.14. Вынос печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации из административного здания Росстандарта производится в порядке, установленном для доставки секретных документов.

8.4.15. При проведении организационно-штатных мероприятий в Росстандарте находящиеся на учете или в пользовании печати и штампы сдаются в структурное подразделение Росстандарта, в ведении которого находятся вопросы режимно-секретной работы, или в структурное подразделение Федерального агентства, в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения.

8.5. Перечень документов, на которых проставляется мастичная
печать с изображением Государственного герба
Российской Федерации (гербовая)

8.5.1. Мастичная печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая) проставляется на следующие виды документов:

1) Доверенности на право получения финансовых средств и материальных ценностей, заключения финансовых сделок, подписания государственных контрактов, договоров, получения корреспонденции, материальных ценностей, представления интересов Росстандарта по техническому регулированию и метрологии в судах, Федеральной антимонопольной службе, иных органах государственной власти и организациях и на их копиях.

2) Банковские документы Росстандарта для кредитных организаций.

3) Карточки с образцами подписей сотрудников Росстандарта и оттисков печатей Росстандарта для кредитных организаций.

4) Справки о начислении заработной платы формы N 2-НДФЛ, для оформления и перерасчета пенсий, денежные аттестаты и иные финансовые документы, предоставляемые сотрудникам Росстандарта.

5) Финансовые документы и отчеты Росстандарта, представляемые в органы государственной власти, Федеральное казначейство, Счетную палату Российской Федерации, налоговые и статистические органы, внебюджетные фонды.

6) Извещения на осуществление расчетов между учреждениями, подведомственными Росстандарта.

7) Извещения на осуществление расчетов между учреждениями, подведомственными Росстандарта

Отчеты Росстандарта о выполнении технических заданий и финансовые отчеты к ним по предоставлению субсидий.

9) Бюджетная роспись центрального аппарата Росстандарта и его Межрегиональных территориальных управлений.

10) Лимиты бюджетных обязательств Росстандарта.

11) Бюджетные сметы Росстандарта.

12) Кассовый план Росстандарта.

13) Планы финансово-хозяйственной деятельности федеральных бюджетных учреждений государственных региональных центров стандартизации, метрологии и испытаний, подведомственных Росстандарту.

14) Исходные данные и результаты расчетов объема нормативных затрат на оказание федеральным бюджетным учреждениям государственным региональным центрам стандартизации, метрологии и испытаний государственных услуг и нормативных затрат на содержание имущества федеральных бюджетных учреждений, подведомственных Росстандарту.

15) Соглашения о порядке и условиях предоставления субсидии на финансовое обеспечение выполнения Росстандартом государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ).

16) Программы деятельности федеральных государственных унитарных предприятий, подведомственных Росстандарту.

17) Отчеты руководителей федеральных государственных унитарных предприятий, подведомственных Росстандарту.

18) Прейскуранты федеральных бюджетных учреждений государственных региональных центров стандартизации, метрологии и испытаний и федеральных государственных унитарных предприятий, подведомственных Росстандарту, на государственные услуги по регулируемым тарифам.

19) Заявления Росстандарта на получение в Удостоверяющем центре Федерального казначейства сертификата ключа проверки электронной подписи сотрудников Росстандарта.

20) Государственные задания федеральных государственных учреждений, подведомственных Росстандарту.

21) Положения о закупке товаров, работ и услуг федеральных бюджетных учреждений государственных региональных центров стандартизации, метрологии и испытаний, подведомственных Росстандарту.

22) Свидетельства об утверждении типа средств измерений или стандартных образцов, выдаваемые Росстандартом.

23) Акты (приема объектов, оборудования, выполнения работ, оказания услуг, списания материальных средств, аренды помещений, экспертизы и т.п.).

24) Государственные контракты, договора и дополнительные соглашения на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, для нужд Росстандарта, а также технические задания и спецификации к ним.

25) Договора о материальной ответственности сотрудников Росстандарта.

26) Гарантийные письма Росстандарта на выполнение работ, оказание услуг и поставку товаров.

27) Копии документов, подписанных Руководителем, заместителями Руководителя и руководителя структурных подразделений Росстандарта для подтверждения их подлинности.

28) Положение о Росстандарта.

29) Штатные расписания центрального аппарата Росстандарта и его территориальных органов.

30) Акты Росстандарта по делам об административных правонарушениях.

31) Почетная грамота, благодарность Руководителя Росстандарта.

32) Командировочные удостоверения сотрудников Росстандарта.

33) Наградные листы, протоколы вручения государственных наград сотрудникам Росстандарта.

34) Служебные контракты, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, заключенные с сотрудниками центрального аппарата Росстандарта, а также с руководителями федеральных бюджетных учреждений, подведомственных Росстандарту.

35) Телеграммы с уведомлением об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей в центральном аппарате Росстандарта.

36) Телеграммы о включении в кадровый резерв центрального аппарата Росстандарта.

37) Представления к назначению пенсии за выслугу лет сотрудников Росстандарта.

38) Карточки учета организации — Росстандарта.

39) Заявка на оформление виз сотрудникам Росстандарта для заграничных командировок.

40) Заявка на оформление заграничных служебных паспортов сотрудников Росстандарта.

41) Гарантийные письма для оформления ходатайства на въезд иностранных граждан в Российскую Федерацию по приглашению Росстандарта.

42) Анкеты, учетные карточки для оформления заграничных служебных паспортов сотрудников Росстандарта.

43) Акты об уничтожении заграничных служебных паспортов сотрудников Росстандарта.

44) Заявка на оформление, переоформление, продление пропусков сотрудников Росстандарта в Консульский департамент Министерства иностранных дел Российской Федерации.

45) Заявка на оформление, переоформление, продление обслуживания Росстандарта в Консульском департаменте Министерства иностранных дел Российской Федерации.

8.5.2. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовые) также проставляются и на других документах, где требуется заверение их подлинности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Согласовано

Руководитель
Федерального архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
6 июня 2016 г.

Приложения

Формат бланка A4 (210 x 297 мм). Порядковый номер бланка проставляется на оборотной стороне листа.

Образец формы бланка приказа
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Образец оформления проекта приказа
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Образец оформления проекта приказа о командировании
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Образец положения о структурном подразделении
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии

Образец оформления списка участников совещания
в Федеральном агентстве по техническому
регулированию и метрологии

О ходе подготовки к проведению
общероссийского дня приема граждан 14 декабря 2015 г.

I. О ходе подготовки к проведению общероссийского дня приема
граждан 14 декабря 2015 г.