Каждый работник должен исполнять на своем рабочем месте строго определенные функции, закрепленные в его должностной инструкции. Сведения о том, что он с этими функциями ознакомлен и согласен, вносятся в специальный лист ознакомления с должностной инструкцией.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк листа ознакомления с должностной инструкцией .docСкачать образец листа ознакомления с должностной инструкцией .doc
Суть и роль должностной инструкции
Должностные инструкции работников не входят в пакет обязательных локальных документов предприятия.
Тем не менее, очень часто в трудовых договорах можно встретить формулировку «согласно должностной инструкции», из чего следует, что большинство организаций все же предпочитают разрабатывать данные документы.
Должностная инструкция — это удобно: не нужно перечислять функционал работника (часто довольно объемный) непосредственно в трудовом договоре, достаточно сделать в нем ссылку на отдельную инструкцию, которая является своего рода приложением к нему.
Составляется и утверждается должностная инструкция очень просто: под каждую конкретную должность формируется свод функций, прав, полномочий и условий труда.
Работают над документом обычно юрисконсульт, руководитель структурного подразделения и специалист по кадрам – эта связка позволяет учесть все нюансы внутреннего производственного процесса и тонкости законодательства.
После того, как должностная инструкция будет написана, она передается на подпись директору компании, который затем отдельным приказом вводит ее в действие.
Каждый сотрудник должен ознакомиться с касающейся его лично должностной инструкцией под роспись.
Зачем нужна подпись работника
Сотрудник предприятия не просто должен прочесть должностную инструкцию и усвоить основные ее моменты, но и поставить свою подпись в специальном документе: листе ознакомления с должностной инструкцией.
Его автограф будет свидетельствовать о том, что он согласен с изложенной информацией и готов исполнять свои рабочие обязанности в том объеме, в котором они прописаны в документе.
Таким образом, роль листа довольно понятна: он не только фиксирует факт прочтения инструкции, но и, в случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны.
На каком этапе происходит ознакомление с должностной инструкцией
Как правило, ознакомление с должностной инструкцией происходит при приеме на работу, но иногда, если, к примеру, должностная инструкция претерпела большие изменения или ранее на предприятии как внутренний нормативный документ вовсе не использовалась, знакомство с ней может происходить в процессе текущей работы.
Можно ли уволить сотрудника за отказ подписать должностную инструкцию
В современной российской практике случались ситуации, когда при вводе должностных инструкций на предприятии некоторые работники отказывались их подписывать, из-за чего просто-напросто увольнялись по инициативе руководства. Работодатель ссылался при этом на законодательство РФ.
В частности одна из норм Трудового Кодекса гласит, что он имеет право уволить сотрудника вследствие отказа того работать «в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». При разбирательствах в суде, выяснилось, что отказ от подписания должностной инструкции под данную статью не подпадает.
Таким образом, уволить за это никто не имеет права и даже если такой прецедент произойдет, суд без лишних проволочек восстановит сотрудника в должности.
Кто формирует лист
Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с должностной инструкцией обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, т.е. сотруднике, который отвечает за четкое понимание работниками компании своих функций, прав и полномочий.
В некоторых случаях знакомить работников с должностными обязанностями может юрисконсульт, секретарь или сам руководитель организации.
Как составить лист
С 2013 года практически все унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, поэтому лист составляется в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации. Единственное, что нужно учесть: при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру документа и правила русского языка.
В «шапке» листа следует обозначить название предприятия и суть документа. Далее удобно сделать таблицу, в которую нужно внести следующие данные:
- порядковый номер работника;
- его должность;
- дата и номер приказа о приеме на работу;
- дата и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией.
При необходимости сюда можно добавить и другие столбики.
Если сотрудников в организации работает много, то может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.
Следует отметить, что лист может составляться под конкретную должностную инструкцию (например, если по одной и той же специальности работает несколько человек) или под группу сотрудников (например, если предприятие небольшое и все работники имеют разные специальности).
Как оформить лист
Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Заполнять его можно от руки или в печатном виде, главное, чтобы автографы в нем были «живые» и подлинные.
Заверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, потому что с 2016 года предприятия и организации освобождены от обязанности визировать свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).
После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.
Сколько и как хранить бланк
Лист ознакомления с должностной инструкцией должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с самими должностными инструкциями. Срок его хранения законодательно не ограничен и зависит от того, когда в него была внесена последняя подпись – с этого момента он должен находиться в архиве организации не менее трех лет.
Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец данного источника поможет вам правильно его составить с учетом всех правовых нюансов. Рассмотрим, какие этот документ имеет особенности в части структурирования и заполнения.
Для чего нужен лист ознакомления с локальными нормативными актами?
В соответствии с положениями ст. 22 и 68 ТК РФ фирмы-работодатели обязаны знакомить сотрудников –– как уже нанятых, так и оформляющихся на работу, с локальными нормативными актами (далее – ЛНА), действие которых распространяется на трудовые правоотношения с участием данных работников. Такими актами могут быть, к примеру, положение о коммерческой тайне, правила внутреннего распорядка, коллективный договор.
Помимо законной обязанности работодателя по ознакомлению сотрудников с соответствующими ЛНА, у фирмы могут быть и объективные причины сделать это. Например, если она не ознакомит сотрудника с теми же правилами трудового распорядка, то будет не вправе спрашивать с работника за последствия их нарушения.
Законодатель не регламентирует, каким образом сотрудник должен знакомиться с локальной документацией. На практике распространено несколько механизмов обеспечения работодателем соответствия требованиям ст. 22 и 68 ТК РФ. В числе таковых – составление листа ознакомления с ЛНА. Изучим, в какой структуре он может быть представлен.
А составить уведомление работников о переходе на электронные трудовые книжки вам поможет образец, который подготовили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к этой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Структура документа
Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры.
1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника.
Данный документ:
- подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;
- включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.
2. Создание самостоятельного нормативного документа, который:
- подписывается всеми сотрудниками фирмы;
- содержит перечни всех ЛНА, используемых в компании (классифицированные по категориям).
В первом случае в форме журнала отражаются:
- тот факт, что документ является приложением к трудовому договору с определенными реквизитами (номером и датой подписания);
- перечень актов, юрисдикция которых распространяется на сотрудника, подписавшего соответствующий трудовой договор;
- даты ознакомления с ЛНА, указанными в перечне.
В структуре документа также должны присутствовать графы для проставления подписей работника.
Второй вариант структурирования листа ознакомления с ЛНА предполагает включение в него:
- граф, предназначенных для указания структурных подразделений фирмы, Ф.И.О. работающих в них сотрудников, а также их должностей;
- граф, предназначенных для проставления сотрудниками подписей, удостоверяющих факт ознакомления с локальной документацией;
- отметки о заверении документа руководителем фирмы – поскольку в данном случае лист является самостоятельным нормативным актом.
Где можно скачать образец листа ознакомления?
Загрузить заполненный образец листа ознакомления с ЛНА в обоих рассмотренных нами вариантах вы можете на нашем сайте.
Здесь вы можете скачать пример заполнения листа ознакомления, являющегося приложением к трудовому договору:
Скачать пример заполнения листа ознакомления
А здесь вы сможете ознакомиться с образцом листа ознакомления, являющегося самостоятельным документом:
Скачать образец листа ознакомления
Итоги
Знакомить работников с локальными нормативными актами фирма-работодатель обязана в силу требований закона. Лист ознакомления с ЛНА – один из самых удобных инструментов для исполнения организацией требований ст. 22 и 68 ТК РФ.
Ознакомиться со спецификой ряда распространенных ЛНА, с положениями которых работодатели должны знакомить сотрудников, вы можете в статьях:
- «Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2023»;
- «Положение о стимулирующих выплатах с критериями эффективности».
Вопрос ознакомления сотрудников с содержанием локальных нормативных актов (далее – ЛНА) далеко не праздный. Если при производственном конфликте или серьезной ошибке руководству не удастся подтвердить и доказать, что работник был ознакомлен с ЛНА, то и требовать выполнения директив документа, о котором идет речь, неправомерно.
Посоветуем, как нужно знакомить работников с ЛНА, чтобы иметь право требовать исполнения документа и контролировать результаты.
Ознакомление – одно из трех «К» работающего ЛНА
Работа по созданию ЛНА не ограничивается разработкой текста, оформлением, согласованием и утверждением.
ЛНА организации – это документы, содержащие нормы, правила, указания, касающиеся различных аспектов деятельности компании. К ЛНА относятся как распорядительные (приказы, распоряжения), так и руководящие документы (далее – РД), а именно положения, регламенты, инструкции, правила и т.п.
Вводя в действие тот или иной ЛНА, администрация предприятия подразумевает его неукоснительное и повсеместное исполнение всеми работниками организации, вовлеченными в рабочий процесс.
Для качественного, своевременного и точного исполнения ЛНА важны три «К», или качества:
1) качество подготовки ЛНА;
2) качество ознакомления с ЛНА;
3) качество контроля исполнения ЛНА.
Качеству подготовки ЛНА в целом и РД в частности мы на страницах нашего журнала уделяем довольно много внимания, и неотвратимо, хотя и асимптотически, приближаемся к абсолютному идеалу. Качество контроля исполнения также не оставлено без нашего внимания.
А вот как обстоит дело с ознакомлением? Вопрос, как показывает практика, далеко не праздный. Иногда в процессе расследования причин того или иного инцидента встает вопрос: «А был ли работник ознакомлен с определенными ЛНА? И если был, то когда и каким образом?» Если не удастся подтвердить и доказать, что работник был ознакомлен с ЛНА, то и требовать выполнения директив документа, о котором идет речь, неправомерно. Следовательно, наложить на работника взыскание или еще каким-либо образом привлечь к ответственности за невыполнение или ненадлежащее выполнение ЛНА будет невозможно.
Таким образом, ознакомление работника с ЛНА нужно для того, чтобы:
- упорядочить организационные и производственные процессы организации;
- исполнить требования законодательства.
Порядок ознакомления работников с ЛНА дан в Алгоритме 1.
Отметка об ознакомлении
ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] не содержит реквизит «Отметка об ознакомлении с документом» и правила его оформления.
Как правило, отметка об ознакомлении с документом оформляется по образцу реквизита 21 «Виза», состав которого установлен в п. 5.21 ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Можно сказать, что ознакомительная виза, или отметка об ознакомлении с документом является разновидностью реквизита «Виза» и по аналогии должна содержать:
- наименование должности лица, которое знакомится с документом;
- его подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату ознакомления.
Также в отметке важно обеспечить наличие следующей обязательной информации:
- однозначная (не допускающая различных толкований) идентификация личности ознакомленного;
- однозначная идентификация ЛНА: наименование, номер, номер редакции (при наличии) и дата документа.
Исходя из этого зафиксировать факт ознакомления работника с ЛНА можно тремя способами (Схема).
Рассмотрим эти способы.
Отметка об ознакомлении на самом документе
Такой вид оформления отметки применяется в случае, если количество работников, которых следует ознакомить, относительно невелико, например, не превышает пяти человек, и в будущем не будет увеличиваться, то есть ознакомление будет однократным. Это могут быть, например:
- приказ о приеме работника на работу;
- приказ о переводе работника на другую работу;
- приказ о предоставлении работнику отпуска;
- приказ о направлении работника в командировку;
- приказ о поощрении;
- приказ о наказании;
- приказ о прекращении трудового договора с работником (об увольнении) и т.п.
В этом случае в зависимости от объема текста отметка об ознакомлении оформляется:
- на оборотной стороне последнего листа приказа;
- ниже текста приказа и подписи директора.
Оформление в обоих случаях одинаковое – содержит фразу «С приказом от _____ № ___ ознакомлен (ознакомлены)», далее должность, личную подпись ознакомленного лица, расшифровку подписи и дату ознакомления (Пример 1).
[1] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2022.
Каждый работодатель обязан ознакомить всех работников с локальными нормативными актами (далее в тексте ЛНА) организации.
Не следует пренебрегать данной обязанностью. В случае возникновения спорных ситуаций подтверждение ознакомления сотрудников с ЛНА, может являться доказательством правоты одной из сторон.
Например, как привлечь работника к ответственности за неисполнения положения о коммерческой тайне, если он с данным положением ознакомлен не был и не знает какие сведения составляют тайну и какую ответственность он понесет за её разглашение.
Поэтому компания должна задокументировать факт ознакомления работника с внутренними ЛНА.
Законодательно способ такого ознакомления никак не прописан, поэтому работодатели используют несколько вариантов:
- Когда все работники ставят подписи в локальном акте. В должностной инструкции работник пишет, что с ЛНА ознакомлен и ставит свою подпись, в правилах внутреннего распорядка в конце ведется список ознакомленных с их подписями и т.д.
- В организации ведется журнал. Сейчас можно даже купить готовые журналы учета ознакомления с локальными нормативными актами организации.
- В трудовом договоре прописывается пункт о том, что работник со всеми действующими локальными актами ознакомился перед подписанием данного договора. Но если был принят какой-либо новый ЛНА или изменен старый, то необходимо отдельно оформить подтверждение ознакомления с ним.
- Лист ознакомления с локальным нормативным актом. Его можно составить на все существующие ЛНА перечислив их списком в начале документа, а можно на каждый отдельный нормативный акт составить свой лист ознакомления.
Оформление листа ознакомления
Утвержденной типовой формы данного документа не существует. Каждая компания ведет данный документ в удобном для них формате.
Сделайте лист ознакомления на фирменном бланке организации, сверху после реквизитов компании укажите наименование документа, пронумеруйте его: «Лист ознакомления работников № 6/33». Далее напишите место и дату составления данного документа.
Перечислите наименования локально-нормативных актов, с которыми идет ознакомление на данном листе. Можно указать простой перечень наименований документов, а можно также указать каким приказом утвержден каждый из актов. Последний вариант будет более правильным, т.к. позволит установить точную редакцию документа, с которым ознакомился работник.
Ниже в документе сформируйте таблицу, в которой укажите фамилию, имя, отчество работника, дату ознакомления с актом и оставьте графу для его подписи.
Подписывать лист ознакомления в самом низу директору организации не нужно, печати также не ставятся.
