- →
- →
Дата публикации: 13 марта 2023 (ОБновлено: 23 мая 2024)
Время чтения: 6 минут
Как подготовить и провести классное мероприятие? Гайд для ивент-менеджера
Чтобы ваше мероприятие произвело нужное впечатление и оставило приятные воспоминания в памяти участников, продумайте его до мелочей. Казалось бы, кто заметит отсутствие ручек, когда со сцены вещает известный спикер? Но именно из мелочей складывается общее впечатление об ивенте. Что учесть при организации мероприятия и на какие аспекты менеджмента обратить внимание, рассказали в статье.
Проведение мероприятия — это эффективный инструмент развития бизнеса. Он включает обмен профессиональным опытом, нетворкинг, продвижение деловых интересов. В зависимости от целей офлайн-ивенты могут проходить в разных форматах: конференция, бизнес-завтрак, круглый стол и пр.
Какие маркетинговые и коммуникационные задачи они решают:
- привлечение новых клиентов;
- поиск потенциальных партнеров;
- повышение узнаваемости бренда компании;
- информационное и PR-сопровождение нового продукта или услуги компании;
- формирование позитивного имиджа бренда.
Организация и проведение мероприятия подразумевают множество деталей, которые нужно держать в голове. Например, удобно ли расположена площадка, сложно ли ее будет найти приглашенным гостям, есть ли вода, правильно ли подписаны бейджи, готовы ли презентации для спикеров и т. д. От этих мелочей при подготовке на каждом этапе зависит то, как в целом пройдет ваше событие.
Мы собрали 10 основных моментов, на которые точно стоит обратить внимание при организации любого ивента. Рекомендации будут актуальны независимо от масштаба проекта: проводите вы камерное деловое офлайн-событие, массовую конференцию с большим количеством приглашенных гостей или корпоративный праздник.
1. Навигация по пути к площадке и на самой площадке
Если ваша площадка не очень удобно расположена, обязательно продумайте несколько вариантов маршрутов и поделитесь ими с гостями, которые подтвердили участие в событии. Например, проведение мероприятия запланировано в одной из башен «Делового центра» или «Сколково». Там сложно ориентироваться даже человеку, который уже был в этом месте. Что уж говорить о госте, впервые посещающем мероприятие.
Совет: позаботьтесь о нём и его нервах. При подготовке события договоритесь с сотрудниками площадки и расставьте навигацию на основных точках маршрута. Лучше, если на время сбора гостей несколько человек из персонала также будут ориентировать участников. Такой подход говорит о том, что вы заботитесь о гостях мероприятия. Более того, это повысит шансы, что до него доберутся максимальное количество человек.
Расставьте навигационные таблички и на самой площадке, обозначив основные зоны: стойку регистрации, гардероб, зону кофе-брейка, спикерскую и пр.
2. FAQ
При организации и проведении любого ивента заранее подготовьте ответы на часто задаваемые вопросы: как добраться, есть ли парковка и пр. Их можно оформить в виде короткого PDF-файла, который легко открывается с телефона, или сделать на сайте/лендинге отдельный раздел. Файл можно заранее выслать всем, кто подтвердил участие в бизнес-событии. Это избавит вас от траты времени на лишнюю коммуникацию.
И обязательно оставьте контакты организатора из вашей команды, который сможет оперативно отвечать на вопросы гостей и решать возникающие трудности в процессе подготовки мероприятия или во время него.
3. Вода
Казалось бы, что может быть банальнее? Но почему-то это не самая очевидная вещь, хотя такая необходимая. Позаботьтесь о том, чтобы во время проведения мероприятий на площадке был кулер. Или заранее закупите для гостей индивидуальные бутылки с водой.
4. Бейджи
Классный дизайн далеко не всегда залог успеха. Представьте ситуацию: ваши дизайнеры корпели над визуалом, но в результате все участники видят только одну сторону медали (и, как правило, не ту, что задумывалось). Дело в том, что бейдж сделан под один карабин. У него только одна рабочая сторона, и он постоянно переворачивается.
Решение очень простое: заказывайте бейджи с вырезом под два карабина либо делайте двусторонний дизайн. Что еще учесть при подготовке: если ивент предполагает нетворкинг, то указывайте на бейджах не только имена и фамилии, но и названия компаний. Это упростит коммуникацию при знакомстве.
5. Обещать не значит жениться
При проведении делового события выполняйте все обещания, которые даете гостям на старте. В моей практике был кейс, когда организаторы очень красиво расписали ивент на сайте, пообещав классный контент, угощения и мастер-классы, но в итоге реализовали только 20% из заявленного. Это сразу подрывает доверие. В следующий раз потенциальный участник 10 раз подумает, идти к вам или нет. Учитывайте это при подготовке вашего мероприятия.
6. Знание — сила
Забрифуйте коллег, которые помогают организовать мероприятие, по основным моментам: какая программа, во сколько перерыв, где можно зарядить телефон и т. д. Очень неприятно, когда гость подходит к сотруднику на стойке регистрации, а тот не знает ответ на элементарный вопрос. Поэтому проследите, чтобы все находились в едином инфополе.
7. Спикеры
Опытные эксперты не всегда классные спикеры. Чтобы избежать непредвиденных ситуаций во время проведения мероприятий, обязательно заранее обсудите с ними контент. Запланируйте несколько репетиций, послушайте, как люди говорят. Оцените их внешний вид и подачу информации. Если есть возможность, возьмите на себя визуальную составляющую презентации или предоставьте единый шаблон.
Случай из практики: я готовила онлайн-митап для студентов с одним из топовых сотрудников крупнейшего банка. Человек он занятой, но опытный. На репетиции времени не было. Я была уверена в нем на 100%. Каково же было мое удивление, когда он вышел в эфир с выключенной камерой и в течение всей трансляции так и не включил ее. На мои просьбы сделать это тоже не реагировал. С тех пор я взяла за правило прописывать основные пункты в чек-листе и всегда проводить репетиции.
8. Техника
Одно из ключевых правил организации и проведения мероприятий — проверка технического оборудования на площадке: свет, звук, микрофоны, кликер, вывод заставок и презентаций (список можно продолжать). Сделайте это заранее.
А еще лучше — доверьте задачу техническому специалисту из вашей команды или приглашенному сотруднику, зоной ответственности которого будет вся техническая часть. Если что-то пойдет не так, он быстрее найдет оптимальное решение, потому что вас, как минимум, может не быть рядом в этот момент.
9. Разнообразие
Если вы посмотрите календарь деловых событий, то их миллион. И многие из них одинаковые. Например, 99% конференций проходят по одному принципу: конференц-зал в отеле, зона для кофе-брейка, доклады нон-стопом. Чтобы организовать мероприятие на высоком уровне и привлечь аудиторию, добавьте изюминку: интересную площадку, тематику, нестандартную программу и т. д.
Например, однажды я проводила конференцию, посвященную теме искусства заботы о людях и бизнесе. Слово «искусство» стало ключевым при разработке концепции. Поэтому я выбрала соответствующую площадку — очень изысканную, немного напоминающую галерею современного искусства. В качестве навигационных стоек использовала мольберты, для украшения зоны кейтеринга — гипсовые скульптуры. Визуальный язык и детали очень важны. Именно совокупность всех элементов делает ваше мероприятие особенным и выделяет на фоне остальных.
Кроме того, важно разбавлять деловую программу тематическими интерактивами, чтобы гости могли переключить внимание и разгрузить голову от большого потока информации. Например, на конференции, посвященной искусственному интеллекту, которую мы недавно организовывали, помимо деловой программы, была развлекательная часть.
Мы проводили баттл между художником и нейросетью. Задача была нарисовать реального человека — одного из гостей конференции. После мы предложили гостям проголосовать за понравившийся вариант. Также пригласили нейротаролога, который с помощью нейросети отвечал на вопросы участников мероприятия, и реализовали интерактивную фотозону на основе ИИ, позволяющую увидеть себя в другой реальности.
10. Общение
Проявите внимание и заботу к гостям. По возможности на месте поинтересуйтесь, какие у них впечатления от участия в мероприятии. Обратная связь от гостей поможет выявить слабые стороны, найти точки роста и в дальнейшем лучше организовать мероприятие.
Чек-лист по подготовке и проведению мероприятий
- Сделайте навигационные таблички по пути к площадке и на самой площадке. При организации события продумайте несколько вариантов маршрутов и поделитесь ими с гостями, которые подтвердили участие в мероприятии. Обозначьте, где стойка регистрации, гардероб, зона кофе-брейка, спикерская и пр.
- Заранее подготовьте ответы на часто задаваемые вопросы: как добраться, есть ли парковка и пр. Добавьте их на сайт или сделайте PDF-файл, который предварительно сможете выслать всем, кто подтвердил участие в мероприятии.
- Не забудьте про воду во время проведения мероприятий! Наличие кулера или бутылок с водой — обязательный атрибут любого ивента.
- Заказывайте бейджи с вырезом под два карабина либо делайте двусторонний дизайн. Иначе, если бейдж перевернется, все увидят только пустой лист.
- Выполняйте все обещания, которые даете гостям на старте. Если говорите, что выступать будут известные спикеры, пригласите их.
- Организаторы должны знать всё о мероприятии и площадке, на которой оно проводится: какая программа, во сколько перерыв, где можно зарядить телефон и т. д.
- Заранее обсудите со спикерами контент и проведите репетиции. Если необходимо, вы сможете при подготовке скорректировать их выступление: подачу информации, манеру говорить и как вести себя на сцене.
- Заранее проверьте техническое оборудование. А еще лучше — пригласите на площадку профессионала. Если возникнет проблема со светом, звуком, микрофоном и пр., он оперативно ее решит.
- Организовать мероприятие, как две капли воды похожее на все остальные, — плохая идея. Добавьте изюминку, придумайте нестандартную программу, формат и пр.
- Сразу после проведения мероприятия, пока гости еще не разошлись, соберите с них обратную связь.
Залог эффективности в организации и проведении любого мероприятия — менеджмент. Большую роль играют слаженная работа всей команды, выбор подрядчиков, четкое распределение полномочий и творческий потенциал. Именно эти компоненты позволяют провести ивент, который оставит в памяти участников приятные впечатления.
Нейросети уже плотно вошли в нашу повседневную жизнь. Искусственный интеллект оптимизирует многие рабочие процессы. Для того, чтобы использовать максимум возможностей нейросетей, нужно уметь правильно составлять промты. В статье — что это такое и как они работают.
В январе этого года китайская компания DeepSeek выпустила свой проект — одноименную нейросеть. На первый взгляд преимущества очевидны: бесплатный доступ и возможность использовать сервис на территории России. В статье рассказываем подробнее о чат-боте.
В кейсе рассказываем, как CPAExchange (входит в iConText Group) и HelpResource смогли не только вернуть трафик, но и значительно поднять конверсию. Разбираем ключевые ошибки, эффективные решения и главные выводы для успешного ведения CPA-кампаний.
Будьте в курсе новостей от компаний группы
Уровень сложностиПростой
Время на прочтение5 мин
Количество просмотров10K
Привет! Меня зовут Алёна, менеджер по маркетингу в компании Bimeister. Последние 5 лет я занимаюсь организацией мероприятий от классических конференций с аудиторией в 350 человек до вывоза заказчиков заграницу с развлекательной пошаговой программой.
В этой статье я хочу поделиться небольшой инструкцией того, как организовать классическое мероприятие, вроде бизнес-ужина с презентацией и на что необходимо обратить внимание.
Event-маркетинг – одна из важнейших частей маркетинга и продаж, которую некоторые недооценивают, не вкладывают в эту нишу смысл и понимание того, как правильно найти подход и получить выгоду от мероприятия, ведь лояльность заказчиков приводит к продажам. У каждого мероприятия должна быть задача и цели, такие как: новые лиды, повышение лояльности Заказчика, продвижение нового релиза, оповещение Заказчиков и другие. Цели и задачи нужно определить с самого начала, чтобы правильно подобрать формат, место и активности.
Event-маркетинг – это своего рода маркетинг, который ориентирован на долгосрочные взаимовыгодные отношения с отдельными потребителями.
Хочется кричать о том, что маркетинг – это вообще-то целая наука и начинать нужно со стратегии развития бренда/ портфеля/ решения, на год, ну или хотя бы на полгода вперед.
Предположим, что у вас есть стратегия и вы знаете, с какой темой будете вещать или какую гипотезу вы хотите проверить в этом квартале. Отлично, берите эту тему и начинайте пускать как паутину по всем каналам от инстаграма и PR-а до event-ов.
Программа
Вот вы определили тему, которую хотите донести до слушателей на самом мероприятии.
Исследуйте аудиторию, спустите аккаунтов на своих заказчиков, пусть прощупают почву и узнают, на сколько эта тема им вообще-то интересна, какими кейсами стоит делиться в программе мероприятия и в каком формате вещать бизнес-часть. Но предварительно подготовьте памятку (это может быть красивое письмо с описанием формата мероприятия) для аккаунтов и саму гипотезу, которую хотите проверить на заинтересованность.
Запуск этой предварительной проверки поможет:
-
понять, как скорректировать тему на более интересную, если потребуется
-
понять состав аудитории
-
точнее спланировать все мероприятие
В случае продумывания развлекательной программы тоже подумайте о ЦА. Высокопоставленные лица точно не пойдут играть в «собери коктейль» или прыгать через костер.
Ну и, конечно же, не забываем про пол наших коллег. Если аудитория смешанная, то постарайтесь сделать мероприятие комфортным, полезным и интересным для всех,
чтобы слушатели не зевали и не мечтали сбежать, а развлекалками забьете вечернее время, либо время перерывов, но так, чтобы люди вернулись слушать.
Допустим, что тема супер. Можно продолжать подготовку к Бизнес-ужину на тему «Применение цифровых инструментов при эксплуатации нефтегазовых производств».
Переходим к плану мероприятия. В данном примере рассматриваем Бизнес-ужин с презентациями своих решений и прочих кейсов для заказчиков.
Необходимо подготовить формат мероприятия. Фуршет во время регистрации обязателен, чтобы слушатели не отвлекались на голод во время презентаций + успели пообщаться в неформальной обстановке. Затем позвать гостей на саму презентацию и непосредственно начать мероприятие. Если это вечернее время, как в нашем случае, то необходимо учитывать сам ужин. Т.е. с презентационной частью в идеале успеть решить вопросы до стандартных 19:00. Далее дать людям спокойно поесть в пределах 30 минут, желательно в формате банкета. После чего уже можно переходить к развлекательной программе, наполнить которую можно, например, игрой в «Что? Где? Когда?» с розыгрышем призов, а также выступлением музыкальной группы и диджея.
Призы или сувенирку желательно начать готовить минимум за месяц, если хотите успеть все забрендировать.
Определитесь с местом проведения мероприятия
Договоритесь обо всех моментах аренды площадки на берегу, чтобы потом не было сюрпризов. Продумайте вход, выход, подъезд и прочее. Станьте тем самым участником мероприятия. Гостей необходимо встречать, для этого нужно комфортное пространство на входе и гардероб, чтобы не приходилось бегать через всю площадку, дабы повесить свое намокшее пальтишко и, непосредственно встречающий. Продумайте моменты обогрева/охлаждения помещения. По этой причине, например, шатры выбирать стоит крайне осторожно, с возможностью открывать его стенки. Полный гайд я постараюсь написать в следующий раз 
Проверьте заранее всю технику и презентации на экране. Кстати, презентации нужно выводить только в формате PDF! Будет супер, если у вас будет звуковик или любой другой технический специалист на площадке. Не забудьте микрофон, переходники, кликер и запасные батарейки ко всему перечисленному. А лучше взять всего по несколько штук.
Проконтролируйте, чтобы видимость контента была обеспечена с любой точки зала и людям не пришлось вертеть головой так, что потом их шея будет припоминать о вас в болевом ключе.
Создайте плашки/заставки для экранов. Пустые мониторы, где скачет надпись «HDMI» не очень презентабельно выглядит. Если это не заставка с логотипом DVD и когда весь зал ждет что он попадет четко в угол.
Обговорите заранее кто будет говорить вступительное слово, будь то коллеги или ведущий. Пропишите в программе четкий тайминг с перерывами на перекус, перекур и прочее.
Не жадничайте на еду и алкоголь, пожалуйста, хоть мы его и не поддерживаем. Худшее, что может быть – голодный и не обогретый заказчик. Вечерняя обстановка открывает в людях, возможно не всегда ожидаемое, желание обнять кальян или поехать в караоке. Предусмотрите места на улице для общения и продумайте возможные пути отступления своих директоров и их коллег в ближайшую приличную караокишную. Не поленитесь усадить всех в такси и проверить, не забыл ли кто свои вещи.
Окей, площадка определена, вы все продумали. Составьте приглашение, как минимум за 2 недели и отправьте в календарь на эту дату. В драфте письма должна быть информация о тайминге, о том, во сколько, кто, откуда и где встретит гостей. Оставьте подробную схему проезда и контакты координатора.
Не стесняйтесь напомнить людям письмом-напоминанием или звонком о мероприятии за 1-2 дня, а так же за пару часов до его начала.
Пример письма-напоминания особенно не отличается от самого письма-приглашения.
Здесь мы лишь «напоминаем в самом начале и просим сообщить в случае, если прийти не получится.
Вуа-ля, никто не забыл или отписался, если не придет, вы успешны!
Диджей – как ни странно, важнейший человечек, который в целом создает настроение всей вечеринки. Он встречает всех на велкоме, о котором, кстати, тоже не стоит забывать, с бодрящей позитивной музыкой, помогает с микрофоном в зале для спикеров и устраивает дискотеку с Агутиным после ужина.
Не забывайте думать о комфорте участников мероприятия. Покормите подрядчиков и себя. Да-да, сами вы вряд ли успеете поесть с гостями.
Продумайте пледы, дождевики или сменную одежду. Если в программе мероприятия помимо бизнес-части запланирована спортивная активность, такая как яхтинг, то кто-то 100 % забудет шорты или футболку. Если вы на природе, то бейсболка спасет как от дождя, так и от жары. Также, если мероприятие связано с приготовлением еды, предусмотрите фартуки и перчатки. В общем, представьте самые комфортные вещи, которые подошли бы к формату.
По окончанию мероприятия у вас останется куча вещей, поэтому заранее обговорите с площадкой, можно ли оставить все до какого-то времени, ведь не всегда ночью у вас получиться вызвать газель, а таксист, увидев количество перевозимого, откажется вас везти.
После мероприятия напишите благодарственное письмо участникам мероприятия и приложите полезные материалы и фотоотчет, если таковы имеются. Таким образом вы сможете получить фидбек самого мероприятия
Давайте кратко подытожим:
-
Определитесь с темой и аудиторией
-
Составьте промо приглашение
-
Проверьте гипотезу через аккаунтов
-
Найдите площадку для мероприятия
-
Организуйте наполнение площадки, кейтеринга и развлекательной части
-
Разошлите приглашения и пропушьте аккаунтов, чтобы они с этим помогли
-
Соберите регистрации
-
Напомните про событие
-
Подготовьте все доклады и своих коллег
-
Пробрифуйте докладчиков
-
Проверьте все по списку, чтобы ничего не забыть
-
Проведите мероприятие
-
Разошлите презентации и весь контент с мероприятия
-
Проведите опрос как кому понравилось
-
Выдохните
В случае, если у вас что-то пошло не по плану, помните, что кроме вас, никто не знает, что торт должен был быть шоколадным, а не клубничным. Не расстраивайтесь по таким пустякам. Нерешаемых вопросов почти не бывает.
Инструкция для тех, кто собирается провести конференцию впервые: как определить стоимость билета, спрогнозировать доходимость и другие тонкости.
Коротко об эксперте
Михаил Старостин: основатель digital-агентства 1studio, эксперт в области стратегического онлайн-маркетинга, аналитики и увеличения продаж через интернет. Профессиональный спикер, основатель и ведущий онлайн-видео-подкаста для предпринимателей «Дуэт-Эксперт», тренер и спикер на проектах «Бизнес Фокус», «Лайк», «Сколково» и «Мой Бизнес».
Я автор более чем 20 семинаров, посвященных вопросам управления, бизнес-процессам, интернет-маркетингу и продвижению. Провел больше 300 обучающих семинаров для владельцев и топ-менеджеров, организовал и провел более 20 конференций различного формата.
В этой статье расскажу, как самостоятельно организовать конференцию, поделюсь чек-листом и подробным планом, что нужно делать на каждом этапе.
Конференции офлайн все еще актуальны
Бизнес-конференции пользуются большим успехом: только в Санкт-Петербурге за неделю проходит порядка 10–15 мероприятий. Каждое из них собирает от 20 до 150 человек. На мой взгляд, тренд на конференции сохранится еще долго и будет набирать обороты.
Многие сейчас работают онлайн, ведут бизнес не выходя из дома. Людям не хватает живого общения — не через Zoom или по переписке, а глаза в глаза.
Я провожу конференции 3 раза в месяц: две небольших и одну масштабную. Также организовываем выездные нетворкинги — 3 дня и 2 ночи в огромном загородном коттедже. Их мы привязываем к праздникам: Новый год, 23 февраля, 9 мая. Это связано с тем, что многие хотят выехать из города на длительные каникулы, но не знают, куда или не желают заморачиваться с активностями. А мы организуем все под ключ: проживание, питание и времяпрепровождение. Чаще всего участники приезжают целыми семьями, поэтому нанимаем няню для детей, чтобы родители на 2 дня могли погрузиться в обучение и общение.
Бизнес-мероприятия в офлайне:
- для организаторов — это хорошая возможность увеличить как личную узнаваемость, так и узнаваемость компании, привлечь клиентов и сделать аудиторию бренда лояльнее;
- для участников — возможность познакомиться с единомышленниками, найти клиентов и партнеров.
Как организовать бизнес-конференцию
Выбираем тему
Определиться с темой — это самое главное. Здесь два варианта. Если вы уже проводили конференции и имеете свою аудиторию, запустите опрос и узнайте у потенциальных участников, какую тему им было бы интересно обсудить.
Если для вас это первый опыт, изучите информационные поводы и тренды. Например, когда заблокировали Instagram* (продукт компании Meta, которая признана экстремистской в РФ), всем был интересен маркетинг и альтернативные каналы продвижения.
Эффективный маркетинг с Calltouch
- Анализируйте весь маркетинг и продажи в одном окне
- Удобные дашборды и воронки от показов рекламы до ROI
Узнать подробнее
Найти успешные темы, связанные с продвижением своих товаров и услуг, для большинства предпринимателей — это боль, поскольку 90% собственников бизнеса начинают, когда у них один сотрудник. И этот сотрудник — они сами. К примеру, предприниматель сам делает игрушки и знает все об их производстве. Но как продавать, и как искать покупателей, — не знает.
По моему опыту, наименее успешны были очень узкие темы. Тяжело собиралась конференция с заявленной темой «SEO: как продвинуть сайт в топ». У «ремесленников» (тех, кто только начинает и делает все сам) еще нет сайта, а если и есть, то одностраничный, не пригодный для продвижения, а у кого есть сайт, те уже научились делегировать.
Тема для конференции должна отвечать таким критериям:
- Она актуальная и затрагивает интересы разных участников рынка.
- Мероприятия подобной тематики уже имели успех в вашей компании или у конкурентов.
- Вы нашли или можете найти экспертов, готовых выступить на конференции по выбранной теме.
- У вас есть база контактов целевой аудитории, которой будет интересна тема, или понимание, где искать эту аудиторию.
- Среди мероприятий подобной тематики нет сильной конкуренции.
- Сейчас подходящее время для обсуждения выбранной темы.
Выбираем дату и время
Что учесть:
- Для кого вы планируете конференцию. Если аудитория находится в одном городе, подойдет любой будний день. Если вы хотите пригласить иногородних участников, назначьте мероприятие на выходной. Начало — не ранее 11:00. Так у людей будет время добраться до вас. Мы начинаем в 11:00, и то участники всегда опаздывают.
- Когда другие компании в вашей отрасли проводят мероприятия. Постарайтесь максимально отдалить вашу конференцию от конференций других организаторов, особенно если вы обсуждаете смежные темы.
Составляем диаграмму Ганта
Определившись с датой, составьте диаграмму Ганта, которая отражает все задачи и сроки. Обычно она состоит из временной шкалы и списка задач. В ней также отмечают даты начала и завершения работ, контрольные точки, имена ответственных за задания. Видно, когда следует начать задачу, чтобы успеть в срок, на какие работы потребуется больше ресурсов и времени, а на какие — меньше.
Пример диаграммы Ганта для конференции
Приглашаем спикеров
Кого можно пригласить:
- Спикера, который заплатит за участие. Стоимость зависит от количества участников конференции. Средняя цена рассчитывается по формуле: 500 рублей × количество участников.
- Спикера, который не будет платить, но приведет аудиторию. Договоритесь, сколько человек он должен привлечь на конференцию, например 10 или 20.
- Хедлайнера — популярного спикера, которому вы сами заплатите за выступление. Его известное имя поможет привлечь аудиторию.
Спикеров находим в чатах и соцсетях. Стоит посетить мероприятия конкурентов и посмотреть, кто выступает у них.
Составьте список экспертов в теме мероприятия и разошлите им приглашения. Обсудите условия с теми, кто откликнется: что спикеры хотят за свое выступление, чего вы ожидаете от них.
Что еще обсудить:
- Темы. Попросите экспертов сделать акцент на личные наблюдения и кейсы, а теорию свести к минимуму.
- Сроки подготовки презентации. Пусть спикеры с этим не затягивают, чтобы вы успели убедиться, что доклады разных экспертов не пересекаются.
- Время на выступление. Спикеры должны понимать, сколько времени у них на доклад и на вопросы слушателей.
- Нужна ли помощь. Узнайте, какое оборудование понадобится. Если спикеры иногородние, нужно ли их встречать по приезде в ваш город, предложите помощь с бронированием билетов и подбором гостиницы.
Разрабатываем программу
После согласования спикеров составьте план конференции. Определите, в какой последовательности будут выступать спикеры. Если их много, доклады группируют по секциям и проводят мероприятие в нескольких залах, чтобы эксперты могли выступать одновременно.
Доклады хедлайнеров привлекут максимум внимания, поэтому их поставьте в общий зал и не назначайте на это время другие выступления.
Что еще учесть:
- Выделите достаточно времени на открытие мероприятия: пока вы произносите приветственную речь, опаздывающие гости успеют занять места. Сдвигать тайминг конференции можно не более, чем на 10 минут. Некоторые люди приедут только на выступления отдельных спикеров, и если вы сильно измените время начала их докладов, будет неприятно.
- Заложите время на перерыв — примерно 10–15 минут между спикерами.
- Во время мероприятия следите за таймингом. Спикеров сложно остановить, когда они на сцене, поэтому рекомендую установить экран с таймером, чтобы выступающим его было видно. Более бюджетный вариант — сделать табличку с крупной надписью «5 минут» и показывать ее спикеру за 5 минут до окончания его времени. Так он сможет логично закончить свою речь. На другой стороне таблички напечатайте «Время вышло» — это сигнал для спикера, что пора прощаться.
- Заложите время на обед: гости смогут пообщаться и перекусить. Продумайте, чем и где будете угощать посетителей.
- Не затягивайте мероприятие, иначе люди устанут. Оптимальная длительность конференции — 5–6 часов с учетом перерывов и обеда.
Находим площадку
Хорошие площадки разбирают быстро, а хорошие и бюджетные — еще быстрее. Небольшие конференции рекомендую проводить в ресторанах: так вы сможете продолжать обсуждение без перерыва на обед. Кроме того, рестораны часто выплачивают комиссионные в размере 10% от чека.
При выборе площадки ориентируйтесь на оборудование, количество и качество посадочных мест. Базовый набор оборудования для конференции — проектор, микрофон и колонки, флипчарт и маркеры. Посадочные места должны быть комфортными — сложно воспринимать информацию, сидя на неудобных стульях.
Критерии удачного места:
- достаточно просторный зал для запланированного количества гостей;
- наличие необходимого технического оснащения;
- наличие обеденного зала или близость недорогого кафе, столовой;
- удобное местоположение в городе;
- просторная парковка;
- близость метро;
- магазины и аптеки в шаговой доступности.
Привлекаем партнеров
Партнеры помогут вам с решением сразу двух вопросов: подарки для участников и сами участники. Самостоятельно собрать конференцию на 50 и более человек бывает сложно. Для этого обращаются к партнерам.
Чтобы найти их, составьте таблицу, в которой укажите, кто и чем может быть полезен. Разошлите приглашения в чаты лидеров бизнес-сообществ и в чаты нетворкингов. Там собирается бизнес-аудитория, открытая к предложениям. Обычно партнеры работают за комиссионные.
Еще их привлекают по бартеру. Компания-партнер получает несколько бесплатных пригласительных билетов на конференцию. Ее логотип размещают на прессволле и раздаточных материалах. Название компании упоминают в рекламе, приветственных словах организатора, публикациях. А партнер помогает в организации: участвует в запуске рекламы, печатает брошюры и листовки, предоставляет услугу кейтеринга. Удобно, когда у компании-партнера можно арендовать зал или оборудование.
Определяем стоимость билетов
Чтобы рассчитать стоимость билета, проведите анализ конкурентов и посмотрите, кто какие условия и за какую стоимость предлагает. Не забывайте про себестоимость: учитывайте, во сколько вам обойдется организация мероприятия.
В себестоимость включают все расходы:
- аренду помещения;
- услуги персонала (фотограф, администратор);
- оформление фотозоны;
- воду для участников;
- графические материалы;
- аренду оборудования;
- работу спикеров.
В общие затраты закладывают непредвиденные расходы — 7–10% от себестоимости конференции.
Организация мероприятия на 80–120 человек стоит около 180 000 рублей. Если количество гостей не превышает 50 человек, расходы составят намного меньше. Большая часть затрат приходится на аренду помещения.
Ваша цена лежит на пересечении себестоимости мероприятия и цен конкурентов.
Продвигаем конференцию и собираем участников
Есть три группы способов собрать аудиторию:
Бесплатные: публикация анонсов в соцсетях, чатах для мероприятий и на Timepad.ru.
Пример анонса на Timepad
Условно бесплатные: с помощью партнеров, которым платят комиссию.
Платные: таргет, реклама в сообществах и чатах. Также неплохо работает рассылка в Telegram. Чтобы собрать аудиторию, которая подходит именно вам, нужно хорошо знать ЦА, что она читает и где бывает.
Например, это хорошо удалось реализовать банку Тинькофф, когда он проводил большую конференцию по Wildberries. Представители банка собирали аудиторию с помощью отзывов: покупали товар и писали отзывы с приглашением на конференцию. Хороший ход, учитывая, что отзывы о товарах, — первое, на что смотрят поставщики.
Источник: vc.ru
В продвижении конференции нам помогают партнеры, таргетированная реклама и сами участники. Мы разработали несколько цен. Цена с репостом анонса или афиши меньше. Так мы увеличиваем охваты под публикацией и получаем порядка 30 заявок с репостов. Сделайте ваших клиентов партнерами.
Хорошо себя показала и массовая рассылка в WhatsApp* (принадлежит компании Meta, запрещенной в России), но здесь важно выбрать грамотного исполнителя, который сделает рассылки по целевой базе.
Используйте все возможные каналы для привлечения гостей: разные виды рекламы, рассылки, размещение объявлений в офисах компаний-партнеров. Что еще можно сделать:
- Промосайт конференции. Соберите на нем полезную для гостей информацию: дату, время начала, место, как добраться, сколько стоят билеты, всю программу, тайминг.
- Видеообращения с приглашением на конференцию. Попросите спикеров записать ролики, затем выложите их в соцсетях, на лендинге мероприятия.
- Рассказ о мероприятии в соцсетях и СМИ. Опубликуйте рекламные статьи в профильных журналах, онлайн-изданиях, тематических блогах. В соцсетях рассказывайте, как готовитесь к конференции, какие спикеры будут выступать. Подогревайте интерес целевой аудитории подробностями о мероприятии. Подготовьтесь к приему платежей в соцсетях и на сайте.
Как спрогнозировать доходимость людей до конференции
По моему опыту, если оплачены все запланированные билеты, то доходимость достигает 90%. Если часть билетов остались в корзине нераспроданными, значит, из них придет около 30% гостей.
Покажу на примере. Допустим, запланировали продать 100 билетов, были оплачены 60. Из этих 60 человек дойдут 54. Другие 40 положили в корзину или оставили заявку, из них дойдет 30%, то есть 12 человек.
Подготавливаем оборудование
О нем стоит позаботиться еще на этапе поиска помещения. Уточните, есть ли на площадке проектор или хотя бы телевизор с широким экраном. Проверьте, есть ли колонки и микрофон, флипчарт с маркерами.
Если все на площадке имеется — отлично. Если нет, позаботьтесь об этом заранее. Например, флипчарт можно взять напрокат на Авито.
Вам также могут понадобиться микрофоны-петлички для спикеров, радиомикрофоны для гостей, ноутбук, видеокамера, оборудование для видео-конференц-связи.
Выделите зону, где можно будет зарядить телефоны и планшеты, и приготовьте несколько зарядных устройств разных типов.
Назначьте ответственного за аппаратуру. Часто на площадках работает штатный технический специалист. Если его нет, договоритесь с кем-то из вашей компании или наймите стороннего специалиста. Заранее встретьтесь с ним на месте проведения конференции, проверьте оборудование, обсудите технические вопросы: когда что включать и выключать.
Заботимся о комфорте участников на площадке
Предусмотрите мелочи, которые важны для участников конференции. Арендуя лофт или зал, проверьте наличие воды. Если она не предусмотрена на площадке, купите ее из расчета 1 литр на человека. Вода должна быть всегда доступна.
Сделайте план площадки для участников, если у вас большой зал. Можно раздать листовки с планом помещения участникам или повесить план на видном месте. Также на видном месте должно находиться расписание на день.
Из чего еще создается комфорт на площадке:
- Яркое освещение, приближенное к дневному.
- Комфортная температура воздуха. Если в помещении прохладно, предупредите посетителей, чтобы оделись теплее.
- Достаточно стульев. Заранее соотнесите планируемое количество посетителей с числом сидячих мест в зале. На всякий случай сделайте запас стульев. Если несколько спикеров ведут доклады параллельно в разных помещениях и гости распределились между ними неравномерно, тогда оперативно добавляйте стулья.
- Зона для курения. На конференции будут и курящие, и некурящие люди. И тем, и другим должно быть комфортно.
- Напитки и снеки. Гости захотят выпить кофе или чай в перерывах между выступлениями спикеров. Выделите несколько зон с напитками и угощениями, чтобы избежать очередей.
- Кейтеринг, столовая или кафе. И дело не только в еде. Перерыв нужен всегда — людям сложно фокусироваться больше двух часов. А многим гостям конференции тайм-аут потребуется для рабочих целей: позвонить или даже провести встречу с клиентом.
Небольшую конференцию на 30–50 человек лучше провести в ресторане, чтобы участники пообедали на месте.
- Гардероб. В холодное время года должен работать гардероб с гардеробщицей. Откажитесь от самообслуживания: кто-то обязательно перепутает номерки и потеряет вещи. Это испортит впечатление гостей от конференции.
- Дежурные. Для больших конференций выделите ответственных — как минимум одного человека на зону. Они будут следить за чистотой и порядком в помещении, отвечать на вопросы посетителей, решать возможные проблемы.
Находим и распределяем персонал
Для первой конференции придется искать персонал, а на второе и последующие мероприятия можно уже привлекать сотрудников, с которыми работали.
Количество персонала на конференции зависит от масштабов мероприятия. Вам точно понадобятся:
- сотрудники на ресепшене;
- технический специалист;
- помощник, который будет передавать микрофоны;
- координатор за кулисами, чтобы решать вопросы.
В начале конференции, когда гости будут регистрироваться, нужны 2–3 человека на ресепшене. Потом стойку регистрации можно упразднить либо оставить на ней одного человека.
Можно найти помощников таким образом: выбираем людей, которые подавали заявку, но не оплатили билет, звоним и говорим: «Здравствуйте, вы регистрировались на конференцию?». Они отвечают, что передумали из-за стоимости билета. Мы приглашаем их принять участие в конференции в качестве волонтера. Обычно люди, заинтересованные в мероприятии, с удовольствием соглашаются и помогают.
Разрабатываем фирменный стиль конференции
Фирменный стиль мероприятия должен отражать вас или вашу компанию. Отталкивайтесь от брендбука и используйте фирменные цвета — так вы еще больше «заякорите» аудиторию. Цвет будет ассоциироваться с вами и вашим брендом. Когда люди будут видеть похожие цветовые решения, они будут вспоминать вас.
Соблюдайте баланс: в залах не должно быть слишком много плакатов, афиш и баннеров. Ваша задача — напомнить гостям о себе, не отвлекая их от докладов спикеров.
Заставка на экране в перерывах кажется мелочью, но экраны в зале лучше использовать по полной — не только во время выступлений, но и в перерывах. На них можно разместить партнерские интеграции, QR-коды, расписание на день, анонсы или просто что-то мотивирующее, смешное.
Проводим генеральный прогон
За пару дней до конференции надо «прожить» мероприятие. Представьте конференцию полностью, от и до. Визуализируйте все этапы и подумайте, что может пойти не так. Для каждой потенциальной проблемы придумайте по два варианта решения. Можете даже записать их, чтобы иметь под рукой готовый план действий.
Звать ли спикеров на прогон? Я считаю, что это не театр, где нужны репетиции и генеральные прогоны. Импровизация — наше все!
Что делать накануне мероприятия
За день до мероприятия
Обзваниваем участников, чтобы напомнить про участие и подсказать, как добраться, что взять. Так мы понимаем, сколько у нас подтвержденных участников, сколько отказов. И получаем время для маневра, чтобы, если необходимо, выложить билеты со скидкой или предложить участникам взять второй билет за скромную плату. Для больших конференций мы привлекаем партнерский колл-центр для обзвона.
Связываемся со спикерами и уточняем, не вносили ли они изменения в презентации. Если да — обновляем. Презентации лучше сохранить и на флешке, и в облаке.
В день мероприятия
На площадку приезжайте за 1,5–2 часа, чтобы проверить технику, оформить стойки для регистрации и фотозоны. Если что-то не работает, будет время устранить неполадку или заменить.
Убедитесь, что спикеры готовы к выступлению. Организаторы чаще всего забывают удостовериться, что всем участникам известно, как пройти или проехать на место проведения конференции.
Как подводить итоги
Создаем анкету для сбора обратной связи от участников — это поможет увидеть мероприятие глазами аудитории. Делаем финансовый учет, определяем итоговую стоимость мероприятия и выручку, рассчитываем маржу.
Подводя итоги конференции, мы рассчитываем индекс NPS — индекс потребительской лояльности. Оцениваем результаты таким образом:
- если NPS > 90% — это успех;
- если NPS < 90% — значит, мы должны узнать, что не понравилось участникам, и это нужно учесть при проведении следующей конференции;
- если NPS < 50% — нужно делать ребрендинг конференции.
Calltouch
Привлекайте, конвертируйте
и анализируйте ваших клиентов
Платформа омниканального маркетинга
Подробнее
Чек-лист для успешной конференции
- Определить тему, дату и время.
- Составить диаграмму Ганта со всеми задачами.
- Определить бюджет, количество спикеров и участников.
- Найти спикеров и партнеров. Согласовать формат сотрудничества, темы докладов, райдер спикеров (например: флипчарт, маркеры).
- Подобрать площадку и согласовать с администрацией техническое обеспечение: экран, проектор, микрофоны.
- Нанять фото- и/или видеооператора. Записи докладов могут понадобиться и спикерам, и вам — для организации следующих мероприятий.
- Назначить ответственных, обновить должностные инструкции для сотрудников под мероприятие, провести инструктаж.
- Записать видеоролики: приглашение от организатора и видеоприглашения от спикеров, создать общий пригласительный ролик.
- Сделать анонсы на каждого спикера и один общий анонс.
- Внести конференцию в Google-календарь мероприятий и Timepad.
- Определить каналы сбора аудитории, адаптировать анонсы под каждый канал.
- Разослать анонсы партнерам, анонсировать конференцию в соцсетях.
- Поставить задачи на запуск лидогенерации: цепочка писем, платные и бесплатные каталоги, контекст, таргетинг, рассылки по группам в соцсетях, работа с базой (гости с прошлых мероприятий, бывшие и текущие клиенты компании, лиды в работе) и прочее.
- Настроить оповещения о конференции: в соцсетях, Telegram-каналах, партнерских группах и каналах, рассылках — email, SMS, Viber, WhatsApp* (принадлежит компании Meta, запрещенной в России), Telegram.
- Обзвонить зарегистрированных участников, чтобы подтвердить участие. Попробовать допродать билеты.
- Проверить технику, готовность спикеров и сотрудников. Повторно провести инструктаж перед мероприятием.
Привет! Меня зовут Ксения и с 2012 года я занимаюсь организацией мероприятий. С 2016 in house в IT. За годы работы в разных компаниях и общения с коллегами я столкнулась с тем, что организацией мероприятий на стороне компании-заказчика редко занимается профессиональный ивент-менеджер, ибо содержать его в штате для многих дорого и/или неэффективно. Поэтому сие непростое занятие поручается любым относительно свободным/заинтересованным/инициативным и пр. рукам.
Дорогие HR, ассистенты, руководители проектов, маркетологи, пиарщики и все те, на чью долю выпало в нагрузку к основным рабочим обязанностям сделать мероприятие, эта статья для вас. Если вы давно и достаточно профессионально занимаетесь ивентами, то вряд ли я открою вам что-то новое. Но если вы новичок, тоже сможете найти для себя полезную информацию.
Большой упор будет сделан на то, что вы все же будете работать с агентством, так как организация мероприятий — не основная ваша деятельность. Про самостоятельную организацию мы тоже поговорим. Я постараюсь подсветить тонкости и подводные камни на всех этапах подготовки, чтобы процесс был более гладким, а на ретро было меньше топиков для улучшения в следующий раз.
Идеальное мероприятие не обещаю, не видела еще таких, но будем хотя бы стремиться к нему
В этой статье мы поговорим про то,
- с чего начать подготовку к мероприятию
- когда надо привлекать агентство, а когда можно попробовать справиться своими силами
- как найти и подобрать агентство (провести тендер).
Все главы:
Зачем я все это пишу? Потому что пришло время передать знания и экспертизу, которые я много лет собирала по крупицам. Но уже несколько лет я не делаю ивенты так активно, как раньше, ибо перешла в область работы с брендом и HR и все чаще консультирую и обучаю коллег из смежных областей. Мне безумно жалко, если все эти знания канут в Лету и будут выдаваться узкому кругу коллег в виде маленьких выжимок и личных бесед под запрос.
Если интересно, весь мой путь в ивент и обратно описан тут.
Я люблю начинать ее с брифа. Даже если делаю мероприятие для своей компании. Этот документ поможет вам выгрузить из головы мысли и увидеть четкую картинку своего запроса, а также согласовать его со всеми стейкхолдерами.
На всякий случай: у вас всегда есть внутренний заказчик и/или спонсор, который выделит бюджет на событие и будет принимать работу. Если вам кажется, что вы сами заказчик проекта, то либо вы владелец бизнеса, либо топ-менеджер, либо по иным причинам вольны безотчетно распоряжаться бюджетом.
Однако до брифа немного «идеологии»…
Мероприятие — это бизнес-проект, часто довольно дорогостоящий, который должен решать определенные задачи компании с учетом потребностей и интересов ЦА. Увы, это не место раскрытия и реализации ваших давних потаенных креативов и желаний, по крайней мере не всегда. В первую очередь вы делаете мероприятие для людей, которые его посетят. Об этом стоит помнить всегда. Хорошая новость: самореализовываться вам никто не запрещает, если ваши идеи хорошо вписываются в концепцию и решают поставленные задачи.
Начать стоит с определения ЦА, ее потребностей и интересов. Если мероприятие внутреннее, то вы с легкостью можете спросить у своих сотрудников, чего они хотят: запустите опрос, поболтайте на кухне, сходите к руководителям отделов и снимите их боли, потребности и желания (это мое любимое). Возможно, вы получите довольно разношерстные мнения, не переживайте, всем все равно не угодить, но вы будете понимать хотя бы общий вектор.
Приведу пример из своей практики. Как-то мне надо было сделать новогодний корпоратив для филиала компании в Питере. С коллегами я была совершенно не знакома, HR подсказал только общую численность, демографические сведения и средний портрет сотрудника. Я была уверена, что культура филиала совпадала с головным офисом и удаленно нашла классную площадку и уже прикинула в голове концепцию мероприятия, как мы обычно делали: красивая необычная локация, девочки в платьях (коллеги всегда просили на НГ дать им выгулять платья), шоу-программа с захватывающим сценарием, танцы и все остальные прелести классических корпоративов. Проблемы начались во время скаутинга площадки: по факту места было меньше, чем на фото и описаниях, а также были температурные риски зимой, так как это был зимний сад и еще несколько нюансов, которые не так важны для истории, но в целом вывод был неутешительный — мы не сможем провести здесь мероприятие. Надо срочно придумывать что-то новое.
Я в командировке, город не очень хорошо знаком, ЦА тоже не знаю. Заедая разбившиеся о реальность ожидания, я проресерчила питерский зимний энтертеймент и поняла, что вариантов масса и можно сделать любой, но что понравится коллегам неизвестно. Тогда, кажется, я сделала лучшее, что только могла — попросила HR собрать на кухне несколько формальных и неформальных лидеров, которые были в офисе и просто спросила у них, что хочется. Со своей стороны предложила разные варианты: от выезда на горнолыжку и квестов (тогда это еще было модно) до похода в бар и классического корпоратива. Тут мне открылось, что питерская культура отразилась и на компании — в Питере — пить — ребята сказали, что хотят что-то типа посиделок в баре с разными игрушками и танцами под кавер-группу.
Так мы и сделали. Прошло отлично! Танцевали так, что пришлось ловить бокалы, которые ходили ходуном на столах. Кстати, организовать такое было проще, чем некоторые другие мои варианты.
Если мероприятие внешнее, то общайтесь с сообществом, смотрите, что ему нравится, посмотрите аналогичные мероприятия на рынке и почитайте отзывы про них. Если вы спонсируете какое-то мероприятие и вам надо в него как-то интегрироваться, кроме баннеров с лого, то пообщайтесь с организаторами, спросите, что любит аудитория, расскажите о своих задачах и посоветуйтесь, что можно сделать, чтобы их решить.
Вот теперь, сквозь призму целевой аудитории приступаем к брифу. Чтобы не приближать статью к «Войне и миру», смотрите видео, где я все подробно объясняю.
Полный бриф с комментариями лежит тут. В основу когда-то был взят бриф от НАОМ, который был доработан под специфику моей деятельности.
Если вам лень заполнять бриф, то хотя бы ответьте для себя на следующие вопросы:
- Что за мероприятие, в каком формате и по какому поводу вы хотите провести?
- Какие цели и задачи вы себе ставите? Помните, цели должны быть измеримы.
- Когда, где и в какое время должно случиться мероприятие?
- Какой у вас бюджет?
- Кто аудитория вашего мероприятия (количество, пол, возраст, статус)?
- Какую идею вы хотите донести своим мероприятием? Что вы хотите, чтобы гости говорили о мероприятии, после его завершения?
- Какое техническое обеспечение нужно?
- Нужно ли питание и в каком формате?
- Нужны ли декор, трансфер, полиграфия, фото/видеосъемка, охрана и проч.?
- Какие есть пожелания и ограничения?
Если вы думаете, что устного обсуждения без письменнной фиксации будет достаточно, то спешу вас огорчить, если будете привлекать агентство, то они все равно попросят заполнить их бриф, который будет очень похож на ваш. Заполнять во время тендера 3 и более разных брифов я не люблю, поэтому обычно скидываю всем свою заготовку и отвечаю на дополнительные вопросы, если они есть.
Начну с тезиса, что проводить мероприятие только одним организатором — это плохая идея. Всегда берите себе коллег в помощь, даже если основную подготовку вы возьмете на себя, на площадке в день мероприятия вас должно быть хотя бы двое. И дело не в том, что вы не справитесь. Вам нужен дублирующий человек, который будет в курсе того, что и как должно происходить, на случай форс-мажора. И как бы вы ни планировали заранее, прорыв трубы в туалете или ваш внезапный грипп непредсказуемы. В первом случае вы не сможете разорваться на площадке: и контролировать ход мероприятия, и «тушить пожар» (смотреть, как это делают подрядчики и договариваться, куда перенаправлять людей). Во втором случае вы ставите под угрозу сам факт проведения мероприятия.
Итак, 1 помощник вам все равно нужен. Как рассчитать остальное?
После составления брифа распишите основные составляющие (зоны ответственности) вашего мероприятия и задачи, которые предстоит сделать. Посмотрите на получившуюся картину. Обычно мероприятия на 4-6 зон, в каждой из которых не более 10 задач более-менее понятных и средних по сложности задач, вполне управляемы командой из одного менеджера проекта и хотя бы 1-2 помощников.
Если вы еще не звоните в агентство, то примерно прикиньте трудозатраты по задачам и заложите еще 20-40% на форс-мажоры и недостатки планирования. Я часто сталкиваюсь с тем, что люди склонны оценивать трудозатраты оптимистичнее, чем они есть на самом деле, сама такая, поэтому закладываю сверху. Чем больше оптимизма вы наблюдали за собой ранее, чем больше неопределенности в проекте, тем больше времени закладывайте. Если вы пессимист, то напоминаю, что слишком перезакладывать плохо.
Если задачи более менее нормально ложатся в ваш график и/или вы нашли себе команду коллег, готовых подключиться к проекту, то поздравляю! Вас ждет незабываемый квест.
Важный нюанс, на который стоит обратить внимание: соотношение количества участников, длительности мероприятия, уровень предполагаемой активности.
500 человек на часовой встрече с руководством компании, на шестичасовом корпоративе и на шестичасовой конференции — это принципиально разный объем работы.
С первыми может справиться внутренняя команда, если задача просто посадить всех в зал и обеспечить работающую сцену для выступающих. Для вторых потребуется агентство, так как корпоратив предполагает большое количество зон ответственности и довольно высокую активность. В третьем случае может справиться и внутренняя команда (но с большим количеством человек, чем в первом случае), но может понадобиться и агентство, так как многое будет зависеть от предполагаемой активности в перерывах между докладами.
Обычно команды внутренних организаторов — это 2-3 человека. В среднем такая команда может управлять:
- до 50 гостей на 2-3 часовом мероприятии, которое предполагает большую подвижность с 1-2 основными активностями. Например, футбольный турнир или городской квест.
- до 100 гостей на спокойном сидячем 2-3 часовом мероприятии в одном помещении. Например, лекция, квиз или творческий мастер-класс.
В остальных случаях стоит задуматься о расширении внутренней команды или привлечении агентства.
Если вы думаете, что достаточно просто привлечь толпу подрядчиков и всех проконтролировать, до определенного количества это может сработать. В классическом менеджменте норма управляемости в процессах со средней степенью стандартизации (переведем на язык мероприятий — вы уже проводили подобные мероприятия, подрядчик опытен и вы работали ранее, вы дали четкое ТЗ и все обсудили) — 6-9 человек (в нашем случае — вендоров, при условии, что от каждого из них 1 контактное лицо) на 1 менеджера. Если степень неопределенности выше, то не более 3-5 подрядчиков на 1 менеджера.
В случае с агентством у вас будет 1-2 основных контактных лица (менеджер вашего проекта + его помощник) через которых вы будете решать все вопросы. Это существенно сэкономит время, однако не переживайте, работы вам все равно хватит, так как волшебных фей не бывает и вам придется контролировать все составляющие мероприятия, чтобы все произошло так, как вы задумали, а также решать все бюрократические и коммуникационные вопросы внутри своей компании.
О том, как все же организовать самостоятельно, я расскажу в следующей статье. Там мы посмотрим на основные зоны ответственности, которые могут быть на мероприятии и поговорим про то, как с ними работать.
Если вы уже заполнили бриф, то огромная часть работы уже сделана. Хотя бы внутри своей компании вы примерно договорились о том, что хотите получить. Если в вашей компании есть отдел тендерных закупок, бегите скорее к ним и начинайте работу. Если вы думаете, что тендер вам проводить не нужно, то либо у вас уже есть агентство, с которым вы давно и плодотворно сотрудничаете, либо давайте договоримся, что любую неофициальную процедуру сравнения нескольких агентств и выбора того самого мы будем называть тендером в рамках этой статьи.
Итак, бриф заполнен. Пора его кому-то отправить. Не стоит пытаться сравнить все агентства в городе. Возьмите 3-5 тех, которые вам рекомендовали знакомые из других компаний (это мой любимый вариант, так как сразу можно расспросить про плюсы и минусы), которые на слуху и зарекомендовали себя (но помните, что более топовые и популярные агентства стоят иногда дороже, но это чаще всего обосновано качеством), которые просто понравились вам в интернете (посмотрите портфолио и соцсети, если кто-то цепляет и заставляет думать «Хочу так же», берите смело).
Стоит отметить, что ивент-агентства бывают широкого профиля и узкоспециализированные, последние не всегда называют себя именно ивент-агентствами. Пример из ИТ: есть «специально обученные» компании, которые умеют делать хакатоны, митапы и прочие активности именно под ИТ-аудиторию. И если у вас какая-то специфичная задача, то стоит обратиться в профильные агентства, хотя, ради сравнения, вы можете привлечь и универсалов к тендеру, но велик шанс, что победит специализированный подрядчик.
Обычно агентства берут 1-2 недели с момента уточнения брифа на подготовку КП. Сроки могут увеличиваться в зависимости от сезонности (например, в декабре все горят на корпоративах, поэтому могут даже отказаться от срочного тендера) и объема вашего запроса. Закладывайте это время при планировании мероприятия.
Не забудьте в сопроводительном письме указать сроки предоставления предложения и формат его презентации.
Обычно агентства после получения брифа просят созвониться и обсудить его устно. Это нормальная практика, которая поможет вам лучше раскрыть свой запрос и ответить на дополнительные вопросы. В итоге вы получите лучшее КП.
Если ребята готовы делать без звонка, это тоже ок. У ��сех свой подход. В моей практике были тендеры, которые выигрывали такие КП.
Стандартное КП состоит из презентации с креативной концепцией мероприятия и сметы, если вы запрашивали ее на этапе брифа. Спойлер: лучше запросить, чтобы понимать, что сколько примерно стоит.
Обычно предоставляется не более 2-3 креативных концепций от одного агентства и этого бывает вполне достаточно с учетом того, что у вас будут предложения от 3-5 агентств.
Смета на данном этапе носит ориентировочный характер и будет уточняться после выбора финального подрядчика. Это важно иметь в виду, так как итоговые суммы часто оказываются несколько выше, так как запрос в процессе работы уточняется и в смету добавляются новые пункты. Если ваш бюджет строго ограничен, то стоит это проговорить с агентством и выбирать то предложение, сумма которого на данном этапе чуть ниже вашего бюджета. В крайнем случае, изначально несколько занизьте бюджет, чтобы иметь запас на доп.расходы. Вы всегда сможете потратить этот запас на улучшения мероприятия, ведь нет предела совершенству.
На этом этапе точно состоится встреча с агентством, так как концепции презентуются обычно устно. Кто-то присылает файлы заранее для ознакомления, кто-то презентует все на встрече. Большой разницы нет. Не делайте скоропалительных выводов из документа до его презентации, мы сейчас в области творчества и важно дать авторам рассказать их виденье.
Также важно обсудить не только сами концепции и сметы, но и подход к работе: какую степень вовлечения ожидают от вас, как происходит отчетность о проделанной работе на разных этапах, как строятся коммуникации.
Для меня обычно важно услышать, что будет:
- таймлайн всего проекта
- регулярные синхронизации на звонках (не реже 1 раза в неделю обычно)
- чат или иная письменная форма коммуникации для решения оперативных вопросов в процессе подготовки (важно, чтобы все дублировалось письменно, так как в процессе будет 1000 мелочей и что-то обязательно забудется, но в переписке вы сможете к этому вернуться)
- согласовываться будет все (увы, лучше погрузиться во все мелочи, чем получить неприятный сюрприз на мероприятии)
Презентация каждого КП занимает обычно не более часа. Ее лучше посещать всей внутренней рабочей группе, которая задействована в организации мероприятия, чтобы все могли задать вопросы и составить мнение. Рекомендую после каждой встречи созваниваться рабочей группой, обсуждать услышанное и записывать плюсы и минусы.
Совет: если вам надо будет показать концепции ЛПР, у которых нет времени посещать с вами все встречи, то попросите прислать аудио/видео презентацию концепций до 10 минут. Никто не расскажет лучше, чем автор. А вы уже на встрече подсветите свое мнение.
Если вас что-то не устроило в КП, вы можете дать обратную связь и попросить внести правки. Затем повторить шаг 3.
Агентство может отказаться. Это очень индивидуальный момент.
Итак, вы отсмотрели все КП. Все их обсудили. Пора вернуться к своим заметкам и сделать выбор. Что будет для вас решающими факторами — индивидуально. Но я рекомендую смотреть не только на концепцию и ценник, но также и обращать внимание на людей, с которыми вам предстоит работать. Обычно это не менее 1,5-3 месяцев! И если сейчас вас что-то смущает в коммуникации, то это серьезный повод задуматься.
Если вам внутри организации надо согласовывать с кем-то решение, то не забудьте сделать это 
Сообщите свое решение всем участникам тендера. Если у вас будут запрашивать обратную связь, то помните, что не стоит раскрывать все подробности выигравшего предложения, но вы можете рассказать о зонах роста и выразить готовность к сотрудничеству в дальнейшем, если это действительно так.
Поздравьте победителей и обсудите дальнейшие шаги. Скорее всего смета и концепция сейчас неидеальные и у вас найдутся правки. Сделайте это, согласуйте финальную смету и приступайте к оформлению документов.
Некоторые агентства, обычно те, с которыми вы работаете не в первый раз, бывают готовы начать работу над проектом до завершения подписания договора. Этот момент стоит обсудить, особенно если у вас в компании бюрократический процесс сложен и тернист, возможно вам пойдут на встречу и возьмут эти риски.
Итак, вы уже обеими ногами в подготовке. Пути назад нет. Добро пожаловать в мир обсуждений, согласований и правок.
Обо всех нюансах организации мы поговорим в следующих статьях.
Ксения Казакова, Project manager, Event-консультант
Если нет времени все это читать и уже все горит, можете заказать консультацию или сопровождение мероприятия.
Личный телеграм-канал про управление, работу с сотрудниками и развитие менеджерских скилов.
Для праздника нужно найти подходящую площадку, договориться с подрядчиками, продумать программу, учесть потребности гостей. Без четкого плана можно упустить важные детали. В статье расскажем, как провести мероприятие так, чтобы все остались довольны.
1. Начало подготовки
Подготовка начинается с ответа на вопрос, что нужно для организации мероприятия и зачем оно вообще проводится. Именно на этом этапе закладывается основа всего процесса. Прежде чем искать площадку или подрядчиков, необходимо определить цель мероприятия: что вы хотите донести до участников, какую задачу решить? Это может быть:
- сплочение коллектива;
- презентация нового продукта;
- подведение итогов года;
- развлекательное мероприятие для клиентов или партнеров.
От цели напрямую зависит формат, программа и даже стиль общения с гостями.
Следующий шаг этапа подготовки мероприятия — изучение аудитории. Это сотрудники компании, деловые партнеры, потенциальные клиенты или друзья бренда. Учитывайте возраст, статус, интересы и ожидания от праздника. Иногда полезно собрать предварительные пожелания по питанию, активностям или тематике.
Параллельно необходимо выбрать примерную дату и продолжительность, рассчитать количество гостей, и главное — определить бюджет. Даже если вы не знаете точную сумму, обозначьте диапазон: это поможет понять, с какими подрядчиками можно работать, какие идеи реалистичны, а какие — нет.
2. Команда
Следующий этап организации мероприятия — формирование команды. Надо определить тех, кто возьмет на себя ответственность за разные направления подготовки. В зависимости от масштаба event-проекта в команде может быть 2–3 человека или целый рабочий штаб. Важно распределить задачи: кто отвечает за выбор площадки, кто занимается техническими вопросами, кто работает с гостями, а кто контролирует подрядчиков.
Если вы решили организовать мероприятие своими силами, без участия агентства, особое внимание уделите системной работе и коммуникации. Пропишите дедлайны, создайте единый документ или таблицу с задачами и сроками. Чем четче прописаны роли, тем меньше сбоев будет в будущем.
Если же вы работаете с профессиональным агентством, часть этих задач можно делегировать. В этом случае вы не тратите время на рутину и получаете помощь в тех вопросах, в которых не разбираетесь. Так AlexGrim не только проводит мероприятия, но и берет на себя всю подготовку: от подбора площадки и составления сценария до работы с подрядчиками и оформления финальной документации. Выбор — действовать самостоятельно или привлекать экспертов — зависит от бюджета, количества свободного времени и опыта.
3. Выбор площадки
От места проведения зависит комфорт, логистика и общая атмосфера праздника. Если вы организовываете мероприятие с помощью ивент-агентства, на этом этапе можно выдохнуть: специалисты подберут локацию, впишутся в бюджет и учтут все технические детали.
Если же вы готовите все самостоятельно, придется тщательнее составлять план подготовки к мероприятию. Важно, чтобы площадка соответствовала тематике, вместимости и техническим требованиям. Обязательно уточните, есть ли проектор, микрофоны, сцена, вода, стулья, парковка. Каждая деталь может оказаться важной в день проведения праздника.
Локация должна быть не только красивой, но и удобной — особенно если мероприятие проходит не в центре Москвы. Опытный организатор всегда заранее проверяет площадку лично, чтобы подготовить все до мелочей.
4. Оснащение места проведения мероприятия
Даже в самом красивом банкетном зале или на территории живописного загородного комплекса праздник пройдет плохо, если нет должного оснащения. Свет, звук, сцена, мебель, техника — позаботьтесь об этом заранее, подберите технические средства, инструменты и прочее под конкретную программу.
Если вы задумываетесь, как организовать мероприятие с нуля, — оборудование можно арендовать. Так вы получите все необходимое от проекторов до барных стоек.
Важно не только техническое планирование. Продумайте также антураж. Декор тоже можно взять напрокат, однако, где и как его расположить, придется решать вам.
5. Программа мероприятия и тайминг
Начните с подбора ведущего: он помогает со сценарием, задает тон празднику. Часто он работает в паре с диджеем — это удобно и экономит время на согласования.
Насыщенная программа — один из основных элементов, от которого зависит, как пройдет событие. Благодаря продуманному таймингу вы избежите затянутых пауз и перегрузки по активностям.
Что включить в программу:
- мастер-классы;
- квесты;
- квизы;
- выступления артистов,
- интерактивные станции;
- шоу.
Если времени не хватает, позвоните в AlexGrim. Мы организуем мероприятие, возьмем на себя весь креатив, составим сценарий так, чтобы никто не заскучал и не устал.
6. Питание и кейтеринг
Если вы хотите научиться организовывать мероприятия, учтите, что после праздника гости будут обсуждать не только артистов, но и стол. Чтобы вечер прошел успешно, обязательно позаботьтесь о питании.
Меню зависит от формата: фуршет, банкет, кофе-брейк, шведский стол. Если устраиваете вечеринку в ресторане, то еду там же и заказывайте. Альтернативный вариант — кейтеринг. Он дает возможность заказать питание с доставкой, сервировкой и обслуживанием в любое место, от банкетного зала до шатра в городском парке.
7. Логистика и финальные приготовления
Когда вы уже распланировали, как провести мероприятие, наступает этап проверки. Необходимо свериться с подрядчиками, выяснить, все ли готово, нужна ли помощь. За два – три дня до события свяжитесь с каждым из них: подтвердите время приезда, укажите контактное лицо. Все должно быть согласовано — от времени монтажа до расстановки настольных игр, если таковые были заказаны. Назначьте ответственного за координацию на площадке. Это может быть человек из вашей команды или сторонний специалист. Он будет решать возникающие вопросы и следить за тем, чтобы все происходило по графику.
На этом этапе необходимо также решить вопрос логистики. Если площадка находится за городом, трансфер обязателен. Но даже в пределах города лучше заранее продумать, как гости будут добираться, где смогут припарковаться, как быстро найдут вход.
8. Проведение и завершение мероприятия
День мероприятия, безусловно, самый ответственный этап, когда теория превращается в практику. Даже если у вас есть четкий план организации мероприятия, многое может пойти не так. Поэтому заранее назначьте координатора, который будет контролировать приезд подрядчиков, монтаж оборудования, оформление помещения, соблюдение тайминга и порядок на площадке. Если вы устраиваете все самостоятельно, без агентства, возьмите эту сложную функцию на себя.
После завершения праздника проследите за демонтажем мебели, техники, декора — все должно быть аккуратно упаковано и вывезено.
Сохраните медиафайлы, передайте их дизайнеру — материалы пригодятся для отчета и дальнейшего продвижения бренда в соцсетях и на корпоративных каналах.
9. Сбор обратной связи и работа над ошибками
После мероприятия соберите обратную связь. Это важно, если в будущем планируете проводить аналогичные события. Субъективные впечатления организаторов могут сильно отличаться от мнения гостей, поэтому желательно получить оценку именно от участников.
Попросите гостей поделиться впечатлениями через форму, короткий опрос или анкету. Сделайте рассылку с анкетой в ближайший рабочий день. Составьте короткий опросник, чтобы оставить отзыв можно было быстро. Так вы узнаете, что понравилось, а что нет, стоит ли в следующий раз пользоваться услугами той же кейтеринговой фирмы или найти другую, хороша ли была развлекательная программа, успели ли гости отдохнуть и поесть, удобно ли было добираться.
Благодаря своевременному сбору обратной связи вы выявите сильные и слабые стороны, сможете скорректировать подход и избежать повторения ошибок в будущем.
Оцените реакцию гостей через социальные сети. Часть участников опубликует фото, отметит организаторов и прокомментирует событие. Это тоже полезный источник обратной связи.
Что стоит проверить:
- посты по хештегам и геолокации;
- комментарии под публикациями о событии;
- упоминания в историях;
- результаты поиска по названию мероприятия.
Даже небольшие замечания покажут, что надо улучшить в будущем.
Если вы уже знаете, как организовать мероприятие с нуля, план составлен, подрядчики найдены, посмотрите, чем можно разнообразить сценарий, сделать его насыщеннее и интереснее.
- Включите в программу мастер-классы. Это отличный способ развлечь гостей. Они не просто понаблюдают за процессом, а поучаствуют, сделают своими руками изделия, которые потом останутся на память.
- Добавьте квесты — командные ивенты всегда интересны. Такие активности легко адаптировать под тему мероприятия. Есть варианты и для помещений, и для открытого пространства.
- Проведите квиз. Интеллектуальная игра — это весело, расширяет кругозор, развивает логику и мышление.
- Заказывайте короткие, но запоминающиеся шоу. Лучше два — три сильных выступления, чем длинная монотонная программа. Примеры ярких номеров: световое шоу, барабанщики, иллюзионисты, интерактив с гостями.
- Придумайте тематику. Оформите под нее зал, предложите подобрать наряды для вечера, продумайте музыку и конкурсы в том же стиле. Так мероприятие получится атмосферным, а впечатления от праздника ярче.
- Добавьте VR-зону. Такие аттракционы всегда пользуются популярностью, возле них даже собирается очередь.
- Развлеките детей. Предусмотрите зону для самых маленьких. Пусть там будет свой аниматор, который поиграет с ребятами, проведет мастер-класс, сделает аквагрим или покажет шоу с мыльными пузырями.
Любое событие станет незабываемым, если его подготовкой займутся профессионалы. Обратитесь в AlexGrim, тогда вам не придется продумывать планы, выстраивать логистику, искать подрядчиков. Мы сделаем все сами, а вам нужно будет только отдыхать.