Перечислите виды должностных инструкций - Kompot.top

#статьи

5 дек 2024
0

Что такое должностная инструкция и как с ней работать

Разобрались, зачем нужны должностные инструкции, что в них пишут и как их утверждают.

Кадр: фильм «Тюрьма суперзлодеев» / Arcana Productions

Обозреватель Skillbox Media. Пишет про бизнес, маркетинг, финансы и IT. Работала с Avito Tech, «Яндексом», «Ситилинком», Ozon и «Росатомом».

Обязанности и права работника можно прописать в трудовом договоре. Но если их много, лучше составить отдельный документ — должностную инструкцию. Она обезопасит работодателя в случае трудовых споров и поможет лучше контролировать рабочий процесс.

В этой статье рассказываем главное о должностных инструкциях. Материал будет полезен руководителям, тем, кто связан с кадровым учётом, и тем, кто хочет разобраться в своих обязанностях.

Что такое должностная инструкция
Какие есть виды инструкций
Что нужно писать в должностной инструкции
Как утвердить документ в компании
Сколько нужно хранить должностную инструкцию

Должностная инструкция (ДИ) — это внутренний документ, в котором работодатель определяет подчинённость, требования к квалификации, права и обязанности сотрудника, зону его ответственности и порядок вознаграждения.

Обязательно ли составлять должностную инструкцию? Нет, это не обязательный документ, согласно Письму Минтруда РФ от 25.04.2022 №14-2/ООГ-2707. Каждый работодатель сам решает, составлять ли должностную инструкцию и в какой форме это сделать. Для компаний, в которых не используют ДИ, никаких санкций не предусмотрено.

Но если работодатель хочет чётко регламентировать работу сотрудников и защитить как свои, так и их права, инструкцию лучше составить. Документ поможет объективно оценивать результат работы сотрудника, а также разрешать споры между работодателем и подчинённым, если они возникнут.

Кроме того, наличие должностной инструкции позволяет мотивированно отказать кандидату в приёме на работу. Это возможно, если у него отсутствует необходимый опыт, навыки и образование, которые требуются на должности.

Чаще всего ДИ составляют крупные компании и государственные учреждения, чтобы регламентировать обязанности большого количества сотрудников. Кроме того, документ будет полезен среднему и малому бизнесу.

Кто должен составлять должностную инструкцию? В Трудовом кодексе РФ нет указаний на этот счёт. Это может быть генеральный директор, руководитель одного из отделов или юрист.

Лучше всего, чтобы раздел с обязанностями составил тот, кто хорошо понимает специфику работы специалиста. Как правило, это его непосредственный руководитель. Все остальные разделы в идеале составляет юрист совместно с работником отдела персонала, чтобы исключить возможные ошибки и нарушения законодательства.

Должностные инструкции можно условно разделить на два вида: индивидуальные и типовые. Объясним, в чём разница между ними.

Типовую должностную инструкцию можно составить для всех сотрудников, которые работают на одинаковой должности, обладают одинаковыми компетенциями и выполняют схожие задачи.

Например, если в супермаркете посменно работает 40 продавцов-консультантов, для них будет действовать единая ДИ, поскольку круг обязанностей у них одинаковый.

Если в компании есть грейды, например младший и ведущий специалист, то для каждого из них необходимо составить свою ДИ. Это позволит обозначить разницу в компетенциях, круге обязанностей и уровне зарплаты сотрудников.

Индивидуальную должностную инструкцию составляют под конкретного сотрудника с учётом его обязанностей, опыта и навыков.

Например, индивидуальную ДИ можно написать для специалиста в очень узкой области или для топ-менеджера. У таких сотрудников специфический круг обязанностей, а других людей, занимающих эту же должность, в компании нет.

Индивидуальные ДИ используют редко, поскольку их сложно применить к другим сотрудникам: те могут не соответствовать описанным в документе критериям.

Единого стандарта должностных инструкций не существует, но есть примерный перечень пунктов, которые прописывают практически всегда. Вот что чаще всего включают в документ.

Общие положения. Это вводная часть инструкции, в которой указывают название должности сотрудника и его место в иерархии компании. В ДИ можно прописать, кому сотрудник подчиняется и есть ли кто-то в подчинении у него самого. Здесь же компания может указать требования к работнику — наличие высшего образования по специальности, требуемый стаж работы и другие компетенции.

Например, в требованиях к должности руководителя отдела бухгалтерии можно указать обязательное наличие диплома по специальности «Бухгалтерский учёт» и опыт на аналогичной должности не менее двух лет. В подчинении у главного бухгалтера будут младшие сотрудники, а он сам будет отчитываться перед генеральным директором компании.

Обязанности и трудовая функция. В этом пункте указывают все должностные обязанности работника. Чем подробнее они будут расписаны, тем меньше будет вероятность разночтений, а также возможных споров между сотрудником и работодателем.

Например, в ДИ главного бухгалтера нужно указать, что он заполняет и отправляет в ФНС всю налоговую отчётность компании, выставляет счета контрагентам, а также заведует начислением зарплат, отпускных и больничных.

Также к обязанностям относится выполнение требований локальных нормативных актов и соблюдение дисциплины: режима рабочего времени, корпоративной этики и так далее.

Как руководитель, главный бухгалтер имеет право передавать часть своих задач младшим сотрудникам, но обязан контролировать результаты. Если подчинённые не отправят отчётность в ФНС вовремя, ответственность понесёт именно главный бухгалтер.

Ещё в должностной инструкции можно указать возможность поручения сотруднику других задач, которые входят в его трудовую функцию. Например, бухгалтер может сделать смету для проекта или провести закупки для компании. А вот попросить бухгалтера прибраться в офисе или написать код для сайта нельзя — эти действия в его трудовую функцию не входят.

Права сотрудника. К ним относится, например, право на доступ к информации, которая нужна для выполнения работы, или на пользование спецтехникой на производстве.

Так, главный бухгалтер имеет право на доступ к рабочим программам, например «1С», на доступ к внутренней документации и счетам для проведения всех финансовых операций компании.

Общие права, например право на ежегодный оплачиваемый отпуск или больничный, в должностной инструкции прописывать не обязательно. Они и так установлены законодательством и будут указаны в трудовом договоре.

Ответственность. Работодатель может включить в ДИ перечень действий, за которые сотруднику будет грозить ответственность в соответствии с трудовым законодательством и правилами внутреннего распорядка компании. К таким нарушениям могут отнести разглашение личных данных сотрудников или коммерческой тайны, несоблюдение субординации, задержку в подаче отчётов, некорректное отношение к коллегам и клиентам.

Например, если главный бухгалтер не сформирует вовремя зарплатные ведомости, сделает ошибку в налоговой отчётности или нагрубит сотрудникам, его могут привлечь к дисциплинарной ответственности.

Должностную инструкцию можно составить как отдельный локальный нормативный акт, так и в качестве приложения к трудовому договору сотрудника.

Как правило, общую форму должностной инструкции утверждает руководитель организации или иной уполномоченный сотрудник, отвечающий за персонал в компании, на которого руководитель выписал доверенность. Это может быть, например, заместитель директора или руководитель отдела персонала. Должностную инструкцию для самого руководителя компании при необходимости утверждают коллективно руководящие органы компании согласно её уставу. В ООО это будет совет директоров, в АО — собрание акционеров.

Важно, чтобы процедура утверждения документов соответствовала процедуре, указанной в уставе компании. Иначе документы не будут иметь юридической силы.

Как ознакомить сотрудника с должностной инструкцией. Порядок ознакомления зависит от способа утверждения ДИ. Если должностная инструкция оформляется как приложение к трудовому договору, экземпляр инструкции при найме на работу должны подписать сотрудник и уполномоченное лицо компании.

Если должностную инструкцию оформляют в качестве локального нормативного акта, сотрудника ознакамливают с ней под подпись до подписания трудового договора.

Как вносить изменения в должностную инструкцию. Изменения в уже существующие инструкции вносят в том же порядке, в каком и утверждают.

Если инструкция — это локальный нормативный акт, то нужно выпустить приказ с указанием изменений, утвердить новую редакцию ДИ и ознакомить с ней сотрудника под подпись. Если ДИ — приложение к трудовому договору, то с сотрудником заключают дополнительное соглашение, в котором фиксируют все изменения.

Если работодатель меняет в должностной инструкции трудовую функцию работника, то эти изменения нужно предварительно с ним согласовать. Это обязательно и если ДИ является локальным нормативным актом, и если ДИ оформлена как приложение к трудовому договору.

Например, если маркетологу хотят передать часть обязанностей, которые раньше выполнял SMM-специалист, работодатель должен получить на это согласие. Сотрудник при этом имеет право отказаться.

Что делать, если сотрудник сменил должность или у него появились новые обязанности. Допустим, сотрудник перевёлся в другое подразделение компании или получил повышение до старшего специалиста.

Если ДИ — локальный нормативный акт, сотрудник должен ознакомиться с ДИ по новой должности под подпись. Если ДИ — приложение к трудовому договору, то потребуется, чтобы ДИ подписали сотрудник и уполномоченный руководитель.

Ещё у работника могут появиться новые обязанности на текущей должности. Например, главный бухгалтер может взять на себя проверку контрагентов перед заключением сделок или общение с банками по поводу открытия новых счетов.

В этом случае работодатель сначала должен получить у сотрудника письменное согласие на внесение изменений в обязанности, прописанные в ДИ. После этого можно скорректировать ДИ, а затем ознакомить сотрудника с обновлённым документом в порядке, который использовался при подписании первоначальной редакции ДИ.

Срок хранения должностной инструкции не указан в Трудовом кодексе РФ. Но в Приказе Росархива от 20.12.2019 №236 упоминается, что должностные регламенты или инструкции для сотрудников хранятся от 50 до 75 лет.

Где именно нужно хранить документ, в законах также не указано, поэтому это остаётся на усмотрение руководителя. Важно обеспечить сохранность документов — в частности, от пожара.

Как правило, ДИ, которые являются локальными нормативными актами, хранятся в архиве вместе с другими корпоративными документами или в системе электронного документооборота. Должностные инструкции, оформленные как приложение к трудовому договору, хранятся в аналогичном хранению трудового договора порядке.

Должностная инструкция — это внутренний документ, который компания может разработать для любой из имеющихся в штате должностей. В нём указывают обязанности и права сотрудника, а также санкции при возможных нарушениях.
Должностная инструкция облегчает работодателю контроль за рабочим процессом, а сотруднику даёт чёткое понимание, что именно он должен делать. Также этот документ помогает регулировать возможные споры, которые могут возникнуть между компанией и работником.
Государством не установлены структура и вид документа, поэтому работодатель может составить его в свободной форме. Лучше всего, чтобы инструкцию перед утверждением проверил юрист, а обязанности определял человек, хорошо знакомый со спецификой работы.

Научитесь: Менеджер по работе с персоналом
Узнать больше

Источник

В статье мы простым языком расскажем, что такое должностная инструкция специалиста в
2025
году, и обязательно ли организации ее составлять. Расскажем, какие основные разделы инструкции следует включить в документ, как он правильно составляется, и как его утвердить. Также в материале вы найдете типовой бланк такого руководства для работника.

Понятие должностная инструкция

Речь идет о локальном документе, регламентирующем права и обязанности работника, а также требования к его квалификации. Ее назначение – определять положение должностей на предприятии. Документ составляется под задачи компании или же под конкретного сотрудника. Ключевая задача такой бумаги — определить, чем должен заниматься специалист, и каким образом он будет взаимодействовать с руководством.

Подписывали ли вы должностную инструкцию при устройстве на работу?

Да, конечно Нет	85
Нет	57

И в должностной инструкции (ДИ), и в трудовом договоре (ТД) прописываются обязанности работника. Вместе с тем трудовые функции в договоре, как правило, прописываются тезисно, то есть общими формулировками.

Важно! Именно в должностной инструкции конкретизируются задачи, формулируются обязанности и права сотрудника, определяется зона ответственности специалиста и требований к нему.

Обязательна ли должностная инструкция в организации

На уровне законодательства предусмотрен должностной регламент для государственных служащих (ст. 47 Закона от 27.07.2004 № 79-Ф, Консультант Плюс).

А вот коммерческие предприятия за отсутствие ДИ оштрафованы не будут, и Трудовой кодекс РФ это не устанавливает в качестве обязанности работодателя, об этом также сообщает и Роструд в своем письме (Письмо Роструда от 27.05.2022 N ПГ/13204-6-1). Но лучше рекомендуем все-таки составить такой документ, поскольку он защищает права как сотрудников, так и компании. Должностная инструкция специалиста дает возможность:

обосновать, по какой причине новый сотрудник не прошел испытательный срок;
аргументированно отказать соискателям, не подходящим на должность;
обосновать увольнение работника, если тот не соответствует занимаемой должности;
равномерно распределить существующие обязанности между похожими должностями;
обосновать необходимость обучения персонала компании;
правильно аттестовать персонал;
доказать с помощью суда правомерность дисциплинарного взыскания в отношении сотрудника.

Кто в компании должен составлять должностные инструкции

Компания может самостоятельно решить, кто займется разработкой и согласованием ДИ. Как правило, ответственным за данный тип работы назначают HR-менеджера, кадровика либо бухгалтера.

Фото: Характеристика должностной инструкции

Есть и другой вариант — поручить составление должностной инструкции руководителю того отдела, в котором будет работать будущий сотрудник. Начальник в курсе всех особенностей работы подчиненных, сфер их ответственности, навыков, требуемых для работы. Таким образом, рекомендуем исходить из специфики вашей компании.

Должностную инструкцию может составить руководитель отдела, бухгалтер, кадровик или HR. Наши юристы удаленно помогут оформить вам данный документ и учесть при составлении все важные нюансы.

Виды должностных инструкций

Рассмотрим виды должностных инструкций. Они бывают двух видов:

индивидуальная именная: разрабатывается под определенного человека;
типовая должностная инструкция: составляется для конкретной должности и обязательна для всех сотрудников, занимающих эти должности.

Работодатель решает, какую именно ДИ оформить в каждом отдельном случае. Так, лучше составить типовую для 15 операторов call-центра, выполняющих одни и тех задачи и индивидуальную в случае, когда необходимо как можно точнее написать обязанности того или иного специалиста.

Пример:

В компании работают два секретаря — Ольга и Наталья. У Ольги главная обязанность — это подготавливать ответы на запросы в различные ведомства. Вот почему в ее ДИ детально прописано, в какой именно срок она должна создать ответ, каким образом она должна его отправить — через e-mail или заказным письмом, а также в какое время сотрудница может уйти с работы на почту, чтобы отправить письма. А вот у Натальи основной задачей является работа с системой электронного документооборота, что и указано в ее ДИ. Должности у Ольги и Светланы при этом называются совершенно одинаково — секретарь. Однако они делают разную работу. Соответственно, чтобы всем было ясно, кто чем занимается, в данном случае требуются индивидуальные ДИ. В каждой из них прописывается фамилия работника, перечисляется, чем он будет заниматься.

Из каких разделов состоит должностная инструкция

Конкретные правила составления этого документа отсутствуют. Кроме того, ТК РФ не содержит понятия «должностная инструкция». И потому компания может самостоятельно составить должностную инструкцию. Вместе с тем, существует список обязательных разделов, которые обязательно следует учесть в таком документе.

Его начальный раздел — титульный лист должностной инструкции. В таблице ниже мы рассмотрим подробно, как должна выглядеть заполненная форма документа, и что он должен содержать.

Структура инструкции: что она в себя включает
Общие положения инструкции	В штатном расписании следует отыскать точное название должности и указать его в этом разделе, в его вводной части. Пропишите, кто вправе заключать и расторгать трудовой договор (ТД) с работником. Не забудьте перечислить требования к сотруднику. Распишите структуру подчинения специалиста — это такая типовая структура, когда указывается, кто у сотрудника в подчинении, и кому именно он подчиняется. Также нужно установить порядок замещения работника в случае его отсутствия. Укажите документы, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей работе.
Список должностных обязанностей	Четко пропишите все ключевые и дополнительные обязанности согласно должностной инструкции, которые сотрудник выполняет на своей должности. Используйте профессиональные стандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), а также Квалификационный справочник. В данных документах содержится исчерпывающий перечень должностных обязанностей.
Что должен знать сотрудник	Тут нужно перечислить требования к знаниям специалиста. Можно написать, что он обязан знать конкретный СанПиН, СНИП или ГОСТ, правила противопожарной безопасности либо, к примеру, ведомственный приказ. Важно, чтобы указанные знания имели непосредственное отношение к осуществляемой работе.
Права	Пропишите права специалиста в пределах компетенций должности этого уровня. Можно использовать квалификационный справочник и те или иные формулировки из существующих образцов ДИ.
Ответственность в должностной инструкции	Перечислите любые случаи, в которых может наступить дисциплинарная, административная или уголовная ответственность работника, занимающего данную должность. Следует опираться на ТК РФ и КоАП.

Фото для оформления такого документа не потребуется.

Для примера вы можете посмотреть ниже, как выглядит унифицированная примерная форма бланка ДИ бухгалтера. При необходимости воспользуйтесь представленным шаблоном, который подготовили наши адвокаты по должностным преступлениям, в своих целях:

Образец заявления

Образец оформления ДИ бухгалтера по ГОСТу: макет в
2025 году

Скачать Образец оформления ДИ бухгалтера по ГОСТу: макет

Правильное оформление должностной инструкции: порядок процедуры

Чаще всего такая бумага оформляется либо как приложение к ТД, либо как самостоятельный документ. Далее расскажем о трех способах составления документа.

1. По квалификационному справочнику. HR, составляющий документ, может использовать образец и квалификационные справочники. В них содержатся точные квалификационные характеристики для определенных должностей, включая редкие и узкоспециальные.

Бывает так, что должность, для которой необходимо составить ДИ, отсутствует в квалификационном справочнике. В таком случае можно взять за основу характеристики схожих либо смежных должностей.

2. На основании прав и обязанностей будущего работника. Можно оформить документ, используя права и обязанности нового сотрудника. Вед закон никак не ограничивает составителя в том, что именно писать в таком документе.

3. По профессиональным стандартам. Одни организации обязаны использовать в работе профстандарты, а другие делают это просто по собственной инициативе для усиления персонала. И те, и другие периодически сталкиваются с необходимостью обновления таких документов.

Существует три основных способа составления должностных инструкций . Наши юристы дистанционно вникнут в нюансы рабочего процесса вашей компании и помогут подготовить все необходимые документы с учетом целей и задач организации, а также российского законодательства.

Цын Юлия Сергеевна

Юрист по гражданскому и уголовному праву • Стаж 11 лет

Узнать подробности

Как утвердить должностную инструкцию и ввести ее в действие

Существует два способа основных способа введения такого документа в действие:

Утвердить в качестве локального нормативного акта компании. Далее подготовьте приказ об утверждении ДИ. Форма инструкции — свободная. Всех новых сотрудников следует ознакомить с составленным документом и получить подпись специалиста. При приеме на работу сотруднику нужно выдать копию ДИ. Плюсом такого способа является возможность изменить документ в одностороннем порядке.
Сделать ДИ приложением к ТД. Работник, таким образом, подписывает трудовой договор, а вместе с ним и ДИ. Один экземпляр должен остаться у сотрудника. Если руководство пожелает изменить документ, придется получить согласие работника на это.

Как ознакомить сотрудников с инструкцией

Выберите один из способов, являющимся наиболее удобным для вас. Сотрудник ставит подпись:

Прямо на документе.
На листе ознакомления с ДИ, который в ней прикрепляется.
В журнале ознакомления с ДИ.

Судебная практика: должностная инструкция и установление оклада

ДИ позволяют обосновать разные оклады для должностей с похожим набором функций, но при этом с разным уровнем квалификации. Так, в Апелляционном определении Верховного суда Удмуртской Республики от 22 июля 2019 г. по делу №33-3229/2019 было отмечено, что абсолютно одинаковое название должности при разных по своему содержанию должностных обязанностях работников не может быть безусловным основанием для установления одинакового размера зарплаты.

Частые вопросы

Что входит в реквизиты инструкции?

Бумага содержит такие реквизиты, как наименование компании, дата, номер документа, место написания, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, а также гриф утверждения.

Как прописать в ДИ индивидуального предпринимателя, кому подчиняются сотрудники, если нет управляющего?

ИП — это полноправный работодатель, и он вправе принимать на работу других сотрудников (ст. 303 ТК РФ, Система Гарант). Если ИП не принимает на работу управляющего, то все сотрудники подчиняются предпринимателю. Соответственно, в ДИ нужно указать, например, следующее: бухгалтер подчиняется непосредственно ИП.

Кто должен составлять ДИ на работника?

Это не определено на законодательном уровне. На практике этим обычно занимаются руководители профильных подразделений, юристы либо кадровики. работодатель сам решает, Кому именно поручить данную работу, и как оформить должностную инструкцию.

Должен ли работодатель выдавать должностную инструкцию на руки работнику?

Работодатель должен выдать сотруднику копию его должностной инструкции, если таковая есть на предприятии. Для этого работнику нужно подать соответствующее заявление (см. ч. 2 ст. 22 ТК РФ, ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Заключение юриста

Должностная инструкция специалиста в
2025 году – локальный документ распорядительного характера, который фиксирует обязанности трудящихся. Этот список зависит от таких факторов, как особенности производственного процесса, требования к конкретной должности, степень ответственности специалистов. Этот документ не является обязательным. Если он грамотно составлен, то может помочь как сотруднику, так и нанимателю. Не нужно при его составлении переписывать все нормы из кодексов и законов. Следует избегать общих фраз и выражений, не несущих смысловой нагрузки.

Источник

Должностная инструкция – это очень интересный документ. Все мы не раз о ней слышали и знаем, что она фиксирует трудовые обязанности работника. На практике именно на нее часто ссылаются работодатели, описывая трудовую функцию в договоре

При этом официального определения понятия «должностная инструкция» нет ни в Трудовом кодексе Российской Федерации, ни в других нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права. Несмотря на это, ссылки на данный документ встречаются в разъясняющих письмах органов власти и судебной практике.

О том, что такое должностная инструкция, зачем она нужна работодателю и как ее составить, вы узнаете из статьи нашего эксперта.

Что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция, несмотря на отсутствие упоминания о ней в трудовом законодательстве, это важный документ, в содержание которого входят не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности ( Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6, Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

Работодатель, исходя из целесообразности, может разработать индивидуальные инструкции на каждого работника или типовые для определенных должностей.

Зачем нужна должностная инструкция?

Должностная инструкция не является обязательным документом, то есть ее наличие является правом работодателя, но не обязанностью. При этом многие работодатели разрабатывают для сотрудников такие документы. В чем же польза должностных инструкций? На этот вопрос существует несколько ответов.

В должностной инструкции можно подробно расписать весь функционал работника. В данном случае не будет необходимости включать в трудовой договор весь перечень обязанностей, достаточно будет сделать отсылку на документ.
Документ может помочь работодателю в спорах о неправомерном отказе в приеме на работу. Достаточно четко сформулировать требования к уровню образования, квалификации и стажу работы в документе. Например, в Определении Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 21.07.2021 № 88-9433/2021 суд признал правомерным отказ работодателя в приеме на работу кандидату, который не соответствовал должностной инструкции.
С помощью инструкции работодатель может подтвердить правомерность применения дисциплинарного взыскания. Например, Апелляционное определение Воронежского областного суда от 01.02.2018 по делу № 33-689/2018. Работник обратился в суд с заявлением о признании незаконными выговоров за то, что не представил работодателю отчет о проделанной работе. Работодатель представил в суд должностную инструкцию, где такая обязанность была обозначена, и суд признал дисциплинарные взыскания правомерными.
Должностные инструкции помогут обосновать разные оклады для должностей с похожим набором функций, но разным уровнем квалификации. Например, в Апелляционном определении Верховного суда Удмуртской Республики от 22.07.2019 по делу № 33-3229/2019 отмечено, что одинаковое наименование должности при различных по своему содержанию должностных обязанностях работников не является безусловным основанием для установления одинакового размера заработной платы.

консультант плюс 30 лет

Как не допускать ошибок в кадровых перестановках, приеме и увольнении сотрудников?

подробнее

Какие разделы должны быть в должностной инструкции?

Обязательных требований к структуре и содержанию должностной инструкции нет. Рекомендуем включить в документ следующие разделы.

Общие сведения о должности и требования к образованию и стажу работы по специальности. Данная информация в том числе поможет правомерно отказать неподходящему кандидату в приеме на работу.
Должностные обязанности. Рекомендуем прописать данный раздел максимально подробно и включить в него всё, что должен делать сотрудник и в какие сроки. В данном разделе также можно предусмотреть, кого работник замещает.
Взаимодействие с другими сотрудниками и руководством, в том числе взаимодействие посредством электронной почты и менеджеров.

При составлении должностной инструкции рекомендуем избегать общих формулировок, например: «обеспечить высокий уровень работы», «осуществлять мониторинг текущей ситуации». Такие формулировки не несут смысловой нагрузки и утяжеляют текст документа. Должностные обязанности должны быть прописаны четко и конкретно.

Также не рекомендуем переписывать в должностную инструкцию нормы из Трудового кодекса. Например, обязанности работника по ст. 21 Трудового кодекса, ответственность и др. Данные нормы не являются обязательными для включения в документ и обязательны по закону.

В каком виде составляется должностная инструкция?

Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ ( Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она, как и трудовой договор, должна составляться в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой остается у работодателя. Получение работником экземпляра должно в общем случае подтверждаться подписью работника на экземпляре работодателя ( ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Должностная инструкция в виде отдельного документа – это локальный нормативный акт организации. При приеме на работу необходимо работника ознакомить с инструкцией в установленном порядке до подписания трудового договора ( ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Рекомендуем оформить должностную инструкцию отдельным документом, а не приложением к трудовому договору. Это связано с тем, что обязанности, включенные в трудовой договор, в том числе и в виде приложения к нему, это предмет согласования между работником и работодателем. Соответственно, изменить или дополнить их можно, только заключив дополнительное соглашение к трудовому договору.

Итак, несмотря на то что должностная инструкция не является обязательным документом, она может быть полезна для работодателя. Рекомендуем разработать такие инструкции для эффективной работы сотрудников и минимизации рисков трудовых споров.

Вопрос:

Установлены ли сроки действия и сроки хранения должностных инструкций?

Ответ:

Сроки действия должностных инструкций нормативно не установлены. Они могут быть установлены работодателем самостоятельно в соответствующей инструкции или ином локальном нормативном акте ( ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Сроки хранения установлены законом и зависят от вида должностной инструкции. Индивидуальные должностные инструкции работников хранятся в организации 50 либо 75 лет, в зависимости от того, когда прекратили их использовать:

75 лет – если документы окончены делопроизводством до 1 января 2003 года;
50 лет – если документы окончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

Типовые должностные инструкции хранятся три года после их замены новыми ( ст. 442, 443 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

консультант плюс 30 лет

Незаменимая помощь в кадровом делопроизводстве – путеводители по кадровым вопросам.

подробнее

Автор: преподаватель-юрист «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» Анастасия Чекмарева

Источник

Проще работать, когда знаешь, чего от тебя ждут. Ну, и когда босс понимает границы твоих задач. Мы уже писали, как разобраться в оргструктуре, — а сегодня поговорим об организации рабочего процесса для сотрудников.

Что такое должностная инструкция и зачем она нужна

Должностная инструкция — это договор между сотрудником и организацией. В инструкции прописано, какие задачи сотрудник выполняет на работе.

Это локальный документ компании, там прописан список прав и обязанностей на работе. Хотя это звучит нудно, он может создаваться в максимально гибкой форме. Поэтому и называется по-разному — у кого-то должностной регламент, у кого-то список обязанностей. Суть одна.

Как и обычный регламент, должностная инструкция — полезная вещь. Она облегчает понимание рабочих обязанностей и защищает от дополнительных, а ещё помогает в юридических спорах, если до этого дойдёт.

Часто инструкции считаются очередной бюрократией, а по Трудовому кодексу должностная инструкция вообще входит в обязательный состав локально-правовых актов только у госучреждений. Частные компании не обязаны вводить инструкции.

А зря: любая подписанная с двух сторон бумага считается юридически активной и может быть использована в суде — или помочь разрешить споры в досудебном порядке. Так что следует прописать хоть какой-то документ с описанием обязанностей для своих сотрудников.

Кто должен составлять должностные инструкции

Отдел кадров. Должностная инструкция обычно входит в пакет документов, которые выдаёт HR-менеджер при оформлении на работу. Это удобно, так как готовится весь пакет документов для приёма нового сотрудника и знают ТК.

Юристы. Здесь, конечно, есть момент, что в должностную инструкцию могут попасть переписанные нормы ТК и минимум конкретики про обязанности сотрудника. Но если должностная инструкция — правовой документ, то участие юристов обязательно.

Руководитель. Вот человек, который лучше всех знает, что нужно от сотрудника. В отличие от HR-менеджера, руководитель понимает специфику должности.

✨ И идеальный мир — это когда должностная инструкция прописывается руководителем с участием сотрудника, потом дополняется кадровиками на предмет соответствия трудовому кодексу, затем юристами — на предмет соответствия общему законодательству.

С момента подписания документа сторонами он становится юридически активным и наделяется силой для решения в суде разногласий.

Виды должностных инструкций

Типовые

Используются, когда в коллективе два и больше человек на одной должности. Допустим, три бухгалтера. Или 10 швей. Это экономит время, которое ушло бы на объяснение каждой швее требования к продукции фабрики. Удобнее создать одну инструкцию для всех. Задачи в типовых инструкциях одинаковые, так что можно ожидать одинаковый подход к результату.

Индивидуальные

Когда под каждого сотрудника создаётся отдельный документ. Это актуально для небольших команд или узких специальностей. Индивидуальные инструкции более гибкие и могут учитывать мелкие подробности рабочих задач, специфические детали, возможные отклонения.

Структура должностной инструкции

Я уже сказала, что у госучреждений должностная инструкция — обязательная вещь. У них и оформлено всё по ГОСТу. Но не обязательно следовать строгому формату. Достаточно придерживаться общих правил — деление на разделы, содержание этих разделов. Главное, чтобы документ был читабельным и легко воспринимался.

Вот примерная структура должностной инструкции:

Заголовок. В формате: Должностная инструкция {название должности}
Общие положения. Ещё раз название должности, общая цель должности, требования к образованию и опыту, подчинение в организационной структуре компании.

Дизайнер отдела продаж в крупной компании с законченным высшим образованием, имеет 2 года опыта, цель должности — разработка дизайна, подчиняется главному дизайнеру.

Задачи по должности. Главная часть инструкции. Здесь прописываются конкретные ожидания от сотрудника.

Дизайнер отвечает за полный цикл создания внешнего вида продукта — подбирает референсы, готовит вайфрейм, готовит высокодетализированный макет, кликабельный прототип.

Права работника. Основные права указаны в трудовом договоре, так что в инструкции стоит указать ожидаемое время работы, тонкости оплаты (например, почасовая ставка), доступные ресурсы и другие нюансы.

Работа с 9 до 18 с получасовым перерывом на обед, 28 дней отпуска, месячный оклад, предоставляется рабочее место с компьютером.

Ответственность работника. В этом разделе прописываются зоны и результаты, за которые отвечает сотрудник.

Ответственность за рост трафика, или за выпуск продукции в срок, или за креативные разработки.

Хранение должностных инструкций

Обычно рабочие документы делают в двух экземплярах: один — сотруднику, второй — в личное дело в отделе кадров. После ковида прижилось онлайн-хранение документов: в локальной компьютерной сети компании, в облаке, в базе знаний. Это удобно и экологично 🍃

Облачные хранилища и базы знаний

WEEEK. В Базе знаний можно создать папки для отделов или направлений и сгруппировать в них документы. Например, создать папку HR, в ней ветку «Должностные инструкции», а уже в ней — отдельные документы.
Google Диск. Создать папки также по направлениям и в них сгруппировать гугл-документы с должностными инструкциями.
Яндекс.Диск. Точно так же — папки, в них онлайн-документы.
Notion. Ещё один классный инструмент для хранения документов с общим доступом. А древовидная структура позволит удобно структурировать разные документы.
Dropbox. Хороший инструмент для совместного хранения документов. Их также можно организовать по папкам.

Системы управления документацией (DMS)

Confluence. Узкоспециализированная система для создания базы знаний и хранения документов.
SharePoint. Целая экосистема для создания и хранения веб-страниц.
1C. Тяжеловесный инструмент со старым интерфейсом, однако охотно и широко используется компаниями для документооборота.

HR-платформы

Подойдут и специализированные HR-платформы, которые используются не только для документов, но и для управления персоналом:

BambooHR
Workday
Zoho People
WebSoft HCM

Часто задаваемые вопросы

Кто подписывает должностную инструкцию и утверждает её?

На должностной инструкции ставятся две подписи: нового сотрудника и сотрудника, ответственного за подпись локально-правовых актов. Чаще всего это руководитель. Ответственного нужно проверить в уставе организации.

Какой срок хранения у должностных инструкций?

В Трудовом кодексе не прописан срок хранения локально-правовых актов, поэтому и у инструкции нет срока хранения.

Как вносить изменения в должностную инструкцию?

Чтобы изменить инструкцию, две стороны — сотрудник и руководитель — должны договориться о новых обязанностях. Если изменения в должностной инструкции повлекут изменения в Трудовом договоре, двустороннее согласие должно быть оформлено в письменной форме. После получения согласия можно подготовить новую должностную инструкцию.

В каких случаях меняется должностная инструкция?

Изменения в должностной инструкции — это нормально, особенно для молодых организаций. Если сотрудник получает повышение, появляются новые задачи или новые вводные в рабочем процессе, лучше изменить инструкцию, чем договориться на словах.

Сколько экземпляров документа должно быть?

Обычно организации оформляют два экземпляра: один остаётся с сотрудником, другой — в отделе кадров. Так обе стороны смогут быстро свериться с договорённостями.

Выводы, если лень читать статью

Должностная инструкция — не обязательный документ, но защищает работника и работодателя.

Инструкция может быть составлена в свободной форме. Главное — отразить суть должности, обязанности, права и ответственность.

Что точно не надо включать в инструкцию — шаблонные фразы, воду, переписанные нормы. Документ должен повышать взаимопонимание, а не путать.

Источник

Структура должностной инструкции

Должностная инструкция должна быть составлена по четко определённой структуре, чтобы информация была она была понятной и для сотрудника, и для руководителя. Универсальная структура должностной инструкции включает следующие разделы:

Общие положения

В этом разделе описывается статус должности в организации — его место в организационной структуре, в каком подразделении работает сотрудник и каков порядок подчиненности. Здесь также отражаются цели должности, краткое описание того, для чего существует эта роль в компании, и как она соотносится с общей деятельностью компании.

Должностные обязанности

В этом разделе должны быть указаны все основные функции и задачи, которые сотрудник должен выполнять максимально точно в рамках своей должности, чтобы исключить риск двойного толкования или недоразумений. Неправильно сформулированные или расплывчатые обязанности могут привести к конфликтам внутри коллектива и затруднить мониторинг выполнения работы.

Права

Этот раздел описывает правомерные полномочия, которые сотрудник может использовать для выполнения своих обязанностей, будь то права на запросы к другим отделам или на принятие решений в рамках занимаемой должности. Чёткое определение прав сотрудников помогает избежать ситуаций, когда сотрудник превышает рамки полномочий или, напротив, не использует полномочия в полной мере.

Ответственность

В этом разделе прописывается ответственность сотрудника за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих обязанностей. Ответственность может быть как материальной (за потерю или порчу имущества), так и дисциплинарной или административной. Данный раздел дает понять, какие будут последствия при нарушении трудовой дисциплины или ненадлежащего исполнения обязанностей.

Требования к квалификации

В этой части собраны все требования, предъявляемые к кандидату: образование, опыт работы, знание специфических программ или технологий, необходимые навыки и компетенции для выполнения обязанностей.

Условия труда

Некоторые организации включают этот раздел для указания особенностей рабочего места сотрудника, включая вредные или опасные факторы труда и требования по охране его здоровья.

Таким образом, стандартная должностная инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых отвечает за ту или иную часть взаимодействия сотрудника с рабочим процессом. Должностная инструкция поможет минимизировать возможные ошибки на этапе выполнения сотрудником своих рабочих обязанностей и будет способствовать эффективности внутри компании.

Для чего нужна должностная инструкция?

Должностная инструкция помогает разграничить обязанности сотрудников, что способствует повышению эффективности и производительности труда. Каждый работник точно знает, что от него ожидается, и это минимизирует ошибки и задержки, улучшая общие показатели.

Она также ускоряет процесс обучения новых сотрудников. Благодаря подробному описанию обязанностей и целей, новички быстрее адаптируются и начинают продуктивно работать, что снижает затраты на обучение.

Должностная инструкция снижает риски юридических споров, обеспечивая прозрачность прав и обязанностей, так как четко прописанные требования помогают избежать недоразумений и служат основой для разрешения конфликтов, если они возникнут.

Кроме того, такие должностные инструкции способствуют росту индекса вовлеченности (eNPS) и мотивации сотрудников, так как они знают свои задачи и их оценивают только за их выполнение, что мотивирует их работать продуктивнее и добиваться лучших результатов.

Правильно составленные должностные инструкции позволяют контролировать и оценивать результаты работы, что повышает качество работы и помогает компании улучшать финансовые и операционные показатели.

Также они помогают выстроить правильную организационную структуру, поддерживают стратегический рост компании и облегчают взаимодействие между подразделениями. Когда обязанности четко распределены, снижается вероятность конфликтов и недоразумений, что ускоряет процесс принятия решений и повышения общей эффективности.

В условиях перемен должностные инструкции позволяют компании быть более устойчивой к изменениям и инновациям, что важно для сохранения конкурентоспособности на рынке.

Таким образом, должностная инструкция — это инструмент, который помогает повысить внутреннюю эффективность, снизить риски и обеспечить устойчивый рост компании.

Виды должностных инструкций

В зависимости от целей и характеристик организации различают два типа должностных инструкций: индивидуальная и типовая. Каждая из них имеет свои особенности, назначение и область применения.

Индивидуальная должностная инструкция

Индивидуальная должностная инструкция — документ, который разрабатывается для конкретного сотрудника, занимающего определенную должность. Она детализирует его обязанности, права, ответственность и требования, учитывая специфические условия работы в организации, а также особенности и требования этой должности. К примеру, инструкция для руководителя IT-отдела. Для него должностная инструкция может включать уникальные задачи: координацию работы с конкретными подрядчиками по разработке программного обеспечения, внедрение специфических систем автоматизации или безопасность данных для определенных бизнес-процессов.

Типовая должностная инструкция

Типовая должностная инструкция — стандартный документ, который применяется для всех работников одной категории или группы должностей в организации. Такой документ носит общий характер и описывает типичные функции и обязанности, которые предполагаются для определенной должности, не учитывая конкретного сотрудника. Например, инструкция для менеджера по продажам. Типовая должностная инструкция для менеджера будет включать описание общих обязанностей: поиск и привлечение новых клиентов, поддержание отношений с существующими клиентами, выполнение планов продаж и отчетность перед руководством, не указывая при этом особенности работы для каждого отдельного менеджера.

Сравнение индивидуальной и типовой должностных инструкций
Критерий	Индивидуальная должностная инструкция	Типовая должностная инструкция
Цель	Описание обязанностей конкретного работника.	Описание обязанностей для группы работников.
Характер	Персонализированный документ, указывается ФИО сотрудника	Стандартный, унифицированный документ, без ФИО
Содержание	Включает уникальные требования, обязанности и условия работы.	Описание стандартных обязанностей для данной должности.
Применение	Используется для конкретного сотрудника.	Применяется для всех сотрудников данной категории.
Обновление	Может изменяться по мере изменения обязанностей или условий работы сотрудника.	Редко обновляется, за исключением изменений в должностных обязанностях по отраслевым стандартам.

Как составить должностную инструкцию: пошаговое руководство

Подготовка должностной инструкции требует учета множества факторов: специфика должности, организационная структура компании, цели и задачи сотрудника, а также правовые и нормативные требования, регулирующие трудовые отношения. Важно, чтобы инструкция была составлена с учетом потребностей бизнеса и обеспечивала прозрачность в управлении рабочими процессами, так результативность будет выше, а риск возникновения трудовых споров станет меньше. Для того чтобы создать документ правильно, специалисты обычно выполняют следующие действия:

Изучают необходимые профстандарты и нормативные документы

Необходимо изучить несколько важных документов:

Профессиональные стандарты (Профстандарты) — документы, утвержденные Министерством труда и социальной защиты РФ, которые описывают требования к квалификации работников по конкретной профессии или должности.
Трудовой кодекс РФ — регулирует права и обязанности работодателей и работников, определяет условия труда, рабочее время, права на отпуск, ответственность и другие аспекты трудовых отношений.
Отраслевые нормативные документы.
Специальные инструкции или регламенты для отдельных сфер деятельности.

Разрабатывают должностные инструкции

Начните с описания целей и задач должности, определив её роль в компании. Затем перечислите ключевые обязанности и требования к квалификации: образование, опыт и навыки. Определите права и ответственность сотрудника за выполнение обязанностей. В завершение уточните условия труда: рабочий режим, командировки и особенности работы (например, ночные смены или повышенная опасность).

Проверяют составленный документ у специалистов юр. отдела

Юридическая проверка даст удостовериться, что должностная инструкция соответствует всем действующим законам, корпоративным стандартам и внутренним регламентам.

Подписывают и утверждают

После юридической проверки должностная инструкция утверждается руководителем или уполномоченным лицом компании, что подтверждает, что документ принят и вступает в силу. Также часто осуществляется регистрация документа в специальном журнале, где фиксируется, кто и когда подписал инструкцию.

Ознакамливают специалиста и обеспечивают хранение документа

После утверждения должностной инструкции сотрудник должен ознакомиться с документом и подписать его, подтверждая понимание своих обязанностей. Важно выдать копию документа для личного хранения сотрудником. Оригинал инструкции хранится в кадровом архиве компании, а также может быть размещен в электронном виде для удобства доступа в случае возникновения споров или изменений в обязанностях.

Для упрощения этого процесса компании могут использовать решение SimpleOne ؜؜᠎‍⁧𝅶𝅶󠀸󠁆󠁑 HRMS, которое предлагает удобную базу должностных инструкций и возможность их администрирования. В этой системе можно легко хранить и управлять должностными инструкциями, следить за их актуальностью и быстро адаптировать под изменения в законодательстве или внутренней структуре компании.

Ошибки при составлении

Составление должностной инструкции — сложный процесс, и при его выполнении можно столкнуться с рядом ошибок. Одной из наиболее распространенных является уклонение от конкретики. Если обязанности сформулированы нечетко и расплывчато, сотрудник может потеряться в своих задачах или почувствовать, что они больше или меньше, чем ожидалось.

Еще одна ошибка — перегруженность документа обязанностями, которые выходят за рамки должности сотрудника. Например, если в инструкции менеджера по продажам будет указан пункт о выполнении маркетинговых задач, это может вызвать недовольство сотрудника и непонимание его реальных обязанностей.

Так же важно избегать включения противоречивых пунктов в одну и ту же должностную инструкцию. Например, сотрудник может быть обязан выполнять задачи, которые ему не присущи, или отчитываться разным руководителям, что создаст конфликтные ситуации в организации.

Еще одна ошибка заключается в отсутствии регулярного обновления документов в соответствии с изменениями в процессе работы или внутренними политиками компании. Если должностные инструкции не будут обновлены при расширении проекта или увеличении функций, это также приведет к проблемам в работе сотрудников.

Пример должностной инструкции

В качестве примера рассмотрим должностную инструкцию офис-менеджера.

Раздел	Что указывать
«Общие положения»	Указывается, что офис-менеджер подчиняется директору компании и отвечает за эффективную организацию офиса: обеспечение сотрудников необходимыми ресурсами, поддержание порядка и документации.
«Обязанности»	Описываются основные задачи: приём звонков, координация работы курьеров, взаимодействие с поставщиками канцтоваров и другие деятельности, требующие выполнения ежедневных задач по поддержанию офиса.
«Права»	Предусматриваются полномочия, такие как возможность затребовать у коллег информацию или материалы для работы или самостоятельно принимать решения в рамках своих компетенций.
«Ответственность»	Прописывается, что офис-менеджер несёт ответственность за поддержание порядка и делопроизводства, соблюдение сроков по выполнению административных задач.
«Требования к квалификации»	Включает в себя знание офисных программ, умение работы с оргтехникой, наличие опыта от 1 года в аналогичной позиции и тому подобное.

Готовые образцы должностных инструкций доступны для скачивания в правовых системах «Гарант» или «Консультант-плюс». Правовые базы и поисковые системы содержат широкий спектр информации, но не учитывают специфику работы, которая может отличаться на каждом отдельном предприятии. Поэтому для составления корректной должностной инструкции можно провести анализ реальных рабочих процессов, наблюдая за тем, какие обязанности выполняет сотрудник в повседневной деятельности, и на основе этого составить должностную инструкцию специалиста.

Обновление и пересмотр должностных инструкций

Должностные инструкции требуют регулярного пересмотра и обновления, чтобы соответствовать текущим условиям и задачам компании. Даже если в организации не происходят значительные изменения, полезно пересматривать инструкции хотя бы раз в год, чтобы оценить, достаточно ли документ актуален. Важно, чтобы должностная инструкция соответствовала изменениям в законодательстве, новым процессам и техническим требованиям в компании. Пересмотр таких документов помогает избежать путаницы и несостыковок в работе сотрудников.

Иногда обновление должностных инструкций может быть связано с изменением внутренних политик: например, реорганизацией структуры компании, расширением функций, введением новых обязанностей или технологий. Если на предприятие внедряются новые проекты или процессы, это также должно найти отражение в должностных инструкциях.

Без регулярного пересмотра должностная инструкция может потерять актуальность и утратить свою управленческую ценность. Это особенно важно в случае расширения штата сотрудников, так как изменения в структуре компании могут повлиять на взаимодействие между должностями. Кроме того, юридический аспект должностных инструкций делает их пересмотр необходимым при изменении трудового законодательства или нормы безопасности на предприятии.

Кратко о должностных инструкциях

Должностная инструкция специалиста — официальный документ, который регулирует трудовую деятельность сотрудника, описывая его обязанности, права, ответственность и требования.
Должностная инструкция защищает интересы сторон трудового договора и служит основанием для решения трудовых споров, установления правомерности действий сотрудников и оценки их работы.
Документ включает следующие разделы:

Общие положения
Должностные обязанности
Права
Ответственность
Требования к квалификации
Условия труда

Есть два типа должностных инструкций:

Индивидуальная — для конкретного сотрудника, отражает его персональные обязанности и требования.
Типовая — для всей категории работников, универсальная для сотрудников одной должности.

Основные ошибки включают неконкретные формулировки, перегруженность обязанностями, противоречивые пункты и отсутствие регулярного обновления документов.
Регулярный пересмотр инструкций необходим для поддержания актуальности в связи с изменениями в компании, законодательстве или технологиях.

Должностные инструкции играют важную роль в успешном взаимодействии сотрудника и работодателя. Правильно составленный документ позволяет ясно разграничить обязанности и права сторон, улучшить коммуникацию внутри компании и избежать возможных конфликтов и недоразумений.

Источник