Опишите структуру должностной инструкции

Должностная инструкция — это документ, содержащий подробное описание обязанностей, прав и ответственности, а также требований к исполнителю определенной должности в организации. Это неотъемлемая часть трудового процесса — должностная инструкция необходима для эффективной работы как исполнителя, так и руководителя.

Цель разработки должностной инструкции заключается в четком определении задач каждого сотрудника, установлении их обязанностей и порядке действий на рабочем месте. 

В статье рассмотрим важные аспекты должностной инструкции, ее структуру, особенности и значение для успешной работы организации.

Кстати, эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)». Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства. 

Содержание:

1. Общая характеристика должностной инструкции
2. Значение должностной инструкции
3. Что делать, если нет должностной инструкции
4. Структура должностной инструкции
5. Порядок утверждения должностной инструкции

Общая характеристика должностной инструкции

Должностная инструкция — это локальный нормативный документ организации, который  регулирует правовой статус работника, права и обязанности работника.

Прямой ссылки о том, что должностная инструкция должна быть в обязательном порядке  Трудовой кодекс РФ не содержит. Есть косвенное указание на наличие должностной  инструкции: статья 22 ТК РФ и статья 68 ТК РФ, которые обязывают ознакамливать работника  с локальными нормативными актами, в том числе, с его должностными обязанностями.

Важно знать! 

Несмотря на то, что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной  инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не  только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы  ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к  занимаемой должности.

Значение должностной инструкции

Должностная инструкция помогает, в первую очередь, правильно и грамотно выставить  объявление о вакансии той или иной должности. Инструкция содержит информацию:

• подчиненность;

• круг обязанностей;

• квалификационные требования, предъявляемые к кандидатам на  вакантную должность. 

Кроме того, должностная инструкция, поможет правильно и грамотно составить отказ в  заключении трудового договора, если гражданин, которому отказали обратиться с  заявлением о предоставлении письменного отказа в заключении трудового договора.

Одна из главных функций или задач должностной инструкции — разрешение конфликтных  ситуаций между работодателем или его представителем и работником, к ней прибегают в  случае возникновения индивидуального трудового спора между работником и работодателем  в судебном органе или в иных органах, осуществляющих надзор и контроль за соблюдением  трудового законодательства РФ. 

Что делать, если нет должностной инструкции

Если нет в наличии должностной инструкции, то должностные обязанности в  обязательном порядке должны быть прописаны в самом трудовом договоре.

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не  урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и в каком порядке  вносить в нее изменения и (или) дополнения.

При составлении должностных инструкций рекомендуется пользоваться не только  Квалификационными справочниками, но и Профессиональными стандартами, которые  приняты и действуют на территории РФ. 

Однако Квалификационные справочники носят рекомендательный характер.  Профессиональные стандарты на сегодняшний день не для всех обязательны. Следовательно,  работодатель имеет право устанавливать свои квалификационные требования к должности и  должностные обязанности с учетом специфики деятельности работодателя.

С точки зрения теории, должностная инструкция составляется на должность, но не на  работника. С точки зрения практики, должностная инструкция составляется на сотрудника,  который уже работает по данной должности.

На курсе «Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции). Практика составления» подробно рассматриваются правовые основы и практические навыки составления и внедрения ЛНА в организации, в том числе — должностной инструкции.

Обучение поможет с уверенностью подходить к вопросам регулирования внутренних трудовых процессов и обеспечения соблюдения законодательства.

Структура должностной инструкции

Основные разделы должностной инструкции:

• общие положения;

• должностные обязанности;

• права работника;

• ответственность.

В разделе «Общие положения» указывают:

• Наименование должности (профессии) в соответствии со штатным расписанием;

• Название структурного подразделения, в котором сотрудник будет исполнять свои  обязанности (если оно предусмотрено в штатном расписании);

• Подчиненность работника;

• Перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников,  непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);

• Порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой  должности в период временного отсутствия работника;

• Уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника,  необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;

• Требования к стажу работы по специальности;

• Квалификационные требования, предъявляемые к работнику в отношении  специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при  выполнении должностных обязанностей;

• Организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет  служебную деятельность и реализует свои полномочия.

Пример:

Работник принимается на должность специалиста отдела кадров. У нее диплом о высшем  профессиональном образовании (например, в сфере железнодорожного транспорта), но при  этом опыт работы 1 год в отделе кадров. 

В должностной инструкции прописано следующее: «На должность инспектора по кадрам  назначается лицо, имеющее высшее образование (юридическое) стаж работы по  специальности не менее 2 лет».

Есть нарушение в должностной инструкции. В должностной инструкции указано  наименование должности «Инспектор отдела кадров», что не соответствует  Квалификационному справочнику 1998 г. и Профессиональному стандарту «Специалист по  управлению персоналом».

Решение:

Поскольку, переход к профстандартам у работодателя занимает определенное время и состоит  из несколько этапов, рекомендуется при составлении должностной инструкции  руководствоваться справочниками.

Необходимо привести в соответствии во всех документах наименование  должности «Инспектор отдела кадров». Из примера следует, что сотрудник, принятый на работу в отдел кадров не соответствует  требованиям, указанным в должностной инструкции. 

Как быть работодателю в описанной ситуации? Утвердить новую должностную инструкцию и прописать квалификационные требования по  должности специалиста отдела кадров под работника.

Например, «на должность специалиста отдела кадров назначается лицо, имеющее образование не ниже  среднего профессионального, опыт работы в кадровой сфере не менее 1 — года и курсы по  направлению «Специалист по управлению персоналом», либо «Кадровое делопроизводство».

Порядок утверждения должностной инструкции

Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись. Это требование хотя и предусмотрено ГОСТ Р 7.0.97-2016, но обязательным не является. Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.

А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.

Может возникнуть ситуация, работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.

Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, какая информация содержится в инструкции.

При необходимости внести изменения: если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом  внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных  условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой  редакции, письменно ознакомив с ней работника. 

Должностная инструкция, как правило,  составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен. 

В обязанности работодателей входит оформление различной кадровой документации. В нашей консультации мы расскажем о том, что такое должностная инструкция, как ее составить, и обязан ли работодатель издавать должностные инструкции. Кроме того, вы сможете ознакомиться с образцами должностных инструкций.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).

Для каких целей используется

Сразу хотим отметить, что в общем случае законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию должностных инструкций. Ведь трудовая функция работника должна быть раскрыты в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако составлять должностные инструкции рекомендуется тогда, когда в трудовом договоре не раскрыты трудовые обязанности работника.

Кстати, по мнению Роструда, должностные инструкции имеет смысл разрабатывать по каждой должности, имеющейся в штатном расписании работодателя. А отсутствие должностной инструкции порой мешает работодателю (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0):

• обоснованно отказать в приеме на работу. Ведь именно в должностной инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника;
• объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
• распределить трудовые функции между работниками;
• временно перевести работника на другую работу;
• оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Содержание должностной инструкции

Обычно должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках, к примеру, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37). Если речь идет о рабочих должностях, то при составлении должностной инструкции используется единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Кроме того, хорошим подспорьем при составлении должностных инструкций служат профстандарты.

Должностная инструкция может быть оформлена отдельным документом или же являться приложением к трудовому договору.

Структура должностной инструкции

Теперь давайте остановимся на примерной структуре должностной инструкции.

Общие положения

В этом разделе, как правило, указывается:

• к какой категории должностей относится должность, для которой составляется данная должностная инструкция (например, к категории руководителей);
• какие требования предъявляются к работнику, претендующему на конкретную должность (уровень образования, опыт работы и т.д.);
• какими знаниями должен обладать работник, чтобы занимать эту должность.

Задачи и функции

Как становится понятно из названия, в этом разделе прописываются задачи и функции работника, занимающего соответствующую должность.

Обязанности

Данный раздел предназначен для подробного описания должностных обязанностей работника. Чем более детально вы все распишите, тем меньше потом разногласий может возникнуть между вами и работником по поводу того, что должен делать работник.

Права

В этом разделе перечисляются права работника в рамках его должности. Например, указывается, какие документы имеет право подписывать работник.

Ответственность

Указывается, к какой ответственности может быть привлечен работник при наличии тех или иных нарушений, к примеру, за ненадлежащие исполнение своих трудовых обязанностей или же в случае совершения преступлений при исполнении должностных обязанностей.

Взаимоотношения

В этом разделе прописывается порядок взаимодействия работника с другими работниками, с подразделениями работодателя, с контрагентами и т.д. Например, если работник обязан составлять какой-либо отчет для другого сотрудника или передавать ему какие-либо документы, то в данном разделе имеет смысл указать, в какие сроки он должен это делать.

Кроме того, в разделе «Взаимоотношения» можно прописать, кого замещает работник и кем замещается сам в случае своего отсутствия.

Обязательные реквизиты

Должностная инструкция утверждается руководителем организации. Соответственно, на инструкции должны стоять:

• гриф утверждения («УТВЕРЖДАЮ»);
• наименование должности руководителя (генеральный директор, президент и т.п.);
• подпись руководителя;
• ФИО руководителя;
• дата утверждения.

Также на должностной инструкции указывается наименование организации. Можно добавить и иные реквизиты работодателя (адрес, ИНН, КПП и т.д.).

Как правило, на должностной инструкции ставят свои визы:

• разработчик инструкции;
• работник кадровой службы;
• работник юридической службы;
• непосредственный начальник работника.

С должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под подпись при приеме на работу, то есть до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Как внести изменения в должностную инструкцию

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию зависит от того, влечет ли это изменение обязательных условий трудового договора или нет.

Изменение должностной инструкции не влечет изменений обязательных условий трудового договора.

В этом случае работодателю удобнее утвердить новую редакцию должностной инструкции и ознакомить с ней работника под подпись (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).

Изменение должностной инструкции влечет изменение обязательных условий трудового договора.

В данной ситуации работодателю необходимо заручиться согласием работника на такие изменения (ст. 72 ТК РФ). Соглашение об изменении условий трудового договора заключается между работодателем и работником в письменной форме. Соответственно, изменения в должностную инструкцию могут быть внесены только после получения согласия от работника. При этом если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, имеет смысл вносить изменения сразу и в договор, и в инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).

Напомним, что есть случаи, когда для изменений определенных условий трудового договора согласие работника не требуется. Например, такое возможно, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст. 74 ТК РФ). Правда, в этом случае для изменения трудовой функции работника все равно потребуется его согласие.

В каких случаях должностная инструкция обязательна

Как мы уже сказали выше, работодатель не обязан составлять должностные инструкции. Но, как известно, из любого правила есть исключения. Так, например, в Законе о частной детективной и охранной деятельности в РФ прямо прописано, что действия частных охранников на объектах охраны регламентируются должностной инструкцией (ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1). Причем законодательством установлены типовые требования к должностной инструкции частного охранника (Приложение к Приказу Росгвардии от 19.10.2020 N 419).

Также должные инструкции должны быть разработаны для персонала физической защиты ядерного объекта (п. 105 Федеральных норм и правил, утв. Приказом Ростехнадзора от 07.12.2023 N 440).

Сборник должностных инструкций

На нашем сайте в разделе «Формы» вы найдете образцы должностных инструкций для самых различных должностей. Кроме того, там же вы сможете скачать бланки этих должностных инструкций.

Каждое предприятие ведет огромное количество локальных нормативно-правовых актов – от Учетной политики до собственных форм документов. Должностная инструкция – один из таких документов. В статье рассмотрим обязательные составляющие должностных инструкций, а также нюансы их заполнения.

• Ключевые понятия
• Разделы должностной инструкции
• На что еще обратить внимание

Ключевые понятия

«Должностная инструкция» — термин известный многим лицам, которые трудоустраивались на официальное место работы, но чаще всего с ней работают специалисты кадровых служб, которые и должны понимать назначение и необходимость этого документа.

Так, согласно общему определению, должностная инструкция – это документ, который определяет права и обязанности сотрудника организации, его квалификацию, формы поощрения.

Данный документ не относится к категории «обязательные» (за исключением ряда профессий), в Трудовом кодексе РФ в принципе нет правил его оформления и ведения (Письмо Минтруда России от 25.04.2022 № 14-2/ООГ-2707). Но специалисты Роструда в любом случае рекомендуют вести и регулярно актуализировать должностные инструкции, чтобы избежать возможные риски и негативные последствия для предприятия. 

Разделы должностной инструкции

Так как унифицированных форм должностной инструкции трудовым законодательством не предусмотрено, предприятие разрабатывает ее самостоятельно. Но, несмотря на это, есть ряд разделов, которые рекомендуется обязательно включать в документ:

• общие положения;
• обязанности работника;
• права работника;
• ответственность.

Рассмотрим подробнее каждый из разделов. 

Общие положения определяют в первую очередь название самой должности и поясняют основные требования к ней: правила утверждения, уровень квалификации кандидата, правила замещения.

Дополнительно в данном разделе для части должностей указывают перечень нормативно-правовых актов, которыми должен руководствоваться сотрудник при осуществлении своей деятельности.

В разделе «Обязанности» важно детально описать, что должен делать сотрудник, находясь на должности. Естественно, в зависимости от внутренних правил организации или, например, от грейда должности обязанности будут отличаться друг от друга. Для того, чтобы не упустить важные моменты при написании текущего раздела, можно воспользоваться профессиональными стандартами, в которых достаточно подробно охарактеризованы функции работ.

Раздел «Права» направлен на то, чтобы описать, какими полномочиями обладает сотрудник для того, чтобы качественно выполнять требуемые от него обязательства. Как пример, в качестве прав работника можно выделить следующие пункты:

• подписывать внутренние документы предприятия;
• самостоятельно принимать решения по ряду вопросов;
• получать определенную информацию.

Раздел «Ответственность» регламентирует, какие последствия влечет за собой неисполнение требований должностной инструкции или же других локальных документов организации. Ответственность может быть различных видов, например, административная или материальная, поэтому рекомендуется сразу конкретизировать это данному пункте.

Примеры пунктов раздела «ответственность»:

• за неисполнение или ненадлежащие исполнение своих должностных обязанностей;
• за причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Составление должностных инструкций, в особенности на средних и крупных предприятиях, требует достаточно большого ресурса ответственных за это лиц. В помощь Вам: образцы должностных инструкций расположены на Информационной платформе 1С: ИТС.

На что еще обратить внимание

Утверждение должностной инструкции

В стандартном случае, как это отмечалось выше, должностная инструкция разрабатывается сотрудником отдела кадров, в последующем ее согласовывает руководитель конкретного подразделения. Также рекомендуют согласовывать документ с юристом.

По итого приема на работу/перевода на конкретную должность, сотрудник изучает инструкцию и при согласии ставит свою подпись.

Изменение должностной инструкции

В первую очередь важно отметить, что изменение должностной инструкции возможно только после согласования этого с сотрудником.

Предусматривается два основных способа изменения документа:

• утверждение нового (новая редакция должностной инструкции);
• дополнение или изменение текущей должностной инструкции.

Должностная инструкция – это очень интересный документ. Все мы не раз о ней слышали и знаем, что она фиксирует трудовые обязанности работника. На практике именно на нее часто ссылаются работодатели, описывая трудовую функцию в договоре.

При этом официального определения понятия «должностная инструкция» нет ни в Трудовом кодексе Российской Федерации, ни в других нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права. Несмотря на это, ссылки на данный документ встречаются в разъясняющих письмах органов власти и судебной практике.

О том, что такое должностная инструкция, зачем она нужна работодателю и как ее составить, вы узнаете из статьи нашего эксперта.

Что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция, несмотря на отсутствие упоминания о ней в трудовом законодательстве, это важный документ, в содержание которого входят не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности ( Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6, Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

Работодатель, исходя из целесообразности, может разработать индивидуальные инструкции на каждого работника или типовые для определенных должностей.

Зачем нужна должностная инструкция?

Должностная инструкция не является обязательным документом, то есть ее наличие является правом работодателя, но не обязанностью. При этом многие работодатели разрабатывают для сотрудников такие документы. В чем же польза должностных инструкций? На этот вопрос существует несколько ответов.

1. В должностной инструкции можно подробно расписать весь функционал работника. В данном случае не будет необходимости включать в трудовой договор весь перечень обязанностей, достаточно будет сделать отсылку на документ.

2. Документ может помочь работодателю в спорах о неправомерном отказе в приеме на работу. Достаточно четко сформулировать требования к уровню образования, квалификации и стажу работы в документе. Например, в Определении Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 21.07.2021 № 88-9433/2021 суд признал правомерным отказ работодателя в приеме на работу кандидату, который не соответствовал должностной инструкции.

3. С помощью инструкции работодатель может подтвердить правомерность применения дисциплинарного взыскания. Например, Апелляционное определение Воронежского областного суда от 01.02.2018 по делу № 33-689/2018. Работник обратился в суд с заявлением о признании незаконными выговоров за то, что не представил работодателю отчет о проделанной работе. Работодатель представил в суд должностную инструкцию, где такая обязанность была обозначена, и суд признал дисциплинарные взыскания правомерными.

4. Должностные инструкции помогут обосновать разные оклады для должностей с похожим набором функций, но разным уровнем квалификации. Например, в Апелляционном определении Верховного суда Удмуртской Республики от 22.07.2019 по делу № 33-3229/2019 отмечено, что одинаковое наименование должности при различных по своему содержанию должностных обязанностях работников не является безусловным основанием для установления одинакового размера заработной платы.

Картинка с сайта: www.4dk.ru

Как не допускать ошибок в кадровых перестановках, приеме и увольнении сотрудников?

подробнее

Какие разделы должны быть в должностной инструкции?

Обязательных требований к структуре и содержанию должностной инструкции нет. Рекомендуем включить в документ следующие разделы.

• Общие сведения о должности и требования к образованию и стажу работы по специальности. Данная информация в том числе поможет правомерно отказать неподходящему кандидату в приеме на работу.

• Должностные обязанности. Рекомендуем прописать данный раздел максимально подробно и включить в него всё, что должен делать сотрудник и в какие сроки. В данном разделе также можно предусмотреть, кого работник замещает.

• Взаимодействие с другими сотрудниками и руководством, в том числе взаимодействие посредством электронной почты и менеджеров.

При составлении должностной инструкции рекомендуем избегать общих формулировок, например: «обеспечить высокий уровень работы», «осуществлять мониторинг текущей ситуации». Такие формулировки не несут смысловой нагрузки и утяжеляют текст документа. Должностные обязанности должны быть прописаны четко и конкретно.

Также не рекомендуем переписывать в должностную инструкцию нормы из Трудового кодекса. Например, обязанности работника по ст. 21 Трудового кодекса, ответственность и др. Данные нормы не являются обязательными для включения в документ и обязательны по закону.

В каком виде составляется должностная инструкция?

Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ ( Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она, как и трудовой договор, должна составляться в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой остается у работодателя. Получение работником экземпляра должно в общем случае подтверждаться подписью работника на экземпляре работодателя ( ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Должностная инструкция в виде отдельного документа – это локальный нормативный акт организации. При приеме на работу необходимо работника ознакомить с инструкцией в установленном порядке до подписания трудового договора ( ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Рекомендуем оформить должностную инструкцию отдельным документом, а не приложением к трудовому договору. Это связано с тем, что обязанности, включенные в трудовой договор, в том числе и в виде приложения к нему, это предмет согласования между работником и работодателем. Соответственно, изменить или дополнить их можно, только заключив дополнительное соглашение к трудовому договору.

Итак, несмотря на то что должностная инструкция не является обязательным документом, она может быть полезна для работодателя. Рекомендуем разработать такие инструкции для эффективной работы сотрудников и минимизации рисков трудовых споров.

Вопрос:

Установлены ли сроки действия и сроки хранения должностных инструкций?

Ответ:

Сроки действия должностных инструкций нормативно не установлены. Они могут быть установлены работодателем самостоятельно в соответствующей инструкции или ином локальном нормативном акте ( ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Сроки хранения установлены законом и зависят от вида должностной инструкции. Индивидуальные должностные инструкции работников хранятся в организации 50 либо 75 лет, в зависимости от того, когда прекратили их использовать:

• 75 лет – если документы окончены делопроизводством до 1 января 2003 года;

• 50 лет – если документы окончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

Типовые должностные инструкции хранятся три года после их замены новыми ( ст. 442, 443 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Картинка с сайта: www.4dk.ru

Незаменимая помощь в кадровом делопроизводстве – путеводители по кадровым вопросам.

подробнее

Автор: преподаватель-юрист «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» Анастасия Чекмарева

Структура должностной инструкции

Должностная инструкция должна быть составлена по четко определённой структуре, чтобы информация была она была понятной и для сотрудника, и для руководителя. Универсальная структура должностной инструкции включает следующие разделы:

Общие положения

В этом разделе описывается статус должности в организации — его место в организационной структуре, в каком подразделении работает сотрудник и каков порядок подчиненности. Здесь также отражаются цели должности, краткое описание того, для чего существует эта роль в компании, и как она соотносится с общей деятельностью компании.

Должностные обязанности

В этом разделе должны быть указаны все основные функции и задачи, которые сотрудник должен выполнять максимально точно в рамках своей должности, чтобы исключить риск двойного толкования или недоразумений. Неправильно сформулированные или расплывчатые обязанности могут привести к конфликтам внутри коллектива и затруднить мониторинг выполнения работы.

Права

Этот раздел описывает правомерные полномочия, которые сотрудник может использовать для выполнения своих обязанностей, будь то права на запросы к другим отделам или на принятие решений в рамках занимаемой должности. Чёткое определение прав сотрудников помогает избежать ситуаций, когда сотрудник превышает рамки полномочий или, напротив, не использует полномочия в полной мере.

Ответственность

В этом разделе прописывается ответственность сотрудника за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих обязанностей. Ответственность может быть как материальной (за потерю или порчу имущества), так и дисциплинарной или административной. Данный раздел дает понять, какие будут последствия при нарушении трудовой дисциплины или ненадлежащего исполнения обязанностей.

Требования к квалификации

В этой части собраны все требования, предъявляемые к кандидату: образование, опыт работы, знание специфических программ или технологий, необходимые навыки и компетенции для выполнения обязанностей.

Условия труда

Некоторые организации включают этот раздел для указания особенностей рабочего места сотрудника, включая вредные или опасные факторы труда и требования по охране его здоровья.

Таким образом, стандартная должностная инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых отвечает за ту или иную часть взаимодействия сотрудника с рабочим процессом. Должностная инструкция поможет минимизировать возможные ошибки на этапе выполнения сотрудником своих рабочих обязанностей и будет способствовать эффективности внутри компании.

Для чего нужна должностная инструкция?

Должностная инструкция помогает разграничить обязанности сотрудников, что способствует повышению эффективности и производительности труда. Каждый работник точно знает, что от него ожидается, и это минимизирует ошибки и задержки, улучшая общие показатели.

Она также ускоряет процесс обучения новых сотрудников. Благодаря подробному описанию обязанностей и целей, новички быстрее адаптируются и начинают продуктивно работать, что снижает затраты на обучение.

Должностная инструкция снижает риски юридических споров, обеспечивая прозрачность прав и обязанностей, так как четко прописанные требования помогают избежать недоразумений и служат основой для разрешения конфликтов, если они возникнут.

Кроме того, такие должностные инструкции способствуют росту индекса вовлеченности (eNPS) и мотивации сотрудников, так как они знают свои задачи и их оценивают только за их выполнение, что мотивирует их работать продуктивнее и добиваться лучших результатов.

Правильно составленные должностные инструкции позволяют контролировать и оценивать результаты работы, что повышает качество работы и помогает компании улучшать финансовые и операционные показатели.

Также они помогают выстроить правильную организационную структуру, поддерживают стратегический рост компании и облегчают взаимодействие между подразделениями. Когда обязанности четко распределены, снижается вероятность конфликтов и недоразумений, что ускоряет процесс принятия решений и повышения общей эффективности.

В условиях перемен должностные инструкции позволяют компании быть более устойчивой к изменениям и инновациям, что важно для сохранения конкурентоспособности на рынке.

Таким образом, должностная инструкция — это инструмент, который помогает повысить внутреннюю эффективность, снизить риски и обеспечить устойчивый рост компании.

Виды должностных инструкций

В зависимости от целей и характеристик организации различают два типа должностных инструкций: индивидуальная и типовая. Каждая из них имеет свои особенности, назначение и область применения.

Индивидуальная должностная инструкция

Индивидуальная должностная инструкция — документ, который разрабатывается для конкретного сотрудника, занимающего определенную должность. Она детализирует его обязанности, права, ответственность и требования, учитывая специфические условия работы в организации, а также особенности и требования этой должности. К примеру, инструкция для руководителя IT-отдела. Для него должностная инструкция может включать уникальные задачи: координацию работы с конкретными подрядчиками по разработке программного обеспечения, внедрение специфических систем автоматизации или безопасность данных для определенных бизнес-процессов.

Типовая должностная инструкция

Типовая должностная инструкция — стандартный документ, который применяется для всех работников одной категории или группы должностей в организации. Такой документ носит общий характер и описывает типичные функции и обязанности, которые предполагаются для определенной должности, не учитывая конкретного сотрудника. Например, инструкция для менеджера по продажам. Типовая должностная инструкция для менеджера будет включать описание общих обязанностей: поиск и привлечение новых клиентов, поддержание отношений с существующими клиентами, выполнение планов продаж и отчетность перед руководством, не указывая при этом особенности работы для каждого отдельного менеджера.

Как составить должностную инструкцию: пошаговое руководство

Подготовка должностной инструкции требует учета множества факторов: специфика должности, организационная структура компании, цели и задачи сотрудника, а также правовые и нормативные требования, регулирующие трудовые отношения. Важно, чтобы инструкция была составлена с учетом потребностей бизнеса и обеспечивала прозрачность в управлении рабочими процессами, так результативность будет выше, а риск возникновения трудовых споров станет меньше. Для того чтобы создать документ правильно, специалисты обычно выполняют следующие действия:

1. Изучают необходимые профстандарты и нормативные документы

Необходимо изучить несколько важных документов:

• Профессиональные стандарты (Профстандарты) — документы, утвержденные Министерством труда и социальной защиты РФ, которые описывают требования к квалификации работников по конкретной профессии или должности.
• Трудовой кодекс РФ — регулирует права и обязанности работодателей и работников, определяет условия труда, рабочее время, права на отпуск, ответственность и другие аспекты трудовых отношений.
• Отраслевые нормативные документы.
• Специальные инструкции или регламенты для отдельных сфер деятельности.

1. Разрабатывают должностные инструкции

Начните с описания целей и задач должности, определив её роль в компании. Затем перечислите ключевые обязанности и требования к квалификации: образование, опыт и навыки. Определите права и ответственность сотрудника за выполнение обязанностей. В завершение уточните условия труда: рабочий режим, командировки и особенности работы (например, ночные смены или повышенная опасность).

1. Проверяют составленный документ у специалистов юр. отдела

Юридическая проверка даст удостовериться, что должностная инструкция соответствует всем действующим законам, корпоративным стандартам и внутренним регламентам.

1. Подписывают и утверждают

После юридической проверки должностная инструкция утверждается руководителем или уполномоченным лицом компании, что подтверждает, что документ принят и вступает в силу. Также часто осуществляется регистрация документа в специальном журнале, где фиксируется, кто и когда подписал инструкцию.

1. Ознакамливают специалиста и обеспечивают хранение документа

После утверждения должностной инструкции сотрудник должен ознакомиться с документом и подписать его, подтверждая понимание своих обязанностей. Важно выдать копию документа для личного хранения сотрудником. Оригинал инструкции хранится в кадровом архиве компании, а также может быть размещен в электронном виде для удобства доступа в случае возникновения споров или изменений в обязанностях.

Для упрощения этого процесса компании могут использовать решение SimpleOne ؜؜­᠎​‍⁧𝅶𝅶󠀸󠁆󠁑  HRMS, которое предлагает удобную базу должностных инструкций и возможность их администрирования. В этой системе можно легко хранить и управлять должностными инструкциями, следить за их актуальностью и быстро адаптировать под изменения в законодательстве или внутренней структуре компании.

Ошибки при составлении

Составление должностной инструкции — сложный процесс, и при его выполнении можно столкнуться с рядом ошибок. Одной из наиболее распространенных является уклонение от конкретики. Если обязанности сформулированы нечетко и расплывчато, сотрудник может потеряться в своих задачах или почувствовать, что они больше или меньше, чем ожидалось.

Еще одна ошибка — перегруженность документа обязанностями, которые выходят за рамки должности сотрудника. Например, если в инструкции менеджера по продажам будет указан пункт о выполнении маркетинговых задач, это может вызвать недовольство сотрудника и непонимание его реальных обязанностей.

Так же важно избегать включения противоречивых пунктов в одну и ту же должностную инструкцию. Например, сотрудник может быть обязан выполнять задачи, которые ему не присущи, или отчитываться разным руководителям, что создаст конфликтные ситуации в организации.

Еще одна ошибка заключается в отсутствии регулярного обновления документов в соответствии с изменениями в процессе работы или внутренними политиками компании. Если должностные инструкции не будут обновлены при расширении проекта или увеличении функций, это также приведет к проблемам в работе сотрудников.

Пример должностной инструкции

В качестве примера рассмотрим должностную инструкцию офис-менеджера. 

Готовые образцы должностных инструкций доступны для скачивания в правовых системах «Гарант» или «Консультант-плюс». Правовые базы и поисковые системы содержат широкий спектр информации, но не учитывают специфику работы, которая может отличаться на каждом отдельном предприятии. Поэтому для составления корректной должностной инструкции можно провести анализ реальных рабочих процессов, наблюдая за тем, какие обязанности выполняет сотрудник в повседневной деятельности, и на основе этого составить должностную инструкцию специалиста.

Обновление и пересмотр должностных инструкций

Должностные инструкции требуют регулярного пересмотра и обновления, чтобы соответствовать текущим условиям и задачам компании. Даже если в организации не происходят значительные изменения, полезно пересматривать инструкции хотя бы раз в год, чтобы оценить, достаточно ли документ актуален. Важно, чтобы должностная инструкция соответствовала изменениям в законодательстве, новым процессам и техническим требованиям в компании. Пересмотр таких документов помогает избежать путаницы и несостыковок в работе сотрудников.

Иногда обновление должностных инструкций может быть связано с изменением внутренних политик: например, реорганизацией структуры компании, расширением функций, введением новых обязанностей или технологий. Если на предприятие внедряются новые проекты или процессы, это также должно найти отражение в должностных инструкциях.

Без регулярного пересмотра должностная инструкция может потерять актуальность и утратить свою управленческую ценность. Это особенно важно в случае расширения штата сотрудников, так как изменения в структуре компании могут повлиять на взаимодействие между должностями. Кроме того, юридический аспект должностных инструкций делает их пересмотр необходимым при изменении трудового законодательства или нормы безопасности на предприятии.

Кратко о должностных инструкциях

1. Должностная инструкция специалиста — официальный документ, который регулирует трудовую деятельность сотрудника, описывая его обязанности, права, ответственность и требования.
2. Должностная инструкция защищает интересы сторон трудового договора и служит основанием для решения трудовых споров, установления правомерности действий сотрудников и оценки их работы.
3. Документ включает следующие разделы:

• Общие положения
• Должностные обязанности
• Права
• Ответственность
• Требования к квалификации
• Условия труда

1. Есть два типа должностных инструкций:

• Индивидуальная — для конкретного сотрудника, отражает его персональные обязанности и требования.
• Типовая — для всей категории работников, универсальная для сотрудников одной должности.

1. Основные ошибки включают неконкретные формулировки, перегруженность обязанностями, противоречивые пункты и отсутствие регулярного обновления документов.
2. Регулярный пересмотр инструкций необходим для поддержания актуальности в связи с изменениями в компании, законодательстве или технологиях.

Должностные инструкции играют важную роль в успешном взаимодействии сотрудника и работодателя. Правильно составленный документ позволяет ясно разграничить обязанности и права сторон, улучшить коммуникацию внутри компании и избежать возможных конфликтов и недоразумений.