Закон 54-ФЗ в обязательном порядке требует использовать фискальный накопитель (ФН) при работе с онлайн-кассой. ФН – это память кассы. Он хранит информацию в зашифрованном виде о каждой продаже, обрабатывает ее и передает в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).
Фискальный накопитель имеет ограниченный срок действия и ограниченный объем памяти, поэтому периодически устройство меняют. Звучит просто, но есть нюанс – действовать надо заранее. Как только ФН перестанет работать, не будет работать и касса, и у вашего бизнеса появятся проблемы. Ведь замена ФН всегда сопровождается процессом перерегистрации ККТ.
Давайте разберемся, в каких случаях и как правильно менять ФН.
Причины замены и перерегистрации фискального накопителя
Итак, перечислим возможные причины замены ФН:
-
Истек срок службы ФН. Срок работы ФН всегда ограничен по времени – 13, 15 или 36 месяцев. Срок службы вашего ФН указан в паспорте устройства (выдается при покупке). Также его должен сообщить продавец кассы или компания, которая проводила регистрацию кассы в ФНС.
-
Переполнена память ФН. Память ФН рассчитана на определенное количество фискальных документов и зависит от срока службы. Она может закончиться раньше даты завершения работы ФН, поэтому существует вероятность замены устройства раньше срока.
-
Изменились данные владельца (ИНН). Если вы открываете новое юрлицо (новую фирму) и хотите оставить старую ККТ, придется проводить замену ФН.
-
Ошибка при регистрации ККТ. Если проводите регистрацию самостоятельно, следите внимательно за тем, какие данные вы вводите. Старайтесь не допустить ошибку в поле ИНН. Иначе вам придется заново купить новый накопитель и перерегистрировать кассу.
-
Заводской брак. В этом случае необходимо обратиться к производителю ФН, чтобы провести экспертизу и сохранить данные с нерабочего ФН.
-
Поломка ФН. ФН сломался физически и перестал работать (сгорел, залит соком, на него что-то упало и т. д.).
Как правило, главными причинами являются первые два пункта.
Если изменились данные, внесенные в карточку регистрации ККТ (например, название организации, адрес установки ККТ), произошла смена оператора фискальных данных или переход на другой режим работы (например, автономный), то ФН менять не надо. Достаточно перерегистрации ККТ вместе с ФН.
Действия перед заменой ФН
Перед тем как приступить к замене накопителя убедитесь в двух моментах:
Во-первых, что замена ФН необходима. В большинстве случаев кассовый аппарат сам напоминает владельцу о замене фискального накопителя с помощью соответствующих уведомлений. Если такого нет, то проверьте самостоятельно, когда точно заканчивается срок действия вашего ФН и сколько в нем еще свободной памяти:
-
в ЛК налогоплательщика или ЛК ОФД,
-
либо на самой кассе с помощью отчета о закрытии смены. В нем появятся сообщения: «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Память ФН заполнена» (если занято 99%).
Во вторых, что касса с вашим регистрационным номером не снята с учета в ФНС. Для этого загляните в ЛК ФНС на сайте nalog.ru или сюда. Такое может произойти, если срок действия ФН давно закончился, и касса не использовалась долгое время.
Замена ФН. Пошаговая инструкция
Обозначим основные шаги процедуры замены ФН:
-
Покупка ФН.
-
Закрытие архива старого ФН.
-
Замена старого ФН на новый.
-
Активация нового ФН.
-
Перерегистрация ККТ в ФНС.
Какую бы модель кассового аппарата вы не использовали, схема будет единой.
Далее опишем каждый шаг подробно.
Покупка ФН
При покупке накопителя обращайте внимание на срок действия (13, 15 или 36 месяцев). Выбор зависит от системы налогообложения и особенностей работы.
Накопитель со сроком действия не менее 36 месяцев используется при оказании услуг и плательщиками, применяющими УСН, ЕСХН и ПСН. Организации и ИП, которые торгуют подакцизными товарами, имеют сезонный (временный) характер работы, одновременно применяют УСН или ПСН и общий режим налогообложения, а также работают на автономной кассе, вправе использовать ФН с любым сроком действия.
О том, как выбрать фискальный накопитель, читайте здесь.
И не забывайте, что с 6 августа 2021 года при регистрации онлайн-кассы все предприниматели должны устанавливать фискальный накопитель с ФФД 1.2. Это новый формат фискальных документов, который поддерживает режим маркировки.
Поэтому покупать надо только модель ФН-1.1М. Другие модели с этой даты недействительны.
Приобрести ФН можно в онлайн-магазине кассы Лайтбокс.
Вы можете сэкономить на покупке ФН, если возьмете кассовое оборудование напрокат. Касса Лайтбокс предлагает аренду ККТ уже с фискальным накопителем. Кроме того, ежегодно на всех тарифах по аренде мы осуществляем бесплатную замену ФН, ничего доплачивать вам не придется.
Обратите внимание: Если ваш договор с оператором фискальных данных заканчивается в том же году, что и срок действия ФН, заранее продлите договор, либо сделайте смену оператора.
Закрытие архива старого ФН
Прежде чем физически извлечь старый накопитель из кассы, необходимо закрыть смену. Убедитесь, что все чеки с кассы переданы в ОФД. Проверить наличие неотправленных фискальных документов можно с помощью Z-отчета, который формируется при закрытии смены. При корректной синхронизации с ОФД, в строке Непереданных ФД значение должно быть равно нулю.
Далее в кассовом оборудовании надо сформировать отчет о закрытии ФН. Для этого перейдите в настройки кассы, выберите пункт меню «оборудование» и нажмите «закрыть архив ФН». Важно! Данное действие является необратимым. Подтверждением того, что все прошло благополучно, станет чек с названием «отчет о закрытии ФН». Отчет автоматически отправится в ОФД, дождитесь его появления в ЛК.
Описание процедуры вы найдете в инструкции производителя ККТ.
Замена старого ФН на новый
После закрытия архива отключите питание кассы и переходите к физическому извлечению старого ФН. Законодательство не запрещает пользователям делать это самостоятельно. Как правило, ФН расположен удобно для извлечения.
Редко, но бывает, что касса опломбирована. В этом случае вам надо иметь специальное разрешение на ее вскрытие, иначе вы потеряете гарантию на кассовый аппарат, если она у вас есть.
Процесс замены ФН прописан в руководстве по эксплуатации вашей модели кассы. При желании, обратитесь к техническому специалисту.
Важно! Ни в коем случае не выбрасывайте старый ФН. В соответствии с п.2 ст.5 ФЗ-54 пользователь обязан обеспечить сохранность накопителя в течение 5 лет с момента окончания его использования в составе ККТ. Контролирующие органы могут в любой момент потребовать ФН для проверки.
Активация нового ФН
Следующий шаг – активация нового ФН. Для этого вы открываете смену и переходите в настройки кассы. Выбираете подпункт «оборудование», далее опцию «по сценарию перерегистрации с заменой», вносите по порядку изменения сведений относительно ФН и нажимаете ОК.
В результате ККТ выдаст вам чек о перерегистрации (иначе – отчет «об изменении параметров регистрации»), данные которого необходимо сообщить в налоговую.
Перерегистрация ККТ в ФНС
И, наконец, финишная прямая – формирование заявление о перерегистрации ФН в налоговой, или иначе, о перерегистрации кассы по причине замены ФН. У вас есть два варианта:
-
подготовить заявление через ЛК налогоплательщика на сайте налоговой,
-
либо через ЛК на сайте ОФД.
В обоих случаях для подписания документа в обязательном порядке потребуется действующая квалифицированная электронная подпись. Если у вас нет ЭЦП, то все подробности ее получения можно узнать из нашей статьи.
Перейдем к заполнению заявления. Ваши действия в личном кабинете (ЛК) ФНС:
Заходите в ЛК, выбираете пункт меню «мои кассы» (либо «учет ККТ»), выбираете нужную кассу, нажимаете кнопку «перерегистрировать» и начинаете заполнять:
-
Указываете причину перерегистрации. В данном случае – «в связи с заменой ФН».
-
Во втором пункте заявления заполняете сведения из чека о закрытии ФН: дата и время получения фискального признака, номер фискального документа, фискальный признак. В части отчета об изменении параметров перерегистрации возьмите данные из чека о перерегистрации кассы. Также здесь необходимо указать новые сведения о накопителе (модель ФН).
-
В завершении подпишите и отправьте заявление – кнопка для этого так и называется «подписать и отправить».
Если проведение перерегистрации прошло удачно, то через некоторое время вам придет ответ из налоговой – новая электронная карточка регистрации ККТ. Далее не забудьте подтвердить, что карточка ККТ получена, нажав на соответствующую строку в ЛК. И только после перерегистрация будет завершена.
При отказе карточку регистрации придется дорабатывать. Кассой можно будет пользоваться, когда налоговая примет исправления.
Пользователи кассы Лайтбокс могут перерегистрировать ККТ в ФНС через интерфейс кассы. Подробно об этом читайте здесь.
Если вы решили подать заявление через ЛК ОФД, то:
-
Зайдите в ЛК, выберите вкладку «кассы», выберите нужную кассу, нажмите кнопку «перерегистрировать в ФНС».
-
Далее вы указываете код налоговой (ИФНС), причину перерегистрации (замена ФН), вносите сведения о новом ФН (модель и заводской номер), нажимаете кнопку «отправить заявление в ФНС».
-
Через некоторое время после отправки данных вам придет уведомление из налоговой. Чтобы завершить перерегистрацию, в нем вас попросят внести данные из чека о закрытии ФН, а также данные из чека о перерегистрации.
Заявление о перерегистрации кассы нужно отправить не позднее, чем на следующий рабочий день после замены ФН.
Предприниматели самостоятельно редко заполняют заявление без ошибок. Поэтому лучше доверить регистрацию контрольно-кассовой техники специалистам.
Касса Лайтбокс для своих пользователей оказывает услугу перерегистрации кассы через ФНС по любым причинам:
-
смена адреса и места установки,
-
смена ОФД,
-
замена ФН,
-
переход из обычного режима в автономный,
-
изменение владельца кассы.
А для тех, у кого касса в аренде по пакету «Бизнес», 1 раз в год данную услугу мы предоставляем бесплатно только при исчерпании ресурса ФН.
Заказать услугу
Чем грозит работа на кассе с просроченным ФН?
Если вовремя не заменить ФН, налоговая может оштрафовать предпринимателя по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ – за неприменение онлайн-кассы. Штраф составит:
-
для ИП – от четверти до половины суммы расчета, но не менее 10 тысяч рублей,
-
для юридических лиц – не менее 30 тысяч рублей.
При повторном нарушении и сумме расчетов более 1 млн рублей: для ИП и юрлиц – приостановление деятельности до 90 суток.
Также, если использовать ККТ без ее перерегистрации, можно нарваться на штраф за нарушение выполнения требований к онлайн- кассе (п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ):
-
для ИП – от 1,5 до 3 тысяч рублей,
-
для юридических лиц – от 5 до 10 тысяч.
Почему предприниматели выбирают для работы кассу Лайтбокс?
Многие предприниматели выбирают кассу Лайтбокс как доступную и современную кассовую технику, которая не требует в дальнейшем каких-либо вложений.
-
Здесь есть предложения по рассрочке и аренде. Услуги по регистрации кассы в ФНС и подключение к ОФД.
-
Кассы Лайтбокс бесплатно и автоматически обновляются под любые изменения закона и могут работать в офлайн-режиме.
-
Есть функция экономия чековой ленты. Вы можете отменить печать бумажного чека, если покупателю он не нужен, или включить функцию экономию чековой ленты, чтобы на бумажном чеке реквизиты были размещены компактно и он стал короче.
-
В кассы встроен функционал по приему безналичных переводов через Систему быстрых платежей (СБП). Комиссия здесь ниже, чем по эквайрингу – всего 0,4%-0,7%. Не нужно покупать терминал эквайринга, а платежи поступают на ваш расчетный счет за 15 секунд.
-
Товарный учет в кассу Лайтбокс уже встроен, поэтому вам не придется подключать отдельный сервис для этого.
-
Функционал в кассах Лайтбокс гораздо шире, чем требует 54-ФЗ. Он доступен даже в базовом тарифе.
-
Круглосуточная техподдержка.
Хотите узнать подробнее про кассы Лайтбокс? Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами в ближайшее рабочее время.
Оставить заявку
Дата публикации: 10.09.2021
Техобнуление МТС Касса 5″ (MSPOS-K)
Выполняется в том случае, если меняется владелец кассы или ФНС заблокировала ККТ по причине непредоставления отчета о закрытии фискального накопителя. В этом случае регистрационный номер кассы который был ранее, использовать нельзя, так как ФНС уже сняла с учета вашу кассу. И номер данной кассы используется в реестре ФНС. Но что бы снять кассу с учета необходимо закрыть ФН и предать сведения об ФН в ФНС в этом случае пункс 10, можно сделать аварийное закрытие ФН.
Но мы вернемся к обнулению всех настроек и восстановление заводских.
1. Необходимо зайти на рабочем столе Настройки, на разных кассах это выглядит по разному см. ниже рисунок.
2. Далее откройте раздел Восстановление и сброс
3. Необходимо сбросить настройки. После чего кассу перезагрузить и настроить регион, дату время, подключить WIFI и следовать дальнейшим подсказам на экране ККМ.
Замена ФН или установка нового ФН
1. Выключить оборудование, извлечь новый ФН и установить старый;
2. Включить оборудование;
3. Открыть сервисную утилиту «MSPOS-Expert»;
4. Открыть Статус→ Статус → Состояние ФН;
5. Проверить строку Номер ФН, если указан номер нового ФН, то перезагрузить устройство, чтобы отображался номер от старого ФН;
6. Проверить строку Состояние ФН, в ней должен отображаться статус «Чтение данных из архива ФН», который означает, что архив старого фискального накопителя закрыт. Если ошибка появлялась при данном статусе, то выполните аварийное закрытие ФН;
!!! Если в строке Состояние ФН указан какой-либо другой статус, то выполнить закрытие фискального накопителя и выполнить перерегистрацию кассы с заменой ФН.
7. Скопировать номер старого фискального накопителя;
8. В сервисной утилите «MSPOS-Expert» откройте Меню →Параметры → 3 быстро нажмите 8 раз на пустое поле под кнопкой Применить, чтобы появилось сообщение «Инженерное меню активировано»;
9. Открыть Меню →Сервис и в параметре Заводской номер вставить номер старого фискального накопителя, который ранее скопировали;
10. Нажать кнопку Аварийное закрытие архива и подтвердить 2 раза;
11. Выйдет чек, где будет написано ККТ ГОТОВА К РАБОТЕ, если не получиться повторить еще раз
12.Выключить оборудование, извлечь старый ФН и установить новый ФН;
13.Выполнить перерегистрацию ККТ с заменой ФН.
По завершении процедуры будет распечатан Отчет о регистрации. Сохраните данный отчет для завершения операции в ФНС.
!!! Важно !!!(данный метод применять если нет возможности восстановить работоспособность кассы)
Если новый ФН уже зарегистрирован, то
1 — Сбросить девайс к заводским настройкам с установленным новым ФН(после сброса нужно будет установить все приложения из магазина ,прописать настройки в expert )
2 — Прописать ЗН
3 — Прописать параметры ОФД и сохранить их.
Данная процедура осуществляется в процессе замены ФН (например, в случае окончания срока его эксплуатации или переполнения памяти), а также при снятии ККТ с учета в ФНС.
Как работает
Выполните следующие действия:
1. Закройте смену в кассе
Откройте Меню → Выход и нажмите Закрыть смену.
Подробнее в инструкции.
2. Проверьте соединение с ОФД
⚡ Перед закрытием архива все чеки должны быть переданы оператору фискальных данных.
Проверить наличие неотправленных чеков можно с помощью Z-отчета. При корректной синхронизации с ОФД, в строке Непереданных ФД значение должно быть равно нулю.
3. Закройте архив ФН
1. Запустите системную утилиту Тест драйвера ККТ;
2. Установите галочку в чекбокс Включено и дождитесь определения модели устройства;
3. После установления связи с устройством нажмите кнопку Регистрация ККТ;
4. При необходимости синхронизируйте время с ПК (при условии, что на ПК настроено верное время);
5. Нажмите кнопку Считать для проверки информации по оборудованию;
6. Нажмите кнопку Закрытие ФН;
7. Подтвердите действие, нажав кнопку Да;
8. ККТ распечатает Отчет о закрытии ФН.
Используйте данный отчет для завершения процедуры перерегистрации (с заменой ФН) / снятия с учета в ФНС.
⚡ Если срок действия фискального накопителя уже истек и при попытке провести закрытие архива отображается сообщение «Исчерпан ресурс хранения ФН КС», то для исправления ситуации необходимо обратиться в авторизованный сервисный центр (АСЦ).
1. Запустите системную утилиту Fito;
2. Откройте раздел Регистрация / Снятие с учета и выберите Закрытие архива ФН;
3. Укажите ФИО пользователя, проводящего закрытие архива и нажмите кнопку Выполнить.
4. ККТ распечатает Отчет о закрытии ФН.
Используйте данный отчет для завершения процедуры перерегистрации (с заменой ФН) / снятия с учета в ФНС.
⚡ Если срок действия фискального накопителя уже истек и при попытке провести закрытие архива отображается сообщение «Исчерпан ресурс хранения ФН КС», то для исправления ситуации необходимо обратиться в авторизованный сервисный центр (АСЦ).
1. Запустите системную утилиту Тест драйвера ФР;
2. Откройте ФН → Состояние ФН и нажмите Запрос статуса ФН для проверки информации по оборудованию;
3. Нажмите Начать закр. фиск. режима. Результат должен быть «Ошибок нет»;
4. Нажмите Закрыть фиск. режим. Результат должен быть «Ошибок нет», также в информационном окне отобразится номер ФД и ФП;
5. ККТ распечатает Отчет о закрытии ФН.
Используйте данный отчет для завершения процедуры перерегистрации (с заменой ФН) / снятия с учета в ФНС.
⚡ Если срок действия фискального накопителя уже истек и при попытке провести закрытие архива отображается сообщение «Исчерпан ресурс хранения ФН КС», то для исправления ситуации необходимо обратиться в авторизованный сервисный центр (АСЦ).
При смене фискального накопителя (по причине окончания его срока действия) достаточно сформировать на кассе и отправить в ИФНС отчет об изменении параметров регистрации ККТ.
Содержание:
- Закрытие архива ФН
- Физическая замена фискального накопителя
- Перерегистрация кассы
Закрытие архива ФН
Для физической замены ФН (фискального накопителя) сначала необходимо закрыть архив старого ФН.
Перед началом данной процедуры убедитесь, что на ККТ смена закрыта, количество непереданных ФД в ОФД равно 0
Для закрытия архива необходимо:
- Включите фискальный регистратор и запустите приложение MSPOS-EXPERT
- Введите код авторизации (последние 4 цифры серийного номера фискального регистратора)
- Выберите вкладку «Отчёты»
- Перейдите к вкладке «Регистрация»
- Пролистайте к нижней части вкладки «Регистрация» нажмите «Закрытие Архива»
- Ознакомьтесь с предупреждением и нажмите «Да» (напечатанный чек отчета о закрытии архива ФН сохраняем)
Физическая замена фискального накопителя
Далее необходимо заменить фискальный накопитель.
Во время замены фискального накопителя оборудование должно быть выключено.
- Откручиваем крышку
- Снимаем крышку
- Аккуратно достаем аккумулятор
- Отсоединяем старый фискальный накопитель. Старый ФН и отчёт о закрытии ФН необходимо хранить в течение 5 лет!
- Устанавливаем новый ФН, при этом ориентируемся на отсутствующий зубчик на ФН и отсутствующее отверстие на шлейфе.
Перерегистрация кассы
- Включите фискальный регистратор и запустите приложение MSPOS-EXPERT
- Введите код авторизации (последние 4 цифры серийного номера фискального регистратора)
- После авторизации перейдите в раздел «Параметры»
- В первой вкладке «ОФД» нажмите кнопку «Обновить», проверьте корректность настроек подключения к вашему оператору фискальных данных. Следует обратить внимание на наименование ОФД, ИНН ОФД, сервер и порт. Если что-то необходимо изменить, после ввода данных нажмите на кнопку «Применить».
- Перейдите на вкладку «1» и нажмите «Обновить», проверьте корректность введенных данных по вашей организации (все данные должны быть указаны точно так, как указаны в разделе «кассы» в ЛК ФНС ). Если что-то необходимо изменить, после ввода данных нажмите на кнопку «Применить».
- В меню выберите «отчёты»
- Проверьте корректность оставшихся данных, а также режима работы и признака агента. При необходимости, установите нужную систему налогообложения. Особое внимание обратите на ИНН и рег. номер.
- Нажмите на поле «Причина перерегистрации» и выберете пункт «Замена ФН».
- Осталось нажать кнопку «Перерегистрация». Аппарат напечатает чек фискализации.
Регистрация завершена успешно. Используйте данные с напечатанного чека о закрытии ФН и чека перерегистрации для завершения перерегистрации в ФНС
Краткие заметки по замене ФН на модуль кассе.
Самая неудобная ситуация — ФН давно закончился , смену не закрыли, архив ФН соответственно тоже не закрыт.
Пароль для входа в программу MSPOS-Expert это последние 4 цифры серийного номера на шильдике (снизу).
Переводим дату через настройки андроид на дату последнего дня ресурса ФН и далее закрываем смену. Потом закрытие смены должно уйти в ОФД обязательно.
И после этого закрываем архив ФН.
Отчеты / РЕГИСТРАЦИЯ
Причина перерегистрации — сюда надо ткнуть пальцем и потом выбрать что делаем.
ККТ блокирована
Ошибка «ККТ блокирована» может возникать при перерегистрации Модуль кассы с заменой ФН через сервисную утилиту MSPOS-Expert.
Сообщение и, соответственно, ошибка появляются при выполнении перерегистрации онлайн-кассы в налоговой службе:
в старых версиях MSPOS-Expert;
с необновленной системой кассового устройства.
Пошаговый алгоритм решения проблемы таков:
Обновить утилиту MSPOS-Expert до последней версии , воспользовавшись «Магазином приложений».
Отключить смарт-терминал.
На место нового фискального накопителя установить старый.
Включить , запустить приложение MSPOS-Expert.
Выбрать пункт «Статус» и открыть опцию «Состояние ФН».
Проверить поле «Номер ФН»: если отображается номер нового фискального накопителя, следует перезагрузить кассовое устройство. После перезагрузки должен отобразиться номер старого ФН.
Проверить поле «Состояние ФН». В нем должен быть указан статус «Чтение данных из архива ФН» (это означает, что архив старого фискального накопителя закрыт).
Внимание! Следующий шаг зависит от статуса, указанного в поле «Состояние ФН»:
если ошибка возникла при статусе «Чтение данных из архива ФН», необходимо выполнить аварийное закрытие фискального накопителя;
если указан любой другой статус, следует выполнить закрытие ФН и перерегистрацию кассового устройства с заменой ФН.
Дальнейшие шаги, которые потребуются для выполнения аварийного закрытия ФН:
Скопировать номер старого ФН.
«Параметры» — выбрать пункт «3» и быстро нажать 8 раз подряд на пустую строку под кнопкой «Применить», пока не всплывет сообщение «Инженерное меню активировано».
«Сервис» — выбрать параметр «Заводской номер». Ввести номер старого ФН (ранее скопированный).
Нажать кнопку «Аварийное закрытие архива».
Выключить смарт-терминал.
Извлечь старый ФН и установить новый.
Выполнить перерегистрацию смарт-терминала с заменой фискального накопителя.