специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Несмотря на то что инструкция по кадровому делопроизводству не относится к документам, которые обязательно должны быть в организации, ее существование очень помогает кадровикам и работникам службы делопроизводства. Новые сотрудники намного быстрее втягиваются в регламентированные процессы, «старые» – не тратят время на объяснения. Автоматически снимаются вопросы о том, нужно или не нужно согласовывать или визировать документ у того или иного руководителя. И, наконец, установленные в инструкции сроки для каждой конкретной операции не дают принесенным на согласование или подпись документам целыми днями ждать рассмотрения на столах руководителей.
Какой кадровик не знает правил кадрового делопроизводства? А много ли таких, кто сможет с легкостью изложить их в локальном нормативном акте – инструкции по кадровому делопроизводству? С этим сталкивается, пожалуй, каждый, кому поручено написать инструкцию, положение или любой другой внутренний регламент: человек прекрасно знает правила, а написать их становится настоящей проблемой. Мы рассмотрим инструкцию по кадровому делопроизводству как организационно-правовой документ, определим цель ее составления и основные этапы работы над ней.
Инструкция как организационно-правовой документ
Инструкция в организации – это локальный (внутренний) нормативный акт, регламентирующий порядок выполнения какого-либо производственного или бизнес-процесса. В теории делопроизводства инструкции делятся на организационные и технические. Инструкция по кадровому делопроизводству (будем называть ее ИКД) – представитель организационной группы, так же как и инструкции по охране труда, конфиденциальному делопроизводству и др. К техническим можно отнести, например, инструкцию по производству переключений в электроустановках.
Существует определение инструкции по общему делопроизводству. В полной мере его можно отнести и к ИКД. Так, инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) – это нормативный правовой акт, устанавливающий требования к созданию, обработке, хранению и использованию документов в организации 1.
Таким образом, цель инструкции, во-первых, пошагово передать ход выполнения какого-либо процесса, во-вторых, закрепить именно этот ход выполнения процесса как единственно правильный. Цель ИКД – изложить и регламентировать порядок работы с документами кадрового делопроизводства.
Для чего составляется инструкция по кадровому делопроизводству
О том, как оформить отпуск или принять человека на работу, думается, знает каждый кадровик, и нет смысла переписывать в отдельный локальный нормативный акт очевидные вещи. Ценность инструкции по кадровому делопроизводству в том, что в ней отражаются «местные» особенности движения кадровых документов. Приведем пример о том, как может быть описан в ИКД реальный путь всего одного заявления о приеме на работу от сотрудника и до кабинета генерального директора.
Пример 1
На заявлении о приеме на работу специалист отдела кадров ставит отметку о наличии в компании соответствующей вакансии, форме оплаты труда, размере оклада. Заявление о приеме на работу визируется руководителем структурного подразделения, в которое устраивается работник, и директором по направлению деятельности, после чего передается на рассмотрение генеральному директору.
Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа
Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение
действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои
рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей
помощью!
Рекомендовано для вас
- Свежие
- Посещаемые
Корректируем записи в трудовых книжках и сведениях о трудовой деятельности
Рассказываем, как правильно исправить
неверную информацию, какие записи могут быть небезопасными, в т. ч. вызвать вопросы у госорганов, а также как внести изменения и дополнения в правильные, но ставшие неактуальными записи. Приводим примеры признания недействительной записи, ошибочно внесенной в трудовую книжку, когда нужно одновременно внести правильную запись, когда такая необходимость отсутствует (например, если внесли запись в трудовую книжку не того сотрудника) исправления записей об увольнении отмены записи об увольнении, когда работник передумал и отозвал свое заявление внесения исправлений в бумажную трудовую книжку в принудительном порядке, когда контролирующий орган или суд обязывают это сделать признания недействительными записей в ЕФС-1 о переходе на электронную трудовую книжку, кадровом событии и виде договора. Узнаете среди прочего, в чем разница между корректировкой записей в трудовой книжке по относительно старым (действовавшим до сентября 2021 г.) и новым правилам, как можно обратить в свою пользу имеющиеся в действующем порядке ведения и хранения трудовых книжек пробелы.
Светлана Зимина
консультант по кадровому делу и трудовому
праву
Перенос отпуска по инициативе работника: оформление документов
Работник и работодатель обязаны соблюдать
утвержденный график отпусков. В исключительных случаях отпуск может быть предоставлен не по графику. Рассматриваем ситуации, когда работник просит перенести отпуск на другие даты, в том числе и по вине работодателя. Рассказываем об основаниях для переноса отпуска по инициативе работника, в том числе в связи с нарушением работодателем сроков уведомления об отпуске или выплаты отпускных, а также по личным обстоятельствам. Выясняем, достаточно ли для переноса отпуска по инициативе работника только его заявления с резолюцией работодателя или необходимо издать приказ. Приводим четыре образца заявлений работника о переносе отпуска по привычной форме и приближенной к общим правилам составления организационно-распорядительных документов.
Валентина Андреева
профессор кафедры трудового права и права
социального обеспечения Российского государственного университета правосудия, к.и.н.
Каких ошибок нужно избегать при составлении служебных писем
Рассказываем, на что обращать внимание
при оформлении бланка письма, обязательных и желательных реквизитов. В частности, как правильно прописать адресата, указать реквизиты подписи, отметку об исполнителе и о приложении, оформить заголовок и сам текста письма, указать должность, ученую степень, звание, фамилию и инициалы, наименование организации. Выясняем, какой текст нельзя разбивать на разные строки, как писать даты и календарные сроки, когда и где в тексте письма стоит проявлять уважение, когда делать наращение, как использовать отдельные знаки (процент, параграф), «встречу» внутренних и внешних кавычек, где ставить оттиск печати. Для наглядности приводим правильный и неправильный примеры письма.
Денис Семериков
начальник управления делопроизводства
университета
Внесение изменений приказом в другой приказ и ЛНА
Показываем, каким образом можно изменить
состав комиссии, утвержденной приказом: какое наименование дать приказу, в каком порядке вносить изменения, исключая старых участников и добавляя новых, когда лучше сделать точечные изменения, а когда утвердить полностью новый состав. Приводим образцы приказов (с пояснениями, когда и что лучше выбрать), вносящих изменения в локальные нормативные акты, с изложением раздела / пункта в новой редакции, отменой некоторых пунктов ЛНА, введением в действие новой версии.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Внутренние переводы: оформляем правильно
Любое предприятие время от времени сталкивается
с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.
Марина Косульникова
главный бухгалтер ООО «Галан»
Как вносить изменения в приказы и приложения к ним: инструкция для кадровика
На практике нередко возникает необходимость
внести изменения в действующий документ организации – приказ или утвержденный им документ. На примерах покажем, как это лучше сделать, какие формулировки использовать, когда целесообразнее утвердить правки, а когда документ в новой редакции.
Аминов Владимир
генеральный директор ООО «АБС-Консалт»
Как оформить приказ по новому ГОСТ
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал
правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Лариса Доронина
к.э.н., эксперт Национальной ассоциации
офисных специалистов и административных работников при Президенте Российской Федерации, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления
Заполняем вкладыш к трудовой книжке
В случае если в трудовой книжке заполнены
все страницы одного из разделов, в нее следует вшить вкладыш. Между тем, несмотря на то, что вкладыш оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка, при его заполнении возникает множество вопросов, которые автор и рассмотрела в статье. По наиболее интересным моментам мы представляем вам комментарии специалиста Роструда.
Егоркина Ольга
бухгалтер-консультант аудиторской компании
«Визавис»
По мере роста организации количество кадровых документов в ней увеличивается, а маршруты становятся более сложными. Часть обязанностей по оформлению кадровых процедур постепенно переходит к руководителям подразделений, и появляется необходимость ввести единые правила кадрового делопроизводства. Для этих целей разрабатывают инструкцию по кадровому делопроизводству (далее – Инструкция по КД).
В цикле статей расскажем, чем полезна эта инструкция, как ее составить и оформить, приведем пример самого документа.
Какие проблемы может решить Инструкция по КД
Когда организация вырастает, появляются трудности не только с корректным оформлением кадровых документов[1], но и с документированием кадровых процедур. Инструкция по КД может помочь, если в вашей организации есть такие проблемы.
1. Кадровые документы приходится переделывать, на их составление уходит много времени
В Инструкции по КД нужно установить единые правила оформления различных видов документов. Для типовых заявлений (на предоставление отпуска, прием на работу и пр.) и приказов, не имеющих унифицированной формы, целесообразно утвердить бланки. Для других документов можно определить набор обязательных реквизитов и правила их оформления. Если какой-либо документ оформляется часто, поможет рекомендуемый в Инструкции по КД образец.
2. Руководители подразделений не знают порядок оформления документов в сложной ситуации
В Инструкции по КД можно прописать порядок оформления типовых кадровых процедур. Например, при необходимости отстранить работника от работы целесообразно установить, кто, в каких случаях (на основании чего) и в какой срок издает распоряжение об отстранении. А при появлении работника в состоянии алкогольного опьянения – кто, в какой срок составляет акт, кого можно привлекать как свидетелей.
3. Не знаете, нужно ли согласовывать документ и кто должен это делать
В средних и крупных компаниях некоторые кадровые документы проходят стадию согласования. Инструкция по КД позволяет точно зафиксировать, в каких случаях какой документ требует согласования, какое должностное лицо и в какой срок визирует документ, какой аспект документа проверяет. Например, главный бухгалтер согласовывает финансовую сторону вопроса при издании приказа о выплате материальной помощи работнику.
4. Ознакомлением с кадровыми документами под подпись не налажено
Инструкция по КД позволяет четко установить, кого и с какими документами нужно ознакамливать, в какой форме фиксируется факт ознакомления, кто именно доводит до работника содержание документа.
5. В компании нет понятной системы регистрации документов
Ни один нормативный правовой акт (далее – НПА) не устанавливает необходимость и правила регистрации кадровых документов. Поэтому в Инструкции по КД очень важно определить, какие документы имеет смысл регистрировать (например, приказы по личному составу, трудовые договоры, заявления работников), а какие нет, а также правила присвоения регистрационных номеров. Один из разделов инструкции можно посвятить вопросам регистрации различных документов: кто и в какой срок обязан регистрировать изданный или полученный документ, в какой регистрационной форме (возможно, привести бланк этой формы).
6. Не можете определить сроки хранения кадровых документов, испытываете затруднения при оформлении дел на длительное хранение
Если в компании нет локального нормативного акта (далее – ЛНА), в котором установлены правила работы архива, то в Инструкции по КД целесообразно подробно расписать процесс оформления дел на архивное хранение (долгосрочное и краткосрочное). Имеет смысл указать сроки хранения дел, которые образуются в кадровой службе, правила пользования архивными делами.
7. Нет системы обучения новичков вопросам кадрового делопроизводства
Инструкция по КД позволяет новичкам быстрее разобраться с правилами ведения документации. И речь не только о работниках службы кадров, для которых Инструкция по КД станет и обучающим инструментом, и руководством в работе. Этот документ поможет также руководителям структурных подразделений, их замам, другим должностным лицам быстрее адаптироваться к локальным требованиям кадрового делопроизводства.
Кто разрабатывает Инструкцию по КД
Кадровая служба в первую очередь заинтересована в появлении Инструкции по КД. Ведь именно это подразделение ответственно за правильное и своевременное документирование кадровых процедур. Однако и все другие подразделения выигрывают от того, что в компании налажен четкий и понятный кадровый документооборот:
- руководители структурных подразделений в этом случае знают, когда и какие документы требовать от работников, как им оформить или инициировать какую-либо кадровую процедуру, ориентируются в сроках и способах передачи документов в кадровую службу;
- специалист, который ведет табель учета рабочего времени, имеет возможность без ошибок и своевременно вносить данные об отработанном времени;
- бухгалтерия вовремя получает табель и документы, на основании которых можно корректно рассчитать заработную плату;
- работники не волнуются, что их заявления не будут рассмотрены вовремя или они не узнают о решении работодателя.
Инициировать разработку Инструкции по КД можно на любом этапе развития компании. Не обязательно ждать, когда проблемы кадрового документооборота приобретут размах. Как правило, инициатива исходит от кадровой службы, работники которой и занимаются составлением этого документа. На этапе разработки очень полезно привлекать к обсуждению проекта руководителей или должностных лиц, которые будут участвовать в проведении кадровых процедур или оформлении (получении, передаче) кадровых документов. Важно учесть все высказанные ими пожелания и обсудить возражения, чтобы исполнение уже принятого документа никто не саботировал.
Оформление Инструкции по КД
При оформлении любого документа используется определенный набор реквизитов. Поскольку Инструкция по КД относится к ЛНА, набор реквизитов может быть следующий (Таблица).
[1] К кадровым документам мы относим не только документы, которые оформляет кадровая служба (приказы, уведомления, предложения другой работы, справки, выписки и т.д.), но и документы, которые являются основаниями для проведения различных кадровых процедур (заявления, акты, служебные записки и т.д.), а также документы, содержащие требования трудового законодательства (локальные нормативные акты, должностные инструкции). – Прим. автора.
[2] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2023.
Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства
Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.
Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.
Хотите всегда иметь развернутую информацию по данной теме? Тогда воспользуйтесь бесплатно пробным доступом к системе КонсультантПлюс. А если вы захотите пользоваться ею постоянно, здесь можно запросить ее стоимость.
Кадровое делопроизводство 2025 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.
О дисциплинарной ответственности работника читайте здесь.
Инструкция по кадровому делопроизводству 2025 — скачать или разработать самостоятельно?
Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2025, утвержденному приказом Росстандарта от 28.01.2025 № 30-ст и введенному в действие с 01.03.2025.
Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.
Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.
Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству
Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.
Допустим ли электронный кадровый документооборот? Ответ на этот вопрос дали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
Этапы организации кадрового учета на предприятии:
- Создание нормативной и информационной базы.
Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:
- Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
- постановление Госкомитета статистики от 05.01.2004 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
- правительственное постановление от 24.07.2021 № 1250 и приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, которые помогут в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;
ВНИМАНИЕ! С 2020 года введены электронные трудовые книжки (ЭТК). Для вновь устраивающихся на работу с 2021 года старые бумажные трудовые книжки уже не оформляются. Подробнее об ЭТК читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».
- методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.07.2017, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях. Подробнее об организации воинского учета читайте этот материал;
- приказ Росстандарта от 28.01.2025 № 30-ст, ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.
Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.
Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.
- Ознакомление с уставной документацией компании.
В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.
- Оформление на работу руководителя.
Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.
Как составить приказ о приеме на работу см. здесь.
В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.
ВАЖНО! Издание приказа о приеме на работу не является обязательным. Подробнее об этом мы рассказывали здесь.
- Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.
Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:
- правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
- кадровая структура организации;
- штатное расписание;
- график отпусков;
- документы, связанные с защитой персональных данных работников.
В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:
- трудовые контракты;
- книга по учету движения трудовых книжек;
- табель по учету времени работы;
- персональные карточки сотрудников;
- кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
- должностные инструкции и другие документы;
- журнал учета проверок контролирующими органами.
Форма трудового контракта доступна на нашем сайте — «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».
Также могут издаваться следующие документы:
- коллективный договор;
- положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.
- Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.
При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.
Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе «Зарплаты и кадры».
- Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.
Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.
- Прием сотрудников на работу.
Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу (при желании), должностную инструкцию; принимается трудовая книжка (если работник пожелал сохранить ведение трудовой книжки в бумажном формате), заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.
Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.
Решили оформить приказ о приеме на работу? Как это сделать правильно, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
О порядке уничтожения документов читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».
Итоги
Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы. Наша статья поможет разобраться в хитросплетениях оформления кадровых документов и журналов инспектору по кадрам.
Главная
→
Бухгалтерские консультации
→
Кадровое делопроизводство с нуля: …
Бухгалтерская консультация:
актуально на 29 ноября 2017 г.
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2017
3
О том, что такое делопроизводство в организации, мы рассказывали в нашей консультации и приводили пример инструкции по делопроизводству. При этом в составе общего делопроизводства в организации могут выделяться самостоятельные разделы, одним из которых является кадровое делопроизводство.
Под кадровым делопроизводством можно понимать деятельность, которая обеспечивает документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов по кадровым вопросам. В зависимости от масштабов и особенностей деятельности организации ответственными за кадровое делопроизводство могут назначаться как работники бухгалтерии (к примеру, заместитель главного бухгалтера), так и специально принимаемые для этих целей сотрудники (например, специалист по кадрам).
Нужна ли инструкция по кадровому делопроизводству?
Инструкция по кадровому делопроизводству не является обязательным документом в организации. В то же время ее наличие позволит обеспечить должный контроль за полнотой, своевременностью и правильностью оформления и ведения кадровых документов. Пошаговую инструкцию по кадровому делопроизводству организация разрабатывает самостоятельно с учетом своей специфики, объема кадровых документов и количества работников, ответственных за ведение данного раздела делопроизводства.
Кадровое делопроизводство обычно предусматривает ведение документации по следующим основным разделам:
- заключение трудового договора и прием на работу;
- изменение трудового договора и перевод на другую работу;
- прекращение трудового договора и увольнение работников;
- предоставление отпусков работникам;
- поощрения и дисциплинарные взыскания;
- защита персональных данных работников.
Порядок работы с кадровыми документами можно предусмотреть в должностной инструкции с работником, назначенным ответственным за этот раздел делопроизводства.
Используемые формы документов по учету кадров организация также может прописать в своем положении о кадровом делопроизводстве. При этом если для учета кадров будут использоваться унифицированные формы, достаточно указать об этом и сами формы не приводить. Использование унифицированных форм кадровых документов там, где это возможно, является удобным не только потому, что не потребует самостоятельной разработки аналогичных форм документов, но и потому, что по таким формам обычно приводятся указания по их заполнению, являющиеся по сути пошаговой инструкцией. Так, например, для оформления отдельных документов по учету кадров (к примеру, приказа о приеме на работу, личной карточки работника или штатного расписания) можно обратиться к Постановлению Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
А в некоторых случаях использование утвержденных форм и применение единого порядка их оформления являются обязательными. К примеру, пошаговую инструкцию по ведению трудовых книжек в организации, а также саму форму трудовой книжки можно найти в утвердившим форму Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225.
Материалы по теме
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Реклама. ООО НПО «ВМИ — Координационный Центр Сети КонсультантПлюс»
Опрос
Обращались ли вы в СФР за возмещением расходов на предупредительные меры?
Учитывая то, что не каждая компания имеет возможность нанять отдельного сотрудника, рассмотрим, как производится организация кадрового делопроизводства с нуля самостоятельно. Сделать это самостоятельно без специальных знаний и опыта очень сложно. Однако перечисленные ниже пункты помогут избежать наиболее распространенных ошибок.
1. Получите необходимые знания. Для этого можно использовать законодательные акты РФ, а также специальную литературу, в которой подробно описывается процесс. Основным документом является Трудовой кодекс, однако рекомендуется изучать его с комментариями, где разъясняются отдельные положения статей. Обратите внимание, что незнание трудового законодательства не освобождает руководителя компании от ответственности.
2. Автоматизируйте работу с помощью приложений на компьютере. В продаже есть множество программ, которые упрощают рутинные процессы, облегчают составление документов и автоматизируют часто повторяющиеся операции. Например, ведение табеля рабочего времени, формирование графика отпусков, издание приказов о приеме или увольнении.
3. Изучите регистрационные документы компании. Кадровый учет должен быть организован таким образом, чтобы не противоречить требованиям устава и внутренних регламентов юридического лица. Например, уставом закрепляется прием на работу руководителей компании, порядок формирования штатного расписания и т. п.
4. Приведите внутреннюю документацию в соответствие с актуальным законодательством. Необходимо удостовериться, что изданные компанией внутренние акты соответствуют ТК. Также нужно проверить, есть ли в компании все обязательные документы. Это позволит избежать штрафов при проверке контролирующими органами.