Как загрузить кс 2 в еис пошаговая инструкция

Перед отправкой исполнения контракта в ЕИС необходимо к документу прикрепить файлы для отправки в ЕИС. Для добавления к документу прикрепленных файлов используется кнопка [Прикрепленные документы]. Кнопка доступная в форме редактирования исполнения контракта и в списке исполнений контракта (Рисунок 1).

Картинка с сайта: helpgz.keysystems.ru

Для вновь добавляемых файлов доступны следующие типы файлов (Рисунок 2):

• Документ о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги;
• Документ, являющийся основанием для возврата заказчику излишне уплаченной суммы оплаты контракта;
• Документы о результатах проведенной экспертизы поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги;
• Документы, подтверждающие исполнение контракта, оплату контракта, и документы о начислении неустоек(штрафов, пеней);
• Документы, подтверждающие основания для расторжения контракта и начисления суммы возмещения фактически понесенного ущерба;
• Документы, являющиеся основанием признания контракта недействительным;
• Информация о стране происхождения товара.
  

  Картинка с сайта: helpgz.keysystems.ru

В режиме работы с прикрепленными документами к исполнению контракта запрещено добавлять документы о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги. При попытке прикрепления документа с данными типами в Системе сработает контроль, запрещающий данное действие (Рисунок 3).

Картинка с сайта: helpgz.keysystems.ru

Документ о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги добавляется в процессе заполнения экранной формы сведений об исполнении контракта. Информация об этих документах после сохранения исполнения контракта автоматически будет отражена в списке прикрепленных файлов в разрезе каждого документа о приемке (Рисунок 4).

Картинка с сайта: helpgz.keysystems.ru

Для отправки сведений об исполнении контракта в ЕИС надо в Навигаторе в папке «Исполнение контракта» открыть фильтр «Создание нового», выделить исполнение контракта и нажать кнопку [Отправить документ в ЕИС] (Рисунок 5).

Картинка с сайта: helpgz.keysystems.ru

В случае успешного принятия документа ЕИС, его аналитический признак изменится на «Принят в ЕИС», а сам документ отразится в фильтре «Принят в ЕИС». Успешно загруженный документ Исполнение контракта следует опубликовать в личном кабинете ЕИС, после чего, на следующий день, информация об опубликованном документе вернется в Систему и документ перейдет в фильтр «Зарегистрированы».

С 2022 года в соответствии с 44-ФЗ введена обязательная процедура электронной приемки для всех участников закупок. Новая система обмена документами в Единой информационной системе установила специальные правила для проведения электронного актирования.

Когда применяется

Заказчики и поставщики осуществляют обмен электронными документами при проведении электронных торгов и закрытых электронных торговых процедур.

Обязательное актирование требуется в следующих случаях:

1. При выполнении контракта, который был заключен в результате проведения электронных процедур.

1. По контрактам с единственным поставщиком, которые были заключены на основании новых правил, согласно части 1 и 2 статьи 15 Закона № 46-ФЗ.

1. По контрактам с единственным поставщиком, как определено в пункте 5.1 части 1 статьи 93 Закона о контрактной системе и части 3 статьи 22 Закона № 46-ФЗ.

По желанию заказчика:

1. В контрактах, которые были заключены на основе извещений до 1 января 2022 года.

1. В случае закрытых электронных тендеров согласно пункту 5 ч.11 ст.24 № 44-ФЗ.

1. В контрактах с единственным поставщиком, информация о которых была включена в реестр контрактов.

Не требуется актирование в следующих случаях:

1. Когда документы о приемке не опубликованы в ЕИС. Это относится к случаям закупки товаров, работ и услуг у единственного поставщика, в соответствии с ч.11, ч.12 статьи 24, а также пунктами 7, 24, 45, 52 и 56 части 1 ст.93 № 44-ФЗ.

1. Когда заказчиками являются правоохранительные органы, органы государственной охраны и обороны, в соответствии с пунктом 5 части 11 ст.24 № 44-ФЗ.

1. Когда проведение закупок требует учета особенностей, связанных с отсутствием размещения информации в ЕИС, как определено в части 1 статьи 111 Закона № 44-ФЗ.

Сроки электронного актирования

Заказчик обязан осуществить проверку поставленных товаров, работ и услуг и предоставить ответ в соответствии с условиями контракта. Период для выполнения этой проверки не может превышать 20 рабочих дней, начиная с даты получения документа о приемке.

Этапы электронного актирования

1. Поиск документа

В личном кабинете ЕИС в разделе «Исполнение контрактов» необходимо найти соответствующий контракт. В карточке контракта выберите документ о приёмке (электронный акт). Документы можно загрузить из внешних систем в формате XML.

2. Заполнение документа

Документ о приёмке уже будет частично заполнен. Однако требуется добавить недостающие данные о компании, товарах, работах и услугах, а также о факте их передачи.

Сведения о ТРУ должны содержать информацию о:

• Идентификационном коде закупки (ИКЗ).

• Более подробно об ИКЗ рассказали в нашей статье

• Наименовании и местонахождении заказчика.

• Наименовании объекта закупки.

• Реквизитах поставщика.

• Наименовании ТРУ и адресе их поставки.

• Стране происхождения товара.

• Количестве поставленного товара, объёме выполненных работ и оказанных услуг.

• Общей стоимости выполненных обязательств и цене за единицу товара.

• Другой информации, соответствующей единой форме.

3. Подписание и отправление документа

Документ о приёмке подписывается квалифицированной электронной подписью. В течение часа система автоматически отправляет документ заказчику. Дата получения заказчиком считается равной дате размещения документа в ЕИС, учитывая часовую зону заказчика.

4. Получение ответа от заказчика

Заказчик может принять ТРУ полностью и подписать акт в ЕИС, после чего срок оплаты по контракту начинается с даты подписания акта.

В случае частичной приёмки ТРУ, поставщику необходимо сформировать корректировочный документ для принятой части заказа. Также возможно направление мотивированного отказа от приёмки с указанием причин.

Поставщик может исправить замечания и сформировать новый документ о приёмке. В случае неправомерных действий заказчика, их можно обжаловать.

Картинка с сайта: evidpo.ru

Как сформировать электронный документ о приемке

В Единой информационной системе (ЕИС) предусмотрена возможность формирования следующих документов:

• Документ о приемке — документ оформляется в ЕИС и используется для закрывания контракта по результатам приемки товаров, работ и услуг.

• Документ о приемке и счет-фактура — документ включает в себя как акт приемки, так и счет-фактуру. Он также формируется в ЕИС и используется для учета выполненных обязательств и оплаты.

• Универсальный передаточный документ (УПД) — документ требуется, если заказчик из Москвы или Московской области по контракту требует подписывать документы на портале поставщиков.

Для формирования документа о приемке требуется наличие одного из следующих уровней полномочий:

1. Руководитель. Этот уровень доступа предоставляется исключительно руководителю организации. Пользователь с этой ролью автоматически получает все доступные права для работы с закрывающими документами.

1. Уполномоченный специалист. Этот статус может быть назначен пользователями, обладающими полномочиями «Руководитель» или «Администратор». После получения этой роли, пользователь с правами «Уполномоченного специалиста» должен самостоятельно определить необходимые права для работы с документами о приемке.

Перечень этих прав устанавливается пользователем с полномочиями «Руководитель» или «Администратор», который имеет право на определение других лиц, уполномоченных на выполнение действий в Единой информационной системе и на Электронной торговой площадке от имени участника закупок.

Последовательность действий при настройке прав доступа и формировании актов:

Шаг 1. Выдача прав доступа уполномоченному сотруднику

Чтобы сотрудник мог формировать закрывающие документы, необходимо предоставить ему права доступа. Это можно сделать двумя способами: через Госуслуги в учетной записи руководителя компании или непосредственно в ЕИС, перейдя в раздел «Администрирование» — «Пользователи организации» — «Регистрационные данные».

Шаг 2. Выбор нужного контракта

Для создания акта выберите контракт в личном кабинете ЕИС, перейдя в раздел «Исполнение контрактов». Этот раздел доступен заказчику.

Шаг 3. Формирование закрывающих документов по контракту

На этом этапе заполните последовательно несколько разделов в соответствующих документах. Важные особенности каждого раздела могут варьироваться в зависимости от конкретного контракта и его условий.

Кто осуществляет приемку у заказчика

Определение лиц, ответственных за проведение экспертизы и электронной приемки, устанавливается внутренними документами организации-заказчика, такими как приказы и распоряжения. Организацию всего этого процесса обязана обеспечивать контрактная служба, в случае ее наличия.

Контрактная служба имеет следующие обязанности:

1. Осуществление приемки поставленного товара, выполненных работ (их результатов) и предоставленных услуг, включая проведение экспертизы товара, выполненной работы и оказанных услуг.

1. Подготовка решения о создании приемочной комиссии.

1. Оформление документа о приемке.

1. Процесс электронной приемки можно организовать двумя способами:

1. Назначить ответственное лицо (или несколько ответственных лиц), которое будет осуществлять приемку товаров, работ и услуг в одиночку.

1. Создать приемочную комиссию, которая может быть постоянно действующей или формироваться для конкретной закупки. Число членов приемочной комиссии должно составлять не менее 5 человек. В случае создания приемочной комиссии, электронный документ о приемке подписывается усиленными электронными подписями всех членов комиссии, а также уполномоченного представителя заказчика.


Картинка с сайта: evidpo.ru

Возможные ошибки в электронных документах о приемке ЕИС

— При актировании товаров и услуг может возникнуть неправильный выбор типа документа для приемки. Например, поставщик создал только счет-фактуру, но не приложил документ о приемке, что может привести к отклонению заказчиком. Для избежания этой ситуации важно внимательно изучать информацию, содержащуюся в контракте. В контракте обычно указано, какой документ необходим для проведения актирования.

— При добавлении ТР после нажатия кнопки «Добавить», не отображаются доступные позиции, которые перечислены в госконтракте. Эта проблема часто связана с наличием признака «Невозможно указать сведения о количестве товара, работы, услуги» в информации о контракте.

— Во время приемки товаров поставщик иногда допускает ошибки, указывая неверные данные, такие как адрес поставки, грузополучатель или страна происхождения товара. Эти ошибки могут возникнуть из-за невнимательности или потому, что в закупке участвуют товары, произведенные в разных странах. В ЕИС можно создать документ-исправление.

— Техническая ошибка «Cannot read properties of undefined (reading ‘CreateObjectAsync’)» может возникнуть, когда поставщик пытается подписать документы в Единой информационной системе (ЕИС). Эта ошибка может возникать у пользователей, использующих Яндекс.Браузер. Чтобы продолжить работу с этим браузером и избежать данной ошибки, выполните следующие дополнительные настройки:

1. В разделе «Настройки» браузера выберите «Системные».

1. Включите настройку «Подключаться к сайтам, использующим шифрование по ГОСТ».

1. Установите расширение «CryptoPro Extension for CAdES Browser Plug-in».

1. Попробуйте повторно подписать документы в ЕИС.

Также пользователи выделяют частые ошибки при работе с актированием:

1. Проблемы с доступом к личному кабинету, что может вызывать неудобства при работе.

1. Блокировки системой возможности подписания актов, что может замедлить процесс актирования.

1. Отсутствие отображения ИНН контрагента, что приводит к трудностям при заполнении соответствующей информации.

1. Сопроводительные документы и проблемы с подписанием актов, что может приводить к ошибочным отражениям.

1. Ложные ошибки в результате контроля.

Где обучить специалиста по закупкам

Картинка с сайта: evidpo.ru

Итоги

Электронная приемка и электронное актирование, внедренные постепенно для федеральных организаций, стали обязательными для всех пользователей в Единой информационной системе с 1 января 2022 года.

В Единой информационной системе работает электронное актирование закупок. Обе стороны, участвующие в процессе, имеют инструменты для создания в электронном виде документов, подтверждающих факт приёмки. Рассмотрим инструкцию по подготовке документов, их подписанию и отправке.

Порядок отправки документов в ЕИС

Приёмка товаров, работ и услуг с использованием функционала ЕИС осуществляется по уже сложившейся схеме. Порядок работы изложен в методических материалах, размещённых в системе.

Читайте также: Электронный документооборот в закупках

Поставщик:

1. Формирование УПД, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет в адрес заказчика.
2. Поставка ТРУ.

Заказчик:

1. Направление поставщику бумажного подтверждения (расписка) получения ТРУ.
2. Направление в адрес поставщика извещения, подтверждающего факт получения акта о приёмке.
3. Осуществление приёмки и принятие решения о соответствии/несоответствии поставленных товаров (оказанных услуг) условиям заключённого контракта. От этого зависят дальнейшие действия, так как может быть:

• осуществлена приёмка ТРУ в полном объёме
• осуществлена частичная приёмка
• отказ от приёмки ТРУ

Алгоритм действий заказчика в случае полной приёмки ТРУ:

1. Подготовка документа о приёмке товара на бумажном носителе.
2. Заполнение в УПД раздела «Приёмка товаров, работ и услуг» с приложением отсканированного документа о приёмке.
3. Направление поставщику передаточный документ, подписанного ЭП.
4. Размещение в реестре документов, подтверждающих факт исполнения контракта.

При частичной приёмке ТРУ:

1. Заказчик составляет на печатных носителях два документа: акт частичной приёмки; отказ от приёмки с указанием причин.
2. Вносит необходимую информацию в УПД в раздел «Приёмка товаров, работ и услуг», загружает отсканированные копии документов и посылает в адрес поставщика.
3. Поставщик подготавливает УКД, отмечая в нём лишь принятые позиции. Далее заверяет собственной ЭП и направляет заказчику.
4. Заказчик направляет в адрес поставщика уведомление о получении корректировочного документа. Затем изучает его и при отсутствии недочётов и замечаний — подписывает его ЭП.

В ситуации отказа от приёмки ТРУ:

1. Заказчик составляет акт отказа от приёмки ТРУ с указанием причин в печатном виде.
2. Вносит необходимые данные в УПД в раздел «Приёмка товаров работ и услуг», вместе с отсканированной копией отказа от приёмки отправляет поставщику.
3. Поставщик имеет законодательную возможность в определённый период устранить замечания и направить товар или представить работы (услуги) вновь. Тогда он формирует другой УПД, который отправляет в адрес заказчика.

Читайте также: Ошибки участников госзакупок

Порядок формирования электронного документа о приёмке

Наличие зарегистрированного доступа в ЕИС помогает подготовить:

• счёт-фактуру
• универсальный передаточный документ
• корректировочные документы

Для создания каждого из них нужно открыть контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать первичный учётный документ».

В результате данного действия появляется форма, с помощью которой создаётся необходимый документ. Отдельная информация уже скопирована в него из ЕРУЗ или из контракта. Оставшиеся позиции поставщик дополняет сам. Рассмотрим работу по заполнению обязательных разделов подробнее.

Раздел «Общая информация»

Здесь содержится самая основная информация:

• вид документа
• дата его формирования
• наименование организации, являющейся поставщиком

Раздел «Контрагенты»

Предусмотрено внесение данных заказчика и поставщика:

• наименование организации
• ИНН и КПП
• реквизиты свидетельства о регистрации

Когда товар принимает или направляет не поставщик или заказчик, а иная фирма, заполняется информация о ней. Есть возможность внести данные о перевозчике.

Раздел «Товары, работы и услуги»

В этот раздел вносится информация о товарах, работах, услугах, принимаемых заказчиком.

Некоторая информация, аналогично предшествующим разделам, внесена системой:

• наименование и код ТРУ
• единица измерения
• цена за единицу измерения с учётом НДС/без учёта НДС

Другие сведения вносятся поставщиком в системе самостоятельно:

• сорт и артикул товара
• количество
• данные таможенной декларации

Раздел «Факт отгрузки»

Заполняется этот раздел, если формируется УПД. Тогда поставщиком вносятся полные сведения, касающиеся отгрузки товаров или передачи работ/услуг:

• дата
• ФИО, а также должность лица, передающего товар
• информация о ТН
• сведения о документе отгрузки

Раздел «Подписанты»

Вносится полный перечень лиц, которые должны заверить окончательный документ. ЕИС содержит список сотрудников, обладающих этим правом. Поставщику остаётся только выбрать из этого перечня.

Раздел «Подписание»

Здесь представлена возможность ознакомиться с тем, как будет выглядеть документ в печатном виде. Поставщику требуется проверить корректность внесённых в документ данных и удостоверить его готовность.

Подписанием документа является проставление электронной подписи всеми ответственными лицами. Дальше система осуществляет его проверку. В случае нахождения несоответствий их требуется устранить и вновь подписать документ. Если недочётов не найдено, система направляет заказчику подписанный документ.

Затем поставщик подготавливает данный документ в печатном виде и передаёт его заказчику в ходе поставки ТРУ.

Как изменить в ЕИС первичный учётный документ

В ходе исполнения контракта периодически случаются обстоятельства, возникает необходимость скорректировать внесённые данные. Возможность редактировать сохраняется до момента подписания передаточного документа всеми ответственными сотрудниками. После отправки его в адрес заказчика изменять сведения будет уже невозможно. В подобной ситуации поставщику необходимо сформировать документ-исправление.

Исправление передаточного документа

Корректировка основного документа доступна, когда он находится в статусе «Проект», «На подписании» или «Ошибка доставки». С учётом этого параметра поставщик, зайдя в меню необходимого документа, находит одно из подходящих действий:

• «Открыть на редактирование»
• «Внести изменения»

Затем поставщик осуществляет требующиеся изменения документа, подписывает его и направляет заказчику.

Создание документа-исправления

Когда недочёты в УПД обнаружены заказчиком, поставщику необходимо сформировать новый. Чтобы сэкономить ресурсы и не вносить вновь информацию во все графы, надо воспользоваться функцией «Создать исправление».

В такой ситуации функционал ЕИС точно скопирует передаточный документ и создаст документ-исправление. В нём поставщик имеет возможность устранить несоответствия.

Однако следует знать, что не вся информация в данном документе доступна для редактирования. Например, у поставщика не получится скорректировать:

• вид документа
• наименование и количество товара
• стоимость товара с учётом налога
• размер акцизного сбора

Создание корректировочного документа

Данные, не поддающиеся редактированию в документе-исправлении, изменяются с помощью подготовки корректировочного документа. Поставщик создаёт его, если:

• не полностью приняты ТРУ
• подверглась изменению стоимость товаров (работ)

Для создания КД поставщик открывает необходимый контракт и в меню этапа нажимает «Создать универсальный корректировочный документ».

Системой будет создана копия основного передаточного документа, в которой поставщик может:

• увеличивать или уменьшать число товаров
• добавлять или удалять товары (работы)
• менять цену за единицу товара

К корректировочному документу прилагается отсканированная копия документа, являющегося причиной для корректировки. Так, когда заказчик предлагает снизить цену товара, необходимо направить просьбу об этом.

Предоставление электронных документов в ФНС

Осуществляя деятельность по контролю, органы Налоговой инспекции имеют право запросить подтверждение приёмки товара, поставленного по контракту. Документы, которые созданы в ЕИС в электронном виде, организация, осуществившая поставку, имеет возможность направить посредством кабинета налогоплательщика в форме xml-файлов.

Казначейство России и ФНС утвердили Письмо казначейства РФ N 14-00-06/27476, ФНС РФ N АС-4-15/26126@ от 18.12.2019, определившее: документы, подписанные участниками закупок в ЕИС электронной подписью, имеют равную силу с бумажными документами, заверенными рукописной подписью.

Право подписания имеют лица, уполномоченные подписывать счета-фактуры и УПД. Они могут быть:

• односторонние
• двусторонние

При получении запроса от контролирующего органа о предоставлении дополнительных электронных документов, формат которых не поддерживается при передаче посредством электронной связи, их можно направить почтовым сообщением. Поставщик распечатывает необходимый акт, при этом обязательно наличие данных о подписании электронной подписью.