Как сделать реестр должностных инструкций - Kompot.top

Журнал регистрации должностных инструкций — образец данного документа, ввиду отсутствия регулирующих НПА, может иметь в компаниях разную структуру. Как он может выглядеть и где его скачать, расскажем в нашей статье.

Для чего нужен журнал учета должностных инструкций

Данный документ используется кадровой службой предприятия для регистрации составленных и утвержденных должностных инструкций, а также учета поправок к ним. Использование такого документа, как должностная инструкция, законодательством РФ не регламентировано, так же как и журналов, ведущихся в целях их учета. Но если исходить из сложившейся деловой практики, то можно допустить соответствие рассматриваемого журнала следующей структуре.

Журнал регистрации должностных инструкций: структура документа

В графах журнала, в котором регистрируется постановка на учет должностных инструкций, а также корректировочных документов к ним, могут указываться:

порядковые номера документов в соответствии с моментом их принятия на учет кадровой службой;
даты утверждения и начала использования каждой должностной инструкции;
названия структурных подразделений фирмы, в которых задействуется инструкция;
наименования документов («Должностная инструкция», «Изменения в должностной инструкции»);
названия должностей, для которых составлена та или иная инструкция;
отметки о корректировках в инструкции (даты внесения изменений, а также пункты, в которые были внесены корректировки).

В документе могут иметься графы для указания Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение журнала, а также для проставления данным сотрудником подписи по факту постановки инструкций на учет либо корректировки их положений.

Неправильное хранение документов может привести к штрафам. Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и прочитайте ответ эксперта об установленных законодательно сроках хранения должностных инструкций.

Как инструкции регистрируются в журнале

Инструкции регистрируют в день их подписания или утверждения. Каждая из них должна получить уникальный регистрационный номер, который может включать порядковый номер и быть дополнен теми или иными индексами, соответствующими номенклатуре дел, различным классификатора.

Где скачать образец документа

Загрузить заполненный образец журнала должностных инструкций вы можете на нашем портале.

Итоги

Форма журнала учета инструкций с описанием должностных обязанностей не регламентирована законодательством. Каждое предприятие вправе разработать собственный бланк журнала. Вы также можете воспользоваться образцом, составленным нашими экспертами.

Ознакомиться со спецификой иных задач, решаемых российскими компаниями-работодателями, вы можете в статьях:

«Как проводится специальная оценка условий труда (нюансы)»;
«Как провести инструктаж по технике безопасности (нюансы)».

Источник

Открыть бизнес по франшизе легче, чем с нуля. Эта статья будет полезна всем, кто задумывается о своём деле.

Обращайтесь к нам, чтобы получить доступ к широкому портфелю возможностей и индивидуальным консультациям, направленным на достижение ваших бизнес-целей.

Я предоставлю вам профессиональную помощь в выборе и реализации проекта, обеспечивая доступ к проверенным предложениям и ценные рекомендации для старта успешного бизнеса.

Как специалист по документационному обеспечению, я предлагаю консультации по управлению и оптимизации документооборота, помогая вашей компании улучшить организацию документации и соблюдение нормативных требований.

Источник

Приводим несколько вариантов формирования должностных инструкций в дела, а также на примерах показываем, как отражать выбранный вариант в номенклатуре дел.

Ситуация

Пожалуйста, помогите разобраться. Как включить в опись дел по личному составу индивидуальные должностные инструкции? По году, в котором были заменены на новые, или по году утверждения?

О сроке хранения должностных инструкций

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ организации, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Должностные инструкции бывают типовыми и индивидуальными.

Типовая должностная инструкция закрепляет общее описание работ и цели деятельности, содержит обобщенные формулировки трудовых функций и одинаковых, повторяющихся трудовых действий, которые выполняют в указанной должности, а также права и ответственность. На практике такие инструкции чаще всего являются локальными нормативными актами организации.

Например, если в ООО «Сибирские сети» разработана типовая должностная инструкция на инженера I категории отдела технического контроля, то на основе такой инструкции могут работать несколько инженеров I категории в отделе технического контроля (если они выполняют одинаковую трудовую функцию). Такая инструкция является универсальной, то есть она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности.

Индивидуальная должностная инструкция закрепляет конкретные трудовые обязанности, которые выполняет конкретный работник (с указанием его фамилии, имени, отчества) на закрепленном за ним рабочем месте в определенном структурном подразделении.

Например, в ООО «Сибирские сети» может быть индивидуальная должностная инструкция главного специалиста отдела продаж А.О. Ермолаевой.

В Перечне 2019[1] есть две статьи, устанавливающие сроки хранения должностных инструкций – 442 и 443.

И если сейчас срок хранения типовых инструкций составляет три года после замены новыми, то в соответствии с уже недействующим Перечнем 2010[2] они имели постоянный срок хранения, а значит, их следовало включать в опись дел постоянного хранения.

Как формировать должностные инструкции в дела?

Должностная инструкция является распорядительным документом (либо им утверждается), значит, к ней применимы основные принципы группировки в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями[3]:

Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены отдельными распорядительными документами (приказами или распоряжениями) и являются приложениями к ним, то они включаются в дело вместе с теми документами, которыми они были утверждены.
Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела.
Приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения. При этом приказы по личному составу со сроками хранения «75 лет ЭПК» или «50 лет ЭПК» помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения «5 лет».
При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон управления персоналом (прием на работу, перемещение, увольнение, командировки, премирование и др.), можно группировать в отдельные дела (например, заголовок дела может выглядеть так: «Приказы генерального директора № 1–139 об увольнении сотрудников»).

С учетом этих принципов может существовать три варианта ведения дел с должностными инструкциями, однако рекомендовать мы можем только первый и второй.

[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

[2] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016); утратил силу в связи с изданием приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964).

[3] См. п. 1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2016).

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 12, 2021.

Источник

Разработка системы учета должностных инструкций (ДИ)– внутренний вопрос организации, поскольку этот документ не является обязательным. Тот же подход сохраняется и к регистрации инструкций, оставляя право предприятию самому определять правила ведения их учета.

Зачем необходимо регистрировать должностные инструкции

Регистрация любого документа, в том числе кадрового, подтверждает факт его создания, утверждения и ознакомления с ним сотрудников.

Наличие учетной системы, регистрирующей должностные инструкции, позволяет:

Учитывать наличие разработанных ДИ.
Контролировать их обновление.
Отслеживать наличие актуальных и устаревших версий в случае необходимости доработки инструкции
Осуществлять контроль ознакомления сотрудников с документом.
Организовывать систему хранения оригиналов и копий в подразделениях организации.
Закреплять ответственность специалистов отделов кадров за учет и ознакомление работников с документом.
Передавать документацию в архив и организовывать правильное хранение.

Для того чтобы выполнять все перечисленные действия, необходимо разработать Положение о должностной инструкции, в котором определить условия по ее разработке, согласованию, утверждению, процедуре ознакомления сотрудников, учету и хранению оригиналов и копий.

В случае если в компании нет такого положения, то альтернативой ему могут стать самостоятельные регламенты, например, по процессам учета или ознакомления работников с внутренней документацией.

Все процессы, связанные с функционированием ДИ внутри организации, можно разделить на два больших блока:

Создание инструкции и управление ее дальнейшим использованием: от момента утверждения до передачи в архив.
Выполнение инструкцией своей основной функции – определение обязанностей, предусмотренных для должности, и контроль выполнения сотрудником функций и обязательных требований должности, которую он занимает.

Для первого блока необходимо выполнять процедуры регистрации, для того, чтобы ДИ стала официальным документом, который можно применять в работе.

Для второго – зафиксировать факт ознакомления работника с ДИ, на основании которого у работодателя появляется возможность требовать от исполнения ее положений.

В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:

регистрации ДИ;
ознакомления с ДИ.

Общая структура журналов

Журнал относится к категории регистрационно-учетных форм, используемых на предприятии. В случае необходимости вести учет ДИ, его создают самостоятельно, поскольку не существует готовых форм и обязательных стандартов по их ведению.

Чаще всего в его структуру входит несколько обязательных разделов.

Титульный лист.
Обратная сторона, содержащая информацию для заверения, если это предусмотрено внутренними положениями по документообороту.
Раздел, информирующий об ответственных за ведение журнала.
Основной раздел с таблицами для проведения регистрации.

Титульный лист

Основная информация, которую необходимо отображать на титульном листе, это:

Название журнала.
Наименование организации.
Дата начала и окончания ведения.
При необходимости в титульный лист могут быть вынесены дополнительные сведения о сроках хранения и дате окончания хранения.

Обратная сторона

Заключительный лист с информацией о заверении необходим в том случае, если по внутренним инструкциям все журналы должны быть прошиты и заверены.

Для этого используются обычные поля:

общее количество листов;
название должности заверяющего;
ФИО заверяющего;
подпись;
дата;
место для печати.

Страница об ответственных за ведение

Данный лист есть не у всех организаций, поскольку в ряде случаев ответственного и его подпись включают в структуру самих регистрационных таблиц.

Наличие отдельного раздела на первом листе позволяет минимизировать время на оформление записей, и не повторять каждый раз при внесении новой регистрационной информации данных по ответственному.

Имеет смысл создавать его тогда, года за ведение журнала отвечает один специалист.

Примерная форма первого листа может быть такой:

Ответственный за ведение журнала (название журнала)

Период ведения	ФИО ответственного	Должность ответственного	Основание назначения (приказ, распоряжение)	Подпись ответственного
Начало	Окончание
01.03.2014	15.12.1017	Иванова П.И.	Начальник отдела кадров	Приказ№ 8 от 01.03.2014г.	Иванова

Структура листа учета ДИ

В журнале, регистрирующем ДИ, должна быть отражена информация о самом документе, которая вносится в регистрационную таблицу. Состав ее полей определяется каждой организацией самостоятельно.

Регистрационная таблица может включать в себя следующие графы:

Порядковый номер записи.
Дата утверждения ДИ.
Дата введения в действие.
Основание для введения в действие (если этого требует внутренние положения по документообороту).
Название должности, для которой разработана ДИ.
Название подразделения, в состав которого включена должность.
Если были изменения, то номер раздела, в который изменения вносились.
Дата внесения изменений.
Место хранения оригинала.
Место хранения копии.

Если в журнале отсутствует лист с закреплением ответственных за его ведение, то необходимо добавить поля с ФИО и личной подписью ответственного.

Как регистрировать инструкции

Для того чтобы зарегистрировать ДИ, ей должен быть присвоен регистрационный номер. И сделать это необходимо до момента внесения информации в журнал.

Порядок присвоения номера, а также требования к формированию индекса документа, как правило, определены в регламентах и положениях

организации по документообороту.

Например, индекс конкретной должностной инструкции может иметь следующий вид: 23/ДИ-ОМ, где 23 – порядковый номер инструкции, ДИ – сокращенное название вида документа, ОМ- отдела маркетинга. У каждого предприятия индекс будет иметь свой уникальный вариант.

Регистрация инструкции должна быть проведена в день ее утверждения или подписания документа о ее введении в работу.

Вся информация вносится в соответствии с графами регистрирующей таблицы.

Записи ведутся в хронологическом порядке.

Журнал ознакомления с ДИ

Этот журнал имеет схожую структуру разделов с предыдущим. Меняется сама регистрационная таблица, в которой состав полей отвечает основной задаче – зафиксировать ознакомление сотрудника со своими обязанностями. Итоговый вид зависит от принятого в организации порядка ознакомления работников с внутренней документацией и локальными актами.

В состав граф регистрационной таблицы может быть включена следующая информация:

Порядковый номер записи.
ФИО работника.
Должность.
Структурное подразделение, в котором работает сотрудник.
Название должностной инструкции.
Дата ознакомления.
Личная подпись работника.

В некоторых компаниях ведется один журнал регистрации ДИ, в котором делается отметка об ознакомлении с ней сотрудника.

Источник

Как составить журнал регистрации должностных инструкций?

Журнал регистрации должностных инструкций не является обязательным для организации и не имеет унифицированной формы. Порядок его разработки и принятия утверждается работодателем самостоятельно.
Должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, содержащим конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1). При этом наличие должностной инструкции работника является правом работодателя, но не обязанностью (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 22.05.2020 N 77/10-18732-ОБ/18-1299).
Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Журнал учета должностных инструкций применяется для регистрации должностных инструкций и изменений к ним.
Система учета должностных инструкций является внутренним вопросом организации, поэтому она самостоятельно определяет правила их регистрации.
Журнал регистрации должностных инструкций может быть разработан в произвольной форме, с учетом утвержденного порядка принятия ЛНА в организации, так как он ведется исключительно для удобства работодателя. На практике форма данного журнала чаще всего указывается в положении о документообороте или в положении о должностных инструкциях.
Также будет целесообразным назначить ответственного работника за ведение журнала регистрации должностных инструкций, закрепив его также в ЛНА.
По своей структуре журнал представляет собой книгу фиксации документов и относится к категории регистрационных учетных форм. По нашему мнению, журнал регистрации должностных инструкций должен состоять из титульного листа (обложка журнала), основного раздела и обратной стороны.
При оформлении журнала регистрации должностных инструкций на обложке рекомендуется указывать (п. 4.25 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526; Приложение N 11 к данным Правилам, одобрено Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
заголовок;
срок хранения;
дату — год(ы) заведения и окончания журнала.
Основной раздел должен включать в себя информацию о работнике и порядке его ознакомления с должностной инструкцией:
порядковый номер записи должностной инструкции;
регистрационный номер должностной инструкции и дату ее утверждения;
дату приема работника в организацию;
номер приказа о приеме работника;
Ф.

Источник