Итак, Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит определения должностной инструкции и не предусматривает обязанности работодателя по ее разработке и утверждению.
Должностные обязанности работника можно установить двумя способами.
1.1 Закрепление обязанностей в должностной инструкции
На практике существует два варианта оформления ДИ (письмо ГИТ в г. Москве от 22.05.2020 № 77/10-18732-ОБ/18-1299).
Если ДИ утверждена в форме локального нормативного акта (далее – ЛНА), то такая инструкция является единой для всех работников организации, занимающих соответствующую должность. При заключении трудового договора (далее – ТД) достаточно сделать ссылку на ДИ в одном из разделов ТД.
Если же функционал работников на одной должности отличается, то ДИ может являться приложением к ТД.
Например, в организации есть должность «менеджер по продажам», количество штатных единиц на данную должность составляет 200 человек. Соответственно, для того, чтобы не перегружать содержание ТД, оптимизировать документооборот и снизить нагрузку на отдел кадров, в ТД каждого из двухсот работников в части указания должностных обязанностей есть ссылка на ЛНА – ДИ, с которой работники были ознакомлены при подписании ТД.
1.2 Закрепление обязанностей непосредственно в трудовом договоре
В случаях, когда ДИ для должности не разработана (например, должность внесена в штатное расписание под одного определенного сотрудника), то необходимо подробно прописать в ТД обязанности, которые работник должен выполнять. Должностные обязанности, не закрепленные в ТД (при отсутствии ДИ), не могут подлежать исполнению работником, а требования работодателя об их исполнении являются нарушением трудового законодательства (ст. 60 ТК).
В ДИ обычно включают обязанности работника в рамках трудовой функции, требования к образованию, квалификации и опыту работы, пределы ответственности.
Рекомендуем подробно описывать должностные обязанности, поскольку привлечь работника к ответственности возможно только за неисполнение тех обязанностей, которые предусмотрены в ТД или ДИ (Апелляционное определение Мосгорсуда от 10.05.2016 по делу № 33 – 17763 / 2016).
Однако, данный совет не стоит трактовать буквально. Например, не следует писать, что бухгалтер обязан работать только в какой-то определенной программе для бухучета и только по определенному типу операций. Вполне возможно, что через месяц возникнет потребность перераспределить участки работ между сотрудниками и придется менять ДИ (с чем работник может не согласиться, см. п. 2 в письме ниже).
Должностные обязанности в должностной инструкции, должны соответствовать трудовой функции. Следовательно, указывать в ДИ обязанности, относящиеся к другой должности (трудовой функции), недопустимо (Апелляционное определение Самарского областного суда от 09.07.2014 № 33–6615/2014, письмо Минтруда от 17.11.2017 № 14–2/В-1012). Это может быть рассмотрено как поручение работнику дополнительной работы, требующей его согласия и соответствующей оплаты (ст. 60.2, 282 ТК).
Например, не стоит писать в ДИ юриста, что по мере необходимости он обязан выполнять такие-то обязанности из ДИ бухгалтера. Вроде бы это банально, но мы часто видим такие нарушения в ДИ клиентов при проведении кадровых аудитов.
Отдельно хотели бы обратить внимание тех наших читателей, которые работают с ИТ-специалистами в сфере разработки программного обеспечения. Дополнительно к Трудовому кодексу в отношении таких работников нужно учитывать нормы части 4 Гражданского кодекса касательно авторских прав и служебных произведений, а также нормы Налогового кодекса, особенно если ваш работодатель получил аккредитацию в качестве ИТ-компании и планирует или уже применяет налоговые льготы по налогу на прибыль, страховым взносам или льготу по НДС в отношении отечественного программного обеспечения (далее – ПО).
Минимальное, что нужно сделать если работник создает результаты интеллектуальной деятельности, в частности ПО — закрепить в должностной инструкции обязанности, связанные с содержанием и характеристиками таких результатов. В случае спора это облегчит доказывание работодателем наличия исключительных прав на служебное произведение (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 16.02.2022 № Ф09-9258/21 по делу № А76-14398/2021). Начинающие HR могут на этом остановиться.
С продвинутыми идем дальше. Нужно подписать с работником соглашение об авторском вознаграждении, предусмотреть порядок направления служебных поручений, порядок создания произведений, постановки на учет нематериальных активов и тд. Не забываем оформлять акты по созданным произведениям и производить выплаты вознаграждений.
Создание таких документов – комплексный проект, который требует участия юристов, HR, бухгалтеров и финансистов.
Как минимум, они должны быть предварительно ознакомлены с драфтами и согласовать их. В рамках данного курса мы не будем подробно останавливаться на вопросах защиты интеллектуальных прав, но если вам нужна консультация, оставьте нам заявку здесь.
Возвращаясь к общей теме ДИ. При их разработке рекомендуем руководствоваться Квалификационным справочником должностей и профессиональными стандартами (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановление Минтруда от 21.08.1998 № 37). Мы все про них слышали. Напомним, что профстандарты являются обязательными только в двух случаях:
1) если в соответствии с законами РФ в отношении должности предусмотрены компенсации и льготы либо имеются ограничения, то наименование этих должностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать профстандартам (или квалификационным справочникам) (cт. 57 ТК);
2) если в законодательстве РФ установлены требования к квалификации по трудовой функции, то профстандарты обязательны в части данных требований (cт. 195.3 ТК).
Почему в начале письма мы указали, что во многих компаниях ДИ – это проблемная зона?
Очень часто проблема состоит в том, что ДИ либо вовсе не оформляются, либо не содержат подробного перечня требований и обязанностей. Корень проблемы состоит в том, что HR недостаточно хорошо знает обязанности по должности, а бизнес-подразделение не готово уделять время на составление ДИ.
Если у вас похожие проблемы, рекомендуем использовать такой формат работы: HR проводит мониторинг обязанностей на основе сайтов по поиску работы по схожим должностям, либо по описанию собственных вакансий компании, а бизнес-подразделение корректирует и дополняет текст готового драфта ДИ. Оба участника процесса должны понимать, что это общее и важное дело.
Еще один момент, который нужно всегда держать в голове при подготовке ДИ: если у Вас действует система премирования за достижение ключевых показателей эффективности (далее- KPI), не забывайте проверить, все ли KPI связаны с трудовыми обязанностями. Иначе это грозит оспариванием премий как со стороны работника, так и со стороны налоговых органов.
Часто в процессе организационных изменений у компании возникает потребность изменить часть обязанностей в ДИ. Мы регулярно получаем такие запросы, когда меняются руководители бизнес-подразделений, а еще чаще – при смене директора по персоналу.
Если ДИ оформлена как приложение к ТД, то ее изменение возможно только по соглашению сторон, за редким исключением (cт. 72, 74 ТК). Применение односторонней процедуры, предусмотренной статьей 74 ТК, нужно делать очень аккуратно и обязательно с участием юристов по трудовому праву. Есть масса нюансов, когда эту процедуру работник может оспорить, а это означает и возможность оспаривания последующих дисциплинарных взысканий, если вы их налагаете.
Когда ДИ оформлена как ЛНА, работодатель может изменить ее в одностороннем порядке как обычный ЛНА и ознакомить работника. Однако при этом важно, чтобы не менялась трудовая функция работника, поскольку в одностороннем порядке работодатель может менять ее в ограниченном количестве случаев (cт. 57, 72 ТК).
Что означает последнее предложение выше (термина трудовой функции то в законе нет)? Практика трактует это правило так, что работодатель может конкретизировать и корректировать обязанности работника, если при этом изменения укладываются в функционал должности и не выходят за рамки обязанностей (Апелляционное определение Самарского областного суда от 07.08.2018 по делу № 33-9426/2018, Апелляционное определение Ростовского областного суда от 26.05.2016 по делу № 33-8683/2016).
Мы часто сталкиваемся с тем, что документы на генерального директора оформлены также, как на других сотрудников. Достаточно редко HR углубляется в корпоративные вопросы и правильно оформляет документы.
Между тем, отступление от корпоративных правил – такое же нарушение трудового права, как отсутствие ДИ.
Руководитель организации (к нему мы относим в первую очередь генерального директора) – физическое лицо, которое осуществляет руководство этой организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа (ч. 1 ст. 273 ТК).
Если с руководителем заключается ТД, то для него также может быть разработана должностная инструкция. Самостоятельно свою должностную инструкцию руководитель утвердить не может, также, как и сам с собой заключать ТД и дополнительные соглашения к нему.
Рассмотрим особенности утверждения должностной инструкции в самых распространенных организационно-правовых формах юридических лиц – ООО и АО.
3.1. Должностная инструкция руководителя ООО
ДИ руководителя организации в ООО как ЛНА вправе утвердить единственный участник/общее собрание или совет директоров в зависимости от структуры органов управления ООО (п. 2.1 ст. 32, п. 2 ст. 33 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
Если ДИ оформляется как приложение к ТД с руководителем, то она подписывается от имени ООО лицом, председательствовавшим на общем собрании участников ООО, на котором был избран руководитель, или участником ООО, уполномоченным решением общего собрания участников ООО, либо, если решение этих вопросов отнесено к компетенции совета директоров ООО, председателем совета директоров ООО или лицом, уполномоченным решением совета директоров ООО.
При утверждении новой ДИ не забывайте проверить полномочия членов совета директоров, актуальность представителей участников ООО, в также проверить ранее подписанные аналогичные документы.
3.2. Должностная инструкция руководителя АО
ДИ руководителя организации в АО как ЛНА вправе утвердить общее собрание акционеров АО, либо совет директоров АО (пп. 19 п. 1 ст. 48, пп. 13 п. 1 ст. 65 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).
Если ДИ оформляется как приложение к ТД с руководителем, то подписывается от имени АО председателем совета директоров АО или лицом, уполномоченным советом директоров АО.
Оставьте заявку и получите консультацию от экспертов СберРешений в области трудового права. Грамотно разработанная должностная инструкция позволяет эффективно контролировать работу сотрудников, привлекать недобросовестных работников к ответственности и защитить свою позицию в случае судебного спора. Эксперты помогут грамотно оформить отношения с работником, чтобы избежать взаимных претензий.
Телеграм-канал СберРешений
Канал «Разумное управление» для владельцев бизнеса и топ-менеджеров
ВКонтакте
Проект «Разработка должностных инструкций»
Поможем грамотно оформить отношения с работником, чтобы избежать взаимных претензий
Реклама: АО «Интеркомп», ИНН: 7709688816, erid: LjN8JxKds
Должностные инструкции помогают эффективно управлять трудовыми ресурсами и напрямую влияют на эффективность работы организации.
Работодатели часто задаются вопросом, могут ли они самостоятельно устанавливать правила оформления и внесения изменений в эти документы.
Очень важно правильно прописать обязанности работников и ознакомить сотрудников с должностными инструкциями, чтобы обеспечить их выполнение.
В статье эксперт РУНО разъясняет алгоритм, рекомендованный Минтрудом, который поможет работодателям не только грамотно составить должностные инструкции, но и защитить свои интересы в случае судебных разбирательств.
Итак, узнаем подробнее, на какие элементы следует обратить внимание при оформлении инструкций.
Кстати, эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)». Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов компании и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства.
Содержание:
- Зафиксируйте порядок оформления должностных инструкций в локальном акте
- Определите ответственного за ведение должностных инструкций
- Как разработать должностную инструкцию
- Как утвердить форму и структуру должностной инструкции
- Как ознакомить сотрудников с должностной инструкцией
Зафиксируйте порядок оформления должностных инструкций в локальном акте
Работодатели могут самостоятельно установить правила оформления должностных инструкций и регулировать процесс внесения в них изменений.
Важно зафиксировать эти правила в локальном акте организации, как указано в письме Минтруда от 25.06.2024 № 14-6/ООГ-3817.
Трудовой кодекс не обязывает работодателей оформлять должностные инструкции, четкие требования к их содержанию отсутствуют, как и к процедуре утверждения или изменения.
В своем новом письме специалисты Минтруда подчеркнули, что документы могут быть разработаны в той форме и порядке, которые работодатель определит в своем локальном нормативном акте.
Определите ответственного за ведение должностных инструкций
Составление должностных инструкций обязательно только для госорганов. Остальные организации могут не утверждать их, но рекомендуется все же оформлять такие документы. Должностные инструкции могут стать полезным инструментом для разрешения конфликтов с работниками при судебных спорах.
К примеру, наличие должностной инструкции позволяет обосновать увольнение сотрудника по причине несоответствия квалификации, уравновесить распределение обязанностей между схожими позициями, подтвердить законность дисциплинарного взыскания в суде и корректно провести аттестацию персонала. Она даже может включать требования о сдаче экзаменов по технике безопасности, как уточнено в решении Первого КСОЮ от 01.07.2024 № 88-20839/2024.
Если вы решили разрабатывать и утверждать должностные инструкции, выберите сотрудника, который будет отвечать за эту работу. Работодатель может сам определить список работников, участвующих в разработке, согласовании и актуализации должностных инструкций, а также их обязанности. Обычно эти задачи доверяются кадровому работнику.
В больших компаниях даже вводят отдельные должности. Сотрудник, ответственный за должностные инструкции, не только разрабатывает новые документы, но и следит за обновлением уже утвержденных.
На курсе «Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции). Практика составления» подробно рассматриваются правовые основы и практические навыки составления и внедрения ЛНА в организации.
Обучение поможет с уверенностью подходить к вопросам регулирования внутренних трудовых процессов и обеспечения соблюдения законодательства.
Часть задач по созданию должностных инструкций может выполнять руководство подразделений, для которых инструкции нужны. Они должны передавать информацию о конкретных обязанностях подчиненных кадровику или другому ответственному сотруднику и согласовывать проект документа. Чтобы должностная инструкция действительно защищала интересы компании, её не следует заполнять формально или использовать шаблонные формулировки из интернета.
Закрепите обязанности сотрудника, отвечающего за эти документы, в трудовом договоре или в должностной инструкции. Эти обязанности также могут быть отражены в локальном нормативном акте, например, в Положении о структурном подразделении, при условии, что в трудовом договоре или должностной инструкции указаны требования этого положения. Если в договоре не прописано, что сотрудник обязан составлять инструкции, нужно оформить это как дополнительную работу.
Как разработать должностную инструкцию
В законодательстве нет четких указаний по составлению должностных инструкций, поэтому работодателю предоставляется возможность определять этот порядок самостоятельно.
Рекомендуется создавать инструкции для каждой штатной должности. Формально работодатель может установить должностные обязанности различным категориям сотрудников как трудовым договором, так и должностными инструкциями (согласно статьям 21, 22, 57 Трудового кодекса). Однако существует риск, что такие различия могут быть расценены как дискриминация, согласно ст. 3 ТК. Чтобы минимизировать риски споров и судебных разбирательств, избегайте оформления должностных инструкций исключительно для отдельных работников.
С целью предотвращения необходимости повторного утверждения должностных инструкций после каждого увольнения или приема нового сотрудника, лучше не составлять именные инструкции. Для группы работников, занимающих одинаковые должности и выполняющих схожие обязанности, достаточно подготовить единый документ и ознакомить с ним всех членов этой группы.
Важно знать!
Если у ваших сотрудников идентичные должности, но фактически они выполняют разные функции, разумнее будет изменить названия этих должностей, чтобы избежать путаницы.
Ведите внутренний реестр должностных инструкций, чтобы отслеживать, для каких сотрудников составлены документы, а кому они еще не предоставлены.
Как утвердить форму и структуру должностной инструкции
Установите общую форму, которая будет использоваться для составления должностных инструкций. Обязательно включите в неё разделы, касающиеся общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности. Законом не определено, что именно должно содержаться в каждом разделе, поэтому обычно информация заимствуется из Единого тарифно-квалификационного справочника (ЕТКС) и профессиональных стандартов.
В разделе «Общие положения» укажите наименование должности, строго соответствующее штатному расписанию. Это будет доказательством в случае судебного разбирательства о том, что документ регулирует обязанности работника на определённой позиции.
На курсе «Локально-нормативные акты работодателя: Практика составления» кадровые специалисты получат возможность овладеть методиками разработки и внедрения ЛНА, что поможет эффективнее управлять трудовыми отношениями и обеспечивать соблюдение требований законодательства.
Уточните требования к квалификации сотрудника и укажите его непосредственного руководителя. Например, бухгалтер подчиняется главному бухгалтеру, специалист по кадрам — руководителю кадрового отдела, а менеджер по продажам — руководителю отдела продаж.
Отразите порядок назначения и освобождения сотрудника от должности. Если у работника есть подчинённые, перечислите их. Включите в инструкцию данные о том, кто будет замещать сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать. Также определите перечень документов, с которыми работник должен будет обращаться в своей деятельности.
Подробно перечислите все обязанности, которые возлагаются на сотрудника на данной должности. Для заполнения этого раздела учитывайте профессиональные стандарты, Общероссийский классификатор видов деятельности (ОК 010-2014 (МСКЗ-08)), утвержденный приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст, и Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37. Иначе, например: если для сторожа будут прописаны обязанности по уборке территории, это может повлечь дополнительные расходы на совмещение должностей. Данные документы содержат примерные обязанности для различных позиций. Не забудьте запросить информацию о конкретных обязанностях у руководителя структурного подразделения, к которому относится должность.
Пример:
Представим такую ситуацию: Работник Петрова была занята в компании на позиции сторожа. В ее должностной инструкции работодатель указал, что одной из ее обязанностей является уборка территории организации.
После сокращения сотрудников, Петрова обратилась в суд с требованием о доплате за совмещение должностей с функциями дворника. В итоге судьи встали на сторону Петровой, подчеркнув, что при составлении должностных инструкций следует учитывать положения Квалификационного справочника профессий рабочих и Тарифно-квалификационных характеристик.
Эти документы ясно указывают, что функция сторожа не включает в себя обязанности по уборке прилегающей территории, что является обязанностью дворника. Таким образом, за выполнение работ, относящихся к другим должностям, необходимо производить оплату как за совмещение, согласно ст. 151 Трудового кодекса и определению Третьего КСОЮ от 07.06.2023 по делу № 88-11613/2023.
В разделе, посвященном правам сотрудника, укажите список прав, которыми он обладает в рамках своей компетенции при выполнении должностных обязанностей.
В разделе «Ответственность» должностной инструкции детализируйте конкретные виды ответственности, которые возлагаются на работника в зависимости от его обязанностей.
Как ознакомить сотрудников с должностной инструкцией
У вас есть возможность оформить должностную инструкцию как отдельный документ или включить ее в трудовой договор, согласно письму Роструда от 31.10.2007 № 4412-6. Если вы выбрали вариант с приложением к трудовому договору, составьте два экземпляра документа: один для сотрудника, который принимается на работу, и второй — для ваших записей (часть 1 статьи 67 ТК РФ).
Для утверждения инструкции в качестве отдельного локального акта необходимо подготовить приказ об утверждении. Формат такого приказа может быть свободным. После этого обязательно ознакомьте всех сотрудников, принимаемых на работу, с должностной инструкцией под их подпись, предоставив им копию документа.
Важно отметить, что ознакомление сотрудников с должностными инструкциями должно проводиться под подпись. В случае, если в трудовом договоре не указаны конкретные трудовые функции работника, а просто сделана ссылка на должностную инструкцию, и сотрудник не был с ней ознакомлен, он может отказаться выполнять связанные с ней обязанности. Если же вы не ознакомите сотрудника с должностной инструкцией и не получите подпись, то не сможете привлечь его к ответственности за неисполнение своих обязательств.
Пример:
Допустим, Ирину Сергееву приняли на должность инструктора групповых занятий, но с должностной инструкцией не ознакомили. За месяц работы новая сотрудница успела нагрубить клиентам, устроить конфликт с коллегами, получить жалобу от клиента на сайте компании, да и в целом не исполняла распоряжения руководства.
Сергееву уволили в связи с непрохождением испытательного срока, но ей удалось оспорить это в суде. А все из-за того, что работодатель не смог подтвердить в суде, что инструктор ненадлежащим образом исполняла свои обязанности, ведь он не ознакомил новенькую с ее должностной инструкцией.
Получается, сотрудница просто не знала, что должна была делать и как именно выполнять свои обязанности, определение Первого КСОЮ от 03.06.2024 по делу № 88-17076/2024.
Ознакомить сотрудников с должностной инструкцией можете с помощью листа ознакомления — приложите его к документу и в нем собирайте подписи. Другой вариант — попросите работника расписаться в самой должностной инструкции на обоих экземплярах. К экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепите их на сшивке печатью и подписью уполномоченного сотрудника.
Кроме того, можете завести специальный журнал и знакомить с должностными инструкциями сотрудников в нем, если такой вариант для компании будет удобнее.
Профессиональный совет:
Квалифицированные кадровики должны знать, как эффективно разрабатывать, применять и контролировать ЛНА, чтобы соответствовать требованиям трудового законодательства и улучшить условия для работы сотрудников.
Онлайн-курс «Локально-нормативные акты работодателя: Практика составления» даст глубокое понимание разработки и использования локально-нормативных актов в организации.
ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:
-
составлять локально-нормативные акты, определять состав ЛНА
-
применять порядок ознакомления работников с ЛНА
-
разрабатывать ПВТР, проводить аудит, выявлять и исправлять ошибки
-
составлять Положение о защите персональных данных
-
разрабатывать Должностные инструкции, проводить аудит и применять профстандарты
-
составлять положение об оплате труда с учетом требований трудового законодательства
Получите бесплатный ПРОБНЫЙ ДОСТУП на нашем сайте!
Учебная программа Получить доступ
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция — это документ, определяющий обязанности, полномочия, ответственность, права, квалификационные требования и формы поощрения работников на занимаемых в компании должностях.
Должностная инструкция составляется и согласовывается руководителем отдела или его представителем совместно с юристом (юридическим отделом). Должностная инструкция может быть также подготовлены отделом кадров. В этом случае она должна быть утверждена соответствующим отделом организации или руководителем.
Если должностная инструкция является самостоятельным документом, она должна быть утверждена приказом руководителя организации и предоставлена под роспись сотрудникам (ч. 3 ст. 68, ст. 57 ТК РФ).
Необходимо иметь три экземпляра этой инструкции: один для отдела кадров, один для руководителя отдела и один для работника . Набор должностных инструкций должен охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между сотрудниками в зависимости от их квалификации.
Контроль за предоставлением должностных инструкций в организацию возлагается на директора по персоналу.
Примеры должностных инструкций можно найти на нашем сайте в разделе «Шаблоны документов».
Как составить должностную инструкцию
При подготовке должностной инструкции следует учитывать уставной документ, описывающий обязанности и функции компании, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, а также стандартные трудозатраты для данной должности на выполнение работ.
Необходимо соблюдать очередность выполнения задач, избегая дублирования обязанностей между сотрудниками и поручая более сложные задачи более высококвалифицированным сотрудникам.
Каждый сотрудник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения своих обязанностей.
У работника должен быть один непосредственный руководитель.
Должностная инструкция обычно состоит из пяти разделов.
- Общие положения:
— точное и полное наименование должности работника;
— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;
— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;
— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);
— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).
- Основные задачи и должностные обязанности:
— задачи, выполнение которых возлагается на работника;
— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.
Чтобы составить раздел, рекомендуем использовать профстандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст) и Квалификационный справочник (утв. постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37). В них обозначен примерный перечень обязанностей различных должностей.
- Права:
— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
- Ответственность:
— ответственность работника за невыполнение обязанностей;
— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.
- Требования к работнику:
— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.
Должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационном справочнике или профессиональных стандартах.
Должностная инструкция кассира
Должностная инструкция программиста
Если должность, для которой работодателю необходимо составить должностную инструкцию, отсутствует в квалификационном справочнике, то организация может использовать квалификационные характеристики аналогичной (смежной) должности или создать их на основе тех прав и обязанностей, которые она намерена предоставить работнику, принятому на эту должность. Законодательных ограничений на этот счет нет.
Обязательное применение профстандартов при составлении должностных инструкций
Работодатели должны в двух случаях применять профстандарты (ст. 195.1 ТК РФ):
- закон предусматривает компенсацию, льготы или ограничения для работы на данной должности.
- обязанности по должности могут выполнять только работники с определенным образованием, знаниями или опытом.
Если работодатель обязан применять профессиональные стандарты к должности работника, он должен подготовить инструкцию, разъясняющую требования профессиональных стандартов для конкретной должности.
Разработка и утверждение должностных инструкций
Внутри организации должностная инструкция может быть утверждена как отдельный документ или как приложение к трудовому договору (Письмо Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 года).
Чтобы утвердить должностную инструкцию как отдельный локальный акт, создайте распоряжение в свободной форме об утверждении должностной инструкции.
Инструкция должна быть подписана всеми сотрудниками, которые будут занимать данную должность. Обязательно предоставьте каждому работнику копию его должностной инструкции.
Если должностная инструкция является дополнением к трудовому договору, сделайте два экземпляра должностной инструкции, а также трудового договора; один экземпляр отдайте нанимаемому работнику, а другой оставьте себе (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
Положение о разработке и утверждении должностных инструкций: что должно быть в документе
Положение о разработке должностных инструкций — необязательный документ, но в нем излагаются общие требования к процедурам подготовки, согласования, утверждения и пересмотра должностных инструкций. При наличии такого документа должностные инструкции могут упорядочить работу, сделать ее четкой и единообразной. Кроме того, само создание должностной инструкции станет упорядоченным, несложным процессом. Например, сделайте обязательным включение в должностную инструкцию следующих ключевых разделов:
- Ключевые положения (цель и задачи, ради которых составляется документ).
- Требования к должностным инструкциям в компании.
- Порядок разработки, согласования и визирования инструкций.
- Заключительные положения.
Если вам необходима консультация опытного юриста по трудовому праву, оставьте заявку и мы с вами оперативно свяжемся!
Как разработать должностную инструкцию: пошаговое руководство
В одной логистической компании возник конфликт между отделом продаж и складом: заказы задерживались, а сотрудники обвиняли в этом друг друга. Проверка показала, что должностная инструкция специалистов не включала в себя важную информацию — кто отвечает за проверку данных перед отгрузкой. Документ обновили и ответственность закрепили за конкретными ролями. После этого количество ошибок снизилось на 80%. Это только одна из причин создать документ, в котором будут чётко прописаны требования к квалификации работника, его права и обязанности. О том, как это сделать — рассказали в статье.
Содержание
- Зачем нужна должностная инструкция
- Какие должностные инструкции используются в организациях
- Требования к составлению должностных инструкций персонала
- Пошаговая разработка должностной инструкции
- Как правильно использовать должностные инструкции: вопросы и ответы
- Выводы
Рассказывает
Алёна Дорохина
Редактор компании Эквио, эксперт в области EdTech
Зачем нужна должностная инструкция
Должностная инструкция в РФ часто ассоциируется с устаревшими формами управления в компании. Однако это не пережиток прошлого, а базовый инструмент, который до сих пор актуален. Этот документ оформляют как приложение к трудовому договору или как отдельный документ. Он помогает организовать командную работу, сформулировать ожидания от сотрудников, снизить управленческие риски и повысить прозрачность процессов.
И хотя по закону работодатель не обязан создавать такой документ, всё же его стоит создать. Разберёмся, какие функции должностной инструкции актуальны сегодня.
- Фиксируем круг обязанностей и зону ответственности сотрудника. В должностной инструкции прописывают, кто за что отвечает, так что один сотрудник не сможет сказать «я думал, это не моя задача», а другой — спихнуть свои обязанности коллеге.
- Оцениваем эффективность. Без чётких критериев сложно объективно оценить, насколько хорошо сотрудник справляется со своими обязанностями. Эта бумага становится основой, на базе которой можно формировать KPI, цели и планы развития.
- Защищаемся от трудовых споров. Ещё одно полезное действие должностной инструкции — юридическая защита. В спорных ситуациях она может подтвердить обоснованность требований со стороны работодателя.
- Помогаем адаптироваться новым сотрудникам. Благодаря описанию профессиональных обязанностей новичок быстрее разберётся с задачами, поймёт структуру взаимодействий и избежит ошибок в начале работы. Поэтому важно познакомить работника с этим документом в первые дни после его приёма в компанию.
Для каждой позиции, указанной в штатном расписании, создаётся отдельная должностная инструкция. Так сразу понятно, кто за что отвечает.
Сотруднику такой документ принесёт не меньше пользы. Он поможет оценить, насколько его знания и опыт подходят для занимаемой им должности, и понять, что можно улучшить.
Какие должностные инструкции используются в организациях
Должностная инструкция сотрудника может быть индивидуальной или типовой. В индивидуальных указывают имя конкретного сотрудника и его обязанности. Они подходят для тех случаев, когда несколько человек работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи. Типовые должностные инструкции работников подходят для тех должностей, на которых все работники выполняют одинаковые задачи.
Рассмотрим, какие ещё виды должностных инструкций можно внедрить в компании.
- Должностная инструкция руководителя. Описывает стратегические задачи, принципы управление командой и принятия решений, а также ответственность за результат. Здесь важны не только функции, но и полномочия — что именно человек может и должен делать от имени компании.
- Должностные инструкции линейных сотрудников. В них описываются повседневные обязанности, требования к опыту и навыкам, правила взаимодействия с коллегами и другими отделами.
- Дополнительная должностная инструкция. Такой документ создаётся для сотрудников, которые выполняют временные задачи вне своей основной роли. Например, если бухгалтер заменяет финансового менеджера на время отпуска. Или если специалист участвует в отдельном проекте. Это помогает зафиксировать новую нагрузку и избежать путаницы.
Образец правильной должностной инструкции в 2025 году
Компании используют разные подходы при составлении общей должностной инструкции: кто-то делает документа из нескольких страниц, кто-то ограничивается коротким описанием. Оба варианта могут быть эффективными, главное, чтобы документ был понятным, актуальным и помогал в организации работы.
Формулируйте чётко: какие задачи выполняет сотрудник, за что он отвечает и как оценивается результат. Общие и размытые формулировки пользы не принесут и только запутают.
Чтобы показать, как может выглядеть должностная инструкция в 2025 году, предлагаем изучить пример.
Указываем ответственных лиц
Должностная инструкция HR-специалиста (образец)
Утверждено:
Приказ №___ от «__» _______ 2025 г.
Генеральный директор: _____________ /ФИО/
Прописываем общие положения
Сюда можно включить название должности, организационную структуру компании, требования к уровню образования, знаниям, умениям и навыкам.
HR-специалист относится к категории специалистов.
Назначается на должность и освобождается от неё приказом руководителя организации.
В своей работе руководствуется:
- законодательством РФ,
- уставом компании,
- локальными нормативными актами,
- настоящей должностной инструкцией.
HR-специалист подчиняется руководителю отдела персонала / HR-директору.
Описываем основные задачи
Эту часть нужно расписать максимально понятно и точно, чтобы у работников не было разночтений.
- Подбор и адаптация новых сотрудников.
- Участие в развитии корпоративной культуры.
- Ведение кадрового делопроизводства (при необходимости).
- Сопровождение процессов обучения и оценки персонала.
- Взаимодействие с руководителями подразделений по вопросам персонала.
Указываем функциональные обязанности
- Размещение вакансий, проведение первичного отбора, интервью.
- Организация адаптации новых сотрудников: вводные встречи, чек-листы, сопровождение.
- Подготовка и ведение кадровой документации (при включении в обязанности).
- Участие в разработке и внедрении HR-проектов: обучение, вовлечённость.
- Мониторинг рынка труда, участие в HR-аналитике.
- Поддержка корпоративных мероприятий и внутренних коммуникаций.
- Ведение отчётности по показателям HR-направления.
Добавляем пункт про права сотрудника
HR-специалист имеет право:
- получать информацию, необходимую для выполнения своих обязанностей
- вносить предложения по улучшению HR-процессов
- участвовать в принятии решений по вопросам, связанным с персоналом
- повышать квалификацию за счёт работодателя в рамках должности
Обозначаем сферу ответственности
HR-специалист несёт ответственность за:
- невыполнение или ненадлежащее выполнение должностных обязанностей
- нарушение трудовой дисциплины и этики
- разглашение конфиденциальной информации
- нарушение требований охраны труда и техники безопасности.
Это типовая должностная инструкция, при необходимости можно дополнить её дополнительными данными. Например, для HR-специалиста, который привлекается к проектной работе или временно исполняет обязанности другого сотрудника.
Требования к составлению должностных инструкций персонала
Документы с описанием профессиональных обязанностей составляются по определённым правилам. Для этого нужно закрепить в компании положение о должностных инструкциях — внутренний документ, который определяет, кто отвечает за подготовку, согласование и обновление инструкций, как часто их пересматривают и в каком формате они хранятся.
Грамотно составленная должностная инструкция предусматривает перечень обязанностей, зоны ответственности, полномочия, критерии оценки работы, порядок взаимодействия с другими сотрудниками. Она должна быть понятной, логичной и актуальной.
Правила составления должностной инструкции касаются стиля изложения, структуры, наполнения и оформления. Например, этот документ можно написать в деловом стиле с пунктами и подпунктами или в свободной форме, с акцентом на смысл и минимализм. Главное, чтобы документ был удобен для восприятия и не вызывал двусмысленных трактовок.
Ключевые составляющие должностной инструкции:
- наименование должности и место в структуре компании,
- цели и задачи,
- функции и обязанности,
- права и ответственность,
- требования к квалификации и опыту,
- условия работы и взаимодействие с другими подразделениями.
Чёткие, своевременно обновляемые инструкции помогают облегчить адаптацию новых сотрудников и поддерживать единые стандарты внутри компании.
Пошаговая разработка должностной инструкции
Пришло время разобраться, как составить понятную и полезную инструкцию для любой позиции.
Предлагаем пошаговый алгоритм.
1. Определите цели и задачи должности
Прежде чем готовить документ, важно понять, зачем существует та или иная роль в компании и каких результатов вы от неё ждёте.
Задайте себе вопросы:
- Какую функцию выполняет сотрудник на этой позиции?
- Какие ключевые результаты вы ожидаете от него через 3, 6 или 12 месяцев?
- Какие бизнес-процессы будут нарушены, если эта роль исчезнет?
- В чём заключается вклад этой должности в общие цели команды или организации?
Цель — это общая миссия роли. Например, «обеспечить бесперебойную работу IT-систем» или «привлечь новых клиентов и увеличить продажи». А задачи — конкретные шаги для достижения этой цели. Важно уделить внимание первому шагу, так как если допустить ошибку на этом этапе, остальная часть документа получится слабой и формальной.
2. Составьте проект должностной инструкции
На этом этапе формируется предварительный вариант, который можно обсудить с руководителем отдела или руководителем. Проект помогает учесть все ожидания и избежать противоречий. При описании должностей можно опираться на профстандарты и единый квалификационный справочник должностей.
Грамотная работа с инструкциями помогает навести порядок в управлении персоналом и сделать работу сотрудников более понятной и предсказуемой.
3. Продумайте структуру должностной инструкции
Как правило, она включает стандартные разделы: общие положения, обязанности, права, ответственность, требования к квалификации, условия труда и взаимодействие с другими сотрудниками.
4. Выберите форму должностной инструкции
Всё зависит от корпоративного стиля: нужен строгий многостраничный документ со множеством подробностей, где-то — краткий и лаконичный. Главное, чтобы форма была удобной для понимания и соответствовала внутренним регламентам компании.
5. Утвердите новую должностную инструкцию
После согласования всех деталей документ утверждается приказом руководителя. Если вносятся изменения — нужно зафиксировать их официально.
6. Ознакомьте сотрудника под подпись
Важно не просто сделать документ, но и донести его суть до каждого работника. Для этого нужно, чтобы форма должностной инструкции была удобной и простой.
Как правильно использовать должностные инструкции: вопросы и ответы
Для начала нужно оформить приказ о должностных инструкциях, в которым будут утверждены документы и прописан сотрудник, ответственный за их хранение и актуализацию. После этого нужно ознакомить каждого сотрудника с этой информацией под подпись.
Что считается выполнением должностной инструкции?
Ситуация, когда сотрудник регулярно и качественно выполняет все обязанности, закреплённые в документе, и придерживается стандартов, которые в нем прописаны.
Какие права сотрудников можно включать в документ?
Важно прописывать не только обязанности, но и права в должностной инструкции. Например, право на получение информации, обучение, участие в проектах, а также предложения по улучшению процессов. Такой баланс помогает избежать перегрузки и выгорания.
Как реагировать на нарушение должностной инструкции?
Если нарушение сотрудника повлияло на результат работы, оно может стать основанием для дисциплинарного взыскания. Важно учитывать контекст: иногда проблема кроется в устаревшей, непонятной или неполной информации.
Можно ли менять инструкции со временем?
Если обязанности сотрудника меняются, необходимо пересмотреть их описание и издать новый приказ. Актуальность — одно из главных условий эффективности этого документа.
С Эквио вам не нужно волноваться о развитии команды!
Получите демодоступ к платформе и протестируйте наши возможности на ваших задачах
Выводы
- Должностная инструкция помогает навести порядок в обязанностях сотрудников. Распределение ответственности снижает риски конфликтов и ошибок в работе.
- Хотя по закону этот документ составлять не обязательно, он важен для организации работы, повышения прозрачности, адаптации новых сотрудников и защиты компании в трудовых спорах.
- Существуют разные виды таких инструкций — индивидуальные, типовые, для руководителей, линейных сотрудников и дополнительные (для временных или проектных задач).
- Добавьте конкретику: чёткие задачи, обязанности, критерии оценки, права и зону ответственности.
- Информация должна быть логичной, понятной и актуальной. Она может быть изложена в формальном или более свободном стиле, главное — удобство и однозначность.
- Разработка этого документа — пошаговый процесс, включающий определение задач должности, проект, структуру, выбор формы, утверждение и ознакомление сотрудника под подпись.
- Данные нужно регулярно обновлять — особенно при изменении обязанностей. Только актуальные документы действительно работают в управлении персоналом.
Автор:
Алена Дорохина — редактор компании Эквио, эксперт в области EdTech
Содержание
- Зачем нужна должностная инструкция
- Какие должностные инструкции используются в организациях
- Требования к составлению должностных инструкций персонала
- Пошаговая разработка должностной инструкции
- Как правильно использовать должностные инструкции: вопросы и ответы
- Выводы
Тест Герчикова: как узнать, что действительно мотивирует ваших сотрудников
Как понять, почему один сотрудник горит задачами и предлагает идеи ещё до дедлайна, а другой — делает минимум и ни за что не возьмёт на себя ответственность? Ответ кроется не только в опыте или личных качествах, но и в глубинной мотивации. Кто-то стремится к признанию, кто-то — к стабильности, а кто-то просто хочет избежать неприятностей.
Чтобы разобраться, что движет людьми в работе, используют тест Герчикова на мотивацию — простой и точный инструмент, который помогает подобрать эффективный стиль управления для каждого. Этот тест применяют в командах любого масштаба: от стартапов до корпораций. В статье разберём, как он устроен, какие типы мотивации выделяет Герчиков и как использовать результаты с пользой для команды.
От Х до Z: как теория поколений помогает в обучении персонала
Как найти подход к сотрудникам, если в команде — и те, кто помнит время без мобильной связи, и те, кто вырос со смартфоном в руке? Один и тот же формат обучения может вызывать энтузиазм у одних и раздражение у других.
Пирамида Франклина: путь от личной мотивации к результатам бизнеса
Как связать ежедневные действия с долгосрочными целями — и не потерять мотивацию по пути? Когда речь заходит о развитии сотрудников, легко увязнуть в списках курсов, чек-листах и планах. Но само по себе обучение не приводит к результату, если оно не встроено в общую логику развития — человека, команды, компании. Помочь выстроить эту логику может пирамида целей Франклина — инструмент, который соединяет ценности, цели и повседневные задачи в единую структуру.
В этой статье рассказываем, что такое пирамида Франклина и как использовать её в корпоративном обучении, чтобы сотрудники учились не «для галочки», а в направлении, важном и им, и бизнесу.
Подготовка и проведение вебинара: разбираемся пошагово
Вебинар — это отличный способ собрать базу потенциальных клиентов, прогреть аудиторию и получить новые лиды. А ещё с помощью онлайн-занятий можно обучать сотрудников и проводить онбординг новичков.
Что такое Матрица Эйзенхауэра
Матрицу, которая помогает сортировать задачи по степени их важности и срочности, описал немецкий эксперт по тайм-менеджменту Лотар Зайверт. Однако популярность она получила под именем президента США Дуайта Эйзенхауэра. По одной из неподтверждённых версий именно он начал первым применять матрицу приоритетов Эйзенхауэра. Настоящую популярность этой технике принёс Стивен Кови, который описал её в книге «Семь навыков высокоэффективных людей». С тех пор множество людей по всему миру планируют свой день так, чтобы выделить время на важные задачи и не тратить его на ненужные дела. В этой статье мы расскажем, как и с помощью каких инструментов составить матрицу приоритетов.
Обновление платформы Эквио 12.6
Рады представить майское обновление нашей платформы для онлайн-обучения! Мы добавили новый раздел «Справочник», обновили интерфейс виджетов на главной странице, внесли доработки по функциональным руководителям.
Вернуться в блог
Попробовать 14 дней бесплатно
Заполните заявку, и мы предоставим вам доступ к полнофункциональной версии платформы для тестирования
Пользуясь настоящим сайтом, вы даёте согласие на использование cookies.
Принять