Как писать инструкции для пользователей 1с - Kompot.top

Одним из важных этапов на проекте внедрения 1С является обучение сотрудников новой программе. Этап становится довольно «болезненным», если заказчик не согласен на обучение. Тогда рассматривается альтернативный вариант – написать руководства пользователей.

В этой статье я поделюсь опытом написания инструкций на проекте внедрения 1С. Расскажу, как писать ПОНЯТНЫЕ руководства пользователей, и главное – как внедрить в компании регламент для сотрудников.

Руководство пользователя – это технический документ, который предназначен для оказания поддержки пользователям конкретной системы. В этом смысле используется и слово «мануал» (manual).

Рассмотрим основной алгоритм написания инструкций для пользователей программы 1С.

1. ОПРЕДЕЛЯЕМ ТЕМУ И ЦЕЛЕВУЮ АУДИТОРИЮ

Для чего мы пишем инструкцию? Самый важный вопрос, на который нужно ответить. Я выделила несколько основных вариантов:

Инструкция для конкретного блока учета в программе, например, «Инструкция по блоку Продажи»,
Инструкция для определенной должности сотрудника, например, «Инструкция для менеджера по оптовым продажам»,
Инструкция по конкретной функции или процессу, например, «Инструкция по маркировке товаров».

Для кого мы пишем инструкцию? Необходимо понять для какого уровня пользователя нужно описать функционал программы – это новичок или опытный пользователь?

Эти вопросы стоит обсудить с заказчиком, ведь от них зависит основной принцип разработки инструкций.

2. ПРОДУМЫВАЕМ СТРУКТУРУ СОДЕРЖАНИЯ

Для выстраивания взаимосвязи разделов важно знать и понимать набор процессов и последовательность их действий. Разобраться в этом помогут:

Концептуальный дизайн – основа для дальнейшей разработки проектных решений. Документ включает в себя модели бизнес-процессов, подлежащих автоматизации, проектирование ролей и полномочий, интеграционную модель, альбомы печатных и отчетных форм.
Проектное решение – это документ, состоящий из методологического проектного решения, которое фиксирует функциональный объем проекта – определяет какие действия и сущности будут «покрыты» функционалом информационной системы, а также технического проектного решения, которое фиксирует объем, принципы и описание доработок конфигурации 1С и является основой для дальнейшей доработки – изменения типовых и создания новых объектов конфигурации 1С.
Встречи с заказчиком.

Инструкция по блоку. Заголовок раздела – объект программы.

Пример: блок учета – ценообразование, процессы – ведение информации о видах цен, сегментах партнеров, установка цен номенклатуры, использование обработок. Тогда структура содержания может выглядеть следующим образом:

Инструкция для должности. Заголовок раздела – название процесса.

Пример: пользователь – кладовщик ордерного склада, функции и их последовательность – приемка и отгрузка товаров, учет товарно-материальных ценностей в эксплуатации. Тогда структура содержания может выглядеть следующим образом:

Инструкция по процессу. Заголовок раздела – название процесса, объекта программы, должности.

Пример: процесс – реализация маркированных товаров. Менеджер по продажам создает реализацию товаров, выгружает данные на терминал сбора данных, затем кладовщик на складе считывает товары на терминал сбора данных и заносит их в 1С. Тогда структура содержания может выглядеть следующим образом:

3. ПИШЕМ ИНСТРУКЦИЮ

Перед аналитиком встала ответственная задача – написать инструкцию так, чтобы тебя поняли. Рассмотрим основные принципы написания мануалов.

Содержательность. Опишите функционал программы, расскажите в деталях обо всех этапах, нюансах и распространённых ошибках.

Подробная или не очень

Если инструкцией будет пользоваться новичок, то я рекомендую сделать следующее: поставьте себя на место пользователя, который первый раз в жизни видит программу. Такая инструкция будет очень подробная.

Если пользователь ранее работал в подобных программах, например, менеджер по продажам имеет опыт работы с программой 1С: Управление торговлей 11, тогда ему будет не сложно заполнить нормативно-справочную информацию и создать документы «Заказ клиента» и «Реализация товаров и услуг». Такая инструкция будет содержать меньше конкретики.

Полнота изложения

Не сокращайте слова, не используйте аббревиатуры и специальные термины, понятные только узкому кругу читателей. Текст должен быть понятен любому. Например, вместо «РТиУ» не поленитесь и пропишите полностью «документ Реализация товаров и услуг». Если без этого никак — оформите раздел «Глоссарий».

Ветвления

Если процессы повторяются или нужно сослаться на другой раздел, то необходимо проставить гиперссылки. Например: «Базовые соглашения с клиентом не используются в документах продаж, для этого необходимо создать индивидуальное соглашение».

Если вы ссылаетесь на рисунок или таблицу, то воспользуйтесь механизмом «Перекрестная ссылка».

Структурированность.
Разбавьте текст заголовками, абзацами и списками для удобного восприятия читателем.

Заголовки – это обязательно.

Позволяют «просканировать» ваш текст и остановиться сразу на нужной части. Но главное – не нарушать их иерархию.

Абзацы – это не так просто.

Есть универсальное правило: одна мысль – один абзац. Он не должен быть огромным, чтобы не перегружать информацией. Но и делать абзац из одного предложения тоже не стоит. Оптимальная длина – 5 строк.

Списки – это удобно и понятно.

Маркированный список – это обычный список перечисления с маркерами, точками. В перечне элементы не упорядочены между собой. От их перестановки местами смысл не поменяется.

Нумерованный список уместно использовать, если вы перечисляете этапы чего-то. Если элементы поменять местами, нарушится смысл.

Пример: чтобы оформить приобретение товаров через подотчётное лицо, необходимо выполнить следующие действия:

1) Перейдите в раздел Закупки – Документы закупки (все).

2) Нажмите кнопку «Создать – Приобретение товаров и услуг – Закупка через подотчетное лицо».

3) Укажите на вкладке «Основное» следующие данные:

Организация,
Поставщик,
Контрагент,
Договор,
Склад.

4) Заполните вкладку «Товары».

5) Укажите на вкладке «Доставка» способ доставки.

6) Нажмите кнопку «Провести и закрыть».

Наглядность. Японское правило: «Одна картинка стоит тысячу слов».

Скриншоты

Текст разбавляем скриншотами. Их желательно делать в той программе или интерфейсе, который есть у всех сотрудников, как правило – это тестовая рабочая база. Возможно редактирование скриншотов стрелками, выделением цветом нужных элементов и порядка действий. Таким образом, пользователю будет проще понять, что необходимо сделать.

Подпишитесь на дайджест!

Подпишитесь на дайджест, и получайте ежемесячно подборку полезных статей.

Пример: чтобы установить значение цены номенклатуры в документе «Установка цен номенклатуры», необходимо выбрать подразделение, все влияющие и зависимые виды цен, затем перейти к установке:

Делюсь удобными и бесплатными инструментами для создания скриншотов:

Lightshot. Скачать можно тут.
Яндекс.Скриншот, входит в состав утилиты Яндекс.Диск. Посмотреть можно тут.

Важные фрагменты текста

Если читателю обязательно нужно обратить внимание на важный фрагмент текста, то перед описанием можно указать слова «Важно», «Обратите внимание» и сделать акцент на размер, шрифт и цвет текста.

Пример: Обратите внимание!!! Обычный менеджер не сможет отредактировать график оплаты в соглашении c клиентом. Для этого предусмотрена отдельная роль. Если данный функционал не доступен, то необходимо обратиться в ИТ-отдел.

Экспертность. Автор обязан хорошо разбираться в теме.

Если так вышло, что описываемый блок программы – новая тема для аналитика, тогда за основу типового функционала рекомендую взять инструкции с официального сайта 1С: ИТС.

Можно указать в тексте интерактивные ссылки на инструкции с сайта, чтобы не перегружать документ. Но если у пользователей нет выхода к интернету, то этот вариант не подходит.

Актуальность.
Инструкцию придется периодически обновлять.

Если порядок действий, интерфейс программы, который вы описываете, меняется, то инструкцию нужно обновлять. Вопрос – кто должен это делать?

Если изменение произошло во время написания инструкции, например, обновилась версия программы или был доработан функционал, тогда сделать это нужно автору мануала в оперативном режиме.
Если инструкции приняты заказчиком или проект уже закончен, в этом случае за актуальность отвечает заказчик.

4. ПРОВЕРЯЕМ, ПРОВЕРЯЕМ И ЕЩЕ РАЗ ПРОВЕРЯЕМ

Чтобы написать грамотную пошаговую инструкцию, вы сами напрямую должны были с этим столкнуться и прийти к успешному результату. Поэтому, как только вы закончили – сядьте и проделайте последовательно все действия из документации. Лучше тестируйте под правами пользователя, так как это поможет выявить недочеты и устранить ошибки не только в тексте, но и в доработанном функционале.

Итак, мы написали руководство пользователя, проверили его и сдали заказчику. Следующий этап – внедрение инструкции для сотрудников на предприятии.

КАК ВНЕДРИТЬ ИНСТРУКЦИИ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ

Ответственность за внедрение инструкций полностью лежит на стороне заказчика. Как добиться, чтобы сотрудники читали инструкции и выполняли предписания? Если в компании нет службы или сотрудника, который контролирует соблюдение регламентов, они не будут выполняться. Возможно, руководитель сумеете вдохновить сотрудников в самом начале, они будут действовать по инструкции, но после перестанут ими пользоваться.

Правило №1. Должностные папки

Что нужно сделать, чтобы инструкции работали? Для начала убедитесь, что они появились в должностных папках сотрудников. Эти папки могут быть как физическими, так и электронными.

Правило №2. Проверка знаний

Скорее всего сотрудники никогда не будут читать и разбираться в инструкциях, если вы не будете проверять знания. Единственный способ мотивировать их — предупредить, что служба ИТ-отдела проведет тестирование понимания мануала. Тогда необходимость прочесть регламент и разобраться в нем станет для сотрудников очевидной.

Правило №3. Контроль выполнения

Служба ИТ-отдела должна проверять, как на самом деле выполняются регламенты в компании. Понятно, что мы не можем тратить на это много времени и ресурсов. Здесь нужно здравомыслие: просто устраивайте проверки с определенной периодичностью.

ПОДЫТОЖИМ. Для того, чтобы написать качественную инструкцию нам нужно:

1. Определить тему и целевую аудиторию.

2. Продумать структуру содержания.

3. Написать инструкцию, соблюдая следующие критерии:

Содержательность,
Структурированность,
Наглядность,
Экспертность,
Актуальность.

4. Проверить инструкцию под правами пользователя.

Чтобы правильно внедрить регламент, необходимо соблюдать три правила:

1. Регламент попал к сотрудникам, и вы в этом убедились.

2. Сотрудник его прочитал, понял и прошел проверку знаний.

3. Соблюдение регламента контролируется.

Источник

Инструкции для сотрудников – это готовые руководства к действию по решению типовых задач для пользователей «1С:Документооборота».

инструкция пользователя в 1с документооборот

Рис.1. — Инструкция в карточке процесса

В комплект поставки уже входят шаблоны типовых инструкций, которые можно редактировать, адаптировать под специфику предприятия и использовать как основу для создания новых материалов.

Инструкции соответствуют методике работы с документами, которая заложена в пособие «1С:Документооборот 8. Комплект нормативных документов. Редакция 5», и задают единый стандарт работы с документами на предприятии.

Инструкции без лишних деталей и углубления в теоретические аспекты подскажут сотруднику, какие действия и в каком порядке ему необходимо выполнить, чтобы исполнить поручение, поставить задачу и т. п.

Информация в инструкциях подобрана таким образом, чтобы сотрудник знал, как далее будет развиваться его работа с программой и какие действия ему необходимо предпринять. Также в инструкции включены рекомендации по правильному ведению бумажного документооборота.

Например, инструкция Создание договора подскажет сотруднику:

как управлять сроком действия договора,
как учитывать сумму договора,
как вести учет связанных с договором документов,
как контролировать исполнение договора,
как хранить электронную и бумажную версию документа.

Источник

Категория:
Аналитика

_________________________________________________________________________________________________

Рейтинг материала:

___________________________________________________________________________________________

Описание материала
В материалах автор познакомит Вас с основными правилами написания инструкций. Вы разберёте алгоритм подготовки инструкций, состоящий из 8 шагов. Узнаете форматы и инструменты для написания и размещения инструкций.

Чему вы научитесь

1. Использовать основные правила подготовки инструкций

Узнаете рекомендации, которые подскажут как написать
хорошую инструкцию.

2. Использовать алгоритм разработки инструкции

Познакомитесь с 8 шагами алгоритма разработки инструкции. Узнаете действия на каждом шаге.

3. Разрабатывать бумажные инструкции

Узнаете инструменты для создания текстовых инструкций. Познакомитесь с инструментами для создания скриншотов. Узнаете варианты размещения инструкций.

4. Разрабатывать видеоинструкции

Узнаете, как снимать видео, делать монтаж и какое оборудование использовать для создания видеоинструкции. Познакомитесь с четырьмя китами приличного скринкаста.

Структура материала

Общая продолжительность: 1 час 30 минут

Видеоурок

Подготовка инструкций для пользователей 1С

1 час

Тест

Тест на закрепление знаний

30 минут

Задание

Практическое задание (по желанию)

1 час

Начало обучения:

Сразу после подписки

Бесплатно на 5 дней

Пробная подписка

По этой подписке вы получаете доступ только к этому и другим бесплатным материалам. Вводить данные банковской карты не нужно.

Попробовать бесплатно

Источник

Как писать руководство пользователя?

☑

Ritik

09.11.10

✎