Инструкция по заполнению отчета по ндфл

Картинка с сайта: www.regberry.ru

В этой статье мы рассмотрим заполнение расчёта 6-НДФЛ в 2025 году. Совсем скоро – 25 февраля – истекает срок подачи формы за 2024 год. Её нужно представить всем налоговым агентам.  К ним относятся все организации и ИП, привлекающие работников по трудовым договорам и ДГПХ. Также в этот расчёт включают учредителей, если они получали дивиденды.

Предприниматели, не нанимающие физлиц, эту форму не подают. ИП на ОСНО, которые платят НДФЛ с собственных доходов, представлять её также не должны.

Срок и порядок подачи 6-НДФЛ

Внутри года расчёт необходимо представить не позднее 25 числа месяца, следующего за окончанием 1 квартала, полугодия, 9 месяцев. То есть общий срок подачи расчёта: до 25 апреля, 25 июля, 25 октября. Годовая форма 6-НДФЛ представляется до 25 февраля. Сдача расчёта откладывается на следующий за этими датами первый рабочий день, если они выпадают на выходные.

Читайте также:  Порядок заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2025

Таким образом, для 6-НДФЛ за 2024 год срок сдачи отчётности – 25 февраля 2025 года.

Примечание. Хотя расчёт подаётся по окончании каждого квартала и содержит детальную информацию за три последних месяца, говорить «форма 6-НДФЛ за 4 квартал 2024 года» формально не совсем корректно. Это будет расчёт за весь 2024 год.

Выбор формата – на бумаге или через интернет – зависит не только от желания компании. Если 6-НДФЛ заполняется в отношении более 10 человек, представлять его нужно в электронном виде. Возможны варианты: через оператора электронного документооборота по ТКС, через специальный сервис ФНС для предоставления отчётности, а для ИП – ещё и через личный кабинет. Какой бы вариант представления электронного расчёта ни был выбран, для его подписания понадобится КЭП.

Обратите внимание: Чтобы подать отчёт 6-НДФЛ за 4 квартал 2024 года, срок сдачи которого наступит 25 февраля, предпринимателю нужно авторизоваться в ЛК ИП через КЭП. Далее в блоке «Жизненные ситуации» найти раздел «НБО» (налоговая бухгалтерская отчётность). Там будет возможность загрузить и отправить в ИФНС сформированный файл отчёта. Подготовить его нужно заранее в бухгалтерской программе или в бесплатном ПО от ФНС «Налогоплательщик ЮЛ».

Компании, у которых не более 10 физических лиц, могут сами выбирать формат подачи отчётности. 6-НДФЛ на бумаге можно принести в ИФНС лично, передать с представителем либо направить по почте.

Актуальный бланк 6-НДФЛ

С 09.04.2024 применяется форма из приказа ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ с изменениями, внесёнными приказом от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@. Именно её нужно применять для формирования 6-НДФЛ за 4 квартал 2024. Образец заполнения есть в конце этой статьи.

Как заполнить

В приказе № ЕД-7-11/649@ есть не только бланк 6-НДФЛ, но и порядок его заполнения (далее – Порядок). Искать его нужно в Приложения № 2. Отметим, что правила заполнения 6-НДФЛ в 2025 году не изменились.

Стандартный набор листов расчёта: титульный, Раздел 1 и Раздел 2. Причём этих разделов может быть больше, чем по одному. Почему так – расскажем ниже, когда речь пойдёт о заполнении. Ещё в форме есть Приложение со справкой о доходах и НДФЛ физлица, оно подаётся только в составе годового расчёта. Так что при подготовке формы за 4 квартал 2024 года это приложение также нужно заполнить.

Общие правила отражения информации в 6-НДФЛ стандартны. Обратим лишь внимание на то, как нужно вносить суммовые показатели:

• в форме должны быть только положительные значения;
• если расчёт заполняется на компьютере, числовые показатели должны быть выровнены по правому краю, то есть их указывают, начиная с последнего знакоместа;
• если какой-то суммы нет, надо вписать «0»;
• стоимостные показатели приводятся в рублях и копейках, то есть с двумя знаками после запятой;
• суммы налога нужно указывать в полных рублях, округляя по математическим правилам: более 50 коп. округлить до рубля, менее 50 коп. – отбросить.

Обратите внимание: Двусторонняя печать 6-НДФЛ не допускается. Листы скреплять не нужно.

Рассмотрим подробно, как заполнить 6-НДФЛ за 2024 год.

Титульный лист

В верхних строках первой страницы, а также всех остальных, необходимо указать ИНН агента. Организации строкой ниже вписывают КПП. У ИП этого кода нет.

В остальных полях отражаются такие данные:

• Номер корректировки «0–», если отчёт исходный. Первый корректировочный документ подаётся с кодом «1–», второй – с кодом «2–» и так далее.
• Отчётный период. Для 6-НДФЛ за 4 квартал 2024 года нужно указать код «34» – он означает, что расчёт подаётся за год. Другие коды: 1 квартал – «21», полугодие – «31», 9 месяцев – «33». Если 6-НДФЛ подаётся не за полностью оконченный период в связи с ликвидацией организации или прекращением деятельности ИП, код нужно посмотреть в Приложении № 1 к Порядку заполнения соответствующей формы.
• Календарный год – 2024.
• Код (номер) инспекции, в которую подаётся форма.
• Код по месту представления расчёта для большинства юрлиц будет «214», для ИП – «120», для других случаев он берётся из Приложения № 2 к Порядку.
• Сокращённое название организации, если оно предусмотрено в уставе, а если нет – полное. ИП указывают Ф. И. О. как в паспорте.
• Код формы реорганизации. Только для юридических лиц после реорганизации или ликвидации. Код нужно взять из Приложения № 4 к Порядку.
• ИНН / КПП реорганизованной компании. Указанные выше юрлица вносят коды реорганизованной / ликвидированной организации или закрытого обособленного подразделения.
• ОКТМО.
• Номер телефона с кодом города или мобильного оператора.
• Количество страниц расчёта. В поле рядом указывается количество листов доверенности, если 6-НДФЛ подписывается или сдаётся доверенным лицом.

Далее вносится информация в левую нижнюю часть титула:

• Код лица, которое подписывает отчёт. «1» – директор или ИП, «2» – представитель.
• Ф. И. О. того человека, кто будет ставить подпись на документе. Здесь указывают данные либо директора организации, либо уполномоченного представителя. ИП дублировать своё имя не нужно.
• Реквизиты доверенности, если от имени агента действует представитель.

Обратите внимание: если доверенность сформирована в электронном виде, в поле для реквизитов указывается её уникальный идентификатор – GUID. 

Картинка с сайта: www.regberry.ru

Раздел 1

В этом разделе содержатся обобщённые данные об обязательствах компании.

В строке 010 указывают код бюджетной классификации. Компания может платить НДФЛ на несколько КБК. Так, разные коды утверждены для налога с выплат работникам и с дивидендов, причём они меняются в зависимости от ставки НДФЛ. Допустим, если организация в периоде выплачивала заработную плату, облагаемую по ставкам 13% и 15%, то Разделов 2 будет два. Если выплачивались ещё и дивиденды, облагаемые также по двум разным ставкам, то Разделов 2 будет четыре.

Иначе говоря, в 6-НДФЛ одной компании будет столько Разделов 1, на сколько разных КБК она перечисляла налог в расчётном периоде.

Строка 020 предназначена для указания общей суммы НДФЛ, который был исчислен, удержан и подлежал перечислению на указанный в строке 010 КБК. Нужно отразить сумму с начала года, а именно:

• в расчёте за 1 квартал – с 01.01 по 31.03;
• в расчёте за полугодие – с 01.01 по 30.06;
• в расчёте за 9 месяцев – с 01.01 по 30.09;
• в расчёте за полный год – 01.01 по 31.12.

В строках 021-026 приводят детализацию по каждому из шести расчётных периодов последнего квартала. В п. 25 Порядка подробно расписано, в какой строке сумму какого периода нужно отразить. Должно выполняться такое равенство: строка 020 равна сумме строк 021-026 отчётов 6-НДФЛ за все отчётные периоды года.

По строке 030 нужно указать общую сумму НДФЛ, которая была возвращена физическим лицам. В строках 031-036 эту сумму указывают в разрезе тех же сроков перечисления налога, что и в строках 021-026. Показатель строки 030 должен быть равен сумме показателей строк 031-036 форм 6-НДФЛ за все отчётные периоды года.

Исчисленный и удержанный налог, подлежащий перечислению, не нужно уменьшать на возвращённый налог. То есть из показателей строк 020-026 не нужно вычитать показатели строк 030-036.

Особенности заполнения Раздела 1 за 4 квартал

При заполнении 6-НДФЛ за 4 квартал 2024 года в строке 020 Раздела 1 нужно указать сумму налога, подлежащую уплате в период 01.01.2024-31.12.2024. В строках 021-026 следует отразить суммы НДФЛ, подлежащие перечислению:

• 021 – с 1 по 22 октября;
• 022 – с 23 по 31 октября;
• 023 – с 1 по 22 ноября;
• 024 – с 23 по 30 ноября;
• 025 – с 1 по 22 декабря;
• 026 – с 23 по 31 декабря.

Показатель в строке 020 должен быть равен: сумма строк 021-026 этого расчёта + сумма строк 021-026 6-НДФЛ за 1 квартал + сумма строк 021-026 6-НДФЛ за 3 квартал.

В строке 030 указывают возвращённый физлицам налог с начала года до конца декабря, если такой возврат был. В строках 031-036 отражают суммы возвращённого НДФЛ за те же периоды, что и по строкам 021-026. Показатель в строке 030 должен быть равен: сумма строк 031-036 этого расчёта + сумма строк 031-036 формы 6-НДФЛ за 1 квартал + сумма строк 031-036 формы 6-НДФЛ за 2 квартал + сумма строк 031-036 формы 6-НДФЛ за 3 квартал.

Картинка с сайта: www.regberry.ru

Раздел 2

В этом разделе производится расчёт НДФЛ суммарно по всем физлицам, налог которым был исчислен по одной налоговой ставке и перечислен на один КБК. Если ставок / КБК применяется несколько, значит, и разделов будет несколько.

В строке 100 нужно указать ставку налога в процентах, в строке 105 – соответствующий КБК.

В строку 110 вписывают количество физлиц, получивших доход, облагаемый по ставке из строки 100, налог с которого перечисляется на КБК из строки 105. В строке 111 отражают количество высококвалифицированных специалистов из числа тех, кто вошёл в строку 110.

Примечание. Строку 111 заполняют в отношении высококвалифицированных иностранных специалистов, хотя в правилах заполнения на это не указано. Определение ВКС приводится в ст. 13.2 закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ. Налоговые агенты нередко ошибаются в строках с данными по ВКС, — отмечало ранее Управления ФНС по Бурятии. Это сообщение относится к старой форме, но суть не изменилась.

По строке 120 отражают сумму доходов физлиц с начала года. Из этого показателя в строке 121 выделяют суммарный доход ВКС – также нарастающим итогом.

В строке 130 указывают совокупный вычет и расходы, которые вычитаются из доходов.

По строке 131 отражают налоговую базу. По строке 140 – сумму НДФЛ, по строке 141 – в том числе сумму налога ВКС.

Строка 150 предназначена для отражения фиксированных авансовых платежей. Имеется в виду плата за патенты иностранных работников, которую они вносили прежде, а теперь хотели бы зачесть в счёт НДФЛ.

Строка 155 заполняется только в отношении владельцев (участников, акционеров) компании — налогового агента в том случае, если агент получал дивиденды от долевого участия в другой российской организации и заплатил с них налог на прибыль. Его сумма уменьшает НДФЛ владельца пропорционально доле его участия в компании-агенте (п. 3.1 ст. 214 НК РФ).

Строка 156 предназначена для отражения суммы налога с дивидендов от источников за пределами РФ, которые платятся в иностранном государстве, если с ним заключён договор об избежании двойного налогообложения.

В строке 160 отражается нарастающим итогом общая сумма НДФЛ, удержанная с начала года. В строках 161-166 эта сумма детализируется в разрезе всё тех же шести сроков уплаты.

По строке 170 нужно отразить НДФЛ с начала года, который налоговый агент удержать не смог. Здесь подразумеваются, например, ситуации, когда доход выплачен в натуральном виде.

Строка 180 предназначена для указания излишне удержанной суммы НДФЛ. Сюда относится и переплата, которая образовалась в связи с изменением налогового статуса физлица (был нерезидентом – стал резидентом).

По строке 190 отражается сумма налога, возвращённая налоговым агентом. Далее в строках 191-196 эта сумма детализируется по каждому из шести отчётных периодов.

Картинка с сайта: www.regberry.ru

Особенности заполнения Раздела 2 за 4 квартал

В Разделе 2 указывают суммы нарастающим итогом, то есть с начала 2024 года. Исключение составляют строки 161-166 и 191-196. В них нужно указать данные за 4 квартал.

В строках 161-166 отражают сумму налога, удержанную в каждом из 6 периодов 4 квартала: с 1 по 22 октября, с 23 по 30 октября и так далее. То есть за те же периоды, что в строках 021-026 Раздела 1. В строках 191-196 за те же периоды отражают возвращённые суммы НДФЛ.

Заполнение справки о доходах и суммах налога

К расчёту за год должна прилагаться справка о доходах и суммах налога из Приложения № 1 (вместо формы 2-НДФЛ). Справки заполняются на каждое физическое лицо.

Далее предлагаем инструкцию по заполнению справки к 6-НДФЛ в 2025 году (за 2024 год). Она состоит из двух листов: на первом — Разделы 1-4, на втором — Приложение к справке. Мы описали их в том порядке, в котором их удобнее заполнять.

Перед Разделом 1 нужно указать присвоенный справке уникальный порядковый номер, а также код корректировки «00», если справка за период заполняется в первый раз. При составлении аннулирующей справки указывают код «99».

Раздел 1

В Раздел 1 вносят данные о физическом лице:

• ИНН;
• Ф.И.О.;
• статус из Приложения № 5 к Порядку («1» — резидент, «2» — нерезидент, «3» — ВКС-нерезидент и так далее);
• дата рождения;
• код страны гражданства по ОКСМ (РФ — 643);
• код вида удостоверения личности из Приложения № 6 (паспорт РФ — 21);
• серия и номер этого документа без «№».

Приложение

На каждую ставку НДФЛ будет заполнено отдельное Приложение. В итоге к каждой справке будет столько Приложений, по скольким ставкам в расчётном году компания начисляла физлицу НДФЛ.

Сначала указывают номер справки — тот же, что перед разделом 1, ставку налога и КБК.

Далее построчно вносятся:

• Код месяца фактического получения дохода: январь — «01», февраль — «02» и так далее. Месяцы должны идти в хронологическом порядке.
• Код дохода / код вычета из приказа ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
• Сумма фактически полученных физлицом доходов (в денежной и натуральной форме, в виде материальной выгоды) по указанному коду / сумма соответствующего вычета по указанному коду. Вычет не может быть больше дохода. Если вычета нет, ставят «0».

Важно! Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты здесь не учитываются.

Если в одном месяце физлицом был получен доход, соответствующий разным кодам доходов, в отношении такого месяца заполняется нужное количество строк.

По одному доходу может быть не один вычет, а несколько. В таком случае данные по первому вычету отражаются в обычном порядке — ниже соответствующего кода дохода. Остальные же коды вычетов и суммы вычетов нужно вписать строками ниже, при этом вместо месяца, кода и суммы дохода в ячейках нужно поставить прочерки.

Раздел 3

В Разделе 3 отражают стандартные, социальные и имущественные вычеты. По каждому из них указывают код вычета из приказа ФНС России № ММВ-7-11/387@ и сумму вычета.

Имущественный и социальный вычеты работодатель предоставляет на основании уведомления, полученного из ФНС. После строк для кодов и сумм вычетов нужно указать параметры такого уведомления (уведомлений) — код, номер, дату выдачи и код выдавшей инспекции. Для уведомления на имущественный вычет применяется код «1», на социальный — код «2».

Если компания получила из ФНС уведомление, подтверждающее право нерезидента на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи (патент), реквизиты этого уведомления вносятся с кодом «3».

При отсутствии уведомления поля, предназначенные для его реквизитов, не заполняются.

Раздел 2

В Разделе 2 отражается сумма фактически полученного дохода, рассчитанного и удержанного с него НДФЛ по определённой ставке — её размер указывается в поле рядом с названием раздела. Если ставок в отношении одного физлица применялось несколько, нужно заполнить столько же Разделов 2.

В строках указывают:

• КБК;
• общую сумму дохода без учёта вычетов;
• налоговую базу, которая считается как общая сумма дохода, уменьшенная на вычеты из Раздела 3 и Приложения к справке;
• исчисленная по указанной выше ставке сумма НДФЛ;
• сумма фиксированных авансовых платежей работника-нерезидента на патенте, если справка заполняется в его отношении;
• сумма налога на прибыль к зачёту, если справка заполняется в отношении участника / акционера агента. Имеется в виду ситуация, когда компания — налоговый агент получила дивиденды от долевого участия в другой российской организации и заплатила с них налог на прибыль (см. описание строки 155 Раздела 2 формы 6-НДФЛ). В таком случае НДФЛ участника или акционера уменьшается на часть уплаченного налога на прибыль, соответствующую его доле;
• сумма налога, исчисленная и уплаченная с дивидендов в иностранном государстве, с которым у РФ заключено соглашение об избежании двойного налогообложения. На неё можно уменьшить НДФЛ.
• сумма налога, удержанная агентом;
• сумма налога, излишне удержанная и не возвращённая агентом, а также сумма переплаты НДФЛ, образовавшаяся в связи с изменением налогового статуса физлица (был нерезидентом — стал резидентом).

Раздел 4

В последнем разделе всего две строки:

• сумма дохода, с которого агентом не был удержан налог;
• сумма этого неудержанного налога.

Картинка с сайта: www.regberry.ru

Картинка с сайта: www.regberry.ru

Пример для образца заполнения

Для примера рассмотрим ООО «Сигма», в котором один работник (директор)с зарплатой по 140 000 рублей в месяц. Иных выплат с начала года не производилось. Доход не превышает 5 млн рублей, то есть НДФЛ нужно рассчитать по ставке 13%. Весь налог должен попасть на один КБК 18210102010011000110. Поэтому в 6-НДФЛ будет по одному листу Раздела 1 и Раздела 2. В справке о доходах также будет один лист с Разделами 1-4 и одно Приложение.

Дни выплаты заработной платы в ООО «Сигма» — 5 и 20 число. Оба эти дня приходятся на период с 1 по 22 число, то есть на первый расчётный НДФЛ-период. В течение 2024 года единственный работник не уходил в отпуск или на больничный, весь период он отработал целиком, получив полную зарплату за каждый месяц. Неудержанных и возвращённых сумм НДФЛ, вычетов и учитываемых расходов в течение года не было.

Суммовые показатели для заполнения 6-НДФЛ за 4 квартал будут такие:

• доход с начала года – 1 680 000 (140 000 х 12 месяцев);
• НДФЛ с этого дохода – 218 400 (1 680 000 х 13%)
• с 1 по 22 октября удержано налога – 140 000 х 13% = 18 200, с 23 по 31 октября – 0, так как выплат в этот период не было. Такая же ситуация с ноябрем и декабрем.

Итак, мы разобрали порядок заполнения 6-НДФЛ в 2025 году за прошедший год.

Листы нужно пронумеровать, а получившееся число страниц указать на титульном. В нашем примере их будет 5. Также следует проверить, чтобы на всех страницах в верхних полях был указан ИНН, а для организаций — дополнительно КПП. После этого остаётся подписать 6-НДФЛ на первом листе в блоке подтверждения сведений, а также внизу каждой страницы. 

Вот и всё, документ можно представлять в налоговую инспекцию.

С I квартала 2024 года расчет 6-НДФЛ представляется по форме, утв. данным документом, с учетом изменений, внесенных Приказом ФНС России от 09.01.2024 N ЕД-7-11/1@ (Информация ФНС России).

Приложение N 2

к приказу ФНС России

от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@

Как заполнить отчет 6-НДФЛ: изучаем правила

Как заполнять форму 6-НДФЛ? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно изучить порядок заполнения отчета.

С 09.04.2024 в силе форма и порядок, утв. приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ в ред. приказа ФНС от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@. До этой даты формально действовал бланк, рекомендованный письмом ФНС от 04.12.2023 № БС-4-11/15166@. Но по форме бланк из письма и из приказа идентичны.

Скачать бланк 6-НДФЛ для подготовки отчетности за 1 квартал 2025 года можно по приведенной ниже ссылке.

Картинка с сайта: nalog-nalog.ru

6-НДФЛ за 1 квартал 2025 года

Скачать

 Как при помощи Контрольных соотношений проверить форму 6-НДФЛ, подробно рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Порядок заполнения 6-НДФЛ в 2025 году

Заполнение 6-НДФЛ производится с учетом следующих требований:

• основание для заполнения отчета — данные налоговых регистров по НДФЛ (обязательных для ведения каждым налоговым агентом);

Образец заполнения налогового регистра для 6-НДФЛ вы найдете здесь.

• количество страниц отчета не ограничено и зависит от объема данных (с учетом предусмотренных отчетом строк и ячеек);
• на каждый показатель отчета — 1 поле;
• при отсутствии каких-либо суммовых показателей в предназначенных для них ячейках проставляется 0, а в незаполненных знакоместах проставляются прочерки;
• направление заполнения ячеек — слева направо;
• при оформлении бумажного варианта отчета не допускается: заполнение его разноцветными чернилами (можно только черными, фиолетовыми и синими), исправление ошибочных записей корректирующим карандашом (или иным средством), двусторонняя распечатка, а также применение приводящего к порче листов отчета способа их скрепления;
• для отчета, оформляемого с использованием программного обеспечения, допускается отсутствие границ знакомест и прочеркивания незаполненных ячеек, печать шрифтом Courier New высотой 16–18 пунктов, а изменение размеров расположения и размера значений реквизитов не допускается.

Инструкция по заполнению формы 6-НДФЛ в стандартных ситуациях

Когда работодатель выплачивает физическому лицу доход, у него автоматически появляется обязанность по оформлению 6-НДФЛ. Величина выплаченной суммы и количество выплат при этом не имеют значения. Как заполнить 6-НДФЛ?

Для прояснения ответа на данный вопрос рассмотрим наиболее распространенную ситуацию — получение работниками зарплаты.

Допускаются ли отрицательные значения в 6-НДФЛ? Ответ на данный вопрос дал советник государственной гражданской службы РФ 1 класса Морозов Д. А. Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.

Для отчета 6-НДФЛ понадобятся данные:

• о выплаченном всем работникам заработке;
• о наличии (отсутствии) и величине налоговых вычетов;
• о календарных датах выдачи зарплаты и суммах выплат по датам за последние 3 месяца.

Основная особенность заполнения 6-НДФЛ в 2025 году — наличие двух сроков уплаты НДФЛ в каждом месяце. Это особенность учтена как в первом, так и во втором разделе расчета: в них приводятся соответствующие строки под 6 сроков уплаты. К тому же:

• В разделе 1 отражаются показатели, формируемые нарастающим итогом с начала года: строки 020 и 030. Это совокупные с начала года сумма налога к перечислению и сумма НДФЛ, который был возвращен налогоплательщикам, соответственно. Дальнейшая расшифровка налога по срокам уплаты идет уже только в рамках последних трех месяцев отчетного периода. 
• В разделе 2, который в целом заполняется нарастающим итогом с начала года, есть также детализация налога по срокам уплаты, которая приводится за последний квартал (строки 161-166 и 191-196).

По заработку, выдаваемому частями, заполнить 6-НДФЛ поможет материал «6-НДФЛ — если зарплата выплачивалась несколько дней».

См. также: «Как правильно отразить досрочную зарплату в 6-НДФЛ?».

Авансы в расчете 6-НДФЛ — 2025

В 2025 году НДФЛ с авансов по зарплате удерживается в общем порядке. Это связано с внесением изменений в Налоговый кодекс (п. 2 ст. 223 НК РФ), которые вступили в силу 1 января 2023 г. С этого момента датой фактического получения доходов в виде заработной платы является день ее выплаты, а не последний день месяца, как раньше. Таким образом, с каждой выплаты зарплаты, в том числе и с аванса, работодателю необходимо удерживать НДФЛ.

В 6-НДФЛ авансы отражаются с учетом новых сроков уплаты налога:

• налог, удержанный с 1 по 22 число месяца, уплачивается до 28 числа этого месяца ;
• удержанный с 23 по последнее число месяца — до 5 числа следующего месяца;
• удержанный с 23 по 31 декабря — до последнего рабочего дня года.

Подробнее см. здесь.

Заполнение первого раздела 6-НДФЛ в 2025 году 

Формирование первого раздела 6-НДФЛ регламентируется разделом III порядка заполнения.

В 2025 году в строке 020 отражается общая по всем физлицам сумма НДФЛ, подлежащая перечислению с начала года. То есть с 1 января по 31 марта — в расчете за 1 квартал, с 1 января по 30 июня — за полугодие, с 1 января по 30 сентября — за 9 месяцев, с 1 января по 31 декабря — за год.

Затем идет детализация НДФЛ по шести срокам перечисления:

Далее аналогично по 6 срокам уплаты разносятся суммы возвращенного НДФЛ. Еще раз отметим, что строка 030 теперь заполняется нарастающим итогом с начала года.

Значения строк 020-026 не уменьшаются на соответствующие суммы возврата НДФЛ из строк 030-036.

Заполнение раздела 1 и раздела 2 формы 6-НДФЛ в 2025 году на примере смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе бесплатный:

Картинка с сайта: nalog-nalog.ru

Нестандартные ситуации в 6-НДФЛ: как правильно заполнить?

Заполнение формы 6-НДФЛ в нестандартных ситуациях вызывает множество вопросов у специалистов, в обязанности которых входит НДФЛ-отчетность.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы отражаете в 6-НДФЛ материальную помощь. Если доступа нет, получите бесплатный пробный доступ и переходите в Готовое решение.

Рассмотрим отдельные виды нестандартных ситуаций.

Декретное пособие в 6-НДФЛ

Выплата декретных сейчас осуществляется СФР в рамках прямых выплат. При этом часть работодателей стремится поддержать будущих матерей и компенсирует им потерю в заработке при выходе в отпуск по беременности и родам.

При отражении в 6-НДФЛ подобного рода выплат необходимо учитывать следующее:

• пособие по беременности и родам (декретные) — это доход работницы, не облагаемый НДФЛ;
• но доплата декретнице до ее фактического заработка пособием не считается и облагается НДФЛ в полной сумме, что требует отражения в 6-НДФЛ.

Такие выплаты отражаются в 6-НДФЛ в периоде фактического получения. 

Подробнее о декретных в 6-НДФЛ читайте здесь.

Авансы по договору ГПХ

Привлечение физических лиц для выполнения работ (оказания услуг) часто практикуется работодателями, если выполняемые работы носят разовый характер или в штате отсутствуют специалисты нужной квалификации.

В таких ситуациях между заказчиком и исполнителем заключается договор гражданско-правового характера (ГПХ), одним из условий которого может быть соглашение о выплате авансов в процессе выполнения работ.

Аванс по договору ГПХ является получением дохода в целях исчисления НДФЛ и требует отражения в 6-НДФЛ.

Например, если в течение квартала исполнителю были выплачены 3 аванса и произведен окончательный расчет, все эти 4 события необходимо отразить в 6-НДФЛ. 

Как правильно отразить договор подряда в 6-НДФЛ, мы рассказали в этой статье.

Подарок пенсионеру

Часто работодатели не оставляют без внимания бывших работников — пенсионерам дарят подарки и оказывают иную материальную помощь. Такая обязанность обычно закрепляется в коллективном договоре или ином внутреннем акте. Для 6-НДФЛ это означает следующее:

• стоимость подарка отражается в отчете по стр. 120;
• при расчете НДФЛ применяется вычет (не более 4 000 руб. за налоговый период) — его необходимо указать в стр. 130;
• исчисленный налог (стр. 140) рассчитывается с разницы между стоимостью подарка и налоговым вычетом с применением ставки 13%;
• если налог удержан, его указывают в строке 160 раздела 2, а также в разделе 1 — исходя из срока уплаты;
• если денежные доходы пенсионеру не выдавались и удержать НДФЛ нет возможности, то в разделе 1 такой доход не находит отражения, при этом заполняется строка 170 раздела 2.

О том, как проверяется сформированный отчет, читайте в материале «Как проверить 6-НДФЛ на ошибки?».

«Зарплатная» предоплата: образец в 6-НДФЛ-2022. НЕАКТУАЛЬНО С 2023 ГОДА

При заполнении 6-НДФЛ необходимо учитывать все облагаемые НДФЛ доходы физических лиц. «Зарплатный» аванс является для каждого работника таким доходом. Однако до 2023 года в целях исчисления НДФЛ он обладал следующими отличительными признаками:

• аванс — это выплачиваемая заранее часть «зарплатного» дохода, НДФЛ с которого отдельно не определяется, не удерживается и не перечисляется в бюджет;
• аванс в 6-НДФЛ отдельно не отражается, а входит в общий заработок, начисленный за весь прошедший месяц (аванс + окончательный расчет) — эта совокупная сумма и находит отражение в отчете;
• датой отражения аванса в 6-НДФЛ является день начисления заработка — по п. 2 ст. 223 НК РФ он выпадает на последний день месяца, за который производится начисление зарплаты.

См. также: «Как правильно отразить аванс в форме 6-НДФЛ (нюансы)?».

Рассмотрим особенности отражения аванса в 6-НДФЛ (пример заполнения).

В ООО «Рустранс» трудятся 38 человек: водители, курьеры, диспетчеры. Ежемесячная совокупная сумма заработка всех сотрудников фирмы составляет 912 000 руб., за 12 месяцев — 10 944 000 руб.

Аванс выдается в фиксированной сумме (каждому работнику по 10 000 руб.), а окончательный расчет осуществляется персонально в соответствии с отработанным временем и тарифной ставкой (окладом).

Выдача заработанных денег производится в установленные Положением об оплате труда ООО «Рустранс» сроки:

• аванс — 20-го числа каждого месяца;
• окончательный расчет — 5-го числа месяца, следующего за отработанным.

Для упрощения примера примем, что сотрудники ООО «Рустранс» прав на вычеты не имеют и кроме аванса и окончательного расчета в текущем периоде иных доходов не получали.

Раздел 2 декларации 6-НДФЛ будет иметь следующий вид:

• стр. 100 — «зарплатная» ставка налога (13%);
• стр. 110 — общая сумма начисленного заработка 10 944 000 руб. (912 000 руб. × 12 мес.);
• стр. 140 и стр. 160 — рассчитанный и удержанный «зарплатный» НДФЛ = 1 422 720 руб. (10 944 000 руб. × 13%). Строка 160 равна строке 140, так как зарплата за декабрь была выдана раньше, 30.12.2022 в связи с тем, что с 31 декабря 2022 г. уходят отдыхать на все январские праздники.

Образец заполнения 6-НДФЛ за 4 квартал 2022 года (2 раздел) представлен ниже:

Картинка с сайта: nalog-nalog.ru

 Итоги

На все случаи отражения дохода и подоходного налога в 6-НДФЛ инструкция едина — она утверждена приказом ФНС. А необычные и сложные вопросы оформления 6-НДФЛ налоговики и чиновники разъясняют отдельными письмами.

Об отражении в 6-НДФЛ различных выплат вам расскажут наши материалы:

• «Как правильно отразить в форме 6-НДФЛ отпускные?»;
• «Форма 6-НДФЛ — компенсация за неиспользованный отпуск»;
• «Как в форме 6-НДФЛ отражается материальная выгода?» и др.

Приближается время отчётной кампании, и у бухгалтеров возникает ряд вопросов, которые связаны с формой расчёта 6-НДФЛ. Расскажем, какой бланк заполнять по итогам 2023 года, как это сделать и как сдать отчёт.

Кто и куда должен сдавать расчёт

Если в течение 2023 года организация или ИП хотя бы раз выплачивали зарплату сотрудникам по трудовому договору или вознаграждение исполнителям по договору ГПХ, они становятся налоговыми агентами в отношении этих физлиц. Поэтому у таких компаний и предпринимателей возникает обязанность удерживать с выплат физлицам НДФЛ и перечислять его в бюджет. Кроме того, они должны отчитываться по исчисленному и удержанному налогу с доходов сотрудников или исполнителей по ГПХ. Для этого нужно подать расчёт 6-НДФЛ в налоговую инспекцию:

• По месту нахождения организации — для ООО.
• По месту нахождения обособленных подразделений (ОП) — по работникам обособок компании.
• По месту своей регистрации — для ИП. Если ИП работает на патенте, отчёт нужно сдать по месту ведения деятельности в рамках этого спецрежима.

Важно: для обособленных подразделений должны выполняться условия

• В трудовом договоре с сотрудником в качестве места работы должно быть указано ОП.
• Договор ГПХ с исполнителем должен быть заключен от имени ОП, где он будет выполнять работы или оказывать услуги, а не от головной организации.

К выплатам физических лиц, по которым начисляется НДФЛ, относится не только оплата по трудовому договору или ГПХ, но и материальная помощь и подарки сотрудникам, если их сумма превышает 4 тыс. рублей.

Итак, организации или ИП должны сдавать форму 6-НДФЛ:

1. По сотрудникам, которые работают в рамках трудового договора.
2. По исполнителям, с которыми заключены договоры ГПХ. Но это касается только тех заказчиков, которые оплачивают работы или услуги физлиц без специального статуса ИП или плательщика НПД. С выплат ИП или самозанятым удерживать и платить в бюджет НДФЛ заказчик не должен, так как в отношении таких физлиц он не является налоговым агентом. Они самостоятельно платят налоги в рамках своей системы налогообложения.
3. По работникам филиалов компании. Причём, если головная организация наделила свою обособку зарплатными полномочиями, ОП самостоятельно отчитывается по исчисленному и удержанному НДФЛ.

Когда нужно сдать расчёт по итогам 2023 года

Расчёт 6-НДФЛ — это ежеквартальный отчёт. За 2023 год нужно успеть отчитаться не позднее 26 февраля 2024 года, так как 25 февраля — выходной день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Актуальная форма расчёта

Начиная с первого квартала 2024 года будет действовать новая форма отчёта. Её бланк и порядок заполнения налоговая служба утвердила приказом от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. Еще не вступив в действие, эта форма претерпела изменения, которые связаны с новыми сроками уплаты налога. Пока нормативный акт проходит все необходимые процедуры, ФНС довела скорректированную форму в качестве рекомендованной для предоставления, начиная с отчётности за первый квартал 2024 года, своим письмом от 04.12.2023 № БС-4-11/15166.

Но за 2023 год налоговые агенты должны подать расчёт по действующей сейчас форме. Она утверждена приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (в редакции от 29.09.2022).

Как заполнить форму расчёта за 2023 год

Бланк отчёта включает следующие разделы:

1. Титульный лист содержит реквизиты налогового агента, отражает период, за который подается расчёт, и включает сведения, кто сдает форму (организация/ИП самостоятельно или их представитель).
2. Раздел 1 содержит сведения о суммах налога, который рассчитан, удержан и подлежит перечислению за отчётный период. Также эта часть отчёта включает данные по суммам НДФЛ, которые налоговый агент вернул физическим лицам за последние 3 месяца в отчётном периоде, а также даты, в которые возвращен налог.
3. Раздел 2 содержит данные о доходах физических лиц, вычетах и налоге, которые отражаются за весь период нарастающим итогом.
4. Приложение к расчёту — «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Приложение заполняется по итогам года по каждому сотруднику и исполнителю, которые в отчётном году получали выплаты от работодателя или заказчика.

В общем случае нужно придерживаться следующих правил:

• Расчёт включает необходимое количество страниц, которые отражают все данные за отчётный период. На всех листах отчёта нужно проставить нумерацию, начиная с «001», и далее по порядку до последней страницы.
• Суммовые показатели в отчётной форме должны быть заполнены, а если этого значения нет, проставьте «0».
• Суммы налога округляются до целых рублей, копейки указывать не нужно. В то время как доходы физических лиц и вычеты нужно указывать с копейками.
• Заверить отчёт должен руководитель компании, индивидуальный предприниматель или представитель, у которого есть доверенность от этих лиц.

В отчёт не нужно включать:

• Доходы физических лиц, если они в соответствии со ст. 217 НК РФ не облагаются налогом в полном размере (письмо ФНС от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@). Пример таких выплат — различные государственные пособия, гранты, выделенные для поддержки науки и образования, единовременные выплаты сотрудникам в связи со смертью члена семьи.
• Доходы физических лиц-нерезидентов РФ, которые являются резидентами других государств, если в отношении них действуют положения международных договоров по вопросам налогообложения (п. 5, 6 ст. 232 НК РФ). То есть, если эти доходы не облагаются НДФЛ.
• Доходы исполнителей со статусом ИП или самозанятости, доходы лиц, которые занимаются частной практикой, например, адвокаты и нотариусы, а также доходы физических лиц от продажи недвижимости.

Заполняем Титульный лист

При заполнении сведений в этой части расчёта, как правило, сложностей не возникает.

Поля ИНН и КПП, которые находятся вверху листа, нужно заполнить по такому принципу:

• оба поля заполняют организации;
• ИНН компании и КПП её обособки — организации с обособленными подразделениями;
• только ИНН — ИП, а в поле, где указывается КПП, нужно поставить прочерк.

«Номер корректировки» будет со значением «0- -», если налоговый агент подает первичный отчёт. В случае уточненки нужно указать номер такого расчёта «1- -», «2- -» и так далее.

Если сдаете отчёт по итогам года, в поле «Отчётный период (код)» проставьте «34».

В поле «Календарный год» нужно указать год, в который входит отчётный период, или год, по итогам которого подается расчёт. В нашем случае это 2023 год.

В поле «Представляется в налоговый орган (код)» нужно прописать код налоговой инспекции, в которую подается отчётная форма.

В поле «По месту нахождения (учета) (код)» указывается один из кодов места, куда организация или ИП подает отчёт:

Далее нужно указать наименование организации, которое содержится в учредительных документах компании или ФИО индивидуального предпринимателя согласно паспорту. Если у организации есть сокращенное название, то в отчёте нужно указать его, а не полное наименование. В пустых ячейках проставьте прочерки.

При сдаче годового отчёта в полях «Форма реорганизации (ликвидация) (код)/Лишение полномочий (закрытие) обособленного подразделения (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации/ИНН/КПП лишенного полномочий (закрытого) обособленного подразделения» проставьте прочерки.

В поле «Код по ОКТМО» нужно указать код территории муниципального образования, где находится налоговый агент. Если это восьмизначный код, оставшиеся три ячейки нужно оставить незаполненными.

В поле «Номер контактного телефона» нужно указать номер телефона налогового агента.

В ячейках «Расчёт составлен на ___ страницах…» проставьте количество страниц в отчёте. А в ячейках «… с приложением подтверждающих документов или их копий на ___ листах» укажите количество листов документа, который подтверждает полномочия представителя, если отчёт за налогового агента подает он.

В части Титульного листа «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчёте, подтверждаю» проставьте цифру «1», если отчёт подает организация или ИП самостоятельно, цифру «2» — если их представитель по доверенности.

Далее укажите ФИО директора компании или представителя, который сдает отчёт по доверенности.

В поле «(наименование организации–представителя налогового агента)» нужно указать наименование юридического лица, если оно выступает в качестве представителя налогового агента.

В поле «Подпись ________ Дата» проставляется подпись и дата подписания отчёта.

В поле «Наименование и реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя» нужно внести сведения, если отчёт сдает представитель налогового агента.

Заполняем Раздел 1 отчётной формы

Этот раздел необходимо заполнить по каждому КБК, который указывается в поле «010».

В следующем поле «020» нужно указать всю сумму налога, которая подлежит к перечислению за последние три месяца в отчётном году — за октябрь, ноябрь, декабрь 2023 года.

Далее необходимо заполнить четыре поля: «021», «022», «023», «024». Принцип внесения сведений по налогу в эти поля зависит от отчётного периода, за который налоговый агент подает расчёт. В годовую форму нужно внести суммы НДФЛ, у которых сроки уплаты:

• 30 октября 2023 года — за период с 23 сентября по 22 октября;
• 28 ноября 2023 года — за период с 23 октября по 22 ноября;
• 28 декабря 2023 года — за период с 23 ноября по 22 декабря;
• 29 декабря 2023 года — за период с 23 декабря по последний день года (31 декабря). Перечислить сумму налога нужно успеть не позднее последнего рабочего дня в отчётном году, который приходится на 29 декабря 2023 года включительно.

Сумма НДФЛ в четырех полях должна быть равна значению в поле «020».

В поле «030» нужно включить полную сумму налога, возвращенную работникам за октябрь, ноябрь и декабрь 2023 года. Далее в полях «031» и «032» идет разбивка возвращенного НДФЛ по датам и суммам. Общая сумма значений в полях «032» должна соответствовать показателю в поле «030».

Заполняем Раздел 2 отчётной формы

Эту часть отчёта необходимо заполнять по каждой ставке налога и по каждому КБК, которые указываются в верхней части листа в полях «100» и «105» соответственно.

Поле «110» включает общую сумму дохода, которую фактически получили физические лица от работодателя или заказчика в 2023 году. Здесь нужно отразить полную сумму выплат до вычета налога.

В поле «112» нужно указать все выплаты сотрудникам в рамках трудовых договоров. К ним относятся следующие выплаты: зарплата, выплаты по больничным листам, премии и отпускные, а также компенсации за неиспользованные отпуска (письмо ФНС от 06.04.2021 № БС-4-11/4577@).

В поле «111» нужно отразить выплаченные суммы дивидендов, а в поле «113» — выплаты физическим лицам по договорам ГПХ.

Поле «115» заполняется только в том случае, если налоговый агент сотрудничает с высококвалифицированными специалистами по трудовым договорам или ГПХ.

Поле «120» включает сведения о количестве физических лиц, которые получили в 2023 году облагаемый налогом доход. Сотрудника, которого работодатель уволил в 2023 году и снова принял на работу, дважды включать в расчёт не нужно — его указывают один раз.

В поле «121» отразите данные о количестве высококвалифицированных специалистов, если сотрудничаете с такими.

Поле «130» включает сведения об общей сумме вычетов за весь отчётный год. К ним относятся: стандартные, социальные, инвестиционные, профессиональные и имущественные вычеты. Полный перечень налоговых вычетов содержится в приказе ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Сюда же нужно включить необлагаемые суммы выплат в соответствии со ст. 217 НК РФ, если есть установленные лимиты для освобождения доходов от НДФЛ.

В поле «140» нужно указать сумму налога, которая исчислена по всем физическим лицам в 2023 году (письмо ФНС от 06.03.2023 № ЗГ-3-11/3160@). Далее в полях «141» и «142» необходимо выделить суммы НДФЛ с дивидендов и доходов высококвалифицированных специалистов соответственно, если в 2023 году были такие выплаты.

Поле «160» включает сведения об общей сумме налога, которая фактически удержана за 2023 год. Значение этого поля может не совпадать с цифрой в поле «140». Такое может быть, если физическое лицо в 2023 году получало доходы в натуральной форме.

В поле «170» нужно указать сумму налога, который исчислен, но не может быть удержан до конца 2023 года. Например, когда физическое лицо получило подарок, а выплат в отношении него в 2023 году не было.

Поле «180» включает сведения о сумме излишне удержанного налога в 2023 году, то есть переплату по НДФЛ.

В поле «190» нужно указать итоговую сумму налога, которую налоговый агент вернул физическим лицам в 2023 году.

Заполняем приложение к расчёту — Справку о доходах

Эта часть расчёта заполняется только по итогам отчётного года. Справку необходимо заполнить по каждому физическому лицу, которое в 2023 году получало доход от компании.

В Раздел 1 нужно внести сведения по физическому лицу:

• ФИО;
• ИНН;
• статус физического лица: для резидента указывается код «1», для нерезидента — код «2»; для налогового резидента РФ, который является высококвалифицированным специалистом, — код «7».
• дата, месяц и год рождения физического лица;
• гражданство физического лица: если сотрудник или исполнитель являются гражданами России, нужно указать код «643».
• код документа, например, «21» для паспорта гражданина РФ, а также серию и номер документа, удостоверяющего личность.

Раздел 2 заполняется по каждой ставке НДФЛ и по разным КБК. В эту часть отчёта нужно включить сведения по общим суммам дохода физического лица и суммам налога за 2023 год.

В Разделе 3 нужно указать данные о стандартных, имущественных и социальных вычетах.

Раздел 4 включает сведения о суммах дохода, с которых в 2023 году не удержан налог.

Приложение к Справке, так же, как и Раздел 2, нужно заполнить по разным ставкам НДФЛ и разным КБК. Эта часть Справки содержит данные о доходах и вычетах с расшифровкой сумм по месяцам. При этом стандартные, имущественные и социальные вычеты сюда включать не нужно.

Нюансы по декабрьской зарплате

Больше всего вопросов у бухгалтеров возникает относительно заработной платы за декабрь. В частности, в какой отчёт нужно включать декабрьскую зарплату в зависимости от того, когда её выплатили, — в декабре текущего года или в январе будущего.

Декабрьскую зарплату за 2022 год, которую выплатили в январе 2023 года, в Разделе 1 указывать не нужно, включите её в Раздел 2 отчётной формы. Эту выплату также нужно показать в Справке о доходах.

Если зарплату за первую половину месяца и за вторую половину декабря сотрудники получили в декабре, эти выплаты нужно отразить в Разделах 1 и 2 отчётной формы, а также в Справке о доходах.

Если зарплату за декабрь 2023 года работодатель перечислит в январе 2024 года, то в расчёт, который составляется по итогам 2023 года, включать её не нужно (письмо ФНС от 28.12.2022 № ЗГ-3-11/14974@).

Если работодатель в декабре выплатил отпускные за декабрь 2023 года и январь 2024 года, эти выплаты нужно отразить в Разделах 1 и 2 годового расчёта.

Как проверить сформированный расчёт

Прежде чем сдавать заполненный отчёт, его нужно проверить, используя специальные контрольные соотношения. Эти контрольные соотношения содержатся в письме налоговой службы от 18.02.2022 № БС-4-11/1981@. Позднее их дополняли и корректировали письмами ФНС:

• от 10.03.2022 № БС-4-11/2819@;
• от 30.01.2023 № БС-4-11/1010@;
• от 21.02.2023 № ЕА-4-15/2048@;
• от 19.04.2023 № БС-4-11/5042@;
• от 22.05.2023 № БС-4-11/6401;
• от 26.06.2023 № БС-4-11/8049@;

С помощью таких контрольных соотношений можно проверить показатели внутри формы и выявить ошибки.

Нужно ли сдавать форму с нулевыми показателями

У организаций и ИП нет обязанности сдавать нулевую форму расчёта. Если в отчётном периоде компания не перечисляла выплаты физическим лицам, значит в отношении них она не становится налоговым агентом и отчитываться по НДФЛ не нужно (письма ФНС от 16.11.2018 № БС-4-21/22277@, от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@).

При этом, если в отчётном периоде выплат физическим лицам не было, нужно уведомить об этом налоговую инспекцию в произвольной форме, иначе может последовать блокировка расчётного счета компании (письмо ФНС от 16.11.2018 № БС-4-21/22277@).

В то же время, если в первом квартале физические лица получали выплаты от компании, а в последующих кварталах деятельность не велась и сотрудников уволили, за полугодие, 9 месяцев и по итогам года необходимо сдавать расчёт, несмотря на то, что выплат в этих кварталах не было.

Как можно сдать отчёт

Есть два способа предоставления отчёта: на бумаге и в электронном виде. Но сдача бумажного отчёта доступна не всем налоговым агентам. Этим способом могут воспользоваться только те организации и ИП, которые в отчётном периоде перечисляли выплаты в отношении 10 и менее человек. Такие налоговые агенты могут выбирать, каким способом им отчитаться — сдать электронный или бумажный отчёт.

Если компания или ИП включают в расчёт более 10 человек, которые в отчётном периоде получали доходы, в этом случае альтернативы нет, — отчитаться можно только в электронном виде (п. 2 ст. 230 НК РФ). Электронный отчёт необходимо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или ИП (п. 6.1 Порядка заполнения расчёта 6-НДФЛ).

Какие могут быть штрафы за нарушения при сдаче отчёта

Рекомендуем сдавать форму расчёта вовремя, без ошибок и в надлежащем формате. Нарушение этих правил приведёт к штрафам.

Если налоговый агент опоздает со сдачей отчёта, налоговая инспекция начислит штраф. Его размер составит 1000 рублей за каждый месяц, как полный, так и неполный. Отсчет начинается с даты, когда нужно было подать отчётную форму, и заканчивается днем, когда налоговый агент фактически подал расчёт.

Размер штрафа не столь внушительный. Большие потери может принести приостановка операций по банковским счетам, которую инициируют налоговые органы. Это может случиться, если после того, как истек срок подачи отчёта, прошло 20 дней, а компания так и не предоставила расчёт (п. 6 ст. 6.1, п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Сотрудник, который назначен ответственным за сдачу этого отчёта, может получить административный штраф в размере 300–500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Еще одним поводом для назначения штрафа могут стать ошибки в отчёте или наличие в нем недостоверных данных. Размер штрафа в этом случае составит 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).

Такой штраф можно получить, если налоговый агент некорректно укажет персональные данные физических лиц, которые получали выплаты, неверно укажет коды доходов, или допустит ошибки в показателях (письма от 20.04.2021 № БС-4-11/5345@, от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 3)).

Если организация или ИП обнаружили ошибки в предоставленном расчёте до того, как это сделали налоговые инспекторы, чтобы избежать штрафа, нужно сдать уточнёнку (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).

Если налоговый агент обязан отчитаться электронно, сдача бумажного отчёта вместо расчёта в электронном виде тоже приведет к штрафу. Его размер составит 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).