Договор — письменное соглашение лиц, устанавливающее, изменяющее или прекращающее взаимные права и обязанности. Он содержит условия, особые для каждого вида договорных обязательств и указанные в ГК РФ. В некоторых случаях для возникновения договорных отношений достаточно только счета, оформленного в виде оферты.
Договорная работа в организации — цикл мероприятий, состоящий из заключения договоров и их исполнения. Деятельность регулируется законами и внутренними нормативными актами, которые отвечают за правильную подготовку и оформление документации, а также согласование условий с контрагентами.
За создание договора обычно отвечает отдел сбыта. Иногда ради выполнения функций создается подразделение со специалистами договорного отдела.
Как правильно составить договор
Перед встречей внесите в проект договора:
- краткую характеристику и вид договорного обязательства;
- наименования сторон;
- предмет договора;
- цену и условия оплаты;
- ответственность за нарушение условий договора;
- сроки выполнения и дополнительные сведения;
- список ответственных лиц.
Специалист договорного отдела поможет не наломать дров. Если его нет, не допускайте следующие ошибки:
- не копируйте договор бездумно, проверяйте, не противоречат ли условия документа текущим обстоятельствам;
- проверяйте срок действия договора — он не всегда равен сроку действия обязательств;
- не обменивайтесь документами по электронной почте — так вы не соблюдаете письменную форму;
- отсутствие доверенности у вас или другого ответственного лица может привести к лишним спорам.
Этапы договорной работы в организации
Заключение договора проходит через шесть стадий.
- От одной из сторон исходит инициатива заключения договора. Она обосновывает необходимость оформления сделки и ее цели.
- Устанавливаются условия сотрудничества, цена и порядок оплаты, достигается компромисс между сторонами.
- Проверяется, насколько добросовестный бизнес-партнер. Ошибка приведет к проблемам с ФНС, срыву договоренностей или обману.
- Договор дорабатывается: уточняются условия, составляются списки дополнительных документов, уточняется процесс визирования.
- Изучение договора финансовой службой, юристом и руководителем.
- Подписание договора, присвоение номера и занесение сведений в реестр договоров.
Дополнительный пункт — преобразование подписанного электронного договора в бумажный договор, простановка печатей.
Типовые формы договоров
Типовая форма договора — шаблон, основанный на образце из справочно-правовой системы. Он ускоряет работу менеджеров и специалистов договорного отдела, дает правовую и финансовую безопасность, упрощает работу с клиентами и партнерами. Предприниматели не создают каждый раз документ заново, а лишь немного его корректируют.
Уменьшаются издержки, появляется полное понимание условий сотрудничества, повышается прибыль в результате роста общих показателей эффективности. При возникновении спора типовой договор дает больше доказательств сторонам, не «размываются» их права и обязанности.
Какие нормативные документы регламентируют договорную работу
Договорная работа в организации основывается на действующем законодательстве и локальных нормативных актах — регламентах. Эти акты описывают:
- подготовку проекта договора;
- проверку контрагентов;
- порядок подписи договоров;
- организуют их исполнение;
- контролируют выполнение;
- учитывают возможные претензии и иски;
- устанавливают специфику хранения.
Если условие не определено сторонами в договоре, отношения сторон определяются обычаями делового оборота.
Локальные акты носят как комплексный характер, так и отражают часть стадий. Чрезмерная детализация стадий рождает правила, которые не используются. Корпоративные акты утверждает руководитель.
Смотрите также:
- Как побороть прокрастинацию: три эффективных способа
- Мастеру производственного участка на заметку: сокращаем потери с помощью ЛИН-технологий
- Due Diligence : в каких случаях компании следует проявить «должную осмотрительность»
Подпишитесь, чтобы не пропустить интересные мероприятия и получите подарок на почту!
Вы сможете выбрать только актуальные для вас темы.
Регламент нужен, чтобы построить договорную работу в организации, а также по возможности сбросить необходимость долгих переговоров и согласований (это самая непродуктивная и рутинная часть работы).
Зачем нужен регламент договорной работы
Договорную работу нужно сформировать как бизнес-процесс: обеспечить ее эффективность, скорость принятия решений, взаимодействие всех заинтересованных лиц. В итоге должен получиться структурированный, продуманный результат — договор, который приносит экономические выгоды и страхует от рисков. Для этого нужен регламент договорной работы, который поможет:
-
Организовать бизнес-процессы договорной деятельности.
-
Оптимизировать сроки выполнения процедур составления и согласования договоров.
-
Улучшит качество подготовки договоров.
-
Снизит правовые риски.
-
Организует защиту интересов.
-
Повысит прозрачность деятельности и процессов принятия управленческих решений.
Два подхода работы с договорами в компании
Работу с договорами в организации можно вести двумя способами:
-
Централизованный подход подразумевает наличие специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя — доставить проект договора в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением занимаются специалисты.
-
Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Даже если в компании практикуется такой подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста или в канцелярии.
Чтобы договорная работа проходила без ошибок, нужно внедрить в компании единые правила подготовки и заключения договоров. Когда есть система — становится неважно, кто занимается договором, потому что сотрудники следуют четкой пошаговой инструкции. Не забудьте разделить зоны ответственности структурных подразделений и сотрудников. Юристы, производственники, финансисты, руководители захотят добавить в договор пункты, важные для них.
Координируйте действия всех сотрудников и руководства на каждом этапе движения договора. Работу над договором всех заинтересованных подразделений должен контролировать один исполнитель. Желательно, чтобы это был коммуникабельный и уравновешенный человек.
Зафиксируйте общие правила документально:
- В едином документе.
- В нескольких связанных между собой локальных актах.
- В отдельных документах, регулирующих отдельные этапы: положение о претензионно-исковой работе, порядок проверки контрагентов.
- В отчетности об исполнении договора указывайте, эффективен ли он, какие появляются проблемы. Этот опыт поможет при разработке следующих договоров.
Начинаем работу над договором
Работа над договором начинается с переговоров с клиентами, контрагентами. Из обсуждений становится ясно, когда пора готовиться к сделке и начинать работать с проектом документа.
Сначала он отправляется на согласование — как с внутренними, так и с внешними клиентами (партнерами). Далее проходит этап подписания и, наконец, начинается этап исполнения. В процессе договор где-то должен храниться, но к нему нужно открыть доступ и проследить, что у всех заинтересованных сторон есть копии документа.
Если стоит вопрос о завершении короткой сделки или длящихся отношений, нужно продумать процедуру продления, подписания дополнительных соглашений.
Подготовка договоров: этапы и мероприятия
Схематично алгоритм действий по подготовке договоров выглядит так:
создание договора сотрудником — согласование договора с юристом — согласование договора с другими сотрудниками — подписание договора руководителем предприятия — регистрация договора — отсылка копии договора партнеру
Конечно, в реальности схема будет гораздо сложнее с учетом всех замечаний. Оптимальным решением будет выбрать способ заключения договора (например, заключить его с контрагентом напрямую или устроить конкурсную систему отбора партнера), разработать структуру договорных отношений (права, обязанности, ответственность). Потом подготовить текст и подтверждающие документы. Не забудьте утвердить ответственных за исполнение договора.
После сбора всех пожеланий вносятся изменения, утверждается окончательная редакция и договор подписывают.
Следующий этап — отслеживание исполнения договорных обязательств. Ответственные проводят инструктаж работников, участвующих в исполнении договорных обязательств, и разрабатывают меры по улучшению договорных отношений.
Что должно быть в регламенте договорной работы
В регламент договорной работы обязательно включают аспекты:
-
Порядок подготовки проектов договоров.
-
Процедуры проверки контрагентов.
-
Согласование условий с заинтересованными сотрудниками.
-
Согласование договоров с контрагентами.
-
Порядок подписания договоров уполномоченными лицами.
-
Организацию исполнения договоров.
-
Контроль за исполнением договоров.
-
Порядок претензионно-исковой работы.
-
Хранение и архивирование.
Важные моменты подготовки регламента договорной работы: чек-лист
Продумайте заранее:
-
Формат, в котором предоставляется проект договора для согласования. Например, для предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел и другим подразделениям по электронной почте.
-
Кто несет ответственность за проверку контрагента и полномочий лиц, подписывающих договор.
-
Правила визирования договоров начальника юридического отдела и порядок исправления договора после замечаний юристов.
-
Сроки рассмотрения договоров юридическим отделом.
-
Порядок согласования договора с другими заинтересованными отделами.
-
Порядок обсуждения договоров, которые содержат сведения, относящиеся к коммерческой тайне.
-
Как поступать с договорами, по которым не было принято общее решение (например, юристы не могут одобрить, а контрагент отказывается менять текст).
-
Порядок внесения договоров в реестр договоров.
На что нужно также обратить внимание:
-
Учесть особенности и условия работы компании.
-
Определить перечень и функции подразделений предприятия, ведущих договорную работу.
-
Установить содержание выполняемых при этом действий, порядок и сроки их осуществления.
-
Закрепить схемы подготовки договорной документации и учета исполнения договоров.
-
Предусмотреть ответственность конкретных работников, их права и обязанности.
Что важно юристам:
-
Обеспечить соблюдение требований действующего законодательства, учет актуальной судебной практики.
-
Обеспечить соответствие договора интересам компании.
-
Проверить правоспособность и легитимность контрагента.
-
Составить исчерпывающий перечень дополнительных документов.
-
Подтвердить исполнение договора.
-
Предусмотреть риски.
-
Продумать гарантии защиты прав и интересов компании.
-
Определить возможности и алгоритмы формирования доказательств в случае невыполнения партнером своих обязательств.
Основные риски
9 распространенных рисков, с которыми вы можете столкнуться при подготовке договоров:
-
Заключение договора с проблемными контрагентами.
-
Наступление неблагоприятных последствий, вызванных недостатками договора.
-
Превышение полномочий лиц, подписавших договор.
-
Истечение срока полномочий.
-
Изъяны в доверенности.
-
Отсутствие лицензий и других специальных разрешений на осуществление деятельности.
-
Потеря документов в процессе согласования исполнения.
-
Затягивание сроков согласования договорных документов.
-
Нарушение сроков и этапов исполнения договора.
Как противостоять рискам и бороться с нарушениями: 10 советов
Чтобы минимизировать угрозы, которые исходят от недобросовестных контрагентов или невнимательных сотрудников, следуйте этим правилам:
-
Анализируйте бизнес-процессы и методы работы компании: выявляйте проблемы, основания для судебных споров, организуйте претензионную работу.
-
Разработайте формы договоров и отчетной документации.
-
Разработайте алгоритм договорного документооборота с учетом задач по созданию, корректировке, заключению и исполнению договоров.
-
Определите участки ответственности и компетенций руководителей, юристов, финансистов, исполнителей.
-
Разработайте рабочие и должностные инструкции по договорной работе.
-
Проводите инструктаж и обучение сотрудников, связанных с договорным документооборотом, Например, на собрании определяйте, что делать с поступившим договором, как решать спорные моменты, на что обращать внимание.
-
Внедрите систему оптимизации договорной работы
-
Проводите аудит — регулярную проверку корректности работы системы, выявляйте проблемы.
-
Проводите консалтинг и обучение сотрудников.
-
Помните, что создание, отладка, проверка и совершенствование системы работы с договорной документацией требуют привлечения в договорной отдел квалифицированных юристов.
Статья подготовлена на основе практического курса юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.
Смотрите также. Договорное право: предмет, условия договора
Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения
редакции.
Положение о договорной работе на предприятии – документ, который устанавливает правила работы с различного рода договорами для всех структурных подразделений компании. Положение относится к нормативным актам организации и является обязательным для исполнения.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк Положения о договорной работе на предприятии .docСкачать образец Положения о договорной работе на предприятии .doc
Что вкладывается в понятие «договор»
Под «договором» понимается письменное соглашение двух или более сторон, в котором устанавливается предмет договора, цена, сроки, права и обязанности каждого из участников сделки и прочие параметры (тонкости, нюансы), имеющие значение для исполнения договора.
По сути дела договор – это универсальный инструмент любого предприятия для регулирования внутренних и внешних связей.
Роль документа
Положение о договорной работе обрисовывает стандартную схему работы с различного рода договорами. Обычно оно разрабатывается в крупных компаниях, где большой поток документации, проходящей через разные отделы.
Документ нужен для того, чтобы каждый работник, в чьи обязанности входит работа с контрагентами, знал о том, как, в какие сроки и при соблюдении каких условий нужно заключать договоры, как их исполнять и что делать после их подписания.
Положение указывает на конкретных лиц, которые несут ответственность за разработку и ведение договоров, а также на подразделения предприятия (обычно это юридический и бухгалтерский отделы), специалисты которых обязаны проверять и анализировать данные документы.
Положение регулирует порядок заключения договоров, в том числе по части визирования и подписания, устанавливает правила и нормы их учета, а также общие и индивидуальные условия, соблюдение которых является обязательным в том или ином случае.
Положение может касаться самых разных договоров: трудовых, подрядных, арендных, купли-продажи и т.д.
Срок действия Положения обычно не ограничен и заканчивается только с выпуском отдельного приказа со стороны руководства компании.
При этом вносить в него поправки можно в любое время по мере необходимости.
Кто разрабатывает Положение
Обязанность по разработке Положения обычно возлагается на юрисконсульта организации или стороннего юриста. В некоторых случаях эту работу проделывает сам руководитель предприятия. Однако, вне зависимости от того, кто окажется непосредственным разработчиком Положения, это должен быть человек, знакомый с Гражданским и Трудовым кодексом РФ, а также имеющий представление о должностных обязанностях того или иного работника организации.
Основные моменты Положения, особенности документа
Единого, унифицированного бланка Положения нет, так что работники организаций и предприятий могут писать его в произвольном виде или по шаблону, который действует внутри компании. Главное, соблюсти некоторые, обязательные для подобного рода документов, требования.
Положение должно иметь определенную структуру. В начале отводится место для резолюции главного лица компании. Далее идет основная часть, разделенная на несколько разделов. Основные из них:
- преддоговорные отношения с контрагентами;
- порядок разработки договора;
- урегулирование разногласий и условия подписания договоров;
- порядок текущей работы с контрагентами;
- назначение ответственных лиц.
При необходимости основная часть может быть дополнена любыми другими пунктами (например, о процедуре расторжении или внесения изменений в ранее заключенный договор или об анализе эффективности исполненных договоров и отчетности по ним) – в зависимости от индивидуальных особенностей предприятия.
Количество разделов и содержание Положения находится в прямой зависимости от потребностей компании и задач, которые стоят перед разработчиками.
В некоторых случаях к Положению могут быть приложены унифицированные формы тех или иных договоров, действующих в компании.
Положение обязательно должно быть заверено оригинальной подписью директора организации или работника, уполномоченного действовать от его лица.
Удостоверять положение при помощи печати надо только в том случае, если использование клише для подобного рода бумаг прописано в учетной политике фирмы.
Образец положения о договорной работе на предприятии
В начале документа (слева или справа), как уже говорилось выше, обязательно должно быть отведено место под резолюцию руководства организации. Оформить ее можно двумя способами:
- указать должность руководителя предприятия, его ФИО и поставить подпись;
- внести ссылку на документ (приказ, распоряжение), которым данное Положение было утверждено;
Также обязательно надо поставить дату визирования.
Ниже идут разделы, в которые включаются все необходимые условия, которые должны соблюдаться при ведении договоров:
- в первый блок обычно вписываются общие положения, в том числе всё, что касается самого понятия «договор», в каких целях заключаются договоры, кто должен ими заниматься и т.п.;
- во вторую часть вносится порядок подготовки к заключению договора: прием заявок от контрагентов, документы, которые нужны для заключения договора, условия подписания протокола разногласий и листа согласований и прочие предварительные мероприятия;
- в третью часть включаются требования к контролю за исполнением договоров, нормы по их хранению и учету, а также вписываются ответственные сотрудники.
Ознакомление с положением
После того, как Положение будет разработано и подписано у директора предприятия, его исполнение становится обязательным. Поэтому, каждый работник, имеющий отношение к работе с договорами, должен быть ознакомлен с ним под роспись.
Нарушение какого-либо из пунктов Положения навлекает дисциплинарную ответственность, которая может быть выражена как в простом письменном замечании, так и в выговоре (с внесением в личное дело), особенно, если оно приводит к срыву договора или материальному ущербу для компании.
Договорная работа — ключевой элемент в организации юридически грамотной деятельности предприятия. Этот процесс обеспечивает прозрачные и взаимовыгодные отношения между сторонами, снижает риски и позволяет регулировать важные аспекты сотрудничества.
Юристам важно не только разбираться в тонкостях правового регулирования, но и уметь организовать процесс договорной работы так, чтобы он был эффективным, безопасным и удобным для всех участников. В статье мы рассмотрим основные этапы договорной работы, а также рабочие способы ее организации, которые помогут минимизировать ошибки и повысить юридическую безопасность бизнеса.
Что такое договорная работа?
Договорная работа — это комплекс мероприятий, связанных с подготовкой, согласованием, заключением, исполнением и хранением договоров. Основные цели этого процесса:
-
обеспечение правовой безопасности компании;
-
регулирование отношений с контрагентами на основании четких и понятных условий;
-
минимизация рисков, связанных с нарушением обязательств или законодательных требований.
Договорная работа регулируется Гражданским кодексом РФ, а также специальными законами, которые применяются в отдельных случаях. Обычно ведение договорной работы в компании возлагается на юридический отдел или штатного юриста. В некоторых случаях организации прибегают к услугам сторонних специалистов, если нецелесообразно содержать такие должности в штате или если сделка носит специфический характер и требует глубоких знаний в определенной области права.
Для бизнеса договоры являются основой взаимодействия с клиентами, подрядчиками, поставщиками и партнерами. Их грамотное составление и исполнение влияет на:
-
финансовую стабильность: минимизация штрафов, санкций и непредвиденных расходов;
-
репутацию компании: соблюдение договорных обязательств укрепляет доверие контрагентов и укрепляет деловые отношения;
-
эффективность операций: четкие условия позволяют избежать недоразумений, оптимизировать процессы, улучшить управление проектами;
-
стратегическое развитие: на предприятии договорная работа формирует базу для долгосрочного сотрудничества и помогает компании соответствовать законодательным требованиям.
Чтобы не пропустить новые материалы «MDS Media», подписывайтесь на наш Телеграм-канал
Основные этапы договорной работы
Договорная работа — это многогранный процесс, поэтому важно понять, что происходит на каждом из этапов.
Подготовка проекта договора
На этом этапе определяется вид договора, цели сделки и круг потенциальных контрагентов. Руководство и менеджеры компании подбирают подходящих партнеров, а юристы начинают проверку:
-
изучают данные контрагента в ЕГРЮЛ и других реестрах, чтобы исключить риски ликвидации, реорганизации или банкротства;
-
анализируют судебные дела с участием контрагента, чтобы оценить его деловую репутацию;
-
проверяют наличие имущества, если это влияет на исполнение сделки.
На этом этапе важно не только провести проверку контрагента, но и выяснить его политику по внесению изменений в договор. Некоторые компании не готовы вносить правки в стандартные условия своих договоров, другие могут быть более гибкими. Это знание помогает заранее подготовиться к процессу согласования и ускоряет переговоры.
При разработке проекта договора следует уделить внимание существенным условиям, правам и обязанностям сторон, а также механизмам разрешения споров. Важно включить:
-
условия о сроках и порядке исполнения обязательств;
-
санкции за нарушение договора;
-
порядок внесения изменений и расторжения.
При подготовке текста договора надо учитывать, что если сторонам не удастся согласовать условия, необходимо подготовить протокол разногласий. Этот документ фиксирует разногласия сторон и помогает эффективно двигаться вперед. Протокол должен включать конкретные изменения в условиях договора и при необходимости — обоснования предложенных правок.
Согласование условий договора с контрагентами
На этой стадии требуется учесть интересы обеих сторон. Чтобы избежать конфликтов, целесообразно составить регламент переговоров, закрепив порядок взаимодействия и защиты конфиденциальной информации.
Некоторые компании могут долго решать вопросы, связанные с разногласиями, особенно если заключение договора не является обязательным. В таких случаях процесс согласования может затянуться. Поэтому всегда стоит заранее определить, насколько обязательным является заключение контракта для обеих сторон.
Как эффективно вести переговоры:
-
подготовьтесь к обсуждению — изучите предложенные контрагентом условия и составьте список изменений;
-
используйте протоколы разногласий, чтобы зафиксировать позиции сторон;
-
учитывайте риски — предлагайте альтернативные формулировки спорных условий, которые будут взаимовыгодными.
Заключение договора: подписание и регистрация
На этом этапе юристам необходимо убедиться в соблюдении всех формальных требований:
-
договор должен быть подписан уполномоченными лицами;
-
если требуется нотариальное заверение или государственная регистрация, необходимо выполнить эти процедуры.
Мониторинг исполнения обязательств по договору
После заключения договора следует контролировать его исполнение:
-
отслеживать актуальность, соблюдение сроков поставки, оплаты или выполнения работ;
-
вовремя направлять претензии при нарушениях;
-
при необходимости вносить изменения или дополнения к договору, чтобы учесть новые обстоятельства.
Актуализация и расторжение договоров
Иногда договоры требуют продления, перезаключения или досрочного расторжения. Юристу важно:
-
проверить выполнение предыдущих обязательств;
-
составить соглашение о расторжении или убедиться в правомерности одностороннего отказа;
-
подготовить доказательства для возможного судебного разбирательства, если возникают споры.
Каждый этап договорной работы требует внимательности, профессионализма и учета юридических рисков. Организованный подход к этим процессам обеспечивает надежность деловых отношений и минимизирует вероятность конфликтов.
Юридическая работа с договорами
Работа с договорами — это одна из ключевых задач юристов, требующая профессионализма и системного подхода. От правильной организации договорной работы зависит успех сделок, минимизация рисков и соблюдение интересов компании.
Задачи юриста при ведении договорной работы
-
Анализ и проверка юридических рисков. Юрист тщательно изучает каждый проект договора, чтобы выявить потенциальные риски:
-
проверяет соответствие договора законодательству;
-
оценивает возможные финансовые, репутационные и правовые последствия;
-
предусматривает механизмы для минимизации рисков, такие как включение пунктов о неустойках, санкциях и условиях расторжения.
-
Составление и корректировка договоров. Юридически грамотный текст договора должен быть понятным, четким и учитывать все нюансы сделки. Основные задачи юриста на этом этапе:
-
разработка структуры договора с учетом интересов сторон;
-
корректировка предложенных контрагентом условий для устранения невыгодных формулировок;
-
учет индивидуальных особенностей сделки, включая тип договора и специфику отношений.
Техника ведения договорной работы
Структурированная работа с договорами позволяет быстрее находить нужные документы, отслеживать их статус и минимизировать вероятность ошибок. Рекомендуется:
-
разделять договоры по категориям (например, поставка, аренда, услуги);
-
использовать шаблоны, которые разработаны для типовых сделок;
-
вести хронологический учет изменений, включая все версии договора и протоколы разногласий;
-
вести реестр договоров и контролировать сроки действия. Юридический реестр договоров помогает систематизировать информацию о заключенных соглашениях. В нем фиксируются:
-
название сторон и дата заключения;
-
срок действия договора и ключевые даты, такие как пролонгация или завершение;
-
ответственные сотрудники, которые курируют исполнение договора.
Для автоматизации рекомендуется использовать специальные программы для управления договорами. Они позволяют настроить уведомления о приближении сроков исполнения обязательств или необходимости продления договора.
Принципы договорной работы с контрагентами
Договорное право основано на ряде принципов, которые обеспечивают справедливое и эффективное регулирование обязательств сторон. Рассмотрим основные из них.
Свобода договора
Этот принцип подразумевает, что стороны имеют право на свободный выбор условий договора, включая его содержание, форму и участников. Свобода договора включает в себя возможность изменить условия соглашения в процессе его исполнения, при этом изменения должны быть законными. Однако эта свобода ограничена законом, если условия договора противоречат правовым нормам или нарушают общественный порядок. Кроме того, свобода одной стороны не должна ущемлять права другой стороны.
Равенство сторон
Принцип равенства предполагает, что все стороны договора должны иметь равные права и возможности. Он гарантирует, что одна сторона не будет злоупотреблять своим положением или навязывать более жесткие условия другой стороне. Важно, чтобы все стороны имели доступ к одинаковой информации о сделке и могли принимать обоснованные решения.
Добросовестность и доверие
Стороны должны вести переговоры и исполнять обязательства добросовестно, не скрывая важной информации и не вводя в заблуждение. Это способствует созданию доверительных отношений и минимизирует риски недоразумений. Честность и уважение играют ключевую роль как на стадии заключения договора, так и в процессе его исполнения.
Возмездность
Этот принцип гласит, что каждая сторона контракта должна получить нечто взамен за исполнение своих обязательств. Это может быть материальное вознаграждение, товары, услуги или другие формы компенсации. Принцип возмездности также включает требования к стабильности стоимости: финансовые условия контракта могут изменяться только в случае, если это прямо указано в соглашении или предписано законом.
Соответствие закону
Договор должен соответствовать действующему законодательству и быть оформлен в соответствии с требованиями Гражданского кодекса. Если соглашение нарушает законы или правовые нормы, оно может быть признано недействительным. Все обязательства, вытекающие из договора, подлежат обязательному исполнению, если они не противоречат правовым нормам.
Кроме этих основных принципов, в договорном праве существуют и другие важные принципы, такие как:
-
реальность выполнения — обязательства сторон должны быть реальными и выполнимыми, а не фиктивными;
-
содействие в исполнении — стороны обязаны способствовать друг другу в исполнении обязательств;
-
неотвратимость исполнения обязательств — стороны должны выполнить свои обязательства в срок, без уклонений;
-
добросовестность и разумность — любые действия сторон должны быть разумными и направленными на достижение целей договора, без излишней жесткости;
-
недопустимость расторжения соглашения в одностороннем порядке — договор не может быть расторгнут одной стороной без согласия другой, если только это не предусмотрено условиями контракта;
-
экономическая независимость участников контракта — каждая сторона договора действует независимо и самостоятельно, не подчиняя свою деятельность другой стороне.
Проблемы и риски в договорной работе
Есть ряд типичных ошибок, которые приводят к проблемам.
Неясные или неполные условия договора
Ошибки в формулировках или отсутствие четких условий может привести к конфликтам и недопониманиям между сторонами. В таких случаях сложно будет определить, какие обязательства и в какие сроки должны быть выполнены, что увеличивает вероятность нарушения договора.
Несоответствие договора законодательству
Иногда договоры составляются без учета изменений в законодательстве или без должной правовой экспертизы. Это может привести к юридическим последствиям, включая признание договора недействительным или его частичной неисполнимости.
Отсутствие механизмов разрешения споров
Неуказание точных процедур для разрешения конфликтов, таких как арбитраж, медиация или суд, может затруднить разрешение разногласий, особенно в случае нарушения условий договора.
Игнорирование рисков контрагента
Недостаточная проверка контрагента, его финансового положения и репутации может привести к заключению договора с ненадежным партнером, что повысит риск неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств.
Невозможность учета изменения обстоятельств
Договоры, которые не включают гибкие условия для изменений в условиях или форс-мажора, могут стать причиной убытков для одной из сторон в случае изменений на рынке, политики или в других внешних обстоятельствах.
Отсутствие контроля за исполнением обязательств
Иногда компании не уделяют должного внимания мониторингу исполнения условий договора. Это может привести к нарушению сроков, несоответствию качества услуг или товаров, что повлияет на долгосрочное сотрудничество.
Заключение: эффективное ведение договорной работы
Мы предлагаем несколько рекомендаций по организации договорной работы, чтобы ее выполнение стало понятнее и легче, и вы смогли минимизировать риски при заключении и ведении договоров.
-
Создайте централизованную систему управления договорами. Для эффективного ведения договорной работы важно иметь единую платформу или реестр, где будут собраны все заключенные договора, с возможностью отслеживания сроков, статуса исполнения и рисков.
-
Привлеките профессиональных юристов на каждом этапе. Юридическое сопровождение должно быть на всех этапах работы с договорами, начиная от разработки проекта и заканчивая мониторингом исполнения. Привлекайте опытных юристов для проверки условий договора. Они помогут выявить слабые места и потенциальные проблемы еще на этапе подготовки документа.
-
Обучайте сотрудников. Проводите регулярные тренинги для сотрудников, отвечающих за договорную работу. Это поможет не только избежать ошибок, но и повысить общую юридическую грамотность внутри компании.
-
Стандартизируйте договорные процессы. Разработайте стандарты для договорной работы: типовые формы договоров, инструкции по их оформлению и согласованию, системы контроля за исполнением обязательств.
-
Предусмотрите форс-мажорные обстоятельства и изменения. Включите в договор пункты, которые позволят сторонам корректировать условия при изменении внешних факторов (например, изменение законодательства, экономическая нестабильность, пандемия и т.д.).
-
Активно используйте технологии. Используйте программное обеспечение для автоматизации процессов заключения и мониторинга договоров. Это поможет ускорить работу и снизить вероятность человеческих ошибок.
Договорная деятельность является основой успешного ведения бизнеса, поскольку именно через договоры устанавливаются все коммерческие отношения между сторонами. Компании, которые уделяют внимание качественной договорной работе, способны более эффективно управлять рисками, развивать партнерства и достигать взаимовыгодных результатов.
Однако для того, чтобы не отставать и оставаться востребованным в правовой сфере, важно постоянно совершенствовать свои знания в области договорного права.
Присоединяйтесь к курсу «Договорное право» от Moscow Digital School. Мы разработали программу, чтобы вы знали все о договорах: их видах, особенностях, правильном и хорошем составлении.
В рамках обучения вы:
-
освоите инструменты договорной работы для повышения эффективности бизнеса;
-
систематизируете hard skills в области договорного права;
-
научитесь применять механизмы Legal Design при создании договоров.
Курс включает углубленное изучение налоговых последствий, антимонопольных рисков и особенностей заключения специфических договоров. Благодаря ему вы станете экспертом и продвинетесь в карьере.
Пример 7. Расширенный перечень документов, представляемых контрагентом при заключении договора
1. Документы, содержащие сведения о контрагентах
1.1. Представляемые юридическим лицом – резидентом:
1) заверенные печатью организации и подписью руководителя организации копии учредительных документов в действующей редакции (со всеми изменениями и дополнениями):
- Устава,
- Учредительного договора (для товариществ – во всех случаях, для других юридических лиц – в случае необходимости по дополнительному запросу сотрудников юридической службы),
- Положения об организациях данного вида (в случаях, предусмотренных законом)
либо заверенные печатью организации и подписью уполномоченного лица выписки из указанных учредительных документов, содержащие сведения о:
- полном и сокращенном наименовании организации, ее местонахождении, наличии дочерних или зависимых обществ,
- составе учредителей (участников) организации и долях их участия, уставном (складочном) капитале (фонде) – по дополнительному запросу сотрудников юридической службы,
- органах управления организацией, включая единоличный исполнительный орган, уполномоченный на совершение сделок от имени организации, порядок его избрания, срок осуществления и пределы полномочий,
- порядке принятия решения о совершении крупной сделки и получения согласования ее совершения, порядке совершения иных сделок, если он отличается от предусмотренного действующим законодательством РФ, а также предусматривает необходимость получения согласования уполномоченных органов юридического лица либо органов государственной власти, местного самоуправления;
2) при необходимости копия Положения об обособленном подразделении юридического лица (заверенная печатью организации и подписью руководителя организации);
3) копии документов, подтверждающих полномочия лица на совершение сделки (заверенные печатью организации и подписью руководителя организации):
- протокола об избрании на определенный срок (при наличии),
- приказа о назначении на должность,
- доверенности, договора, решения собрания на совершение сделки в случае подписания договора иным кроме руководителя организации лицом,
- заверенная копия письма-согласования, выдаваемого в случае необходимости уполномоченным органом юридического лица либо органом государственной власти, местного самоуправления (например, для государственных и муниципальных предприятий при необходимости получения согласия собственника имущества на совершение сделки) – предоставляются до подписания договора;
4) выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) не позднее 30 дней с момента выдачи (нотариально заверенная копия либо оригинал);
5) заверенные печатью организации (при наличии) и подписью руководителя организации копии:
- свидетельства о государственной регистрации юридического лица,
- свидетельства о постановке юридического лица на налоговый учет,
- кодов органов государственной статистики (Информационного письма об учете в ЕГРПО),
- паспортов руководителя и главного бухгалтера (по дополнительному запросу сотрудников службы безопасности),
- лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.
1.2. Представляемые контрагентом – физическим лицом:
1) копия паспорта;
2) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ;
3) копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц – индивидуальных предпринимателей);
4) банковские реквизиты (при необходимости).
1.3. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через представителя, являющегося российским юридическим лицом:
1) доверенность на представителя (руководителя) российского юридического лица от иностранного юридического лица (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);
2) выписка из ЕГРЮЛ на доверенную организацию не позднее 30 дней с момента выдачи (нотариально заверенная копия либо оригинал);
3) приказ о назначении руководителя юридического лица (протокол общего собрания акционеров, решение участников общества о назначении либо иной документ, подтверждающий полномочия руководителя в зависимости от организационно-правовой формы организации), заверенный печатью организации, утвердившей человека в должности руководителя.
1.4. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через свое представительство, находящееся на территории РФ:
1) доверенность на главу представительства, находящегося на территории РФ (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);
2) свидетельство об аккредитации представительства на территории РФ (нотариально заверенная копия);
3) разрешение на открытие представительства на территории РФ (нотариально заверенная копия).
Примечание: организация (физическое лицо), действующая (ее) от имени представительства иностранного юридического лица, аккредитованного на территории РФ, помимо документов, указанных в пунктах 1 и 2, при себе должна (но) иметь доверенность на представление интересов от представительства, составленную на бланке и заверенную печатью представительства.
1.5. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через представителя, являющегося физическим лицом:
1) доверенность, выданная на физическое лицо, в содержании которой в обязательном порядке указывается Ф.И.О., паспортные данные доверенного лица, полномочия (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);
2) паспорт доверенного физического лица либо нотариально заверенная копия страниц паспорта, на которых указаны основные данные лица, удостоверяющие личность (Ф.И.О., номер, серия, дата и орган, выдавший паспорт).
1.6. Для иностранных юридических лиц, действующих самостоятельно:
1) полная выписка из торгового (коммерческого) реестра (иной аналогичный документ) на компанию с указанием организационно-правовой формы, названия, места нахождения, личности руководителя и т.п.;
2) учредительные документы на компанию, сертификат инкорпорации, протокол (внутренний корпоративный документ) о назначении первого лица – руководителя;
3) доверенность на лицо, уполномоченное подписывать документы, от иностранного юридического лица.
2. Требования к оформлению официальных документов,
предъявляемые к иностранным юридическим лицам
2.1. Официальные документы, предоставляемые зарубежными организациями для проверки, должны быть надлежащим образом оформлены, а именно:
- документы должны пройти процедуру консульской или дипломатической легализации (если государство, на территории которого зарегистрирована организация, не является страной – участницей Конвенции, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов от 05.10.1961);
- либо документы должны пройти процедуру проставления апостиля (если государство, на территории которого зарегистрирована организация, является участницей Конвенции, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов от 05.10.1961);
- либо документы могут быть иным образом удостоверены, например: торгово-промышленными палатами, нотариально (данное удостоверение возможно только в случае упразднения процедуры легализации и апостилирования в связи с заключением соглашения между РФ и иностранным государством об отмене процедуры проставления апостиля).
2.2. Официальные документы, составленные на иностранном языке, подлежат нотариально заверенному переводу на русский язык.
3. Требования к доверенности
3.1. Доверенность, выданная российской организацией на своего представителя, предоставляется в виде копии, заверенной в установленном порядке (с указанием должности лица, подписи и расшифровки Ф.И.О., датой выдачи), если она не совершена в нотариальной форме.
3.2. Доверенность, исходящая от иностранного юридического лица, нотариально заверяется, указывается ее номер, дата выдачи. Обратите внимание: если государство, в котором выписана доверенность, входит в Гаагскую конвенцию, то доверенность должна содержать штамп апостиль, проверьте список стран, для которых апостиль не нужен.
3.3. Доверенность, выданная иностранной организацией на имя руководителя российского юридического лица, главу представительства иностранной компании, физического лица на осуществление полномочий с правом передоверия, разрешает предоставлять полномочия третьему лицу. На третье лицо оформляется доверенность (оформленная на бланке организации или представительства, с печатью при ее наличии). В случае передоверия полномочий, возложенных иностранной компанией на физическое лицо, передоверие на третье лицо оформляется нотариально заверенной доверенностью.
3.4. Главы представительств, филиалов действуют исключительно на основании доверенности. Все иные сотрудники юридического лица за исключением единоличного исполнительного органа также действуют на основании доверенностей или решения собрания, договоров, в которых указаны полномочия указанных лиц. Полномочия в вышеуказанных документах формулируются организациями самостоятельно в произвольной форме.
4. В случае совершения сделки с недвижимым имуществом
дополнительно запрашиваются
1) справка о балансовой и остаточной стоимости объекта;
2) нотариально заверенная копия свидетельства о внесении в реестр недвижимого имущества;
3) подготовленный в соответствии с законодательством РФ об оценочной деятельности отчет об оценке рыночной стоимости объекта, произведенной не ранее, чем за 3 месяца до его представления;
4) заверенные в установленном порядке копии документов технического учета (технического паспорта, поэтажного плана и экспликации);
5) справка о принадлежности имущества к памятникам истории и архитектуры;
6) нотариально заверенные копии правоустанавливающих документов на земельный участок, на котором расположен объект недвижимого имущества;
7) копия кадастрового плана земельного участка под объектом недвижимого имущества или ситуационный план (при отсутствии кадастрового плана), копия кадастрового плана земельного участка – объекта сделки;
сведения об обременениях недвижимого имущества с приложением копий соответствующих документов.
5. В случае необходимости проверяющим контрагента подразделением
запрашиваются и иные документы (в виде оригиналов или заверенных копий).