Инструкция по ведению личного дела

Зарегистрировано в Минюсте России 20 декабря 2024 г. N 80640

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 28 ноября 2024 г. N 639н

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА ГРАЖДАНИНА В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ И ПОРЯДКА ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ УЧЕТНОГО ДЕЛА РАБОТОДАТЕЛЯ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ

В соответствии с частью 2 статьи 21 Федерального закона от 12 декабря 2023 г. N 565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» и подпунктом 5.2.195 пункта 5 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, приказываю:

1. Утвердить:

Порядок формирования, ведения, хранения личного дела гражданина в электронной форме согласно приложению N 1 к настоящему приказу;

Порядок формирования, ведения, хранения учетного дела работодателя в электронной форме согласно приложению N 2 к настоящему приказу.

2. Установить, что настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2025 г.

Министр
А.О. КОТЯКОВ

Приложение N 1
к приказу Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 28 ноября 2024 г. N 639н

ПОРЯДОК
ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА ГРАЖДАНИНА В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ

I. Общие положения

1. Формирование, ведение, хранение личного дела гражданина в электронной форме осуществляется государственными учреждениями, созданными субъектами Российской Федерации в целях осуществления полномочий в сфере занятости населения (далее — центр занятости населения), в федеральной государственной информационной системе Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» <1> (далее — единая цифровая платформа).

<1> Часть 1 статьи 17 Федерального закона от 12 декабря 2023 г. N 565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон N 565-ФЗ).

2. При формировании личного дела гражданина в электронной форме в него включается информация, содержащаяся на единой цифровой платформе о гражданине, полученная и (или) сформированная при предоставлении гражданину мер государственной поддержки в сфере занятости населения <2>, а также при назначении социальных выплат безработным гражданам и иным категориям граждан <3>.

<2> Статья 28 Федерального закона N 565-ФЗ.

<3> Статья 42 Федерального закона N 565-ФЗ.

II. Формирование личного дела гражданина

3. Формирование личного дела гражданина осуществляется при первом обращении гражданина за получением мер государственной поддержки в сфере занятости населения, предусмотренных пунктами 1, 2, 6 части 3 статьи 28 Федерального закона N 565-ФЗ, или за дополнительными, или иными мерами государственной поддержки в сфере занятости населения.

4. Формирование личного дела гражданина осуществляется автоматически на единой цифровой платформе на основании информации, содержащейся в его заявлении (обращении) на получение меры государственной поддержки в сфере занятости населения, в соответствии с перечнем информации, приведенном в приложении к настоящему Порядку.

III. Ведение личного дела гражданина

5. Ведение личного дела гражданина осуществляется посредством включения в него вновь поступившей или измененной информации о гражданине, полученной в ходе взаимодействия с гражданином, в том числе при предоставлении гражданину мер государственной поддержки в сфере занятости населения.

6. Внесение информации в личное дело гражданина осуществляется в следующих случаях:

а) представления гражданином документов, предусмотренных Правилами регистрации граждан в целях поиска подходящей работы, установленными Правительством Российской Федерации <4>;

<4> Постановление Правительства Российской Федерации от 16 октября 2024 г. N 1379 «Об утверждении Правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы, Правил регистрации безработных граждан и Правил определения органом службы занятости подходящей работы гражданину, ищущему работу, а также безработному гражданину».

б) получения сведений от органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, государственных внебюджетных фондов, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций;

в) регистрации гражданина в целях поиска подходящей работы;

г) прохождения профилирования гражданином;

д) признания гражданина безработным;

е) формирования и согласования индивидуального плана содействия занятости;

ж) выполнения гражданином индивидуального плана содействия занятости (получение мер государственной поддержки в сфере занятости населения в соответствии с индивидуальным планом содействия занятости);

з) назначения гражданину социальных выплат и (или) иной финансовой поддержки;

и) снятия гражданина с регистрационного учета в качестве безработного;

к) снятия гражданина с регистрационного учета в целях поиска подходящей работы;

л) в случаях, предусмотренных стандартами деятельности по осуществлению полномочий в сфере занятости населения <5>;

<5> Статья 16 Федерального закона N 565-ФЗ.

м) в иных случаях возникновения новой (изменения имеющейся) информации, приведенной в приложении к настоящему Порядку.

7. При ведении личного дела гражданина обеспечивается сохранение истории изменений информации, содержащейся в личном деле гражданина, в отношении сведений, указанных в подпунктах 1.1 — 1.8, 1.10 — 1.13, 1.15 — 1.25 пункта 1 и пункте 5 приложения к настоящему Порядку.

IV. Хранение личного дела гражданина

8. Срок хранения информации, содержащейся в личном деле гражданина, признанного безработным в соответствии со статьей 23 Федерального закона N 565-ФЗ, составляет 50 лет.

9. Срок хранения информации, содержащейся в личном деле гражданина, обратившегося в центр занятости населения и не состоявшего на регистрационном учете в качестве безработного, составляет 1 год.

Приложение
к Порядку формирования, ведения,
хранения личного дела гражданина
в электронной форме, утвержденному
приказом Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 28 ноября 2024 г. N 639н

ПЕРЕЧЕНЬ ИНФОРМАЦИИ, СОДЕРЖАЩЕЙСЯ В ЛИЧНОМ ДЕЛЕ ГРАЖДАНИНА

1. Сведения о гражданине:

1.1. Фамилия, имя, отчество (при наличии);

1.2. Дата рождения;

1.3. Пол;

1.4. Страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования (СНИЛС);

1.5. Гражданство;

1.6. Адрес регистрации по месту жительства;

1.7. Адрес регистрации по месту пребывания;

1.8. Сведения о документах, удостоверяющих личность;

1.9. Контактная информация гражданина;

1.10. Сведения о семейном положении и детях;

1.11. Сведения о социальном статусе гражданина;

1.12. Сведения о занятости гражданина (опыте работы);

1.13. Сведения об образовании и квалификации;

1.14. Сведения о навыках и умениях;

1.15. Сведения о прохождении гражданином профилирования;

1.16. Сведения о профильной группе гражданина;

1.17. Сведения о личных явках гражданина;

1.18. Сведения о регистрационном учете гражданина;

1.19. Сведения о трудоустройстве гражданина;

1.20. Сведения о предоставленных гражданину мерах государственной поддержки в сфере занятости, в том числе сведения о прохождении отдельных процедур, о получении сервисов и о результатах получения мер государственной поддержки (сервисов);

1.21. Сведения о вакансиях, направленных гражданину;

1.22. Сведения об откликах на вакансии, направленных гражданином;

1.23. Сведения о собеседованиях, назначенных гражданину;

1.24. Сведения о выплатах и удержаниях:

1.24.1. Карточка учета социальных выплат безработным гражданам и иным категориям граждан;

1.24.2. Сведения о дополнительных выплатах к пособию по безработице;

1.24.3. Сведения о назначении финансовой поддержки;

1.25. Сведения о документах, представленных гражданином;

1.26. Сведения о назначении досрочной пенсии.

2. Сведения о заявлениях (обращениях) гражданина на получение мер государственной поддержки.

3. Сведения об анкете гражданина.

4. Сведения об индивидуальном плане содействия занятости гражданина.

5. Сведения о гражданине, полученные посредством единой системы межведомственного электронного взаимодействия (вид сведений, источник получения сведений, время получения сведений, статус получения сведений).

6. Сведения о договорах, заключенных между гражданином и центром занятости населения.

7. Сведения о приказах, принятых в отношении гражданина.

8. Сведения о документах, сформированных для гражданина.

9. Сведения о справках, сформированных и выданных (направленных) гражданину.

Приложение N 2
к приказу Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 28 ноября 2024 г. N 639н

ПОРЯДОК
ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ УЧЕТНОГО ДЕЛА РАБОТОДАТЕЛЯ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ

I. Общие положения

1. Формирование, ведение, хранение учетного дела работодателя в электронной форме осуществляется государственными учреждениями, созданными субъектами Российской Федерации в целях осуществления полномочий в сфере занятости населения (далее — центр занятости населения), в федеральной государственной информационной системе Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» <1> (далее — единая цифровая платформа).

<1> Часть 1 статьи 17 Федерального закона от 12 декабря 2023 г. N 565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон N 565-ФЗ).

2. При формировании учетного дела работодателя в электронной форме в него включается информация, содержащаяся на единой цифровой платформе о работодателе, полученная органами службы занятости при взаимодействии с работодателем, в том числе при предоставлении работодателю мер государственной поддержки в сфере занятости населения <2>.

<2> Статья 28 Федерального закона N 565-ФЗ.

II. Формирование учетного дела работодателя

3. Формирование учетного дела работодателя осуществляется при первом обращении работодателя в центр занятости населения за получением меры государственной поддержки в сфере занятости населения, предусмотренной пунктом 13 части 3 статьи 28 Федерального закона N 565-ФЗ, или за дополнительными, или иными мерами государственной поддержки в сфере занятости населения.

4. Формирование учетного дела работодателя осуществляется автоматически на единой цифровой платформе на основании информации, содержащейся в его заявлении (обращении) для получения мер государственной поддержки в сфере занятости населения, в соответствии с перечнем информации, приведенном в приложении к настоящему Порядку.

III. Ведение и хранение учетного дела работодателя

5. Ведение учетного дела работодателя осуществляется посредством включения в него вновь поступившей или измененной информации о работодателе, полученной в ходе взаимодействия центра занятости населения с работодателем, в том числе при предоставлении работодателю мер государственной поддержки в сфере занятости населения.

6. Внесение информации в учетное дело работодателя осуществляется в следующих случаях:

а) предоставления работодателем информации в соответствии с частями 1 и 11 статьи 53 Федерального закона N 565-ФЗ;

б) получения сведений от органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, государственных внебюджетных фондов, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций;

в) прохождения профилирования работодателем;

г) предоставления работодателю основных, дополнительных и иных мер государственной поддержки в сфере занятости населения;

д) в случаях, предусмотренных стандартами деятельности по осуществлению полномочий в сфере занятости населения <3>;

<3> Статья 16 Федерального закона N 565-ФЗ.

е) в иных случаях возникновения новой (изменения имеющейся) информации, приведенной в приложении к настоящему Порядку.

7. При ведении учетного дела работодателя обеспечивается сохранение истории изменения информации, содержащейся в учетном деле работодателя, в отношении сведений, указанных в подпунктах 1.1.1, 1.1.2, 1.1.7, 1.2.2.1 — 1.2.2.6, 1.2.3.1, 1.2.3.3, 1.2.3.4, 1.2.4.1 — 1.2.4.3, 1.2.5.1 — 1.2.5.15, 1.2.6.1, 1.2.6.2, 1.3.1.1 — 1.3.1.3, 1.4.1, 1.4.2, 1.5.1 и 1.5.2, 1.5.3.1 — 1.5.3.8 пункта 1 приложения к настоящему Порядку.

8. Срок хранения информации, содержащейся в учетном деле работодателя, составляет 5 лет.

Приложение
к Порядку формирования, ведения,
хранения учетного дела работодателя
в электронной форме, утвержденному
приказом Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 28 ноября 2024 г. N 639н

ПЕРЕЧЕНЬ ИНФОРМАЦИИ, СОДЕРЖАЩЕЙСЯ В УЧЕТНОМ ДЕЛЕ РАБОТОДАТЕЛЯ

1. Сведения о работодателе:

1.1. Основные сведения:

1.1.1. Полное наименование юридического лица (филиала, представительства или структурного подразделения юридического лица), фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя, иного физического лица;

1.1.2. Краткое наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя;

1.1.3. Наименование бренда, торговой марки (при наличии);

1.1.4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН), Основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя (ОГРНИП);

1.1.5. Дата регистрации юридического лица, физического в качестве индивидуального предпринимателя;

1.1.6. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

1.1.7. Код причины постановки на учет (КПП);

1.2. Дополнительные сведения:

1.2.1. Описание компании;

1.2.2. Структура и деятельность работодателя (юридического лица):

1.2.2.1. Организационно-правовая форма (по ОКОПФ);

1.2.2.2. Форма собственности (по ОКФС);

1.2.2.3. Код ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления);

1.2.2.4. Код ОКТМО (Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований);

1.2.2.5. Основной вид экономической деятельности (по ОКВЭД);

1.2.2.6. Сфера деятельности;

1.2.3. Информация о головной организации, филиалах, представительствах, обособленных подразделениях:

1.2.3.1. Наименование филиалов, представительств, головной организации, обособленных подразделений;

1.2.3.2. Тип подразделения (филиал, представительство, головная организация, обособленное подразделение);

1.2.3.3. Код причины постановки на учет (КПП);

1.2.3.4. Субъект Российской Федерации;

1.2.3.5. Дополнительная характеристика компании (частное агентство занятости, кадровое агентство, организация, осуществляющая образовательную деятельность, включая вид организации, осуществляющей образовательную деятельность);

1.2.4. Кадровый состав:

1.2.4.1. Среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год;

1.2.4.2. Среднесписочная численность работников за предыдущий квартал;

1.2.4.3. Списочная численность работников;

1.2.5. Сведения о выполнении квоты для приема на работу инвалидов:

1.2.5.1. Дата предоставления информация о выполнении квоты для приема на работу инвалидов;

1.2.5.2. Отчетный период;

1.2.5.3. Субъект Российской Федерации, установивший квоту;

1.2.5.4. Размер установленной квоты для приема на работу инвалидов, %;

1.2.5.5. Размер установленной квоты для приема на работу инвалидов, чел;

1.2.5.6. Численность работников, работавших в счет квоты в отчетном периоде;

1.2.5.7. Численность работников, работавших в счет квоты за отчетный период у других работодателей в рамках заключенных соглашений о трудоустройстве инвалидов;

1.2.5.8. Количество специальных рабочих мест для трудоустройства инвалидов;

1.2.5.9. Численность инвалидов, работавших сверх установленной квоты на конец отчетного периода;

1.2.5.10. Сведения о принадлежности к субъектам малого и среднего предпринимательства;

1.2.5.11. Сведения о наличии налоговой задолженности;

1.2.5.12. Сведения о наличии задолженности по платежам;

1.2.5.13. Сведения о наличии задолженности по страховым взносам;

1.2.5.14. Сведения о наличии несчастных случаев, случаев со смертельным исходом;

1.2.5.15. Сведения о наличии нарушении трудового законодательства в отношении работников;

1.2.6. Контактная информация:

1.2.6.1. Адрес места нахождения (юридической адрес);

1.2.6.2. Адрес фактического места нахождения;

1.2.6.3. Адрес электронной почты компании;

1.2.6.4. Адрес официального сайта компании;

1.2.6.5. Сведения о представителях работодателя;

1.3. Сведения о вакансиях работодателя:

1.3.1. Сведения о свободных рабочих местах и вакантных должностях, в том числе о потребности в их замещении, включая сведения об источнике их поступления:

1.3.1.1. Перечень вакансий накопительным итогом за каждый год;

1.3.1.2. Перечень вакансий актуальных на дату;

1.3.1.3. Сведения об откликах и приглашениях;

1.3.1.4. Сведения о результатах проведенных переговоров;

1.4. Сведения о получении мер государственной поддержки в сфере занятости населения и об участии работодателя в реализации государственной политики в сфере занятости:

1.4.1. Сведения о предоставленных мерах (сервисах) государственной поддержки в сфере занятости населения;

1.4.2. Сведения об участии работодателя в мероприятиях службы занятости;

1.4.3. Сведения о договорах, заключенных с центром занятости населения:

1.4.3.1. Договор об организации общественных работ;

1.4.3.2. Договор об организации временного трудоустройства;

1.4.3.3. Договор об организации профессионального обучения, дополнительного профессионального образования;

1.5. Профиль работодателя:

1.5.1. Сведения о пройденном профилировании;

1.5.2. Куратор работодателя со стороны центра занятости населения;

1.5.3. Сведения об изменении режима занятости:

1.5.3.1. Перечень мероприятий по сокращению или ликвидации;

1.5.3.2. Простой;

1.5.3.3. Режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели;

1.5.3.4. Отпуск без сохранения заработной платы;

1.5.3.5. Несостоятельность (банкротство);

1.5.3.6. Дистанционная (удаленная) работа;

1.5.3.7. Привлечение иностранных работников;

1.5.3.8. Особые категории (системообразующие, градообразующие предприятия);

1.5.3.9. Рейтинг работодателя;

1.6. Сведения об осуществлении выплат работодателю:

1.6.1. Карточка выплаты;

1.6.2. Размер выплаты;

1.6.3. Дата выплаты;

1.6.4. Банковские реквизиты.

2. Сведения о заявлениях (обращениях) работодателя за получением меры государственной поддержки.

3. Сведения о результатах анкетирования для определения профильной группы работодателя.

4. Сведения об индивидуальном плане работодателя.

5. Сведения о работодателе, полученные посредством единой системы межведомственного электронного взаимодействия (виды сведений, источники получения сведений, время получения сведений).

6. Сведения о заявках (обращениях) работодателя на участие в реализации государственной политики в сфере занятости населения, в том числе на получение региональных мер государственной поддержки, услуг, сервисов.

7. Сведения о договорах, заключенных с центром занятости населения.

8. Информация о принятии (об изменении, отмене) решения о ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем.

9. Информация о принятии (об изменении, отмене) решения о сокращении численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя и возможном расторжении трудовых договоров.

10. Информация о введении (об изменении, отмене) режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели.

11. Информация о простое.

12. Информация о временном переводе (об изменении, отмене решения о временном переводе) работников на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях, предусмотренных трудовым законодательством.

13. Информация о процедуре, примененной в отношении работодателя в деле о несостоятельности (банкротстве).

14. Информация о свободных рабочих местах и вакантных должностях, в том числе о потребности в их замещении.

15. Информация о выполнении квоты для приема на работу инвалидов.

16. Сведения о документах, сформированных для работодателя.

Источник

Содержание страницы

  1. Что представляет собой личное дело
  2. Обязательно ли вести личные дела
  3. На кого заводят личные дела
  4. Сроки оформления личного дела
  5. Особенности формирования личного дела
  6. Какие документы включаются в состав личного дела
  7. Как правильно оформить личное дело
  8. Ведение личных дел
  9. Кому можно выдать личное дело

Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

Что представляет собой личное дело

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).
Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Являются ли личные дела источником персональных данных сотрудников?

Обязательно ли вести личные дела

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Как составить акт приема-передачи личного дела муниципального служащего?

Личные дела у предпринимателей

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

  • своевременный учет всей документации о сотруднике;
  • отслеживание карьерной динамики;
  • учет данных о возможных полагающихся льготах;
  • оценка перспектив профессионального роста;
  • сохранность и упорядоченность личной документации;
  • оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

  • руководящее звено;
  • заместители руководителей разных уровней;
  • ключевые специалисты;
  • сотрудники, несущие материальную ответственность;
  • кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Сроки оформления личного дела

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Особенности формирования личного дела

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

  1. Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

    2. ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

  2. Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
  3. Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
  4. В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
  5. Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
  6. В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
  7. Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
  8. Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

Какие документы включаются в состав личного дела

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

  1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
    • резюме;
    • документы об образовании и квалификации;
    • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
    • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
    • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
    • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
    • данные медосмотра;
    • заполненная анкета (если это предусмотрено);
    • заявление о трудоустройстве;
    • копия приказа о приеме;
    • заключенный трудовой договор и т.д.
  2. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
    • различные квалификационные удостоверения;
    • водительские права;
    • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
    • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
    • должностная инструкция;
    • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
    • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
    • акты о прохождении аттестации;
    • данные очередных медосмотров;
    • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
    • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
    • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
    • заявления на отпуск;
    • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
  3. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
    • заявление на увольнение;
    • копия приказа об увольнении;
    • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
    • свидетельство о смерти сотрудника.

Прием от работника фото для хранения в личном деле не считается обработкой биометрических персональных данных. Ведь кадровик не будет по фото устанавливать личность человека, это просто элемент анкеты. Следовательно, получение фото для этих целей рассматривается как обработка (сбор) обычных персональных данных, как то: паспортные данные, адрес и прочее. Нужно ли получать согласие на обработку в этом случае?
Посмотреть ответ

Как правильно оформить личное дело

ВАЖНО! Рекомендации по ведению личных дел от КонсультантПлюс доступны по ссылке

Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия.

Его обязанности составляют:

  • первичное заведение личного дела;
  • внесение в него новых записей и документов;
  • изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
  • при необходимости заверение копий;
  • внутренняя опись входящих в дело документов;
  • плановая проверка состояния личных дел;
  • ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
  • хранение дел;
  • помещение неактуальных дел в архив.

ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

Обложка личного дела

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

  • сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
  • сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
  • ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
  • номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
  • фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
  • правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
  • здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
  • срок хранения дела.

Опись состава личного дела

Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

№ Индекс Дата выдачи Заголовок Номер листов дела Дата включения Примечание
Порядковый номер документа По внутренней номенклатуре Обозначается арабскими цифрами Название документа В зависимости от места размещения в деле День помещения в личное дело Разные отметки, например. оригинал или копия.

После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

Ведение личных дел

Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

  1. Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
    • ФИО работника;
    • дата заведения;
    • дата закрытия;
    • дата передачи в архив.
  2. Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.

    3. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

  3. Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
  4. Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.

По какой форме вести журнал учета личных дел работников?

Кому можно выдать личное дело

В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

Источник

ДОКУМЕНТООБОРОТ

ОСН

УСН

ЕСХН

ПСН

ЕНВД

Иметь отдельные папочки на каждого сотрудника (так называемые личные дела) весьма удобно: документы лежат в одном месте, легко ищутся и шансы, что какой-либо сотрудник случайно увидит личные данные своих коллег, сведены к минимуму. Поэтому многие коммерческие компании формируют эти папки, даже несмотря на отсутствие у них такой обязанности. О том, как рационально организовать работу с личными документами работников, читайте в нашей статье.

Как вести личные дела работников, не нарушив Закон о персональных данных

Немного о правилах оформления личных дел

Если коротко, то для коммерческих компаний никаких правил на законодательном уровне не установлено, ведь, как уже отмечалось, вести личные дела работников они не обязаны. Обязанность по их составлению есть только в отношении гражданских служащихЗакон от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Поэтому работодатель самостоятельно с соблюдением требований Трудового кодекса и иных федеральных законов определяет то, как он будет работать с данными своих сотрудников, и издает соответствующий локальный нормативный акт об этомст. 87 ТК РФ. В нем рекомендуем прописывать, в частности, следующую информацию:

•правила и требования к оформлению и содержанию личных дел, а также перечень лиц, на которых такие дела заводятся;

•порядок их ведения и хранения, в том числе после увольнения сотрудников;

•должности лиц, ответственных за это.

При создании этого документа можно руководствоваться п. 3.6 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, п. 4.19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, а также п. 1.2 Методических рекомендаций по применению указанных Правил.

В целом алгоритм ведения личного дела простой: как только приняли сотрудника на работу, заведите на него отдельную папку и пополняйте ее на протяжении всей его трудовой деятельности в компании. Расскажем, как эта папка может выглядеть и каким может быть ее наполнение.

Какой может быть обложка

Можно использовать утвержденную формуприложение 11 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; приложение № 28 к Правилам организации хранения, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила Минкультуры) или же разработать свою собственную. В таком случае распечатайте форму и вложите ее первым документом в папку или приклейте на обложку. Можно поступить проще и приобрести готовые картонные папки-скоросшиватели «Дело».

На обложке следует отражать сведения, которые помогут быстро найти и идентифицировать того или иного работникап. 4.25 Правил Минкультуры. Вот примерный образец.

Картинка с сайта: glavkniga.ru

Общество с ограниченной ответственностью «Мозаика» (ООО «Мозаика»)

(наименование организации)Наименование организации указывайте полностью, в именительном падеже. Если есть сокращенное наименование, то его пропишите в скобках

Бухгалтерия

(наименование структурного подразделения)Отразите наименование структурного подразделения, в котором будет трудиться новичок, при этом лучше оставить пару строк для информации о новом отделе в случае перевода работника на новое место

ДЕЛО № 03-25Номер дела присвойте сами в соответствии с номенклатурой, принятой в организации ТОМ №  Номер тома указывается при наличии. Новый том рекомендуется заводить, как только количество листов в папке превысит значение 250 или как только его толщина в корешке станет больше 4 смп. 4.20 Правил Минкультуры

Сторожев Владислав Юрьевич

(заголовок дела)

Дата начала:

01 апреля 2013 г.
(крайние даты)Крайние даты дела — это день приема на работу сотрудника и день его увольненияп. 4.28 Правил Минкультуры

Дата окончания:

20 июля 2020 г.
(крайние даты)Крайние даты дела — это день приема на работу сотрудника и день его увольненияп. 4.28 Правил Минкультуры

На 65 листах
Хранить 50 лет

Заполняйте эти строки после увольнения сотрудника перед сдачей дела в архив

Картинка с сайта: glavkniga.ru

Какие документы складывать в папочку

Как уже отмечалось, конкретного списка документов, которые должны содержаться в личном деле работника, нет. Его устанавливает работодатель самостоятельно в локальном акте. Очевидно одно: в папке «Дело» должны быть документы, которые так или иначе относятся к трудовой деятельности работника или которые необходимы для подтверждения различных сведений о работнике. Поэтому, как правило, в личное дело включают:

•копии документов, которые при заключении трудового договора предъявил работник. Приведем наиболее распространенные документыст. 65 ТК РФ:

—паспорт;

—трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности;

—карточка СНИЛС;

—документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

—документ об образовании и (или) о квалификации.

Коммерческие организации вовсе не обязаны вести личные дела работников, но большинство делает это. Ведь гораздо удобнее, когда все по полочкам

В отдельных случаях с учетом специфики работы будущий сотрудник компании при трудоустройстве должен предъявлять работодателю дополнительные документыч. 3, 4 ст. 63, статьи 213, 283, 324, 327.3 ТК РФ.

К примеру, при приеме на работу, при выполнении которой проводятся обязательные медицинские осмотры работников, необходимо прикладывать к общему пакету документов еще и медзаключение, подтверждающее пригодность к работеп. 12 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 12.04.2011 № 302н.

Представлять свидетельство о присвоении ИНН, свидетельства о рождении детей, справку по форме № 182н, справку 2-НДФЛ от предыдущего работодателя работник не обязан. Но эти документы нужны для расчета налогов и пособий, поэтому можно попросить у работника эти документы;

•документы, сопровождающие процесс приема на работу и подтверждающие факт трудоустройства. К таким документам, к примеру, относятся:

—заявление о приеме на работу;

—трудовой договор;

—должностная инструкция;

—копия приказа о приеме на работу;

—личная карточка;

—анкета (личный листок по учету кадров);

—договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

•документы, возникающие в процессе трудовой деятельности в компании. К примеру, в личное дело можно подшивать:

—дополнительные соглашения к трудовому договору;

—приказы (или их копии) по сотруднику, например о его повышении, переводе, применении дисциплинарных взысканий;

—различного рода заявления;

—копии документов, необходимых для предоставления работнику вычетов и льгот;

—копии документов о повышении квалификации;

•документы, оформляемые при увольнении. Это заявление и копия приказа об увольнении.

Листы сложенных в папку документов нумеруйте арабскими цифрами. По стандарту делопроизводства это делается в верхнем правом углу карандашом или нумератором.

Нужна ли внутренняя опись документов

В целях систематизации хранения и учета документации, подшиваемой в личное дело работника, имеет смысл оформлять его внутреннюю описьп. 4.30 Правил Минкультуры. В ней рекомендуется прописывать информацию о реквизитах документов и о номерах листов, на которых расположен каждый документ. Это делает их поиск оперативным.

Документы во внутренней описи указывайте в хронологическом порядке: сначала те, которые были получены при приеме на работу, а после — по мере их поступления в кадровую службу (бухгалтерию)п. 4.20 Правил Минкультуры. То есть постепенно опись будет дополняться.

Если из дела изымается какой-либо документ, укажите информацию об этом, например, в графе «Примечание» с пометкой о том, кто изъял и по какой причине.

В конце документа должна стоять итоговая запись о количестве документов в деле и о количестве листов, которые занимает сама опись. Она проставляется в день, когда дело подлежит закрытию, то есть в день увольнения сотрудника. В этот же день лицо, ответственное за ведение дела, должно завизировать опись. Вот так может выглядеть этот документприложение № 27 к Правилам Минкультуры.

Картинка с сайта: glavkniga.ru

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № 03-25

Итого 30 (тридцать) документов
(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи

1 (один)
(цифрами и прописью)
Начальник отдела кадров О.И. Филиппова
(наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела) (подпись) (расшифровка подписи)

Дата 20.07.2020

Картинка с сайта: glavkniga.ru

Размещают внутреннюю опись, как правило, либо на обороте титульного листа личного дела, либо в конце списка собранных документов.

А как же Закон о персональных данных?

Дополнительно  о том,  как организовать  работу  с персональными  данными  сотрудников,  читайте:

2018, № 23

Да, копии паспорта, СНИЛС, ИНН, свидетельств о рождении детей, о браке, документов об образовании, военного билета сотрудников и других документов содержат в себе их персональные данные, а значит, хранение таких документов подпадает под обработку персональных данныхп. 3 ст. 3 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон № 152-ФЗ). Поэтому, если решите хранить их в личном деле работника, получите на это его согласиеДоклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г., утв. Рострудом. Оно должно быть оформлено в бумажном или электронном виде и заверено соответственно собственноручной или электронной подписью.

Вот образец согласия на обработку персональных данных с отметками о том, какую информацию должен содержать в себе этот документч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ.

Картинка с сайта: glavkniga.ru

Генеральному директору
ООО «Мозаика»
Вороновскому А.П.

СОГЛАСИЕ
на обработку персональных данных

Я, Сторожев Владислав Юрьевич, паспорт: серия 40 95, номер 123456, выдан 11.11.95 ОВД Одинцовского района г. Москвы, код подразделения 459-653, адрес регистрации по месту проживания: 111672, г. Москва, ул. Суздальская, д. 20, к. 1, кв. 253,

Ф. и. о. лица, дающего согласие, его адрес, а также сведения об основном документе, удостоверяющем личность

в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», в целях, предусмотренных ст. 86 Трудового кодекса РФ,Цель обработки персональных данных. При хранении личных данных работников должны преследоваться конкретные, заранее определенные законные цели — это обязательное условие даю согласие Обществу с ограниченной ответственностью «Мозаика» (ООО «Мозаика»), расположенному по адресу: 119034, г. Москва, пер. Языковский, д. 5, корп. 6,Наименование и адрес работодателя, который получает согласие на обработку данных на обработку (с использованием и без использования средств автоматизации) моих персональных данных, а именно на сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.Перечень действий с персональными данными и общее описание способов их обработки

Перечень моих персональных данных, на обработку которых я даю согласие:Перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие
— фамилия, имя, отчество, дата и место рождения;
— паспортные данные;
— СНИЛС;
— ИНН;
— сведения о семейном положении и составе семьи, необходимые для предоставления мне льгот, предусмотренных трудовым и налоговым законодательством;

…

Настоящее согласие действует со дня его подписания до дня отзыва в письменной форме.Срок, в течение которого действует согласие, а также способ его отзыва

01 апреля 2013 г.

(дата)

(подпись)

Подпись лица, дающего согласие

В.Ю. Сторожев

(расшифровка подписи)

Подпись лица, дающего согласие

Картинка с сайта: glavkniga.ru

Согласие на обработку персональных данных также может храниться в личном деле работника.

Куда это все потом девать

Пока сотрудник трудится в компании, хранить его личное дело следует в бухгалтерии или в кадровой службе в сейфах или закрывающихся металлических шкафах. А после его увольнения дело надо передать в архив организации. Делается это не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводствеп. 4.1 Правил Минкультуры. До момента передачи в архив документы по личному составу могут ждать своего часа, к примеру, в папке «Личные дела уволенных работников».

Обращаем ваше внимание, что если через какое-то время уволенный сотруник решит вернуться к вам на работу, то на него надо будет завести новое личное дело. Прежняя папочка на него так и продолжит храниться в архиве.

Перед передачей дела в архив проведите проверку его оформления. Сверьте, совпадает ли информация во внутренней описи с фактическим содержанием дела и соответствуют ли номера листов дела в ней действительности. Если нет, внесите корректировку.

Далее оформите лист-заверитель делаприложение № 8 к Правилам Минкультуры. В нем отметьте количество листов в деле, а также опишите особенности физического состояния и формирования дела. К примеру, если какой-то из документов истрепался или часть его текста неразборчива, напишите об этом.

Таким образом, в начале личного дела у вас должна быть расположена внутренняя опись, а в конце — лист-заверитель дела.

Далее подшейте личное дело или переплетите. Важно сделать это так, чтобы можно было свободно прочитать текст и реквизиты документов. На обложке проставьте дату окончания дела, общее количество листов в нем (не забыв приплюсовать к общей сумме количество листов описи и листов-заверителей), а также срок его хранения. Вот, собственно, и все, дело готово к передаче в архив.

Приведем образец заполнения листа-заверителя дела.

Картинка с сайта: glavkniga.ru

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 03-25

В деле подшито и пронумеровано 63 (шестьдесят три) (цифрами и прописью) листов

с № 1 по № 63, в том числе:

литерные номера листовЛитерные номера проставляют, как правило, при наличии ошибок в нумерации листов. Допустим, какой-то лист был не учтен, а между тем он должен находиться, к примеру, между листами 55 и 56, тогда ему можно присвоить номер 55а

нет

;

пропущенные номера листов

нет

;

+ листов внутренней описи

1 (один)

;
Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
1 2
Надорваны и склеены листы 20—22
Загрязнения в виде пятен желтого цвета 43
Начальник отдела кадров О.И. Филиппова
(наименование должности работника) подпись (расшифровка подписи)

Дата 20.07.2020

Картинка с сайта: glavkniga.ru

* * *

Срок хранения личных дел руководителей и работников организации составляет 50/75 лет. Это означает, что хранить дела, законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., надо 50 лет, а дела, законченные делопроизводством до указанной даты, — 75 летст. 445 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок этот исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

И поскольку срок весьма велик, есть вероятность, что фирма ликвидируется раньше, чем он истечет. В таком случае сдайте личные дела работников в государственный или муниципальный архивп. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Так в случае необходимости ваши сотрудники смогут подтвердить факт работы в вашей организации.

Источник

Ведение личных дел работников помогает поддерживать в актуальном виде информацию о них, упрощает поиск нужных сведений, позволяет отследить их карьерный путь и формировать кадровый резерв. Но оформление и хранение личных дел требует соблюдения определённых правил — об этом поговорим в статье. 

Понятие и состав личного дела сотрудника

Личное дело представляет собой папку, содержащую подробные сведения о сотруднике. Их ведение обязательно не для всех работодателей. Личные дела всегда заводят на военнослужащих, работников прокуратуры, гражданских и муниципальных служащих, а также иных служащих, обозначенных в ведомственных нормативных актах.

Для коммерческих организаций такую обязанность закон не устанавливает. Тем не менее компании проявляют инициативу и ведут личные дела персонала, ведь это позволяет поддерживать информацию о работниках в актуальном виде и быстро находить нужную информацию.

К содержимому папок нет единых требований. Организации определяют состав дел самостоятельно, ориентируясь на свои представления и потребности. Порядок формирования дела может быть прописан во внутреннем регламенте.

Дела пополняются на протяжении всего периода работы персонала. В составе дела документы сотрудников хранят в последовательном хронологическом порядке — от заявления о трудоустройстве до копии приказа об увольнении. Так в них легче искать сведения и в дальнейшем проводить архивацию.

Условно все материалы в составе дел можно разделить на пять групп:

  • Информирующие о содержимом папки 

Это внутренняя опись и лист-заверитель. В описи кадровики указывают документы, которые включены в дело. Её составляют от руки или прикладывают в печатном виде. После увольнения работника свободные строки в ней зачёркивают.

Лист-заверитель заполняют перед сдачей томов в архив и располагают последним в деле. В нём кадровики перечисляют число листов в папке и описи, а также фиксируют все изменения, происходящие с содержимым.

  • Сопровождающие процесс устройства на работу

Это, например, заявление соискателя, анкета, копия приказа руководителя о найме кандидата, договор о материальной ответственности.

Стоит отметить, что трудовой договор и дополнительные соглашения к нему не должны входить в состав личного дела, а формируются в отдельное дело с одноимёнными документами. 

  • Относящиеся к профессиональной деятельности и карьере 

Например, копия приказа о назначении на должность, различные заявления сотрудника, свидетельства о повышении квалификации, аттестации, справки о медосмотре и т. д.

  • Сопровождающие процесс увольнения

Это копия приказа руководителя, заявление сотрудника об увольнении.

  • Согласие на обработку персональных данных

Конфиденциальную информацию можно включать в дело только с письменного разрешения сотрудника. Перечень сведений, которые допускается собирать у работника, приведён в Указе Президента РФ № 609 от 30.05.2005 г.

Порядок расположения бумаг в личном деле такой: опись → документы, сопровождающие процесс трудоустройства → согласие на обработку личных данных → документы, полученные в ходе деятельности → копия приказа и заявление об увольнении → лист-заверитель.

Как правильно оформить личное дело сотрудника

На каждого работника заводят отдельную папку. Папки могут иметь картонные и пластиковые переплёты с любыми механизмами подшивки — скоросшивателями, зажимами, кольцами. Оптимальный вариант — папки с твёрдой обложкой и гребешками внутри, в которых проделаны четыре отверстия. Они подходят для сдачи бумаг в архив, обеспечивают надёжную фиксацию листов при ведении дел в бумажном виде.

Картинка с сайта: www.archiv.ru

Перечислим основные правила оформления личных дел:

  • В папке должно быть до 250 листов при максимальной ширине корешка 4 см. Если бумаг больше, нужно разбить материалы на несколько томов.

  • В дела подшивают оригиналы или заверенные копии. Если в папке находятся документы с ограниченным сроком хранения, перед сдачей источников в архив нужно оформить выемку таких бумаг, а затем их уничтожить. Как правило, эта процедура прописывается во внутреннем локальном акте предприятия.

  • Содержимое нумеруют. Исключения — лист-заверитель и опись. Цифры используют арабские — 1, 2, 3 и т. д. Их проставляют сверху в правом углу. Числа наносят серым карандашом или нумератором.

  • Лишние предметы при формировании папок убирают, например скрепки и стикеры.

  • Документы подшиваются в одном экземпляре, приложения к ним также приобщаются к делу.

  • Листы брошюруются на четыре прокола, для малоформатных бланков допускается крепление на три отверстия.

  • Переплёт не должен закрывать текст, печати, подписи, даты. 

  • Оригиналы приказов, трудовые договоры и дополнения к ним, трудовые книжки, карточки Т-2 хранятся отдельно и к личным делам не подшиваются.

Для каждой папки оформляется обложка — образец приведён на фото.

Картинка с сайта: www.archiv.ru

На ней указывают сведения для идентификации содержимого. К ним относятся название организации, номер дела и тома (согласно журналу учёта), Ф. И. О. сотрудника, крайние даты приказов о приёме на работу и увольнении (даты начала и окончания дела), период хранения. При подготовке к сдаче бумаг в архив на обложке нужно написать итоговое количество листов.

Важно!

  • Если фамилия или имя сотрудника были изменены, не нужно заводить новую папку. Старые данные необходимо зачеркнуть, а над ними указать актуальные.

  • Если в томе присутствуют бумаги, которые не относятся к периоду ведения папки, то под крайними датами с новой строки делается запись: «В деле есть документы за… год(ы)».

Сроки оформления личного дела сотрудника

Кадровый специалист приступает к формированию личного дела после официальной регистрации трудовых отношений: подписания сторонами договора и утверждения распоряжения (приказа) о приёме на работу. Для сбора документов ему дополнительно нужно заручиться согласием сотрудника на использование его персональных данных.

Как правило, срок заведения дела ограничен внутренним регламентом. Обычно специалисту даётся 5 рабочих дней со дня заключения трудового договора.

Какие документы запрещено помещать в личные дела сотрудников

В деле не должны храниться бумаги, которые не касаются профессиональной деятельности персонала и карьеры. К ним относятся оригиналы и дубликаты следующих документов:

  • паспорт;

  • СНИЛС;

  • фотографии;

  • свидетельство о заключении брака;

  • ИНН;

  • военный билет;

  • свидетельство о рождении ребёнка;

  • диплом;

  • свидетельство о смене фамилии, имени.

Также закон запрещает сбор и хранение сведений о политических взглядах сотрудников, их религиозных предпочтениях и иных убеждениях. Кроме того, нельзя собирать информацию об участии кадров в профсоюзной деятельности.

С разрешения персонала возможна обработка следующих документов: медицинской книжки, дубликата диплома, аттестационного листа, справки о судимости или её отсутствии, характеристик. В этом случае бланк согласия хранится в личной папке, а сами материалы в отдельном конверте.

Ведение личного дела сотрудника

Как мы уже сказали ранее, кадровики должны вести личные папки на государственных и муниципальных служащих. К ним относятся военные, таможенники, работники МВД, казначейства, прокуратуры, общеобразовательных учреждений и т. д.

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели принимают решение об открытии дел самостоятельно. При их оформлении и ведении они чаще всего опираются на стандарты для госслужащих, которые закрепляют в локальных актах. В некоторых случаях компании хранят данные на сотрудников в общих папках, а потом сортируют их перед сдачей в архив.

Дела в госсекторе формируют сплошным методом — на весь персонал без исключения. В коммерческой сфере допустим выборочный способ. В этом случае тома заводят на ключевых работников: 

  • руководителей;

  • заместителей;

  • ценных специалистов;

  • материально ответственных лиц. 

Для контроля наличия и целостности персональных данных кадровики ведут журнал (книгу) учёта личных дел.

В 2021 году законодательно разрешён электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Правила и нюансы кадрового ЭДО прописаны в статьях 22.1–22.3 ТК РФ. С этого момента коммерческие предприятия получили возможность вести личные дела в цифровом формате, не используя бумажные бланки.

Система электронного документооборота максимально упрощает работу с документами: оформление, систематизацию, поиск, обновление и актуализацию. Кроме того, цифровой формат делает документооборот прозрачным, минимизирует риск ошибок и защищает от потери информации.

Где и сколько хранится личное дело сотрудника

Для надёжной защиты персональных данных сотрудников правильно хранить папки с документами на предприятиях под замком: в отдельных помещениях, оборудованных сигнализацией и стеллажами, которые изолированы от прямых солнечных лучей. Каждый раз после работы с документами комнату нужно опечатывать.

Периодически организации необходимо проводить ревизии. В ходе таких мероприятий проверяется сохранность материалов. Повреждённые листы восстанавливаются, а бумаги с истекшим сроком уничтожаются.

Личное дело ведут до момента, пока человек не покинет компанию. Как только это случается, кадровик закрывает дело уволенного сотрудника. Затем отправляет его в хранилище, где входящие материалы проходят экспертизу ценности, оцифровываются и подвергаются архивной обработке. 

Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 регулирует срок передачи дел. В 2024 году это нужно сделать не позднее 3 лет и не ранее 1 года после ухода работника из коммерческой компании. Личные данные муниципальных и государственных гражданских служащих отправляются в хранилище через 10 лет со дня увольнения. 

Уточним, сколько всего лет необходимо держать в архиве документы по личному составу. На этот вопрос отвечает статья 22.1 ФЗ № 125 «Об архивном деле» от 22.10.2004. В ней указаны следующие сроки: 

  • 75 лет — для дел, закрытых до 01.01.2003;

  • 50 лет — для дел сотрудников, уволенных после 01.01.2003.

Отметим, что документы сотрудников, проходивших службу на негражданских государственных должностях, не уничтожают на протяжении 75 лет, но их не отправляют в архив, а оставляют в соответствующих ведомствах.

Чтобы узнать, сколько времени нужно хранить конкретные виды документов, смотрите Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019. По истечении установленных сроков бумаги изымают и отправляют на уничтожение. Для этого специалисты нашей компании «Делис Архив» используют профессиональные шредеры с нужным уровнем секретности. После обработки уже невозможно восстановить и прочитать персональные сведения.

Доверьте упорядочение по архивным правилам и хранение личных дел ваших работников специалистам компании «Делис Архив». Дополнительно мы можем провести аудит документооборота вашей организации, выявить слабые места и посоветовать, как их оптимизировать. А чтобы упростить процессы, мы можем помочь в оцифровке данных и организации ЭДО.

Источник

Автор: Данилова В. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации (в том числе коммерческие) ее применяют. Как формировать личные дела работников? Какие документы туда включать? Какие из них должны быть в оригиналах, а какие в копиях? Нужно ли дела прошивать? Как их хранить и сколько? На эти вопросы вы найдете ответы в данной публикации.

Определение

Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.

Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).

Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).

Какие документы включать в личное дело?

Исходя из определения понятия «трудовая деятельность» документы, связанные с ней, начинают оформляться с момента приема на работу. То есть личное дело начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу. Заканчивается оно приказом об увольнении.

Сразу отметим, что не включаются в личное дело трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Не будем называть все документы, которые должны включаться в личные дела госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв). С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.

№ п/п

Наименование документа

1

Анкета, заполненная работником при приеме на работу

2

Экземпляр трудового договора

3

Копия паспорта

4

Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельства о рождении ребенка

5

Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности

6

Копии документов об образовании и о квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального обучения, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются)

7

Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу)

8

Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ

9

Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования*

10

Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан

11

Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу (в случаях установленных законодательством), о прохождении обязательных медицинских осмотров

12

Экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор

13

Экземпляр договора о полной материальной ответственности

14

Копии приказов (о приеме на работу, переводах, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, увольнении и иных)

15

Документы о прохождении аттестации

16

Докладные и объяснительные записки

17

Документы, связанные с оформлением допуска к работе с персональными данными, со сведениями, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну

* В связи с изменениями в пенсионном законодательстве вместо свидетельства будет предоставляться другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде (ст. 65 ТК РФ).

К личному делу могут приобщаться и иные документы.

Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно. Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации.

Как правило, в личное дело не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д. Но поскольку обязательных требований нет, вопрос о том, какие документы включать в личное дело, решает работодатель в зависимости от специфики работы учреждения.

Как оформляются личные дела?

Личные дела формируются и ведутся, как правило, кадровой службой. Личное дело создается непосредственно после оформления трудовых отношений с работником. Для этого приобретаются обычные картонные папки-скоросшиватели «Дело» или заказываются специальные.

Титульным листом личного дела является обложка папки. Оформить обложку можно, например, так:

Картинка с сайта: www.audit-it.ru

Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу, а датой окончания – дата приказа об увольнении. Номер дела изначально устанавливается в журнале регистрации личных дел, где они обычно нумеруются валовым порядком или с использованием индексов для разных категорий работников. Индекс и номер дела для удобства поиска можно проставить на корешке папки личного дела.

Документы помещаются или подшиваются при помощи иглы и нитки в папку в хронологическом порядке.

Личные дела служащих в соответствии с Положением брошюруются. В силу ГОСТ Р 21.1101-2013, утвержденного Приказом Росстандарта от 11.06.2013 № 156-ст под брошюровкой понимается размещение материалов проектной документации на бумажном носителе в переплетах или в твердых папках с легкоразъемными креплениями (замками). Наиболее удобным способом формирования документов в личное дело, считаем, будет именно брошюрирование в папки с разъемными креплениями, а не прошивание.

Страницы в любом случае нужно нумеровать.

Согласно Рекомендациям недопустимо создание так называемых нарядов личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно, при этом нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа.

В личное дело обязательно вкладывается внутренняя опись. Приведем пример бланка:

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. № ______________

№ п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого ___________________________________ документов.
(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________.
(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель может составляться по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела. Его также можно приклеить на внутреннюю сторону обложки дела.

Как осуществляется ведение и хранение личных дел?

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника. Ведение предусматривает:

  • внесение записей в опись;

  • помещение документов по мере их поступления в хронологическом порядке;

  • изъятие документов с устаревшими сведениями (например, справок).

Кроме этого, личное дело в случае необходимости может передаваться другим лицам, имеющим доступ к персональным данным работников. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают, когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело.

Если из личного дела изымают отдельный документ, на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства, в которой указывают, с какой целью, на каком основании изъят документ и кому передан.

Кадровый работник, ответственный за ведение и хранения личных дел, проводит периодическую проверку состояния личных дел (например, раз в год) на предмет сохранности включенных в них документов.

Может быть предусмотрена обязанность ознакамливать работников с документами их личных дел не реже одного раза в год. Если же работник захочет ознакомиться со своим личным делом сам, это придется обеспечивать в соответствии с требованиями законодательства.

Личные дела хранятся в запирающихся несгораемых шкафах, исключающих доступ других работников, где выстраиваются по порядковым номерам, по алфавиту или по структурным подразделениям. Кадровый работник, занимающийся ведением личных дел, обязан обеспечивать сохранность личных дел и конфиденциальность сведений, содержащихся в них (например, не оставлять личные дела на столах без присмотра).

Когда работник увольняется

После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.

Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи.

Из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера.

При передаче дел в архив, если они небольшие, допускается сшивать их в «наряды». В этом случае составлять внутренние описи к каждому личному делу не обязательно. Но в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел – после обложки.

* * *

Остается отметить, что если вы решили оформлять на работников личные дела, то для начала желательно установить порядок их формирования, хранения, использования и защиты локальным актом организации. Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы. Ну и конечно, не следует забывать о том, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, и к организации могут быть применены меры административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ, согласно которой обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора, влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
0 0 голоса
Рейтинг статьи
Подписаться
Уведомить о
guest

0 комментариев
Старые
Новые Популярные
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
  • Энапаш от давления инструкция
  • Скороварка delimano tempo presto инструкция
  • 22 жкх как заполнять инструкция
  • Новокаин инструкция по применению в ампулах наружно примочки
  • Дым пушка для обработки пчел инструкция по применению