Инструкция по ведению электронных трудовых книжек

Как взаимодействовать с ПФР

Какие сведения передавать

Работодатели должны сообщать в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности работников. ПФР будет хранить почти всю информацию, которую вносят в трудовую книжку. Исключение — записи о поощрениях и образовании.

Направлять данные в фонд нужно в случае:

• приема сотрудника;
• постоянного перевода;
• увольнения;
• написания им заявления о выборе формата трудовой книжки.

Подавать сведения также следует при других кадровых изменениях, например, при получении работником новой квалификации.

Когда передавать сведения

С 1 января направлять информацию нужно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.

При подаче сведений в первый раз их следует дополнить данными о трудовой деятельности работника в организации на 1 января 2020 года.

Обратите внимание: если к 1 января 2021 года не появится повод подать сведения, нужно будет не позднее 15 февраля 2021 года сообщить в ПФР о деятельности работника в организации. То есть к этому моменту у фонда должны быть сведения обо всех сотрудниках. За год может быть мало случаев их «передвижения», поэтому, возможно, вам придется сообщать о большом количестве работников в феврале. Чтобы избежать нагрузки в начале 2021 года, лучше передать все сведения в течение 2020 года.

С 28 апреля уведомлять о приеме и увольнении работника нужно не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Как сообщать информацию

Сведения нужно подавать по форме СЗВ-ТД. Как ее заполнить, читайте в обзоре.

Формировать данные о сотрудниках работодатели могут одним из способов:

• с помощью своих программно-технических средств;
• с использованием электронного сервиса Пенсионного фонда.

Направлять сведения нужно аналогично другой отчетности в ПФР. Так, представлять их требуется в форме электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью. Работодатели, у которых за прошедший месяц числилось меньше 25 сотрудников, смогут передавать информацию на бумаге.

Как взаимодействовать с работниками

Не позднее 31 октября 2020 года нужно уведомить каждого сотрудника о возможности сделать выбор: использовать оба вида книжек или только электронный формат.

Работник выбрал электронную трудовую книжку

Когда сотрудник подаст заявление о том, что выбирает электронный вариант сведений, ему нужно будет выдать трудовую книжку на руки.

С этого момента работодатель не будет отвечать за ее ведение и хранение. Не придется делать выписку из трудовой книжки по просьбе работника.

Минтруд подчеркивает: если работник отказался от трудовой книжки, вернутся к ней он уже не сможет даже на новом месте работы.

Сотрудникам, выбравшим цифровой формат, нужно предоставлять сведения о трудовой деятельности в организации на бумажном носителе или в электронном виде:

• в период работы — не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника;
• в день увольнения.

Выдавать данные нужно по форме СТД-Р. Подробнее о ней читайте в обзоре.

Если работодатель не предоставит сотруднику сведения вовремя, он будет нести такую же ответственность, как за задержку выдачи трудовой книжки.

Подробнее о том, как предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности, читайте в путеводителе по кадровым вопросам.

Работник выбрал бумажную книжку или промолчал

Сотрудники решают вопрос о формате данных в течение 2020 года. Если работник попросит сохранить бумажный вариант или не сообщит о выборе, придется делать двойную работу: вести трудовую книжку и передавать сведения в ПФР.

Право на оба формата сохранится за работником, пока он не сделает выбор в пользу электронного варианта.

Обратите внимание: при приеме сотрудники смогут предъявить сведения о трудовой деятельности. Нужно проверять, есть ли в документе отметка о том, что работник отказался от бумажной книжки. Если есть, достаточно будет подавать в ПФР сведения. Отметки нет — попросите работника предоставить книжку. Если он потерял ее или не может передать по другой причине, придется завести новую.

Какая ответственность предусмотрена за неподачу СЗВ-ТД

Если опоздать с отчетом или предоставить неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности сотрудника, то может ждать предупреждение или штраф по общей норме. Для должностных лиц размер штрафа составляет от 1 тыс. до 5 тыс. руб., для организаций — от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

С 1 января 2021 года ответственность за такое нарушение станут нести только должностные лица. Им будет грозить предупреждение либо штраф от 300 до 500 руб.

В начале своего карьерного пути сотрудник получает трудовую книжку, которая содержит информацию о трудовой деятельности и стаже работы. С развитием цифровых технологий привычный бумажный формат устаревает и на его место приходит электронная версия документа. Разберемся, как получить электронную трудовую книжку через Госуслуги и где ее найти.

Компании и ИП работают с электронными ТК с начала 2021 года. Переход сказался на порядке кадрового учёта. Расскажем, как вести электронные трудовые и где получить сведения о рабочем стаже.

Что важно запомнить

Принцип работы электронной трудовой книжки

В законе нет официального определения для электронных ТК. Не существует отдельного цифрового документа, который пришёл на замену стандартной книжке. То, что называют электронной трудовой книжкой — скорее, процесс.

Теперь учёт работает так:

После этого вся информация о трудовом стаже сотрудников хранится в базе Соцфонда. Он может по запросу предоставить сведения в специальной справке. Её и можно считать электронной трудовой книжкой.

Переход на ведение сведений в цифровом виде регламентировался законом №439-ФЗ. Все работодатели должны были сделать это до начала 2021 года. Сотрудники же могли выбрать, как они хотят вести свои трудовые книжки дальше — стандартно на бумаге или электронно.

Тем, кто впервые устраивался на работу после января 2021-го и продолжает это делать теперь, такого выбора не дают. Их книжки по умолчанию будут вести в электронном виде.

Преимущества электронных ТК

Ведение электронных трудовых книжек не обязывает работодателей к дополнительной рутине. Их задача — вовремя отчитываться Соцфонду. Специфического порядка здесь нет.

Работать с электронной трудовой книжкой во многом удобнее, чем со стандартной бумажной:

Кроме того, цифровые книжки не требуют специального учёта на предприятии. Для работы с ними не нужен специальный журнал. Все обязательства по хранению данных и сверке сведений ложатся на плечи Соцфонда

Всё, что нужно сделать работодателю — зафиксировать переход сотрудника с бумажного формата ТК на электронный в его старой книжке.

Что делать со старой трудовой книжкой

Если сотрудники устраивались на работу до перехода на электронный формат и не подали руководству заявление о выборе цифровой ТК, их бумажные трудовые ведут в привычном формате. Закон не отнимает у работников их право выбрать вид трудовой книжки.

В этих случаях работодатели по-прежнему ведут стандартные ТК, но параллельно отчитываются Соцфонду. Электронные книжки официально ведутся для всех сотрудников.

Что делать, когда работник захотел оформить электронную книжку? Отталкиваться от обстоятельств:

Переход на цифровой вид не означает, что можно спокойно выбросить старую книжку. Она пригодится при оформлении на новой работе. Из неё руководство получит все сведения о трудовом стаже до переход на новый формат.

Оформляя трудовой договор с новым сотрудником, руководству стоит внимательно изучить сведения в его бумажной трудовой:

Как оформить ЭТК

Человек может выбрать работу с электронной трудовой книжкой вместо бумажной в любой момент. Алгоритм действий при этом такой:
работник подаёт руководству заявление о переходе на ЭТК;
в бумажной книжке делают запись о выборе электронной книжки;
сотрудник и руководитель расписываются в бумажной ТК;
документ отдают сотруднику.

Сделать запись о выборе цифровой книжки можно так:

Картинка с сайта: www.moedelo.org

Пример записи о выдаче трудовой на руки сотруднику

Факт передачи сотруднику бумажной книжки также отражают в книге учёта.

Когда человек получит книжку на руки, вся ответственность за её сохранность ложится на него. Работодатель за это больше не отвечает.

Как передавать Социальному фонду сведения о сотрудниках

Все данные о трудовом стаже и любых кадровых событиях работодатели передают вместе с отчётностью. Раньше для этой цели подавали СЗВ-ТД. После объединения Пенсионного и Социального фондов в одно учреждение прежнюю форму отменили. Теперь по данным о сотрудниках отчитываются в ЕФС-1 (подраздел 1.1 раздела 1).

Формат подачи документа зависит от количества людей в штате:

Заполнять каждый раз весь документ не нужно. Можно подавать отдельные разделы с теми данными, которые нужно сообщить.

Сроки сдачи подраздела 1.1 раздела 1 ЕФС-1 следующие:

Если кадровых событий в текущем месяце нет, сдавать форму не нужно.

Посмотрим на примере. Сотрудник подал руководству заявление о переходе на ЭТК. Работодатель подаёт ЕФС-1. В отчёте заполняет:

Титульный лист содержит поля для информации о работодателе:

Подраздел 1 Первого раздела включает сведения о сотруднике, по которому отчитываются:

В подразделе 1.1 передают информацию о трудовой деятельности застрахованного лица. Очень похоже на то, как заполняли предыдущий СЗВ-ТД, но немного иначе.

В этом подразделе указаны два варианта:

Так как нужно отчитаться о втором, при заполнении формы выбирают этот вариант. Галочки ставить не нужно — напротив выбранной строки пишут дату, когда работник подал заявление.

При кадровых изменениях заполняется таблица подраздела 1.1, указывается дата события, его вид, трудовая функция, её код, причины увольнения в закодированном формате и с расшифровкой, реквизиты документа-основания.

Форма отчёта регламентирована Приказом СФР от 17.11.2023 N 2281

В документе можно подробнее прочитать о порядке заполнения ЕФС-1 при каждом из возможных кадровых событий. Также в документе содержатся все форматы кодов, необходимые для заполнения формы.

Пропустить сроки подачи отчёта или не предоставить его в фонд совсем — это нарушение. Об этом обязательно сообщат Трудовой инспекции. За нарушение порядка подачи сведений о страховом стаже должностных лиц штрафуют на 300-500 рублей в соответствии с ч.1,2 ст.15.33.2 КоАП). Если они продолжат нарушать закон, инспекторы могут приехать для личной проверки.

Как сотруднику получить информацию о своём стаже

Есть несколько вариантов:

Кроме того, данные можно получить у прежнего работодателя. При увольнении сотрудникам выдают справку о трудовой деятельности — СТД-Р. Если он работал с электронной трудовой книжкой, то сможет выбрать формат документа — цифровой или бумажный. Если бывший работник не пришёл, чтобы лично забрать справку, работодателю нужно направить документ по почте письмом с описью.

Справку СТД-Р также можно запросить у текущего работодателя.

Автор: Манохова С.В., редактор журнала

Журнал «Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтера» № 1/2020

Комментарий к Федеральным законам от 16.12.2019 № 436-ФЗ, 439-ФЗ.

Законы о введении электронных трудовых книжек приняты.

Идея ввести в оборот электронные трудовые книжки витала давно. В журнале «Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение» (№ 10, 2019) была размещена статья «С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку», в которой подробно прокомментированы проекты федеральных законов и разъяснения Пенсионного фонда по этому поводу. И вот в декабре 2019 года соответствующие законы об электронных трудовых книжках наконец были приняты. Это:

• Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ, внесший поправки в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;

• Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесший в Трудовой кодекс изменения в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

По большей части все положения 439-ФЗ и 436-ФЗ, устанавливающие порядок ведения электронного документооборота, которые планировалось ввести, приняты. Поэтому в рамках данной статьи не будем повторяться, вместо этого приведем:

• основные тезисы комментируемых законов об электронных трудовых книжках;

• памятку для работодателей, какие шаги они должны предпринять в ближайшее время.

Основные тезисы.

Тезисно перечислим основные нововведения:

• с 2020 года сведения о трудовой деятельности всех сотрудников учреждения работодатели будут передавать в ПФР в электронном виде;

• в 2020 году трудовые книжки будут вестись и в электронном (на электронной площадке ПФР), и в бумажном виде;

• начиная с 2021 года работник должен выбрать дальнейший способ ведения трудовой книжки (либо только электронно, либо и в электронном, и в бумажном виде);

• перевести работника на электронную трудовую книжку (без оформления бумажного варианта) можно только с его согласия;

• тем, кто впервые устраивается на работу после 31.12.2020, бумажная трудовая книжка заводиться не будет.

Законы об электронных трудовых книжках. Пошаговая инструкция

1. Издайте соответствующие приказы по учреждению

Внесение изменений в законодательство в части введения электронных трудовых книжек повлекло за собой необходимость проведения в учреждениях определенных мероприятий, а также установления новых обязанностей для должностных лиц кадровой, бухгалтерской (либо иных) служб. Следовательно, нужно будет издать приказы по учреждению:

• об утверждении плана мероприятий в связи с введением электронных трудовых книжек;

• о назначении ответственных лиц за ведение электронных трудовых книжек.

2. Внесите изменения в локальные акты учреждения

Скорректировать потребуется и некоторые локально-нормативные акты учреждения. В частности, нужно будет:

• внести изменения в должностные инструкции лиц, ответственных за ведение электронных трудовых книжек и за представление соответствующей отчетности;

• скорректировать график документооборота в части установления алгоритма и сроков подготовки необходимых документов и сведений;

• дополнить новыми формулировками локальные акты, в которых упоминается трудовая книжка, например правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), инструкцию по делопроизводству.

3. Обеспечьте техническую готовность представления сведений

Работодатели должны позаботиться об обеспечении технической готовности представления сведений о трудовой деятельности для хранения их в информационных ресурсах ПФР.

Кроме того, нужно завести электронную почту (и довести адрес электронной почты до сведения работников), куда работники смогут присылать заявления о выдаче им сведений о трудовой деятельности.

4. Разработайте формы уведомления и заявления

Законодательство обязывает работодателей в срок до 01.07.2020 уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки. Форма такого уведомления не утверждена, соответственно, работодатель должен разработать ее самостоятельно.

Работники, в свою очередь, до 31.12.2020 включительно должны подать работодателю письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки). Форма такого заявления произвольная. Но чтобы у работников не возникало вопросов, целесообразно разработать формы заявлений и предлагать их в качестве образца работникам.

5. Проверьте правильность оформления бумажных трудовых книжек

Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек целесообразно провести сплошную проверку правильности оформления бумажных трудовых книжек. При необходимости – внести новые записи или исправить ошибки.

6. Подготовьтесь к сдаче отчетности

С 2020 года работодатели обязаны будут представлять сведения:

• в ПФР – ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, по форме СЗВ-ТД (с учетом выходных дней впервые указанный отчет нужно представить до 17.02.2020);

• работникам – по их запросу и при увольнении по форме СТД-Р (ранее предполагалось, что для этого будет использоваться форма СЗИ-ТД).

На момент подготовки настоящего материала обе эти формы еще не утверждены.

То есть, как уже указывалось выше, в учреждении нужно будет назначить лиц, ответственных за оформление данных форм, при необходимости провести обучающие занятия по порядку их заполнения.

Отметим, что ежемесячная форма СЗВ-ТД в 2020 году должна оформляется не на всех работников, а лишь на тех:

1) которые подали заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в месяце, следующем за тем, в котором было подано такое заявление);

2) у которых поменялись сведения о трудовой деятельности, в частности произошли следующие события:

• прием на работу (службу);

• перевод на другую работу;

• изменение наименования страхователя;

• установление (присвоение) второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации (заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации – класс, категория, классный чин и т. п.);

• увольнение с работы;

• лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Если на сотрудника не составлялся ни один отчет СЗВ-ТД в течение 2020 года, сведения о его должности нужно подать в ПФР до 15.02.2021.

С 2021 года работодатели обязаны будут подавать в ПФР сведения о приеме и увольнении работников не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

7. Уведомите работников о переходе на электронные трудовые книжки

Проведите разъяснительную работу среди работников о сути электронных трудовых книжек, о возможности выбора способа ведения трудовых книжек и об алгоритме получения сведений о трудовой деятельности.

До 01.07.2020 уведомите под подпись работников (включая тех, кто находится в декрете) о переходе на электронные трудовые книжки и о необходимости выбора ими дальнейшего способа ведения трудовых книжек. Декретницам уведомление можно направить заказным письмом.

8. Организуйте прием заявлений от работников

До 31.12.2020 организуйте прием заявлений от работников о выборе способа ведения трудовой книжки.
Если работник до 31.12.2020 не представил соответствующее заявление по уважительной причине (например, находился на больничном, в отпуске, в декрете либо по иному основанию не исполнял трудовые обязанности, но за ним сохранялось место работы либо гражданин имел стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых отношениях), он может представить такое заявление работодателю в любое время позже.

9. Выдайте работникам бумажные трудовые книжки

Если работник выбрал способ ведения трудовой книжки в электронном виде, после 01.01.2021 бумажную трудовую книжку ему нужно будет выдать на руки под подпись (факт выдачи зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек). При выдаче трудовой книжки в нее необходимо внести запись о подаче работником соответствующего заявления.

С 1 января 2020 года можно вести трудовые книжки работников в электронном виде. Такой формат проще и удобнее, чем бумажный. В настоящее время всё больше работодателей переходят на электронное ведение трудовых книжек для своих сотрудников, что позволяет снизить затраты на бумажную документацию и упростить процесс её обработки

В этой статье мы расскажем о заполнении электронной трудовой книжки (ЭТК), а также о том, как она формируется.

Правила заполнения электронной трудовой книжки

Трудовым законодательством предусмотрены определённые требования к заполнению электронных трудовых книжек. Фактически заполнением электронных трудовых занимается Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (СФР). ЭТК формируется из данных, которые передаёт Фонду работодатель.

Электронная трудовая книжка существует исключительно в цифровом формате и представляет собой зашифрованные сведения о трудовой деятельности гражданина, хранящиеся в электронной учётной системе СФР. Информация в электронной трудовой книжке включает данные о сотруднике, его местах работы, квалификации, должностях, датах приёма на работу, переводах и увольнении, причинах прекращения трудового договора и прочих сведениях, аналогичных тем, что содержатся в бумажной трудовой книжке.

Изначально электронная трудовая книжка формируется и заполняется после того, как работодатель отправляет в СФР данные о работнике в отчётной форме ЕФС-1. До 2023 года такие сведения передавались в Пенсионный Фонд России в отчётной форме СЗВ-ТД.

После объединения ПФР и ФСС в одну структуру форму СЗВ-ТД отменили. Вместо неё разработали новую форму отчётной документации ЕФС-1, которая содержит данные из форм СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3.

Индивидуальный отчёт о каждом работнике, на базе которого формируется и заполняется электронная трудовая книжка, содержит следующие сведения:

• регистрационный номер работодателя в СФР;
• наименование организации, ИНН и КПП;
• ФИО, дату рождения и СНИЛС сотрудника;
• дату приёма на работу и все важные кадровые изменения (смену должности, новую специальность или квалификацию), а также основания для оформления кадрового события (номер приказа или распоряжения).

Таким образом, для корректного заполнения электронной трудовой книжки необходимо правильно и без ошибок заполнять отчётные документы в СФР.

Как правильно заполнить отчёт в СФР для формирования электронной трудовой

Форме отчёта ЕФС-1 и порядок её заполнения утверждены постановлением Правления ПФР от 31 октября 2022 года № 245п.

Для того чтобы представить информацию о трудовой деятельности сотрудника в отчётной форме ЕФС-1, необходимо заполнить:

• титульный лист;
• подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)»;
• подраздел 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности».

Чтобы заполнить форму, следует использовать первичные документы страхователя, такие как приказы, документы кадрового и бухгалтерского учёта, технологическую документацию, а также договоры гражданско-правового характера и другие договоры, на основании которых начисляются страховые взносы.

Основные подразделы и разделы отчётной формы при этом заполнять не нужно.

Титульный лист

Титульный лист заполняют всякий раз при сдаче отчётности в СФР.
Заполнение титульного листа ЕФС-1 можно посмотреть на примере следующего образца:

Картинка с сайта: astral.ru

Подразделы 1 и 1.1 раздела 1

Содержат персональные данные застрахованного лица (ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН), его код и код страны, гражданином которой он является.

В табличной части указываются:

• дата кадрового события;
• его наименование (ПРИЁМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ и другие);
• код РКС, если сотрудник работает на Крайнем Севере, или код МКС — если в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера;
• название должности, специальности, профессии с указанием квалификации и название структурного подразделения;
• наименование, номер и дата документа, на основании которого осуществляется кадровое мероприятие.

В тех случаях, когда отчёт содержит информацию о таких мероприятиях как «ПРИЁМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ», необходимо заполнить графу 6. В ней следует указать кодовое обозначение выполняемой функции.

Код состоит из пяти цифровых знаков в формате ХХХХ.Х. Первые четыре цифры в нём это код деятельности, а цифра после точки — контрольное число. Код выполняемой функции берётся из классификатора ОКЗ. Это требование обязательно для всех организаций, независимо от того, применяются ли в них профстандарты. Если не заполнить графу в соответствии с правилами, СФР не примет отчёт.

Образец заполнения:

Картинка с сайта: astral.ru

Выводы

Поскольку электронные трудовой книжки заполняет СФР, работодателю необходимо правильно заполнять отчёты, на основании которых ведётся ЭТК.

Это не только важно для заполнения электронных трудовых книжек сотрудников. Если заполнить форму ЕФС-1 с ошибками, это может привести к наказанию в виде штрафов:

• если компания имеет более 10 сотрудников или исполнителей по ГПХ и представляет отчёт на бумажном носителе, то штраф составит 1000 рублей;
• за каждого сотрудника или исполнителя по ГПХ, по которому предоставлены неполные/недостоверные сведения, или за нарушение установленных сроков сдачи отчёта предусмотрен штраф в размере 500 рублей;
• непредоставление сведений о трудовой деятельности также может привести к штрафу в размере от 300 до 500 рублей.