По мере расширения бизнеса растет и бумажная волокита. Увеличивается количество задач и сотрудников, а вместе с тем — объем документов, которые нужно заполнять, согласовывать на разных уровнях и подписывать у руководства. Чтобы не закопаться в «бумажках», рекомендуем обратить внимание на продукт «1С:Документооборот» («1С:ДО»). Это функциональное решение для автоматизации делопроизводства. Софт помогает контролировать персонал, быстро заключать договоры, вести учет корреспонденции и многое другое. В статье подробно расскажем, для чего нужен «1С:Документооборот», рассмотрим его возможности и преимущества.
Узнайте какая 1С вам подходит и получите бесплатную установку на версии 1С ПРОФ
Подберем для вас программу 1С с помесячной или единоразовой оплатой!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
«1С:Документооборот»: описание программы
Программа помогает автоматизировать весь цикл работы с документами: с момента создания до отправки получателю. Она решает две ключевые задачи:
- Создание единого систематизированного архива, где хранятся все договоры, «первичка», внутренние корпоративные документы (приказы, инструкции, положения и т. д.), входящая и исходящая корреспонденция.
- Автоматизация взаимодействия сотрудников. Не нужно отправлять файлы по электронной почте или ходить по отделам, чтобы утвердить и подписать договор. Сотрудники, которые работают над задачей, видят в одной системе все операции с документом: кто и когда его согласовал, на какой стадии он сейчас и т. д.
Программа интегрируется с другими продуктами 1С. Например, документ, который создан в «1С:Бухгалтерия», автоматически переносится в «1С:ДО». А оттуда можно запустить процесс согласования и контролировать его вплоть от отправки контрагенту.
Для чего нужен «1С: Документооборот»: пример
Результаты внедрения конфигурации «1С:Документооборот» рассмотрим на примере конкретного клиента — digital-агентства. В связи с ростом заказов и расширением штата в компании увеличился объем рутинных операций по созданию и согласованию документов. У каждого сотрудника на рабочем столе было создано несколько десятков папок с файлами. При его отсутствии никто не мог найти нужный документ. Из-за этого приходилось ставить задачи на паузу и переносить сроки сдачи заказов. Что изменилось с внедрением «1С:ДО»:
- документы классифицированы в единой системе, любой из них можно быстро найти по реквизитам или содержанию;
- не нужно бегать по кабинетам для утверждения договора — процесс согласования и подписи запускается автоматически по настроенному алгоритму;
- руководитель может наблюдать, как продвигается работа с договором, на какой он стадии;
- документ можно создать за минуту по готовому шаблону;
- легко оценить эффективность работы по каждому отделу.
В итоге скорость создания и согласования договоров увеличилась почти в 3 раза. Теперь перейдем к подробному описанию программы «1С:Документооборот» и расскажем, как она упрощает работу.
«1С:Документооборот»: возможности программы
Софт подходит как для офисной, так и для удаленной работы. В программе есть шаблоны, скрипты и формы, настроенные под конкретные отделы и должности. Можно автоматизировать процесс любой сложности, со множеством условий и стадий выполнения. Рассмотрим, какие функции для этого есть.
| Функции | Описание |
| Управление входящими документами | Регистрация, учет и обработка входящей корреспонденции. Создание задач на подготовку документов, определение сроков и контроль исполнения |
| Управление исходящими документами | Настройка шаблонов, подготовка пакета документов для отправки. Контроль статусов переданных файлов, получение уведомлений о доставке |
| Управление внутренними документами | Создание и утверждение корпоративной документации: приказов, инструкций, положений и др. |
| Автоматизация договорной работы | Запуск и отслеживание процессов по согласованию, исполнению и подписанию договоров |
В «1С:Документооборот» можно управлять бизнес-процессами любой сложности: ставить задачи по созданию и согласованию договоров, задавать маршруты движения «бумаги» от одного сотрудника к другому и контролировать каждый этап.
Описание «1С:Документооборот»: рабочий стол и панель навигации
Интерфейс «1С:Документооборот» прост и понятен рядовому сотруднику. В программе есть два рабочих стола — основной и руководителя. Вид начальной страницы настраивается пользователем. Основной рабочий стол выглядит так:
Основной рабочий стол
Чаще всего в работе используется первый виджет — «Задачи мне». При нажатии на ссылку открывается страница с полным списком, в том числе с просроченными и не принятыми к исполнению задачами. Можно кликнуть по нужной карточке и посмотреть подробную информацию, историю и прикрепленные документы.
Список задач
С правой стороны на рабочем столе находится панель навигации. Во вкладке «Реестры» отображаются виды документов, с которыми вы работаете. Можно быстро переходить к ним прямо из списка.
Вкладка «Реестры»
Во вкладке «Справочники» можно обращаться к спискам контрагентов и физлиц, адресной книге, базе товаров, журналу документов и прочим каталогам.
В подразделе «Настройки» можно изменить вид рабочего стола, добавить и удалить элементы.
Чтобы вам было проще разобраться в функциях программы, приведем инструкцию для пользователя «1С:Документооборот» по созданию договора.
Доработаем любую ПРОФ-версию 1С так, как вы захотите!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Как настроить правила обработки договора в «1С:Документооборот»
Для каждого вида документа нужно настроить маршрут движения, указать должностных лиц, которые должны ознакомиться с содержанием и согласовать его. Для начала перейдите в раздел «НСИ» из левого бокового меню.
Раздел «НСИ»
Выберите вид документа или создайте новый. В карточке откройте вкладку «Настройки обработки». Нажмите «Подобрать действия» и выберите нужные команды из списка справа. Например, «Согласование» и «Подписание».
Выбор действий во вкладке «Настройки обработки»
Нажмите на ссылку «Правила обработки» и настройте каждое действие. Добавьте участников.
Настройка действий в «Правилах обработки»
Еще можно задать условия, при которых тот или иной участник будет добавлен в работу. Например, если сумма договора больше 100 000 рублей. Еще для каждого сотрудника можно определить срок выполнения задачи.
Бизнес-процесс изначально имеет линейную схему. Но вы можете изменить ее в редакторе, добавив разные условия.
Схема обработки бизнес-процесса
По завершении настройки нажмите «Записать и закрыть».
«1С:Документооборот»: руководство пользователя по созданию договора
Сначала в программе создается карточка документа, а потом в нее добавляется файл с текстовым содержанием. Его можно загрузить с компьютера или создать в системе по шаблону. Перейти в форму договора можно несколькими способами:
- с начальной страницы (виджет «Мои документы»);
- из панели навигации;
- через главное меню, как показано на скриншоте ниже.
Переход в «Документы» из главного меню
Далее нужно указать вид документа (например, договор поставки) и заполнить форму карточки. При выборе контрагента из базы его реквизиты подгружаются автоматически.
Карточка нового документа
Далее перейдите во вкладку «Файлы» и нажмите «Добавить». Загрузите документ с рабочего стола или создайте его в программе по готовому шаблону.
Загрузка или создание документа по шаблону
На вкладке «Обработка» нужно добавить правила, по которым будет обрабатываться договор. Если у вас уже есть преднастроенный шаблон действий, вы можете выбрать его для своего документа. Выше мы рассказали, как его создать. Если нет, можно добавить правила обработки при создании договора. Для этого нажмите на зеленый «плюсик» в левом углу и укажите все действия, которые нужно выполнить с файлом.
Правила обработки документа
Для каждого этапа можно добавить несколько исполнителей, которые поочередно должны согласовать документ или ознакомиться с ним. Если его нужно визировать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), перейдите во вкладку «ЭП» и выберите сертификат из списка.
После заверки УКЭП вы уже не сможете редактировать документацию в «1С:Документооборот»!
После создания договора нажмите кнопку «Начать обработку» (во вкладке «Обработка»). Исполнители, указанные в настройках, получат соответствующие задачи, и могут приступать к их выполнению.
Согласование договора
Когда все ответственные лица согласовали документ, в карточке напротив каждого сотрудника появятся зеленые галочки. Это значит, что договор прошел необходимые этапы и его можно отправлять контрагенту.
Отметки о согласовании в карточке документа
Это руководство пользователя применимо и для создания других документов в «1С:Документооборот».
Мы много лет успешно занимаемся автоматизацией бизнес-процессов и, в частности, внедрением электронного документооборота. Если вы хотите автоматизировать делопроизводство, сэкономить время и избавиться от бумажной волокиты, оставьте заявку на нашем сайте или позвоните. Мы бесплатно проконсультируем, подберем подходящую версию программного обеспечения, максимально быстро установим и настроим его под ваши бизнес-процессы!
Александр Киреев
Эксперт отдела автоматизации и развития бизнеса Online-kassa.ru. Бизнес-тренер и аналитик, отвечает за работу с ключевыми клиентами.
Оцените, насколько полезна была информация в статье?
1С Документооборот самоучитель для начинающих
1С Документооборот: самоучитель для начинающих
Документооборот является важной частью любого предприятия. В современном мире автоматизация этого процесса становится ключевым инструментом для повышения эффективности работы организаций. Одним из самых популярных решений в России для управления документацией является программа 1С: Документооборот. В данной статье мы подробно рассмотрим, как начать работать с этой системой, и предложим самоучитель для начинающих.
Основы 1С: Документооборот
Программа 1С: Документооборот предназначена для автоматизации процессов управления документацией в компаниях. Она позволяет вести учет входящих и исходящих документов, обеспечивает контроль за их согласованием и исполнением, а также интеграцию с другими системами предприятия.
Основные возможности программы
1) Ведение учета внутренних и внешних документов;
2) Автоматическое распределение задач между сотрудниками;
3) Настройка прав доступа для разных пользователей;
4) Управление процессом согласования и утверждения;
5) Формирование отчетов и контроль выполнения задач.
Начало работы
Установка и настройка программы
Перед началом работы с программой необходимо ее установить и настроить. На официальном сайте компании 1С вы найдете всю необходимую информацию и инструкции для установки. После этого потребуется:
1) Выполнить настройку прав доступа;
2) Создать базы данных для хранения информации;
3) Указать реквизиты организации и контрагентов;
4) Настроить нормативно-справочную информацию.
Рекомендации по первичной настройке:
1) Настройте интерфейс программы под задачи вашей компании;
2) Добавьте всех пользователей, которым будет предоставлен доступ;
3) Установите необходимые роли и права для сотрудников;
4) Проверьте корректность заполнения данных о контрагентах и документах.
Создание и обработка документов
Виды документов
Программа поддерживает работу с различными видами документов:
1) Входящие и исходящие письма;
2) Договора;
3) Внутренние приказы;
4) Отчеты и акты.
Процесс создания нового документа
При создании нового документа нужно указать следующие данные:
1) Тип документа (входящий, исходящий, внутренний);
2) Основные реквизиты (дата, номер, контрагент и т.д.);
3) Дополнительные параметры, такие как исполнитель и срок выполнения;
4) При необходимости можно установить набор дополнительных реквизитов.
После создания документа можно настроить процесс согласования и утверждения. В системе предусмотрена возможность добавления нескольких исполнителей, что упрощает управление задачами.
Управление бизнес-процессами
1С: Документооборот позволяет эффективно управлять бизнес-процессами компании. С ее помощью можно:
1) Сэкономить время на выполнение рутинных операций;
2) Организовать автоматическую рассылку уведомлений;
3) Обеспечить контроль за сроками исполнения задач.
Настройка процесса согласования
Для настройки процесса согласования нужно выполнить следующие шаги:
1) Указать исполнителей, которые будут участвовать в рассмотрении документа.
2) Настроить порядок согласования, утверждения и регистрации.
3) Определить условия, при которых документ будет считаться завершенным.
Работа с документами в системе
Входящие и исходящие документы
Для каждого входящего документа можно указать:
1) Дату и номер регистрации;
2) Исполнителя, ответственного за рассмотрение и исполнение;
3) Дополнительные реквизиты, если это необходимо.
Аналогично создаются и обрабатываются исходящие документы. Программа поддерживает возможность автоматической печати и отправки таких документов через электронную почту.
Архив и поиск
Одной из сильных сторон программы является возможность быстрого поиска и просмотра документации. Для этого предусмотрены:
1) Каталог с четкой структурой;
2) Ролевая адресация для управления доступом;
3) Полнотекстовый поиск по базе данных.
Дополнительные возможности
Интеграция с другими системами
1С: Документооборот поддерживает интеграцию с другими продуктами 1С, что делает работу с системой комплексной и удобной. Например, вы можете связать ее с бухгалтерским и кадровым учетом.
Корпоративное использование
Для крупных организаций система предлагает расширенный функционал:
1) Управление корпоративным документооборотом;
2) Ведение нормативно-справочной документации;
3) Формирование журналов учета и контроля.
Заключение
Программа 1С: Документооборот – это мощный инструмент для автоматизации процессов управления документацией в компаниях любого масштаба. Она позволяет сэкономить время, обеспечить контроль за выполнением задач и улучшить взаимодействие между сотрудниками. С помощью данного самоучителя вы легко сможете освоить основные функции программы и начать эффективно ее использовать в своей деятельности. Помните, что успех внедрения зависит от правильной настройки системы, обучения персонала и регулярного обновления базы данных.
Чтобы система электронного документооборота приносила реальную пользу, важно использовать её возможности на практике. 1С:Документооборот — это не просто архив документов, а полноценный инструмент совместной работы, который помогает навести порядок в задачах, сроках и ответственности.
В этой СЭД документооборот полностью автоматизирован, и время сотрудников освобождается для действительно важных дел. Поэтому её активно используют не только делопроизводители, но и HR, юристы, бухгалтерия, проектные команды, IT и топ-менеджмент.
Работа в системе строится вокруг ключевых сценариев: обработка входящей и исходящей корреспонденции, внутренние документы, договоры, задачи, обсуждения, файлы, планирование времени.
Всё это — в едином пространстве, доступном сотрудникам и руководству. Всё, что нужно, — всегда под рукой: договоры, файлы, переписка, история изменений. Ускоряются согласования, упрощается поиск информации.
Руководители получают прозрачную картину работы сотрудников: какие документы обрабатываются, где возникли задержки, что требует вмешательства.
Сотрудники быстрее ориентируются в своих обязанностях: список задач, история переписки, шаблоны документов — всё под рукой. 1С:Документооборот помогает видеть свои задачи, не терять сроки и не зависеть от коллег, ушедших в отпуск.
Эффективная работа начинается с понимания возможностей и их сопоставления с потребностями бизнеса и своими повседневными задачами. Используйте СЭД документооборот от 1С как платформу для роста и порядка в делах.
Быстрое внедрение включает:
-
Доступ 1С через RDP , Remoteapp через шлюз терминалов -
Доступ 1С через веб клиент (доступ к базам 1С шифруется с помощью SSL) -
Сервисы FTP для закачки файлов и веб-сервер для публикации баз 1С -
Проброс принтеров осуществляется с помощью технологии EasyPrint
На сервере установлено следующее ПО (доступно при подключении по протоколу RDP):
-
Office 2016 Standart -
Mozilla Firefox -
PDF-Creator -
Adobe Reader DC -
Double Commander -
7-Zip -
1C (последняя платформа)
-
Хранение резервных копий в течении 14 дней
Перед внедрением клиент предоставляет информацию о пользователях (логины и пароли). После завершения работ, клиенту высылается инструкция и ярлык для подключения.
Индивидуальное внедрение по ТЗ клиента обсуждается отдельно.