Предпосылки для применения УПД
Реализация товаров у плательщиков НДС, как правило, сопровождается оформлением двух документов:
- первичного учетного — в силу законодательства о бухучете (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
- счета-фактуры — по требованию налогового законодательства (пп. 1, 3 ст. 168, п. 1 ст. 169 НК РФ).
ВАЖНО! С 2025 года плательщиками НДС стали упрощенцы. Те из них, кто не освобожден от НДС в силу небольшого дохода, теперь тоже обязаны выставлять счета-фактуры. Подробнее см. статью.
Хотите всегда иметь развернутую информацию по данной теме? Тогда воспользуйтесь бесплатно пробным доступом к системе КонсультантПлюс. А если вы захотите пользоваться ею постоянно, здесь можно запросить ее стоимость.
При этом содержание перечисленных документов в основном идентично. Ведь накладные (ТОРГ-12, товарно-транспортная накладная Т-1) или акты и счет-фактура дублируют содержание хозяйственной операции. А это увеличивает как временные, так и финансовые затраты на оформление, учет, хранение, поиск и анализ первичных учетных документов.
Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. А в п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, содержащихся в том же постановлении, говорится о возможности добавления строк или граф для дополнительной информации. Налоговый кодекс тоже не содержит запретов на дополнение этого документа. Также еще с 2013 года любая организация может разрабатывать собственные первичные документы для целей бухучета (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). В связи с этим налоговики решили упростить процедуру оформления документации для продавцов и предложили единый документ на базе счета-фактуры. Применение этого документа может осуществляться по выбору организации. Он не является обязательным, а только призван облегчить труд бухгалтеров и уменьшить затраты организаций.
Как скорректировать УПД при технической ошибке или в случае изменения стоимости товаров, услуг, работ, а также как этот документ отражается в книге покупок (продаж) и можно ли оформить УПД на аванс, описали эксперты «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Какой документ предложила ФНС?
Свое предложение ФНС оформила в письме «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, где рекомендовала налогоплательщикам к использованию форму универсального передаточного документа (приложение № 1).
Этот документ включает все необходимые реквизиты, обязательные как для первичного учетного документа, так и для счета-фактуры. Налогоплательщик вправе применять его как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения по НДС, а также по иным налогам. УПД, оформленный поставщиком, для покупателя является одновременно основанием как для вычета НДС, так и для подтверждения расходов по налогу на прибыль.
Если организация принимает решение об использовании УПД в своем документообороте, то ей необходимо учесть ряд организационных моментов, а также привести в соответствие рекомендуемый бланк с актуальной формой счета-фактуры.
Соответствие УПД и счета-фактуры
С 01.10.2024 форма счета-фактуры поменялась. В 2025 году актуален бланк счета-фактуры в редакции постановления Правительства РФ от 16.08.2024 № 1096. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.
Скачать актуальный бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:
Бланк счета-фактуры
Скачать
Бланк УПД также нуждается в корректировке. Но т. к. форма рекомендованная, ФНС этого не делает. Скорректировать счет-фактурную часть УПД пользователи должны самостоятельно.
Сроки оформления универсального передаточного документа
УПД должен соответствовать требованиям как главы 21 НК РФ, так и закона № 402-ФЗ. Только при соблюдении этих условий он может применяться в целях бухгалтерского учета и налогообложения (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Так, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактура при реализации товаров, работ, услуг (передаче имущественных прав) выставляется в срок не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи имущественных прав). Первичный учетный документ, на основании п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, должен быть оформлен при совершении факта хозяйственной жизни либо непосредственно после его окончания.
В силу данных требований УПД следует оформлять при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него. В этом случае будут выполнены и условия закона № 402-ФЗ, и требования НК РФ. Дата составления документа отражается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».
При этом ФНС России допускает незначительную разницу между датой составления документа и датой отгрузки (Приложение № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) в следующих случаях:
- если отгрузка состоялась на следующий день после оформления документа;
- если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки, когда это невозможно сделать во время совершения операции.
В любом случае УПД необходимо составить не позднее следующего рабочего дня после отгрузки.
УПД: образец заполнения 2025
Ниже в статье рассмотрим различные образцы заполнения УПД в 2025 году. Важно понимать, при формировании образцов УПД мы опирались на тот факт, что образец заполнения УПД от ИП в 2025 года не отличается глобально от образца документа УПД, составленного организацией. То есть статус налогоплательщика (ИП или ООО) для образца УПД в 2025 году роли не играет.
Начинается заполнение универсального передаточного документа с указания его статуса. Статус определяет, в каком качестве будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ (статус 1) или только как первичный документ (статус 2), обязательность заполнения ряда его строк.
УПД 1 и УПД 2 чем отличаются?
Подробнее
В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции.
Приведем образец заполнения в УПД статуса 2 и статуса 1.
После указания статуса заполняется регистрационный номер УПД и дата его составления (строка 1). В УПД, имеющем статус 1, приводится порядковый номер в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур, а УПД со статусом 2 нумеруются в соответствии с хронологией нумерации первичных документов.
В случае исправления ошибок в ранее выставленном УПД по строке 1а отражают номер и дату, когда были внесены исправления. Исправления производят в порядке, аналогичном для исправления счетов-фактур.
Приводятся обязательные данные о продавце (строки 2, 2а, 2б) и покупателе (строки 6, 6а, 6б).
Информация о грузоотправителе (строка 3) и грузополучателе (строка 4) заполняется только при отгрузке товаров. При выполнении работ, оказании услуг в этих строках ставится прочерк.
ВАЖНО! В одном документе УПД могут быть отражены и товары, и услуги одновременно.
Строка 5 «К платежно-расчетному документу» может не заполняться, если УПД используется только как передаточный документ. В строке 5а счета-фактуры с 01.10.2024 нужно указывать также наименование документа об отгрузке. В случае с УПД в этой строке наименование, номер и дату самог УПД.
В строке 7 приводятся указание валюты и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта при его наличии.
Заполнение табличной части производится в соответствии с порядком заполнения счетов-фактур с учетом следующих особенностей:
- В графе А «№ п/п» приводится номер записи в таблице, а графе Б «Код товара/работ, услуг» — артикул для товаров или код ОКВЭД для услуг. Заполнение этих граф не является обязательным.
- Необязательны к заполнению поля, предназначенные исключительно для счета-фактуры (если у УПД указан статус 2):
- графа 6 «В том числе сумма акциза»;
- графа 7 «Налоговая ставка»;
- графа 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
- графа 10а « Краткое наименование страны происхождения товара»;
- графа 11 регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости;
-
графы 12 и 12а единицу измерения товара, которая используется для прослеживаемости. Она определяется по Общероссийскому классификатору единиц измерения;
-
графа 13 количество товара в указанных единицах;
- графа 14 стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога на добавленную стоимость.
По непрослеживаемым товарам графы 12-14 можно не формировать.
Приведем образец заполнения в 2025 году УПД на услуги и товары одновременно.
Теперь покажем образец заполнения УПД со статусом 2 (и без НДС).
Затем в УПД проставляется количество листов, на которых он составлен, и под табличной частью документ подписывается ответственными лицами: руководителем и главным бухгалтером / индивидуальным предпринимателем. Полномочия по подписанию УПД могут быть переданы уполномоченным лицам. Если УПД не несет функцию счета-фактуры, а только передаточного акта, то подписи руководителя, главного бухгалтера/ индивидуального предпринимателя необязательны.
Подписи в УПД проставляются следующим образом:
|
Строка |
Значение |
Особенности заполнения |
|
10 |
Ф.И.О., должность и подпись человека, отгрузившего товар / передавшего услуги, результаты работ, имущественные права |
Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, совершившего отгрузку товара (передачу услуг, работ, имущественных прав), совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О. |
|
13 |
Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны продавца |
Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление, совпадает с Ф.И.О. и должностью лица: · которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.; · которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О. |
|
15 |
Ф.И.О., должность и подпись человека, получившего товар/ услуги, результаты работ, имущественные права |
Заполняется всегда, независимо от статуса документа |
|
18 |
Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны покупателя |
Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О. |
В УПД присутствуют три строки для указания даты:
- строка 1 — дата составления документа;
- строка 11 — дата отгрузки, передачи (сдачи);
- строка 16 — дата получения.
Независимо от того, совпадают ли эти даты или нет, в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в книге продаж в качестве даты отгрузки будет указана дата, приведенная в строке 11 УПД, за исключением случая, когда моментом определения налоговой базы является дата приемки работ (строка 16 УПД).
В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет указана дата, приведенная в строке 16 УПД.
В строках 14 и 19 указываются наименования хозяйствующих субъектов, которые принимают участие в составлении документов со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть приведены данные о компании, ведущей бухгалтерский учет у продавца/покупателя по договору оказания бухгалтерских услуг. По строке 14 могут указываться также данные о комиссионере (агенте), передающем комитенту товар (работы, услуги), приобретенный у продавца от собственного имени. Если на УПД проставляется печать (необязательный реквизит) составителя документа, то строки 14 и 19 могут не заполняться.
Итоги
Универсальный передаточный документ был разработан для облегчения оформления транзакций по продаже товаров, работ и услуг: один документ вместо двух. УПД является основанием для начисления или вычета НДС, для подтверждения доходов для продавца или расходов для покупателя. Проверка УПД налоговыми органами происходит по тем же критериям, что и проверка привычной первички и счетов-фактур. Налоговых рисков при применении УПД не возникает при условии его правильного заполнения.
Как заполнить универсальный передаточный документ
УПД объединяет в себе сразу несколько документов, что существенно упрощает деловой документооборот и снижает издержки. Передаточный документ используется для операций на всех режимах налогообложения.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Универсальный передаточный документ заменяет товарную накладную, счет-фактуру и акт приемки-сдачи работ.
- Чтобы он правильно работал, нужно верно заполнить все обязательные реквизиты, такие как название и дата составления.
- УПД можно использовать для любых сделок, и его вправе заполнять любые организации, ИП и бюджетники.
- Для операций с товарами, которые подлежат прослеживаемости, надо указывать в документе специальные реквизиты.
- Покупатель и продавец должны верно подписать документ, чтобы он стал юридически значимым.
Бланк УПД и его применение
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит обязательному оформлению. Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» упростил формы первичных документов, но определил перечень обязательных реквизитов для них (ст. 9 402-ФЗ).
Обязательные реквизиты для первички:
- наименование;
- дата составления;
- наименование экономического субъекта составителя;
- содержание факта операции;
- величина измерения операции в натуральном и (или) денежном измерении (с указанием единиц измерения);
- наименование должности лица, совершившего сделку, операции и ответственного за правильность ее оформления;
- подписи лиц с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.
Бланк универсального передаточного документа разработан ФНС на основе требований Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ и постановления Правительства РФ № 1137 и предложен к применению Письмом ФНС России № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013. Правила, по которым происходит заполнение УПД, актуальны для поставки товаров и выполнения работ (услуг).
Подробнее: что такое универсальный передаточный документ, и когда он применяется
С учетом специфики первичных деловых бумаг видно, какие формы объединяет УПД, — его используют вместо:
- товарной накладной;
- счета-фактуры;
- акта приемки-сдачи работ (услуг).
Разработанный ФНС бланк УПД является рекомендованным. Организация вправе создать собственный первичный документ и использовать его вместе со счетом-фактурой.
Кто использует УПД
УПД вправе заполнять любые организации, и ИП, и даже бюджетники. Нет никакой разницы, какой режим налогообложения применяет экономический субъект. Организационно-правовая форма, как и форма собственности, тоже не имеет значения. Используйте его при оформлении операций:
- Реализация (товаров, услуг, работ).
- Передача имущественных прав по собственным активам компании.
- Оформление сделок в части посреднических операций.
Перечень товаров, операций и сделок содержится в Письме ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013. На аванс УПД выставлять нельзя, необходим счет-фактура. Применять универсальную первичку вправе организации и ИП на любых формах налогообложения.
Организации и ИП, не являющиеся плательщиками НДС, не обязаны уплачивать этот налог при применении формы УПД. Для налогоплательщиков налога на добавленную стоимость универсальный передаточный документ так же, как и счет-фактура, дает возможность зачета входящего НДС при уплате в бюджет.
Универсальный передаточный документ объединяет реквизиты счета-фактуры и первичного документа о передаче товаров, работ, услуг. В нем важно правильно использовать статусы «1» или «2». Вот как заполнять УПД со статусом:
- 1 — если нужно, чтобы универсальный передаточный документ заменял и счет-фактуру, и первичку;
- 2 — счет-фактуру УПД не заменяет, является только заменой первичного документа.
Требования к УПД по прослеживаемым товарам
УПД при работе с прослеживаемыми товарами выдают только неплательщики налога на добавленную стоимость и те, кто освобожден от НДС (пп. «г» — «е» п. 13 положения, утв. ПП РФ № 1108 от 01.07.2021). Все налогоплательщики НДС по прослеживаемости выдают только счета-фактуры.
Узнайте, как правильно заполнить счет-фактуру
По новым правилам в счете-фактуре и в УПД, которую выставляют неплательщики вместо СЧФ, указывают в:
- графе 11 — РНПТ, регистрационный номер партии товаров;
- графах 12 и 12а — код и условное обозначение единицы измерения;
- графе 13 — количество товара;
- графе 14 — стоимость прослеживаемого товара без НДС, в целых рублях.
В графе 11 укажите РНПТ — вы сможете его найти на сайте ФНС. Одно отгружаемое наименование может состоять из нескольких партий с разными РНПТ. УПД на прослеживаемые товары надо составлять в электронной форме и передавать по ТКС в порядке, утвержденном приказом № 14н от 05.02.2021. Электронный формат утвержден Приказом ФНС № ЕД-7-26/970@ от 19.12.2023.
Заполнение УПД на отгрузку товаров, подлежащих прослеживаемости
Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов универсальной формы
В таблице приведены реквизиты, использование которых обеспечит правильное заполнение УПД: обратите внимание на столбец рекомендаций и пояснений к универсальному акту.
| № Строки, графы | Реквизит УПД | Возможные значения, рекомендации и пояснения |
|---|---|---|
| Строки 1–7, графы 1–11 | — |
Для УПД со статусом «1» заполняются в соответствии с приложением № 1 к постановлению Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011. Если счета-фактуры на товары, работы, услуги в организации подписываются иным лицом, уполномоченным на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, то в счете-фактуре указывают распорядительный документ или должность уполномоченного, подписавшего конкретный счет-фактуру. Содержание операции в УПД соответствует счету-фактуре. Допустимо дополнение показателей стр. 3 и 4 информацией об ИНН, КПП грузоотправителя и ИНН, КПП грузополучателя товара. Для универсального передаточного документа со статусом «2» допустимо заполнение стр. 1, 1а, 2, 6, 7, граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 в целях исполнения требований п. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 о наличии в документе подробной информации о содержании факта хозяйственной жизни и величины натурального или денежного измерения. Показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни, отражают в стр. 2а, 2б, 3, 4, 5, 6, 6а, 6б, графах 4, 5, 6 и др. В УПД стр. 5а укажите реквизиты универсального передаточного документа: номер и дату. |
| Графы 11–14 | Реквизиты прослеживаемости | Обязательно заполнение колонки 12, а точнее, графы с 11 по 14. Такой документ формируют неплательщики НДС при работе с прослеживаемыми товарами. В графе 11 указывают РНПТ, в графах 12 и 12а — код и условное обозначение единицы измерения, в графе 13 — количество товара, а в графе 14 — стоимость прослеживаемого товара без НДС. |
| Строка 10 | Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал |
В инструкции сказано, как правильно подписывать УПД: указывают должность лица, совершившего отгрузку товара, или того, кто уполномочен действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки). Если этим лицом является тот, кто уполномочен на подписание счетов-фактур и подписал универсальный передаточный документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки 8), то в ней заполняются только сведения о его должности и ФИО без повторения подписи. |
| Строка 13 | Ответственный за правильное оформление сделки, операции |
Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Показатель, позволяющий определить ответственного за оформление операции. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является тот, кто совершил отгрузку или уполномочен действовать по сделке от имени экономического субъекта (стр. 10), то при наличии подписи в строке 10 в ней заполняются только сведения о должности и ФИО без повторения подписи. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является уполномоченный на подписание счетов-фактур и подписавший универсальный передаточный документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки 8), то в ней заполняются только сведения о его должности и ФИО без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо вводить дополнительную строку: например, 13а для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного. |
| Строка 15 |
Товар (груз) получил/ услуги, результаты работ, права принял |
Допустимо указать должность лица, получившего груз или уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав), которые ставят обязательные подписи со стороны покупателя с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки). |
| Строка 18 | Ответственный за правильное оформление сделки, операции |
Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка 15), то в ней заполняются только сведения о должности и ФИО без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в универсальный передаточный документ необходимо вводить дополнительную строку — например, 18а для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного лица. |
| М.П. |
Печати экономических субъектов — составителей универсального передаточного документа. Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 закона № 402-ФЗ, не является основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету. |
Подробнее: кто подписывает УПД и нужна ли на УПД печать
Понять, как заполнять форму, нам поможет образец заполнения. Рассмотрим 2 примера: первый — при выполнении работ и оказании услуг.
Примеры заполненных форм
При выполнении работ и оказании услуг
При отгрузке товаров
Второй пример заполнения УПД — при отгрузке товара.
Чтобы заполнить универсальный передаточный документ вместо товарной накладной (ТОРГ12), необходимо изменить статус с «1» на «2» и стр. «Грузоотправитель и его адрес» (3) и «Грузополучатель и его адрес» (4) оставить пустыми.
Может пригодиться: как заполнить товарную накладную по форме ТОРГ-12
Ответы на частые вопросы
-
Что такое УПД?
Это документ, который объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ. Применять УПД необязательно. Вы сможете использовать его для упрощения своего документооборота, чтобы соединить два бланка в одном, или же только как первичный учетный документ для оформления различных фактов хозяйственной жизни.
-
По какой форме составляют универсальный передаточный документ?
Утвержденной формы УПД нет, поскольку он необязателен и применяется по решению самого налогоплательщика. Но плательщики используют форму, рекомендованную ФНС в приложении № 1 к Письму № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013. Форма должна содержать все реквизиты счета-фактуры и первичного документа, вы вправе вносить в нее дополнительные показатели самостоятельно: например, графы о прослеживаемости.
-
Кто заполняет УПД?
Его формирует продавец, но отдельные строки заполняет покупатель. Порядок заполнения универсального передаточного документа зависит от его статуса: УПД со статусом «1» заменяет одновременно счет-фактуру и первичный учетный документ, в нем надо заполнить реквизиты счета-фактуры и первички. УПД со статусом «2» заменяет только первичку — заполните в нем обязательные реквизиты, а остальные не заполняйте.
Вам может быть интересно:
Все субъекты экономики, осуществляющие коммерческую деятельность в сфере реализации товаров, услуг, прав на имущество, в обязательном порядке оформляют соответствующие бумаги первичного учета. То есть, организации и индивидуальные предприниматели используют в своей работе бухгалтерскую документацию, подтверждающую ведение хозяйственной жизни. Поэтому всем, кто непосредственно связан с предпринимательской средой, необходимо знать правила заполнения УПД (универсального передаточного документа).
Упростите складские операции с 1С и ТСД: ускорьте комплектацию и отгрузку товаров, минимизируйте ошибки и автоматизируйте учет. Комплектация на складе в 1С: пошаговая инструкция.
Инструкция по отгрузке товаров со склада в 1С.
Кем и когда применяется
УПД-форма разработана ФНС Российской Федерации на базе счета-фактуры в конце 2011 года. При создании новой формы были учтены обязательные к использованию товарно-транспортная накладная, ТОРГ-12 и другие бумаги, выступающие подтверждением передачи товарно-материальных ценностей.
Таким образом, УПД-документ представляет собой счет-ф, расширенную посредством введения дополнительных реквизитов. В том числе сведениями из другой документации первичного учета:
- ТН;
- ТТН;
- документ, подтверждающий отгрузку;
- акт приема-передачи товарных позиций и услуг.
Скачать образец УПД (.xlsx)
Разбираясь с заполнением УПД по всем правилам, следует помнить, что применять его могут любые торговые организации и частные предприниматели. Система налогообложения, применяемая к ним, значения не имеет. Таким образом, компании и ИП, осуществляющие деятельность в специальных налоговых режимах, тоже вправе задействовать в работе УПД-форму. Кроме того, взять на вооружение данный тип бумаг могут и налогоплательщики, работающие без начисления НДС. Для них форма является образцом первичной документации.
Узнайте, как правильно оформлять приемку и продажу маркированного товара в 1С, чтобы соблюдать требования законодательства и автоматизировать учет. Приемка маркированного товара в 1С.
Продажа маркированного товара в 1С.
Для чего предназначен
Область применения данного документа весьма обширна. Так, его используют:
- при поставке товаров, проведении подрядных работ, оказании услуг;
- во время заключения соглашений на имущество;
- с целью подтверждения осуществления операций с участием посредников и т. п.
Собирая информацию о реквизитах УПД, выясняя, как заполнить бланк по всем правилам, важно знать, что данная форма не является обязательной. Руководители коммерческих компаний и ИП сами решают, применять ли ее в оформлении хозяйственной деятельности. Если организация принимает решение задействовать документ в работе, это отражается в учетной политике.
При этом использовать УПД-форму можно только для проведения определенных типов сделок и операций. Все остальные допускается оформлять посредством стандартных счет-фактур. Так, например, фирма вправе осуществить переход на работу с универсальным передаточным документом по подрядным соглашениям, но по другим разновидностям договоров продолжать применять с/ф и обычные бумаги первичного учета. Кроме того, согласно данным от ФНС, возможно объединять различную документацию в рамках одной сделки. Первую партию товара оформляют посредством УПД-документа, вторую с помощью товарной накладной и далее попеременно.
Хотите узнать, как правильно оформить отгрузку товаров в 1С? Мы подготовили подробную инструкцию с пошаговыми объяснениями. Следуйте ей, чтобы легко сделать отгрузку товара в 1С Розница, 1С УНФ и 1С УТ. Смотреть инструкцию по отгрузке товаров в 1С.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
В каких ситуациях используется
Изучая вопрос: как правильно заполнять УПД, согласно номерам строк, следует разобраться с возможностями данного документа. Компании и индивидуальные предприниматели могут задействовать в качестве:
- счет-фактур;
- накладных передачи;
- объединенной документации.
Применение формы целесообразно при:
- документальном оформлении проделанной работы или оказанных клиенту услуг;
- отгрузке товарных позиций;
- имущественных сделках.
Счет-ф или УПД-форма
Многие организации и ИП до сих пор не могут решить, что конкретно использовать в своей деятельности: с/ф или новый универсальный бланк. Но здесь следует заранее оговориться, что УПД-документ необязателен к оформлению, в отличие от счет-фактуры. При этом дает возможность коммерческим организациям и частным предпринимателям:
- применять его в качестве учетной бухгалтерской документации;
- принимать к вычету НДС, так как во многом копирует реквизиты, соответствующие содержанию счета-ф;
- задействовать в качестве подтверждения понесенных затрат при формировании налоговой основы.
Знакомясь с порядком и правилами оформления УПД на услуги, рассматривая обязательные поля для заполнения, важно понимать, что использовать его исключительно как с/ф нельзя. Применение формы допускается в двух ситуациях:
- когда она заменяет счет-фактуру и первичку;
- только передаточный документ.
Согласно информации, предоставленной Федеральной налоговой службой Российской Федерации, для формирования вычета можно применять УПД-форму первого статуса. Однако использование ее в роли одного счета-ф запрещено, так как для этого не существует отдельной статусной позиции.
Из чего состоит УПД-документ
К реквизитам, которые в обязательном порядке отражаются при составлении бумаги передачи товаров, услуг, прав на имущество, относятся:
- наименование формы и дата оформления;
- сведения об организации или частном предпринимателе;
- название и данные о проводимой операции, действительность которой подтверждается передаточной документацией;
- информация о лице, несущем ответственность за совершение сделки;
- подпись представителя руководящего состава или ответственного сотрудника с полной расшифровкой.
Формируя документ по порядку заполнения УПД в соответствии с построчной рекомендацией, необходимо помнить, что особую важность имеет позиция «Статус», размещенная на бланке сверху справа. Именно от нее напрямую зависит, как предстоит задействовать универсальную УПД-форму.
Значение статусного определения
Этот реквизит может отражаться под номером «1» или «2». Указывая в нужном поле единицу, вы подтверждаете, что бумага применяется одновременно как счет-ф и форма первичного учета (первичка).
Согласно сведениям, представленным в приложении к письму 20-3/96 от Федеральной налоговой службы Российской Федерации, статус выступает лишь в роли информационной категории. По факту он зависит от отсутствия или наличия в нем данных, обязательных для учетной документации и счетов-ф. Таким образом, в ситуации когда продавец допускает ошибку при заполнении бланка, вместо единицы ставит двойку, покупатель все равно вправе воспользоваться вычетом.
Особенности составления
По факту УПД-документ — это гибрид счета-ф и накладной. При его формировании недопустима даже минимальная небрежность. В противном случае компания или частный предприниматель могут столкнуться с проблемами в отношении учета расходов и вероятным отказом в вычете НДС. Именно поэтому составляя документацию, необходимо быть предельно внимательным.
Правильность заполнения УПД: инструкция по оформлению
Разобраться, как правильно построчно заполнить форму, проще всего таблице, представленной ниже:
|
Номера строк/граф |
Реквизиты |
Рекомендуемые данные |
|
Статус |
1-2 |
Проставляются единица или двойка в зависимости от целевого назначения составляемой бумаги. |
|
Стр. №1-7 Гр. №1-11 |
— |
Первое статусное значение подразумевает заполнение всех полей. При оформлении второго допускается внести информацию только в некоторые строчки и колонки. |
|
А-графа |
Номер п/п |
Предназначена для проставления номера записи. |
|
Б-графа |
Кодировка товара, оказываемых услуг, проведенных работ |
Для товарных позиций прописывается артикул. В других случаях указывается ОКУН или ОКВЭД. |
|
8 |
Основание приема-передачи |
Данные, характеризующие взаимоотношения сторон, заключающих сделку. |
|
9 |
Сведения о процессе перевозки и перевозимом грузе |
Сопроводительная документация (путевой лист, ТТН), дополнительные документы. |
|
10 |
Подтверждение получения |
Фиксируется подписью должностного лица с полной расшифровкой или уполномоченного сотрудника. |
|
11 |
Дата отгрузки/передачи |
Проставляется день совершения операции. |
|
12 |
Дополнительные данные |
Добавочные сведения. К примеру, информация о паспортах, свидетельствах, сертификатах, количестве и видах сопроводительной документации. |
|
13 |
Ответственный за оформление |
Указывается должностное лицо, несущее ответственность за совершение сделки, заключение соглашения, проведение работ и т. п. |
|
14 |
Название субъекта, составляющего бумаги. В том числе агента |
Проставляется наименование организации или данные об индивидуальном предпринимателе, который сформировал УПД-документ со стороны продавца. Допускается не заполнять эту позицию, если бланк завизирован печатью ИП или компании. |
|
15 |
Подтверждение получение товара/услуг, имущественных прав, выполненных работ |
Отмечается должность сотрудника, получившего груз, зафиксировавшего обслуживание или передачу правообладания имуществом от имени покупателя. |
|
16 |
Дата приема-получения |
Фиксируется день доставки, принятия результатов рабочей деятельности. |
|
17 |
Другие данные |
Проставляются отметки об отсутствии претензий, а также дополнительных бумагах, сформированных покупающей стороной на момент получения, которые прилагаются к УПД-форме. |
|
18 |
Ответственный за правильное оформление сделки/операции |
Прописывается должностное лицо, несущее ответственность за оформительские действия в рамках соглашения. В обязательном порядке ставится его подпись с полной расшифровкой. |
|
19 |
Название субъекта экономики, формирующего документацию |
Здесь указываются наименование и реквизиты организации, занимающейся составлением УПД-документа от имени покупателя. Если есть печать, строчку можно пропустить. |
|
М.П. |
Место для оттисков штампов, ИНН, КПП. |
Разновидности универсальных передаточных документов
Данная документация может применяться в двух вариантах:
- одновременно в качестве счета-ф и первички (в статусе проставляется единица);
- исключительно как подтверждение передачи ТМЦ (прописывается двойка).
В зависимости от того, как именно фиксируется применение, предстоит по-разному заполнять бланки.
Правила заполнения УПД 1
В этом случае требуется указание всех реквизитов (для с/ф и бумаг передачи). Только так заполненную форму удастся использовать для получения НДС-вычетов и учета расходов по налогообложению прибыли.
УПД-документ со статусом 2
Во втором варианте вносить сведения для счета-фактуры нет необходимости. Такая УПД-форма задействуется исключительно в роли передаточной документации с целью подтверждения проведения хозяйственных операций. А счет-ф, если нужно, формируется дополнительно.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Документ первого статуса в книгах покупок/продаж, учетном журнале с/ф
Зная, где в УПД указывается номер договора, что писать в основании передачи, следует рассмотреть правила регистрации универсальных бланков со статусным значением «1».
У продающей стороны
Когда передаточная бумага составляется во время поставки товарных позиций, оказании услуг, переоформления имущественных прав, моментом утверждения налоговой основы считается день проведения хозяйственной операции.
Счета-ф регистрируются в установленном хронологическом порядке в первой части книги учета, согласно правительственного постановления от 2011 года. При формировании УПД-документа определяют точную дату, когда предстоит осуществить прием-передачу товара.
Если дни составления и отгрузки совпадают
В такой ситуации при оформлении передаточной документации значение первой строки является фактическим для проведения отправки и регистрации счета-фактуры. Отгружают товарные позиции, оказывают услуги или переоформляют права на имущество в тот же момент. Тогда же датируется выставление с/ф покупающей стороне. В учетной книге документ регистрируется при одновременной поставке и формировании документального подтверждения в виде счета-ф.
Когда действия производятся в разное время
В данном случае бумага по передаче формируется аналогичным образом. В строчке №1 указывается день оформления УПД-формы. При этом в 11-ой отмечается действительная дата отгрузки. Она же является фактической, согласно которой производится регистрация налогового периода. Непосредственно момент оформления бумажного подтверждения остается просто показателем, упрощающим идентификацию.
Правила заполнения УПД грузополучателем (покупающей стороной)
Покупатели также фиксируют счета-фактуры в соответствии с хронологией. Только записи ведутся уже во второй части учетного журнала. Регистрационным считается день подписания соглашения на поставку товарных позиций, оказание услуг, передачу прав на имущество. Информация отражается в строке №16.
В книге покупок получатель груза проводит регистрационные действия в отношении счетов-ф.
Отражение документа первого статуса в налоговом учете
Продающая и покупающая стороны определяют расходы и прибыль с помощью УПД-документов.
Налог на прибыль у продавца
Датой признания официального дохода является период продажи товаров, обслуживания, имущественного права владения. Объем полученной материальной выгоды определяется на основании учетной документации и других бумаг, подлежащих налоговому учету.
Налог на прибыль у покупателя
С получателем аналогичная ситуация. Днем проведения расходных операций считается фактический момент, когда по передаточным УПД-бумагам были приняты товарные позиции, работы, потреблены оказываемые услуги.
Почему многие организации и предприниматели отказываются от использования УПД-документа
Блок подписей универсальной передаточной форме весьма объемен. Разместить всю требуемую информацию на одном листе удается далеко не всегда. Из-за чего при наборе зачастую используют мелкий шрифт, что затрудняет прочтение.
Кроме того, новая документация не пользуется особым доверием у бухгалтеров (в основном это связано с вычетом НДС). Переходя на работу с УПД-бумагами, выясните предварительно, подходит ли такой вариант вашим контрагентам. Внедрение обновленного бланка неплохо согласовать с постоянными партнерами.
Отдельно следует сказать о необходимости автоматизации внутренних процессов в любой коммерческой организации, независимо от того, работает она с УПД-документами или нет. Облегчить труд работников предприятия и автоматизировать прием-передачу можно с помощью специальных мобильных систем учета. Верным решением в данном случае будет приобрести программное обеспечение для решения бизнес-задач в оптовой или розничной торговле в нашей компании «Клеверенс». Представленное в каталоге ПО совместимо с большей частью моделей современного торгово-учетного оборудования. Всю интересующую вас информацию можно получить на официальном сайте cleverence.ru.
Вывод
Многим, кто только начинает разбираться в нюансах оформления универсальной формы, эта задача кажется слишком сложной. А так как документ не является обязательным, применяют его далеко не все — и напрасно. На самом деле изучить тонкости формирования документации, выяснить, как заполнить графу Б в УПД, узнать, что это такое содержание операции — гораздо проще, чем кажется на первый взгляд. Зато именно УПД-форма позволяет существенно снизить объем документооборота и тем самым облегчить работу организации или индивидуального предпринимателя.
Вопросы и ответы
Что такое универсальный передаточный документ (УПД)?
УПД — это документ, который объединяет в себе функции накладной и счета-фактуры, что позволяет использовать его в бухгалтерском и налоговом учете для подтверждения поставок товаров или оказания услуг.
Какие реквизиты обязательны для УПД?
В УПД обязательно должны быть указаны данные продавца и покупателя, дата и номер документа, описание товаров или услуг, сумма сделки, а также подписи обеих сторон.
Как оформить УПД для бухгалтерского учета?
Для оформления УПД заполните все обязательные поля, включая данные о товаре или услуге, реквизиты контрагента и стоимость. Документ должен быть подписан представителями обеих сторон.
Какие ошибки часто допускаются при заполнении УПД?
Частыми ошибками являются неверные реквизиты контрагентов, отсутствие подписей, некорректные суммы и неверное заполнение граф о налоге на добавленную стоимость (НДС).
Можно ли использовать УПД для электронного документооборота?
Да, УПД может быть оформлен и подписан в электронном виде. Для этого организации должны подключиться к системе электронного документооборота и использовать квалифицированные электронные подписи.
Количество показов: 66871
Для упрощения учёта и снижения документооборота, в 2013 году был введён в действие универсальный передаточный документ (УПД). Он заметно облегчил работу сопутствующих служб и бухгалтерии, так как объединил в себе товарную накладную и счёт-фактуру. Количество выписываемых документов стало меньше, а оформление реализации товаров и услуг ускорилось.
Что даёт применение УПД
Слово “универсальный” в названии документа указывает на его расширенную функциональность. Он может заменить собой:
- акт выполненных работ и счёт-фактуру (СФ);
- товарно-транспортную накладную (ТТН) и СФ;
- акт приёма-передачи имущественных прав и СФ.
УПД подписывается должностным лицом организации, либо сотрудником с соответствующими полномочиями согласно доверенности.
Для продавца документ подтверждает реализацию товара, для покупателя — его приобретение. Аналогично для работ и услуг: исполнитель выписывает УПД, заказчик его визирует, соглашаясь с фактом произведённых работ или услуг. Нет необходимости заполнять несколько пакетов документов — экономится время и упрощается контроль за их движением.
Реквизиты УПД (номер, дата, сумма) попадают в книгу покупок (или продаж), а затем включаются в декларацию по НДС.
Можно использовать УПД как обычный документ первичного учёта, исключив из него элементы СФ. Для этого достаточно оставить некоторые поля незаполненными.
Сферы применения УПД довольно обширны. Их можно использовать при:
- отгрузке товаров или готовой продукции;
- оказании услуг, выполнении работ;
- исполнении агентских (комиссионных) услуг;
- приёме-передаче прав на имущество.
Как правило, универсальный передаточный акт выписывает продавец (исполнитель), а покупатель (заказчик) подтверждает получение.
Разрешается использовать один УПД на несколько хозяйственных операций. Например, на реализацию товаров и транспортные услуги по их доставке. При этом необходимо соблюдать единственное условие — их получатель должен быть один. В этом случае УПД будет выполнять функции ТТН, акта выполненных работ и СФ одновременно.
Правила заполнения УПД
Форма бланка УПД, рекомендации по заполнению и список операций при которых допустимо применять это первичный документ, определены в письме ФНС России от 21.10.2013 №ММВ-20-3/96@.
УПД — это рекомендуемый, но не обязательный первичный документ. Каждый налогоплательщик сам определяет необходимость его использования и утверждает форму бланка. Для этого необходимо ввести его в действие приказом и отразить это в учётной политике.
УПД приравнивается к СФ, и исправления в нём недопустимы. Если обнаружились расхождения, нужно создать новый бланк и указать в нём номер и дату внесения исправлений — так же как и при исправлении СФ.
Есть три способа заполнения формы УПД:
- вручную на бумажном бланке;
- в текстовом редакторе или в бухгалтерской программе с последующей распечаткой;
- в электронном варианте с подписанием ЭЦП и отправкой по телекоммуникационным каналам связи.
Поскольку УПД — это первичный документ отгрузки или оказания услуг, выписывать его нужно по факту их исполнения, но не позднее следующего рабочего дня.
Оформление УПД начинают с указания его статуса в специальном поле, так как от этого зависит порядок его заполнения и его дальнейшее использование:
- статус 1 подразумевает заполнение всех строк, так как объединяет в себе признаки СФ и первичного документа;
- статус 2 позволяет оставить часть строк незаполненными (с прочерками), поскольку выполняет функции только первичного документа.
Тип плательщика и применяемый режим налогообложения не влияют на порядок оформления УПД. Его разрешается использовать всем бюджетным, кредитным учреждениям, коммерческим предприятиям и ИП. И не важно, платят они НДС или нет.
УПД без НДС — образец заполнения 2022
Как оформить УПД со статусом 1
УПД, его форма состоит из трёх основных частей:
- описательная;
- основная (табличная);
- подтверждающая.
Описательная часть содержит информацию о самом бланке и сторонах, участвующих в сделке. При её заполнении указываются:
- статус (крайнее поле слева);
- номер документа и дата его формирования;
- номер исправления с датой;
- наименование компании (ИП), продающей товар или оказывающей услугу, адрес, ИНН, КПП;
- наименование и адрес грузоотправителя (при совпадении продавца и грузоотправителя ставится запись «тот же»);
- наименование и адрес грузополучателя;
- информация о платёжном документе;
- наименование, адрес и ИНН покупателя (заказчика);
- используемая при расчётах валюта (наименование и код);
- идентификатор госконтракта. Нужен при сделках по выполнению государственного заказа или договоров, подразумевающих бюджетное финансирование. В остальных случаях в этой строке ставится прочерк.
Табличная часть УПД содержит:
- номер строки (можно не заполнять);
- код товара согласно внутренней номенклатуре поставщика, код услуги согласно ОКВЭД. Обязателен для заполнения, если УПД подаётся для получения льгот или зачёта НДС;
- наименование товара (услуги) и его код согласно ТН ЕАЭС (для экспорта в страны ЕАЭС);
- единица измерения товара (услуги) в соответствии с классификатором ОКЕИ, количество реализуемого товара или услуг;
- стоимость единицы товара или услуги без НДС;
- совокупная стоимость реализованного товара без учёта налогов и сборов;
- акциз (если предусмотрен);
- налоговая ставка и сумма начисленного НДС;
- совокупная стоимость с учётом налогов и акцизов;
- страна происхождения товара (код и сокращённое наименование);
- номер таможенной декларации.
Два последних пункта указывают при внешнеэкономических сделках. Во всех других случаях ставится прочерк.
Подтверждающая часть содержит:
- подписи должностных лиц, ответственных за оформление УПД;
- информацию о договоре;
- информацию о грузе и транспортном средстве;
- подписи ответственных лиц по отгрузке и приёмке с указанием ФИО;
- подписи ответственных за оформление документов лиц, как отправителя, так и получателя;
- печати — при наличии.
УПД образец заполнения 2022 со статусом 1
Все перечисленные пункты обязательны для заполнения, если УПД используется по статусу 1 — как первичный учётный документ и счёт-фактура. При отсутствии данных во всех соответствующих полях ставятся прочерки.
Облегчают заполнение бланка инструкции под каждым полем или строкой. Следуя им, трудно ошибиться и испортить бланк. Если это всё-таки произошло, можно сформировать новый УПД до тех пор, пока он не подписан должностными лицами. Если ошибку обнаружили позже, нужно выписать новый документ с тем же номером УПД, но с отдельным номером исправления (1,2,3…) и датой его формирования.
Как оформить УПД со статусом 2
Если в специальном поле указан статус 2, значит, УПД используется только как первичный документ отгрузки или оказания услуг. В этом случае часть строк будет не обязательной для заполнения.
В табличной части разрешается пропускать сведения о налоговой ставке НДС, акцизах. Также можно не указывать страну-импортёра и номер ГТД.
В описательной части не обязательны сведения о:
- грузоотправителе;
- грузополучателе;
- платёжном документе.
Если вся эта информация будет присутствовать, это не будет считаться ошибкой.
В случае, когда в УПД указан статус 2, но заполнены практически все поля бланка, он по умолчанию будет приравнен к СФ, несмотря на расхождения в статусе.
УПД на услуги образец заполнения 2022 со статусом 2
Электронный УПД
Законом допускается заполнение электронной формы УПД. Для этого нужно иметь квалифицированную ЭЦП всем сторонам сделки. Иных существенных требований не предусмотрено.
Заполнение электронной версии универсального передаточного документа не отличается от бумажного варианта — также нужно заполнять сведения, соответствующие статусу 1 или статусу 2.
Возможность применения электронных УПД должна быть прописана:
- в учётной политике предприятий;
- в договоре — в качестве одного из условий обмена документами.
Так как УПД может одновременно выступать СФ и первичкой, он должен соответствовать требованиям, предъявляемым законом к обоим видам документов. Это касается как условий и длительности хранения, так и порядка их учёта и оформления.
Сроки оформления УПД
Законодательно не установлен точный срок для оформления универсального передаточного документа. Но эти сроки чётко определены для СФ и первичных документов:
- СФ должна быть сформирована в течение 5 суток с момента отгрузки товаров;
- первичный учётный документ выписывается при совершении хозяйственной операции или сразу после его завершения.
Учитывая, что любой образец заполнения УПД в 2022 году содержит в себе признаки обоих перечисленных документов, срок его формирования должен соответствовать минимально разрешённому из них.
То есть, дата выписки документа должна совпадать с датой совершения указанной в нём операции (реализации товара, оказания услуги).
Но для УПД налоговики допустили незначительное послабление: документ может быть оформлен на следующий день после фактической даты отгрузки или оказания услуг, если сделать это было невозможно по объективным причинам. Иных исключений для УПД не предусмотрено.
Благодаря отмене в 2013 году применения обязательных унифицированных бланков первичных документов, организации получили возможность существенно уменьшить документооборот. Одним из наиболее удачных примеров такой оптимизации служит соединение в одной форме налогового счета-фактуры и бухгалтерского отгрузочного документа. В результате этого слияния возник универсальный передаточный документ.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк универсального передаточного документа .docСкачать образец заполнения универсального передаточного документа .doc
Документы, которые заменил новый бланк
Ранее обязательными к оформлению передаточными документами являлись товарная накладная, товарная часть товарно-транспортной накладной и передаточный акт по утвержденным формам. Теперь все эти бланки утратили свою актуальность и необходимость, хотя при желании по-прежнему могут использоваться организациями. Сведения о том, какие именно документы использовать в своей работе каждая компания должна закреплять в своей учетной политике в индивидуальном порядке.
В каких случаях используется документ
Основными поводами для оформления универсального передаточного документа являются следующие случаи:
- отгрузка товаров, материалов, оборудования различного назначения,
- операции посреднического характера,
- передача и прием выполненных работ и оказанных услуг,
- передача некоторых видов прав имущественного толка.
При полном и грамотном оформлении бланка, документ является доказательством совершения сделки законным путем и принимается в качестве первичного учетного документа, обосновывающего проводки бухгалтерии по оприходованию работ, услуг, товаров и материалов. Также документ служит основанием для вычета НДС.
Правила составления универсального передаточного документа
Несмотря на то, что данная форма закреплена на законодательном уровне, ее применение не является обязательным. В ряде случаев, как уже говорилось выше, она может быть заменена другими документами или же скорректирована в зависимости от потребностей организации. Однако, следует отметить, что в документе должны содержаться некоторые обязательные реквизиты:
- его название,
- дата составления,
- наименование компании, сотрудниками которой он оформляется,
- смысл операции, которую он сопровождает,
- стоимость товарно-материальных ценностей или услуг,
- их количество,
- данные об ответственных лицах (с указанием должностей, фамилий-имен-отчеств),
- подписи с расшифровками.
Если документ подвергается изменениям и редактуре внутри предприятия, вышеупомянутую информацию из бланка исключать нельзя, в противном случае, универсальный передаточный документ не будет считаться законным основанием для бухгалтерских проводок, приходования операций и ТМЦ, возмещения НДС.
Образец заполнения универсального передаточного документа
Верхняя левая часть бланка содержит в себе «окно», в которое нужно вписать статус документа, т.е. то значение, которое он принимает в том или ином случае. Варианта здесь два:
- единичка ставится, если передаточный документ заменяет налоговый счет-фактуру и бухгалтерский передаточный акт,
- а двойка — если бланк используется только в качестве первичного передаточного акта.
Стоит отметить, что эти два варианта обозначают, что документ могут использовать компании, применяющие НДС в своей деятельности и освобожденные от этой обязанности.
Заполнение следующей части документа зависит от того, какой именно символ был поставлен в первом «окошке». Мы рассматриваем пример, в котором стоит единица (т.е. организация применяет НДС).
Сначала в документ вносятся:
- его номер (согласно внутреннему документообороту фирмы),
- дата (соответствующая реальному текущему времени).
Строку, стоящую ниже (об исправлении) пока заполнять не нужно – сведения в нее вносятся в дальнейшем при необходимости.
Далее в бланк следует внести следующие данные, касающиеся продавца и покупателя:
- полное наименование,
- его адрес,
- ИНН,
- КПП (данные должны быть идентичны учредительным документам компании).
Если речь идет об ИП, то сюда надо включить его ФИО и адрес регистрации по месту жительства.
Ниже нужно вписать номер и дату платежно-расчетного документа, название и код (в соответствии с принятой классификацией) валюты, в которой происходят расчеты.
Вторая часть бланка включает в себя оформленную в виде таблицы информацию о товарно-материальных ценностях, работах, услугах, подтверждением которых является документ.
Здесь нужно указать:
- их наименование,
- данные о единице измерения (штуки, литры, километры)
- ее код по ОКЕИ (Общероссийский классификатор единиц измерения).
Затем по порядку в таблицу вписываются следующие показатели:
- общее количество,
- стоимость за одну единицу без НДС,
- общая стоимость по наименованию также без НДС,
- величина акциза (при необходимости),
- ставка НДС.
Далее в столбиках указываются:
- сумма налога по каждому наименованию
- и общая стоимость с учетом налога,
- название страны происхождения,
- ее код по ОКСМ (Общероссийский классификатор стран мира),
- номер таможенной декларации (только для импортных товаров).
В строке «Основание для приема-передачи» указываются:
- ссылка на номер договора или соглашения (с указанием его номера и даты),
- данные о транспортировке и грузе – здесь аналогичным образом дается ссылка на транспортную накладную или иной подтверждающий документ.
Если же никакой бумаги нет, сюда можно внести параметры груза (объем, вес, упаковка и т.п.).
Завершающим этапом оформления документа является его подпись всеми заинтересованным сторонами. В бланке в соответствующих ячейках должны расписаться:
- кладовщики организаций, или иные лица, осуществляющие отгрузку и прием товарно-материальных ценностей,
- сотрудники отделов бухгалтерии, ответственные за оформление документа и прием его к учету.
Здесь же в строке «Иные сведения» получатель товарно-материальных ценностей, работ или услуг должен отметить тот факт, что нареканий к ним у него нет.
