Инструкция по приемке готовой продукции

Порядок приемки продукции и товаров по количеству и качеству — предмет самого пристального интереса новых производств и только что открытых компаний соответственно. Конечно, большая часть регламентов будет прописана в договоре о поставке, но документ составляется согласно законодательству и не терпит ошибок.

В этой статье:

• Правила приемки, требования законодательства
• Оформление в 1С 
• Складской процесс приемки 
• Документирование и порядок действий при расхождениях

Сама процедура основана на обязательной проверке, особенности которой подробно раскрыты в Гражданском кодексе. Проведя детальную инспекцию, специалист, отвечающий за проведение мероприятия, может определить бракованную партию, выявить недостачу и выяснить, что стало причиной материальных убытков.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Упростите и ускорьте приемку товаров на складе с 1С и ТСД. Снижайте ошибки, автоматизируйте процессы и работайте быстрее. Удобная приемка с ТСД и 1С: видео-инструкция.

Приемка товара по количеству и качеству — что это такое и каковы правила для заказчиков и поставщиков

Суть операции — обеспечение своего предприятия нужным объемом ТМЦ и установка фактов брака, недопоставок, пересортицы или, наоборот, образования излишков. Все стандарты для обеих сторон процесса описаны в п. 3 гл. 30 ГК РФ:

Узнайте, как правильно оформлять приемку маркированного товара в 1С, чтобы соблюдать требования законодательства и автоматизировать учет. Приемка маркированного товара в 1С.

Договор поставки

Основной документ, которым будут пользоваться обе стороны. Включает в себя множество полезных сведений, касающихся ТМЦ:

• наименование и объемы;
• свойства и адрес транзита;
• сроки;
• права и обязанности в обращении;
• период проведения оплаты;
• принцип разрешения споров.

Разрабатывать бумагу самостоятельно не нужно — типовой бланк ТОРГ-1 представлен в Постановлении Государственного комитета статистики № 132 от 1998 года.

Мы подготовили памятку по приемке товара на склад, чтобы ничего не упустить. 

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Требования законодательства

Регламент приемки товаров и продукции на складах по количеству и качеству описан в Гражданском кодексе. Сборник нормативных и правовых актов обязывает:

• подписывать соглашение о материальной ответственности с кладовщиком;
• устанавливать точный вес каждой транспортной единицы;
• открывать коробки и контейнера для проведения выборочной инспекции;
• проставлять отметки об отсутствии повреждений упаковочного материала;
• выполнять доставку в соответствии с четким графиком;
• заполнять претензионные бланки в случае обнаружения расхождений.

Перечисленные правила защищают предпринимателей от любых недопониманий и заранее задают вектор протекции интересов для потенциально возможного суда.

Кто может принимать ТМЦ

Исключительно человек со статусом материально ответственного лица — как правило, это кладовщик. Их полномочия необходимо подтверждать с помощью нотариальных доверенностей. Сотрудник сможет поставить свою печать в приходной накладной только при предъявлении подобного документа.

Инструкция по приему товара на склад: документальное оформление операций в 1С

Избежать любых неприятностей, связанных с неверно разработанными бумагами, можно двумя способами. Во-первых, применяя унифицированных шаблонов (обычно речь идет о ТОРГ-1 и ТОРГ-14), представленных Госкомстатом России. Во-вторых, используя ТСД и складское программное обеспечение, в базах которого уже есть все типовые бланки.\

Приемка по штрих кодам проходит из 1С следующим образом:

1. Установите Клеверенс в 1С, например, из магазина расширений для 1С Фреш, либо скачав дистрибутив обработки.

2. Зайдите в документы закупок. Выберите те документы, по которым нужно принять товар, выделите их. Нажмите «Еще» справа вверху и прокрутите до пункта меню «Выгрузить в Mobile SMARTS» и отправьте документ на ТСД. 

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

ТН и ТТН

Самые распространенные стандартные накладные. Используются по ситуации, в зависимости от того, какую именно операцию хочет реализовать получатель разного груза. Первая подходит для предприятий, функционирующих без УПД. Вторая — для фирм, заказывающих перевозку ТМЦ с одного хранилища на другое (от поставщика к покупателю), здесь будет прописан специализированный транспортный раздел.

Счет-фактура

Любые инструкции по организации приемки товаров на склад по количеству и качеству подробно раскрывают вопрос о налогах. Если компания платит НДС, ей необходим документ с ценами на все приобретенные продукты. Без них бухгалтерам не удастся зачесть добавленную стоимость, из-за чего бренд переплатит государству. При возврате важно запросить корректировку СФ — чтобы снять пошлины с брака.

УПД

Универсальный передаточный документ, появившийся совсем недавно, но уже успевший стать хорошей альтернативой для ведения первички. Представляет собой комбинацию стандартной накладной и счета-фактуры. Существенно ускоряет бюрократическую работу.

Алгоритмы и технологии приемки товаров по количеству и качеству — кратко

Сама операция кажется достаточно простой, особенно если проводить ее в рамках установленных регламентов. Покупатель забирает груз, инспектирует комплектность и качество, заполняет акты, а также по необходимости уведомляет продавца о выявленных нарушениях.

Приемка товара — процесс небыстрый, требует внимательности. К тому же ручной учет не исключает ошибки человеческого фактора. Поэтому его автоматизация является оптимальным решением. По отзывам наших клиентов издержки сокращаются до 70%. Посмотреть решение >>

Подготовка склада

Прежде чем приступить к отгрузке товарно-материальных ценностей, следует поработать со складским помещением:

• удостовериться в наличии свободного пространства;
• разделить зоны посредством маркеров и индикаторов;
• составить памятку для сотрудников.

Столь простые действия уберегут предпринимателей и материально ответственных лиц от многочисленных неприятностей.

Первичный осмотр

О том, как принимать товары и что необходимо проверить при его приемке, знает любой кладовщик. Кроме того, работники со стажем способны определять несоответствия путем визуального знакомства с партией. На старте стоит уделить внимание состоянию транспортного средства, температуре внутри кузова автомобиля, сохранности упаковок и всевозможным пломбам.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Сверка поступления товара по количеству

Ответственный сотрудник обязан выяснить, совпадает ли фактическое число продуктов поступления с цифрами, прописанными в сопроводительной документации:

• проверив тары, контейнеры и коробки;
• ознакомившись с маркировками;
• проанализировав реквизиты, цены и наименования ТМЦ.

Если речь идет об алкоголе — потребуется дополнительная операция. Специалисту придется подтвердить свои действия в системе ЕГАИС.

Ставить печать и подпись сотрудник должен исключительно в том случае, если все будет в полном порядке. Любые расхождения — повод для приостановки процесса.

Сверка по качеству и комплектности

Проверка качественных составляющих товарно-материальных ценностей также выполняется по регламенту. Необходимо провести:

• знакомство с техническим паспортом, сертификатом, накладной и счетом-фактурой;
• визуальный осмотр, инспекция на предмет наличия повреждений, корректности консистенции и верной комплектации;
• оценку скоропортящихся продуктов по органолептическим свойствам — например, по запаху.

Все операции выполняются либо в выборочном, либо в сплошном порядке, в зависимости от внутренней политики компании-покупателя.

Подписание соглашения или составление акта о расхождениях

Мероприятие будет считаться завершенным, когда стороны распишутся в бумагах, после проставления всех необходимых печатей. В бланке должны присутствовать:

• дата и место составления;
• идентификационный номер;
• названия товарно-материальных ценностей;
• сведения о комплектности и ценах;
• фамилии и имена ответственных лиц.

При выявлении недостачи сотрудники должны заполнить другой документ, причем в условиях ограниченного временного периода. Законодательство допускает отправку претензий в течение пяти дней с момента произведения поставки.

Транспортировка на склад

Как только акт приема товара по качеству и количеству окажется заполненным и завизированным, специалисты компании-покупателя могут приступать к процессу перевозки изделий на собственную складскую локацию. Тут вся продукция будет распределена по зонам хранения — в соответствии с заранее установленными маркерами, отдельно от тех ТМЦ, которые присутствовали ранее.

Оформление приходной накладной

На основании ТН, предоставленной поставщиком, составляется ПН, необходимая для ведения внутреннего учета. Она подтверждает факт совершения приема-передачи определенного объема товаров между сторонами договора. Формировать подобную документацию вручную или с помощью таблиц Excel удается только фирмам с малыми показателями товарооборота. Более или менее крупные предприятия применяют специализированный софт и инструменты отраслевых приложений.

Все эти действия помогут без спешки выполнить разгрузочные работы, сократить время, лучше осмотреть продукцию для выявления недостачи и брака. Подробнее >>

Оборудование и ПО для автоматизации

Облегчить процедуру приема можно с помощью разных программных и аппаратных комплексов:

• терминалов сбора данных;
• сканеров штрихкодов;
• принтеров для печати этикеток;
• товароучетных экосистем.

В качестве приложения для ТУ лучше использовать решения, поставляемые на рынок российской компанией «Клеверенс». Например, пакет «Склад-15» позволяет сильно ускорять и оптимизировать многие рутинные бизнес-процессы.

В какие сроки и как осуществляется приемка товаров по качеству и количеству

Любые процессы, связанные с приобретением и выгрузкой товарно-материальных ценностей в коммерческих объемах, хорошо изучены. Вся информация, касающаяся времени, отводимого на совершение подобных операций, прописана в инструкциях П-6 и П-7, утвержденных Постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15.06.1965 года. Регламенты, действовавшие в тот период, к сегодняшнему дню практически не изменились.

По количеству

Здесь сроки зависят от тары. Если речь идет об открытых или поврежденных емкостях, то все работы выполняются тут же. Контейнеры, принимаемые по брутто или числу занимаемых ими мест, также инспектируются в момент получения. Если вес меняется на нетто, мероприятие можно организовать в течение 10 дней. Скоропортящиеся ТМЦ должны пройти через документальное оформление ровно за 24 часа.

По качественным характеристикам и комплектности

Правила и схемы приемки товара на складе от поставщиков по качеству и количеству немного разнятся. Здесь покупатель обязан справиться со своими задачами либо за сутки, в случае с продукцией с ограниченным сроком годности, либо за 10, в ситуации, когда продавец расположен в том же самом городе. Для местностей с труднодоступными условиями границы раздвигаются. Например, на Крайнем Севере временные рамки по скоропортящимся ТМЦ достигают до 40 дней (с учетом организации надлежащего длительного хранения).

Приемка товара осуществляется в связке 1С и Клеверенс. Чтобы обновить или внедрить учетную систему, воспользуйтесь облаком: вам не придется нести высокие расходы на начальном этапе. Комлект 1С Scloud и Клеверенс в облаке — это готовое решение, которое легко настраивается под ваши процессы на складе и в магазине.

Документирование расхождений и пересорта

Любые обнаруженные материально ответственным лицом проблемы должны быть зафиксированы на бумаге. Только так компания сможет защитить себя и свои интересы, как при стартовом взаимодействии, так и в рамках возможного судебного слушания.

Также можно использовать электронный документооборот и приемку с помощью терминалов сбора данных. Ниже пример приемки с расхождениям на ТСД.

Акт

Составляется в произвольной форме либо в соответствии с шаблонами, уже представленными в унифицированных бланках ТОРГ-2 и ТОРГ-3. Как правило, за его разработку отвечает кладовщик, а заполнение производится при присутствии представителя предприятия, играющего роль продавца.

Претензионное письмо

Правила и порядки приема товара от поставщиков на складе по количеству и качеству существуют для того, чтобы защитить обе стороны от всевозможных подлогов и мошеннических действий. При появлении неприятностей (недостачи, недопоставки, пересортицы), покупатель обязан сформировать претензию и направить ее предприятию, отвечающему за реализацию товарно-материальных ценностей. Здесь, в соответствии со статьей 521 ГК РФ, прописывается и сумма неустойки.

Исправления в ТН

При обнаружении фактов несоответствия нужно поменять данные товарной накладной, с учетом новой информации. Если ТМЦ не привезли — его наименование из бумаги вычеркивается. Каждое подобное действие должно сопровождаться росписью материально ответственного лица. Затем необходимо скорректировать и счет-фактуру.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Порядок действий при расхождениях и пересортице

Ошибочные элементы приемки товаров по количеству и качеству

Нарушения стоит рассматривать с точки зрения законодательства. В соответствии с нормами, прописанными в ГК РФ, они могут быть существенными или нет. О первых идет речь, если:

• недостатки нельзя подвергнуть устранению в рамках приемлемых сроков;
• трудности обнаруживаются неоднократно и носят характер рецидива;
• покупатель отказывается от своевременного проведения оплаты;
• кладовщик выполняет невыборку ТМЦ на регулярной основе.

Все перечисленные ситуации подробно описаны в п. 2 ст. 450 Гражданского кодекса — с последствиями и особенностями процесса защиты собственных коммерческих интересов пострадавшей компанией.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Одностороннее расторжение договора

Возможно, если партнер систематически нарушает условия, прописанные в первоначальном соглашении о предпринимательском взаимодействии. Все подобные ситуации рассмотрены в ст. 95 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ.

Алгоритм выглядит так:

1. В течение трех дней с даты принятия решений сторона, не удовлетворенная работой контрагента, уведомляет его об отказе от исполнения контракта с объяснением актуальных причин.
2. На протяжении 10 суток нарушитель обязан исправить допущенные нарушения и предоставить доказательства факта нормализации различных операционных процессов и мероприятий.
3. Если все исправлено — одностороннее расторжение договора отменяется. В противном случае операция продолжается, а любые коммерческие контакты и взаимодействия подходят к концу.

Разобраться с особенностями представленного регламента можно с помощью юриста.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Подведем итоги

Отыскать образец акта приемки товаров по количеству и качеству можно не только на профильных порталах, но и в базах специализированного софта. Такие программные решения обладают широкими спектрами возможностей, связанных с оптимизацией и автоматизацией рутинных бизнес-процессов. Кроме того, с их помощью можно организовать предельно эффективный товароучет и повысить производительность труда отдельных специалистов.

Существует отработанная практикой схема и определенный алгоритм приемки товаров по количеству и качеству. В большинстве случаев это отлично подходит для складской работы и розничной торговли. При больших объемах целесообразно и выгодно автоматизировать процесс с помощью компьютеризации. Программное обеспечение можно выбрать и купить на сайте компании Клеверенс

Вопросы и ответы

Чем отличается прием продовольственных товаров?

При работе с фруктами, мясом или овощами специалистам придется соблюдать дополнительные правила. Например, сотрудники должны обращать пристальное внимание на сроки хранения, выполнять визуальную оценку свежести, а также соблюдать стандарты как транспортировки, так и организации сохранности.

Что делать, если обнаружен недовес?

Составить специализированный акт и уведомить поставщика о возникновении проблемы. Далее возможны варианты — довоз, возврат аванса, оплата понесенных расходов и другие схемы действия в согласии с регламентами, прописанными в заключенном ранее соглашении.

Как быть, если брак обнаружили во время продажи в магазине?

Вернуть товарно-материальные ценности продавцу можно исключительно в рамках их заявленных сроков годности. Если таковых у изделия нет, процесс оформления возврата растягивается до двух лет, в соответствии с нормами и положениями, прописанными в Гражданском кодексе.

Как подписать накладную и УПД в электронном виде?

С помощью усиленной квалифицированной цифровой подписи. Для этого понадобится обратиться к сертифицированной и аккредитованной государством организации, оказывающей подобные услуги.

Количество показов: 348908

Утверждена

постановлением

Государственного арбитража

при Совете Министров СССР

от 25 апреля 1966 г. N П-7

1. Настоящая Инструкция применяется во всех случаях, когда стандартами, техническими условиями, Основными и Особыми условиями поставки или другими обязательными для сторон правилами не установлен иной порядок приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству и комплектности, а также тары под продукцией или товарами.

В договорах поставки могут быть предусмотрены особенности приемки соответствующих видов продукции и товаров <1>.

——————————-

<1> В дальнейшем, как правило, употребляется один термин — «продукция».

2. В целях сохранности качества поставляемой продукции, создания условий для своевременной и правильной приемки ее по качеству объединение и его производственная единица, предприятие, организация <2> — изготовитель (отправитель) обязаны обеспечить:

———————————

<2> В дальнейшем, как правило, употребляется один термин — «предприятие».

а) строгое соблюдение установленных правил упаковки и затаривания продукции, маркировки и опломбирования отдельных мест;

б) отгрузку (сдачу) продукции, соответствующей по качеству и комплектности требованиям, установленным стандартами, техническими условиями, чертежами, рецептурами, образцами (эталонами).

Продукция, не прошедшая в установленном порядке проверку по качеству, а также продукция, отгрузка которой была запрещена органами, осуществляющими контроль за качеством продукции, и другими уполномоченными на то органами, поставляться не должна;

в) четкое и правильное оформление документов, удостоверяющих качество и комплектность поставляемой продукции (технический паспорт, сертификат, удостоверение о качестве и т.п.), отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о качестве и комплектности продукции фактическому качеству и комплектности ее;

г) своевременную отсылку документов, удостоверяющих качество и комплектность продукции, получателю. Эти документы высылаются вместе с продукцией, если иное не предусмотрено Основными и Особыми условиями поставки, другими обязательными для сторон правилами или договором.

В случаях, предусмотренных стандартами, техническими условиями, Основными и Особыми условиями поставки, другими обязательными для сторон правилами и договором, изготовитель (отправитель) обязан при отгрузке (сдаче) продукции в упакованных или затаренных местах вложить в каждое тарное место документ, свидетельствующий о наименовании и качестве продукции, находящейся в данном тарном месте;

д) строгое соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке, их погрузки и крепления, а также специальных правил погрузки, установленных стандартами и техническими условиями.

3. При приеме груза от органов транспорта предприятие-получатель в соответствии с действующими на транспорте правилами перевозок грузов обязано проверить, обеспечена ли сохранность груза при перевозке, в частности:

а) проверить в случаях, предусмотренных в указанных правилах, наличие на транспортных средствах (вагоне, цистерне, барже, трюме судна, автофургоне и т.п.) или на контейнере пломб отправителя или пункта отправления (станции, пристани, порта), исправность пломб, оттиски на них, состояние вагона, иных транспортных средств или контейнера, наличие защитной маркировки груза и исправность тары;

б) проверить соответствие наименования груза и транспортной маркировки на нем данным, указанным в транспортном документе;

в) проверить, были ли соблюдены установленные правила перевозки, обеспечивающие предохранение груза от повреждения и порчи (укладка груза, температурный режим, льдоснабжение и др.), сроки доставки, а также произвести осмотр груза.

В случае получения от органа транспорта груза без проверки количества мест, веса и состояния его получатель в порядке, установленном правилами оформления выдачи грузов, обязан потребовать от органов транспорта, чтобы на транспортном документе была сделана соответствующая отметка.

4. При приеме груза от органов транспорта получатель во всех случаях, когда это предусмотрено правилами, действующими на транспорте, обязан потребовать от органа транспорта составления коммерческого акта, а при доставке груза автомобильным транспортом — отметки на товарно-транспортной накладной или составления акта.

При неосновательном отказе органа транспорта от составления указанных выше актов получатель обязан в соответствии с действующими на транспорте правилами обжаловать этот отказ и произвести приемку продукции в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

5. Продукция, поступившая в исправной таре, принимается по качеству и комплектности, как правило, на складе конечного получателя.

Покупатели — базы сбытовых, снабженческих, заготовительных организаций, оптовых и розничных торговых предприятий и другие покупатели, переотправляющие продукцию в таре или упаковке первоначального изготовителя (отправителя), должны производить приемку продукции по качеству и комплектности в случаях, предусмотренных обязательными правилами или договором, а также при получении продукции в поврежденной, открытой или немаркированной таре, в таре с поврежденной пломбой или при наличии признаков порчи (течь, бой и т.д.).

Указанные предприятия и организации обязаны хранить продукцию, подлежащую переотправке, в условиях, обеспечивающих сохранность качества и комплектность ее.

6. Приемка продукции по качеству и комплектности производится на складе получателя в следующие сроки:

а) при иногородней поставке — не позднее 20 дней, а скоропортящейся продукции — не позднее 24 час. после выдачи продукции органом транспорта или поступления ее на склад получателя при доставке продукции поставщиком или при вывозке продукции получателем;

б) при одногородней поставке — не позднее 10 дней, а скоропортящейся продукции — 24 час. после поступления продукции на склад получателя.

В районах Крайнего Севера, в отдаленных районах и других районах досрочного завоза приемка продукции производственно-технического назначения производится не позднее 30 дней, а скоропортящейся продукции — не позднее 48 час. после поступления продукции на склад получателя. В указанных районах приемка промышленных товаров народного потребления производится не позднее 60 дней, продовольственных товаров (за исключением скоропортящихся) — не позднее 40 дней, а скоропортящихся товаров — не позднее 48 час. после поступления их на склад получателя.

Проверка качества и комплектности продукции, поступившей в таре, производится при вскрытии тары, но не позднее указанных выше сроков, если иные сроки не предусмотрены в договоре в связи с особенностями поставляемой продукции (товара).

Машины, оборудование, приборы и другая продукция, поступившая в таре и имеющая гарантийные сроки службы или хранения, проверяются по качеству и комплектности при вскрытии тары, но не позднее установленных гарантийных сроков.

7. Приемка продукции по качеству и комплектности на складе поставщика производится в случаях, предусмотренных в договоре.

8. Торговые организации имеют право независимо от проверки качества товаров, произведенной ими в сроки, указанные в п. 6 настоящей Инструкции, актировать производственные недостатки, если такие недостатки будут обнаружены при подготовке товаров к розничной продаже или при розничной продаже в течение четырех месяцев после получения товаров.

9. Акт о скрытых недостатках продукции должен быть составлен в течение 5 дней по обнаружении недостатков, однако не позднее четырех месяцев со дня поступления продукции на склад получателя, обнаружившего скрытые недостатки, если иные сроки не установлены обязательными для сторон правилами.

Когда скрытые недостатки продукции могут быть обнаружены лишь в процессе ее обработки, производимой последовательно двумя или несколькими предприятиями, акт о скрытых недостатках должен быть составлен не позднее четырех месяцев со дня получения продукции предприятием, обнаружившим недостатки.

Акт о скрытых недостатках, обнаруженных в продукции с гарантийными сроками службы или хранения, должен быть составлен в течение 5 дней по обнаружении недостатков, но в пределах установленного гарантийного срока.

Если для участия в составлении акта вызывается представитель изготовителя (отправителя), то к установленному 5-дневному сроку добавляется время, необходимое для его приезда.

Акт о скрытых недостатках товаров, гарантийный срок на которые исчисляется с момента их розничной продажи, может быть составлен также в период хранения до продажи, независимо от времени получения товаров.

Скрытыми недостатками признаются такие недостатки, которые не могли быть обнаружены при обычной для данного вида продукции проверке и выявлены лишь в процессе обработки, подготовки к монтажу, в процессе монтажа, испытания, использования и хранения продукции.

10. Приемка считается произведенной своевременно, если проверка качества и комплектности продукции окончена в установленные сроки.

11. Одновременно с приемкой продукции по качеству производится проверка комплектности продукции, а также соответствия тары, упаковки, маркировки требованиям стандартов, технических условий, Особых условий, других обязательных для сторон правил или договора чертежам, образцам (эталонам).

12. Установленный настоящей Инструкцией порядок приемки продукции, поставляемой в таре, применяется также при приемке бандеролей или опломбированных пачек (связок) в тех случаях, когда без нарушения целости бандероли или упаковки либо без снятия пломбы невозможно изъятие продукции из пачки (связки).

13. Приемка продукции производится уполномоченными на то руководителем предприятия-получателя или его заместителем компетентными лицами. Эти лица несут ответственность за строгое соблюдение правил приемки продукции.

Предприятие-получатель обязано:

а) создать условия для правильной и своевременной приемки продукции, при которых обеспечивалась бы ее сохранность и предотвращалась порча продукции, а также смешение с другой однородной продукцией;

б) следить за исправностью средств испытания и измерения, которыми определяется качество продукции, а также за своевременностью проверки их в установленном порядке;

в) обеспечить, чтобы лица, осуществляющие приемку продукции по качеству и комплектности, хорошо знали и строго соблюдали настоящую Инструкцию, а также правила приемки продукции по качеству и комплектности, установленные соответствующими стандартами, техническими условиями, Основными и Особыми условиями поставки, другими обязательными правилами;

г) систематически осуществлять контроль за работой лиц, на которых возложена приемка продукции по качеству и комплектности, и предупреждать нарушения правил приемки продукции.

14. Приемка продукции по качеству и комплектности производится в точном соответствии со стандартами, техническими условиями, Основными и Особыми условиями поставки, другими обязательными для сторон правилами, а также по сопроводительным документам, удостоверяющим качество и комплектность поставляемой продукции (технический паспорт, сертификат, удостоверение о качестве, счет-фактура, спецификация и т.п.). Отсутствие указанных сопроводительных документов или некоторых из них не приостанавливает приемку продукции. В этом случае составляется акт о фактическом качестве и комплектности поступившей продукции и в акте указывается, какие документы отсутствуют.

15. Выборочная (частичная) проверка качества продукции с распространением результатов проверки качества какой-либо части продукции на всю партию допускается в случаях, когда это предусмотрено стандартами, техническими условиями, Особыми условиями поставки, другими обязательными правилами или договором.

16. При обнаружении несоответствия качества, комплектности, маркировки поступившей продукции, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, чертежам, образцам (эталонам), договору либо данным, указанным в маркировке и сопроводительных документах, удостоверяющих качество продукции (п. 14 настоящей Инструкции), получатель приостанавливает дальнейшую приемку продукции и составляет акт, в котором указывает количество осмотренной продукции и характер выявленных при приемке дефектов. Получатель обязан обеспечить хранение продукции ненадлежащего качества или некомплектной продукции в условиях, предотвращающих ухудшение ее качества и смешение с другой однородной продукцией.

Получатель также обязан вызвать для участия в продолжении приемки продукции и составления двустороннего акта представителя иногороднего изготовителя (отправителя), если это предусмотрено в Основных и Особых условиях поставки, других обязательных правилах или договоре.

В договорах могут быть предусмотрены случаи, когда явка представителя иногороднего изготовителя (отправителя) для участия в приемке продукции по качеству и комплектности и составления акта является обязательной.

При одногородней поставке вызов представителя изготовителя (отправителя) и его явка для участия в проверке качества и комплектности продукции и составления акта являются обязательными.

17. В уведомлении о вызове, направленном изготовителю (отправителю), должно быть указано:

а) наименование продукции, дата и номер счета-фактуры или номер транспортного документа, если к моменту вызова счет не получен;

б) основные недостатки, обнаруженные в продукции;

в) время, на которое назначена приемка продукции по качеству или комплектности (в пределах установленного для приемки срока);

г) количество продукции ненадлежащего качества или некомплектной продукции.

18. Уведомление о вызове представителя изготовителя (отправителя) должно быть направлено (передано) ему по телеграфу (телефону) не позднее 24 час., а в отношении скоропортящейся продукции немедленно после обнаружения несоответствия качества, комплектности, маркировки продукции, тары или упаковки установленным требованиям, если иные сроки не установлены Основными и Особыми условиями поставки, другими обязательными для сторон правилами или договором.

19. Представитель одногороднего изготовителя (отправителя) обязан явиться по вызову получателя не позднее чем на следующий день, а по скоропортящейся продукции — не позднее 4 час. после получения вызова, если в нем не указан иной срок явки.

Иногородний изготовитель (отправитель) обязан не позднее чем на следующий день после получения вызова получателя сообщить телеграммой или телефонограммой, будет ли направлен представитель для участия в проверке качества продукции. Неполучение ответа на вызов в указанный срок дает право получателю осуществить приемку продукции до истечения установленного срока явки представителя изготовителя (отправителя).

Представитель иногороднего изготовителя (отправителя) обязан явиться не позднее чем в трехдневный срок после получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда, если иной срок не предусмотрен в Основных и Особых условиях поставки, других обязательных правилах или договоре.

Представитель изготовителя (отправителя) должен иметь удостоверение на право участия в определении качества и комплектности поступившей к получателю продукции.

Изготовитель (отправитель) может уполномочить на участие в приемке получателем продукции предприятие, находящееся в месте получения продукции. В этом случае удостоверение представителю выдается предприятием, выделившим его. В удостоверении должна быть сделана ссылка на документ, которым изготовитель (отправитель) уполномочил данное предприятие участвовать в приемке продукции.

20. При неявке представителя изготовителя (отправителя) по вызову получателя (покупателя) в установленный срок и в случаях, когда вызов представителя иногороднего изготовителя (отправителя) не является обязательным, проверка качества продукции производится представителем соответствующей отраслевой инспекции по качеству продукции, а проверка качества товаров — экспертом бюро товарных экспертиз либо представителем соответствующей инспекции по качеству.

При отсутствии соответствующей инспекции по качеству или бюро товарных экспертиз в месте нахождения получателя (покупателя), при отказе их выделить представителя или неявке его по вызову получателя (покупателя) проверка производится:

а) с участием компетентного представителя другого предприятия (организации), выделенного руководителем или заместителем руководителя этого предприятия (организации), либо

б) с участием компетентного представителя общественности предприятия-получателя, назначенного руководителем предприятия из числа лиц, утвержденных решением фабричного, заводского или местного комитета профсоюза этого предприятия, либо

в) односторонне предприятием-получателем, если изготовитель (отправитель) дал согласие на одностороннюю приемку продукции.

21. Руководители предприятий и организаций или их заместители по просьбе предприятия-получателя выделяют ему представителей для участия в приемке продукции по качеству и комплектности.

22. Для участия в приемке продукции должны выделяться лица, компетентные (по роду работы, по образованию, по опыту трудовой деятельности) в вопросах определения качества и комплектности подлежащей приемке продукции.

Материально ответственные и подчиненные им лица, а также лица, осуществляющие учет, хранение, приемку и отпуск материальных ценностей, в качестве представителей общественности предприятий-получателей выделяться не должны. В частности, не могут выделяться в качестве представителей общественности предприятия-получателя руководители предприятий и их заместители (и в тех случаях, когда они не являются материально ответственными лицами), работники отдела технического контроля, бухгалтеры, товароведы, связанные с учетом, хранением, отпуском и приемкой материальных ценностей, работники юридической службы этих предприятий, претензионисты.

Срок полномочий представителей общественности предприятия-получателя, выделенных фабричным, заводским, местным комитетом профсоюза для приемки продукции по качеству, может быть установлен на срок полномочий данного комитета профсоюза.

23. Представителю, уполномоченному для участия в приемке продукции по качеству и комплектности, выдается надлежаще оформленное и заверенное печатью предприятия разовое удостоверение за подписью руководителя предприятия (организации) или его заместителя.

В удостоверении на право участия в приемке продукции по качеству и комплектности указывается:

дата выдачи удостоверения и его номер;

фамилия, имя и отчество, место работы и должность лица, которому выдано удостоверение;

наименование предприятия, которому выделяется представитель;

на участие в приемке какой именно продукции уполномочен представитель.

Если для участия в приемке продукции выделяется представитель общественности (п. 20, подп. «б», настоящей Инструкции), то в удостоверении указывается также дата и номер решения заводского, фабричного или местного комитета, которым предприятию выделен данный представитель.

Удостоверение выдается на право участия в приемке конкретной партии продукции. Выдача удостоверения на какой-либо период (декаду, месяц и др.) не допускается.

Для приемки продукции в выходные или праздничные дни удостоверение может быть выдано в последний предвыходной или предпраздничный день на каждый день в отдельности без указания конкретной партии продукции.

Удостоверение, выданное с нарушением правил настоящей Инструкции, является недействительным.

24. Лица, которые привлекаются предприятием-получателем для участия в приемке продукции, должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией, с соответствующими стандартами, техническими условиями, чертежами, рецептурами, образцами (эталонами), Основными и Особыми условиями поставки и договором, на основании которого произведена поставка данной продукции.

25. Лица, осуществляющие приемку продукции по качеству и комплектности, обязаны строго соблюдать правила приемки продукции и удостоверять своей подписью только те факты, которые были установлены с их участием. Запись в акте данных, не установленных непосредственно участниками приемки, запрещается.

За подписание акта о приемке продукции по качеству и комплектности, содержащего не соответствующие действительности данные, лица, подписавшие такой акт, несут установленную законом ответственность.

Представители других предприятий и организаций и представители общественности, выделенные для участия в приемке продукции, не вправе получать у предприятия-получателя вознаграждение за участие в приемке продукции.

26. Во всех случаях, когда стандартами, техническими условиями, Основными и Особыми условиями поставки, другими обязательными правилами или договором для определения качества продукции предусмотрен отбор образцов (проб), лица, участвующие в приемке продукции по качеству, обязаны отобрать образцы (пробы) этой продукции.

Отбор образцов (проб) производится в точном соответствии с требованиями указанных выше нормативных актов. Отобранные образцы (пробы) опечатываются либо пломбируются и снабжаются этикетками, подписанными лицами, участвующими в отборе.

27. Об отборе образцов (проб) составляется акт, подписываемый всеми участвующими в этом лицами. В акте должно быть указано:

а) время и место составления акта, наименование получателя продукции, фамилии и должности лиц, принимавших участие в отборе образцов (проб);

б) наименование изготовителя (отправителя), от которого поступила продукция;

в) номер и дата счета-фактуры и транспортной накладной, по которым поступила продукция, и дата поступления ее на склад получателя, а при доставке продукции поставщиком и при отпуске продукции со склада поставщика — номер и дата накладной или счета-фактуры, по которой сдана продукция;

г) количество мест и вес продукции, а также количество и номера мест, из которых отбирались образцы (пробы) продукции;

д) указание о том, что образцы (пробы) отобраны в порядке, предусмотренном стандартом, техническими условиями, Основными и Особыми условиями поставки, другими обязательными правилами и договором, со ссылкой на их номер и дату;

е) снабжены ли отобранные образцы (пробы) этикетками, содержащими данные, предусмотренные стандартами или техническими условиями;

ж) опечатаны или опломбированы образцы (пробы), чьей печатью или пломбой (оттиски на пломбах);

з) другие данные, которые лица, участвующие в отборе проб, найдут необходимым включить в акт для более подробной характеристики образцов (проб).

28. Из отобранных образцов (проб) один остается у получателя, второй направляется изготовителю (отправителю) продукции. Во всех случаях, когда это предусмотрено стандартами, техническими условиями, другими обязательными правилами и договором, отбираются дополнительные образцы (пробы) для сдачи на анализ или испытание в лаборатории или научно-исследовательские институты.

О сдаче образцов (проб) на анализ или испытание делаются соответствующие отметки в акте отбора образцов (проб).

Отобранные образцы (пробы) продукции должны храниться получателем, изготовителем (отправителем) до разрешения спора о качестве продукции, а в случаях передачи материалов о выпуске недоброкачественной продукции в органы прокуратуры и суда — до разрешения дела в этих органах.

29. По результатам приемки продукции по качеству и комплектности с участием представителей, указанных в пп. 19 и 20 настоящей Инструкции, составляется акт о фактическом качестве и комплектности полученной продукции.

Акт должен быть составлен в день окончания приемки продукции по качеству и комплектности.

В этом акте должно быть указано:

а) наименование получателя продукции и его адрес;

б) номер и дата акта, место приемки продукции, время начала и окончания приемки продукции; в случаях, когда приемка продукции с участием представителей, указанных в пп. 19 и 20 настоящей Инструкции, произведена с нарушением установленных сроков приемки, в акте должны быть указаны причины задержки приемки, время их возникновения и устранения;

в) фамилии, инициалы лиц, принимавших участие в приемке продукции по качеству и в составлении акта, место их работы, занимаемые ими должности, дата и номер документа о полномочиях представителя на участие в проверке продукции по качеству и комплектности, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки продукции по качеству;

г) наименования и адреса изготовителя (отправителя) и поставщика;

д) дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове представителя изготовителя (отправителя) или отметка о том, что вызов изготовителя (отправителя) Основными и Особыми условиями поставки, другими обязательными правилами или договором не предусмотрен;

е) номера и даты договора на поставку продукции, счета-фактуры, транспортной накладной (коносамента) и документа, удостоверяющего качество продукции;

ж) дата прибытия продукции на станцию (пристань, порт) назначения, время выдачи груза органом транспорта, время вскрытия вагона, контейнера, автофургона и других опломбированных транспортных средств, время доставки продукции на склад получателя;

з) номер и дата коммерческого акта (акта, выданного органом автомобильного транспорта), если такой акт был составлен при получении продукции от органа транспорта;

и) условия хранения продукции на складе получателя до составления акта;

к) состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции, содержание наружной маркировки тары и другие данные, на основании которых можно сделать вывод о том, в чьей упаковке предъявлена продукция — изготовителя или отправителя, дата вскрытия тары и упаковки. Недостатки маркировки, тары и упаковки, а также количество продукции, к которому относится каждый из установленных недостатков;

л) при выборочной проверке продукции — порядок отбора продукции для выборочной проверки с указанием основания выборочной проверки (стандарт, технические условия, Особые условия поставки, другие обязательные правила и договор);

м) за чьими пломбами (отправителя или органа транспорта) отгружена и получена продукция, исправность пломб, оттиски на них; транспортная и отправительская маркировка мест (по документам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных ярлыков, пломб на отдельных местах;

н) количество (вес), полное наименование и перечисление предъявленной к осмотру и фактически проверенной продукции с выделением продукции забракованной, подлежащей исправлению у изготовителя или на месте, в том числе путем замены отдельных деталей, а также продукции, сорт которой не соответствует сорту, указанному в документе, удостоверяющем ее качество. Подробное описание выявленных недостатков и их характер;

о) основания, по которым продукция переводится в более низкий сорт, со ссылкой на стандарт, технические условия, другие обязательные правила;

п) количество некомплектной продукции и перечень недостающих частей, узлов и деталей и стоимость их;

р) номера стандартов, технические условия, чертежи, образцы (эталоны), по которым производилась проверка качества продукции;

с) номер браковщика предприятия — изготовителя продукции, если на продукции такой номер указан;

т) произведен ли отбор образцов (проб) и куда они направлены;

у) другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, необходимо указать в акте для подтверждения ненадлежащего качества или некомплектности продукции;

ф) заключение о характере выявленных дефектов в продукции и причина их возникновения.

30. Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в проверке качества и комплектности продукции. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии и изложить свое мнение.

В акте перед подписью лиц, участвовавших в приемке, должно быть указано, что эти лица предупреждены о том, что они несут ответственность за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности.

Если между изготовителем (отправителем) и получателем возникнут разногласия о характере выявленных дефектов и причинах их возникновения, то для определения качества продукции получатель обязан пригласить эксперта бюро товарных экспертиз, представителя соответствующей инспекции по качеству или другой компетентной организации.

31. К акту, составленному в порядке, предусмотренном п. 29 настоящей Инструкции, должны быть приложены:

а) документы изготовителя (отправителя), удостоверяющие качество и комплектность продукции;

б) упаковочные ярлыки из тарных мест, в которых установлены ненадлежащее качество и некомплектность продукции;

в) транспортный документ (накладная, коносамент);

г) документ, удостоверяющий полномочие представителя, выделенного для участия в приемке;

г.1) акт, составленный в соответствии с п. 16 настоящей Инструкции;

д) акт отбора образцов (проб) и заключение по результатам анализа (испытания) отобранных образцов (проб);

е) другие документы, могущие свидетельствовать о причинах порчи (ухудшения) качества продукции или некомплектности ее (коммерческие акты, для скоропортящихся грузов сведения о льдоснабжении, температурном режиме, а также ведомость подачи и уборки вагонов, памятка приемо-сдатчика при выгрузке груза средствами грузополучателя на местах общего пользования).

32. Акт, устанавливающий ненадлежащее качество или некомплектность продукции, составленный с участием представителей, указанных в п. 20, подп. «а», «б» и «в», утверждается руководителем предприятия-получателя или его заместителем не позднее трехдневного срока после составления акта.

В тех случаях, когда приемка продукции производилась в выходной или праздничный день, акт приемки должен быть утвержден руководителем предприятия-получателя или его заместителем в первый рабочий день после выходного или праздничного дня.

В необходимых случаях руководитель предприятия или его заместитель направляет материалы прокуратуре для привлечения к установленной законом ответственности лиц, виновных в выпуске недоброкачественной или некомплектной продукции.

Акты, составленные бюро товарных экспертиз или инспекцией по качеству продукции, утверждаются в порядке, установленном соответствующими положениями об инспекциях и бюро товарных экспертиз.

33. Акт о скрытых недостатках, обнаруженных в продукции, составляется в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией, если иное не предусмотрено Основными и Особыми условиями поставки, другими обязательными правилами и договором.

34. В отношении товаров, ненадлежащее качество которых обнаружено потребителем после покупки их в магазинах, получатель (покупатель) вместо акта, указанного в п. 29 настоящей Инструкции, должен представить изготовителю (отправителю):

а) заявление потребителя об обмене товара и заключение магазина с указанием наименования товара, его изготовителя (отправителя) и поставщика, цены товара, характера недостатков и причин их возникновения, времени продажи, обмена, ремонта товаров или возврата их стоимости;

б) документы, предусмотренные Правилами обмена промышленных товаров, купленных в розничной торговой сети, подтверждающие ненадлежащее качество товаров;

в) расписку потребителя об обмене товара или о получении его стоимости.

35. Изготовитель (отправитель) или получатель (покупатель) при наличии оснований вправе опротестовать заключение инспекции по качеству, бюро товарных экспертиз или научно-исследовательского института (лаборатории) в их вышестоящую организацию. Копия этого заявления направляется другой стороне. Если соответствующая вышестоящая организация признает доводы изготовителя (отправителя) или получателя (покупателя) обоснованными, то в установленном порядке назначается повторная экспертиза.

Повторная экспертиза продукции может быть произведена также по поручению арбитража или судебно-следственных органов.

36. Изготовитель (отправитель, поставщик) вправе перепроверить качество продукции, забракованной и возвращенной получателем (покупателем), в порядке и в случаях, предусмотренных Основными и Особыми условиями поставки, другими обязательными правилами и договором.

37. Акты приемки продукции по качеству и комплектности регистрируются и хранятся в порядке, установленном на предприятии-получателе.

38. В случае принятия получателем (покупателем) продукции, переведенной в более низкий сорт, эта продукция в соответствии с актом о результатах приемки перемаркировывается за счет изготовителя (отправителя).

В договоре должно быть предусмотрено, кем производится перемаркировка: изготовителем (отправителем) или получателем (покупателем).

39. Исключен.

40. Претензия, вытекающая из поставки продукции, не соответствующей по качеству, комплектности, таре, упаковке и маркировке стандартам, техническим условиям, чертежам, рецептурам, образцам (эталонам), предъявляется получателем (покупателем) изготовителю (отправителю, поставщику) в установленный срок.

Если изготовитель или его местонахождение получателю (покупателю) не известны, претензия в двух экземплярах посылается отправителю (поставщику), который немедленно после ее получения, обязан направить один экземпляр изготовителю, известив об этом получателя (покупателя).

К претензии о поставке продукции ненадлежащего качества или некомплектной должны быть приложены акт и документы, указанные в пп. 31 и 34 настоящей Инструкции, если их нет у изготовителя (отправителя, поставщика), а также документы, подтверждающие реализацию скоропортящейся продукции по указанию органов санитарного надзора, если продукция к моменту предъявления претензии реализована.

В случаях, предусмотренных договором, к претензии должны прилагаться акт об уничтожении скоропортящейся продукции по указанию органов санитарного надзора, акт о сдаче продукции в металлолом и иные документы об использовании продукции на месте в соответствии с фактическим ее качеством.

41. В случае предъявления претензии о возмещении разницы в стоимости продукции (уценки) в связи с переводом ее в более низкий сорт получатель обязан приложить к претензии документы, подтверждающие оприходование продукции фактически полученным сортом. Торгующие организации обязаны представить подписанную руководителем организации (или его заместителем) и главным бухгалтером справку о реализации продукции по цене того сорта, в который она переведена, или о произведенной переоценке, если продукция еще не реализована, а также справку за подписями тех же должностных лиц о перемаркировке продукции соответствующим сортом.

42. О результатах рассмотрения претензии отправитель (изготовитель, поставщик) сообщает получателю в установленный срок.

Важно знать, как принимать товар на складе или в магазине. Основные правила прописываются в договоре поставки, а также поставка оформляется по требованиям законодательства РФ. мы расскажем про процесс приемки товара по качеству и количеству, оформление документов и порядок действий при выявлении несоответствий.

Обязанности сторон при приемке товара

В процессе приемки товара заказчику следует:

• Гарантировать соответствие количества и качества продукции условиям договора.

• Поручать приемку только ответственному лицу, обычно кладовщику.

• Уведомлять поставщика письменно о некачественных товарах и требовать их замену.

• Хранить излишний или дефективный товар до согласования дальнейших действий.

• Обеспечить документальную фиксацию процесса приемки.

Поставщику следует:

• Поставлять продукцию в соответствии с условиями договора поставки, с правильным количеством и качеством.

• Проверять полномочия лица, принимающего товар.

• Принимать акт о расхождении количества продукции по требованию клиента.

• Заменять товар, не соответствующий требованиям.

• Составлять акт о расхождении количества и направлять его заказчику.

По сути, заказчик должен обеспечивать правильную приемку товара и своевременно информировать поставщика о несоответствиях, а поставщик обязан обеспечивать правильное качество и количество товара, а также поддерживать документирование процесса приемки.

Документальное оформление поставки

• Если ваша деятельность связана с налогом на добавленную стоимость (НДС), то при оформлении приемки используйте товарно-транспортную накладную (ТТН) в сочетании с счетом-фактурой.

Основным документом будет ТОРГ-12 — товарная накладная. При перевозке товара со склада поставщика на ваш склад, используется товарно-транспортная накладная, которая отличается от товарной накладной наличием раздела о транспорте и отсутствием описания товара. Эти документы могут одновременно служить как доказательство получения товара получателем и как подтверждение поставки поставщиком, поэтому они оформляются в двух экземплярах.

Подробнее про товарную накладную и ТТН рассказывали в этой статье.

Второй документ — счет-фактура. Если вы плательщик НДС, необходимо собирать счета-фактуры для каждого входящего товара. Без них вы не сможете учесть НДС.

При возврате товара следует запросить у поставщика скорректированный счет-фактуру, так как НДС будет учитываться только по части товара, которая вам поставлена.

• Для случаев, когда в стоимость включены услуги перевозки, используйте универсальный передаточный документ (УПД) вместе с товарно-транспортной накладной (ТТН).

Универсальный передаточный документ (УПД) включает все необходимые данные, требуемые как для счетов-фактур, так и для других первичных документов. УПД по сути объединяет функции товарной накладной и счета-фактуры, и может использоваться вместо них.

Инструкция: Порядок приемки товара по качеству и количеству

1. Подготовьте помещение

Перед тем как начать приемку товара, рекомендуется:

1. Обеспечить наличие свободного места на полках и стеллажах.

1. Разграничить зоны для избежания путаницы между уже размещенным и новым товаром.

1. Подготовить инструкцию для сотрудников о процедуре приемки товара и разместить ее на видном месте.

2. Проведите первичную проверку

Первичная проверка включает в себя следующие этапы:

1. Проверка транспортного средства на предмет повреждений.

1. Контроль температуры и других условий перевозки.

1. Проверка целостности упаковки, наличия пломб и маркировки.

О любых обнаруженных повреждениях или нарушениях целостности упаковки необходимо сразу сообщить поставщику.

3. Проведите проверку товара по количеству

При проверке товара по количеству сотрудник обязан:

1. Проверить упаковку и контейнеры, произвести пересчет, взвешивание товаров.

1. Сопоставить коды маркировки из накладной с фактическими.

1. Проверить содержание документации: информацию о поставщике, цены, наименования товаров.

Помимо других этапов приемки, при получении алкогольной продукции необходимо подтверждение в системе ЕГАИС.

Если все документы соответствуют факту и верно заполнены, ставится печать организации и подпись. При обнаружении недостачи процесс приемки приостанавливается, осуществляется повторный подсчет и взвешивание, после чего составляется протокол о недостаче.

Для дальнейшей проверки потребуется доставить груз в нужное место и произвести его распаковку.

Картинка с сайта: evidpo.ru

4. Проведите проверку товара по качеству

Проверка по качеству включает в себя следующие шаги:

1. Сравнение с техническим паспортом, сертификатом, накладной и счетом-фактурой.

1. Визуальный осмотр изделий по их внешнему виду, текстуре, основной комплектации.

1. Оценка продуктов, склонных к быстрой порче, на наличие запаха.

Существует два метода проверки: полная и выборочная. При полной проверке распаковываются все грузовые места без исключения. При выборочной проверке проверяются лишь некоторые места, детали которых могут быть оговорены в договоре поставки. При повреждении транспорта или упаковки всегда следует проводить полную проверку.

Какие товары покупатель имеет право не принимать?

• Товар, который просрочен или не соответствует указанным срокам годности в договоре.

• Импортный товар без русифицированных этикеток (согласно Закону о защите прав потребителей).

• Товар без обязательных документов, таких как инструкции по эксплуатации, сертификаты соответствия, технический паспорт, или комплектующие (в соответствии с Гражданским кодексом РФ).

• Изделия с повреждениями, царапинами, вмятинами, или дырками (в соответствии с Гражданским кодексом РФ).

В случае, если товар не соответствует условиям договора, покупатель должен документально зафиксировать несоответствие и предъявить претензию поставщику.

5. Заключите договор или составьте протокол о расхождениях

Необходимо поставить свою подпись в сопроводительных документах, наложить печать и передать представителю поставщика или перевозчику. Процедура приемки считается завершенной, когда стороны подписывают акт о приемке товаров или соглашение без замечаний и разногласий.

Согласно требованиям, этот документ должен содержать следующие элементы:

• дата и место составления;

• регистрационный номер;

• наименование продукции, количество, комплектацию и цены;

• информацию о участниках сделки — поставщике и заказчике;

• полные имена ответственных лиц с обеих сторон;

• подтверждение завершения сделки и отсутствия разногласий;

• подписи и печать.

Если выявятся дефекты или недостачи, необходимо составить акт о расхождении в течение 5 дней после поставки. Для выявления недостатков, которые невозможно обнаружить сразу при приемке, у вас есть 4 месяца.

Документирование расхождений в количестве и качестве товаров может быть выполнено в разной форме, но удобнее воспользоваться предварительно подготовленными формами, такими как ТОРГ-2 для отечественных товаров и ТОРГ-3 для импортных.

6. Заполните приходную накладную и внесите информацию о приеме продукции в базу данных

С использованием данных из накладной поставщика создается приходная накладная для учета продукции. Товарно-транспортная накладная необходима для подтверждения процесса передачи продукции между сторонами договора, включая списание у поставщиков и оприходование у заказчиков.

Сроки приемки

Сроки приемки обычно обозначаются в договоре поставки. Иначе действуют нормы, представленные в инструкциях П-6 и П-7.

Приемка по количеству:

• В открытой или поврежденной упаковке, либо без нее — немедленно при получении;

• По весу брутто или количеству мест — немедленно при получении;

• По весу нетто или количеству единиц товара в каждом месте — в течение 10 дней;

• По весу нетто или количеству единиц товара в каждом месте, в случае скоропортящейся продукции — в течение 24 часов.

Приемка по качеству:

• Скоропортящийся товар — в течение 24 часов;

• Товар от поставщика из того же города — в течение 10 дней.

• При доставке товара из другой местности допускается установить срок до 20 дней для обычной непересылаемой продукции.

Картинка с сайта: evidpo.ru

Недостача, недопоставка, пересортица

Можно выделить следующие виды количественных расхождений:

1. Недостача — в документах указано большее количество товаров, чем фактически поступило.

1. Недопоставка — когда фактическое количество соответствует документам, но по договору поставки должно быть больше.

1. Излишки — количество товарных единиц превышает указанное в договоре.

1. Пересортица — товаров одного вида поступило больше, чем требуется, а другого вида недостаточно.

В случае любого несоответствия, необходимо проверить, имеются ли указания по процедуре обработки расхождений в договоре поставки. Если их нет, следует руководствоваться действующим законом.

Обязательно уведомьте поставщика о выявленных расхождениях и документируйте это. Для этой цели используются два типа документов: акт о расхождении и претензия.

Документы следует направить на юридический адрес поставщика или с помощью электронного документооборота, в зависимости от договоренностей о сотрудничестве. Также можно добавить расчет неустойки.

Акт о расхождении

Формирование акта о расхождении по количеству и качеству возможно в произвольной форме, но удобнее использовать предоставленные формы: ТОРГ-2 для отечественных товаров и ТОРГ-3 — для импортных.

Бланк заполняется лицом, несущим материальную ответственность, в присутствии представителя компании-поставщика, с согласия компании-поставщика можно составить акт и без их непосредственного участия.

Претензионное письмо

В этом документе можно в свободной форме указать, какое количество товара было заказано и сколько из него фактически было доставлено.

В тексте претензии обычно прописывают:

• Дата поставки

• Информация о договоре

• Реквизиты сопроводительных документов

• Суть выявленного несоответствия

• Требования: замена товара, дополнительная поставка, возврат средств и так далее, если это предусмотрено в договоре.

Корректировка товарной накладной

Если вам был поставлен товар, но в накладной есть ошибки или что-то было упущено, строки с такими позициями вычеркиваются. Каждое изменение должно быть подтверждено подписью лица, принимающего товар на складе или в магазине, корректировки также вносятся в счет-фактуру.

Расхождения: что делать? Инструкция

Покупатель обязан согласовывать все свои действия с поставщиком. Оптимально, если эти действия заранее зафиксированы в договоре поставки.

1. Если имеется недостача или недопоставка:
• Потребовать доставку недостающего товара при следующей поставке.
• Отказаться от продолжения поставки и вернуть предоставленный аванс.
• В случае, если покупатель решает приобрести недостающий товар у другого поставщика, требовать компенсацию расходов.
• Претендовать на другие условия, если они предусмотрены в договоре поставки.

1. Когда имеются излишки:
• Вернуть излишек поставщику.
• Вернуть всю партию товара, если это соответствует условиям договора.
• Принять всю партию товара, включая излишек, если такое право предоставлено директору компании.

1. При пересортице:
• Принять всю партию товара.
• Отказаться от приемки полной партии товара.
• Принять только необходимое количество обоих видов товаров, остальное вернуть.

Ошибки поставщика при поставках

Все расхождения возникают из-за нарушений, допущенных поставщиком в рамках договора.

Иногда возникают случаи, когда невозможно устранить недостатки, и в таких ситуациях покупатель имеет право односторонне расторгнуть договор.

Считается, что нарушение условий договора поставщиком является существенным, если:

• недостатки невозможно устранить в разумный срок для покупателя;

• нарушение сроков поставки имело место неоднократно.

Касательно покупателя, нарушение условий договора считается существенным в случае:

• многократных нарушений сроков оплаты;

• постоянной невыборки товаров.

Для осуществления одностороннего расторжения следует учесть наличие в договоре положений, касающихся ответственности сторон за ненадлежащее исполнение обязанностей. Это освещается в ч. 4 ст. 34 Федерального закона № 44.

Алгоритм одностороннего расторжения выглядит следующим образом (на примере нарушения условий поставщиком):

• В течение 3 дней с момента принятия решения о расторжении, покупатель отправляет заказное письмо поставщику с уведомлением о расторжении договора и разъяснением причин такого решения;

• В течение 10 дней поставщик обязан устранить нарушения;

• Если нарушения устранены в срок, не превышающий 10 дней, то покупатель обязан отменить свое решение согласно ч. 14 ст. 95 ФЗ № 44. Если такое решение не отменено, оно вступает в силу на 11-й день.

Как автоматизировать процесс поставки?

Процесс поставки можно упростить, снижая нагрузку на сотрудников. Для автоматизации процесса приема поставки товара на складе можно предпринять следующие шаги:

1. Внедрить систему считывания штрихкодов. Использовать терминал сбора данных с встроенным сканером штрихкодов и сканер штрихкодов для быстрого и точного считывания кодов с упаковок товаров.

1. Интегрировать сканер штрихкодов с ККТ, компьютером или POS-терминалом. Обеспечить автоматическую передачу считанных данных о товарах в систему учета и базу данных, минимизируя ручной ввод информации.

1. Внедрить принтер этикеток. Использовать принтер для быстрой маркировки товаров этикетками, содержащими необходимую информацию, такую как штрихкод, наименование, описание, цена и артикул.

1. Реализовать товароучетную систему. Интегрировать программное обеспечение для учета товаров, которое будет автоматически обрабатывать данные, собранные с помощью сканеров и терминалов, обновлять информацию о наличии и автоматически формировать отчеты.

1. Оптимизировать процессы и обучить персонал. Обеспечить обучение сотрудников использованию новых технологий и систем, чтобы гарантировать эффективную и точную автоматизированную приемку товаров на складе.

Где обучить Специалиста по розничным продажам

Картинка с сайта: evidpo.ru