Чек-лист поможет трезво оценить возможности нового офиса и понять, как работают его системы жизнеобеспечения. Это позволит не переплачивать за адаптацию помещения под нужды компании и избежать лишних трат во время аренды. На какие моменты стоит обратить внимание?
Входная зона
На самом первом этапе посмотрите, сколько входов имеет здание и разграничены ли потоки сотрудников, которые работают в разных компаниях. Если в здании только один вход на пять и более этажей, это может стать зоной дополнительного риска в случае второй волны пандемии. Заодно посмотрите, есть ли на входе системы бесконтактного измерения температуры — казалось бы, мелочь, но может пригодиться.
Гардероб и лифты
При выборе помещения в аренду редко кто обращает внимание, как организован гардероб. Но мы все-таки советуем не сбрасывать этот критерий со счетов. Вариант с общим гардеробом для всего бизнес-центра, очевидно, не самый удачный.
Лучше, если гардероб будет на этаже, где вы арендуете помещения, в идеале — с индивидуальными ячейками для одежды.
Пристально стоит посмотреть и на лифты. Уточните, сколько в здании лифтовых холлов и сколько лифтов в каждом из них. Задайте вопрос администрации здания, с какой скоростью они реагируют на поломки лифтов, есть ли собственная служба эксплуатации или нужно вызывать специалистов из сторонней организации (последнее может занять больше времени).
Shutterstock/Zastolskiy Victor
Розетки
Обратите внимание на количество и места расположения информационных розеток. Они необходимы для подключения к локальной сети и интернету. Хорошей практикой считается наличие двух информационных розеток на рабочем месте для каждого сотрудника и по две розетки для подключения оборудования (Wi-Fi, телефон, принтер). Если розеток мало, придется дополнительно потратиться на их установку.
Кабельная система
При аренде офисного помещения с готовой инфраструктурой важно оценить качество кабельной системы. Даже если вы никогда о ней не задумывались прежде! Мы создаем кабельные системы в офисах и знаем, что от того, как они сделаны, во многом зависит удобство работы.
Во-первых, осмотрите кабельные трассы и оцените то, как они смонтированы. Если монтаж выполнен скрыто в стене, переставить столы или по-другому зонировать пространство будет сложнее — возрастет стоимость переноса информационных розеток или добавления новых. Если же кабельные линии смонтированы в пластиковом коробе и в нем есть резерв, то таких проблем не возникнет. В идеале должно остаться не менее 30% от емкости короба в качестве резерва.
Во-вторых, запросите у арендодателя документацию с характеристиками кабельных линий. Проверьте соответствие характеристик требованиям сервисов вашей компании.
Имейте в виду, что длина кабельных линий не должна превышать 90 метров от патч-панели до информационной розетки.
Но и это еще не все. Пусть администрация здания покажет вам лотки для прокладки кабеля. Как правило, они располагаются за фальшпотолком или фальшполом. Вы должны видеть всю кабельную трассу. В лотке должно быть достаточно места для прокладки новых кабельных линий на случай, если вам понадобится поставить дополнительную технику или рабочие столы. Хорошей практикой считается оставлять 30-50% от емкости лотка в качестве резерва.
Серверная и не только
Перед подписанием договора аренды осмотрите кроссовое и серверное помещения. В них располагается оборудование, которое обеспечивает работоспособность офиса. Прежде всего, обратите внимание на климат: в таких помещениях не должно быть влажно или жарко. Запрещен транзит инженерных систем через эти помещения, так что уточните этот момент у арендодателя.
Конечно, хорошо, если у вашей компании будут отдельные кроссовые и серверные помещения, но если это невозможно, рассмотрите вариант установки отдельных серверных шкафов с уникальным ключом.
Вентиляция и кондиционирование
После вспышки коронавируса часть офисов в Китае отказалась от централизованной системы кондиционирования. Этот факт показывает, насколько внимательно и даже настороженно компании стали относиться к этим системам. Поэтому рекомендуем задать все вопросы о воздухе в помещении до подписания договора аренды и не рисковать здоровьем сотрудников.
Если офис оборудован приточно-вытяжной вентиляцией, спросите, какова кратность воздухообмена. Нормой считается воздухообмен пять раз в час без возможности открывания окон и три раза в час с возможностью открытия. Уточните, каким образом осуществляется воздухоподготовка, есть ли центральное кондиционирование, когда последний раз проводилась дезинфекция систем и как часто ее планируют проводить в будущем.
Если комфортный климат для вас особенно важен, поинтересуйтесь, доступна ли точечная настройка кондиционера, есть ли возможность направить поток на определенную зону.
Обратите внимание на окна, открываются они или нет. Естественное проветривание всегда в плюс офису.
Пожарная безопасность
Внимательно изучите, какие меры пожарной безопасности предпринимает собственник здания и какие обязанности возникают у вас при подписании договора. Посмотрите, какие системы пожарной сигнализации и оповещения применяются в офисе, есть ли датчики дыма или тепла, динамики оповещения, ручные извещатели. Поинтересуйтесь, есть ли в здании понятные указатели, которые ведут к эвакуационным выходам, пожарные краны или огнетушители.
Техническое обслуживание
Все инженерные системы здания нуждаются в периодическом техническом обслуживании. Это касается кондиционирования, отопления и других систем. Задайте вопрос арендодателю, с какой регулярностью и как именно проводятся подобные работы, выполняются ли они силами собственной эксплуатационной службы или силами внешних подрядчиков.
И еще один момент: совсем недавно обеззараживание офисных пространств практически нигде не применялось. Сегодня многие компании более внимательно относятся к этому вопросу. Если для вас он тоже важен, спросите заранее, какие меры предпринимает собственник здания и потребуется ли вам приобретать собственные устройства по обеззараживанию, будь то ультрафиолетовые лампы, генераторы озона или рециркуляторы с ультрафиолетовыми лампами.
Специальные зоны
Речь, например, о зоне для курения. Проверьте, как она оформлена? Достаточно ли обособлена или некурящие сотрудники вынуждены проходить рядом? Другой момент — принтерные комнаты. Предоставляет ли их арендодатель? Если да, то на каких условиях?
Нелишним будет вопрос про мини-кухни на этаже и кафе в здании. Если в кафе расположен пункт общепита, не забудьте поинтересоваться, как соблюдаются технические нормы — например, как осуществляются жиропоглощение и купирование запахов. Ведь сидеть целый день в аромате «столовой» понравится далеко не всем.
Организация безопасности
Если вы планируете арендовать этаж или несколько комнат, обратите внимание, изолировано ли это пространство, как осуществляется проход на ваш этаж. Идеальный вариант — система контроля доступа, пройти через которую могут только ваши сотрудники, их посетители и персонал клининговой компании. Тренд на рынке систем контроля доступа задают бесконтактные технологии, так что если встретите их, поставьте офису дополнительный плюс.
Нелишним будет изучить и то, какие системы безопасности есть на входе в здание, что делается для того, чтобы в него не попали посторонние. Охранник на входе — это хорошо, но часто недостаточно. Задайте вопросы арендодателю, какая система установлена и насколько она автоматизирована, есть ли видеонаблюдение, в том числе и за парковкой.
Как получить максимум
Учесть все описанные выше параметры, да еще при ограниченном бюджете, может быть непросто. Так что если вы стоите перед жестким выбором, прежде всего ориентируйтесь на вот эти критерии:
- организация безопасности в здании, в том числе пожарной;
- состояние кабельной системы, наличие информационных розеток;
- работа систем вентиляции и кондиционирования;
- техническое обслуживание всех инженерных систем;
- организация серверных и кроссовых помещений.
Обратить особое внимание на эти пункты стоит потому, что в процессе эксплуатации арендуемого офиса повлиять на них будет сложно или дорого (или и то и другое вместе). А от работы систем вентиляции и кондиционирования, равно как и от организации безопасности, напрямую зависит здоровье сотрудников.
Удачи в поисках и переезде!
Фото обложки: Shutterstock/Who is Danny
Как перевезти вещи из офиса? Советы по быстрому и удобному переезду
Содержание:
- Подготовка офиса к переезду. Основные этапы
- Правильная упаковка
- Основные советы по переезду офиса
- Самостоятельная организация переезда
- Задачи перед самостоятельным переездом
- Переезд с помощью компании перевозчика
- Сотрудничество без рисков
Переезд офиса — задача хлопотная, нужно заранее упаковать всю оргтехнику, мебель, найти машину, грузчиков с опытом, разработать план, по которому в несколько этапов или за один день переместить важные документы. Организовать процесс без привлечения специалистов сложно. Нужно самостоятельно разобрать шкафы, сложить стулья, закупить специальную тару для защиты ценных вещей от порчи.
Рассчитать стоимость доставки грузов
Предварительная стоимость:
0 руб
Срок доставки: 0 суток
Ошибка: что то пошло не так
Стоимость доставки рассчитана для доставки габаритного груза без дополнительной упаковки и дополнительных услуг, при условии сдачи и получения груза на терминале ЖелДорЭкспедиции.
При наличии негабаритных мест, необходимости доставки или забора от двери, а также дополнительных требований к перевозке — необходимо производить расчет в полной версии калькулятора.
Подготовка офиса к переезду. Основные этапы
Организация переезда офиса требует опыта, чтобы не упустить важные моменты, не затянуть процесс.
Проще разделить задачу на этапы:
- Составляем подробный план коммерческого помещения — считаем все рабочие места, мебель, технику. Затем определяем, где в новом офисе будут располагаться перевезенные вещи. Анализируем вместительность кабинета для перемещаемых предметов. Нюанс — перевезти офис нужно в соответствующий метраж здания, иначе возникнет проблема с размещением рабочих зон. Заранее уточните количество оконных проемов, розеток, расположение коммуникаций. Это позволит верно укомплектовать вещи для каждой рабочего кабинета еще при погрузке.
- Объем перевозки — нужно знать, чтобы выбрать подходящий тип транспорта, его грузоподъемность и габариты. Переезд в другой офис на небольшое расстояние в пределах одного района, города можно организовать на малотоннажной машине, совершить 2 рейса. Если объем вещей большой, требуется больше 4 поездок, лучше нанять 2 автомобиля. Переезжать на дальние расстояния выгодней на транспорте повышенной вместительности, чтобы одновременно доставить все предметы.
- Переезд офисной мебели с большими габаритами, весом — требуется бригада грузчиков. Количество человек зависит от предполагаемого объема работ. Команда возьмет на себя вынос техники и мебели, правильную погрузку, крепление внутри салона машины, разгрузку. Могут разобрать габаритные предметы, предложить собственную тару.
- Разборка мебели — переезд компании в новый офис не должен причинить ущерб владельцу. Чтобы не повредить предметы, стоит заранее демонтировать полки, дверцы шкафов, снять столешницы, боковые элементы. Конструкции, которые имеют вытянутую гладкую поверхность, можно укладывать в вертикальные стопки и плотно фиксировать. Это гарантия, что в пути они не сломаются, не появятся сколы и трещины. Перемещать мебель в неразобранном виде сложнее, выше риск порчи имущества. Заранее снимите фурнитуру, стеклянные комплектующие, полки. Дверцы прикрепите к корпусу скотчем.
- Выбор упаковочного материала — он должен защитить оргтехнику, ценные предметы, бумаги от влаги, грязи, пыли, воздействия высоких температур, если переезд будет дальним. Для гладких поверхностей используют стрейч-пленку или листы гофрокартона. Офисные кресла, стулья можно сложить стопками (один в один) или попарно, затем плотно обмотать пленкой.
- Маркировка коробок и упаковок — поставьте обозначения, которые будут соответствовать кабинету, куда нужно разместить предметы. Грузчикам будет проще ориентироваться, зная план переезда офиса. Сократится время, при сборке не нужно будет искать составляющие конструкции.
Размещение перевезенных грузов — финальный этап, когда нужно собрать мебель, распаковать технику, расставить по рабочим местам.
Если следовать заранее разработанному плану, сложностей с вопросом, как организовать переезд офиса не возникнет. Все мероприятие займет 1 день. Если привлечь компанию-перевозчика, которая скоординирует действия грузчиков, водителя, администратора фирмы — несколько часов. Бонус — фирма берет на себя ответственность за сохранность грузов.
Правильная упаковка
Чтобы снизить риск порчи вещей во время переезда, следуйте простому алгоритму:
- Заранее приобретите коробки — сотрудники смогут сложить личные вещи, хрупкие предметы самостоятельно.
- Папки, бумаги, канцелярские принадлежности упаковывают отдельно, дополнительно защищают пленкой, помещаются в большую общую тару. Обязательно маркируются коробки, чтобы быстро найти предмет в новом офисе.
- Оргтехника — отключается от питания, отсоединяются съемные детали, шнуры. Мониторы, чувствительная электроника, компьютеры, хрупкие предметы нужно обернуть пузырьковой пленкой. Разместить в коробки, обеспечить неподвижность, промаркировать, нанести надписи для грузчиков, например, «хрупкое».
- Живые растения — транспортируют в открытой таре, крепят внутри салона машины.
Перед выездом проверьте упаковку, убедитесь, что она выдержала нагрузку, сохранила целостность. Можно заказывать автодоставку грузов, что ускорит процесс переезда в несколько раз.
Основные советы по переезду офиса
Транспортировка мебели, техники, габаритных предметов требует тщательной подготовки, аккуратной погрузки. При соблюдении правил в новом офисе останется предметы собрать и разместить. Сложности могут возникнуть с бумагами предприятия, важными документами. Потеря, порча может парализовать работу фирмы, стать причиной штрафов, проверок.
Чтобы избежать проблем, нужно организовать систему:
- Предварительная сортировка документов — особо ценные экземпляры на время переезда офиса лучше сдать на хранение в банковскую ячейку. Папки уложить в большие паллеты. Не подшитые бумаги сложить в стопки по размерам, назначению. Затем поместить в коробки, промаркировать их, например, по принадлежности к отделам. Не стоит транспортировать документы на полках шкафов, которые не планируют разбирать. В пути и при погрузке они могут повредиться, потеряться.
- Упаковка — стопки можно обернуть в толстую бумагу, закрепить упаковку, чтобы не допустить утери оригиналов. Затем можно размещать в коробки из толстого картона, желательно перевязать веревкой или стянуть скотчем. Для транспортировки подходят деревянные ящики, сейфы. Чтобы защитить груз от влаги и грязи, дополнительно используют пленку. Если документооборот большой, лучше привлечь специалистов, которые упакую бумаги, сформируют паллеты.
- Маркировка — на коробки нанесите надписи, которые соответствуют отделам, где они хранились, шкафам, где располагались, на полки заранее наклейте стикеры. В новом офисе будет легко разложить бумаги, не возникнет путаницы, простоя в работе.
- Опись — позволит при разгрузке проконтролировать наличие всех коробок с документами.
Не стоит принимать работы у грузчиков и подписывать акт, пока не убедитесь, что вся тара с предметами, техникой, бумагами на месте. Проверьте кузов машины, чтобы не забыть мелкие вещи.
Советы, которые помогут при переезде офиса:
- Изучите все предложения транспортных компаний — сравните цены, условия, наличие дополнительных услуг.
- Не нужно экономить на бригаде грузчиков — от их слаженной работы, профессионализма зависит сохранность вещей, сроки мероприятия.
- Пользуйтесь акциями и скидками перевозчиков — это сократит затраты.
- Изучите отзывы.
- Проанализируйте тариф — чем больше дополнительных опций, тем лучше. Уточните стоимость услуги, как она формируется, зависит ли от расстояния или общего количества часов.
- Обязательно подпишите договор с транспортной компанией — защита прав заказчика, компенсация ущерба в случае порчи, потери груза. В документе будут оговорены сроки, дата исполнения, условия сотрудничества.
- Разработка маршрута — важный этап, когда нужно определить кратчайший путь, чтобы сократить количество рейсов.
- Машина — преимуществом станет наличие специальных систем креплений, тросов, фиксации для мебели, отдельные места для размещения хрупких грузов, крюки.
Переезд офиса лучше запланировать на выходной день, если можно все переместить за одни сутки. На дорогах мало пробок, можно контролировать перевозку груза в собственном авто. Если нельзя приостановить работу компании, целесообразно перевозить вещи поэтапно. В один день конкретный отдел, затем другой.
Самостоятельная организация переезда
Владельцы коммерческих помещений уверены, что привлекать перевозчика для транспортировки вещей дорого. Это заблуждение:
- Придется самостоятельно закупать весь упаковочный материал — сотрудники не всегда знают, что именно понадобится для защиты монитора, гладких поверхностей, ноутбуков.
- Арендовать машину — чаще экспедиторы, чтобы сэкономить отправляют в рейс малотоннажные грузовики. А это увеличивает количество рейсов, не позволяет транспортировать габаритные вещи, мебель в неразобранном виде.
- Назначить ответственного за переезд офиса — сотрудник не согласится выполнять трудоемкую работу бесплатно, нужно предусмотреть премию.
- Нанять человека, который сможет аккуратно разобрать, а потом собрать мебель.
- Грузчики — большая статья расходов, но проверить их профессионализм заранее не получится. Они часто опаздывают, не выходят на работу, не имеют специальной погрузочной техники, отказываются поднимать тяжелые предметы на верхние этажи.
При самостоятельном переезде ответственность за порчу или потерю бумаг, вещей ложится на организатора, владельца бизнеса. Не получится компенсировать убытки.
Если решили не привлекать перевозчика, четко следуйте плану переезда. Проанализируйте выбранные даты, иначе есть риск не успеть за выходные осуществить все мероприятие, а это срыв работы офиса. Не получится принять посетителей, обслужить клиентов, провести деловую встречу.
Купите заранее упаковочный материал, оценив объем вещей:
- Коробки разных размеров.
- Картон в рулонах.
- Упаковочная бумага.
- Мешки.
- Скотч.
- Пленка — стрейч, воздушно-пузырьковая.
- Стикеры.
- Ящики.
Минимум за 3 дня закажите бригаду грузчиков, подходящий транспорт. Не стоит при их выборе руководствоваться слишком низкими ценами. Сложная, кропотливая работа не может быть низко оценена. Возможно, бригада не имеет опыта, водитель плохо знает город, не соблюдает правила перевозки грузов.
Задачи перед самостоятельным переездом
Чтобы проконтролировать сохранность груза, необходима внеплановая инвентаризация. Она занимает много времени, может нарушить ритм работы офиса.
Предстоит:
- Мебель, оргтехнику, предметы быта, хрупкие, декоративные элементы пронумеровать, внести в общую опись.
- Старые, ненужные вещи — составить список и отправить на утилизацию, чтобы не транспортировать лишнее, это освободит место в машине, снизит расходы.
- Ковровые покрытия — сдать в химчистку, самостоятельно помыть.
- Нанять электрика, чтобы при необходимости обесточить помещения, снять осветительные приборы, проверить исправность розеток.
- Бумаги, у которых истек срок хранения, сдать в архив, утилизировать.
Придется привлекать человека, который проведет генеральную уборку перед переездом.
На новом месте нужно подготовить площадь для размещения стационарных рабочих мест и мебели. Заранее проверьте работу всех систем, наличие коммуникаций, их исправность.
Переезд с помощью компании перевозчика
Этот вариант более надежный, доступный и быстрый. Специализированная фирма применяет комплексный подход к перемещению любых грузов на дальние или близкие расстояния. Клиент может обсудить условия работы заранее, заказать дополнительные опции, изучить характеристики транспортного средства.
Как действуют:
- Заранее посещают офис — сотрудник компании оценивает объем вещей.
- Просчитывают тариф — он остается фиксированным, поэтому легко планировать бюджет мероприятия.
- Предлагают разные варианты упаковки — качественные материалы, надежное крепление, защита от влаги, механического повреждения.
- Услуга разборки и сборки мебели — нет риска, что предметы будут повреждены в пути, утратят первоначальный вид.
- Четко соблюдают оговоренные сроки — при опоздании, невыходе на работу водителя, предусмотрены штрафы.
- Бригада грузчиков — это опытные сотрудники, не допускающие ошибок.
- Погрузочная техника — гарантирует сохранность предметов при перемещении в салон машины.
- Разработка короткого маршрута — логисты выбирают менее загруженные трассы, что снижает риск задержки рейса.
- Информируют о техническом состоянии транспорта, предоставляют нужную документацию.
- Расстановка предметов согласно плану доверителя. Если промаркировать коробки, мебель, нанести такие же знаки на кабинете в новом офисе, грузчики переместят его в нужное место.
- Дальние расстояния — есть возможность отследить груз в пути.
Договор с компанией-перевозчиком защищен юридически. Стороны подписывают документ, в нем указана цена услуги, важные условия. Это гарантия, что в случае неисполнения обязательств, заказчик отстоит свои права в суде.
Если услугу страхования груза предлагают перевозчики, не стоит экономить, это гарантия ответственного отношения к задаче, компенсация убытков.
Сотрудничество без рисков
Компания «ЖелДорЭкспедиция» предлагает безопасно и быстро перевезти офис. Любые объемы, требования заказчика, специфическая техника и дорогое оборудование — берем ответственность за любой тип груза. Благодаря большому автопарку, клиент выбирает подходящую машину, что сокращает затраты на осуществление нескольких рейсов.
Дополнительно:
- Справедливая фиксированная цена.
- Любые расстояния.
- Профессиональные сотрудники — грузчики, водители, оценщики объема работ.
- Договор.
- При желании — страхование груза.
- Машины — специально оборудованы для переездов. Системы креплений, надежные тенты, защищающие от погодных условий.
- Погрузочная техника.
Приглашаем к выгодному сотрудничеству.
Заявка на обратный звонок
Читайте также:
Без советов в офисном переезде не обойтись. Даже если проведение переезда кажется вам не более, чем проблемой одного дня, на самом деле это не так. Чтобы осуществить офисный переезд своими силами, вам по-хорошему нужен месяц. Почему так много? Дело в том, что одна из особенностей офисного переезда — это большая подготовка к нему. Так как много офисной техники, понадобится много времени на тщательную упаковку. Но ведь упаковочные материалы нужно заранее найти и купить — именно о таких нюансах переезда мы и расскажем в этой статье.
Содержание статьи:
- 12 полезных и эффективных лайфхаков для офисного переезда
- Заранее обсудить планы и сроки по переезду с арендодателями на прежнем и новом месте
- Переезд офиса лучше проводить в выходные дни
- Стоит назначать не менее двух координаторов для офисного переезда
- Переезд — отличная возможность для ревизии
- Предварительно составить план нового офисного помещения
- Не стоит экономить на упаковочных материалах
- Обязательно всё маркируйте
- Стоит заблаговременно сделать пропуски для проезда машин
- Не стоит экономить на транспорте
- Особое внимание – важным архивам с документами
- Не будет лишним при переезде создать «бюро находок»
- Сделайте общий чат для всех сотрудников
- Наилучший вариант — обратиться к профессионалам
- Переезд офиса — главные выводы
Абсолютно любой переезд можно сделать легче примерно на треть и быстрее в два раза. Как? Если вы знаете секретные и не очень секретные лайфхаки по переезду. Зная эти вещи заранее, вы сможете избежать неприятных форс-мажоров и временных задержек, а также ненужной суеты в процессе переезда. Вот 12 лайфхаков, с помощью которых вы превратите ваш офисный переезд из цунами в небольшой локальный штормовой ветер.
1. Заранее обсудить планы и сроки по переезду с арендодателями на прежнем и новом месте
Обсудите свои планы и сроки по переезду с арендодателями офисного помещения на прежнем и новом месте, чтобы не было неприятных казусов. Это лучше сделать примерно за месяц-полтора. Для этого установите точную дату переезда. Закройте все счета на старом месте, чтобы владелец старого помещения удостоверился, что на вас нет долгов и откройте счета по новому месту. Здесь нет никаких секретов и тонкостей — ваша задача как можно раньше разобраться с бумагами, чтобы в момент сбора вещей вы об этом не беспокоились.
2. Переезд офиса лучше проводить в выходные дни
Как мы говорили в предыдущем пункте, уже за месяц надо знать точную дату переезда. Выходной день выигрышнее по многим причинам: во-первых, так вы экономите рабочее время, то есть не рискуете престижем фирмы — все рабочие дни остаются рабочими, и ваши сотрудники могут выполнять свои обязанности. Во-вторых, переезды в выходные проходят быстрее — на дорогах нет пробок. Если ваш старый или новый офис находятся на территории с пропускным режимом, заранее оговорите с арендодателем, что вы будете переезжать в выходной, а значит вам нужен будет доступ к помещениям.
3. Стоит назначать не менее двух координаторов для офисного переезда
Один контролирует вывоз имущества с прежнего места, а второй принимает его на новом месте. Эти люди не должны заниматься погрузкой или выгрузкой, отвечать на звонки, они следят только за тем, чтобы каждый выполнял свои обязанности и люди не кучковались все в одном месте (частая проблема офисных переездов).
4. Переезд — отличная возможность для ревизии
При подготовке к переезду стоит провести ревизию офисных вещей, мебели, оргтехники и избавиться от лишнего хлама. Этот лайфхак сделает ваш переезд точно на треть легче — в прямом смысле этого слова. Зачем перевозить неработающий принтер, старый факс, износившуюся мебель? Пора отправить старые и неработающие вещи на помойку. Чем больше хлама вы выбросите, тем больше сэкономите сил при погрузке и упаковочных материалов — сплошная выгода!
5. Предварительно составить план нового офисного помещения
А также план расположения в нём отделов, подразделений, рабочих мест сотрудников. Если этого не сделать, всё, что вы получите в итоге переезда — кучу неразобранных коробок в одном месте (а при складывании коробок друг на друга вещи внутри могут повредиться), гору несобранной мебели и не единой идеи, где чьё рабочее место. Итог всей этой неразберихи — плохое настроение всех сотрудников, так как никто не захочет тратить на разбор вещей ещё целый день. Так как вы прекрасно знаете метраж нового помещения и объём мебели, оргтехники, вещей — составьте заранее план рассадки сотрудников, определите, где будет ксерокс-уголок, место для отдыха и т.д. Такой план надо отдать грузчикам, которые будут разносить коробки, а на коробках в свою очередь, будет указано место расположения.
6. Не стоит экономить на упаковочных материалах
Если вы дорожите офисной техникой и сохранностью мебели, то потратьтесь на упаковку. Вам понадобятся обычные офисные коробки, коробки для офисной техники (компьютеров, принтеров, моноблоков, телефонов), упаковка для мебели (это может быть стрейч-плёнка), пакеты для мусора, скотч, ножницы и воздушно-пузырчатая плёнка для хрупких вещей.
7. Обязательно всё маркируйте
Нужно промаркировать коробки с вещами, технику, мебель — в соответствии с составленным ранее планом размещения на новом месте. Подписывать коробки и вещи нужно всегда с двух сторон, чтобы маркировка была видна сразу, с какой бы стороны ни брали коробку. Для офисного переезда подойдёт такая маркировка:
- имя и фамилия сотрудника;
- циферный шифр — куда нести коробку, предмет мебели или технику в помещении (в соответствии с планом);
- что находится внутри коробки;
- пометка «Хрупкое», если необходимо;
- пометка «Ценное», если необходимо.
8. Стоит заблаговременно сделать пропуски для проезда машин
Как на территорию расположения прежнего, так и нового офиса, особенно если у вас срочный переезд. Для этого нужно заранее узнать номера грузовиков и данные грузчиков, если это необходимо. Также всегда держите под рукой номера охраны и тех, кто ответственен за въезд на территорию.
9. Не стоит экономить на транспорте
Офисный переезд может запомниться в двух вариантах — либо всё очень сложно, либо всё очень просто. Чтобы точно был второй вариант, заранее позаботьтесь о надёжном транспорте — машина должна соответствовать вашему объёму вещей, причём чем больше запас места в кузове, тем лучше (тогда не придётся рисковать вещами и класть одни коробки на другие). Также есть общие рекомендации — чтобы автомобиль был не старше 5 лет и, безусловно, был технически исправен.
10. Особое внимание – важным архивам с документами
Их стоит упаковать и перевезти отдельно. Для этого их надо заранее разобрать, определить, что именно составляет ценность, упаковать папки в коробки или плотные пакеты и доверить перевозку ответственному сотруднику. Если в новое место раньше времени у вас нет доступа, то воспользуйтесь сервисом временного хранения вещей, например, Чердаком! Мы берём вещи, в том числе, архивы документов, на хранение от 1 месяца и вернём их по запросу в любой момент, а именно привезём в ваш новый офис, когда вы обустроитесь.
11. Не будет лишним при переезде создать «бюро находок»
В момент ревизии, разборки мебели и упаковки вещей вам точно будут попадаться неопознанные объекты. Что с ними делать? Если каждый раз выяснять, кто владелец, то вы потратите кучу времени и будете отвлекать остальных. Решение проблемы — организовать комнату или специальный стол, коробку, куда каждый сможет принести любую находку. Всё это пакуется, а когда компания переедет на новое место, вы в спокойной обстановке сможете найти владельцев или решить, что делать с найденными вещами.
12. Сделайте общий чат для всех сотрудников
Это можно организовать в любом мессенджере на время проведения офисного переезда и обустройства на новом месте. Особенно важен этот лайфхак для компаний с большим количеством сотрудников. Так вы сможете оградить ваши обычные рабочие чаты от темы переезда, а также оперативно решать вопросы как в день переезда, так и после него. Например, сотрудники смогут скидывать в чат фотографии вещей или обращаться за помощью.
Наилучший вариант — обратиться к профессионалам
Офисный переезд с грузчиками в формате под ключ — это, пожалуй, главный лайфхак, о котором точно стоит знать заранее. Чердак занимается офисными переездами уже несколько лет и организует даже самые сложные переезды. Если вы хотите сохранить по максимуму рабочую обстановку, не отвлекаться на упаковку вещей, погрузку мебели и выкидывать из жизни компании пару недель (как минимум столько времени нужно на подготовку и организацию всего процесса переезда), то вовремя обратитесь в Чердак за услугой офисного переезда под ключ. Главная особенность офисного переезда состоит в том, что нужно многое делать заранее и тратить кучу времени на сборы. С Чердаком вам не нужно делать абсолютно ничего! Всё происходит словно само собой, и всё, что вам нужно, это позвонить нам и оформить заказ. Далее:
- муверы приедут в назначенный день с 15 видами упаковочных материалов;
- надёжно упакуют офисную технику;
- разберут и упакуют мебель;
- упакуют все остальные вещи;
- промарикруют коробки;
- погрузят всё в машины и аккуратно перевезут;
- на новом месте разгрузят всю мебель, технику и вещи, а также помогут разместиться — разнесут их по помещениям в соответствии с заранее составленным планом.
Под ключ — это значит, что профессионалы возьмут все вопросы и хлопоты на себя, вы лишь контролируете процесс — для этого точно не нужны все сотрудники компании. Переезд офиса с Чердаком будет легче самостоятельного, так как вам не придётся:
- таскать тяжёлую мебель;
- тратить деньги и время на поиск упаковочных материалов (у Чердака упаковка включена в стоимость переезда);
- искать отдельную машину для перевозки вещей;
- заниматься упаковкой и сборами;
- разбирать офисную мебель;
- организовывать всю логистику переезда.
Ещё одно преимущество офисного переезда с Чердаком — это фиксированная стоимость, которую вы знаете заранее, и она не изменится в процессе. Чердак поможет вам переехать всем офисом быстро — за один день, и остаться при этом в хорошем настроении, что особенно ценно, когда речь идёт о настроении целой компании!
Переезд офиса — главные выводы
Применяя эти лайфхаки, вы увидите, что офисный переезд — это не сложно, не долго и совсем не страшно. Всё дело в грамотной организации и, конечно, делегировании сложных процессов профессионалам. Когда вы понимаете, что техники и мебели много, а сотрудники загружены работой, то лучше обратиться к профессионалам своего дела — муверам Чердака, которые без лишних вопросов возьмут на себя все заботы по переезду.
1. Улучшение логистики
Расположение рядом с транспортными узлами, деловым центром города удобно для персонала и клиентов. Важен также имидж района и деловая репутация. Удачный адрес формирует положительный образ компании.
Фраза «у нас офис в центре города» звучит привлекательно. Когда говорят «офис на окраине, за старыми складами», начинаешь задумываться о состоятельности фирмы. Для оптового продавца недорогих тканей или бюджетного грузоперевозчика, офис на окраине подойдёт. Для агентства недвижимости или студии дизайна лучше найти офис ближе к центру или метро.
2. Выгодные условия аренды
С 2020 года компаниям пришлось переходить на удалёнку. Благодаря увеличению количества офисных площадей и возросшей конкуренции для арендаторов стало легче найти недорогой, расположенный в центре города офис.
3. Расширение или сокращение штата
Если компания расширяется, нужно больше места. Если штат уменьшается — фирма переезжает в офис поменьше, чтобы уменьшить расходы на аренду и ЖКХ. Новый офис с нужной площадью улучшит условия труда или поможет сэкономить.
4. Комфортные условия для сотрудников
Больше места, офис с комнатной отдыха или местоположение в пяти минутах ходьбы от метро — упрощают процесс найма. Люди охотней идут на работу в приятные офисы, до которых легко добраться.
5. Желание произвести впечатление
Если принимаете клиентов, знайте — офис витрина компании. Декор и дизайн демонстрирует насколько молодая, традиционная или технологичная фирма. Переезд в офис в небоскребе, в центре города изменяет восприятие фирмы.
Выбранное здание, дизайн интерьера, местоположение и стиль передают невербальное послание посетителям. Компания с офисом в центре города сделанном в стиле хайтек производит впечатление современности, дороговизны, элитарности. Офис похожий на склад, напротив создаёт ощущением экономности и традиционности.
6. Изменение компании
Стиль, особенности и цель компании меняются по мере развития. Переезд позволяет обновить рабочее пространство. Новые методологии, такие как гибридная работа, бережливое производство, гибкое рабочее место сложно внедрять в душном традиционном офисе.
В новом офисе проще создать открытые рабочие пространства, зоны для совместной работы, зоны отдыха и обеденные зоны. В новом месте легчи реализовать свежие задумки.
7. Работа в новом регионе
Открытие филиала или выход на международный рынок вынуждают менять офис. Он должен быть удобен для работы с местными клиентами и партнёрами. Переезд поможет компании адаптироваться к новым условиям и наладить взаимодействие с региональными контрагентами.
Планируя переезд в другой офис, важно организовать его так, чтобы не допустить перебоев в работе компании. В идеале это выглядит так: вечером сотрудники разошлись по домам, а утром пришли в новый офис и продолжили работать, будто ничего и не было.
Мечты-мечты? Реальность! Если, конечно, вы правильно подготовились к переезду, новый офис готов вовремя, в нём расставлены мебель и техника, налажена телефония и подключен интернет.
С нашей шпаргалкой вы не упустите ничего важного.
Шаг 1: выбрать подходящее помещение
Прежде, чем составлять план переезда в новый офис, нужно проанализировать текущее помещение и понять:
- что в нем нравится, а что — нет;
- каких зон не хватает;
- что хочется изменить в интерьере.
Переезд компании в новый офис. Несколько советов:
- Продумайте планировку офисного пространства до мелочей прежде, чем начнете присматривать помещение, чтобы не теряться и не затягивать процесс. Можно рассчитать необходимую площадь самостоятельно, используя калькулятор, но лучше воспользоваться услугами брокеров, у которых есть база коммерческих объектов и опыт подбора (это бесплатно).
- Чтобы минимизировать затраты на переезд в новый офис, тщательно изучите конфигурацию и планировку офисного пространства, которое вам предлагают: если там много перегородок, несущих стен и колонн, потратите больше на дизайн и ремонт.
-
Оцените помещение, которое приглянулось, по таким критериям:
-Есть ли сервисная поддержка: охрана, услуги клининговой службы, проведенный интернет и так далее.
-Если переезд в другой офис будет сопряжен с тем, что сотрудникам придется дольше добираться на работу, предупредите их об этом. И озвучьте плюсы, которые это компенсируют хотя бы частично: более просторные кабинеты, удобная планировка офисного пространства, кухня с домашними обедами по доступной цене, какие-то бонусы.
-Достаточно ли парковочных мест для тех, кто на машинах.
-Есть ли рядом кафе и рестораны, где можно пообедать (важно, если вы против еды на рабочих местах, а кухни в офисе нет).
- Если планируете заказать дизайн и ремонт офиса под ключ, пригласите представителей студии с техническим специалистом уже на этапе выбора помещения. Они помогут выбрать помещение подходящей планировки, оценят проект, а также сделают Test Fit — пробную рассадку сотрудников, которая поможет понять, удастся ли разместить все отделы, как впишется в новый офис мебель и техника. Если пропустить этот пункт, то некоторые вещи могут оказаться лишними или вовсе будут мешать сотрудникам во время работы. А это — дополнительные временные и финансовые затраты на переезд офиса.
Когда вы определились, какое помещение будете искать и как бы его хотелось обустроить, можно приступать к следующему этапу — составлять план переезда в новый офис и смету.
Боитесь прогадать с помещением для нового офиса?Поможем выбрать место, где будет комфортно и вам, и вашим сотрудникам!
Оставить заявку
Шаг 2: оценить сроки и стоимость переезда офиса компании
Первым делом рекомендуем назначить ответственного за переезд офиса компании, который будет следить за процессом: координировать работу отделов, контролировать подрядчиков и т. д. Без него процесс может затянуться, а бюджет компании — прохудиться.
Составляем план переезда в новый офис
Если планируете делать ремонт, важны состояние и размеры нового офиса: на подготовку помещения площадью 500-2000 м2 нужно 4-6 месяцев, 2000-5000 м2 — от 6 до 9 месяцев. Разработка дизайн-проекта интерьера офиса компании занимает от 8 до 14 недель.
Ускорить переезд компании в новый офис можно, используя подход Design & Build, когда клиент решает все вопросы с одним контрагентом. В этом случае строительство или ремонт идёт параллельно с работой над дизайном интерьера для офиса. Минус подхода — ограниченный бюджет и сжатые сроки. Придется подбирать бюджетные альтернативы или искать замену авторским изделиям, что не всегда удается сделать быстро.
На скорость ремонта влияет и то, вовремя ли на объект будут поставлять мебель и материалы, необходимые для работы и отделки. В каждом офисном центре свои правила ввоза/вывоза грузов и проведения шумных работ (например, только по выходным или в вечернее/ночное время, чтобы не мешать другим арендаторам). Это замедляет процесс и отдаляет переезд офиса компании.
Важно зафиксировать в плане переезда в новый офис необходимость закупки мебели, т.к. это влияет на сроки. Производство мебели по индивидуальному заказу в России может занять до восьми недель, если нужна мебель из Европы, закладывайте не меньше двух месяцев.
Если вы работаете с дизайнерами, они берут работу по подбору мебели на себя. Обычно в спецификациях дизайн-проекта описывают всю мебель и технику, которую будут использовать для вашего офиса. Если работа происходит по договору комплектации, еще на этапе концепции дизайнеры связываются с поставщиками и подбирают подходящие модели, чтобы они пришли точно в срок. Если без договора — специалисты предоставляют спецификации мебели и оборудования, но не контролируют поставщиков.
Составляем смету переезда офиса
Это нужно, чтобы в процессе переезда в другой офис придерживаться бюджета и не тратить деньги зря.
Самая большая статья расходов при переезде офиса — ремонт. В 2019 году в Санкт-Петербурге стоимость дизайна и ремонта офисов была такой: бюджетный вариант — 15-20 тысяч рублей за м², стандартный — в 25-35 тысяч рублей за м², а премиум — от 35 тысяч рублей за м². Цены зависят от курса валюты и от того, какое помещение придется ремонтировать. Добавьте 10-15% от бюджета на непредвиденные расходы и изменения.
На мебели и материалах можно сэкономить не в ущерб дизайну офиса, если заказывать стандартные модели из каталогов — те, которые фабрика производит на постоянной основе. Второй вариант — заменить дорогие позиции на более бюджетные, например, шпонированные панели на ЛДСП с декором под дерево. Желательно доверить это профессионалам, чтобы подобранные модели вписались в интерьер.
Мы в DESIGNIC не рекомендуем экономить на рабочих креслах. Дело в том, что офисные сотрудники проводят много времени в сидячем положении и для здоровья и комфорта важно, чтобы кресла были эргономичными.
Знаем, как подобрать подходящую мебель и материалы, не растрачивая бюджет на переезд в новый офис впустую
Проконсультироваться
Шаг 3: подготовить новый офис к переезду
- Продумать расстановку мебели и рассадку сотрудников. Это поможет распределить места между ними, понять, чего не хватает, а также быстро расположить вещи в новом офисе после переезда. Делать на глаз нельзя, нужны точные размеры, иначе может получиться, что в плане указано четыре стола, а по факту в кабинете помещается только два.
- Проверить мебель и технику: всё ли целое и исправно работает. То, что планируете увозить с собой, стоит подписать, чтобы после переезда офиса компании сотрудники могли быстро найти свои вещи.
- Уточнить у арендодателя условия подключения коммуникаций: количество телефонных линий, скорость интернета. Всё это нужно подключить заранее, чтобы избежать сюрпризов после переезда компании в новый офис.
- Уточнить параметры обоих помещений, влияющие на процесс переезда офиса: пропускную способность входов и выходов, грузоподъемность и количество лифтов, доступность зоны погрузки-разгрузки и т. д.
- За несколько недель до дня переезда предупредить администрацию бизнес-центра, проверить, нет ли задолженностей перед старым арендодателем. Бывает так, что мебель разобрана, вещи упакованы, а выехать из офиса невозможно, так как у администрации есть вопросы к компании. Придется перенести переезд офиса, а это — нарушение рабочего процесса и лишние затраты.
- Сообщить клиентам о том, что вы меняете локацию. Можно сделать е-мейл рассылку, указав в письме новый адрес и дату, с которой вас можно будет там найти.
- Заказать пропуска для автомобилей и сотрудников мувинговой компании, чтобы не возникло проблем при вывозе имущества.
Шаг 4: переехать и обустроить новый офис
Когда организационные вопросы улажены, ремонт готов, а мебель закуплена, можно выбирать мувинговую компанию. Делать это лучше всего за полторы-две недели до переезда, чтобы без спешки определиться и начать собирать вещи.
Выбирая сервис грузоперевозок, нужно решить, что вам больше подходит: перевозка с постатейными расходами или комплексный переезд.
Первый вариант может быть дешевле, но нужно внимательно оценить вес и объем всех вещей — даже за небольшой перевес придется доплачивать. Поэтому такой вариант подойдет для переезда небольшого офиса. Крупной компании удобнее заказать комплексный переезд: перевозчик рассчитает общую стоимость транспортировки, сам упакует вещи, отвезет и расставит их по указанным местам.
За несколько дней до переезда нужно составить план нового офиса с описанием расстановки оборудования на новых рабочих местах. Это поможет организовать переезд офиса без накладок и быстрее «обжиться» на новом месте.
Подумайте и о своих сотрудниках. Примерно за неделю до переезда попросите их перебрать все документы и папки, чтобы избавиться от лишнего и перевезти в новый офис только нужные документы.
Если переезжаете с помощью мувинговой компании, лучше запланировать это на выходной. Сотрудники будут отдыхать, а офис переезжать. Если переезжаете самостоятельно, выберите день, когда нагрузка на персонал минимальна.
Также заранее подумайте, где будут работать сотрудники, пока специалисты перевозят и разгружают мебель. Неплохое решение — пересадить всех в коворкинг на время переезда в другой офис. Там можно арендовать индивидуальное, полностью оборудованное пространство под нужное количество сотрудников. Более экономный вариант — разрешить сотрудникам поработать из дома.
План переезда в новый офис: основные этапы
Переезд в другой офис — всегда довольно хлопотное занятие для компании. Нужно продумать сроки, подобрать подходящее помещение и оповестить сотрудников.
Переживания можно свести к минимуму, если грамотно организовать переезд офиса:
- назначить ответственного;
- заранее начать выбирать место для нового офиса и делать это вместе с дизайнером;
- закрыть долги перед прежним арендодателем;
- составить смету и оценить сроки переезда в другой офис;
- подобрать мебель и материалы для нового помещения, определиться с планировкой;
- найти мувинговую компанию, которая поможет осуществить переезд офиса;
- дать сотрудникам возможность подготовиться к переезду.
Такие простые действия помогут осуществить переезд офиса компании быстро и без лишних трат.