Инструкция по личным делам в рб

Постановлением Минюста от 23.05.2024 N 29 «О формировании, ведении и хранении личных дел работников» утверждена новая Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее — Инструкция-2024). Она вступила в силу с 02.06.2024. С этой же даты утратила силу Инструкция о личных делах работников, действовавшая с 2004 г. (далее — Инструкция-2004).

1. Работники, в отношении которых ведут личные дела

Согласно нормам Инструкции-2024 ее нужно применять (п. 1 Инструкции-2024):

— в госорганах, госорганизациях, организациях, более 50 процентов акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности (далее — госорганизация);

— иных организациях, если иное не установлено законодательными актами и постановлениями Совмина.

Примечание
Нормы Инструкции-2004 распространялись на госорганы, учреждения, организации всех форм собственности (п. 1 Инструкции-2004).

Минюст уточнил категории работников, в отношении которых нужно заводить личные дела (п. 3 Инструкции-2024):

1) руководители и специалисты госорганизаций (в обязательном порядке);

2) в иных случаях — по решению руководителя:

— госорганизации. Полагаем, что руководитель госорганизации сам решает, нужно ли вести личные дела в отношении иных работников, не являющихся руководителями и специалистами (например, других служащих, рабочих);

— иной организации (например, коммерческой организации частной формы собственности). На наш взгляд, руководитель такой организации решает, будут ли вестись личные дела в организации вообще. И если да, то в отношении кого. В частности, он может решить, что личные дела, как и ранее, будут вестись в отношении руководителей и специалистов.

Примечание
Далее по тексту комментария и госорганизации, и иные организации будут называться организациями.

По Инструкции-2004 личные дела заводили в отношении (ч. 2 п. 2):

— руководителей;

— специалистов;

— научных работников;

— других работников в случаях, определенных законодательством.

Обратите внимание!
Личные дела государственных гражданских служащих нужно вести по Инструкции N 121.

2. Документы, которые включают в личные дела работников

Скорректирован перечень документов, включаемых в личные дела работников как на этапе формирования личного дела, так и в процессе его ведения.

2.1. Документы при формировании личного дела

К изменениям в перечне документов, которые включают в личное дело при его формировании, можно отнести следующие (п. 8 Инструкции-2024, п. 6, 7 Инструкции-2004).

1. В Инструкции-2024 содержится общий перечень документов, включаемых в личное дело работника при его формировании. И если тот или иной документ подлежит включению в личное дело не всех работников, а только какой-либо категории из них, то рядом с документом содержится примечание, что это за категория работников. Рядом с некоторыми документами сделана отметка в скобках, что документ включается в личное дело при его наличии.

2. Из перечня документов личного дела, упомянутых в Инструкции-2004, некоторые исключены. Например:

— дополнение к личному листку по учету кадров;

— автобиография.

3. Перечень документов расширен, в том числе за счет следующих:

— общие сведения о работнике. Документ следует завести при формировании личного дела по форме согласно приложению 1 к Инструкции-2024. При приеме на работу в него нужно вписать Ф.И.О. работника, остальные данные — позже. В их числе (п. 1 — 7 формы согласно приложению 1 к Инструкции-2024):

сведения о работе, сведения об аттестации, сведения о привлечении работника к дисциплинарной ответственности (досрочном снятии дисциплинарного взыскания) — в процессе трудовой деятельности работника в данной организации;

характеристика работника, отражающая его профессиональные, деловые и моральные качества, — при увольнении работника;

сведения об организациях, направивших запросы на предоставление характеристики, дата и номер ответов на запросы о предоставлении характеристики — после прекращения трудового договора (контракта).

В связи с тем что из перечня документов исключена автобиография, полагаем, этот документ призван ее заменить.

— характеристики с предыдущих мест работы (при их наличии);

— свидетельство о направлении на работу (например, если на работу принимают молодого специалиста).

4. Определено, что внутреннюю опись документов личного дела сейчас нужно составлять по форме согласно приложению 13 к Инструкции по делопроизводству (ранее — по форме согласно приложению 1 к Инструкции-2004).

5. В предусмотренных законодательством случаях вместо личного листка по учету кадров нужно заполнять анкету по форме согласно приложению 1 к постановлению N 170.

Полный перечень документов смотрите в таблице 1.

Таблица 1

Обратите внимание!
При формировании личного дела документы в нем следует располагать, как и ранее, в определенной последовательности (п. 8, ч. 1 п. 11 Инструкции-2024, п. 6, 7 Инструкции-2004).

2.2. Документы в процессе ведения личного дела

Перечень документов, включаемых в личное дело в процессе ведения личного дела, расширен. Вместе с тем из него исключены заявления работников о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения (п. 9 Инструкции-2024, п. 8 Инструкции-2004). Полный перечень документов — в таблице 2.

Таблица 2

Обратите внимание!
В сформированное личное дело документы нужно добавлять в том порядке, в каком они были созданы (получены) (ч. 1 п. 11 Инструкции-2024). Инструкция-2004 также содержала норму о включении документов в личное дело в хронологической последовательности (ч. 3 п. 8 Инструкции-2004).

2.3. Документы, включаемые по решению руководителя

В Инструкции-2024 появился перечень документов, которые включают в личное дело по решению руководителя (п. 10 Инструкции-2024):

— контракт (трудовой договор) с работником, иные документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов, предусмотренных абз. 5 — 7 п. 9 Инструкции-2024;

— документы, подтверждающие уровень владения иностранным языком;

— копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о предоставлении социальных отпусков;

— копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о дисциплинарном взыскании, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела после снятия или погашения дисциплинарного взыскания;

— иные документы, предоставленные работником либо полученные организацией в случаях, предусмотренных законодательством, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела при передаче личного дела в архив организации.

В Инструкции-2004 такого перечня не было. Упоминалось лишь, что в личное дело можно включать трудовые договоры (контракты) с работниками по решению кадровой службы (ч. 2 п. 8 Инструкции-2004).

2.4. Другие новшества, связанные с документами личного дела

В отличие от Инструкции-2004, в Инструкции-2024 нет перечня документов, которые не следует включать в личное дело. Ранее туда не включали (п. 9 Инструкции-2004):

— копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

— справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

— другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Некоторые документы можно включать в личное дело, но на время и не указывая их во внутренней описи. Например, по решению руководителя можно включить копии документов о наложении дисциплинарного взыскания, а потом изъять, когда взыскание будет погашено (абз. 5 п. 10 Инструкции-2024).

Обратите внимание!
В связи с вступлением в силу Инструкции-2024 у организаций может возникнуть вопрос, что сейчас делать с личными делами работников: либо переделывать (приводить в соответствие с новыми нормами), либо оставить как есть, а уже новые заводить в соответствии с положениями Инструкции-2024, либо завершить и сдать в архив, если решено, что личные дела вестись вообще в организации не будут. Рекомендуем дождаться официальных разъяснений от Минюста. В настоящее время таких разъяснений нет.

Документы личного дела помещаются в отдельную обложку (папку). Теперь она оформляется по форме согласно приложению 3 к Инструкции-2024 (ч. 3 п. 11 Инструкции-2024, п. 18 Инструкции-2004, приложение 4 к Инструкции-2004). Она практически не претерпела изменений.

См. также ответы представителя БелНИИДАД на вопросы участников круглого стола от 05.11.2024 в материале «Личные дела работников и Инструкция по делопроизводству».

3. Хранение и учет личных дел

Как и ранее, личные дела нужно хранить отдельно друг от друга по порядку номеров либо в алфавитном порядке (п. 19 Инструкции-2004, п. 12 Инструкции-2024). В то же время у руководителя больше нет обязанности раз в пять лет создавать комиссию для проверки наличия и состояния личных дел (п. 22 Инструкции-2004).

В порядке хранения и учета личных дел можно выделить следующие нововведения (п. 13, 16 — 19 Инструкции-2024):

— журнал (книгу) учета личных дел можно вести не только на бумажном, но и на электронном носителе;

— работник может ознакомиться со своим личным делом в присутствии ответственного за ведение личных дел в организации;

— не предусмотрена возможность выдавать личные дела во временное пользование работникам и сторонним организациям. Ранее это можно было делать с разрешения руководителя (п. 21 Инструкции-2004);

— если работник переводится в этом же госоргане на государственную гражданскую должность, в журнале (книге) учета личных дел нужно сделать запись с датой, когда его личное дело было поставлено на учет в журнале (книге) учета личных дел государственных гражданских служащих. Напомним, что личные дела в отношении государственных гражданских служащих ведут по Инструкции N 121;

Пример формулировки записи в журнале учета личных дел

— после увольнения работника его личное дело нужно передать в архив организации, а в журнале (книге) учета личных дел написать «Сдано в архив» и указать дату передачи;

— по решению руководителя можно продолжить ведение личного дела, если работник повторно устраивается на работу в ту же организацию. Это возможно, если личное дело еще не успели передать на хранение в архив организации. В противном случае на работника нужно будет завести новое личное дело.

4. Иные изменения

1. По Инструкции-2024 предполагается, что работу по формированию, ведению и оперативному хранению может делать любое структурное подразделение организации, уполномоченное руководителем (п. 6 Инструкции-2024). В Инструкции-2004 эти обязанности возлагались на кадровую службу организации (специалиста по кадрам) (п. 3 Инструкции-2004). При этом оговорки, кто должен этим заниматься, если в организации нет кадровика, не было.

2. Уточнено, как вести личные дела совместителей (п. 4, 5 Инструкции-2024):

— личные дела внешних совместителей нужно формировать, вести и хранить так же, как и личные дела остальных работников;

— документы, которые содержат сведения о работе по внутреннему совместительству, необходимо включать в одно личное дело, т.е., полагаем, в личное дело, которое было заведено на работника при приеме его на основную работу.

3. В Инструкции-2024, в отличие от Инструкции-2004, нет главы, которая содержит требования к составлению и оформлению документов личного дела. Полагаем, сейчас в качестве подсказок, как правильно заполнить, предполагается использовать пояснения, данные в самих формах документов либо по тексту перечисления документов.

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex