Инструкция по делопроизводству в государственных органах иных организациях рб - Kompot.top

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее — Инструкция) разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее — организации).

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий. Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются главой 18 настоящей Инструкции и актами законодательства Республики Беларусь.

Особенности оформления, обработки и хранения организационно-распорядительных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

4. Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Вышестоящими организациями для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций разрабатываются инструкции по делопроизводству, устанавливающие типовой или примерный характер организации делопроизводства, используемые при разработке инструкций по делопроизводству этих организаций.

Инструкция по делопроизводству, имеющая типовой характер, устанавливает единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях.

Инструкция по делопроизводству, имеющая примерный характер, устанавливает порядок организации делопроизводства в однородных организациях, предусматривающий возможность его конкретизации в инструкциях по делопроизводству организаций в установленных ею рамках.

Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, являются обязательными для применения.

5. Инструкции по делопроизводству организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Инструкции по делопроизводству организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с вышестоящими организациями (при их наличии).

Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые республиканскими органами государственного управления, иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с Центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК) соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом государственного управления, в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства.

Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.

Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.

6. Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ).

Наименование службы ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.), ее структура, задачи, функции устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объема документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и организационной техники и т.п.

Служба ДОУ может состоять из нескольких подразделений. Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями о них.

При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников).

Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями.

7. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации.

Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается руководителю подразделения и в службу ДОУ.

При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

8. Контроль за состоянием делопроизводства в организациях осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь и вышестоящими организациями.

ГЛАВА 2
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

9. Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов — фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств.

Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т.п.

Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в деятельности организаций являются:

акты законодательства Республики Беларусь;

решения судов;

предписания государственных органов и должностных лиц;

поручения вышестоящих организаций;

осуществление исполнительной и организационно-распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее функций и задач в соответствии с ее компетенцией.

10. Организации наделены правом принимать (издавать) только те распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения), которые предусмотрены законодательством Республики Беларусь, уставами или положениями о них.

11. Совместные акты органов государственной власти и управления принимаются в виде постановлений. Совместные акты местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов принимаются в виде решений. Совместные распорядительные документы иных организаций, издающих (принимающих) одинаковые виды документов (приказы, постановления и др.), издаются (принимаются) в соответствующем виде. Совместные распорядительные документы организаций, издающих различные виды документов, принимаются в виде решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ.

12. Ход обсуждения вопросов на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах (далее — заседания) фиксируется в протоколах.

Решения, принятые на заседании коллегиального органа, имеющего совещательные функции, как правило, проводятся в жизнь приказом (распоряжением) р уководителя организации либо путем утверждения руководителем организации протокола заседания.

13. Организации ведут переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями, гражданами в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций.

Переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.

14. Организации на основании нормативных правовых актов, определяющих их задачи и функции, издают (составляют) также планы, отчеты, докладные записки, справки, акты и другие управленческие документы.

15. Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах организации.

16. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости — согласование (визирование), утверждение.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск.

17. Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов (далее — УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

УФД включаются в «Табель унифицированных форм документов организации» — перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их подготовки и прохождения (далее — табель).

Табель утверждается руководителем организации. Разработка, ведение табеля и контроль за его применением осуществляются службой ДОУ.

Табель разрабатывается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, которые решаются при разработке табеля по форме согласно приложению 1.

Документы в табеле могут быть систематизированы по структурным подразделениям и (или) по функциям и задачам управления.

18. Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

наименование организации и (или) структурного подразделения — автора;

дата;

регистрационный индекс;

подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

19. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп организации.

При рукописном оформлении документов состав и расположение реквизитов должны соответствовать составу и расположению реквизитов документов, оформляемых с помощью технических средств.

20. Каждый лист документа должен иметь поля:

левое — 30 мм;

правое — не менее 8 мм;

верхнее и нижнее — не менее 20 мм.

ГЛАВА 3
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ. УГЛОВОЙ ШТАМП

21. Бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

22. На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

23. Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии и сертификации от 21 декабря 2004 г. № 69 (далее — СТБ 6.38-2004): бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов.

При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств.

На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.

24. При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти-семи строк текста.

25. На бланк для письма наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации: код по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

почтовый адрес отправителя;

коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.

26. На общий бланк наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации: код ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

место составления или издания.

На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.

Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс».

27. Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов.

При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм.

При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

28. Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом.

При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

29. При необходимости на бланк могут наноситься ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколом.

30. При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках.

31. Особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

32. Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа.

Допускается изготавливать угловой штамп трех видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп конкретного вида документа.

33. Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

34. Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали.

ГЛАВА 4
ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

35. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004.

36. Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь».

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения — не более 17 мм.

37. Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)».

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом — над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).

38. Реквизит «Код организации».

Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Органы государственной власти и управления проставляют код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (далее — ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (далее — ОКЮЛП).

39. Реквизит «Код документа».

Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации.

При составлении конкретных документов код проставляется только на тех из них, унифицированные формы которых включены в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (далее — ОКУД).

40. Реквизит «Наименование вышестоящей организации».

При наличии вышестоящей организации указывается ее полное официальное наименование.

41. Реквизит «Наименование организации».

Наименование организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.

Например:
Министерство финансов Республики Беларусь	Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь

При систематической подготовке совместных документов может изготавливаться отдельный бланк.

42. Реквизит «Наименование структурного подразделения».

Наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.

43. Реквизит «Почтовый адрес отправителя».

Почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:

ул. Кропоткина, 55, 220002, г. Минск

44. Реквизит «Коммуникационные и коммерческие данные».

Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных.

45. Реквизит «Название вида документа».

Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю. На письмах название вида документа не указывается.

Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки.

При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа печатается на двух языках.

46. Реквизит «Дата документа».

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), — дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) — дата утверждения.

Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Гриф приложения», «Отметка о наличии приложения», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами.

Например:

08.07.2008

При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа.

Даты в нормативных правовых актах Республики Беларусь оформляются в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

47. Реквизит «Регистрационный индекс».

Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

48. Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа».

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для писем и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

49. Реквизит «Место составления или издания».

Место составления или издания документа располагается под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».

50. Реквизит «Гриф ограничения доступа».

Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

51. Реквизит «Адресат».

Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные лица.

При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.

Например:
	Министерство юстиции Республики Беларусь

При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже — наименование структурного подразделения.

Например:
	Министерство юстиции Республики Беларусь
	Управление адвокатуры и лицензирования юридической деятельности

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном.

Например:
	Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь
	Начальнику управления контроля, делопроизводства и материально- технического обеспечения Кондакову Н.В.

При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например:
	Директору Государственного архива Минской области Кушновой Е.В.

При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.

Например:
	Республиканские органы государственного управления

При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.

Например:
	Руководителям республиканских органов государственного управления

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита «Адресат» при адресовании документа разовому корреспонденту.

Почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:
	Учреждение «Белорусский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела» ул. Кропоткина, 55 220002, г. Минск

На документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы, адрес не проставляется. Для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресовании документа частному лицу вначале указываются фамилия и инициалы (имя, отчество) получателя, затем — почтовый адрес.

Например:
	Столяровой Н.М. ул. П.Глебки, д. 15, кв. 26 223120, п/о Логоза Логойского р-на Минской обл.

Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 2. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.

Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.

52. Реквизит «Гриф утверждения».

Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Например:
	УТВЕРЖДАЮ Директор института Подпись А.И.Новиков 23.06.2008

При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.

Например:
	УТВЕРЖДАЮ Директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» Подпись А.Е.Рыбаков 25.06.2008

Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.

Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь.

При утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса.

Например:
	УТВЕРЖДЕНО Приказ Министра информации Республики Беларусь 25.06.2008 № 32

или

УТВЕРЖДЕНО Протокол общего собрания акционеров 28.06.2008 № 15

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, определен согласно приложению 3.

53. Реквизит «Резолюция».

Резолюция — письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.

При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.

Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа).

При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа.

При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:

для формата А6: верхнее и нижнее — не менее 10 мм, левое — не менее 12 мм, правое — не менее 8 мм;

для формата А5: верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 10 мм, левое — 20 мм, правое — не менее 8 мм;

для формата А4: верхнее и нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм.

54. Реквизит «Заголовок к тексту».

Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.

Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.

Например:

приказ (о чем?) «О совершенствовании структуры аппарата управления»;

положение (о чем?) «О канцелярии»;

протокол (чего?) «собрания акционеров»;

правила (чего?) «внутреннего трудового распорядка»;

должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту»;

акт (о чем?) «О выделении документов к уничтожению»;

акт (чего?) «ревизии»;

письмо (о чем?) «Об изменении сроков выполнения договора».

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения.

Например:
О внедрении СТБ 6.38-2004

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

55. Реквизит «Отметка о контроле».

Отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

56. Реквизит «Отметка о наличии приложения».

Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.

Например:
Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Например:
Приложение:	1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз. 2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений.

Например:
Приложение:	письмо Национального банка Республики Беларусь от 08.11.2008 № 12-7/389 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение.

Например:
Приложение: на 5 л. в 1 экз., во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «… представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.

57. Реквизит «Подпись».

Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.

Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации.

Например:
Директор института	Подпись	А.Е.Рыбаков

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации.

Например:
Директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»	Подпись	А.Е.Рыбаков

В составе реквизита «Подпись» могут указываться степени и звания (ученые, воинские и др.).

Например:
Директор института доктор исторических наук, профессор	Подпись	А.И.Новиков

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Например:
Директор завода Главный бухгалтер	Подпись Подпись	Г.Н.Петров Д.И.Иванова

При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Например:
Министр образования Республики Беларусь Подпись А.М.Радьков	Министр финансов Республики Беларусь Подпись А.М.Харковец

При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Например:
Председатель комиссии	Подпись	В.В.Грушевский
Члены комиссии:	Подпись Подпись Подпись	Г.Б.Орлов П.П.Силаев А.В.Янукович

Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем этого органа.

Например:
Председатель Секретарь	Подпись Подпись	В.И.Кириллов А.А.Купрейчик

При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается первый экземпляр документа.

При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.

В реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

58. Реквизит «Гриф приложения».

Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака № ), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса.

Например:
	Приложение 2 к приказу директора института 18.11.2008 № 9

Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.

На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.).

59. Согласование документов.

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации — со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее — с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

60. Реквизит «Гриф согласования».

Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.

Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

Например:
СОГЛАСОВАНО Директор государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь» Подпись В.Д.Селеменев 13.10.2008

Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по форме:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания экспертного совета 18.10.2008 № 13

или

СОГЛАСОВАНО Письмо Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь 03.10.2008 № 11-10/1186

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне.

Например:
СОГЛАСОВАНО Министр юстиции Республики Беларусь Подпись В.Г.Голованов 14.06.2008	СОГЛАСОВАНО Председатель Верховного Суда Республики Беларусь Подпись В.Д.Сукало 14.06.2008

Если документ имеет три грифа согласования, то они располагаются в следующем порядке:

Например:
СОГЛАСОВАНО Министр юстиции Республики Беларусь Подпись В.Г.Голованов 14.06.2008	СОГЛАСОВАНО Председатель Верховного Суда Республики Беларусь Подпись В.Д.Сукало 14.06.2008
СОГЛАСОВАНО Министр экономики Республики Беларусь Подпись Н.П.Зайченко 14.06.2008

Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами.

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования по образцу согласно приложению 4. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

Лист согласования

прилагается

61. Реквизит «Визы».

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Например:
Начальник отдела кадров Подпись А.В.Смирницкий 25.06.2008

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Например:
Начальник отдела кадров Подпись А.В.Смирницкий 25.06.2008 С проектом не согласен. Замечания прилагаются

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

Например:
Начальник отдела кадров Подпись Н.Б.Скворцова 20.06.2008
Зав. отделом документоведения Подпись А.В.Сидорцов 20.06.2008
Зав. отделом архивоведения Подпись Т.И.Боброва 21.06.2008
Юрисконсульт Подпись Н.С.Швец 22.06.2008

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным пунктом 60 настоящей Инструкции.

Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

62. Реквизит «Печать».

Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Устанавливается три вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). Печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые.

Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются в локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь. Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Например:
Директор института	Подпись	С.А.Сидоров

63. Реквизит «Отметка об исполнителе».

Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.

Например:

Корнеев 200 59 79

Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ (на первой строке), первыми буквами имени и фамилии лица, отпечатавшего проект документа, датой создания документа, именем файла (на второй строке) и другими поисковыми данными.

Например:

3 Маковецкий 220 95 01

АР 26.05.2008 Письмо.doc

При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал — точно 9 пунктов.

Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.

64. Реквизит «Отметка о заверении копии».

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена.

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Например:

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов

25.01.2008

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют печатью организации.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Например:

Верно

Подпись А.П.Германович

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации.

Снятие копий с документов сторонних организаций для представления третьим лицам допускается с разрешения этих организаций. Без разрешения сторонних организаций допускается изготавливать и заверять копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.), а также документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.).

65. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.

Например:

В дело 11-10

Подготовлен ответ

15.02.2008 № 11-10/130

Подпись

16.05.2008

При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в отметке указываются краткие сведения об исполнении.

Например:

В дело 5-15

Произведен перерасчет

Подпись

20.11.2008

66. Реквизит «Отметка о поступлении».

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.

Например:
		ЗАО «Маяк»		16 мм	h i
		26.05.2008
		№ 342
		42 мм
	f		g

На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).

ГЛАВА 5
ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ

67. Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований.

68. Текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.

69. Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский.

Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке.

70. Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.

71. В документах применяют термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений.

72. В тексте документа не допускается употребление:

просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;

иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;

нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;

ненормативной лексики.

73. Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты — на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.

Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Например:
	ГЛАВА 2 ПОРЯДОК ПЛАНИРОВАНИЯ И РАСХОДОВАНИЯ СРЕДСТВ НА ОПЛАТУ ТРУДА

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

Например:

2.1.

2.2.

2.3.

Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов — сквозной для каждого пункта.

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

74. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.

75. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

76. В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагается от первого лица единственного числа: «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и др.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ» и др.

ГЛАВА 6
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫХ С ПОМОЩЬЮ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ

77. Текст документов на бланках формата А4 печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере.

78. При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта — не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста производится по ширине листа.

79. При подготовке таблиц с использованием средств вычислительной техники межстрочный интервал допускается уменьшать до 11 пт.

80. При оформлении документа на пишущей машинке реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают через один межстрочный интервал.

Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Например:
	СОГЛАСОВАНО
1,5
	Директор Департамента
1
	по архивам и делопроизводству
1
	Министерства юстиции
1
	Республики Беларусь
1,5
	Подпись В.И.Адамушко
1,5
	01.02.2008
2
	СОГЛАСОВАНО
1,5
	Протокол заседания
1
	экспертного совета
1,5
	01.02.2008 № 9

81. При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Например:
СОГЛАСОВАНО
	Одинарный
Министр юстиции	Точно 14 пт
Республики Беларусь
	Одинарный
Подпись В.Г.Голованов
	Одинарный
01.02.2008
	Полуторный
СОГЛАСОВАНО
	Одинарный
Министр экономики	Точно 14 пт
Республики Беларусь
	Одинарный
01.02.2008

82. Максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 знаков или 73 мм на компьютере.

83. При печатании документов на пишущей машинке используют девять стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:

0 — граница левого поля;

1 — после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;

2 — после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;

3 — после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;

4 — после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;

5 — после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;

6 — после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;

7 — после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм;

8 — после 64 печатных знаков от границы левого поля или 160 мм.

84. От нулевого положения печатаются:

реквизит «Название вида документа»;

реквизит «Заголовок к тексту»;

реквизит «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);

реквизит «Отметка о наличии приложения»;

реквизит «Отметка об исполнителе»;

реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;

реквизит «Отметка о заверении копии»;

реквизит «Гриф согласования» и наименование должности в реквизите «Подпись»;

слова «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

От первого положения печатается начало абзацев в тексте.

От четвертого положения печатается реквизит «Адресат».

От пятого положения печатаются реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

От шестого положения печатается расшифровка подписи в реквизите «Подпись».

От седьмого положения печатаются коды по ОКУД, ОКОГУ и ОКЮЛП.

При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 х 210) реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения», расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатаются от восьмого положения табулятора (64 печатных знака или 160 мм).

85. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации — от нулевого и восьмого положений табулятора, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации — от нулевого и восьмого положений табулятора.

При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите «Подпись» располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора.

86. Если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля).

87. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатаются от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере).

88. В текстах документов слова «Примечание», «Основание», а также слово «Приложение» в отметке о наличии приложения оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере).

89. В конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.

90. В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку.

Прописными буквами печатаются: реквизит «Название вида документа», слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» — в грифах согласования и утверждения, «ПРИКАЗЫВАЮ» — в приказах, «ПОСТАНОВЛЯЕТ» — в постановлениях, «РЕШИЛ» — в решениях, «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» — в распоряжениях и указаниях, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» — в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, названия разделов и подразделов в организационных документах.

91. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами, первая страница не нумеруется.

Новую страницу документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.

Документы со сроком хранения до трех лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.

ГЛАВА 7
ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

92. В организациях могут издаваться следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, постановление, решение.

93. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

94. Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным принципиальным задачам, стоящим перед организацией. В этих случаях должны издаваться постановления, решения, приказы.

95. Указание — правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов.

Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа.

96. Постановление — правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления.

97. Решение — правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.

98. Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам; постановления и решения — на два: по основной деятельности и по личному составу.

Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.

99. Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.

При издании распорядительного документа на основании (во исполнение) нормативного правового акта Республики Беларусь или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.

Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», распоряжения, указания — «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», постановления — «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПОСТАНОВИЛИ», решения — «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать. В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель (должностное лицо или структурное подразделение) указывается в дательном падеже.

В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагаются в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.

Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ … от … № ….».

В распорядительный документ не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения …». Перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.

100. Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации. Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

101. Дата в приказе, распоряжении, указании проставляется лицом, его подписавшим. Датой приказа, распоряжения, указания является дата подписания.

Датой постановления, решения является дата заседания коллегиального органа, принявшего решение. Дата в постановлениях, решениях печатается или проставляется от руки.

102. Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок.

103. Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях.

104. Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы полной формы, краткой формы и сокращенной формы.

105. Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).

106. Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один.

107. Датой протокола является дата проведения заседания.

108. Текст протокола делится на вводную и основную части.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.

Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.

Например:

Присутствовали — 17 человек (список прилагается).

Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество приглашенных более 10 человек.

В протоколах дополнительно может указываться количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения.

В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.

Например:

О ходе подготовки государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону.

Информация начальника отдела обеспечения сохранности документов О.А.Ледовской.

При вынесении на заседание двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.

В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка.

Например:

СЛУШАЛИ:

Иванова О.Л. — Текст выступления прилагается.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них.

В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые решения по вопросу.

В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» — принятые решения.

В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания.

В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.

Решение коллегиального органа в протоколах любых форм приводится полностью. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами, если их несколько. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений.

109. Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.

110. Порядок подготовки и оформления протоколов коллегиальных органов определяется положениями об этих органах или регламентами их работы.

111. Акт — документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).

112. Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт — о чем?») или родительном падеже («акт — чего?»).

113. Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.

114. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.

Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др.

При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименования организаций, которые они представляют.

Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты.

В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. — в дело № 10-11

2-й экз. — директору предприятия

3-й экз. — в бухгалтерию предприятия

Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью.

115. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.

116. Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта.

117. Акты проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности подписываются проводившим проверку (ревизию) работником контролирующего органа (руководителем проверки (ревизии)) и уполномоченными лицами проверяемой организации в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.

118. Докладная записка — информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

119. В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

120. В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние докладные записки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5.

Внешние докладные записки адресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на общем бланке.

121. Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.

В вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.

В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.

122. Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние — руководителем организации.

123. Датой докладной записки является дата ее подписания.

124. Справка — информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

125. В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

Служебная справка — официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.).

Личная справка — официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).

126. В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5.

Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.

127. Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.

Например:

По состоянию на 11.05.2008

или

За период с 01.01.2007 по 31.12.2008

В личных справках заголовок допускается не указывать.

128. Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает».

При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые республиканскими органами государственного управления в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.

129. Внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние — их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.

130. При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью организации заверяются личные справки.

131. Датой справки является дата ее подписания.

132. Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.

133. Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).

134. В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.

135. Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.

136. Письма подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленным в локальных правовых актах организации.

137. Датой письма является дата его подписания.

ГЛАВА 8
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

138. Организация документооборота:

138.1. документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело;

138.2. организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

оперативность прохождения документов;

исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации;

138.3. организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

139. Регистрация документов:

139.1. регистрация документов — запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки;

139.2. регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки;

139.3. нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, определен согласно приложению 5;

139.4. регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе ДОУ;

139.5. децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.);

139.6. регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью;

139.7. для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе или регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе ДОУ (далее — РКК), представляющая собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документе, по форме согласно приложению 6.

Правила заполнения основных реквизитов РКК определены согласно приложению 7. Состав реквизитов РКК может быть дополнен реквизитами: «Исполнитель», «Расписка исполнителя в получении документа», «Ход исполнения» и др. Порядок расположения дополнительных реквизитов на карточке определяется организацией;

139.8. из РКК формируются справочные и контрольные картотеки и (или) автоматизированные базы (банки) данных, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров РКК на бумажном носителе, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных картотек;

139.9. журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Журналы регистрации документов ведутся по формам согласно приложениям 8 и 9;

139.10. решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте;

139.11. при регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и тому подобным, а также другими поисковыми признаками.

140. Прием, регистрация и исполнение входящих документов:

140.1. вся поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается службой ДОУ;

140.2. до вскрытия конвертов (пакетов) проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печатей.

Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата возвращается отправителю с пометкой «Ошибочно доставлено»;

140.3. поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций или имеющих пометку «Лично», которые передаются адресату.

Упаковка документов, поступивших на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.), не вскрывается, обработке подлежит только сопроводительная документация;

140.4. после вскрытия конвертов (пакетов) проверяются комплектность и сохранность вложений.

В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого вместе с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в службе ДОУ.

Отсутствующие в конвертах (пакетах) документы, отдельные листы, приложения запрашиваются у отправителя, а на документе ставится отметка «Документы (листы, приложения) затребованы» с указанием даты запроса;

140.5. после вскрытия конверты (пакеты) уничтожаются, за исключением следующих случаев:

дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

на документе отсутствует реквизит «Дата»;

дата документа существенно отличается от даты его получения;

в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело.

Адресные ярлыки конвертов и пакетов сохраняются в случае поступления корреспонденции наложенным платежом для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательных документов;

140.6. на всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается.

Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются по назначению исполнителям с проставлением на них регистрационного штампа, в котором проставляется дата поступления.

На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках документов регистрационный штамп не проставляется;

140.7. входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело;

Например:

512/1 — 29

140.8. зарегистрированные документы передаются из службы ДОУ на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции.

Документы рассматриваются, как правило, в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются руководителю по мере поступления;

140.9. результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции.

Резолюция переносится в РКК. Документ с одним экземпляром РКК службой ДОУ направляется исполнителю, а при наличии нескольких исполнителей — ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Один экземпляр РКК остается в службе ДОУ.

Если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, экземпляр РКК передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов;

140.10. при необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений (должностных лиц) в службе ДОУ с документа снимается необходимое количество копий, которые одновременно направляются на исполнение. Подлинник документа передается ответственному исполнителю с пометкой о передаче копий соисполнителям. Документ передается исполнителям поочередно, если размножение документа не разрешается.

Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях бумажные документы, поступающие в организацию, могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной копии документа не отменяет необходимости осуществления с поступившим бумажным документом делопроизводственных операций, установленных настоящей Инструкцией, в том числе в части формирования его в дело и передачи в архив.

Движение документа в процессе его исполнения фиксируется во всех экземплярах РКК;

140.11. документы, зарегистрированные в службе ДОУ, не подлежат повторной регистрации в структурных подразделениях;

140.12. документы передаются на рассмотрение руководителю структурного подразделения или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей;

140.13. документ с момента поступления до завершения исполнения находится у исполнителя и в дело не помещается;

140.14. на исполненном документе исполнителем или руководителем структурного подразделения-исполнителя проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое документ будет помещен.

Ответственный за делопроизводство переносит отметку об исполнении документа и направлении его в дело в регистрационную форму, после чего документ подшивается в дело.

141. Регистрация и отправка исходящих документов:

141.1. исходящие документы регистрируются в службе ДОУ после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания;

141.2. исходящие документы делятся на инициативные и ответные;

141.3. индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь — порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой ДОУ;

Например:

5 — 17/112

141.4. на каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняются, как правило, два экземпляра РКК. Один экземпляр помещается в справочную картотеку, второй — в контрольную. При непоступлении ответа в срок корреспонденту направляется напоминание;

141.5. регистрация ответных документов осуществляется, как правило, на РКК, на которых были зарегистрированы соответствующие инициативные документы. Регистрационным индексом ответного документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа. В РКК информация об ответном документе записывается в графу «Отметка об исполнении документа».

В зависимости от принятой в организации системы регистрации документов допускается регистрировать ответные документы на отдельных РКК. Регистрационным индексом такого исходящего документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и порядковый регистрационный номер исходящего документа, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой ДОУ.

На ответном документе проставляется ссылка на исходящий регистрационный индекс и дату документа-запроса;

141.6. отправка документов осуществляется службой ДОУ. В службе ДОУ проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие количества экземпляров документа количеству адресатов, правильность адресования и др.

Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителям;

141.7. отправляемые документы передаются в службу ДОУ в незаконвертованном виде с отметкой о категории отправления (при необходимости);

141.8. документы на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.) принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Копия сопроводительного письма помещается в дело на общих основаниях;

141.9. документы, направляемые более чем в четыре адреса, передаются для отправки со списком на рассылку, оформляемым в соответствии с требованиями пункта 51 настоящей Инструкции.

На заказную корреспонденцию составляется реестр рассылки, в котором отправителем проставляются фамилия и дата отправки. Реестр со штемпелем отделения связи подшивается в дело службы ДОУ;

141.10. обработка и отправка документов осуществляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

142. Регистрация и исполнение внутренних документов:

142.1. работа с внутренними документами на этапах подготовки и оформления ведется по правилам, установленным для работы с исходящими документами;

142.2. внутренние документы регистрируются на РКК или в журналах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения). При незначительном объеме документооборота внутренние документы допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов;

142.3. регистрация распорядительных документов и протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов.

Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно.

Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.

Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании, о предоставлении отпусков и др.;

142.4. регистрационным индексом распорядительного документа, протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.

Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).

Регистрационным индексом распорядительного документа, регистрируемого в порядке, определенном абзацем 4 подпункта 142.3 настоящей Инструкции, является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный идентифицирующим разновидность документа буквенным или иным условным обозначением;

142.5. совместные распорядительные документы, протоколы совместных заседаний имеют составные индексы, включающие порядковые регистрационные номера, присваиваемые им в организациях, их подготовивших;

Например:

81/54

142.6. регистрационными индексами докладных записок, справок и других информационно-справочных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел;

142.7. рассмотрение и исполнение внутренних документов осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов.

Документы, требующие контроля исполнения, передаются в контрольную службу для заполнения РКК. Из РКК на внутренние документы формируются контрольные и справочные картотеки.

143. Информационно-поисковая система по документам организации:

143.1. в организациях создаются традиционные (ручные) и автоматизированные информационно-поисковые системы (далее — ИПС). ИПС строятся на основе РКК, которые объединяются в картотеки и базы (банки) регистрационных данных;

143.2. при традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКК, которые могут объединяться в справочные и контрольные картотеки;

143.3. справочные картотеки делятся на две части: неисполненные и исполненные документы, РКК в которых систематизируются по следующим признакам:

предметно-вопросному или тематическому (в соответствии с содержанием документов или сферой деятельности, к которой относятся документы);

по номенклатуре дел (в соответствии с названиями дел по номенклатуре дел или их индексами);

корреспондентскому (по наименованиям или условным обозначениям организаций, с которыми ведется переписка);

по исполнителям (по структурным подразделениям);

алфавитному (в алфавитном порядке фамилий, наименований объектов или предметов);

географическому (по наименованиям административно-территориальных единиц);

номинальному (по названию видов или разновидностей документов);

регистрационному (по порядку возрастания регистрационных номеров документов).

Выбор поискового признака определяется в зависимости от видов документов и характера информационных запросов.

Первая часть картотеки служит для поиска сведений о документах в процессе их исполнения. Вторая часть картотеки служит для поиска исполненных документов.

По мере исполнения документов РКК с необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй;

143.4. в зависимости от объема документооборота, системы регистрации и контроля исполнения документов, задач поиска может вестись единая справочная ИПС или несколько самостоятельных. Отдельные картотеки (базы данных) формируются на входящие документы, инициативные исходящие документы, обращения граждан. При большом количестве нормативных правовых актов и распорядительных документов, используемых в деятельности организации, на них могут создаваться отдельные кодификационные картотеки (базы данных).

Перечень наименований баз данных аналогичен перечню наименований картотек.

144. Учет объема документооборота:

144.1. объем документооборота — количество документов, полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) организацией за определенный период времени;

144.2. подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу учета принимается один экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз. Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ.

Отдельно учитываются полученные и созданные организацией документы, обращения граждан.

Размноженные экземпляры (копии) учитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро и (или) по спискам рассылки;

144.3. в организации может проводиться полный и выборочный учет объема документооборота (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов и т.д.).

Учет и анализ объема документооборота в организации осуществляются под руководством службы ДОУ;

144.4. результаты учета объема документооборота обобщаются службой ДОУ и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами;

144.5. сведения об объеме документооборота используются для установления структуры и штатной численности службы ДОУ, выбора технологии работы с документами и средств автоматизации делопроизводства, определения степени загруженности службы ДОУ и отдельных работников.

ГЛАВА 9
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ

145. Задачи контроля исполнения:

145.1. целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах;

145.2. контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства;

145.3. контроль осуществляют руководитель организации, служба ДОУ и ответственные исполнители.

На контролируемых документах проставляется отметка о контроле.

146. Сроки исполнения документов:

146.1. сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших — с даты поступления, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь;

146.2. сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя;

146.3. документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь;

146.4. если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее предыдущего рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа;

146.5. допускается изменение сроков исполнения документов (поручений). Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания. Изменение документируется — проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы.

147. Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

148. Организация контроля исполнения:

148.1. система контроля исполнения включает:

учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;

контроль за сроками исполнения;

проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;

учет и отчетность о результатах исполнения;

оценку состояния исполнительской дисциплины;

148.2. учет контролируемых документов (поручений) и контроль исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в РКК;

148.3. экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов, используются при формировании контрольной картотеки.

На один контролируемый документ может быть заполнено несколько РКК в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения. При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, РКК заполняется только для передачи исполнителю, назначенному ответственным.

Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется в РКК, заполняемой в необходимом количестве экземпляров;

148.4. один экземпляр РКК остается в службе контроля и помещается в контрольную картотеку, второй передается исполнителю вместе с документом;

148.5. РКК группируются в контрольных картотеках по разделам, соответствующим числу дней месяца, согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам — согласно ожидаемым датам получения ответов.

РКК с перспективными и просроченными сроками исполнения документов (поручений) группируются в самостоятельные разделы контрольной картотеки.

В контрольной картотеке могут выделяться дополнительные разделы и рубрики для систематизации РКК по исполнителям и группам документов (приказы, решения и др.);

148.6. картотека ежедневно просматривается контрольной службой с целью информирования руководителя и исполнителей о приближении (истечении) сроков исполнения документов. Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за 2-3 дня до истечения установленного срока;

148.7. документ (поручение) снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного документально.

Свидетельством исполнения документа (поручения) является подготовленный исполнителем и подписанный руководителем или иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ. В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, краткие сведения об исполнении фиксируются исполнителем в РКК.

На исполненном документе оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

148.8. карточка с информацией, характеризующей исполнение, представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и снятия документа (поручения) с контроля.

При некачественном исполнении документ (поручение) с контроля не снимается и переходит в разряд неисполненных в срок;

148.9. информация о результатах исполнения документов (поручений) периодически обобщается и доводится до сведения руководства;

148.10. контрольные действия могут осуществляться в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных систем документационного обеспечения управления (далее — АСДОУ).

ГЛАВА 10
СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

149. Устанавливаются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации.

150. Типовая и примерная номенклатуры дел — это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов.

Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

151. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ органов управления (вышестоящих организаций), подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые республиканскими органами государственного управления, иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом управления, в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.

152. Номенклатура дел составляется в каждой организации. Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (далее — сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения.

153. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 10.

Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией (далее — ЭК) или ЦЭК организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.

154. Сводная номенклатура дел подлежит составлению на текущий год при создании новой организации, а также пересоставлению при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре организации.

155. Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими архивами один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

Сводные номенклатуры дел иных организаций согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

156. Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются в трех экземплярах. Сводные номенклатуры дел иных организаций составляются в двух экземплярах.

Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации в качестве учетного документа, третий — в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации для согласования в соответствии с требованиями пункта 155 настоящей Инструкции.

157. После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.

158. Номенклатуры дел структурных подразделений составляются по форме согласно приложению 11.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), ЭК этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения.

159. При наличии в организации общественной организации (профессионального союза и др.) ее номенклатура дел составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Документы общественной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом.

160. При составлении номенклатуры дел используются устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

161. В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.

В номенклатуру дел также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.

В номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.

162. Сводная номенклатура дел составляется, как правило, по структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации). В бесструктурных организациях номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации).

163. Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.

Независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.

Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов.

164. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4.

165. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой:

165.1. в графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела).

Например:

1-1, 1-2; 2-1, 2-2, 2-3

При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой «0».

Например:

01-01, 01-02; 02-01, 02-02, 02-03

В сводной номенклатуре дел однородным делам, включенным в различные разделы (подразделы), присваиваются одинаковые заголовки.

Например:

Приказы министра по основной деятельности. Копии

Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.

В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года;

165.2. в графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.

В состав заголовка включаются указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела.

В заголовки определенных категорий дел дополнительно включаются:

указание автора документов (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или должностного лица);

Например:

Приказы директора предприятия по основной деятельности

указание адресата или корреспондента документов;

Например:

Переписка с Министерством юстиции Республики Беларусь о проведении юридической экспертизы нормативных правовых актов Республики Беларусь

географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела;

Например:

Отчеты средних школ Борисовского, Дзержинского и Крупского районов Минской области об учебно-воспитательной работе

даты (период), к которым относится содержание документов дела;

Например:

Отчеты государственных архивов о комплектовании документами личного происхождения в 2001-2006 гг.

указание на копийность документов, включенных в дело.

Например:

Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии

Термин «Документы» используется в заголовке:

при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два-три основных вида документов, включенных в дело;

Например:

Документы о строительстве спортивного комплекса (финансовый отчет, сметы, справки и др.)

при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо документу или группе документов.

Например:

Документы к протоколам заседаний коллегии министерства за 2007 год

Термин «Дело» используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения.

Например:

Дело о рассмотрении жалобы Иванова И.И.

Термин «Дело» употребляется в названиях личных, судебных, арбитражных дел.

В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.

Например:

Переписка с Министерством здравоохранения, государственным предприятием «Белфармация» о поставке лекарственных препаратов

Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.

Например:

Переписка с исполнительными комитетами областей и г. Минска о распределении молодых специалистов

Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.

Например:

Переписка о заключении договоров на поставку материалов и комплектующих

В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы.

Например:

Планы работы структурных подразделений предприятия на IV кв. 2007 г.

Квартальные отчеты о работе структурных подразделений предприятия за 2007 год

Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование …», «Рассмотрение …», «Обеспечение …» и т.д.).

В процессе формирования дел заголовки могут уточняться.

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);

учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);

распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);

организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);

протоколы;

планы;

отчеты;

договоры;

справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);

переписка;

учетно-регистрационные формы.

Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры.

Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты — перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями — перед перепиской с иными организациями и т.д.

Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту;

165.3. графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком;

165.4. в графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим перечням типовых документов и (или) ведомственным перечням документов с указанием сроков хранения, иными актами законодательства Республики Беларусь, даются ссылки на соответствующие пункты и (или) статьи перечней.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с органами и учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций);

165.5. в графе 5 «Примечание» проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов и (или) ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения, и др.

166. В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел.

167. По окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 12. Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (общественной организации) составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (общественной организации).

ГЛАВА 11
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

168. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой ДОУ.

169. Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов «В дело №». При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов.

170. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.

Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела.

171. Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

172. Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров.

Приказы и распоряжения по основной деятельности и по личному составу группируются в отдельные дела.

Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения:

о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, длительных (более месяца) и зарубежных командировках, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов);

о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, командировках.

Распорядительные документы определенной разновидности, регистрируемые отдельно в соответствии с требованиями подпунктов 142.3 и 142.4 настоящей Инструкции, группируются в отдельные дела.

Протоколы в делах систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.

Планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от расчетов к ним.

Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, или отчет за 2006 год, составленный в 2007 году, должны быть отнесены к 2006 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним — документ-ответ.

Документы личного дела систематизируются в порядке, установленном актами законодательства Республики Беларусь.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению группируются в самостоятельные дела и систематизируются в хронологическом или алфавитном порядке. Обращения граждан, содержащие предложения по улучшению деятельности государственных органов, иных организаций (должностных лиц), совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества, группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. Повторные обращения и документы по их рассмотрению систематизируются в деле вместе с предыдущими.

Лицевые счета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий.

ГЛАВА 12
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

173. Экспертиза ценности документов — определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

174. Экспертиза ценности документов в организации осуществляется постоянно действующей ЭК. В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные организации, создаются постоянно действующие ЦЭК.

ЦЭК (ЭК) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Положения о ЦЭК (ЭК) организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами, иных организаций — с ЦЭК вышестоящих организаций.

175. ЦЭК (ЭК) создается в составе не менее 3 человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается заместитель руководителя организации, членами — руководитель службы ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ), заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) организации, главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего архива. Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.

176. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

согласование проектов номенклатур дел организации и ее структурных подразделений, типовых и примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов с указанием сроков хранения, методических документов по делопроизводству;

ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных законодательством Республики Беларусь, и внесение их на рассмотрение органов и организаций Государственной архивной службы Республики Беларусь;

осуществление методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений и подчиненных организаций;

принятие решений по вопросам совершенствования делопроизводства и работы архива организации и подчиненных организаций.

177. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого утверждаются руководителем организации.

Заседания ЦЭК (ЭК) и принимаемые решения оформляются протоколами.

178. Непосредственный отбор документов на архивное хранение и выделение к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы.

Принципы, критерии и порядок проведения экспертизы ценности документов определяются актами законодательства Республики Беларусь.

179. По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

ГЛАВА 13
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

180. Дела организаций подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются.

181. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством.

182. Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указываются:

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

индекс дела по номенклатуре дел;

заголовок дела;

год, в котором заводится дело;

срок хранения дела.

183. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных пунктом 186 настоящей Инструкции);

составление листа-заверителя дела;

оформление и уточнение реквизитов обложки дела;

систематизацию документов дела в соответствии с требованиями главы 11 настоящей Инструкции.

184. Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (чертежи, рукописи и т.д.), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).

185. Листы в деле, кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно.

Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело.

При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов.

Например: 15а, 15б

186. К делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, судебные, следственные, личные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 13.

Во внутренней описи указываются порядковые номера документов в деле, даты, индексы, заголовки документов и номера листов, на которых расположен каждый документ. Во внутренней описи дел с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка указываются предписываемые действия (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилий, имен, отчеств конкретных работников. Если в одном распорядительном документе по личному составу содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным порядковым номером.

Внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела. Если несколько личных дел уволенных работников подшито (переплетено) в одно дело, кроме внутренних описей каждого дела составляется дополнительная внутренняя опись включенных в него личных дел.

В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и др.) отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись.

187. Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела по форме согласно приложению 14 и помещается в конце дела (тома, части). Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

188. Обложки дел оформляются по форме согласно приложению 15.

По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению, уточняются:

при изменении наименования вышестоящей организации, организации или структурного подразделения, при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в период формирования дела на обложке указывается новое наименование (сверху), а прежнее заключается в скобки;

в заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера;

на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело);

если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, то под датой дела делается отметка «Имеются документы за … год(ы)»;

из листа-заверителя на обложку дела выносится количество листов в деле;

при внесении дела в сводную опись в соответствии с требованиями пункта 204 настоящей Инструкции на обложке дела проставляется архивный шифр (номер фонда, описи и дела по описи).

Дата на обложке дела обозначается арабскими цифрами. Даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами, дел, сформированных из нескольких личных дел уволенных работников, и дел, содержащих один документ, включают только год. Крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.

В верхней части обложек дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, предусматривается место для указания наименования соответствующего государственного архива.

Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела.

189. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются.

ГЛАВА 14
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

190. Опись дел — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета и систематизации.

191. Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.).

192. Описи дел составляются в структурных подразделениях (в бесструктурных организациях — работниками, ответственными за соответствующие направления деятельности или выполнение функций) (далее — описи дел структурных подразделений) и в архиве организации (далее — сводные описи дел).

193. В структурных подразделениях описи дел составляются под методическим руководством архива организации по форме согласно приложению 16.

194. Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений (работники, ответственные за соответствующие направления деятельности или выполнение функций).

195. Перед внесением заголовков дел в опись проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации, производится полистный просмотр дел. При просмотре дела проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или переплета, нумерация листов дела, наличие и правильность оформления внутренней описи дела в случаях, определенных пунктом 186 настоящей Инструкции, наличие и правильность оформления заверительной надписи. Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиск оказался безрезультатным, то на отсутствующие дела составляется справка с изложением причин их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения (работником, ответственным за соответствующее направление деятельности или выполнение функций) и передается вместе с описью дел в архив организации.

196. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

порядок нумерации дел в описи — валовой;

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводится полностью);

переходящие дела, содержащие документы за несколько лет, включаются в опись дел по году заведения; при составлении описей дел последующих лет, в течение которых формирование переходящих дел было продолжено, в них за последней описательной строкой каждого года делаются ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены;

Например:

Документы за 2006 год см. также в описи № 3/2005 за 2005 год, дела № 5, 7, 15.

графа описи «Примечание» используется для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и т.п.

197. Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения — «в».

198. В конце описи дел структурного подразделения (за последней описательной строкой) составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

199. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления, согласовывается руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при наличии) и утверждается руководителем структурного подразделения.

200. Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, а при наличии ЭК структурного подразделения — в трех. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания ЭК.

201. На обложках дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел в соответствии с описью дел структурного подразделения.

202. По описям дел структурных подразделений документы сдаются в архив организации. На основе описей дел структурных подразделений в архиве организации составляются годовые разделы сводных описей дел.

203. При наличии в организации общественной организации (профессионального союза и др.) ее документы включаются в отдельную опись дел, составляемую по форме, установленной для описей дел структурных подразделений. Дела общественной организации передаются в архив организации в порядке, установленном для передачи дел структурных подразделений, и включаются в годовые разделы сводной описи дел.

ГЛАВА 15
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

204. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации.

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством.

Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями главы 14 настоящей Инструкции.

205. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по номенклатуре дел.

206. Дела передаются в архив организации по графику. График составляется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

При приеме-передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

Дела передаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи в графе примечание каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи на обе стороны. Дела доставляются в архив работниками структурных подразделений.

ГЛАВА 16
УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

207. Отбор дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК (ЭК) организации.

208. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

209. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт.

210. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 17. В акте указываются:

заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел;

Например:

План работы отдела документоведения на 2001 год

или

Планы работы структурных подразделений института

дата или крайние даты дел;

Например:

2001

или

2001-2005

номера номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10 лет, в том числе по личному составу), номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела или документы выделены к уничтожению;

индексы дел по номенклатуре дел или номера дел по описи;

количество дел (каждый том учитывается как отдельное дело);

сроки хранения дел и номера статей (пунктов) по перечням.

Например:

5 л., п. 461

211. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно со сводными описями дел.

Акт, составляемый в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, утверждается руководителем организации после утверждения соответствующим государственным архивом или органом Государственной архивной службы Республики Беларусь сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, но в деятельности которой образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после утверждения ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, в деятельности которой не образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

212. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.

Уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

ГЛАВА 17
ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

213. С момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

214. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегиальных органов хранятся в коробках у секретаря коллегиального органа. На ленте и коробке делаются отметки о дате заседания и времени записи.

215. Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям организации, сторонним организациям и в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам.

Выдача документов и дел в пользование другому структурному подразделению организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения.

Выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации.

Выдача документов и дел гражданам осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Документы, находящиеся на оперативном хранении в организации, могут быть изъяты в ходе предварительного расследования, судебного разбирательства, исполнения решений органа уголовного преследования и суда по уголовным делам в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа.

216. Для контроля за возвратом на место выданного (изъятого) из дела документа помещается листок-заместитель, оформляемый по форме согласно приложению 18. Для контроля за возвратом дел составляется карта-заместитель дела, оформляемая по форме согласно приложению 19.

ГЛАВА 18
ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

217. Документы в электронном виде, подлинность и целостность которых удостоверена в установленном порядке, в том числе при помощи электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП), приравниваются к документам на бумажном носителе, удостоверенным в установленном порядке, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

218. Форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются организацией, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, согласовывают используемые форматы документов в электронном виде с уполномоченным органом или учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Используемые форматы должны обеспечивать подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде и полноту сведений о способах их создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в том числе при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др.

219. Подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным настоящей Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

220. Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде при его внешнем представлении^* должно соответствовать требованиям, установленным пунктом 35 настоящей Инструкции.

______________________________

*Внешнее представление документа в электронном виде — его воспроизведение на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном объекте в виде, доступном и понятном для восприятия человеком.

221. В документах в электронном виде при оформлении реквизитов, в состав которых входит собственноручная подпись, все элементы таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа. В качестве эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП, за исключением случаев, указанных в пункте 222 настоящей Инструкции.

Использование ЭЦП осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь, в том числе предъявляемым к средствам выработки и проверки ЭЦП.

222. Инструкцией по делопроизводству организации и (или) иными локальными нормативными правовыми актами организации могут быть установлены правила подписания, согласования, утверждения внутренних документов в электронном виде (за исключением локальных правовых актов) без использования ЭЦП, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ.

Подписание исходящих документов без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо (организацию) — автора документа, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

При осуществлении внешнего согласования проектов документов в электронном виде в качестве эквивалента собственноручной подписи, входящей в состав реквизита «Гриф согласования», используется ЭЦП. Согласование документа без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее документ, и совместимы между собой, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

223. При подготовке документов в электронном виде могут использоваться шаблоны. Шаблоны разрабатываются на основе унифицированных форм документов службой ДОУ организации.

224. Прием и отправка документов в электронном виде осуществляется, как правило, службой ДОУ.

Допускается прием и отправка документов в электронном виде структурными подразделениями (работниками) организации без участия службы ДОУ. Перечень категорий документов в электронном виде, прием и отправка которых осуществляется структурными подразделениями (работниками) организации самостоятельно, разрабатывается службой ДОУ и утверждается руководителем организации.

После отправки документа в электронном виде, удостоверенного в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, досылка его экземпляра на бумажном носителе не требуется, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

225. При получении документов, подписанных ЭЦП, осуществляется проверка:

подлинности ЭЦП;

соответствия способа использования ЭЦП сведениям, указанным в сертификате ключа подписи;

действительности сертификата ключа подписи.

226. Проверка действительности сертификата ключа подписи включает в себя проверку срока действия сертификата ключа подписи (срок действия сертификата ключа подписи не должен истечь на момент подписания документа), а также получение из удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа подписи, сведений о действии сертификата ключа подписи (действует, действие приостановлено, сроки приостановления его действия, аннулирован).

227. Документы в электронном виде подлежат регистрации в соответствии с требованиями пункта 139 настоящей Инструкции.

Дополнительно при регистрации документов в электронном виде могут использоваться реквизиты «Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ», «Адрес хранения документа в электронном виде», «Внутренняя переадресация документа по исполнителям», «Наличие приложений к документу», «Способ доставки документа» (по информационно-телекоммуникационной сети, на материальном носителе и др.) и др.

228. Во внутренних и исходящих документах в электронном виде, удостоверенных с использованием ЭЦП, реквизиты «Дата» и «Регистрационный индекс» проставляются после подписания при сохранении подлинности и целостности подписанного документа.

Во внутренних и исходящих документах, удостоверенных без использования ЭЦП в соответствии с требованиями пункта 222 настоящей Инструкции, реквизиты «Дата» и «Регистрационный индекс», как правило, включаются в исходный файл документа.

229. Во входящих и внутренних документах информация, содержащаяся в реквизитах «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», отметке об ознакомлении с документом, иных служебных отметках, при работе с документами в электронном виде в их формуляр не вносится. Данная информация отражается в регистрационных формах (РКК или журнале) на бумажном носителе либо в массиве регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляется с помощью автоматизированной системы, и при необходимости прикрепляется в виде самостоятельных документов в электронном виде (файлов) к регистрируемому (учитываемому) документу.

230. Регистрационно-учетные данные о документах в электронном виде и связи между ними и самими документами сохраняются в неизменном и доступном для воспроизведения и восприятия человеком виде на протяжении всего жизненного цикла документов. При передаче документов в электронном виде внутри организации или при отправке за пределы организации вместе с ними передаются их регистрационно-учетные данные.

231. При пересылке по электронной почте документ в электронном виде оформляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией, и прикрепляется в виде приложения (файла) к электронному письму.

232. Документы в электронном виде, в том числе отправляемые (получаемые) по каналам электронной почты, допускается:

экспортировать во внешние по отношению к почтовой системе электронные файлы;

экспортировать в АСДОУ;

распечатывать на бумажном носителе.

233. При экспорте документа в электронном виде, отправленного (полученного) по каналам электронной почты, во внешний по отношению к почтовой системе файл или АСДОУ с документом экспортируется (распечатывается) сопроводительное электронное письмо, включая информацию, содержащуюся в заголовочной части электронного письма (сведения об электронном адресе отправителя (получателя), дате отправки, дате получения, теме письма, о путях прохождения электронного письма по информационно-коммуникационным каналам связи, идентификаторе письма в информационной системе и др.), если документ не содержит реквизит «Дата», в иных случаях, когда указанная информация необходима для подтверждения факта и условий отправки (получения) документа и (или) может быть использована в справочных и доказательных целях.

234. При хранении и использовании документов в электронном виде, в том числе отправленных (полученных) по каналам электронной почты, обеспечивается их доступность для всех заинтересованных работников организации в соответствии с установленными обязанностями и правами доступа.

235. Контроль исполнения документов в электронном виде осуществляется с учетом требований главы 9 настоящей Инструкции.

Контроль исполнения документов в электронном виде обеспечивается тем же структурным подразделением (должностным лицом), которое в соответствии с локальными нормативными правовыми актами обеспечивает контроль исполнения документов на бумажных носителях.

236. Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях.

Исполненные документы в электронном виде формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел организации, составляемой в соответствии с требованиями главы 10 настоящей Инструкции.

При составлении номенклатуры дел в графе «Примечание» указывается, что дело (том, часть) ведется в электронном виде.

237. Формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях, указанных в главах 11 и 13 настоящей Инструкции.

Особенности формирования и оформления электронных дел отражаются в инструкции по делопроизводству организации.

238. Место хранения электронных дел и отдельных документов в электронном виде до их передачи в архив или выделения к уничтожению определяется организацией самостоятельно и закрепляется в локальном правовом акте, утверждаемом руководителем организации.

239. Экспертиза ценности документов в электронном виде осуществляется в порядке, установленном главой 12 настоящей Инструкции, а также иными актами законодательства Республики Беларусь.

240. Передача в архив и выделение к уничтожению электронных дел и документов в электронном виде осуществляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и иных актов законодательства Республики Беларусь.

Источник

Продукция и услуги

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4, с изменениями по состоянию на 26 декабря 2024 г.
Издание представляет интерес для работников государственных органов и иных организаций, занимающихся делопроизводством.

Серия «Правовая библиотека НЦЗПИ»

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях

Обложка: Мягкая
Объем: 128 стр.
Дата изменения: 26.12.2024

Количество экземпляров:

+
—

Розничная цена: 12,08 руб.

Источник

ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

19 января 2009 г. № 4

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях

Изменения и дополнения:

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 октября 2011 г. № 235 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/24338 от 02.11.2011 г.);

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 27 января 2012 г. № 18 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/24838 от 06.02.2012 г.);

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 15 января 2013 г. № 9 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/26849 от 29.01.2013 г.);

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 декабря 2014 г. № 240 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/29441 от 29.12.2014 г.);

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 декабря 2015 г. № 225 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/30557 от 12.01.2016 г.) — внесены изменения и дополнения, вступившие в силу 16 января 2016 г., за исключением изменений и дополнений, которые вступят в силу 1 января 2017 г.;

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 18 августа 2017 г. № 167 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/32380 от 04.09.2017 г.);

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 5 марта 2018 г. № 51 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/32911 от 12.03.2018 г.);

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 26 июля 2018 г. № 154 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/33330 от 01.08.2018 г.);

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 13 марта 2019 г. № 39 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/33944 от 18.03.2019 г.);

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 17 октября 2019 г. № 193 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/34715 от 18.10.2019 г.);

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 августа 2022 г. № 113 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/38667 от 02.09.2022 г.);

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 28 июля 2023 г. № 46 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/40269 от 03.08.2023 г.);

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 января 2024 г. № 2 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/41095 от 30.01.2024 г.);

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 апреля 2024 г. № 25 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/41529 от 07.05.2024 г.)

На основании части первой статьи 26 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (прилагается).

2. Признать утратившим силу приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» (Бюллетень нормативно-правовой информации, 1995 г., № 11).

3. Настоящее постановление вступает в силу через десять дней после его официального опубликования.

УТВЕРЖДЕНО

Постановление
Министерства юстиции
Республики Беларусь
19.01.2009 № 4
(в редакции постановления
Министерства юстиции
Республики Беларусь
10.01.2024 № 2)

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в государственных органах, иных организациях

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами, организационному и правовому обеспечению делопроизводства, распределению ответственности между работниками за ведение делопроизводства и сохранность документов в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее, если не определено иное, – организации).

2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию, а в части составления номенклатуры дел, формирования дел, экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей дел структурных подразделений, передачи дел в архив организации, уничтожения документов с истекшими сроками хранения, оперативного хранения документов – на всю управленческую документацию независимо от вида носителя.

Особенности подготовки, обработки, обеспечения целостности, оперативного хранения электронных документов, создаваемых посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее, если не определено иное, – АС ДОУ) без создания документов на бумажных носителях, электронных копий документов на бумажных носителях регулируются Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 19.

Особенности подготовки проектов нормативных правовых актов определены Законом Республики Беларусь от 17 июля 2018 г. № 130-З «О нормативных правовых актах».

Положения настоящей Инструкции распространяются на ненормативные (индивидуальные) правовые акты, локальные правовые акты нормотворческих органов (должностных лиц) в части, не урегулированной Законом Республики Беларусь «О нормативных правовых актах».

Особенности подготовки документов, организации работы с документами и хранения документов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений заинтересованных лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства.

3. Для целей настоящей Инструкции нижеприведенные термины используются в следующих значениях:

автоматизированная система документационного обеспечения управления – информационная система, предназначенная для автоматизации процессов документирования и организации работы с документами;

акт – вид документа, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленный факт (установленные факты);

бланк документа (далее, если не определено иное, – бланк) – лист бумаги стандартного формата с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной;

гибридное дело – совокупность документов, объединенных по определенному признаку на основе физических и логических связей, хранящихся частично в электронном виде в АС ДОУ и частично на бумажном носителе в отдельной обложке;

дело – документ или совокупность документов, сформированных по определенному признаку и помещенных в отдельную обложку;

докладная записка – вид информационного документа, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами, предложениями и (или) просьбами составителя;

документационное обеспечение управления (далее – ДОУ) – управленческая деятельность по нормативному регулированию, методическому и организационному обеспечению делопроизводства, в том числе формированию документального фонда организации;

документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам;

документооборот – движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело;

информационная система архива организации – информационная система, предназначенная для длительного хранения документов в электронном виде, в том числе электронных документов, и их метаданных в архиве организации, обеспечивающая подтверждение целостности документов в электронном виде, в том числе электронных документов, и авторизованный доступ к ним;

номенклатура дел организации – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

номенклатура дел структурного подразделения (общественной организации) организации (далее, если не определено иное, – номенклатура дел структурного подразделения) – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в структурном подразделении (общественной организации) организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, предназначенный для составления номенклатуры дел организации;

носитель информации (далее – носитель) – материальный объект, используемый для записи и хранения информации;

объем документооборота – количество документов, полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) организацией за определенный период времени;

оперативное хранение документов (далее, если не определено иное, – оперативное хранение) – хранение документов в структурных подразделениях и (или) в АС ДОУ до их передачи на хранение в архив организации или уничтожения;

опись дел структурного подразделения (общественной организации) организации (далее, если не определено иное, – опись дел структурного подразделения) – информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета;

организационно-распорядительная документация – документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления;

организация работы с документами – организация документооборота, оперативного хранения и использования документов в текущей деятельности организации;

оформление документа – оформление необходимых реквизитов в соответствии с установленными правилами документирования;

письмо – обобщенное название различных по содержанию и целевому назначению документов, выделяемое в связи с особым способом изложения и передачи информации;

приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения задач, стоящих перед организацией;

примерная номенклатура дел – систематизированный перечень унифицированных заголовков дел, устанавливающий примерные состав и индексы дел для однородных по характеру деятельности организаций;

протокол – вид документа, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах (далее, если не определено иное, – заседания);

распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов деятельности организации;

регистрация документа – запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки;

резолюция – документированное указание руководителя, иного уполномоченного лица о порядке исполнения или использования документа;

реквизит документа – информационный элемент, отражающий сведения о содержании документа и (или) его целевом назначении, авторстве, времени создания, получения, местонахождении в конкретный момент времени, связях с другими документами, управлении документом в течение времени;

справка – вид информационного документа, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера без мнения автора о существе излагаемых вопросов;

типовая номенклатура дел – систематизированный перечень унифицированных заголовков дел, устанавливающий типовой состав дел с единой системой индексации для однородных по характеру деятельности организаций;

управленческая документация – совокупность документов, образующихся в процессе реализации функций государственного управления, местного самоуправления, управления организацией (организациями);

формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации и систематизация документов внутри дел;

формуляр документа – совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности на бумажном носителе или в форме внешнего представления документа в электронном виде;

экспертиза ценности документов – определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение;

электронное дело – совокупность документов в электронном виде, в том числе электронных документов, и их метаданных, объединенных по определенному признаку на основе логических связей в единый информационный объект для учета, хранения и поиска документной информации.

Термины «архив», «делопроизводство», «документ в электронном виде», «источники комплектования государственных архивов» используются в настоящей Инструкции в значениях, определенных абзацами вторым, десятым, тринадцатым и шестнадцатым части первой статьи 2 Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве».

Термины «копия электронного документа», «электронная копия документа на бумажном носителе», «электронная цифровая подпись», «электронный документ» используются в настоящей Инструкции в значениях, определенных абзацами третьим и четырнадцатым–шестнадцатым статьи 1 Закона Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

Термин «файл» используется в настоящей Инструкции в значении, определенном абзацем семнадцатым пункта 7 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 20.

ГЛАВА 2
ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

По решению вышестоящих организаций для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций разрабатываются типовые или примерные инструкции по делопроизводству, используемые при разработке инструкций по делопроизводству этих организаций.

Типовая инструкция по делопроизводству устанавливает единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях.

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает порядок организации делопроизводства в однородных организациях, предусматривающий возможность его конкретизации в инструкциях по делопроизводству организаций в установленных ею рамках.

5. Инструкции по делопроизводству организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.

Типовые и примерные инструкции по делопроизводству, разрабатываемые государственными органами, иными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с Центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Типовые и примерные инструкции по делопроизводству, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов и не указанными в части третьей настоящего пункта, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.

Типовые и примерные инструкции по делопроизводству, разрабатываемые организациями, не являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.

6. Структурные подразделения с правами юридического лица, обособленные структурные подразделения, являющиеся самостоятельными источниками комплектования государственных архивов, ведут отдельное делопроизводство в порядке, установленном настоящей Инструкцией для ведения делопроизводства в организациях, в том числе в части разработки, составления, согласования, подписания, утверждения инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, передачи документов и дел в архив.

Структурные подразделения с правами юридического лица, обособленные структурные подразделения, не указанные в части первой настоящего пункта, ведут отдельное делопроизводство в порядке, установленном настоящей Инструкцией для ведения делопроизводства в организациях, по решению организаций, структурными подразделениями которых они являются, если иное не установлено законодательством.

При наличии подчиненных (входящих в состав, систему) однородных по характеру деятельности организаций структурные подразделения с правами юридического лица разрабатывают для них типовые и (или) примерные инструкции по делопроизводству, типовые и (или) примерные номенклатуры дел, создают ЦЭК в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

7. Организация и совершенствование системы ДОУ в организации, соблюдение установленных правил документирования и организации работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами обеспечиваются службой ДОУ.

При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций обеспечивается назначенным распорядительным документом руководителя организации работником (далее – лицо, ответственное за ДОУ).

8. Руководители организаций и структурных подразделений обеспечивают организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил документирования и организации работы с документами, сохранность документов соответственно в организациях и структурных подразделениях.

При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел.

Распорядительным документом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации. Об утрате документов работниками сообщается руководителю структурного подразделения и в службу ДОУ (лицу, ответственному за ДОУ).

При переводе, перемещении или увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

ГЛАВА 3
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

9. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств. Управленческие документы могут быть зафиксированы как на бумажном, так и на электронном носителе (документы в электронном виде, в том числе электронные документы).

Документы в электронном виде могут применяться во всех сферах деятельности, где используются технические, программные и программно-аппаратные средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде.

Требования к документам в электронном виде распространяются на электронные документы, если иное не предусмотрено законодательством об электронных документах и электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП).

10. Распорядительные документы организаций, принимаемые коллегиально, оформляются в виде постановлений и (или) решений.

Распорядительные документы, издаваемые руководителем, иным уполномоченным лицом организации единолично, оформляются в виде приказов и (или) распоряжений.

Издание (принятие) иных видов распорядительных документов, не указанных в частях первой и второй настоящего пункта, осуществляется организациями (руководителями организаций, иными уполномоченными лицами) в случаях, установленных законодательными актами, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь, в целях выполнения возложенных на них функций и задач в соответствии с их компетенцией.

11. Совместные распорядительные документы организаций, издающих (принимающих) одинаковые виды документов, издаются (принимаются) в соответствующем виде. Совместные распорядительные документы организаций, издающих (принимающих) различные виды документов, принимаются в виде решения.

12. Ход обсуждения вопросов на заседаниях фиксируется в протоколах.

Решения, принятые на заседании коллегиального органа, имеющего совещательные функции, проводятся в жизнь приказом (распоряжением) руководителя организации либо путем утверждения руководителем организации протокола заседания.

13. Организации ведут переписку с организациями, гражданами Республики Беларусь, иностранными гражданами и лицами без гражданства, в том числе индивидуальными предпринимателями (далее, если не определено иное, – граждане), в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций.

14. На основании нормативных правовых актов, локальных правовых актов, определяющих их задачи и функции, организации издают (составляют) иные управленческие документы, в том числе планы, отчеты, докладные записки, справки, акты, уведомления, представления, предупреждения.

16. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование), утверждение.

Внесение исправлений или дополнений в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

17. Документы оформляются на бланках, имеют установленный состав реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Документы в электронном виде оформляются в порядке, установленном пунктами 201–206 настоящей Инструкции.

Внутренние документы структурных подразделений и совместные документы допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

18. Каждый лист документа должен иметь поля:

левое – 30 мм;

правое – не менее 8 мм;

верхнее и нижнее – не менее 20 мм.

Поля с указанными характеристиками должны отображаться при выводе документа в электронном виде на устройство отображения и на бумажный носитель.

ГЛАВА 4
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ. УГЛОВОЙ ШТАМП

19. Устанавливается три вида бланков документов: бланк для письма, общий бланк, бланк для конкретного вида документа.

Бланк для письма и общий бланк изготавливаются во всех организациях.

Бланки для конкретных видов документов изготавливаются по решению организации на основе общего бланка.

20. При разработке бланков документов используются листы бумаги стандартных форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

21. На бланк для письма наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь (в случаях, установленных частью первой пункта 32 настоящей Инструкции);

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации (по решению организации);

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

наименование структурного подразделения (наносится на бланк, используемый структурным подразделением, если оно наделено правом издания (составления) документов от своего имени);

почтовый адрес отправителя;

коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата документа, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.

22. На общий бланк наносятся реквизиты:

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации (по решению организации);

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

место составления или издания.

На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата документа, регистрационный индекс.

Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс».

23. Бланки разрабатываются на основе продольного или углового варианта расположения реквизитов.

24. Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом.

При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

25. При необходимости на бланк могут наноситься ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколом.

26. При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках.

27. На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются чистые листы бумаги стандартного формата.

28. Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа.

Допускается изготавливать угловой штамп трех видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп для конкретного вида документа.

29. Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

30. Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и по вертикали:

75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы);

55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы).

ГЛАВА 5
ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

31. При подготовке документов используются реквизиты, порядок оформления и расположения которых определен в пунктах 32–61 настоящей Инструкции.

32. При оформлении реквизита «Государственный герб Республики Беларусь» изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках и угловых штампах в соответствии с требованиями Закона Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь».

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм.

33. При оформлении реквизита «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законодательством порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле на уровне реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»), если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

На бланках без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом – над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).

34. При оформлении реквизита «Код организации» код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Государственные органы проставляют код по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2014 «Органы государственной власти и управления», утвержденному постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 30 декабря 2014 г. № 60 (далее – ОКОГУ). Иные организации проставляют код по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели», утвержденному постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 28 апреля 2003 г. № 22 (далее – ОКЮЛП).

35. При оформлении реквизита «Код документа» код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации.

При составлении конкретных документов код документа проставляется на тех из них, унифицированные формы которых включены в общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 010-2023 «Унифицированные документы», утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 декабря 2023 г. № 75 (далее – ОКУД).

При необходимости организации могут самостоятельно разрабатывать унифицированные формы документов, не разработанные на общегосударственном и (или) отраслевом уровне, осуществлять кодирование этих форм с последующим включением их в локальные классификаторы и использовать разработанные коды унифицированных документов при оформлении реквизита «Код документа».

Необходимость проставления кода документа определяется организацией.

36. При оформлении реквизита «Наименование вышестоящей организации» на документах указывается полное официальное наименование вышестоящей организации (при наличии), закрепленное в ее уставе или положении о ней.

Наименование вышестоящей организации указывается на всех организационно-распорядительных документах, за исключением внутренних информационно-справочных документов.

Наименование вышестоящей организации располагается в верхней части заголовочной части документа.

В организациях, подчиненных структурным подразделениям с правами юридического лица (входящих в их состав, систему), в реквизите «Наименование вышестоящей организации» указывается полное официальное наименование соответствующего структурного подразделения.

37. В реквизите «Наименование организации» обозначается автор документа, которым является организация, создавшая документ.

Наименование организации располагается в заголовочной части документа ниже реквизита «Наименование вышестоящей организации» при его наличии, при отсутствии – на месте, отведенном для размещения реквизита «Наименование вышестоящей организации».

Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом листе бумаги стандартного формата. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.

При систематической подготовке совместных документов может изготавливаться соответствующий бланк с указанием наименований организаций, создающих документ.

38. Реквизит «Наименование структурного подразделения» оформляется на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.

Наименование структурного подразделения располагается в заголовочной части документа ниже реквизита «Наименование организации».

39. При оформлении реквизита «Почтовый адрес отправителя» почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи общего пользования, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 сентября 2004 г. № 1111.

Почтовый адрес отправителя располагается ниже реквизита «Наименование структурного подразделения» при его наличии, при отсутствии – ниже реквизита «Наименование организации».

40. При оформлении реквизита «Коммуникационные и коммерческие данные» коммуникационные данные (номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи, официальный адрес электронной почты) помещаются на исходящих письмах (бланках для писем) ниже реквизита «Почтовый адрес отправителя». Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные, в том числе номер текущего (расчетного) банковского счета, наименование банка, располагаются ниже коммуникационных данных. Состав указываемых коммерческих данных определяется организацией.

41. При оформлении реквизита «Название вида документа» название вида документа указывается ниже реквизита «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») при изготовлении конкретного документа (бланка для конкретного вида документа).

Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия. В письмах название вида документа не указывается.

Название вида документа печатается прописными буквами без пробелов.

Названия видов документов должны соответствовать ОКУД.

42. Реквизит «Дата документа» располагается ниже реквизита «Название вида документа», в письмах – ниже реквизита «Коммуникационные и коммерческие данные».

Датой документа является дата его подписания или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), – дата его принятия.

Датой совместного документа на бумажном носителе является дата его подписания последней организацией.

Датой утверждаемого документа является дата его утверждения, которая указывается в реквизите «Гриф утверждения».

При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 91 и 96 настоящей Инструкции.

Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.

43. Реквизит «Регистрационный индекс» указывается в одной строке после реквизита «Дата документа».

Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение, включающее в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел организации, индексом применяемого классификатора (в том числе классификатора корреспондентов, вопросов деятельности) и другими условными обозначениями.

44. Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» оформляется на письмах (бланках для писем) ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс» и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ. Дата документа, на который дается ответ, оформляется цифровым способом.

45. При оформлении реквизита «Место составления или издания» место составления или издания документа указывается ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс» на документах, за исключением писем и заявлений.

46. Реквизит «Гриф ограничения доступа» оформляется в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения» (при их наличии).

47. Реквизит «Адресат» помещается в правом верхнем углу документа.

Адресатами являются организации, их структурные подразделения, конкретные должностные лица, граждане.

При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.

При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже – наименование структурного подразделения.

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность служащего и фамилия адресата – в дательном.

При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности служащего адресата.

При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей служащих указываются обобщенно в дательном падеже.

При адресовании документа структурному подразделению, ведущему отдельное делопроизводство в соответствии с частями первой и второй пункта 6 настоящей Инструкции, его руководителю (заместителю), однородным структурным подразделениям, руководителям однородных структурных подразделений, конкретному должностному лицу в реквизите «Адресат», оформляемом в соответствии с требованиями частей третьей–седьмой настоящего пункта, вместо наименования организации указывается наименование структурного подразделения в соответствующих падеже и числе.

При адресовании документа гражданину вначале указываются фамилия и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется) получателя, затем почтовый адрес.

Почтовый адрес указывается на конверте. При адресовании документа разовому корреспонденту почтовый адрес включается в состав реквизита «Адресат».

Почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи общего пользования.

При направлении документа по электронной почте разовому корреспонденту в реквизите «Адресат» вместо почтового адреса указывается официальный адрес электронной почты организации-адресата или адрес электронной почты гражданина.

При направлении документа посредством информационной системы ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота государственных органов в реквизите «Адресат» почтовый адрес или официальный адрес электронной почты не указывается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 1. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.

48. Реквизит «Гриф утверждения» оформляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

Документ может утверждаться двумя способами: посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или издания (принятия) распорядительного документа (составления протокола). Оба способа являются равнозначными.

При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности служащего лица, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

В составе реквизита «Гриф утверждения» могут указываться степени и (или) звания.

Если документ оформлен на бланке, то в наименование должности служащего лица наименование организации не включается либо включается видовое или сокращенное наименование организации.

При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности служащего лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.

Распорядительный акт издается (принимается) в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний, разъяснений, иных действий, связанных с его применением.

При утверждении документа посредством принятия постановления, решения или составления протокола гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида утверждающего документа в именительном падеже, включая наименование организации (коллегиального органа), его даты и регистрационного индекса.

При утверждении документа посредством издания приказа или распоряжения гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида утверждающего документа в именительном падеже, наименования должности служащего лица, издавшего утверждающий документ, включая наименование организации, его даты и регистрационного индекса.

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатаются прописными буквами без кавычек и пробелов.

Даты утверждения оформляются цифровым способом.

Использование бланков с продольным вариантом расположения реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается.

49. Реквизит «Резолюция» включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения либо указание о порядке использования документа. При необходимости в резолюции указывается срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. Дата в реквизите «Резолюция» оформляется цифровым способом.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе на месте, предусмотренном для размещения резолюции, делается отметка «Лист резолюции прилагается».

При оформлении листа резолюции используются листы бумаги стандартных форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:

для формата А6: верхнее и нижнее – не менее 10 мм, левое – не менее 12 мм, правое – не менее 8 мм;

для формата А5: верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 10 мм, левое – 20 мм, правое – не менее 8 мм;

для формата А4: верхнее и нижнее – не менее 20 мм, левое – 30 мм, правое – не менее 8 мм.

Резолюции по исполнению поручений Президента Республики Беларусь, Всебелорусского народного собрания, Главы Администрации Президента Республики Беларусь и его заместителей, председателей палат Национального собрания Республики Беларусь и их заместителей, Премьер-министра Республики Беларусь и его заместителей, руководителей государственных органов, иных организаций оформляются на отдельных листах резолюций.

50. Реквизит «Заголовок к тексту» указывается на документах, оформленных на бланках или листах бумаги стандартного формата А4. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или листах бумаги стандартного формата А5.

Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу документа ниже реквизита «Место составления или издания». В письмах заголовок к тексту оформляется ниже реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа».

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в государственных стандартах Республики Беларусь, общегосударственных классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения.

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

51. При оформлении реквизита «Отметка о контроле» отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

52. Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указываются его наименование, количество листов и экземпляров.

Если документ имеет несколько приложений, то они нумеруются арабскими цифрами, слово «Приложение» остается открытым, а их наименования, количество листов и экземпляров каждого приложения указываются столбцом.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение содержится в одном экземпляре, то количество экземпляров допускается не указывать.

53. Реквизит «Подпись» располагается после текста документа или реквизита «Отметка о наличии приложения».

Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности служащего лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности служащего.

В составе реквизита «Подпись» могут указываться степени и (или) звания.

Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности служащего наименование организации не включается либо включается видовое или сокращенное наименование организации.

При оформлении документа не на бланке в наименование должности служащего включается полное наименование организации.

При подписании документа несколькими лицами, подчиненными по должности, наименования должностей служащих лиц, подписавших документ, собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилии) располагаются друг за другом в последовательности, соответствующей занимаемым должностям служащих.

При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей служащих лиц, подписавших документ, собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилии) располагаются на одном уровне.

При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности служащих лиц, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Документы коллегиальных органов подписываются председателем и лицом этого органа, подготовившим проект документа, если иное не установлено законодательством.

В реквизите «Подпись», а также в реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должность служащего лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» (заместитель), «И.о.» (исполняющий обязанности). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности служащего.

54. Реквизит «Гриф приложения» располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его автора, даты и регистрационного индекса. Дата в грифе приложения оформляется цифровым способом.

Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.

На документах, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

55. Реквизит «Гриф согласования» оформляется при внешнем согласовании проекта документа со сторонними организациями и должностными лицами.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности служащего лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты. Дата согласования оформляется цифровым способом.

В составе реквизита «Гриф согласования» могут указываться степени и звания.

Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

Если согласование документа производится коллегиальным органом, в грифе согласования указывается название вида документа в именительном падеже, включая наименование коллегиального органа, дата и регистрационный индекс этого документа.

Если согласование производится посредством письма, в грифе согласования указываются слово «Письмо», наименование организации, с которой согласовывался документ, дата и регистрационный индекс письма.

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне.

Более двух грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами.

При отсутствии свободного места для размещения грифа согласования на документе оформляют лист согласования. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

56. Реквизит «Виза» оформляется при внутреннем согласовании проекта документа путем его визирования должностным лицом.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности служащего лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату. Дата оформляется цифровым способом.

В составе реквизита «Виза» могут указываться степени и (или) звания.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой.

При отсутствии свободного места на документе визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Перечень визирующих лиц определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов, локальных правовых актов.

57. При оформлении реквизита «Печать» оттиск проставляемой печати должен захватывать часть наименования должности служащего лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Печати могут быть трех видов: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (в том числе для копий, для справок, для удостоверений).

Виды применяемых печатей в организации и порядок их использования закрепляются в локальных правовых актах.

58. При оформлении реквизита «Отметка об исполнителе» отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

При необходимости отметка об исполнителе дополняется индексом структурного подразделения, в котором готовился документ, а также датой создания документа, именем файла и другими поисковыми данными (на второй строке), которые оформляются только на экземпляре документа, остающемся в организации.

Отметка об исполнителе оформляется на исходящих документах.

59. Реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется ниже реквизита «Подпись».

Копия документа должна воспроизводить текст или часть текста документа и все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка.

Копия документа, воспроизводящая часть его текста, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа.

Отметка о заверении копии включает слово «Верно», наименование должности служащего лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Дата заверения оформляется цифровым способом.

При оформлении копий документов, полученных путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащих факсимильное воспроизведение подписи и предназначенных для рассылки или внутреннего пользования, отметку о заверении копии допускается не оформлять, если иное не установлено актами законодательства.

При оформлении размноженных экземпляров документов, предназначенных для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящих факсимильную подпись подлинника, вместо оформления отметки о заверении копии допускается использовать печать, проставляемую на месте, отведенном для собственноручной подписи.

Копии документов в электронном виде, выполненные на бумажном носителе и предназначенные для обращения внутри организации, заверяются в порядке, установленном частью четвертой настоящего пункта.

60. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», индекса дела по номенклатуре дел организации, в котором будет храниться документ, даты и регистрационного индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело. Дата в отметке об исполнении документа и направлении его в дело оформляется цифровым способом.

При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в отметке указываются краткие сведения об исполнении, собственноручная подпись исполнителя и дата направления документа в дело.

61. Реквизит «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)» проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.

Размеры отметки о поступлении (регистрационного штампа входящих документов) не могут превышать 42 мм по горизонтали и 16 мм по вертикали.

ГЛАВА 6
ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ

62. Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований.

63. Текст документа излагается простым и ясным языком с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.

64. Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и (или) русский.

65. Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.

66. В документах применяют термины и определения, установленные нормативными правовыми актами, техническими нормативными правовыми актами, в том числе государственными стандартами Республики Беларусь, и терминологическими словарями. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений.

67. В тексте документа не допускается употребление:

просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;

иноязычных слов при наличии общеупотребительных аналогов слов и выражений в белорусском или русском языке;

нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор и других средств художественной выразительности;

аббревиатур, кроме общеизвестных или введенных в тексте документа;

ненормативной лексики.

68. Тексты сложных по содержанию документов делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, части или абзацы; подпункты – на части или абзацы; части – на абзацы. В больших по объему и сложных по построению документах пункты могут объединяться в главы, а главы – в разделы.

Разделы нумеруются римскими цифрами, главы – арабскими цифрами, после которых точка не ставится.

Разделы и главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов – сквозной для каждого пункта.

Части и абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

69. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.

70. Даты в тексте документа оформляются цифровым способом. При применении ссылок на нормативные правовые акты в тексте документа допускается использование словесно-цифрового способа оформления дат. При использовании словесно-цифрового способа день месяца оформляется арабской цифрой (от 1 до 9) или парой цифр (от 10 до 31), название месяца – прописью, год – четырьмя арабскими цифрами, после которых ставится буква «г» с точкой.

71. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

72. В распорядительных документах организаций, издаваемых единолично руководителем организации, текст излагается от первого лица единственного числа.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа.

ГЛАВА 7
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫХ С ПОМОЩЬЮ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ

73. При наборе текста документа применяется шрифт в обычном начертании, размер шрифта не менее 13 пт.

В государственных органах и иных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, применяется шрифт в обычном начертании, размер шрифта 15 пт.

Текст документа печатается на бланках стандартного формата А4 через одинарный интервал, на бланках формата А5 – через межстрочный интервал точно 14 пт.

Выравнивание текста документа производится по ширине листа.

74. При подготовке таблиц выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), размер шрифта текста документа и межстрочный интервал – до 11 пт.

В государственных органах и иных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, при подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пт.

75. При оформлении документа реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом или дополнительным межстрочным интервалом 6 пт.

76. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Допускается реквизиты документа отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 73 мм.

77. При оформлении документов от границы левого поля печатаются:

реквизит «Название вида документа»;

реквизит «Заголовок к тексту»;

текст документа (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);

слово «Приложение» в реквизите «Отметка о наличии приложения»;

реквизит «Отметка об исполнителе»;

реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;

реквизит «Отметка о заверении копии»;

реквизит «Гриф согласования» и наименование должности служащего в реквизите «Подпись»;

слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

С отступом 12,5 мм от границы левого поля печатается начало абзацев в тексте документов.

С отступом 80 мм от границы левого поля печатается реквизит «Адресат».

С отступом 100 мм от границы левого поля печатаются реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

С отступом 120 мм от границы левого поля печатается расшифровка подписи в реквизите «Подпись».

С отступом 140 мм от границы левого поля печатаются коды по ОКУД, ОКОГУ и ОКЮЛП.

При оформлении документа на листах стандартного формата А4 в альбомной ориентации (297 х 210) реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения», расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатаются с отступом 160 мм от границы левого поля.

78. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами. При этом второй ряд печатается с отступом 100 мм от границы левого поля, а при оформлении документа на листах стандартного формата А4 в альбомной ориентации – 160 мм от границы левого поля.

При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей служащих в реквизите «Подпись» располагают двумя вертикальными рядами. При этом второй ряд печатается с отступом 100 мм от границы левого поля, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – 160 мм от границы левого поля.

В государственных органах и иных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, несколько реквизитов «Подпись», располагаемых один под другим, допускается разделять двойным межстрочным интервалом или пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов.

79. Если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до 120 мм от границы левого поля, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – 160 мм от границы левого поля.

80. В текстах документов слова «Примечание», «Основание», а также слово «Приложение» в реквизите «Отметка о наличии приложения» печатаются от границы левого поля и оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом через межстрочный интервал точно 14 пт.

Реквизит «Отметка об исполнителе» оформляется шрифтом в обычном начертании, размер шрифта 9 пт, межстрочный интервал – точно 9 пт.

81. В конце реквизитов точки не ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.

82. В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку. В справочно-информационных документах допускается делать выделения наиболее важных смысловых частей текста курсивом или полужирным начертанием.

Тексты документов и многострочных реквизитов оформляются без переноса слов.

Прописными буквами печатаются: реквизит «Название вида документа», слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» – в грифах согласования и утверждения, «ПРИКАЗЫВАЮ» – в приказах, «ПОСТАНОВЛЯЕТ» – в постановлениях, «РЕШИЛ» – в решениях, «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» – в распоряжениях, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» – в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, названия разделов и глав в организационных документах.

83. При оформлении документов на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10–15 мм от верхнего края листа документа, шрифт в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Первый лист не нумеруется.

В государственных органах и иных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, размер шрифта номеров листов – 14 пт.

Новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.

84. Документы временного (до 10 лет) хранения, за исключением документов с отметкой «ЭПК», под которой понимается экспертно-проверочная комиссия, допускается печатать на двух сторонах листа с настройкой зеркальных полей в соответствии с размерами, установленными частью первой пункта 18 настоящей Инструкции.

ГЛАВА 8
ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

85. В организациях могут издаваться (приниматься) распорядительные документы, предусмотренные пунктом 10 настоящей Инструкции.

86. Приказы издаются для разрешения задач, стоящих перед организацией, а также в случаях, когда необходимо довести требования нормативных правовых актов, документов вышестоящих организаций до сведения работников организации и (или) подчиненных (входящих в состав, систему) организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

87. Распоряжения издаются для решения оперативных вопросов деятельности. Не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным принципиальным задачам, стоящим перед организацией. В этих случаях должны издаваться приказы, приниматься постановления, решения.

88. Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам; постановления и решения – на два: по основной деятельности и по личному составу.

89. Текст распорядительного документа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания (принятия) распорядительного документа.

При издании (принятии) распорядительного документа на основании (во исполнение) нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его вида, даты, регистрационного индекса и названия.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», распоряжения – «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», постановления – «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПОСТАНОВИЛИ», решения – «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью служащего.

В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и другие слова, обозначающие предписываемое действие). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагаются в логической последовательности: прием на работу (назначение на должность служащего), перевод на другую постоянную работу (перемещение), увольнение (освобождение от занимаемой должности служащего).

Если в распорядительном документе или отдельных его пунктах установлены сроки исполнения, распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, подписавший распорядительный документ. Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа (распоряжения) оставляю за собой».

Если распорядительный документ отменяет ранее изданный (принятый) документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его вида, даты, регистрационного индекса и заголовка (названия).

При необходимости ознакомления с содержанием распорядительного документа всех работников организации в него включается пункт «Приказ (распоряжение, постановление, решение) довести до сведения всех работников». Отметка об ознакомлении с распорядительным документом оформляется ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа, либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу.

90. Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с заинтересованными должностными лицами. Согласованный проект документа представляется на подпись уполномоченному должностному лицу.

91. Датой постановления, решения является дата заседания коллегиального органа, принявшего решение. Дата в постановлениях, решениях печатается или проставляется от руки.

92. Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок.

93. Ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях фиксируется в протоколах. Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы полной формы, краткой формы и сокращенной формы.

94. Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию.

95. Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один.

96. Датой протокола является дата проведения заседания. Дата в протоколе печатается или проставляется от руки председателем коллегиального органа (заседания) или лицом, подготовившим протокол, если иное не установлено законодательством.

97. Текст протокола делится на вводную и основную части.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей служащих, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.

Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу. В протоколе указывается слово «Присутствовали», общее количество присутствовавших, в скобках – «список прилагается» или «регистрационный лист прилагается».

Если количество приглашенных на заседание более 10 человек, то список приглашенных также составляется отдельно. В протоколе указывается слово «Приглашенные», общее количество приглашенных, в скобках – «список прилагается» или «регистрационный лист прилагается». Если приглашенное лицо представляет стороннюю организацию, то в наименование должности служащего включается наименование этой организации.

В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, сообщение, информация, отчет), наименования должностей служащих докладчиков, их инициалы и фамилии.

Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.

В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (доклада, сообщения, информации) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка: «Текст доклада (сообщения, информации) прилагается».

В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые по вопросу решения.

В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» – принятые решения.

В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.

Решение коллегиального органа в протоколах любых форм приводится полностью. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами, если их несколько. Номер решения включает номер вопроса повестки дня и через точку – номер принятого по нему решения. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.

98. Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.

99. Порядок подготовки и оформления протоколов коллегиальных органов определяется положениями об этих органах или регламентами их работы.

100. В организациях могут составляться справочно-информационные документы, в том числе акты, докладные записки, справки.

Акт составляется комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом) для подтверждения установленных фактов, в том числе акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей.

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном или родительном падеже.

101. Дата акта должна соответствовать дате актирования.

102. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности служащего, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей служащих, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей служащих указываются наименования организаций, которые они представляют.

Должности служащих, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются в алфавитном порядке отдельно.

В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации, предложения составителей по установленным фактам. Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта с указанием адресата (места хранения) каждого экземпляра. Первый экземпляр акта подшивается в дело согласно номенклатуре дел организации.

Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью.

103. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей служащих. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

104. Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается уполномоченным должностным лицом.

105. Акты (справки) проверок подписываются в соответствии с требованиями законодательства в сфере контрольной (надзорной) деятельности.

106. В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах проверки).

107. В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние докладные записки адресуются руководителю (заместителю руководителя) организации (структурного подразделения) и оформляются на листах бумаги стандартного формата А4 или A5.

Внешние докладные записки адресуются руководителю (заместителю руководителя) вышестоящей организации и оформляются на общем бланке.

108. Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.

В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.

109. Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние – руководителем организации.

110. Датой докладной записки является дата ее подписания.

111. В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

Служебная справка – документ, содержащий сведения об основной деятельности организации.

Личная справка – документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый гражданину.

112. В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние справки адресуются руководителю (иным должностным лицам, коллегиальным органам) организации и оформляются на листах бумаги стандартного формата А4 или A5.

Внешние справки адресуются руководителю (иным должностным лицам) вышестоящей организации, сторонней организации или гражданину и оформляются на общем бланке или листах бумаги стандартного формата А4 или А5 с использованием углового штампа.

113. Заголовок справки формулируется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже.

Период времени, к которому относятся приводимые в служебной справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.

114. Текст личной справки начинается с указания фамилии, собственного имени и отчества (если таковое имеется) лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает».

При наличии используются типовые формы справок, устанавливаемые государственными органами в установленном законодательством порядке.

115. Внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние – их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.

116. Датой справки является дата ее подписания.

117. Разновидностью служебных справок являются сводки. Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.

118. Письма подписываются руководителем организации или уполномоченным им должностным лицом.

119. Датой письма является дата его подписания. Дата в письме проставляется лицом, его подписавшим.

120. Письмо в электронном виде, отправляемое по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, оформляется по форме согласно приложению 2.

ГЛАВА 9
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВЫЕ СИСТЕМЫ ПО ДОКУМЕНТАМ ОРГАНИЗАЦИИ

121. Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

оперативность прохождения документов;

исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) и утверждаемой руководством организации.

Организация документооборота с использованием АС ДОУ должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

122. Регистрация документов осуществляется в следующем порядке:

122.1. регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения, за исключением случаев, указанных в подпункте 122.2 настоящего пункта. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс;

122.2. нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) и утверждаемый руководителем организации;

122.3. регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), за исключением случаев, указанных в подпункте 122.4 настоящего пункта;

122.4. децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ);

122.5. регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта, информационные системы ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью;

122.6. для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка (далее, если не определено иное, – РКК) на бумажном или электронном носителе, содержащая совокупность учетно-регистрационных сведений о документе.

Для обязательных реквизитов РКК устанавливаются следующие правила заполнения:

«Название вида документа» – заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется;

«Автор (корреспондент)» – при регистрации поступившего документа записывается наименование организации – автора документа. При регистрации исходящего документа записывается наименование организации-корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации;

«Дата и регистрационный индекс поступления» – заполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов;

«Дата и регистрационный индекс документа» – записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа;

«Заголовок (краткое содержание)» – переносится заголовок, сформулированный в документе;

«Резолюция или кому направлен документ» – переносится текст резолюции руководителя;

«Срок исполнения» – проставляется дата (число, месяц, год), к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа;

«Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» – проставляется индекс дела по номенклатуре дел организации, в котором будет храниться документ после исполнения, кратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс ответного документа.

При необходимости в РКК могут быть предусмотрены дополнительные реквизиты, в том числе «Исполнитель», «Расписка исполнителя в получении документа», «Ход исполнения». Порядок расположения дополнительных реквизитов в РКК определяется организацией;

122.7. из РКК формируются справочные и контрольные картотеки и (или) автоматизированные базы (банки) данных, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров РКК на бумажном носителе, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных картотек;

122.8. в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год) входящие, исходящие и внутренние документы допускается регистрировать в журналах регистрации документов.

Журнал регистрации входящих документов содержит графы следующего содержания: дата и регистрационный индекс поступления; корреспондент, дата и регистрационный индекс поступившего документа; название вида и заголовок (краткое содержание) документа; резолюция или кому направлен документ; срок исполнения; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Журнал регистрации исходящих документов содержит графы следующего содержания: дата и регистрационный индекс документа; корреспондент; название вида и заголовок (краткое содержание) документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Журнал регистрации внутренних документов содержит графы следующего содержания: дата и регистрационный индекс документа; вид документа; заголовок (краткое содержание) документа; резолюция или кому направлен документ; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

При необходимости в журналах регистрации документов могут быть предусмотрены дополнительные графы, в том числе «Расписка в получении», «Вид документа», «Срок получения ответа»;

122.9. решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте.

123. Прием, регистрация и исполнение входящих документов осуществляются в следующем порядке:

123.1. вся поступающая в организацию корреспонденция, в том числе поступившая по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, принимается и обрабатывается службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ);

123.2. до вскрытия конвертов (пакетов) проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печатей (при их наличии).

123.3. поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций или имеющих пометку «Лично», которые передаются адресату;

123.4. после вскрытия конвертов (пакетов) проверяются комплектность и сохранность вложений.

123.5. после вскрытия конверты (пакеты) уничтожаются, за исключением следующих случаев:

дата на оттиске календарного штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

на документе отсутствует реквизит «Дата документа»;

дата документа существенно отличается от даты его получения;

в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В случаях, указанных в абзацах втором–пятом части первой настоящего подпункта, конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело.

Адресные ярлыки конвертов и пакетов сохраняются в случае поступления корреспонденции наложенным платежом для представления с отчетом в бухгалтерию;

123.6. на всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается.

На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках регистрационный штамп не проставляется;

123.7. входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел организации в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

Документы, поступившие в организацию в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день;

123.8. зарегистрированные документы передаются из службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции.

Документы рассматриваются руководством и передаются на исполнение в день их поступления или не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления. Срочные документы передаются руководителю по мере поступления;

123.9. результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции.

Резолюция переносится в РКК. Документ с одним экземпляром РКК службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) направляется исполнителю, а при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Один экземпляр РКК остается в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ).

123.10. при необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений (должностных лиц) в службе ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) с документа снимается необходимое количество копий, которые одновременно направляются на исполнение. Поступивший документ передается ответственному исполнителю с пометкой о передаче копий соисполнителям. Документ передается исполнителям поочередно, если размножение документа не разрешается.

Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях документы на бумажных носителях, поступающие в организацию, могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной копии документа на бумажном носителе или электронного отображения документов на бумажном носителе не отменяет необходимости осуществления с поступившим документом на бумажном носителе делопроизводственных операций, установленных настоящей Инструкцией, в том числе формирования его в дело согласно номенклатуре дел организации.

Движение документа в процессе его исполнения фиксируется во всех экземплярах РКК;

123.11. документы, зарегистрированные в службе ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), не подлежат повторной регистрации в структурных подразделениях;

123.12. документы передаются на рассмотрение руководителю структурного подразделения или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей;

123.13. документ с момента поступления до завершения исполнения находится у исполнителя и в дело не помещается;

123.14. на исполненном документе исполнителем или руководителем структурного подразделения – исполнителя проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое документ будет помещен.

Лицо, ответственное за ДОУ, переносит отметку об исполнении документа и направлении его в дело в регистрационную форму, после чего документ подшивается в дело.

124. Регистрация и отправка исходящих документов осуществляются в следующем порядке:

124.1. исходящие документы, в том числе отправляемые по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, регистрируются в службе ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания, а документы, подписанные в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день;

124.2. исходящие документы делятся на инициативные и ответные;

124.3. индекс инициативного и ответного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел организации, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в структурном подразделении, подготовившем документ), и через дробь – порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ);

124.4. на каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняются два экземпляра РКК. Один экземпляр помещается в справочную картотеку, второй – в контрольную. При непоступлении ответа в срок корреспонденту направляется напоминание;

124.5. на исходящем ответном документе проставляется ссылка на исходящий регистрационный индекс и дату поступившего инициативного документа;

124.6. отправка документов осуществляется службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ). В службе ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие количества экземпляров документа количеству адресатов, правильность адресования.

Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителям;

124.7. отправляемые документы передаются в службу ДОУ (лицу, ответственному за ДОУ) в незаконвертованном виде с отметкой о категории отправления (при необходимости);

124.8. документы, направляемые более чем в четыре адреса, передаются для отправки со списком на рассылку, оформляемым в соответствии с требованиями частей шестнадцатой и семнадцатой пункта 47 настоящей Инструкции;

124.9. отправка документа в электронном виде более чем в один адрес осуществляется путем прикрепления его к сообщению электронной почты, указания в соответствующем поле ввода всех официальных адресов электронной почты согласно списку на рассылку. Официальным адресом электронной почты является адрес, указанный на бланке;

124.10. обработка и отправка документов осуществляются в день их подписания или не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания.

125. Регистрация и исполнение внутренних документов осуществляются в следующем порядке:

125.1. внутренние документы, в том числе документы в электронном виде, регистрируются на РКК или в журналах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения). При незначительном объеме документооборота внутренние документы, в том числе документы в электронном виде, допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов;

125.2. регистрация распорядительных документов и протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов.

Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.

Распорядительные документы определенной разновидности (о внесении изменений в штатное расписание, командировании, предоставлении отпусков и иных разновидностей) при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно;

125.3. регистрационным индексом распорядительного документа, протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.

Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 55-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).

Регистрационным индексом распорядительного документа, регистрируемого в порядке, определенном частью четвертой подпункта 125.2 настоящего пункта, является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный идентифицирующим разновидность документа буквенным или иным условным обозначением;

125.4. совместные распорядительные документы, протоколы совместных заседаний имеют составные регистрационные индексы, включающие порядковые регистрационные номера, присваиваемые им в организациях, их подготовивших;

125.5. регистрационными индексами докладных записок, справок и других информационно-справочных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел организации;

125.6. рассмотрение и исполнение внутренних документов осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов.

126. Функционирование информационно-поисковой системы по документам организации (далее – ИПС) обеспечивается в следующем порядке:

126.1. в организациях создаются традиционные (ручные) и автоматизированные ИПС. ИПС строятся на основе РКК, которые объединяются в картотеки и базы (банки) регистрационных данных;

126.2. при традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКК, которые могут объединяться в справочные и контрольные картотеки;

126.3. справочные картотеки делятся на две части: неисполненные (первая часть картотеки) и исполненные документы (вторая часть картотеки). РКК систематизируются по следующим признакам:

по номенклатуре дел организации (в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел организации или их индексами);

корреспондентскому (по наименованиям или условным обозначениям организаций, с которыми ведется переписка);

по исполнителям (по структурным подразделениям);

алфавитному (в алфавитном порядке фамилий, наименований объектов или предметов);

географическому (по наименованиям административно-территориальных единиц);

номинальному (по названию видов или разновидностей документов);

регистрационному (по порядку возрастания регистрационных номеров документов).

По мере исполнения документов РКК с необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй. Обязательно один экземпляр РКК на исполненные документы помещается в справочную картотеку, систематизированную по номенклатуре дел организации (в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел организации или их индексами).

127. Учет объема документооборота осуществляется в следующем порядке:

127.1. подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу учета принимается один экземпляр документа. Каждый документ учитывается один раз. Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ.

Отдельно учитываются полученные и созданные организацией документы, обращения граждан и юридических лиц.

Копии учитываются отдельно;

127.2. в организации проводится полный и (или) выборочный учет объема документооборота (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов, по исполнителям).

Учет и анализ объема документооборота в организации осуществляются под руководством службы ДОУ (лица, ответственного за ДОУ);

127.3. результаты учета объема документооборота обобщаются службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

ГЛАВА 10
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ПОРУЧЕНИЙ)

128. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, рассмотрения содержащихся в документах запросов, предложений и принятия по ним решений, подготовки ответов.

Контролю подлежат все зарегистрированные (входящие, исходящие и внутренние) документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.

Контроль осуществляют руководитель (заместитель руководителя) организации, служба ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ) и ответственные исполнители.

На контролируемых документах проставляется отметка о контроле.

129. Сроки исполнения документов (поручений) определяются в следующем порядке:

129.1. сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – со дня, следующего за днем регистрации документа в организации, если иное не установлено нормативными правовыми актами, распоряжениями Премьер-министра Республики Беларусь;

129.2. сроки исполнения документов (поручений) могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются нормативными правовыми актами, распоряжениями Премьер-министра Республики Беларусь.

Индивидуальные сроки исполнения документов (поручений) указываются в тексте документа или в резолюции руководителя;

129.3. документ (поручение), для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней;

129.4. если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее первого следующего за ним рабочего дня;

129.5. допускается изменение сроков исполнения документов (поручений). Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не позднее одной трети срока выполнения поручения или сразу же после получения задания, если иное не установлено нормативными правовыми актами, распоряжениями Премьер-министра Республики Беларусь. Изменение документируется: проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы.

130. Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и осуществлять иные необходимые для исполнения задания действия.

131. Организация контроля исполнения осуществляется в следующем порядке:

131.1. система контроля исполнения включает:

учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;

контроль за сроками исполнения;

проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов (поручений) с контроля;

учет и отчетность о результатах исполнения;

оценку состояния исполнительской дисциплины;

131.2. учет контролируемых документов (поручений) и контроль исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в РКК;

131.3. экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов, используются при формировании контрольной картотеки.

131.4. один экземпляр РКК остается в службе контроля и помещается в контрольную картотеку, второй передается исполнителю вместе с документом;

131.5. РКК группируются в контрольных картотеках по разделам, соответствующим числу дней месяца, согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам – согласно ожидаемым датам получения ответов.

В контрольной картотеке могут выделяться дополнительные разделы и рубрики для систематизации РКК по исполнителям и группам документов;

131.6. картотека ежедневно просматривается контрольной службой с целью информирования руководителя и исполнителей о приближении (истечении) сроков исполнения документов. Предупреждение исполнителей осуществляется за 2–3 дня до истечения установленного срока;

131.7. документ (поручение) снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного документально.

На исполненном документе оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

131.8. карточка с информацией, характеризующей исполнение, представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и снятия документа (поручения) с контроля.

131.9. информация о результатах исполнения документов (поручений) периодически обобщается и доводится до сведения руководства;

131.10. контрольные действия могут осуществляться с использованием АС ДОУ.

ГЛАВА 11
СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

132. Устанавливаются четыре вида номенклатуры дел: типовая, примерная, номенклатура дел организации, номенклатура дел структурного подразделения.

Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для однородных по характеру деятельности организаций и носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел организации устанавливает состав дел и индексы дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения и является обязательной для применения.

Номенклатура дел структурного подразделения устанавливает состав дел и индексы дел, заводимых в структурном подразделении организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения и служит основой для составления номенклатуры дел организации.

133. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ органов управления (вышестоящих организаций), подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые государственными органами, иными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые организациями, не указанными в частях второй и третьей настоящего пункта, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.

В типовых и примерных номенклатурах дел сроки хранения дел указываются в соответствии с требованиями подпункта 149.4 пункта 149 настоящей Инструкции.

134. Номенклатура дел организации составляется в каждой организации независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел.

При составлении номенклатуры дел организации на основе типовой номенклатуры дел индексы дел, заголовок каждого дела и сроки хранения дел переносятся в нее без изменений.

При составлении номенклатуры дел организации на основе примерной номенклатуры дел индексы включаемых в нее дел присваиваются с учетом принятых в организации правил индексации дел в соответствии с требованиями подпункта 149.1 пункта 149 настоящей Инструкции.

При использовании примерной номенклатуры дел по одному ее заголовку в номенклатуре дел организации допускается предусматривать несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, допускается объединять и включать в номенклатуру дел организации как один заголовок.

135. В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел организации является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации номенклатура дел организации используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

136. Номенклатура дел организации составляется на дела всей организации, номенклатура дел структурного подразделения составляется на дела каждого структурного подразделения организации.

137. Номенклатура дел организации составляется службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) по форме согласно приложению 3 на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел организации составляется ежегодно, подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), ЦЭК или экспертной комиссией (далее – ЭК) организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.

138. Номенклатура дел организации подлежит составлению на текущий год при создании новой организации, а также пересоставлению при значительных изменениях в структуре и (или) функциях (направлениях деятельности) организации.

139. Номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования республиканских государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами.

Номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования областных и зональных государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами, а по решению структурных подразделений по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов – с соответствующими структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.

Номенклатуры дел организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций (при их наличии).

Номенклатуры дел организаций, указанные в частях первой–третьей настоящего пункта, согласовываются один раз в пять лет, а также после значительных изменений в структуре и (или) функциях (направлениях деятельности) организации независимо от срока предыдущего согласования.

140. Номенклатуры дел организаций, подлежащие согласованию с государственными архивами в соответствии с требованиями частей первой и второй пункта 139 настоящей Инструкции, составляются в трех экземплярах. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации, третий – в государственный архив, источником комплектования которого является организация.

Номенклатуры дел организаций, подлежащие согласованию со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов в соответствии с требованиями части второй пункта 139 настоящей Инструкции, составляются в трех экземплярах. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации, третий – в структурное подразделение по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета для согласования, а после согласования – в государственный архив, источником комплектования которого является организация.

Номенклатуры дел организаций, подлежащие согласованию с ЦЭК вышестоящих организаций в соответствии с требованиями части третьей пункта 139 настоящей Инструкции, составляются в трех экземплярах. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации, третий – в вышестоящую организацию.

Номенклатуры дел организаций, не подлежащие согласованию с государственными архивами, структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, ЦЭК вышестоящих организаций, составляются в двух экземплярах. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации.

141. После утверждения номенклатуры дел организации из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки из номенклатуры дел организации передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.

Допускается вместо выписок из номенклатуры дел организации использовать электронное отображение номенклатуры дел организации, доступ к которому имеют все работники организации.

142. Номенклатуры дел структурных подразделений составляются по форме согласно приложению 4.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), ЭК этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем структурного подразделения.

143. При наличии в организации общественной организации ее номенклатура дел составляется по форме согласно приложению 4. Дела общественной организации включаются в конец номенклатуры дел организации самостоятельным разделом.

144. При составлении номенклатуры дел организации используются устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, структура и штатная численность, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, инструкция по делопроизводству в организации, должностные (рабочие) инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел организации за предыдущие годы, нормативные правовые акты, локальные правовые акты, устанавливающие перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения и (или) перечни документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения, а также перечни документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения (далее – перечни), учетно-регистрационные формы, справочные картотеки. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

145. В номенклатуру дел организации включаются заголовки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, в том числе учетно-регистрационных форм (журналов, книг) и справочных картотек, информационных ресурсов.

В номенклатуру дел организации также включаются заголовки дел с документами, образующимися в процессе деятельности коллегиальных органов, комитетов и комиссий.

В номенклатуру дел организации не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания, вспомогательные документы.

146. Структурными элементами номенклатуры дел организации являются разделы (подразделы).

147. Номенклатура дел организации составляется по структурному принципу (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации), функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями (направлениями деятельности) организации) или структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями (направлениями деятельности) организации).

В бесструктурных организациях, а также в организациях с часто меняющейся структурой номенклатура дел организации составляется по функциональному принципу.

Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел организации, составленной по структурному принципу, являются наименования структурных подразделений организации.

Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел организации, составленной по функциональному принципу, являются управленческие функции (направления деятельности) организации.

Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел организации, составленной по структурно-функциональному принципу, являются наименования структурных подразделений организации и управленческие функции (направления деятельности) организации.

Наименования органов управления и контрольных органов организации в порядке значимости указываются в начале номенклатуры дел организации в качестве самостоятельных разделов (подразделов).

При отсутствии в организации органов управления и контрольных органов в первый раздел номенклатуры дел организации включаются дела службы ДОУ.

148. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги стандартного формата А4.

149. Графы номенклатуры дел организации заполняются в следующем порядке:

149.1. в графе 1 номенклатуры дел организации указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами. Индекс дела состоит из номера раздела (подраздела) номенклатуры дел организации и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела).

Номер раздела (подраздела) и порядковый номер дела в пределах данного раздела (подраздела) разделяется дефисом.

Индексы дел, в которые помещены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения или информацию, составляющую коммерческую тайну, дополняются через дефис соответственно строчными литерами «дсп» или «кт» в порядке, установленном актами законодательства.

Составные части индекса дела, состоящие из одной арабской цифры, допускается дополнять цифрой «0».

Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел организации следующего года под тем же индексом.

В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел организации предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года;

149.2. в графе 2 номенклатуры дел организации указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел.

В состав заголовка дела включаются указание вида заводимого дела (документы, переписка, дело) или вида (разновидности) документов и название темы (содержание) дела.

В заголовки определенных категорий дел дополнительно включаются:

указание автора документов (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или наименование должности служащего лица, издающего документы);

указание адресата или корреспондента документов (наименование организации или лица, с которым ведется переписка);

географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относится содержание документов дела;

указание на копийность документов, включенных в дело. В конце заголовка ставится точка, после которой указывается слово «Копия» или «Копии».

Термин «Документы» используется в заголовке дела:

при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два-три основных вида (разновидностей) документов, включенных в дело;

при объединении в одном деле документов-приложений к документу или группе документов.

Термин «Дело» используется в заголовке дела при объединении в деле различных видов (разновидностей) документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения, а также в названиях личных, судебных, арбитражных, пенсионных, аттестационных дел.

Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке дела обобщенно.

Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их наименования в заголовке дела не указываются.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы.

Если дело состоит из одного документа, то в заголовке дела указываются вид (разновидность) документа, его содержание, автор и дата.

В номенклатуре дел организации однородным делам, включенным в различные разделы (подразделы), присваиваются одинаковые заголовки.

Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело, в том числе «Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка», и определения, в которых вид документа заменен действием, в том числе «Исследование …», «Рассмотрение …», «Обеспечение …», а также вводные слова и сложные синтаксические обороты.

Заголовки дел допускается уточнять в процессе формирования дел.

Заголовки дел в разделах (подразделах) номенклатуры дел организации систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

нормативные правовые акты;

уставы организаций;

документы о создании, государственной регистрации, переименовании, реорганизации, ликвидации (прекращении деятельности) организаций;

распорядительные и методические документы вышестоящих организаций;

государственные программы и документы по их выполнению;

распорядительные документы организации;

организационные документы организации;

протоколы;

планы;

отчеты;

договоры;

справочно-информационные документы;

переписка;

учетно-регистрационные формы;

описи дел структурных подразделений;

номенклатура дел организации и выписки из нее.

Порядок систематизации заголовков дел, не указанных в части пятнадцатой настоящего подпункта, определяется лицом, составляющим номенклатуру дел организации.

Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения.

149.3. графа 3 номенклатуры дел организации заполняется по окончании делопроизводственного года. В ней указывается количество томов, частей дел, заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком;

149.4. в графе 4 номенклатуры дел организации указываются сроки хранения дел, номера пунктов по перечню, иному нормативному правовому акту. В случае указания срока хранения дела по иному нормативному правовому акту дополнительно указываются вид и название соответствующего утвержденного нормативного правового акта, а также вид, дата и регистрационный номер утверждающего его нормативного правового акта или вид соответствующего нормативного правового акта, его дата и регистрационный номер.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, иных нормативных правовых актах, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с государственными архивами, структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов или ЦЭК вышестоящих организаций в порядке, установленном пунктом 139 настоящей Инструкции для согласования номенклатур дел.

В процессе деятельности организации могут образовываться документы временного хранения, срок хранения которых после проведения экспертизы ценности может продлеваться. К сроку хранения таких документов и дел добавляется отметка «ЭПК»;

149.5. в графе 5 номенклатуры дел организации проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и регистрационных индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, об электронных делах (ЭД), информационных ресурсах (ИР), гибридных делах (ГД) и иные необходимые отметки.

150. В конце номенклатуры дел организации перед реквизитом «Подпись» указываются виды, даты, регистрационные номера и названия нормативных правовых актов, локальных правовых актов, устанавливающих перечни, иных нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел.

151. По окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации (лицом, ответственным за ДОУ) на отдельном листе составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 5. Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел помещается в конце номенклатуры дел организации.

Итоговые записи о категориях и количестве заведенных дел к выпискам из номенклатуры дел организации (при их наличии) составляются по этой же форме и подписываются руководителями структурных подразделений (общественных организаций) или работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел номенклатуры дел организации, передаются в архив организации. Отметка «Итоговые сведения переданы в архив организации» подписывается и датируется лицом, передавшим сведения.

ГЛАВА 12
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

152. Документы формируются в дела работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, или лицами, ответственными за формирование соответствующих дел. В бесструктурных организациях формирование дел осуществляют работник, выполняющий функции службы ДОУ в организации, или работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации.

Обеспечение правильного формирования дел в делопроизводстве осуществляют служба ДОУ (лицо, ответственное за архив) и архив организации. Правильность формирования дел проверяется при передаче дел в архив организации и в государственный архив, если организация является источником комплектования государственного архива.

153. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документа и направлении его в дело. При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении документа и направлении его в дело и других необходимых реквизитов документов.

154. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений допускается их группировка в отдельные дела.

155. Объем дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

156. Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: номинальный, вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный, корреспондентский, географический.

157. Распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров.

Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела и систематизируются в порядке возрастания их номеров.

Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения.

Распорядительные документы определенной разновидности (о внесении изменений в штатное расписание, о командировании, о предоставлении отпусков и иных разновидностей), регистрируемые отдельно в соответствии с требованиями подпунктов 125.3 и 125.4 пункта 125 настоящей Инструкции, группируются в отдельные дела.

Организационные документы, в том числе уставы, положения, инструкции, штатные расписания, формируются в отдельные дела. Организационные документы, утвержденные распорядительными документами и протоколами, допускается формировать в дела вместе с указанными документами как приложения к ним.

Протоколы группируются в дела отдельно по видам (разновидностям) и систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.

Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия. Отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Документы личного дела систематизируются в порядке, установленном актами законодательства.

Обращения граждан и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в порядке, предусмотренном Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. № 1786.

Лицевые счета по начислению заработной платы работникам организации группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий работников или по структурным подразделениям и алфавиту фамилий работников в пределах структурного подразделения.

ГЛАВА 13
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

158. Экспертиза ценности документов осуществляется в организации постоянно действующей ЦЭК (ЭК), создаваемой и действующей в порядке, установленном главами 7–9 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143.

159. Непосредственный отбор документов на хранение в архив организации и выделение к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в процессе деятельности которых они были образованы, в бесструктурных организациях – работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации.

160. По результатам экспертизы ценности и отбора документов на хранение или уничтожение составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

ГЛАВА 14
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

161. Дела организации подлежат оформлению при их заведении в делопроизводстве и при подготовке к передаче в архив организации.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений организации, в которых они формируются или были сформированы. В бесструктурных организациях оформление дел осуществляется работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации.

Оформление дел осуществляется под контролем и при методической помощи службы ДОУ (лица, ответственного за ДОУ) и архива организации. Правильность оформления дел проверяется при передаче дел в архив организации и в государственный архив, если организация является источником комплектования государственного архива.

162. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

163. Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает заведение обложки и оформление на ее лицевой стороне реквизитов в соответствии с номенклатурой дел организации. На обложке дела указываются:

наименование вышестоящей организации (при ее наличии);

наименование организации;

наименование структурного подразделения (общественной организации) или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел организации;

индекс дела по номенклатуре дел организации;

заголовок дела;

год, в котором заводится дело;

срок хранения дела.

164. Полное оформление дела предусматривает:

нумерацию листов в деле;

составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных пунктом 166 настоящей Инструкции);

составление листа-заверителя дела (тома, части);

оформление и уточнение реквизитов обложки дела;

подшивку или переплет дела.

Перед полным оформлением дела проверяется правильность систематизации документов дела в соответствии с требованиями главы 12 настоящей Инструкции.

Если в течение делопроизводственного года сформировано несколько томов (частей) дела, то каждый том (часть) оформляется отдельно в соответствии с требованиями, установленными пунктами 165–170 настоящей Инструкции.

165. Листы в деле, кроме листа-заверителя дела, нумеруются в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов, арабскими цифрами черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы каждого тома (части) дела нумеруются отдельно.

Лист-заверитель дела не нумеруется. К каждому тому (части) дела составляется отдельный лист-заверитель.

Лист с плотно наклеенными документами, в том числе фотографиями, вырезками, выписками, нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно.

Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте (каждый лист вложения в конверте).

Сформированные в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело.

При наличии большого количества ошибок (более 20) в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов, которые указываются строчными буквами без пробела.

166. К делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, судебные, личные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 6.

Во внутренней описи документов дела указываются порядковые номера документов в деле, даты, регистрационные индексы, названия и (или) заголовки документов и номера листов дела, на которых расположен каждый документ.

Во внутренней описи документов дела с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка указываются предписываемые действия (прием, перевод, увольнение и иные предписываемые действия) с указанием фамилий, собственных имен, отчеств (если таковые имеются) конкретных работников. Если в одном распорядительном документе по личному составу содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи документов дела под самостоятельным порядковым номером. Если в одном распорядительном документе по личному составу одно предписываемое действие распространяется на широкий круг работников, их фамилии, собственные имена, отчества (если таковые имеются) во внутренней описи документов дела допускается не указывать.

В конце внутренней описи документов дела делается итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количество листов внутренней описи документов дела.

Внутренняя опись документов дела подписывается лицом, составившим внутреннюю опись документов дела, и помещается в начале дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи документов дела, составленная по установленной форме внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

Изменения состава документов дела, в том числе изъятие, выемка, включение документов, замена их копиями, отражаются во внутренней описи документов дела в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая внутренняя опись документов дела и (или) итоговая запись к внутренней описи документов дела. Предыдущие внутренние описи документов дела и итоговые записи к ним зачеркиваются одной наклонной чертой, но сохраняются в деле.

167. Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется посредством оформления отдельного листа-заверителя дела по форме согласно приложению 7 и помещается в конце дела. Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя дела, составленный по установленной форме лист-заверитель дела подклеивается за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела.

В листе-заверителе дела цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи документов дела (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложений (листов вложений). Количество листов внутренней описи документов дела указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).

Лист-заверитель дела подписывается лицом, составившим заверительную надпись, с указанием должности служащего, расшифровки подписи и даты составления.

При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись посредством оформления нового листа-заверителя дела. Предыдущая заверительная надпись зачеркивается одной наклонной чертой, но сохраняется в деле.

168. Обложки дел оформляются по форме согласно приложению 8.

169. При оформлении обложки дела соблюдаются следующие правила:

169.1. наименование вышестоящей организации (при ее наличии), организации и структурного подразделения (общественной организации) указывается полностью в именительном падеже. Если организация или вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается ниже полного наименования в скобках.

Если в период формирования дела наименование вышестоящей организации, организации или структурного подразделения изменялось, то прежнее наименование заключается в скобки, а выше указывается новое наименование.

Если в период формирования дела оно было передано в другую организацию или структурное подразделение, то наименование организации или структурного подразделения, в котором дело было начато, заключается в скобки, а выше указывается наименование организации или структурного подразделения, в которое дело было передано.

Если организация, в которую было передано дело, имеет иную вышестоящую организацию, чем организация, в которой дело было заведено, наименование вышестоящей организации, указанное на обложке при заведении дела, заключается в скобки, а выше указывается наименование вышестоящей организации для той организации, в которую дело было передано;

169.2. индексы и заголовки дел на обложках указываются в соответствии с номенклатурой дел организации. При пересоставлении номенклатуры дел организации в течение делопроизводственного года и изменении индекса дела прежний индекс заключается в скобки, а новый указывается над ним;

169.3. если в течение делопроизводственного года сформировано несколько томов (частей) дела, то на обложке каждого тома (части) указывается слово «Том» («Часть») и его номер;

169.4. в заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера.

В заголовках дел с личными карточками уволенных работников или лицевыми счетами по начислению заработной платы работникам организации, состоящих из двух и более томов, указываются первые буквы фамилий первого и последнего работников, чьи личные карточки или лицевые счета включены в том.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается;

169.5. на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело).

Дата (крайние даты) на обложке дела обозначаются цифровым способом арабскими цифрами.

Датой дела является год, к которому относятся включенные в него документы.

Крайними датами дела являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Дата самого раннего включенного в дело документа указывается после слова «Начато:», дата самого позднего включенного в дело документа – после слова «Окончено:». Элементы даты указываются в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.

Даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами по начислению заработной платы работникам организации включают только год.

На обложке дела дата не указывается, если она отражена в заголовке дела.

Датой дела, содержащего один документ, является дата этого документа, указываемая в заголовке дела.

Крайними датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме на работу (назначении на должность служащего) и увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника, на которого заведено дело, если иное не установлено законодательством.

Если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, под датой дела делается отметка «Имеются документы за … год(ы)».

Если дело было начато в одной организации, а окончено в другой, на обложке проставляют три даты: после слова «Начато:» дробью в числителе – дата заведения дела в первой организации, в знаменателе – дата поступления дела в другую организацию, ниже после слова «Окончено:» – дата окончания дела во второй организации.

Если дата документа или отдельные ее элементы определены приблизительно, в том числе на основании анализа содержания документов дела, то при оформлении на обложке они заключаются в квадратные скобки;

169.6. количество листов в деле выносится на обложку из листа-заверителя дела;

169.7. срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел организации. Дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока на обложке дела не указываются. На обложках дел постоянного хранения указывается: «Хранить постоянно». Если в период формирования дела срок хранения изменялся, то на обложке дела прежний срок хранения заключается в скобки, а выше указывается новый срок хранения или оформляется новая обложка дела;

169.8. при внесении дела в опись дел структурного подразделения на обложке дела проставляется архивный шифр (номер фонда, описи и дела по описи);

169.9. на обложке дела, подлежащего передаче в государственный архив, предусматривается место для наименования соответствующего государственного архива. Наименование государственного архива на обложке дела оформляется при его подготовке к передаче на постоянное хранение в государственный архив;

169.10. реквизиты обложки дела оформляются с использованием свето- и водостойких чернил, туши или шариковой ручки. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела.

170. Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы, в том числе булавки, скобы, скрепки, из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов, имеющих особенности художественного оформления, материальной основы документа, содержащих в оформлении материальные ценности, или состоящие из неформатных документов, хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).

171. Дела временного (до 10 лет) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи документов дела и заверительные надписи не составляются.

ГЛАВА 15
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

172. Описи дел структурных подразделений составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел структурных подразделений составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, дела со специальной документацией. В описи дел структурных подразделений включаются заголовки дел, прошедших экспертизу ценности, сформированных и оформленных в установленном порядке. Заголовок каждого тома (части) дела вносится в опись дел структурного подразделения под самостоятельным порядковым номером в соответствии с правилами, установленными пунктом 177 настоящей Инструкции.

На электронные дела составляются отдельные описи дел структурных подразделений в порядке, установленном Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях и Правилами работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций.

173. Описи дел структурных подразделений составляются в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, в бесструктурных организациях – работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации.

174. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации по форме согласно приложению 9 составляются под методическим руководством архива организации.

175. Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года. Своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений обеспечивают руководители этих подразделений, в бесструктурных организациях – работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации.

176. Перед внесением заголовков дел в опись дел структурного подразделения проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации, производится полистный просмотр дел. При просмотре дела проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, нумерация листов дела, наличие и правильность оформления внутренней описи документов дела в случаях, определенных частью первой пункта 166 настоящей Инструкции, наличие и правильность оформления заверительной надписи, качество подшивки или переплета. Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях, в бесструктурных организациях – работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел организации, структурным подразделением принимаются меры по их розыску (в бесструктурных организациях – работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации. Обнаруженные дела включаются в опись дел структурного подразделения. Если поиск оказался безрезультатным, то на отсутствующие дела составляется справка с изложением причин их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения (в бесструктурных организациях – работником, ответственным за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации.

177. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие правила:

заголовки дел включаются в опись дел структурного подразделения того года, в котором они были начаты делопроизводством или поступили в организацию для продолжения ведения в делопроизводстве;

заголовки дел, начатых делопроизводством в одном структурном подразделении, а затем продолженных в другом, включаются в опись дел того структурного подразделения, в котором они были закончены;

заголовки дел с планами, отчетами, сметами включаются в опись дел структурного подразделения того года, на который или за который указанные документы были составлены, независимо от даты их составления;

заголовки дел с планами, программами, рассчитанными на несколько лет, включаются в опись дел структурного подразделения по начальному году действия указанных документов;

заголовки дел с итоговыми отчетами о выполнении таких планов, программ включаются в опись дел структурного подразделения по последнему году действия плана, программы;

в описи дел структурного подразделения по личному составу заголовки дел систематизируются по номинальному признаку;

порядок нумерации дел в описи дел структурного подразделения – валовый;

графы описи дел структурного подразделения заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

перенос текста заголовка дела на другую страницу описи дел структурного подразделения не допускается;

при внесении в опись дел структурного подразделения заголовков дел с копиями документов в заголовках соответствующих дел указывается копийность документов;

заголовки переходящих дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в опись дел структурного подразделения по году заведения дел. При составлении описей дел структурного подразделения последующих лет, в течение которых формирование переходящих дел было продолжено, в них за последней описательной строкой каждого года делаются ссылки на номера дел по описи дел структурного подразделения того года, в которую заголовки этих переходящих дел были включены;

графа описи дел структурного подразделения «Примечание» используется для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и иных отметок.

178. Описи дел структурных подразделений имеют номера. Номер описи дел структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел структурного подразделения по личному составу добавляется без пробела буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения – «в».

179. В конце описи дел структурного подразделения (за последней описательной строкой) составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, внесенных в данную опись, первый и последний номера дел по описи дел структурного подразделения, оговариваются особенности нумерации дел в описи дел структурного подразделения (литерные и пропущенные номера).

180. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности служащего, расшифровки подписи и даты составления, согласовывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за ДОУ), ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и утверждается руководителем структурного подразделения.

181. Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, а при наличии ЭК структурного подразделения – в трех. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания ЭК.

Описи дел структурных подразделений могут создаваться в виде документа в электронном виде, в том числе электронного документа, в порядке, установленном в пунктах 172–180 настоящей Инструкции, если АС ДОУ, иная информационная система организации обеспечивают их целостность в течение установленных сроков хранения.

182. На обложках дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел в соответствии с описью дел структурного подразделения.

183. При наличии в организации общественной организации ее документы включаются в отдельную опись дел, составляемую по форме, установленной для описей дел структурных подразделений. Дела общественной организации передаются в архив организации в порядке, установленном для передачи дел структурных подразделений, и включаются в годовые разделы сводной описи дел.

ГЛАВА 16
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

184. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации.

Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями главы 15 настоящей Инструкции.

185. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив организации осуществляется по согласованию с архивом организации по описям дел структурных подразделений или по номенклатуре дел организации.

186. При наличии структурных подразделений дела передаются в архив организации по графику приема дел в архив организации.

При передаче дел в архиве организации проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

Дела передаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения. Во всех экземплярах описи дел структурного подразделения в графе «Примечание» каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии или отсутствии дел. В конце каждого экземпляра описи дел структурного подразделения цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив организации дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей служащих, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.

Сверенные с описью дел структурного подразделения дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см или помещаются в архивные коробки. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи дел структурного подразделения корешками на обе стороны. Дела доставляются в архив организации работниками структурных подразделений.

187. Передача электронных дел в архив организации осуществляется в порядке, установленном Правилами работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций.

ГЛАВА 17
УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

188. Отбор дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют работники, ответственные за ведение делопроизводства, в бесструктурных организациях – работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК (ЭК) организации.

189. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

190. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации или на дела отдельного структурного подразделения. На документы и дела с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт по форме, установленной для акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Если в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, включены дела нескольких структурных подразделений, то наименование каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

191. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 10. В акте о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, указываются:

заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел;

дата дела или крайние даты дел. Допускается указывать только год (годы);

регистрационные индексы номенклатур дел организации, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела, или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10 лет, в том числе по личному составу), номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела или документы были выделены к уничтожению. Если групповой заголовок однородных дел включает дела за несколько лет, допускается указывать только регистрационный индекс последней номенклатуры дел, в которой были учтены выделяемые к уничтожению дела;

индексы дел по номенклатуре дел организации или номера дел по описи дел;

количество дел (томов, частей) (каждый том учитывается как отдельное дело);

сроки хранения дел и номера пунктов по перечню, иному нормативному правовому акту.

192. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации после утверждения им сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) постоянного хранения (при ее наличии) и сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) по личному составу, составленных и оформленных в соответствии с требованиями глав 14, 15 и 17 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, акта о выделении к уничтожению документов и дел с отметкой «ЭПК», не подлежащих хранению (при его наличии).

Акт о выделении к уничтожению документов и дел с отметкой «ЭПК», не подлежащих хранению, организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовывается с соответствующими государственными архивами или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.

193. Документы и дела с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после утверждения руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, в соответствии с требованиями пункта 192 настоящей Инструкции.

194. Отобранные к уничтожению и включенные в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется товарно-транспортной накладной (актом сдачи-приемки). Дата сдачи и номер товарно-транспортной накладной (акта сдачи-приемки), а также вес документов указывается в акте о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Уничтожение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь запрещается.

ГЛАВА 18
ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

195. С момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

196. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел организации. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел организации.

Электронные носители с фонограммами заседаний коллегиальных органов хранятся у секретаря коллегиального органа. Отметки о дате заседания и времени записи делаются на упаковке носителей.

197. Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям организации, сторонним организациям и в случаях, определенных законодательством, гражданам.

Выдача документов и дел сторонней организации производится на основании запроса этой организации и резолюции руководителя организации.

Выдача документов и дел гражданам осуществляется в соответствии с законодательством.

Изъятие (выемка) документов из дел постоянного хранения производится с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа.

198. Для контроля за возвратом на место выданного (изъятого) из дела документа помещается листок-заместитель документа по форме согласно приложению 11. Для контроля за возвратом дел составляется карта-заместитель дела по форме согласно приложению 12.

ГЛАВА 19
ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

199. Используемые в организации форматы файлов документов в электронном виде должны обеспечивать их целостность, возможность воспроизведения формы внешнего представления на всех этапах обработки и хранения.

Внутренние документы организации в электронном виде (файлы общей части электронных документов), в том числе электронные копии и электронные отображения документов на бумажном носителе, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения или с отметкой «ЭПК», включая приложения, должны быть представлены в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2).

Документы в электронном виде (файлы общей части электронных документов), в том числе электронные копии и электронные отображения документов на бумажном носителе, включая приложения, направляемые в сторонние организации, должны быть представлены в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2).

200. Подготовка документов в электронном виде осуществляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

201. Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление текста и реквизитов в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) при его внешнем представлении должно соответствовать требованиям, установленным в главах 5–7 настоящей Инструкции.

При подготовке документов в электронном виде могут использоваться шаблоны документов в электронном виде. Состав реквизитов в заголовочной части шаблонов документов в электронном виде и их расположение должны соответствовать оформлению реквизитов бланка документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь.

202. В документах в электронном виде при оформлении реквизитов «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Виза», «Подпись», в состав которых входит собственноручная подпись, все составные части таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа). В качестве эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП или иные аналоги собственноручной подписи в случаях, предусмотренных частью второй настоящего пункта.

Допускается подписывать, согласовывать, утверждать внутренние документы в электронном виде без использования ЭЦП, если иное не установлено законодательством, при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ.

203. Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный индекс» в документах в электронном виде вносятся в его формуляр полностью, если это не нарушает целостность и подлинность документа после его подписания (утверждения). В иных случаях реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный индекс» отражаются в учетно-регистрационных формах (РКК, журнале) на бумажном или электронном носителе. Допускается включение в формуляр документа в электронном виде составных частей реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс», известных до подписания документа в электронном виде (месяц и год, индекс дела по номенклатуре дел организации).

204. Реквизит «Резолюция» в документах в электронном виде отражается в учетно-регистрационных формах (РКК, журнале) на бумажном или электронном носителе или оформляется листом резолюции, содержание которой переносится в учетно-регистрационные формы (РКК, журнал) на бумажном или электронном носителе.

205. Внешнее согласование электронных документов осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 36 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях.

Внутреннее согласование электронных документов осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 35 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях.

Внешнее и внутреннее согласование документов в электронном виде в информационных системах, в которых реализуется электронное информационное взаимодействие, осуществляется в порядке, определенном регламентами или положениями о них.

206. Внешнее и внутреннее согласование иных документов в электронном виде, не указанных в пункте 205 настоящей Инструкции, без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее документ, если иное не установлено законодательством.

207. Сведения о лицах, согласовавших (завизировавших) документ в электронном виде (наименования должностей служащих, инициалы, фамилии), и даты согласования (визирования) отражаются в учетно-регистрационных формах (РКК, журнале) на бумажном или электронном носителе или оформляются листом согласования, содержание которого переносится в учетно-регистрационные формы (РКК, журнал) на бумажном или электронном носителе.

При внешнем согласовании документов в электронном виде письмом или протоколом названия согласующих документов, их авторы, даты и регистрационные индексы вносятся в формуляр документа в электронном виде и отражаются в учетно-регистрационных формах (РКК, журнале) на бумажном или электронном носителе.

208. Реквизиты «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящего документа)» в документах в электронном виде отражаются в учетно-регистрационных формах (РКК, журнале) на бумажном или электронном носителе.

209. Прием и отправка документов в электронном виде осуществляется службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ).

Допускается прием и отправка документов в электронном виде, включенных в перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ, разрабатываемый в соответствии с подпунктом 122.2 пункта 122 настоящей Инструкции, структурными подразделениями (работниками) организации без участия службы ДОУ.

Прием и отправка документов в электронном виде без использования ЭЦП допускаются по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать автора документа, если иное не установлено законодательством.

При пересылке электронных копий и электронных отображений документов на бумажном носителе, включая приложения, они должны быть выполнены в соответствии с требованиями пункта 58 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях.

После отправки документа в электронном виде досылка его экземпляра на бумажном носителе (при наличии) не требуется, если законодательством не установлено иное.

210. При получении документов в электронном виде проверяются наличие всех указанных приложений, возможность их воспроизведения, соответствие установленным форматам, отсутствие компьютерных вирусов. При получении документов в электронном виде, подписанных ЭЦП, дополнительно проверяется их целостность и подлинность.

211. При положительном результате проверки документы подлежат дальнейшей обработке.

В случае обнаружения ошибок, в том числе отрицательных результатов проверки ЭЦП, отсутствия приложений, несоответствия установленным форматам, некорректного воспроизведения содержания, наличия компьютерных вирусов, организации-отправителю направляется уведомление об отказе в приеме и регистрации.

212. Документы в электронном виде подлежат регистрации в соответствии с требованиями пункта 122 настоящей Инструкции.

213. Учетно-регистрационные данные о документах в электронном виде и связи между ними и самими документами сохраняются в неизменном и доступном для воспроизведения и восприятия человеком виде с момента создания или получения до передачи в архив организации или уничтожения документов в электронном виде. При передаче документов в электронном виде внутри организации или при отправке за пределы организации вместе с ними передаются их учетно-регистрационные данные.

214. При пересылке по электронной почте документ в электронном виде прикрепляется в виде приложения (файла) к сообщению электронной почты.

215. Документы в электронном виде допускается:

экспортировать в АС ДОУ, иные информационные системы;

распечатывать на бумажном носителе.

216. При экспорте документа в электронном виде в АС ДОУ, иные информационные системы с документом экспортируется (распечатывается) сопроводительное сообщение, иные сведения, содержащиеся в сообщении, если документ в электронном виде не содержит реквизит «Дата документа» или к нему не приложена учетно-регистрационная форма, в иных случаях, когда указанная информация необходима для подтверждения факта и условий отправки (получения) документа и (или) может быть использована в целях доказательства, подтверждения, свидетельства.

217. Контроль исполнения документов в электронном виде осуществляется в соответствии с требованиями главы 10 настоящей Инструкции.

218. Формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях, указанных в главах 12 и 14 настоящей Инструкции, и требований главы 8 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях.

219. В деятельности организаций допускается формирование гибридных дел в том случае, когда в пределах одного дела объединяются документы, часть которых поступила в организацию по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота или была создана в организации в виде документа в электронном виде, а часть документов поступила в организацию или была создана в организации на бумажном носителе. При этом в номенклатуре дел организации делается отметка в соответствии с подпунктом 149.5 пункта 149 настоящей Инструкции.

Гибридное дело существует только на стадии оперативного хранения. Гибридные дела временного (до 10 лет) хранения после окончания делопроизводственного года не подлежат полному оформлению и хранятся в течение установленных сроков.

В организациях, в архивах которых созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности в соответствии с требованиями пункта 227 настоящей Инструкции, гибридные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при подготовке к передаче в архив организации подлежат полному оформлению в два самостоятельных дела: документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе, документы в электронном виде формируются в электронное дело. Указанным делам присваивается одинаковые индекс и заголовок по номенклатуре дел организации.

В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности в соответствии с требованиями пункта 227 настоящей Инструкции, не допускается формировать гибридные дела документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В случае поступления таких документов в организацию по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота и на бумажном носителе применяются требования пунктов 223 и 224 настоящей Инструкции.

220. Оперативное хранение документов в электронном виде осуществляется в соответствии с требованиями главы 9 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях.

Место хранения электронных и гибридных дел до их передачи в архив организации или выделения к уничтожению определяется организацией самостоятельно и закрепляется в номенклатуре дел организации с указанием при необходимости названия информационной системы, в которой они хранятся.

221. Экспертиза ценности документов в электронном виде осуществляется в порядке, установленном главой 13 настоящей Инструкции, а также иными актами законодательства.

222. При хранении и использовании документов в электронном виде обеспечивается их доступность для всех заинтересованных работников организации в соответствии с установленными обязанностями и правами доступа.

223. Документы в электронном виде подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе.

224. В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности в соответствии с требованиями пункта 227 настоящей Инструкции, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения или с отметкой «ЭПК», оформленных и подписанных в установленном порядке. При отсутствии бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе.

225. Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, за исключением документов с отметкой «ЭПК», хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации обеспечивают их целостность в течение установленных сроков хранения.

226. При наличии идентичных по содержанию документов в электронном виде и на бумажном носителе документы в электронном виде хранятся до минования надобности. Уничтожение документов в электронном виде постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется не ранее утверждения в установленном порядке сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел), содержащих документы на бумажном носителе и в электронном виде.

227. Хранение документов в электронном виде постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения без бумажных аналогов допускается в случае, если:

документы в электронном виде созданы или получены в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2);

АС ДОУ, иная информационная система позволяют формировать электронные дела в соответствии с требованиями главы 8 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях;

АС ДОУ, иная информационная система позволяют передавать электронные дела в архив организации в соответствии с требованиями главы 10 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях и главы 4 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций;

информационная система архива организации соответствует требованиям Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций.

228. Передача в архив организации и выделение к уничтожению электронных дел и документов в электронном виде осуществляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и иных актов законодательства.

Источник

Постановлением Минюста от 10.01.2024 N 2 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. N 4» изложена в новой редакции Инструкция по делопроизводству. В ней, в частности, скорректированы нормы, касающиеся особенностей работы с документами в электронном виде. Постановление вступает в силу с 01.07.2024.

1. Форматы файлов документов в электронном виде

С 01.07.2024 будут изменены требования к форматам файлов документов в электронном виде, которые используются в организации. Так, эти форматы должны будут обеспечивать (ч. 1 п. 199 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):

— целостность документов;

— возможность воспроизведения формы внешнего представления на всех этапах обработки и хранения.

Примечание
Электронный документ имеет следующие формы представления (ст. 18 Закона N 113-З):
— форму внутреннего представления. Ею является запись информации, составляющей электронный документ, на электронном носителе информации;
— форму внешнего представления. Ею является воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.

По новым правилам в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2) должны быть представлены следующие документы (ч. 2, 3 п. 199 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):

— внутренние документы организации в электронном виде (файлы общей части электронных документов), в том числе электронные копии и электронные отображения документов на бумажном носителе, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения или с отметкой «ЭПК«, включая приложения;

— документы в электронном виде (файлы общей части электронных документов), в том числе электронные копии и электронные отображения документов на бумажном носителе, включая приложения, направляемые в сторонние организации.

Примечание
Электронный документ состоит из двух частей — общей и особенной.
Общая часть состоит из информации, составляющей содержание документа.
Особенная часть состоит из одной или нескольких ЭЦП. Данная часть может содержать штамп времени, а также дополнительные данные, необходимые для проверки ЭЦП и идентификации электронного документа, которые устанавливаются ТНПА (ст. 17 Закона N 113-З).

2. Реквизиты документов в электронном виде

Сохранится требование о том, что документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. При этом будет дополнено, что расположение и оформление не только реквизитов, но и текста в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) при его внешнем представлении должно соответствовать требованиям Инструкции по делопроизводству (ч. 1 п. 201 Инструкции по делопроизводству в новой редакции, п. 220 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции).

Примечание
Формуляр документа — совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности на бумажном носителе или в форме внешнего представления документа в электронном виде (абз. 33 ч. 1 п. 3 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Как и сейчас, при подготовке документов в электронном виде можно будет использовать шаблоны документов в электронном виде. С 01.07.2024 будет уточнено, что состав реквизитов в заголовочной части таких шаблонов и их расположение должны соответствовать оформлению реквизитов бланка документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь (ч. 2 п. 201 Инструкции по делопроизводству в новой редакции, п. 223 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции).

Особенности оформления и отражения реквизитов в учетно-регистрационных формах по новым правилам изложены в таблице 1:

Таблица 1

Наименование реквизита

Особенности оформления и отражения реквизитов в учетно-регистрационных формах

«Гриф утверждения»,

«Гриф согласования»,

«Виза»,

«Подпись»

1. Все составные части таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) (ч. 1 п. 202 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

2. Сведения о лицах, согласовавших (завизировавших) документ в электронном виде (наименования должностей служащих, инициалы, фамилии), и даты согласования (визирования) (ч. 1 п. 207 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):

— или отражают в учетно-регистрационных формах (регистрационно-контрольной карточке (далее — РКК), журнале) на бумажном или электронном носителе;

— или оформляют листом согласования, содержание которого переносится в учетно-регистрационные формы (РКК, журнал) на бумажном или электронном носителе.

3. При внешнем согласовании документов в электронном виде письмом или протоколом названия согласующих документов, их авторы, даты и регистрационные индексы вносят в формуляр документа в электронном виде и отражают в учетно-регистрационных формах (РКК, журнале) на бумажном или электронном носителе (ч. 2 п. 207 Инструкции по делопроизводству в новой редакции)

«Дата документа»,

«Регистрационный индекс»

1. Вносятся в формуляр документа в электронном виде полностью, если это не нарушает целостность и подлинность документа после его подписания (утверждения).

2. В иных случаях отражаются в учетно-регистрационных формах (РКК, журнале) на бумажном или электронном носителе.

3. Допускается включение в формуляр документа в электронном виде составных частей реквизитов, известных до подписания документа в электронном виде (месяц и год, индекс дела по номенклатуре дел организации) (п. 203 Инструкции по делопроизводству в новой редакции)

«Резолюция»

Данный реквизит:

— или отражается в учетно-регистрационных формах (РКК, журнале) на бумажном или электронном носителе;

— или оформляется листом резолюции, содержание которой переносится в учетно-регистрационные формы (РКК, журнал) на бумажном или электронном носителе (п. 204 Инструкции по делопроизводству в новой редакции)

«Отметка о контроле»,

«Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»,

«Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящего документа)»

Отражаются в учетно-регистрационных формах (РКК, журнале) на бумажном или электронном носителе (п. 208 Инструкции по делопроизводству в новой редакции)

В качестве эквивалента собственноручной подписи можно будет использовать (п. 202 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):

— ЭЦП;

— иные аналоги собственноручной подписи, кроме ЭЦП. С помощью аналогов собственноручной подписи допускается подписывать, согласовывать, утверждать только внутренние документы в электронном виде. Обязательным условием будет следующее: программные средства, используемые в организации, должны позволять однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ. Исключения могут быть установлены законодательством.

3. Прием и отправка документов в электронном виде

Будет уточнено, у кого будет право принимать и отправлять документы в электронном виде. Так, по общему правилу это будет делать служба ДОУ или лицо, ответственное за ДОУ. Документы, включенные в перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ, как и сейчас, будут вправе принимать и отправлять структурные подразделения (работники) организации без участия службы ДОУ (ч. 1, 2 п. 209 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Примечание
Перечень документов, не подлежащих регистрации, по-прежнему будет разрабатывать служба ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ) и утверждать руководитель организации (подп. 122.2 п. 122 Инструкции по делопроизводству в новой редакции, подп. 139.3 п. 139 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции).

С 01.07.2024 также будет установлено, что при пересылке электронных копий и электронных отображений документов на бумажном носителе, включая приложения, они должны быть выполнены в соответствии с требованиями п. 58 Инструкции о порядке работы с электронными документами в госорганах, иных организациях (ч. 4 п. 209 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Примечание
Пунктом 58 Инструкции о порядке работы с электронными документами в госорганах, иных организациях установлены следующие требования к выполнению электронных копий и электронных отображений документов на бумажном носителе:
1) процесс фотокопирования (сканирования) должен обеспечивать получение электронных отображений, содержащих четко различимые текст, изображения (при наличии) и все внешние особенности оригинала;
2) каждый лист документа располагается строго вертикально или горизонтально. Должны быть видны все края листа. Обороты листов оригинала, не содержащие текста или изображений, копируются, если на них имеются какие-либо пометки, оттиски штампов, нумерация;
3) не допускается наличие посторонних предметов, скрывающих часть листа, и эффектов, возникших в процессе сканирования (бликов, густых теней, муара и другие эффекты);
4) если оригинал изготовлен в черно-белом изображении на белом фоне, электронное отображение может быть черно-белым. Если оригинал содержит элементы иных цветов (пометки, подписи, оттиски печатей, логотипы, изображение Государственного герба и другие элементы) и (или) цветной фон, электронное отображение должно быть цветным.

Будет конкретизировано, что при получении документов в электронном виде необходимо будет проверять (п. 210 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):

— наличие всех указанных приложений, возможность их воспроизведения, соответствие установленным форматам, отсутствие компьютерных вирусов — в отношении любых документов;

— целостность и подлинность документов — в отношении документов, подписанных ЭЦП.

При положительном результате проверки документы должны будут проходить дальнейшую обработку.

В случае обнаружения ошибок, в том числе отрицательных результатов проверки ЭЦП, отсутствия приложений, несоответствия установленным форматам, некорректного воспроизведения содержания, наличия компьютерных вирусов, организации-отправителю необходимо будет направить уведомление об отказе в приеме и регистрации (п. 211 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

4. Формирование и оформление электронных дел

Будет определено, что формировать и оформлять электронные дела необходимо не только с соблюдением требований Инструкции по делопроизводству (гл. 12 и 14), как это установлено сейчас, но и с соблюдением требований гл. 8 Инструкции о порядке работы с электронными документами в госорганах, иных организациях (п. 218 Инструкции по делопроизводству в новой редакции, ч. 1 п. 237 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции).

Примечание
Инструкция о порядке работы с электронными документами в госорганах, иных организациях, в частности, определяет, что электронные документы включаются в электронные и гибридные дела средствами АС ДОУ и представляют собой совокупность исполненных электронных документов и их РКК.
Электронные документы, образовавшиеся в иных информационных системах, формируются в электронные дела в соответствии с регламентами работы этих информационных систем с учетом требований названной Инструкции. Наличие РКК и состав реквизитов РКК для этих документов также определяется регламентами работы этих систем (п. 69).

Будет уточнено, что гибридные дела допускается формировать в том случае, когда в пределах одного дела объединяются документы, часть которых поступила в организацию по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота или была создана в организации в виде документа в электронном виде, и документы, часть которых поступила в организацию или была создана в организации на бумажном носителе (ч. 1 п. 219 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Примечание
Отметки о гибридных делах (ГД) необходимо проставлять в графе 5 номенклатуры дел организации (подп. 149.5 п. 149 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

5. Хранение документов в электронном виде

Появится требование о том, что оперативное хранение документов в электронном виде следует осуществлять в соответствии с требованиями гл. 9 Инструкции о порядке работы с электронными документами в госорганах, иных организациях (ч. 1 п. 220 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Примечание
Инструкция о порядке работы с электронными документами в госорганах, иных организациях, в частности, предусматривает, что при оперативном хранении электронных документов средствами АС ДОУ обеспечивается (п. 75):
— систематизация электронных документов и упорядочение работы с ними;
— сохранность электронных документов;
— поиск электронных документов и санкционированный доступ к ним;
— соблюдение сроков хранения электронных документов;
— обеспечение режима защиты электронных документов.

Организация, как и сейчас, будет самостоятельно определять место хранения электронных и гибридных дел до их передачи в архив организации или выделения к уничтожению. Соответствующее положение нужно будет закрепить в номенклатуре дел организации. При этом при необходимости можно будет указать название информационной системы, в которой такие дела будут храниться. В ином ЛПА, как допускается сейчас, информацию о месте хранения вышеназванных дел излагать будет нельзя (ч. 2 п. 220 Инструкции по делопроизводству в новой редакции, п. 238 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции).

С 01.07.2024 также будут скорректированы нормы, касающиеся возможности хранения документов в электронном виде без бумажных аналогов:

Таблица 2

Виды документов в электронном виде в зависимости от сроков хранения

В каком случае не нужно будет хранить документы на бумажном носителе, идентичные по содержанию документам в электронном виде

Документы временного (до 10 лет) хранения, за исключением документов с отметкой «ЭПК»

Если АС ДОУ, иная информационная система организации обеспечивают их целостность в течение установленных сроков хранения (п. 225 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Примечание

Инструкция по делопроизводству в новой редакции не устанавливает перечень документов, на который будет распространяться данное правило. Также больше не будет необходимости самостоятельно разрабатывать перечень, если организация желает расширить имеющийся (ч. 3 п. 236 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции). Соответственно, данная норма будет распространяться на все документы

Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

В следующих случаях (п. 227 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):

— документы в электронном виде созданы или получены в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2);

— АС ДОУ, иная информационная система позволяют формировать электронные дела в соответствии с требованиями гл. 8 Инструкции о порядке работы с электронными документами в госорганах, иных организациях;

— АС ДОУ, иная информационная система позволяют передавать электронные дела в архив организации в соответствии с требованиями гл. 10 Инструкции о порядке работы с электронными документами в госорганах, иных организациях и гл. 4 Правил работы с документами в электронном виде в архивах госорганов, иных организаций;

— информационная система архива организации соответствует требованиям Правил работы с документами в электронном виде в архивах госорганов, иных организаций

Обратите внимание!
С 01.07.2024 вышеназванные особенности работы с документами в электронном виде, а также иные положения, предусмотренные гл. 19 Инструкции по делопроизводству в новой редакции, необходимо будет учесть при корректировке инструкции по делопроизводству организации, а также иных ЛПА, регламентирующих работу с документами в электронном виде (при их наличии).

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Источник