Инструкция по делопроизводству презентация

Описание презентации по отдельным слайдам:

• 1 слайд

  Инструкция
  по делопроизводству
  Подготовила:
  Старовойтова И.В., методист РМК
  ОТДЕЛ ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ
  ПЕТРОВСКОГО РАЙОНА ГОРОДА ДОНЕЦКА
  РАЙОННЫЙ МЕТОДИЧЕСКИЙ КАБИНЕТ

• 2 слайд

  Основная задача службы делопроизводства —

  установление в Учреждении единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами с использованием современных автоматизированных систем, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Учреждения.

• 3 слайд

  Уровни инструкций по делопроизводству :

  Донецкой Народной Республики
  Администрации города Донецка
  УО администрации г. Донецка
  Районной администрации
  Отдела образования
  Учреждений образования

• 4 слайд

  Общие требования к созданию документов

  Документ должен содержать обязательные реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно:
  наименование учреждения — автора документа
  название вида документа (кроме писем)
  дату
  регистрационный индекс документа
  заголовок к тексту
  текст
  подпись руководителя
  печать учреждения

• 5 слайд

  БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
  Для изготовления бланков используются листы бумаги формата А4 (210 х 297 мм)
  А5 (210 х 148 мм).
  Разрешается использовать бланки
  формата А3 (297 х 420 мм) — для оформления документов в виде таблиц и А6 (105 х 148 мм) — для резолюций (поручений).
  Бланки документов должны иметь такие поля (миллиметров):
  30 — левое;
  10 — правое;
  20 — верхнее и нижнее.
  Некоторые внутренние документы (заявления
  работников, автобиография, докладные записки,
  справки) оформляются от руки.

• 7 слайд

  Фирменный бланк включает в себя герб ДНР, справочные данные учреждения.
  Справочные данные размещаются ниже наименования учреждения и включают в себя:
  почтовый адрес
  номера телефонов
  счетов в банке
  адрес электронной почты.
  Реквизиты почтового адреса указываются в такой последовательности:
  название улицы
  номер дома
  название населенного пункта
  район
  почтовый индекс
  Фирменный бланк учреждения

• 8 слайд

  Название вида документа

  Название вида документа (приказ, распоряжение, докладная записка) указывается на фирменном бланке печатным способом

• 9 слайд

  Дата документа

  Дата документа указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год.
  Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом.
  Например:
  02.03.2015г. 02 марта 2015г.

• 10 слайд

  Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в границах группы регистрируемых документов, который дополняется индексами, применяемыми в учреждении образования.
  Для входящих и исходящих документов регистрационный номер состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел, например:
  153/01-24,
  где 153 — порядковый номер,
  01-24 — индекс дела по номенклатуре.

  Регистрационный номер документа

• 11 слайд

  Адресат

  Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.
  В случае адресации документа учреждению без указания должностного лица его наименования приводятся в именительном падеже.
  Реквизит «Адресат» документа проставляется в правом верхнем углу от левой границы документа на расстоянии
  92 мм.

• 13 слайд

  Гриф утверждения документа
  Документ утверждается должностным лицом, в полномочия которого входит решение вопросов, приведенных в документе.
  Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, которое утверждает документ, даты утверждения.
  В случае, когда документ утверждается приказом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа, которым утверждается созданный документ, в творительном падеже с указанием его даты и номера.
  Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.
  В случае утверждения документа несколькими
  должностными лицами грифы утверждения располагаются
  на одном уровне в одну линию.

• 14 слайд

  Резолюция

  Резолюция – это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение, изложенное в сжатой форме.
  Резолюция состоит из следующих элементов:
  фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей) в дательном падеже,
  содержание поручения,
  срок исполнения,
  личная подпись руководителя,
  дата.
  Если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем документа является должностное лицо, фамилия которого указана первой в перечне исполнителей.

• 15 слайд

  Заголовок документа
  Заголовок к тексту документа должен содержать сжатое изложение содержания документа, быть максимально кратким и размещаться в левой части бланка под датой документа.
  Заголовок отвечает на вопрос «о чем?», «кого?», «чего?».
  Например:
  приказ (о чем?) — «О предоставлении отпуска»;
  письмо (о чем?) — «Об организации совещания»;
  протокол (чего?) — «Заседания Центральной экспертной комиссии»;
  должностная инструкция (кого?) — «Главного бухгалтера».

• 16 слайд

  Текст документа

  Информация в тексте документа излагается в сжатой форме, грамотно, понятно и объективно. При составлении текста документов употребляется деловой стиль.
  Текст документа должен касаться вопроса, который сформулирован в заголовке к тексту.
  Текст, как правило, состоит из двух частей.
  В первой (вводной) части указывается основание, обоснование или цель составления документа.
  Во второй (заключительной) части констатируются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы.

• 17 слайд

  Отметка о наличии приложений

  Приложения к документам составляются с
  целью дополнения, пояснения отдельных вопросов
  документа или документа в целом.
  В тексте основного документа делается отметка о
  наличии приложений: «прилагается», «согласно
  приложению», «(приложение 1)»; «в соответствии с
  приложением 2» или «(см. приложение 3)».

• 18 слайд

  Подпись
  Должностные лица подписывают документы в пределах своих полномочий.
  Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полного – если документ напечатан не на бланке, сокращенного – на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов и фамилии. В случае подписания совместного документа несколькими лицами, которые занимают одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями учреждений.

• 19 слайд

  Оттиск печати
  Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе.
  Для обеспечения делопроизводства в учреждении используется гербовая печать учреждения, которая хранится в сейфе у руководителя.
  Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал последние несколько букв наименования должности лица, которое подписало документ, но не подпись должностного лица, или на отдельно выделенном для этого месте с отметкой «М.П.».
  Персональная ответственность за соблюдением порядка хранения печатей и штампов, а также законность их использования возлагается на лица, у которых они находятся.

• 20 слайд

  Отметка о заверении копии документа
  Отметка «Копия» проставляется на лицевой стороне в верхнем правом углу первого листа документа.
  Отметка о заверении копии документа состоит из слов «Копия верна», наименования должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов и фамилии, даты заверения копии и проставляется ниже реквизита документа «Подпись».

• 21 слайд

  Оформление документов

• 22 слайд

  Приказ

  Приказы издаются как решения организационно-распорядительного или нормативного правового характера. По содержанию управленческого действия приказы издаются по основным вопросам деятельности учреждения, административно-хозяйственным или кадровым вопросам (по личному составу).
  Проекты приказов по основной деятельности, кадровым вопросам готовятся и подаются структурными подразделениями по поручению руководителя учреждения.

• 23 слайд

  Содержание Приказа кратко излагается в заголовке, который начинается с предлога «О» и составляется с помощью деепричастного существительного, например: «О назначении …», «О принятии …».
  В тексте Приказов по кадрам, в констатирующей части приводится ссылка на соответствующий правовой акт органа высшего уровня в такой последовательности: вид акта, его автор, дата, номер, полное наименование.

• 24 слайд

  Распорядительная часть Приказов по основной деятельности начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами без отступа от левого поля и кавычек, после чего ставится двоеточие.
  Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, оформляются с отступами и абзацами.

• 26 слайд

  Распорядительная часть Приказов по кадрам начинается, как правило, с глагола в форме инфинитива:

  «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ОСВОБОДИТЬ», «УВОЛИТЬ», «КОМАНДИРОВАТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ», «ОБЪЯВИТЬ» и т.д.
  Далее указываются прописными буквами фамилия сотрудника, на которого распространяется действие Приказа, и строчными — имя, отчество сотрудника, должность и текст Приказа. В сводных Приказах фамилии лиц в пределах пунктов размещаются по алфавиту.

• 29 слайд

  Если Приказом отменяется предыдущий распорядительный документ, в распорядительной части указывается пункт, который должен начинаться со слов: «Отменить приказ …».

• 30 слайд

  Изменения, которые вносятся в Приказ, оформляются отдельным Приказом, который должен иметь такой заголовок: «О внесении изменений в приказ …» с указанием даты, номера, названия вида распорядительного документа, в который вносятся изменения

• 31 слайд

  Во время ознакомления с Приказом упомянутыми в нем лицами на экземпляре кадровой службы проставляются их подписи с указанием даты ознакомления

• 32 слайд

  КНИГА ПРИКАЗОВ

  Книга приказов один из самых важных видов документации. Это практически единственный документ, по ко­торому, в случае необходимости, можно восстановить стаж работы сотрудника.
  Книга приказов должна быть прошнурована, листы пронумерованы и скреплены печатью учреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, делается запись:
  «В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 96 (девяносто шесть) страниц»

• 33 слайд

  Протоколы

  В протоколах фиксируется информация о ходе проведения заседаний, принятия в учреждениях, решений комиссиями, совещательными органами, собраниями и т.п.
  Протокол составляется на основании записей, сделанных непосредственно во время заседаний, поданных текстов и тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.д.

• 34 слайд

  Протоколы могут составляться в полной или краткой форме.
  В протоколах, составленных в краткой форме, фиксируются только принятые решения, а не ход обсуждения вопроса.
  В таком случае в протоколе указывается «материалы прилагаются».

• 35 слайд

  — Протоколы оформляются на фирменном бланке
  — Нумерация протоколов начинается с начала нового календарного года
  — В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы (инициал имени) председателя, секретаря, присутствующих на заседании, и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание).
  — Обязательно указывается повестка дня
  — Разделы нумеруются арабскими цифрами
  — Далее кратко записываются обсуждения каждого раздела: СЛУШАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ
  — Протоколы прошиваются каждый отдельно, скрепляются подписью руководителя и печатью учреждения и хранятся все вместе

• 37 слайд

  Служебные письма составляются с целью обмена информацией между учреждениями.
  Служебное письмо оформляется на специальном для писем бланке формата А4 (210 х 297 мм).
  Если текст письма не превышает семи строк, используют бланк формата А5 (210 х 148 мм).

  Письмо

• 38 слайд

  Письмо имеет следующие реквизиты:
  — дата,
  — регистрационный номер,
  — адресат,
  — заголовок к тексту,
  — ссылка на запрос,
  — текст,
  — отметка о наличии приложений (в случае необходимости),
  — подпись,
  — отметка об исполнителе

• 40 слайд

  Прием и первичная обработка документов, поступающих в учреждение
  Все документы, поступающие в учреждение, принимаются централизованно в приемную учреждения, регистрируются в книге регистрации входящей документации. Секретарем раскрываются все конверты, которые поступили в адрес учреждения. Присланные не по адресу документы возвращаются отправителю без их рассмотрения.

• 41 слайд

  Личное дело сотрудника

  ЛИЧНОЕ ДЕЛО 
  – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Цель формирования личного дела – сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте. 

• 42 слайд

  Перечень документов в личном деле

• 43 слайд

  Карточка Т-2

  утверждена Приказом Главстата ДНР
  от 01.12.2016 № 143

• 48 слайд

  Спасибо за внимание!

Найдите материал к любому уроку, указав свой предмет (категорию), класс, учебник и тему:

7 319 807 материалов в базе

Найти материалы

Вам будут интересны эти курсы:

• Курс повышения квалификации «Антикризисное управление в образовательной организации»

• Курс повышения квалификации «Использование PR технологий в практике образовательных организаций»

• Курс повышения квалификации «Контрольно-надзорные мероприятия в общеобразовательных организациях»

• Курс повышения квалификации «Маркетинг в образовании»

• Курс повышения квалификации «Особенности управления бизнес-процессами в практике образовательных организаций»

• Курс повышения квалификации «Повышение финансовой грамотности в ОО»

• Курс повышения квалификации «Применение современных педагогических технологий в образовательном процессе в условиях реализации ФГОС»

• Курс повышения квалификации «Система оптимизации взаимоотношений родитель-воспитатель, администрация-воспитатель, воспитатель-воспитатель»

• Курс повышения квалификации «Современные тенденции цифровизации образования»

• Курс профессиональной переподготовки «Методика организации производственного обучения в образовательной организации»

• Курс профессиональной переподготовки «Организационное и документационное обеспечение управления организацией»

• Курс профессиональной переподготовки «Организация инклюзивного обучения в сфере образования»

• Курс профессиональной переподготовки «Организация образовательного процесса для обучающихся с ограниченными возможностями здоровья»