Инструкция по делопроизводству правительства самарской области

ГУБЕРНАТОР

САМАРСКОЙОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 24 апреля 2017 г. N 250-р

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

в Администрации Губернатора Самарской области,

секретариате

Правительства Самарской области

и органах исполнительнойвласти Самарской области

(В редакцииРаспоряжений Губернатора Самарской области

от22.09.2020 г. № 352-р;

от29.12.2020 г. № 427-р)

В целяхприведения в соответствие с действующим законодательством требований кдокументированию деятельности и организации работы с документами вАдминистрации Губернатора Самарской области, секретариате ПравительстваСамарской области и органах исполнительной власти Самарской области:

1.Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в АдминистрацииГубернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области иорганах исполнительной власти Самарской области (далее — Инструкция).

2.Администрации Губернатора Самарской области, секретариату ПравительстваСамарской области, органам исполнительной власти Самарской области привестисвои нормативные правовые акты в соответствие с настоящим Распоряжением,обеспечить формирование архива в электронной форме с 01.01.2017.

3.Признать утратившими силу следующие распоряжения Губернатора Самарской области:

от29.04.2013 N234-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в АдминистрацииГубернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области иорганах исполнительной власти Самарской области»;

от12.08.2013 N 467-р «О внесении изменений в распоряжение ГубернатораСамарской области от 29.04.2013 N 234-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводствув Администрации Губернатора Самарской области, секретариате ПравительстваСамарской области и органах исполнительной власти Самарской области»;

от30.10.2013 N 652-р «О внесении изменения в распоряжение ГубернатораСамарской области от 29.04.2013 N 234-р «Об утверждении Инструкции поделопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариатеПравительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарскойобласти»;

от15.11.2013 N 676-р «О внесении изменений в распоряжение ГубернатораСамарской области от 29.04.2013 N 234-р «Об утверждении Инструкции поделопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариатеПравительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарскойобласти»;

от16.12.2013 N 735-р «О внесении изменений в распоряжение ГубернатораСамарской области от 29.04.2013 N 234-р «Об утверждении Инструкции поделопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариатеПравительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарскойобласти»;

от11.07.2014 N366-р «О внесении изменений в распоряжение Губернатора Самарскойобласти от 29.04.2013 N 234-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводствув Администрации Губернатора Самарской области, секретариате ПравительстваСамарской области и органах исполнительной власти Самарской области».

      Губернатор

Самарскойобласти                                                                                                 Н.И.Меркушкин

УТВЕРЖДЕНА

распоряжением

Губернатора Самарскойобласти

от 24 апреля2017 г. N 250-р

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРАСАМАРСКОЙ

ОБЛАСТИ, СЕКРЕТАРИАТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА САМАРСКОЙОБЛАСТИ

И ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙВЛАСТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

(В редакцииРаспоряжений Губернатора Самарской области

от29.12.2020 г. № 427-р)

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации ГубернатораСамарской области, секретариате Правительства Самарской области и органахисполнительной власти Самарской области (далее — Инструкция) устанавливаетединые требования к документированию и порядку работы с документами, общиетребования по организации документооборота в Администрации ГубернатораСамарской области, секретариате Правительства Самарской области и органахисполнительной власти Самарской области (далее — органы исполнительной власти).

ПрименениеИнструкции способствует унификации применяемых форм документов, структурытекстов и шрифтов, сокращению затрат труда и средств в процессесоздания документов, формированию официально-делового стиля документов ворганах исполнительной власти.

Присоставлении и оформлении документов сотрудники органов исполнительной властируководствуются настоящей Инструкцией и приложениями 1 — 58 к ней.

1.2.Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами,нормативно-методическими документами, ГОСТами(приложение 1).

1.3.Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единойполитики, установление единых требований к документированию деятельности иорганизации работы с документами в системе органов исполнительной власти,нормативно-методическое руководство и контроль соблюдения требований Инструкцииосуществляются управлением делопроизводства и документооборота секретариатаПравительства Самарской области (далее соответственно — управлениеделопроизводства и документооборота, секретариат Правительства области).

1.4.Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документаминезависимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включаяподготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые сприменением информационных технологий.

1.5.Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработкидокументов), применяемые в органах исполнительной власти (далее — АИС ДД),должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.6.Ведение делопроизводства в органах исполнительной власти осуществляется ответственным за делопроизводство, иными сотрудниками, накоторых возлагаются эти обязанности (далее — ответственный заделопроизводство). Ответственный за делопроизводство несет ответственность завыполнение возложенных на него функций, а также осуществляет контрольза общим состоянием делопроизводства, прохождением и исполнениемдокументов в органе исполнительной власти и его подразделениях.

Наответственного за делопроизводство возлагаютсяследующие основные функции:

приемпоступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактическиполученных органом исполнительной власти, количеству документов,зарегистрированных в АИС ДД, а также правильности их регистрации;

передачазарегистрированных документов на рассмотрение руководителю органаисполнительной власти или по решению руководителя иным должностным лицам органаисполнительной власти, документов с указаниями по исполнению — исполнителям;

оформлениепроектов резолюций, служебных писем и других документов за подписьюруководителя;

контрольисполнения документов в подразделениях органа исполнительной власти сиспользованием электронного документооборота;

организациясправочно-информационной работы по вопросам исполнения документов;

подготовкасводной информации об исполненных и находящихся на исполнении документах;

контрольисполнения сотрудниками органа исполнительной власти функции ввода в АИС ДДинформации о ходе и результатах исполнения документов;

учети регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления ипередача на отправку;

ежегодныйучет документов, дел и изданий с пометкой «Для служебногопользования»;

списаниев дело исполненных документов;

составлениеноменклатуры дел органа исполнительной власти;

формирование,оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся вделопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передачадел на архивное хранение;

ознакомлениесотрудников с копиями федеральных законов, актов (указов и распоряжений)Президента Российской Федерации, актов (постановлений и распоряжений)Правительства Российской Федерации, актов палат Федерального СобранияРоссийской Федерации, постановлений и распоряжений Губернатора Самарскойобласти (далее — Губернатор области) и Правительства Самарской области (далее -Правительство области), других документов и информационных материалов,поступивших в орган исполнительной власти;

организацияиспользования средств факсимильной связи и копировальной техники;

проведениеинструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы сдокументами, в том числе с использованием АИС ДД.

1.7.При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случаеувольнения, перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся уних на исполнении (на контроле) документы лицу, ответственному заделопроизводство структурного подразделения, или другому сотруднику по указаниюруководителя подразделения. При увольнении сотрудника или переводе по службепередача документов и дел осуществляется по акту.

1.8.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдениеустановленного Инструкцией порядка работы с документами возлагается наруководителей органов исполнительной власти.

1.9.При работе с документами не разрешается вносить в них исправления, делатьпометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.

1.10.Работать с оригиналами документов вне служебных помещений запрещается.Исключением с разрешения руководителя органа исполнительной власти являютсясуд, иные юрисдикционные органы, иные органыисполнительной власти и органы местного самоуправления, выездные семинары, совещанияи т.п.

1.11.Об утрате или неисправимом повреждении документа немедленно докладываетсяруководителю подразделения. По распоряжению руководителя подразделенияпроводится проверка, о результатах которой информируется руководительсоответствующего органа исполнительной власти.

1.12.Содержание служебных документов, а также содержание принятых по ним решений доопубликования документов в установленном законодательством Самарской областипорядке относится к материалам, содержащим служебную информацию, и не подлежитразглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонниморганизациям допускается только с разрешения руководителя органа исполнительнойвласти.

Информация,содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и всоответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся синформацией.

Сотрудникиструктурных подразделений органа исполнительной власти несут дисциплинарную ииную установленную законодательством Российской Федерации ответственность занесоблюдение настоящих требований.

1.13.Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены воперативном (рабочем) порядке и не требуют документального оформления, недопускается, за исключением случаев, определенных распоряжениями или указаниямируководителя органа исполнительной власти.

Длясовместной проработки проектов документов и рассылки информационных материаловиспользуются АИС ДД, электронная почта Администрации Губернатора Самарскойобласти (далее — Администрация Губернатора области) и Правительства области сдоменным именем samregion.ru.

1.14.Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача имслужебной информации или документов осуществляются в установленном порядкеуполномоченным подразделением, а в отдельных случаях — по разрешению (указанию,поручению) вице-губернатора — руководителя Администрации Губернатора Самарскойобласти (далее — вице-губернатор — руководитель Администрации Губернатораобласти) или его заместителей в соответствии с распределением обязанностей.

1.15.Инструкция предназначена для использования в органах исполнительной власти и ихструктурных подразделениях.

Соблюдениетребований Инструкции является обязательным для сотрудников органовисполнительной власти и их подразделений.

Инструкцияможет быть использована в работе органов местного самоуправления муниципальныхрайонов и городских округов Самарской области, а также для разработкисобственных правил организации работы с документами.

1.16.Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами,содержащими сведения, составляющие государственную тайну <1>, а такжедокументами, направленными заявителями в органы исполнительной власти в связи соказанием им государственных услуг и получением ими субсидий, порядок работы скоторыми определяется документами, регламентирующими оказание соответствующихгосударственных услуг и предоставление субсидий.

———————————

<1>Порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственнуютайну, регламентируется правилами ведения секретного делопроизводства.

2.ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Для целейнастоящей Инструкции используются следующие термины и определения:

виза- реквизит документа, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица ссодержанием документа;

дело- совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросуили участку деятельности органа исполнительной власти;

делопроизводство- деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативноехранение и использование документов;

документ- зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ееидентифицировать;

документированнаяинформация — зафиксированная на материальном носителе путем документированияинформация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или вустановленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальныйноситель;

документооборот- движение документов с момента их создания или получения до завершенияисполнения, помещения в дело и (или) отправки;

информационнаясистема — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающихее обработку информационных технологий и технических средств;

информационно-телекоммуникационнаясеть — технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связиинформации, доступ к которой осуществляется с использованием средстввычислительной техники;

информационныетехнологии — процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки,предоставления, распространения информации и способы осуществления такихпроцессов и методов;

информация- сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

исполнитель- сотрудник структурного подразделения органа исполнительной власти, на которыйвозложена функция по разработке проекта документа;

конфиденциальностьинформации — обязательное для выполнения лицом, получившим доступ копределенной информации, требование не передавать такую информацию третьимлицам без согласия ее обладателя;

копиядокумента — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документаи его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

лингвистическаяэкспертиза — редактирование и корректорская правка текстов (стилистическая,орфографическая, пунктуационная) проектов нормативных правовых актов, организационно-распорядительныхи иных документов в соответствии с нормами современного русского языка итребованиями, предъявляемыми Инструкцией;

листсогласования/ознакомления — часть официального документа с отметками (визами) осогласовании/ознакомлении;

номенклатурадел — систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков иххранения;

официальныйдокумент — документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином,оформленный в установленном порядке;

официальноеопубликование документа — первая публикация полного текста законодательного ииного нормативного правового акта с пометкой «официальноеопубликование» в газетах «Волжская коммуна», «Российскаягазета», «Самарские известия» или первое размещение(опубликование) его полного текста на «Официальном интернет-порталеправовой информации» (www.pravo.gov.ru),официальном сайте Правительства Самарской области в подразделе»Официальное опубликование» раздела «Документы»(www.pravo.samregion.ru) <2>;

———————————

<2>ЗаконСамарской области от 10.05.1995 N 3-ГД «О порядке опубликования ивступления в силу законов и иных нормативных правовых актов Самарскойобласти».

подлинникдокумента — первый или единственный экземпляр документа;

разработчикпроекта — орган исполнительной власти (его руководитель), на который возложенафункция по разработке проекта документа;

регистрациядокумента — присвоение документу регистрационного номера и внесение данных одокументе в регистрационно-учетную форму;

редактор-корректор- лицо, ответственное за проведение лингвистической экспертизы;

резолюция- реквизит документа, содержащий указания должностного лица по его исполнению;

реквизитдокумента — элемент документа, необходимый для его оформления и организацииработы с ним;

системаэлектронного документооборота — автоматизированная информационная система,обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов,управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

службаделопроизводства — структурное подразделение органа исполнительной власти, накоторое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица,ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделенияхоргана исполнительной власти;

служебнаяинформация ограниченного распространения — несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебнойнеобходимостью;

экспертизаценности документов — изучение документов на основании критериев их ценностидля определения сроков хранения документов;

электроннаякопия документа — копия документа, созданная в электронной форме;

электроннаяподпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другойинформации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образомсвязана с такой информацией и которая используется для определения лица,подписывающего информацию;

электронноесообщение — информация, переданная или полученная пользователеминформационно-телекоммуникационной сети;

документв электронном виде — структурированная совокупность данных, обрабатываемая сиспользованием информационных технологий, представляющая собой установленныйнабор реквизитов, включая реквизиты, содержащие регистрационные данныедокумента и усиленную квалифицированную электронную подпись;

электронныйдокументооборот — документооборот с применением информационной системы;

юридическаясила документа — свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Иныепонятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определеннымдействующим законодательством Российской Федерации.

3.СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

В ОРГАНАХИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

3.1.Общие требования к оформлению документов <3>

———————————

<3>Правила оформления отдельных видов документов устанавливают требования, которыемогут выходить за рамки общих требований к оформлению документов.

3.1.1.Бланки документов, состав реквизитов

3.1.1.1.Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, оформляются на бланках,на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297мм) или A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148 мм) и имеют установленный состав реквизитов, ихрасположение и оформление.

3.1.1.2.Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположенияреквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левомуглу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посерединелиста вдоль верхнего поля.

3.1.1.3.При создании электронных документов в системе электронного документооборотаиспользуются электронные шаблоны документов.

3.1.1.4.Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителеморгана исполнительной власти.

3.1.1.5.Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Реквизитамидокументов, создаваемых в процессе деятельности органа исполнительной власти,являются:

а)Герб Самарской области;

б)наименование органа исполнительной власти;

в)наименование должности;

г)подпись;

д

) отметка обэлектронной подписи;

е)наименование вида документа;

ж)справочные данные об органе исполнительной власти;

з

) адресат;

и)дата документа;

к)регистрационный номер документа;

л)заголовок к тексту;

м)текст документа;

н

) ссылка нарегистрационный номер и дату входящего документа;

о)отметка о приложении;

п

) грифсогласования;

р

) грифутверждения;

с)гриф ограничения доступа к документу;

т)виза;

у)печать;

ф

) отметка о заверении копии;

х

) отметка обисполнителе;

ц

) указания поисполнению документа (резолюция);

ч)отметка о контроле;

ш

) отметка обисполнении документа и направлении его в дело;

щ

) отметка опоступлении документа.

3.1.1.6.Изготовление бланков с воспроизведением Герба Самарской области осуществляетсяпо заказу органов исполнительной власти.

3.1.2.Оформление документов

3.1.2.1.Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, печатаются шрифтом Times New Romanразмером N 14 с полуторным межстрочным интервалом (18 пт) <4>.

———————————

<4>Пт — единица измерения,используемая для определения величины интервала, например одинарный межстрочныйинтервал — 12 пт, полуторный межстрочный интервал -18 пт и т.д.

Текст табличногодокумента и текст отметки о приложении к письму печатаются через одинарныймежстрочный интервал (12 пт).

Длятабличных документов возможно использование шрифта иных размеров и частичноеотступление от указанного форматирования, когда строгое соблюдение формататекста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания.

3.1.2.2.Структура страницы включает в себя: поля (верхнее, нижнее, правое и левое);основное поле для размещения содержательных компонентов документа; колонтитулы(верхний и нижний).

Размерполей указывает, насколько отступают от соответствующих краев листа границыосновного поля документа, в котором размещаются содержательные компонентыдокумента.

Каждыйлист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля неменее: 20 мм — левое, 10 мм — правое, 20 мм — верхнее, 20 мм — нижнее.

Приоформлении правовых актов и отдельных видов документов органов исполнительнойвласти размер полей зависит от расположения реквизитов бланка документа иустановлен:

дляпостановлений и распоряжений Губернатора области, Правительства области,распоряжений Администрации Губернатора области, секретариата Правительстваобласти, приказов Администрации Губернатора области, секретариата Правительстваобласти: верхнее и нижнее — 20 мм, правое и левое — 25 мм;

дляписем Губернатора области, Правительства области, Администрации Губернатораобласти, секретариата Правительства области: верхнее и нижнее — 20 мм, правое -10 мм, левое — 35 мм.

Основноеполе находится в пределах полей, и все отступы, предусмотренные при оформленииабзацев, устанавливаются относительно его границ, а не краев листа.

Колонтитулы,располагаемые над и под основным полем, предназначены для указания в нихсправочной информации незначительного объема: номера страницы, телефона,фамилии исполнителя и т.п.

3.1.2.3.При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующиестраницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляютсяпосередине верхнего поля страницы арабскими цифрами шрифтом TimesNew Roman размером N 11 -13 без слов «страница» и «стр.» и знаков препинания.

3.1.2.4.Документы в органах исполнительной власти оформляются, как правило, на бланкахустановленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные вустановленном порядке. Выбор формата бланка зависит от вида документа.

Дляоформления сопроводительных писем и некоторых других документов могутиспользоваться бланки с трафаретными частями текста.

Припереписке между подразделениями внутри органа исполнительной власти бланкимогут не использоваться.

3.1.2.5.В текстах законов Самарской области, постановлений и распоряжений Губернатора области,Правительства области, писем Губернатора области, Правительства области,Администрации Губернатора области, секретариата Правительства областиупотребляются полные официальные наименования органов исполнительной власти,организаций.

3.1.2.6.Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов:

ГербСамарской области. Изображение Герба Самарской области помещают на бланкахдокументов в соответствии с ЗакономСамарской области «О государственных символах Самарской области».Изображение Герба Самарской области помещается на верхнем поле бланка документапосередине зоны, занятой реквизитом «Наименование органа исполнительнойвласти».

Наименованиеоргана исполнительной власти. Наименование органа исполнительной власти -автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов,должно соответствовать наименованию, установленному положением об органеисполнительной власти.

Сокращенноенаименование органа исполнительной власти помещают в скобках под полнымнаименованием.

Наименованиевида документа. Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ)включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителемпри подготовке документа.

Наименованиевида и разновидности документа не указывается в письмах.

Справочныеданные об органе исполнительной власти. Справочные данные об органеисполнительной власти указываются в бланках писем и включают в себя: почтовыйадрес органа исполнительной власти, номер телефона, факса, официальный адресэлектронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению органаисполнительной власти.

Адресат.Документы адресуют в государственные органы, органы местного самоуправления,организации, структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.

Всостав реквизита «Адресат» входит наименование организации, органаисполнительной власти, наименование должности, инициалы и фамилия адресата.Если адресат частное лицо — инициалы и фамилия данного лица.

Вреквизите «Адресат» допускается использовать официально принятыесокращенные наименования органов исполнительной власти, органов местногосамоуправления, организаций.

Реквизитыадреса на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:

а)для юридического лица — полное или краткое наименование, для гражданина -фамилия, имя, отчество;

б)банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицуили принимаемых от юридического лица);

в)название улицы, номер дома, номер квартиры;

г)название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

д

) названиерайона;

е)название республики, края, области, автономного округа (области);

ж)название страны (для международных почтовых отправлений);

з

) почтовыйиндекс.

Полныйпочтовый адрес указывается составителем документа в случае его направлениякорреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частномулицу.

Почтовыйадрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственнойвласти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органыфедерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации,постоянным корреспондентам.

Приадресовании документа должностному лицу инициалыставятся перед фамилией, при адресовании частномулицу — после фамилии.

Сведенияоб адресате печатаются от правой границы текстового поля через одинарныймежстрочный интервал (12 пт),центрируются относительно самой длинной строки.

Наименованиеорганизации, а также наименование должности печатаются через одинарный межстрочныйинтервал (12 пт).

Инициалыи фамилия печатаются после наименования должности через полуторный межстрочныйинтервал (18 пт).

Принаправлении служебного письма в организацию, в ее структурное подразделениенаименование пишется в именительном падеже, например:

	Российская академия Государственной службы при Президенте Российской Федерации
или
	Комитет Государственной Думы по экологии
или
	Самарская Губернская Дума
Комитет по законодательству, законности и правопорядку

Должность ифамилию лица, которому адресован документ, ученое звание или ученую степеньуказывают в дательном падеже, его инициалы указываются перед фамилией,например:

	Ректору Самарского медицинского университета профессору
И.О.Фамилия

	Председателю Самарской Губернской Думы
И.О.Фамилия

Если служебноеписьмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то ихследует указывать обобщенно, например:

Руководителям органов исполнительной власти Самарской области

Если служебноеписьмо адресуется частному лицу, сначала указывают фамилию, инициалы, затемпочтовый адрес, который печатается через одинарный межстрочный интервал (12 пт), например:

	Фамилия И.О.
ул. Ленинская, д. 8, кв. 15, г. Самара, 443010

Письмо не должносодержать больше 4 адресатов. Слово «копия(и)»не указывается.

Есликоличество адресатов письма более четырех, то составляется указатель рассылки,на каждом экземпляре письма указывается только один адресат.

Принеобходимости рассылки копий письма органам исполнительной власти наименованияорганов исполнительной власти приводятся в указателе рассылки, прилагаемом кписьму, независимо от количества адресатов.

Датадокумента. Датой документа является дата его подписания(приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения(инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), дата события,зафиксированного в документе (протокол).

Датадокумента проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающимдокумент, или службой делопроизводства при регистрации документа, илинепосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебнаязаписка, заявление и др.).

Датойдокумента, издаваемого совместно двумя или более органами исполнительнойвласти, является дата более поздней подписи.

Надокументах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии срасположением этого реквизита.

Надокументах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется поднаименованием должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границытекстового поля на расстоянии 2 — 3 одинарных межстрочных интервалов (24 — 36 пт) от предыдущего реквизита.

В Правительстве области, Администрации Губернатора области и ееструктурных подразделениях при регистрации в АИС ДД входящей, исходящей ивнутренней корреспонденции применяются делопроизводственные индексы всоответствии с приложением 1.1 к Инструкции. (Дополнен — РаспоряжениеГубернатора Самарской области от29.12.2020 г. № 427-р)

В органах исполнительной власти при регистрации в АИС ДД входящей,исходящей и внутренней корреспонденции применяются делопроизводственные индексыв соответствии с приложением 1.2 к Инструкции. (Дополнен — РаспоряжениеГубернатора Самарской области от29.12.2020 г. № 427-р)

Датудокумента оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц,год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделеннымиточкой; год — четырьмя арабскими цифрами: 19.01.2017 (для проектов правовыхактов, сопроводительных документов, текстов писем, телеграмм, соглашений,контрактов, договоров).

Исключениесоставляют даты документов, относящиеся к предыдущему веку, год в оформлениитаких дат записывается двумя последними цифрами года: 01.04.85, 16.10.99.

Приоформлении календарных сроков в текстах вышеуказанных документов годуказывается полностью, слово «год» в соответствующем числе и падежепишется без сокращений: в 2017 году, в 2015 — 2021 годах, в IV квартале 2017года, за 11 месяцев 2017 года.

Допускаетсясловесно-цифровой способ оформления даты, например: 19 января 2017 г.

Регистрационныйномер документа. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии ссистемой регистрации, принятой в органе исполнительной власти, присваиваетсядокументу после его подписания (утверждения).

Регистрационныйномер документа, как правило, складывается из индекса структурногоподразделения, в котором документ был подготовлен и где будетхраниться его копия после отправки, номера дела по номенклатуре, вкоторое эта копия подшивается, порядкового номера исходящего документа. Онможет также дополняться индексами корреспондентов, вопросов деятельности,должностных лиц, исполнителей.

Регистрационныйномер документа, подготовленного органами исполнительной власти, состоит изразделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных органамиисполнительной власти — авторами документа и расположенных в последовательности,соответствующей обозначению наименований органов исполнительной власти взаголовочной части документа.

Надокументах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии срасположением этого реквизита.

Надокументах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется поддатой.

Номерпечатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, скаким печатался документ.

Ссылкана регистрационный номер и дату входящего документа. Ссылка на регистрационныйномер и дату входящего документа включается в состав реквизитов бланка письма ипроставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Приответе на поступивший документ в телеграмме номер и дата документа, на которыйдается ответ, указываются в тексте.

Грифограничения доступа к документу. Гриф секретности или пометка «Дляслужебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляются напервой странице документа, а также на первой странице сопроводительного письмак документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченногораспространения.

Гриф(пометка) ограничения доступа к документу печатается в правом верхнем углудокумента и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа (пометки)ограничения доступа к документу через одинарный межстрочный интервал (12 пт) и центрируется по отношению кгрифу.

Заголовокк тексту. Составляется ко всем документам формата A4, за исключением текстовнебольшого объема (менее 8 — 9 строк), резолюций, даваемых руководителями порассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм и извещений.

Заголовокявляется частью поискового образа документа и при регистрации письма ипостановке его на контроль наряду с другими реквизитами вводится в базу данных.

Заголовокк тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа.Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Онможет формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложномпадеже («Об утверждении…», «Об организации…», «Осостоянии…»).

Заголовоксоставляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовокк тексту печатается под реквизитами бланка, к тексту письма — от левой границытекстового поля, при типографском изготовлении бланков место для него обычноотмечается уголками. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков.

Впроектах законодательных, иных правовых актов, организационно-распорядительныхдокументов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом,выравнивается по центру.

Заголовок,состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочныйинтервал (12 пт). Точка вконце заголовка не ставится, заголовок не берется в кавычки.

Текстдокумента. Текст документа излагается русским литературным языком с учетомособенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения.Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текстпечатается в установленных границах полей через полуторный межстрочный интервал(18 пт) и отделяется отзаголовка 2 — 3 одинарными межстрочными интервалами (24 — 36 пт).

Перваястрока абзаца начинается на расстоянии 1,25 мм от левой границы текстовогополя.

Формулировкив служебных документах должны быть точными, безупречными в юридическомотношении, не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложениипомогают точность подбора слов и прямой их порядок в предложении, когдасказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяющим словом.Тон служебных документов должен быть нейтральным, уважительным. В письмахрекомендуется избегать категоричных выражений.

Текстыдокументов излагаются от:

1-голица единственного числа: приказываю подготовить и представить на рассмотрение;прошу рассмотреть вопрос об установлении…;

3-голица единственного числа: …Правительство Самарской области постановляет…;…коллегия постановила…; министерство считает возможным…;

1-голица множественного числа: просим представить данные о…; представляем нарассмотрение и утверждение…; в протоколах: слушали…; выступили…; решили(постановили).

В совместныхдокументах текст излагают от 1-го лица множественного числа: приказываем…;решили…

Втекстах правовых актов используются формы глаголов страдательного залога внастоящем времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

«Нормативныепредписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами сточкой и заголовков не имеют.».

Втексте документа, подготовленного на основании правовых актов, изданныхорганами исполнительной власти, документов, ранее изданных органом исполнительнойвласти — исполнителем документа, указываются наименование вида документа,наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждениядокумента, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенныйв кавычки, например:

«Всоответствии с постановлениемПравительства Самарской области от 12.10.2011 N 555 «О РегламентеПравительства Самарской области»…».

Вправовых актах следует избегать употребления сокращенных слов, наименованияупоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствиис их официальным наименованием. В приложениях к правовым актам все сокращенияслов и наименований должны быть общепринятыми (например — МИД России, МВДРоссии), не допускается употребление сокращения «РФ» вместо слов»Российская Федерация».

Примерынаписания некоторых наименований правовых актов, органов власти, должностейприведены в приложении 2 к Инструкции <5>.

———————————

<5>См. также: Справочник по оформлению нормативных правовых актов в АдминистрацииПрезидента Российской Федерации, утвержденный Государственно-правовымуправлением Президента Российской Федерации.

Принеобходимости многократного употребления наименования органа, егоподразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первомупоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование.

Внаписании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений ит.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения.

Недопускается разнесение по разным строкам составных частей даты и номераправового акта, инициалов и фамилии, числовых значений и их единиц измерения.

Текстможет быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста, а также путемсоединения этих форм. В анкетном тексте наименования признаков (постояннаяинформация) выражаются именами существительными в именительном падеже.

Втабличном тексте графы и строки (постоянная информация) должны иметь заголовки,выраженные именами существительными в именительном падеже. Подзаголовки граф истрок грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Еслитаблица занимает более одной страницы, наименования граф таблицы повторяются накаждой странице.

Тексттаблицы печатается через одинарный межстрочный интервал (12 пт).

Всетаблицы в тексте, за исключением таблиц приложений, имеют сквозную нумерациюарабскими цифрами.

Таблицадолжна иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание.Заголовок таблицы печатается по центру с прописной буквы, после заголовка точкане ставится.

Таблицапомещается сразу после текста, где она впервые упоминается, или на следующейстранице. Можно поместить таблицу и в приложении к основному документу.

Примечанияследует помещать непосредственно после текстового, графического материала или втаблице, к которой относятся эти примечания. Слово «Примечание»следует печатать с прописной буквы с абзацного отступа и не подчеркивать. Еслипримечание одно, то после слова «Примечание» ставится тире и текст примечания печатается с прописной буквы. Одно примечаниене нумеруется, например:

Примечание- Органам и должностным лицам, обозначенным в списке полужирным шрифтом,рассылается в обязательном порядке.

Несколькопримечаний нумеруются по порядку арабскими цифрами, например:

Примечания

1.Инструкцией по делопроизводству (п. 3.2.2.15) предусматривается времясогласования распоряжений каждым лицом до 3 дней.

2.В обязательном порядке заполняются все графы.

Принеобходимости дополнительного пояснения примечание допускается оформлять в видесноски. Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа,предложения, к которому дается пояснение. Знак сноски оформляют надстрочноарабскими цифрами: «¹«. Допускается вместо цифр знаксноски обозначать звездочками «^*«. Применять более трехзвездочек на странице не допускается.

Сноскурасполагают внизу страницы с абзацного отступа, отделяя от текста короткойгоризонтальной линией слева.

Примечаниеи сноску следует печатать шрифтом Times New Roman размером N 10 — 11через одинарный межстрочный интервал (12 пт).После знака сноски текст печатается с прописной буквы, в конце текста ставитсяточка.

Сквознаянумерация подстрочных сносок (как правило, не более четырех) может применятьсяпо всему тексту, в пределах главы, раздела, в пределах одной страницыдокумента.

Формулыследует выделять из текста в отдельную строку, центрировать по ширине. Выше иниже каждой формулы или уравнения должно быть оставлено не менее однойсвободной строки. Если уравнение не умещается в одну строку, то оно должно бытьперенесено после знака равенства (=) или после знаковплюс (+), минус (-), умножения (x), деления (:) илидругих математических знаков, причем знак в начале следующей строкиповторяется.

Пояснениезначений символов и числовых коэффициентов следует приводить непосредственнопод формулой в той же последовательности, в которой они даны в формуле,например:

…показательрассчитывается по формуле

A = a : b,

гдеa — показатель…;

b

-коэффициент…

Текстысложных, больших по объему документов разделяют на части, разделы, подразделы,пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Номер каждой частивключает номера соответствующих составных частей более высокого деления. Всеони разделяются точками, и в конце номера ставится точка (1.1., 3.2.7.,5.3.2.4. и т.д.).

Вположениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главынумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты так же, как и втексте постановления (распоряжения), — арабскими. В указанных документах ихсоставные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумероватьарабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подразделадолжен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенныхточкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела,подраздела и пункта, разделенных точками (например,1.2.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которыедолжны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например,1.2.1.1.).

Отметкао приложении. Отметка о приложении (письма) размещается под текстом документа,отделяется от текста 1 — 2 одинарными межстрочными интервалами (12 — 24 пт), пишется с абзаца, с заглавнойбуквы, всегда в единственном числе, после нее ставится двоеточие. Текст отметкио наличии приложения печатается через одинарный межстрочный интервал (12 пт).

Еслиприложение упомянуто в тексте документа — указывается число листов иэкземпляров приложения, например:

Приложение:на 3 л. в 2 экз.

Еслиприложение в тексте не названо и если в тексте несколько приложений, егонаименование дается в отметке о приложении с указанием числа листов иэкземпляров в каждом, например:

    Приложение: 1. Проект договора (между кем,о чем) на 5 л. в 1 экз.

                2. Список (кого, чего) на 2 л.в 2 экз.

Еслипри направлении документа в несколько адресов приложение направляют не по всемадресатам, в отметке о его наличии указывается, в какой адрес его посылают:

Приложение:на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

Еслиприложение сброшюровано, то число листов не указывают:

Приложение:программа в 4 экз.

Еслик документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку обих наличии оформляют следующим образом:

    Приложение: письмо  министерства управления финансами Самарскойобласти

                от 17.01.2017 N 8 и приложениек нему, всего на 4 л.

В случаеприложения к документу электронных копий документов об этом также делаетсяотметка в виде указания наименования, количества прилагаемых файлов и виданосителя, например:

Приложение: 2файла на электронном носителе.

или

Приложение: файл»Проект распоряжения.doc» на электронном носителе.

Текстыдокументов на электронном носителе представляются в виде единых файлов,находящихся в корневой директории, файлы допускается архивировать. Каждый файлупаковывается отдельно, имя архивированного файла должно совпадать с именемисходного файла.

Вприложениях справочного характера к постановляющему или распорядительномудокументу (постановлению, распоряжению, приказу, правилам, инструкции,положению, решению) слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатается прописными буквамив правом верхнем углу, центрируется по отношению к наименованию вида документа,его дате и регистрационному номеру относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к постановлению Губернатора Самарской области от ________________ N _______

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к постановлению Правительства Самарской области от ________________ N _______

Приложениясправочного характера печатаются на отдельных листах бумаги. Размеры полей,шрифты и межстрочные интервалы идентичны размерам, применяемым при оформлениитекста.

Вприложениях справочного характера помещаются положения, регламенты, перечни,списки, графики, таблицы, образцы документов и другое.

Приналичии в тексте правового акта формулировки «Утвердить»,»Согласовать», «Одобрить» (прилагаемое положение, составкомиссии, перечень мероприятий и т.д.) приложение оформляется в соответствии соформлением реквизитов «Гриф утверждения», «Грифсогласования».

Заголовокк тексту приложения справочного характера печатается центрованным способомчерез одинарный межстрочный интервал (12 пт).Первое слово заголовка приложения выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ,ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК, МЕРОПРИЯТИЯ и т.д.). Межстрочный интервал между первойстрокой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовокприложения справочного характера отделяется от даты и номера акта 5 одинарнымимежстрочными интервалами (60 пт),от текста приложения — 2 одинарными межстрочными интервалами (24 пт).

Приналичии в тексте приложения справочного характера нескольких разделов ихзаголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точкав конце заголовка не ставится.

Приложениесправочного характера может быть оформлено в виде таблицы. Правила оформлениятаблицы приведены выше.

Листыприложения справочного характера нумеруются самостоятельно, нумерация проставляется начиная со второго листа. Связный текстсоставляют произвольно или на основе трафарета, содержащего постояннуюинформацию и пробелы для внесения переменной информации.

Приналичии в тексте приложения примечания оно оформляется в соответствии справилами оформления этого реквизита, указанными выше.

Виза.Согласование проекта документа должностными лицами оформляется визой, котораявключает личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а при необходимости- наименование должности визирующего.

Написьме виза проставляется на лицевой стороне последнего листа второгоэкземпляра документа в нижней его части.

Правовыеакты, соглашения, договоры, контракты визируются на отдельном листе — листесогласования, а в случаях, установленных пунктом 3.2.2.20 Инструкции, — налистах ознакомления.

Полистноевизирование оформляется визой на оборотной стороне каждого листа документа внижней его части.

Полистновизируются законопроект, проект постановления Самарской Губернской Думы -экземпляр, помещаемый в дело; проекты постановлений, распоряжений, приказы;соглашения, договоры, контракты, письма — экземпляры, остающиеся в управленииделопроизводства и документооборота.

Отметкао заверении копии. Длясвидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документана последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстомоформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий слова»Копия верна», наименование должности лица, заверившего копию, личнуюподпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать (при представлении копииили выписки из документа в другую организацию).

Листымногостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листовкопии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.».Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничнойкопии документа.

Удостоверениесоответствия копий нормативных правовых и иных актов Губернатора области,Правительства области, Администрации Губернатора области, секретариатаПравительства области подлинникам указанных документов оформляется печатьюуправления делопроизводства и документооборота на реквизите»Подпись».

Подпись.Подпись отделяется от последней строки текста 2 — 3 одинарными межстрочнымиинтервалами (24 — 36 пт),состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи,расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименованиедолжности в реквизите «Подпись» печатается от левой границытекстового поля через одинарный межстрочный интервал (12 пт) и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровкаподписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последнейстроки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подписьобязательна для служебных документов. Должностные лица подписывают документы впределах своей компетенции. Документы, составляемые в органах, действующих направах единоначалия, подписывает одно должностное лицо. На документах,принимаемых коллегиальными органами, ставят две подписи (например, впротоколе).

Двеподписи и более ставят на документах, за содержание которых отвечает нескольколиц. Денежно-финансовые документы подписывают руководитель органа и главныйбухгалтер, договоры и контракты — представители договаривающихся сторон,документы, составляемые комиссией (например, акты), — все ее члены, если иноене предусмотрено действующим законодательством.

Должностьлица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен нена бланке (например, в пояснительной записке):

               Министр

        образования и науки

          Самарской области                        И.О.Фамилия

При оформлениидокумента на именном бланке, на бланке органа исполнительной власти должностьподписывающего указывается сокращенно:

Если письмооформляется на бланке Губернатора области, Правительства области, АдминистрацииГубернатора области, секретариата Правительства области, первоговице-губернатора — председателя Правительства Самарской области (далее — первыйвице-губернатор — председатель Правительства области), вице-губернатора -руководителя Администрации Губернатора области, то наименование должности вподписи указывается:

        Губернатор

     Самарской области                                         И.О.Фамилия

     И.о. Губернатора

     Самарской области                                         И.О.Фамилия

    Временно исполняющий

  обязанности Губернатора

     Самарской области                                         И.О.Фамилия

          Первый

      вице-губернатор —

  председатель Правительства

      Самарской области                                        И.О.Фамилия

        И.о. первого

     вице-губернатора —

  председателя Правительства

      Самарской области                                        И.О.Фамилия

         Врио первого

      вице-губернатора —

  председателя Правительства

       Самарской области                                       И.О.Фамилия

        Вице-губернатор —

   руководитель Администрации

  Губернатора Самарской области                                 И.О.Фамилия

          Руководитель

   секретариата Правительства

       Самарской области                                       И.О.Фамилия

        И.о. министра

   экономического развития,

    инвестиций и торговли

       Самарской области                                        И.О.Фамилия

       Врио министра

  имущественных отношений

       Самарской области                                       И.О.Фамилия

При подписаниидокумента несколькими должностными лицами составные части подписи располагаютпоследовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью подписывающих, например:

Министр	И.О.Фамилия
Главный бухгалтер	И.О.Фамилия

При подписаниидокумента несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются наодном уровне, например:

Министр образования и науки Самарской области	Министр имущественных отношений Самарской области
И.О.Фамилия	И.О.Фамилия

В документах,составленных комиссией, указывают не должности лиц, их подписывающих, аобязанности в составе комиссии:

Председатель комиссии	И.О.Фамилия
Заместитель председателя комиссии	И.О.Фамилия
Секретарь комиссии	И.О.Фамилия
Члены комиссии	И.О.Фамилия

Еслируководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, документ можетподписать лицо, исполняющее его обязанности, например:

       И.о. министра культуры

          Самарской области                                    И.О.Фамилия

Не допускаетсяподписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой чертыперед наименованием должности.

Грифутверждения, гриф согласования. Многострочные реквизиты «Грифутверждения», «Гриф согласования» со ссылкой на номер и датуправового акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа ипечатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами черезодинарный межстрочный интервал (12 пт).

Всесоставные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки,длина которой не должна превышать 28 печатных знаков и ограничивается правымполем документа.

Грифутверждения ставится в таких документах как правовые акты, планы, отчеты,инструкции, правила и другие.

Слово»УТВЕРЖДЕН» согласуется в роде и числе с первым словом наименованияприложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия -УТВЕРЖДЕНЫ.

Приналичии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одномуровне.

Документутверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемымдокументом. При утверждении документа должностным лицом гриф должен состоять изслова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), должности утверждающего лица, его подписи,инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ Губернатор Самарской области ___________ И.О.Фамилия «__»__________ 2017 г.

При утверждениидокумента несколькими должностными лицами их подписи располагают на одномуровне.

Еслидокумент утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, грифсостоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименованияутверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера:

УТВЕРЖДЕНО постановлением Губернатора Самарской области от ______________ N ____

УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Самарской области от ______________ N ____

Отметка обисполнителе. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углулицевой или оборотной стороны последнего листа документа в одну строку.

Отметкавключает фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

Матвеев3335588

Указанияпо исполнению документа (резолюция). Указания по исполнению документовфиксируются в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя,содержание поручения, срок его исполнения, подпись должностного лица, давшегопоручение, дату.

Резолюцияпишется на документе или на отдельном листе, прилагаемом к документу.

Отметкао контроле. Отметку о контроле проставляют с помощью штампа»Контроль» на документах, поставленных на контроль, на верхнем поледокумента справа.

Отметкао поступлении документа. Отметка о поступлении документа в орган исполнительнойвласти проставляется с использованием штампа и содержит очередной порядковыйномер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты).

Требованияк оформлению отдельных видов документов изложены в соответствующих разделахИнструкции.

3.2.Подготовка проектов правовых актов Самарской области

Органыисполнительной власти представляют в Правительство области проекты:

законодательныхактов Самарской области;

постановленийи распоряжений Губернатора области;

постановленийи распоряжений Правительства области.

Подготовкаи оформление проектов вышеуказанных актов осуществляется органамиисполнительной власти в порядке, установленном актами Правительства области изаконодательными актами Самарской области, а также Инструкцией.

Разработка проектов правовых актов Правительства области,касающихся принятия Правительством области решений о внесении изменений всводную бюджетную роспись областного бюджета в соответствии с частью 4 статьи2.1 Федерального закона «О приостановлении действия отдельных положенийБюджетного кодекса Российской Федерации и установлении особенностей исполнениябюджетов бюджетной системы Российской Федерации в 2020 году» (далее -проект правового акта, касающийся решений о внесении изменений в

сводную бюджетную роспись), осуществляется в соответствии сраспоряжением Правительства Самарской области от 06.04.2020 N 125-р «Обутверждении Порядка принятия Правительством Самарской области решений овнесении изменений в сводную бюджетную роспись областного бюджета всоответствии с частью 4 статьи 2.1 Федерального закона «О приостановлениидействия отдельных положений Бюджетного кодекса Российской Федерации иустановлении особенностей исполнения бюджетов бюджетной системы РоссийскойФедерации в 2020 году» (далее — распоряжение Правительства областиот 06.04.2020 N 125-р). Порядок согласования таких проектов установлен всоответствии с пунктом 3.2.2.15 Инструкции. (Дополнен — РаспоряжениеГубернатора Самарской области от17.08.2020 г. № 270-р)

3.2.1.Проекты законов Самарской области

3.2.1.1. Органы исполнительной власти в целях нормативного правовогорегулирования в установленной сфере деятельности разрабатывают проекты законовСамарской области (далее — законопроекты) во исполнение актов законодательстваРоссийской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства областии поручений Губернатора области, а также в порядке законодательной инициативы.

Законопроектывносятся в Самарскую Губернскую Думу (далее — Губернская Дума) в порядке реализации права законодательной инициативы Губернатора областиили Правительства области.

3.2.1.2.По законопроекту, вносимому на рассмотрение Губернской Думы Губернаторомобласти либо Правительством области, официальным представителем Губернатораобласти либо Правительства области назначается, как правило, руководитель илизаместитель руководителя органа исполнительной власти — головного исполнителязаконопроекта.

Вслучае невозможности присутствия на заседании Губернской Думы официальногопредставителя Губернатора области либо Правительства области по уважительнымпричинам (болезнь, отпуск, командировка и т.д.) его полномочия по поручениюГубернатора области, первого вице-губернатора — председателя Правительстваобласти может осуществлять иное должностное лицо.

3.2.1.3.Законопроекты, вносимые в Губернскую Думу в порядке реализации правазаконодательной инициативы Губернатора области, Правительства области, должнысопровождаться письмом субъекта права законодательной инициативы на имяпредседателя Губернской Думы (в случае внесения законопроекта Правительствомобласти письмо оформляется в соответствии с приложениями 3, 4 к Инструкции).Письмо оформляется в двух экземплярах. К письму прилагаются следующие документы<6>:

———————————

<6>ЗаконСамарской области от 12.10.2000 N 38-ГД «О разработке, внесении и принятиизаконов Самарской области».

проектпостановления Губернской Думы о принятии законопроекта (приложения 5, 6);

текстзаконопроекта, оформленный в установленном порядке (приложение 7);

пояснительнаязаписка, включающая социально-экономическое и правовое обоснование принятиязаконопроекта, определяющее его цель, краткую характеристику содержания,прогноз социально-экономических, финансовых и иных последствий его принятия,сведения о проведении антикоррупционной экспертизы <7> предлагаемогозаконопроекта и об отсутствии в нем коррупциогенныхфакторов, а также сведения об органах власти, организациях и лицах, принимавшихучастие в его разработке, подписанная разработчиком законопроекта, лицом, егозамещающим (приложение 8);

———————————

<7>ПостановлениеПравительства Самарской области от 22.12.2010 N 670 «Об антикоррупционнойэкспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовыхактов».

справка осостоянии федерального и регионального законодательства в данной сфереправового регулирования (приложение 9);

финансово-экономическоеобоснование в случае внесения законопроекта, реализация которого затрагиваетфинансовые (в том числе бюджетные) правоотношения, подписанное разработчикомзаконопроекта, лицом, его замещающим (приложение 10);

переченьнормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации данногозаконопроекта (приложение 11);

переченьнормативных правовых актов, отмены, изменения, дополнения которых потребуетпринятие законопроекта (приложение 12);

переченьнормативных правовых актов, принятия, отмены, изменения, дополнения которыхпотребует реализация данного законопроекта (приложение 13) (оформляется вслучае, если принятие законопроекта не потребует изменения действующегозаконодательства и принятия новых нормативных правовых актов Самарскойобласти).

Такжек законопроекту прикладываются:

листысогласования к законопроекту (приложение 14);

копияотчета о проведении оценки регулирующего воздействия законопроекта присогласовании законопроектов, в отношении которых действующим законодательствомпредусмотрена необходимость оценки регулирующего воздействия — на этапесогласования Главным правовым управлением;

копия сопроводительного письма о направлении законопроекта в сферетруда в Самарскую областную трехстороннюю комиссию по регулированиюсоциально-трудовых отношений <9.1>; (Дополнен — Распоряжение ГубернатораСамарской области от22.09.2020 г. № 352-р)

копиясопроводительного письма о направлении законопроекта, предусматривающегоустановление, изменение, приостановление или прекращение действия расходныхобязательств Самарской области, в Счетную палату Самарской области <8>;

копиясопроводительного письма о направлении законопроекта в прокуратуру Самарскойобласти <9>;

———————————

<8>ЗаконСамарской области от 30.09.2011 N 86-ГД «О Счетной палате Самарскойобласти и отдельных вопросах деятельности контрольно-счетных органовмуниципальных образований, расположенных на территории Самарской области».

<9>Федеральный закон от 17.01.1992 N 2202-I «О прокуратуре РоссийскойФедерации».

<9.1> Закон Самарской области от 10.10.2012 N 90-ГД «Осоциальном партнерстве в сфере труда на территории Самарской области».(Дополнен — Распоряжение Губернатора Самарской области от22.09.2020 г. № 352-р)

при визированииправового акта лицом, исполняющим обязанности руководителя органаисполнительной власти Самарской области, к визе в АИС ДД прикрепляетсясканированная копия документа, подтверждающего его полномочия.

Решениео внесении Правительством области законопроекта на рассмотрение Губернской Думыв порядке реализации права законодательной инициативыПравительства области рассматривается на заседании Правительства областии оформляется распоряжением Правительства области (приложение 15). К проектураспоряжения прикладывается титульный лист, оформленный согласно приложению 16к Инструкции.

Решениео внесении Губернатором области законопроекта на рассмотрение Губернской Думы впорядке реализации права законодательной инициативы Губернатораобласти оформляется письмом Губернатора области на имя председателяГубернской Думы с указанием официального представителя Губернатора области(приложение 17).

3.2.1.4.Разработчик законопроекта организует согласование законопроекта и визированиевторого экземпляра письма субъекта права законодательнойинициативы.

Законопроект с приложением документов, указанных в пункте 3.2.1.3Инструкции, подлежит рассмотрению в течение 5 рабочих дней, следующих за днемего поступления.

Срокпроведения лингвистической экспертизы законопроекта соответствуютвышеуказанному сроку.

Согласованиезаконопроекта осуществляется в следующем порядке.

Листсогласования к законопроекту визируют:

руководительоргана исполнительной власти, разработавшего законопроект (лицо, его замещающее);

руководительзаинтересованного органа исполнительной власти (лицо, его замещающее);

первыйзаместитель председателя Правительства Самарской области, заместительпредседателя Правительства Самарской области (далее соответственно — первыйзаместитель председателя Правительства области, заместитель председателяПравительства области) в соответствии с полномочиями;(Абзац дополнен — Распоряжение Губернатора Самарской области от19.03.2020 г. № 87-р)

руководительзаинтересованного структурного подразделения Администрации Губернатора областив соответствии с предметами ведения; (Абзац дополнен -Распоряжение Губернатора Самарской области от19.03.2020 г. № 87-р)

первыйзаместитель руководителя Администрации Губернатора области — в случае еслизаинтересованное структурное подразделение, указанное в абзаце девятомнастоящего пункта, находится в его подчинении; (Абзацдополнен — Распоряжение Губернатора Самарской области от 19.03.2020г. № 87-р)

(Абзац утратил силу — Распоряжение Губернатора Самарской области от19.03.2020 г. № 87-р)

заместительруководителя Администрации Губернатора Самарской области — руководительГлавного правового управления (далее — руководитель Главного правовогоуправления) (лицо, его замещающее);

руководительуправления делопроизводства и документооборота (лицо, его замещающее);

вице-губернатор- руководитель Администрации Губернатора области (лицо, его замещающее);

(Абзац утратил силу — Распоряжение Губернатора Самарской области от19.03.2020 г. № 87-р)

Полистноевизирование постановления Губернской Думы и законопроекта (экземпляра,остающегося в Правительстве области) осуществляют:

исполнительпо должности не ниже консультанта;

руководительсоответствующего структурного подразделения Главного правового управления(лицо, его замещающее) — либо по его поручению главный консультант;

редактор-корректор.

Второйэкземпляр письма субъекта права законодательной инициативы визируют:

руководительоргана исполнительной власти, разработавшего законопроект (лицо, егозамещающее);

руководительсоответствующего структурного подразделения министерства управления финансамиСамарской области (лицо, его замещающее) в отношении законопроектов,затрагивающих финансовые правоотношения;

первыйзаместитель председателя Правительства области, заместитель председателяПравительства области в соответствии с полномочиями в отношении законопроектов,вносимых в Губернскую Думу в порядке реализации права законодательнойинициативы Губернатора области; (Абзац дополнен -Распоряжение Губернатора Самарской области от19.03.2020 г. № 87-р)

руководительГлавного правового управления (лицо, его замещающее);

редактор-корректор.

ВАИС ДД письмо субъекта права законодательной инициативы, проект распоряженияПравительства области и соответствующий законопроект оформляются отдельно.Согласование распоряжения и законопроекта Правительства области осуществляетсяпараллельно в установленные Инструкцией сроки (пункт 3.2.1.4).

Приполистном визировании законопроекта визы проставляются на оборотной сторонекаждого листа. Виза должностного лица действительна в течение 6 месяцев со днясогласования, если за это время не было изменений в законодательстве порассматриваемому вопросу.

3.2.1.5.В случае если законопроект требует дополнительного изучения, специальнойпроверки, истребования дополнительных материалов, срок, указанный в абзацевтором пункта 3.2.1.4 Инструкции, может быть увеличен по согласованию сразработчиком законопроекта.

Вотдельных случаях, когда срок, указанный в абзаце втором пункта 3.2.1.4Инструкции, истек и не был продлен по основаниям и в порядке, установленном вабзаце первом настоящего пункта, разработчик законопроекта вправе представитьего на подпись Губернатору области (лицу, его замещающему) или на заседаниеПравительства области без визы руководителя заинтересованного органаисполнительной власти с приложением служебной записки.

Вслучае если у лиц, согласовывающих законопроект, имеются замечания и (или)предложения, они излагаются, как правило, в письменной форме в виде отдельногодокумента-заключения и прилагаются к законопроекту, в том числе присогласовании в АИС ДД. Требования к оформлению заключения органа исполнительнойвласти приведены в приложении 18 к Инструкции. Замечания и (или) предложениясогласовываются разработчиком законопроекта с лицом, их представившим. В случаеесли замечания и (или) предложения не учтены (не сняты), вопрос о разногласияхрассматривается первым вице-губернатором — председателем Правительства областиили по его поручению на заседании Правительства области.

3.2.1.6.Копия законопроекта, предусматривающего установление, изменение,приостановление или прекращение действия расходных обязательств Самарскойобласти, после согласования с министерством управления финансами Самарскойобласти направляется исполнителем в Счетную палату Самарской области в целяхпроведения финансово-экономической экспертизы <10>.

Копиязаконопроекта после согласования с Главным правовым управлением направляетсяисполнителем в прокуратуру Самарской области для проведения антикоррупционнойэкспертизы в целях выявления коррупциогенных факторови их последующего устранения <11>.

———————————

<10>ЗаконСамарской области от 30.09.2011 N 86-ГД «О Счетной палате Самарскойобласти и отдельных вопросах деятельности контрольно-счетных органовмуниципальных образований, расположенных на территории Самарской области».

<11>Федеральный закон от 17.01.1992 N 2202-I «О прокуратуре РоссийскойФедерации».

3.2.1.7.Ответственность за качество разработки законопроекта несет его разработчик.

3.2.1.8.Закон Самарской области, принятый Губернской Думой, направляется вПравительство области с сопроводительным письмом.

Послерегистрации сопроводительного письма в управлении делопроизводства идокументооборота закон Самарской области передается в секретариат ГубернатораСамарской области (далее — секретариат Губернатора области) для подготовкисоответствующего поручения Губернатора области (лица, его замещающего).

3.2.1.9.Первый экземпляр закона Самарской области (экземпляр, остающийся вПравительстве области) с приложением указанного в пункте 3.2.1.8 порученияГубернатора области (лица, его замещающего) и копии соответствующегопостановления Губернской Думы о его принятии направляется в органисполнительной власти, к компетенции которого относится исполнение закона.

Второйэкземпляр закона Самарской области направляется в Главное правовое управление.

Внеобходимых случаях копии закона Самарской области направляются в другие органыисполнительной власти.

Втечение 10 календарных дней со дня регистрации поступления закона Самарскойобласти в управление делопроизводства и документооборота орган исполнительнойвласти обеспечивает согласование первого экземпляра закона Самарской области.

3.2.1.10.Согласование закона Самарской области осуществляется путем визирования первогоэкземпляра закона Самарской области:

полистно- руководителем соответствующего управления, департамента органа исполнительнойвласти, к компетенции которого относится исполнение закона (лицом, егозамещающим), и (или) органа, который определен в поручении Губернатора области(лица, его замещающего), руководителем соответствующего управления Главногоправового управления и (или) по его поручению главным консультантомсоответствующего управления;

наоборотной стороне первого листа с расшифровкой фамилии визирующего или на отдельномлисте согласования — руководителем органа исполнительной власти, к компетенциикоторого относится исполнение закона, руководителем Главного правовогоуправления, руководителями других органов исполнительной власти (если копиизакона Самарской области были им направлены на согласование).

Согласованиезакона Самарской области путем его визирования сразу несколькими руководителямиорганов исполнительной власти, к компетенции которых относится исполнениезакона, осуществляется в соответствии с поручением Губернатора области (лица,его замещающего), поступившим в указанные органы исполнительной власти, впорядке, предусмотренном настоящим пунктом.

3.2.1.11.Согласованный экземпляр закона Самарской области направляется ответственныморганом исполнительной власти с приложением копии постановления Губернской Думыо его принятии в Главное правовое управление, после чего закон в двухэкземплярах передается руководителю управления делопроизводства идокументооборота для подписания Губернатором области (лицом, его замещающим).

3.2.1.12.Закон Самарской области, подписанный Губернатором области (лицом, егозамещающим), регистрируется управлением делопроизводства и документооборота.

Первыйэкземпляр Закона Самарской области (с визами согласования) остается в управленииделопроизводства и документооборота для последующей передачи по окончаниитекущего года на архивное хранение, второй — направляется в Губернскую Думу.

Управлениеделопроизводства и документооборота передает 2 экземпляра (копии) закона дляего официального опубликования <12> в средствах массовой информации.

———————————

<12>ЗаконСамарской области от 10.05.1995 N 3-ГД «О порядке опубликования ивступления в силу законов и иных нормативных правовых актов Самарскойобласти».

3.2.1.13. Вслучае отклонения Губернатором области (лицом, его замещающим) закона Самарскойобласти, принятого Губернской Думой, ответственным органом исполнительнойвласти в течение 5 календарных дней со дня его поступления по согласованию сГлавным правовым управлением разрабатывается проект письменного обоснованияотклонения закона Самарской области.

Проектписьменного обоснования отклонения закона Самарской области разрабатывается попоручению Губернатора области (лица, его замещающего), по инициативеответственного органа исполнительной власти или Главного правового управления,оформляется на бланке письма Губернатора области.

3.2.2.Проекты постановлений, распоряжений

3.2.2.1.Постановление Губернатора области, Правительства области — правовой актнормативного или ненормативного характера, принимаемый Губернатором области,Правительством области по вопросам, входящим в их компетенцию.

РаспоряжениеГубернатора области, Правительства области — правовой акт ненормативногохарактера, издаваемый Губернатором области, Правительством области по вопросам,входящим в их компетенцию.

Проектпостановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области (далее -правовой акт) разрабатывается органом исполнительной власти на основании планаработы Правительства области, по поручению Губернатора области (лица, егозамещающего), первого вице-губернатора — председателя Правительства области(лица, его замещающего), данному в устной или в письменной форме, или пособственной инициативе. К проекту прилагаются подлинники документов,послуживших основанием для его разработки.

3.2.2.2.Проекты правовых актов Губернатора области, Правительства области по кадровымвопросам, по вопросам награждения и поощрения разрабатываются управлениемкадровой политики и государственных наград Администрации Губернатора области.

3.2.2.3.Проект правового акта оформляется в соответствии с правилами оформленияпроектов правовых актов Губернатора области, Правительства области (приложение19) на оригинале бланка установленной формы (приложения 20 — 25).

3.2.2.4.Проект, разрабатываемый в целях исполнения федеральных законодательных и иныхнормативных правовых актов, а также законодательных и иных нормативных правовыхактов Самарской области, должен содержать ссылку на соответствующие нормыуказанных актов.

Еслив проекте правового акта упоминаются ранее принятые акты Губернатора области,Правительства области, они или извлечения из них прикладываются к документам,прилагаемым к проекту.

Втексте проекта используются полные официальные наименования органов иорганизаций.

3.2.2.5.Текст проекта правового акта нормативного характерадолжен содержать указание на официальное опубликование.

3.2.2.6.К проекту, оформленному в соответствии с пунктом 3.2.2.3 Инструкции,прикладываются следующие документы:

листысогласования (приложения 26, 27);

листыознакомления — в случаях, предусмотренных пунктом 3.2.2.20 Инструкции(приложение 28);

поручениеГубернатора области (лица, его замещающего), первого вице-губернатора -председателя Правительства области (лица, его замещающего), данное в письменнойформе, — в случаях, когда проект разрабатывается по поручению Губернатораобласти (лица, его замещающего), первого вице-губернатора — председателя Правительстваобласти (лица, его замещающего), данному в письменной форме;

пояснительнаязаписка, подписанная разработчиком проекта (лицом, его замещающим) (приложение29);

правовыеакты Губернатора области, Правительства области (извлечения из них) — в случаях,указанных в пункте 3.2.2.4 Инструкции;

судебныеакты (извлечения из них) — в случае разработки проекта правового акта в целяхих исполнения;

финансово-экономическоеобоснование — в случае внесения проекта, реализация которого затрагиваетфинансовые (в том числе бюджетные) правоотношения, в том числе изменениядоходной и (или) расходной части областного бюджета, а также проекта,детализирующего (конкретизирующего) объем, порядок и (или) направленияфинансирования действующего расходного обязательства Самарской области,подписанное разработчиком проекта (лицом, его замещающим) (приложение 30);

копиясопроводительного письма о направлении проекта нормативного правового акта, втом числе проекта государственной программы Самарской области,предусматривающего установление, изменение, приостановление или прекращениедействия расходных обязательств Самарской области, в Счетную палату Самарскойобласти <13>;

копиясопроводительного письма о направлении проекта нормативного правового акта впрокуратуру Самарской области <14>;

копиясопроводительного письма о направлении проекта государственной программы(внесения изменений в государственную программу) Самарской области в ГубернскуюДуму <15>;

копия сопроводительного письма о направлении проекта нормативногоправового акта в сфере труда, программы социально-экономического развития вСамарскую областную трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовыхотношений <15.1>; (Дополнен — Распоряжение Губернатора Самарской области от22.09.2020 г. № 352-р)

———————————

<13>ЗаконСамарской области от 30.09.2011 N 86-ГД «О Счетной палате Самарскойобласти и отдельных вопросах деятельности контрольно-счетных органовмуниципальных образований, расположенных на территории Самарской области».

<14>Федеральный закон от 17.01.1992 N 2202-I «О прокуратуре РоссийскойФедерации».

<15>ЗаконСамарской области от 28.12.2005 N 235-ГД «О бюджетном устройстве ибюджетном процессе в Самарской области».

<15.1> Закон Самарской области от 10.10.2012 N 90-ГД «Осоциальном партнерстве в сфере труда на территории Самарской области».(Дополнен — Распоряжение Губернатора Самарской области от22.09.2020 г. № 352-р)

при визированииправового акта лицом, исполняющим обязанности руководителя органаисполнительной власти, к визе в АИС ДД прикрепляется сканированная копиядокумента, подтверждающего его полномочия;

заключениегосударственной экологической экспертизы — в случае необходимости проведениягосударственной экологической экспертизы регионального уровня в соответствии стребованиями действующего законодательства;

титульныйлист — в случае вынесения проекта правового акта на заседание Правительстваобласти (приложение 31), в котором указываются: наименование проекта, фамилия,имя, отчество докладчика, время рассмотрения вопроса, лица, приглашенные нарассмотрение проекта, должностные лица, завизировавшие проект, переченьпоступивших замечаний;

листрассылки правового акта, подписанный исполнителем (приложение 32).

Проектправового акта в случае его вынесения на заседание Правительства областипомещается в мягкую обложку, оформленную согласно приложению 33 к Инструкции.

3.2.2.7.В пояснительной записке указываются:

основаниеиздания нормативного правового акта;

сведенияобо всех действующих нормативных правовых актах в данной сфере правовогорегулирования;

сведенияо наличии устного поручения Губернатора области (лица, его замещающего),первого вице-губернатора — председателя Правительства области (лица, егозамещающего) — в случае, если разработка проекта осуществляется по устномупоручению Губернатора области (лица, его замещающего), первого вице-губернатора- председателя Правительства области (лица, его замещающего);

сведенияо нормативных правовых актах, содержащих нормы о полномочиях Губернатораобласти, Правительства области по принятию разрабатываемого проекта;

сведенияо количестве вновь (дополнительно) создаваемых рабочих мест, количествеликвидируемых (устаревших) рабочих мест — в случае, если проектом правовогоакта предусматривается выделение средств на реконструкцию или создание объектовкоммунального строительства и инфраструктуры или поддержку инвестиционныхпроектов, реализуемых с использованием бюджетных средствлибо с предоставлением инвестору налоговых льгот;

сведенияо проведении антикоррупционной экспертизы <16> проекта и об отсутствии внем коррупциогенных факторов.

———————————

<16>ПостановлениеПравительства Самарской области от 22.12.2010 N 670 «Об антикоррупционнойэкспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовыхактов».

3.2.2.8.Финансово-экономическое обоснование готовится к проекту в случае, указанном вабзаце восьмом пункта 3.2.2.6 Инструкции, является документом, содержащимфинансово-экономическую оценку проекта, а также:

источникфинансирования расходов по реализации проекта;

расчетныеданные об изменении размеров доходов и (или) расходов областного бюджета;

расчет(его методику, механизм, способ) обоснования объема финансирования,предусматриваемого проектом, с приложением документального обоснования,завизированного руководителем(ями)подразделения(й) разработчика проекта, ответственного(ых) непосредственно за его разработку;

сведенияоб объемах финансирования объектов капитального строительства, завизированныеруководителем(ями)подразделения(й) разработчика проекта,ответственного(ых) непосредственно за разработкупроекта (приложение 34), — в случае, если проект предусматривает изменениеобъемов финансирования объектов капитального строительства за счет средствобластного бюджета;

оценкуэффективности использования средств областного бюджета, направляемых накапитальные вложения (в случаях, предусмотренных действующимзаконодательством);

оценкубюджетной эффективности (в отношении инвестиционных проектов, являющихсякоммерческими и реализуемых частично или полностью за счет средств областногобюджета) в соответствии с методикой, содержащейся в Порядке проведенияпредварительной оценки эффективности инвестиционного проекта <17>;

———————————

<17>Утвержден приказом министерства экономическогоразвития, инвестиций и торговли Самарской области от 01.08.2008 N 63.

информацию обизменении (перераспределении) в связи с принятием проекта объемовфинансирования действующих расходных обязательств Самарской области,предусмотренных нормативными правовыми актами, или о принятии новых расходныхобязательств.

Вкачестве документального обоснования по проектам, реализация которыхзатрагивает финансовые (в том числе бюджетные) правоотношения,могут быть представлены:

попроектам, предусматривающим финансирование мероприятий по проведениюкапитального ремонта здания или помещения (включая противопожарныемероприятия), — документы, подтверждающие необходимость проведениясоответствующих мероприятий (в том числе противопожарных), предписанияконтролирующих органов (в случае наличия), дефектные ведомости, локальныесметы, сводный сметный расчет, прошедший проверку на предмет достоверностиопределения сметной стоимости;

попроектам, предусматривающим увеличение штатной численности работниковгосударственных учреждений, — проект государственного задания (измененноегосударственное задание), расчет трудозатрат по вводимым штатным единицам,действующее штатное расписание, проект нового штатного расписания;

попроектам, предусматривающим приобретение государственным учреждением основныхсредств, оборудования, инвентаря, — государственное задание или его проект,перечень имущества, находящегося на балансе учреждения, с указанием степениизноса, не менее трех коммерческих предложений (прайс-листов) по каждойприобретаемой позиции;

попроектам, предусматривающим проведение научно-исследовательских работ,мероприятий по мониторингу, анализу рынка, информационных работ (оказаниеуслуг) (включая разработку программного обеспечения), выставочных ипрезентационных мероприятий, — техническое задание на выполнение (проведение)работ с детализацией видов работ, указанием физических объемов (количества),сводная смета с разбивкой по видам работ, расчет трудозатрат по каждому видуработ и иные документы, подтверждающие объем и стоимость каждого вида работ

. Также вкачестве обоснования могут быть представлены сведения о затратах по аналогичныммероприятиям, в том числе реализованным в Самарской области, а также не менеетрех коммерческих предложений (прайс-листов) по каждому виду работ(мероприятию).

Еслидокументы, перечисленные в абзацах с десятого по тринадцатый настоящего пункта,не могут быть представлены или могут быть представлены иные обосновывающиедокументы, этот факт необходимо отразить в финансово-экономическом обоснованиис указанием объективных причин, по которым данные документы не могут бытьпредставлены или представлены иные обосновывающие документы.

3.2.2.9.Проект правового акта с приложением документов, указанных в пункте 3.2.2.6Инструкции, направляется разработчиком проекта на согласование.

3.2.2.10.Согласование проекта постановления, распоряжения Губернатора областиосуществляется путем визирования листа согласования и полистного визированияпроекта в следующем порядке:

исполнительпо должности не ниже консультанта — полистно;

руководительоргана исполнительной власти, разработавшего проект (лицо, его замещающее), -лист согласования;

руководительзаинтересованного органа исполнительной власти (лицо, его замещающее) — листсогласования;

первыйзаместитель председателя Правительства области, заместитель председателяПравительства области в соответствии с полномочиями — лист согласования; (Абзац дополнен — Распоряжение Губернатора Самарскойобласти от19.03.2020 г. № 87-р)

руководительзаинтересованного структурного подразделения Администрации Губернатора областив соответствии с предметами ведения — лист согласования; (Абзац дополнен — Распоряжение Губернатора Самарской области от19.03.2020 г. № 87-р)

первыйзаместитель руководителя Администрации Губернатора области — в случае еслизаинтересованное структурное подразделение, указанное в абзаце шестомнастоящего пункта, находится в его подчинении — лист согласования; (Абзац дополнен — Распоряжение Губернатора Самарскойобласти от19.03.2020 г. № 87-р)

(Абзац утратил силу — Распоряжение Губернатора Самарской области от19.03.2020 г. № 87-р)

руководительГлавного правового управления (лицо, его замещающее) — лист согласования;

редактор-корректор- полистно;

руководительсоответствующего структурного подразделения министерства управления финансамиСамарской области — полистно в отношении проектов правовых актов, затрагивающихфинансовые правоотношения;

руководительодного из управлений Главного правового управления (лицо, его замещающее) всоответствии с распределением обязанностей либо по его поручению главныйконсультант — полистно в отношении проектов постановлений Губернатора области,носящих нормативный характер;

руководительуправления делопроизводства и документооборота — лист согласования;

вице-губернатор- руководитель Администрации Губернатора области — лист согласования;

(Абзац утратил силу — Распоряжение Губернатора Самарской области от19.03.2020 г. № 87-р)

Вслучае если в тексте проекта постановления (распоряжения) указантерриториальный орган федерального органа исполнительной власти, орган местногосамоуправления, иной орган, организация, проект согласовывается руководителемтакого органа, организации (лицом, его замещающим) путем визирования листасогласования.

3.2.2.11.Согласование проекта постановления, распоряжения Правительства областиосуществляется путем визирования листа согласования и полистного визирования вследующем порядке:

исполнительпо должности не ниже консультанта — полистно;

руководительоргана исполнительной власти, разработавшего проект (лицо, его замещающее), -лист согласования;

руководительзаинтересованного органа исполнительной власти (лицо, его замещающее) — листсогласования;

первыйзаместитель председателя Правительства области, заместитель председателяПравительства области в соответствии с полномочиями — лист согласования; (Абзац дополнен — Распоряжение Губернатора Самарскойобласти от19.03.2020 г. № 87-р)

руководительзаинтересованного структурного подразделения Администрации Губернатора области- лист согласования;

руководительГлавного правового управления (лицо, его замещающее) — лист согласования;

редактор-корректор- полистно;

руководительсоответствующего структурного подразделения министерства управления финансамиСамарской области — полистно в отношении проектов правовых актов, затрагивающихфинансовые правоотношения;

руководительодного из управлений Главного правового управления (лицо, его замещающее) всоответствии с распределением обязанностей либо по его поручению главныйконсультант — полистно в отношении проектов постановлений Правительстваобласти, носящих нормативный характер;

руководительуправления делопроизводства и документооборота — лист согласования;

вице-губернатор- руководитель Администрации Губернатора области в случае, если проектзатрагивает полномочия Администрации Губернатора области, — лист согласования;

(Абзац утратил силу — Распоряжение Губернатора Самарской области от19.03.2020 г. № 87-р)

(Абзац утратил силу — Распоряжение Губернатора Самарской области от19.03.2020 г. № 87-р)

Вслучае если предмет регулирования проектов постановлений, распоряженийПравительства области не может быть отнесен к полномочиям одного иззаместителей председателя Правительства области, проект правового акта подлежитсогласованию с первым заместителем председателя Правительства области. (Абзац дополнен — Распоряжение Губернатора Самарскойобласти от19.03.2020 г. № 87-р)

3.2.2.12.Проект распоряжения (постановления) Губернатора области, постановленияПравительства области об использовании бюджетных ассигнований резервного фондаГубернатора Самарской области подлежит согласованию в следующем порядке:

разработчикпроекта;

руководительдепартамента управления делами Губернатора Самарской области и ПравительстваСамарской области;

руководительГлавного правового управления;

редактор-корректор;

руководительуправления делопроизводства и документооборота;

вице-губернатор- руководитель Администрации Губернатора области.

Кпроекту правового акта об использовании бюджетных ассигнований резервного фондаГубернатора Самарской области прилагаются:

поручениеГубернатора области;

обоснованиевыплаты (письменное обращение от руководителей организаций, органовгосударственной власти Самарской области, структурных подразделенийАдминистрации Губернатора области, граждан и иные подтверждающие документы).

3.2.2.13.Проект правового акта о командировании лиц, замещающих государственныедолжности Самарской области в органах исполнительной власти, в пределахтерритории Российской Федерации <18> подлежит согласованию в следующемпорядке:

———————————

<18>Положение о порядке и условиях командирования государственных гражданскихслужащих Самарской области в пределах территории Российской Федерации,утвержденное постановлениемПравительства Самарской области от 16.12.2009 N 671 «О порядке и условияхкомандирования государственных гражданских служащих Самарской области».

разработчикпроекта;

редактор-корректор;

руководительуправления делопроизводства и документооборота;

руководительсекретариата Правительства области.

Кпроекту правового акта о командировании прилагаются:

служебноезадание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

обоснованиекомандировки (вызов, приглашение, служебная записка, иные документы).

Проектправового акта о командировании лиц, замещающих государственные должностиСамарской области в органах исполнительной власти, за пределы территорииРоссийской Федерации <19> подлежит согласованию в соответствии стребованиями Инструкции.

———————————

<19>Положение о порядке и условиях командирования государственных гражданскихслужащих Самарской области за пределы территории Российской Федерации,утвержденное постановлениемПравительства Самарской области от 16.12.2009 N 671 «О порядке и условияхкомандирования государственных гражданских служащих Самарской области».

3.2.2.14. Вслучае если в соответствии с проектом распоряжения Губернатора области,Правительства области предусматривается образование групп, комиссий, советов ит.д., допускается устное согласование указанного проекта с лицами, включеннымив состав групп, комиссий, советов и т.д., о чем делается соответствующаяотметка в листе согласования исполнителем (по должности не ниже консультанта).

3.2.2.15.Проект постановления, распоряжения подлежит рассмотрению в следующие сроки:

проектраспоряжения Губернатора области, Правительства области — до 3 рабочих дней,следующих за днем поступления проекта правового акта на согласование;

проектпостановления Губернатора области, Правительства области — до 5 рабочих дней,следующих за днем поступления проекта на согласование;

проектыправовых актов, касающиеся использования бюджетных ассигнований резервногофонда Правительства Самарской области, — до 2 рабочих дней со дня, следующегоза днем поступления проекта указанного документа на согласование;

проектыправовых актов, касающиеся использования бюджетных ассигнований резервногофонда Губернатора Самарской области, — до 1 рабочего дня со дня, следующего заднем поступления проекта указанного документа на согласование;

проекты правовых актов, касающиеся решений о внесении изменений всводную бюджетную роспись, подлежат рассмотрению в сроки, установленныераспоряжением Правительства области от 06.04.2020 N 125-р; (Дополнен -Распоряжение Губернатора Самарской области от17.08.2020 г. № 270-р)

проектыведомственных целевых и государственных программ Самарской области, в том числеизменения, вносимые в них, подлежат рассмотрению министерством экономическогоразвития, инвестиций и торговли Самарской области, министерством управленияфинансами Самарской области в сроки, установленные нормативными правовымиактами Самарской области <20>.

———————————

<20>Порядок разработки, утверждения и реализации ведомственных целевых программ вСамарской области, утвержденный постановлениемПравительства Самарской области от 20.09.2013 N 498.

Срок проведенияэкспертизы и согласования проектов ведомственных целевых программ, в том числевнесения изменений в них, Главным правовым управлением — до 10 рабочих дней.

Вслучае если проект подлежит государственной экологической экспертизерегионального уровня, срок, указанный в абзацах совторого по шестой настоящего пункта, определяется в соответствии сфедеральным законодательством. (В редакцииРаспоряжения Губернатора Самарской области от17.08.2020 г. № 270-р)

Вслучае если проект требует дополнительного изучения, специальной проверки,истребования дополнительных материалов, срок, указанный в абзацах со второго по шестой настоящего пункта, может бытьувеличен по согласованию с разработчиком проекта. (Вредакции Распоряжения Губернатора Самарской области от17.08.2020 г. № 270-р)

Вслучае если срок, указанный в абзацах со второго поседьмой настоящего пункта, истек и не был продлен по основаниям и впорядке, установленном в абзаце двенадцатомнастоящего пункта, разработчик проекта вправе представить проект на утверждениебез соответствующей визы руководителя, не согласовавшего проект, с приложениемслужебной записки. (В редакции РаспоряженияГубернатора Самарской области от17.08.2020 г. № 270-р)

Вслучае если согласованное мнение заинтересованных органов по проектам правовыхактов и иным документам отсутствует, указанные проекты и документы направляютсяв Главное правовое управление с письменным обоснованием необходимости принятияпроекта правового акта или иного документа в представленной на экспертизуредакции.

Проектыправовых актов, поступившие на согласование в орган исполнительной властиошибочно, возвращаются разработчику проекта в день поступления с проставлениемответственным за делопроизводство лицом в листе согласования, в том числе присогласовании в АИС ДД, соответствующей отметки.

Срокипроведения лингвистической экспертизы соответствуют срокам, указанным в абзацахсо второго по седьмой настоящего пункта. (В редакции Распоряжения Губернатора Самарской области от17.08.2020 г. № 270-р)

3.2.2.16.В случае если у лиц, согласовывающих проект, имеются замечания и (или)предложения, они излагаются, как правило, в письменной форме в виде отдельногодокумента-заключения (приложение 18) и прилагаются к проекту правового акта, втом числе при согласовании в АИС ДД.

Проект,в котором учтены замечания и (или) предложения, указанные в абзаце первомнастоящего пункта, направленный на согласование повторно, подлежит рассмотрениюв следующие сроки:

проектраспоряжения Губернатора области, Правительства области — до 2 рабочих дней содня, следующего за днем поступления проекта;

проектпостановления Губернатора области, Правительства области — до 3 рабочих дней содня, следующего за днем поступления проекта;

проектыправовых актов, касающиеся использования бюджетных ассигнований резервногофонда Правительства Самарской области, — до 1 рабочего дня со дня, следующегоза днем поступления проекта;

проектыправовых актов, касающиеся использования бюджетных ассигнований резервногофонда Губернатора Самарской области, — до 1 рабочего дня со дня, следующего заднем поступления проекта;

проектыведомственных целевых и государственных программ Самарской области — до 5рабочих дней со дня, следующего за днем поступления проекта, для министерстваэкономического развития, инвестиций и торговли Самарской области, министерствауправления финансами Самарской области, Главного правового управления.

Замечанияи (или) предложения, указанные в абзаце первом настоящего пункта, подлежатрассмотрению разработчиком проекта в течение 1 рабочего дня, следующего за днемвынесения замечания и (или) предложения. Срок, указанный в настоящем абзаце,может быть увеличен по согласованию с руководителем органа исполнительнойвласти, внесшим замечания в проект правового акта.

Вслучае если замечания и (или) предложения не учтены (не сняты), вопрос оразногласиях рассматривается вице-губернатором — руководителем АдминистрацииГубернатора области (по проектам постановлений, распоряжений Губернатораобласти), первым вице-губернатором — председателем Правительства области (попроектам постановлений, распоряжений Правительства области) или по егопоручению на заседании Правительства области.

3.2.2.17.Проект считается согласованным со дня получения разработчиком проектазавизированного без замечаний листа согласования либо со дня снятия замечанийорганом исполнительной власти, представившим замечания.

3.2.2.18.В случае если в процессе согласования проекта правового акта в него вносятсяизменения и (или) дополнения принципиального характера, связанные с изменениемего концепции, проект подлежит повторному согласованию в порядке, установленномв пунктах 3.2.2.10 — 3.2.2.17 Инструкции.

3.2.2.19.Проект постановления Правительства области нормативногохарактера, относящийся к вопросам, предусмотренным частью 2 статьи 8 ЗаконаСамарской области «О Правительстве Самарской области» <21>,одновременно с направлением на согласование в порядке, установленном пунктами3.2.2.10 — 3.2.2.17 Инструкции, направляется для ознакомления всем членамПравительства области, за исключением членов Правительства области, которымэтот проект направляется на согласование, а также первого вице-губернатора -председателя Правительства области.

———————————

<21>Закон Самарской области от 30.09.2011 N 80-ГД «О Правительстве Самарскойобласти».

3.2.2.20.Ознакомление с проектом постановления осуществляется членами Правительстваобласти в соответствии со следующими требованиями:

проектпостановления, касающийся использования бюджетных ассигнований резервного фондаПравительства Самарской области, подлежит ознакомлению в срок до 2 рабочихдней, следующих за днем его поступления;

проектпостановления, касающийся использования бюджетных ассигнований резервного фондаГубернатора Самарской области, подлежит ознакомлению в срок до 1 рабочего дня,следующего за днем его поступления;

проектпостановления по иным вопросам подлежит ознакомлению в срок до 3 рабочих дней,следующих за днем его поступления;

принаправлении проекта постановления на ознакомление в АИС ДД к немуприсоединяются файлы с текстовыми или отсканированными документами, указаннымив пункте 3.2.2.6 Инструкции;

вслучае отсутствия возражений член Правительства области визирует проектпостановления путем проставления своей визы в листе ознакомления;

вслучае если у члена Правительства области имеются замечания и (или)предложения, они излагаются, как правило, в письменной форме в виде отдельногодокумента-заключения (приложение 18) и прилагаются к проекту правового акта, втом числе при ознакомлении в АИС ДД;

возраженияпо проекту постановления рассматриваются в порядке, установленном абзацемвосьмым пункта 3.2.2.16 Инструкции;

вслучае неполучения визы члена Правительства области в листе ознакомления всрок, установленный настоящим пунктом Инструкции, исполнитель по должности нениже главного консультанта самостоятельно проставляет в графе «Результатыознакомления, подпись, дата» листа ознакомления отметку «Возраженияне представлены», ставит свою подпись и дату, разработчик проекта заверяетрезультаты ознакомления путем подписания листа ознакомления и проставлениядаты;

визированиелиста ознакомления исполняющим обязанности руководителя органа исполнительнойвласти, являющегося членом Правительства области, не допускается;

припроведении процедуры ознакомления необходимо получение виз не менее половинычленов Правительства области от общего числа членов Правительства области.

3.2.2.21.Копия проекта нормативного правового акта Самарской области, предусматривающегоустановление, изменение, приостановление или прекращение действия расходныхобязательств Самарской области, после согласования с министерством управленияфинансами Самарской области направляется исполнителем в Счетную палатуСамарской области в целях проведения финансово-экономической экспертизы<22>.

Копияпроекта нормативного правового акта Самарской области после согласования сГлавным правовым управлением направляется исполнителем в прокуратуру Самарскойобласти для проведения антикоррупционной экспертизы в целях выявления коррупциогенных факторов и их последующего устранения<23>.

Копияпроекта государственной программы Самарской области и проекта внесенияизменений в действующую государственную программу Самарской области послесогласования с Главным правовым управлением направляется исполнителем вГубернскую Думу для рассмотрения <24>.

———————————

<22>ЗаконСамарской области от 30.09.2011 N 86-ГД «О Счетной палате Самарскойобласти и отдельных вопросах деятельности контрольно-счетных органовмуниципальных образований, расположенных на территории Самарской области».

<23>Федеральный закон от 17.01.1992 N 2202-I «О прокуратуре РоссийскойФедерации».

<24>ЗаконСамарской области от 28.12.2005 N 235-ГД «О бюджетном устройстве ибюджетном процессе в Самарской области».

Копия проектанормативного правового акта Самарской области в сфере водного, воздушного, железнодорожноготранспорта, носящего нормативный характер, после согласования с Главнымправовым управлением направляется исполнителем в Приволжскую транспортнуюпрокуратуру посредством электронной почты на адрес otdel-l@ptproc.ru.

3.2.2.22.В случае если в процессе ознакомления с проектом постановления в него вносятсяизменения и (или) дополнения принципиального характера, связанные с изменениемконцепции проекта постановления, проект подлежит повторному ознакомлению впорядке, установленном пунктом 3.2.2.20 Инструкции.

3.2.2.23.В Главное правовое управление проекты постановлений и распоряжений Губернатораобласти и Правительства области направляются только после их согласования впорядке, установленном пунктами 3.2.2.10 — 3.2.2.17 Инструкции, и ознакомлениячленов Правительства области с проектами постановлений Правительства области всоответствии с пунктом 3.2.2.19 Инструкции.

Наэтапе согласования проекта постановления Главным правовым управлением готовитсяэкспертное заключение на него.

Экспертноезаключение должно содержать оценку соответствия проекта постановленияфедеральному законодательству и законодательству Самарской области, а такжеоценку соблюдения требований Инструкции в части процедуры согласования иознакомления с проектом.

3.2.2.24.Виза должностного лица действительна в течение 6 месяцев со дня согласованияили ознакомления с проектом, если за это время не было изменений взаконодательстве по рассматриваемому вопросу.

3.2.2.25.Проект, согласованный Главным правовым управлением, представляется исполнителемв управление делопроизводства и документооборота для проведения лингвистическойэкспертизы и окончательной проверки правильности оформления проекта правовогоакта.

3.2.2.26.После прохождения процедуры лингвистической экспертизы правовой акт визируетсяполистно в случаях, указанных в абзацах девятом и десятом пунктов 3.2.2.10,3.2.2.11 Инструкции.

3.2.2.27.По результатам проверки полного пакета документов, сформированного всоответствии с пунктом 3.2.2.6 Инструкции, проект правового акта визируетруководитель управления делопроизводства и документооборота.

Вслучае если по результатам проверки выявлены нарушения установленного порядкаподготовки проекта правового акта, руководитель управления делопроизводства идокументооборота возвращает полный пакет документов разработчику на доработку.Доработка осуществляется в течение 1 рабочего дня.

3.2.2.28.Ответственность за качество разработки проекта правового акта несет разработчикпроекта.

3.2.2.29.Согласованные проекты правовых актов, подлежащие рассмотрению на заседанииПравительства области, вносятся в повестку дня заседания Правительства области.

3.2.2.30.Подписанный правовой акт передается в управление делопроизводства идокументооборота для оформления и выпуска.

Секретныепостановления (распоряжения) передаются для регистрации и хранения в управлениепо защите государственной тайны департамента по вопросам общественнойбезопасности Самарской области, а секретные с литером М постановления(распоряжения) — в режимно-секретную группу Главного управленияпо мобилизационным вопросам Самарской области.

Постановления(распоряжения) Губернатора области и Правительства области регистрируютсяраздельно в пределах календарного года, при этом к порядковому номерураспоряжений через дефис добавляется буква «р«.

3.2.2.31.Рассылка электронной копии правового акта производится в соответствии сосформированным на этапе согласования в АИС ДД списком рассылки.

Завереннаякопия правового акта Губернатора области, Правительства области направляетсяуправлением делопроизводства и документооборота в адрес лиц и организаций,указанных в листе рассылки (приложение 32), не являющихся участникамиэлектронного документооборота.

3.2.2.32.Управление делопроизводства и документооборота передает один экземпляр (копию)правового акта для его официального опубликования <25> в средствахмассовой информации.

———————————

<25>ЗаконСамарской области от 10.05.1995 N 3-ГД «О порядке опубликования ивступления в силу законов и иных нормативных правовых актов Самарскойобласти».

Подлинникправового акта и пакет документов к нему, сформированный в соответствии спунктом 3.2.2.6 Инструкции, остается в управлении делопроизводства идокументооборота для последующей передачи по окончании текущего года наархивное хранение.

3.2.3.Проекты приказов, распоряжений

органовисполнительной власти, должностных лиц

3.2.3.1. Приказ- правовой акт нормативного или ненормативного характера, принимаемый органом исполнительнойвласти, его должностными лицами по вопросам, входящим в их компетенцию.

Распоряжениемоформляются решения персонального характера, решения по оперативным,организационным и другим вопросам работы органа исполнительной власти.

3.2.3.2.Проекты приказов (распоряжений) подготавливаются на основании указанийруководителя органа исполнительной власти.

Проектыприказов (распоряжений) по кадровым вопросам подготавливает кадровая службаоргана исполнительной власти на основании соответствующих представлений илипоручений.

3.2.3.3.Проекты приказов (распоряжений) оформляются в соответствии с правиламиоформления проектов приказов, распоряжений органов исполнительной власти, ихдолжностных лиц (приложение 35) на оригинале бланка установленной формы.

3.2.3.4.К проекту приказа (распоряжения) прикладываются следующие документы:

листысогласования;

пояснительнаязаписка для проекта приказа (распоряжения), носящего нормативный характер(далее — нормативный правовой акт), содержащая основания для его издания, сведенияобо всех действующих нормативных правовых актах в данной сфере правовогорегулирования, сведения о проведении антикоррупционной экспертизы <26>нормативного правового акта и об отсутствии в нем коррупциогенныхфакторов;

копиясопроводительного письма о направлении проекта нормативного правового акта всфере труда в Самарскую областную трехстороннюю комиссию по регулированиюсоциально-трудовых отношений <26.1>; (Дополнен — Распоряжение ГубернатораСамарской области от22.09.2020 г. № 352-р)

———————————

<26>ПостановлениеПравительства Самарской области от 22.12.2010 N 670 «Об антикоррупционнойэкспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовыхактов».

<26.1>Закон Самарской области от 10.10.2012 N 90-ГД «О социальном партнерстве всфере труда на территории Самарской области». (Дополнен — РаспоряжениеГубернатора Самарской области от22.09.2020 г. № 352-р)

финансово-экономическоеобоснование (для проекта нормативного правового акта, затрагивающего финансовые(в том числе бюджетные) правоотношения), подготовленное в случае и порядке, предусмотренных пунктами 3.2.2.6, 3.2.2.8 Инструкции;

листрассылки правового акта, подписанный исполнителем.

Пояснительнаязаписка к проекту нормативного правового акта визируется руководителемюридической службы органа исполнительной власти либо сотрудником органаисполнительной власти, в служебные обязанности которого входит проведениеправовой экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовыхактов, и подписывается руководителем структурного подразделения органаисполнительной власти, непосредственно разработавшим проект.

3.2.3.5.Проект приказа (распоряжения) и приложения к нему визируются полистно:

исполнителемпо должности не ниже консультанта;

руководителемструктурного подразделения органа исполнительной власти, непосредственноразработавшего проект;

сотрудником,в служебные обязанности которого входит проведение правовой экспертизынормативных правовых актов или проектов нормативных правовых актов.

3.2.3.6.Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованнымиорганами исполнительной власти, если такое согласование является обязательным всоответствии с законодательством Российской Федерации и Самарской области, а также если проект нормативного правового акта содержитположения межотраслевого значения или предусматривает совместную деятельностьорганов исполнительной власти.

3.2.3.7.Проект приказа (распоряжения), не носящего нормативного характера,рассматривается в срок до 3 рабочих дней, следующих за днем поступления проектана согласование, нормативный правовой акт — до 5 рабочих дней, следующих заднем поступления проекта на согласование.

Срокипроведения лингвистической экспертизы соответствуют вышеуказанным срокам.

3.2.3.8.Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятсяизменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторномусогласованию в порядке и сроки, которые предусмотрены пунктами 3.2.3.5 — 3.2.3.7Инструкции.

3.2.3.9.Ответственность за подготовку проекта приказа (распоряжения), его согласованиес заинтересованными лицами несет руководитель структурного подразделения органаисполнительной власти, непосредственно разработавшего проект.

3.2.3.10.Копия проекта нормативного правового акта Самарской области, предусматривающегоустановление, изменение, приостановление или прекращение действия расходныхобязательств Самарской области, направляется исполнителем в Счетную палатуСамарской области в целях проведения финансово-экономической экспертизы<27>.

Копияпроекта приказа органа исполнительной власти, носящего нормативный характер,после согласования со структурным подразделением, к функциям которого отнесеноправовое обеспечение деятельности органа исполнительной власти, направляетсяисполнителем в прокуратуру Самарской области для проведения антикоррупционнойэкспертизы в целях выявления коррупциогенных факторови их последующего устранения. (Абзац дополнен -Распоряжение Губернатора Самарской области от19.03.2020 г. № 87-р)

———————————

<27>ЗаконСамарской области от 30.09.2011 N 89-ГД «О Счетной палате Самарскойобласти и отдельных вопросах деятельности контрольно-счетных органовмуниципальных образований, расположенных на территории Самарской области».

3.2.3.11.Приказы (распоряжения) подписываются руководителем органа исполнительной власти(лицом, исполняющим его обязанности).

Вслучае если нормативный правовой акт подписан лицом, исполняющим обязанностируководителя органа исполнительной власти, к пояснительной записке прилагаетсякопия документа, подтверждающего его полномочия.

3.2.3.12.Подписанные приказы (распоряжения) направляются ответственномуза делопроизводство для их оформления и выпуска. Приказам (распоряжениям)присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Приказы (распоряжения)по основной деятельности, по личному составу нумеруются отдельно. Датой приказа(распоряжения) является дата его подписания.

3.2.3.13. (Утратил силу — Распоряжение Губернатора Самарской области от17.08.2020 г. № 270-р)

3.2.3.14.Рассылка электронной копии приказа (распоряжения) производится в соответствиисо сформированным на этапе согласования в АИС ДД списком рассылки.

Завереннаякопия приказа (распоряжения) направляется в адрес лиц и организаций, указанныхв листе рассылки (приложение 32), не являющихся участниками электронногодокументооборота.

3.2.3.15.Копия приказа (распоряжения) в обязательном порядке направляется исполнителю приказа(распоряжения).

Копииприказов нормативного характера направляются в прокуратуру Самарской области<30> и Министерство юстиции Российской Федерации <31>.

———————————

<30>Федеральный закон от 17.01.1992 N 2202-I «О прокуратуре РоссийскойФедерации».

<31>Постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 «Обутверждении Правил подготовки нормативных правовых актовфедеральных органов исполнительной власти и их государственнойрегистрации».

Копии приказовнормативного характера в сфере водного, воздушного, железнодорожного транспортанаправляются в Приволжскую транспортную прокуратуру посредством электроннойпочты на адрес otdel-l@ptproc.ru.

3.2.4.Проекты соглашений (договоров) Самарской области

3.2.4.1. Соглашение (договор) Самарской области (далее — соглашение)заключается в случае принятия решения о закреплении договоренностей,достигнутых органом исполнительной власти в интересах Самарской области приосуществлении сотрудничества со сторонами договорных отношений вторгово-экономической, научно-технической, гуманитарной, культурной и иныхсферах общественных отношений.

3.2.4.2.Подготовка проектов соглашений органами исполнительной власти, их регистрация,учет и хранение осуществляются в соответствии с федеральными нормативнымиправовыми актами, законодательными и иными правовыми актами Самарской области.

3.2.4.3.Проект соглашения готовится в нескольких экземплярах, количество которыхсоответствует количеству сторон соглашения.

3.2.4.4.Проект соглашения разрабатывается органом исполнительной власти, выступившим синициативным предложением о заключении соглашения. Проект соглашения до егоподписания согласовывается:

органамиисполнительной власти, в компетенцию которых входят вопросы, затронутые втексте проекта соглашения;

уполномоченныморганом исполнительной власти в сфере международных и внешнеэкономическихсвязей (далее — уполномоченный орган);

федеральнымиорганами исполнительной власти (для проектов соглашений, заключаемых в сферемеждународных и внешнеэкономических связей, в период после их согласования сорганами исполнительной власти, в компетенцию которых входят вопросы,затронутые в тексте проекта соглашения, до подписания) <32>.

———————————

<32>Федеральный закон от 04.01.1999 N 4-ФЗ «О координации международных ивнешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации», ЗаконСамарской области от 09.10.2007 N 102-ГД»О соглашениях Самарской области и соглашениях (договорах) органовгосударственной власти Самарской области».

К проектусоглашения, оформленному в соответствии с приложением 36 к Инструкции,прикладываются следующие документы:

листсогласования;

поручениеГубернатора области (лица, его замещающего), данное в письменной форме, вслучаях, когда проект разрабатывается по поручению Губернатора области;

поручениепервого вице-губернатора — председателя Правительства области (лица, егозамещающего), данное в письменной форме, в случаях, когда проект разрабатываетсяпо поручению первого вице-губернатора — председателя Правительства области(лица, его замещающего);

пояснительнаязаписка, подписанная разработчиком проекта.

3.2.4.5.Согласование проекта соглашения осуществляется путем визирования листа согласованияи полистного визирования экземпляра, остающегося в управлении делопроизводстваи документооборота, в следующем порядке:

исполнительпо должности не ниже консультанта — полистно;

руководительоргана исполнительной власти, разработавшего проект (лицо, его замещающее), -лист согласования;

руководителизаинтересованных органов исполнительной власти (лица, их замещающие) — листсогласования;

руководительуполномоченного органа (лицо, его замещающее) — лист согласования;

первыйзаместитель председателя Правительства области, заместитель председателяПравительства области в соответствии с полномочиями — лист согласования; (Абзац дополнен — Распоряжение Губернатора Самарскойобласти от19.03.2020 г. № 87-р)

руководительзаинтересованного структурного подразделения Администрации Губернатора области(лицо, его замещающее) — лист согласования;

руководительГлавного правового управления (лицо, его замещающее) — лист согласования;

редактор-корректор- полистно;

руководительсоответствующего структурного подразделения министерства управления финансамиСамарской области (лицо, его замещающее) — полистно в отношении проектовсоглашений, затрагивающих финансовые правоотношения;

руководительодного из управлений Главного правового управления в соответствии сраспределением обязанностей (лицо, его замещающее) либо по его поручениюглавный консультант — полистно;

руководительуправления делопроизводства и документооборота (лицо, его замещающее) — листсогласования;

(Абзац утратил силу — Распоряжение Губернатора Самарской области от19.03.2020 г. № 87-р)

первыйвице-губернатор — председатель Правительства области (лицо, его замещающее) -лист согласования в отношении проектов соглашений, подписываемых Губернаторомобласти;

(Абзац утратил силу — Распоряжение Губернатора Самарской области от19.03.2020 г. № 87-р)

Вслучае если предмет регулирования проекта соглашения, заключаемогоПравительством области, не может быть отнесен к полномочиям одного иззаместителей председателя Правительства области, проект соглашения подлежитсогласованию с первым заместителем председателя Правительства области. (Абзац дополнен — Распоряжение Губернатора Самарскойобласти от19.03.2020 г. № 87-р)

3.2.4.6.Проект соглашения подлежит рассмотрению в срок до 5 рабочих дней, следующих заднем его поступления. Сроки проведения лингвистической экспертизы соответствуютвышеуказанным срокам.

Вслучае если проект соглашения требует дополнительного изучения, специальнойпроверки, истребования дополнительных материалов, срок, указанный в абзацепервом настоящего пункта, может быть увеличен по согласованию с разработчикомпроекта.

Вотдельных случаях, когда срок, указанный в абзаце первом настоящего пункта,истек и не был продлен по основаниям и в порядке, установленном в абзаце второмнастоящего пункта, разработчик проекта соглашения вправе представить проект соглашенияна подписание Губернатору области, первому вице-губернатору — председателюПравительства области без визы руководителя, не согласовавшего проектсоглашения, с приложением служебной записки за подписью руководителя органаисполнительной власти

, разработавшего проект.

3.2.4.7.В случае если у лиц, согласовывающих проект соглашения, имеются замечания и(или) предложения, они излагаются, как правило, в письменной форме в видеотдельного документа (заключения) и прилагаются к проекту, в том числе при согласованиив АИС ДД.

Содержаниезамечаний и (или) предложений должно строго соответствовать полномочиям ифункциям органа исполнительной власти, в который направлен на согласованиепроект соглашения.

3.2.4.8.В случае если в процессе согласования проекта соглашения в него вносятсяизменения и (или) дополнения принципиального характера, связанные с изменениемконцепции проекта соглашения, проект подлежит повторному согласованию впорядке, установленном пунктами 3.2.4.5, 3.2.4.6 Инструкции.

3.2.4.9.Проект соглашения считается согласованным со дня получения разработчикомпроекта соглашения завизированного без замечаний листа согласования либо со дняснятия замечаний органов исполнительной власти, их представивших.

Визадолжностного лица действительна в течение 6 месяцев со дня согласования проектасоглашения, если за это время не было изменений в законодательстве порассматриваемому вопросу.

3.2.4.10.Ответственность за качество подготовки проекта соглашения несет егоразработчик.

3.2.4.11.После прохождения лингвистической экспертизы проект соглашения визируетсяполистно в случаях, указанных в абзацах девятом и десятом пункта 3.2.4.5Инструкции.

3.2.4.12.В случае если по результатам проверки полного пакета документов,сформированного в соответствии с пунктом 3.2.4.4 Инструкции, выявлены нарушенияустановленного порядка разработки проекта соглашения, руководитель управленияделопроизводства и документооборота возвращает полный пакет документовразработчику на доработку. Доработка осуществляется в срок до3 рабочих дней начиная со дня поступления проекта к разработчику.

3.2.4.13.Проект соглашения, завизированный в соответствии с пунктом 3.2.4.5 Инструкции,передается руководителю управления делопроизводства и документооборота дляорганизации его подписания Губернатором области, первым вице-губернатором -председателем Правительства области (лицом, его замещающим).

3.2.4.14.Подписанные соглашения передаются разработчику проекта для дальнейшегоподписания другими сторонами соглашения.

3.2.4.15.Соглашения в сфере международных и внешнеэкономических связей в 5-дневный срокпредставляются в уполномоченный орган для прохождения процедуры государственнойрегистрации <33>.

———————————

<33>Постановление Правительства Российской Федерации от 24.07.2000 N 552 «Обутверждении Правил государственной регистрации соглашений об осуществлениимеждународных и внешнеэкономических связей, заключенных органамигосударственной власти субъектов Российской Федерации», постановлениеПравительства Самарской области от 18.02.2009 N 47″Об утверждении Порядка заключения органами исполнительной властиСамарской области соглашений (договоров) в сфере международного сотрудничества,внешнеэкономических и межрегиональных связей».

3.2.4.16.Уполномоченный орган или орган исполнительной власти — инициатор заключениясоглашения после подписания соглашения всеми сторонами представляет подлинниктекста соглашения и все документы, непосредственно связанные с заключениемсоглашения, в управление делопроизводства и документооборота:

длясоглашений в сфере межрегиональных связей — в 7-дневный срок со дня поступлениясоглашения, подписанного сторонами, в уполномоченный орган или органисполнительной власти — инициатор заключения соглашения;

длясоглашений в сфере международных и внешнеэкономических связей — не позднее 7дней со дня поступления соглашения в уполномоченный орган после прохождения импроцедуры государственной регистрации.

3.2.4.17.Подписи на соглашении заверяются гербовыми печатями сторон.

3.2.4.18.Управление делопроизводства и документооборота в течение 5 рабочих днейобеспечивает присвоение соглашению регистрационного номера, внесение в реестрсоглашений Самарской области и обеспечивает последующее хранение соглашения, атакже направляет соглашение, заключенное в целях осуществления международногосотрудничества, внешнеэкономических и межрегиональных связей Самарской области,для его официального опубликования <34>.

———————————

<34>Федеральный закон от 04.01.1999 N 4-ФЗ «О координации международных ивнешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации», N 102-ГД»О соглашениях Самарской области и соглашениях (договорах) органовгосударственной власти Самарской области».

3.3.Подготовка отдельных видов документов

3.3.1.Государственная (ведомственная целевая) программа

3.3.1.1.Разработка, согласование и утверждение государственной (ведомственной целевой)программы осуществляются в порядке, предусмотренном нормативными правовымиактами Правительства области <35> и подразделами 3.2.2, 3.2.3 Инструкции.

———————————

<35>Постановление Правительства Самарской области от 16.01.2008 N 2 «Оразработке и реализации ведомственных целевых программ в Самарскойобласти», постановление Правительства Самарской области от 20.09.2013 N498 «О разработке и реализации государственных программ в Самарскойобласти».

3.3.1.2. Кпроекту постановления Правительства области об утверждении государственнойпрограммы (приказу органа исполнительной власти об утверждении ведомственнойцелевой программы) прилагается государственная (ведомственная целевая)программа, оформленная согласно приложению 37 к Инструкции.

Кпроекту постановления Правительства области об утверждении государственнойпрограммы прилагаются документы, предусмотренные пунктом 3.2.2.6 Инструкции.

3.3.2.Протокол заседания (совещания)

3.3.2.1.Протокол заседания (совещания) (далее — протокол) составляется на основаниизаписей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисовдокладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколымогут издаваться в полной или краткой форме, когда опускается ход обсуждениявопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

3.3.2.2.Решения, принятые на заседаниях (совещаниях), оформляются протоколами в срок до6 рабочих дней. (В редакции Распоряжения ГубернатораСамарской области от19.03.2020 г. № 87-р)

Вслучае если решения, принятые на заседаниях (совещаниях), требуют согласованияс заинтересованными органами исполнительной власти, протокол подлежитсогласованию в срок до 9 рабочих дней. (Абзац дополнен- Распоряжение Губернатора Самарской области от19.03.2020 г. № 87-р)

Приэтом подготовка и согласование протокола осуществляется в соответствии соследующими требованиями:

подготовкапротокола — в срок до 2 рабочих дней;

согласованиепротокола с заинтересованными органами исполнительной власти, заместителями председателя Правительства области, протоколазаседания Совета по национальным и приоритетным проектам Самарской области(далее — Совет) в очной форме с заместителями председателя Правительстваобласти — в срок до 2 рабочих дней; (В редакцииРаспоряжения Губернатора Самарской области от17.08.2020 г. № 270-р)

внесениеизменений в протокол в соответствии с замечаниями (или) предложениямизаинтересованного органа исполнительной власти, заместителейпредседателя Правительства области (при наличии) — в срок до 1 рабочегодня; (В редакции Распоряжения Губернатора Самарскойобласти от17.08.2020 г. № 270-р)

согласованиепротокола, в котором учтены замечания и (или) предложения, указанные в абзацешестом настоящего пункта, — в срок до 1 рабочего дня;

проведениелингвистической экспертизы протокола — в срок до 2 рабочих дней;

проведениелингвистической экспертизы протокола, в котором учтены замечанияредактора-корректора, — в срок до 1 рабочего дня.(Абзац дополнен — Распоряжение Губернатора Самарской области от19.03.2020 г. № 87-р)

Протокол заседания Совета подлежит согласованию с первымвице-губернатором — председателем Правительства области. (Дополнен -Распоряжение Губернатора Самарской области от17.08.2020 г. № 270-р)

Ответственностьза подготовку протокола, его согласование с заинтересованными органамиисполнительной власти, заместителями председателяПравительства области несет руководитель органа исполнительной власти,являющегося разработчиком проекта протокола. (Абзацдополнен — Распоряжение Губернатора Самарской области от17.08.2020 г. № 270-р)

Протоколызаседаний Правительства области оформляются управлением делопроизводства идокументооборота.

Протоколысовещаний у Губернатора области оформляются исполнителем — инициаторомпроведения совещания совместно с сотрудником секретариата Губернатора области,протоколы совещаний у первого вице-губернатора — председателя Правительстваобласти оформляются исполнителем-инициатором совместно с сотрудником управленияобеспечения деятельности председателя Правительства области, протоколысовещаний у вице-губернатора — руководителя Администрации Губернатора областиоформляются исполнителем-инициатором совместно с сотрудником управленияобеспечения деятельности вице-губернатора — руководителя АдминистрацииГубернатора области (согласно распределению обязанностей) при

участии органов исполнительной власти в части оформлениявопросов, относящихся к сферам их ведения.

3.3.2.3.Протоколы оформляются в соответствии с приложением 38 к Инструкции.

Протоколвключает в себя следующие разделы:

резолютивнуючасть для утверждения протокола;

наименованиевида документа — протокол;

заголовок,который при необходимости может содержать перечень рассматриваемых в ходесовещания вопросов;

названиенаселенного пункта, в котором проходило заседание, совещание (принеобходимости);

датуи номер протокола;

вводнуючасть текста протокола, включающую фамилию и инициалы председательствовавшегона заседании (совещании), раздел «Присутствовали», включающий списокприсутствовавших с указанием занимаемых должностей, а для лиц, не являющихся должностнымилицами органа исполнительной власти, с указанием наименования организации(учреждения), адреса организации (учреждения), контактного телефона;

основнуючасть текста протокола, включающую вопросы, рассматриваемые на заседании(совещании), и принятые по ним решения, в том числе раздел»Поручено», в который включаются поручения с указанием исполнителей,даты (срока) исполнения и при необходимости контроля заисполнением поручения;

подписьпредседательствовавшего на заседании (совещании);

грифограничения доступа.

Напротоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения,проставляется пометка «Для служебного пользования» и номерэкземпляра. Работа с протоколами, содержащими служебную информациюограниченного распространения, осуществляется в соответствии с положениямираздела 4.5 Инструкции.

3.3.2.4.Если поручение дано нескольким исполнителям, то координация и ответственностьза его выполнение возлагаются на головного исполнителя — должностное лицо,указанное в поручении первым или обозначенное словом «созыв».

Еслипоручение адресовано лицу, не являющемуся должностным лицом органаисполнительной власти, то ответственным исполнителем поручения определяетсяорган исполнительной власти, в компетенцию которого входит данный вопрос, этот органисполнительной власти указывается первым, а прочие исполнители — после первоголица.

Еслик протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производитсясоответствующая запись в решении.

3.3.2.5.Подлинник протокола заседания Правительства области визируют полистно:

редактор-корректор- протоколы заседаний Правительства области, совещаний у Губернатора области;

наоборотной стороне последнего листа:

руководительуправления делопроизводства и документооборота;

руководительсекретариата Правительства области.

3.3.2.6.Протокол подписывается председательствовавшим назаседании (совещании).

3.3.2.7.Протоколы регистрируются в АИС ДД ответственным сотрудником.

Протоколусовещания у Губернатора области присваивается номер, который состоит изинициалов имени и фамилии председательствовавшего на совещании, индексаподразделения, ответственного за подготовку материалов к совещанию, а такжепорядкового номера в пределах календарного года.

Протоколызаседаний Правительства области, заседаний комиссий нумеруются порядковыминомерами в пределах календарного года.

3.3.2.8.Рассылка электронной копии протокола производится всоответствии с листом рассылки, подписанным руководителем органа исполнительнойвласти, инициировавшим проведение совещания, ответственным сотрудникомуправления делопроизводства и документооборота для протоколов совещаний уГубернатора области, сотрудником управления обеспечения деятельностипредседателя Правительства области для протоколов совещаний у первоговице-губернатора — председателя Правительства области, сотрудником управленияобеспечения деятельности вице-губернатора — руководителя АдминистрацииГубернатора области для совещаний у вице-губернатора — руководителяАдминистрации Губернатора области.

Электронныекопии протоколов заседаний Правительства области направляются членамПравительства области, в Главное правовое управление, контрольное управлениеконтрольно-аналитического департамента Губернатора Самарской области (далее -контрольное управление), руководителям иных органов исполнительной власти,другим должностным лицам, которым на заседании были даны поручения.

Завереннаякопия протокола направляется в адрес лиц и организаций, указанных в листерассылки, не являющихся участниками электронного документооборота.

Вслучае если на заседании (совещании) было рассмотрено несколько вопросов, тодопускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола.

3.3.2.9.Подлинники протоколов заседаний Правительства области, а также совещаний уГубернатора области хранятся в управлении делопроизводства и документооборота.

Подлинникипротоколов совещаний у первого вице-губернатора — председателя Правительстваобласти хранятся в управлении обеспечения деятельностипредседателя Правительства области.

Подлинникипротоколов совещаний у вице-губернатора — руководителя АдминистрацииГубернатора области хранятся в управлении обеспечения деятельностивице-губернатора — руководителя Администрации Губернатора области.

3.3.2.10.Копии протоколов заседаний Правительства области, совещаний, проводимыхГубернатором области, передаются управлением делопроизводства идокументооборота в контрольное управление, на которое возложена функция контроля за соблюдением сроков исполнения поручений,внесенных в протоколы.

Контрольноеуправление вносит поручения, содержащиеся в протоколе совещания, в АИС ДД иобеспечивает контроль соблюдения сроков их исполнения в соответствии стребованиями раздела 6.1 Инструкции.

3.3.2.11.Ответственность за исполнение поручений, а также за представление доклада обисполнении поручений в установленный срок несет руководитель органаисполнительной власти, на который (на сотрудника которого) возложено исполнениепоручения.

3.3.3.Резолюция, поручение

3.3.3.1. Проекты резолюций Губернатора области, первого вице-губернатора -председателя Правительства области и вице-губернатора — руководителяАдминистрации Губернатора области по рассмотренным документам, проектыпоручений Губернатора области, первого вице-губернатора — председателяПравительства области и вице-губернатора — руководителя АдминистрацииГубернатора области (далее — резолюция, поручение) оформляются, как правило, вАИС ДД или на бланках формата A4, A6 в соответствии с правилами оформления(приложение 39).

3.3.3.2.Подготовка проектов резолюций, поручений осуществляется по письменному илиустному указанию Губернатора области, первого вице-губернатора — председателяПравительства области и вице-губернатора — руководителя АдминистрацииГубернатора области, при этом:

проектырезолюций готовятся ответственными за делопроизводствоГубернатора области, первого вице-губернатора — председателя Правительстваобласти, вице-губернатора — руководителя Администрации Губернатора областисоответственно, проекты поручений — уполномоченным должностным лицом;

впроекте резолюции, поручения указываются исполнители резолюции, поручения,календарная дата выполнения <36> и при необходимости контроль исполнения;

еслипоручение дано нескольким исполнителям, то координация и ответственность за еговыполнение возлагаются на головного исполнителя — должностное лицо, указанное впоручении первым или обозначенное словом «созыв» <37>;

———————————

<36> Для установления срока исполнения резолюции, порученияприменяется исчисление в календарных днях. Порядок и сроки исполненияпоручений, в том числе содержащихся в резолюциях, указаны в разделе 6.1Инструкции.

<37>Порядок выполнения поручений, находящихся на контроле, данных несколькимисполнителям, определен в пункте 6.1.5 Инструкции.

если проектрезолюции, поручения предусматривает несколько поручений, то резолюция,поручение разбиваются на пункты в соответствии с количеством заданий, при этомкаждый пункт должен начинаться с указания исполнителя, ответственного завыполнение данного пункта поручения;

проектпоручения визируется исполнителем, разработчиком проекта,редактором-корректором;

кпроекту поручения прилагаются выписки из протоколов заседаний (совещаний) свизами ознакомления заинтересованных лиц;

наорган исполнительной власти, осуществляющий подготовку проекта поручения,возлагается ответственность за согласование проекта поручения сзаинтересованными должностными лицами.

3.3.3.3.Если резолюция, поручение подписаны на рассмотренном документе или на бланкебез предварительной подготовки в органе исполнительной власти, резолюция,поручение оформляются в АИС ДД после подписи.

Оформленныена бумаге резолюция, поручение Губернатора области, первого вице-губернатора -председателя Правительства области регистрируются управлением делопроизводстваи документооборота, резолюция, поручение вице-губернатора — руководителяАдминистрации Губернатора области — управлением обеспечения деятельностивице-губернатора — руководителя Администрации Губернатора области.

Каждойрезолюции, поручению присваивается соответствующий регистрационный номер, состоящийиз индекса органа исполнительной власти, готовившего проект, разделаноменклатуры дел и порядкового номера по единой нумерации с начала года.Указанный регистрационный номер проставляется на каждом документе, по которому даны резолюция, поручение.

Подписанныерезолюция, поручение с документом, по которому они даны, направляются(передаются) в управление делопроизводства и документооборота ответственным заделопроизводство и уполномоченным должностным лицом соответственно с указаниемдаты передачи для регистрации в АИС ДД и последующей рассылки.

Сведенияоб оформленных резолюциях, поручениях вводятся в АИС ДД сотрудником управленияделопроизводства и документооборота, а информация о ходе выполнения резолюций,поручений — их исполнителями.

Прирассылке подлинников срочных резолюций, поручений указывается время передачи.

Вноситьправки, изменения и дополнения в тексты резолюций, поручений после ихподписания не допускается.

3.3.3.4.Электронные копии, копии оформленных резолюций, поручений в обязательномпорядке рассылаются:

должностнымлицам, в организации, которые указаны в резолюции, поручении;

вГлавное управление по работе с обращениями граждан и организаций департамента мониторинга общественного мнения АдминистрацииГубернатора области (далее — Главное управление по работе с обращениямиграждан), если резолюция, поручение даны по обращению гражданина.

Вслучае необходимости оформленные резолюции, поручения могут рассылатьсязаинтересованным лицам, организациям, не указанным в тексте резолюции, поручения.

Еслирезолюция, поручение направляются более чем в 10 адресов, к ним прилагаетсяуказатель рассылки, подписанный исполнителем.

Рассылкаэлектронной копии резолюции, поручения производится в соответствии сосформированным на этапе согласования в АИС ДД списком рассылки.

3.3.3.5.Подлинник резолюции, на котором проставлена отметка об отправке ее копийадресатам, вместе с подлинником документа направляется в орган исполнительнойвласти, исполнитель которого указан в резолюции первым для исполнения или обозначенсловом «созыв».

Подлинникпоручения Губернатора области направляется в управление делопроизводства идокументооборота секретариата Правительства области.

3.3.3.6.Замена разосланных резолюций, вынесенных Губернатором области, производитсялицом, ответственным за ведение делопроизводства Губернатора области, резолюцийпервого вице-губернатора — председателя Правительства области — ответственнымдолжностным лицом.

3.3.3.7.Переадресация оформленной резолюции Губернатора области и первого вице-губернатора- председателя Правительства области производится через управлениеделопроизводства и документооборота по решению должностного лица, давшегопоручение, вице-губернатора — руководителя Администрации Губернатора области -управлением обеспечения деятельности вице-губернатора — руководителяАдминистрации Губернатора области.

Оформлениепереадресации резолюций Губернатора области осуществляется лицом, ответственнымза ведение делопроизводства Губернатора области, резолюций первоговице-губернатора — председателя Правительства области — ответственнымдолжностным лицом, резолюций вице-губернатора — руководителя АдминистрацииГубернатора области — ответственным за делопроизводство вице-губернатора -руководителя Администрации Губернатора области путем подготовки нового проектарезолюции в соответствии с настоящим подразделом.

Оформлениепереадресации резолюции в АИС ДД (внесение сведений о вновь оформленнойрезолюции) Губернатора области и первого вице-губернатора — председателяПравительства области осуществляется сотрудником управления делопроизводства идокументооборота, резолюции вице-губернатора — руководителя АдминистрацииГубернатора области — сотрудником управления обеспечения деятельностивице-губернатора — руководителя Администрации Губернатора области.

3.3.3.8.Аналогичным образом подготавливаются и оформляются резолюции руководителейорганов исполнительной власти и их заместителей.

3.3.4.Служебное письмо, телеграмма

3.3.4.1.Служебные письма и телеграммы оформляются в соответствии с общими требованиями,предъявляемыми к оформлению документов (подраздел 3.1.2 Инструкции), сиспользованием электронных шаблонов при подготовке писем в АИС ДД или набланках установленной формы с учетом требований, приведенных в приложениях 40 и41 к Инструкции.

3.3.4.2.При составлении служебных писем должны соблюдаться правила русской орфографии ипунктуации, использоваться простые предложения без формулировок, порождающихразличные толкования.

Служебныеписьма готовятся как:

докладыо выполнении поручений;

ответына письма федеральных органов и органов исполнительной власти;

письмаоб исполнении поручений по обращениям граждан по вопросам, относящимся ккомпетенции органа исполнительной власти;

сопроводительныеписьма и заключения к проектам законодательных актов;

ответына запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

инициативныеписьма;

межведомственныезапросы о представлении документов и/или информации, необходимых дляпредоставления государственных и муниципальных услуг, в рамкахмежведомственного взаимодействия <38>.

———————————

<38>Содержание, срок подготовки и направления ответа на межведомственный запросустанавливаются Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ «Об организациипредоставления государственных и муниципальных услуг», постановлениемПравительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 «О Типовомрегламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти».

3.3.4.3. Срокиподготовки писем с ответами устанавливаются руководителем органа исполнительнойвласти на основании имеющихся сроков исполнения поручений, резолюций, запросовили по решению лица, давшего указания.

Текстыписем с ответами должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным вуказании руководителя органа исполнительной власти. Сроки подготовкиинициативных писем определяются руководителями структурных подразделений органаисполнительной власти.

3.3.4.4.Текст служебного письма должен касаться одного вопросаили нескольких, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одномструктурном подразделении организации-адресата.

3.3.4.5.Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаетсяпричина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки надокументы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части,начинающейся с абзаца, излагаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

3.3.4.6.Датой письма является дата его подписания (регистрации).

3.3.4.7.К проектам писем и телеграмм, подписываемых Губернатором области, первымвице-губернатором — председателем Правительства области, прилагаются их копии,завизированные на лицевой стороне последнего листа в нижней его частиисполнителем, руководителем органа исполнительной власти,редактором-корректором, а также материалы, на основании которых ониподготовлены.

п

ервыйзаместитель председателя Правительства области, заместитель председателяПравительства области в соответствии с полномочиями — лист согласования; (Абзац дополнен — Распоряжение Губернатора Самарскойобласти от19.03.2020 г. № 87-р)

руководительструктурного подразделения Администрации Губернатора области, к функциямкоторого отнесено правовое обеспечение деятельности Губернатора области иПравительства области, — в случае наличия положений, требующих правовой оценки,- лист согласования; (Абзац дополнен — РаспоряжениеГубернатора Самарской области от19.03.2020 г. № 87-р)

министруправления финансами Самарской области — в случае наличия положений, требующихфинансово-экономической оценки, — лист согласования;(Абзац дополнен — Распоряжение Губернатора Самарской области от19.03.2020 г. № 87-р)

3.3.4.8.Право подписи служебных писем и телеграмм устанавливается в положениях оструктурных подразделениях органа исполнительной власти, в должностныхрегламентах и организационно-распорядительных документах. В названныхдокументах должен быть предусмотрен порядок подписания служебных писем ителеграмм в случае отсутствия руководящих должностных лиц.

Письмана бланках «Губернатор Самарской области» подписываются Губернаторомобласти (лицом, его замещающим).

Письмана бланках «Первый вице-губернатор Самарской области» подписываютсяпервым вице-губернатором — председателем Правительства области (лицом, егозамещающим).

Письмана бланках «Вице-губернатор Самарской области» подписываютсявице-губернаторами области (лицами, их замещающими).

Письмана бланках «Правительство Самарской области» подписываются первымвице-губернатором — председателем Правительства области (лицом, егозамещающим), заместителями председателя Правительства области.

Письмона именном бланке должностного лица, на бланке органа исполнительной властиподписывается руководителем органа исполнительной власти (лицом, егозамещающим), при этом должность подписывающего указывается сокращенно.

Телеграммыкатегории «правительственная» подписываются Губернатором области,первым вице-губернатором — председателем Правительства области, членамиПравительства области.

3.3.4.9.При направлении письма, телеграммы не более чем в 4 адреса подписывается каждыйэкземпляр, экземпляр с визами и подписью остается в управлении делопроизводстваи документооборота.

3.3.4.10.При направлении письма, телеграммы более чем в 4 адреса исполнителемсоставляется список рассылки с указанием почтовых или телеграфных адресов. Приэтом исполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количествокопий, на которых должны быть проставлены почтовые адреса.

3.3.4.11.Завизированный проект письма, телеграммы представляется исполнителем лицам,ответственным за ведение делопроизводства Губернатора области, первоговице-губернатора — председателя Правительства области, вице-губернатора -руководителя Администрации Губернатора области соответственно.

3.3.4.12.Письма и телеграммы, подписанные Губернатором области (лицом, его замещающим),первым вице-губернатором — председателем Правительства области (лицом, егозамещающим), передаются в управление делопроизводства и документооборота,подписанные вице-губернатором — руководителем Администрации Губернатора области(лицом, его замещающим) — в управление обеспечения деятельностивице-губернатора — руководителя Администрации Губернатора области длярегистрации, оформления в АИС ДД и отправки.

Письма,подписанные руководителем органа исполнительной власти, регистрируются ипередаются исполнителем в службу делопроизводства для оформления в АИС ДД иотправки.

3.3.4.13.Оформление почтовых отправлений производится в соответствии с правовыми актамиРоссийской Федерации <39>.

———————————

<39>Приказ Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234″Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», постановлениеПравительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222 «Об утвержденииПравил оказания услуг телеграфной связи».

3.3.5.Доверенность

3.3.5.1.Доверенность от имени Губернатора области, Правительства области наосуществление представительства и других юридически значимых действий передтретьими лицами, делегирование которых может осуществляться в соответствии сфедеральным законодательством и законодательством Самарской области, готовитсяисполнителем — сотрудником органа исполнительной власти, на должностное лицокоторого оформляется доверенность.

3.3.5.2.Подготовка проекта доверенности осуществляется в АИС ДД с использованием соответствующегоэлектронного шаблона.

3.3.5.3.Согласование проекта доверенности в АИС ДД осуществляется разработчикомпроекта, исполнителем, руководителем Главного правового управления.

3.3.5.4.К проекту доверенности, подписываемому Губернатором области, первымвице-губернатором — председателем Правительства области, оформленному насоответствующем бланке, прилагается ее копия, завизированная на лицевой сторонепоследнего листа в нижней его части руководителем органа исполнительной власти,исполнителем, редактором-корректором.

3.3.5.5.Завизированный проект доверенности представляется исполнителем лицам,ответственным за ведение делопроизводства Губернатора области, первоговице-губернатора — председателя Правительства области соответственно.

3.3.5.6.Подписанная доверенность передается в управление делопроизводства идокументооборота для регистрации и оформления в АИС ДД.

Подлинникдоверенности возвращается исполнителю, копия остается в управленииделопроизводства и документооборота.

3.3.6.Заключение, отзыв на законопроект

3.3.6.1. Проектызаконов Самарской области, проекты федеральных законов, поступившие вПравительство области, рассматриваются органами исполнительной власти наосновании резолюции Губернатора области (лица, его замещающего).

Органомисполнительной власти, ответственным за подготовку заключения на законопроект,является орган, руководитель которого указан первым в резолюции Губернатораобласти (лица, его замещающего).

3.3.6.2.Заключения Губернатора области на проекты законов, указанные в пункте 1 статьи9 Закона Самарской области от 12.10.2000 N 38-ГД «О разработке, внесении ипринятии законов Самарской области», представляютсясубъекту права законодательной инициативы Губернатором области в срок до30 дней со дня поступления проекта.

Заключение,предусмотренное подпунктом «е» пункта 1 статьи 8 и статьей 9указанного Закона, может быть представлено также первым вице-губернатором -председателем Правительства области.

ЗаключенияГубернатора области на законопроекты Самарской области оформляются на бланкеписьма Губернатора области за подписью Губернатора области (лица, егозамещающего) в соответствии с общими правилами оформления документов (подраздел3.1.2 Инструкции, приложение 40).

Взаключении дается оценка финансово-экономических положений законопроекта и ихобоснований, излагается мнение о возможности финансирования предполагаемыхрасходов, связанных с реализацией данного законопроекта, о соответствиизаконопроекта федеральному и областному законодательству и определяется позицияГубернатора области относительно целесообразности принятия законопроекта.

3.3.6.3.Отзывы на федеральные законопроекты представляются в Государственную ДумуФедерального Собрания Российской Федерации (далее — Государственная Дума) в30-дневный срок <40> со дня поступления законопроекта на заключениеГубернатору области, если в резолюции Губернатора области (лица, егозамещающего) не указан иной срок или срок не установлен Государственной Думой.

———————————

<40>Федеральный закон от 06.10.1999 N 184-ФЗ «Об общих принципах организациизаконодательных (представительных) и исполнительных органов государственнойвласти субъектов Российской Федерации».

Замечания ипредложения к законопроекту вправе высказать органы исполнительной власти,руководители которых указаны в резолюции Губернатора области (лица, егозамещающего), и Главное правовое управление.

Замечанияи предложения оформляются на бланке органа исполнительной власти иподписываются его руководителем (лицом, его замещающим).

Отзывна федеральный законопроект оформляется на бланке письма Правительства областив соответствии с общими правилами оформления документов (подраздел 3.1.2Инструкции, приложение 42).

3.3.6.4.Заключение Губернатора области на законопроекты Самарской области, отзыв нафедеральный законопроект подлежат согласованию, которое осуществляется путемвизирования второго экземпляра проекта письма исполнителем, руководителемответственного органа исполнительной власти, редактором-корректором,руководителями других органов исполнительной власти, указанными в резолюцииГубернатора области (лицами, их замещающими), руководителем Главного правовогоуправления.

3.3.7.Докладная, служебная, объяснительная записка

3.3.7.1.Докладная записка оформляется в случае необходимости информированияруководителя сотрудником, иным руководителем о сложившейся ситуации, имевшемместе факте, выполненной работе, содержит выводы и предложения составителя.

Служебнаязаписка оформляется в случае ведения внутренней переписки между подразделениямиоргана исполнительной власти или должностными лицами, не находящимися в прямомподчинении, по вопросам, входящим в их компетенцию. Служебная запискаинформирует о необходимости решения оперативных вопросов, при этом в служебнуюзаписку не включаются вопросы, которые можно решить устно и которые не требуютдокументального оформления. Информация, содержащаяся в служебной записке,используется внутри организации.

Объяснительнаязаписка оформляется в случае необходимости объяснить причины какого-либособытия, факта, поступка, происшествия (нарушения трудовой дисциплины,невыполнения поручений и т.д.).

3.3.7.2.Взаимодействие структурных подразделений органов исполнительной властипосредством докладных, служебных и объяснительных записок осуществляется попоручению руководителя или его заместителей, а также по собственной инициативедолжностного лица.

3.3.7.3.Структура докладной, служебной, объяснительной запискивключает в себя дату, регистрационный номер, фамилию, имя, отчество адресата,наименование вида документа (докладная, служебная, объяснительная записка),собственно текст, подразделение и должность составителя, подпись и еерасшифровку.

Текстдокладной, служебной, объяснительной записки оформляется на бумаге формата A4 сучетом требований, предъявляемых к оформлению документов, изложенных вподразделе 3.1.2 Инструкции.

Структураи содержание записки аналогичны построению и изложению служебного письма. Втексте записки в зависимости от ее вида, как правило, выделяют три части.

Впервой части приводятся мотивы подготовки записки, ссылки на факты и события,решения, другие аргументы, послужившие основанием для составления записки. Вовторой части приводятся просьбы, анализ сложившейся ситуации, излагаютсявыводы, предлагаются решения. В третьей части может формулироваться ожидаемыйрезультат, излагаться мнение, констатироваться отклонение предложения, просьбыи т.п. Объяснительная записка, как правило, не содержит выводов.

Подписываетдокладную, служебную, объяснительную записку руководитель структурногоподразделения органа исполнительной власти или соответствующее должностноелицо.

3.3.8.Телефонограмма

3.3.8.1. Тексттелефонограммы (не более 50 слов) составляется отправителем как документ набумажном носителе в одном экземпляре и подписывается руководителем структурногоподразделения или ответственным исполнителем, передается по телефону изаписывается получателем. В телефонограмме следует избегать труднопроизносимыхслов и сложных оборотов.

3.3.8.2.Отправляемые телефонограммы записываются по следующей форме:должность, фамилия должностного лица, передавшего телефонограмму, и номер еготелефона; должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер еготелефона; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы;подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номерполученной телефонограммы.

3.3.8.3.Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложенсписок рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна бытьпринята.

3.3.8.4.Поступившие телефонограммы записываются (печатаются) получателями. В журнале регистрации телефонограмм указываются следующиереквизиты: должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер еготелефона; должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер еготелефона; дата, номер телефонограммы; время приема; текст телефонограммы;должность и фамилия лица, от имени которого она принята. Поступившиетелефонограммы оперативно передаются должностным лицам, которым они адресованы.

3.3.8.5.Юридическую силу поступившей телефонограммы определяют следующие реквизиты:

исходящийрегистрационный номер телефонограммы;

ГУБЕРНАТОР

САМАРСКОЙ
ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 29 декабря 2020 г. N 427-р

О
внесении изменений в распоряжение Губернатора Самарской

области
от 24.04.2017 N 250-р «Об утверждении Инструкции

по
делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской

области,
секретариате Правительства Самарской области

и
органах исполнительной власти Самарской области»

В целях
совершенствования электронной системы управления документами в Администрации
Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской
области:

1.
Внести в распоряжение
Губернатора Самарской области от 24.04.2017 N 250-р «Об утверждении
Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области,
секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти
Самарской области» следующие изменения:

В
Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области,
секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти
Самарской области (далее — Инструкция):

пункт
3.1.2.6 после абзаца сорок четвертого дополнить абзацами следующего содержания:

«В
Правительстве области, Администрации Губернатора области и ее структурных
подразделениях при регистрации в АИС ДД входящей, исходящей и внутренней
корреспонденции применяются делопроизводственные индексы в соответствии с
приложением 1.1 к Инструкции.

В
органах исполнительной власти при регистрации в АИС ДД входящей, исходящей и
внутренней корреспонденции применяются делопроизводственные индексы в
соответствии с приложением 1.2 к Инструкции.»;

дополнить
приложениями 1.1 и 1.2 в редакции согласно приложениям 1 и 2 к настоящему
распоряжению соответственно.

2.
Руководителям государственных органов Самарской области, органов исполнительной
власти Самарской области:

в
срок до 01.03.2021 привести делопроизводственные индексы Правительства
Самарской области, Администрации Губернатора Самарской области и ее структурных
подразделений, органов исполнительной власти Самарской области и их структурных
подразделений в соответствие с приложениями 1.1 и 1.2 к Инструкции;

обеспечить
ведение внутренней переписки в системе электронного документооборота
исключительно с применением усиленной квалифицированной электронной подписи.

3.
Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания, за исключением
абзацев с третьего по шестой пункта 1 настоящего распоряжения, которые вступают
в силу с 1 января 2021 года.

      
Губернатор

Самарской
области                                                                                                                   
Д.И.Азаров

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

к распоряжению

Губернатора
Самарской области

от 29 декабря
2020 г. N 427-р

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ
ИНДЕКСЫ

ПРАВИТЕЛЬСТВА
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ И АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА

САМАРСКОЙ
ОБЛАСТИ

N п/п	Наименование должности, структурного подразделения Администрации Губернатора Самарской области	Индекс
1.	Губернатор Самарской области	01
2.	Первый вице-губернатор — председатель Правительства Самарской области	02
3.	Первый заместитель председателя Правительства Самарской области	02-01
4.	Заместитель председателя Правительства Самарской области (сфера полномочий: вопросы управления финансами, финансового контроля, организации торгов, экономического развития и инвестиций, ценового и тарифного регулирования, промышленности и торговли, имущественных отношений, сельского хозяйства и продовольствия, ветеринарии в Самарской области)	02-02
5.	Заместитель председателя Правительства Самарской области (сфера полномочий: вопросы здравоохранения, образования, науки, социально-демографической и семейной политики, труда, занятости и миграционной политики, спорта, культуры, молодежной политики, охраны объектов культурного наследия в Самарской области)	02-03
6.	Заместитель председателя Правительства Самарской области (сфера полномочий: вопросы лесного хозяйства, охраны окружающей среды, природопользования, охоты, рыболовства, строительства, строительного надзора, энергетики, жилищно-коммунального хозяйства, регионального государственного жилищного надзора, лицензирования и лицензионного контроля в сфере ведения жилищной инспекции, транспорта, автомобильных дорог в Самарской области)	02-04
7.	Вице-губернатор — руководитель Администрации Губернатора Самарской области	03
8.	Правовой департамент Администрации Губернатора Самарской области	03-01
8.1.	Управление законодательных инициатив и правового сотрудничества	03-01-1
8.2.	Управление судебного представительства и правового мониторинга	03-01-2
9.	Департамент кадровой политики и государственного управления Администрации Губернатора Самарской области	03-02
9.1.	Управление профессионального развития	03-02-1
9.2.	Управление кадров и государственных наград	03-02-2
9.3.	Управление государственного строительства	03-02-3
10.	Секретариат Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области Администрации Губернатора Самарской области	03-03
10.1.	Управление организационной работы	03-03-1
10.2.	Управление документооборота	03-03-2
10.3.	Управление делопроизводства	03-03-3
10.4.	Управление обеспечения деятельности вице-губернатора — руководителя Администрации Губернатора Самарской области	03-03-4
10.5.	Управление обеспечения деятельности Правительства Самарской области	03-03-5
11.	Департамент по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Губернатора Самарской области	03-04
11.1.	Управление по организации работы с письменными и устными обращениями граждан	03-04-1
11.2.	Контрольно-аналитическое управление	03-04-2
12.	Департамент информационной политики Администрации Губернатора Самарской области	03-05
12.1.	Управление по разработке и реализации проектов	03-05-1
12.2.	Информационно-аналитическое управление	03-05-2
12.3.	Управление пресс-службы Губернатора Самарской области	03-05-3
12.4.	Управление социальных сетей и индивидуальных коммуникаций	03-05-4
13.	Департамент цифровизации (проектный офис) Администрации Губернатора Самарской области	03-06
13.1.	Управление проектной деятельности	03-06-1
13.2.	Управление трансформации процессов	03-06-2
13.3.	Управление формирования фонда данных	03-06-3
14.	Департамент внешних связей Администрации Губернатора Самарской области	03-07
14.1.	Управление международного сотрудничества	03-07-1
14.2.	Управление межрегионального сотрудничества	03-07-2
15.	Контрольно-экспертный департамент Администрации Губернатора Самарской области	03-08
15.1.	Контрольное управление	03-08-1
15.2.	Экспертное управление	03-08-2
16.	Аппарат Уполномоченного по правам ребенка в Самарской области	04

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

к распоряжению

Губернатора
Самарской области

от 29 декабря
2020 г. N 427-р

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ
ИНДЕКСЫ

ОРГАНОВ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

N п/п	Наименование органа исполнительной власти	Индекс
1.	Министерство управления финансами Самарской области	МФ
2.	Министерство экономического развития и инвестиций Самарской области	МЭР
3.	Министерство социально-демографической и семейной политики Самарской области	МСДСП
4.	Министерство здравоохранения Самарской области	МЗ
5.	Министерство образования и науки Самарской области	МО
6.	Министерство культуры Самарской области	МК
7.	Министерство транспорта и автомобильных дорог Самарской области	МТ
8.	Министерство строительства Самарской области	МС
	Министерство энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Самарской области	МЭЖКХ
10.	Министерство промышленности и торговли Самарской области	МП
11.	Министерство труда, занятости и миграционной политики Самарской области	МТЗМ
12.	Министерство сельского хозяйства и продовольствия Самарской области	МСХ
13.	Министерство лесного хозяйства, охраны окружающей среды и природопользования Самарской области	МЛХ
14.	Министерство имущественных отношений Самарской области	МИО
15.	Министерство спорта Самарской области	МСП
16.	Департамент (представительство Самарской области) по взаимодействию с федеральными органами государственной власти	ДПСО
17.	Департамент внутренней политики Самарской области	ДВП
18.	Департамент по вопросам правопорядка и противодействия коррупции Самарской области	ДППК
19.	Департамент по вопросам общественной безопасности Самарской области	ДБ
20.	Департамент управления делами Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области	ДУД
21.	Департамент информационный технологий и связи Самарской области	ДИТиС
22.	Департамент ценового и тарифного регулирования	ДЦТ
23.	Департамент охоты и рыболовства Самарской области	ДОР
24.	Департамент ветеринарии Самарской области	ДВ
25.	Главное управление организации торгов Самарской области	ГУОТ
26.	Главное управление по мобилизационным вопросам Самарской области	ГУМВ
27.	Управление по защите государственной тайны Самарской области	УЗГТ
28.	Управление государственной архивной службы Самарской области	УГАС
29.	Управление государственной охраны объектов культурного наследия Самарской области	УГООКН
30.	Управление записи актов гражданского состояния Самарской области	ЗАГС
31.	Государственная инспекция финансового контроля Самарской области	ФИСО
32.	Государственная жилищная инспекция Самарской области	ГЖИ
33.	Государственная инспекция строительного надзора Самарской области	ГИСН
34.	Служба мировых судей Самарской области	СМС

Содержание

Введение

Глава 1. Регламентация организации делопроизводства городского суда г. октябрьска в законодательных и нормативных актах

1.1 Правовое регулирование деятельности городского суда г. Октябрьска

1.2 Особенности постановки общего и судебного делопроизводства

Глава 2. Порядок оформления документации городского суда города октябрьска

2.1 Оформление управленческой документации

2.2 Состав и оформление документации судебного делопроизводства

2.3 Порядок ведения кадровой документации

Глава 3. Анализ и совершенствование организации работы с документами

3.1 Технология работы с документами в городском суде г. Октябрьска

3.2 Особенности ведения делопроизводства по обращению граждан

3.3 Проектирование документации, регламентирующей деятельность городского суда

Заключение

Список источников и литературы

Введение

Грамотное составление и обработка документов на современном этапе развития общества — актуальны. Четкая организация документирования — залог высокой эффективности в любой деятельности. Важным является то, что «неграмотные» документы снижают авторитет подписавшего их должностного лица или организации, в которой они составлены; ставят под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства. Наконец, документы с ошибками способны превратиться в своего рода «бомбу замедленного действия»: рано или поздно содержащиеся в них неверные и неточные сведения могут быть использованы и нанесут юридическому, физическому лицу существенный вред. Так, к примеру, неправильно составленный протокол судебного заседания затрудняет проверку дела в кассационном порядке и в порядке судебного надзора.

При создании документов следует помнить о качестве написания текста, о рациональном использовании специальной лексики, сокращений, языковых формул и стандартных фраз. Выполнение этих требований предаст документам должную убедительность, обеспечит их полноту, ясность, лаконичность и точность.

В Российской Федерации правосудие функционирует независимо от законодательной и исполнительной власти и имеет строго очерченную в Конституции РФ и особых законах компетенцию. В соответствии со ст.118 Конституции РФ правосудие в Российской Федерации осуществляется только судом.

Данное дипломное сочинение посвящено изучению порядка ведения делопроизводства в городском суде города Октябрьска Самарской области.

Данная тема актуальна на современном этапе, т.к. правильное составление и оформление документов, образующихся в деятельности суда, располагает к правильному пониманию сущности документа.

Объектом исследования является городской суд города Октябрьска Самарской области.

Предметом исследования является особенности ведения общего и судебного делопроизводства городского суда.

Исследования, посвященные непосредственно теме документирования деятельности городских судов, встречаются крайне редко.

Первая группа исследований посвящена работам таких авторов как:

А.Г. Чернявский «Правоохранительные органы Российской Федерации», где представлен научно-практический комментарий на основе Конституции РФ и иных нормативных правовых актов трудового законодательства и описаны функции суда. А в труде В.И. Батюка «Правоохранительные органы», на основе Федеральных законов и Постановлений Правительства РФ изложена характеристика Судов Российской Федерации, а в частности характеристика деятельности и полномочия городских и районных судов. М.А. Викут «Гражданский процесс России», учебник написан на основе гражданского процессуального кодекса РФ с учетом внесенных в него изменений. Рассмотрены вопросы структуры, содержание современного гражданского судопроизводства: принципы гражданского права, состав суда, доказательства, производство в суде 1 инстанции. В.А. Самин «Делопроизводство в судах», в настоящем издании рассматривается инструкция по делопроизводству в районном суде. В инструкции приведены формы документов, а также правила их составления, заполнения, рассылки и хранения.

Следующая группа исследований направлена на изучение работы с документами в издании Кузнецовой Т. В «Секретарское дело». Издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов. Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления. Рассматриваются способы документирования. Нормативно-методическая база делопроизводства, способы документирования, организация работы с документами и образцы документов рассматриваются в издании Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» и сборнике «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы».

В справочном издании М.В. Стенюкова «Справочник по делопроизводству» собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения.

Статья Кузнецовой Т.В. «Ведение контроля за сроками исполнения — важнейшая задача секретаря» описывает цель организации контроля, операции включающие контроль исполнения документов и сроки исполнения документов.

Существует еще одна группа исследования Сокова А.Н., в статье » Перспективы развития правил оформления управленческих документов» описывает состав типовой документации в управленческой деятельности, действующую нормативно методическую базу ДОУ и ее недостатки.

Правила заполнения личной карточки (форма Т-2) подробно описывается в статье журнала Кадры предприятия юристов Трухановича Л.В. и Щур Д. Л «Заводим личную карточку».

Установление трудовых правоотношений между работником работодателем закрепляется оформлением трудового договора. Правила заключения трудового договора описывается в статье журнала Кадры предприятия Покровской М.А. и. Строговича Ю.Н. «Заключение трудового договора».

Правила составление протокола судебного заседания описано в нескольких статьях журнала «Российская юстиция», а именно: в статье Львовой Е. и Паршруткина В. «Недостоверный протокол судебного заседания — не доказательство». В статье Наниева А. «Точный протокол укрепит доверие к суду» и в статье Фомина М. «Протокол судебного заседания: прошу данный вопрос и ответ на него отразить дословно».

При исследовании этой литературы можно отметить, что данная тема плохо изучена.

Целью данной работы является изучение порядка ведения делопроизводства в городском суде города Октябрьск Самарской области.

Для достижения этой цели необходимо выполнение следующих задач:

определить функции, структуру порядка ведения делопроизводства в городском суде;

проанализировать законодательно — нормативную базу документирования деятельности суда;

определить правовое регулирование деятельности документирования деятельности суда;

проанализировать порядок оформления управленческой, судебной и кадровой документации;

рассмотреть технологию работы с документами;

проследить организацию работы с обращениями граждан;

разработать положение о кадровой службе;

спроектировать должностной регламент на секретаря суда.

При написании данной дипломной работы использовалась нормативно — правовая база: Конституция Российской Федерации, которая устанавливает судебную систему в Российской Федерации[7] . Уголовный Кодекс Российской Федерации[8] , Трудовой кодекс Российской Федерации[9] , Гражданский процессуальный кодекс[10] , Гражданский кодекс[11] .

Федеральный Конституционный Закон Российской Федерации «О судебной системе Российской Федерации»[12] .

Федеральный Закон «О государственной гражданской службе в Российской Федерации»[13] , Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[14] , Закон РФ «О языках и народов Российской Федерации»[15] , Закон РФ «Об электронной цифровой подписи»[16] .

Постановления Правительства Российской Федерации, которые используют в своей работе сотрудники аппарата городского суда города Октябрьска Самарской области: постановление «О подготовке гражданских дел к судебному разбирательству»[17] , постановление «О практике рассмотрения гражданских дел в порядке судебного надзора»[18] , постановление «О соблюдении Судами Российской Федерации процессуального законодательства при рассмотрении уголовных дел в первой инстанции»[19] , постановление «О применении Судами Российской Федерации законодательства, регламентирующего назначение мер уголовного наказания»[20] , постановление «О судебном решении»[21] , постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»[22] и многие другие.

Также использовалась нормативно — методическая база: инструкция по судебному делопроизводству[23] , правила внутреннего трудового распорядка[24] , штатное расписание суда[25] . Законодательная и нормативно — методическая база городского суда города Октябрьска рассматривается в 1 главе данного дипломного сочинения.

С целью совершенствования документирования деятельности городского суда автором применялись различные методы и способы.

Для более полного представления о состоянии объекта, а также значимость для моего диплома, проводилось предпроектное обследование суда. Обследованию подлежали функции задачи, структура суда, структура делопроизводственной службы, ее задачи, функции и штаты; состав и структура документов суда, их оформление и содержание; организация работы с документами; организация текущего хранения документов.

При проведении предпроектного обследовании использовались методы изучения документов, моделирования структуры, графический метод, метод сравнения, непосредственное наблюдение, метод опроса служащих и др.

Изучению подлежали законодательные и нормативные материалы о создании, задачах и функциях суда, штатное расписание.

Первоначальным шагом на этапе обследования был сбор исходных данных, показывающих картину документирования деятельности городского суда. В процессе сбора материала возникла необходимость их систематизации.

Для наглядного представления и анализа структуры суда применялся графический метод исследования, в ходе которого составилась организационно-структурная схема.

Метод сравненияиспользовался для сопоставления данных с целью выявления черт сходства или различия между ними, т. е оформление документации в соответствии с требованиями ГОСТов, типовой инструкцией. Соответствует ли документирование требованием законодательных и нормативно-методических документов.

Исследуя формы документов суда, применялся метод формулярногоанализа.

Наряду с документационными материалами источником для исследования послужили личные наблюдения. Непосредственное присутствие в городском суде при прохождении преддипломной практики позволило визуально фиксировать происходящие процессы и условия труда. Появилась возможность не только собрать необходимый исходный материал, разобраться лично, но проверить и уточнить данные, полученные другими методами.

Метод опроса (интервьюирования) позволил проверить, уточнить и дополнить данные, полученные другими методами. На основе метода опроса выявился перечень операций, выполняемых делопроизводителями, выяснились мнения сотрудников об условиях труда, оснащенности средствами оргтехники, психологическом климате в коллективе.

Сведения, полученные в ходе исследования делопроизводства, анализировались аналитическими методами, заключающимися в обработке и изучении накопленной информации. Результаты обследования являются исходным материалом для последующего совершенствования документирования деятельности суда.

С учетом основных направлений совершенствования документирования деятельности городского суда, на основе выявленных в ходе обследования недостатков, предлагается оргпроект должностной регламент на секретаря суда и положение об отделе кадров.

В соответствии с поставленными задачами данная работа состоит из введения, трех глав, заключения списка источников и литературы и приложений.

Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, степень изученности, методология исследования, характеристика использованных источников и литературы.

В первой главе рассматриваются: структура, функции и задачи деятельности городского суда; законодательные акты и нормативно-методическое обеспечение деятельности суда; правовое регулирование деятельности городского суда г. Октябрьска, документы, возникающие в деятельности суда.

Во второй главе рассматривается: состав и оформление управленческой, кадровой и судебной документации, образующейся в деятельности суда.

В третьей главе была рассмотрена технология работы с документами и особенности ведения делопроизводства по обращениям к гражданам, разработки документы, которые помогут усовершенствовать делопроизводство в суде.

В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами.

В приложении приведены некоторые документы суда и документы, разработанные с целью совершенствования делопроизводства и документооборота.

В моем дипломе не рассмотрена бухгалтерия, так как эта структура не относится к делопроизводству суда.

Глава 1. Регламентация организации делопроизводства городского суда г. октябрьска в законодательных и нормативных актах

Законодательное и нормативно — методическое обеспечение документирования деятельности суда и порядок работы с документами.

Судебная система Российской Федерации устанавливается Конституцией Российской Федерации. В соответствии со ст.118 Конституции РФ правосудие в Российской Федерации осуществляется только судом. [26]

Уголовный Кодекс Российской Федерации устанавливает основание и принципы уголовной ответственности, определяет, какие опасные для личности, общества и государства деяния признаются преступлениями, и устанавливает виды наказаний и иные меры уголовно — правового характера за совершение преступлений. [27] Трудовой кодекс Российской Федерации, принятый Государственной Думой 21 декабря 2001, содержит нормы, права и положения по документам сферы трудовых правоотношений[28] . Гражданский процессуальный кодекс, который регулирует гражданский процесс, устанавливает состав суда, состав лиц участвующих в деле, состав и структуру иска и др. [29]

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский Кодекс Российской Федерации. Гражданский кодекс определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других важных прав. [30]

Федеральный Конституционный Закон Российской Федерации «О судебной системе Российской Федерации»[31] , является базовым правовым документом при написании данного дипломного сочинения и в нем определен статус суда в Российской Федерации.

Федеральным Законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации»[32] , ФЗ «О порядке рассмотрения общений граждан», устанавливаются правовые, организационные и финансово-экономические основы государственной гражданской службы Российской Федерации.

Следует также отметить ряд постановлений Российской Федерации, которые используют в своей работе сотрудники аппарата городского суда города Октябрьска Самарской области: постановление «О подготовке гражданских дел к судебному разбирательству»[33] , постановление «О практике рассмотрения гражданских дел в порядке судебного надзора»[34] , постановление «О соблюдении Судами Российской Федерации процессуального законодательства при рассмотрении уголовных дел в первой инстанции»[35] , постановление «О применении Судами Российской Федерации законодательства, регламентирующего назначение мер уголовного наказания»[36] , постановление «О судебном решении»[37] и многие другие.

Нормативно — методическую базу делопроизводства в городском суде города Октябрьска составляет совокупность законодательных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения документов.

В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по документационному обеспечению управления оказались рассеянными по многим правовым и нормативным актам.

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы деятельности. Уголовный кодекс Российской Федерации установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Трудовой Кодекс Российской Федерации установил государственные гарантии трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей[38] .

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[39] регулирует отношения, возникающие для осуществления права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.

Закон РФ «О языках и народов Российской Федерации»[40] , Закон РФ «Об электронной цифровой подписи»[41] — целью настоящих Федеральных законов является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Закон «О государственной тайне»[42] — регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации, постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»[43] , постановляет установить, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Постановление правительства РФ «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности»[44] . Следует упомянуть ряд Указов Президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»[45] .

Основным нормативно — методическим документом в деятельности городского суда города Октябрьска является инструкция по судебному делопроизводству[46] , которая определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районном суде, обязательная для всех работников суда.

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районного суда.

Задачи и функции отдела делопроизводства, обязанности, права и ответственность начальника отдела делопроизводства регламентируется положением об отделе делопроизводства.

Обязанности, права и ответственность работников отдела делопроизводства определяются их должностными регламентами, утвержденными председателем суда.

Прием граждан в суде производиться в соответствии с правилами внутреннего распорядка суда, утвержденными председателем суда.

В своей деятельности работник канцелярии, который занимается также кадровой документацией руководствуется следующими, законодательным и нормативно — методическим обеспечением:

Трудовой кодекс Российской Федерации[47] устанавливает обязательность применения ряда правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, а также документы, издаваемые в случае оформления приема, перевода, увольнения, отпуска.

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в деятельности государственного управленческого аппарата передаются на хранение в государственные архивы.

Кроме законодательных и нормативно — правовых актов, документирование кадровой деятельности и работа с документами кадровой службы городского суда города Октябрьска базируется на целом ряде нормативно-методических документов.

Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 собрания актов Президента и Правительства РФ[48] — устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Он создавался как составная унифицированной системы организационно — распорядительной документации и представлял собой основу для унификации документов этой системы. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000) [49] .

Унифицированные формы документов включены в Альбом форм[50] , который является на сегодняшний день действующим нормативным документом, определяющим формуляры многих документов.

В кадровой службе городского суда, при оформлении документов, используются следующие классификаторы:

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) [51] , который предназначен для использования при обработке информации о населении в процессе решения задач учета, анализа, подготовки кадров. Классификатор содержит наименования и коды информации, которая традиционно присутствует во многих кадровых документах (анкеты, личные карточки): пол, возраст, гражданство, национальность, языки народов РФ и иностранные языки, степень знания языков, состояния в браке и др.

Канцелярия городского суда г. Октябрьска, в лице главного специалиста несет ответственность за правильное ведение трудовых книжек и за их сохранность. Основным подзаконным актом, определяющим всю работу с этими документами, является инструкция о порядке ведения трудовых книжек. В настоящее время действует Инструкция, утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 02 августа 1985 г. № 252. Однако следует учитывать, что в последующие годы в нее вносились изменения и дополнения, которые опубликованные в официальных изданиях[52] .

Основные правила работы архивов организаций[53] — главный нормативный документ, используемый в городском суде, закрепляющий систему хранения документов в делопроизводстве и в архиве. В них регламентирована технология сохранности документов, содержатся требования к номенклатуре дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общие принципы формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей документов по личному составу.

Подготовка документов и сдаче в архив включает в себя оформление обложки каждого дела. Требования к составу информации, обязательно помещаемой на обложке, и порядок ее расположения закреплены специальным государственным стандартом ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительного хранения. Типы, разновидности, технические требования[54] .

Нормативным документом, устанавливающим сроки хранения, является «Перечень типовых управленческих документов, образующих в деятельности организаций с указанием сроков хранения[55] «.

Для единого порядка ведения организационно-штатной работы, основанном на строгом исполнении федеральных конституционных законов, федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных актов Верховного Суда Российской Федерации и Судебного департамента была разработана инструкция по организационно — штатной работе в Федеральных судах общей юрисдикции и системе судебного департамента.

Деятельность кадровых служб, порядок документирования и учета личного состава регламентированы и определены достаточно широким кругом разработок самых различных министерств и ведомств. В их числе законодательные и нормативно-правовые акты, а также нормативно-методические документы регламентирующие правильный подбор и использование кадров — «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих и типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров[56] » с изменениями на 20 июня 2002 года.

Таким образом, существующая законодательная и нормативно-правовая база, регулирующая деятельность суда и судебное делопроизводство представлена множеством документов федерального и ведомственного уровня — правовых актов, постановлений Правительства РФ, указов Президента РФ, разработками Росархива, Минтруда Госкомстата и Госстандарта. Нормативно-правовая и законодательная база является основой для правильной работы городского суда г. Октябрьска и для ведения делопроизводства в нем. Но конечно же как и в любой организации, в городском суде г. Октябрьска требуют еще доработки, так как существуют маленькие недочеты.

1.1 Правовое регулирование деятельности городского суда г. Октябрьска

Полномочия, состав городского суда определены в ст.4 (ч.2), 13 (ч.6), 21 Федерального конституционного закона РФ «О судебной системе Российской Федерации[57] «.

Городской суд города Октябрьска рассматривает все гражданские и уголовные дела, за исключением дел, отнесенных законом к ведению других судов. В случаях, предусмотренными законодательными актами России, городской суд или судья рассматривает дела об административных правонарушениях. Городской суд изучает и обобщает судебную практику, оказывает правовую помощь товарищеским судам, а также осуществляет другие полномочия, предоставленные ему законодательством.

Городской суд г. Октябрьска является непосредственно вышестоящей судебной инстанцией по отношению к мировым судьям, действующим в г. Октябрьске.

Основной задачей городского Суда является осуществление правосудия на основании действующего законодательства. Выполняет функции судебного контроля.

Городской суд создается и упраздняется только Федеральным Законом РФ «О судебной системе Российской Федерации». Никакой суд не может быть упразднен, если отнесенные к его ведению вопросы осуществления правосудия не были одновременно переданы в юрисдикцию другого суда. [58]

Аппарат суда осуществляет обеспечение работы суда и подчиняется председателю городского суда. Работники аппарата суда являются государственными служащими, им присваиваются классные чины и другие специальные звания.

Согласно должностным регламентам работники аппарата городского суда г. Октябрьска выполняют следующие функции:

Председатель суда, или лицо, временно исполняющее его обязанности, в соответствии с нормой ст.6 — 2 Закона Российской федерации «О статусе судей в российской Федерации»:

организует работу суда;

устанавливает правила внутреннего распорядка на основе утверждаемых Советом судей РФ типовых правил внутреннего распорядка судов и контролирует их выполнение;

осуществляет общее руководство деятельностью аппарата суда;

утверждает должностные инструкции работников аппарата суда;

осуществляет иные полномочия по организации работы суда.

Должность помощника председателя суда Октябрьского городского суда Самарской области в соответствии с Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы относится к ведущей группе должностей федеральной государственной гражданской службы категории «помощники (советники)».

Согласно должностному регламенту в должностные обязанности помощника председателя суда входит:

осуществить контроль за сбором и анализом данных для составления статистического отчета, своевременностью его предоставления в Управление судебного департамента в Самарской области;

осуществить подбора нормативных правовых актов, необходимых для рассмотрения дела;

подготовка материалов для докладов и выступлений;

выполнение поручений председателя суда при проведении служебных проверок;

осуществление контроля за состоянием движения гражданских дел с нарушенным процессуальным сроком рассмотрения;

подготовка обобщений по итогам работы суда за полугодие и год по рассмотрению гражданских дел;

ведение приема граждан;

выполнение другой работы по поручению председателя суда[59] .

Должность помощника судьи Октябрьского городского суда Самарской области в соответствии с Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы относится к ведущей группе должностей федеральной государственной гражданской службы категории «помощники (советники)».

Согласно должностному регламенту в должностные обязанности помощника судьи входит:

изучение жалоб, заявлений, дел, поступивших к судье, внесение предложений по приему их к производству (об отказе в приеме, возбуждении дела, назначении и т.д.);

участие в подготовке дел, находящихся в производстве судьи, к судебному разбирательству;

подбор законов, нормативных актов, материалов судебной практики необходимых судье для рассмотрения дела. Подготовка заключения по спорным вопросам применения законодательства;

подготовка проектов судебных постановлений по делам по поручению судьи;

подготовка проектов ответов на обращения и запросы по делам, находящимся в производстве судьи;

ведение приема граждан;

подготовка обобщений судебной практики в соответствии с планом работы суда;

проверка дел, направляемых в кассационную инстанцию;

проверка работы канцелярии суда, секретарей с составлением акта;

выполнение другой работы по поручению судей и председателя суда.

Должность консультанта Октябрьского городского суда Самарской области в соответствии с Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы относится к старшей группе должностей федеральной государственной гражданской службы категории «специалисты»[60] .

Согласно должностному регламенту в должностные обязанности консультанта входит:

учет и регистрация поступивших в суд жалоб, заявлений, контроль за их рассмотрением;

ведение и учет частных определений по уголовным и гражданским делам суда, контроль за ведением переписки по их исполнению;

подготовка обобщения судебной практики в соответствии с планом работы суда;

оформление ходатайств и требований об исполнении решений суда на территориях иностранных государств в соответствии с международными договорами Российской Федерации;

выдача и хранение денежных средств, приобретение канцтоваров, составление денежных отчетов;

ведение протоколов оперативных совещаний, проводимых в суде;

составление тематического плана по профессиональной подготовке на год с судьями и аппаратом суда, проведение занятий;

выполнение другой работы по поручению председателя суда и его заместителя.

Должность секретаря судебного заседания Октябрьского городского суда Самарской области в соответствии с Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы относится к старшей группе должностей федеральной государственной гражданской службы категории «специалисты»[61] .

Согласно должностному регламенту в должностные обязанности секретаря судебного заседания входит:

назначение к рассмотрению уголовных, гражданских дел и материалов;

проверка явки лиц, которые вызывались в судебном заседание, и отметка в повестках времени их нахождения в суде;

ведение протоколов судебных заседаний, ознакомление с ними участников процесса по их ходатайству, заявленному до вынесения судебного решения по делу;

оформление уголовных, гражданских дел после их рассмотрения и сдача их в канцелярию суда;

изготовление печатных копий судебных актов;

оформление исполнительных документов по делам, решения, по которым подлежат немедленному исполнению;

выполнение другой работы по поручению председателя суда, администратора суда и ведущего специалиста суда.

Согласно должностному регламенту в должностные обязанности секретаря суда входит:

регистрация, учет, хранение ходатайств на арест и продление срока содержания под стражей, на проведение обыска в жилище;

исполнение приговоров, определений и постановлений суда по уголовным делам;

ежемесячное отправление статистических карточек на осужденных в Управление Судебного департамента при Верховном суде РФ в Самарской области;

ознакомление осужденных с протоколом судебного заседания;

учет и хранение вещественных доказательств по уголовным делам;

ведение журнала по учету вещественных доказательств ф. №55;

вызов владельцев за получением документов и вещественных доказательств из дела;

подготовка и сдача в архив законченных дел, журналов, карточек;

назначение гражданских дел в кассационную инстанцию;

контроль за соблюдением секретарями судебного заседания правил оформления дел и сроков сдачи их в канцелярию суда после их рассмотрения;

подготовка и сдача в архив законченных гражданских дел, журналов и карточек;

выполнение другой работы по поручению председателя суда, заместителя председателя суда, администратора суда и ведущего специалиста суда.

Главный специалист канцелярией в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству организует работу канцелярии, руководит работой секретарского состава и архива суда. [62]

Согласно должностному регламенту в обязанности старшего специалиста входит:

получение, регистрация, оформление, прием входящей корреспонденции;

регистрация, оформление, отправление исходящей корреспонденции;

учет приема граждан дежурным помощником судьи;

учет и контроль заявлений, принятых помощником судьи на личном приеме;

регистрация и учет исполнительных документов, переданных на исполнение судебным приставам-исполнителям;

контроль за назначением судьями уголовных, гражданских дел и материалов в срок;

выполнение другой работы по поручению председателя суда, заместителя председателя суда, администратора суда и ведущего специалиста суда.

При изучении Штатного расписания, можно построить структуру городского суда (см. Приложение 1).

Таким образом, мы можем сделать вывод: что при изучении структуры городского суда и штатного расписания города Октябрьска были выявлены некоторые ошибки в организации структуры, а именно:

согласно инструкции «По организационно — штатной работе в федеральных судах общей юрисдикции и системе судебного департамента»[63] , в городских судах с численностью более 15 человек должны формироваться отделы;

так же в состав аппарата суда должен входить заместитель председателя городского суда, которого в городском суде города Октябрьска нет, а его функции осуществляют судьи городского суда города Октябрьска Самарской области.

1.2 Особенности постановки общего и судебного делопроизводства

В соответствии с действующим законодательством и соответствующей компетенцией городской суд города Октябрьска составляет и издает различные виды документов.

Анализ управленческих документов показал, что при всем их многообразии можно выделить основные группы документов:

организационные документы;

распорядительные документы;

документы по личному составу;

справочно-информационные документы;

плановая документация;

учетно-отчетная документация.

Все эти документы относят к организационно-распорядительным документам.

Одна из основных управленческих функций деятельности городского суда г. Октябрьска — это функция организации системы и процессов управления. Эту функцию в суде выполняет главный специалист и председатель суда.

Организационная деятельность городского суда выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус суда, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности суда в целом, работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационным документам городского суда относится: штатные расписания, должностные регламенты работникам, правила и другие документы.

Цель разработки организационных документов — наиболее рациональное разделение труда между работниками. Организационные документы содержат положения строго обязательные для исполнения являются правовой основой деятельности городского суда.

Анализ документов показал, что организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой документа является дата его утверждения. Текст документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры предприятия, характера, содержания, средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Приказами оформляются решения нормативного характера, рассчитанные на длительное или многократное действие, носящее общий характер, а также решения о назначении и освобождении от должности должностных лиц.

В форме распоряжений председателя суда принимаются решения по оперативным, организационным и кадровым вопросам, а также по отдельным конкретным вопросам работы городского суда.

Ответственность за качество подготовки приказов и распоряжений председателя городского суда на всех стадиях работы с ними, их согласование с заинтересованными сторонами, содержание, достоверность, целесообразность, полноту представляемых материалов несут специалисты, которые вносят эти документы на рассмотрение. Если в процессе доработки в документ вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.

Распорядительные документы городского суда вступают в силу с момента подписания, если в них не оговариваются иные сроки вступления документа в силу.

Подписанный приказ или распоряжение направляется для регистрации главному специалисту, где проверяется содержание, оформление и комплектность документа (наличие всех приложений). При регистрации указывается дата регистрации (число, месяц, год) и порядковый номер, отдельно для приказов и распоряжений.

Приказы по кадровым вопросам подготавливаются также главным специалистом на основании соответствующих представлений.

Особую группу документов в делопроизводстве городского суда составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников предприятия.

Документы по личному составу создаются главным специалистом в результате трудовых отношений, возникающих между городским судом и служащими. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы) [64] .

Приказы по личному составу готовит специалист. Нумерует приказы в течение календарного года. Специалист знакомит каждого сотрудника с приказом.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в городском суде содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы.

Анализ документов свидетельствуют, что в состав справочно-информационных документов городского суда г. Октябрьска входят виды: докладная, объяснительная, служебная записки, предложение, представление, заявление, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, переписка и другие.

Особое место в деятельности городского суда г. Октябрьска занимает переписка — обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве информационного обмена между вышестоящими судами и другими организациями. Содержанием переписки являются запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы и т.д.

Плановые документы разрабатываются как при необходимости решения сложных комплексных проблем, так и для правильной организации текущей деятельности. Текущая деятельность городского суда планируется в форме полугодовых и годовых отчетов работы.

Источниками для составления планов городского суда являются: организационно-правовые документы, распорядительная документация, решения, предложения, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие от вышестоящих судов и инстанций.

Отчетную документацию городского суда (о проделанной работе) составляют документы, содержащие сведения о результатах его деятельности за определенный период времени — год, полугодие, квартал, месяц.

В судебном делопроизводстве также используется ряд разнообразных по содержанию документов, таких, как исковые заявления, процессуальные и организационно-распорядительные документы судебного производства, документы исполнительного производства, материалы, собранные в период досудебной подготовки, протоколы. Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Решение, как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым различными исполнительными комитетами. Решения оформляют также результаты деятельности коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.п.

Таким образом, в первой главе данного дипломного сочинения была рассмотрена регламентация организации делопроизводства городского суда города Октябрьска Самарской области в законодательных и нормативно — методических документах. В ходе исследования было выявлено, что законодательная база, регламентирующая работу городского суда и судебное делопроизводство, представлена множеством документов федерального и ведомственного уровня — федеральных законов, правовых актов, постановлений Правительства РФ, указов Президента РФ, разработками Росархива, Минтруда Госкомстата и Госстандарта.

Анализ законодательного регулирования деятельности показал, что организация и осуществление правосудия в городском суде г. Октябрьск проходит в соответствии с федеральным законом РФ «О судебной системе в Российской Федерации», ТК РФ, ГК РФ, ГПК РФ, УПК РФ и Конституцией РФ.

Изучив инструкцию «По организационно — штатной работе в федеральных судах общей юрисдикции и системе судебного департамента «, были выявлены некоторые ошибки в организации структуры городского суда г. Октябрьска, но, тем не менее, анализ материала свидетельствует о том, что каждая единица структуры суда выполняет свои функции согласно действующих нормативно — методических документов: инструкции по делопроизводству, должностных регламентов на сотрудников, правил внутреннего трудового распорядка и тд.

Анализ документов городского суда г. Октябрьска показал, что в деятельности возникают различные системы документации. Выделяются основные группы документов: организационные, распорядительные документы; документы по личному составу; справочно-информационные плановая документация.

В целом эффективность системы управления делопроизводства.

Глава 2. Порядок оформления документации городского суда города октябрьска

2.1 Оформление управленческой документации

Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство — изданием распорядительных документов; организация — организационных документов; инструктирование — в виде инструкций, методических указаний; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. (см. Приложение 2).

К организационно — правовым документам в городском суде города Октябрьска относятся штатное расписание, должностные регламенты работникам, правила внутреннего распорядка рабочего времени, инструкция по ведению делопроизводства в городском суде города Октябрьска Самарской области.

Так как форма штатного расписания унифицирована ОКУД (форма Т — 3), эта форма применяется в городском суде г. Октябрьска. Документ визирует председатель суда, подписывает главный бухгалтер. Изменения в штатное расписание вносятся приказом председателя суда.

Анализ документа «Штатное расписание» предполагает, что данный документ оформлен правильно и соответствует всем требования и нормам, так как составляется на новой унифицированной форме, введенной в действие с 01 января 2004 года.

Такие инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по заполнению и ведению документов.

Инструкция оформляется на общем бланке организации и содержит реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный №; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования; отметка о наличии приказа.

Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами.

Подписывается инструкция главным специалистом, а утверждается председателем городского суда г. Октябрьска. Должностные регламенты определяют функции, права и обязанности сотрудников организации. В городском суде должностные регламенты разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием[65] .

Анализ должностного регламента на секретаря суда предполагает, что в левой части документа отсутствует реквизит «Наименование организации», являющийся автором документа, который должен соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах организации.

Не указан реквизит «дата документа». Датой документа является дата его утверждения. Реквизит должен быть проставлен после реквизита «наименования вида документа».

После реквизита «дата документа», примерно через 1 интервал, указывается регистрационный номер документа. Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который можно дополняется по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

В ненадлежащей зоне расположения и места составления проставлен реквизит «заголовок к тексту». Заголовок к тексту проставляется после даты и регистрационного номера документа и включает в себя краткое содержание документа.

Гриф «утверждения документа» и «подпись» расположены в соответствии с нормами ГОСТ Р 6.30.2003.

Анализ документа показал, что должностной регламент не оформлен полностью, так как отсутствует реквизит «визы согласования». Документ должен быть согласован с секретарем судьи, и после ознакомления с нею работника, оформлена отметкой об ознакомлении следующим образом: » С инструкцией ознакомлен, секретарь суда, личная подпись и дата подписания.»

Рассматривая должностной регламент на секретаря суда можно увидеть, что текст должностной инструкции состоит из следующих разделов: общие положения, квалификационные требования, должностные обязанности, права и ответственность секретаря суда, перечень вопросов, по которым секретарь суда вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения, перечень вопросов, по которым секретарь суда участвует в подготовке проектов нормативных правовых актов и проектов управленческих и иных решений, показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности секретаря суда.

Должностной регламент необходим для четкого разграничения трудовых функций работников, а также при возникновении споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях, следовательно, документ должен разрабатываться грамотно, с соблюдениями всех норм и правил составления и оформления. Анализ показал, что регламент нуждается в совершенствовании.

Председатель городского суда города Октябрьска наделяется правом издания распорядительных документов.

Приказы и распоряжения печатаются на бланках установленной формы и должны иметь следующие реквизиты: полное наименование суда, наименование вида акта и его краткий заголовок (для приказов); дата подписания акта и его регистрационный номер; наименование должности, фамилия и инициалы лица, подписавшего акт.

Распорядительные документы, подписанные председателем городского суда и его заместителями, регистрируются в канцелярии[66] .

Основное назначение распорядительных документов — регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед судом получая максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируются деятельность суда, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, касаются совершенствования организационной структуры суда, определения или корректировки средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными и иными ресурсами.

Для оформления организационно-распорядительных документов, которые включены в ОКУД,[67] в городском суде применяется ГОСТ Р 6.30-2003 который является важнейшим регламентирующим нормативным документом, в дальнейшем сохранит свое практическое значение и будет иметь повсеместное распространение[68] .

Важное значение среди распорядительных документов имеют приказы. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов лечебно-профилактических мероприятий, вопросов финансово-хозяйственной деятельности городского суда.

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности суда, его материально — техническое обеспечение, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги А4, с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа «Проект». Заголовок является обязательным реквизитом приказа, и отвечать на вопрос «О чем?».

Распоряжение — правовой акт, издаваемый председателем суда, его заместителями для разрешения оперативных вопросов.

Анализ распоряжения председателя городского суда г. Октябрьска «О создании комиссии для списания испорченных и сданных бланков служебных удостоверений» (Приложение 2.1), выявил ошибку по оформлению. Подпункты данного распорядительного документа были пронумерованы римскими цифрами.

Классификация должностных инструкций по личному составу в городском суде составляет:

назначение работника на должность, освобождение от должности, перемещение по службе;

вынесение поощрения, наложение дисциплинарного взыскания;

премирование работников и выплата единовременных денежных вознаграждений;

приобретение работником или повышение им квалификации, присвоение разряда, классности;

предоставление отпуска, перемена фамилии и другие случаи.

Изменение основных персональных данных работника или содержания трудового договора также сопровождается изданием приказа.

Приказы служат основанием для внесения в трудовые книжки работников, в учетные и другие документы соответствующих записей.

В приказе по личному составу нет вводной части слова «Приказываю». Приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия). (Приложение 2.2)

Документы организационно-правового характера, входят в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) и соответственно подлежат должной регламентации.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в городском суде содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы. Анализ документов свидетельствуют, что в состав справочно-информационных документов городского суда г. Октябрьска входят: докладная, объяснительная, служебная записки, предложение, представление, заявление, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, переписка и другие.

Записки оформляется на стандартном листе бумаги и имеет следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направление его в дело.

Протокол оформляется на бланке суда и имеет следующие реквизиты: наименовании организации, вид документа, дата заседания, регистраицонный номер протокола, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.

Заявление оформляется на трафаретном бланке и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа, должность, Ф. И.О. председателя, текст, дату, подпись служащего и ее расшифровка, визы, резолюции, отметка об исполнителе и направлении в дело.

Телеграмма составляется на специальных типографских бланках и имеет следующие реквизиты: наименование организации, указание категории, отметку о виде, подпись, регистрационный номер, дату регистрации, адрес и наименование отправителя. Письма оформляют на бланке письма с нанесением всех необходимых реквизитов.

Таким образом, анализ информационно — справочных документов показал, что все документы оформлены правильно в соответствии с ГОСТ Р 6.30 — 2003.

Можно сделать вывод, что функция «оперативное управление» в городском суде обеспечивается видами документов, относящимися к двум подсистемам. Во-первых, распорядительными документами, которые издают на основе единоначалия (приказ, распоряжение), на основе коллегиальности (протокол, решение).

По организационным, кадровым, финансовым вопросам, вопросам планирования, труда и т.д. председателем суда издаются приказы.

Но не во в всех документах оформлено все качество. Требует улучшение оформление документов, не во всех делах присутствуют письма и заявления, до сих пор не сданы в архив дела 2004 и 2005 года.

2.2 Состав и оформление документации судебного делопроизводства

При обращении в городской суд, подготовке дела к судебному разбирательству и в процессе рассмотрения дел в городском суде г. Октябрьска образуются следующие судебные документы:

исковое заявление;

определение суда;

статистическая карточка на уголовное или гражданское дело;

извещение или повестка о явке в судебное заседание;

протокол судебного заседания;

решение суда.

Конституция Российской Федерации, закрепляет право каждого гражданина на судебную защиту, а за ней и ГПК РФ закрепляет право каждого гражданина на обращение в суд. В случае нарушения или оспаривания права всякое заинтересованное лицо может обратиться в суд с требованием о защите его прав. Основной формой такой защиты выступает исковая форма защиты права.

Иск в материальном смысле — право на удовлетворение своих исковых требований. Именно в этом плане в гл.12 ГК РФ используется понятие права на иск.

В Октябрьском городском суде для некоторых случаев применяются трафаретные формы исковых заявлений. Например исковое заявление о расторжении брака (Приложение 2.3), исковое заявление о возмещении вреда, причиненного повреждением здоровья на предприятии (Приложение 2.4) и др.

Исковое заявление подается в письменной форме и с указанием необходимых данных:

наименование суда, в который подается заявление;

наименование истца, его место жительства или, если истцом является организация ее местонахождение, наименование представителя и его адрес, если заявление подается представителем;

наименование ответчика, его место жительства;

в чем заключается нарушение или угроза нарушения прав, свобод или законных интересов истца и его требования;

обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, и доказательства, подтверждающие эти обстоятельства;

цена иска, если оно подлежит оценке, а также расчет взыскиваемых или оспариваемых денежных сумм;

сведения о соблюдении досудебного порядка обращения к ответчику, если это установлено федеральным законом или предусмотрено договором сторон;

перечень прилагаемых к заявлению документов.

Определение суда первой инстанции — это постановление суда первой инстанции или судьи, которым дело не разрешается по существу. Определением разрешаются процессуальные вопросы, возникающие на различных стадиях судопроизводства: определение о подготовке дела, определение о судебном поручении, определение о приостановлении производства по данному вопросу, об отложении разбирательства по делу и др.

Определение суда состоит из 4 частей. Содержание определения должно включать:

дату и место вынесения определения;

наименование суда, вынесшего определение и секретаря судебного заседания;

лиц участвующих в деле, и предмет спора или заявленное требование;

вопрос по которому выносится определение;

мотивы, по которым суд пришел к своим выводам, и ссылку на законы, которыми суд руководствовался;

судебное постановление;

порядок и срок обжалования определения, если оно подлежит обжалованию. (Приложение 2.5)

В статистическую карточку по делу информация заносится судьей или по его поручению помощником судьи. При заполнении статистической карточки судья или его помощник руководствуются Инструкцией о порядке заполнения и представления учетных документов и приказом «О едином учете преступлений». Статистическая карточка в городском суде г. Октябрьска является унифицированной формой.

О времени и месте судебного разбирательства или совершении отдельных процессуальных действий участвующие в деле лица извещаются судебными повестками установленного образца. Повестки истцам и ответчикам составляются по форме N 30 (Приложение 2.6), другим лицам, вызываемым в суд по форме N 31. (Приложение 2.7).

Судебное извещение также является унифицированной формой в Октябрьском городском суде и имеет следующие реквизиты:

наименование и адрес суда;

указание времени и места судебного заседания;

наименование адресата — лица, извещаемого или вызываемого в суд;

указание, в качестве кого извещается или вызывается адресат;

наименование дела, по которому осуществляется извещение или вызов адресата.

Анализ показал, что судебные повестки оформлены правильно в соответствии со ст.275 Гражданского процессуального кодекса.

В процессе судебного заседания секретарем изготавливается протокол судебного заседания. В городском суде г. Октябрьска пишется от руки или на машинописном носителе.

Законность действий суда первой инстанции и обоснованность сделанных им выводов вышестоящие суды проверяют на основании анализа протокола судебного заседания и находящихся в деле протоколов осмотра вещественных и письменных доказательств. А также — на основании имеющихся в деле других доказательств, допускаемых законом.

В соответствии со ст.226 ГПК РСФСР о каждом заседании суда первой инстанции, а также о каждом отдельном процессуальном действии, совершенном вне заседания, составляется протокол. Судебный протокол — это письменный документ, составляемый по правилам, содержащимся в ст.228 ГПК РСФСР, в котором подробно описано процессуальное действие, в связи с которым он составлен. В протоколе указывается, что установлено судом в результате произведенного процессуального действия.

Протокол судебного заседания является одним из основных процессуальных документов. Он излагается полно, четко, в той последовательности, в которой проводится судебное разбирательство. Содержанию протокола судебного заседания посвящена отдельная статья ГПК РСФСР (ст.227). Анализ этой нормы показывает, что протокол судебного заседания — документ, в котором отражается весь ход судебного процесса от момента открытия судебного заседания по делу до окончания процесса в суде первой инстанции.

В соответствии с указанной статьей закона в протоколе судебного заседания должно указываться:

год, месяц, число и место судебного заседания;

время начала и время окончания судебного заседания;

наименование суда, рассматривающего дело, состав суда и секретарь судебного заседания;

наименование дела;

сведения о явке лиц, участвующих в деле, представителей, свидетелей, экспертов, переводчиков;

сведения о разъяснении лицам, участвующим в деле, и представителям их процессуальных прав и обязанностей;

распоряжения председательствующего и определения, вынесенные судом без удаления в совещательную комнату;

заявления лиц, участвующих в деле, и представителей;

объяснения лиц, участвующих в деле, показания свидетелей, устные разъяснения экспертами своих заключений, данные осмотра вещественных и письменных доказательств;

заключения органов государственного управления и мнение общественных организаций и трудовых коллективов;

содержание судебных прений и заключение прокурора;

сведения об оглашении определения и решения;

сведения о разъяснении содержания решения, порядка и срока его обжалования[69] . (Приложение 2.8)

Проведя исследование нескольких протоколов судебного заседания, написанных секретарем судебного заседания в городском суде г. Октябрьска, можно сделать вывод, что председательствующие в судебном заседании не всегда заботятся о надлежащем составлении протокола судебного заседания: слова в протоколе произвольно сокращаются, буквы в словах не соответствуют орфографии и это осложняет прочтение, а следовательно, и понимание того, что записано в протоколе. В целом — затрудняет проверку дела в кассационном порядке и в порядке судебного надзора. Допущенная ошибка может остаться незамеченной, в результате чего пострадает правосудие.

Составление протокола поручается секретарям, не знающим процессуального законодательства, и поэтому некоторые протоколы не отражают ход судебного разбирательства, иногда в протоколе отсутствуют данные, имеющие существенное значение для дела.

Недостатки протоколов, относящихся к описанию подготовительной части судебного разбирательства. Согласно ст.264 УК РСФСР, в протоколе судебного заседания, в частности, указывается наименование и состав суда, обвинитель, защитник, подсудимый, потерпевший и другие вызванные судом лица, данные о личности подсудимого и мера пресечения, действия суда в том порядке, в каком они имели место.

Эти требования закона не всегда выполняются.

В протоколе судебного заседания по делу Матвеевой, осужденной по ч.1 ст.170 и ст.175 УК РСФСР, не указана фамилия государственного обвинителя. В протоколе судебного заседания по делу Демирьянца, осужденного по ч.4 ст.144 УК РСФСР, нет свидетелей о вручении подсудимому копий обвинительного заключения, а также данных о мере пресечения. По делу Дорохина ст.103 УК РСФСР, в протесте не указано, с какого времени подсудимый содержался под стражей, каково мнение участников судебного разбирательства по заявленному адвокатом ходатайству об отложении дела до явки в суд общественного защитника, а также подсудимого — по заявленному потерпевшим ходатайству о вызове в судебное заседание судебно — медицинского эксперта.

Кроме того, недопустимо краткое, неполное написание: «Объявлен состав суда. Разъяснено право отвода. Право отвода принято. Права приняты.» Решение суда может обосновываться только теми доказательствами, которые были исследованы в судебном заседании. Если в протоколе судебного заседания нет записи об исследовании конкретного доказательства, то это доказательство не может обосновывать решение суда. Иногда в протоколе нет записи о том, что свидетели и эксперты предупреждены судом об ответственности за отказ от дачи показаний (заключений) и об ответственности за дачу заведомо ложных показаний (заключений). Эти показания и заключения не могут быть использованы судом в качестве доказательств, поскольку они получены с нарушением ст. ст.163 и 169 ГПК РСФСР. Свидетельские показания записываются в протоколах настолько кратко и таким плохим почерком, что прочитать, а поэтому и оценить их очень трудно, в связи с чем протокол не выполняет задачу зеркала судебного заседания.

Качество протоколов судебного заседания необходимо существенно улучшить.

В соответствии со ст. 194 ГПК РФ постановление суда первой инстанции, которым дело решается по существу, принимает форму судебного решения. Решение является законным, если оно принято при точном соблюдении норм процессуального права и в полном соответствии с нормами материального права, которые подлежат применению к данному правоотношению, или основано на применении в необходимых случаях аналогии закона или аналогии права.

Судебное решение состоит из вводной, описательной, мотивированной и результативной частей.

Во вводной части решения суда указывается: дата, место принятия решения суда, наименование суда, принявшего решение, состав суда, секретарь судебного заседания, стороны, другие лица участвующие в деле, их представители предмет спора или заявленное требование.

В описательной части решения суда отражено: содержание исковых требований, возражения ответчика и объяснения других лиц, участвующих в деле.

В мотивированной части решения суда указаны:

обстоятельства дела, установленные судом;

доказательства, на которых основаны выводы суда об этих обстоятельствах;

доводы, по которым суд отвергает те или иные доказательства;

законы, которым руководствовался суд.

В результативной части решения содержаться следующие сведения:

об удовлетворении иска (либо об отказе в удовлетворении иска) полностью или в части;

указание на распределение судебных расходов;

срок и обжалование решения суда.

Результативная часть должна содержать исчерпывающие выводы, вытекающие из мотивированной части. Решение суда принимается немедленно после разбирательства дела. Результативная часть решения подписывается судьей, объявляется в судебном заседании.

При анализе документа «Решение» (Приложение 2.9), принятого городским судом г. Октябрьск, были выявлены следующие недочеты в оформлении данного документа: наименование суда, принявшего решение пишется с новой строки под реквизитом «дата составления документа»; в описательной части после слова «Установил» далее текст должен идти со строчной буквы; также в описательной части не указано к кому обратился истец с иском. Таким образом, мы можем сделать вывод, что формы судебного решения составляется в соответствии со ст. 194 ГПК РФ. Оно состоит из 4 частей. Каждая часть должна быть заполнена в соответствии с нормативами и подписываться судьей.

2.3 Порядок ведения кадровой документации

В кадровом делопроизводстве документирование трудовой деятельности работников, учет личного состава требуют большого количества документов, правила составления и оформления которых достаточно сложны, но должны неукоснительно соблюдаться, прежде всего, в силу того, что такие документы имеют большое значение в нашей жизни[70] . Документы, фиксирующие данные о трудовой деятельности человека, чрезвычайно важны для каждого — в них заключены сведения о трудовом стаже, они являются основой для начисления пенсий по старости, инвалидности, за выслугу лет, по случаю потери кормильца.

В городском суде города Октябрьска главный специалист ведет следующие виды кадровой документации:

организационно — правовые документы;

документы по приему, увольнению, переводу, командированию и отпускам,

заполнение служебного контракта;

ведение трудовых книжек;

хранение и ведение личных дел государственных служащих.

К организационно — правовым документам кадровой службы относится «Положение о кадровой службе».

В положении о кадровой службе закрепляют статус службы, ее место в системе управления, внутреннюю организацию, задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе ее деятельности. Состав разделов положения соответствует назначению документа: «Общие положения», «Основные задачи», «Функции», «Права и обязанности», «Руководство», «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями (связи)». При изучении кадровой документации в городском суде г. Октябрьска, было выявлено, что нормативного документа «Положения о кадровой службе», в данном суде нет, что послужило стимулом для разработки данного положения.

Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме. Служебным контрактом устанавливаются права и обязанности сторон.

В служебный контракт включены права и обязанности сторон. В нем указано фамилия, имя гражданского служащего и наименование государственного органа (фамилия, имя, отчество представителя нанимателя).

Анализ документа «Служебный контракт» показал, что в городском суде г. Октябрьска он оформлен в соответствии с требованиями ФЗ «О государственной гражданской службе в Российской Федерации» и Трудовым Кодексом РФ.

Служебный контракт является основанием для издания приказа председателя суда о приеме сотрудника на работу. В произвольной форме, от руки, работник пишет личное заявление. На заявлении оформляется виза главного специалиста, после чего оно передается председателю суда для оформления резолюции. Затем поступающий на работу, заполняет личный листок по учету кадров. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу. Работник подписывает личный листок по учету кадров, проставляя дату заполнения и сдает на проверку главному специалисту. После проверки, вклеивается фотография и подшивается в личное дело работника.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности. (Приложение 2.10) В приказе (распоряжении) о приеме работника (ов) на работу указано наименование учреждения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении со служащими служебного контракта на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма N Т-1) или «Период работы» (форма N Т-1а) строка (графа)»по» не заполняется.

На основании приказа о приеме Т-1 т Т-1а заполняется учетная форма «Личная карточка работника» Т-2. Каждый раздел содержит описательную часть реквизита (пункта). При заполнении унифицированной формы № Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 26, текст записей-описаний не должен заходить на поле кодирования, в противном случае форма считается испорченной и подлежит переписыванию.

Приказы о приеме на работу визируется председателем суда. Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранении в кадровой службе, а копия передается в бухгалтерию судебного департамента в г. Самары для оформления лицевого счета и начисления зарплаты.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

о работнике;

о выполняемой им работе;

о переводах на другую постоянную работу;

об увольнении работника;

основания прекращения трудового договора;

о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях вносятся главным специалистом в трудовую книжку после издания соответствующего приказа.

Анализ заполнения и оформления трудовых книжек и личных карточек в городском суде города Октябрьска, не был произведен, так как сведения занесенные в них являются конфиденциальной информацией (см. Приложение 3).

Заявление о переводе на другую работу является письменным согласием работника на перевод. В данной кадровой службе разрабатывается для заявления о переводе трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные реквизиты. Заявление пишется в одном экземпляре, визируется главным специалистом и передается председателю суда для получения его резолюции, разрешающей или запрещающей перевод.

Заявление является основанием для издания приказа председателя. Приказ (распоряжение) о переводе осуществляется с применением унифицированных форм Т-5 и Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу». (Приложение 2.11)

В соответствии с ФЗ «О государственной гражданской службе в Российской Федерации», гражданским служащим предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней.

Основанием для предоставления служащему городского суда очередного отпуска служит его личное заявление или график отпусков, все иные виды отпуска предоставляются на основании личного заявления.

Оформление отпусков включает следующие операции: составление графика очередных отпусков; контроль за соблюдением графика очередных отпусков в течении года; оформление приказов об отпусках: очередного, без сохранения содержания, учебного и т.п. (заполнение унифицированной учетной формы № Т-6) (Приложение 2.12). Формы заполняются главным специалистом городского суда и оформляются следующим образом: в графе коды проставляется код по ОКУД, проставляется в следующей графе номер документа и дата составления.

На основании приказа на обратной стороне второго листа личной карточки (форма № Т-2) делается отметка об отпуске: вид отпуска, за какой период, даты начала и окончания, основание (№ и дата приказа).

Заявление об увольнении пишется от руки, адресуется председателю суда, в тексте излагается просьба работника об увольнении и указывается причина, а также срок увольнения. В документе обязательно содержится и дата подачи заявления.

Под заявлением проставляется должность (профессия) работника, структурное подразделение, личная подпись работника, инициалы и фамилия.

Заявление визируется специалистом, после этого заявление передается председателю для составления резолюции. Заявление помещается в личное дело вместе с копией приказа об увольнении.

Увольнение служащих документируется с применением форм Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником» и Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками». Унифицированная форма приказа в заголовочной части соответствует другим формам приказа. В приказе об увольнении указываются причины увольнения, а также номер статьи Трудового кодекса РФ. (Приложение 2.13)

По завершении второй главы хотелось бы отметить, что опыт внедрения стандартов на организационно-распорядительную документацию показал, что в учреждении их требования непосредственно использовались при составлении организационно-распорядительных документов.

Анализируя приказы по личному составу, было отмечено, что в графе «№ документа» проставляется в одних документах номер с литером «Л», в других «К». Это объясняется тем, что все приказы в отделе кадров подразделяются на приказы по кадровому составу, срок хранения — 5 лет, и приказы по личному составу со сроками хранения — 75 лет. Соответственно регистрируются приказы в разных учетных книгах и подшиваются исполненные приказы в разные папки.

При обращении в городской суд, подготовке дела к судебному разбирательству и в процессе рассмотрения дел в городском суде г. Октябрьска образуются следующие судебные документы:

исковое заявление;

определение суда;

статистическая карточка на уголовное или гражданское дело;

извещение или повестка о явке в судебное заседание;

протокол судебного заседания;

решение суда.

В городском суде города Октябрьска главный специалист ведет следующие виды кадровой документации:

организационно — правовые документы;

документы по приему, увольнению, переводу, командированию и отпускам,

заполнение служебного контракта;

трудовые книжки;

личные дела государственных служащих.

При приеме, переводе, увольнении в городском суде применяются унифицированные формы организационно-распорядительной документации.

Глава 3. Анализ и совершенствование организации работы с документами

3.1 Технология работы с документами в городском суде г. Октябрьска

Распорядительные документы, поступающие из Судебного Департамента Самарской обл., могут доводиться до структурных подразделений непосредственно или путем издания внутренних распорядительных документов, в которых излагается содержание документа, поступившего из вышестоящего суда.

Представляемые на подпись руководству суда распорядительные документы визируются исполнителями и руководителями всех заинтересованных подразделений с указанием их должностей и даты согласования.

Визы ставятся на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа или на листе согласования. [71]

Распорядительные документы, подписанные председателем городского суда и его заместителями, регистрируются в канцелярии[72] .

Документы представляются в двух экземплярах, на которых указываются дата и порядковый номер. Согласно инструкции по делопроизводству городского суда г. Октябрьска подлинники документов подшиваются в дела по номенклатуре: «Приказы председателя городского суда» и «Распоряжения председателя городского суда». Второй экземпляр распорядительного документа возвращается структурному подразделению, подготовившему документ, и хранится там в деле по номенклатуре. В ходе исследования сводной номенклатуры было установлено, что второй экземпляр распорядительных документов хранится в деле «Приказы и распоряжения председателя суда по основной деятельности», что не допустимо.

При подготовке исходящих документов суда специалист руководствуется требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной постановлением Государственного стандарта Российской Федерации.

Документу присваивается исходящий регистрационный номер, состоящий из индекса подразделения и очередного порядкового номера исходящих из подразделения документов. Копия документа хранится в подразделении в деле по номенклатуре. На исполненном документе (его копии либо копии ответа) руководитель подразделения делает отметку: «Исполнено. Снять с контроля. В дело», ставит свою подпись и дату.

Специалист подразделения оформляет документы и приложения к ним, вносит информацию об исполнении и отправке документов в карточку и подшивает в соответствующее дело по номенклатуре.

Подготовленная к отправке корреспонденция передается в экспедицию в запечатанных конвертах с надписанным адресом.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, указываются двумя парами арабских цифр (день и месяц), год — четырьмя арабскими цифрами 04.03.2004

Полный почтовый адрес при направлении документа корреспондентам указывается в последовательности, установленной Почтовыми правилами. [73]

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется реестр на рассылку, на каждом документе указывается только один адресат.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.

Технология работы с судебными документами в Октябрьском городском суде.

Когда заявитель лично сдает документы, принимающий их специалист проставляет на втором экземпляре заявления штамп с полным наименованием суда, датой приема заявления, указывает свою фамилию и расписывается.

В день поступления все заявления передаются в группу регистрации.

Специалист группы регистрации, проверив, не поступало ли данное или аналогичное исковое заявление ранее, присваивает ему регистрационный номер, впоследствии являющийся и номером судебного дела, который включает в себя индекс суда, порядковый номер искового заявления в пределах текущего календарного года, через дробь — календарный год поступления документов в суд.

Этот номер группой регистрации вносится в штамп суда на исковом заявлении, а специалистом судебного состава указывается на обложке судебного дела.

Встречное исковое заявление регистрируется по номеру основного искового заявления и рассматривается одновременно с основным заявлением.

После получения искового заявления специалисты группы регистрации заносят необходимые сведения в журналы и карточки учета.

Ежедневно в конце рабочего дня канцелярия формирует реестры передачи исковых заявлений для каждого судебного состава.

Затем исковое заявление передается в соответствующий судебный состав согласно специализации под расписку специалиста состава в реестре. Один экземпляр реестра остается в судебном составе, другой, с подписью лица, принявшего исковое заявление, хранится в делах группы регистрации.

Специалист судебного состава незамедлительно по получении искового заявления регистрирует его в журнале учета движения исковых заявлений и дел судебного состава и передает в этот же день председателю судебного состава для назначения судьи для рассмотрения заявления.

На основании его резолюции заявление передается под расписку назначенному судье.

После вынесения судом определения о принятии искового заявления к производству секретарь судебного заседания в твердую обложку «Дело N ______» помещает исковое заявление, приложенные документы, указанное определение суда, проставляет номер дела, соответствующий регистрационному номеру искового заявления, заполняет необходимыми данными внешнюю и внутреннюю стороны обложки дела.

Регистрация дополнительно поступающих документов по делу (отзывы на исковое заявление, дополнительные материалы, письменные ходатайства и т.п.) производится как дополнения к делу. Всем дополнительным материалам присваивается тот же регистрационный номер, что и исковому заявлению, т.е. делу.

Дополнительные материалы после регистрации передаются под расписку в журнале специалисту судебного состава, который передает их судье, в производстве которого находится исковое заявление. По резолюции судьи «В дело» на первом листе поступивших документов они приобщаются к делу и вносятся секретарем судебного заседания в его опись с указанием исходящего номера и даты документа, его наименования и количества листов, а также порядковых номеров листов судебного дела.

О времени и месте судебного разбирательства или совершении отдельных процессуальных действий участвующие в деле лица извещаются судебными повестками установленного образца. Повестки истцам и ответчикам составляются по форме N 30 другим лицам, вызываемым в суд по форме N 31.

Секретарь судебного заседания составляет список дел, назначенных к разбирательству, в котором указываются номера судебных дел, номер зала заседания, время начала судебных заседаний, наименования лиц, участвующих в деле, фамилия судьи.

Перед началом предварительного судебного заседания и судебного разбирательства дела секретарь судебного заседания проверяет, все ли вызванные в судебное заседание лица явились и их полномочия для участия в деле, причину неявки вызванных лиц, докладывает об этом судье и по его указанию принимает меры для обеспечения явки. [74]

Вызванные и явившиеся в судебное заседание лица извещаются об этом под расписку в протоколе судебного заседания. Лицам, не явившимся в судебное заседание, но явку которых суд признал необходимой, высылаются копии определения об отложении судебного разбирательства заказным почтовым отправлением с уведомлением.

После рассмотрения дела секретарь судебного заседания:

подшивает материалы судебного дела;

нумерует листы дела и составляет за своей подписью опись находящихся в нем материалов или продолжает опись, составленную органами расследования;

делает отметку о результатах рассмотрения дела в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании (форма N 2);

прилагает к уголовному делу заполненные статистические карточки на подсудимого в отношении осужденных, оправданных лиц, дела в отношении которых прекращены, и лиц, признанных невменяемыми, к которым применены меры медицинского характера;

по уголовному делу, по гражданскому делу, иск по которому вытекает из уголовного дела, где преступлением причинен ущерб имуществу, прилагает к делу заполненные карточки по учету сумм ущерба в соответствии с действующей Инструкцией по ведению судебной статистики;

выписывает исполнительные документы по делу, по которому судебные решения подлежат немедленному исполнению.

После совершения всех действий по оформлению дела секретарь судебного заседания суда передает дело в отдел делопроизводства. До вступления судебного постановления в силу, а также до направления дела в кассационную инстанцию в связи с поступлением кассационных, частных жалоб и представлений дело хранится в отделе делопроизводства.

При исследовании нескольких уголовных и гражданских дел, было выявлено несколько ошибок при формировании дела, а именно: документы в деле расположены не в хронологическом порядке, несвоевременное занесение сведений о результатах рассмотрения дела в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании.

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения — вертикальный или горизонтальный.

Не реже одного раза в 10 лет, для дел постоянного хранения — раз в пять лет, для конфиденциальных документов — ежегодно следует проводить проверки наличия и состояния дел. Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.

Таким образом, припроверке документов в архиве, итого проверок оформляются актами, утверждаемыми секретарем судьи. При проверке контролируется не только фактическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах, а дела для контроля за их сохранностью проверяется полистно. По результатом проверок, утвержденных руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.

3.2 Особенности ведения делопроизводства по обращению граждан

Личный прием граждан и представителей организаций производится по вопросам организации и обеспечения деятельности городского суда, а также жалобам на действия судей, не связанным с рассмотрением конкретных дел, обжалованием судебных актов и процессуальных действий судей.

Первичный прием посетителей производится приемной городского суда, которой в пределах своей компетенции самостоятельно разрешает поставленные вопросы либо определяет порядок их дальнейшего рассмотрения, в том числе и необходимость последующего личного приема заявителя председателя суда.

Личный прием заявителей заместителями председателя суда производится в соответствии с графиком приема и списком принимаемых лиц, подготовленным приемной суда.

Секретарь извещает заявителей о времени и месте приема.

Специалист отдела делопроизводства ведет учет принятых на личном приеме лиц в журнале установленной формы.

Если вопрос, поставленный в обращении, не был окончательно разрешен на личном приеме, обращение передается через отдел делопроизводства по принадлежности в соответствующее подразделение для рассмотрения и подготовки предложений или ответа в установленные законодательством сроки.

Специалист отдела делопроизводства ведет централизованный учет письменных заявлений, жалоб и предложений граждан по вопросам организации и обеспечения деятельности суда и на действия судей, не связанные с рассмотрением конкретных дел.

Специалисты по делопроизводству в судебных составах и подразделениях ведут журнал учета рассмотренных письменных обращений граждан и обращений, поступивших с приема, осуществляют контроль за их прохождением.

К рассмотрению не принимаются обращения без подлинной подписи и обратного адреса (анонимные), содержащие непристойные выражения, а также не поддающиеся прочтению.

Если обращение поступило более чем от трех заявителей, оно регистрируется на фамилию первого из них. Ему же и направляется ответ с просьбой уведомить о нем других заявителей. Канцелярией заводятся аналогичные учетные карточки на фамилии второго и третьего заявителей с отметкой о том, что поднятые ими вопросы имеют отношение к коллективному обращению лиц, зарегистрированному на фамилию первого из заявителей.

После регистрации, в зависимости от содержания и степени важности поставленных вопросов, обращения передаются на рассмотрение в приемную председателя через специалиста по делопроизводству под его расписку в учетной карточке.

Все сведения о рассмотрении и прохождении обращений вносятся в карточки и журналы учета.

Обращение считается разрешенным, если по поставленным в нем вопросам приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной форме либо, при его согласии, устно при личной беседе или по телефону, а также в случаях, когда заявитель письменно снимает с рассмотрения поставленные им вопросы. При устном ответе составляется соответствующая справка, которая приобщается к обращению.

Копии документов, направляемых в иные высшие федеральные государственные органы, хранятся в деле по номенклатуре канцелярии в течение пяти лет.

3.3 Проектирование документации, регламентирующей деятельность городского суда

В соответствии с ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» гражданин, поступающий на гражданскую службу, при заключении служебного контракта, обязуется исполнять должностные обязанности в соответствии с должностным регламентом.

Должностной регламент — основной организационно — нормативный документ, регламентирующий содержание и результаты деятельности гражданского служащего при осуществлении им профессиональной служебной деятельности согласно занимаемой должности.

Цели разработки должностного регламента на секретаря суда:

создание организационно — правовой основы служебной деятельности секретаря суда;

регламентация текущей служебной деятельности.

Структура должностного регламента. В должностном регламенте указывается наименование органа, полное наименование должности федеральной государственной гражданской службы, реквизиты согласования и утверждения.

Должностной регламент состоит из следующих разделов:

Общие положения.

Квалификационные требования.

Должностные обязанности, права и ответственность секретаря суда.

Перечень вопросов, по которым секретарь суда вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения.

Перечень вопросов, по которым секретарь суда принимает участие в подготовке проектов нормативных правовых актов и проектов управленческих и иных решений.

Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности секретаря суда.

Основой для разработки должностного регламента послужили:

Конституция РФ;

Трудовой кодекс РФ, принятый Государственной Думой 21 декабря 2001;

Гражданский кодекс РФ;

Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

Федеральный закон «О системе государственной службе Российской Федерации».

Методические рекомендации по разработке должностных регламентов федеральных гражданских служащих аппаратов суда общей юрисдикции и системы Судебного департамента при верховном суде РФ.

В разделе «Общие положения » устанавливается наименование должности гражданского служащего, кем назначается и освобождается от нее, порядок замещения, нормативная база деятельности гражданского служащего.

В разделе «Квалификационные требования» излагаются квалификационные требования к уровню профессионального образования, к стажу гражданской службы, опыту работы по специальности.

В разделе «Должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего» устанавливается перечень основных задач и функций, должностные обязанности, права и ответственность секретаря суда.

«Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе самостоятельно принимать управленческие6 и иные решения». В данном разделе указывается перечень вопросов, по которым гражданский служащий в соответствии с замещаемой должностью вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения с учетом задач и функций, возложенных на государственный орган.

«Перечень вопросов, по которым гражданский служащий принимает участие в подготовке проектов нормативных правовых актов и проектов управленческих и иных решений » в данном разделе указывается перечень вопросов, по которым секретарю суда предоставлено право или он обязан принимать участие при подготовке проектов нормативных правовых актов или проектов решений, с учетом задач и функций, возложенных на государственный орган.

В раздел «Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего » включается своевременность, оперативность, качество выполненной работы, профессионализм.

Все листы должностного регламента должны быть прошнурованы, пронумерованы, скреплены печатью кадровой службы.

Методика разработки «Положения о кадровой службе».

Положение о кадровой службе (отделе по работе с персоналом) является одним из важнейших документов, регламентирующих порядок построения и функционирования системы кадрового менеджмента компании. Положение о кадровой службе определяет статус данного подразделения в иерархической структуре компании и регламентирует его деятельность. Это достаточно сложный локальный нормативный документ, устанавливающий цели и задачи, функции и взаимоотношения кадровой службы компании, права и ответственность ее сотрудников. Сами механизмы реализации закрепленных Положением норм прописываются в дополнительных локальных документах (Положение об аттестации, Положение об обучении и т.д.), либо в конкретных проектах, в которых указывается комплекс мероприятий и сроки их проведения.

Этапы разработки Положения о кадровой службе:

Сбор и изучение типовых и примерных положений, рекомендаций и методик, а также ранее действовавших организационно-правовых документов. Не стоит пренебрегать уже существующими наработками и типовыми образцами, так как из них всегда можно почерпнуть полезные идеи и ценные советы.

Сбор и изучение организационной и распорядительной документации городского суда (учредительных документов, штатного расписания, и др.). На этом этапе необходимо определить место кадровой службы в организационной структуре суда, зоны ответственности и имеющиеся в распоряжении службы ресурсы.

Обсуждение с руководством компании концепции Положения. Рекомендуется проводить обсуждение по заранее сформулированной схеме вопросов. Цель данного этапа заключается в выяснении мнения руководства по поводу разрабатываемого документа, его назначения и принципиальных положений. Важнейшее условие развития кадровой службы суда — позиция высшего руководства, так как невозможно рассчитывать на успех, если высшее руководство не относит проблему управления людьми к числу ключевых приоритетов работы компании. К обсуждению можно привлечь и руководителей ведущих структурных подразделений.

Составление проекта Положения, определение его структуры и формулирование содержания разделов.

Можно предложить следующий вариант структуры Положения (см. Приложение 4).

положение может содержать визы согласования руководителей структурных подразделений, принимавших участие в обсуждении документа на стадии его разработки. Положение подписывает руководитель кадровой службы и утверждает первый руководитель компании.

персонал кадровой службы должен быть ознакомлен с Положением под расписку.

контроль со стороны руководителя кадровой службы и вышестоящих руководителей за реализацией целей и выполнением функций, установленных Положением о кадровой службе.

Положение является фундаментом, на котором строит свою работу кадровая служба. Оно закрепляет её статус, полномочия и уровень ответственности и является базовым документом, на основании которого разрабатываются должностные инструкции сотрудников кадровой службы. Однако конкретное содержание Положения определяется спецификой организационной структуры, бизнес-процессов, корпоративной культуры каждой отдельно взятой компании.

Показательны с точки зрения эффективности количественные оценки уровня формализации отношений подчиненности и процессов делегирования полномочий. Оценка формализации может рассчитываться на основе коэффициента:

К_ф = Ч_до / Ч_о ,

где К_ф — коэффициент формализации;

Ч_до — это количество формализованных должностей (т.е. должностные обязанности, регламентирующие подчиненность в оргструктуре, распределение прав и обязанностей);

Ч_о — общее количество должностей, регламентированное штатным расписанием.

Коэффициент сложности управления структурой определяется по формуле;

К_сл = Ч_д /Ч,

где К_сл — коэффициент сложности;

Ч_д — число должностей;

Ч — общая численность работников в организации.

Средняя норма управляемости равняется 3-7 человек у одного руководителя, но этот показатель не может быть эффективным во всех случаях, то есть количественных методов не всегда достаточно для выводов об эффективности работы всей системы.

Таким образом, в своем проекте я пришла к выводу, что из-за незнания элементарных правило составления документов, работники аппарата управления тратя на этот процесс значительную часть рабочего времени. Чтобы ускорить работу с деловой корреспонденцией в первую очередь необходимо знать, какие требования предъявляются к документу. Общее требование сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять определенное решение. Значит, содержащаяся к нем информация должна быть точной, а изложение лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса.

Заключение

Человечество на всех этапах своего развития не могло обойтись без суда — учреждения по разрешению споров между людьми и понуждению их к отказу от таких форм поведения, которые представляли угрозу общим интересам. Изначально, с момента зарождения судебной системы, значение функций правосудия было чрезвычайно велико. Суд — это в конечном счете наиболее надежная защита человека от преступных посягательств на его собственность.

Гражданин имеет право на обращение в суд. Статья 46 Конституции каждому гарантирует судебную защиту его прав и свобод. Это же право закреплено в статье 3 Гражданского процессуального кодекса, согласно которой заинтересованное лицо вправе, в порядке, установленном законодательством о гражданском судопроизводстве, обратиться в суд за защитой нарушенных либо оспариваемых прав, свобод или законных интересов. Отказ от права на обращение в суд недействителен.

Первостепенные задачи лица, обращающегося в суд за защитой своего права, заключаются в том, чтобы максимально ясно и точно изложить свои требования, доказать обстоятельства, на которых они основаны, и получить положительное решение суда, а лица к которому предъявлено требование, — четко и доходчиво обосновать свои возражения, доказать несостоятельность заявленных требований, добиться отказа в их удовлетворении. Задача суда — вынести законное и обоснованное решение по делу.

Выполнение этих задач зависит, прежде всего, от того, насколько правильно и грамотно составлены процессуальные документы. Здесь немаловажную роль играет оформление подаваемых заявлений, возражений, жалоб, ходатайств и иных письменных документов.

Закон не требует, чтобы процессуальные документы были изготовлены печатным способом, их изложение возможно и в рукописном виде. Однако совершенно очевидно, что отпечатанный документ, особенно объемный и сложный по существу изложенных в нем вопросов, будет воспринят его адресатом наиболее лучше, чем рукописный текст.

Наиболее удобным с позиции прочтения и объема документа является размер шрифта 14, если документ изготовлен компьютерным способом, на пишущей машинке — стандартный, соответствующий указанному размеру, а формат бумаги А4. для повышения эффекта в тексте может быть использован шрифт большего размера или выделение.

Содержание любого документа должно быть четким. Отражать только то, что имеет отношений к той цели, которая преследуется. Если в тексте документа содержаться ссылки на материалы дела, имеющиеся в нем доказательства, то весьма желательно указывать при этом конкретные листы дела, где называемые сведения находятся.

При разработке своего стиля изложения судебных документов (исковых заявлений, ходатайств, судебных решений и др.) полезно будет взять за основу стилистику судебных постановлений, публикуемых в Бюллетене Верховного Суда РФ

Излишне говорить о том, что процессуальные документы, особенно судебные акты, следует излагать и оформлять грамотно. Наличие орфагрофических ошибок, неточных, двусмысленных понятий и формулировок, громоздких предложений и иных недостатков существенно снижает качество процессуального документа, вызывает неуважительное отношение к нему.

В завершении следует отметить, что делопроизводство в суде имеет ряд своих особенностей, а именно:

подача искового заявления в суд;

составление протокола судебного заседания;

порядок обжалования решения суда;

заявление о ходатайстве и многое другое.

В ходе исследования было выявлено, что законодательная база, регламентирующая работу городского суда и судебное делопроизводство, представлена множеством документов федерального и ведомственного уровня — федеральных законов, правовых актов, постановлений Правительства РФ, указов Президента РФ, разработками Росархива, Минтруда Госкомстата и Госстандарта. Анализ законодательного регулирования деятельности показал, что организация и осуществление правосудия в городском суде г. Октябрьск проходит в соответствии с федеральным законом РФ «О судебной системе в Российской Федерации», ТК РФ, ГК РФ, ГПК РФ, УПК РФ и Конституцией РФ.

Анализ материала свидетельствует о том, что каждая единица структуры суда выполняет свои функции согласно действующих нормативно — методических документов: положение об Учреждении, инструкции по делопроизводству, должностных регламентов на сотрудников, правил внутреннего трудового распорядка и тд.

В работе с документами и при подготовке исходящих документов суда следует руководствоваться требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной постановлением Государственного стандарта Российской Федерации.

По организационным, кадровым, финансовым вопросам, вопросам планирования, труда и т.д. председателем суда издаются приказы.

Список источников и литературы

Источники:

1.1 Конституция Российской Федерации. — М.: ООО «Издательство Новая Волна», 1999. — 62 с.

1.2 Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации от 24 июля 2002 г. № 95 — ФЗ (принят ГД ФС РФ 14 июня 2002 г) (ред. от 2 ноября 2004 г). — Собрание законодательства РФ, 2002. — 165 с.

1.3 Трудовой Кодекс Российской Федерации с комментариями/отв. редактор доктор юридических наук профессор Ю.П. Орловский — М.: Юридическая фирма «КОНТРАКТ», 2002. — 126 с.

1.4 Уголовно-процессуальный кодекс РФ. — М.: ООО «Издательство Новая Волна», 2001. — 98 с.

1.5 Гражданский кодекс РФ. — М., 2003. — 102 с.

1.6 Гражданский процессуальный кодекс РФ. — Собрание законодательства РФ, 2002. — 256 с.

1.7 Федеральный конституционный закон РФ от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. — 2000. — № 52.

1.8 Федеральный закон РФ от 18.12.2001 г. № 177-ФЗ «О введении в действие Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации»

1.9 Федеральный закон РФ от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации. — 2002. — № 2.

1.10 Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 № 149 — ФЗ » Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства. — 2006. — № 89.

1.11 Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ с изменениями и дополнениями от 30.06.2003 № 86-ФЗ.

1.12 Федеральный закон РФ от 20 августа 2004 г. N 113-ФЗ «О присяжных заседателях федеральных судов общей юрисдикции в РФ» // Собрание законодательства

1.13 Федеральный закон РФ от 02 мая 2006 года № 59 ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации.

1.14 Федеральный Закон РФ от 21.07.1997 № 119 ФЗ (ред. от 27.12.2005)»Об исполнительном производстве» принят ГД ФС РФ 04.06.1997 года // Собрание законодательства Российской Федерации.

1.15 Федеральный конституционный закон РФ от 23 октября 1996 года № 1 — ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации.

1.16 Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации». — М., 1999. — С.6. // Собрание законодательства Российской Федерации.

1.17 Федеральный закон РФ от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»

1.18 Закон РФ от 9 декабря 1991 г. «О государственной пошлине» (с изменениями от 29 мая, 24 июня 1992 г., 17 февраля, 6 марта, 7 июля 1993 г., 29 декабря 1994 г., 22 августа, 27, 31 декабря 1995 г.,20 августа 1996 г.,19 июля 1998 г., 13 апреля 1999 г., 7 августа 2001 г., 8 декабря 2003 г) // Собрание Законодательства Российской Федерации.

1.19 Закон Российской Федерации от 26 июня 1992 г. № 3132 — 1 «О статусе Судей в российской Федерации» // Собрание Законодательства Российской Федерации.

1.20 Закон РСФСР «О судоустройстве РСФСР» от 7.08.1981 г.

1.21 Закон Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 № 1807-1 (изменения от 24.07.1998) // Собрание законодательства Российской Федерации. — 1998. — №31. — Ст.3804.

1.22 Постановление Правительства Российской Федерации от 07.12.1996 №1463 «Об использовании в названиях организаций наименований «Россия», «Российская Федерация» (в ред. Постановления Правительства РФ от 02.02.1998 № 11, с изменениями от 26.07.2004) // Собрание законодательства Российской Федерации. — 1996. — № 10. — Ст.965.

1.23 Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 19 декабря 2003 г. № 23 «О судебном решении» // Собрание Законодательства Российской Федерации.

1.24 Постановление правительства РФ от 14.04.1988 «О подготовке гражданских дел к судебному разбирательству» // постановления Пленума. — 1993. — N 11.

1.25 Постановление правительства РФ от 13.12.1974 «О практике рассмотрения гражданских дел в порядке судебного надзора» // Постановлением Пленума 1980. — №5.

1.26 Постановление правительства РФ от 17.09.1975 » О соблюдении судами Российской Федерации процессуального законодательства при рассмотрении уголовных дел в первой инстанции» // Собрание законодательства. — 1985. — №23.

1.27 Постановление правительства РФ от 23.10.1984. «О применении Судами Российской Федерации законодательства, регламентирующего назначение мер уголовного наказания» // Постановления Пленума. — 1993. — N 11.

1.28 Постановление Правительства Российской Федерации от 08.06.2001 № 450 «О внесении изменений в постановление Правительства РФ от 27.12.1995 №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. — 2001. — №24. — Ст.2461.

1.29 Постановление Правительства РФ от 26.09.2000 № 725 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» // Собрание законодательства Российской Федерации. — 2000. — № 41. — Ст.4076.

1.30 Положение о Федеральной архивной службе России // Собрание актов Президента и Правительства РФ. — 1999. — № 1. — Ст. 203.

1.31 Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом МФ РФ от29.07.98 № 34н.

1.32 Приказ Генеральной прокуратуры РФ; МВД РФ; МЧС РФ; Минюста РФ; ФСБ РФ; Минэкономразвития РФ; ФСКН от 29 декабря 2005 г. № 39/1070/1021 /253/780/353/399 «О едином учете преступлений»

1.33 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: ВНИИДАД, 1991. — 75 с.

1.34 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. — М.: Росархив, 2000.

1.35 Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. — М., 2005.

1.36 ГОСТ Р 6.30 — 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Госстандарт, 2003. — 22 с.

1.37 ГОСТ Р 51141 — 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Госстандарт России, 1998.

1.38 ГОСТ Р ИСО 15489 — 1 — 2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами, общие требования. — М.: Стандартинформ, 2007.

1.39 Инструкция по ведению судебной статистики утвержденная приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 02.06.2004 г. № 82.

1.40 Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. — М.: Главархив СССР, 1980.

1.41 Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК — 016-94 (ОКПДТР). — М.: Издательство стандартов, 1996.

1.42 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. — М.: Минтруда, 2000.

1.43 Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. — М.: Издательство стандартов, 1995.

1.44 Номенклатура дел на 2006 год городского суда, утв. приказом председателя от 31.12.2005 № 49 // Текущий архив городского суда г. Октябрьска.

1.45 Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде утвержденная приказом Генерального директора Судебного департамента Самарской обл. от 29 апреля 2003 // Текущий архив городского суда г. Октябрьска.

1.46 Правила внутреннего трудового распорядка для обслуживающего персонала, утв. приказом председателя от 15 июня 2005 г. № 2 // Текущий архив городского суда г. Октябрьска.

1.47 Должностной регламент секретаря суда, утв. приказом председателя от 12 декабря 2006 г. № 87 // Текущий архив городского суда г. Октябрьска.

Литература:

1. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива/ Е.В. Алексеева // Секретарское дело. — 2000. — №4. — С.81-85.

2. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов/ Е.В. Алексеева // Секретарское дело. — 2001. — №2. — С.90-101.

3. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации/ И.Л. Артамонова // Секретарское дело. — 1997. — №3. — С.23-26.

4. Андреева В.И. Документирование деятельности кадровой службы/ В.И. Андреева // Справочник кадровика. — 2002. — №12.

5. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень/ В.Д. Банасюкевич // Делопроизводство. — 2005. — №1. — С.32-38.

6. Богатыренко З.С. Нормативные материалы, регламентирующие трудовую деятельность/ З.С. Богатыренко // Справочник кадровика. 2001. №6. С.57-59.

7. Бойков А.Д. Третья власть в России. Очерки о правосудии, законности и судебной реформе 1990 — 1996/ А.Д. Бойков. М.: 1997. — 452 с.

8. Викут М.А. Гражданский процесс России/ М.А. Викут. — М., 2005.

9. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Под ред. Т.В. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ, 2003. -322 с.

10. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство/Э.Н. Давыдова. — М.: Тетра Системс, 1999. — 288 с.

11. Доронина Л.А. Инструкция по документационному обеспечению управления/Л.А. Доронина // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2003. — № 12. — С.21-27.

12. Документоведение: Учебник. — 2 — е изд., переаб. И доп. — К.: Изд — во «Знания», КОС, 2000. — 460 с.

13. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций/ В.С. Иритикова // Секретарское дело. — 1998. — №3. — С.42-45.

14. Красавин А.С. Секретарь руководителя и делопроизводство в организации/ А.С. Красавин // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2003. — № 2. — С.14-20.

15. Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М., Кобук С.П. Организация работы с документами по личному составу / М.В. Кирсанов. Учеб. Пособие. — М:. ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 176 с.

16. Конституция Российской Федерации. Научно — практический комментарий / под ред. Топорнина Б.Н. М., 1997. — 75 с.

17. Корнеев И.К., Кудряев В.А. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов/И.К. Корнеев. -М.: ТК Велби, Изд — во Проспект, 2003. — 448 с.

18. Кузнецова Т.В. Регистрация — ключевой момент организации работы секретаря с документами/ Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. — 2000. — № 1. — С.27-31.

19. Кузнецова Т.В. Организационные и нормативно-методические документы организации, необходимые в работе секретаря/ Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. — 2003. — № 9. — С.15.

20. Кузнецова Т.В. Секретарское дело/ Т.В. Кузнецова. — М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2006. — 344 с.

21. Кузнецова Т.В. Секретарское дело/ Т.В. кузнецова. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001 — 324 с.

22. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. — 359 с.

23. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях/ М.В. Ларин // Экономика и жизнь. — 1999. — №4. — С.18-20.

24. Львова Е, Паршуткин В. Недостоверный протокол судебного заседания — не доказательство/ Е. Львова // Российская юстиция. — 2003. — № 13. — С.25 — 27.

25. Наниева А. Точный протокол укрепит доверие к суду/ А. Наниева // Российская юстиция. — 2002. — № 6. — С.14.

26. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. В.А. Кудряева. — М.: ИНФРА-М, 1999. — 575 с.

27. Великий Д.П. Особый порядок судебного разбирательства: теория и практика/Д.П. Великий // Журнал российского права. — 2005. — N 6. — С.54 — 56.

28. Пащенко В.Г. Общая структура организации/ В.Г. Пащенко // Делопроизводство. — 2003. — № 3. — С.63-67.

29. Правила оформления реквизитов должностной инструкции // Кадры предприятия.300 образцов должностных инструкций: Практическое пособие. — М., 2003.

30. Печникова А.В. Документация отдела кадров предприятия/А.В. Печникова. — М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ» Издательство ЭКСМО, 2000. — 315с.

31. Правоохранительные органы: Учебник для вузов / под ред. проф. О.А. Галустяна. — 2 — е изд., перераб. И доп. — М.: ЮНИТИ — ДАНА, закон и право, 2004. — 318 с.

32. Покровская М.А. и. Строгович Ю.Н. Заключение трудового договора/М.А. Покровская // Кадры предприятия. — 2002. — № 10. — С. 19.

33. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р 6.30 — 2003): Учебно-практическое пособие/ М.Ю. Рогожин. — М.: Издательство РДЛ, 2003. — 208 с.

34. Румянцева С.А. Регистрация документов/ С.А. Румянцева // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2003. — № 4. — С.39-46.

35. Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению / Л.В. Санкина // Трудовое право. — 2002. — №2. — С.10-13.

36. Самин В.А. Делопроизводство в судах / А.В. Самин. — М., 2004.

37. Сокова А.Н. Бланки документов: порядок оформления / А.Н. Сокова // Справочник кадровика. — 2002. — № 7. — С.53-60.

38. Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений/ Е.А. Степанов // Секретарское дело. — 1997. — №2. — С.15-19.

39. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству/М.В. Стенюков. — М.: Издательство ПРИОР, 1997 — 188 с.

40. Труханович Л. В,. Щур Д.Л. Заводим личную карточку/ Д.Л. Щур // Кадры предприятия. — 2002. — № 10. — С.40.

41. Уголовный процесс. Учебник для студентов юридических вузов и факультетов (под ред. К.Ф. Гуценко). — «Зерцало», 2005 г. — 232 с.

42. Уголовный процесс: Учебник для юридических вузов и факультетов. /Под редакцией В.П. Божьева. М.: Спарк, 2004 г. — 187 с.

43. Чернявский А.Г. Правоохранительные органы Российской Федерации: Учебно — справочное пособие/ А.Г. Чернявский. — М.: Издательство «Дело и Сервис», 2002. — 464 с.

44. Фельзер А.Б., Миссерман М. н. Делопроизводство: Справочное пособие/А.Б. Фельзер. — Киев, 1989. — 402 с.

45. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии/В.Ф. Янковая // Делопроизводство. — 2001. — №1. — С.21-25.

[7] Конституция Российской Федерации. М., 1998

[8] Уголовный кодекс РФ принят Федеральным законом от 31 октября 2002 года №133 – ФЗ. – М., 2002.

[9] Трудовой кодекс Российской Федерации. М., 2002

[10] Гражданский процессуальный кодекс РФ от 14 ноября 2002н №139 ФЗ (принят ГД ФС РФ 23 декабря 2002г) (ред от 29 декабря 2004г.)//собрание законодательства РФ. 2002. №46.

[11] Гражданский кодекс РФ принят Федеральным законом от 10 января 2003 года №15 – ФЗ. – М., 2003.

[12] Федеральный конституционный закон от 23 октября 1996 года №1 – ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации»//собрание законодательства РФ. 1996. №15

[13] Федеральный закон от 27 июля 2004 №79 – ФЗ «О государственной гражданской службе РФ»// собрание законодательства РФ. 2004. №46.

[14] Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»// собрание законодательства РФ. 2006. №89

[15] Закон РФ от 25 октября 1991г №1807-1 (изменения от 24.03.1998) «О языках народов РФ»//собрание законодательства РФ. 1998. №31.

[16] Федеральный закон от 10 января 2002г №1 – ФЗ «Об электронной цифровой подписи»//собрание законодательства РФ. 2002. №2.

[17] Постановление правительства от 14 апреля 1988г «О подготовке гражданских дел к судебному разбирательству»//собрание законодательства РФ. 1993. №11.

[18] Постановление правительства от 13 декабря 1974г. «О практике рассмотрения гражданских дел в порядке судебного надзора»//собрание законодательства РФ. 1980..№5.

[19] Постановление правительства РФ от 17 сентября 1975г «О соблюдении судами РФ процессуального законодательства при рассмотрении уголовных дел в первой инстанции»// собрание законодательства РФ. 1985. №23.

[20] Постановление правительства РФ от 23 октября 1984г «О применении Судами РФ законодательства, регламентирующего назначение мер уголовного наказания»//собрание законодательства РФ. 1993. №11.

21 Постановление правительства РФ от 09 июля 1982г «О судебном решении»//собрание законодательства РФ. 1982. №7.

[22] Постановление Правительства РФ от 26 сентября 2000г №25 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»//собрание законодательства РФ. 2000.№17.

[23] Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде. Утв приказом Генерального директора Судебного Департамента Самарской обл от 09 сентября 2002г// текущий арзив городского суда г.Октябрьск.

[24] Правила внутреннего трудового распорядка от 25 августа 2006г.//текущий архив городского суда г.Октябрьска

[25] Штатное расписание от 10 сентября 2006г.//текущий архив городского суда г.Октябрьска

[26] Конституция РФ. М., 1998

[27] Уголовный кодекс РФ принят Федеральным законом от 31 октября 2002 года №133 – ФЗ. М., 2002. ст.290

[28] Трудовой кодекс РФ.М., 2002.

[29] Гражданский процессуальный кодекс РФ от 14 ноября 2002г №138 ФЗ (принят ГД ФС РФ 23 декабря 2002г)(ред от 29 декабря 2004г)//собрание законодательства РФ. 2002. №46.

[30] Гражданский кодекс РФ принят Федеральным законом от 10 января 2004 года №15 – ФЗ. М., 2003.

[31] Федеральный конституционный закон от 23 октября 1996 года.№1 – ФКЗ «О судебной системе РФ»//собрание законодательства РФ. 1996.№15

[32] Федеральный закон от 27 июля 2004 №79 – ФЗ «О государственной гражданской службе РФ»//собрание законодательства РФ. 2004. №46.

[33] Постановление правительства от 13 декабря 1974г «О практике рассмотрения гражданских дел в порядке судебного надзора»//собрание законодательства РФ. 1980. №5.

[34] Постановление правительства РФ от 09 июля 1982 г. «О судебном решении»//Собрание законодательства РФ. 1982. № 7.

[35] Постановление правительства РФ от 17 сентября 1975г «О практике рассмотрения гражданских дел в порядке судебного надзора»//собрание законодательства РФ .1980.№5.

[36] Постановление правительства РФ «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности»//Собрание законодательства РФ. 1995. №870.

[37] Постановление правительства РФ от 09 июля 1982 г. «О судебном решении»//Собрание законодательства РФ. 1982. № 7.

[38] Трудовой Кодекс Российской Федерации. М., 2006.

[39] Федеральный закон от 27 июля 2006 № 149 – ФЗ « Об информации, информационных технологиях и о защите информации»// Собрание законодательства РФ. 2006. № 89.

[40] Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 (изменения от 24.07.1998)

[41] Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Собрание законодательства РФ. 2002. № 2. Ст.127.

[42] Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Собрание законодательства РФ. 2002. № 2. Ст.127.

[43] Постановление Правительства Российской Федерации от 08 июня 2001г. № 450 «О внесении изменений в постановление Правительства РФ от 27.12.1995 №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской федерации»// Собрание законодательства РФ. 2001. №24. Ст.2461.

[44] Постановление правительства РФ «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности»//Собрание законодательства РФ. 1995. №870.

[45] Указ президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»//Собрание законодательства РФ. 1997. №188.

[46] Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде. Утв. приказом Генерального директора Судебного департамента Самарской обл. от 29 апреля 2003 //Текущий архив городского суда г. Октябрьск.

[47] Трудовой Кодекс Российской Федерации. М., 2006.

[48] Собрание актов Президента и Правительства РФ.1999. №1. ст.203

[49] Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарт России; ВНИИКИ.

[50] Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. М., 05.01.2004.

[51] Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95. М.: Минтруд России, 1996.

[52] Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях // Бюллетень Госкомтруда СССР. 1986. № 1

[53] Основные правила работы архивов организации. М., 2003.

[54] ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительного срока хранения. Типы, разновидности, технические требования. М., 1984.

[55] Перечень типовых управленческих документов образующих в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.

[56] Квалификационный справочник должностей руководителей специалистов и других служащих. М., 2002.

[57] Федеральный конституционный закон от 23 октября 1996 года № 1 — ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. 1996. № 15.

⁵⁸ Там же. Ст. 25.

[58] Федеральный конституционный закон от 23 октября 1996 года № 1 — ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. 1996. № 15. Ст. 26.

[59] Должностной регламент на помощника председателя суда. Утв. приказом председателя суда от 12 марта

[60] Указ президента РФ «О Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы»//Собрание законодательства РФ. 2005. № 1574.

[61] Указ президента РФ «О Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы»//Собрание законодательства РФ. 2005. № 1574.

[62] Указ президента РФ «О Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы»//Собрание законодательства РФ. 2005. № 1574.

[63] Инструкция по организационно – штатной работе в федеральных судах общей юристдикции и системе судебного департамента. М. 2004.

[64] М.Ю. Рогожин Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р6.30 — 2003): Учебно – практическое пособие/ М. Ю. Рогожин. М., 2003. С. 106.

[65] Штатное расписание от 15 сентября 2006 // Текущий архив городского суда г. Октябрьска.

67Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде. Утв. приказом Генерального директора Судебного департамента Самарской области от 29 апреля 2003 //Текущий архив городского суда г. Октябрьска.

[67] Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011 – 93. М., 1994.

[68] ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003.

[69] Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации от 14 ноября 2002 г. № 138 ФЗ (принят ГД ФС РФ 23 декабря 2002 г.) (ред. от 29 декабря 2004 г.)// Собрание законодательства РФ. 2002. № 46. Ст 260.

[70] Грудцина Л.Ю.Кадровик: практическое руководство., М.., 2007

[71] Государственная система документационного обеспечения управления: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М. ВНИИДАД, 1991. С 53.

73 Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде. Утв. приказом Генерального директора Судебного департамента Самарской области от 29 апреля 2003 //Текущий архив городского суда г. Октябрьска.

[73] Постановление Правительства РФ от 26 сентября 2000г №725 «Об утвреэдении Правил оказания услуг почтовой связи»// собрание законодательства РФ. 2000. №41. ст.4076

[74]

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 15 июня 2009 г. N 477

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ

ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Список изменяющих документов

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 07.09.2011 N 751,

от 26.04.2016 N 356)

В соответствии со статьей 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

2. Изложить пункт 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2009, N 12, ст. 1429), в следующей редакции:

«11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.».

3. Изложить пункты 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), в следующей редакции:

«2.38. Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

2.39. Организация и ведение делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти осуществляются структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.».

4. Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Председатель Правительства

Российской Федерации

В.ПУТИН

Утверждены

Постановлением Правительства

Российской Федерации

от 15 июня 2009 г. N 477

ПРАВИЛА

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ

ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Список изменяющих документов

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 07.09.2011 N 751,

от 26.04.2016 N 356)

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

3. Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

II. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

4. Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

«документирование» — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

«делопроизводство» — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

«документ» — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

«документооборот» — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

«реквизит документа» — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

«подлинник документа» — первый или единственный экземпляр документа;

«копия документа» — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

«регистрация документа» — присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

«номенклатура дел» — систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

«дело» — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

«служба делопроизводства» — структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

«электронная копия документа» — копия документа, созданная в электронной форме;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

абзац утратил силу. — Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 N 356;

«система электронного документооборота» — автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

«электронный документооборот» — документооборот с применением информационной системы.

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 N 751)

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 N 751)

III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ФЕДЕРАЛЬНОМ ОРГАНЕ

ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

6. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм — левое, 10 мм — правое, 20 мм — верхнее и 20 мм — нижнее.

8. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти.

(п. 8 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;

г) наименование должности;

д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция);

п) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

у) подпись;

ф) отметка об электронной подписи;

х) гриф согласования документа;

ц) виза;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ю) отметка о поступлении документа;

я) ссылка на документ.

(п. 9 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

11. Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ФЕДЕРАЛЬНОМ

ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

12. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

13. В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

16. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

(п. 16 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

17. Утратил силу. — Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 N 356.

18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти.

Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.

(п. 18 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти.

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

20. Документы после их подписания руководителем федерального органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

(п. 20 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

23. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

24. В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.

25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА

ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

26. Федеральный орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;

в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых федеральным органом исполнительной власти.

(пп. «в» введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

27. Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

28. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

29. Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.

30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

31. Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.

(п. 34 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

VI. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

В ФЕДЕРАЛЬНОМ ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

38. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации».

В федеральном органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

39. Состав электронных документов, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, утверждается руководителем этого федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

40. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

41. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

42. Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

43. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

44. После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

45. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

46. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание».

48. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

49. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.

Приложение

к Правилам делопроизводства

в федеральных органах

исполнительной власти

ПЕРЕЧЕНЬ

ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТАХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ

В ЦЕЛЯХ УЧЕТА И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО

ДОКУМЕНТООБОРОТА ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Список изменяющих документов

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

1. Адресант (автор)

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Наименование вида документа

5. Дата документа

6. Регистрационный номер документа

7. Дата поступления документа

8. Регистрационный номер входящего документа

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

11. Индекс дела по номенклатуре дел

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)

15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)

16. Отметка о контроле

17. Гриф ограничения доступа

18. Сведения об электронной подписи

19. Проверка электронной подписи

20. Подразделение — ответственный исполнитель документа

21. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов)