Инструкция относится к какой документации

В статье рассмотрим, что такое инструкция, как ее создать, изменить и сколько хранить.

Что такое инструкция?

Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан[1].

Среди всех видов ЛНА инструкции – самые полезные в работе организации. Это руководства к выполнению производственных и бизнес-процессов, в которых пошагово описаны действия исполнителей этих процессов. Описания самых распространенных инструкций приведены в Таблице 1.

Картинка с сайта: www.profiz.ru

Порядок оформления инструкции, создания ее структуры и размещения реквизитов зафиксирован в следующих делопроизводственных документах:

1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[3] (далее – Примерная инструкция).

2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

26.02.2024, 16:00

Нашли опечатку?
Выделите фрагмент и нажмите Ctrl+Enter

Ко мне за юридической помощью обратился военнослужащий, который приказом командования был привлечен к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей. Обжалование решения в гарнизонный военный суд, другие вышестоящие инстанции результатов не принесло, так как суды оценивали действия военнослужащего исключительно исходя из требований инструкции, определяющей порядок работы с ведомственными документами, утвержденной вышестоящим командованием.

Изучив содержание инструкции, я пришел к выводу о наличии оснований для признания ее недействующей в порядке гл. 21 КАС РФ. В частности, оспариваемый нормативный правовой акт (далее – НПА), затрагивающий права и свободы граждан, не прошел госрегистрацию в Минюсте России в соответствии с п. 10 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009, а также не был опубликован согласно требованиям п. 8 и 10 Указа Президента РФ от 23 мая 1996 г. № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти». Кроме того, инструкция как НПА накладывала на неопределенный круг лиц обязательства, не предусмотренные отраслевыми законами, имеющими большую юридическую силу. При этом конкретные процедуры вообще не были урегулированы данными законами, а содержащиеся в последних положения, в отличие от инструкции, носили диспозитивный характер, т.е. являлись не абсолютными и не обязательными.

В связи с этим в рамках предусмотренной законом процедуры я обратился в Верховный Суд РФ с административным исковым заявлением о признании инструкции недействующей.

Позиция процессуального оппонента (военного ведомства) сводилась к следующему. Во-первых, оспариваемая инструкция является не НПА, а организационно-распорядительным актом должностного лица. Во-вторых, она адресована конкретным лицам – подчиненным должностных лиц военного ведомства – и не распространяет регулируемые ею правомочия на неопределенный круг лиц.

Ознакомившись с возражениями военного ведомства, я проанализировал, по каким критериям акты определяются в качестве нормативно-правовых.

Читайте также

Как указал Верховный Суд в п. 2 Постановления
Пленума от 25 декабря 2018 г. № 50 «О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов и актов, содержащих разъяснения законодательства и обладающих нормативными свойствами», признаками НПА являются: его издание в установленном порядке управомоченным органом государственной власти, наличие правовых норм (правил поведения), обязательных для неопределенного круга лиц, рассчитанных на неоднократное применение и направленных на урегулирование общественных отношений либо на изменение или прекращение существующих правоотношений.

В постановлении также пояснено, что признание акта нормативным правовым во всяком случае зависит от анализа его содержания, который осуществляется соответствующим судом. В отдельных случаях о нормативном характере оспариваемого акта могут свидетельствовать утвержденные данным актом типовые, примерные приложения, содержащие правовые нормы.

В связи с этим я проанализировал содержание инструкции, которая была издана органом государственной власти. В ней содержались правила поведения, обязательные для неопределенного круга лиц и рассчитанные на неоднократное применение, так как фамилии конкретных должностных лиц не указывались, а положения не ограничены периодом действия и рассчитаны на неоднократное использование в отношении не только лиц, проходящих военную службу в настоящее время, но и граждан, которые поступят на военную службу в будущем, – т.е. лиц, поименный состав которых невозможно заранее предвидеть применительно к любому отдельно взятому моменту времени и, следовательно, индивидуализировать – на что и было обращено внимание суда.

По такой категории дел в качестве заинтересованного лица привлекается Минюст, который при необходимости проводит правовую экспертизу НПА, оценивая названные признаки.

В ходе судебного заседания Минюст поддержал исковые требования о признании инструкции недействующей, поскольку из содержания документа следовало, что в нем содержатся правила поведения, обязательные для неопределенного круга лиц. Кроме того, в Минюст инструкция на регистрацию не поступала, информация о ее опубликовании также не представлена.

Военный прокурор, в свою очередь, возражал против удовлетворения заявленных требований, поддержав доводы административного ответчика.

По результатам рассмотрения заявления ВС удовлетворил исковые требования, указав, что нормы оспариваемой инструкции, включая приложения к ней, обладают всеми существенными признаками НПА, от которых зависит возможность реализации определенных прав и свобод военнослужащих, а кроме того, документ издан неправомочным должностным лицом федерального государственного органа, не зарегистрирован и официально не опубликован в установленном порядке, в связи с чем инструкция подлежит признанию недействующей полностью со дня ее издания – независимо от иных оснований и доводов.

Далее я обратился в гарнизонный военный суд в порядке ст. 350 КАС с заявлением о пересмотре вступившего в законную силу судебного акта по новым обстоятельствам в связи с признанием Верховным Судом НПА недействующим. В итоге решение было пересмотрено, а дисциплинарное взыскание, основанное на данной инструкции, в 2021 г. признано незаконным с его отменой и восстановлением военнослужащего в правах.

Основные доводы гарнизонного военного суда свелись к следующему: возникшие с военнослужащим правоотношения могли регулироваться исключительно НПА, который, в свою очередь, был признан недействующим. В соответствии с ч. 2 ст. 64 КАС обстоятельства, установленные вступившим в законную силу решением суда по ранее рассмотренному делу, не доказываются вновь и не подлежат оспариванию при разрешении судом другого административного дела, в котором участвуют лица, в отношении которых установлены эти обстоятельства. Согласно ст. 16 КАС вступившие в законную силу судебные акты по административным делам являются обязательными и подлежат исполнению на всей территории России.

Из заключения по материалам служебного разбирательства следовало, что военнослужащий, нарушив положения инструкции, совершил дисциплинарный проступок, за который подлежал привлечению к дисциплинарной ответственности в соответствии с требованиями Дисциплинарного устава Вооруженных Сил Российской Федерации. Данных о других нарушениях заключение не содержало.

Хочу обратить внимание на следующее требование законодательства в данной сфере. Особенностью дел, подобных рассмотренному, является то, что проверка судом законности решений госоргана в порядке нормоконтроля (вне связи с защитой субъективных прав заявителя) недопустима. То есть в описательно-мотивировочной части судебного акта обязательно должна быть дана оценка примененному конкретному НПА, которая должна вытекать из заявленных стороной требований. Если решение суда будет принято без ссылки на положения НПА, в принятии административного искового заявления о признании данного НПА недействующим по изложенным причинам будет отказано.

Таким образом, обжалование НПА в порядке КАС может оказать существенное влияние на возникшие из данного акта общественные правоотношения в различных сферах, когда решения госоргана зависят от соответствующих инструкций, регламентов, правил и т.п.

Картинка с сайта: www.regberry.ru

В своей деятельности бизнес руководствуется не только законами и нормативно-правовыми актами госорганов, но и внутренними документами: положениями, правилами, инструкциями. Существуют также обязательные локальные нормативные акты организации и ИП, которые необходимо иметь каждому работодателю.

Что такое локальный нормативный акт

Локальный нормативный акт (ЛНА) – это внутренний документ, обязательный для исполнения у конкретного работодателя. К локальным нормативным документам относятся не только кадровые, но и другие акты.

Так, для упорядочения деятельности бизнеса разрабатывают документы, связанные с управлением предприятия, работой бухгалтерии, кадрового или юридического отделов и др. Например, положение о коммерческой тайне, правила внутренних коммуникаций, положение по ведению складского учёта.

Утверждённых шаблонов ЛНА не имеют, потому что они разрабатываются под нужды каждой организации или ИП. Но общие признаки у этих документов есть:

• подзаконный характер – не допускается противоречие нормам законодательства;
• универсальность – акты распространяются широкий круг лиц;
• недопустимость ухудшения положения работников.

Точного перечня ЛНА нет, но есть обязательные локальные нормативные акты организации и ИП, принимать которые обязывает Трудовой кодекс РФ.

Приказы о приёме и увольнении, предоставлении отпуска, выплате премий и другие документы разового применения или в отношении отдельного работника к локальным нормативным актам не относятся.

Приказы по кадрам в отношении всего персонала, а также табели учёта рабочего времени и графики сменности относятся к организационно-распорядительным документам, поэтому тоже не являются ЛНА.

Обязательные локальные нормативные акты

Компания может не иметь положения об архиве или о ведении кассовых операций, но перечисленные ниже виды локальных нормативных актов обязательны. За их отсутствие могут оштрафовать.

Правила внутреннего трудового распорядка

В правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) должны быть прописаны: права и обязанности работников и работодателей; порядок приёма на работу и увольнения; режим работы и отдыха; меры поощрения и взыскания; ответственность сторон трудового договора; другие важные вопросы, например, наличие дресс-кода (ст. 189 ТК РФ).

ПВТР могут быть оформлены в виде приложения к коллективному договору, но если такой договор не заключался, то в виде самостоятельного документа.

Положение об оплате труда

Положение фиксирует систему оплаты труда, установленную в компании: размеры окладов, тарифных ставок, начисление доплат и надбавок, индексации выплат. Условия премирования можно закрепить в этом же документе или прописать в отдельном положении (ст. 135 ТК РФ).

Положение о работе с персональными данными

Это положение регулирует правила работы (получение, хранение, передача, защита, уничтожение) с персональными данными работников, в том числе бывших, а также кандидатов на работу. При разработке этого документа надо учитывать не только статью 86 ТК РФ, но и нормы специального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Документы по охране труда

Инструкции по охране труда разрабатываются для определённой должности, профессии или вида работы, с учётом условий труда, правил и инструкций по безопасной эксплуатации оборудования, гигиенических нормативов, требований ГОСТов, СанПиНов и других стандартов.

При подготовке инструкций можно ориентироваться на Методические рекомендации, утверждённые Минтрудом 13.05.2004 года. Здесь есть образцы документов для разных видов работ. Кроме того, необходимо учитывать требования Приказа Минтруда России от 29.10.2021 N 772н.

Кроме инструкций, на предприятии могут быть приняты Правила об охране труда, которые не относятся к обязательным ЛНА, а разрабатываются для лучшей организации и контроля работы.

Положение об аттестации

Существует ряд профессий, для которых надо периодически подтверждать уровень знаний и навыков работника. Проверка соответствия занимаемой должности называется аттестацией.

Аттестация обязательна для педагогов, медиков, спасателей, пилотов гражданской авиации, госслужащих, работников библиотек, гидротехнических учреждений, железнодорожного транспорта. В остальных случаях она проводится на усмотрение работодателя.

Итоги аттестации могут служить основанием для увольнения (ст. 81 ТК РФ), поэтому если работники должны подтверждать свой профессиональный уровень, это необходимо закрепить в локальном акте работодателя.

График отпусков

График отпусков составляется заранее, до начала соответствующего года. В частности, график на 2025 год должен быть составлен не позже 17 декабря 2024 года.

В графике фиксируются периоды не только ежегодных оплачиваемых отпусков, но и других — учебных, без сохранения зарплаты, по беременности. Этот ЛНА обязателен для соблюдения как работодателями, так и работниками.

В качестве шаблона графика отпусков обычно используют форму № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1), однако можно разработать и собственный бланк.

Штатное расписание

Штатное расписание необходимо для фиксирования и распределения трудовых обязанностей между всеми работниками. В этот документ включают:

• сведения о структурных подразделениях компании;
• количество сотрудников в каждом подразделении;
• необходимые должности, специальности и профессии;
• размеры окладов.

Штатное расписание проще всего составить, взяв в качестве шаблона форму №Т-3.

Важно: если работодатель относится к категории микропредприятий (численность не более 15 человек), то он вправе не разрабатывать некоторые обязательные локальные нормативные акты.

В частности, можно отказаться от принятия положений по оплате труда и ПВТР в виде отдельных документов. Однако это допускается только в случае, если с работником заключается типовой трудовой договор, утверждённый Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. В этом договоре уже содержатся обязательные нормы, защищающие права работников.

Структура ЛНА

Структура ЛНА организации или ИП определяется работодателем самостоятельно, установленных требований для этого нет. Обычно локальные нормативные акты включают в себя эти разделы.

• Общие положения. Здесь приводятся основные понятия, имеющие отношение к сути документа, его назначение, ссылки на законодательство, которыми руководствовались разработчики.
• Основная часть. В этом разделе излагаются правила, нормы, порядок действия, алгоритмы и прочее.
• Заключительные положения. Прописывают условия вступления документа в силу, круг лиц, на которых он распространяется, другую юридическую информацию.

В качестве руководства при разработке ЛНА можно взять Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44 (раздел III). Приказ обязателен только для государственных организаций, но его часто используют и коммерческие компании.

Ещё один полезный стандарт – ГОСТ Р 7.0.97-2016, который применяется при составлении любых документов.

Разработка, согласование, хранение ЛНА

Порядок разработки и согласования ЛНА утверждается приказом руководителя. В приказе назначается ответственное лицо или рабочая группа, указывается, какие локальные акты действуют на предприятии, порядок ознакомления с ними. Сама процедура разработки ЛНА может содержаться в инструкции по делопроизводству.

Если в организации есть профсоюз, его мнение должно учитываться при разработке ЛНА. В ТК РФ есть специальная статья 372, которая содержит этапы рассмотрения локальных актов для таких работодателей.

После разработки и утверждения работодателем ЛНА вступает в силу со дня его принятия или с той даты, что указана в самом нормативном акте.

Что касается ознакомления работника, то под подпись сделать это необходимо только в отношении ЛНА, которые непосредственно связаны с его трудовой деятельностью. Поэтому, например, со штатным расписанием или организационной структурой компании этого делать не требуется. Факт ознакомления работников с нормативными документами может фиксироваться в специальных журналах, листах, в приложениях к трудовому договору.

Обязанности предоставлять работнику копии ЛНА либо вывешивать их на информационные стенды или сайт у работодателя нет. Однако запретить работнику самостоятельно сделать фотографию локального нормативного акта нельзя. Детали процедуры ознакомления с ЛНА закон не устанавливает, поэтому работник может сфотографировать текст для дальнейшего изучения.

Если в ЛНА изменилась информация, затрагивающая интересы работника, его надо ознакомить с этими изменениями, также под подпись.

Обязанность хранения архивных документов, в том числе локальных актов, установлена ст. 17 закона «Об архивном деле в Российской Федерации». О том, какие документы и сколько времени хранить, можно узнать из приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

Так, ПВТР надо хранить всего год, график отпусков – три года, а такие ЛНА, как штатное расписание, положения об оплате, о персональных данных, хранят бессрочно.

Штрафы за ЛНА

Если какого-то обязательного локального акта нет, или работники с ним не ознакомлены, то работодатель может быть наказан штрафом по статье 5.27 КоАП РФ:

• на руководителя или индивидуального предпринимателя в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
• на юридическое лицо – от 30 до 50 тысяч рублей.

За повторное нарушение штраф вырастет до 20 и 70 тысяч рублей соответственно.

Если работник отказывается знакомиться с ЛНА под подпись, необходимо составить соответствующий акт. Это поможет избежать административного наказания.

Месяц бухгалтерского обслуживания в подарок

Как правило, чтобы определить обязанности работника, работодателем утверждается документ, регламентирующий рабочий процесс — должностная инструкция

Должностная инструкция по своей правовой природе является внутренним документом организации, содержащим, как правило, круг обязанностей работника. В ней также могут быть предусмотрены квалификационные требования по должности, подчиненность работника и др.

Что важно знать о должностной инструкции

Должностная инструкция не относится к числу обязательных документов, которыми регламентируются трудовые отношения между работником и работодателем

Но должностные инструкции или регламенты обязательны у госслужащих

Работодатель самостоятельно решает, как ее оформить. Она может быть приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ

Должностная инструкция может быть, как общей для нескольких сотрудников по одной должности, так и персонализированной

Утвержденная должностная инструкция является обязательной для соблюдения работником с момента ознакомления с ней

Основные разделы в должностной инструкции:

Общие положения

Должностные обязанности

Права работника

Ответственность

Может ли работодатель в одностороннем порядке внести изменения в должностную инструкцию в часть должностных обязанностей путем их расширения?

Ответ: работодатель не вправе в одностороннем порядке изменить работнику должностные обязанности. Их изменение возможно только с письменного согласия работника.