Должностная инструкция секретаря руководителя играет роль приложения к трудовому договору. Это правовой документ, в котором определен спектр рабочих параметров специалиста: от его должностных обязанностей до прав, которыми он обладает. Все это требует от работодателя тщательного подхода к корректности формулировок и точности содержания инструкции.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции секретаря руководителя .doc
Образец должностной инструкции секретаря руководителя
1. Общие положения
- Секретарь руководителя нанимается на должность и освобождается от неё директором организации.
- Секретарь руководителя находится в его оперативном подчинении.
- Лицо, претендующее на данную должность, должно соответствовать следующим квалификационным признакам:
- высшее образование;
- опыт работы в сфере помощи руководителю от 1 года;
- знание принципов эксплуатации оргтехники и соответствующего программного обеспечения;
- владение навыками стенографии;
- знание английского языка не ниже уровня Advanced.
- Во время отсутствия обязанности секретаря возлагаются на ассистента руководителя.
- Секретарь руководителя обязан знать:
- действующие в организации правила делопроизводства;
- правила проведения деловых встреч и переговоров;
- нормы встреч с зарубежными партнёрами;
- правила делового этикета;
- соответствующее программное обеспечение;
- английский язык на уровне, достаточном для помощи руководителю в общении с зарубежными контрагентами;
- руководящую структуру организации и её основной кадровый состав;
- основы стенографии;
- нормы русского языка на уровне, достаточном для проверки корректности документации;
- правила использования офисного оборудования;
- востребованные офисные программы;
- принципы соблюдения действующих норм безопасности;
- правила общения со входящими звонками, электронной почтой и бумажной корреспонденцией.
- Секретарь руководителя в своей работе руководствуется:
- актуальными нормами и законами;
- документами организации;
- разделами данной инструкции.
2. Функции
На секретаря руководителя возлагаются следующие обязанности:
- Помощь руководителю в ведении деловых встреч и переговоров, в том числе с иностранными партнерами.
- Взаимодействие с секретарями других топ-менеджеров по вопросам организации совместных встреч руководителей.
- Организация значимых звонков для руководителя.
- Помощь для руководителя в ведении деловой переписки.
- Выстраивание оптимального рабочего графика руководителя.
- Ведение списка посетителей и организация их приема.
- Ведение записей в ходе встреч и переговоров, а также составление итогового отчета.
- Ведение соответствующей должностной документации.
- Донесение до соответствующих сотрудников организации распоряжений руководителя.
- Выполнение деловых распоряжений руководителя.
- Сбор требуемых руководителем данных у сотрудников организации и их первичная обработка.
- Мониторинг ситуации с поддержанием порядка в кабинете руководителя.
- Обеспечение кабинета руководителя канцелярскими принадлежностями и необходимыми для его работы вещами.
- Сопровождение руководителя в служебных поездках и командировках.
3. Ответственность
Секретарь руководителя может привлекаться к ответственности в следующих случаях:
- За разглашение конфиденциальной информации третьим лицам — в границах, которые обозначены в соответствующих нормах законодательства.
- За невыполнение своих должностных обязанностей и другие служебные нарушения — в тех пределах, которые даны в трудовом законодательстве.
- За совершенные в ходе выполнения рабочих функций правонарушения — в соответствии с нормами законодательства.
4. Права
Секретарь руководителя владеет следующим комплексом прав:
- Доносит до руководителя информацию о возможностях улучшения рабочих процессов.
- Получает для руководителя документы и информацию от других сотрудников организации.
- Отслеживает ситуацию с выполнением распоряжений руководителя его подчиненными.
- Подписывает деловые документы в сфере своей ответственности.
- Замещает руководителя на деловых встречах по его поручению.
- Требует от руководства поддержания условий, необходимых для высокоэффективной рабочей деятельности.
- Получает премии и льготы в соответствии с правилами организации.
Для чего применяется деловая инструкция
Деловая инструкция используется для разъяснения понятия «трудовая функция», порядок включения которой в трудовой договор закреплен в ст. 57 ТК. Документ позволяет конкретизировать основные атрибуты трудовой деятельности сотрудника.
Для работодателя должностная инструкция дает возможность расписать должностные функции работника, определить его ответственность и права на работе.
Сотруднику документ позволяет спокойно планировать рабочий процесс, не опасаясь возможной дополнительной нагрузки.
Для обеих сторон это повышает эффективность рабочих процессов и снижает вероятность трудовых споров. Помимо этого, как правовой документ, должностная инструкция может использоваться в трудовых и административных спорах, а также в юридических разбирательствах.
Важно! Есть два подхода в составлении должностной инструкции: «под работника» или «под должность». В первом случае документ составляется в индивидуальном порядке, а во втором — подойдет для любого кандидата на данную позицию.
Составление должностной инструкции секретаря руководителя
Сейчас должностная инструкция входит в состав типового пакета трудовой документации у большинства работодателей. Являясь юридически значимым документом, она требует большого внимания к корректности своего оформления и содержания. Хотя форма должностной инструкции и сейчас не определена в трудовом законодательстве, большинство компаний руководствуется определёнными стандартами её составления. Типовая инструкция состоит из 4 частей, расписывающих основные атрибуты любой должности:
- Общий раздел.
- Функции.
- Ответственность.
- Права.
Дополнительно компании могут включать и разделы, в которых описаны условия работы, критерии оценки качества работника и основные должностные взаимосвязи. Чем крупнее работодатель и чем больше у него сотрудников, тем популярнее включение данных разделов, которые позволяют подробно расписать дополнительные моменты, избавляя от необходимости личных разъяснений.
Общая часть
В данной части даны требования по квалификации сотрудника, порядке его трудоустройства и другим базовым рабочим аспектам. Большую роль тут играют требуемые от секретаря навыки, которые должны включать стенографию, владение оргтехникой и соответствующими компьютерными программами. В требованиях к навыкам работодатель может опираться на профстандарты, порядок применения которых оговорен в ст. 195.3 ТК. Даже если профстандарт носит рекомендательный характер, то из него можно заимствовать много полезной информации.
Важно! Если список обязанностей руководителя включает встречи с зарубежными партнёрами, а также коммуникацию на иностранном языке (документация, конференции и пр.), то логично в квалификационные требования включить пункт о владении соответствующим иностранным языком.
Функции
Данная часть отведена под список должностных обязанностей, которые исполняет сотрудник. Для секретаря этот список типовой, но в него могут включаться и такие пункты, как перевод деловой корреспонденции и помощь руководителю в зарубежных поездках. Функции желательно соотносить со списком навыков, которые даны в предыдущем разделе.
Ответственность
В данной части документа перечислен список случаев, когда сотрудник может быть привлечен к ответственности. Обычно сюда включают 3-4 пункта, отдельно дополняемых для некоторых должностей пунктом об ответственности за раскрытие внутренней информации.
Меры наказания даны в максимально общей форме, так как конкретная ответственность наступает лишь после административных и судебных разбирательств.
Права
Данная часть отведена под описание комплекса прав секретаря. Обычно прав типовые, но могут быть расширены, в связи со спецификой конкретной работы.
После составления текста должностной инструкции её согласовывают с юристами и сотрудниками кадрового подразделения. Далее её содержимое утверждает руководитель организации. На следующем этапе инструкция оформляется как официальный документ и выдается для ознакомления сотруднику. Заключительным этапом введения в действие инструкции является проставление подписей. Обязательны подписи главы организации и самого сотрудника. Необходимость подписей остальных лиц определяется правилами документооборота организации.
Должностная инструкция по специальности «Секретарь руководителя»
Вы можете скачать должностную инструкцию секретаря руководителя бесплатно. Должностные обязанности секретаря руководителя
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо с высшим
профессиональным образованием (требований к стажу работы нет)
или средним профессиональным образованием и стажем работы по
специальности не менее __________ лет.
1.3. Секретарь обязан знать:
— распоряжения, постановления, приказы и прочую нормативную и руководящую документацию вышестоящих и иных органов, которые касаются деятельности предприятия;
— руководящий состав и структуру предприятия и его подразделений;
— устав предприятия;
— инструкции, положения и другие нормативные документы по ведению
делопроизводства;
— организацию делопроизводства;
— архивное дело;
— машинопись;
— методы обработки и оформления документации;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— правила печатания деловых писем с применением типовых форм;
— основы эстетики и этики;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
— правила делового общения;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основы административного права;
— законодательство о труде;
— нормы и правила техники безопасности, охраны труда, противопожарной защиты
и производственной санитарии;
— правила трудового распорядка на предприятии.
1.4. Секретарь руководителя назначается и освобождается от должности
по приказу руководителя предприятия по представлению
________________________________________________________________________.
1.5. В период отсутствия секретаря (болезнь, отпуск и пр.) его
обязанности возлагаются на лицо, которое назначается в установленном порядке,
приобретает соответствующие должностные права и несет ответственность за
должное выполнение доверенных ему обязанностей.
1.6. Секретарь подчиняется руководителю
________________________________________________________________________.
(предприятия, структурного подразделения)
2. Должностные обязанности
Секретарь руководителя обязан:
2.1. Принимает корреспонденцию, которая поступает на рассмотрение руководителю предприятия и передает ее конкретным исполнителям, для использования в
процессе работы или подготовки ответов.
2.2. Осуществляет работы по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.3. Выполняет необходимые операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для обработки информации при подготовке и принятии решений.
2.4. Принимает заявления и документы на подпись руководителя.
2.5.Ведет делопроизводство.
2.5. Подготавливает для работы руководителя материалы и документы.
2.6. Организует телефонные переговоры для руководителя,
в его отсутствие осуществляет запись полученной информации и доводит до него ее содержание.
2.7. Принимает и передает информацию по телексу, телефаксу и прочим приемно-переговорным устройствам.
2.8. Следит за своевременностью рассмотрения и представления
конкретными исполнителями и структурными подразделениями документов,
передаваемых на подпись руководителю, обеспечивает их качественное
редактирование.
2.9. Принимает и передает телефонограммы, и своевременно доводит до сведения руководителя информацию, полученную по анналам связи.
2.10. Подготавливает совещания и заседания к проведению руководителем, а именно, оповещает участников о времени и месте проведения заседаний, проводит их регистрацию и оповещает их о повестке дня.
211. Составляет запросы, письма и прочие документы по поручению руководителя, а также подготавливает ответные письма.
2.12. Оформляет и ведет протоколы совещаний и заседаний.
2.13. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
2.14. Осуществляет контроль исполнения приказов и распоряжений, соблюдения сроков выполнения поручений и указаний руководителя.
2.15. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, всеми необходимыми средствами организационной техники, создает условия, которые способствуют результативной работе руководителя.
2.16. Содействует оперативности рассмотрения предложений и просьб сотрудников, организует прием посетителей.
2.17. Печатает служебные материалы, необходимые для работы руководителя, вводит уже имеющуюся информацию в банк данных.
2.18. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.
2.19. Оформляет дела, согласно с утвержденной номенклатурой,
обеспечивает их сохранность и в нужные сроки сдает в архив на хранение.
3. Права
Секретарь руководителя вправе:
3.1. На рассмотрение руководства вносить свои предложения, направленные на
усовершенствование работы, связанной с его обязанностями согласно данной инструкции.
3.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
которые касаются его деятельности.
3.3. Сообщать своему руководителю обо всех недостатках, которые выявляются в процессе исполнения своих профессиональных обязанностей, и вносить свои предложения по их ликвидации.
3.4. По мере надобности требовать от руководства предприятия помощи в
выполнении своих должностных прав и обязанностей.
3.5. Запрашивать от специалистов и структурных подразделений предприятия лично, либо по поручению руководства документы и информацию, которые необходимы для
выполнения своих должностных обязанностей.
4. Ответственность
Секретарь руководителя ответственен:
4.1. За правонарушения, которые совершены в процессе осуществления своей
деятельности в определенных уголовным, административным и
гражданским законодательством РФ рамках.
4.2. За недолжное выполнение или невыполнение своих должностных
обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в, определенных трудовым законодательством РФ рамках
4.3. За причинение материального ущерба предприятию в определенных
гражданским и трудовым законодательством РФ рамках.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Утверждаю
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
Должностная инструкция секретаря (наименование организации, предприятия)
Содержание
- 1 1. Общие положения должностной инструкции секретаря
- 2 2. Должностные обязанности секретаря
- 3 3. Права секретаря
- 4 4. Ответственность секретаря
1. Общие положения должностной инструкции секретаря
1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности секретаря
Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствие с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
2.6. Следит за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.
2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками агрегатного производства изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.
3. Права секретаря
Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.6. Требовать от руководства агрегатного производства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
4. Ответственность секретаря
Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия) _____________________________ (подпись)
«_» _____________ 20__г.
Информация об оформлении документа представлена на основе законодательства и нормативных актов РФ, действующих в 2017 году
Источник: blanker.ru/doc/dolgnostnaya-instrukciya-sekretarya
Сегодня секретарь — это не просто технический исполнитель. На него возложен широкий круг обязанностей по обеспечению деятельности компании и ее руководителя. Чтобы избежать трудовых споров, надо понимать, кто такой секретарь и чем занимается, и четко прописать все эти обязанности в должностной инструкции. Я расскажу, какие обязанности надо указать в ДИ с учетом профессионального стандарта.
Как я уже отметила, сейчас должность секретаря утратила статус технического исполнителя. Качественно изменились характеристики:
На основании этого профстандарта составляют карточки должностей, в которых отмечают название должности, требования к образованию, квалификации, оплате труда и др.
Пропишите уровень квалификации, требования к образованию, опыту, оплате труда, режиму работы
На малых предприятиях этот специалист часто совмещает функции. И здесь важно понимать, что должен уметь делать секретарь руководителя в такой компании. Он ведет кадровое делопроизводство, налоговую отчетность, проводит инструктаж по охране труда и выполняет функции прочих специалистов, нанимать которых на полную ставку нерентабельно.
Должностные обязанности этого специалиста включают в себя обеспечение деятельности руководителя организации по следующим направлениям:
В зависимости от структуры организации, уровня главы компании и линейной подчиненности, обязанности помощников разнообразны — от технических до информационно-аналитических, распорядительных и руководящих. Должностные обязанности при работе секретарем в ЕКС приведены списком и по видам функций не классифицируются.
В профстандарте 07.002 через обобщенные трудовые функции прослеживаются возможные стадии профессионального роста. Требуемый уровень образования — от среднего профессионального до высшего с программами профпереподготовки и стажем от 3 лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности главы компании.
Пропишите основные требования, обязанности и иные нюансы в должностной инструкции. Обычно она содержит следующие разделы:
Раздел, описывающий, чем занимается секретарь, его должностные обязанности, подготовленный на основе профессионального стандарта, имеет особую структуру — трудовые действия (должностные обязанности) раскрывают содержание выполняемых трудовых функций сотрудника.
Придерживайтесь профстандарта, чтобы определить, что делает секретарь на заводе, — специфических требований не установлено, обычно выполняет функции делопроизводителя, обрабатывает входящие документы, организует телефонные переговоры, занимается подготовкой заседаний, совещаний и др. Но на каждом предприятии есть отдельные требования, которые оно вправе включить.
Подготовленная на основе стандарта должностная инструкция состоит из традиционных разделов и одного нового — в нем перечисляются функции секретаря руководителя в организации, которые в стандарте носят названия «обобщенные». Должностные обязанности описываются как трудовые действия, объединенные в однородную группу трудовых функций сотрудника.
Вот как выглядит пример должностной инструкции этого специалиста с подробным описанием обязанностей с учетом профстандарта:
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя [наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.
1.4. На эту должность назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.5. Секретарь руководителя обязан знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- основы организации труда и управления;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права и законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.6. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:
- нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководителя Компании и непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией;
- правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.
1.7. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].
2. Трудовые функции
2.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации:
1) оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени;
2) планирование рабочего дня секретаря;
3) организация телефонных переговоров руководителя;
4) организация командировок руководителя;
5) организация работы с посетителями в приемной руководителя;
6) организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий;
7) организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя;
организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;
9) разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря;
10) составление и оформление управленческой документации;
11) организация работы с документами в приемной руководителя;
12) организация хранения документов в приемной руководителя;
13) обеспечение руководителя информацией;
14) организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации.
2.2. ……… (другие функции)
3. Должностные обязанности
Секретарь руководителя исполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации при подготовке и принятии решений.
2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений и за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.
2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.16. Копирует документы на персональном ксероксе.
В случае служебной необходимости секретарь руководителя вправе привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
3. Права
Специалист имеет право:
3.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
3.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по этим поручениям, выданным заданиям.
3.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
3.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
3.5. Выносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
3.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.7. ……… (другие права)
4. Ответственность
4.1. Работник привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
- за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. ……… (другие положения об ответственности)
5. Заключительные положения
5.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15.06.2020 № 333н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации).
5.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).
5.3. … (другие заключительные положения).
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Минтруда России 06.05.2015 г. № 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности секретаря на ресепшен: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Секретарь на ресепшен относится к категории специалистов.
1.3. Секретарь на ресепшен назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Секретарь на ресепшен подчиняется непосредственно руководителю административно-хозяйственного отдела.
1.5. Во время отсутствия секретаря на ресепшен его права и обязанности возлагаются на других специалистов административно-хозяйственного отдела, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность секретаря на ресепшен назначается лицо, имеющее среднее общее образование и прошедшее профессиональное обучение. Требования к стажу работы и особые условия допуска к работе не предъявляются.
1.7. Секретарь на ресепшен должен знать:
• Устав компании;
• функции, задачи, структуру компании, ее связи, руководство структурных подразделений, распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
• правила взаимодействия с партнерами и клиентами компании;
• этику делового общения, правила речевого этикета;
• основы психологии, конфликтологии, медиации;
• правила организации встреч в офисе;
• основы ведения делопроизводства, порядок работы с документами, схемы документооборота;
• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• правила организации и формы контроля исполнения документов в компании;
• типовые сроки исполнения документов;
• назначение и технологию текущего и предупредительного контроля исполнения документов;
• правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
• правила документационного обеспечения деятельности компании;
• виды документов, их назначение;
• требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
• правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
• внутренние документы компании, определяющие порядок подготовки и предоставления документов и информации;
• правила создания и ведения баз данных служебных документов в компании;
• системы электронного документооборота;
• правила и сроки отправки исходящих документов;
• особенности оформления документов компании и способы их обработки;
• технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
• правила создания деловых писем с использованием типовых форм;
• основы архивного законодательства, внутренние документы компании, регламентирующие архивное дело и хранение документов;
• комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров;
• правила и способы заказа билетов и бронирования гостиниц;
• основы организации труда и трудового законодательства;
• базовые основы информатики, правила эксплуатации вычислительной техники и особенности работы информационными системами;
• порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи;
• технологии автоматизированной обработки информации;
• внутренние организационно-распорядительные документы компании;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• правила и нормы охраны труда.
1.8. Секретарь на ресепшен должен уметь:
• устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу при встрече посетителей и в процессе телефонных переговоров;
• применять правила этики, делового общения и межкультурных коммуникаций в ходе взаимодействия с сотрудниками компании и посетителями;
• поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;
• предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии;
• использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри компании;
• применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников компании;
• использовать технические и программные средства для голосовой или видео-конференц-связи, средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
• вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы;
• составлять и вести учетные документы;
• применять современные средства сбора, обработки и передачи информации;
• осуществлять деловую переписку в соответствии с установленными правилами;
• собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с поручениями руководства;
• подготавливать проведение конферентного мероприятия в составе рабочей группы;
• подготавливать рабочие места участников конферентного мероприятия;
• передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
• использовать программное обеспечение для подготовки материалов и документов;
• координировать работу должностных лиц и сотрудников административно-хозяйственного отдела в процессе реализации корпоративных процедур, связанных с административной и организационной поддержкой работы офиса;
• организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами компании;
• анализировать документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
• пользоваться поисковыми системами и информационными ресурсами для заказа авиа-, железнодорожных и иных проездных документов и билетов;
• пользоваться поисковыми системами и информационными ресурсами для бронирования гостиниц, осуществлять бронирование гостиниц в соответствии с внутренним заказом компании;
• вести деловую переписку;
• обеспечивать сохранность конфиденциальной информации;
• соблюдать нормы этики делового общения.
1.9. Секретарь на ресепшен руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора компании;
• настоящей должностной инструкцией.
II. Должностные обязанности секретаря на ресепшен
Секретарь на ресепшен выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. встреча посетителей;
2.2. прием и перераспределение телефонных звонков;
2.3. прием, регистрация и распределение корреспонденции;
2.4. ведение делопроизводства, подготовка и отправка документов;
2.5. помощь в организации совещаний, переговоров (подготовка переговорных помещений и обеспечение их необходимыми материалами);
2.6. выполнение поручений руководства;
2.7. оформление и ведение архива;
2.8. прием и оформление заявок от сотрудников на заказ пропусков, на обеспечение канцтоварами и т.д.;
2.9. организация деловых поездок сотрудников (заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.);
2.10. координация работы водителей и курьеров.
III. Права секретаря на ресепшен
Секретарь на ресепшен имеет право:
3.1. Запрашивать у руководителя административно-хозяйственного отдела информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у руководителя административно-хозяйственного отдела и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Предварительно просматривать поступающую документацию с целью правильного распределения документов адресатам.
3.5. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся административной и информационной поддержки работы офиса.
3.6. Информировать руководителя административно-хозяйственного отдела о нарушениях трудового законодательства в компании.
3.7. Разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя административно-хозяйственного отдела предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению административной и информационной поддержки работы офиса.
3.8. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.
IV. Ответственность секретаря на ресепшен
Секретарь на ресепшен несет ответственность:
4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За потерю или несвоевременную передачу информации, за обеспечение сохранности документации.
4.3. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
4.4. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
V. Взаимоотношения и связи по должности
5.1. Секретарь на ресепшен работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели, утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством руководителя административно-хозяйственного отдела планирует свою работу на отчетный период.
5.3. Представляет руководителю административно-хозяйственного отдела отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от руководителя административно-хозяйственного отдела и знакомится под роспись с нормативно-правовой информацией.
5.5. Доводит до сведения руководителя административно-хозяйственного отдела информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Исполняет должностные обязанности других специалистов административно-хозяйственного отдела во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.
VI. Заключительные положения
6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.
С инструкцией ознакомлен:
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.