Должностная инструкция судового агента

1. Морской агент выполняет различные формальности, связанные с приходом судна в порт, пребыванием судна в порту и выходом судна из порта, оказывает помощь капитану судна в установлении контактов с капитаном морского порта и местными властями и в организации снабжения судна и его обслуживания в порту, оформляет документы на груз, инкассирует суммы фрахта и иные причитающиеся судовладельцу суммы по требованиям, вытекающим из договора морской перевозки груза, оплачивает по распоряжению судовладельца и капитана судна суммы, подлежащие уплате в связи с пребыванием судна в порту, привлекает грузы для перевозок на морской линии, осуществляет сбор фрахта, экспедирование груза и совершает иные действия в области морского агентирования.

(в ред. Федеральных законов от 23.07.2013 N 225-ФЗ, от 03.07.2016 N 282-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. Морской агент обязан:

осуществлять свою деятельность в интересах судовладельца добросовестно и в соответствии с практикой морского агентирования;

действовать в пределах своих полномочий;

вести учет расходования средств и предоставлять судовладельцу отчеты в порядке и в сроки, которые предусмотрены договором морского агентирования.

Любое судно, заходящее в торговый порт, требует агентского сопровождения. Заплатить государственные портовые сборы, организовать санитарный и таможенный контроль, пополнить запасы воды, еды, топлива, обеспечить смену экипажа, поставить на ремонт. Перечень поручений, которые выполняет морской агент для судовладельца, практически неограничен. Работа интересная, не лишена портовой романтики, но ответственная. Цена ошибки — сорванный судозаход и клеймо на деловой репутации компании. При этом попасть на работу можно без опыта, в первую очередь важны личностные качества человека. Рассказываем о том, кого берут в судовые агенты и чем необходимо заниматься.

Кто такой судовой агент?

Судовой агент — лицо, выполняющее различные формальности, связанные с приходом судна в порт, пребывания в нем и выходом из него. Количество формальностей определяется законом, портовой администрацией, объемом и характером грузовых операций и даже погодными условиями. Знать все это и обязан судовой агент. А источником сведений для него служит непрерывное общение с портовой администрацией, экспедитором, стивидором, судовладельцем, отправителем груза, таможней, пограничниками и другими припортовыми организациями. Поэтому профессию судового агента можно назвать самой коммуникабельной в порту.

Сразу оговоримся, что «морской агент», «судовой агент» и «портовый агент» — это одна и та же профессия. Первый термин юридический, закреплен в Кодексе торгового мореплавания РФ. На практике же чаще используется второе словосочетание. При этом слово «судовой» никоим образом не ограничивает направленность работы агента — почти всегда агент защищает не только интересы судовладельца, но также фрахтователя (нанимателя судна) и грузовладельца (продавца товара).

Что делает судовой агент?

Работа судового агента начинается с получения заявки — агентской номинации. Судовладелец или фрахтователь официальным письмом назначает агентскую компанию своим представителем на конкретный судозаход, сообщает данные теплохода, его местонахождение, контакты капитана. Происходит это обычно за 7-10 дней до предполагаемой даты прибытия судна в порт.

Начинается подготовительный этап работы — агент связывается с участниками перевозки, узнает о технических характеристиках судна, составе экипажа и пассажирах, готовности причала на планируемую дату, наличии груза, метеопрогнозе, возможных ограничениях. Информирует капитана судна о порте и его правилах.

За 72 часа до прихода судна в порт агент подает соответствующие электронные заявки в администрацию морского порта через федеральный портал PortCall. Впоследствии заявка подтверждается повторной подачей за 24 часа и непосредственно перед заходом теплохода в акваторию порта (заявка «на приход»). За сутки до прихода агент подтверждает у диспетчера порта причал постановки судна, вносит его в график движения судов, подает заявки пограничному отряду и санитарно-карантинный отдел.

Дальше — больше. Судовой агент организует лоцманскую проводку судна в порту, заказывает буксиры, организует прибытие и убытие государственной комиссии на борт, отслеживает поручения экспедиторов на погрузочно-разгрузочные работы, оповещает стивидоров и сюрвейеров о готовности к погрузке, оформляет бесчисленное множество сопроводительных документов, не мене двух раз в день отправляет сводку по обработке судна грузовладельцам.

Как организована работа судового агента?

Работа судового агента проходит как на территории порта, так и за его пределами.

Чтобы оформить один судозаход, агент должен выполнить около полсотни базовых операций. Каждая, в свою очередь, состоит из множества процедур «поменьше». Три четверти времени уходит на деловую переписку, оформление заявок, переговоры, бумажную офисную работу. Вся документация подшивается в судовое дело, — на один судозаход приходится порой не одна пачка бумаги.

Надо быть готовым к тому, что полного электронного документооборота в морском агентировании еще нет. Все документы дублируются на бумажном носителе по несколько экземпляров и зачастую относятся в таможню или капитанию порта своими ногами или доставляются на служебном автомобиле. Поэтому наличие водительских прав категории «В» для агента — обязательное условие.

Результатом объемной бумажной работы являются приходные и отходные комиссии, проводимые на борту судна. Базовый состав государственной комиссии — пограничники, таможенники, врачи, судовой агент. В зависимости от характера груза в комиссии могут быть представители различных карантинных служб — ветеринары, фитосанитары. Доставку всех участников также обеспечивает судовой агент. Поэтому перемещаться по территории порта предстоит не мало. А если комиссия проводится на рейде — тогда и на катере в акваторию порта выходить.

Какой режим работы у судового агента?

Суда заходят в порты днем и ночью, их обработка ведется непрерывно, поэтому и судовые агенты дежурят круглосуточно. Режим работы обычно сменный, два через два — дневная и ночная смена по 12 часов, затем два дня отдыха. Однако и здесь бывают исключения. Например, до недавнего времени в Большом Порту Санкт-Петербург необходимости в круглосуточной работе судового агента не было, — из-за особенностей устройства питерского порта крупные суда заходят в его акваторию только с утренним или вечерним конвоем.

При сменной работе всегда есть поправка на фактическую оперативную обстановку. Это значит, что возможны переработки. Причина — высокая зависимость работы агента от надзорных органов и портовых служб.

Какие требования к судовому агенту?

Главное требование — знание разговорного английского языка, морской терминологии и умение вести деловую переписку. Без них вас просто не поймет судовладелец и иностранные экипажи.

Поскольку судовой агент много общается с пограничниками, таможенниками, представителями санитарно-карантинной службы и портнадзором, важна высокая стрессоустойчивость и самодисциплина. Общение с этими службами не всегда проходит приветливо и любезно. В такой обстановке отличным инструментом для судового агента будет знание дела и уверенность в себе.

Внимательность и пунктуальность понадобятся при заполнении типовых заявок, ведении документов и составлении ежедневных отчетов.

Где обучиться на судового агента?

Профессии судового агента не учат в вузах. Высшее морское техническое образование будет для соискателя плюсом, но далеко не обязательным. В штат принимают сотрудников даже без опыта работы судовым агентом, так как весь опыт постигается лишь на практике. Однако это не значит, что возьмут каждого.

Судовой агент является связующим звеном всех участников процесса перевозки — судовладельца, капитана судна, портовой администрации, стивидоров, экспедиторов, сюрвейеров, грузовладельца, пограничников, таможенников, врачей. Без четкого понимания прав и обязанностей каждой стороны работать невозможно. Поэтому в судовые агенты обычно берут людей из смежных профессий — моряков, портовиков, сюрвейеров, судовых снабженцев.

Профессия судового агента — для стойких мужчин и женщин, которые умеют вести диалог и при этом никогда не бросают слова на ветер.

Какие перспективы карьерного роста у судового агента?

На обучение всем особенностям работы судового агента требуется от 6 до 9 месяцев практики. Первые три месяца — мощная работа с документами, изучение регламентов, правил, подзаконных актов, типовых форм. Затем следует более тесное знакомство с людьми из госорганов и портнадзора, выполнение отдельных поручений. По достижению профессиональной зрелости судовому агенту доверяют первый самостоятельный судозаход.

В штатном расписании морских агентств как правило существует деление на младших судовых агентов, судовых агентов и старших судовых агентов. Успешный опыт работы позволяет претендовать на должность заместителя начальника и начальника отдела агентирования. Если агентство большое, отделов может быть несколько, каждый из которых специализируется на сопровождении судов под определенные виды грузов (навалочные, насыпные, генеральные, опасные, накатные), по видам перевозки грузов (экспортные, импортные, транзитные) или по видам плавания судов (внутренние или заграничные рейсы).

Что еще нужно знать о профессии судового агента?

В период речной навигации морское агентство может обслуживать в порту до 7-8 судов одновременно. В год проходит до 150 судовладельцев. Это внушительная клиентская база, которой необходимо дорожить и поддерживать. Любой промах в работе судового агента сразу становится известен всему рынку — работает сарафанное радио.

Судовой агент несет ответственность за репутацию всей компании. Профессия отличается высокой сплоченностью с коллективом, взаимовыручкой, настоящей дружбой. Здесь все как на флоте. Именно поэтому профессию судового агента выбирают люди, которые хотят связать свою судьбу с морем, судоходством, гигантской техникой и большими грузами.

Тем, кто окончил «мореходку», будет несравненно легче освоить азы профессии.

Профессия судового агента — это серьезная школа жизни. По признанию самих агентов, она меняет человека кардинально, прокачивает навыки общения, учит мгновенно анализировать ситуацию, оттачивает умение чувствовать людей, предотвращает от бытовых ошибок.

Предисловие

0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.

0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.

1. Общие положения

1.1. Должность «Агент морской» относится к категории «Специалисты».

1.2. Квалификационные требования — полное или базовое высшее образование соответствующего направления подготовки (специалист или бакалавр). Стаж работы по профессии в области коммерческой эксплуатации морского транспорта: для специалиста — не менее 3 лет, бакалавра — не менее 5 лет.

1.3. Знает и применяет в деятельности:
— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие документы, касающиеся морского агентирования судов;
— положения Кодекса торгового мореплавания Украины, основы морского права;
— условия выполнения чартерных рейсов;
— Международные правила толкования терминов «Инкотермс», «Минимальные нормы ЮНКТАД для судовых агентов»;
— положения Таможенного кодекса Украины;
— нормативные акты, касающиеся деятельности, коммерческой эксплуатации и обслуживания флота;
— обязательные постановления порта, свод обычаев порта, правила перевозки грузов на судах, устройство судна;
— английский язык (морскую специфику) в объеме, необходимом для ведения переписки, делового и бытового общения и оформления документов;
— основы экономики, организацию труда и управления;
— основы трудового законодательства.

1.4. Агент морской назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).

1.5. Агент морской подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

1.6. Агент морской руководит работой _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

1.7. Агент морской во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.

1. Характеристика работ, задачи и должностные обязанности

2.1. Своевременно выполняет все предписания и действия, связанные с прибытием, пребыванием и отходом судна из порта.

2.2. Информирует порт и другие заинтересованные организации о приходе судна, цель захода и условия его обработки.

2.3. Знакомит капитана с портовыми постановлениями и правилами, помогает в налаживании контактов со службами порта, местными органами государственной исполнительной власти, в организации обслуживания судна в порту.

2.4. Организовывает предоставление буксиров, причалов, катеров и т.д..

2.5. Выполняет функции супервайзера, участвует в составлении грузового плана, контролирует или производит расчет остойчивости судна.

2.6. Организовывает в случае необходимости сюрвейерские осмотры, выполнение ремонтных работ на судне.

2.7. Способствует быстрому выполнению погрузочно-разгрузочных работ на судне.

2.8. Оформляет таможенные документы и документы на груз, инкассирует суммы фрахта и другие суммы для оплаты требований судовладельца, возникающие из договора перевозки.

2.9. Платит по распоряжению судовладельца и капитана судна суммы, связанные с пребыванием в порту.

2.10. Привлекает грузы для морских линий.

2.11. Осуществляет сбор фрахта, экспедирование груза, наем экипажей для работы на судах.

2.12. Обеспечивает защиту прав и имущественных интересов судовладельца или иного доверителя.

2.13. Выступает от имени грузовладельца, а также договорной стороной участников перевозки грузов в прямом смешанном сообщении.

2.14. Организовывает обеспечение судна водой, горючим и другим снабжением.

2.15. Организовывает оказание своевременной медицинской помощи членам экипажа и пассажирам.

2.16. Выполняет поручения судовладельца или капитана, в том числе принимает участие в оформлении заявлений о морском протесте и другие документы.

2.17. Ведение установленной документации в соответствии с обычной практикой морского агентирования.

2.18. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.

2.19. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.

1. Права

3.1. Агент морской имеет право предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.

3.2. Агент морской имеет право получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.3. Агент морской имеет право требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.

3.4. Агент морской имеет право требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.

3.5. Агент морской имеет право знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.

3.6. Агент морской имеет право запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.

3.7. Агент морской имеет право повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Агент морской имеет право сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.

3.9. Агент морской имеет право ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

1. Ответственность

4.1. Агент морской несет ответственность за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.

4.2. Агент морской несет ответственность за несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4.3. Агент морской несет ответственность за разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.

4.4. Агент морской несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.

4.5. Агент морской несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.6. Агент морской несет ответственность за причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.7. Агент морской несет ответственность за неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

1. До подхода судна:

1.1. При получении запроса на LayCan от фрахтователя отправить заявку в порт (в ЦКО и стивидорную компанию, в копии экспедиторам, если они уже известны), затем созвониться с ЦКО и спросить подтверждение LayCanа. В заявке помимо данных о судне должны быть указаны даты LayCan и хотя бы приблизительное количество груза. название компаний экспедиторов, если известны, если –нет, то написать, что будут сообщены дополнительно.  О результате (подтверждении или неподтверждении) сообщить фрахтователю.  Немедленно после получения грузовых инструкций связаться с экспедиторами и проверить, когда будут выпущены поручения. Если поручения не будут выпущены к моменту прихода судна – сразу информировать об этом фрахтователя.
1.2. C момента подтверждения до подхода судна ежедневно отправлять нотисы о подходе стивидорной компании и экспедиторам, узнавая ожидаемое время подхода у капитана или судовладельца. Получив от фрахтователя (отправителя) информацию о грузе, включить в нотис раскладку по грузовым партиям и точное общее количество груза. Также указывать в нотисе количество портов выгрузки и их очередность.
1.3. После получения номинации от судовладельца, рассчитывается и отправляется проформа дисбурсментского счета. банковские реквизиты агентства.
1.4. Отправляется  факсом запрос в Росморпорт и/или в АМП о выставлении счета на предоплату с указанием размерений судна, ориентировочной датой подхода и датой отхода судна. В запросе необходимо указать какой счет нам требуется: вход/выход, только на вход или только на выход, а также указать должен ли счет содержать лоцманский сбор или не должен. Если ожидается палубный груз – указывать это в запросе. Надо указать ориентировочную продолжительность стоянки и причалы.
1.4. Ежедневно, как можно раньше, но не позднее 11 утра, отправляются рапорта, содержащие информацию о времени подхода судна к приемному бую в летнюю навигацию и о подходе к кромке льда – в зимнюю навигацию; перспективы постановки судна к причалу и время его обработки, с указанием ориентировочной даты и времени окончания обработки судна и отходом судна. Рапорта отправляются Фрахтователю и судовладельцу, а также если есть дополнительные инструкции по рассылки рапортов – следовать инструкциям.
1.5. До подхода судна, агент посылает на судно pre-arrival information, которая содержит:
— информацию о ледовой обстановке и работающих ледоколах на участке кромка/приемный буй, пр.буй/порт в период зимней навигации.
— информацию на какой волне держать связь с ледоколами и приемной станцией.
— информацию о количестве и качестве документов, требующихся на комиссии и в порту.
— информацию о перспективах постановки и обработки судна.
— информацию по грузу (количество в штуках и вес, размерения).
— в случае необходимости посылается запрос по ISPS коду.
— необходимо так же запросить Капитана о доп. роли на родственников и посетителей в порту.
1.6. После получения ISPS информации от капитана судна или судовладельца, эта информация пересылается в Отдел Морской Безопасности порта Санкт-Петербург по e-mailу или факсу. ISPS рапорт и роль отправить в Отдел морской безопасности желательно не позднее, чем за 48 часов до подхода судна. Если не получается, то как можно раньше отправить сообщение о подходе судна, а рапорт и роль прислать сразу, как  только они появятся. При отправке сообщений в ОМБ всегда запрашивать уведомление о прочтении.
1.7. На основании ISPS информации отослать в СКО ЕЗДРАВ..
1.8. Получить от капитана предварительный грузовой план и переправить его стивидорам.
1.9. В период зимней навигации, в случае если судно находится под ограничениями, агент посылает запрос в капитанию порта на имя капитана порта запрос, с просьбой разрешить судозаход судна. В запросе указывается: название судна и его судовладельца, ориентировочная дата и время подхода к кромке/ приемному бую, наибольшая высота и ширина судна, высота борта и осадка в грузу, мощность главных двигателей и материал гребного винта, и ледовый класс, согласно российскому регистра. Так же указывается, что судовладелец извещен о риске, и что судно застраховано. К письму прикладывается ледовый паспорт, подготовленный агентом ранее.
1.10. Агент отправляет запрос судовладельцу и капитану судна о количестве гребных винтов, мощностью ГД и количестве и мощности подруливающих устройств. После получения данной информации, агент отправляет заявку в капитанию на имя капитана порта с просьбой освободить судно от буксирного обеспечения, в случае если капитану не требуется таковая. В случае получения положительной резолюции, агент должен проконтролировать получение этого письма начальником смены ИГН, в том числе и в ночное время.
1.11. Агент подает судно в план СГДС (созвониться со стивидорной компанией (ЦКО) и уточнить номер причала и каким бортом должно стоять судно) согласно форме, представленной в обязательных постановлениях порта Санкт-Петербург. В летнюю навигацию судно подается в план к приемному бую, в зимнюю навигацию – к кромке льда и приемному бую. В СГДС указывать организацию, которая осуществляет лоцманскую проводку. СГДС отправляется факсом: АМП – отдел планирования, диспетчеру РМП, пограничникам на БИП-морского по факсу 7862488, лоцманам. И дублируется устно в отдел планирования и пограничникам на БИП-отряда. На самом плане пишется время отправки плана во все службы и записываются фамилии, тех принял план. В случае если факс пограничникам отправить не удалось, копию плана необходимо отвезти на Калинина,34 и отдать его дежурному.
1.12.  В зимнюю навигацию агент должен выяснить очередность, в которой судно будет взято в проводку, а если судно попадает под индивидуальную проводку – выяснить когда и с каким ледоколом судно будет двигаться в сторону приемного буя/порта. Сообщить об этом капитану судна и всем заинтересованным сторонам.
1.13. До подхода судна организовать пропуск в порт по заявкам фрахтователей, экспедиторов, судовладельцев и капитана, по установленной процедуре.
1.14. После получения подтверждения судна стивидорами, агент создает бумажное судовое дело и подшивает всю переписку по судну, немедленно распечатывает, подшивает и сохраняет в электронном деле судна любое появившееся электронное сообщение, а также вставляет в дело на последнее место копии судовых регистровых документов. В судовое дело так-же подшиваются все документы, проходящие через агента (копии грузовых документов, деклараций и сертификатов на 2-ух языках, заявки судна, судовые документы, роль на приход и отход, итд.) Верхним листом судового дела подшивается обложка, на которой пишутся размерения судна, контактные данные судна (телефон, факс, телекс, е-mail, Имя Капитана), Контактные данные судовладельца, фрахтователя, экспедиторов, отправителей, сюрвейеров по данному судозаходу и другая необходимая информация. Агент создает в компьютере, в файле «текущие суда» строчку по судну, при любом изменении агент должен как можно быстрее  откорректировать этот файл. Так же вносить название судна в раздел «счета» и отмечает ожидаемые счета по данному судну желтым цветом.
1.15. Забрать у экспедиторов поручения с таможенной печатью
1.16. Согласно регламенту о сдаче отходов, запросить у капитана перед заходом в порт, информацию о судовых отходах с заполнением бланка, установленного рекомендацией Хельсинской Комиссии по охране морской среды Балтийского моря №23/1 от 06.03.2002.
Информация должна подаваться за 24 часа в диспетчерский отдел филиала Росморпорта.

2. Приход судна.

2.1. Агент отслеживает время прибытия судна к кромке льда/ приемному бую.
2.2. После получения от капитана судна нотиса о готовности (по факсу, телефону, телексу, электронной почте) агент должен отослать нотис о готовности к грузовым операциям   стивидорной компании, экспедиторам и всем остальным заинтересованным сторонам.
2.3.Агент контролирует время, когда лоцман высаживается на судно и дает «прохождение» в таможню в оперативный отдел, пограничникам на бип-отряда, в СКО и карантин растений, а также в ветеринарную службу. Также агент сообщает об этом сюрвейерам. Подготовить необходимые для приходной комиссии документы, отслеживать подход судна к причалу.
2.4. Далее агент организовывает приходную комиссию. Комиссия должна прибыть на борт судна по возможности к моменту его ошвартовки у причала.
2.5. На комиссии агент должен представиться капитану. Вручить визитку и узнать, есть ли на судне обязательные постановления по порту. Если нет – вручить. Узнать судовые заявки и нужды (сдача мусора, льяльных и хоз-фекальных вод).
2.5.1. Распределение документов на комиссии:
Таможне:
— грузовая декларация – 1 шт
— генеральная декларация – 1 шт.
— судовая роль – 1 шт.
— лист судовых запасов (store list) – 2 шт.
— narcotic list – если есть – 2 шт.
   (если Капитан не готов указать конкретные сильнодействующие препараты, он может   
   подать общий medicine list).
— ship’s cash – если есть – 2 шт.
— лист пиротехники – если есть – 2 шт.
Погранцам:
— генеральная декларация – 1 шт.
— грузовая декларация – 1 шт.
— судовая роль – 3 шт.
Карантин растений:
— генеральная декларация – 1 шт.
— грузовая декларация – 1 шт.
— судовая роль – 1 шт.
— комплект копий коносаментов – 1 шт.

СКО:
— генеральная декларация – 1 шт.
— грузовая декларация – 1 шт.
— судовая роль – 1 шт.
— maritime declaration of health.
По окончание комиссии на проходную как можно скорее отдаются судовая роль, оформленная пограничниками на комиссии и все  дополнительные роли и пропуска, оформленные заранее.
2.5.2. Документы, которые необходимо получить от капитана:
 – по 2 копии судовых документов: классификационное свидетельство, мерительное свидетельство, свидетельство о регистрации, Сертификат о праве собственности и праве плавания под флагом  и любой документ, где указана наибольшая длина судна (для российских судов – сертификат 4.1.2.). В случае отсутствия такого документа – копию листа с наибольшей длиной и первого титульного листа  stability book или cgo securing manual.
— оригинал Нотиса о готовности судна к грузовым операциям – 4 шт или больше при необходимости (в зависимости от требований судовладельца, фрахтователя, отправителей экспедиторов).
— заявка на снятие мусора и хоз-фекальных вод, установленной формы ФГУП Росморпорт.
— в случае снабжения водой – заявку на воду – 3 шт.
2.5.3. Передать капитану копии грузовых поручений с печатью таможни.
2.5.4. Отдать капитану судна Обязательные постановления по порту.
2.6. Об окончании комиссии оповестить стивидоров и сюрвейеров.
2.7. Подписать у стивидоров Нотис, полученный у капитана.
2.8. Отправить всем заинтересованным сторонам приходной рапорт об окончании комиссии, указать время подхода к приемному бую, высадки лоцмана, начала движения, швартовки, работы комиссии,  перспективами обработки и окончания погрузки и перспективами отхода судна в море. В рапорте судовладельцу должны быть также указаны данные об использовании буксиров (количество, время и мощность), бункер на борту, приходные осадки.
2.9. Спросить Капитана и, в случае необходимости, вызвать на борт судна стивидора для согласования плана погрузки судна.

3. Стоянка судна.

3.1. Оформить приход судна в портнадзоре. Приход должен быть оформлен в течении 24 часов с момента ошвартовки судна у причала.
Документы для оформления прихода:
— генеральная декларация, с указанием осадок и количеством бункера на борту.
— судовая роль.
— классификационное свидетельство, мерительное свидетельство, свидетельство о регистрации и любой документ, где указана наибольшая длина судна (для российских судов – 4.1.2. В случае отсутствия такого документа – копию листа с наибольшей длиной и первого титульного листа  stability book или cgo securing manual.
— сертификат о праве собственности и праве плавания под флагом (для РФ судов).
3.2. Ежедневно, как можно раньше, но не позднее 11 утра, отправляются рапорта, содержащие информацию о количестве погруженного груза с наименованием груза в тексте рапорта и количестве оставшегося груза к погрузке, о времени окончания обработки судна и отходом судна. Рапорта отправляются Фрахтователю и судовладельцу, а также если есть дополнительные инструкции по рассылки рапортов – следовать инструкциям. Рапорт ведется один изо дня в день с добавлением обновленной информации другим цветом или жирным шрифтом.
.3.3. Обеспечить своевременный приход на борт представителя ЦНИИМФ (заблаговременно до окончания погрузки).
3.4. Отследить получены ли деньги по проформе. Если не получены, доложить об этом начальнику агентского отдела.
3.5. Получить от экспедиторов грузовые документы:
— поручения на погрузку с таможенными печатями И ПРОВЕРИТЬ ИХ  
  ПРАВИЛЬНОСТЬ С ИНСТРУКЦИЯМИ полученными от Hydra.
— коносаменты И ПРОВЕРИТЬ ИХ ПРАВИЛЬНОСТЬ С ПОРУЧЕНИЯМИ
— манифесты и проверить их правильность с коносаментами.
— сертификаты на груз.
3.6. Постараться договориться с капитаном о подписании грузовых документов (коносаментов и манифестов) заранее – для того, чтобы организовать проверку документов в таможне, чтобы к моменту окончания погрузки можно было сразу организовать отходную комиссию. Оставить капитану копии коносаментов и грузовых манифестов для него и агенту а порту выгрузки. Отдать капитану сертификаты на груз и взять с него об этом расписку. Оригиналы коносаментов агент распределяет в соответствии с предварительными письменными инструкциями фрахтователей / отправителей / экспедиторов. Если эти инструкции противоречат друг другу – агент добивается их согласования между сторонами. При получении соответствующих инструкций от судовладельца, агент не выдает оригиналы подписанных коносаментов фрахтователям / отправителям / экспедиторам, и держит их у себя до получения разрешения судовладельца на выдачу коносаментов

3.6.1. Документы для проверки в таможне:

— грузовая декларация (с обязательной надписью: «Приложение: … страниц (грузовой(ые) манифест(ы)») с подписью и печатью капитана.
— финальный грузовой план, подписанный капитаном (если нет исполнительного, можно выдать за него предварительный, – главное, чтобы общее количество груза в нём соответствовало количеству в грузовой декларации. При этом еще один экземпляр предварительного и финального каргопланов должен остаться в судовом деле).
— манифест(ы) с подписью и печатью капитана.
— коносамент(ы) с подписью и печатью капитана.
— поручение(я) на погрузку с таможенными печатями.
Во время проверки инспектором грузовых документов подобрать в лотках документы на снабжение судна, положить их в судовое дело.
3.7. Оформить отход в портнадзоре. Документы для оформления отхода в Портнадзоре:
— генеральную декларацию на отход с указание осадок и количества бункера на борту.
— предварительный грузовой план с последовательностью погрузки по трюмам и/или грузовым помещениям – 1 шт.
— Документы ЦНИИМФа: «Информация о грузе» и «Сертификат о безопасной укладке и креплении груза».
— Судовая роль – 1 шт.

4. Отход судна.

4.1. Агент судна должен заблаговременно подать судно в план на выход в СГДС.
4.2. Отслеживать окончание погрузки, постараться организовать отходную комиссию сразу после окончания. Подготовить Акт стояночного времени судна (Statement of facts – SOF), а также документы, необходимые для отходной комиссии. Все спорные моменты стейтмента должны быть согласованы с Капитаном, экспедиторами и стивидорами.
Заказать в таможне за 3 часа, а у пограничников за 2 часа отходную комиссию.
4.3. За два часа заказать лоцмана, швартовщиков и буксиры, если требуется.
4.4. За час до лоцмана узнать все ли в порядке, если нет – то отменить лоцмана, швартовщиков и буксиры для избежания ложных вызовов.
4.5. Доставить комиссию на борт судна.
4.6. Документы для отходной комиссии:
Таможне:
— грузовая декларация –  1 шт.
— генеральная декларация – 1 шт.
— судовая роль на отход – 1 шт.
— лист судовых запасов (store list) – 2 шт.
— narcotic list – если есть – 2 шт.
— ship’s cash – если есть – 2 шт.
— лист пиротехники – если есть – 2 шт.
Погранцам:
— генеральная декларация – 1 шт.
— грузовая декларация – 1 шт.
— судовая роль – 1 шт.
— Если капитаном судна получались деньги перевод из банка и т.д.- см. доп инструкцию по получению денег Капитаном.

Забрать на судне обязательные постановления.
4.7. Отправить рапорт об окончании грузовых операций и отходе судна, с указанием количества погруженного груза и его наименованием. К рапорту приложить подписанный Нотис, Стэйтмент, копии коносаментов, грузового манифеста и грузового плана.
Также в рапортах указывать ориентировочное время прибытия в следующий порт. В рапорте для судовладельца указывать отходные осадки, количество бункера на борту на отход и использовались ли буксиры или нет. Если использовались, то указать количество и мощность буксиров.
4.8. Отослать судовладельцу pilot dropped report. А в период зимней навигации агент обязан отслеживать судно до момента его выхода на чистую воду и проинформировать об этом судовладельца.
4.9. Откорректировать файл текущие суда.

УТВЕРЖДАЮ

(наименование должности)

(подпись) (инициалы, фамилия)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Агента

1. Общие положения

1.1. Агент относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность агента принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Агент должен знать:

• нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, касающиеся вопросов использования материальных ресурсов;
• основы организации материально-технического обеспечения и погрузочно-разгрузочных работ;
• правила и порядок приема и отправки грузов, заказа контейнеров и транспортных средств, оформления документов на получаемые и отправляемые грузы;
• номенклатуру и нормы расхода сырья, материалов и других товарно-материальных ценностей, условия их хранения и транспортировки;
• основы экономики, организации труда и управления;
• основы трудового законодательства;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• правила охраны труда и пожарной безопасности;

1.4. Агент в своей деятельности руководствуется:

• Положением о ;
• настоящей должностной инструкцией;

1.5. Агент подчиняется непосредственно .

1.6. В период отсутствия агента (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Функции

2.1. Получение (прием) и отправка товарно-материальных ценностей.

2.2. Оформление документации на товарно-материальные ценности.

3. Должностные обязанности

Агент исполняет следующие обязанности:

3.1. Получает по нарядам, заявкам и другим документам товарно-материальные ценности (сырье, материалы, оборудование, комплектующие изделия, инвентарь, канцелярские принадлежности и т.п.).

3.2. Оформляет документацию на получаемые и отправляемые грузы, заказывает контейнеры и транспортные средства для их доставки.

3.3. В соответствии с установленным порядком выполняет работу по закупке товарно-материальных ценностей.

3.4. Отправляет грузы в адрес организаций или сопровождает их в пути следования, обеспечивает сохранность и содействует своевременной их доставке.

3.5. Следит за соблюдением требований охраны труда при проведении погрузочно-разгрузочных работ.

3.6. Принимает меры по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с их приобретением, доставкой и хранением.

4. Права

Агент имеет право:

4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.

4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

5. Ответственность

5.1. Агент привлекается к ответственности:

• за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
• за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
• за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. .

6. Заключительные положения

6.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции