Должностная инструкция старшего администратора фитнес клуба

УТВЕРЖДАЮ

(наименование должности)

(подпись) (инициалы, фамилия)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Администратора

1. Общие положения

1.1. Администратор относится к категории специалистов.

1.2. На должность администратора принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3. Администратор должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы организации;
• структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
• правила и методы организации обслуживания посетителей;
• виды оказываемых услуг;
• основы экономики, организации труда и управления;
• основы маркетинга и организации рекламы;
• планировку и порядок оформления помещений и витрин;
• основы эстетики и социальной психологии;
• основы трудового законодательства;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• правила охраны труда и пожарной безопасности;

1.4. Администратор в своей деятельности руководствуется:

• Уставом (Положением) ;
• настоящей должностной инструкцией;

1.5. Администратор подчиняется непосредственно .

1.6. В период отсутствия администратора (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Функции

2.1. Обеспечение эффективного и культурного обслуживания посетителей.

2.2. Контроль за сохранностью материальных ценностей.

3. Должностные обязанности

Администратор исполняет следующие обязанности:

3.1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

3.2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

3.3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

3.4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

3.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.

3.6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

3.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

3.8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

3.9. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

3.10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия.

4. Права

Администратор имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.

4.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.

4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

5. Ответственность

5.1. Администратор привлекается к ответственности:

• за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
• за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
• за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Заключительные положения

6.1.. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.

• Skip to content

Многие предприниматели имеют весьма своеобразное представление о том, какими должны быть обязанности администратора фитнес-клуба. Одни считают его кем-то вроде управляющего, а другие, наоборот, полагают, что он — мальчик на побегушках. Часто у администратора клуба, в отличие от остального персонала, даже нет должностной инструкции. Список его задач постоянно меняется, что напрямую влияет на продуктивность работы и в итоге приводит к выгоранию сотрудников. В этой статье мы поговорим, какими навыками должен обладать администратор фитнес-клуба и в чем заключаются его обязанности.

Картинка с сайта: www.fitness1c.ru

Кто такой администратор фитнес-клуба

Администратор — лицо вашего заведения. Он знакомит потенциальных клиентов с клубом и консультирует их по всем вопросам. Приобретение абонемента, выбор тренера, запись на тренировку — во время первого визита администратор становится для потребителей своеобразным проводником. Именно от него зависит, каким будет впечатление от посещения клуба. 

Основной рабочий навык администратора — умение вовремя решать возникшие проблемы. Сломался тренажер? Нужно «заморозить» абонемент? Найти замену внезапно заболевшему тренеру? Любой форс-мажор требует присутствия администратора. Если он не сумеет быстро найти выход из создавшейся ситуации, клуб рискует потерять клиентов. 

Какие задачи выполняет администратор

Картинка с сайта: www.fitness1c.ru

В первую очередь, администратор ответственен за организацию работы клуба. Его главная задача — координация персонала и взаимодействие с сотрудниками. Кроме этого, администратор занимается следующими вопросами:

Общение с клиентом

Ключевая обязанность администратора — коммуникация с клиентами. При этом общение не должно ограничиваться территорией ресепшена. Задача администратора — постоянно напоминать клиентам о существовании клуба. Это могут быть телефонные звонки, целью которых будет получение обратной связи, или e-mail рассылка для допродажи услуг. 

Учет

Другая важная обязанность администратора — учет доходов и расходов клуба. Кроме этого, он должен следить за наличием сопутствующих товаров и своевременно докупать недостающие позиции. Функционал администратора также включает в себя работу с документами, например формирование сводных ведомостей для бухгалтера. 

Учет и управление
фитнес-клубом в один клик

Легко и просто контролировать работу любого спортивного объекта с 1С:Фитнес клуб. Вся информация о клиентах, загрузке клубах, работе тренеров в одном месте.

Картинка с сайта: www.fitness1c.ru

Планирование

Именно администратор клуба составляет график работы персонала и расписание тренировок. Если клиент не пришел на занятие, задача администратора — выяснить причину отсутствия. Подобные действия помогают сделать отношения с аудиторией более доверительными и способствуют формированию лояльного пула клиентов. 

Необходимые навыки для работы

Основное требование, выдвигаемое к администратору фитнес-клуба — опыт работы на аналогичной должности от 1 года. Кроме этого, для администратора важны следующие качества:

Стрессоустойчивость

Рано или поздно любой администратор будет втянут в конфликт. В таких случаях важно уметь «держать лицо» и не отвечать на пассивную агрессию. Тогда ситуация разрешится сама собой. 

Коммуникабельность

Работа администратора подразумевает постоянное общение как с клиентами, так и с персоналом клуба. Поэтому администратор должен уметь налаживать контакты с незнакомыми людьми, а еще лучше — располагать их к себе одним своим видом.

Картинка с сайта: www.fitness1c.ru

Пунктуальность

Учет абонементов, график работы тренеров, отчет о расходах — во всех расчетах администратор должен быть аккуратным и скрупулезным. Только от него зависит, насколько качественно будет распределена нагрузка на сотрудников клуба.

Компьютерная грамотность

Сегодня для успешной работы администратору недостаточно знать Word и Excel. Он должен быть знаком с программами бухучета и управления персоналом, например 1С:Фитнес клуб. Кроме этого, необходимо базовое понимание инструментов и алгоритмов соцсетей.  

Тайм-менеджмент

Администратор должен уметь распределять не только чужое время, но и свое. Именно для этого необходима должностная инструкция. Когда сотрудник четко знает рабочие задачи, он может управлять собственной продуктивностью.

Должностная инструкция администратора фитнес-клуба

Картинка с сайта: www.fitness1c.ru

Обязанности

Чем грамотнее составлена должностная инструкция, тем меньше претензий к работе может возникнуть в будущем. Если вы — владелец клуба, не поленитесь и привлеките к составлению инструкции юриста, а если вы — соискатель, изучите инструкцию вдоль и поперек. Полный список обязанностей администратора фитнес-клуба выглядит следующим образом: 

1.1. администрирование работы клуба и взаимодействие с персоналом;

1.2 обслуживание клиентов и презентация клуба;

1.3 продажа услуг клуба;

1.4 прием входящих звонков и осуществление исходящих вызовов действующим и потенциальным клиентам клуба;

1.5 регулярная ревизия сопутствующих товаров клуба и составление заказов;

1.6 первичный осмотр оборудования клуба на предмет неисправностей и обеспечение ремонта;

1.7 составление  документации и ведение отчетности по всем статьям доходов и расходов клуба; 

1.8 ассистирование в продвижении клуба;

1.9 ассистирование в презентациях и проектах клуба. 

Права

Администратор фитнес-клуба имеет право:

2.1 принимать самостоятельные решения по вопросам, находящимся в его компетенции;

2.2 представлять интересы клуба в установленном законом порядке;

2.3 не выполнять свои должностные обязанности при возникновении угрозы жизни или здоровью;

2.4 сообщать руководству о недостатках в работе клуба и выдвигать предложения по их устранению;

2.5 подписывать необходимые документы и договоры клуба;

2.6 требовать от руководства клуба нормальных условий для ведения деятельности;

2.7 вступать в коммуникацию с персоналом клуба по рабочим вопросам;

2.8 получать от персонала необходимые сведения для выполнения своих обязанностей;

2.9 выдвигать в адрес руководства предложения по улучшению работы клуба и своей деятельности. 

Ответственность

Администратор фитнес-клуба несет ответственность за:

1.1 ненадлежащее исполнение своих обязанностей;

1.2 предоставление руководству или клиентам недостоверной информации;

1.3 качество ведения отчетной документации;

1.4 разглашение конфиденциальных сведений или коммерческой тайны;

1.5 нарушение норм этикета или делового общения;

1.6 нарушение положений руководящих документов клуба;

1.7 последствия самостоятельных решений и действий;

1.8 нанесения ущерба имуществу, сотрудникам или руководству клуба;

1.9 несанкционированное представление интересов клуба;

1.10 нарушение требований трудовой дисциплины, норм противопожарной безопасности и техники безопасности. 

Кроме этого администратор фитнес-клуба должен быть осведомленным относительно:

• нормативно-правовой документации по обслуживанию и эксплуатированию спортивного сооружения;
• профиля, специализации и специфики структуры спортивного сооружения;
• санитарных правил устройства и содержания спортсооружений;
• стандартов оказания физкультурно-оздоровительных услуг;
• нормативов услуг по эксплуатированию и ремонтным работам спортсооружений;
• основ трудовой законодательной базы.

Может ли фитнес-клуб обойтись без администратора

Как мы с вами убедились, администратор играет важную роль в организации работы клуба. В его список задач входит не только встреча клиентов на ресепшене и прием звонков. Хороший администратор фактически заменяет клубу управляющего, контролируя взаимодействие с клиентами и работу персонала. 

Однако клуб эконом-сегмента вполне может обойтись без администратора. Для этого необходимо внедрить систему автоматизации, которая поможет оптимизировать рабочие процессы. Например, с помощью 1С:Фитнес клуб можно настроить автоматическую воронку продаж и создать в базе данных персональные карточки для каждого клиента.

От администратора зачастую, помимо опыта работы в аналогичной должности, знания деловой этики и опыта в продажах, также требуется знание CRM-систем. Умение пользоваться программой 1С:Фитнес клуб поможет администратору выполнять свои обязанности в несколько раз быстрее, сократив время на обслуживание клиентов. Оставьте заявку, и наши менеджеры свяжутся с вами для бесплатной консультации!

1. Общие положения
1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность администратора.
2. Администратор относится к категории специалистов.
3. Администратор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия по представлению технического директора и по согласованию с начальником отдела информации.
4. Взаимоотношения по должности:

1. Квалификационные требования администратора:

1. Документы, регламентирующие деятельность администратора

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты,  касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (начальника отдела информации); Положение об отделе информации, Должностная инструкция администратора, Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Должностные обязанности администратора

Администратор:

4.1. Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

4.2. Осуществляет контроль за сохранностью материальных ценностей.

4.3. Консультирует посетителей по вопросам наличия имеющихся услуг.

4.4. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

4.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия.

4.6. Осуществляет контроль за рациональным оформлением помещений, следит за обновлением и состоянием рекламы в помещениях и на здании.

4.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях и на прилегающих к ним или зданию территориях.

4.8. Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.

4.9. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимает меры к их ликвидации.

4.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками указаний руководства организации.

4.11. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

1. Права администратора

Администратор имеет право:

5.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися ее деятельности.

5.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

5.3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

5.4. Запрашивать лично или по поручению руководства организации от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5.5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя предприятия).

5.6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

1. Ответственность администратора

Администратор несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

1. Условия работы администратора

7.1. Режим работы администратора определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в предприятия.

1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда администратора определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

1. Заключительные положения
1. Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.
2. Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.
3. Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.