Должностная инструкция по специальности «Секретарь-референт»
Вы можете скачать должностную инструкцию секретаря-референта бесплатно. Должностные обязанности секретаря-референта
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1.Настоящая должностная инструкция определяет права, должностные обязанности и ответственность секретаря-референта _____________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2.Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.
1.3.Секретарь-референт находится в подчинении у начальника административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.
1.4.В период отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности возлагаются на исполняющего обязанности секретаря-референта, назначаемого приказом Генерального директора.
1.5.На должность секретаря-референта принимается лицо с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет), или лицо со средним (полным) образованием и специальной подготовкой по установленной программе и стажем работы не менее 1 года.
1.6.Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:
-конституцией Российской Федерации;
-гражданским кодексом Российской Федерации;
федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»;
-трудовым кодексом Российской Федерации;
-ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;
-инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;
-постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
-ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);
-типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
-перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;
-ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;
-архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;
-правилами внутреннего трудового распорядка Общества;
-правилами и указаниями Росархива;
-уставом Общества;
-инструкцией по делопроизводству Общества;
-приказами, распоряжениями руководства Общества;
-настоящей должностной инструкцией;
-единой государственной системой делопроизводства.
2. Функции
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1.Контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору.
2.2.Контроль исполнения документов и поручений.
2.3.Прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
2.4.Подготовка проектов документов по указанию Генерального директора.
2.5.Организация работы приемной Генерального директора.
2.6.Организация документов в делопроизводстве.
2.7.Документирование деятельности совещательных органов Общества.
2.8.Разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества.
2.9.Организация бездокументного обслуживания Генерального директора.
3. Должностные обязанности
Секретарь-референт обязан:
3.1.Принимать и регистрировать поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение.
3.2.Отправлять исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты).
3.3.Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений.
3.4.Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
3.5.Получать для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению.
3.6.Следить за прохождением документов, осуществляет контроль их исполнения.
3.7.Выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.
3.8.Организовать телефонные переговоры Генерального директора.
3.9.Осуществлять работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), вести и оформлять протоколы.
3.10.Выполнять печатные и копировально-множительные работы.
3.11.Принимать и передавать телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения.
3.12.Следить за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя.
3.13.Контролировать исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.
3.14.Принимать документы на подпись Генеральному директору.
3.15.Контролировать качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору.
3.16.Организовать прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества.
3.17.Вести журнал опозданий сотрудников Общества на работу.
3.18.Участвовать в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив.
3.19.Шифровать дела в соответствии с действующими правилами.
3.20.Систематизировать и размещать дела, вести их учет.
3.21.Представлятьежемесячно Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников.
3.22.Вести график работы водителей.
3.23.Решать вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку.
3.24.Принимать на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством.
3.25.Подготавливать сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли.
3.26.Консультировать сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив. 3.27.Участвовать в работе по экспертизе ценности архивных документов.
3.28.Выдавать архивные копии и документы, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет.
4.Права
Секретарь-референт вправе:
4.1.Запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства, рассматривать документы и направлять их на исполнение специалистам и руководителям Общества.
4.2.Разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники.
4.3.Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.4.Предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора.
4.5.Организовывать прием и определять приоритет посетителей.
4.6.Работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».
4.7.Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации.
4.8.Работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования».
4.9.Осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков.
4.10.Давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе.
4.11.Разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов.
4.12.Требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества.
4.13.Принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции.
4.14.Вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами.
4.15.Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу.
4.16.Требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину.
5. Ответственность
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1.Своевременность отправки исходящей корреспонденции.
5.2.Своевременность передачи адресатам входящей информации.
5.3.Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
5.4.Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы.
5.5.Качество документов, представляемых на подпись руководству Общества.
5.6.Несвоевременную передачу информации Генеральному директору.
5.7.Сохранность исходящей, входящей и внутренней документации.
5.8.Сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций.
5.9.Невыполнение требований настоящей инструкции.
5.10.Нетактичное отношение к работникам Общества и другим, обратившимся к секретарю-референту гражданам.
6.Взаимоотношения по должности
6.1.С Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем.
6.2.Со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления.
6.3.С Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности.
7.Оцнка деятельности
7.1. Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.
8. Порядок пересмотра должностной инструкции
8.1. Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:
— изменение технологии документационного обеспечения;
— изменения функций Секретаря-референта;
— изменения структуры Общества.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Секретарь-референт – это зачастую лишь более солидное название должности секретаря, и должностные обязанности секретаря-референта похожи на обычные секретарские. Поэтому и образец должностной инструкции секретаря-референта может ничем не отличаться от стандартной должностной инструкции секретаря. В то же время, на секретаря-референта может возлагаться и более серьезный функционал, и соответственно, выдвигаться высокие квалификационные требования (обязательно высшее образование, знание делопроизводства, владение английским языком на приличном уровне). Должностная инструкция секретаря-референта должна отражать эти особенности.
Должностная инструкция секретаря-референта
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности секретаря-референта
Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
2.5. Ведет прием посетителей.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права секретаря-референта
Секретарь-референт имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4. Ответственность секретаря-референта
Секретарь-референт несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»
Должностная инструкция секретаря-референта
№ 19-ДИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Секретаря-референта ООО «Бета».
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «Бета» по представлению Офис-менеджера.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно Офис-менеджеру ООО «Бета».
1.4. На должность Секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы не менее одного года или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее двух лет.
1.5. Секретарь-референт должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности ООО «Бета» и ведения делопроизводства;
– структуру и руководящий состав ООО «Бета» и его структурных подразделений;
– организацию делопроизводства;
– методы оформления и обработки документов;
– архивное дело;
– машинопись;
– правила пользования приемно-переговорными устройствами и другой оргтехникой;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
– основы этики и эстетики;
– правила делового общения;
– основы организации труда и управления;
– основы трудового законодательства;
– английский язык на уровне свободного общения.
1.6. В своей деятельности Секретарь-референт руководствуется:
– методическими и нормативными материалами по вопросам ведения делопроизводства;
– локальными нормативными актами ООО «Бета», в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО «Бета» и непосредственного руководителя;
– настоящей Должностной инструкцией.
1.7. В период временного отсутствия Секретаря-референта его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО «Бета».
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Технически и организационно обеспечивает административно-распорядительную деятельность генерального директора.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов и контролирует их своевременную подготовку.
2.3. Принимает документы на подпись генерального директора.
2.4. Готовит документы и материалы, необходимые для работы генерального директора.
2.5. Организует проведение переговоров и встреч генерального директора.
2.6. Организует проведение телефонных переговоров генерального директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает, принимает и своевременно доводит до сведения генерального директора информацию, полученную по любым каналам связи.
2.7. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
2.8. Оформляет протоколы заседаний и совещаний, осуществляет рассылку выписок (копий) документов протокольных мероприятий заинтересованным сторонам.
2.9. Выполняет работу по организации командировок генерального директора (заказ и резервирование билетов, мест в гостиницах, подготовка документов для получения виз и т.д.).
2.10. Обеспечивает рабочее место генерального директора необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
2.11. Организует прием, регистрацию и необходимое обслуживание посетителей, гостей, делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки, создает им комфортные условия, способствующие благоприятному решению производственных вопросов.
2.12. При необходимости и по распоряжению генерального директора сопровождает его в служебных поездках.
2.13 При необходимости выполняет для генерального директора перевод деловой документации с английского на русский язык.
3. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
3.1. Требовать от генерального директора содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися деятельности Секретаря-референта.
3.5. Представлять на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО «Бета».
3.6. Получать от работников ООО «Бета» информацию, необходимую для ведения своей деятельности.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО «Бета»), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Секретаря-референта определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО «Бета».
5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Секретаря-референта в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО «Бета».
Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора ООО «Бета» № 1-Пр от 23.08.2011.
Должностную инструкцию составил:
Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева
С инструкцией ознакомлена:
________________ М.Е. Иванова
Юрист _________________________ Н.А. Павлов
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ РЕФЕРЕНТА
УТВЕРЖДАЮ:
______________ «____»___________ 2005 г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Секретарь- референт.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря — референта.
1.2. Секретарь- референт назначается на должность и освобождается от нее генеральным директором.
1.3. Секретарь- референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. На должность секретаря- референта может быть назначен сотрудник с полным средним образованием, имеющий опыт работы в качестве секретаря или ассистента от 2 лет и навыки работы на ПК, знанием английского языка, навыками работы на оргтехнике, знанием основ делопроизводства.
1.5. В задачи секретаря- референта входит – административное обеспечение поддержки работы генерального директора.
1.6. Секретарь- референт в своей работе руководствуется распоряжениями генерального директора, нормативными актами и настоящей должностной инструкцией.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
Секретарь-референт:
2.1. Выполняет печатные и множительные работы.
2.2. Ведет прием входящих-исходящих звонков.
2.3. Осуществляет телефонные переговоры.
2.4. Организует поездки генерального директора (бронирование гостиниц, билетов, оформление виз и т.д.)
2.5. Планирует загруженность рабочего дня генерального директора
2.6. Осуществляет подготовку документов по просьбе генерального директора.
2.7. Организует совещания и заседания руководства компании.
2.8. Ведет протокол совещаний.
2.9. Ведет оперативный учет прохождения документов и распоряжений генерального директора в компании и определяет причины несоблюдения сроков, информирует об этом генерального директора.
2.10. Организует хозяйственную деятельность приемной.
2.11. Ведет прием посетителей.
2.12. Организация бесперебойной работы водителей и ресепшена.
3. ПРАВА.
Секретарь- референт имеет право:
3.1. Обращаться к должностным лицам компании за предоставлением информации, необходимой для оформления документов и подготовки отчетов.
3.2. Требовать представления документов, оформленных надлежащим образом, исходя из требований внутренних нормативных актов компании.
3.3. Сообщать генерального директора о возникновении препятствиях для выполнения поставленных задач по вине третьих лиц.
3.4. Вести переговоры от имени компании в рамках вопросов, отнесенных к компетенции секретаря- референта.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.
4.1. Секретарь-референт несет ответственность за:
— своевременное и качественное выполнение обязанностей, возложенных должностной инструкцией;
— недостоверную информацию о состоянии дел и выполнении функциональных обязанностей;
— сохранение коммерческой тайны в пределах, определенных действующим законодательством и внутренними нормативными актами компании;
— не разглашение любой информации, полученной в результате профессиональной деятельности;
— правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством;
— причинение ущерба (материального либо нанесению вреда деловой репутации) предприятию в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством;
— невыполнение приказов, распоряжений и поручений генерального директора;
— некорректное поведение в отношении сотрудников компании и сторонних лиц;
— нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности.
5. РЕЖИМ РАБОТЫ.
5.1. Режим работы секретаря- референта определяется в соответствии с условиями трудового договора и Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
5.2. В связи с производственной необходимостью, секретарь- референт может быть направлен в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
5.3. В связи с производственной необходимостью секретарь- референт может привлекаться к работе за пределами нормативной продолжительности дня.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ РЕФЕРЕНТА ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА
- ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
— законодательными актами РФ;
— Уставом предприятия;
— Положением о функциональных службах предприятия;
— приказами (указаниями) руководства предприятия;
— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
— настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
— перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
— организации работы с документами, составления документации;
— организации управленческого труда;
— применение средств вычислительной и организационной техники;
— перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
— культуры труда и служебной этики;
— охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
- ФУНКЦИИ
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
- ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт должен:
3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
3.7. Вести прием посетителей.
3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
— оформление приказов по личному составу;
— оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
— оформление трудовых книжек;
— оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
— оформление командировочных документов;
— оформление листов нетрудоспособности;
— ведение табеля учета рабочего времени;
— выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
- ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO).
4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
4.7. Работать с документами, имеющих гриф «КТ» или «Конфиденциально».
4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
- ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».
5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Что делать, если работодатели вас считают «оверквалифайд»? И как таким людям удается найти работу
| Фев 26, 2022 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Анна Соколова «Вы оверквалифайд для этой позиции», — такой вежливый отказ от рекрутера рискуют услышать те, кто имеет большой опыт работы, ведь он может быть избыточным для вакансии. The Village узнал у специалистов по HR, почему они отказывают слишком…
Что такое one day offer, который набирает популярность в найме: как устроена процедура, какие плюсы и риски
HR практик | Фев 22, 2022 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Алёна Владимирская Самое модное сейчас: one day offer (odo). Суть ясна — кандидата проводят по всем этапам собеседований за один рабочий день, чтобы в конце дня либо выставить оффер, либо отказать. Для кого предназначен Конечно, не для топов. Но для дефицитных…
«У меня появилось новое хобби»: британец четыре месяца ходит на собеседования, чтобы развлечься. Устраиваться на работу он не намерен
HR практик | Фев 1, 2022 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Пользователь Reddit из Великобритании Рогз (R_o_g_z) поделился с интернет-пользователями своим необычным хобби — ходить на собеседования без намерения устроиться на работу. «У меня вроде как появилось новое хобби. <…> В течение последних четырех месяцев…
ТОП навыки HR-специалиста и как их развить
HR практик | Ноя 1, 2021 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
HR-специалист не только занимается отбором персонала, но еще и является связующим звеном между руководством компании и командой. Чтобы стать незаменимым сотрудником и претендовать на более высокие позиции — возможно, возглавить HR-отдел, нужно обладать специфическими…
«Искать людей надо с азартом»: старейший рекрутер Владивостока про необычные вакансии, поиск водолазов и лукизм клиентов
HR практик | Окт 27, 2021 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Сотрудники кадровых агентств ежедневно просматривают десятки резюме и тратят месяцы, пытаясь закрыть вакансию и подобрать подходящих специалистов по запросам клиентов. Порой требования работодателей вызывают у рекрутеров много вопросов: довольно сложно отыскать…
Демография и рынок труда
HR практик | Июл 16, 2021 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Наталья Данина Мы сплошь и рядом встречаемся с кейсами, когда бизнес считает, что HR последнее время стал очень плохо работать (ага, до этого работал хорошо, а потом вдруг раз, и перестал). И уж если нет пророка в своем отечестве, то может к внешнему человеку…
Исследование: сотрудники-звезды снижают эффективность команд
HR практик | Май 15, 2021 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
читается, что талантливые сотрудники в штате автоматически помогут компании достичь лучших результатов. Но на практике звезды в коллективе могут стать как благом, так и проклятием, пишет BBC. Эксперименты показывают, что зачастую они снижают общую эффективность…
Поиск работы с препятствиями: как бороться с ATS
HR практик | Мар 25, 2021 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Шесть способов убедиться, что ваше резюме преодолеет роботов ATS Поиск работы процесс длительный, не всегда предсказуемый, но он включает обязательный элемент — это поток стандартных писем с отказами. Они часто кажутся произвольными, как будто никто на самом деле не…
О чем стоит врать на собеседовании? И чего придумывать не нужно
Елена | Сен 24, 2020 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Автор Анна Соколова The Village продолжает отвечать на важные вопросы о работе и карьере. На этот раз мы спросили специалистов сферы HR, когда стоит врать и приукрашивать свои достижения на собеседовании, а когда это делать категорически не стоит. Екатерина Котова …
Опрос: каждый шестой владелец бизнеса учитывает знак зодиака при выборе работников
Елена | Авг 17, 2020 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Каждый шестой владелец (16%) бизнеса обращает внимание на знаки зодиака соискателей. При этом лишь 5% HR-специалистов учитывают знак зодиака кандидата, об этом свидетельствуют результаты исследования сервиса «Работа.ру«, которые имеются в распоряжении ТАСС….
──────────────────────────────── (наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
────────────────────────────── (наименование должности)
00.00.0000 N 000
───────── (подпись) ─────────────────── (инициалы, фамилия)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Секретаря руководителя
1. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.3. Секретарь руководителя должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- основы организации труда и управления;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права;
- основы трудового законодательства;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила охраны труда и пожарной безопасности;
1.4. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется:
- Уставом (Положением) ;
- настоящей должностной инструкцией;
- .
1.5. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно
1.6. В период отсутствия секретаря руководителя (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Функции
2.1. Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя организации.
2.2. Ведение делопроизводства.
2.3. Контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя.
3. Должностные обязанности
Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:
3.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
3.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
3.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
3.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
3.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
3.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
3.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
3.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
3.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
3.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
3.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
3.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
3.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
3.16. Копирует документы на персональном ксероксе.
4. Права
Секретарь руководителя имеет право:
4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.
4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.
5. Ответственность
5.1. Секретарь руководителя привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
6. Заключительные положения
6.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.