Должностная инструкция секретаря приемной руководителя рб

──────────────────────────────── (наименование организации)

УТВЕРЖДАЮ

────────────────────────────── (наименование должности)

00.00.0000 N 000

───────── (подпись) ─────────────────── (инициалы, фамилия)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря руководителя

1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3. Секретарь руководителя должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
• структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
• организацию делопроизводства;
• методы оформления и обработки документов;
• архивное дело;
• машинопись;
• правила пользования приемно-переговорными устройствами;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• основы организации труда и управления;
• правила эксплуатации вычислительной техники;
• основы административного права;
• основы трудового законодательства;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• правила охраны труда и пожарной безопасности;

1.4. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется:

• Уставом (Положением) ;
• настоящей должностной инструкцией;
• .

1.5. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно

1.6. В период отсутствия секретаря руководителя (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Функции

2.1. Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя организации.

2.2. Ведение делопроизводства.

2.3. Контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя.

3. Должностные обязанности

Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:

3.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

3.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

3.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

3.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

3.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

3.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

3.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

3.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

3.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

3.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

3.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

3.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

3.16. Копирует документы на персональном ксероксе.

4. Права

Секретарь руководителя имеет право:

4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.

4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

5. Ответственность

5.1. Секретарь руководителя привлекается к ответственности:

• за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
• за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
• за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Заключительные положения

6.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.

Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Ольга МОИСЕЕНКО

Единый квалификационный справочник «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики», утвержденный постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159 (далее — ЕКСД), дает следующую градацию профессии «секретарь» (условно отнесем к ней и должность помощника руководителя):

· помощник руководителя;

· секретарь приемной руководителя;

· секретарь-референт;

· секретарь;

· секретарь незрячего специалиста

И если три первые должности относятся к категории «Специалисты», то две последние входят в раздел «Другие служащие (технические исполнители)».

Давайте рассмотрим, что общего в квалификационных требованиях, предъявляемых к претендентам на эти должности, а в чем они разнятся.

Самые жесткие критерии в этом списке предъявляются к помощнику руководителя, в чьи должностные обязанности входит:

· выполнение работы, носящей аналитико-конструктивный и информационно-технический характер, а также работы общего характера по поручению и под непосредственным контролем руководителя;

· осуществление информационно-технической работы с документами, которые поступают на имя руководителя и выходят за его подписью;

· подготовка руководителю предложений по назначению лиц, ответственных за исполнение документов, поступающих на имя руководителя, осуществление координации их выполнения;

· участие вместе с руководителем в составлении графика (планировании) его работы, деловых поездок, встреч и пр., принятие мер по его соблюдению;

· осуществление технического обеспечения деятельности руководителя (заказ билетов, транспорта и пр., организация встреч, совещаний, переговоров и пр.);

· сопровождение руководителя в деловых поездках, встречах, специальных приемах и пр.; непосредственное участие в них по вопросам, обозначенным руководителем, доклад руководителю об итогах этих мероприятий;

· ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результаты встреч, переговоров, совещаний и пр.;

· осуществление связи с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, общественностью, средствами массовой информации для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующих его непосредственного участия;

· по поручению руководителя согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указаний и распоряжений руководителя, контроль их выполнения;

· осуществление сбора материалов и информации, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представление их руководителю;

· получение по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документов и информации, необходимых руководителю;

· контроль своевременного рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, пришедших на имя руководителя;

· выполнение разовых поручений руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению;

· выполнение иных поручений руководителя в рамках служебных отношений.[1]

Очевидно, что для надлежащего выполнения должностных обязанностей помощник руководителя должен обладать не только соответствующими личностными качествами и способностями, но и хорошо знать:

· нормативные правовые акты, регламентирующие приоритетные направления развития соответствующей отрасли экономики;

· внутреннюю и внешнюю политику организации;

· профиль, специализацию и особенности организационно-управленческой структуры организации;

· структуру и оборудование современного офиса;

· принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях;

· принципы и методы управления;

· организацию делопроизводства, связей с общественностью, средствами массовой информации;

· основы этики и эстетики;

· порядок делового общения;

· порядок систематизации учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий;

· основы экономики, организации труда и управления;

· основы трудового законодательства;

· правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

В соответствии с ЕКСД на должность помощника руководителя может претендовать работник с высшим образованием без предъявления требований к стажу работы.

Достаточно сложен и широк круг обязанностей и у секретаря приемной руководителя, в чьи должностные обязанности входит:

· осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации;

· прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, ее передача в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

· ведение делопроизводства, выполнение различных операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

· прием документов и личных заявлений на подпись руководителя организации;

· подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;

· отслеживание своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение качественного их редактирования;

· организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение ее до сведения руководителя, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограмм, своевременное доведение до сведения руководителя информации, полученной по каналам связи;

· по поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем;

· выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;

· осуществление контроля за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль;

· ведение контрольно-регистрационной картотеки;

· обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующие его эффективной работе;

· печать по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы, или ввод текущей информации в банк данных;

· организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

· размножение документов на персональном ксероксе;

· формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечение их сохранности и передача в архив организации в установленные сроки.

Знания, которыми в соответствии с ЕКСД должен обладать секретарь приемной руководителя, более узконаправлены, чем у помощника руководителя и касаются в основном организации делопроизводства и архивного хранения документов, а также основ трудовых отношений. Работник, занимающий должность секретаря приемной руководителя, должен знать:

· нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

· структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;

· организацию делопроизводства;

· методы оформления и обработки документов;

· архивное дело;

· машинопись;

· правила пользования приемно-переговорными устройствами;

· стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

· правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

· основы этики и эстетики;

· правила делового общения;

· основы организации труда и управления;

· правила эксплуатации вычислительной техники;

· основы административного права и законодательства о труде;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· правила и нормы охраны труда.

Должность секретаря приемной руководителя может занимать работник с высшим или средним специальным образованием без предъявления требований к стажу работы.

Сравнивая должностные обязанности помощника руководителя и секретаря приемной руководителя, мы увидим, что если у первого основное направление деятельности — это анализ и сбор необходимой руководителю информации, исполнение представительских функций и выполнение поручений, зачастую требующих самостоятельного принятия решений, то среди основных обязанностей второго преобладает документационное и техническое обеспечение деятельности руководителя. В этом смысле к должности секретаря приемной руководителя очень близко стоит должность секретаря-референта. Основное различие между ними заключается в том, что в соответствии с требованиями ЕКСД секретарь-референт обязан владеть 1–2 иностранными языками. Кроме должностных обязанностей, перечисленных выше (а они аналогичны тем, которые вменяются секретарю приемной руководителя), среди его должностных обязанностей присутствует участие в переговорах без переводчика (при необходимости секретарь-референт должен выступить в данной роли) и организация приема иностранных партнеров. Кроме того, в обязанности секретаря-референта входит подготовка обзоров прессы, комплектация справочных материалов, необходимых руководителю, их классификация и ведение тематических досье. Секретарь-референт должен иметь высшее или среднее специальное образование (без предъявления требований к стажу работы).

Как отмечалось ранее, должность секретаря относится к техническому персоналу, а, соответственно, его должностные обязанности в первую очередь направлены на осуществление технического обеспечения обслуживания работы руководителя организации (его заместителей). В ходе реализации должностных обязанностей секретарь:

· собирает и представляет необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей;

· организует телефонные переговоры руководителя, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание;

· осуществляет работу по организационной подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;

· печатает по указанию руководителя служебные документы и материалы, необходимые для его работы, вводит необходимую информацию в банк данных;

· при владении навыками стенографии стенографирует тексты приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием или вводом информации в банк данных;

· передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);

· оформляет различные документы и материалы с использованием компьютерной техники;

· принимает документы на подпись руководителю;

· организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения их просьб и предложений;

· осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

· ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, поставленных на контроль;

· формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

· подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы;

· обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники;

· соблюдает требования по охране труда и пожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правила внутреннего трудового распорядка.

В соответствии с требованиями ЕКСД секретарь должен знать:

· положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;

· структуру организации и ее подразделений;

· машинопись;

· правила орфографии и пунктуации;

· правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

· правила эксплуатации компьютерной техники, техники для тиражирования печатных материалов, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств;

· правила пользования приемно-переговорными устройствами;

· стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

· основы этики и эстетики;

· правила делового общения; основы организации труда;

· основы законодательства о труде;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· требования по охране труда и пожарной безопасности.

Должность секретаря может занимать работник, имеющий среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

Специфика деятельности секретаря незрячего специалиста отражена в его должностных обязанностях, которые, помимо ведения делопроизводства, предписывают ему оформление документов рельефно-точечным шрифтом Брайля, чтение вслух незрячему специалисту различной информации, его сопровождение в командировках и т.д.