Должностная инструкция секретаря машинистки в доу

1. Общие положения

1.1. На должность секретаря в ДОУ может быть принято лицо, которое соответствует требованиям профессионального стандарта «07.002 Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ № 276н от 6 мая 2015 г.

1.2. Секретарь в ДОУ должен иметь высшее образование — бакалавриат или среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование с опытом выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя при среднем профессиональном образовании не менее 2 лет.

1.3. Особыми условиями допуска к работе являются:

• прохождение обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров, а также внеочередных медицинских осмотров  в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
• наличие личной медицинской книжки с результатами медицинских обследований и лабораторных исследований, сведениями о прививках, перенесенных инфекционных заболеваниях, о прохождении профессиональной гигиенической подготовки и аттестации с допуском к работе;
• отсутствие ограничений на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних,  установленных статьей 351.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

1.4. Секретаря назначает и освобождает от занимаемой должности заведующий ДОУ в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ.

1.5. Секретарь относится к категории технических исполнителей и находится в прямом подчинении у заведующего дошкольным  образовательным учреждением.

1.6. На время отпуска и временной нетрудоспособности секретаря его обязанности могут быть возложены на делопроизводителя или другого сотрудника дошкольного образовательного учреждения. Временное исполнение обязанностей в данном случае осуществляется согласно приказу заведующего ДОУ.

1.7. Секретарь должен знать:

• нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, положения, инструкции и иные материалы, определяющие порядок документационного обеспечения в ДОУ;
• основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации;
• руководящий состав ДОУ и его подразделений;
• деловые телефонные контакты;
• принципы и правила планирования рабочего времени;
• правила делового общения и делового этикета;
• правила организации приема посетителей в ДОУ;
• структуру ДОУ и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
• виды номенклатур, общие требования к номенклатуре дел;
• схемы документооборота;
• основы документной лингвистики;
• правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов, протоколов);
• правила подписания и утверждения документов;
• формы контроля и сроки исполнения документов в ДОУ;
• требования защиты конфиденциальной информации;
• состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;
• правила работы с текстовыми редакторами, электронными таблицами, базами данных, электронной почтой и веб-браузерами;
• гигиенические нормативы по устройству, содержанию и режиму работы организаций воспитания и обучения, отдыха и оздоровления детей и молодежи;
• санитарно-эпидемиологические требования к организациям воспитания и обучения, отдыха и оздоровления детей и молодежи;
• нормы охраны труда, правила пожарной безопасности и требования антитеррористической защищенности.

1.8. Секретарь должен уметь:

• работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов ДОУ;
• пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами;
• определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
• оказывать помощь заведующему ДОУ в распределении его рабочего времени;
• осуществлять контроль исполнения поручений заведующего ДОУ сотрудниками;
• составлять и оформлять организационные и методические документы;
• редактировать тексты служебных документов;
• обеспечивать сохранность документов ДОУ;
• вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов;
• использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
• выбирать оптимальные способы информирования партнеров, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
• обеспечивать информационную безопасность деятельности ДОУ;
• использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри ДОУ;
• организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия;
• документировать этапы подготовки и проведения совещаний;
• пользоваться системами электронного документооборота, текстовыми редакторами, электронными таблицами, базами данных, веб-браузером;
• оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием;
• контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров и средств гигиены.

1.9. Секретарь систематически улучшает свои знания, повышает квалификацию и профессиональное мастерство с помощью теоретической подготовки и практической деятельности.

1.10. Секретарь в ДОУ должен пройти обучение и иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим, знать требования антитеррористической защищенности, пути эвакуации, при угрозе совершения или совершении террористического акта, иной кризисной ситуации, выполнять нормы антикризисного плана действий в чрезвычайной ситуации, распоряжения заведующего и ответственных за пожарную безопасность, антитеррористическую защищенность.

2. Должностные обязанности

2.1. Секретарь в ДОУ в рамках трудовой функции «Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации» осуществляет выполнение следующих обязанностей:

2.1.1. согласовывает с заведующим ДОУ время планируемых действий;
2.1.2. информирует заведующего ДОУ о приближении времени намеченных мероприятий;
2.1.3. согласовывает телефонные переговоры, встречи и мероприятия;
2.1.4. устанавливает контакт с собеседником, поддерживает и развивает деловую беседу в процессе телефонных переговоров;
2.1.5. распределяет рабочее время и контролирует выполнение типичных ежедневных дел;
2.1.6. ведет базу деловых телефонных контактов;
2.1.7. оказывает помощь заведующему ДОУ при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций;
2.1.8. осуществляет подготовку и проведение конферентных мероприятий;
2.1.9. выполняет документальное оформление решений заведующего ДОУ;
2.1.10. доводит до сведения работников распоряжения заведующего ДОУ;
2.1.11. проводит проверку исполнения поручений заведующего ДОУ в установленный срок;
2.1.12. фиксирует исполнение поручений;
2.1.13. обеспечивает рабочее место заведующего ДОУ необходимыми средствами организационной техники и канцелярскими принадлежностями;
2.1.14. обеспечивает хранение и замену расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;
2.1.15. занимается разработкой локальных нормативных актов (положений, инструкций, протоколов);
2.1.16. составляет проекты распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);
2.1.17. печатает документы и материалы на бумажные носители;
2.1.18. размножает служебные документы;
2.1.19. осуществляет получение, предварительное рассмотрение и сортировку поступающих документов;
2.1.20. оповещает сотрудников о предстоящих мероприятиях и вызывает их по поручению заведующего ДОУ;
2.1.21. знакомит сотрудников под подпись с соответствующими документами;
2.1.22. информирует заведующего ДОУ об обращениях родителей (законных представителей) воспитанников;
2.1.23. устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей.
2.2. Секретарь строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта или наличия другого законного основания.

2.3. Секретарь проходит предварительные (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры, профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию (при приеме на работу и далее с периодичностью не реже 1 раза в 2 года), вакцинацию в соответствии с национальным календарем профилактических прививок и национальным календарем прививок по эпидемиологическим показаниям.

2.4. Секретарь в ДОУ выполняет все требования настоящей должностной инструкции, правила по охране труда, пожарной безопасности  и антитеррористической защищенности в детском саду.

3. Права

Секретарь имеет полное право:

3.1. Получать социальные гарантии и льготы, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3.2. На защиту своей чести, достоинства и деловой репутации.

3.3. На рабочее место, которое соответствует всем требованиям охраны труда и противопожарной безопасности.

3.4. На передачу документов для исполнения и на требование от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов.

3.5. На запрашивание от администрации ДОУ, получение и применение информационных материалов, нормативных и правовых документов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Знакомиться со всеми имеющимися материалами его личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку его труда, предоставлять по ним пояснения.

3.7. На моральное и материальное поощрение, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников ДОУ.

3.8. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы согласно своей квалификации, количеству и качеству выполненной работы.

3.9. Отказаться от выполнения работ при возникновении угрозы жизни и здоровью вследствие нарушения требований по охране труда.

3.10. Постоянно повышать свою профессиональную квалификацию.

3.11. На неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи предусмотренные законом.

3.12. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики.

3.13. На вступление в профсоюзы для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.

4. Ответственность

4.1. За невыполнение или нарушение без уважительных причин данной должностной инструкции, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений заведующего ДОУ и других локально-нормативных актов, а также за принятие решений, повлекших нарушение воспитательно-образовательного процесса, секретарь несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации.

4.2. За применение, даже однократно, способов воспитания, включающих в себя физическое и (или) психологическое насилие над личностью ребенка, секретарь может освобождаться от занимаемой должности согласно трудовому законодательству и Федеральному Закону «Об образовании в Российской Федерации». Увольнение за такой поступок не принимается за меру дисциплинарной ответственности.

4.3. Несет дисциплинарную ответственность за сохранность документации, находящейся в кабинете заведующего ДОУ.

4.4. Привлекается к дисциплинарной ответственности за разглашение служебной и конфиденциальной информации, информации о персональных данных сотрудников и детей дошкольного образовательного учреждения.

4.5. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических норм и правил секретарь может привлекаться к административной ответственности в порядке и в случаях, установленных административным законодательством.

4.6. За любое виновное причинение ДОУ или участникам воспитательно-образовательного процесса ущерба (в том числе морального) в связи с выполнением (невыполнением) своих прямых должностных обязанностей секретарь несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимоотношения. Связи по должности

5.1. Секретарь выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному заведующим ДОУ.

5.2. Секретарь самостоятельно планирует свою деятельность. План работы секретаря согласовывается непосредственно с заведующим ДОУ.

5.3. Получает от заведующего ДОУ информацию нормативно-правового характера.

5.4. Обменивается информацией по вопросам, относящимся к его деятельности, с администрацией и сотрудниками детского сада, информирует их о решениях заведующего ДОУ, совещаниях и заседаниях, педагогических советах и иных мероприятиях.

5.5. Вовремя сообщает заведующему ДОУ об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте, информирует о намеченных встречах, совещаниях и заседаниях, иных мероприятиях.

5.6. Сообщает заведующему ДОУ и его заместителям информацию, полученную на совещаниях, семинарах, непосредственно после ее получения.

5.7. Информирует заведующего ДОУ о возникших трудностях и проблемах в работе, о недостатках в обеспечении требований охраны труда и пожарной безопасности. Вносит предложения по устранению недостатков, по оптимизации своей деятельности.

5.8. Информирует заместителя заведующего по административно-хозяйственной части (завхоза) о недостаче в канцелярских принадлежностях, бумаге и иных расходных материалах, о поломках мебели и оргтехники.

6. Порядок утверждения и изменения должностной инструкции

6.1. Внесение изменений в должностную инструкцию осуществляется в следующих случаях:

• при изменении должностных прав и обязанностей;
• при возложении на работника наряду с его основными должностными обязанностями дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности);
• при реорганизации юридического лица;
• при изменении штатного расписания (сокращении штатов, введении новой штатной единицы);
• при изменении наименования организации (или внесения иных изменений в учредительные документы) или структурного подразделения и т.д.

6.2. Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится в том же порядке, в котором принимается должностная инструкция.

6.3. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией.

6.4.  Факт ознакомления сотрудника с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Государственное казённое учреждение для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей «Зубцовский детский дом»

«УТВЕРЖДАЮ»

Директор ГКУ 
«Зубцовский детский дом»
________________НВ Журавлева
«___» ______________2017г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СЕКРЕТАРЯ-МАШИНИСТКИ
(с приложениями)

№ 11 _______________
(дата)

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря-машинистки.
1.2 Секретарь-машинистка назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора учреждения. 
1.3. Взаимоотношения по должности:
1.3.1. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно директору учреждения и является его личным помощником.
1.4. Квалификационные требования:
1.4.1. На должность секретаря назначаются лица, имеющие среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Секретарь-машинистка работает в режиме нормированного рабочего дня (40 часов в неделю), исходя из графика утвержденного директором учреждения.
1.6. Секретарь должен знать и применять:
1.6.1. Локальные акты, регламентирующие работу секретаря-машинистки в учреждении, правила и инструкции;
1.6.2.Приоритетные направления развития образовательной системы Российской Федерации; 
1.6.3.Законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность учреждения;
1.6.4. Положения и инструкции по ведению делопроизводства; 
1.6.5. Структуру учреждения, его кадрового состава; 
1.6.6. Правила эксплуатации оргтехники; 
1.6.7. Правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером; 
1.6.8. Правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;
1.6.9. Технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;
1.6.10.Правила деловой переписки; 
1.6.11. Государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
1.6.12. Правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов; 
1.6.13. Основы этики и эстетики; 
1.6.14. Правила делового общения; 
1.6.15. Знания Нормативных и методических материалов, касающихся ведения делопроизводства.
1.6.16. Законодательство о труде и инструкции о порядке ведения трудовых книжек.
1.6.17. Правила орфографии и пунктуации.
1.6.18. Правила внутреннего трудового распорядка.
1.6.19. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.6.20. Навыки работы по специальности.
1.7. Документы, регламентирующие деятельность секретаря-машинистки:
1.7.1. Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.
1.7.2. Уставом учреждения.
1.7.3. Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами учреждения.
1.7.4. Приказами и распоряжениями руководства.
1.7.5. Настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные функции и обязанности.

2.1. На секретаря-машинистку возлагается функция выполнение технического обеспечения и обслуживания работы директора учреждения.
2.2. Для выполнения возложенных на него функций секретарь-машинистка обязана: 
2.2.1. Прибыть на рабочее место за 15 минут до начала рабочей смены.
2.2.2. Проконсультироваться у директора приоритетных делах на рабочий день.
2.3. Принимает поступающую в учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указанием руководителя учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.4. Получает для директора учреждения и его заместителей сведения от работников, вызывает по поручению директора работников учреждения и детей (подростков).
2.5. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме.
2.6. Организует телефонные переговоры директора учреждения.
2.7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам.
2.8. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие директора учреждения принятые сообщения и доводит их до его сведения.
2.9. Подготавливает проекты приказов и распоряжений.
2.10. Оформляет личные дела работников учреждения.
2.11. Ведет алфавитную книгу детей (подростков).
2.12. Осуществляет работу по подготовке общих собраний работников учреждения, заседаний различных советов учреждения, а также совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация), по поручению директора ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.13. Обрабатывает и оформляет сдачу документов в архив.
2.14. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.
2.15. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями учреждения и конкретными исполнителями.
2.16. По поручению директора (его заместителей) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.
2.17. Осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а так же за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя учреждения, взятых на контроль.
2.18. Работает в тесном контакте с руководителем учреждения (его заместителя), педагогическими работниками.
2.19. Печатает по указанию директора детского дома различные документы и материалы.
2.20. Принимает личные заявления работников, воспитанников, документы на подпись директору детского дома;
2.21. Производит подсчет трудового стажа; заполняет листки нетрудоспособности со стороны работодателя.
2.22. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.23. Осуществляет документационное обеспечение кадровой работы в детском доме; ведет книгу приказов и хранит ее, ведет и хранит журнал учета движения трудовых книжек, хранит и ведет в установленном порядке трудовые книжки работников.

3. Права

Секретарь-машинистка имеет право:
3.1. Запрашивать от работников детского дома, а в необходимых случаях — и от администрации детского дома нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений.
3.2. Привлекать работников к выполнению поручений администрации детского дома.
3.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов.
3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.5. Вносить на рассмотрение администрации детского дома предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники.
3.6. Вносить предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
3.7. Повышать свою квалификацию.
3.8. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.
Секретарь-машинистка пользуется всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

4. Ответственность

Секретарь-машинистка несет ответственность:
4.1. Осуществление возложенных на нее должностных обязанностей.
4.2. Организацию своей работы, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности.
4.3. Соблюдение правил внутреннего распорядка, противопожарной безопасности и техники безопасности.
4.4. Ведение документации, предусмотренной должностными обязанностями.
4.5. Причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. 
4.6. Оперативное принятие мер, включая своевременное информирование руководства, по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и иных правил, создающих угрозу деятельности детского дома, его работникам и иным лицам.
За нарушение законодательных и нормативных актов секретарь-машинистка может быть привлечена в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности.

Руководитель

______________ _ НВ Журавлева____ _________
Подпись фамилия, инициалы дата

С инструкцией ознакомлен (а):

______________ __________________ _________
Подпись фамилия, инициалы дата

Приложение № 1
к должностной инструкции 
секретаря-машинистки

Инструкции, требования и памятки
обязательные к выполнению при исполнении трудовой функции:

1. Инструкция по пожарной безопасности учреждения.
2. Инструкция по применению углекислого огнетушителя и правила пользования пожарными кранами.
3. Требование безопасности при эксплуатации огнетушителей.
4. Памятка действий при пожаре.
5. Номера телефонов при экстренных случаях и чрезвычайных ситуаций.
6. Инструкция о мерах пожарной безопасности.
7. Порядок действия при пожаре.
8. Правила поведения при террористическом акте.
9. Инструкция по организации пропускного режима.
10. Положение о нештатных аварийно-спасательных формированиях.
11. Положение по организации защиты государственных учреждений Тверской области от террористических угроз.
12. Положение по защите персональных данных.
13. Сборник инструкций по технике безопасности для секретаря-машинистки.
14. Правила ведения трудовых книжек.

Ознакомлен (а):

______________ __________________ _________
Подпись фамилия, инициалы дата

Приложение № 2
к должностной инструкции 
секретаря-машинистки

Документы 
обязательные к заполнению, ведению при исполнении трудовой функции:

1. Приказы директора по основной деятельности (в том числе по административным вопросам, о взысканиях) /ОД;
2. Приказы директора по личному составу детей (подростков) /Д;
3. Приказы директора по основной деятельности (выезды детей (подростков)) /В;
4. Приказы директора по основной деятельности (по питанию детей (подростков)) /П;
5. Приказы директора по кадрам учреждения;
6. Приказы и распоряжения вышестоящих организаций, учредителя;
7. Алфавитная книга записи детей (подростков);
8. Списки детей (подростков);
9. Номенклатура дел учреждения;
10. Переписка с организациями (входящие документы);
11. Переписка с организациями (исходящие документы);
12. Обращение граждан личного характера, предложения, письма и документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению;
13. Книга регистрация приказов директора по основной деятельности;
14. Книга регистрации приказов по личному составу детей (подростков);
15. Журнал регистрации приказов директора по основной деятельности (выезды детей (подростков);
16. Журнал регистрации приказов директора по основной деятельности (по питанию детей (подростков));
17. Книга регистрации приказов директора по кадрам;
18. Журнал регистрации входящих документов;
19. Журнал регистрации исходящих документов;
20. Журнал регистрации обращений граждан;
21. Журнал проверок;
22. Паспорт учреждения;
23. Доверенности, выданные директором, на представления интересов учреждения, детей (подростков);
24. Личные дела работников учреждения;
25. Личные карточки работников учреждения (форма Т-2);
26. Трудовые книжки работников учреждения;
27. Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
28. Книга личного состава работников учреждения;
29. Книга регистрации трудовых договоров (соглашений), заключенных с работниками учреждения;
30. Журнал регистрации личных карточек (Т-2);
31. Журнал учета согласий субъектов персональных данных.

Ознакомлен (а):

______________ __________________ _________
Подпись фамилия, инициалы дата

                                                                                                   УТВЕРЖДАЮ:

                                                                                                  директор________Л.П. Булатова

Государственное казенное образовательное учреждение для детей – сирот и детей, оставшихся без попечения родителей «Туринский детский дом»

Должностная инструкция секретаря — машинистки №19

05.09.2011 г.

I. Общие положения
1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря — машинистки.
2. На должность секретаря-машинистки назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Секретарь-машинистка должна знать:
– машинопись;
– правила орфографии и пунктуации;
– порядок расположения материала при печатании различных документов;
– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
– правила эксплуатации пишущих машин, вычислительной техники, диктофонов, магнитофонов;
– основы организации труда;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
4. Назначение на должность секретаря-машинистки и освобождение от неё производится приказом директора учреждения.
5. Секретарь-машинистка в своей деятельности руководствуется:
– Уставом учреждения;
– настоящей должностной инструкцией;
6. Во время отсутствия секретаря-машинистки  ее обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несёт ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

IV. Ответственность
1. Секретарь-машинистка привлекается к ответственности:
– за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
– за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
– за причинение ущерба учреждению – в порядке, установленным действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
Настоящая должностная инструкция разработана на основе квалификационной характеристики должности секретаря-машинистки (см. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37 (ред. 29.04.2008))).

Заместитель директора по АХР                                                             В.Г. Аксенова

С инструкцией ознакомлен (а):____________  ____________  _________________________
                                                        дата                            подпись                          фамилия, инициалы

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-машинистка относится к категории технических исполнителей, принимается на работу и увольняется приказом директора предприятия по представлению _________________________________________________________________________
1.2. На должность секретаря-машинистки назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Секретарь-машинистка непосредственно подчиняется ___________________________________________________________________________________
(руководителю предприятия, руководителю структурного подразделения, иному должностному лицу)
1.4. В своей деятельности секретарь-машинистка руководствуется:
— нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
— уставом предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями директора предприятия (непосредственного руко водителя);
— настоящей должностной инструкцией.
1.5. Секретарь-машинистка должна знать:
— положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
— машинопись;
— правила орфографии и пунктуации;
— порядок расположения материала при печатании различных документов;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— основы организации труда;
— основы законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
1.6. Во время отсутствия секретаря-машинистки ее обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. ФУНКЦИИ
На секретаря-машинистку возлагаются следующие функции:
2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия.
2.2. Ведение делопроизводства.
2.3. Организация приема посетителей.

III. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Для выполнения возложенных на него функций секретарь-машинистка обязана:
3.1. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
3.2. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников.
3.3. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание.
3.4. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы,
3.5. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя.
3.6. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
3.7. Печатать по указанию руководителя различные материалы.
3.8. Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в под разделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
3.9. Следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
3.10. Принимать документы на подпись руководителю.
3.11. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.12. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
3.13. Готовить документы для тиражирования на множительной технике, а также копировать документы на персональном ксероксе.

IV. ПРАВА
Секретарь-машинистка имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов инфор мацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-машинистка несет ответственность:
5.1.3а неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.