Должностная инструкция секретаря машиниста

Государственное казённое учреждение для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей «Зубцовский детский дом»

«УТВЕРЖДАЮ»

Директор ГКУ 
«Зубцовский детский дом»
________________НВ Журавлева
«___» ______________2017г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СЕКРЕТАРЯ-МАШИНИСТКИ
(с приложениями)

№ 11 _______________
(дата)

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря-машинистки.
1.2 Секретарь-машинистка назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора учреждения. 
1.3. Взаимоотношения по должности:
1.3.1. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно директору учреждения и является его личным помощником.
1.4. Квалификационные требования:
1.4.1. На должность секретаря назначаются лица, имеющие среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Секретарь-машинистка работает в режиме нормированного рабочего дня (40 часов в неделю), исходя из графика утвержденного директором учреждения.
1.6. Секретарь должен знать и применять:
1.6.1. Локальные акты, регламентирующие работу секретаря-машинистки в учреждении, правила и инструкции;
1.6.2.Приоритетные направления развития образовательной системы Российской Федерации; 
1.6.3.Законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность учреждения;
1.6.4. Положения и инструкции по ведению делопроизводства; 
1.6.5. Структуру учреждения, его кадрового состава; 
1.6.6. Правила эксплуатации оргтехники; 
1.6.7. Правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером; 
1.6.8. Правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;
1.6.9. Технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;
1.6.10.Правила деловой переписки; 
1.6.11. Государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
1.6.12. Правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов; 
1.6.13. Основы этики и эстетики; 
1.6.14. Правила делового общения; 
1.6.15. Знания Нормативных и методических материалов, касающихся ведения делопроизводства.
1.6.16. Законодательство о труде и инструкции о порядке ведения трудовых книжек.
1.6.17. Правила орфографии и пунктуации.
1.6.18. Правила внутреннего трудового распорядка.
1.6.19. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.6.20. Навыки работы по специальности.
1.7. Документы, регламентирующие деятельность секретаря-машинистки:
1.7.1. Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.
1.7.2. Уставом учреждения.
1.7.3. Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами учреждения.
1.7.4. Приказами и распоряжениями руководства.
1.7.5. Настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные функции и обязанности.

2.1. На секретаря-машинистку возлагается функция выполнение технического обеспечения и обслуживания работы директора учреждения.
2.2. Для выполнения возложенных на него функций секретарь-машинистка обязана: 
2.2.1. Прибыть на рабочее место за 15 минут до начала рабочей смены.
2.2.2. Проконсультироваться у директора приоритетных делах на рабочий день.
2.3. Принимает поступающую в учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указанием руководителя учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.4. Получает для директора учреждения и его заместителей сведения от работников, вызывает по поручению директора работников учреждения и детей (подростков).
2.5. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме.
2.6. Организует телефонные переговоры директора учреждения.
2.7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам.
2.8. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие директора учреждения принятые сообщения и доводит их до его сведения.
2.9. Подготавливает проекты приказов и распоряжений.
2.10. Оформляет личные дела работников учреждения.
2.11. Ведет алфавитную книгу детей (подростков).
2.12. Осуществляет работу по подготовке общих собраний работников учреждения, заседаний различных советов учреждения, а также совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация), по поручению директора ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.13. Обрабатывает и оформляет сдачу документов в архив.
2.14. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.
2.15. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями учреждения и конкретными исполнителями.
2.16. По поручению директора (его заместителей) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.
2.17. Осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а так же за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя учреждения, взятых на контроль.
2.18. Работает в тесном контакте с руководителем учреждения (его заместителя), педагогическими работниками.
2.19. Печатает по указанию директора детского дома различные документы и материалы.
2.20. Принимает личные заявления работников, воспитанников, документы на подпись директору детского дома;
2.21. Производит подсчет трудового стажа; заполняет листки нетрудоспособности со стороны работодателя.
2.22. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.23. Осуществляет документационное обеспечение кадровой работы в детском доме; ведет книгу приказов и хранит ее, ведет и хранит журнал учета движения трудовых книжек, хранит и ведет в установленном порядке трудовые книжки работников.

3. Права

Секретарь-машинистка имеет право:
3.1. Запрашивать от работников детского дома, а в необходимых случаях — и от администрации детского дома нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений.
3.2. Привлекать работников к выполнению поручений администрации детского дома.
3.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов.
3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.5. Вносить на рассмотрение администрации детского дома предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники.
3.6. Вносить предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
3.7. Повышать свою квалификацию.
3.8. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.
Секретарь-машинистка пользуется всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

4. Ответственность

Секретарь-машинистка несет ответственность:
4.1. Осуществление возложенных на нее должностных обязанностей.
4.2. Организацию своей работы, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности.
4.3. Соблюдение правил внутреннего распорядка, противопожарной безопасности и техники безопасности.
4.4. Ведение документации, предусмотренной должностными обязанностями.
4.5. Причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. 
4.6. Оперативное принятие мер, включая своевременное информирование руководства, по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и иных правил, создающих угрозу деятельности детского дома, его работникам и иным лицам.
За нарушение законодательных и нормативных актов секретарь-машинистка может быть привлечена в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности.

Руководитель

______________ _ НВ Журавлева____ _________
Подпись фамилия, инициалы дата

С инструкцией ознакомлен (а):

______________ __________________ _________
Подпись фамилия, инициалы дата

Приложение № 1
к должностной инструкции 
секретаря-машинистки

Инструкции, требования и памятки
обязательные к выполнению при исполнении трудовой функции:

1. Инструкция по пожарной безопасности учреждения.
2. Инструкция по применению углекислого огнетушителя и правила пользования пожарными кранами.
3. Требование безопасности при эксплуатации огнетушителей.
4. Памятка действий при пожаре.
5. Номера телефонов при экстренных случаях и чрезвычайных ситуаций.
6. Инструкция о мерах пожарной безопасности.
7. Порядок действия при пожаре.
8. Правила поведения при террористическом акте.
9. Инструкция по организации пропускного режима.
10. Положение о нештатных аварийно-спасательных формированиях.
11. Положение по организации защиты государственных учреждений Тверской области от террористических угроз.
12. Положение по защите персональных данных.
13. Сборник инструкций по технике безопасности для секретаря-машинистки.
14. Правила ведения трудовых книжек.

Ознакомлен (а):

______________ __________________ _________
Подпись фамилия, инициалы дата

Приложение № 2
к должностной инструкции 
секретаря-машинистки

Документы 
обязательные к заполнению, ведению при исполнении трудовой функции:

1. Приказы директора по основной деятельности (в том числе по административным вопросам, о взысканиях) /ОД;
2. Приказы директора по личному составу детей (подростков) /Д;
3. Приказы директора по основной деятельности (выезды детей (подростков)) /В;
4. Приказы директора по основной деятельности (по питанию детей (подростков)) /П;
5. Приказы директора по кадрам учреждения;
6. Приказы и распоряжения вышестоящих организаций, учредителя;
7. Алфавитная книга записи детей (подростков);
8. Списки детей (подростков);
9. Номенклатура дел учреждения;
10. Переписка с организациями (входящие документы);
11. Переписка с организациями (исходящие документы);
12. Обращение граждан личного характера, предложения, письма и документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению;
13. Книга регистрация приказов директора по основной деятельности;
14. Книга регистрации приказов по личному составу детей (подростков);
15. Журнал регистрации приказов директора по основной деятельности (выезды детей (подростков);
16. Журнал регистрации приказов директора по основной деятельности (по питанию детей (подростков));
17. Книга регистрации приказов директора по кадрам;
18. Журнал регистрации входящих документов;
19. Журнал регистрации исходящих документов;
20. Журнал регистрации обращений граждан;
21. Журнал проверок;
22. Паспорт учреждения;
23. Доверенности, выданные директором, на представления интересов учреждения, детей (подростков);
24. Личные дела работников учреждения;
25. Личные карточки работников учреждения (форма Т-2);
26. Трудовые книжки работников учреждения;
27. Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
28. Книга личного состава работников учреждения;
29. Книга регистрации трудовых договоров (соглашений), заключенных с работниками учреждения;
30. Журнал регистрации личных карточек (Т-2);
31. Журнал учета согласий субъектов персональных данных.

Ознакомлен (а):

______________ __________________ _________
Подпись фамилия, инициалы дата

Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). Печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимает документы на подпись руководителю. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.