Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя помогает достичь компромисса между желаниями работодателя и трудовыми правами и обязанностями секретаря. О нюансах содержания этого документа расскажем в нашей статье.
Задачи, решаемые с помощью должностной инструкции
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (ДИС) играет далеко не последнюю роль с точки зрения правильности построения организационного процесса в компании.
Будучи проводником информационных и документальных потоков между руководством и исполнителями, а также первым лицом, с которым имеют дело посещающие офис контрагенты и иные гости, секретарь может как способствовать укреплению дисциплины и авторитета предприятия, так и наоборот.
Составление ДИС позволит:
- избежать перегибов со стороны руководства в вопросах квалификационных и иных требований к соискателю на данную должность;
- ограничить неадекватные и непомерные запросы администрации к выполняемым секретарем обязанностям;
- претенденту на должность оценить уровень своей осведомленности в вопросах делопроизводства, машинописи, архивного дела и иных предполагаемых к выполнению задач;
- сделать вывод о сбалансированности предоставленных работнику прав и налагаемых на него обязанностей.
Нюанс ДИС — наличие в ней особых требований к внешнему виду секретаря и культуре его поведения. Включение этих параметров в ДИС не обязательно, но встречается чаще, чем в инструкциях для других категорий сотрудников.
С должностными инструкциями разных категорий работников знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:
- «Должностная инструкция бухгалтера по материалам — образец»;
- «Должностная инструкция бухгалтера-кассира — образец-2025».
Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция ДИС
Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.
ВАЖНО! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.
Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др.), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.
Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.
При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.
К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь. В противном случае администрация нарушает свои обязанности в части обеспечения условий для выполнения секретарем перечисленных в ДИС трудовых функций.
Какие еще обязанности по обеспечению соответствующих условий труда есть у работодателя, читайте в статье «Инструкция по охране труда для офисных работников (2025)».
Как составить должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите инструкцию по формированию этого документа, составленную экспертами системы, основанную на последних разъяснениях Роструда и ГИТ.
Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка
Требования к уровню образования и стажу — неотъемлемый атрибут любой должностной инструкции, в том числе ДИС. Из этих требований складывается понятие «уровень квалификации».
ВАЖНО! Минимальные требования к уровню квалификации работника, отражаемые в ДИС, не могут быть ниже установленных профстандартами для данной категории сотрудников.
К примеру, профстандарт для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. Указанная категория специалистов включает широкий спектр должностей — от секретаря до помощника руководителя.
Разнообразны в профстандарте и квалификационные требования. Чем сложнее по составу и объему выполняемые работником функции, тем выше требования к его квалификации.
Например:
- секретарям-администраторам достаточно окончить 11 классов в среднем образовательном учреждении;
- секретарю-делопроизводителю необходимо среднее профессиональное образование (по программам подготовки специалистов среднего звена) или непрофильное среднее профобразование по соответствующим программам, дополненное профобразованием по дополнительным программам переподготовки;
- секретари — помощники руководителя должны окончить вуз (бакалавриат или непрофильный бакалавриат с дополнительным профобразованием по программам переподготовки) и иметь стаж практической деятельности по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя не менее трех лет.
К примеру, если функции секретаря-машинистки ограничиваются ответами на звонки, набором рукописных или устных распоряжений директора и приготовлением ему кофе и в ДИС перечислены именно эти действия, для их исполнения претенденту на должность достаточно:
- окончить среднюю школу;
- обладать элементарной грамотностью;
- иметь практический опыт владения компьютерной и оргтехникой.
Иное дело — помощник руководителя, в чьи задачи входит не только организационно-документационное обеспечение деятельности компании, но и информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка работы руководителя. В этом случае и образование понадобится серьезное, и без практического опыта не обойтись.
Итоги
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя содержит информацию о его правах, обязанностях и ответственности.
Из содержания этого внутрифирменного документа работнику становятся ясными требования работодателя к его уровню квалификации и иные важные аспекты (кому подчиняется, как назначается на должность, какими знаниями и навыками должен обладать и др.).
В статье рассматриваются квалификационные требования к специалистам в области документационного обеспечения управления, которые в 2015 году были утверждены профессиональным стандартом. Даются рекомендации о закреплении стандартных формулировок трудовых функций в должностных инструкциях секретаря и делопроизводителя, на основании которых производится как разделение должностных обязанностей, так и их кооперация за счет правильного взаимодействия и взаимозамещения. Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.
Вопрос в тему
В нашем учреждении есть делопроизводитель и секретарь, как правильно распределить между ними должностные обязанности? Службы ДОУ нет и создаваться не будет.
Действительно, в организациях с небольшим объемом документооборота на секретаря возлагается ведение делопроизводства по общим функциям управления, а дополнительно, ведение специального делопроизводства (кадрового, по обращениям граждан и конфиденциального). Фактически секретарь выполняет функции всей службы делопроизводства, и кроме того осуществляет организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности руководителя (т.е. подготовку совещаний, оформление командировок и поездок, учет административных расходов, контроль исполнения документов, издание распорядительных документов, прием посетителей, распределение звонков и т.п.).
Когда документооборот организации увеличивается, происходит специализация функций. Для организации и ведения делопроизводства принимают на работу еще одного секретаря или делопроизводителя, причем наименование этой должности сейчас звучит более современно – специалист (старший, главный) по делопроизводству / ДОУ. А секретарю поручаются функции документационного, бездокументного и организационно-технического обеспечения деятельности руководства организации.
Подобное разделение квалификационных требований по специальностям «секретарь» и «делопроизводитель» закреплялось в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37). Но каждая организация вопрос распределения основных задач и функций в области работы с документами решала по-своему, и сотрудники, ответственные за организацию и ведение делопроизвоства, и сейчас могут иметь разные наименования должностей. Кроме того, в конкретных должностных инструкциях до сих пор можно встретить смешение различных и несвойственных функций просто потому, что кроме секретаря / делопроизводителя в организации их выполнять некому.
Нормативное регулирование
В рамках развития Национальной системы профессиональных квалификаций в настоящее время идет работа по внедрению объективных критериев распределения квалификационных требований по определенным уровням квалификации и закреплению в стандартах функциональных карт по трудовым функциям, которые выполняются по специальностям, включенным в Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО) и Общероссийский классификатор занятости (ОКЗ).
Профессиональные стандарты как основа для определения профессиональной квалификации работника упоминались в Федеральном законе от 03.12.2012 № 236-ФЗ, на основании которого вносились изменения в трудовое законодательство и Федеральный закон «О техническом регулировании». Профессиональные стандарты должны разрабатываться в установленном законом порядке, а при заключении трудового договора работник должен соответствовать квалификационным требованиям, установленным квалификационным справочником или профессиональным стандартом.
Правила разработки профессиональных стандартов установлены постановлением Правительства РФ от 22.01.2013 № 23, а уровни квалификации, которые должны быть учтены в процессе их разработки, закреплены постановлением от 12.04.2013 № 148н.
Федеральным законом от 02.05.2015 № 122-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статьи 11 и 73 Федерального закона “Об образовании в Российской Федерации”» предусмотрено, что с 1 июля 2016 г. профессиональные стандарты могут стать обязательными для применения:
- в государственных органах и
- органах местного самоуправления,
- в государственных учреждениях и предприятиях, в уставном капитале которых находится более 50% акций / долей, составляющих государственную или муниципальную собственность,
- а также во внебюджетных фондах.
Для коммерческих организаций профессиональные стандарты являются факультативными, они могут быть неким образцом и прототипом наименований должностей, специальностей и профессий, названий трудовых функций и должностных обязанностей, требований к образованию и опыту работы.
Применение профессиональных стандартов предусмотрено при формировании политики управления персоналом организации, в процессе организации аттестации работников, тарификации работ и присвоения тарифных разрядов, при разработке системы оплаты труда и в процессе разработки должностных инструкций.
Для сотрудников служб…
Делопроизводитель выполняет служебные поручения своего руководителя точно и в установленный срок, принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения, передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Расскажем, как правильно составить или пересмотреть должностную инструкцию делопроизводителя. Скачайте образец и сверьте содержание документа в вашей компании с шаблоном от наших экспертов.
В статье:
- Как оформить должностную инструкцию делопроизводителя: образец
- Должностная инструкция делопроизводителя по профстандарту
- Что включить в раздел «Общие положения» должностной инструкции делопроизводителя
- Какие обязанности делопроизводителя прописать в инструкции
- Что прописать в других разделах должностной инструкции делопроизводителя
Как оформить должностную инструкцию делопроизводителя: образец
Структура должностной инструкции делопроизводителя на предприятии состоит из нескольких разделов. Как правило, это:
- общие положения;
- должностные обязанности делопроизводителя;
- права;
- ответственность;
- порядок пересмотра должностной инструкции.
Содержание разделов 1, 3, 4 и 5 может быть одинаковым для всех должностей, которые связаны с делопроизводством. В разделе 2 должны быть подробно описаны конкретные функциональные обязанности делопроизводителя с учетом специфики именно этой должности. Перечень этих обязанностей во многом определяется производственной и организационной спецификой предприятия.
Должностная инструкция делопроизводителя: образец
Скачать полностью >>>
Больше образцов должностных инструкций для разных должностей и профессий найдёте в справочнике от журнала «Кадровое дело». Редакция постоянно обновляет справочник и добавляет в него новые должностные инструкции.
Найти инструкцию в справочнике >>>
Скачайте должностные инструкции делопроизводителя:
Должностная инструкция делопроизводителя по профстандарту
Существенно облегчает составление должностной инструкции делопроизводителя профессиональный стандарт. Он называется «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н
Должностная инструкция делопроизводителя с учетом требований профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»
Скачать полностью
Обратите внимание! Для коммерческих предприятий требования профстандартов являются рекомендуемыми. Работодатель вправе сократить или дополнить их при разработке собственной должностной инструкции делопроизводителя.
Читайте в журнале «Кадровое дело»: Новые советы от Минтруда, как прописать должностные обязанности сотрудников >>>
Что включить в раздел «Общие положения» должностной инструкции делопроизводителя
Среди сведений, которые включают в раздел «Общие сведения», перечислите документы, которыми делопроизводитель будет руководствоваться в своей работе. К ним относятся:
- правовые и нормативные документы, которыми регламентируется трудовая деятельность делопроизводителя, в том числе государственные и отраслевые стандарты, локальные нормативные акты работодателя;
- Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, устав организации и т.п.;
- трудовой договор и настоящая должностная инструкция делопроизводителя.
Поскольку квалификационные требования к этой должности невысоки, нет смысла выделять их в отдельный раздел. Поэтому в «Общем разделе» можно указать лишь требуемый уровень квалификации, установленный профстандартом, и то, что кроме среднего профессионального образования кандидат должен пройти программы специализированные подготовки квалифицированных рабочих, служащих. В этом разделе должностной инструкции делопроизводителя также можно указать, что для должности не устанавливаются ни требования к опыту практической работы, ни особые условия допуска к ней.
Что включить в раздел «Должностные обязанности делопроизводителя»
В соответствии с должностной инструкцией делопроизводителя к числу общих обязанностей, которые должен выполнять специалист, относится:
- прием и обработку входящих документов;
- обработка и отправка исходящих документов;
- просмотр, сортировку и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции;
- подготовку документов для рассмотрения руководством в соответствии с полномочиями должностных лиц, закрепленными приказом руководителя;
- доставка документов исполнителям;
- ведение базы данных документов предприятия;
- организация текущего хранения документов;
- ведение консультационной и организационно-справочной деятельности;
- организация работы по учету, хранению и передаче в структурные подразделения текущей документации делопроизводства;
- контроль движения и своевременного исполнения документов.
Обратите внимание! При составлении документа следует учесть специфику работы организации. Например, должностная инструкция делопроизводителя в школе может содержать такую функциональную обязанность, как выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и его заместителей.
Чтобы качественно выполнять обязанности делопроизводителя, специалисту потребуются определенные навыки. Укажите в инструкции, что он должен:
- иметь представление о структурах баз данных и уметь пользоваться системами управления базами данных, используемыми на предприятии;
- уметь использовать в своей работе справочно-правовые и информационно-справочные системы;
- уметь пользоваться специальным программным обеспечением, автоматизированными системами учета, регистрации и контроля.
Чем подробнее и полнее в должностной инструкции делопроизводителя будут описаны обязанности и необходимые специалисту навыки и умения, тем проще будет работодателю контролировать и оценивать его работу. Да и самому делопроизводителю будет легче работать, четко понимая круг своих должностных обязанностей.
Поэтому в должностной инструкции делопроизводителя можно оговорить требование знать структуру предприятия, руководство подразделений и его иерархию. Это позволит специалисту понимать, кто из руководителей вправе решать те или иные вопросы. Это, в свою очередь, поможет существенно ускорить и упростить контроль исполнения документов.
Скачивайте подборки образцов, которые пригодятся кадровику любой компании
- Справочник инструкций по охране труда
Все инструкции обновлены с учётом приказа Минтруда №772н - Все документы по охране труда, которые нужны из-за новых правил с 1 сентября
От перечней сотрудников, которых можно освободить от инструктажей, до журнала учёта направлений на психосвидетельствование и ЛНА с условием выдачи молока за вредность - Документы по персданным, обновлённые под новые требования с 1 сентября
От нового согласия на обработку персональных данных до нового обязательного ЛНА по защите персданных - Образцы трудовых договоров на 2022 год
Варианты с минимумом и максимумом инфорамции. Все — с учётом требований ТК - 12 обязательных документов по охране труда: от микротравм до нарядов-допусков
Документы, которые нужны каждой компании из-за новых правил по охране труда, которые вступили в силу 1 марта 2022 года - Справочник должностных инструкций
Образцы для всех должностей: от гендира до уборщицы - 10 памяток по новым правилам обучения по охране труда
Новый порядок инструктажей и обучения по ОТ, который действует с 1 сентября - Образцы документов для оформления несчастных случаев
Подборка заполненных новых форм из приказа Минтруда №223н для расследования и учёта несчастных случаев
Что прописать в других разделах должностной инструкции делопроизводителя
В разделе «Права по должности» укажите права, которые позволят делопроизводителю эффективно исполнять свои обязанности и взаимодействовать как с рядовыми исполнителями, так и с руководителями подразделений. Здесь можно указать, что сотрудник имеет право:
- своевременно и в полном объеме знакомиться с решениями руководства, касающимися его работы;
- выдвигать предложения по улучшению работы в рамках своих трудовых функций;
- информировать непосредственного руководителя о недостатках, выявленных в процессе исполнения работы по должности и вносить предложения по их исправлению;
- обращаться к руководству с требованием о содействии при исполнении своих должностных обязанностей и прав;
- запрашивать информацию и документы, необходимые для работы.
В раздел «Ответственность» должностной инструкции делопроизводителя включите пункты:
- об ответственности за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей;
- материальной ответственности, в случае, если по вине сотрудника предприятию будет нанесен имущественный или материальный ущерб.
В разделе «Порядок пересмотра должностной инструкции» пропишите периодичность пересмотра документа. Как правило, он составляет пять лет. В этом разделе также установите обязанность ознакомления работника со всеми корректировками, которые, при необходимости, будут вноситься в действующую должностную инструкцию делопроизводителя.
Зарегистрировано в Минюсте России 15 июля 2020 г. N 58957
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 15 июня 2020 г. N 333н
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО СТАНДАРТА «СПЕЦИАЛИСТ ПО ОРГАНИЗАЦИОННОМУ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ»
В соответствии с пунктом 16 Правил разработки и утверждения профессиональных стандартов, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 22 января 2013 г. N 23 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 4, ст. 293; 2014, N 39, ст. 5266), приказываю:
1. Утвердить прилагаемый профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».
2. Признать утратившим силу приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 2 июня 2015 г., регистрационный N 37509).
Министр
А.О. КОТЯКОВ
УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства
труда и социальной защиты
Российской Федерации
от 15 июня 2020 г. N 333н
ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ СПЕЦИАЛИСТ ПО ОРГАНИЗАЦИОННОМУ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ
| 447 | |
| Регистрационный номер |
I. Общие сведения
| Организационное и документационное обеспечение управления организациями любых организационно-правовых форм | 07.002 | |
| (наименование вида профессиональной деятельности) | Код |
Основная цель вида профессиональной деятельности:
Реализация обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией
Группа занятий:
| 3343 | Административный и иной исполнительный среднетехнический персонал | 4120 | Секретари (общего профиля) |
| 4226 | Служащие в приемной (общего профиля) | — | — |
| (код ОКЗ <1>) | (наименование) | (код ОКЗ) | (наименование) |
<1> Общероссийский классификатор занятий.
Отнесение к видам экономической деятельности:
| 82.11 | Деятельность административно-хозяйственная комплексная по обеспечению работы организации |
| 82.30 | Деятельность по организации конференций и выставок |
| (код ОКВЭД <2>) | (наименование вида экономической деятельности) |
<2> Общероссийский классификатор видов экономической деятельности.
II. Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт (функциональная карта вида профессиональной деятельности)
| Обобщенные трудовые функции | Трудовые функции | ||||
| код | наименование | уровень квалификации | наименование | код | уровень (подуровень) квалификации |
| A | Организационное обеспечение деятельности организации | 3 | Прием и распределение телефонных звонков организации | A/01.3 | 3 |
| Организация работы с посетителями организации | A/02.3 | 3 | |||
| Выполнение координирующих и обеспечивающих функций | A/03.3 | 3 | |||
| B | Документационное обеспечение деятельности организации | 5 | Организация работы с документами | B/01.5 | 5 |
| Организация текущего хранения документов | B/02.5 | 5 | |||
| Организация обработки дел для последующего хранения | B/03.5 | 5 | |||
| C | Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации | 6 | Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени | C/01.6 | 6 |
| Планирование рабочего дня секретаря | C/02.6 | 6 | |||
| Организация телефонных переговоров руководителя | C/03.6 | 6 | |||
| Организация командировок руководителя | C/04.6 | 6 | |||
| Организация работы с посетителями в приемной руководителя | C/05.6 | 6 | |||
| Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий | C/06.6 | 6 | |||
| Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя | C/07.6 | 6 | |||
| Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя | C/08.6 | 6 | |||
| Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря | C/09.6 | 6 | |||
| Составление и оформление управленческой документации | C/10.6 | 6 | |||
| Организация работы с документами в приемной руководителя | C/11.6 | 6 | |||
| Организация хранения документов в приемной руководителя | C/12.6 | 6 | |||
| Обеспечение руководителя информацией | C/13.6 | 6 | |||
| Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации | C/14.6 | 6 | |||
| D | Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации | 6 | Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями | D/01.6 | 6 |
| Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов | D/02.6 | 6 | |||
| Организация деловых контактов и протокольных мероприятий | D/03.6 | 6 | |||
| Организация исполнения решений руководителя | D/04.6 | 6 |
III. Характеристика обобщенных трудовых функций
3.1. Обобщенная трудовая функция
| Наименование | Организационное обеспечение деятельности организации | Код | A | Уровень квалификации | 3 |
| Происхождение обобщенной трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Возможные наименования должностей, профессий | Секретарь-администратор |
| Требования к образованию и обучению | Среднее общее образование Профессиональное обучение — программы профессиональной подготовки по должностям служащих, программы переподготовки служащих, программы повышения квалификации служащих |
| Требования к опыту практической работы | — |
| Особые условия допуска к работе | — |
| Другие характеристики | — |
Дополнительные характеристики
| Наименование документа | Код | Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности |
| ОКЗ | 4226 | Служащие в приемной (общего профиля) |
| ОКПДТР <3> | 26353 | Секретарь-машинистка |
<3> Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
3.1.1. Трудовая функция
| Наименование | Прием и распределение телефонных звонков организации | Код | A/01.3 | Уровень (подуровень) квалификации | 3 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации |
| Регистрация поступающих телефонных звонков | |
| Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону | |
| Необходимые умения | Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи |
| Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации | |
| Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы | |
| Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров | |
| Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия | |
| Соблюдать служебный этикет | |
| Необходимые знания | Функции, задачи, структура организации, ее связи |
| Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации | |
| Этика делового общения | |
| Правила речевого этикета | |
| Требования охраны труда | |
| Правила защиты конфиденциальной служебной информации | |
| Другие характеристики | — |
3.1.2. Трудовая функция
| Наименование | Организация работы с посетителями организации | Код | A/02.3 | Уровень (подуровень) квалификации | 3 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками |
| Ведение журнала записи посетителей | |
| Учет посетителей и оформление пропусков | |
| Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей | |
| Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации | |
| Организация и бронирование переговорных комнат | |
| Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе | |
| Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки) | |
| Необходимые умения | Общаться с посетителями |
| Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации | |
| Вести учетные формы, использовать их для работы | |
| Создавать положительный имидж организации | |
| Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций | |
| Применять информационно-коммуникационные технологии | |
| Обеспечивать конфиденциальность информации | |
| Необходимые знания | Правила организации приема посетителей |
| Правила делового общения | |
| Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами | |
| Правила организации приемов в офисе | |
| Правила сервировки чайного (кофейного) стола | |
| Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним | |
| Этика делового общения | |
| Правила речевого этикета | |
| Требования охраны труда | |
| Правила защиты конфиденциальной служебной информации | |
| Другие характеристики | — |
3.1.3. Трудовая функция
| Наименование | Выполнение координирующих и обеспечивающих функций | Код | A/03.3 | Уровень (подуровень) квалификации | 3 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Ведение журнала разъездов работников организации |
| Координация работы курьеров и водителей организации | |
| Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей | |
| Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации | |
| Необходимые умения | Составлять и вести учетные документы |
| Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации | |
| Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации | |
| Оценивать результаты в рамках поставленных задач | |
| Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками | |
| Необходимые знания | Правила речевого этикета |
| Этика делового общения | |
| Требования охраны труда | |
| Правила защиты конфиденциальной служебной информации | |
| Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами | |
| Другие характеристики | — |
3.2. Обобщенная трудовая функция
| Наименование | Документационное обеспечение деятельности организации | Код | B | Уровень квалификации | 5 |
| Происхождение обобщенной трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Возможные наименования должностей, профессий | Делопроизводитель |
| Требования к образованию и обучению | Среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена или Среднее профессиональное образование (непрофильное) — программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности |
| Требования к опыту практической работы | — |
| Особые условия допуска к работе | — |
| Другие характеристики | — |
Дополнительные характеристики
| Наименование документа | Код | Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности |
| ОКЗ | 4120 | Секретари (общего профиля) |
| ЕКС <4> | — | Делопроизводитель |
| ОКПДТР | 21299 | Делопроизводитель |
| ОКСО <5> | 7.46.02.01 | Документационное обеспечение управления и архивоведение |
<4> Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.
<5> Общероссийский классификатор специальностей по образованию.
3.2.1. Трудовая функция
| Наименование | Организация работы с документами | Код | B/01.5 | Уровень (подуровень) квалификации | 5 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Прием и первичная обработка входящих документов |
| Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые | |
| Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем | |
| Регистрация входящих документов | |
| Организация доставки документов исполнителям | |
| Ведение базы данных документов организации | |
| Ведение информационно-справочной работы | |
| Обработка и отправка исходящих документов | |
| Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства | |
| Контроль исполнения документов в организации | |
| Необходимые умения | Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации |
| Пользоваться базами данных, в том числе удаленно | |
| Пользоваться справочно-правовыми системами | |
| Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации | |
| Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности | |
| Применять правила русского языка | |
| Применять навыки скоростного письма | |
| Необходимые знания | Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления |
| Структура организации, руководство структурных подразделений | |
| Современные информационные технологии работы с документами | |
| Порядок работы с документами | |
| Схемы документооборота | |
| Системы скоростного письма | |
| Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами | |
| Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации | |
| Типовые сроки исполнения документов | |
| Принципы работы со сроковой картотекой | |
| Назначение и технология текущего и предупредительного контроля | |
| Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов | |
| Правила документационного обеспечения деятельности организации | |
| Виды документов, их назначение | |
| Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами | |
| Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов | |
| Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации | |
| Системы электронного документооборота | |
| Правила и сроки отправки исходящих документов | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
3.2.2. Трудовая функция
| Наименование | Организация текущего хранения документов | Код | B/02.5 | Уровень (подуровень) квалификации | 5 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Разработка номенклатуры дел организации |
| Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения | |
| Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения | |
| Формирование дел | |
| Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела | |
| Необходимые умения | Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства |
| Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив | |
| Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения | |
| Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел | |
| Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации | |
| Формировать документы в дела с учетом их специфики | |
| Систематизировать документы внутри дела | |
| Обеспечивать сохранность и защиту документов организации | |
| Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами | |
| Необходимые знания | Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления |
| Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления | |
| Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией | |
| Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел | |
| Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа | |
| Правила выдачи и использования документов из сформированных дел | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
3.2.3. Трудовая функция
| Наименование | Организация обработки дел для последующего хранения | Код | B/03.5 | Уровень (подуровень) квалификации | 5 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению |
| Составление внутренней описи дел для особо ценных документов | |
| Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения | |
| Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения | |
| Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения | |
| Передача дел в архив организации | |
| Необходимые умения | Пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения |
| Оформлять документы экспертной комиссии | |
| Оформлять обложки дел постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов | |
| Производить хронологическо-структурную систематизацию дел | |
| Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного хранения | |
| Составлять опись дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами | |
| Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами | |
| Необходимые знания | Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления |
| Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них | |
| Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов | |
| Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии | |
| Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии | |
| Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению | |
| Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения | |
| Правила составления описи дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами | |
| Правила передачи дел в архив организации | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
3.3. Обобщенная трудовая функция
| Наименование | Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации | Код | C | Уровень квалификации | 6 |
| Происхождение обобщенной трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Возможные наименования должностей, профессий | Секретарь руководителя Секретарь-стенографистка Стенографистка |
| Требования к образованию и обучению | Высшее образование — бакалавриат или Высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности или Среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена или Среднее профессиональное образование (непрофильное) — программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности |
| Требования к опыту практической работы | Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании |
| Особые условия допуска к работе | — |
| Другие характеристики | — |
Дополнительные характеристики
| Наименование документа | Код | Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности |
| ОКЗ | 3343 | Административный и иной исполнительный среднетехнический персонал |
| ЕКС | — | Секретарь руководителя |
| ОКПДТР | 26341 | Секретарь руководителя |
| 26405 | Секретарь-стенографистка | |
| ОКСО | 7.46.03.02 | Документоведение и архивоведение |
| 7.46.02.01 | Документационное обеспечение управления и архивоведение |
3.3.1. Трудовая функция
| Наименование | Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени | Код | C/01.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя |
| Внесение информации в планировщик (органайзер) | |
| Согласование с руководителем времени планируемых действий | |
| Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками | |
| Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий | |
| Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий | |
| Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций | |
| Необходимые умения | Устанавливать цели, определять иерархию целей |
| Определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время | |
| Оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени | |
| Выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях | |
| Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации | |
| Необходимые знания | Специфика основной деятельности организации |
| Основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации | |
| Руководящий состав организации и ее подразделений | |
| Функции самоменеджмента | |
| Принципы и правила планирования рабочего времени | |
| Методы постановки целей | |
| Правила проведения деловых переговоров | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
3.3.2. Трудовая функция
| Наименование | Планирование рабочего дня секретаря | Код | C/02.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Выбор и оформление планировщика секретаря |
| Ведение дневника (на электронном и (или) бумажном носителе) | |
| Согласование планов с планами и сроками работы руководителя | |
| Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу) | |
| Перенос невыполненных запланированных задач | |
| Выполнение типичных ежедневных дел | |
| Необходимые умения | Выбирать и оформлять планировщик |
| Вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе | |
| Расставлять приоритеты, выделять важное и срочное | |
| Выбирать оптимальный ритм работы | |
| Анализировать причины невыполнения задач | |
| Применять информационно-коммуникационные технологии | |
| Необходимые знания | Особенности оформления планировщика (на электронном и бумажном носителях) |
| Основы управления временем | |
| Другие характеристики | — |
3.3.3. Трудовая функция
| Наименование | Организация телефонных переговоров руководителя | Код | C/03.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Ведение базы телефонных контактов руководителя |
| Соединение руководителя с конкретными абонентами | |
| Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя | |
| Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков | |
| Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и сотрудникам | |
| Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону | |
| Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров | |
| Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций | |
| Необходимые умения | Вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя |
| Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации | |
| Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя | |
| Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения | |
| Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи | |
| Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации | |
| Соблюдать служебный этикет | |
| Необходимые знания | Телефонные контакты руководителя |
| Функции, задачи, структура организации, ее связи по вертикали и горизонтали | |
| Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации | |
| Правила поддержания и развития межличностных отношений | |
| Правила проведения деловых переговоров | |
| Правила защиты конфиденциальной информации | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
3.3.4. Трудовая функция
| Наименование | Организация командировок руководителя | Код | C/04.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Подготовка проекта служебного задания руководителя |
| Подготовка проекта приказа о служебной командировке | |
| Оформление командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости | |
| Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта | |
| Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя | |
| Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий | |
| Подготовка документов к поездке руководителя | |
| Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки | |
| Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта | |
| Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке | |
| Необходимые умения | Оформлять авансовые отчеты руководителя |
| Организовывать встречи руководителя с принимающей стороной | |
| Оформлять командировочные документы | |
| Обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя | |
| Обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя | |
| Применять способы делового общения | |
| Использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки | |
| Необходимые знания | Порядок подготовки и проведения командировок |
| Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя | |
| Деловой протокол | |
| Этика делового общения | |
| Другие характеристики | — |
3.3.5. Трудовая функция
| Наименование | Организация работы с посетителями в приемной руководителя | Код | C/05.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Организация личного приема посетителей руководителем |
| Установление порядка приема для различных категорий посетителей | |
| Ведение журнала предварительной записи на прием | |
| Регистрация посетителей | |
| Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации | |
| Организация приема деловых партнеров в офисе | |
| Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе | |
| Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе | |
| Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя | |
| Необходимые умения | Организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя |
| Управлять конфликтами | |
| Учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения | |
| Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации | |
| Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя | |
| Создавать положительный имидж организации | |
| Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций | |
| Применять информационно-коммуникационные технологии | |
| Обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне | |
| Необходимые знания | Правила организации приема посетителей |
| Правила делового общения | |
| Правила речевого этикета | |
| Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений | |
| Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами | |
| Правила организации приемов в офисе | |
| Этикет и основы международного протокола | |
| Правила сервировки чайного (кофейного) стола | |
| Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним | |
| Правила защиты конфиденциальной служебной информации | |
| Другие характеристики | — |
3.3.6. Трудовая функция
| Наименование | Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий | Код | C/06.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Подготовка повестки дня мероприятия |
| Оформление списка участников мероприятия | |
| Информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия | |
| Выбор места и времени проведения мероприятия | |
| Подготовка предварительной сметы расходов | |
| Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии | |
| Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков | |
| Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия | |
| Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия | |
| Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз | |
| Решение вопросов технического оснащения мероприятия | |
| Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов | |
| Организация подготовки президиума и рабочих мест участников | |
| Организация встречи и регистрация участников мероприятия | |
| Ведение протокола мероприятия | |
| Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз | |
| Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения | |
| Необходимые умения | Организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы |
| Документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия | |
| Передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия | |
| Подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания) | |
| Сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз | |
| Соблюдать правила делового этикета и протокола | |
| Поддерживать имидж организации | |
| Создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации | |
| Работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде | |
| Обеспечивать безопасность деятельности организации | |
| Применять информационно-коммуникационные технологии | |
| Применять правила русского языка | |
| Применять навыки скоростного письма | |
| Применять навыки записи и расшифровки текста | |
| Использовать современные технические средства в области скоростного письма | |
| Обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения | |
| Необходимые знания | Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных |
| Правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия | |
| Методика составления сметы расходов конферентного мероприятия | |
| Основы написания речей и докладов руководителя | |
| Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений | |
| Правила делового общения, делового этикета | |
| Этикет и основы международного протокола | |
| Правила проведения деловых переговоров | |
| Правила защиты конфиденциальной служебной информации | |
| Системы скоростного письма | |
| Основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
3.3.7. Трудовая функция
| Наименование | Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя | Код | C/07.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Документальное оформление решений руководителя |
| Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя | |
| Координация деятельности по исполнению решений руководителя | |
| Ведение срокового текущего и предупредительного контроля | |
| Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок | |
| Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя | |
| Фиксация исполнения поручений | |
| Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя | |
| Необходимые умения | Вести сроковую картотеку |
| Вести учетные регистрационные формы, использовать их для работы по контролю исполнения поручений руководителя | |
| Работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов | |
| Использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя | |
| Использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации | |
| Применять информационно-коммуникационные технологии | |
| Оценивать результаты в рамках поставленных задач | |
| Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками | |
| Необходимые знания | Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения |
| Принципы, способы информирования сотрудников | |
| Этика делового общения | |
| Управленческая структура организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения зон их ответственности | |
| Локальные нормативные акты организации | |
| Другие характеристики | — |
3.3.8. Трудовые функции
| Наименование | Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя | Код | C/08.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями |
| Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда | |
| Организация оформления интерьера приемной руководителя | |
| Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой | |
| Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими принадлежностями | |
| Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой | |
| Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания | |
| Необходимые умения | Создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя |
| Применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности | |
| Оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием | |
| Осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой | |
| Контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания | |
| Необходимые знания | Требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты |
| Основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности | |
| Основы эргономики офиса и флористики | |
| Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений | |
| Состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней | |
| Другие характеристики | — |
3.3.9. Трудовая функция
| Наименование | Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря | Код | C/09.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Разработка должностной инструкции секретаря |
| Разработка положения о секретариате | |
| Разработка инструкции по делопроизводству | |
| Необходимые умения | Составлять и оформлять организационные и методические документы |
| Редактировать тексты служебных документов | |
| Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации | |
| Пользоваться базами данных, в том числе удаленно | |
| Использовать справочные правовые системы | |
| Работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером | |
| Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы) | |
| Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой | |
| Пользоваться электронной почтой | |
| Пользоваться системами электронного документооборота | |
| Необходимые знания | Правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права) |
| Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления | |
| Структура, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения зон их ответственности | |
| Правила документационного обеспечения деятельности организации | |
| Порядок работы с документами | |
| Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами | |
| Правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов) | |
| Виды документов, их назначение | |
| Основы документной лингвистики | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
3.3.10. Трудовая функция
| Наименование | Составление и оформление управленческой документации | Код | C/10.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки) |
| Печать служебных документов и материалов | |
| Размножение служебных документов | |
| Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа) | |
| Необходимые умения | Редактировать тексты служебных документов |
| Пользоваться унифицированными формами документов | |
| Оформлять кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов | |
| Печатать служебные документы | |
| Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой | |
| Работать с компьютером, сканером | |
| Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы) | |
| Пользоваться электронной почтой | |
| Пользоваться системами электронного документооборота | |
| Обеспечивать безопасность деятельности организации | |
| Необходимые знания | Правовые основы управления (основы административного, трудового и хозяйственного права) |
| Структура организации, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения зон их ответственности | |
| Правила документационного обеспечения деятельности организации | |
| Порядок работы с документами | |
| Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами | |
| Виды документов, их назначение | |
| Правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего) | |
| Правила подписания и утверждения документов | |
| Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем | |
| Основы документной лингвистики | |
| Правила русского языка | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
3.3.11. Трудовая функция
| Наименование | Организация работы с документами в приемной руководителя | Код | C/11.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов |
| Проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов | |
| Подготовка документов для рассмотрения руководителем | |
| Учет документов, поступающих на имя руководителя | |
| Организация доставки документов исполнителям | |
| Создание и ведение базы данных документов руководителя | |
| Ведение информационно-справочной работы | |
| Необходимые умения | Работать с входящей, исходящей, внутренней документацией |
| Пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами | |
| Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами | |
| Применять правила русского языка | |
| Применять навыки скоростного письма | |
| Составлять и оформлять локальные нормативные акты | |
| Необходимые знания | Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления |
| Структура организации, руководство структурных подразделений | |
| Современные информационные технологии работы с документами | |
| Порядок работы с документами, схемы документооборота | |
| Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами | |
| Правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов | |
| Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов | |
| Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации | |
| Системы электронного документооборота | |
| Системы скоростного письма | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
3.3.12. Трудовая функция
| Наименование | Организация хранения документов в приемной руководителя | Код | C/12.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Разработка разделов номенклатуры дел организации |
| Формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения | |
| Подготовка и передача дел в архив организации | |
| Необходимые умения | Разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом нормативно-методических документов |
| Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел | |
| Формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации | |
| Обеспечивать сохранность документов организации | |
| Производить подготовку дел для передачи в архив | |
| Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами | |
| Необходимые знания | Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления |
| Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления | |
| Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел | |
| Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа | |
| Правила выдачи и использования документов из сформированных дел | |
| Требования охраны труда | |
| Правила подготовки и передачи дел в архив организации | |
| Другие характеристики | — |
3.3.13. Трудовые функции
| Наименование | Обеспечение руководителя информацией | Код | C/13.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений |
| Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации | |
| Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате | |
| Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных | |
| Формирование и использование баз данных в организации | |
| Необходимые умения | Осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации |
| Осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме | |
| Составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы | |
| Осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы | |
| Вводить новые данные в справочно-информационные системы | |
| Вводить в память компьютера электронные образы документов | |
| Применять навыки скоростного письма | |
| Применять навыки записи и расшифровки текста | |
| Использовать современные технические средства в области скоростного письма | |
| Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков | |
| Применять информационно-коммуникационные технологии | |
| Необходимые знания | Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков |
| Состав внешних информационных потоков | |
| Состав внутренних информационных потоков | |
| Структура организации и порядок взаимодействия подразделений и служб | |
| Особенности формирования баз данных в организации | |
| Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков | |
| Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники | |
| Системы скоростного письма | |
| Основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
3.3.14. Трудовая функция
| Наименование | Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации | Код | C/14.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Информирование работников организации о решениях руководителя |
| Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации | |
| Оповещение работников о предстоящих мероприятиях | |
| Организация встреч трудового коллектива с руководством | |
| Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам | |
| Необходимые умения | Использовать современные технологии сбора и передачи информации |
| Осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности руководителя | |
| Осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных | |
| Осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации | |
| Представлять данные в едином и удобном для восприятия формате | |
| Многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные | |
| Обеспечивать оперативность информационных потоков | |
| Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы) | |
| Необходимые знания | Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации |
| Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц | |
| Классификация управленческой информации, виды управленческой информации | |
| Формы представления управленческой информации | |
| Источники управленческой информации | |
| Методика отбора источников информации | |
| Требования, предъявляемые к управленческой информации | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
3.4. Обобщенная трудовая функция
| Наименование | Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации | Код | D | Уровень квалификации | 6 |
| Происхождение обобщенной трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Возможные наименования должностей, профессий | Помощник руководителя |
| Требования к образованию и обучению | Высшее образование — бакалавриат или Высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности |
| Требования к опыту практической работы | Не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации |
| Особые условия допуска к работе | — |
| Другие характеристики | — |
Дополнительные характеристики
| Наименование документа | Код | Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности |
| ОКЗ | 3343 | Административный и иной исполнительный среднетехнический персонал |
| ЕКС | — | Секретарь руководителя |
| ОКПДТР | 26341 | Секретарь руководителя |
| ОКСО | 7.46.03.02 | Документоведение и архивоведение |
3.4.1. Трудовые функции
| Наименование | Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями | Код | D/01.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями |
| Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений | |
| Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующих информации и документов | |
| Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений | |
| Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя | |
| Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций | |
| Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами | |
| Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений | |
| Необходимые умения | Анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации |
| Собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями | |
| Передавать информацию в систематизированном виде | |
| Обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы | |
| Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков | |
| Обеспечивать информационную безопасность организации | |
| Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы) | |
| Необходимые знания | Внутренняя и внешняя политика организации |
| Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними | |
| Принципы и методы администрирования | |
| Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков | |
| Структура организации и порядок взаимодействия подразделений и служб | |
| Правила формирования и использования баз данных | |
| Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации | |
| Правила защиты конфиденциальной служебной информации | |
| Современные информационные технологии | |
| Другие характеристики | — |
3.4.2. Трудовая функция
| Наименование | Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов | Код | D/02.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем |
| Подготовка информационно-аналитических материалов | |
| Разработка тематического плана обзорного документа, доклада | |
| Определение круга библиографических источников | |
| Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки | |
| Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки | |
| Необходимые умения | Разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки |
| Обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке | |
| Пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям | |
| Интерпретировать полученные данные и представлять их в систематизированном виде | |
| Определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов | |
| Излагать материал в логической последовательности | |
| Производить анализ и оценку изложенного материала | |
| Оформлять текст в соответствующем стиле | |
| Редактировать текст документов | |
| Формулировать выводы и рекомендации | |
| Осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации | |
| Пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами | |
| Применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности | |
| Проводить редактирование текста, анализ и оценку выводов и рекомендаций | |
| Применять основы психологии делового общения | |
| Необходимые знания | Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации |
| Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц | |
| Классификация управленческой информации, виды управленческой информации | |
| Формы представления управленческой информации | |
| Источники управленческой информации, методика отбора источников информации | |
| Требования, предъявляемые к управленческой информации | |
| Особенности реферирования информации, специфика оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов | |
| Основы написания речей и докладов руководителя | |
| Категории слушателей (читателей), на которых будет рассчитан данный обзор, доклад | |
| Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники | |
| Структура информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий | |
| Современные средства сбора, обработки, систематизации информации | |
| Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базы данных | |
| Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке | |
| Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров | |
| Правила работы с внешними носителями информации | |
| Понятие и специфика библиографического, реферативного и аналитического информационного издания | |
| Справочные правовые системы | |
| Другие характеристики | — |
3.4.3. Трудовая функция
| Наименование | Организация деловых контактов и протокольных мероприятий | Код | D/03.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя |
| Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем | |
| Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов | |
| Подготовка презентаций по указанию руководителя | |
| Подготовка и проведение пресс-конференций руководителя | |
| Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров | |
| Необходимые умения | Составлять план поездки руководителя |
| Оформлять документы, необходимые для деловой поездки, командировки руководителя | |
| Составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов | |
| Составлять пресс-релизы | |
| Вести переговоры с партнерами | |
| Работать в режиме многозадачности | |
| Работать с большим объемом информации | |
| Создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя | |
| Использовать вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности | |
| Обеспечивать информационную безопасность организации | |
| Необходимые знания | Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации |
| Структура организации, руководящий состав организации и подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц | |
| Психология делового общения, основы конфликтологии | |
| Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий | |
| Этикет и основы международного прокола | |
| Правила составления и оформления документов | |
| Правила защиты конфиденциальной служебной информации | |
| Информационно-коммуникационные технологии | |
| Другие характеристики | — |
3.4.4. Трудовая функция
| Наименование | Организация исполнения решений руководителя | Код | D/04.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя |
| Координация деятельности по исполнению решений руководителя | |
| Контроль исполнения решений руководителя | |
| Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя | |
| Необходимые умения | Составлять и оформлять документы, содержащие поручения и распоряжения руководителя |
| Вести учет поручений руководителя, требующих контроля по существу решения вопроса | |
| Принимать решения в процессе работы | |
| Производить анализ исполнительской дисциплины | |
| Составлять аналитические отчеты и справки по результатам исполнения поручений и распоряжений руководителя | |
| Пользоваться системами электронного документооборота | |
| Применять вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности | |
| Обеспечивать безопасность деятельности организации | |
| Необходимые знания | Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации |
| Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц | |
| Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя | |
| Технология ведения контроля исполнения поручений руководителя | |
| Системы электронного документооборота, базы данных | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
IV. Сведения об организациях — разработчиках профессионального стандарта
4.1. Ответственная организация-разработчик
| НП «Национальная ассоциация офисных специалистов и административных работников», город Москва | |
| Директор | Хлюснева Людмила Петровна |
4.2. Наименования организаций-разработчиков
| 1 | ООО «Центр экспертизы и сертификации», город Москва |
| 2 | ФГБОУ ВО «Российский государственный гуманитарный университет», город Москва |
| 3 | ФГБПОУ «Колледж МИД России», город Москва |
| 4 | ПАО «Московская объединенная энергетическая компания», город Москва |