УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 2 февраля 2018 г. №49н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности»», Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 г. №333н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности помощника руководителя (генерального директора): должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Помощник руководителя относится к категории специалистов.
1.3. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Помощник руководителя подчиняется непосредственно генеральному директору компании, а в случае его отсутствия — руководителю административно-хозяйственного отдела.
1.5. Во время отсутствия помощника руководителя его права и обязанности возлагаются на специалистов административно-хозяйственного отдела, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат), а также опыт работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
1.7. Помощник руководителя должен знать:
• Устав компании;
• нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности компании;
• локальные нормативные акты компании общего характера и по функциональному направлению деятельности;
• специфику основной деятельности компании;
• основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации;
• руководящий состав организации и ее подразделений;
• функции самоменеджмента;
• принципы и правила планирования рабочего времени;
• методы постановки целей;
• правила проведения деловых переговоров;
• правила деловой переписки и делового этикета;
• требования охраны труда;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);
• основы управления временем;
• порядок подготовки и проведения командировок;
• порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;
• деловой протокол, а том числе основы международного протокола;
• правила организации приема посетителей;
• правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
• структуру организации, распределение функций между структурными подразделениями и специалистами, порядок их взаимодействия;
• правила сервировки чайного (кофейного) стола, приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;
• правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;
• методику составления сметы расходов конферентного мероприятия;
• системы скоростного письма;
• основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма;
• внутреннюю и внешнюю политика организации;
• принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними;
• принципы и методы администрирования;
• особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
• правила формирования и использования баз данных;
• современные научные методы и технические средства сбора, обработки, сохранения и передачи информации;
• современные информационные технологии;
• классификацию, виды и формы представления управленческой информации;
• источники управленческой информации, методику отбора источников информации;
• требования, предъявляемые к управленческой информации;
• особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов;
• основы написания речей и докладов руководителя;
• методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
• структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий;
• современные средства сбора, обработки, систематизации информации;
• правила работы с внешними носителями информации;
• справочные правовые системы;
• психологию делового общения, основы конфликтологии;
• правила проведения протокольных мероприятий;
• правила составления и оформления документов;
• информационно-коммуникационные технологии;
• английский язык на разговорном или свободном уровне;
• правила устных и письменных переводов в деловой коммуникации;
• правила и технологию ведения контроля исполнения поручений руководителя;
• системы электронного документооборота, базы данных.
1.8. Помощник руководителя должен уметь:
• устанавливать цели, определять иерархию целей;
• определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
• оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
• выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
• обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;
• выбирать и оформлять планировщик;
• вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
• применять информационно-коммуникационные технологии;
• составлять план поездки руководителя;
• организовывать встречи руководителя с принимающей стороной во время командировок;
• оформлять командировочные документы;
• обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;
• обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;
• использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;
• применять способы делового общения;
• организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;
• управлять конфликтами;
• применять медиативные технологии;
• учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;
• использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
• вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
• создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя;
• обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;
• организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;
• документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;
• составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов;
• передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
• подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания;
• сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
• соблюдать правила делового этикета и протокола;
• работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде;
• применять правила русского языка;
• применять навыки скоростного письма, записи и расшифровки текста;
• использовать современные технические средства в области скоростного письма;
• обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения;
• анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации;
• собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями;
• интерпретировать данные и передавать информацию в систематизированном виде;
• обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы;
• производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
• работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
• разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки;
• обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке;
• пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям;
• определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов;
• излагать материал в логической последовательности;
• производить анализ и оценку изложенного материала;
• оформлять текст в соответствующем стиле;
• редактировать текст документов;
• формулировать выводы и рекомендации;
• осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации;
• пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами;
• применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности;
• проводить редактирование текста, анализ и оценку выводов и рекомендаций;
• применять основы психологии делового общения;
• составлять пресс-релизы;
• вести переговоры с партнерами;
• работать в режиме многозадачности;
• работать с большим объемом информации;
• осуществлять устные и письменные переводы с английского языка;
• вести деловую переписку с учетом правил делового этикета и документооборота.
1.9. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.
II. Должностные обязанности помощника руководителя
Помощник руководителя выполняет следующие должностные обязанности:
2.1 планирование рабочего дня руководителя;
2.2 встреча посетителей руководителя;
2.3 ведение деловой переписки;
2.4 организация совещаний и переговоров;
2.5 организация деловых поездок, командировок;
2.6 подготовка аналитических и справочных материалов, презентаций;
2.7 выполнение письменных и устных переводов;
2.8 контроль исполнения поручений руководителя.
III. Права помощника руководителя
Помощник руководителя имеет право:
3.1. Запрашивать у генерального директора и руководителя административно-хозяйственного отдела информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у генерального директора и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать генерального директора и руководителя административно-хозяйственного отдела о нарушениях трудового законодательства в компании.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению организационной, информационной, документационной поддержки генерального директора.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.
IV. Ответственность помощника руководителя
Помощник руководителя несет ответственность:
4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
V. Взаимоотношения и связи по должности
5.1. Помощник руководителя работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели, утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством генерального директора планирует свою работу на отчетный период (в период отсутствия генерального директора — под руководством руководителя административно-хозяйственного отдела).
5.3. Представляет генеральному директору отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от генерального директора или руководителя административно-хозяйственного отдела нормативно-правовую информацию и знакомится с ней под роспись.
5.5. Доводит до сведения генерального директора информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Оперативно взаимодействует с другими специалистами компании в целях повышения эффективности ее работы.
5.7. Исполняет должностные обязанности других специалистов административно-хозяйственного отдела во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.
VI. Заключительные положения
6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.
С инструкцией ознакомлен:
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Зарегистрировано в Минюсте России 15 июля 2020 г. N 58957
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 15 июня 2020 г. N 333н
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО СТАНДАРТА «СПЕЦИАЛИСТ ПО ОРГАНИЗАЦИОННОМУ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ»
В соответствии с пунктом 16 Правил разработки и утверждения профессиональных стандартов, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 22 января 2013 г. N 23 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 4, ст. 293; 2014, N 39, ст. 5266), приказываю:
1. Утвердить прилагаемый профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».
2. Признать утратившим силу приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 2 июня 2015 г., регистрационный N 37509).
Министр
А.О. КОТЯКОВ
УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства
труда и социальной защиты
Российской Федерации
от 15 июня 2020 г. N 333н
ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ СПЕЦИАЛИСТ ПО ОРГАНИЗАЦИОННОМУ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ
| 447 | |
| Регистрационный номер |
I. Общие сведения
| Организационное и документационное обеспечение управления организациями любых организационно-правовых форм | 07.002 | |
| (наименование вида профессиональной деятельности) | Код |
Основная цель вида профессиональной деятельности:
Реализация обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией
Группа занятий:
| 3343 | Административный и иной исполнительный среднетехнический персонал | 4120 | Секретари (общего профиля) |
| 4226 | Служащие в приемной (общего профиля) | — | — |
| (код ОКЗ <1>) | (наименование) | (код ОКЗ) | (наименование) |
<1> Общероссийский классификатор занятий.
Отнесение к видам экономической деятельности:
| 82.11 | Деятельность административно-хозяйственная комплексная по обеспечению работы организации |
| 82.30 | Деятельность по организации конференций и выставок |
| (код ОКВЭД <2>) | (наименование вида экономической деятельности) |
<2> Общероссийский классификатор видов экономической деятельности.
II. Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт (функциональная карта вида профессиональной деятельности)
| Обобщенные трудовые функции | Трудовые функции | ||||
| код | наименование | уровень квалификации | наименование | код | уровень (подуровень) квалификации |
| A | Организационное обеспечение деятельности организации | 3 | Прием и распределение телефонных звонков организации | A/01.3 | 3 |
| Организация работы с посетителями организации | A/02.3 | 3 | |||
| Выполнение координирующих и обеспечивающих функций | A/03.3 | 3 | |||
| B | Документационное обеспечение деятельности организации | 5 | Организация работы с документами | B/01.5 | 5 |
| Организация текущего хранения документов | B/02.5 | 5 | |||
| Организация обработки дел для последующего хранения | B/03.5 | 5 | |||
| C | Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации | 6 | Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени | C/01.6 | 6 |
| Планирование рабочего дня секретаря | C/02.6 | 6 | |||
| Организация телефонных переговоров руководителя | C/03.6 | 6 | |||
| Организация командировок руководителя | C/04.6 | 6 | |||
| Организация работы с посетителями в приемной руководителя | C/05.6 | 6 | |||
| Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий | C/06.6 | 6 | |||
| Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя | C/07.6 | 6 | |||
| Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя | C/08.6 | 6 | |||
| Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря | C/09.6 | 6 | |||
| Составление и оформление управленческой документации | C/10.6 | 6 | |||
| Организация работы с документами в приемной руководителя | C/11.6 | 6 | |||
| Организация хранения документов в приемной руководителя | C/12.6 | 6 | |||
| Обеспечение руководителя информацией | C/13.6 | 6 | |||
| Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации | C/14.6 | 6 | |||
| D | Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации | 6 | Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями | D/01.6 | 6 |
| Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов | D/02.6 | 6 | |||
| Организация деловых контактов и протокольных мероприятий | D/03.6 | 6 | |||
| Организация исполнения решений руководителя | D/04.6 | 6 |
III. Характеристика обобщенных трудовых функций
3.1. Обобщенная трудовая функция
| Наименование | Организационное обеспечение деятельности организации | Код | A | Уровень квалификации | 3 |
| Происхождение обобщенной трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Возможные наименования должностей, профессий | Секретарь-администратор |
| Требования к образованию и обучению | Среднее общее образование Профессиональное обучение — программы профессиональной подготовки по должностям служащих, программы переподготовки служащих, программы повышения квалификации служащих |
| Требования к опыту практической работы | — |
| Особые условия допуска к работе | — |
| Другие характеристики | — |
Дополнительные характеристики
| Наименование документа | Код | Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности |
| ОКЗ | 4226 | Служащие в приемной (общего профиля) |
| ОКПДТР <3> | 26353 | Секретарь-машинистка |
<3> Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
3.1.1. Трудовая функция
| Наименование | Прием и распределение телефонных звонков организации | Код | A/01.3 | Уровень (подуровень) квалификации | 3 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации |
| Регистрация поступающих телефонных звонков | |
| Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону | |
| Необходимые умения | Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи |
| Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации | |
| Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы | |
| Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров | |
| Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия | |
| Соблюдать служебный этикет | |
| Необходимые знания | Функции, задачи, структура организации, ее связи |
| Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации | |
| Этика делового общения | |
| Правила речевого этикета | |
| Требования охраны труда | |
| Правила защиты конфиденциальной служебной информации | |
| Другие характеристики | — |
3.1.2. Трудовая функция
| Наименование | Организация работы с посетителями организации | Код | A/02.3 | Уровень (подуровень) квалификации | 3 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками |
| Ведение журнала записи посетителей | |
| Учет посетителей и оформление пропусков | |
| Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей | |
| Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации | |
| Организация и бронирование переговорных комнат | |
| Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе | |
| Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки) | |
| Необходимые умения | Общаться с посетителями |
| Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации | |
| Вести учетные формы, использовать их для работы | |
| Создавать положительный имидж организации | |
| Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций | |
| Применять информационно-коммуникационные технологии | |
| Обеспечивать конфиденциальность информации | |
| Необходимые знания | Правила организации приема посетителей |
| Правила делового общения | |
| Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами | |
| Правила организации приемов в офисе | |
| Правила сервировки чайного (кофейного) стола | |
| Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним | |
| Этика делового общения | |
| Правила речевого этикета | |
| Требования охраны труда | |
| Правила защиты конфиденциальной служебной информации | |
| Другие характеристики | — |
3.1.3. Трудовая функция
| Наименование | Выполнение координирующих и обеспечивающих функций | Код | A/03.3 | Уровень (подуровень) квалификации | 3 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Ведение журнала разъездов работников организации |
| Координация работы курьеров и водителей организации | |
| Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей | |
| Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации | |
| Необходимые умения | Составлять и вести учетные документы |
| Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации | |
| Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации | |
| Оценивать результаты в рамках поставленных задач | |
| Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками | |
| Необходимые знания | Правила речевого этикета |
| Этика делового общения | |
| Требования охраны труда | |
| Правила защиты конфиденциальной служебной информации | |
| Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами | |
| Другие характеристики | — |
3.2. Обобщенная трудовая функция
| Наименование | Документационное обеспечение деятельности организации | Код | B | Уровень квалификации | 5 |
| Происхождение обобщенной трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Возможные наименования должностей, профессий | Делопроизводитель |
| Требования к образованию и обучению | Среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена или Среднее профессиональное образование (непрофильное) — программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности |
| Требования к опыту практической работы | — |
| Особые условия допуска к работе | — |
| Другие характеристики | — |
Дополнительные характеристики
| Наименование документа | Код | Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности |
| ОКЗ | 4120 | Секретари (общего профиля) |
| ЕКС <4> | — | Делопроизводитель |
| ОКПДТР | 21299 | Делопроизводитель |
| ОКСО <5> | 7.46.02.01 | Документационное обеспечение управления и архивоведение |
<4> Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.
<5> Общероссийский классификатор специальностей по образованию.
3.2.1. Трудовая функция
| Наименование | Организация работы с документами | Код | B/01.5 | Уровень (подуровень) квалификации | 5 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Прием и первичная обработка входящих документов |
| Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые | |
| Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем | |
| Регистрация входящих документов | |
| Организация доставки документов исполнителям | |
| Ведение базы данных документов организации | |
| Ведение информационно-справочной работы | |
| Обработка и отправка исходящих документов | |
| Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства | |
| Контроль исполнения документов в организации | |
| Необходимые умения | Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации |
| Пользоваться базами данных, в том числе удаленно | |
| Пользоваться справочно-правовыми системами | |
| Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации | |
| Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности | |
| Применять правила русского языка | |
| Применять навыки скоростного письма | |
| Необходимые знания | Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления |
| Структура организации, руководство структурных подразделений | |
| Современные информационные технологии работы с документами | |
| Порядок работы с документами | |
| Схемы документооборота | |
| Системы скоростного письма | |
| Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами | |
| Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации | |
| Типовые сроки исполнения документов | |
| Принципы работы со сроковой картотекой | |
| Назначение и технология текущего и предупредительного контроля | |
| Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов | |
| Правила документационного обеспечения деятельности организации | |
| Виды документов, их назначение | |
| Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами | |
| Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов | |
| Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации | |
| Системы электронного документооборота | |
| Правила и сроки отправки исходящих документов | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
3.2.2. Трудовая функция
| Наименование | Организация текущего хранения документов | Код | B/02.5 | Уровень (подуровень) квалификации | 5 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Разработка номенклатуры дел организации |
| Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения | |
| Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения | |
| Формирование дел | |
| Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела | |
| Необходимые умения | Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства |
| Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив | |
| Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения | |
| Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел | |
| Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации | |
| Формировать документы в дела с учетом их специфики | |
| Систематизировать документы внутри дела | |
| Обеспечивать сохранность и защиту документов организации | |
| Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами | |
| Необходимые знания | Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления |
| Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления | |
| Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией | |
| Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел | |
| Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа | |
| Правила выдачи и использования документов из сформированных дел | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
3.2.3. Трудовая функция
| Наименование | Организация обработки дел для последующего хранения | Код | B/03.5 | Уровень (подуровень) квалификации | 5 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению |
| Составление внутренней описи дел для особо ценных документов | |
| Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения | |
| Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения | |
| Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения | |
| Передача дел в архив организации | |
| Необходимые умения | Пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения |
| Оформлять документы экспертной комиссии | |
| Оформлять обложки дел постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов | |
| Производить хронологическо-структурную систематизацию дел | |
| Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного хранения | |
| Составлять опись дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами | |
| Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами | |
| Необходимые знания | Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления |
| Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них | |
| Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов | |
| Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии | |
| Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии | |
| Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению | |
| Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения | |
| Правила составления описи дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами | |
| Правила передачи дел в архив организации | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
3.3. Обобщенная трудовая функция
| Наименование | Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации | Код | C | Уровень квалификации | 6 |
| Происхождение обобщенной трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Возможные наименования должностей, профессий | Секретарь руководителя Секретарь-стенографистка Стенографистка |
| Требования к образованию и обучению | Высшее образование — бакалавриат или Высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности или Среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена или Среднее профессиональное образование (непрофильное) — программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности |
| Требования к опыту практической работы | Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании |
| Особые условия допуска к работе | — |
| Другие характеристики | — |
Дополнительные характеристики
| Наименование документа | Код | Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности |
| ОКЗ | 3343 | Административный и иной исполнительный среднетехнический персонал |
| ЕКС | — | Секретарь руководителя |
| ОКПДТР | 26341 | Секретарь руководителя |
| 26405 | Секретарь-стенографистка | |
| ОКСО | 7.46.03.02 | Документоведение и архивоведение |
| 7.46.02.01 | Документационное обеспечение управления и архивоведение |
3.3.1. Трудовая функция
| Наименование | Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени | Код | C/01.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя |
| Внесение информации в планировщик (органайзер) | |
| Согласование с руководителем времени планируемых действий | |
| Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками | |
| Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий | |
| Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий | |
| Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций | |
| Необходимые умения | Устанавливать цели, определять иерархию целей |
| Определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время | |
| Оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени | |
| Выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях | |
| Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации | |
| Необходимые знания | Специфика основной деятельности организации |
| Основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации | |
| Руководящий состав организации и ее подразделений | |
| Функции самоменеджмента | |
| Принципы и правила планирования рабочего времени | |
| Методы постановки целей | |
| Правила проведения деловых переговоров | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
3.3.2. Трудовая функция
| Наименование | Планирование рабочего дня секретаря | Код | C/02.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Выбор и оформление планировщика секретаря |
| Ведение дневника (на электронном и (или) бумажном носителе) | |
| Согласование планов с планами и сроками работы руководителя | |
| Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу) | |
| Перенос невыполненных запланированных задач | |
| Выполнение типичных ежедневных дел | |
| Необходимые умения | Выбирать и оформлять планировщик |
| Вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе | |
| Расставлять приоритеты, выделять важное и срочное | |
| Выбирать оптимальный ритм работы | |
| Анализировать причины невыполнения задач | |
| Применять информационно-коммуникационные технологии | |
| Необходимые знания | Особенности оформления планировщика (на электронном и бумажном носителях) |
| Основы управления временем | |
| Другие характеристики | — |
3.3.3. Трудовая функция
| Наименование | Организация телефонных переговоров руководителя | Код | C/03.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Ведение базы телефонных контактов руководителя |
| Соединение руководителя с конкретными абонентами | |
| Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя | |
| Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков | |
| Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и сотрудникам | |
| Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону | |
| Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров | |
| Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций | |
| Необходимые умения | Вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя |
| Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации | |
| Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя | |
| Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения | |
| Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи | |
| Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации | |
| Соблюдать служебный этикет | |
| Необходимые знания | Телефонные контакты руководителя |
| Функции, задачи, структура организации, ее связи по вертикали и горизонтали | |
| Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации | |
| Правила поддержания и развития межличностных отношений | |
| Правила проведения деловых переговоров | |
| Правила защиты конфиденциальной информации | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
3.3.4. Трудовая функция
| Наименование | Организация командировок руководителя | Код | C/04.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Подготовка проекта служебного задания руководителя |
| Подготовка проекта приказа о служебной командировке | |
| Оформление командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости | |
| Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта | |
| Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя | |
| Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий | |
| Подготовка документов к поездке руководителя | |
| Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки | |
| Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта | |
| Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке | |
| Необходимые умения | Оформлять авансовые отчеты руководителя |
| Организовывать встречи руководителя с принимающей стороной | |
| Оформлять командировочные документы | |
| Обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя | |
| Обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя | |
| Применять способы делового общения | |
| Использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки | |
| Необходимые знания | Порядок подготовки и проведения командировок |
| Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя | |
| Деловой протокол | |
| Этика делового общения | |
| Другие характеристики | — |
3.3.5. Трудовая функция
| Наименование | Организация работы с посетителями в приемной руководителя | Код | C/05.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Организация личного приема посетителей руководителем |
| Установление порядка приема для различных категорий посетителей | |
| Ведение журнала предварительной записи на прием | |
| Регистрация посетителей | |
| Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации | |
| Организация приема деловых партнеров в офисе | |
| Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе | |
| Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе | |
| Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя | |
| Необходимые умения | Организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя |
| Управлять конфликтами | |
| Учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения | |
| Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации | |
| Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя | |
| Создавать положительный имидж организации | |
| Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций | |
| Применять информационно-коммуникационные технологии | |
| Обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне | |
| Необходимые знания | Правила организации приема посетителей |
| Правила делового общения | |
| Правила речевого этикета | |
| Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений | |
| Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами | |
| Правила организации приемов в офисе | |
| Этикет и основы международного протокола | |
| Правила сервировки чайного (кофейного) стола | |
| Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним | |
| Правила защиты конфиденциальной служебной информации | |
| Другие характеристики | — |
3.3.6. Трудовая функция
| Наименование | Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий | Код | C/06.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Подготовка повестки дня мероприятия |
| Оформление списка участников мероприятия | |
| Информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия | |
| Выбор места и времени проведения мероприятия | |
| Подготовка предварительной сметы расходов | |
| Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии | |
| Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков | |
| Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия | |
| Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия | |
| Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз | |
| Решение вопросов технического оснащения мероприятия | |
| Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов | |
| Организация подготовки президиума и рабочих мест участников | |
| Организация встречи и регистрация участников мероприятия | |
| Ведение протокола мероприятия | |
| Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз | |
| Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения | |
| Необходимые умения | Организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы |
| Документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия | |
| Передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия | |
| Подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания) | |
| Сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз | |
| Соблюдать правила делового этикета и протокола | |
| Поддерживать имидж организации | |
| Создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации | |
| Работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде | |
| Обеспечивать безопасность деятельности организации | |
| Применять информационно-коммуникационные технологии | |
| Применять правила русского языка | |
| Применять навыки скоростного письма | |
| Применять навыки записи и расшифровки текста | |
| Использовать современные технические средства в области скоростного письма | |
| Обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения | |
| Необходимые знания | Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных |
| Правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия | |
| Методика составления сметы расходов конферентного мероприятия | |
| Основы написания речей и докладов руководителя | |
| Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений | |
| Правила делового общения, делового этикета | |
| Этикет и основы международного протокола | |
| Правила проведения деловых переговоров | |
| Правила защиты конфиденциальной служебной информации | |
| Системы скоростного письма | |
| Основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
3.3.7. Трудовая функция
| Наименование | Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя | Код | C/07.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Документальное оформление решений руководителя |
| Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя | |
| Координация деятельности по исполнению решений руководителя | |
| Ведение срокового текущего и предупредительного контроля | |
| Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок | |
| Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя | |
| Фиксация исполнения поручений | |
| Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя | |
| Необходимые умения | Вести сроковую картотеку |
| Вести учетные регистрационные формы, использовать их для работы по контролю исполнения поручений руководителя | |
| Работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов | |
| Использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя | |
| Использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации | |
| Применять информационно-коммуникационные технологии | |
| Оценивать результаты в рамках поставленных задач | |
| Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками | |
| Необходимые знания | Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения |
| Принципы, способы информирования сотрудников | |
| Этика делового общения | |
| Управленческая структура организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения зон их ответственности | |
| Локальные нормативные акты организации | |
| Другие характеристики | — |
3.3.8. Трудовые функции
| Наименование | Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя | Код | C/08.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями |
| Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда | |
| Организация оформления интерьера приемной руководителя | |
| Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой | |
| Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими принадлежностями | |
| Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой | |
| Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания | |
| Необходимые умения | Создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя |
| Применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности | |
| Оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием | |
| Осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой | |
| Контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания | |
| Необходимые знания | Требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты |
| Основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности | |
| Основы эргономики офиса и флористики | |
| Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений | |
| Состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней | |
| Другие характеристики | — |
3.3.9. Трудовая функция
| Наименование | Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря | Код | C/09.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Разработка должностной инструкции секретаря |
| Разработка положения о секретариате | |
| Разработка инструкции по делопроизводству | |
| Необходимые умения | Составлять и оформлять организационные и методические документы |
| Редактировать тексты служебных документов | |
| Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации | |
| Пользоваться базами данных, в том числе удаленно | |
| Использовать справочные правовые системы | |
| Работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером | |
| Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы) | |
| Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой | |
| Пользоваться электронной почтой | |
| Пользоваться системами электронного документооборота | |
| Необходимые знания | Правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права) |
| Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления | |
| Структура, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения зон их ответственности | |
| Правила документационного обеспечения деятельности организации | |
| Порядок работы с документами | |
| Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами | |
| Правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов) | |
| Виды документов, их назначение | |
| Основы документной лингвистики | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
3.3.10. Трудовая функция
| Наименование | Составление и оформление управленческой документации | Код | C/10.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки) |
| Печать служебных документов и материалов | |
| Размножение служебных документов | |
| Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа) | |
| Необходимые умения | Редактировать тексты служебных документов |
| Пользоваться унифицированными формами документов | |
| Оформлять кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов | |
| Печатать служебные документы | |
| Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой | |
| Работать с компьютером, сканером | |
| Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы) | |
| Пользоваться электронной почтой | |
| Пользоваться системами электронного документооборота | |
| Обеспечивать безопасность деятельности организации | |
| Необходимые знания | Правовые основы управления (основы административного, трудового и хозяйственного права) |
| Структура организации, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения зон их ответственности | |
| Правила документационного обеспечения деятельности организации | |
| Порядок работы с документами | |
| Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами | |
| Виды документов, их назначение | |
| Правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего) | |
| Правила подписания и утверждения документов | |
| Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем | |
| Основы документной лингвистики | |
| Правила русского языка | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
3.3.11. Трудовая функция
| Наименование | Организация работы с документами в приемной руководителя | Код | C/11.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов |
| Проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов | |
| Подготовка документов для рассмотрения руководителем | |
| Учет документов, поступающих на имя руководителя | |
| Организация доставки документов исполнителям | |
| Создание и ведение базы данных документов руководителя | |
| Ведение информационно-справочной работы | |
| Необходимые умения | Работать с входящей, исходящей, внутренней документацией |
| Пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами | |
| Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами | |
| Применять правила русского языка | |
| Применять навыки скоростного письма | |
| Составлять и оформлять локальные нормативные акты | |
| Необходимые знания | Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления |
| Структура организации, руководство структурных подразделений | |
| Современные информационные технологии работы с документами | |
| Порядок работы с документами, схемы документооборота | |
| Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами | |
| Правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов | |
| Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов | |
| Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации | |
| Системы электронного документооборота | |
| Системы скоростного письма | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
3.3.12. Трудовая функция
| Наименование | Организация хранения документов в приемной руководителя | Код | C/12.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Разработка разделов номенклатуры дел организации |
| Формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения | |
| Подготовка и передача дел в архив организации | |
| Необходимые умения | Разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом нормативно-методических документов |
| Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел | |
| Формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации | |
| Обеспечивать сохранность документов организации | |
| Производить подготовку дел для передачи в архив | |
| Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами | |
| Необходимые знания | Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления |
| Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления | |
| Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел | |
| Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа | |
| Правила выдачи и использования документов из сформированных дел | |
| Требования охраны труда | |
| Правила подготовки и передачи дел в архив организации | |
| Другие характеристики | — |
3.3.13. Трудовые функции
| Наименование | Обеспечение руководителя информацией | Код | C/13.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений |
| Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации | |
| Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате | |
| Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных | |
| Формирование и использование баз данных в организации | |
| Необходимые умения | Осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации |
| Осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме | |
| Составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы | |
| Осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы | |
| Вводить новые данные в справочно-информационные системы | |
| Вводить в память компьютера электронные образы документов | |
| Применять навыки скоростного письма | |
| Применять навыки записи и расшифровки текста | |
| Использовать современные технические средства в области скоростного письма | |
| Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков | |
| Применять информационно-коммуникационные технологии | |
| Необходимые знания | Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков |
| Состав внешних информационных потоков | |
| Состав внутренних информационных потоков | |
| Структура организации и порядок взаимодействия подразделений и служб | |
| Особенности формирования баз данных в организации | |
| Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков | |
| Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники | |
| Системы скоростного письма | |
| Основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
3.3.14. Трудовая функция
| Наименование | Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации | Код | C/14.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Информирование работников организации о решениях руководителя |
| Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации | |
| Оповещение работников о предстоящих мероприятиях | |
| Организация встреч трудового коллектива с руководством | |
| Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам | |
| Необходимые умения | Использовать современные технологии сбора и передачи информации |
| Осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности руководителя | |
| Осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных | |
| Осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации | |
| Представлять данные в едином и удобном для восприятия формате | |
| Многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные | |
| Обеспечивать оперативность информационных потоков | |
| Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы) | |
| Необходимые знания | Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации |
| Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц | |
| Классификация управленческой информации, виды управленческой информации | |
| Формы представления управленческой информации | |
| Источники управленческой информации | |
| Методика отбора источников информации | |
| Требования, предъявляемые к управленческой информации | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
3.4. Обобщенная трудовая функция
| Наименование | Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации | Код | D | Уровень квалификации | 6 |
| Происхождение обобщенной трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Возможные наименования должностей, профессий | Помощник руководителя |
| Требования к образованию и обучению | Высшее образование — бакалавриат или Высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности |
| Требования к опыту практической работы | Не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации |
| Особые условия допуска к работе | — |
| Другие характеристики | — |
Дополнительные характеристики
| Наименование документа | Код | Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности |
| ОКЗ | 3343 | Административный и иной исполнительный среднетехнический персонал |
| ЕКС | — | Секретарь руководителя |
| ОКПДТР | 26341 | Секретарь руководителя |
| ОКСО | 7.46.03.02 | Документоведение и архивоведение |
3.4.1. Трудовые функции
| Наименование | Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями | Код | D/01.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями |
| Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений | |
| Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующих информации и документов | |
| Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений | |
| Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя | |
| Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций | |
| Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами | |
| Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений | |
| Необходимые умения | Анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации |
| Собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями | |
| Передавать информацию в систематизированном виде | |
| Обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы | |
| Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков | |
| Обеспечивать информационную безопасность организации | |
| Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы) | |
| Необходимые знания | Внутренняя и внешняя политика организации |
| Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними | |
| Принципы и методы администрирования | |
| Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков | |
| Структура организации и порядок взаимодействия подразделений и служб | |
| Правила формирования и использования баз данных | |
| Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации | |
| Правила защиты конфиденциальной служебной информации | |
| Современные информационные технологии | |
| Другие характеристики | — |
3.4.2. Трудовая функция
| Наименование | Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов | Код | D/02.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем |
| Подготовка информационно-аналитических материалов | |
| Разработка тематического плана обзорного документа, доклада | |
| Определение круга библиографических источников | |
| Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки | |
| Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки | |
| Необходимые умения | Разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки |
| Обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке | |
| Пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям | |
| Интерпретировать полученные данные и представлять их в систематизированном виде | |
| Определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов | |
| Излагать материал в логической последовательности | |
| Производить анализ и оценку изложенного материала | |
| Оформлять текст в соответствующем стиле | |
| Редактировать текст документов | |
| Формулировать выводы и рекомендации | |
| Осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации | |
| Пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами | |
| Применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности | |
| Проводить редактирование текста, анализ и оценку выводов и рекомендаций | |
| Применять основы психологии делового общения | |
| Необходимые знания | Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации |
| Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц | |
| Классификация управленческой информации, виды управленческой информации | |
| Формы представления управленческой информации | |
| Источники управленческой информации, методика отбора источников информации | |
| Требования, предъявляемые к управленческой информации | |
| Особенности реферирования информации, специфика оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов | |
| Основы написания речей и докладов руководителя | |
| Категории слушателей (читателей), на которых будет рассчитан данный обзор, доклад | |
| Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники | |
| Структура информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий | |
| Современные средства сбора, обработки, систематизации информации | |
| Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базы данных | |
| Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке | |
| Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров | |
| Правила работы с внешними носителями информации | |
| Понятие и специфика библиографического, реферативного и аналитического информационного издания | |
| Справочные правовые системы | |
| Другие характеристики | — |
3.4.3. Трудовая функция
| Наименование | Организация деловых контактов и протокольных мероприятий | Код | D/03.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя |
| Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем | |
| Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов | |
| Подготовка презентаций по указанию руководителя | |
| Подготовка и проведение пресс-конференций руководителя | |
| Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров | |
| Необходимые умения | Составлять план поездки руководителя |
| Оформлять документы, необходимые для деловой поездки, командировки руководителя | |
| Составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов | |
| Составлять пресс-релизы | |
| Вести переговоры с партнерами | |
| Работать в режиме многозадачности | |
| Работать с большим объемом информации | |
| Создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя | |
| Использовать вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности | |
| Обеспечивать информационную безопасность организации | |
| Необходимые знания | Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации |
| Структура организации, руководящий состав организации и подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц | |
| Психология делового общения, основы конфликтологии | |
| Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий | |
| Этикет и основы международного прокола | |
| Правила составления и оформления документов | |
| Правила защиты конфиденциальной служебной информации | |
| Информационно-коммуникационные технологии | |
| Другие характеристики | — |
3.4.4. Трудовая функция
| Наименование | Организация исполнения решений руководителя | Код | D/04.6 | Уровень (подуровень) квалификации | 6 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала | ||
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя |
| Координация деятельности по исполнению решений руководителя | |
| Контроль исполнения решений руководителя | |
| Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя | |
| Необходимые умения | Составлять и оформлять документы, содержащие поручения и распоряжения руководителя |
| Вести учет поручений руководителя, требующих контроля по существу решения вопроса | |
| Принимать решения в процессе работы | |
| Производить анализ исполнительской дисциплины | |
| Составлять аналитические отчеты и справки по результатам исполнения поручений и распоряжений руководителя | |
| Пользоваться системами электронного документооборота | |
| Применять вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности | |
| Обеспечивать безопасность деятельности организации | |
| Необходимые знания | Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации |
| Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц | |
| Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя | |
| Технология ведения контроля исполнения поручений руководителя | |
| Системы электронного документооборота, базы данных | |
| Требования охраны труда | |
| Другие характеристики | — |
IV. Сведения об организациях — разработчиках профессионального стандарта
4.1. Ответственная организация-разработчик
| НП «Национальная ассоциация офисных специалистов и административных работников», город Москва | |
| Директор | Хлюснева Людмила Петровна |
4.2. Наименования организаций-разработчиков
| 1 | ООО «Центр экспертизы и сертификации», город Москва |
| 2 | ФГБОУ ВО «Российский государственный гуманитарный университет», город Москва |
| 3 | ФГБПОУ «Колледж МИД России», город Москва |
| 4 | ПАО «Московская объединенная энергетическая компания», город Москва |
Трудовые функции:
Смотреть трудовые действия, необходимые знания и умения, дополнительные сведения
Трудовые действия
1 . Прием и первичная обработка входящих документов
2 . Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые
3 . Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем
4 . Регистрация входящих документов
5 . Организация доставки документов исполнителям
6 . Ведение базы данных документов организации
7 . Ведение информационно-справочной работы
8 . Обработка и отправка исходящих документов
9 . Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
10 . Контроль исполнения документов в организации
Необходимые умения
1 . Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации
2 . Пользоваться базами данных, в том числе удаленно
3 . Пользоваться справочно-правовыми системами
4 . Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации
5 . Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности
6 . Применять правила русского языка
7 . Применять навыки скоростного письма
Необходимые знания
1 . Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления
2 . Структура организации, руководство структурных подразделений
3 . Современные информационные технологии работы с документами
4 . Порядок работы с документами
5 . Схемы документооборота
6 . Системы скоростного письма
7 . Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами
8 . Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации
9 . Типовые сроки исполнения документов
10 . Принципы работы со сроковой картотекой
11 . Назначение и технология текущего и предупредительного контроля
12 . Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов
13 . Правила документационного обеспечения деятельности организации
14 . Виды документов, их назначение
15 . Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами
16 . Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов
17 . Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации
18 . Системы электронного документооборота
19 . Правила и сроки отправки исходящих документов
20 . Требования охраны труда
Смотреть трудовые действия, необходимые знания и умения, дополнительные сведения
Трудовые действия
1 . Разработка номенклатуры дел организации
2 . Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения
3 . Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения
4 . Формирование дел
5 . Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела
Необходимые умения
1 . Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
2 . Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив
3 . Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения
4 . Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел
5 . Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
6 . Формировать документы в дела с учетом их специфики
7 . Систематизировать документы внутри дела
8 . Обеспечивать сохранность и защиту документов организации
9 . Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами
Необходимые знания
1 . Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
2 . Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
3 . Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией
4 . Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел
5 . Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа
6 . Правила выдачи и использования документов из сформированных дел
7 . Требования охраны труда
Смотреть трудовые действия, необходимые знания и умения, дополнительные сведения
Трудовые действия
1 . Подготовка проекта служебного задания руководителя
2 . Подготовка проекта приказа о служебной командировке
3 . Оформление командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости
4 . Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта
5 . Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя
6 . Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий
7 . Подготовка документов к поездке руководителя
8 . Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки
9 . Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта
10 . Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке
Необходимые умения
1 . Оформлять авансовые отчеты руководителя
2 . Организовывать встречи руководителя с принимающей стороной
3 . Оформлять командировочные документы
4 . Обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя
5 . Обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя
6 . Применять способы делового общения
7 . Использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки
Необходимые знания
1 . Порядок подготовки и проведения командировок
2 . Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя
3 . Деловой протокол
4 . Этика делового общения
Смотреть трудовые действия, необходимые знания и умения, дополнительные сведения
Трудовые действия
1 . Подготовка повестки дня мероприятия
2 . Оформление списка участников мероприятия
3 . Информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия
4 . Выбор места и времени проведения мероприятия
5 . Подготовка предварительной сметы расходов
6 . Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии
7 . Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков
8 . Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия
9 . Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия
10 . Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз
11 . Решение вопросов технического оснащения мероприятия
12 . Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов
13 . Организация подготовки президиума и рабочих мест участников
14 . Организация встречи и регистрация участников мероприятия
15 . Ведение протокола мероприятия
16 . Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз
17 . Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения
Необходимые умения
1 . Организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы
2 . Документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия
3 . Передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия
4 . Подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания)
5 . Сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз
6 . Соблюдать правила делового этикета и протокола
7 . Поддерживать имидж организации
8 . Создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации
9 . Работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде
10 . Обеспечивать безопасность деятельности организации
11 . Применять информационно-коммуникационные технологии
12 . Применять правила русского языка
13 . Применять навыки скоростного письма
14 . Применять навыки записи и расшифровки текста
15 . Использовать современные технические средства в области скоростного письма
16 . Обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения
Необходимые знания
1 . Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных
2 . Правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия
3 . Методика составления сметы расходов конферентного мероприятия
4 . Основы написания речей и докладов руководителя
5 . Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений
6 . Правила делового общения, делового этикета
7 . Этикет и основы международного протокола
8 . Правила проведения деловых переговоров
9 . Правила защиты конфиденциальной служебной информации
10 . Системы скоростного письма
11 . Основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма
12 . Требования охраны труда
Смотреть трудовые действия, необходимые знания и умения, дополнительные сведения
Трудовые действия
1 . Документальное оформление решений руководителя
2 . Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя
3 . Координация деятельности по исполнению решений руководителя
4 . Ведение срокового текущего и предупредительного контроля
5 . Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок
6 . Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя
7 . Фиксация исполнения поручений
8 . Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя
Необходимые умения
1 . Вести сроковую картотеку
2 . Вести учетные регистрационные формы, использовать их для работы по контролю исполнения поручений руководителя
3 . Работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов
4 . Использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя
5 . Использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации
6 . Применять информационно-коммуникационные технологии
7 . Оценивать результаты в рамках поставленных задач
8 . Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками
Необходимые знания
1 . Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения
2 . Принципы, способы информирования сотрудников
3 . Этика делового общения
4 . Управленческая структура организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения зон их ответственности
5 . Локальные нормативные акты организации
Смотреть трудовые действия, необходимые знания и умения, дополнительные сведения
Трудовые действия
1 . Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями
2 . Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений
3 . Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующих информации и документов
4 . Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений
5 . Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя
6 . Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций
7 . Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами
8 . Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений
Необходимые умения
1 . Анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации
2 . Собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями
3 . Передавать информацию в систематизированном виде
4 . Обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы
5 . Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков
6 . Обеспечивать информационную безопасность организации
7 . Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы)
Необходимые знания
1 . Внутренняя и внешняя политика организации
2 . Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними
3 . Принципы и методы администрирования
4 . Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков
5 . Структура организации и порядок взаимодействия подразделений и служб
6 . Правила формирования и использования баз данных
7 . Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации
8 . Правила защиты конфиденциальной служебной информации
9 . Современные информационные технологии
Смотреть трудовые действия, необходимые знания и умения, дополнительные сведения
Трудовые действия
1 . Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем
2 . Подготовка информационно-аналитических материалов
3 . Разработка тематического плана обзорного документа, доклада
4 . Определение круга библиографических источников
5 . Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки
6 . Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки
Необходимые умения
1 . Разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки
2 . Обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке
3 . Пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям
4 . Интерпретировать полученные данные и представлять их в систематизированном виде
5 . Определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов
6 . Излагать материал в логической последовательности
7 . Производить анализ и оценку изложенного материала
8 . Оформлять текст в соответствующем стиле
9 . Редактировать текст документов
10 . Формулировать выводы и рекомендации
11 . Осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации
12 . Пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами
13 . Применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности
14 . Проводить редактирование текста, анализ и оценку выводов и рекомендаций
15 . Применять основы психологии делового общения
Необходимые знания
1 . Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации
2 . Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц
3 . Классификация управленческой информации, виды управленческой информации
4 . Формы представления управленческой информации
5 . Источники управленческой информации, методика отбора источников информации
6 . Требования, предъявляемые к управленческой информации
7 . Особенности реферирования информации, специфика оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов
8 . Основы написания речей и докладов руководителя
9 . Категории слушателей (читателей), на которых будет рассчитан данный обзор, доклад
10 . Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники
11 . Структура информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий
12 . Современные средства сбора, обработки, систематизации информации
13 . Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базы данных
14 . Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке
15 . Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров
16 . Правила работы с внешними носителями информации
17 . Понятие и специфика библиографического, реферативного и аналитического информационного издания
18 . Справочные правовые системы
Смотреть трудовые действия, необходимые знания и умения, дополнительные сведения
Трудовые действия
1 . Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя
2 . Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем
3 . Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов
4 . Подготовка презентаций по указанию руководителя
5 . Подготовка и проведение пресс-конференций руководителя
6 . Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров
Необходимые умения
1 . Составлять план поездки руководителя
2 . Оформлять документы, необходимые для деловой поездки, командировки руководителя
3 . Составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов
4 . Составлять пресс-релизы
5 . Вести переговоры с партнерами
6 . Работать в режиме многозадачности
7 . Работать с большим объемом информации
8 . Создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя
9 . Использовать вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности
10 . Обеспечивать информационную безопасность организации
Необходимые знания
1 . Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации
2 . Структура организации, руководящий состав организации и подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц
3 . Психология делового общения, основы конфликтологии
4 . Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий
5 . Этикет и основы международного прокола
6 . Правила составления и оформления документов
7 . Правила защиты конфиденциальной служебной информации
8 . Информационно-коммуникационные технологии
Смотреть трудовые действия, необходимые знания и умения, дополнительные сведения
Трудовые действия
1 . Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя
2 . Координация деятельности по исполнению решений руководителя
3 . Контроль исполнения решений руководителя
4 . Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя
Необходимые умения
1 . Составлять и оформлять документы, содержащие поручения и распоряжения руководителя
2 . Вести учет поручений руководителя, требующих контроля по существу решения вопроса
3 . Принимать решения в процессе работы
4 . Производить анализ исполнительской дисциплины
5 . Составлять аналитические отчеты и справки по результатам исполнения поручений и распоряжений руководителя
6 . Пользоваться системами электронного документооборота
7 . Применять вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности
8 . Обеспечивать безопасность деятельности организации
Необходимые знания
1 . Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации
2 . Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц
3 . Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя
4 . Технология ведения контроля исполнения поручений руководителя
5 . Системы электронного документооборота, базы данных
6 . Требования охраны труда
Должностная инструкция помощника руководителя (профстандарт)
Должностная инструкция
помощника руководителя по профстандарту
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция помощника руководителя разработана в соответствии с Профессиональным стандартом: 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. №276н; в соответствии с Трудовым кодексом РФ и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Данная должностная инструкция по профстандарту определяет перечень трудовых функций и обязанностей помощника руководителя, а также его права, ответственность и взаимоотношения по должности в коллективе организации.
1.3. Помощник руководителя назначается и освобождается от должности приказом руководителя организации. На время отпуска и временной нетрудоспособности помощника его обязанности могут быть возложены на делопроизводителя или другого сотрудника организации. Временное исполнение обязанностей в данных случаях осуществляется согласно приказу руководителя, изданного с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации.
1.4. Помощник руководителя относится к категории технических исполнителей, непосредственно подчиняется руководителю и выполняет свои должностные обязанности под руководством руководителя организации.
1.5. На должность помощника руководителя принимается лицо:
- имеющее высшее образование – бакалавриат, дополнительное профессиональное образование;
- с опытом работы не менее трех лет по профилю деятельности организации;
- прошедшее обязательный предварительный (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры (обследования), а также внеочередные медицинские осмотры (обследования) в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
1.6. В своей деятельности помощник руководителя руководствуется должностной инструкцией, составленной в соответствии с профстандартом, Конституцией и законами Российской Федерации, указами Президента, решениями Правительства РФ по вопросам, касающимся его трудовой деятельности. Также, помощник руководителя руководствуется:
- административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
- Уставом и локальными правовыми актами, в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями руководителя организации;
- правилами и нормами охраны труда и пожарной безопасности;
- трудовым договором между работником и работодателем.
1.7. Помощник руководителя должен знать:
- внутреннюю и внешнюю политику организации;
- информационно-коммуникационные технологии;
- источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базы данных;
- источники управленческой информации, методику отбора источников информации;
- категории потребителей, на которые будет рассчитан данный обзор, доклад;
- классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;
- методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
- нормативные документы, государственные стандарты в области деятельности организации;
- нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации;
- основы написания речей и докладов руководителя;
- особенности общенаучной и прагматической функции обзоров;
- особенности реферирования информации, специфика оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов;
- особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
- понятие и специфика библиографического, реферативного и аналитического информационного издания;
- правила защиты конфиденциальной служебной информации;
- правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий;
- правила проведения контроля исполнения поручений руководителя;
- правила работы с внешними носителями информации;
- правила составления и оформления документов;
- правила формирования и использования баз данных;
- принципы и методы администрирования;
- принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними;
- психологию делового общения, основы конфликтологии;
- системы электронного документооборота, базы данных;
- современные информационные технологии;
- современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации;
- современные средства сбора, обработки, систематизации информации;
- справочные правовые системы;
- структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий;
- структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб;
- структуру организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
- структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
- структуру организации, руководящий состав организации и подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
- технологию ведения контроля исполнения поручений руководителя;
- требования охраны труда;
- требования, предъявляемые к управленческой информации;
- формы предоставления управленческой информации;
- функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке;
- этикет и основы международного прокола.
1.8. Помощник руководителя должен уметь:
- анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации;
- вести переговоры с партнерами;
- вести учет поручений руководителя, требующих контроля по существу решения вопроса;
- излагать материал в логической последовательности;
- использовать вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышать их гибкости и динамичности;
- обеспечивать безопасность деятельности организации;
- обеспечивать информационную безопасность организации;
- обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке;
- обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы;
- определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов;
- осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации;
- оформлять документы, необходимые для деловой поездки, командировки руководителя;
- оформлять текст в соответствующем стиле;
- передавать информацию в систематизированном виде;
- пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям;
- пользоваться системами электронного документооборота;
- пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами;
- правильно интерпретировать полученные данные и предоставлять их в систематизированном виде;
- применять вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности;
- применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности;
- применять основы психологии делового общения;
- производить анализ и оценку изложенного материала;
- производить анализ исполнительской дисциплины;
- производить литературно-стилистическую обработку текста, проверку логической последовательности изложения, анализа и оценки, написания выводов и рекомендаций;
- производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
- работать в режиме многозадачности;
- работать с большим объемом информации;
- работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
- разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки;
- редактировать текст документов;
- собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями;
- создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя;
- составлять аналитические отчеты и справки по результатам исполнения поручений и распоряжений руководителя;
- составлять и оформлять документы, содержащие поручения и распоряжения руководителя;
- составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и других конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов;
- составлять план поездки руководителя;
- составлять пресс-релизы;
- формулировать выводы и рекомендации;
- четко и быстро принимать решения в процессе работы.
1.9. Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией помощника руководителя, разработанной с учетом профстандарта, знать и соблюдать установленные правила и требования охраны труда и пожарной безопасности, правила личной гигиены и гигиены труда в организации.
1.10. Сотрудник должен пройти обучение и иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации в организации.
2. Трудовые функции
Основными трудовыми функциями помощника руководителя являются:
2.1. Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации:
2.1.1. Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями.
2.1.2. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов.
2.1.3. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий.
2.1.4. Организация исполнения решений руководителя.
3. Должностные обязанности помощника руководителя
3.1. В рамках трудовой функции формирования информационного взаимодействия руководителя с организациями:
- информирует деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений;
- информирует руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений;
- обрабатывает и интерпретирует информации для подготовки проектов решений;
- организовывает решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя;
- отбирает источники информации в соответствии с заданными критериями;
- подготавливает документы для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами;
- подготавливает запросы по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов;
- подготавливает материалы для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций.
3.2. В рамках трудовой функции анализа информации и подготовки информационно-аналитических материалов:
- пишет и оформляет обзоры, доклады, аналитические справки;
- определяет круг библиографических источников;
- подбирает источники и литературу по теме обзора, доклада, аналитической справки;
- подготавливает информационно-аналитические материалы;
- разрабатывает тематический план обзорного документа, доклада;
- собирает, перерабатывает и анализирует информацию для решения задач, поставленных руководителем.
3.3. В рамках трудовой функции организации деловых контактов и протокольных мероприятий:
- встречает участников переговоров, обеспечивает их информационными материалами, ведет запись переговоров;
- организовывает заседания, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем;
- организовывает и планирует деловые контакты, встреч и поездок руководителя;
- подготавливает и проводит пресс-конференции руководителя;
- подготавливает материалы для совещаний, ведет и оформляет протоколы;
- подготавливает презентации по указанию руководителя.
3.4. В рамках трудовой функции организации исполнения решений руководителя:
- документально оформляет решения руководителя, доводит до сведения работников организации устные распоряжения руководителя;
- контролирует исполнение решений руководителя;
- координирует деятельность по исполнению решений руководителя;
- подготавливает отчеты о выполнении поручений и решений руководителя.
3.5. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
3.6. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3.7. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
3.8. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации.
3.9. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
3.10. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
3.11. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
3.12. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
3.13. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
3.14. Осуществляет контроль исполнения работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.
3.15. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
3.16. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
3.17. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
3.18. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.19. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
3.20. Копирует документы на персональном ксероксе.
3.21. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
3.22. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.
3.23. Помощник руководителя соблюдает положения данной должностной инструкции, разработанной на основе профстандарта, Устав и Правила внутреннего трудового распорядка организации, коллективный и трудовой договор, а также локальные акты организации, приказы руководителя.
3.24. Сотрудник периодически проходит бесплатные медицинские обследования, аттестацию, повышает свою профессиональную квалификацию и компетенцию.
3.25. Соблюдает правила охраны труда, пожарной и электробезопасности, санитарно-гигиенические нормы и требования, трудовую дисциплину на рабочем месте и режим работы, установленный в организации.
4. Права
Помощник руководителя имеет право:
4.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
4.2. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.3. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
4.4. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.5. На материально-технические условия, требуемые для выполнения должностных обязанностей помощника руководителя, на обеспечение рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и пожарной безопасности, а также условиям, предусмотренным Коллективным договором.
4.6. Знакомиться с проектами решений руководителя, относящихся к его профессиональной деятельности, с жалобами и другими документами, содержащими оценку его работы, давать по ним правдивые объяснения.
4.7. Предоставлять руководителю на рассмотрение предложения по улучшению деятельности организации и усовершенствованию способов работы по вопросам, относящимся к компетенции помощника руководителя.
4.8. На повышение уровня квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными Федеральными законами Российской Федерации, проходить аттестацию на добровольной основе.
4.9. На защиту своей профессиональной чести и достоинства.
4.10. На конфиденциальность служебного расследования, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.11. Защищать свои интересы самостоятельно и/или через представителя, в том числе адвоката, в случае дисциплинарного или служебного расследования, которое связано с нарушением сотрудником норм профессиональной этики.
4.12. На поощрения, награждения по результатам профессиональной деятельности, на социальные гарантии, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
4.13. Помощник руководителя имеет иные права, предусмотренные Трудовым Кодексом Российской Федерации, Уставом организации, Коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка.
5. Ответственность
В предусмотренном законодательством Российской Федерации порядке помощник руководителя несет ответственность:
5.1. За неисполнение или нарушение без уважительных причин своих должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией по профстандарту, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений руководителя организации и иных локальных нормативных актов, помощник руководителя подвергается дисциплинарному взысканию согласно статье 192 Трудового Кодекса Российской Федерации.
5.2. За несоблюдение правил и требований охраны труда и пожарной безопасности, санитарно-гигиенических правил и норм помощник руководителя организации привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством Российской Федерации.
5.3. За умышленное причинение организации или сотрудникам организации материального ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей помощник несет материальную ответственность в порядке и в пределах, предусмотренных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.
5.4. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления образовательной деятельности несет ответственность в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
6.1. Продолжительность рабочего времени для помощника руководителя устанавливается исходя из нормы 40-часовой рабочей недели.
6.2. Помощник руководителя самостоятельно планирует свою деятельность. План работы помощника руководителя согласовывается и утверждается непосредственно руководителем организации.
6.3. Получает от руководителя и заместителя руководителя информацию нормативно-правового характера, систематически знакомится под расписку с соответствующими документами и приказами.
6.4. Обменивается информацией по вопросам, относящимся к его деятельности, с администрацией и сотрудниками организации.
6.5. Сообщает руководителю и его заместителю, а также руководителям подразделений информацию, полученную на совещаниях, семинарах, конференциях непосредственно после ее получения.
6.6. Принимает под свою персональную ответственность материальные ценности с непосредственным использованием и хранением их в приемной руководителя организации.
6.7. Информирует руководителя организации о возникших трудностях и проблемах в работе, о недостатках в обеспечении требований охраны труда и пожарной безопасности.
7. Заключительные положения
7.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у руководителя компании, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления помощника руководителя с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре инструкции, хранящемся у руководителя организации, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.
Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/
С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) на руки и обязуюсь хранить его на рабочем месте.
«___»_____202___г. _____________ /_______________________/
Рекомендуем перейти к разделу:
Должностные инструкции для школы по ЕКС
Должностные инструкции для школы по профстандарту
Если страница Вам понравилась, поделитесь в социальных сетях: