Кликните на текст документа,
чтобы развернуть его целиком.
Должностная инструкция помощника руководителя
УТВЕРЖДАЮ:
Директор
(наименование организации)
(подпись и ФИО)
«» г.
І. Общие положения
1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.
2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.
3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.
4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.
5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:
— законодательством РФ;
— Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
6. Помощник руководителя должен знать:
— установленный порядок обращения с документами в организации;
— правила делового общения и этикета;
— порядок ведения отчетной документации;
— правила пользования офисной техникой, средствами связи;
— основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
— основы делопроизводства;
— организационно-штатную структуру компании;
ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя
На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:
1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.
2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.
3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.
4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.
5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.
6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.
7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.
8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.
9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.
10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.
11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.
12. Выполнение служебных поручений руководителя.
ІІІ. Права
Помощник руководителя имеет право:
1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.
2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.
3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.
4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.
5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.
6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.
ІV. Ответственность
Помощник руководителя несет ответственность за:
1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации.
2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
3. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.
4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.
5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.
6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.
7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.
8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.
9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.
Определение Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 28.09.2023 N 88-29328/2023 (УИД 91RS0002-01-2022-007104-73)
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании компенсации морального вреда; 2) О признании незаконным решения о привлечении к дисциплинарной ответственности.
Обстоятельства: Истец был привлечен к дисциплинарной ответственности в виде строгого выговора.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано.
Процессуальные вопросы: О возмещении расходов на оплату услуг нотариуса — отказано.При этом, судебная коллегия исходила из того, что вменяя Б.Е. в дисциплинарный проступок несвоевременное размещение на сайте Главного следственного управления информации, ответчиком не приведено надлежащих доводов и не представлено доказательств тому, в какие именно временные рамки на Б.Е. была возложена обязанность разместить на сайте Главного следственного управления вышеуказанную информацию, и какими именно нормативными либо локальными документами конкретизирован принцип «незамедлительности». Так же суд указал, что должностной инструкцией старшего помощника руководителя (по информационному взаимодействию с общественностью и средствами массовой информации) ГСУ СК РФ по Республике Крым и городу Севастополю Б.Е. обязанность по подготовке приветственного (поздравительного) письма не закреплена, истцом было исполнено поручение руководителя по подготовке проекта поздравительного письма, а оценка его исполнения не может являться основанием для привлечения лица к дисциплинарной ответственности, поскольку относится к субъективному суждению ответчика. Кроме того, по мнению судебной коллегия апелляционной инстанции, решение суда офицерской чести от ДД.ММ.ГГГГ не содержит сведений о нарушении истцом каких-либо норм Кодекса этики и служебного поведения либо прав иных сотрудников, а также носит рекомендательный характер.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 2 февраля 2018 г. №49н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности»», Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 г. №333н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности помощника руководителя (генерального директора): должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Помощник руководителя относится к категории специалистов.
1.3. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Помощник руководителя подчиняется непосредственно генеральному директору компании, а в случае его отсутствия — руководителю административно-хозяйственного отдела.
1.5. Во время отсутствия помощника руководителя его права и обязанности возлагаются на специалистов административно-хозяйственного отдела, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат), а также опыт работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
1.7. Помощник руководителя должен знать:
• Устав компании;
• нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности компании;
• локальные нормативные акты компании общего характера и по функциональному направлению деятельности;
• специфику основной деятельности компании;
• основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации;
• руководящий состав организации и ее подразделений;
• функции самоменеджмента;
• принципы и правила планирования рабочего времени;
• методы постановки целей;
• правила проведения деловых переговоров;
• правила деловой переписки и делового этикета;
• требования охраны труда;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);
• основы управления временем;
• порядок подготовки и проведения командировок;
• порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;
• деловой протокол, а том числе основы международного протокола;
• правила организации приема посетителей;
• правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
• структуру организации, распределение функций между структурными подразделениями и специалистами, порядок их взаимодействия;
• правила сервировки чайного (кофейного) стола, приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;
• правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;
• методику составления сметы расходов конферентного мероприятия;
• системы скоростного письма;
• основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма;
• внутреннюю и внешнюю политика организации;
• принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними;
• принципы и методы администрирования;
• особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
• правила формирования и использования баз данных;
• современные научные методы и технические средства сбора, обработки, сохранения и передачи информации;
• современные информационные технологии;
• классификацию, виды и формы представления управленческой информации;
• источники управленческой информации, методику отбора источников информации;
• требования, предъявляемые к управленческой информации;
• особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов;
• основы написания речей и докладов руководителя;
• методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
• структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий;
• современные средства сбора, обработки, систематизации информации;
• правила работы с внешними носителями информации;
• справочные правовые системы;
• психологию делового общения, основы конфликтологии;
• правила проведения протокольных мероприятий;
• правила составления и оформления документов;
• информационно-коммуникационные технологии;
• английский язык на разговорном или свободном уровне;
• правила устных и письменных переводов в деловой коммуникации;
• правила и технологию ведения контроля исполнения поручений руководителя;
• системы электронного документооборота, базы данных.
1.8. Помощник руководителя должен уметь:
• устанавливать цели, определять иерархию целей;
• определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
• оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
• выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
• обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;
• выбирать и оформлять планировщик;
• вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
• применять информационно-коммуникационные технологии;
• составлять план поездки руководителя;
• организовывать встречи руководителя с принимающей стороной во время командировок;
• оформлять командировочные документы;
• обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;
• обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;
• использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;
• применять способы делового общения;
• организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;
• управлять конфликтами;
• применять медиативные технологии;
• учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;
• использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
• вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
• создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя;
• обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;
• организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;
• документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;
• составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов;
• передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
• подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания;
• сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
• соблюдать правила делового этикета и протокола;
• работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде;
• применять правила русского языка;
• применять навыки скоростного письма, записи и расшифровки текста;
• использовать современные технические средства в области скоростного письма;
• обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения;
• анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации;
• собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями;
• интерпретировать данные и передавать информацию в систематизированном виде;
• обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы;
• производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
• работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
• разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки;
• обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке;
• пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям;
• определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов;
• излагать материал в логической последовательности;
• производить анализ и оценку изложенного материала;
• оформлять текст в соответствующем стиле;
• редактировать текст документов;
• формулировать выводы и рекомендации;
• осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации;
• пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами;
• применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности;
• проводить редактирование текста, анализ и оценку выводов и рекомендаций;
• применять основы психологии делового общения;
• составлять пресс-релизы;
• вести переговоры с партнерами;
• работать в режиме многозадачности;
• работать с большим объемом информации;
• осуществлять устные и письменные переводы с английского языка;
• вести деловую переписку с учетом правил делового этикета и документооборота.
1.9. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.
II. Должностные обязанности помощника руководителя
Помощник руководителя выполняет следующие должностные обязанности:
2.1 планирование рабочего дня руководителя;
2.2 встреча посетителей руководителя;
2.3 ведение деловой переписки;
2.4 организация совещаний и переговоров;
2.5 организация деловых поездок, командировок;
2.6 подготовка аналитических и справочных материалов, презентаций;
2.7 выполнение письменных и устных переводов;
2.8 контроль исполнения поручений руководителя.
III. Права помощника руководителя
Помощник руководителя имеет право:
3.1. Запрашивать у генерального директора и руководителя административно-хозяйственного отдела информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у генерального директора и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать генерального директора и руководителя административно-хозяйственного отдела о нарушениях трудового законодательства в компании.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению организационной, информационной, документационной поддержки генерального директора.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.
IV. Ответственность помощника руководителя
Помощник руководителя несет ответственность:
4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
V. Взаимоотношения и связи по должности
5.1. Помощник руководителя работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели, утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством генерального директора планирует свою работу на отчетный период (в период отсутствия генерального директора — под руководством руководителя административно-хозяйственного отдела).
5.3. Представляет генеральному директору отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от генерального директора или руководителя административно-хозяйственного отдела нормативно-правовую информацию и знакомится с ней под роспись.
5.5. Доводит до сведения генерального директора информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Оперативно взаимодействует с другими специалистами компании в целях повышения эффективности ее работы.
5.7. Исполняет должностные обязанности других специалистов административно-хозяйственного отдела во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.
VI. Заключительные положения
6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.
С инструкцией ознакомлен:
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Содержание
- Кто такой помощник руководителя
- Зачем нужна должностная инструкция помощника руководителя
- Обязательно ли составлять должностную инструкцию помощника руководителя
- Как составить должностную инструкцию помощника руководителя
- Основные положения
- Функции
- Ответственность
- Права
- Часто задаваемые вопросы о должностной инструкции помощника руководителя
- Как часто документ требует пересмотра?
- Какие профстандарты можно использовать?
- Какие особенности необходимо участь при составлении?
О чем речь? Должностная инструкция помощника руководителя нужна работнику и его начальнику, чтобы понимать круг обязанностей и зону ответственности. Она не обязательна к составлению в бизнесе, но лишней точно не будет.
Что учесть? Инструкция является стандартным внутрифирменным документом, который регламентирует отношения двух сторон. Она составляется на свое усмотрение, но с соблюдением классической структуры. И никто не запрещает взять за основу готовый образец.
Кто такой помощник руководителя
В любой компании есть руководитель, на чьи плечи ложится вся ответственность за работу сотрудников. Однако даже ему нужен личный помощник, который выполняет различные функции и обеспечивает предприятие всем необходимым.
Должность помощника еще называют ассистентом. Его роль не ограничивается функционалом секретаря или простого делопроизводителя. На плечи помощника ложится больше ответственности, ведь он организует деятельность начальника компании.
Должностная инструкция личного помощника руководителя может включать такие обязательства:
- снабжать руководителя информацией о планах на день;
- закупать нужные принадлежности для работы;
- сообщать данные о текущем состоянии дел;
- готовить материалы и отчеты, нужные для того, чтобы руководитель владел ситуацией;
- снабжение питанием, бронирование столиков в кафе и ресторанах, подготовка офиса и других помещений для деловых встреч и переговоров.
Не зря говорят, что помощник руководителя – это его «правая рука». Он может закрывать все проблемные вопросы, например, выполнять роль секретаря или организовывать разные мероприятия. Отчасти помощник – это человек, оказывающий начальнику помощь не только по рабочим, но и другим вопросам, например, он может поддерживать психологически и собирать для него нужную информацию. Набор обязательств определяется индивидуально, с учетом потребностей компании и ее руководителя.
Должностная инструкция помощника руководителя может включать множество функций. В перечень входят:
- обеспечение рабочего места руководителя всем необходимым;
- прием почты и посылок для начальника;
- подготовка документов на подпись директору;
- работа в системе документооборота с переадресацией по отделам;
- проверка и подготовка документов для работы начальника;
- контроль проектной деятельности согласно принятому плану;
- сбор, изучение и представление данных, нужных для принятия решений и доведение результатов до сотрудников;
- выполнение служебных поручений;
- подготовка писем, отчетов, запросов, коммерческих предложений для отделов и партнеров от имени руководителя;
- организация заседаний, собраний, совещаний, в том числе, подготовка места, техники и материалов для участников;
- контроль исполнения распоряжений начальника сотрудниками;
- отработка приема обратной связи от сотрудников с передачей пожеланий руководителю для рассмотрения;
- подготовка папки с делами и сдача старых документов в архив;
- проведение встреч и переговоров;
- регистрация и контроль входящих и исходящих сообщений и документов.
Список может быть гораздо обширнее. Однако не стоит думать, что работа на этой должности не под силу обычному человеку. Любое расписание рассчитывается с учетом времени, которое отводится на выполнение задач, не все задания обязательно должен выполнять один человек.
Иногда важно уметь делегировать, перераспределять задачи, чтобы нагрузка была равномерной. Кроме того, в крупных компаниях, имеющих большой управленческий персонал, отдельно создают штат для ассистентов, каждый из которых выполняет свой список поручений руководителя.
Регламента «Личный помощник учредителя» https://docs.google.com/document/d/1UTp9OQc2owFsI-dMwuWhYuGPDV_JtLqx6s7Qp4hZfDY/edit?tab=t.0
Зачем нужна должностная инструкция помощника руководителя
Должностная инструкция помощника руководителя разрабатывается с учетом профстандарта. Этот документ касается выстраивания рабочих вопросов с руководством и другими сотрудниками. Инструкция помогает определить и закрепить список задач и требований, которые будет выполнять ассистент начальника. К тому же, это является юридическим документом, если возникнут спорные вопросы, их получится решить в правовом поле.
Должностная инструкция помощника для руководителя проекта тоже является важным инструментом, который позволяет эффективно выстроить процесс работы со своим ассистентом. Помощнику этот документ помогает определить спектр обязанностей и ориентироваться на ту зону ответственности, которую от него будут требовать при приеме на работу.
Чтобы минимизировать риски из-за недопонимания, оперативно разрешать рабочие конфликты, следует опираться на прописанные в инструкции правила.
Обязательно ли составлять должностную инструкцию помощника руководителя
Должностные инструкции помощника руководителя нужно принимать обязательно, если работа связана с деятельностью государственных органов, по статье 47 Федерального закона №79 от 27.07.2004. Если организация не входит в число госорганов, то за отсутствие инструкции не положено никакое наказание. Об этом говорится в письме Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0.
Однако в любой организации должен быть определен четкий порядок для своих сотрудников, желательно оформить его в форме документа. Такая инструкция позволит:
- получить обоснование для увольнения сотрудника, если его способности не позволяют занимать должность;
- распределять нагрузку между сотрудниками равномерно согласно их должностям;
- решать вопросы дисциплинарного взыскания в суде при наличии несогласия одной из сторон;
- проводить аттестацию сотрудников.
Должностную инструкцию помощника руководителя составляют с учетом его обязанностей. По каждой штатной должности нужно создать подробную инструкцию. Важно не составлять именные документы, ведь при кадровых изменениях придется заново утверждать инструкцию.
Если в компании несколько человек занимают одинаковые должности, то для них можно утвердить единый документ и перед началом работы ознакомить каждого. Если же среди персонала обязанности распределяются по-разному, то должности лучше отдельно прописать и утвердить отдельные инструкции.
Сегодня нет единого закона, который регулировал бы процесс создания документа. Обычно инструкция идет приложением к трудовому договору. В письме Роструда от 31 октября 2007 года № 4412-6 как раз говорится о том, что инструкцию можно оформлять отдельным документом.
Как составить должностную инструкцию помощника руководителя
За образец должностной инструкции помощника руководителя можно взять готовый документ — скачанный из интернета или предложенный в этой статье.
Так как единой формы не существует, вы можете самостоятельно внести необходимые изменения и указать требования. Однако при составлении инструкции лучше придерживаться общепринятых правил.
Обычно в неё включают следующие разделы:
- За какие посты отвечает
- Цель поста
- Основные функции
- Основные инструменты
- Непосредственный руководитель
- Продукт поста
- Ключевые показатели (статистика)
- Чек-лист проверки качества работы на посту
Зачастую руководитель добавляет в этот список и другие пункты, например, описание условий труда. Каждый начальник сам определяет, какую информацию включить в инструкцию. Ниже приведены возможные дополнительные разделы.
Основные положения
Этот пункт включает информацию о должности и квалификации. Если человека принимают в качестве помощника руководителя, то важно упомянуть, что он должен уметь обращаться с офисной техникой, обладать знаниями в области документооборота, разбираться в компьютерных программах. Иногда обязательно знание иностранного языка.
Обычно в инструкции прописывают, кто будет руководителем помощника, чем сотрудник должен руководствоваться при выполнении функционала. Если нанимают несколько сотрудников в качестве ассистентов, то необходимо прописать для каждого обязанности.
Функции
Этот раздел содержит подробное перечисление всех обязанностей, которые должен будет выполнять сотрудник. Обычно здесь помимо круга обязанностей описываются особенности работы. Например, частично можно взять информацию из инструкции секретаря, добавить туда пункты, которые касаются коммуникации с людьми, прописать дополнительные обязанности.
Стоит помнить, что помощник руководителя может заменять секретаря, но у него гораздо шире функционал, поэтому это стоит учитывать при составлении инструкции.
Ответственность
В этот раздел нужно включить всю информацию, которая касается нарушения трудового законодательства, внутренних правил компании, например, разглашение информации или несоблюдение дисциплины. Можно для каждого нарушения прописать уровень ответственности, однако конкретные меры, связанные с финансовой стороной вопроса, лучше решать, опираясь на юридическую практику и требования трудового кодекса.
Права
В данном разделе нужно прописать стандартный набор прав помощника руководителя и добавить необходимые пункты, если такие появятся.
Как только инструкция будет составлена и утверждена, ее нужно распечатать для каждого помощника. Лучше составить документ на фирменном бланке, поставить подписи руководителя и сотрудников, дату подписания и печать. Иногда инструкцию нужно согласовать и с лицами, которые согласовывали назначение.
Часто задаваемые вопросы о должностной инструкции помощника руководителя
Как часто документ требует пересмотра?
Должностная инструкция помощника руководителя может меняться в зависимости от требований, которые начальник предъявляет к должности. С приказом о внесении изменений действующего сотрудника нужно обязательно ознакомить, ему необходимо прочитать документ и в случае согласия поставить свою подпись.
Какие профстандарты можно использовать?
Министерство труда разработало профстандарт с кодом «07.002», который был принят 6 мая 2012 года под номером №276н. Этот документ можно использовать в качестве базы для составления документа, инструкция называется «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».
В нем указан список трудовых обязанностей и функций, которые относят к должности ассистента, также прописаны права, уровень ответственности, и какую роль в коллективе занимает помощник руководителя.
Какие особенности необходимо участь при составлении?
Важно понимать, что документ составляется не под конкретного человека, а под должность. Рекомендуется использовать инструкции для всех списков должностей, составлять штатное расписание. Если же сотруднику придется заниматься дополнительным объемом задач, то в инструкции необходимо прописать данное требование.
Помощник руководителя может совмещать две или более должностей, ведь в обязанности ассистента входит обширный функционал. Это и работа секретаря, личного ассистента, нередко заместителя директора. Чтобы человек четко понимал, в чем заключаются его обязанности, лучше ознакомить его с инструкцией, которая разграничит полномочия. Составить такой документ можно, опираясь на готовый шаблон или же добавить в него свои пункты.
Резюме:
Должностная инструкция помощника руководителя — это не обязательный, но крайне полезный документ, который фиксирует зону ответственности, функции и ожидания от ассистента. Она помогает выстроить чёткие рабочие отношения между руководителем и помощником, минимизировать недопонимания и формализовать взаимодействие.
Источник изображения на шапке: Andrea Piacquadio / pexels.com