Должностная инструкция печать ставится или нет

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Ставится ли печать на должностной инструкции

Ставится ли печать на должностной инструкции

Подборка наиболее важных документов по запросу Ставится ли печать на должностной инструкции (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Требуется ли печать организации (ООО) на должностных инструкциях?

Вопрос: Требуется ли печать организации (ООО) на должностных инструкциях?

  Ответ: Наличие печати организации (ООО) на должностных инструкциях не является обязательным.

  Обоснование: Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для ряда государственных органов (ст. 47 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»). Относительно организаций (в том числе ООО) трудовое законодательство не содержит норм, предусматривающих обязанность работодателя по составлению и ведению должностных инструкций. Унифицированной формы должностной инструкции также не предусмотрено.
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она является его неотъемлемой частью, то есть соглашением между работником и работодателем; подписывая трудовой договор, работник соглашается с обязанностью выполнения функций, предусмотренных должностной инструкцией. Как правило, все листы такого трудового договора нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью и подписью должностного лица. При этом законом не предусмотрена обязанность работодателя (в том числе ООО) ставить печать на трудовом договоре, его приложениях. Само по себе наличие печатей не является обязательным для обществ с ограниченной ответственностью (абз. 1 п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
Если должностная инструкция является отдельным документом, а не приложением к трудовому договору, то она является локальным нормативным актом организации.
Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).
Работник имеет право не подписать ее и не исполнять обязанности, не предусмотренные трудовым договором, поскольку должностная инструкция не является соглашением между работником и работодателем.
В свою очередь, утверждение локального нормативного акта в виде должностной инструкции возможно либо путем утверждения ее должностным лицом (руководителем организации), либо путем утверждения ее специально издаваемым документом (приказом).
На локальном нормативном акте, подлежащем утверждению должностным лицом, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова «Утверждаю» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016)). При этом печать организации может быть проставлена, но это не является обязательным требованием.
В отношении локального нормативного акта, подлежащего утверждению специально издаваемым документом (приказом), должен быть издан приказ (унифицированной формы приказа не установлено). При утверждении локального нормативного акта в виде должностной инструкции приказом гриф утверждения состоит из слова «Утверждена», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В случае утверждения локальных нормативных актов приказом ставить печать на приказ также не требуется.
На основании изложенного следует, что во всех вышеуказанных случаях печать организации на должностной инструкции может быть проставлена (это не будет являться нарушением со стороны работодателя), при этом действующее законодательство не устанавливает таких требований.

Должностные инструкции формально необязательны. Но лучше их составить, поскольку в них есть много важных сведений об обязанностях и ответственности работника. Мы собрали в статье самые востребованные образцы должностных инструкций и заодно рассказали о некоторых нюансах.

Нужна ли должностная инструкция

ТК РФ не обязывает работодателя составлять должностную инструкцию. Однако это важный документ, который определяет трудовые функции работника, его должностные обязанности, пределы ответственности, а также квалификационные требования к должности.

Должностная инструкция: необязательна, но полезна

Как оформить должностную инструкцию

Оформляют должностную инструкцию, как правило, двумя способами. Это может быть отдельный документ либо дополнение к трудовому договору (Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

Как отдельный документ

Должностная инструкция в виде отдельного документа – это локальный нормативный акт организации. С локальными нормативными актами сотрудников нужно ознакомить. Нужно учитывать, что отказ работника подписать инструкцию правомерен.

Если работник ознакомлен с должностной инструкцией, то ее нарушение можно расценивать как ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. На практике могут возникнуть ситуации, когда невозможно доказать какие-либо нарушения со стороны работника, не ознакомленного с локальными нормативными актами организации.

Пример

Работодатель издал приказ о применении дисциплинарного взыскания к работнику незаконно. Суд пояснил, что работодатель не ознакомил работника под подпись с локальным нормативным актом. Поэтому последний не должен нести ответственность за неисполнение норм, установленных этим актом (Определение Московского областного суда от 23.09.2010 по делу № 33-18255).

Как принять на работу

Как приложение к трудовому договору

Если должностная инструкция – это приложение к трудовому договору, ее составляют в двух экземплярах. Трудовой договор и должностную инструкцию оформляют единым документом. Все листы нумеруют, прошивают и скрепляют печатью и подписью должностного лица. Эта процедура поможет избежать разногласий по вопросу ознакомления работника с трудовым договором и приложением к нему.

Как принять на работу

Какими документами руководствоваться при составлении должностной инструкции

Должностную инструкцию разрабатывают на основе квалификационных характеристик из квалификационных справочников. Также при составлении должностных инструкций можно использовать профстандарты.

Вам поможет справочная информация:

Формы должностных инструкций

Собрали разные образцы должностных инструкций в удобную таблицу:

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле! Наш форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. Будьте вежливы))) Создавая новую тему, пожалуйста, формулируйте ее точно, полно и ясно. 
Не оставляйте в сообщениях активных ссылок на другие ресурсы. 
Участники, которые на форуме активно и грамотно отвечают на вопросы коллег, получают подписку на журнал «Кадровик-практик» в подарок

Отписаться от сообщений с форума

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении   не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >> 

Пример HTML-страницы

Должностные инструкции помогают эффективно управлять трудовыми ресурсами и напрямую влияют на эффективность работы организации. 

Работодатели часто задаются вопросом, могут ли они самостоятельно устанавливать правила оформления и внесения изменений в эти документы. 

Очень важно правильно прописать обязанности работников и ознакомить сотрудников с должностными инструкциями, чтобы обеспечить их выполнение. 

В статье эксперт РУНО разъясняет алгоритм, рекомендованный Минтрудом, который поможет работодателям не только грамотно составить должностные инструкции, но и защитить свои интересы в случае судебных разбирательств. 

Итак, узнаем подробнее, на какие элементы следует обратить внимание при оформлении инструкций. 

Кстати, эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)». Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов компании и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства. 

Содержание:

1. Зафиксируйте порядок оформления должностных инструкций в локальном акте
2. Определите ответственного за ведение должностных инструкций
3. Как разработать должностную инструкцию
4. Как утвердить форму и структуру должностной инструкции
5. Как ознакомить сотрудников с должностной инструкцией

Зафиксируйте порядок оформления должностных инструкций в локальном акте

Работодатели могут самостоятельно установить правила оформления должностных инструкций и регулировать процесс внесения в них изменений. 

Важно зафиксировать эти правила в локальном акте организации, как указано в письме Минтруда от 25.06.2024 № 14-6/ООГ-3817. 

Трудовой кодекс не обязывает работодателей оформлять должностные инструкции, четкие требования к их содержанию  отсутствуют, как и к процедуре утверждения или изменения. 

В своем новом письме специалисты Минтруда подчеркнули, что документы могут быть разработаны в той форме и порядке, которые работодатель определит в своем локальном нормативном акте.

Определите ответственного за ведение должностных инструкций

Составление должностных инструкций обязательно только для госорганов. Остальные организации могут не утверждать их, но рекомендуется все же оформлять такие документы. Должностные инструкции могут стать полезным инструментом для разрешения конфликтов с работниками при судебных спорах.

К примеру, наличие должностной инструкции позволяет обосновать увольнение сотрудника по причине несоответствия квалификации, уравновесить распределение обязанностей между схожими позициями, подтвердить законность дисциплинарного взыскания в суде и корректно провести аттестацию персонала. Она даже может включать требования о сдаче экзаменов по технике безопасности, как уточнено в решении Первого КСОЮ от 01.07.2024 № 88-20839/2024.

Если вы решили разрабатывать и утверждать должностные инструкции, выберите сотрудника, который будет отвечать за эту работу. Работодатель может сам определить список работников, участвующих в разработке, согласовании и актуализации должностных инструкций, а также их обязанности. Обычно эти задачи доверяются кадровому работнику. 

В больших компаниях даже вводят отдельные должности. Сотрудник, ответственный за должностные инструкции, не только разрабатывает новые документы, но и следит за обновлением уже утвержденных.

На курсе «Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции). Практика составления» подробно рассматриваются правовые основы и практические навыки составления и внедрения ЛНА в организации. 

Обучение поможет с уверенностью подходить к вопросам регулирования внутренних трудовых процессов и обеспечения соблюдения законодательства.

Часть задач по созданию должностных инструкций может выполнять руководство подразделений, для которых инструкции нужны. Они должны передавать информацию о конкретных обязанностях подчиненных кадровику или другому ответственному сотруднику и согласовывать проект документа. Чтобы должностная инструкция действительно защищала интересы компании, её не следует заполнять формально или использовать шаблонные формулировки из интернета.

Закрепите обязанности сотрудника, отвечающего за эти документы, в трудовом договоре или в должностной инструкции. Эти обязанности также могут быть отражены в локальном нормативном акте, например, в Положении о структурном подразделении, при условии, что в трудовом договоре или должностной инструкции указаны требования этого положения. Если в договоре не прописано, что сотрудник обязан составлять инструкции, нужно оформить это как дополнительную работу.

Как разработать должностную инструкцию

В законодательстве нет четких указаний по составлению должностных инструкций, поэтому работодателю предоставляется возможность определять этот порядок самостоятельно. 

Рекомендуется создавать инструкции для каждой штатной должности. Формально работодатель может установить должностные обязанности различным категориям сотрудников как трудовым договором, так и должностными инструкциями (согласно статьям 21, 22, 57 Трудового кодекса). Однако существует риск, что такие различия могут быть расценены как дискриминация, согласно ст. 3 ТК. Чтобы минимизировать риски споров и судебных разбирательств, избегайте оформления должностных инструкций исключительно для отдельных работников.

С целью предотвращения необходимости повторного утверждения должностных инструкций после каждого увольнения или приема нового сотрудника, лучше не составлять именные инструкции. Для группы работников, занимающих одинаковые должности и выполняющих схожие обязанности, достаточно подготовить единый документ и ознакомить с ним всех членов этой группы.

Важно знать!

Если у ваших сотрудников идентичные должности, но фактически они выполняют разные функции, разумнее будет изменить названия этих должностей, чтобы избежать путаницы.

Ведите внутренний реестр должностных инструкций, чтобы отслеживать, для каких сотрудников составлены документы, а кому они еще не предоставлены.

Как утвердить форму и структуру должностной инструкции

Установите общую форму, которая будет использоваться для составления должностных инструкций. Обязательно включите в неё разделы, касающиеся общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности. Законом не определено, что именно должно содержаться в каждом разделе, поэтому обычно информация заимствуется из Единого тарифно-квалификационного справочника (ЕТКС) и профессиональных стандартов.

В разделе «Общие положения» укажите наименование должности, строго соответствующее штатному расписанию. Это будет доказательством в случае судебного разбирательства о том, что документ регулирует обязанности работника на определённой позиции. 

На курсе «Локально-нормативные акты работодателя: Практика составления» кадровые специалисты получат возможность овладеть методиками разработки и внедрения ЛНА, что поможет эффективнее управлять трудовыми отношениями и обеспечивать соблюдение требований законодательства.

Уточните требования к квалификации сотрудника и укажите его непосредственного руководителя. Например, бухгалтер подчиняется главному бухгалтеру, специалист по кадрам — руководителю кадрового отдела, а менеджер по продажам — руководителю отдела продаж.

Отразите порядок назначения и освобождения сотрудника от должности. Если у работника есть подчинённые, перечислите их. Включите в инструкцию данные о том, кто будет замещать сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать. Также определите перечень документов, с которыми работник должен будет обращаться в своей деятельности.

Подробно перечислите все обязанности, которые возлагаются на сотрудника на данной должности. Для заполнения этого раздела учитывайте профессиональные стандарты, Общероссийский классификатор видов деятельности (ОК 010-2014 (МСКЗ-08)), утвержденный приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст, и Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37. Иначе, например: если для сторожа будут прописаны обязанности по уборке территории, это может повлечь дополнительные расходы на совмещение должностей. Данные документы содержат примерные обязанности для различных позиций. Не забудьте запросить информацию о конкретных обязанностях у руководителя структурного подразделения, к которому относится должность.

Пример:

Представим такую ситуацию: Работник Петрова была занята в компании на позиции сторожа. В ее должностной инструкции работодатель указал, что одной из ее обязанностей является уборка территории организации.

После сокращения сотрудников, Петрова обратилась в суд с требованием о доплате за совмещение должностей с функциями дворника. В итоге судьи встали на сторону Петровой, подчеркнув, что при составлении должностных инструкций следует учитывать положения Квалификационного справочника профессий рабочих и Тарифно-квалификационных характеристик. 

Эти документы ясно указывают, что функция сторожа не включает в себя обязанности по уборке прилегающей территории, что является обязанностью дворника. Таким образом, за выполнение работ, относящихся к другим должностям, необходимо производить оплату как за совмещение, согласно ст. 151 Трудового кодекса и определению Третьего КСОЮ от 07.06.2023 по делу № 88-11613/2023.

В разделе, посвященном правам сотрудника, укажите список прав, которыми он обладает в рамках своей компетенции при выполнении должностных обязанностей. 

В разделе «Ответственность» должностной инструкции детализируйте конкретные виды ответственности, которые возлагаются на работника в зависимости от его обязанностей.

Как ознакомить сотрудников с должностной инструкцией

У вас есть возможность оформить должностную инструкцию как отдельный документ или включить ее в трудовой договор, согласно письму Роструда от 31.10.2007 № 4412-6. Если вы выбрали вариант с приложением к трудовому договору, составьте два экземпляра документа: один для сотрудника, который принимается на работу, и второй — для ваших записей (часть 1 статьи 67 ТК РФ).

Для утверждения инструкции в качестве отдельного локального акта необходимо подготовить приказ об утверждении. Формат такого приказа может быть свободным. После этого обязательно ознакомьте всех сотрудников, принимаемых на работу, с должностной инструкцией под их подпись, предоставив им копию документа.

Важно отметить, что ознакомление сотрудников с должностными инструкциями должно проводиться под подпись. В случае, если в трудовом договоре не указаны конкретные трудовые функции работника, а просто сделана ссылка на должностную инструкцию, и сотрудник не был с ней ознакомлен, он может отказаться выполнять связанные с ней обязанности. Если же вы не ознакомите сотрудника с должностной инструкцией и не получите подпись, то не сможете привлечь его к ответственности за неисполнение своих обязательств.

Пример:

Допустим, Ирину Сергееву приняли на должность инструктора групповых занятий, но с должностной инструкцией не ознакомили. За месяц работы новая сотрудница успела нагрубить клиентам, устроить конфликт с коллегами, получить жалобу от клиента на сайте компании, да и в целом не исполняла распоряжения руководства.

Сергееву уволили в связи с непрохождением испытательного срока, но ей удалось оспорить это в суде. А все из-за того, что работодатель не смог подтвердить в суде, что инструктор ненадлежащим образом исполняла свои обязанности, ведь он не ознакомил новенькую с ее должностной инструкцией. 

Получается, сотрудница просто не знала, что должна была делать и как именно выполнять свои обязанности, определение Первого КСОЮ от 03.06.2024 по делу № 88-17076/2024.

Ознакомить сотрудников с должностной инструкцией можете с помощью листа ознакомления — приложите его к документу и в нем собирайте подписи. Другой вариант — попросите работника расписаться в самой должностной инструкции на обоих экземплярах. К экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепите их на сшивке печатью и подписью уполномоченного сотрудника. 

Кроме того, можете завести специальный журнал и знакомить с должностными инструкциями сотрудников в нем, если такой вариант для компании будет удобнее.