Должностная инструкция по специальности «Офис-менеджер»
Вы можете скачать должностную инструкцию офис-менеджера бесплатно. Должностные обязанности офис-менеджера
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ОФИС-МЕНЕДЖЕРА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность офис-менеджера _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2. На должность офис-менеджера принимается я лицо с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или средним профессиональным образованием и стажем работы не менее 2-х лет по специальности или по смежным специальностям (делопроизводитель, секретарь — референт, инспектор, и пр.).
1.3. Офис-менеджер назначается должность и освобождается от нее по приказу генерального директора по представлению руководителя службы по работе с персоналом.
1.4. В своей деятельности офис-менеджер обязан руководствоваться:
— Уставом предприятия;
— действующим законодательством РФ;
— Положением о функциональных службах предприятия;
— распоряжениями, приказами и указаниями руководства предприятия;
— нормативно-методическими материалами;
— правилами трудового распорядка на предприятии;
— данной должностной инструкцией.
1.5. Офис-менеджер должен уметь:
— составлять проекты приказов, деловые письма, проекты распорядительных документов;
— вести протоколы и кадровый учет рабочего времени;
— выполнять корректорскую правку и редактировать тексты;
— вести деловые переговоры;
— пользоваться возможностями интернета, средствами связи, организационной, множительной техникой;
— работать на компьютере в среде EXCEL, WINDOWS, WORD, COTUS.
1.6. Офис-менеджер должен знать:
— направления деятельности предприятия, его структуру, распределение обязанностей среди заместителей руководителя, направления и функции деятельности структурных подразделений предприятия, основные организации-партнеры и их руководителей;
— организацию делопроизводства;
— схемы документооборота;
— порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;
— государственные стандарты, касающиеся оформления организационно-распорядительных и управленческих документов;
— инструкцию по делопроизводству;
— систему первичного кадрового учета;
— правила пользования вычислительной и организационной техникой;
— правила делового общения, деловой этикет;
-служебную субординацию;
— правила ведения телефонных переговоров;
— нормы и правила охраны труда, производственной санитарии, техники безопасности и противопожарной защиты;
1.7. В период отсутствия офис-менеджера на его должность генеральным директором временно назначается _____________________ или другое должностное лицо.
2. Основные обязанности
Офис-менеджер обязан:
2.1.Отбирать документы, которые требуют немедленного рассмотрения, докладывать о них генеральному директору, представлять проекты резолюций.
2.2. Ежедневно в определенные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям.
2.3. Вести учет прохождения документов и ежедневно контролировать сроки исполнения устных поручений и документов генерального директора руководителями структурных подразделений.
2.4.Готовить и оформлять управленческо-распорядительные документы.
2.5. Готовить проекты документов по поручению генерального директора, обеспечивать согласование проектов с руководителями подразделений.
2.6. Осуществлять и вести контроль документооборота между офисом и подразделениями.
2.7. Немедленно сообщать генеральному директору о возникновении вопросов, требующих срочного решения.
2.8. Осуществлять по поручению генерального директора документооборот между предприятием и другими организациями, учреждениями (пожарная инспекция, налоговая служба, и пр.) и органами.
2.9. Вести делопроизводство, формировать дела и передавать их в архив, обеспечивать сохранность документации, готовить к уничтожению.
2.10. Готовить справки по исполнению договоров по поручению генерального директора.
2.11. Вести прием клиентов в офисе (в отсутствие менеджеров) с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.
2.12. Производить регистрацию и вести учет договоров.
2.13. Выписывать доверенности, вести учет, принимать отчеты доверенных лиц.
2.14. Оформлять командировочные документы.
2.15. Вести кадровый учет, оформлять прием и увольнение работников офиса, а также больничные.
2.16. Вести табель (ежедневно) учета рабочего времени работников офиса или других лиц, определенных распоряжением руководителя.
2.17. Принимать участие в совещаниях, которые созывает генеральный директор, организовать их техническое обслуживание.
2.18. Обеспечивать рассылку, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов.
2.19. Выполнять разовые поручения генерального директора, которые связаны с деятельностью предприятия.
2.20. Своевременно пополнять нужные запасы расходных материалов и канцелярских принадлежностей в офисе.
2.21. Соблюдать конфиденциальность информации.
2.22.Выполнять все распоряжения руководства.
2.23.Соблюдать сроки и правила подготовки документов.
2.24. Обеспечивать сохранность документов.
2.25. Придерживаться доброжелательного и корректного стиля общения с клиентами и коллегами по работе.
2.26. Соблюдать нормы и правила делового общения, служебную субординацию.
3. Права
Офис-менеджер вправе:
3.2. Требовать от исполнителей доработки документации, если они подготовлены с нарушением установленных правил, норма и стандартов.
3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за информацией по подготовке и исполнению документов.
3.4. Вносить свои предложения, которые направлены на оптимизацию делопроизводства и документооборота.
3.3. Самостоятельно решать вопросы, которые связаны с телефонными звонками и незапланированными посещениями партнеров, клиентов, других посетителей офиса.
3.5. Требовать соблюдения своих трудовых обязанностей и осуществления прав, которые установлены законодательством РФ и трудовым договором.
4. Ответственность
Офис-менеджер ответственен:
4.1. За сохранение конфиденциальности информации.
4.2.За нарушение действующего законодательства РФ в процессе подготовки документов.
4.3. За нарушение правил трудового распорядка на предприятии и производственной дисциплины.
4.4. За неиспользование предоставленных ему прав, несвоевременное, некачественное, выполнение обязанностей и нарушение служебной субординации.
4.5. За необеспечение сохранности вверенных материальных ценностей и документов.
4.6. За использование коммерческой информации в личных целях.
4.7. За неправомерное использование предоставленных прав.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Главная
→
Бухгалтерские формы
→
Должностная инструкция офис-менеджера
Бухгалтерская форма:
актуально на 24 сентября 2024 г.
Должностная инструкция офис-менеджера
889
В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. К группе таких документов наряду с должностной инструкцией причислены, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, штатное расписание.
Обязательна ли должностная инструкция?
ТК РФ не обязывает работодателей составлять должностные инструкции. Ведь в трудовом договоре с работником всегда должна быть раскрыта его трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой ему работы) (ст. 57 ТК РФ). А потому и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.
Скачайте образцы документов по этой теме в КонсультантПлюс
Скачать
В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется. Инструкция содержит перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). Более того, в должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).
Наличие должностных инструкций упрощает процесс взаимодействия работника и работодателя по вопросам содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые часто возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и вновь принимаемыми, а также с претендентами на определенную должность.
Роструд считает, что должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника. Ведь наличие должностной инструкции поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Именно поэтому составление должностных инструкций в организации является целесообразным.
Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.
Как составляется должностная инструкция
Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).
Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.
При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.
Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под подпись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Офис-менеджер: должностные обязанности
Приведем пример должностных обязанностей офис-менеджера в его должностной инструкции.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Реклама. ООО НПО «ВМИ — Координационный Центр Сети КонсультантПлюс»
Опрос
Обращались ли вы в СФР за возмещением расходов на предупредительные меры?
Офис-менеджер – «на все руки мастер», без которого трудно представить работу современной компании. Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией. Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера? Мы предлагаем вам образец должностной инструкции офис-менеджера с наиболее типичными обязанностями и полномочиями.
Должностная инструкция офис-менеджера
1. Общие положения
1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.
1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности офис-менеджера
Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.
2.2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
2.3. По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы.
2.4. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.
2.5. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.
2.6. Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
2.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.
2.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.
3. Права офис-менеджера
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.6. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с генеральным директором.
4. Ответственность офис-менеджера
Офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Материал из электронной библиотеки «Пакет Кадровика»
|
_____________________________________________ (наименование учреждения, ______________________________________________ организации) |
УТВЕРЖДАЮ ________________________________ (орган юридического лица (учредители); ________________________________ (лицо, уполномоченное утверждать |
|
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Офис-менеджера 00.00.0000 № 00 |
________________________________ должностную инструкцию) _______ _________________ (подпись) (фамилия, инициалы) |
I. Общие положения.
- Офис-менеджер относится к категории специалистов.
2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.
3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.
4. Офис-менеджер должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;
— основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;
— принципы построения организационной структуры офиса;
— основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;
— порядок ведения деловой документации;
— порядок заключения договоров;
— правила пользования оргтехникой;
— основы экономики, организации труда и управления;
— основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, с работой с системой «1С:Предприятие»;
— закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;
— все бизнес-процессы, проходящие в организации.
законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:
— действующим законодательством;
— внутренними нормативными актами работодателя;
— трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.
6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.
7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.
8.___________________________________________________________________
II. Должностные обязанности.
Офис-менеджер:
- Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:
— организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;
— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;
— обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.
- Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:
— принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,
— принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,
— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,
— обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,
— следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,
— организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,
— по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,
— оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,
— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,
— осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,
— обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,
— печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
- Ведет делопроизводство.
- Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.
- Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.
- Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
- Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.
- Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.
- Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
- Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.
- Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.
- Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.
- Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.
- Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.
15. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.
III.Права.
Офис-менеджер имеет право:
1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.
2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.
3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.
4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.
IV.Ответственность.
Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
- За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
- За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
- За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.
- _____________________________________________________________.
Должностная инструкция разработана в
соответствии с______________________
(наименование, номер и дата документа)
Руководитель структурного
Подразделения ____________ ______________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.0000.
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
_________ ________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.0000.
С инструкцией ознакомлен: ____________ ______________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.0000.
Всего в Пакет Кадровика включены 2100 образцов документов по кадрам, в т.ч. 1100 должностных инструкций >>
СКАЧАТЬ другие материалы по кадрам из «Пакета Кадровика»: образцы и бланки документов, пошаговые процедуры, книги, консультации, законодательство, письма Роструда и др. >>
Обмен образцами документов (выложить, скачать) на форуме по кадрам «Обмен документами» >>
БЕЗ ОПЛАТЫ скачать и заказать по электронной почте сборник «125 образцов документов для кадровика» >>
Правила перепечатки данного материала (должностной инструкции) на другой сайт
При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде—
«Источник: “Электронная библиотека “Пакет Кадровика” — http://www.kadrovik-praktik.ru »
При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.
Перепечатка данного материала в «бумажные» газеты и журналы возможна только при условии размещения рядом с ним рекламного сообщения нашей компании. Текст и размер рекламного сообщения согласовывается дополнительно по e-mail